Szervezési, irányítási és ellenőrzési modell

Szervezési, irányítási és ellenőrzési modell

Jóváhagyta az Eni Hungaria Zrt. Igazgatósága 2015. november 2-án

1 / 46

TARTALOMJEGYZÉK 1. FEJEZET ............................................................................................................................... 5 MODELL .................................................................................................................................... 5 1.1

Bevezetés .................................................................................................................. 5

1.2

Az Eni Hungaria Zrt. modellje.................................................................................... 6

2. FEJEZET ............................................................................................................................... 8 A KOCKÁZATELEMZÉS MÓDSZERTANA .............................................................................. 8 2.1.

Kockázatelemzés és a belső ellenőrzések rendszere .............................................. 8

3. FEJEZET ............................................................................................................................. 10 A WATCH STRUCTURE ......................................................................................................... 10 3.1.

A társasági Watch Structure .................................................................................... 10

3.1.1.

Kollektív működési folyamat ................................................................................ 10

3.1.2.

Összetétel és kinevezés ...................................................................................... 10

3.1.3.

A Watch Structure feladatai és jogkörei .............................................................. 12

3.2.

Információáramlás ................................................................................................... 13

3.2.1. A Watch Structure beszámol a Társaság felső vezetésének és további eni egységek Struktúráinak ....................................................................................................... 14 3.2.2.

Információáramlás a Watch Structure felé: kötelező tájékoztatás ...................... 15

Információk gyűjtése és tárolása ......................................................................................... 16 4. FEJEZET ............................................................................................................................. 17 A MODELL CÍMZETTJEI ÉS KITERJESZTÉSE..................................................................... 17 4.1.

Előszó ...................................................................................................................... 17

4.2.

A Modell címzettjei .................................................................................................. 17

4.3.

Képzés és Kommunikáció ....................................................................................... 17

4.3.1.

A társasági szervek tagjai felé irányuló kommunikáció ....................................... 17

4.3.2.

Képzés és kommunikáció a felettesekkel és tisztségviselőkkel .......................... 18

4.3.3. Kommunikáció a felettesekkel, irodai dolgozókkal és fizikai munkásokkal (nem kulcsfontosságú tisztségviselők).......................................................................................... 18 4.3.4. 4.4.

Képzés és kommunikáció informatikai eszközökkel ........................................... 18 Harmadik felek tájékoztatása ................................................................................. 18

5. FEJEZET ............................................................................................................................. 19 FEGYELMI RENDSZER ......................................................................................................... 19 5.1.

A fegyelmi rendszer szerepe ................................................................................... 19

5.2.

A Modell megsértése ............................................................................................... 19

5.3. A felettesekre, irodai dolgozókra és fizikai dolgozókra vonatkozó fegyelmi intézkedések ........................................................................................................................ 20 5.4.

A vezetőségre vonatkozó fegyelmi intézkedések ................................................... 20

5.5.

Az igazgatókra vonatkozó fegyelmi intézkedések ................................................... 21

6. FEJEZET ............................................................................................................................. 22 ELLENŐRZŐ ESZKÖZÖK ...................................................................................................... 22 6.1.

Az ellenőrző eszközök rendszerének felépítése ..................................................... 22

6.2

Az átláthatóság általános szabványai ..................................................................... 22

6.3

Érzékeny Tevékenységek és egyedi ellenőrzési szabványok ................................ 23

7. FEJEZET ............................................................................................................................. 24 2 / 46

A MODELL AKTUALIZÁLÁSÁRA VONATKOZÓ SZABÁLYOK ............................................. 24 7.1.

Előszó ...................................................................................................................... 24

7.2.

A Bevezetési Program kidolgozásának kritériumai ................................................. 24

1. melléklet .............................................................................................................................. 26 Az eni etikai kódexe ................................................................................................................ 26 Bevezetés ................................................................................................................................ 26 I.

Általános alapelvek: fenntarthatóság és vállalati felelősség ................................. 27

II.

Viselkedési szabályok, kapcsolat az érdekelt felekkel............................................ 28

1.

Etikus, átlátható, tisztességes és professzionális eljárás ...................................... 28

2.

Kapcsolat a részvényesekkel és a piaccal ............................................................... 29 2.1 Értékteremtés a részvényeseknek, hatékonyság, átláthatóság .................................... 29 2.2

Önszabályozó Kódex .............................................................................................. 30

2.3

Vállalati információk................................................................................................. 30

2.4

Kiemelt információk ................................................................................................. 30

2.5

Média ....................................................................................................................... 30

3. Kapcsolat különböző intézményekkel, szervezetekkel és helyi közösségekkel ................. 31 3.1

Hatóságok és közintézmények ................................................................................ 31

3.2

Politikai szervezetek és szakszervezetek ............................................................... 31

3.3

Helyi közösségek fejlesztése .................................................................................. 31

3.4

„Non-profit” tevékenységek támogatása ................................................................. 32

4. Kapcsolat az ügyfelekkel és a beszállítókkal ...................................................................... 32 4.1

Ügyfelek és fogyasztók ........................................................................................... 32

4.2

Beszállítók és külső közreműködők ........................................................................ 33

eni vezetősége, dolgozói és együttműködő felei..................................................................... 34 5.1

Az emberi erőforrások fejlesztése és védelme ....................................................... 34

5.2

Tudásmenedzsment ................................................................................................ 35

5.3

Vállalati biztonság.................................................................................................... 35

5.4

Munkahelyi zaklatás és lelki terror .......................................................................... 36

5.5

Alkohollal, kábítószerekkel és a dohányzási tilalommal való visszaélés ................ 37

III.

Az etikai kódex bevezetésének eszközei .................................................................. 37

1.

Belső ellenőrzési és kockázatkezelési rendszer .......................................................... 37 1.1

Érdekkonfliktusok .................................................................................................... 38

1.2

A számviteli feljegyzések átláthatósága .................................................................. 39

2.

Egészség, biztonság, környezetvédelem és közbiztonság........................................... 40

3. 3. Kutatás, innováció és a szellemi tulajdon védelme ...................................................... 40 Titoktartás .................................................................................................................... 41

4. 4.1

Az üzleti titok védelme ............................................................................................. 41

4.2

A magánszféra védelme .......................................................................................... 41

4.3 Szervezetekben való tagság, részvétel különböző kezdeményezésekben, rendezvényeken vagy külső megbeszéléseken .................................................................. 42 IV.

Az etikai kódex alkalmazási területei és referencia-struktúrái ............................... 43

1.

A Kódex ismeretére és a Kódex megsértésének bejelentésére vonatkozó kötelezettség ............................................................................................................... 43

2.

Referencia-struktúrák és felügyelet .......................................................................... 44 3 / 46

2.1

Az Etikai Kódex biztosa ........................................................................................... 44

2.2

Kódex Promóciós Csapat ........................................................................................ 45

3.

A Kódex felülvizsgálata .............................................................................................. 46

4.

A Kódex szerződéses jellege ..................................................................................... 46

4 / 46

1. FEJEZET MODELL

1.1

Bevezetés

A jelen szervezési, irányítási és ellenőrzési modellt (a továbbiakban a „Modell”) az Eni Hungaria Zrt. (a továbbiakban a „Vállalat”) annak érdekében vezette be, hogy biztosítsa a nemzetközi ellenőrzési szabványok betartását és a bevett gyakorlatok alkalmazását, valamint hogy a Vállalat érdekében és annak javára megelőzze, hogy jogszabálysértést kövessenek el: • olyan magánszemélyek, akik a társaság vagy annak pénzügyi és funkcionális autonómiával rendelkező szervezeti egységének képviselői, igazgatói vagy vezetői, vagy akik a társaság irányításáért vagy ellenőrzéséért felelnek (csúcs vezető pozícióban lévő egyének vagy „felsővezetők”); • olyan magánszemélyek, akiket egy felsővezetői pozícióban lévő személy irányít és felügyel (beosztottak). A Modell célja különösképpen az, hogy megelőzzön mindennemű korrupcióval, zsarolással, pénzmosással vagy csalással kapcsolatos törvényellenes magatartást és általánosságban minden olyan jogszabálysértést, amelyet a Vállalat érdekében vagy annak javára követnek el vagy kísérelnek meg elkövetni (a továbbiakban mint „Jogszabálysértések”), valamint hogy lefektesse azokat a fegyelmi intézkedéseket (lásd az alábbi 5. fejezetben), amelyeket a törvények, szabályozások és/vagy a belső vállalati irányelvek megsértésének minősülő törvényellenes magatartás esetén kell végrehajtani. A Modell szövegezése olyan nemzetközi szabályozások figyelembe vételével történt, amelyekre többek között az alábbi hazai és külföldi korrupcióellenes nemzetközi egyezmények hivatkoznak: - Az Európai Közösségek pénzügyi érdekeinek védelméről szóló egyezmény (Brüsszel, 1995. július 26.) és az első Kiegészítő jegyzőkönyv (Dublin, 1997. szeptember 27.) - Az Európai Közösségek tisztviselőit és az Európai Unió tagállamainak tisztviselőit érintő korrupció elleni küzdelemről szóló egyezmény (Brüsszel, 1997. május 26.) - az OECD tagállamai által elfogadott, a külföldi hivatalos személyek megvesztegetése elleni küzdelemről szóló egyezmény (Párizs, 1997. december 17.) Továbbá a Modell alapját a „fehérgalléros bűnözés” megelőzésére irányuló legaktuálisabb törvények, és különösen a következő szabályozásban lefektetett

5 / 46

eljárási szabályzatok és óvintézkedések képezik1: - Az Amerikai Egyesült Államok kormánya által 1977. december 19-én aláírt, A külföldön történő korrupciós gyakorlatról szóló törvény (és annak 1998-as módosítása, a Nemzetközi korrupcióellenes törvény) - az olasz kormány által 2001. június 8-án elfogadott 231/2001. sz. olasz törvényhozói rendelet (és módosításai)2; - az Egyesült Királyság kormánya által 2010. április 8-án elfogadott 2010-es Korrupcióellenes törvény; - a United States Sentencing Commission által november 1-jén kiadott 2010 Federal Sentencing Guidelines Manual & Supplement 1.2

Az Eni Hungaria Zrt. modellje

A Vállalat az Igazgatótanács 2005. szeptember 8-i ülésén fogadta el először a szervezési, irányítási és ellenőrzési modellt. Ennek megfelelően az új jogszabályok és konkrét projektek eredményeként a Modell azon módosításait hagyták jóvá, amelyek szabályozási tekintetben az előrelépést és a Társaság szervezeti változásait szolgálják. A Modell aktualizálása során az alábbiakat vettük figyelembe különös tekintettel: • a Társaság vállalati rendszerében bekövetkezett bármely változás; • bírósági határozatokat vagy jogi szövegeket érintő változások; • a Modell alkalmazását követő bármely észrevételezés esetén, beleértve a büntetőeljárásokból eredő bármely tapasztalatot; • cégek gyakorlatát az szervezési, irányítási és ellenőrzési modell a Modellhez kapcsolódóan; • felülvizsgálatok és belső auditok eredményei; • a szabályozási környezet fejlődése, valamint a megtakarítás védelmét és a Sarbanes-Oxley törvény, a külföldön történő korrupciós gyakorlatról szóló törvény és az Egyesült Királyság korrupcióellenes törvénye rendelkezéseiben kifejtett alapelveket érintő változások. A Vállalat modellje az alábbi fejezetekre oszlik: 1 Modell; 2 A kockázatelemzés módszertana; 3 A Watch Structure feladatai (3. fejezet), a feladat- és hatáskörre vonatkozó kinevezés és megbízás, valamint a vonatkozó bejövő és kimenő információáramlás meghatározása; 4 A „Modell címzettjei és kiterjesztése”, a Modell címzettjeinek azonosításával és 1

A szöveg a gazdasági bűncselekmények megelőzését célzó vonatkozó jogszabályok rendelkezéseire hivatkozik. Ebben a tekintetben meg kell említeni a chilei állam jogi személyiségek büntetőjogi felelősségére vonatkozó szabályozásait, amelyeket a 2009. december 2-i 20393. sz. törvény fektet le, illetve Spanyolországban a 2010. június 22-i 5/2010 sz. törvényt. 2

Megjegyezzük, hogy a Modell szövegezésénél alkalmazott módszer az olaszországi Confindustria által jóváhagyott Irányelvek javaslatain alapul, illetve hozzájárul ahhoz, hogy a jelen Modell mentesítő tényezőként legyen alkalmazható a Vállalat azon felelőssége tekintetében, amelyről a 231/2001. sz. olasz törvényhozói rendelet rendelkezik. 6 / 46

5 6 7

erről a személyzetnek és harmadik feleknek adott tájékoztatással – ideértve a harmadik felekkel való kapcsolatot szabályozó szerződéses rendelkezések módosítását; „Fegyelmi rendszer”, mely magában foglalja a Modell megszegése esetén kirótt szankciók meghatározását; „Ellenőrzési eszközök”, az átláthatóság általános szabványainak azonosításával; A Modell aktualizálására vonatkozó szabályok , a frissítések biztosítása jogszabályváltozás, a szervezeti struktúrában vagy a Társaság üzleti szférájában bekövetkezett változások, illetve a Modell jelentős megsértése esetén és/vagy a Modell hatékonyságának elemzése során feltárt vonatkozó eredmények vagy az érintett ágazatban, a közügyek során szerzett tapasztalat hatására.

Az eni 1. mellékletben található etikai kódexe a Társaság Modelljének szerves és lényeges részét alkotja. A jelen Modell rendelkezései értelmezésében az alábbiak a Modell úgynevezett „alapelvei”: i. Modell (1. fejezet); ii. A kockázatelemzés módszertana (2. fejezet); iii. Watch Structure (3. fejezet); iv. Fegyelmi rendszer (5. fejezet); v. Általános átláthatósági szabványok (6.2. bekezdés); vi. A Modell aktualizálására vonatkozó szabályok (7. fejezet); vii. Az eni etikai kódexe (1. melléklet)

7 / 46

2. FEJEZET A KOCKÁZATELEMZÉS MÓDSZERTANA 2.1.

Kockázatelemzés és a belső ellenőrzések rendszere

Azon üzleti tevékenységek azonosítása, amelyek olyan kihágások elkövetésének kockázatát rejtik, amelyeket a Modell meg kíván előzni (a továbbiakban „Érzékeny Tevékenységek”), az üzleti folyamatok és a Társaság számára lényeges kihágások elkövetése lehetséges módjainak részletes elemezésével végezhető el. Valamennyi Érzékeny Tevékenységhez társul egy az egyedi vállalati folyamatokért, a meglévő működési és irányítási feltételekért, valamint a meglévő ellenőrzési tényezőkért felelős személy („kulcsfontosságú tisztségviselő”)3. Ezután egy összehasonlító elemzésre kerül sor a Modell alapelvei és tartalma, illetve a jelenlegi belső ellenőrzési rendszer vonatkozásában (különös tekintettel az ellenőrzési eszközökre). A Támogató Szervezetek Bizottsága (CoSO) által kiadott, Belső Ellenőrzés – Integrált Keretrendszer (CoSOIC-IF)4 elnevezésű dokumentumnak megfelelően a belső ellenőrzések rendszere meghatározható úgy is, mint a szabályok, eljárások és eszközök azon készlete, amelyet a vezetőség a vállalati hatékonyság célkitűzéseinek elérése, a pénzügyi információk megbízhatósága, a jogi és szabályozási előírásoknak való megfelelés és a Társaság vagyonának védelme érdekében dolgoz ki. A Belső Ellenőrzés – Integrált Keretrendszer című CoSO dokumentumnak megfelelően a belső ellenőrzések rendszere az alábbi összetevőkből épül fel: Ellenőrzési környezet: A felső vezetőség hozzáállását és a szervezet belső ellenőrzésére irányuló fellépését, tevékenységét tükrözi. Az ellenőrzési környezet az alábbi elemekből tevődik össze: • becsületesség és erkölcsi értékek; • vezetőségi filozófia és stílus; • szervezeti felépítés; 3

A kulcsfontosságú tisztségviselő olyan személyt jelenti, aki – a számára kijelölt feladatokkal összhangban – Érzékeny Tevékenységhez vezető folyamat része, és mint olyan jól használható információval rendelkezik a belső ellenőrzési rendszer értékeléséhez, különösen (i) a folyamat irányítását biztosító műveleti eljárások, valamint (ii) az ezeket szabályozó belső szabályok, illetve szervezeti és szabályozói eszközök tekintetében. 4 A Treadway Bizottság Támogató Szervezeteinek Biztossága (1992), belső ellenőrzés - integrált keretrendszer, AICPA, www.coso.org A CoSO a belső ellenőrzési rendszer és kockázatkezelési rendszer hatékonyságának megértéséhez, elemezéséhez és integrált értékeléséhez biztosít nemzetközileg elismert hivatkozási keretet.

8 / 46

• • •

hatáskörök és felelősségek kijelölése; alkalmazottakra vonatkozó irányelvek és gyakorlatok; alkalmazotti készségek, szakismeretek.

Kockázatfelmérés: A vállalat célkitűzéseinek elérését meggátoló leglényegesebb azonosítását és kezelését célzó folyamatok meghatározása.

kockázatok

Információ és kommunikáció: Olyan információs rendszer meghatározása (számítógépes rendszer, jelentési útvonal, folyamat/tevékenység indikátorok rendszere), amely lehetővé teszi mind a felső vezetés, mind az operatív személyzet számára saját feladataik végrehajtását. Ellenőrző tevékenység: Olyan vállalati szabályzat meghatározása, amely biztosítja a szervezett kockázat- és folyamatkezelést és lehetővé teszi a célkitűzések elérését. Nyomon követés (Monitoring): A belső ellenőrzések rendszerének eredményeit és a minőséget szabályos időközönként ellenőrző folyamat. A belső ellenőrzések rendszerének fent említett összetevőit figyelembe kell venni azon jogszabálysértések elkövetési kockázatának elemzése során, amelyeket a jelen Modell meg kíván előzni. Az elemzési tevékenység különösen a következőkre összpontosít: (i) a Társaságon belüli olyan Érzékeny Tevékenységek azonosítása, amelyek a Modell által megelőzni kívánt Jogszabálysértések elkövetésének kockázatát eredményezhetik, miután előzetesen azonosították a Jogszabálysértések elkövetésének lehetséges módját, (ii) megfelelő ellenőrzési szabványok felmérése a Jogszabálysértések elkövetésének megakadályozása érdekében. A tevékenység célkitűzése a kockázati terület azonosítás fenntartásának és aktualizálásának biztosítása, a felügyeleti tevékenység céljait szolgáló, a kockázattal érintett jelentős üzleti tevékenységek feltérképezését és osztályozását lehetővé tevő rendszer felállítása.

9 / 46

3. FEJEZET A WATCH STRUCTURE 3.1.

A társasági Watch Structure

3.1.1. Kollektív működési folyamat A társasági Watch Structure (a továbbiakban a „Watch Structure”) kollektív működési folyamat szabályának megfelelően határozza meg és végzi el feladatait és „független kezdeményezési és ellenőrzési jogkörrel” rendelkezik, továbbá működését saját szabályrendszere segítségével irányítja, amelyet a kinevezést követő első összejövetele során köteles jóváhagyni. A szabályrendszert egyhangúlag köteles jóváhagyni a Watch Structure, majd köteles azt közölni a Vállalat ügyvezető igazgatójával. A Watch Structure autonómiáját és függetlenségét együttesen garantálja a Társaság szervezetében és alárendeltségi rendszerében betöltött szerepe; a függetlenség, jó hírnév és a tagjai szakértelme, mint a Watch Structure-rel szemben támasztott előfeltételek; valamint a számára kijelölt jelentéstételi útvonalak a felső vezetés felé. A Watch Structure-t tevékenységeinek meghatározása és teljesítése, valamint a szakmai normák betartása és a folyamatos működés érdekében a Társaság valamennyi vonatkozó szervezeti egysége támogatja, illetve amennyiben szükséges, külső tanácsadókat is igénybe vehet. 3.1.2. Összetétel és kinevezés A Watch Structure egy olyan kollektív testület, amelyet három tag alkot, akikből az egyik tag a Watch Structure elnökeként jár el. A Watch Structure összetételét az eni spa által kiadott és a Társaság által elfogadott szabályozói eszközök alapján határozzák meg. A Watch Structure kinevezését, és az ide tartozó valamennyi helyettesítést és beemelést, az ügyvezető igazgató javaslata alapján az Igazgatóság hagyja jóvá Igazgatótanácsi határozat útján. A Watch Structure tagjainak hivatali ideje három év. A Watch Structure tagjai nem kaphatnak megbízatást háromnál több egymást követően ciklusra. A Watch Structure tagjai akkor nem jogosultak e kinevezésre, illetve el kell távolítani őket hivatalból: (i) a Társasággal, az eni spa-val, illetve bármely közvetlen vagy közvetett 10 / 46

irányítása alatt álló társasággal szemben fennálló érdekellentét – beleértve annak a lehetőségét is –, amely ennélfogva veszélyeztetné a függetlenséget; (ii) közvetlen vagy közvetett részesedés, amely nagy befolyás gyakorlását teszi lehetővé a Társaságon, az eni spa-n, illetve bármely közvetlen vagy közvetett irányítása alatt álló társaságon belül; (iii) csődeljárás alá vonás (e tekintetben azt jelenti, hogy az ügyvezető igazgató tisztjét töltötte be egy csődeljárás, felszámolás vagy hasonló eljárás alá vont társaságnál a Watch Structure tagjaként történő kinevezése előtt legfeljebb három évvel); (iv) az igazgatótanács által hozott ezzel ellentétes határozat hiányában a Watch Structure tagsági kinevezést megelőző 3 év során központi vagy helyi önkormányzati intézményben betöltött közszolgálat;; (v) bírósági ítélet, beleértve a nem jogerős ügyeket, vagy büntetés végrehajtási kérelem (ún. „tárgyalási alap”) esetén, ami jogi személyek adminisztratív és/vagy büntetőjogi felelősség kapcsán elkövetett, a Modell által megelőzni kíván vagy más jellegű súlyos Jogszabálysértések tárgyában születnek; (vi) bírósági ítélet, beleértve a nem jogerős ügyeket, vagy „tárgyalási alap” jogi személyek vagy vállalkozások sérelmére a közhivatal betöltése során elkövetett diszkvalifikáció bűntettéhez - beleértve az ideiglenes diszkvalifikációt - kapcsolódóan, illetve vezetőségi tisztségben elkövetett időleges diszkvalifikáció kapcsán; (vii) rokonsági kapcsolat, házastársi kapcsolat, együttélés vagy negyedik fokú rokonsági kapcsolat a Társaság, az eni spa vagy bármely közvetlen vagy közvetett irányítása alatt álló társaság Igazgatótanácsának tagjaival, illetve olyan személyekkel, akik képviselői, adminisztratív vagy vezetői tisztséget töltenek be a Társaság vagy pénzügyi vagy funkcionális önállóságot élvező kapcsolódó szervével, illetve a Társaság felett – akár de facto – irányítással bíró személlyel..

Emellett azok a személyek, akik kapcsolatban állnak a Társasággal, az eni spa-val vagy bármely közvetlen vagy közvetett irányítása alatt álló társasággal, az előbb említett társaságok igazgatóival, illetve e társaságok igazgatóinak háztársaival, családtagjaival vagy negyedik fokú rokonaival, alkalmazásban vagy önalkalmazási viszonyban vagy más olyan gazdasági vagy szakmai természetű kapcsolatban vannak a társasággal, amely befolyásolhatja a pártatlanságot – a cégcsoport társaságainál irányító szervnél betöltött tisztségek sérelme nélkül – nem lehetnek a Watch Structure külső tagjai és kinevezésük esetén el kell őket távolítani a hivatalukból. Az alábbi esetekben a Watch Structure-ön belül személyi cserére vagy átalakításra van szükség: - a vállalat keretein belül olyan feladatokra, szerepekre és/vagy felelősségekre történő megbízás esetén (a belső tagok vonatkozásában), 11 / 46

-

amelyek nem összeegyeztethetőek a Watch Structure-rel szembeni „autonómia és függetlenség” kitétellel, és/vagy a „tevékenység folytonosságával”; valamely Watch Structure tag munkájának megszűnése, felmondás vagy a betöltött funkcióról személyes, szakmai vagy vállalati szereppel összefüggő okokból történő lemondás esetén.

Amennyiben valamely taggal szemben az előbb felsorolt okok bármelyike felmerül és indokolttá válik a helyettesítés, nem válaszhatóság és/vagy eltávolítás, úgy ez az adott személy köteles azonnal írásban tájékoztatást adni a Watch Structure többi tagjának és egyben megbízása alóli automatikus felmentésre kerül. A jelen bekezdés szerint a Watch Structure köteles erről tájékoztatni az ügyvezető igazgatót annak érdekében, hogy az be tudja nyújtani a helyettesítési javaslatát az Igazgatóság felé. A Watch Structure tagjainak leváltását, alkalmatlanságát vagy eltávolítását eredményező tényező felmerülése nem vezethet a testület egészének eltávolításában – még akkor sem, ha a körülmény a hivatalban lévő tagok többségét érinti is –, kivéve az alábbi eseteket: (i) a jelen bekezdés rendelkezései szerint a tag haladéktalan leváltásának kötelezettsége, valamint (ii) (ha a leváltás, alkalmatlanság és/vagy eltávolítás fent említett körülményei a Watch Structure valamennyi tagjára vonatkozóan fennállnak) a hivatali feladatok ideiglenes jellegű ellátása a leváltásról, alkalmatlanságról vagy eltávolításról utoljára értesített tag esetén mindaddig, amíg a tagok mindegyike meg nem felel a követelményeknek. Az előbbiek ellenére az Igazgatótanács elrendelheti a Watch Structure bármely tagja hivatali funkciójának felfüggesztését vagy abból való eltávolítását az alábbi esetekben: egy büntetőbíróság által, a Társaság vagy a tag tevékenységével jelenleg vagy korábban érintett más szervezet ellen hozott ítéletben (nem jogerős) jegyzett elmulasztott vagy elégtelen – adott esetben véletlenszerű – eljárás a Watch Structure keretében, vagy a Társaság ellen irányuló, a felek által kért szankcióról szóló rendeletben jegyzett eljárás; a Watch Structure-ban foglalt kötelezettségek súlyos megszegése.

3.1.3. A Watch Structure feladatai és jogkörei A Watch Structure feladatai a következők: (i) a Modell hatékonyságának felülvizsgálata és a Modell bevezetésének és aktualizálásának nyomon követése; (ii) a Modell megfelelőségének vizsgálata, vagyis a jogszerűtlen eljárás megelőzésére való tényleges (nem csak formális) képessége;

12 / 46

(iii) a Modell karbantartásának, időben való megfelelőségének és működésének elemzése; (iv) a Modell folyamatos aktualizálásának támogatása; (v) jóváhagyni a Vállalat struktúráján és részlegein belüli felügyeleti tevékenységek éves ütemtervét (a következőkben „Kontrol Program”) a Modellben szereplő elvekkel és tartalommal összhangban; biztosítva a koordinációt a Kontrol Program végrehajtása és a programozott és nem programozott ellenőrzések megvalósítása között; elemezni az elvégzett tevékenységek eredményeit és a vonatkozó elkészített jelentéseket a Társaság részlegei számára; (vi) gondoskodni a fontos információ korrekt áramlásáról a vállalati részlegek felé; (vii) a jogszabályban, illetve a Modellben meghatározott egyéb feladatok. Feladatai ellátása során a Watch Structure korlátlan hozzáféréssel rendelkezik a vállalat információhoz az általa folytatott vizsgálatok, elemzések és nyomon követés céljából, melyet közvetlenül, illetve más belső vállalati funkciókon vagy szakembereken/harmadik fél társaságokon keresztül közvetetten hajt végre. A Watch Structure hatáskörébe eső tevékenységek végzése érdekében a Társaság minden egyes részlegére, dolgozójára és/vagy vállalati testületek tagjaira tájékoztatási kötelezettség vonatkozik a Watch Structure által kiadott kérések tekintetében, illetve a kiemelkedő események vagy körülmények felmerülése esetén. A Watch Structure értekezleteket szervezhet – akár rendszeres időközönként is – a Társaság részlegeinek vezetőivel, hogy tájékozódjon a tevékenysége szempontjából lényeges kérdésekről, eseményekről és körülményekről, valamint információt gyűjtsön és megossza értékeléseit. A Watch Structure rendelkezésére áll: - jogkör arra, hogy – a megfelelő üzleti egységeken keresztül – szakmai elköteleződéseket kössön, módosítson és/vagy szüntessen meg az érintett feladat terén szaktudással rendelkező harmadik felekkel, illetve a cégcsoport beszerzési funkcióin keresztül és vonatkozó keretszerződések kötésével tanácsadókat és/vagy szakértőket vonjon be; - a hatáskörébe tartozó tevékenységek végrehajtásához szükséges pénzügyi erőforrások; A Watch Structure évente beszámolót nyújt be az ügyvezető igazgatónak a tevékenységei végrehajtása közben felmerülő költségek tervezett összegéről. Ennek megfelelően meghatározzák a Watch Structure tevékenységekhez rendelkezésre álló költségvetést. A költségvetést meghaladó összegű ügyletek esetén a többletfinanszírozási igényt a Társaság ügyvezető igazgatója felé kell jelezni.

3.2.

Információáramlás 13 / 46

3.2.1. A Watch Structure beszámol a Társaság felső vezetésének és további eni egységek Struktúráinak A Watch Structure feladata beszámolni a Modell megvalósításáról és az esetleg felmerülő kritikus vonatkozásokról, továbbá tájékoztatást ad a feladatok teljesítése során elvégzett tevékenységekről. Az alábbi jelentéstételi viszonyok állnak fenn: (i) folyamatos jelentéstétel az ügyvezető igazgató felé, aki tájékoztatja az Igazgatóságot a feljegyzések alapján; (ii) hathavonta az Igazgatótanáccsal az elvégzett tevékenységekről egy jelentést kell küldeni, melyből kitűnik a felügyeleti tevékenységek eredménye, valamint a szervezetek adminisztratív kötelezettségeit érintő, az adott időszakban elfogadott új törvények tartalma; ebben az esetben az Igazgatótanáccsal értekezleteket kell szervezni a jelentésben foglalt témák és más lényeges kérdések megvitatására ; (iii) azonnali jelentéstétel az ügyvezető igazgató felé, amennyiben különösen komoly vagy jelentős tényekre derül fény. A fentiek ellenére a követelmények felmerülése esetén az alábbiakban leírt információáramlás aktivál, hogy a cégcsoport társaságainak a Leányvállalatoknál működő szervezeti modellekre vonatkozó gyakorlati tapasztalataiból származó, javulást célzó ötletek megoszthatók legyenek. E tekintetben a Társaság Watch Structure-je tájékoztatja az eni spa Watch Structure-jét az alábbiak feltüntetésével: (i) az elvégzett felügyeleti tevékenységekből szerzett releváns tudnivalók, valamint (ii) a jelen Modell módosítására/átalakítására lehetőséget nyújtó fegyelmi szankciók. A Watch Structure a fenti információt eljuttatja továbbá az Eni International BV5 Watch Structure-je számára. A vállalat Watch Structure-je, a konkrét esettől függően, köteles tájékoztatást nyújtani az eni spa és/vagy az Eni International BV Watch Structure-e felé, annak közvetlen kérésére, illetve az eni spa és/vagy az Eni International BV Watch Structure-ének hatáskörébe tartozó tevékenységek végrehajtása kapcsán felmerült események vagy körülmények előfordulása esetén. A Társaság Watch Structure-je a felelősségi körébe tartozó felügyeleti tevékenységes tervezésének és végrehajtásának befejezéséről szóló nyilatkozatot kell küldenie az eni spa Watch Structure-je számára legkésőbb február első napján és augusztus első napján minden évben. Ennek a dokumentumnak ki kell emelnie továbbá bármilyen olyan észlelt kritikus problémát, amely hatással volt a tevékenységek megfelelő tervezésére és végrehajtására, valamint az erre válaszul tett intézkedéseket. A periodikus információáramlás nem akadályozza a Társaságot,

Az 5Eni International BV

a Vállalat anyavállalata

14 / 46

vezetőségét vagy bármely ellenőrző vagy felügyeleti szervét az észlelt problémák tartalmának kiértékelésében vagy megfelelő intézkedések megtételében. A Leányvállalatok Watch Structure-jei késlekedés nélkül teljesítik az eni spa Watch Structure-jétől érkezett információbekérést, valamint tájékoztatást adnak az eni spa felelősségi körébe tartozó tevékenységeket érintő lényeges körülményekről is.

3.2.2. Információáramlás a Watch Structure felé: kötelező tájékoztatás A Modell betartására kötelezett feleknek tájékoztatnia kell a Watch Structure-t minden olyan eseményről, amely azon Jogszabálysértések elkövetése kapcsán tehetik felelőssé a Vállalatot, amelyek megakadályozására szolgál a Modell: Ennek megfelelően: • az adminisztratív, tervezési és felügyeleti igazgató legalább hat havonta egyeztet a Watch Structure-rel, hogy tájékoztatást és naprakész információkat adjon azon feladataival kapcsolatban, amelyek a Watch Structure nyomon követési és felügyeleti tevékenysége szempontjából lényegesek lehetnek; • A Munkáltató a Watch Structure felé legalább hat havonta a hatályos szabályozó eszközökben meghatározott és e szerint összegyűjtött egészségi, biztonsági és környezeti adatokról és indikátorokról; • Az illetékes Emberi Erőforrás és ICT osztály vezetője rendszeres időközönként jelent a Watch Structure felé az értesítések – névtelen (visszaélések bejelentése) – átvétele után vagy az audit tevékenységből eredően lefolytatott fegyelmi intézkedésekről, továbbá minden olyan fegyelmi szankcióról, amelyet a Modellel kapcsolatos jogszerűtlen eljárás miatt róttak ki; • az ügyvezető igazgató folyamatosan, de legalább negyedévente köteles továbbítani a Watch Structure felé az eni spa „Legal Event Presidium Team” részére megküldött feljegyzéseket és az eni spa Belső Audit részleg által készített auditjelentéseket. Valamennyi vezető és munkavállalók köteles a Watch Structure részére beszámolni minden olyan viselkedésről, ami nincs összhangban a Modell elveivel és tartalmával; közvetlenül felvéve a kapcsolatot a Watch Structure-rel, A tanácsadók, munkatársak és üzleti partnerek a Társaság részére vagy nevében végzett munkájukkal kapcsolatos minden beszámolót közvetlenül a Watch Structurehoz kötelesek benyújtani; A Watch Structure felméri a kapott tájékoztatást és dönt a szükséges lépesekről; Az információkat jóhiszeműen továbbító informátorokat védelemben kell részesíteni

15 / 46

a megtorlás, diszkrimináció vagy büntetés bármilyen formájával szemben, személyazonosságukat bizalmasan kell kezelni, a jogszabályi kötelezettségek, valamint a Társaság vagy a tévesen vagy rosszindulatúan meggyanúsított személyek védelmére vonatkozó előírások csorbítása nélkül. „Külön erre a célra kialakított információs csatornák” biztosítják a kommunikációt és az információ áramlását. Különösképpen valamennyi információt a következő e-mail címre kell eljuttatni: [email protected]. A Watch Structure bármikor – vagy akár rendszeresen is – létesíthet olyan információs csatornákat, amelyek hozzájárulnak a fontos kérdéseknek a részlegvezetőkkel és üzletágvezetőkkel való megvitatásához. 3.3.

Információk gyűjtése és tárolása

A Modell szempontjából minden releváns tájékoztatást, értesítést és beszámolót a Watch Structure őriz meg, speciális számítógépes adatbázisban, illetve papíralapú nyilvántartásban. A Hatóságok jogos kéréseinek sérelme nélkül, az adatbázisban tárolt adatokat és információkat csak a Watch Structure előzetes engedélyével lehet a Watch Structure-on kívüli harmadik személyek rendelkezésére bocsátani.

16 / 46

4. FEJEZET A MODELL CÍMZETTJEI ÉS KITERJESZTÉSE 4.1.

Előszó

A Modellben szereplő alapelveket a Társaság struktúráján belül és kívül egyaránt széles körben nyilvánosságra hoztuk. A Társaság Watch Structure-je nyomon követi a Modellt előmozdító kommunikációt és képzést érintő kezdeményezéseket. A Vállalat ügyvezető igazgatója tájékoztató jelleggel megküldi a Modell végleges változatát és annak átdolgozott változatainak egy példányát az eni spa ügyvezető igazgatóinak valamelyike számára; annak a személynek, akinek a Vállalat beszámolási kötelezettséggel tartozik az eni illetékes szervezeti egységei és a Vállalat között fennálló információáramlás alapján. 4.2.

A Modell címzettjei

A Modell alapelvei és tartalma éppúgy szólnak a társasági szervek tagjaihoz, a vezetőséghez és a Társaság munkavállalóhoz, mint mindenki máshoz, aki Olaszországban vagy világszerte a Társaság céljainak eléréséért dolgozik (továbbiakban: a „Címzettek”). 4.3.

Képzés és Kommunikáció

A kommunikáció és az egyéni képzés fontos követelmények a Modell megvalósításához. A Társaság elkötelezett a Modellel kapcsolatos ismereteknek a vezetőség és az alkalmazottak körében történő bővítése és terjesztése mellett a helyszíntől és beosztástól függő tudásszintek kialakítása érdekében, mellyel a Modellben foglalt elvek és más tartalmat elmélyítésében való aktív részvételüket támogatja. 4.3.1. A társasági szervek tagjai felé irányuló kommunikáció A Modell bevezetéséről rendelkező igazgatósági határozattal (és annak módosításaival) a társaság szervezetének minden tagjai személyesen elkötelezi magát az ebben foglalt rendelkezések betartása mellett. A Modell bevezetéséről szóló döntés meghozatalában nem érintett igazgatók (személyi csere vagy új kinevezés miatt) egy nyilatkozatot írnak alá arról, hogy megismerték a Modellt és betartják a benne foglalt elveket és egyéb tartalmakat. A Watch Structure őrzi és archiválja ezen nyilatkozatokat.

17 / 46

4.3.2. Képzés és kommunikáció a felettesekkel és tisztségviselőkkel A Modellről az Emberi Erőforrás és ICT osztályilletékes egységei tájékoztatják az összes – a Társaságnál beosztott és/vagy megbízást teljesítő – vezetőségi tagot és a szervezeti egységek vezetőit. A Modell alapelveit és tartalmát, valamint az alkalmazandó jogszabályok leglényegesebb részeit tanfolyamokon is ismertetik. Ezeken a részvétel kötelező. A képzések struktúráját a Társaság Watch Structure-je hagyja jóvá, a főbb társasági szervezeti egységek javaslatát követően. 4.3.3. Kommunikáció a felettesekkel, irodai dolgozókkal munkásokkal (nem kulcsfontosságú tisztségviselők)

és

fizikai

A Modell dokumentumot a Társaság hirdetőtábláin helyezik ki, és a Társaság minden munkavállalója tájékoztatást kap a Modellről. A vezetők, alkalmazottak és fizikai munkások (nem kulcsfontosságú tisztségviselők) számára célzott képzési kezdeményezések kerülnek meghatározásra – az eni Kódexével kapcsolatos képzési kezdeményezéseken minden esetben kötelező a megjelenés (az alábbiakban ismertetjük). 4.3.4. Képzés és kommunikáció informatikai eszközökkel A Modell minden dolgozó számára elérhető a céges Intranet oldalon. A célzott képzési és tájékoztatási kezdeményezések informatikai eszközökkel távolról is teljesíthetők. 4.4.

Harmadik felek tájékoztatása

A Modell elveit és tartalmát minden olyan személy figyelmébe ajánlják, aki szerződéses kapcsolatban áll a Társasággal – az eni Kódexében foglalt előírásokkal összhangban. A Modell előírásainak és elveinek való megfelelési kötelezettségnek a Társasággal szerződéses kapcsolatban álló harmadik felek általi betartásáról a szerződésekben rendelkeznek, melyet a harmadik fél írásban fogad el. Ennek megfelelően a belső szabályok határozzák meg azokat a rendelkezéseket, amelyek a szerződésben szabályozott tevékenységtől függően a szerződő feleket a Modell betartására kötelezik, valamint megfelelő szerződéses orvoslati lehetőségeket kínálnak (pl. a korai felmondás és/vagy a szerződés teljesítésének felfüggesztés és/vagy kötbér fizetése) a Modell be nem tartása esetére.

18 / 46

5. FEJEZET FEGYELMI RENDSZER 5.1.

A fegyelmi rendszer szerepe

A Modell megértése esetén alkalmazható szankciókat, a szabályszegéshez mérten úgy alakították ki, hogy hozzájáruljanak (i) a Modell hatékonyságához, és a (ii) Watch Structure által végzett ellenőrzési folyamat hatékonyságához. Ebből a célból egy a Modell előírásainak be nem tartását megfelelőképpen szankcionáló fegyelmi rendszer került kialakításra, amely egyaránt vonatkozik ügyvezetői pozícióban lévő személyekre és az ő irányításuk alá tartozó valamennyi munkatársra. A fegyelmi rendszer minden egyéb lehetséges, a vonatkozó jogi hatóságok által vizsgált bűntett alakulásától és eredményétől függetlenül működik. A Watch Structure a Modell bármely megsértéséről tájékoztatja az érintett részlegeket, illetve a Humán Erőforrás és az ICT terület vezetőjével közösen ellenőri a foganatosított fegyelmi intézkedéseket. 5.2.

A Modell megsértése

A Modell jogszabály szerinti megsértése lehet például a Modellben és/vagy az eni Etikai Kódexében szereplő szabályozásoknak meg nem felelő cselekmények vagy gyakorlatok; vagy a Modellben és/vagy az eni Etikai Kódexében előírt eljárás vagy gyakorlat átvételének elmulasztása, olyan érzékeny folyamatokhoz kapcsolódó tevékenységek és/vagy ellátás irányítási folyamatok során, vagy a Watch Structure, Modell szerinti, tájékoztatásának elmulasztása esetén, ha: (a) azok a Társaságot olyan helyzetnek teszik ki, amelyekben objektív kockázat áll fenn a Modell által megakadályozni kívánt Jogszabálysértések valamelyike elkövetésének; és/vagy (b) amelyek célja egyértelműen segíteni a Modell által megakadályozni kívánt Jogszabálysértések valamelyikének az elkövetését; és/vagy (c) olyan jellegűek, amelyek meghatározzák a szankciók alkalmazását a Társaság részéről olyan Jogszabálysértések vonatkozásában, amelyeket a Modell megelőzni kíván. Meg kell jegyezni, hogy a Modell megsértése magában foglalja – Érzékeny Tevékenységek teljesítése során – a társaság kötelezően alkalmazandó, „A Modell Érzékeny Tevékenységei és egyedi ellenőrzési szabványai” dokumentumban ismertetett ellenőrzési eszközöket tartalmazó szabályozási eszközeinek be nem 19 / 46

tartását.

5.3. A felettesekre, irodai dolgozókra és fizikai dolgozókra vonatkozó fegyelmi intézkedések Miután a Watch Structure értesítést ad a Modell megsértéséről, az eni dolgozók feltételezett jogszerűtlen magatartásának kivizsgálására irányuló folyamat megkezdődik a meglévő belső szabályozási eszközök szerint, melyeket azEmberi Erőforrások és az ICT osztály alkalmaz a hatályos jogszabályokkal összhangban. A fegyelmi intézkedések arányban lesznek a szabálysértés súlyosságával. Ennek megfelelően a következő szempontokat szükséges figyelembe venni: a viselkedés szándékossága, illetve a mulasztás súlyossága; a munkavállaló általános magatartása, különös tekintettel az esetleges korábbi fegyelmi kihágásokra; a munkatárs felelősségi szintje és autonómiája; a kihágás súlyossága, pl. a kockázati szint (a vonatkozó jogszabályok szerint), amelynek – az alkalmazandó törvényi szabályozásoknak megfelelően – a munkatárs a magatartásával a Társaságot kitette, minden egyéb sajátos körülmény a szabálysértéssel kapcsolatosan. A fegyelmi szankciók a kollektív szerződésben meghatározottak lépések, melyek az érintett dolgozó munkaviszonyára nézve irányadók, valamint a munkaszerződés felmondására (felmondási határidővel vagy haladéktalanul) vonatkozó általános jogi rendelkezések alkalmazásából erednek. Az illetékes Emberi Erőforrás és OCT vezető feladata tájékoztatni a Watch Structure-t minden olyan szankcióról, amelyet a kiróttak vagy olyan döntésről, amely fegyelmi intézkedések alkalmazásának elhagyását mondják ki, illetve ennek okairól. A fegyelmi szankciók alkalmazására vonatkozó minden jogszabály és szerződéses eljárási kötelezettséget a vonatkozó jogszabályok és szerződéses kötelezettségek szerint kell betartani. A külföldön dolgozó dolgozókkal fennálló munkaviszonyokra az 1980. június 19-i Római Egyezményben lefektetett és az aláíró államok által hatályba hozott és ratifikált szerződéses kötelezettségekről szóló törvény az irányadó. Azon államok esetén, amelyek nem ratifikálták vagy írták alá az egyezményt, az éppen hatályos helyi jogszabályok alkalmazandók.

5.4.

A vezetőségre vonatkozó fegyelmi intézkedések

Amennyiben a Watch Structure a Modell megsértéséről számol be, és a 5.3 (i) bekezdésnek megfelelően megállapított módon a jogsértést egy vagy több vezető követte el, a Társaság az elkövetőkkel szemben megteszi a jog és a vonatkozó 20 / 46

szerződések által lehetővé tett intézkedéseket az 5.3 (ii) bekezdésben foglalt kritériumok alapján. Ha a Modell megsértése aláássa a Társaságnak az érintett személlyel vagy személyekkel szembeni bizalmát, az érintett személyt/személyeket alapos indok alapján elbocsátja.

5.5.

Az igazgatókra vonatkozó fegyelmi intézkedések

Amennyiben az Igazgatóság egy vagy több tagja megsérti a Modellben foglaltakat, a Watch Structure tájékoztatja az Igazgatóság elnökét és az ügyvezető igazgatót. Ezt követően az Igazgatóság - az érintett felek tartózkodása mellett - lebonyolítja az összes szükséges vizsgálatot, és a Felügyelőbizottsággal történt egyeztetés után megteszi a megfelelő fegyelmi intézkedéseket, amelyek szükség esetén a delegált jogkörök biztonsági okokból történő visszavonását, vagy a helyettesítés megtárgyalása végett a részvényesek összehívását is magukban foglalhatják.

21 / 46

6. FEJEZET ELLENŐRZŐ ESZKÖZÖK 6.1.

Az ellenőrző eszközök rendszerének felépítése

Az eszközök, melyeknek célja megelőzni azon Jogszabálysértések elkövetésének a kockázatát, amelyekre a Modell született, támaszul szolgálnak a Modell általánosan kötelező alapelvének, az eni Etikai Kódexének való megfelelésben és két ellenőrzési szintre tagolhatók: 1)

2)

6.2

a tevékenységek átvilágításának általános szabványai, amelyeket a Modell által figyelembe vett valamennyi Érzékeny Tevékenység esetében alkalmazni kell; speciális ellenőrzési szabványok, amelyek az Érzékeny Tevékenységek speciális szempontjait hivatottak szabályozni és a társaság vonatkozó szabályozói eszközeinek tartalmazniuk kell. Ezen eszközök közé tartozik – a hivatkozott szabványok mellett – a Modell által adott iránymutatás is.

Az átláthatóság általános szabványai

Az Érzékeny Tevékenységek átláthatóságának általános szabványai a Modell alapján az alábbiak: a)

A feladatkörök elhatárolása: a meghatalmazó, ellenőrző és végrehajtó felek feladatköreit el kell határolni egymástól6;

b)

Szabályok: olyan vállalati szabályokat kell alkotni, amelyek biztosítják az Érzékeny Tevékenységek kezelésére irányuló általános alapelvek érvényesülését;

c)

Aláírási jogosultság és felhatalmazás: formális szabályoknak kell lenniük az aláírási jogosultság és a belső felhatalmazási jogosultságra nézve, ezzel biztosítva, hogy a fenti jogosultságok kiosztása a szervezeten belüli felelősségi körökkel összhangban van;

d)

Nyomon követhetőség: az érintett feleknek, vagy részlegeknek és/vagy az alkalmazott információs rendszernek biztosítaniuk kell az eszközök, információk és elvégzett ellenőrzések azonosítását és nyomon követhetőségét a Társaság döntéseinek megvalósítása és a pénzügyi eszközök kezelésének támogatása érdekében.

6

„eni” az eni spa-t, valamint annak Olaszországban és külföldön működő közvetlen vagy közvetett leányvállalatait foglalja magában. 22 / 46

Az átláthatóság általános szabványait az Érzékeny Tevékenységekhez kapcsolódó belső szabályozói eszközökön belüli illetékes funkciók fogják körül. Ezeket a szabályozói eszközöket a megfelelő funkciók továbbítják és osztják szét a jogszabályok és szerződések alapján, valamint kötelezik a Társaság vezetőségét és dolgozóit a betartásukra.

6.3

Érzékeny Tevékenységek és egyedi ellenőrzési szabványok

Az Igazgatótanács által a Modell jóváhagyásával, és az ügyvezető igazgató által a mindenkori aktualizálások révén, a 7. fejezetben leírtak szerint elfogadott „A Modell Érzékeny Tevékenységei és egyedi ellenőrzési szabványai” dokumentum külön rendelkezéseket tartalmaz az Érzékeny Tevékenységek jellegzetes szempontjainak kezelésére, valamint ismerteti a Társaság által alkalmazott ellenőrző eszközöket. Ezt a dokumentumot: (i) a Watch Structure tárolja el, (ii) a Watch Structure továbbítja az ügyvezető igazgató első jelentéstételi szintjéhez. A konkrét ellenőrzési szabványokat az Érzékeny Tevékenységekhez kapcsolódó belső szabályozói eszközökön belüli illetékes funkciók fogják körül; a Társaság Watch Structure-je támogatja továbbá az érintett szervezetek közötti tudásmegosztást és -terjesztést – akár belső szabályozói eszközök révén is. A Társaság szabályozói rendserét alkotó eszközöket a megfelelő funkciók továbbítják és osztják szét a jogszabályok és szerződések alapján, valamint kötelezik a Társaság vezetőségét és dolgozóit a betartásukra.

23 / 46

7. FEJEZET A MODELL AKTUALIZÁLÁSÁRA VONATKOZÓ SZABÁLYOK 7.1.

Előszó

A Társaság szervezeti struktúrájának az összetettsége miatt a Modell bármely aktualizálása egy innovációs bevezetési programra épül. 7.2.

A Bevezetési Program kidolgozásának kritériumai

A Bevezetési Program alkalmazására (vagyis a Modell és/vagy a „A Modell Érzékeny Tevékenységei és egyedi ellenőrzési szabványai” dokumentum javasolt módosítására és/vagy kiegészítésére az így elért előrelépésre irányuló bizonyíték feltüntetésével) a következő esetekben van szükség: (a) jogi személyek közigazgatási szabályok megsértéséből eredő bűncselekményekre vonatkozó kötelezettségeihez kapcsolódó jogszabályi változások esetén, (b) a Modell időszakos felülvizsgálata esetén a Társaság szervezeti struktúrájában vagy üzleti tevékenységében bekövetkező számottevő változásokkal is összefüggésben, (c) a Modell jelentős megsértése és/vagy a Modell hatékonyságának ellenőrzéséből, vagy az érintett szektor közügyeiben szerzett tapasztalatokból származó vonatkozó eredmények függvényében.

A Modell aktualizálása az ügyvezető igazgató feladata, aki annak megvalósításáért felel a Modell módszertanának és alapelveinek megfelelően. Részletesen: • a Watch Structure tájékoztatja az ügyvezető igazgatót minden olyan információról, amely a Modell aktualizálásának szükségességére utal; • az ügyvezető igazgató késedelem nélkül elindítja a Bevezetési Programot, tájékoztatva minderről az Igazgatóságot; • az érintett vállalati részlegek bevonásával kerül elkészítésre és kialakításra a Bevezetési Program; a Bevezetési Program beazonosítja a Modell aktualizálásához szükséges tevékenységeket, a felelősségi körök, az időrend és a végrehajtási módok meghatározásával együtt. Az érintett vállalati részlegek Modell megfelelő aktualizálásának érdekében kiemelten foglalkoznak a jogi és törvényi követelmények beazonosításával, úgymint az Érzékeny Tevékenységek és ellenőrzési szabványok módosításával és/vagy integrációjával.

A Bevezetési Program eredményeiről tájékoztatást kap az ügyvezető igazgató, aki a hatáskörébe tartozó szükséges intézkedésekkel együtt elfogadja őket. Az ügyvezető igazgató általi jóváhagyás után: 24 / 46

•

•

azok a végrehajtási programban foglalt módosítások és/vagy kiegészítések, amelyek nem a Modell „Általános elveire” vagy csak „A Modell Érzékeny Tevékenységei és egyedi ellenőrzési szabványai” dokumentumra vonatkoznak, azonnal hatályba lépnek és az Igazgatótanácsnak az első ülésén jóvá kell hagynia, miután értesítette az auditorok testületét. Az Igazgatótanács azonban jogosult módosításokat és/vagy kiegészítéseket javasolni; a Modellt érintő, az „Általános elvekkel” kapcsolatos módosításokat az Igazgatóság határozatban hagyta jóvá.

A Watch Structure-nek történő jelentéstételt követően az ügyvezető igazgató önállóan végezhet formális változtatásokat a Modellben és a „A Modell Érzékeny Tevékenységei és egyedi ellenőrzési szabványai” dokumentumban. A formális változtatások olyan, az érintett dokumentumok rendelkezéseire lényeges hatással nem bíró módosítások és/vagy kiegészítések, amelyek az Érzékeny Tevékenységekre, az átláthatóság általános szabványaira és konkrét ellenőrzési szabványaira irányulnak, azonban nem eredményezik ezek tartalmának vagy alkalmazási területének csökkenését vagy kiszélesítését. Ezek közé tartoznak például a tipográfiai és gépelési hibák javításai, a törvénycikkekre való hivatkozások vagy egységek és belső funkciók nevének aktualizálása vagy javítása.

A módosítások lezárultával a Watch Structure az illetékes szervezeti funkciók segítségével megőrzi és kiadja a belső vállalati funkciók felé „A Modell Érzékeny Tevékenységei és egyedi ellenőrzési szabványai” dokumentumot a fenti 6.3. bekezdés rendelkezései figyelembe vétele mellett. A Watch Structure ellenőrzi a folyamatot, a Megvalósítási Program eredményeit, valamint a szükséges intézkedések elrendelését és tájékoztatja ügyvezető igazgatót mindezen tevékenységek eredményeiről.

25 / 46

1. melléklet Az eni etikai kódexe Bevezetés Az eni7 egy nemzetközi kiterjedésű ipari vállalat, amely tevékenységei méretéből és fontosságából adódóan meghatározó szerepet játszik a piacon, illetve az eni-nél dolgozó vagy azzal együttműködő személyek és az eni működési területén élő közösségek gazdasági növekedésében és jólétében. Az eni tevékenysége során előforduló szituációk sokfélesége, a fenntartható fejlődés támasztotta kihívások, illetve a vállalat tevékenységeiben jogos érdekekkel bíró érintett személyek („Érdekelt Felek”) figyelembe vételére való igény még inkább aláhúzza annak fontosságát, hogy világosan meghatározzuk azokat az értékeket, amelyeket az Eni elfogad, elismer és magáénak vall, illetve az általa felvállalt felelősségeket, amelyek által hozzájárul egy mindenki számára jobb jövő megteremtéséhez. Ezt a célt szolgálja az eni újonnan kidolgozott Etikai Kódexe („Kódex” vagy „Etikai Kódex”). Elsődleges fontosságú, hogy az eni igazgatói, auditorai, vezetősége, alkalmazottai, valamint az eni céljainak elérése érdekében Olaszországban vagy külföldön tevékenykedő személyek (együttesen „az eni Dolgozói”) saját hatáskörükön és felelősségi körükön belül betartsák a Kódex előírásait. Ez az enivel fennálló kapcsolatukra érvényes jogi és szerződéses rendelkezések értelmében is szükséges. Az eni vállalja, hogy a Kódexszel kapcsolatos ismereteinek bővülését és konstruktív észrevételeinek meghallgatását az eni alapelvei szerint elősegíti, ezért figyelembe veszi az eni Dolgozók és Érdekelt Felek bármilyen, a Kódex érvényesítését, illetve kiegészítését célzó javaslatát vagy észrevételét. Az eni megfelelő információs, megelőzési és ellenőrző eszközök segítségével gondosan ellenőrzi a Kódex betartását, és szükség esetén intézkedéseket tesz valamennyi ügylet és eljárásmód átláthatóságának biztosítása érdekében. Az egyes eni vállalatok Watch Structure-je az Etikai Kódex biztosának („Biztos”) feladatköreit látja el. Jelen Kódexet figyelmébe ajánljuk mindazon személyeknek vagy szerveknek, amelyek az eni-vel üzleti kapcsolatban állnak.

26 / 46

I.

Általános alapelvek: fenntarthatóság és vállalati felelősség

Az eni Dolgozói mindannyian elkötelezték magukat a törvények, előírások, jogszabályok, önszabályozó kódexek, valamint az etikus viselkedés és a méltányos eljárásmód követése mellett, és ez határozza meg az eni egész szervezetének működését. Az eni üzleti és vállalati tevékenységeit az átláthatóság, őszinteség, tisztesség és jóhiszeműség jegyében, a versenyvédelmi szabályokkal összhangban folytatja. Az eni olyan irányítási rendszert kíván fenntartani és megerősíteni, amely megfelel a nemzetközi „best practice” irányelveknek, képes kezelni az Eni működése során felmerülő komplex helyzeteket, és megfelelni a fenntartható fejlődés kihívásainak. Az Érdekelt Felek bevonására szisztematikus módszerek kerültek elfogadásra, amelyek a fenntarthatósággal és a vállalati felelősséggel kapcsolatos párbeszédet mozdítják elő. Nemzetközi vállalatként, illetve partnereivel folytatott tevékenységei során az eni kiáll az emberi jogok védelme és előmozdítása mellett. Ezek az ember elidegeníthetetlen és alapvető jogai, amelyek az egyenlőségre, szolidaritásra, a háború elutasítására, a polgári és politikai jogok, társadalmi, gazdasági és kulturális jogok és az ún. harmadik generációs jogok (önmeghatározás joga, békéhez, fejlődéshez és a környezet védelméhez való jog) védelmére épülő társadalmi berendezkedés alapját képezik. A diszkrimináció, korrupció és a kényszer- vagy gyermekmunka minden formáját elutasítjuk. Külön figyelmet érdemel az emberi méltóság, szabadság és egyenlőség, a munka és a szakszervezetek szabadságának védelme, az egészség, a biztonság, a környezet és a biodiverzitás megóvása, valamint mindazok az értékek és alapelvek, amelyek, a Nemzetközi Intézményekkel és Egyezményekkel összhangban, az átláthatósággal, az energiahatékonysággal és a fenntarthatósággal kapcsolatosak. E tekintetben az eni az ENSZ Egyetemes Emberi Jogok Nyilatkozata, a Nemzetközi Munkaügyi Szervezet (ILO) Alapvető Egyezménye és az OECD multinacionális vállalatok számára kidolgozott Irányelvei keretein belül jár el. Az eni valamennyi dolgozója (bármilyen megkülönböztetés vagy kivétel nélkül) tiszteletben tartja feladatai elvégzése során a Kódex alapelveit és tartalmát mind cselekedeteiben, mind magatartásában, saját felelősségi körének megfelelően, hiszen a Kódex betartása alapvető fontosságú a munkájuk minősége és szakmai teljesítményük tekintetében. Az eni Dolgozói közötti kapcsolatokat minden szinten 27 / 46

az őszinteség, tisztesség, együttműködés, lojalitás és a kölcsönös megbecsülés vezérli. Az abban való hit, hogy egy személy az eni hasznára vagy előnyére cselekszik, semmilyen módon – sem részben, sem egészében – nem igazolhatja a Kódex alapelveibe vagy tartalmába ütköző magatartást. II.

Viselkedési szabályok, kapcsolat az érdekelt felekkel

1.

Etikus, átlátható, tisztességes és professzionális eljárás

Az eni üzleti tevékenységei során a lojalitás, tisztesség, átláthatóság, hatékonyság és a nyílt piac elveit vallja magáénak és tartja be, függetlenül az adott ügylet fontosságától. Az eni Dolgozóinak a feladataik teljesítése során felmerülő intézkedéseit, ügyleteit és az általuk folytatott tárgyalásokat, illetve általánosságban a viselkedésüket a tisztesség, teljesség, az információk átláthatóságára való törekvés és a törvényesség vezérli a tartalmat és a formát tekintve egyaránt. A hatályos jogszabályokkal és a belső szabályzatokkal összhangban törekednek arra, hogy számviteli dokumentumaik is egyértelmű és valós információt tartalmazzanak. Az eni valamennyi tevékenységét a lehető legnagyobb gondossággal és szakmai hozzáértéssel kell végezni, a kijelölt feladatnak megfelelő készségek és szakértelem alkalmazásával és olyan módon, amely az eni jó hírnevének és a róla kialakult pozitív képnek a megőrzéséhez járul hozzá. A hatályos törvényeknek és az Etikai Kódexben foglalt alapelvekkel való megfelelésből eredő kötelezettségeknek való megfelelés sérelme nélkül, a vállalat céljai, valamint a projektek, beruházások és intézkedések előterjesztése és végrehajtása arra irányuljon, hogy hosszú távon növeljék a vállalat vagyonát és javítsa irányítási tevékenységét, technológiai és információs színvonalát, valamint értéket és jólétet teremtsen az összes Érdekelt Fél számára. Bármilyen megvesztegetés, jogtalan kivételezés, összejátszás, személyes juttatások igénylése saját részre vagy mások részére akár közvetlenül, akár harmadik felek közreműködésével kivétel nélkül tilos. Tilos bármilyen természetű pénzbeli vagy anyagi juttatás közvetlen vagy közvetett nyújtása vagy felajánlása kormányképviselők, köztisztviselők, közalkalmazottak vagy részére befolyásolási céllal, vagy a hivataluk által tett fizetségként.

28 / 46

vagy egyéb előnyök harmadik felek (pl. magánalkalmazottak) intézkedésekért való

A figyelmesség eszközei, például kisebb ajándékok vagy a vendégszeretet egyes formái, csak abban az esetben megengedhetők, ha kis értékűek, egyik fél feddhetetlenségét vagy jó hírnevét sem veszélyeztetik, és külső megfigyelő számára sem értelmezhetők jogtalan előnyszerzésre tett kísérletnek. Az ilyen költségeket az érvényben lévő belső szabályzat alapján minden esetben engedélyeztetni kell a felelős vezetőkkel, és megfelelő módon dokumentálni kell. Tilos pénzt elfogadni olyan magánszemélyektől vagy vállalatoktól, amelyek az enivel üzleti kapcsolatban állnak vagy üzleti kapcsolatot kívánnak létesíteni. Ha egy személy olyan ajánlatot vagy ajándékot kap, vagy olyan különleges elbánásban részesül, amely nem tekinthető az üzleti életben szokásos kis értékű figyelmességnek, vagy harmadik felektől érkezik hozzá ilyen jellegű kérés, úgy ezt vissza kell utasítania és azonnal jeleznie kell az illető személyek felettesének vagy szervezeti egységének, valamint a Garantálónak. Az eni minden harmadik felet megfelelően tájékoztat a Kódexben lefektetett kötelességeiről és állásfoglalásáról, és megköveteli a harmadik felektől, hogy a tevékenységeiket érintő területeken működjenek együtt a Kódex alapelveivel. Amennyiben bármely harmadik fél nem működik együtt a Kódex alapelveivel, úgy az eni megteszi a megfelelő belső, vagy – ha az ügy a saját hatáskörébe tartozik, akkor – külső intézkedéseket. 2.

Kapcsolat a részvényesekkel és a piaccal

2.1 Értékteremtés a részvényeseknek, hatékonyság, átláthatóság Az eni belső struktúráját és a tevékenységében közvetlenül vagy közvetve részt vevő felekkel fenntartott kapcsolatát olyan szabályok határozzák meg, amelyek biztosítják a megbízható irányítást, valamint a vezetőség hatalma és a részvényesek és egyéb Érdekelt Felek érdekei közötti egészséges egyensúlyt. E szabályok által átláthatóvá és nyomon követhetővé válnak a vezetőség azon döntései, illetve azok az általános vállalati események, amelyek jelentősen befolyásolhatják a kibocsátott pénzügyi eszközök piaci értékét. A részvényesek számára teremtett érték maximalizálását célzó intézkedések és a vezetőség munkájának átláthatóvá tétele érdekében az eni meghatározza, alkalmazza és folyamatosan fejleszti egységbe foglalt és homogén viselkedési szabályrendszerét. Ez mind belső szervezeti struktúráját, mind pedig részvényeseivel és a harmadik felekkel fenntartott kapcsolatát meghatározza. Ez a szabályrendszer összhangban van a legmagasabb szintű nemzeti és nemzetközi vállalatirányítási normákkal. A vállalat tudatában van annak, hogy a megbízhatóság és az átláthatóság, és ezáltal a jó hírnév, valamint az Érdekelt Felek bizalmának megerősítése szempontjából alapvető fontosságú egy hatékony és működőképes szabályrendszer felállítása a vállalat számára. 29 / 46

Az eni szükségesnek tartja, hogy a részvényesek a saját hatáskörükbe tartozó ügyekben részt vehessenek a döntéshozatalban, és megfelelő információ birtokában hozhassák meg döntéseiket. Ezért az eni maximális átláthatóságot és időszerű tájékoztatást kíván nyújtani részvényesei és a piac számára (többek között a vállalat internetes oldalán keresztül) a tőzsdén jegyzett vállalatokra vonatkozó törvényeknek és jogszabályoknak megfelelően. Ezen túlmenően az eni figyelmet kíván fordítani a részvényesek jogos észrevételeire minden olyan témakörben, amelyben jogosultak észrevételeket tenni.

2.2

Önszabályozó Kódex

Az eni fő vállalatirányítási szabályai a listán szereplő társaságok számára Vállalatirányítási Kódexben található, melyet az eni betart és szükség szerint hivatkozik rá a jelen dokumentumban. 2.3

Vállalati információk

Az eni a házon belüli adatkezelésre és a külső felek részére történő kommunikációra vonatkozó szabályzatai által gondoskodik a vállalati információk megfelelő kezeléséről – különös tekintettel a kiemelt információkra. 2.4

Kiemelt információk

A rájuk bízott feladatok elvégzése során az eni valamennyi dolgozója köteles a kiemelt információk megfelelő kezelésére, így a piaci visszaélésekkel kapcsolatos vállalati szabályok ismeretére és betartására. Bármely olyan magatartás, amely piaci visszaélésnek minősül vagy azt segíti elő – kifejezetten tiltott. Az eni és az eni-n kívüli vállalatok részvényeivel való kereskedést minden esetben az abszolút átláthatóságnak és méltányosságnak kell jellemeznie. 2.5

Média

Az eni a külső szereplők részére azonnali, valós, átlátható és pontos információkat szolgáltat. A médiakapcsolatokkal kizárólag az erre a feladatra kijelölt osztályok és vezetők foglalkoznak. A média képviselőinek szánt információt és az információ nyújtásának feladatát az eni dolgozóinak előzetesen egyeztetniük kell az eni illetékes szervezeti egységével.

30 / 46

3. Kapcsolat különböző intézményekkel, szervezetekkel és helyi közösségekkel Az eni minden országban, ahol jelen van, támogatja a párbeszédet valamennyi Intézménnyel és civil szervezettel. 3.1

Hatóságok és közintézmények

Dolgozóin keresztül az eni aktívan és teljes mértékben együttműködik a Hatóságokkal. Mind az eni dolgozói, mind pedig az eni-hez valamilyen módon köthető tevékenységet folytató külső munkatársak a közigazgatási szervekkel való kapcsolataikban kötelesek biztosítani a tisztességes eljárást, az átláthatóságot és a nyomon követhetőséget. Az ilyen kapcsolatokkal kizárólag a kifejezetten erre a feladatra kijelölt osztályok és személyek foglalkozhatnak, a jóváhagyott terveknek és vállalati szabályzatoknak megfelelően. Az érintett leányvállalatok osztályainak egyeztetniük kell az eni illetékes szervezeti egységével a szükségessé váló beavatkozások minőségének értékelését, illetve intézkedéseik felosztását, végrehajtását és felügyeletét illetően. Tilos a Hatóságok részére hamis kezdeményezése vagy ösztönzése. 3.2

bevallások

benyújtása,

illetve

annak

Politikai szervezetek és szakszervezetek

Az eni sem közvetlenül, sem közvetve nem támogat semmilyen formában politikai pártokat, mozgalmakat, bizottságokat, politikai szervezeteket és szakszervezeteket, sem azok képviselőit és jelöltjeit. 3.3

Helyi közösségek fejlesztése

Az eni elkötelezte magát a működési területén élő közösségek életminősége, társadalmi-gazdasági fejlődése, illetve azok emberi erőforrásai és képességei fejlesztésének aktív előmozdítása mellett. Üzleti tevékenységét a tisztességes üzleti magatartással összeegyeztethető normák szerint folytatja. Az eni tiszteletben tartja a működési területén élő helyi közösségek kulturális, gazdasági és társadalmi jogait, és a lehető legnagyobb mértékben támogatja, hogy élhessenek is azokkal. Ide tartozik különösen a megfelelő táplálékhoz, ivóvízhez, az elérhető legmagasabb szintű fizikai és szellemi egészséghez, a megfelelő otthonhoz és az oktatáshoz való jog. Az eni tiszteletben tartja a működési területén élő helyi közösségek kulturális, gazdasági és társadalmi jogait, és a lehető legnagyobb mértékben támogatja, hogy élhessenek is azokkal. Ide tartozik különösen a 31 / 46

megfelelő táplálékhoz, ivóvízhez, az elérhető legmagasabb szintű fizikai és szellemi egészséghez, a megfelelő otthonhoz és az oktatáshoz való jog. Az eni tartózkodik az olyan intézkedésektől, amelyek az ilyen jogok gyakorlását gátolják vagy lehetetlenné teszik. Az eni törekszik a helyi közösségeknek nyújtott információk átláthatóvá tételére, különös tekintettel a számukra legnagyobb jelentőségű területekre. Az érintett szervezeti egységein keresztül az eni biztosítja a folyamatos konzultáció lehetőségét is annak érdekében, hogy kellő figyelmet fordíthasson a helyi közösségek jogos elvárásaira vállalati tevékenységeinek megtervezésekor és folytatásakor, és elősegíthesse az adott tevékenységekből származó haszon megfelelő újraelosztását. Az eni ezért törekszik vállalati értékei és alapelvei ismertté tételére szervezetének minden szintjén, többek között a megfelelő ellenőrzési folyamatokon keresztül. Ezenkívül hozzájárul a helyi közösségek jogainak védelméhez, különös tekintettel azok kultúrájára, intézményeire, kapcsolataira és életstílusára. Az eni Dolgozói kötelesek saját felelősségi körükön belül részt venni az egyedi kezdeményezések meghatározásában, összhangban az eni szabályzataival és cselekvési programjaival. Ezeket az abszolút átláthatóság követelményeinek megfelelően hajtják végre, és az enicélkitűzéseinek szerves részeként kezelik. 3.4

„Non-profit” tevékenységek támogatása

Az eni jótékonysági tevékenységei hátterében a fenntartható fejlődés iránti elkötelezettsége áll. Az eni ezért kötelességének érzi, hogy dolgozói körében erősítse, támogassa és előmozdítsa a „non-profit” tevékenységeket, amelyek tanúsítják a vállalat az iránti elkötelezettségét, hogy segítsen a működési területén élő közösségek igényeinek kielégítésében.

4. Kapcsolat az ügyfelekkel és a beszállítókkal 4.1

Ügyfelek és fogyasztók

Az eni azzal alapozza meg piaci sikerét, hogy minőségi termékeket és szolgáltatásokat kínál versenyképes feltételekkel, ugyanakkor betartja a tisztességes verseny szabályait.

32 / 46

Az eni tiszteletben tartja a fogyasztók azzal kapcsolatos jogát, hogy a hozzájuk kerülő termékek ne legyenek az egészségre és a fizikai jólétre ártalmasak, és teljes körű tájékoztatást kapjanak a számukra kínált termékekről. Az eni tudatában van annak, hogy a termékeket vagy szolgáltatásokat igénylő fogyasztók megbecsülése az üzleti siker szempontjából elsődleges fontosságú. Az üzleti szabályzatok célja az áruk és szolgáltatások minőségének és biztonságának garantálása, valamint az óvatosság elvének betartása. Ezért az eni Dolgozói kötelesek: • •

•

4.2

együttműködni az ügyfelekkel és fogyasztókkal való kapcsolatot szabályozó házon belüli előírásokkal; a szerződéses korlátozások figyelembe vételével hatékonyan és kellő figyelmesség tanúsításával olyan minőségi termékeket biztosítani, amelyek megfelelnek az ügyfelek és fogyasztók ésszerű igényeinek és elvárásainak; pontos és teljes körű információkat nyújtani a termékekről és szolgáltatásokról, és a valóságnak megfelelő hirdetések és egyéb kommunikációs eszközök által elősegíteni, hogy az ügyfelek és a fogyasztók megalapozott döntéseket hozhassanak. Beszállítók és külső közreműködők

Az eni arra törekszik, hogy professzionális beszállítókat és külső közreműködőket válasszon, amelyek képesek azonosulni a Kódex alapelveivel és tartalmával. Az Eni olyan hosszú távú kapcsolatok kialakítására törekszik, amelyek által fokozatosan növelheti teljesítményét, ugyanakkor védi és támogatja a Kódex alapelveit és tartalmát. A tendereket, közbeszerzést és általánosságban az áruszállítást és/vagy szolgáltatások nyújtását és a külső közreműködést (pl. tanácsadók, ügynökök stb.) érintő kapcsolataikban az eni dolgozói kötelesek: • követni a beszállítók és külső közreműködők kiválasztására és a velük való kapcsolattartásra vonatkozó belső szabályokat, és tartózkodni az eni beszállítói pályázataiban részt vevő és a követelményeknek megfelelő pályázók kizárásától; jól megalapozott és átlátható, helyénvaló és objektív kiválasztási módszereket alkalmazni; • biztosítani a beszállítók és külső közreműködők összehangolt együttműködését annak érdekében, hogy a tőlük jogosan elvárható mértékben garantálják az eni ügyfeleinek és fogyasztóinak folyamatos elégedettségét a minőség, a költségek és a szállítási idő vonatkozásában; • a társasággal kapcsolatban álló felekkel folytatott ügyletek törvényességére vonatkozó előírásokkal és a hatályos törvényekkel összhangban, a lehetőségekhez és a piaci feltételekhez mérten a lehető legnagyobb

33 / 46

• • •

•

mértékben felhasználni az eni vállalatai által biztosított termékeket és szolgáltatásokat; a szerződésekben említést tenni a Kódex elfogadásáról és az abban foglalt alapelvek betartására vonatkozó kötelezettségről; betartani és betartatni a szerződésekben foglalt feltételeket; nyitott és őszinte párbeszédet fenntartani a beszállítókkal és a külső közreműködőkkel, az általános üzleti gyakorlattal összhangban; a Kódex bármilyen lehetséges megsértéséről azonnal tájékoztatni a feletteseket és a Biztost; tájékoztatni az eni megfelelő szervezeti egységét bármely, egy adott szállítóval vagy külső közreműködővel kapcsolatban felmerülő súlyos problémáról, az Eni-t érintő lehetséges következmények felmérése céljából.

Díjazás kifizetése kizárólag a nyújtott és a szerződésben meghatározott szolgáltatások arányában történhet. Tilos kifizetést teljesíteni a szerződő féltől különböző harmadik fél számára, vagy olyan harmadik Országban, amely különbözik a felek országától, illetve a szerződés teljesítési helyeként meghatározott országtól8.

5. Az eni vezetősége, dolgozói és együttműködő felei 5.1

Az emberi erőforrások fejlesztése és védelme

A vállalat legfontosabb „építőkövei” az emberek. A vezetőség és az alkalmazottak elkötelezettsége és professzionális munkavégzése létfontosságú értékeket és feltételeket jelent az eni céljainak megvalósulása szempontjából. Az eni elkötelezte magát amellett, hogy fejlessze vezetősége és alkalmazottai képességeit és készségeit: így teljes mértékben kiaknázhatják energiájukat és kreativitásukat a munkában nyújtott teljesítményük során. A munkakörülményeknek biztosítaniuk kell az egyének szellemi és fizikai egészségét, valamint méltóságát. A munkavégzés során nem megengedett a túlzott mértékű nyomás vagy kellemetlen légkör teremtése: a megfelelő munkakörülmények biztosítása érdekében támogatni kell a személyiség fejlődését, és meg kell teremteni a professzionális munkavégzés kereteit. Az eni a hatályos jogi és szerződéses rendelkezésekkel teljes összhangban egyenlő esélyeket kínál valamennyi alkalmazottjának, biztosítva ezzel, hogy mindegyikük méltányos bánásmódban és bérezésben részesüljön bármilyen diszkriminációtól

8

A tiltás alkalmazásának érdekében a harmadik országok nem foglalják magukban azokat az államokat, amelyekben az eni valamely társasága/szervezete vagy szerződő fele központosított készpénzkezelési rendszert hozott létre és/vagy amelyekben ezeknek a székhelye, irodái vagy funkcionális és a szerződés teljesítéséhez szükséges üzletágai találhatók. A fenti esetekben a belső szabályozói eszközök további ellenőrzési eszközöket írnak elő a szerződő felek kiválasztása és a kifizetések tekintetében. 34 / 46

mentesen, kizárólag saját érdemei és szakmai tudása alapján. Az illetékes osztályok feladatai: • minden emberi erőforrást érintő döntéshozatalnál megfelelő, minden helyzetben alkalmazható kritériumok felállítása a (szigorúan szakmai értelemben vett) érdemek és képességek vonatkozásában; • emberi erőforrások kiválasztása, kölcsönzése, képzése, jutalmazása és a velük kapcsolatos ügyintézés bármilyen diszkriminációtól mentesen; • olyan munkakörnyezet kialakítása, amelyben az egyének jellemvonásai vagy hitnézete nem vezet diszkriminációhoz, és az eni valamennyi dolgozója nyugodt légkörben végezheti munkáját. Az eni azt szeretné, ha az eni dolgozói minden szinten együttműködnének az emberi méltóság, megbecsülés és jó hírnév tiszteletére épülő légkör fenntartásában. Az eni minden tőle telhetőt elkövet a bántónak, diszkriminatívnak vagy sértőnek tartott viselkedési módok megakadályozása érdekében. Ebbe a körbe tartozik az általános érzékenységet különösen sértő, munkahelyen kívül tanúsított magatartás is. Minden esetben, kivétel nélkül tilos minden, fizikai vagy erkölcsi bántalmazásnak minősülő magatartás. 5.2

Tudásmenedzsment

Az eni előmozdítja a kultúrát és az olyan kezdeményezéseket, amelyek az ismereteknek a szervezetén belüli terjesztésére irányulnak. Támogatja ezenkívül az olyan értékek, alapelvek, viselkedésformák és intézkedések meghatározását is, amelyek az üzleti tevékenységek fejlesztése és a vállalat fenntartható növekedése érdekében elősegítik a szakmai csoportok megújulását. Az eni biztosítja a szükséges eszközöket a szakmai csoportok tagjai, a munkacsoportok és a gyakorlati alapon szerveződő közösségek együttműködéséhez, a koordinációhoz és a szakmai ismeretekhez való hozzáféréshez. Az Eni támogatja a szervezeti egységek legfontosabb kompetenciáihoz kapcsolódó tudás gyarapítását, terjesztését és rendszerbe foglalását, és törekszik a konzisztens működés biztosításához szükséges keretrendszer kialakítására. A tudásmenedzsment feladataiban az eni valamennyi dolgozója aktívan közreműködik a rájuk bízott tevékenységek keretében, amelyek célja, hogy optimalizálják a tudás egyének közötti megosztásának és terjesztésének módszereit. 5.3

Vállalati biztonság

35 / 46

Az eni elkötelezte magát az olyan stratégiák, szabályzatok és cselekvési tervek tanulmányozása, kifejlesztése és végrehajtása mellett, amelyek célja bármely olyan szándékos vagy nem szándékos magatartás megelőzése vagy megszüntetése, amely az Eni dolgozóira és/vagy a társaság tárgyi vagy immateriális erőforrásaira nézve közvetlen vagy közvetett formában veszélyes lehet. Előnyt élveznek az olyan megelőző vagy védekező intézkedések, amelyek célja az egyéneket vagy az eszközöket fenyegető veszély elleni aktív fellépés szükségességének minimálisra csökkentése (a támadás jellegétől függően). Az eni valamennyi Dolgozójának hozzá kell járulnia a vállalati biztonság optimális szintjének fenntartásához, tartózkodva a törvénytelen vagy veszélyes magatartástól. Bármely harmadik személy által az eni eszközeinek vagy emberi erőforrásainak kárára elkövetett cselekményt jelenteni kell az illető személy feletteseinek vagy szervezeti egységének, valamint az eni érintett szervezeti egységének. A személyes biztonságot érintő, kiemelt figyelmet igénylő esetekben kötelező az eni által ilyen esetekre meghatározott utasítások követése. Tartózkodni kell az egyének saját biztonságát vagy mások biztonságát veszélyeztető viselkedéstől, és minden, a személyes biztonságra vagy harmadik felek biztonságára nézve veszélyes körülményt azonnal jelenteni kell a felettes vezetőnek. 5.4

Munkahelyi zaklatás és lelki terror

az eni támogat minden olyan kezdeményezést, amely a szervezet fejlesztését célzó munkamódszerek alkalmazására irányul. Az eni megköveteli, hogy a vállalaton belüli vagy kívüli személyes munkakapcsolatokban ne nyilvánuljon meg zaklatás vagy lelki terror. Bármely ilyen magatartás kivétel nélkül tilos, és az alábbiakat foglalja magában: Ilyen zaklatásnak minősül például: • egyes alkalmazottakra vagy alkalmazottak csoportjaira nézve megfélemlítő, ellenséges, kirekesztő vagy más módon megkülönböztető munkahelyi légkör kialakítása; • a mások által végzett munkába történő indokolatlan beavatkozás; • mások munkahelyi kilátásainak vagy várakozásai megvalósulásának akadályozása pusztán a személyes versenyképesség javítása érdekében vagy más alkalmazottak miatt. Tilos a bántalmazás vagy zaklatás bármely formája, ideértve a szexuális zaklatást vagy a személyes vagy kulturális különbözőségeken alapuló zaklatást. Ilyen zaklatásnak minősül például: • egy személy munkáját érintő döntésnek egy szexuális közeledés elfogadásától vagy a személyes és kulturális különbözőségektől való függővé tétele;

36 / 46

• • •

5.5

dolgozók szexuális szívességekre bíztatása valamely beosztásból eredő befolyás révén; személyes kapcsolat kialakítására vonatkozó ajánlat annak kifejezetet vagy egyértelmű visszautasítása ellenére; rokkantságra, fizikai vagy szellemi fogyatékosságra, vagy kulturális, vallási vagy szexuális beállítottságra vonatkozó célzás. Alkohollal, kábítószerekkel és a dohányzási tilalommal való visszaélés

Az eni valamennyi Dolgozója személyesen hozzájárul az egymás tiszteletén alapuló munkahelyi környezet kialakításához és fenntartásához, különös tekintettel mások érzéseinek tiszteletben tartására. Az eni ezért az alkoholos, kábítószeres vagy egyéb hasonló hatású anyag általi befolyásoltság alatt dolgozó egyéneket a munkahelyen az ott végzett tevékenységük folyamán úgy tekinti, hogy ezek az egyének tudatában vannak az említett anyagokkal kapcsolatos kockázatoknak. Az ilyen anyagoktól való krónikus függőség, amennyiben befolyásolja a munkateljesítményt, a szerződéses következmények szempontjából ugyanúgy tekintendő, mint a fent említett esetek. Az eni a munkaszerződések rendelkezéseinek megfelelően ilyen esetekben támogatja a megfelelő szociális intézkedések megtételét. Tilos: • munkavégzés során illetve a munkahelyen kábítószert vagy egyéb hasonló hatású anyagot bármilyen okból birtokolni, fogyasztani, kínálni vagy másnak átadni; • a munkahelyen dohányozni. Az eni támogatja a dolgozók részére a dohányzásról való leszokás érdekében indított magánkezdeményezéseket. A dohányzásra kijelölt helyek meghatározásakor kiemelt figyelmet kell fordítani azokra a személyekre, akik fizikai kellemetlenséget szenvednek el a dohányzókkal közös munkahelyi helyiségekben a füst jelenléte miatt, és védelmet igényelnek a munkahelyi „passzív dohányzás” ellen. III. 1.

Az etikai kódex bevezetésének eszközei Belső ellenőrzési és kockázatkezelési rendszer

Az eni elkötelezett amellett, hogy a jogszabályoknak és vállalati eljárásoknak való megfelelés biztosítása, a vállalati vagyon védelme, a tevékenységek hatékony és eredményes kezelése és pontos és teljes körű számviteli és pénzügyi adatok szolgáltatása, valamint a fő üzleti kockázatok felismerésének, mérésének, kezelésének és nyomon követésének megfelelő folyamata kialakítása érdekében megfelelő belső ellenőrzési és kockázatkezelési rendszert dolgozzon ki és tartson

37 / 46

fenn az üzleti tevékenységek irányítását, kezelését és nyomon követését lehetővé tevő valamennyi hasznos eszköz bevezetésével és alkalmazásával. A hatékony belső ellenőrzési és kockázatkezelési rendszer alkalmazásának felelőssége az eni szervezeti struktúráján belül az egyes szintek között megoszlik. Ezért az eni valamennyi dolgozója beosztásától és felelősségi körétől függően köteles meghatározni és aktívan előmozdítani a belső ellenőrzési rendszer megfelelő működését. Az eni szervezetének minden szintjén támogatja a szabályzatok és előírások terjesztését, tudatosítva az ellenőrzések meglétét és feltételezve a tájékozottságra épülő, önkéntes szabálykövető hozzáállást. Ezért elsősorban az eni vezetősége, valamint az eni összes dolgozója minden esetben támogatja az eni szabályozási rendszerét és abban részt vesz, illetve pozitív szemléletet tanúsítva a munkatársait is bevonja ebbe. Minden alkalmazott felelősséggel tartozik a vállalat azon anyagi és immateriális eszközeiért, amelyek a munkaköréhez kapcsolódnak. Egyetlen alkalmazott sem használhatja jogtalanul (és másoknak sem engedheti meg, hogy jogtalanul használják) az eni eszközeit és felszereléseit. Kivétel nélkül tilos minden olyan gyakorlat vagy magatartás, amely csalás elkövetéséhez vagy az abban való részvételhez kapcsolódik. Az ellenőrzési és felügyeleti szervek, az eni belső audit osztálya és az auditálásra kijelölt cégek részére teljes körű hozzáférést kell biztosítani minden olyan adathoz, dokumentumhoz és információhoz, amelyekre munkájuk végzéséhez szükségük van. 1.1

Érdekkonfliktusok

Az eni ismeri és elismeri dolgozói ahhoz való jogát, hogy részt vegyenek az eni érdekében kifejtett tevékenységekhez nem kapcsolódó egyéb befektetésekben, üzleti ügyekben és más tevékenységekben, feltéve, hogy az ilyen tevékenységek törvénybe nem ütköznek, és összeegyeztethetők az eni-vel szembeni kötelezettségekkel. Az eni olyan belső szabályozási eszközöket alkalmaz, amelyek biztosítják az igazgatók és auditorok érdekkörébe tartozó ügyletek és a kapcsolódó felekkel folytatott ügyletek átláthatóságát és tisztességességét – tartalmi és eljárási szinten egyaránt. Az eni vezetősége és alkalmazottai kötelesek elkerülni, illetve felmerülése esetén bejelenteni bármilyen érdekkonfliktust, amely személyes és családi gazdasági tevékenységeik, illetve a vállalaton belül végzett feladataik között merül fel. Így minden személy köteles felhívni a figyelmet bármilyen, számára vagy közeli 38 / 46

hozzátartozója vagy házastársa közeli hozzátartozója (második rokonsági fokig) vagy jelenleg vele egy háztartásban élő egyéb személy számára a tudomása szerint gazdasági vagy pénzügyi jelentőséggel bíró speciális helyzetre és tevékenységre (pl. tulajdonosi vagy tagsági viszony). Ide tartoznak a beszállítók, ügyfelek, versenytársak, harmadik felek és az illetékes ellenőrző vállalatok vagy azok leányvállalatai is, amelyekben a fenti személyek érdekeltséget szerezhetnek. Azt is közölni kell, hogy az illető személy(ek) ezekben a vállalatokban adminisztratív, ellenőrző vagy vezető tisztséget tölt(enek)-e be. • valamely, a társaságnál betöltött tisztség vagy a munkavégzés során szerzett információk vagy üzleti lehetőségekkel kapcsolatos értesülések tisztességtelen személyes előny (vagy harmadik felek számára előny) szerzése céljából történő felhasználása • munkával kapcsolatos tevékenységek végeztetése beszállítók, alvállalkozók vagy versenytársak alkalmazottjaival és/vagy családtagjaival. Az eni vezetősége és alkalmazottai kerülnek minden olyan helyzetet és tevékenységet, amelynél a Vállalat érdekeivel kapcsolatos érdekkonfliktus merülhet fel, vagy amelyek befolyásolhatják őket az eni érdekében történő pártatlan és a Kódex alapelveivel és tartalmával teljes mértékben összhangban lévő döntéshozatalban, vagy általánosságban a feladataik és felelősségeik megfelelő ellátásában. Bármely olyan helyzetet, amely érdekkonfliktusnak bizonyulhat vagy azt előidézheti, azonnal jelenteni kell a személy vezetőségen belüli felettesének vagy szervezeti egységének és a Biztosnak. Továbbá, az érintett fél köteles tartózkodni az operatív/döntéshozatali folyamatokban való részvételtől, és a vezetőségen belüli érintett felettes, vagy az érintett szervezet: -

1.2

meghatározza azt az operatív megoldást, amely az adott esetben biztosítani képes az átláthatóságot és a méltányos eljárásmódot a tevékenységek végzése során; az érintett felek részére (és tájékoztatásul az illető személy felettesének és a Biztosnak) továbbítja a szükséges írásbeli utasításokat; - a kapott és küldött dokumentációt az irattárban tárolja. A számviteli feljegyzések átláthatósága

A könyvelés átláthatóságát a valós, pontos és teljes körű információk használata biztosítja, amelyek a könyvelési tételek alapját képezik. A vállalat szervezeti egységeinek és vezetőségének minden tagja, valamint minden alkalmazott saját hatáskörén belül köteles együttműködni annak érdekében, hogy a működéssel kapcsolatos események időben és helyes módon kerüljenek rögzítésre a könyvelésben.

39 / 46

Tilos minden olyan magatartás, amely hátrányosan befolyásolhatja a pénzügyi beszámolókban megjelenő információk átláthatóságát vagy nyomon követhetőségét. Minden tranzakciónál gondoskodni kell a szükséges bizonylatokról annak érdekében, hogy: • a tételek rögzítése egyszerűen és pontosan történjen; • azonosíthatók legyenek a különböző felelősségi szintek, valamint a feladatok megoszlása és csoportosítása; • a tranzakciók bemutatása pontosan történjen, a tárgyi tévedések vagy értelmezési hibák elkerülése érdekében. Minden feljegyzésnek pontosan azt kell visszatükröznie, ami a bizonylatokon látható. Az eni valamennyi dolgozója köteles biztosítani a dokumentumok könnyű nyomon követhetőségét és archiválását a logikai követelmények alapján. Ha az eni bármely dolgozója a könyveléssel vagy az azt alátámasztó dokumentumokkal kapcsolatban mulasztásról, hamisításról, illetve hanyag eljárásról szerez tudomást, úgy e tényről azonnal értesítenie kell felettesét vagy szervezeti egységét, valamint a Biztost. 2.

Egészség, biztonság, környezetvédelem és közbiztonság

Az eni tevékenységeit a vonatkozó munkavédelmi, biztonsági, környezetvédelmi és közbiztonsági megállapodásokkal, nemzetközi normákkal és törvényekkel, szabályzatokkal, közigazgatási gyakorlattal és a működési terület szerinti országban érvényes szabályozással összhangban végzi. Az eni a szükséges mértékben aktívan támogatja a környezet és a természeti erőforrások védelmére irányuló tudományos és technológiai fejlesztéseket. Az ilyen tevékenységek operatív irányítása a környezetvédelem és az energiahatékonyság magas szintű követelményeivel összhangban történik, és célja a jobb munkakörülmények biztosítása, valamint a dolgozók biztonságának és egészségének védelme és a környezetvédelem. Az eni valamennyi dolgozója köteles saját felelősségi körén belül részt venni a kockázatok megelőzésében, valamint a környezetvédelmi, közbiztonsági és egészségvédelmi intézkedések megtételében saját maguk, kollégáik és harmadik felek vonatkozásában egyaránt. 3. 3.

Kutatás, innováció és a szellemi tulajdon védelme

Az eni támogatja a vezetőség és az alkalmazottak által saját beosztásukban és felelősségi körükben végzett kutatási és innovációs tevékenységeket. Az ilyen

40 / 46

tevékenységek során létrejövő minden szellemi tulajdon az eni fontos és alapvető örökös tulajdonát képezi. A kutatási és az innovációs tevékenység kiemelten összpontosít az olyan termékek, eszközök, folyamatok és magatartásformák támogatására, amelyek az energiahatékonyságot, a környezetre gyakorolt káros hatások csökkentését, a munkavállalók és az eni működési területén élő helyi közösségek egészségét és biztonságát, valamint általánosságban az üzleti tevékenységek fenntarthatóságát segítik elő. Az eni Dolgozói saját felelősségi körükön belül aktívan hozzájárulnak a szellemi tulajdon megfelelő kezeléséhez annak fejlesztése, védelme és gyarapítása érdekében.

4.

Titoktartás

4.1

Az üzleti titok védelme

Az eni tevékenységéből adódóan rendszeresen előfordul, hogy olyan információk, dokumentumok és más, tárgyalásokkal, közigazgatási eljárásokkal, pénzügyi tranzakciókkal és know-how-val kapcsolatos adatok (szerződések, okiratok, jelentések, feljegyzések, tanulmányok, vázlatok, képek, szoftverek stb.) megszerzése, tárolása, feldolgozása, közlése és terjesztése válik szükségessé, amelyek szerződéses megállapodás értelmében nem hozhatók nyilvánosságra, vagy amelyek idő előtti nyilvános közlése sértheti a vállalat érdekeit. Az elvégzett tevékenységek átláthatóságának csökkentése nélkül és a hatályos rendelkezések által előírt adatszolgáltatási kötelezettségektől eltekintve, az eni dolgozói titoktartásra kötelesek a munkahelyi tevékenységük során tudomásukra jutott minden információval kapcsolatban, a körülmények által megkívánt mértékben. Bármely, az egyes személyek munkája során vagy az eni-nél teljesített feladatokkal összefüggésben megszerzett vagy feldolgozott információ, ismeret vagy adat az eni tulajdona, és használata, közlése vagy nyilvánosságra hozatala kizárólag a vezetőségen belüli felettes külön engedélyével, az erre érvényes szabályzatokkal összhangban történhet. 4.2

A magánszféra védelme

Az eni biztosítja a Dolgozóit és a harmadik feleket érintő, az eni-n belül vagy az eni tevékenységeinek végzése során létrejött vagy megszerzett információk védelmét, és tartózkodik az ilyen információk illetéktelen felhasználásától. 41 / 46

Az eni biztosítani kívánja, hogy a személyes adatok feldolgozása szervezetén belül az alapvető emberi jogok, szabadságjogok, illetve az érintett felek méltóságának figyelembe vételével történjen, az érvényben lévő jogszabályoknak megfelelően. A személyes adatokat jogszerű és méltányos módon kell kezelni, és kizárólag olyan adatok kerülhetnek gyűjtésre és megőrzésre, amelyek meghatározott és jogszerű célból szükségesek. Az adatok legfeljebb az adatgyűjtés céljának megfelelő időtartamra őrizhetők meg. Az eni ezenkívül megfelelő megelőző biztonsági intézkedéseket tesz annak érdekében, hogy minden, személyes adatok tárolására és megőrzésére szolgáló adatbázisban kiküszöbölje az adatok megsemmisülésének vagy az adatvesztésnek a kockázatát, illetve a jogosulatlan hozzáférés vagy az engedély nélküli adatfeldolgozás lehetőségét. Az eni Dolgozói: • kizárólag olyan adatokat gyűjthetnek és dolgozhatnak fel, amelyek szükségesek és megfelelőek a munkájuk és felelősségi körük szempontjából; • az ilyen adatokat kizárólag meghatározott előírások alapján gyűjthetik és dolgozhatják fel, és megőrzésük során biztosítani kell, hogy azokhoz illetéktelen személyek ne férhessenek hozzá; • az adatokat olyan módon mutatják be és rendszerezik, hogy azokból egy betekintési jogosultsággal rendelkező személy könnyen kaphasson pontos, teljes körű és a valóságot tükröző összefoglalást; • az ilyen adatokat csak meghatározott szabályok szerint, illetve felettesük kifejezett engedélyével hozhatják nyilvánosságra, és csak annak ellenőrzése után, hogy az adatok nyilvánosságra hozhatók-e; figyelembe kell venni az eni-vel bármilyen módon kapcsolatban álló harmadik feleket érintő abszolút vagy viszonylagos korlátozásokat is, és amennyiben ez szükséges, az említett felek jóváhagyását kell kérni. 4.3 Szervezetekben való tagság, részvétel különböző kezdeményezésekben, rendezvényeken vagy külső megbeszéléseken Az eni támogatja a szervezetekben való tagságot és a különböző kezdeményezésekben, rendezvényeken vagy külső megbeszéléseken történő részvételt, amennyiben ez összeegyeztethető az adott munkával vagy szakmai tevékenységgel. A tagság és a részvétel az alábbiakat foglalja magában: • egyesületeknél, konferenciáknál, kongresszusoknál, szemináriumoknál vagy kurzusoknál fenntartott tagság; • cikkek, tanulmányok és általánosságban publikációk írása; • általános részvétel nyilvános rendezvényeken.

42 / 46

E tekintetben az eni-nek a vállalat célkitűzéseit, eredményeit és szempontjait érintő adatokat vagy híreket bemutató, illetve nyilvánosságra hozó vezetőinek és alkalmazottainak be kell tartaniuk a piaci visszaéléssel kapcsolatos vállalati előírásokat. Ezen túlmenően kötelesek megszerezni a vezetőségen belüli felettesük jóváhagyását a követendő eljárással és az elkészített szövegekkel és jelentésekkel kapcsolatban; ennek keretében a tartalmat egyeztetni kell az eni érintett szervezeti egységével. IV.

Az etikai kódex alkalmazási területei és referencia-struktúrái

A Kódex alapelvei és tartalma az eni valamennyi dolgozójára és tevékenységére érvényesek. Valamennyi tőzsdén jegyzett leányvállalat egy-egy példányt kap a Kódexből, amelynek előírásait be kell tartaniuk. Szükség esetén a Kódexet vállalatuk sajátosságainak, és saját vezetőségük önálló jogkörének megfelelően módosíthatják. A képviselők, akiket az eni a részleges tulajdonában lévő vállalatok, konzorciumok és közös vállalatok szervezetén belül kijelöl, a saját hatáskörükbe tartozó területeken dolgoznak a Kódex alapelveinek és tartalmának megismertetésén. Elsősorban az igazgatók és a vezetőség feladata, hogy pontos formába öntsék a Kódex alapelveit és tartalmát, amelyekért a vállalaton kívül és belül is felelősséggel tartoznak. Ezenkívül ők mozdítják elő a bizalmat, az összetartozás érzését és a csapatszellemet, és viselkedési modellt állítanak fel munkatársaik számára annak érdekében, hogy ők is betartsák a Kódex előírásait, és kérdéseket, javaslatokat fogalmazzanak meg az egyes rendelkezésekkel kapcsolatban. A Kódex maradéktalan betartása érdekében az eni minden egyes dolgozója közvetlenül is fordulhat a Biztoshoz. 1. A Kódex ismeretére és vonatkozó kötelezettség

a

Kódex

megsértésének

bejelentésére

A Kódex az érvényben lévő előírásokkal összhangban hozzáférhető az eni Dolgozói számára, és megtalálható az eni spa és leányvállalatai internetes és intranetes oldalain. Az eni valamennyi Dolgozójával szemben elvárás, hogy ismerjék a Kódex alapelveit és tartalmát, valamint a saját munkakörükre és felelősségi körükre vonatkozó referencia előírásokat. Az eni valamennyi dolgozója köteles: 43 / 46

• • • •

• •

tartózkodni a fenti alapelvekkel, tartalmakkal és előírásokkal ellentétes viselkedéstől; hatáskörén belül gondosan megválasztani a munkatársakat, és velük a Kódexet teljes mértékben betartatni; az eni-vel kapcsolatban álló harmadik felektől megerősítést kérni arra vonatkozólag, hogy ismerik a Kódexet; azonnal jelenteni feletteseinek vagy szervezeti egységének és a Biztosnak minden olyan saját észrevételét vagy az Érdekelt Felektől kapott információt, amely a Kódex bármilyen megsértésére vagy annak szándékára utal; a Kódex lehetséges megsértéséről szóló jelentést a Vállalati Auditorok Testülete és az eni spa Felügyeleti Szerve által lefektetett speciális szabályzatok feltételeivel összhangban kell továbbítani; a Kódex megsértésének megállapításakor együttműködni a Biztossal és az érintett osztályokkal az alkalmazható speciális előírásoknak megfelelően; szükség esetén azonnali helyesbítő intézkedéseket tenni, és kiküszöbölni bármilyen megtorlás lehetőségét.

az eni dolgozói nem folytathatnak egyéni vizsgálatot és nem cserélhetnek másokkal információt, kivéve saját feletteseiket, szervezeti egységüket és a Biztost. Ha az eni egy dolgozója a Kódex feltételezett megsértésének bejelentését követően úgy érzi, hogy megtorlás áldozatává vált, akkor közvetlenül fordulhat a Biztoshoz. 2.

Referencia-struktúrák és felügyelet

Az eni – a Biztos kinevezése által is – biztosítja: • a Kódex alapelveinek és tartalmának a lehető legszélesebb körű terjesztését az eni dolgozói és egyéb Érdekelt Felek körében, gondoskodva minden lehetséges eszközről, amelyek a Kódex tartalmának és végrehajtásának megértéséhez és értelmezéséhez, valamint annak szükség szerinti frissítéséhez szükségesek annak érdekében, hogy az igazodjon a társadalmi érzékenység és a vonatkozó jogszabályok változásaihoz; • a Kódex alapelveinek és tartalmának vagy a referencia-előírásoknak bármilyen megsértéséről érkező bejelentések kivizsgálását, a tények objektív értékelését, és szükség esetén helyénvaló szankciók alkalmazását; valamint azt, hogy egyetlen személy se szenvedjen el megtorlást, amiért információt szolgáltatott a Kódex vagy a referencia-előírások lehetséges megsértésével kapcsolatban. 2.1

Az Etikai Kódex biztosa

Az Etikai Kódex többek között az eni spa által elfogadott Szervezeti, Vezetési és Ellenőrzési Modell egy kötelező érvényű általános alapelvét testesíti meg; ez a Modell a 2001. június 8-i, 231. számú olaszországi törvényerejű rendeletben

44 / 46

lefektetett „Jogi személyek törvénysértésből származó adminisztratív felelőssége” című rendelkezésen alapul. Az eni spa a Biztos feladatköreivel a Felügyeleti Szervet bízza meg, amely a fent említett Modellel összhangban jött létre. Minden közvetlen vagy közvetett, olaszországi vagy külföldi leányvállalat a vállalat megfelelő szerve által kibocsátott szabályszerű okirat formájában saját Felügyeleti Szervét bízza meg a Biztos feladatköreivel. A Biztos az alábbi feladatköröket látja el: • a Kódex megvalósításának előmozdítása és segítése, valamint referenciaelőírások kibocsátása; a vállalat ügyvezető igazgatója részére olyan hasznos kezdeményezések előterjesztése és ajánlása, amelyek a Kódex még szélesebb körű terjesztését és megismertetését célozzák, és segítenek megelőzni az azt sértő magatartásformák ismételt előfordulását; • az Etikai Kódexszel kapcsolatos ismeretek kommunikációs programokon és az eni vezetőségének és dolgozóinak speciális képzésén keresztül történő bővítése; • megfelelő vizsgálati eljárás indítása a Kódex megsértésével kapcsolatos bejelentések kivizsgálására; az eni dolgozói kérésére intézkedések tétele abban az esetben, ha arról érkezik bejelentés, hogy a Kódex megsértésének ügyével nem foglalkoztak megfelelően, vagy ha az eni valamely dolgozója ellen megtorlást követtek el a Kódex megsértésének bejelentése miatt; • a megfelelő szervezeti egységek értesítése a vizsgálat eredményéről a lehetséges szankció alkalmazásával kapcsolatban; a megfelelő üzletág/terület tájékoztatása a szükséges intézkedések alkalmazásával kapcsolatban. Az eni spa Biztosa ezenkívül féléves jelentést nyújt be a Kódex alkalmazásáról és esetleges módosításának szükségességéről az Ellenőrzési és Kockázatkezelési Bizottságnak, a Vállalati Auditorok Testületének, valamint az Elnöknek és a ügyvezető igazgatónak, akik erről az Igazgatóságnak tartoznak beszámolással. Feladatai teljesítése során az eni spa Biztosa tartózkodik az „eni spa Watch Structure-je Technikai Titkárságától 231”, mely neki tartozik jelentéstétellel. A Technikai Titkárságot az eni spa illetékes szervei támogatják, valamint elindítja és fenntartja a jelentések és kommunikációk megfelelő áramlását a leányvállalatok Biztosaival. A Biztosnak címzett minden információt az alábbi e-mail címre kell küldeni: [email protected]. 2.2

Kódex Promóciós Csapat

45 / 46

A Kódex az érvényben lévő előírásokkal összhangban hozzáférhető az eni Dolgozói számára, és megtalálható az eni spa és leányvállalatai internetes és intranetes oldalain. A Kódexszel kapcsolatos ismeretek elmélyítése és alkalmazásának megkönnyítése érdekében jött létre a Kódex Promóciós Csapat, amely az eni spa Biztosa felé tartozik számadással. A Csapat támogatja az eni-t minden olyan eszköz biztosításával, amely segíti a Kódex értelmezését és végrehajtását. A Csapat tagjait az eni spa ügyvezető igazgatója jelöli ki az eni spa. 3.

A Kódex felülvizsgálata

A Kódex felülvizsgálatát az eni spa Igazgatósága hagyja jóvá az ügyvezető igazgató javaslatára. Az ügyvezető igazgató az Elnökkel együttműködésben dönt, és a döntés meghozatala előtt kikérik a Vállalati Auditorok Testületének véleményét is. A módosítási javaslat készítése során figyelembe veszik az Érdekelt Feleknek a Kódex alapelveire és tartalmára vonatkozó értékelését, ösztönözve az Érdekelt Feleket az aktív részvételre és arra, hogy mutassanak rá a Kódex esetleges hiányosságaira.

4.

A Kódex szerződéses jellege

A hatályos törvényeknek megfelelően illetve azok értelmében a Kódexben foglalt szabályok betartása az eni dolgozóinak alapvető szerződéses kötelezettsége. A Kódex alapelveinek és tartalmának bármilyen megsértése a munkaviszony illetve a fegyelmi szabályok tekintetében elsődleges kötelességszegésnek minősül, és a törvényben meghatározott következményeket vonhatja maga után. Ilyen következmény lehet a munkaszerződés felbontása és a Kódex megsértéséből eredő károkkal kapcsolatos kártérítési kötelezettség.

46 / 46