TAMARA Társasházak utalásai Felhasználói kézikönyv
Készítette:
Battancs Zsolt, RITEK Zrt.
Verzió:
munkapéldány
Dátum:
2010.07.07
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
2 / 33
Tartalomjegyzék 1. Rövid ismertető................................................................................................................................4 Kötelezettség generálása.............................................................................................................4 Kivételek kezelése - mintapéldák...............................................................................................5 A kötelezettségek összegének meghatározása............................................................................6 Utalandó → Utalt átvezetés .......................................................................................................6 Könyvelési feladás......................................................................................................................7 2. Társasházak kezelése........................................................................................................................7 Kötelezettségek generálása (közgyűlési határozat alapján).............................................................9 Társasház közgyűlési határozatai.....................................................................................................9 Társasház kötelezettségei...............................................................................................................11 Társasház utalásai..........................................................................................................................12 Társasház havi adatai.....................................................................................................................13 Társasház bankszámlái..................................................................................................................14 Épületek kezelése...........................................................................................................................14 Utalás felfüggesztése.....................................................................................................................15 Listák.............................................................................................................................................16 Közgyűlési határozatok listája..................................................................................................16 Társasház havi adatok generálás után.......................................................................................16 Folyószámla kivonat.................................................................................................................16 Egyenleg lista............................................................................................................................16 Egyenleg lista számlánként.......................................................................................................17 Egyenlegértesítő levelek...........................................................................................................17 Összesített pénzügyi egyenleg .................................................................................................17 Összesített kötelezettség és átutalás..........................................................................................17 Havi adatok listája.....................................................................................................................17 Közgyűlési határozatok jogcímenként......................................................................................17 Könyvelési feladás naplózása...................................................................................................17 Könyvelési feladások listája......................................................................................................17 Könyvelési feladás összesen.....................................................................................................17 Éves kötelezettség lista havonta................................................................................................18 Éves átutalások lista havonta....................................................................................................18 Szétválasztott társasházak.........................................................................................................18 3. Számlaszámok kezelése..................................................................................................................19 Listák.............................................................................................................................................19 Számlánkénti forgalom listája...................................................................................................19 Számlánkénti kötelezettség listája............................................................................................19 Számlaszámok listája................................................................................................................19 4. Átutalt összegek kezelése...............................................................................................................20 Listák.............................................................................................................................................20 Utalások banknapi listája..........................................................................................................20 Banknapi lista telephely szerint................................................................................................20 5. Kötelezettségek kezelése................................................................................................................21 Listák.............................................................................................................................................21 Kötelezettség lista, telephely szerinti lista................................................................................21 6. Bankfiókok kezelése.......................................................................................................................22 Listák.............................................................................................................................................22 Bankfiókok lista .......................................................................................................................22 7. Utalási napló kezelése................................................................................................................23
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
3 / 33
8. Utalások generálása – kezelése......................................................................................................24 Utalások generálása...................................................................................................................24 Utalások átvitele a tényleges utalások közé..............................................................................24 Új utalandó tétel ............................................................................................................................25 Listák.............................................................................................................................................26 Utalások banknapi listája..........................................................................................................27 Banknapi lista, telephely szerint...............................................................................................27 Generált utalások bankbizonylatonként....................................................................................27 Átutalási megbízás....................................................................................................................27 Klíring levél..............................................................................................................................27 Klíring levél összesítő...............................................................................................................27 9. Felfüggesztett utalások megtekintése.............................................................................................28 10. Társasházak havi lemez átvétele...................................................................................................29 11. Társasház lemez átvétele..............................................................................................................30 12. Új év megnyitása..........................................................................................................................31 13. Munkafolyamat.............................................................................................................................33
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
4 / 33
1. Rövid ismertető A rendszer társasházi utalások és kötelezettségek nyilvántartását végzi. Képes az átutalásokat, kötelezettségeket, számlákat folyamatosan nyilvántartani, különböző listákat készíteni. A rendszer alapelemei: •
Társasházak (+havi adatok)
•
Közgyűlési határozatok
•
Számlák
•
Utalások
•
Kötelezettségek
•
Tényleges elszámolás
•
Bankfiókok
•
Utalási napló
Logikai felépítés
Kötelezettség generálása Generált kötelezettség minden esetben a havi adat, közgyűlési határozat és közgyűlési határozat jogcím értékeiből kerül számításra. Kötelezettség generálódik minden olyan hónapra, amelyre: •
új közgyűlési határozat kerül felrögzítésre, vagy
•
a meglévő közgyűlési határozat módosul, vagy
•
új havi adat kerül felrögzítésre, vagy
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv •
5 / 33
a meglévő havi adat módosul
Adatmódosulás esetén csak a különbözetről generálódik új kötelezettség. Példa: Kiinduló helyzet: •
03. havi havi adatok beolvasásra kerültek
•
példa társasháznak van érvényes közgyűlési határozata
•
közgyűlési határozat érvényessége 2010.01.01-től van érvényben (nincs megadva érvényesség vége érték)
•
Érvényes közgyűlési határozatnak egy jogcíme van, amelynél nincs megadva felosztási mód, a jogcím típusa - „Tiszteletdíj”, a fizetés mód értéke – „üzemeltetési számlára”, a jogcím idő - „hónap”, a megadott összeg pedig 1500 Ft.
•
2010.03 havi feldolgozás (kötelezettség generálás) már megtörtént
Ez esetben a rendszer 1500 Ft kötelezettséget generált a 3. hónapra(és a megelőző hónapokra is). Ekkor a közgyűlési határozat jogcíme megváltoztatásra kerül: •
az összeg érték 2000 Ft-ra módosul
Ezt követően újra kötelezettség generálás történik, 2010.04.10-ei dátummal. Ennek eredményeként 3 db(01, 02 és 03 havi) kötelezettség generálódik, a következő adattartalommal: •
kötelezettség fajta - „Banki”
•
dátum – „2010.04.10”
•
jogcím típus - „Tiszteletdíj”
•
költség típus – Üzemeltetési költség”
•
összeg – 500 Ft
•
megjegyzés - „2010.xx hó módosítás”, ahol az „xx”, a tárgyhónap
•
bankszámla – a üzemeltetetési számlának beállított számlaszám - Lásd: 5. Számlaszámok kezelése
Kivételek kezelése - mintapéldák Példa 1: Közgyűlési határozat változik az előző évek valamelyikében. Az utal rendszer erre nem kínált megoldást. Tamara esetében a Közgyűlési határozat módosítása után a különbségek legenerálásra kerülnek. Példa 2: Egy társasház esetében egyedi – egyszeri költséget kell a társasház részére érvényesíteni. Például novemberben a társasház felújítására 120-eFt-ot kell utalnunk. Ekkor egyedi kötelezettségként rögzítenünk kell a tételt oly módon, hogy Kötelezettség kategória értéke az elvárt legyen (pl. Egyszeri kötelezettség). Ekkor ez a tétel be fog kerülni az utalandó
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
6 / 33
tételek közé. Példa 3: Valamely okból a társasházat egy időszakra ki kell zárnunk az utalásból. A Utal esetében ez az utalandó tételek közül való kivétellel volt lehetséges. Tamara esetében a társasházhoz rögzítjük a felfüggesztés időtartamát. Ekkor erre az időtartamra kötelezettségek fognak generálódni, de utalandó tételek nem. Példa 4: Valamely okból visszajön az átutalt összeg a pénzintézettől (pl. számlaszám megszűnése). Ez esetben az átutalt tételek közé negatív előjelű tételeket kell rögzítenünk. Példa 5: Egy társasház esetében a Közgyűlési határozat tételein felül, egyedi vízdíj befizetést kell megtennünk(mint a Temesvári u. 8 esetében). Ekkor egyedi kötelezettségként rögzítjük a tételt és a Megjegyzés mezőbe magyarázó szöveget írunk: „Önk.jutó víz-csatornadíj 2009.06.16-08.13-ig” Lásd: 1. Példa 2 Példa 6: Néhány társasház esetében vízóra csere történik. Ez esetben is egyedi kötelezettségként kell rögzíteni az utalandó tételeket. Lásd: 1. Példa 2
A kötelezettségek összegének meghatározása A közgyűlési határozatokhoz jogcímek tartoznak, amelyeknek az összege, valamint a felosztási módja határozza meg a havi adatok figyelembevételével a kötelezettség összegét, az alábbi módon: •
Tulajdoni százalék alapján történő felosztás esetén ◦ a kötelezettség összege = a jogcím összege * a tulajdoni hányad / össztulajdon * 100
•
Albetétek száma alapján történő felosztás esetén ◦ a kötelezettség összege = a jogcím összege * az albetétek száma
•
Tulajdoni hányad alapján történő felosztás esetén ◦ a kötelezettség összege = a jogcím összege * a tulajdoni hányad
•
Lakók száma szerinti felosztás esetén ◦ a kötelezettség összege = a jogcím összege * a lakók száma
•
Terület szerinti felosztás esetén ◦ a kötelezettség összege = a jogcím összege * terület
•
Ha nincs megadva felosztási mód ◦ a kötelezettség összege = a jogcím összege
Az így meghatározott összeget minden esetben egész Ft-ra lesz kerekítve.
Utalandó → Utalt átvezetés Az Utalások generálása funkció és a kézi adatfelvitel eredményeként előálló utalandó tételek különböző szempontú nyomtatása után ezen tételeket az utalt tételek közé át kell helyezni.
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
7 / 33
Az Utalások átvitele a tényleges utalások közé művelet hatására a tételek Üzemeltetési és Felújítási jogcímekre felösszesítve kerülnek be az utalt tételek közé.
Könyvelési feladás Az alkalmazásban egyenlegnek nevezzük a kötelezettségek és átutalt összegek viszonyát. Ezen összegek egy időszakra, az Üzemeltetési és Felújítási jogcímekre vannak felösszesítve. A Könyvelési feladás funkció az üzemeltetés és felújítás, illetve a maradandó és rendezendő oldal közötti átvezetéseket készít. Ezt a következőképpen teszi meg: 1. Felösszesíti az üzemeltetési kötelezettségeket a tárgyévre 2. Felösszesíti a felújítási kötelezettségeket a tárgyévre 3. Felösszesíti az üzemeltetési átutalt összegeket a tárgyévre 4. Felösszesíti az felújítási átutalt összegeket a tárgyévre 5. Kiszámításra kerülnek az egyenlegek - üzemeltetési és felújítási megosztásban 6. Abban esetben, ha az egyik érték negatív, a másik pedig pozitív előjelű, a pozitív számláról az abszolút értékben kisebb összeget átvezetjük a másik számlára: Például: üzemeltetési egyenleg = 10000 Ft felújítási egyenleg = -600 Ft Ez esetben két könyvelési tétel fog generálódni az átutalt tételek közé: Felújítási számlára : -600 Ft Üzemeltetési számlára : 600 Ft Mindkét tétel kötelezettség fajta értéke könyvelési lesz.
2. Társasházak kezelése Elérés: Társasházak(101) menüpont A Társasház az alkalmazás legfontosabb adata. Tartalmazza a megnevezés, azonosító, tulajdoni lap szám, nyilvántartás kezdete, nyilvántartás vége, önkormányzati tulajdoni hányad, megjegyzés és kell értékeket. A kell értéket, amely felveheti az igen/nem értékeket, több helyen használjuk. A nem értéke esetén kötelezettség nem generálódik. Közvetlen adatbevitelre nincs lehetőség - Lásd: 11. Társasház lemez átvétele
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
8 / 33
7 1 6
2 3 4
5
1. Kijelölés A kijelölés úgy történhet, hogy a sor elején lévő kijelölőt beállítjuk. Ha az összes sort kell kijelölni, akkor a felső kijelölőt állítjuk be. Ha be volt állítva, az ismételt kattintás az összes kijelölést törli. A sorok kijelölése a következő esetekben értelmezett: •
Kötelezettségek generálása
•
„Kell” érték módosítása
•
Listák jelentős hányada
•
Kapcsolódó funkciók használata Ebben az esetben egy sort kell megjelölni. Ha mégis több sor került megjelölésre, akkor az első megjelölt sor – kapcsolódó adata kerül megjelenítésre. Szűrés és rendezés alkalmazása után a kijelölések törlődnek.
2. Kapcsolódó funkciók A kijelölt sor, adott szempont szerint adatainak megtekintése, bizonyos esetben szerkesztése. 3. Szerkesztő ikon sor
•
Felvitel – új sor hozzáadás
•
Kijelölt sor szerkesztése
•
Kijelölt sor törlése
•
Kereső ablak megnyitása
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
9 / 33
Az ikonra kattintva megjelenik a kereső ablak. Az itt megadott szűrő feltételek kiértékelésre kerülnek és a főoldalban lévő sorok aktualizálása megtörténik. •
Frissítés – az ablak adatainak újratöltése. Adatmódosítással nem jár!
•
Kereső feltételek törlése - Az előzőleg megadott kereső, szűrő feltételeket törli.
4. Generáló funkció A kijelölt rekordokon hajt végre generálásokat, illetve a „Kell” értéket módosíthatjuk. 5. Lista készítés Lista készítés végrehajtása. 6. Lapozás Lapozó terület. 7. Gyors-keresés A megjelenített sorok szűrését végzi. A beírt, vagy kiválasztott érték alapján korlátozásra kerülnek a sorok, így csak a megadott „tartalmazás” feltételnek megfelelő sorok kerülnek megjelenítésre.
Kötelezettségek generálása (közgyűlési határozat alapján) Elérés: Társasházak(101) menüpont → társasházak kijelölése → Kötelezettségek generálása Ezzel a funkcióval a kiválasztott társasházakhoz tartozó havi adatok és közgyűlési határozatok alapján a rendszer előállítja a szükséges kötelezettségeket. Abban az esetben, ha egy társasház sincsen kijelölve, akkor azt az alkalmazás úgy veszi, mintha az összes ki lenne jelölve. A rendszer figyeli, hogy melyik társasházhoz mikor generált utoljára ilyen módon kötelezettségeket, és csak az azóta szükséges kötelezettségeket generálja. Arra is figyel, hogy ha a legutóbbi generálás óta egy havi adat megváltozott, akkor arra a hónapra egy módosító tételt állít elő. Szintén figyeli a közgyűlési határozatban beállt változásokat. Ez esetben is módosító tételek generálódnak. A rendszer nem figyeli, hogy az adott társasházhoz a felhasználó kézzel felvitte-e már azt a tételt, amit generálna, hanem mindentől függetlenül létrehozza. Ezért célszerű a közgyűlési határozatok kitöltése után azonnal elindítani az összes kiválasztott társasházra a generálást, és csak ez után hozzálátni az egyedi kötelezettségek felviteléhez, illetve a generált kötelezettségek javításához.
Társasház közgyűlési határozatai Elérés: Társasházak(101) menüpont → társasház kijelölése → Társasház közgyűlési határozatai A Közgyűlési határozat az önkormányzat által hozott határozat, amely az érvényesség kezdete, vége, jegyzőkönyv dátuma mellett néhány egyéb jellemzőt is definiál. Egy társasháznak több Közgyűlési határozat-a lehet, de a megadott dátumok között nem lehetséges az átfedés és az időintervallumoknak folyamatosnak kell lenniük, kivéve a legújabb dátumot, ahol az érvényesség vége tartalmazhat üres értéket is. Példa: •
érvényesség kezdete: 2010-02-01 érvényesség vége:
•
érvényesség kezdete: 2009-02-01 érvényesség vége: 2010-01-31
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv •
10 / 33
érvényesség kezdete: 2006-01-01 érvényesség vége: 2009-01-31
A Közgyűlési határozat jogcímei magához a határozathoz kötődnek és több is lehet belőlük. Tartalmazzák a jogcím típusát, felosztási módját, fizetés módját, időtartam típusát és az összeg értékeket. A megadható Jogcím típusok: •
Áramdíj
•
Biztosítás
•
Felvonó
•
Takarítás
•
Tiszteletdíj
•
Jelzálog törlesztés
•
Víz-csatornadíj
•
Üzem.nlakás
•
Üzem.lakás
•
Felúj.nlakás
•
Felújítás
•
Felúj.lakás
•
Lakás vízdíj
•
Vízdíj hozzájárulás
•
Nlak. Vízdíj
•
szemétdíj
Használat
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
11 / 33
Társasház kötelezettségei Elérés: Társasházak(101) menüpont → társasház kijelölése → Társasház kötelezettségei A társasház kötelezettsége a társasház az önkormányzat felé meglévő pénzügyi igénye. Két formája létezik: •
generált kötelezettség
•
egyszeri kötelezettség
Generált esetben a kötelezettség értéke a havi adat és a közgyűlési határozat értékéből kerül kiszámításra. Egyszeri kötelezettség a felhasználó általi felvitellel kerül be a rendszerbe. Fontos különbség még, hogy egyszeri esetben a kötelezettségből utalandó tétel nem generálódik. Annak értékét külön kell rögzíteni.
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
12 / 33
Társasház utalásai Elérés: Társasházak(101) menüpont → társasházak kijelölése → Társasház utalásai Az Utalás a társasház részére már átutalt összeget jelenti, Jogcím típusra felösszesített formában.
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
13 / 33
Társasház havi adatai Elérés: Társasházak(101) menüpont → társasházak kijelölése → Társasház havi adatai A társasház havi adata a társasházra vonatkozó olyan segédinformáció, amelynek segítségével a kötelezettség számítható. Havonta tartalmazza a következő értékeket: •
Össztulajdon -
a tulajdoni hányaddal képzett tört számlálója
•
Tulajdoni hányad – a tulajdoni hányaddal képzett tört nevezője
•
Albetétek területe – a társasházban található összes albetét összterületének önkormányzati tulajdonban lévő része [m2]
•
Albetétek összes lakóinak száma – az önkormányzati tulajdonban lévő albetétek összes lakóinak száma [fő]
•
Összes albetét száma - az önkormányzati tulajdonban lévő összes albetét száma [darab]
•
A listában látható tulajdoni százalék - számolt érték. Értéke: Tulajdoni hányad / Össztulajdon * 100 [%]
A társasházak listájában a szerkeszteni kívánt sort megjelöljük, majd a Th. Havi adatai gombra kattintva az itt látható lista ablak jelenik meg. A szerkeszteni kívánt érték sorának megjelölése után a kívánt szerkesztés elvégezhető abban esetben, ha a társasház úgynevezett szétválasztott társasház (épülete).
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
14 / 33
Társasház bankszámlái Elérés: Társasházak(101) menüpont → társasházak kijelölése → Társasház bankszámlái Egy társasháznak több bankszámlája lehet. A kötelezettség generálás során az aktív, utalási értékkel rendelkező számlák kerülnek felhasználásra. Példa: •
ezen társasháznak 3 számlája van
•
az utolsó sor már nem aktív – rendszer nem használja fel
•
a megelőző sor a felújítási tételek esetében kerül felhasználásra
•
az első sor az üzemeltetési tételek esetében kerül felhasználásra
Tehát ha kötelezettség generáláskor az első két számlára kerülnek legenerálásra a tételek, a felújítási tételek esetében a második, a üzemeltetési tételek esetében az első számlaszám lesz felhasználva.
A társasházak listájában a szerkeszteni kívánt sort megjelöljük, majd a Th. bankszámlái gombra kattintva az itt látható lista ablak jelenik meg. A szerkeszteni kívánt érték sorának megjelölése után a kívánt szerkesztés elvégezhető.
Épületek kezelése Elérés: Társasházak(101) menüpont → társasházak kijelölése → Épületek kezelése Az épület egy olyan társasház, amely egy szétválasztott társasház alá tartozik. Mivel ezt az információt a társasház importált adata nem tartalmazza, ezért az épületek adminisztrációja itt elvégezhető. Fontos megjegyezni, hogy a szétválasztott társasház -ra NEM, a hozzá tartozó épületekre GENERÁLÓDNAK kötelezettség tételek. Példa: •
a „BARANYAI U 2;FEHÉRVáRI UT 26, 28, 30” társasház két épületet tartalmaz
•
a BARANYAI U 2-t, és
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv •
15 / 33
a FEHÉRVáRI UT 26-ot
Példa
A társasházak listájában a szerkeszteni kívánt sort megjelöljük, majd a Ép. kezelése gombra kattintva az itt látható lista ablak jelenik meg. A szerkeszteni kívánt érték sorának megjelölése után a kívánt szerkesztés elvégezhető.
Utalás felfüggesztése Elérés: Társasházak(101) menüpont → társasházak kijelölése → Utalás felfüggesztése Funkció célja az, hogy társasházakat, bizonyos időintervallumra megjelöljünk, így a
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
16 / 33
kötelezettségből utalandó tétel NEM generálódik. Ez a funkció a kötelezettségek generálására nincsen hatással.
Listák Elérés: Társasházak(101) menüpont → társasházak kijelölése → Lista készítése
Közgyűlési határozatok listája A listában a társasházak közgyűlési határozatai szereplenek. A társasházak a böngészőben való megjelenésük sorrendjében lesznek a listában is, ezenkívül ki lehet jelölni, hogy melyek szerepeljenek. A listázás előtt meg kell adni, hogy melyik adott időszakra vonatkozó, összes, vagy adott időpont óta megváltozott adatokra vagyunk kíváncsiak.
Társasház havi adatok generálás után A listában a társasházak havi adatai és a kötelezettségek (tárgyévi, előző évi, nyitó, egyszeri és mindösszesen) összesítése (nem tételes lista) jelenik meg. A listázás előtt meg kell adni, hogy melyik adott időszakra vonatkozzon a lista.
Folyószámla kivonat Ez a lista a kiválasztott társasházakra kilistázza a rá történt utalásokat. A lista fejlécében felsorolja a társasház összes számláját. A listázás előtt ki lehet választani, hogy mely átutalások szerepeljenek a listában, akár időponttól időpontig, illetve banki, pénztár, könyvelés vagy az összes átutalás szerepeljen az adott listában. Kérni lehet havonkénti összegzést is.
Egyenleg lista Ez a lista a kiválasztott társasházakra kilistázza a társasház adott időszakra vonatkozó havi adatait, közgyűlési határozatait fejlécként, majd a kötelezettségeit, majd a rá történt utalásokat, végül a tényleges elszámolást is. A listán szerepel az adott időszak előírt, illetve tényleges egyenlege is. Lehet választani havonkénti összegzést is. Egyenleg alatt, a tárgyidőszakra vonatkozó kötelezettség és az átutalt összeg viszonyát értjük. Számítása: egyenleg:= kötelezettség – átutalt összeg.
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
17 / 33
Ebből következik, ha az érték kisebb, mint nulla, az a kötelezettséggel szembeni nagyobb átutalt összeget jelent. Ha az összeg pozitív (nagyobb, mint nulla) , az a kötelezettséggel szembeni kisebb átutalt összeget jelent.
Egyenleg lista számlánként Ez a lista a kiválasztott társasházakra kilistázza az egyenleg listában megtalálható adatokat, de számlánkénti bontásban.
Egyenlegértesítő levelek Nem elkészült lista.
Összesített pénzügyi egyenleg Ez a lista a kiválasztott társasházakra kilistázza a társasház adott időszakra vonatkozó egyenlegét, „üzemeltetés” és „felújítás” szerinti bontásban. Ki lehet választani, hogy mely időponttól időpontig történjen a listázás.
Összesített kötelezettség és átutalás Ez a lista a kiválasztott társasházakra kilistázza a társasház adott időszakra vonatkozó kötelezettségeit, az átutalt összeget és annak egyenlegét. Ki lehet választani, hogy mely időponttól időpontig történjen a listázás.
Havi adatok listája A listában a társasházak adott havi könyvelési adatai szereplenek. A társasházak a böngészőben való megjelenésük sorrendjében lesznek a listában is, ezenkívül ki lehet jelölni, hogy melyek szerepeljenek. A listázás előtt meg kell adni, hogy melyik havi adatokra vagyunk kíváncsiak.
Közgyűlési határozatok jogcímenként A listában a társasházak közgyűlési határozatai szereplenek, a megadott jogcímenkénti . A listázás előtt meg kell adni, hogy melyik adott időszakra vonatkozó, összes, vagy adott időpont óta megváltozott adatokra vagyunk kíváncsiak.
Könyvelési feladás naplózása A listában a könyvelési feladások alap adatai szerepelnek.
Könyvelési feladások listája A listában a könyvelési feladások értékei szereplenek. A listázás előtt meg kell adni, hogy melyik adott időszakra vonatkozzon a lista.
Könyvelési feladás összesen A listában a könyvelési feladások értékei összesítve szereplenek. A listázás előtt meg kell adni, hogy melyik adott időszakra vonatkozzon a lista.
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
18 / 33
Éves kötelezettség lista havonta A listában a kötelezettségek szerepelnek társasházanként, havonkénti összesítésben. A listázás előtt meg kell adni, hogy mely évre vonatkozzon a lista.
Éves átutalások lista havonta A listában az átutalt összegek szerepelnek társasházanként, havonkénti összesítésben. A listázás előtt meg kell adni, hogy mely évre vonatkozzon a lista.
Szétválasztott társasházak Ez a funkció a szétválasztott társasházak és a hozzájuk kapcsolódó épületek havi adatait listázza, összesítve az adatokat.
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
19 / 33
3. Számlaszámok kezelése Elérés: Számlaszámok(102) menüpont
Listák Elérés: Számlaszámok(102) menüpont → Lista készítése
Számlánkénti forgalom listája A listában a számlaszámok szerepelnek a rájuk történt utalások felsorolásával. A listázás előtt ki lehet választani, hogy mely átutalások szerepeljenek a listában, akár időponttól időpontig, illetve banki, pénztár, könyvelés vagy az összes átutalás szerepeljen az adott listában.
Számlánkénti kötelezettség listája A listában a számlaszámok szerepelnek a rájuk vonatkozó kötelezettségek felsorolásával. A listázás előtt ki lehet választani, hogy mely kötelezettségek szerepeljenek a listában, akár időponttól időpontig, illetve banki, pénztár, könyvelés vagy az összes kötelezettség szerepeljen az adott listában.
Számlaszámok listája A listában a rendszerben lévő számlák kerülnek kilistázásra. A sorrend lehet számlaszám szerint illetve társasházanként.
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
20 / 33
4. Átutalt összegek kezelése Elérés: Átutalt összegek(103) menüpont Az átutalt összegek tábla az egy banknapon történt utalásokat tartalmazza, jogcím típus értékre felösszesítve.
Listák Elérés: Átutalt összegek(103) menüpont → Lista készítése
Utalások banknapi listája Ez a lista a társasházakra banknaponkénti bontásban kilistázza a rá történő utalásokat. A listázás előtt ki lehet választani, hogy mely átutalások szerepeljenek a listában, akár időponttól időpontig, illetve banki, pénztár, könyvelés vagy az összes átutalás szerepeljen az adott listában. Lehetőség van az utalások tételes lekérésére és az összegzett adatok lekérésére is.
Banknapi lista telephely szerint Ez a lista a társasházakra banknaponkénti bontásban kilistázza a rá történő utalásokat. A listázás előtt ki lehet választani, hogy mely átutalások szerepeljenek a listában, akár időponttól időpontig, illetve banki, pénztár, könyvelés vagy az összes átutalás szerepeljen az adott listában. Lehetőség van az utalások tételes lekérésére és az összegzett adatok lekérésére is.
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
21 / 33
5. Kötelezettségek kezelése Elérés: Kötelezettségek(104) menüpont A társasházak kötelezettségeit lehet megtekinteni. Lista készítés ezekről az adatokról.
Listák Elérés: Kötelezettségek(104) menüpont → Lista készítése
Kötelezettség lista, telephely szerinti lista Ez a lista a társasházakra kilistázza a kötelezettségeit. A listázás előtt ki lehet választani, hogy mely kötelezettségek szerepeljenek a listában, akár időponttól időpontig, illetve banki, pénztár, könyvelés vagy az összes kötelezettség szerepeljen az adott listában. Megadható továbbá a jogcím típusa.
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
22 / 33
6. Bankfiókok kezelése Elérés: Bankfiókok(105) menüpont Az utalások teljesítése és az alkalmazás helyes működése szempontjából fontos, hogy a számla vezető pénzintézetek nyilvántartásra kerüljenek, a következő adatokkal: •
aktív jelző
•
pénzforgalmi jelzőszám(8 számjegy)
•
pénzintézet neve
•
címe
•
telefonszám
•
bizonylatszám
•
klíring jelző
•
klíring dátum
•
jel
•
megjegyzés
Használat
Listák Elérés: Bankfiókok(105) menüpont → Lista készítése
Bankfiókok lista Ez a lista a bankfiókok adatait listázza.
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
23 / 33
7. Utalási napló kezelése Elérés: Utalási napló(106) menüpont Az utalások átvitele a tényleges utalások közé funkció az utalandó tételeket összesítve átmozgatja az utalt tételek közé. Ezek az összegek pénzintézetenként felösszesítésre kerülnek, és az átvitelkor megadott adatokkal (utalás dátum és függő bizonylatszám) egy új bejegyzés képződik az utalási napló táblában, ezekkel az adatokkal: •
bankfiók
•
banknap
•
utalás dátuma
•
banki bizonylatszám
•
függő bizonylatszám
•
utalt összeg
A pénzintézet által megadott adatok alapján a banknap és banki bizonylatszám értéke pontosítandó. A módosítandó sor megjelölése és szerkesztő ikonon kattintva a szerkesztés elvégezhető. Használat
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
24 / 33
8. Utalások generálása – kezelése Elérés: Utalások generálása(107) menüpont A generált kötelezettségekből utalandó tételeket generál. Bizonyos, csak ezeken az adatokon értelmezett lista készítés lehetősége. Az utalandó tételekből utalt tételeket készít. Lista készítés ezen adatokról. Használat
Utalások generálása A rendszer a kötelezettségek alapján képes a valószínűleg szükséges utalások generálására. Az így generált utalások még nem kerülnek közvetlenül az átutalások közé, a felhasználónak még van lehetősége azt átnézni, módosítani, majd csak utána átvinni valóban az átutalt tételek közé ( lásd 'Utalások átvitele a tényleges utalások közé' menüpont). A rendszer a következő elvek szerint generálja az utalandó tételeket: •
Az eddig átutalt összeg és az eddig felvitt és generált kötelezettségek alapján minden társasházra mind üzemeltetésre, mind felújításra kiszámolja az egyenleget.
•
Ha egy társasháznál többet utaltunk eddig, mint amennyi a kötelezettség, akkor oda most nem utal. Ha kevesebbet,akkor pontosan annyit utal át, hogy az egyenleg 0 legyen.
•
Ezt mind felújításra, mind üzemeltetésre megteszi a rendszer.
A generálást többször egymásután is meg lehet csinálni egészen addig, amíg a kívánt eredményt nem kapjuk. Ehhez vagy az eddigi utalások, vagy a kötelezettségek között módosíthatunk, hogy az adott egyenleg a megfelelő legyen. Fontos megemlíteni, hogy egy kötelezettség tételből egy utalandó tétel keletkezik. Ismételt generálás végrehajtásakor új tétel nem keletkezik.
Utalások átvitele a tényleges utalások közé Ha már az utalandó tételeket leellenőriztük, kinyomtattuk az átutalási megbízásokat, illetve a klíringleveleket, akkor az átvitel előtt ki kell tölteni, hogy mi legyen ezen tételek bizonylatszáma, illetve dátuma, amíg a bank vissza nem igazolja az átutalt összeg leemelését az önkormányzat
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
25 / 33
számlájáról. Ezt a Utalások átvitele a tényleges utalások közé funkció felhasználásával érhetjük el. Használat
Ehhez a kiválasztott fióknál ki kell tölteni ezeket a függő adatokat, majd az Átvitel funkció segítségével a kiválasztott pénzintézet utalásainak átvitelét kezdeményezhetjük az átutalt összegek közé.
Új utalandó tétel Új utalandó tétel felvitelekor elkezdjük begépelni a társasház nevét. A rendszer az első két karakter leütése után felsorolja a lehetőségeket(azon társasházakat, amelyek neve tartalmazza a megadott karaktereket). Célszerű az utcanév kezdőbetűit megadni.
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
26 / 33
A megjelenő „lenyíló”-ban a társasház kiválasztandó. A kiválasztás után a Tovább gombon kattintva a további adatokat bekérő képernyőt kapjuk:
Ezen a képernyőn a többi adatot megadhatjuk. Adatok megadása után a Tovább gombbal az új utalandó tétel mentésre kerül.
Listák Elérés: Utalások generálása(107) menüpont → Lista készítése
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
27 / 33
Utalások banknapi listája A listában utalások szerepelnek naponkénti bontásban. A listázás előtt ki lehet választani, hogy mely átutalások szerepeljenek a listában, akár időponttól időpontig, illetve banki, pénztár, könyvelés vagy az összes átutalás szerepeljen az adott listában.
Banknapi lista, telephely szerint A listában utalások szerepelnek társasházankénti bontásban. A listázás előtt ki lehet választani, hogy mely pénzintézet átutalásai szerepeljenek a listában, akár időponttól időpontig, illetve banki, pénztár, könyvelés vagy az összes átutalás szerepeljen az adott listában.
Generált utalások bankbizonylatonként A a megadott időszakra érvényes utalások szerepelnek pénzintézetenkénti bontásban.
Átutalási megbízás Átutalási megbízás kerül listázásra a megadott pénzintézet alapján.
Klíring levél Klíring levél kerül listázásra a megadott pénzintézet alapján. Választható a tételes listázás lehetősége is, emellett fejléc szöveg megadható, amely a lista fejlécében fog megjelenni.
Klíring levél összesítő Klíring levél kerül listázásra a megadott pénzintézet alapján.
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
9. Felfüggesztett utalások megtekintése Elérés: Felfüggesztett utalások(108) menüpont A társasházak időszakosan kizárhatóak az utalásból. Maga az adminisztráció a társasházak kezelésénél végezhető el, ez a funkció az együttes megjelenést szolgálja, mivel ezekhez az adatokhoz kapcsolódó ellenőrző lista nem létezik. A táblázat a következő adatokat tartalmazza: •
társasház neve
•
felfüggesztés kezdete (dátum)
•
felfüggesztés vége (dátum)
Használat
28 / 33
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
29 / 33
10. Társasházak havi lemez átvétele Elérés: Társasház havi lemez átvétele(201) menüpont Az EP-11 rendszer által előállított, a társasházak havi adatállományának importálása. Ezt a funkciót általában havonta, a havi feldolgozás elején alkalmazzuk. Mivel a havi adatok közvetlenül nem szerkeszthetőek(kivéve az épületek esetében), ezen funkció felhasználásával a havi adatok aktualizálhatóak. A főoldalon a „Társasház havi lemez átvétele(201)” menüpont kiválasztása után a Tallózás használatával kiválasztjuk az importálni kívánt állományt (THM.DBF).
Ezek után az „Importálás”-t felhasználva a betölteni kívánt adatok megjelennek a lista ablakban.
A Státusz oszlopban láthatjuk az adatok változásának jellegét, amelyek a következőek lehetnek: •
Új
•
Módosul
•
Változatlan
•
Kihagy
A megjelölt sorok a Kihagyás alkalmazásával kizárhatóak a mentési folyamatból. A Lista készítése a különbözőségekről lista csak a már meglévő és különböző sorokat tartalmazza. A mentési folyama a Mentés-el fejezhető be. Ekkor az társasházak havi adatai felülírásra kerülnek
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
30 / 33
az adatbázisban. Ezek után a további feldolgozások elvégezhetők. Lásd: 11. Kötelezettség generálás
11. Társasház lemez átvétele Elérés: Társasház havi lemez átvétele(202) menüpont Az EP-11 rendszer által előállított, a társasházakra vonatkozó adatállomány importálása. Mivel a társasházak közvetlenül nem szerkeszthetőek, ezen funkció felhasználásával a társasházak adatai aktualizálhatóak.
A főoldalon a „Társasház lemez átvétele(202)” menüpont kiválasztása után a Tallózás használatával kiválasztjuk az importálni kívánt állományt (TH.DBF). Ez után az Importálás-t felhasználva a betölteni kívánt adatok megjelennek a lista ablakban.
A Státusz oszlopban láthatjuk az adatok változásának jellegét, amelyek a következőek lehetnek: •
Új
•
Módosul
•
Változatlan
•
Kihagy
A megjelölt sorok a Kihagyás alkalmazásával kizárhatóak a mentési folyamatból. A mentési folyamat a Mentés-el fejezhető be. Ekkor az társasházak adatai felülírásra kerülnek az adatbázisban.
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
31 / 33
12. Új év megnyitása Elérés: Új év megnyitása(203) menüpont Új év megnyitása során nyitó kötelezettség tételek kerülnek létrehozásra költségtípusonként(„üzemeltetési” vagy „felújítási”). Ezek szerint társasházanként 2 tétel generálódik. Abban az esetben végrehajtható az évnyitás, ha mind a 12 hónap esetében a havi feldolgozást elvégeztük(kötelezettségek és utalások is vannak). Funkció végrehajtása előtt kiszámításra kerül a „kell” érték módosításon át esendő társasházak száma. Ezek azok a társasházak, amelyek: •
„albérlők száma” értéke 0
•
„tulajdoni hányad” értéke 0
•
„m2” értéke 0
•
„üzemeltetési” költségtípus egyenlege 0
•
„felújítási” költségtípus egyenlege 0
Ha van ilyen társasház, akkor a feldolgozás módja bekérésre kerül: •
töröljük a kell értéket
•
ezen társasházak esetében is generálunk nyitó tételeket
Ekkor a „Tovább” gombon kattintva az év megnyitásra kerül, majd a „Társasházak” lista kerül beolvasásra, és az alsó státusz sorban a generált új tételek száma kijelzésre kerül.
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
32 / 33
Abban az esetben, ha az év hónapjai nem kerültek lezárásra, ez esetben ez a hibaképernyő kerül kijelzésre:
RITEK Zrt.- TAMARA felhasználói kézikönyv
33 / 33
13. Munkafolyamat A helyes munkavégzés során az alkalmazás logikáját követve különböző tevékenységeket végzünk. Ezen munkafolyamatok során általában valamilyen adatmódosító, adatbeolvasó és generáló tevékenységet végzünk, majd a folyamat eredményeként beállt változásokról listákat készítünk. Az összes lista eredménye egy pdf állomány, amely a böngészőben megnyitható. Ha úgy ítéljük meg, a lista eredménye elmenthető, illetve nyomtatható. Az összes lista akárhányszor lekérhető(kivéve az utalandó tételekhez kapcsolódó listák), azok az adatbázisban módosulást nem eredményeznek. Követendő munkafolyamat: 1. közgyűlési határozatok és azok jogcímeinek karbantartása (ha szükséges) 2. havi adat beolvasás ◦ társasház havi adat szétválasztás épületek esetében ◦ kapcsolódó listázások végrehajtása 3. kötelezettségek generálása 4. egyedi kötelezettségek rögzítése 5. könyvelési feladás ◦ kötelezettségekhez és a könyvelési feladáshoz kapcsolódó listázások végrehajtása 6. utalandó tételek generálása ◦ utalandó tételekhez kapcsolódó listák készítése 7. utalások átvitele a tényleges utalások közé ◦ átutalt tételekhez kapcsolódó listák készítése
