Mendelova univerzita v Brně Institut celoživotního vzdělávání
Systém agend pro školy SAS Závěrečná práce
Vedoucí práce:
Vypracoval
doc. Ing. Ivana Rábová, Ph.D.
Týn nad Vltavou 2011
Ing. Zdeněk Brada
Rád bych touto cestou poděkoval především paní docentce Ing. Ivaně Rábové, Ph.D. za pomoc při vedení mé závěrečné práce. Dále bych chtěl poděkovat všem pedagogům, kteří mi během celého studia kursu Koordinace v oblasti ICT poskytli mnoho užitečných informací pro další práci ve škole.
Prohlašuji, že jsem závěrečnou práci zpracoval samostatně s použitím uvedené literatury a internetových odkazů. V Týně nad Vltavou dne 15. srpna 2011
__________________
Abstract This final theses describes and evaluates the school information system which I am in charge of, taking in consideration the following three aspects: -
processing the documents worked out by class teachers in written and electronic form,
-
comparing and evaluating both forms from various points of view,
-
experience of teachers, students and their epresentatives by law.
Keywords System, final theses, document.
Abstrakt Závěrečná práce se zabývá popisem a hodnocením informačního systému školy, ve které jsem zaměstnán a to ze tří pohledů: − zpracování dokumentů vedených třídním učitelem písemně a elektronicky, − porovnání obou způsobů z různých pohledů, − zkušenosti učitelů, žáků a jejich zákonných zástupců. Klíčová slova Systém, závěrečná práce, dokument.
8
9
Obsah: 1 ÚVOD A CÍL PRÁCE .......................................................................................................................... 11 1.1 ÚVOD ............................................................................................................................................... 11 1.2 CÍL PRÁCE ........................................................................................................................................ 12 2 SOUČASNÝ STAV POZNATKŮ ....................................................................................................... 13 3 ZÁKLADNÍ POJMY............................................................................................................................ 14 4 DOKUMENTACE STŘEDNÍ ŠKOLY .............................................................................................. 17 5 INFORMAČNÍ SYSTÉMY V PODNICÍCH A ŠKOLÁCH............................................................. 19 5.1 HLAVNÍ VLASTNOSTI PROGRAMU ..................................................................................................... 21 5.2 STRUČNÝ POPIS JEDNOTLIVÝCH MODULŮ ........................................................................................ 23 5.3 PŘEHLEDOVÉ SCHÉMA PROGRAMOVÝCH MODULŮ ........................................................................... 25 5.4 HLAVNÍ CHARAKTERISTIKY SYSTÉMU SAS...................................................................................... 25 5.5 MOŽNOSTI PODPORY UŽIVATELŮ SYSTÉMU SAS ............................................................................. 25 5.6 EVIDENCE ŽÁKŮ ............................................................................................................................... 28 5.7 ŠKOLNÍ MATRIKA ............................................................................................................................. 34 5.8 KLASIFIKACE, VYSVĚDČENÍ ............................................................................................................. 38 5.9 SAS - V PRŮBĚHU ŠKOLNÍHO ROKU .................................................................................................. 43 5.10 SAS - INTERNETOVÁ APLIKACE...................................................................................................... 46 6 PÍSEMNÁ A ELEKTRONICKÁ DOKUMENTACE ....................................................................... 50 6.1 TŘÍDNÍ KNIHA .................................................................................................................................. 50 6.2 PRŮBĚŽNÁ KLASIFIKACE .................................................................................................................. 53 6.3 KATALOGOVÉ LISTY A KATALOGY ................................................................................................... 53 6.4 SHRNUTÍ .......................................................................................................................................... 54 7 PODMÍNKY ÚČELNÉHO VYUŽITÍ SOFTWARU SAS................................................................ 55 8 ZKUŠENOSTI SE SYSTÉMEM SAS VE ŠKOLE ........................................................................... 57 8.1 ZKUŠENOSTI UČITELŮ ...................................................................................................................... 57 8.2 ZKUŠENOSTI ŽÁKŮ A JEJICH ZÁKONNÝCH ZÁSTUPCŮ ....................................................................... 57 9 ZÁVĚR .................................................................................................................................................. 58 10 SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY ............................................................................................... 60
10
11
1 ÚVOD A CÍL PRÁCE 1.1 Úvod Podnikové aplikace a informační systémy jsou dnes srdcem každého podniku a organizace a naprostá většina z nich by bez nich dávno zkrachovala nebo se utopila v záplavě konkurenčních firem. Software, který dnes řídí a udržuje v chodu celé společnosti, malé firmy i velké organizace, přitom prošel během několika desítek let velmi prudkým rozvojem. (http://hn.ihned.cz - 10.7.2011) Již dlouho je jasné, že hospodářství vyspělých zemí netáhnou jen hmotné výrobky, ale také informace, znalosti a nové technologie. To si uvědomují i podniky a instituce, což napomáhá k rozvoji IS (http://cs.wikipedia.org – 10.7.2011) Současnou uspěchanou dobu můžeme charakterizovat rychlým rozvojem informačních technologií, které se rozšiřují do všech odvětví našeho života, ale zejména také do školství. S vývojem výpočetní techniky je spojena spousta činností jako jsou zpracovávání různých údajů, přenos dat, získávání informací a jejich uchovávání. S požadavkem poskytování různých informací a služeb vznikají nové instituce, nová povolání. Na moderních informačně komunikačních technologiích je závislé vzdělávání osob. Školy se potýkají v poslední době s nedostatkem žáků a ocitají se v konkurenčním prostředí a záleží na vedení školy, jak se jí podaří v tomto prostředí dále existovat a vzdělávat a vychovávat své žáky. Hodně pro úspěch školy znamená hodnocení veřejnosti a proto o ní musí být veřejnost informována a to cestou vlastních webových stránek (internet má již snad každá firmy, každý podnikatel, celá řada domácností), prostřednictvím různých prezentací nebo cestou hromadných sdělovacích prostředků (inzeráty v denním tisku celoplošném nebo místním, v rozhlasovém vysílání apod.). Těmito cestami může škola předávat informace všem osobám nebo jen určené konkrétním osobám nebo určitému okruhu osob. Kromě uchovávání a předávání potřebných informací je nutné využití informačně komunikační i v dalších oblastech a činnostech školy jako je výuka, administrativní činnost atd.
12
Předávání informací elektronickou formou v současnosti vytlačuje jejich předávání v papírové podobě, ale je nutno si uvědomit, že ne ve všech případech to lze.
1.2 Cíl práce Cílem závěrečné práce je charakterizovat a zhodnotit stávající informační systém SAS – Systém agend pro školy, verze 7.1, který je provozován na Střední odborné škole a Středním odborném učilišti Hněvkovice 1. Teoretická část pojednává nejen o informačních systémech obecně, ale také o legislativě, kterou se školy ať už přímo nebo prostřednictvím svých informačních systémů musí povinně řídit a o povinné dokumentaci podle školského zákona. Významná část práce je zaměřena na charakteristiku jmenovaného informačního systému, na popis jeho modulů a funkci z pohledu jeho uživatelů. Hodnocení systému je provedeno na třech povinných aktivitách učitelů, kterými jsou vedení třídní knihy, zaznamenávání průběžné klasifikace a vedení katalogových listů a to ze tří pohledů: − zpracování dokumentů písemně a elektronicky, − porovnání obou způsobů z různých pohledů, − zkušenosti učitelů, žáků a jejich zákonných zástupců. Diskutováno je také účelné využití softwarové aplikace na škole a zkušenosti jednotlivých uživatelských skupin.
13
2 SOUČASNÝ STAV POZNATKŮ Dokumentace, kterou musí školy vést, je nařízena především školským zákonem (zákon č. 49/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 561/2004 Sb.). Při vedení veškeré dokumentace se musí respektovat ustanovení dalších zákonů a vyhlášek (zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, vyhláška č. 389/2006, kterou se mění vyhláška č. 364/2005 Sb., o vedení dokumentace škol a školských zařízení a školní matriky a o předávání údajů z dokumentace škol a školských zařízení a ze školní matriky (vyhláška o dokumentaci škol a školských zařízení). Řešením elektronického vedení dokumentace školy se zabývá několik softwarových firem, jejichž produkty lze nalézt na jejich internetových stránkách. Lze také najít spoustu publikací, které se zabývají informačními systémy, počítačovými sítěmi, internetem, komunikačními technologiemi a dalšími oblastmi, které se prolínají elektronickým vedením dokumentace školy.
14
3 ZÁKLADNÍ POJMY Je nutné vysvětlit některé pojmy používané v následujících částech závěrečné práce. Dokumenty jsou všechny záznamy, které vznikly z různé činnosti školy a kterými může škola prováděnou činnost doložit při různých kontrolách. Dokumentem může být písemný záznam (zápisy z porad, protokoly o úrazu, finanční doklady apod.), různé fotografie nebo i videozáznam. Informační systém (IS) je soubor lidí, technologických prostředků a metod, které zabezpečují sběr, přenos, zpracování a uchování dat za účelem tvorby prezentace informací pro potřeby uživatelů. Příkladem informačního systému může být kartotéka, telefonní seznam, kniha došlé pošty nebo účetnictví. Systém nemusí být nutně automatizovaný pomocí počítačů a může být i v papírové podobě. Internet je celosvětová počítačová síť, ve které jsou počítače vzájemně propojeny a díky tomu mohou spolu komunikovat a předávat si nebo sdílet informace. Propojení je umožněno díky protokolu TCP/IP, pomocí kterého spolu počítače komunikují. Internet je tedy nepřeberný zdroj informací dostupných uživateli. Nabízí moře adres obsahujících materiály od osobních stránek, obrazových galerií, přes specializované informační stránky až třeba po literární tvorbu. Informacemi míníme sdělení, které odstraňuje nejistotu nebo nevědomost, daty míníme jakékoli zaznamenané poznatky či fakta. Jako zvláštní pojem zde vystupuje také znalost představující zobecnění poznání určité části reality. Informace je údaj (množné číslo data), ke kterým si člověk přiřadí význam, je to jakýkoliv údaj nebo sdělení, který se zaznamenává v souvislosti s činností školy. Mezi velmi důležité informace patří osobní údaje. Zákon č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů v § 4 vymezuje tyto další pojmy: a) osobní údaje je jakýkoliv údaj týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů. Subjekt údajů se považuje za určený nebo určitelný, jestliže lze
15
na základě jednoho či více osobních údajů přímo či nepřímo zjistit jeho identitu. O osobní údaj se nejedná, pokud je třeba ke zjištění identity subjektu údajů nepřiměřené množství času, úsilí či materiálních prostředků, b) citlivý údaje je osobní údaj vypovídající o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, trestné činnosti, zdravotním stavu a sexuálním životě subjektu údajů, c) anonymní údaje je takový údaj, který buď v původním tvaru nebo po provedeném zpracování nelze vztáhnout k určenému nebo určitelnému subjektu údajů, d) subjekt údajů je fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují, e) zpracování osobních údajů je jakákoliv operace nebo soustava operací, které správce nebo zpracovatel systematicky provádějí s osobními údaji, a to automatizovaně nebo jinými prostředky. Zpracováním osobních údaj se rozumí zejména shromažďování, ukládání na nosiče informací, zpřístupňování, úprava nebo pozměňování, vyhledávání, používání, předávání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměna, třídění nebo kombinování, blokování a likvidace, f) shromažďování osobních údajů je systematický postup nebo soubor postupů, jehož cílem je získání osobních údajů za účelem jejich dalšího uložení na nosič informací pro jejich okamžité nebo pozdější zpracování, g) uchovávání osobních údajů je udržování údajů v takové podobě, která je umožňuje dále zpracovávat, h) blokování osobních údajů je vytvoření takového stavu, při kterém je osobní údaj určitou dobu nepřístupný a nelze jej jinak zpracovávat, i) likvidace osobních údajů je fyzické zničení jejich nosiče, jejich fyzické vymazání nebo jejich trvalé vyloučení z dalších zpracování, j) správce je každý subjekt, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování a odpovídá za něj. Zpracováním osobních údajů může správce zmocnit nebo pověřit zpracovatele, pokud zvláštní zákon nestanoví jinak, k) zpracovatele je každý subjekt, který na základě zvláštního zákona nebo pověření správcem zpracovává osobní údaje podle tohoto zákona,
16
l) zveřejněný osobní údaj je osobní údaj zpřístupněný zejména hromadnými sdělovacími prostředky, jiným veřejným sdělením nebo jako součást veřejného seznamu.
17
4 DOKUMENTACE STŘEDNÍ ŠKOLY Podle § 28 odst. 1 Školského zákona školy vedou podle povahy své činnosti tuto dokumentaci: a) rozhodnutí o zápisu do školského rejstříku a o jeho změnách a doklady uvedené v § 147, b) evidenci dětí, žáků nebo studentů (dále jen „školní matrika“), c) doklady o přijímání dětí, žáků, studentů a uchazečů ke vzdělávání, o průběhu vzdělávání a jeho ukončování, d) vzdělávací programy podle § 4 až 6, e) výroční zprávy o činnosti školy, zprávy o vlastním hodnocení školy, f) třídní knihu, která obsahuje průkazné údaje o poskytovaném vzdělávání a jeho průběhu, g) školní řád nebo vnitřní řád, rozvrh vyučovacích hodin, h) záznamy z pedagogických rad, i) knihu úrazů a záznamy o úrazech dětí, žáků a studentů, popřípadě lékařské posudky, j) protokoly a záznamy o provedených kontrolách a inspekční zprávy, k) personální a mzdovou dokumentaci, hospodářskou dokumentaci a účetní evidenci (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů) a další dokumentaci stanovenou zvláštními právními předpisy (například § 50 a 52 zákona č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví a o změně některých souvisejících zákonů). Podle odst. 2 školského zákona školní matrika školy obsahuje tyto údaje o dítěti, žákovi nebo studentovi: a) jméno a příjmení, rodné číslo, státní občanství, místo narození a místo trvalého pobytu, b) údaje o předchozím vzdělávání, včetně dosaženého stupně vzdělání, c) obor, formu a délku vzdělávání, jde-li o střední a vyšší odbornou školu, d) datum zahájení vzdělávání ve škole, e) údaje o průběhu a výsledcích vzdělávání ve škole, vyučovací jazyk, f) údaje o tom, zda je dítě, žák nebo student zdravotně postižen, včetně údaje o druhu postižení, nebo zdravotně znevýhodněn; popřípadě údaj o tom, zda
18
je dítě, žák nebo student sociálně znevýhodněn, pokud je škole tento údaj zákonným zástupcem dítěte nebo nezletilého žáka nebo zletilým žákem či studentem poskytnut, g) údaje o zdravotní způsobilosti ke vzdělávání a o zdravotních obtížích, které by mohly mít vliv na průběh vzdělávání, h) datum ukončení vzdělávání ve škole; údaje o zkoušce, jíž bylo vzdělávání ve střední nebo vyšší odborné škole ukončeno, i) jméno a příjmení zákonného zástupce, místo trvalého pobytu a adresu pro doručování písemností, telefonické spojení. Podle odst. 9 školy vedou evidenci tiskopisů vysvědčení, která jsou dokladem o dosaženém stupni vzdělání, výučních listů a diplomů o absolutoriu.
19
5 INFORMAČNÍ SYSTÉMY V PODNICÍCH A ŠKOLÁCH Informační systém (IS) lze chápat jako systém vzájemně propojených informací a procesů, které s těmito informacemi pracují. Přičemž pod pojmem procesy rozumíme funkce, které zpracovávají informace do systému vstupující a transformují je na informace ze systému vystupující. Zjednodušeně můžeme říci, že procesy jsou funkce zabezpečující sběr, přenos, uložení, zpracování a distribuci informací. Pod pojmem informace pak rozumíme data, která slouží zejména pro rozhodování a řízení v rozsáhlejším systému. Do celkové funkce IS se také promítá nezanedbatelná položka okolí. Okolí informačního systému tvoří veškeré objekty, které změnou svých vlastností ovlivňují samotný systém, a také objekty, které naopak mění své vlastnosti v závislosti na systému. Celkově tedy můžeme říci, že IS je softwarové vybavení firmy, které je schopné na základě zpracovávaných informací řídit procesy podniku nebo poskytovat tyto informace řídícím pracovníkům tak, aby byli schopni vykonávat řídící funkce, mezi které patří zejména plánování, koordinace a kontrola veškerých procesů firmy. Kvalitní IS je v současnosti nutnou podmínkou úspěšnosti firem ve všech oblastech podnikání. Hlavním důvodem nutnosti vlastnit kvalitní IS je to, že Informační systém je jedním z hlavních faktorů efektivnosti řízení a konkurenceschopnosti firmy. Potřeba kvalitního IS roste s významem informace a dnešní firmy jsou závislé na kvalitních a včasných informacích. Tato situace je způsobena především prudkým růstem informatizace společnosti a právě proto se v posledních letech výrazně, a to až několikanásobně, zvyšují objemy finančních prostředků investovaných do inovace Informačních systémů a Informační technologie (IS/IT) (http://www.fi.muni.cz/~smid/mis-infsys.htm) Informační systém by měl svým uživatelům usnadňovat život, a to především z hlediska procesů. Každý proces má určitou posloupnost, určitý sled událostí a aktivit, které je nutné v jeho průběhu zrealizovat. Informační systém by pak měl tyto procesy co nejvíce zjednodušit, usnadnit jejich průběh. Proto je
20
výhodou informačního systému fakt, že umožňuje nadefinovat si procesy v organizaci tak, aby se z jedné fáze procesu v podstatě automaticky přecházelo do fáze další, systém spoustu práce udělá za nás a šetří tak cenný čas i náklady. (http://www.informacni-system.biz/index.php/category/informacni-systemyv-podnicich/ - 20.7.2011) Složky informačního systému: -
programové vybavení (software
-
hardware
-
databáze
-
lidská složka
-
organizační uspořádání
-
kontext informačního systému
Mezi požadavky uživatelů na informační systém patří spolehlivost, efektivní provozovatelnost (ve vztahu k nákladům), pružnost (schopnost rozvoje), udržovatelnost a bezpečnost. Efektivnost systému je nesnadno hodnotitelná, protože finanční náklady na jeho provoz a udržování jsou viditelné, ale přínos je nepřímý, lze hodnotit úsporu času při vyhledávání informací, při velmi rychlém přístupu k archívním záznamům oproti vyhledávání informací v písemných archívech, při možnosti tisku různých sestav na předem připravené formuláře softwarem, které lze v průběhu používání informačního systému upravovat podle potřeby. Uživatelé informačního systému požadují, aby poskytované informace byly aktuální a včasné, odpovídající potřebám, přesné bez chyb a bez možnosti chybné interpretace, ověřitelné pomocí kontrolních mechanismů. (http://homel.vsb.cz/~dan11/is2011/1%20Informacni%20systemy%20%20uvod.ppt#294,1,INFORMAČNÍ SYSTÉMY – 20.7.2011). Z několika informačních systémů, které jsou k využití pro školy, se budu ve své práci zabývat softwarem firmy MP-Soft a.s. SAS - Systém agend pro školy. (http://www.mp-soft.cz) Tento software je ideálním prostředkem, který usnadňuje administrativní činnosti školy. Je připraven jako prostředek vedení školské matriky, kterou jsou
21
podle školského zákona povinny vést školy všech stupňů. Program se neustále vyvíjí a velmi rychle reaguje na změny ve školské legislativě a požadavky škol.
5.1 Hlavní vlastnosti programu −
integrovaný softwarový balík pro automatizaci administrativních činností školy,
−
určen pro základní, střední školy (gymnázia, SPŠ, SOŠ, SOU, OA ...) a vyšší odborné školy,
−
tento software má skoro 1000 uživatelů z celé ČR,
−
je to evidence dat, jejich zpracování, vyhledávání a vyhodnocování,
−
nabízí tisky seznamů, karet, dopisů, vysvědčení, formulářů,
−
umožňuje upravovat a vytvářet tiskové sestavy podle vlastních potřeb,
−
umožňuje výběr karet podle zvolených podmínek,
−
data lze zpracovávat na samostatných počítačích nebo v lokální síti,
−
každý uživatel může mít specifická přístupová práva,
−
poskytuje kontextovou nápovědu, podrobné uživatelské příručky.
Program SAS sestává z několika modulů - má modulovou strukturu. Spuštěním programu (sas.exe) se spustí tzv. Hlavní modul, z něhož se spouští všechny ostatní moduly programu, vyjma modulu „Správce databáze“, který má zvláštní postavení. „Správce databáze“ je modul určený pro speciální operace s databází, které nelze provádět přímo v prostředí systému SAS. Tento modul je přístupný z nabídky Start (Start | Programy | Systém agend pro školy | Správce databáze). Po spuštění tento modul vyžaduje přihlášení a přihlásit se lze pouze údaji z kartičky uživatele.
22
Některé moduly programu (např. Evidence a Klasifikace žáků) lze provozovat na dvou instancích (skupina 1 a 2) a tím vest logicky oddělená data stejného významu (např. pro dvě organizační součásti školy). Jiné moduly lze provozovat v jediné instance (jediná data pro celou školu), např. Evidence pracovníků či Hospodářský majetek. Z Hlavního modulu lze provádět zálohování dat (nabídka Systém / Zálohování), nikoliv však obnovu dat ( to lze pouze v modulu „Správce databáze“). Vedle spouštění ostatních modulů je jeho významnou funkcí (nabídka Operace) provádění „převodu na 2. pololetí“, „převodu na nový školní rok“ a „příprava nového školního roku“. V nabídce Operace jsou přístupné vždy jen ty funkce, které mají v daném okamžiku význam. V nabídce Konfigurace se zvolí školní rok a pololetí, se kterým se bude pracovat, vyplní se základní údaje o škole a nastaví se parametry modulu (funkce Konfigurace / Možnosti). V Hlavním modulu je rovněž soustředěna práce s číselníky programu (využívají je ostatní moduly) a funkce pro aktualizaci centrálních číselníků, které dodává ÚIV.
23
5.2 Stručný popis jednotlivých modulů Školní matrika Základní funkcí systému SAS je vedení školní matriky a řešení sběru individuálních údajů. Jsou evidovány všechny požadované údaje o žákovi, s požadovaným napojením na centrální číselníky. Průběžně se zaznamenávají změny o žákovi (odchod ze školy, změna bydliště apod.). Při sběru dat je kontrolováno vyplnění povinných údajů a jsou prováděny logické kontroly mezi údaji. Zápis žáků Modul určený pro základní školy. Evidence budoucích žáků, rozhodnutí o zápisu, rozdělení zapsaných žáků do tříd. Přijímací řízení Modul určený pro střední a vyšší odborné školy. Evidence uchazečů o studium, klasifikace přijímací zkoušky, vyhodnocení zkoušek a přijetí. Tisk pozvánek, rozhodnutí o přijetí, výsledkových listin, rozdělení do učeben a dalších seznamů. Třídní kniha Sledování údajů o poskytovaném vzdělávání a jeho průběhu. Průběžná klasifikace Systém SAS umožňuje zadávat průběžně během roku klasifikaci žáků v jednotlivých předmětech. Průběžná absence Během roku je možné průběžně sledovat, kdy žák chybí, ve kterých hodinách a zda je absence omluvena. Tisk vysvědčení Tisk vysvědčení je možné provádět do všech obvyklých formulářů, je možné tisknout vysvědčení v prvním pololetí a dotisknout ve druhém pololetí nebo v prvním pololetí tisknout výpis z vysvědčení a celé vysvědčení vytisknout až na konci školního roku. Kromě vysvědčení a výpisů z vysvědčení lze tisknout různé seznamy, přehledy, dopisy apod. Vše je možné upravovat podle potřeb a požadavků školy.
24
Rozvrh hodin Pořízení rozvrhu, automatické nasazování lístků, kontrola kolizí a vazeb, tisky rozvrhů pro třídy, jednotlivé učebny a učitele. Suplování Vyhledání vhodného učitele pro suplování. Tisky suplování pro den, tisky seznamů odsuplovaných hodin učitele. Evidence pracovníků Evidence údajů o pracovnících školy. Možnost práce s archivem bývalých pracovníků. Školní knihovna Evidence knih ve školní knihovně, evidence čtenářů. Sledování půjčování knih, upomínky. Možnost využití čtečky čárových kódů. Majetek školy Evidence hospodářského majetku na škole, zajišťuje výpočet daňových a účetních odpisů. Možnost využití čtečky čárových kódů. Informační nástěnka Evidence oznámení pro zobrazení na informační nástěnce školy na Internetu. Oznámení může být veřejné (může ho shlédnout kdokoliv), nebo interní pro pracovníky školy, žáky nebo jejich zákonné zástupce. Plán akcí Evidence různých akcí školy, které je možné předem plánovat a následně hodnotit. Akce je možné vybírat podle různých kritérií. Informace po Internetu Internetová aplikace SAS umožňuje zobrazovat odpovídající údaje z databáze SAS na Internetu. Informace jsou veřejné, přístupné všem uživatelům Internetu (např. základní údaje o škole, veřejná nástěnka aj.) a neveřejné, přístupné po přihlášení uživatele (např. rodič žáka získá informace o průběžné klasifikaci, absenci, výchovných opatřeních apod.).
25
5.3 Přehledové schéma programových modulů
5.4 Hlavní charakteristiky systému SAS −
vedení školní matriky a předávání údajů ze školní matriky,
−
vzájemná provázanost dat, možnost práce v sítích,
−
přístupová práva k modulům a funkcím pro každého uživatele,
−
možnost výběru dat podle zvolených podmínek,
−
tisky seznamů, karet, dopisů, vysvědčení, formulářů ve všech modulech,
−
úprava a vytváření tiskových sestav podle vlastních potřeb,
−
grafické znázornění statistik s možností volby typu grafu,
−
spolupráce se čtečkou čárových kódů, tisk čárových kódů,
−
propojení na internet (zprávy, automatické aktualizace).
5.5 Možnosti podpory uživatelů systému SAS Firma MP-Soft považuje péči o zákazníky za důležitou součást provozování systému SAS na školách. Její nabídka je široká a poskytuje: −
školení pro začátečníky,
−
školení pro pokročilé,
−
konzultace po telefonu,
−
internetová podpora,
−
osobní konzultace,
−
konzultační střediska na školách,
26 −
pravidelné semináře uživatelů,
−
průběžné aktualizace,
−
video ukázky a tutoriály,
−
zasílání aktuálních informací.
Školení Systém SAS je obsáhlý systém, který pokrývá celou řadu školních agend. Je proto logické, že jsou pro uživatele připravována různá tématicky zaměřená školení pro začátečníky i pokročilé uživatele. Školení jsou konána regionálně v konzultačních střediscích nebo přímo na konkrétní škole. Centrum zákaznické podpory systému SAS Úlohou centra zákaznické podpory je zastřešit a koordinovat činnost konzultačních středisek a vytvořit pro zákazníky primární „garantované vstupní centrum“ technické podpory, které podle konkrétní situace a potřeby: −
vyřizuje požadavky a řeší problémy zákazníků ve vlastní režii,
−
postupuje problémy k řešení programátorům,
−
přesměrovává požadavky na jednotlivá konzultační střediska,
−
provádí školení uživatelů a osobní konzultace, která nemohou zajistit konzultační střediska,
−
shromažďuje od zákazníků požadavky na další vývoj a úpravy programu SAS a formuluje v tomto ohledu potřebné priority.
Konzultační střediska K dispozici je síť regionálních konzultačních středisek systému SAS. Tato střediska jsou dlouholetými uživateli systému a jsou schopna poskytnout konzultační a poradenskou činnost a provádět školení systému SAS. Střediska byla autorizována firmou MP-Soft k provádění této činnosti. Semináře uživatelů Pravidelně dvakrát ročně (na jaře a na podzim) firma MP-Soft pořádá pracovní semináře zaměřené na systém SAS. Semináře jsou pro zájemce zdarma. Účelem těchto seminářů je: −
předvést a vysvětlit změny v nové verzi systému SAS,
27 −
vysvětlovat obtížnější funkce programu a pracovní postupy při řešení různých úkolů na škole (např. jednotlivé kroky při provádění přijímacího řízení),
−
vysvětlit základní funkce a ovládání pro začátečníky a zájemce, kteří neznají tento systém,
−
pomoc při problémech,
−
předávání zkušeností mezi uživateli,
−
připomínky a požadavky od uživatelů směrem k autorům systému.
Na semináři probíhají přednášky s velkoplošnou projekcí z počítače a konzultační služba zástupců konzultačních středisek SAS. Průběžné aktualizace Systém SAS obsahuje modul Informační servis, který poskytuje servisní služby s využitím internetu: −
zobrazování informací o aktuálních školeních a seminářích a jiných důležitých zpráv,
−
stahování a automatická instalace průběžných aktualizací programu,
−
stahování a automatická instalace tiskových sestav od výrobce a uživatelů,
−
odkazy na důležité dokumenty apod.
Průběžné aktualizace je také možno stahovat ze stránek pro předplatitele.
28
Tutoriály Novou službou pro uživatele jsou tutoriály - videonahrávky různých činností v programu, záznamy ze školení a ze seminářů. Zasílání aktuálních informací Aktuální informace pro uživatele systému SAS jsou rozesílány nepravidelně dle potřeby, obvykle jednou až dvakrát měsíčně. Jsou to především upozornění na připravená školení, semináře, důležité činnosti v programu, aktualizace a nové tiskové sestavy.
5.6 Evidence žáků Evidence žáků je základní modul systému SAS, který umožňuje evidovat údaje o žácích školy a provádět s nimi potřebné operace během školní roku. Je základem školní matriky. Vybrané vlastnosti evidence žáků: −
práce s třídami dle oprávnění uživatele,
−
číselníky tříd, učebních skupin, okresů aj.,
−
vlastní výběr sledovaných údajů o žákovi,
−
evidenční karty žáků s možností vlastních poznámek,
−
odchody a příchody žáků v průběhu školního roku,
−
snadné vyhledávání žáků,
−
statistika, grafy,
−
výběr žáků podle podmínky,
−
archivace dat,
−
tisky seznamů žáků aj.
Oprávnění uživatele Pro každého uživatele systému SAS nastavuje správce přístupová práva: −
k modulu - zda vůbec může pracovat s daným modulem,
−
k funkci v nabídce - nepovolené funkce se nezobrazují, nabídka je přehlednější,
−
k datům - zda může přidávat nové údaje, měnit je nebo jen prohlížet,
−
ke třídám - zda a jak může pracovat s žáky v jednotlivých třídách.
29
Nastavení přístupových práv je důležité pro stanovení zodpovědnosti jednotlivých uživatelů za data. Třídní učitel může např. pracovat jen s žáky ve své třídě, může provádět potřebné změny (opravy) údajů, ale nemůže provádět např. přesuny žáků mezi třídami - tuto operaci obvykle může provádět jen správce školní matriky. Nepovolené operace se uživateli nezobrazují, jeho nabídka modulů a funkcí je tedy menší a přehlednější. Číselníky Některé údaje o žákovi mohou nabývat jen určitých hodnot. V takovém případě se pracuje se seznamem hodnot, kterému říkáme číselník. Některé číselníky měnit nelze (především centrální číselníky pro matriku), jiné jsou určené k naplnění uživatelem (číselník tříd, místností, ...).
V evidenci žáků se pracuje především s těmito číselníky: −
číselník tříd - pro každou třídu obsahuje její označení, ročník, třídního učitele a další údaje,
−
číselník učebních skupin - používá se, pokud je potřeba dělit třídu podle oborů,
−
centrální číselníky - např. průběh vzdělávání, financování žáka, zdravotní postižení, územní jednotky.
30
Výběr sledovaných údajů O žákovi je potřeba evidovat celou řadu údajů: −
povinné údaje (např. příjemní a jméno) - bez těchto údajů nelze žáka evidovat,
−
údaje pro školní matriku,
−
volitelné údaje (např. osobní číslo, rodné příjmení, přechodné bydliště).
U volitelných údajů má uživatel možnost v konfiguraci nastavit, které údaje chce sledovat. Poznámky, zápisníky Kromě předem daných volitelných údajů je možné doplnit další údaje o žákovi: −
až 4 volitelné textové položky (2 pro text délky až 50 znaků, 2 pro text max. 20 znaků),
−
až 4 řídící položky (pro sledování údajů nabývajících hodnot ano/ne),
−
libovolný počet zápisníků pro text neomezené délky.
Všechny tyto údaje lze pojmenovat - takto se pak budou zobrazovat v evidenční kartě žáka.
31
Evidenční karta žáka Údaje o žákovi se zadávají, opravují a prohlížejí v evidenční kartě žáka, která je členěna do záložek: −
osobní údaje - příjmení, jméno, rodné číslo, místo narození,
−
studium - datum nástupu, datum odchodu, průběh vzdělávání,
−
přerušení studia - datum nástupu po přerušení, doba přerušení,
−
předchozí studium - dosažený stupeň vzdělání, předchozí působiště,
−
údaje - další volitelné údaje,
−
bydliště - trvalé bydliště, telefon, e-mail,
−
zákonný zástupce 1 - příjmení, jméno, bydliště, zaměstnání,
−
zákonný zástupce 2 - příjmení, jméno, bydliště, zaměstnání,
−
zdravotní stav - zdravotní postižení, zdravotní pojišťovna, ZPS,
−
sociální znevýhodnění,
−
výchovná opatření - průběžná evidence,
−
volitelné - vlastní sledované údaje,
−
zápisníky - vlastní údaje neomezené délky,
−
foto - fotografie žáka,
−
průběh studia - informace o třídách žáka v jednotlivých školních rocích,
−
přehled klasifikace - pololetní a závěrečná klasifikace v jednotlivých školních rocích.
32
Přesuny žáků V případě, že žák přeruší studium, odejde ze školy nebo je vyloučen, je přesunut do tzv. nedokončeného studia. Jestliže se žák po čase vrátí do školy, snadno se provede přesun z nedokončeného studia zpět do zvolené třídy. O přerušení studia a návratu se zaznamenávají všechny potřebné údaje. Přechod na nový školní rok se provádí speciální funkcí, která vytvoří archiv pro uplynulý školní rok a povýší třídu a ročník u žáků, kteří pokračují v docházce do školy. Následně lze snadno provést přesuny žáků mezi třídami nebo nastavit opakování ročníku. Vyhledávání žáků Je-li potřeba provést opravu údajů v evidenční kartě žáka nebo jen prohlédnout jeho údaje, je potřeba nejdříve žáka vyhledat v seznamu. K tomu slouží vyhledávácí okno, ve kterém se nejdříve vybere požadovaná třída nebo se zvolí celá škola pro zobrazení všech žáků.
Seznam žáků může být řazen podle: −
příjmení a jména,
−
katalogového čísla,
−
rodného čísla,
33 −
čísla karty.
Změnu řazení lze provést kliknutím na záhlaví příslušného sloupce. Hledaného žáka je možné najít listováním v seznamu nebo postupným zadáváním počátečních písmen dle nastaveného řazení. Při hledání absolventa školy se používá speciální funkce, která prohledává archiv žáků. Statistika, grafy Funkce Aktuální stav zobrazí celkový počet žáků na škole, počty v jednotlivých třídách, příp. oborech. Funkce Statistika vypočítá počty žáků se stejnou hodnotou pro různé sledované údaje a tyto informace zobrazí ve formě grafu a tabulky. Výběr žáků podle podmínky Uživatelé systému SAS mohou vytvářet své vlastní podmínky pro výběr žáků tzv. filtry. Filtr může být jednoduchý, např. „žáci s trvalým bydlištěm v okrese Blansko“, ale může být i složitější, např. „žákyně narozené od 1. 9. 1995 do 31. 8. 1998 s trvalým bydlištěm v okrese Vyškov nebo Prostějov“. Filtr lze použít pro zjištění počtu žáků vyhovujících podmínkám filtru nebo pro „nastavení filtru“, což znamená, že se bude pracovat jen žáky, které filtr určil (např. pro hromadné opravy nebo tiskové výstupy). Tiskové výstupy Modul Návrhář tiskových sestav umožňuje navrhnout tvar a obsah libovolné výstupní sestavy, což může být seznam žáků, dopis rodičům, pozvánka, vysvědčení, formulář aj. Modul Prohlížeč výstupů zobrazuje výstup provedený z Evidence žáků a umožňuje ho vytisknout na tiskárně. Archivace dat Údaje zadané v systému SAS jsou archivovány a je možné se k nim vracet - stačí nastavit příslušný školní rok a pololetí.
34
5.7 Školní matrika Základní funkcí systému SAS je vedení školní matriky a řešení sběru individuálních údajů podle platné legislativy (školský zákon a navazující vyhlášky). Položky pro školní matriku se zadávají především v modulu Evidence žáků, dále pak v modulech Klasifikace žáků, Závěrečné zkoušky a maturity a v Hlavním modulu. Nezbytné vlastnosti školní matriky v systému SAS: −
číselníky ÚIV a jejich aktualizace,
−
zvýraznění povinných údajů,
−
evidence údajů o žákovi dle požadavků legislativy,
−
sledování změn v průběhu studia,
−
materiály s pracovními postupy,
−
sběr individuálních údajů o žácích ze školních matrik,
−
kontrola vyplnění povinných údajů,
−
logické kontroly vztahů mezi daty.
35
Centrální číselníky ÚIV a jejich aktualizace Pro řadu položek evidovaných ve školní matrice jsou dány povolené hodnoty, které jsou obsaženy v centrálních číselnících ÚIV (např. průběh vzdělávání, zdravotní postižení), celkem více jak 30 číselníků. Uživatel systému SAS nemůže měnit obsah těchto číselníků, může je pouze použít pro nastavení požadované hodnoty (netýká se číselníků okresů a států, které lze upravovat). Tyto centrální číselníky mohou být na straně ÚIV aktualizovány. Systém SAS proto obsahuje možnost stažení této aktualizace a provedení potřebných změn v databázi, podle situace i změnu hodnoty v údajích o žákovi (záleží na konkrétní změně v číselníku). Evidence údajů dle požadavků legislativy Seznam požadovaných údajů je dán příslušnou legislativou. V systému SAS lze nastavit všechny tyto údaje, uživatel má přístup a kontrolu nad všemi položkami.
36
Údaje související se školní matrikou jsou barevně zvýrazněny, uživatel může změnit barvu zvýraznění. Číselníky v Hlavním modulu systému SAS Individuálně pořizované číselníky mají vazbu k evidenčním údajům žáka a ovlivňují sběr údajů: −
údaje o škole – základní informace o škole;
−
číselník částí školy – popis součástí školy, jejich IZO;
−
číselník okresů – okres bydliště žáka;
−
číselník státních občanství – státní občanství žáka;
−
číselník škol (pro SŠ a VOŠ) – pro školy, odkud žáci přišli;
−
číselník oborů (pro SŠ a VOŠ) – informace o studovaných oborech na škole;
−
číselník vzdělávacích programů – vzdělávací programy na škole, individuální vzdělávací plány;
−
číselník předmětů na škole – vyučované předměty na škole.
Modul Evidence žáků Stěžejní část školní matriky umožňuje s žákem provádět potřebné operace: −
číselník tříd – popis jednotlivých tříd;
−
číselník učebních skupin (pro SŠ a VOŠ) – popis učebních skupin;
−
karta žáka – evidenční údaje o žákovi (jméno, příjmení, rodné číslo a další údaje dle popisu v §28 odst. 2 školského zákona a požadavků daných vyhláškou o dokumentaci škol a školských zařízení potřebných pro předávání údajů).
Modul Klasifikace žáků Průběžná a pololetní klasifikace obsahuje některé položky pro sběr údajů: −
číselník předmětů po třídách – vyučované předměty v jednotlivých třídách;
−
klasifikační karta žáka – nastavení volitelných předmětů (cizí jazyky).
Modul Závěrečné zkoušky a maturity Klasifikační karta žáka pro maturitu, absolutorium nebo závěrečnou zkoušku obsahuje informace o vykonané zkoušce, čísla vydaných tiskopisů.
37
Sledování změn v průběhu studia Školní matrika vyžaduje nejen statickou evidenci žáků, ale také sledování změn údajů. Průběžně jsou zaznamenávány změny u požadovaných údajů (původní hodnota, nová hodnota, datum změny).
Podpora uživatelů Pro lepší orientaci v evidenci školní matriky a ve sběru individuálních údajů mají uživatelé k dispozici několik materiálů: −
postup provedení sběru dat ze školních matrik,
−
seznam položek v systému SAS pro export,
−
seznam předávaných dat a jejich umístění v systému SAS,
−
změny číselníků ÚIV pro školní matriku.
Vedení školní matriky a sběr individuálních údajů je demonstrováno na pravidelných pracovních seminářích, prakticky je možné vše vyzkoušet na školeních.
38
Sběr individuálních údajů o žácích ze školních matrik Modul Evidence žáků obsahuje speciální funkci Export dat ze školní matriky, která vytvoří soubory požadovaného formátu, jež se následně importují na server ÚIV. Tato funkce umožňuje provést kontrolu exportovaných údajů - zda jsou všechny požadované položky vyplněny a zda jsou splněny některé logické vazby mezi položkami. Do exportu jsou zahrnuty všechny požadované údaje za dané období nejen z aktuální evidence, ale také z archivu a nedokončeného studia, včetně evidence změn souvisejících se školní matrikou.
5.8 Klasifikace, vysvědčení Velmi využívanou částí systému SAS je zadávání pololetní a závěrečné klasifikace s návazným tiskem vysvědčení. Volitelně je možné také sledovat průběžnou klasifikaci. Střední školy mají možnost pořizovat hodnocení u maturit, resp. závěrečných zkoušek a tisknout maturitní vysvědčení, resp. výuční list a závěrečné vysvědčení. Tisk vysvědčení je možné provádět do všech obvyklých formulářů, je možné tisknout vysvědčení v prvním pololetí a dotisknout ve druhém pololetí, nebo
39
v prvním pololetí tisknout výpis z vysvědčení a celé vysvědčení vytisknout až na konci školního roku. Vše je možné upravovat podle potřeb a požadavků školy. Klasifikace v systému SAS: −
pololetní a závěrečná klasifikace,
−
návaznost na průběžnou klasifikaci,
−
zadávání známek z předmětu, který učitel učí,
−
slovní hodnocení,
−
statistika, grafy,
−
přehled klasifikace žáka za všechny roky,
−
přehledy klasifikace pro třídy,
−
tisk výpisů z vysvědčení,
−
tisk vysvědčení,
−
úpravy tiskových sestav.
Pololetní a závěrečná klasifikace V modulu Klasifikace žáků lze pořizovat jednotlivým žákům klasifikaci v 1. a ve 2. pololetí. Základní operace pro zadání pololetní klasifikace: −
nastavení předmětů, které se ve třídě učí (možnost kopie podle jiné třídy nebo z předchozího roku),
−
nastavení volitelných a nepovinných předmětů žákům (možnost přenosu z předchozího roku),
−
zadání data pololetí (pro celou školu, pro třídy i jednotlivě po žáky),
−
předání výsledných známek průběžné klasifikace do pololetní klasifikace,
−
zadání pololetní klasifikace po žácích ze všech předmětů,
−
zadávání klasifikace z předmětu v seznamu žáků třídy,
−
zadávání absence v seznamu žáků třídy,
−
zadání doložky o získání základního vzdělání.
40
Sledování známky z chování, absence z odborného výcviku a slovního hodnocení je volitelné a lze je jednotlivě v konfiguraci vypnout. Povolení k zadávání a opravě známek se řídí přístupovými právy přihlášeného uživatele systému SAS, lze například nastavit takový přístup, že učitel může zadávat známky jen v těch třídách, kde daný předmět učí, a současně ze všech předmětů v nastavené třídě (jako třídní učitel). Průběžná klasifikace a absence Pokud škola vede průběžnou klasifikaci a sleduje průběžnou absenci, může převést výsledné známky z jednotlivých předmětů a součet omluvené a neomluvené absence do pololetní, resp. závěrečné klasifikace. Výsledné hodnoty je ale stále možné v klasifikační kartě žáka opravit.
41
Přehled klasifikace žáka za všechny roky Karta žáka obsahuje záložku Přehled klasifikace, kde jsou zobrazeny všechny zadané známky z pololetní a závěrečné klasifikace společně s průměrnou známkou, celkovým prospěchem a absencí v přehledné tabulce. Statistika, grafy Základní výstupní operace s klasifikací: −
hodnocení třídy - informace o výsledcích klasifikace v jednotlivých třídách (počty žáků dle celkového prospěchu, statistika dle absence, celkové hodnocení jednotlivých předmětů: průměr, počty klasifikovaných, neklasifikovaných, neprospívajících a nehodnocených),
−
statistika - výpočty různých průběhů, např. průměrné známky ze zvolného předmětu v jednotlivých třídách, celkového prospěchu, absence atd. Výsledné průběhy jsou zobrazeny v grafické formě a ve formě tabulky,
−
tiskové výstupy - tisk různých seznamů, celkových přehledů klasifikace za školu nebo za jednotlivé třídy, výpisů z vysvědčení a vysvědčení.
Závěrečné zkoušky a maturity Modul Závěrečné zkoušky a maturity umožňuje sledovat klasifikaci žáků u závěrečné zkoušky, maturity nebo absolutoria a provádět výstupní operace v podobném rozsahu jako v modulu Klasifikace žáků. Tiskové výstupy Při provádění tiskových výstupů se vždy spustí modul Prohlížeč výstupů. V tomto modulu proběhne výběr tiskové sestavy (šablony, podle které je řízen tiskový výstup), je provedeno požadované nastavení (např. výběr tříd) a vygenerován výstup, který je zobrazen na obrazovce. Výsledek je možné překontrolovat a následně vytisknout. Zobrazení na obrazovce je stejné jako výtisk z tiskárny. Mezi základní tiskové výstupy patří: −
tisk seznamu žáků - lze např. tisknout seznam všech žáků vybrané třídy, ke každému žákovi jeho jméno a příjmení, známky z jednotlivých předmětů, průměrnou známku, celkový prospěch a absenci. Výsledkem je přehledná tabulka klasifikace za pololetí,
42 −
tisk karty žáka - na jednu nebo více stránek je možné vytisknout všechny požadované údaje o žákovi,
−
tisk výpisů z vysvědčení - o pololetí je možné místo vysvědčení tisknout výpisy z vysvědčení, které obsahují všechny údaje tištěné na vysvědčení. Předpokládá se tisk na čistý list papíru,
−
tisk vysvědčení - předpokládá se tisk do formuláře. Je možné tisknout jen první pololetí, provádět dotisk druhého pololetí, nebo tisknout obě pololetí zaráz. Je možné volit mezi tiskem jen předních stran vysvědčení, jen zadních stran, nebo obou stran. V případě potřeby lze snadno provést posun tisku, aby došlo ke správnému umístění textu do předtištěného formuláře.
Obrázek šablony vysvědčení v Návrháři tiskových sestav. Úpravy tiskových sestav Modul Návrhář tiskových sestav je speciální nástroj, pomocí kterého lze vytvářet a upravovat všechny tiskové sestavy. Tímto nástrojem byly vytvořeny všechny tiskové sestavy dodávané s instalací a také tiskové sestavy, které jsou průběžně poskytovány ke stažení.
43
Některé z možností úprav: −
změna typu a velikosti písma,
−
změna textu na velká písmena,
−
nastavení různých formátů pro datum,
−
způsob zarovnávání textu (včetně zarovnávání k oběma okrajům),
−
velikost řádkování,
−
rozmístění textu na stránce,
−
číslování stránek,
−
otáčení textu (vhodné pro popis sloupců),
−
proškrtávání prázdných polí,
−
rámečky a tabulky,
−
skloňování jména a příjmení do všech pádů,
−
vytváření vzorců
−
a mnoho dalšího.
5.9 SAS - v průběhu školního roku Systém agend pro školy je program, který lze využít nejen v období pololetní a závěrečné klasifikace a pro sběr individuálních údajů ze školní matriky, ale také v průběhu celého školního roku pro různé další evidence a pro sledování různých změn, např.: −
odchody a příchody žáků,
−
průběžná klasifikace,
−
průběžná absence,
−
průběžná výchovná opatření,
−
zápis žáků na základní školu,
−
přijímací řízení na střední školy a VOŠ,
−
třídní kniha,
−
rozvrh hodin,
−
suplování,
−
plán akcí.
44
Pro většinu průběžných evidencí je společné, že mohou být zobrazovány v Internetové aplikaci SAS, některé ve veřejné sekci, jiné jen pro autorizované uživatele (např. pro rodiče). Pohyb žáků v průběhu školního roku Během školního roku dochází v evidenci žáků k různým změnám. Sledování změn jsem již zmínil v kapitole věnované školní matrice. Mimo změn evidenčních údajů dochází také k různým přesunům žáků: −
příchody žáků,
−
přesuny přijatých uchazečů, resp. zapsaných žáků,
−
odchody žáků,
−
přerušení studia,
−
přesuny mezi třídami,
−
opakování ročníku,
−
a další.
Všechny tyto změny lze v systému SAS snadno provádět v modulu Evidence žáků a lze je zpětně snadno zjistit, protože jsou archivovány. Průběžná klasifikace Kromě pololetní a závěrečné klasifikace je možné také evidovat průběžnou klasifikaci, tj. známky udělené žákům během školního roku. Výhodou je, že tyto známky mohou snadno zjistit rodiče žáků díky Internetové aplikaci SAS. Záznam o průběžné klasifikaci žáka obsahuje tyto údaje: −
předmět,
−
známka (vlastní číselník známek, lze i s hodnotou známky na desetiny),
−
typ zkoušení (udává váhu v procentech),
−
datum,
−
zkoušející učitel,
−
poznámka (téma zkoušení apod.).
Za zadaných známek se počítá vážený průměr (tj. bere se v úvahu hodnota známky a typ zkoušení) a lze získat čtvrtletní a pololetní známku.
45
Třídní kniha Modul Třídní kniha umožňuje sledovat údaje o poskytovaném vzdělání a jeho průběhu (záznamy v třídní knize) a evidovat průběžnou absenci jednotlivých žáků (omluvenou, neomluvenou, z výuky nebo z odborného výcviku), kterou mohou rodiče zjistit v Internetové aplikaci SAS (stejně jako průběžnou klasifikaci). Průběžná výchovná opatření Průběžné evidence o žákovi uzavírá sledování průběžných výchovných opatření, které se provádí v modulu Evidence žáků na kartě žáka. Záznam o výchovném opatření uděleném danému žákovi obsahuje tyto údaje: −
datum udělení,
−
typ výchovného opatření (vlastní číselník),
−
číslo jednací (pokud bylo přiděleno),
−
text opatření,
−
text pro tisk na vysvědčení (pokud se má něco tisknout).
Udělená výchovná opatření mohou rodiče sledovat v Internetové aplikaci SAS. Návaznost pololetní a závěrečné klasifikace Sledovat průběžnou klasifikaci a absenci není nutné, ale pokud škola tyto údaje v systému SAS eviduje, může převést výsledné známky z jednotlivých předmětů a součet omluvené a neomluvené absence do pololetní, resp. závěrečné klasifikace. Výsledné hodnoty je ale stále možné v klasifikační kartě žáka opravit. Zápis žáků Modul Zápis žáků je určen pro základní školy a slouží k evidenci budoucích žáků, u nichž je možné provést rozhodnutí o zápisu a s předstihem provést rozdělení zaspaných žáků do tříd. Převod zapsaných žáků mezi ostatní žáky se provádí v modulu Evidence žáků. Přijímací řízení Modul Přijímací řízení je určen pro středí školy a VOŠ provádí všechny potřebné operace spojené s přijímacím řízením (evidence uchazečů o studium, klasifikace přijímací zkoušky, vyhodnocení zkoušek, rozhodnutí o přijetí, tiskové výstupy).
46
S předstihem lze provést rozdělení přijatých uchazečů do tříd. Převod přijatých uchazečů mezi ostatní žáky se provádí v modulu Evidence žáků. Rozvrh hodin V modulu Rozvrh hodin lze vytvořit rozvrh pomocí ručního i automatického nasazování lístků s kontrolou kolizí a vazeb. Rozvrhy lze tisknout pro třídy, učitele i místnosti. Pro jeden školní rok je možné vytvořit více rozvrhů a v číselníku Platnost rozvrhů nastavit období, kdy který rozvrh platí. Suplování Modul Suplování navazuje na modul Rozvrh hodin. Na základě platného rozvrhu a zadaných chybějících učitelů a tříd pomáhá vyhledat vhodného učitele pro suplování. Plán akcí Plán akcí školy je obsažen v modulu Informační servis. Jednotlivé akce lze plánovat, hodnotit a vybírat podle různých kritérií. Akce školy je možné zveřejnit v Internetové aplikaci SAS.
5.10 SAS - internetová aplikace Internetová aplikace SAS slouží k zobrazení odpovídajících údajů z databáze SAS na Internetu. Není určena k provádění změn v datech. Z hlediska uživatele zpřístupňuje informace ve dvou režimech: −
anonymní přístup,
−
autorizovaný přístup (pracovník školy, žák, zákonný zástupce žáka).
Konfigurovatelná nabídka Internetové aplikace SAS může obsahovat následující položky: −
údaje o škole,
−
informační nástěnka,
−
přijímací řízení,
−
průběžná klasifikace,
−
průběžná absence,
−
výchovná opatření,
47 −
rozvrh hodin,
−
suplování,
−
plán akcí,
−
vyhledávání knih ve školní knihovně,
−
a další.
Nabídku je možné rozšiřovat o vlastní položky. Uživatelé Internetové aplikace SAS Funkce pro práci s uživateli Internetové aplikace SAS obsahuje modul Správce databáze. Typy uživatelů jsou pevně dány: −
pracovník školy,
−
žák, zákonný zástupce 1, zákonný zástupce 2.
Uživatele Internetové aplikace SAS lze vytvářet jednotlivě nebo hromadně (přihlašovací údaje se generují automaticky). Přihlašovací značku a heslo je možné předat uživatelům buď vytisknuté nebo přímo pomocí speciální funkce v Internetové aplikaci SAS, která předá oprávněné osobě informace o přihlášení. Konfigurace Internetové aplikace SAS Další funkcí v modulu Správce databáze je funkce pro nastavení konfigurace nabídky v Internetové aplikaci SAS. Pro každou položku v nabídce Internetové aplikace SAS je možno nastavit způsob zobrazení. Lze vybírat z následujících možnosti: −
nabídku nezobrazovat (nebude pro nikoho přístupná);
−
nabídku zobrazit vždy (veřejné informace pro všechny);
−
nabídku zobrazit, pokud není žádný uživatel autorizován (pro nabídku Přihlásit se);
−
nabídku zobrazit pouze autorizovanému uživateli (jen pro přihlášeného uživatele). Pro nabídku lze nastavit, pro jaký typ uživatele se má zobrazit – žáka, zákonného zástupce nebo pracovníka.
Anonymní přístup Anonymní přístup nevyžaduje žádnou autentizaci uživatele a poskytuje obvykle tyto veřejné informace:
48 −
údaje o škole,
−
zaměstnanci,
−
informační nástěnka,
−
vyučovací hodiny,
−
vyučované předměty,
−
obory,
−
organizace pro odborný výcvik,
−
třídy,
−
přijímací řízení.
Informační nástěnka Informační nástěnka může obsahovat různá oznámení, která mohou být veřejná (uvidí je neautorizovaní uživatelé Internetové aplikace SAS), tak určená speciálně pro pracovníky školy nebo žáky nebo jejich zákonné zástupce. Každé oznámení může obsahovat několik odkazů na soubory nebo internetové stránky a lze je tak výborně využít pro povinně zveřejňované informace (např. školní řád). Výsledky přijímacího řízení Po zadání identifikačního čísla a data narození může uchazeč nebo jeho zákonný zástupce zjistit u tohoto uchazeče výsledky jednotlivých zkoušek, vypočtené hodnocení, celkové pořadí, splnění podmínek přijímací zkoušky a výsledné rozhodnutí. Tyto informace mohou být k dispozici okamžitě po provedení hodnocení v modulu Přijímací řízení. Autorizovaný přístup - informace pro žáka a jeho zákonné zástupce Informace přístupné autorizovanému uživateli Internetové aplikace SAS (žák, zákonný zástupce): −
průběžná klasifikace,
−
čtvrtletní a pololetní hodnocení,
−
absence,
−
udělená výchovná opatření,
−
rozvrh hodin,
−
nastavené suplování,
49 −
školní knihovna,
−
plán akcí školy.
Autorizovaný přístup - pracovník školy Informace přístupné autorizovanému uživateli Internetové aplikace SAS (pracovník školy): −
třídy, učební skupiny,
−
údaje o žácích,
−
přehled průběžné klasifikace,
−
přehled absence,
−
výchovná opatření,
−
karta zaměstnance,
−
rozvrh hodin,
−
nastavené suplování,
−
školní knihovna,
−
plán akcí školy.
50
6 PÍSEMNÁ A ELEKTRONICKÁ DOKUMENTACE V další části závěrečné práce se budu zabývat třídní knihou, průběžnou klasifikací žáků a vedením katalogových listů.
6.1 Třídní kniha Písemná třídní kniha Písemně vedená třídní kniha obsahuje: − titulní list s uvedením školy a učebního oboru, označením třídy a školního roku, s podpisy ředitele školy a třídního učitele, − seznam vyučovaných předmětu a vyučujících učitelů s jejich podpisy, − tabulku o provedených hospitacích a inspekcích ve třídě, − seznam žáků s uvedením počtu zameškaných hodin po týdnech, − zápisy jednotlivých odučených hodin a o nepřítomných žácích na vyučování, − zasedací pořádek žáků ve třídě, − rozvrh hodin třídy. Třídní kniha musí být připravena na začátku školního roku se všemi náležitostmi - vyplněná a podepsaná titulní strana, seznamy vyučovaných předmětů a podpisy vyučujících, seznam žáků ve třídě, zasedací pořádek, rozvrh hodin. V části zápisů jednotlivých odučených hodin třídní učitel předepíše pořadí týdne školního roku, měsíc a rok a napíše jména žáků, kteří mají pořádkovou službu. Vyučující učitel zapíše vyučovaný předmět, pořadové číslo odučené hodiny od začátku školního roku, probrané učivo, podepíše se a zapíše chybějící žáky na hodině. Třídní učitel pak sečte hodiny nepřítomnosti jednotlivých žáků a na základě předložených omluvenek zapíše důvod absence a zapíše do příslušné kolonky s vyznačením počtu neomluvené absence. Na konci týdne sečte zameškané hodiny a v seznamu žáků zapíše týdenní stav do příslušných kolonek. Na konci pololetí opět sečte zameškané hodiny a zapíše do třídní knihy a použije pro zápis omluvené a neomluvené absence na vysvědčení. Nevýhodou této formy vedení třídní knihy je v případě její ztráty neexistence žádné zálohy, podle níž by se mohla třídní kniha jednoduše „obnovit“. Je
51
potom velmi náročné na čas získat opět zápisy od jednotlivých učitelů na každou hodinu a zejména záznamy o nepřítomnosti žáků. Nedostatkem je někdy, že učitel provede špatně zápis, pak je v této třídní knize přepisováno a škrtáno. Někteří učitelé píší zápisy nečitelně a pak nastává problém s rozluštěním takového zápisu například při přepisování do elektronické podoby. Zápisy jsou ale jinak trvalé, jsou přehledné, jsou stvrzeny podpisy vyučujících. Elektronická třídní kniha Zápisy do této formy vedení může provádět jen třídní učitel nebo vyučující jednotlivých předmětů podle nastavení přístupových práv. Jsou připraveny zkratky předmětů a učitelů, kde z rozbalovací nabídky je možno předmět vybrat nebo přímo do příslušného políčka zkratku vypsat. Stejně tak i u rozbalovací nabídky učitelů. Kliknutím na symbol blesku u pořadí hodiny se do příslušného políčka automaticky číslo hodiny napíše. Zápis do elektronické třídní knihy lze provést kdykoliv bez ohledu na datum a to i na přeskáčku. V nabídce pro otevření zápisu lze zvolit třídu a období, které je nutné zapsat.
52
Absenci žáků lze zadávat pro danou hodinu při zápisu předmětu do třídní knihy nebo v nabídce hromadného zadávání absence. U zameškaných hodin je opět možno opravovat, zda je absence omluvena nebo ne. Důvod absence se zapisuje složitěji – v nabídce důvod absence se do tabulky musí zadávat absence pro každou hodinu zvlášť a i když žák byl např. celý týden nemocen, tento důvod nelze napsat na celou dobu jedním zápisem.
Nevýhodou je, že elektronickou třídní knihu nelze k určitému datu uzamknout a zamezit tak dodatečným úpravám. Tyto nedostatky lze částečně eliminovat
53
opět přístupovými právy a tiskem např. po jednotlivých týdnech, což tento software umožňuje. Zápisy nejsou tak přehledné jako u písemně vedené třídní knihy, ke zjištění některých skutečností je nutné otevírat několik nabídek. Pokud jsou do této formy třídní knihy pravidelně zapisovány informace každý den, může kdokoliv s patřičnými přístupovými právy zjistit, co se ten den učilo a kdo při výuce chyběl. Ideální stav je takový, když se zápis provede ihned při zahájení hodiny. K tomu ale musí být na každé učebně připraven počítač s připojením do školní sítě. V případě internetové aplikace mohou pak i rodiče nebo zákonní zástupci žáka sledovat, zda je jejich dítě ve škole nebo ne.
6.2 Průběžná klasifikace Písemná průběžná klasifikace Známky z průběžného hodnocení žáků se zapisují do žákovské knížky nebo studijního průkazu. Často se ale stává, že žáci u sebe žákovskou knížku nemají, známka se mu nezapíše a pak se její zapsání může protáhnout na delší dobu nebo se známka vůbec nezapíše. Učitel si známky zapisuje do svých poznámek (např. učitelský záznamník). Elektronická průběžná klasifikace Podmínkou tohoto způsobu vedení klasifikace je přístup k počítači s připojením k data-bázi SAS. V nabídce zadání průběžné klasifikace jsou další tři nabídky: − průběžná klasifikace – slouží k zadání klasifikace pro žáky ve třídách ze všech předmětů, − průběžná klasifikace po předmětech – vybere se třída, předmět, po zobrazení dialogového okna se všemi žáky se zadají známky, − průběžná klasifikace z předmětu – vybere se třída, předmět, zobrazí se seznam žáků a zadají se známky z jedné zkoušky, např. písemky.
6.3 Katalogové listy a katalogy Písemně vedené katalogové listy a katalogy U této formy musíme vyplnit veškeré evidenční údaje o žácích a průběžně doplňovat další informace (kázeňská opatření, pololetní a roční klasifikaci včetně absence, pohyby žáků mezi třídami nebo školami).
54
Elektronicky vedené katalogové listy a katalogy U elektronicky vedených katalogových listů se nic nevyplňuje, veškeré údaje jsou zadány v evidenci informačního systému pro vedení matriky. V naší škole je zavedená praxe taková, že třídním učitelům žáků prvních ročníků jsou vydány katalogové listy s předtištěnými údaji o žácích a další údaje (kázeňská opatření, pololetní a roční klasifikaci včetně absence, pohyby žáků mezi třídami nebo školami) již musí třídní učitel během studia žáků doplňovat ručně. Katalogy se vypisují ručně celé.
6.4 Shrnutí Porovnáním
písemně
a
elektronicky
vedených
dokumentů
docházím
k jednoznačnému závěru, že elektronická evidence je výhodnější, méně náročná na čas a všechny informace, které zadám do systému jsou mi ve velmi krátké době k dispozici, ať jsou to informace aktuální z tohoto školního roku nebo z let minulých uložených v elektronickém archívu systému. Elektronický archív je uložen ve velmi malém prostoru na pevném disku nebo zálohově na CD nosičích oproti písemnostem, které při archivaci zabírají i celé místnosti. U třídní knihy a průběžné klasifikace se přikláním pouze k elektronické podobě za předpokladu funkční internetové aplikace, u katalogů a katalogových listů by bylo vhodné vést je také pouze v elektronické podobě (karta žáka), ale u třídního učitele musí být uloženy dokumenty např. kázeňských opatření udělených ve škole, žádostí zákonných zástupců o uvolnění žáka ze školy a další i když i tyto informace jsou do systému zapisovány.
55
7 PODMÍNKY ÚČELNÉHO VYUŽITÍ SOFTWARU SAS Pro účelné využití softwaru musí být zabezpečen učitelům přístup k počítači připojenému k databázi informačního systému a zakoupením tzv. multilicence, kterou MP-Soft a.s. poskytuje v několika verzích a to M1 pro jednoho uživatele nebo 1 počítač, M5 pro 5 uživatelů nebo 5 počítačů a dále podobně M10 a M15. Dále je nutné zabezpečit ve všech kabinetech učitelů počítače s připojením do sítě a na server s instalovaným systémem SAS. Ideálním řešením je přístup učitelů do počítačové sítě ze všech učeben školy, aby bylo možno zapisovat údaje co nejdříve. V případě použití WiFi je vhodné, aby byli učitelé vybaveni notebooky, ale toto řešení naráží na finanční problémy snad všech škol. V naší škole byla v první řadě řešena a ošetřena rizika možného napadení informačního systému a tím zneužití dat. Systém SAS je nainstalován na serveru, který je umístěn samostatně v místnosti chráněné elektronickým zabezpečovacím zařízením napojeným na bezpečnostní službu. Do místnosti má přístup pouze ředitel školy a správce systému. Server je chráněn protivirovým programem AVG a Avast. Počítače učitelů v kabinetech, ředitele a zástupce jsou zapojeny do učitelské počítačové sítě mimo sítě učeben, čímž je zabezpečeno, že nikdo nepovolaný se do systému SAS nedostane. Systém SAS umožňuje každému uživateli stanovit správcem systému pro přihlášení značku a heslo, dále právo přístupu do jednotlivých modulů a to buď s možností zápisu nebo jen k prohlížení. Třídním učitelům jsou povoleny zápisy pro jejich třídy. Ostatní učitelé mohou zapisovat jen známky z předmětů žákům tříd, které vyučují a ostatní informace si mohou jen prohlížet. Ostatní pedagogičtí pracovníci (vychovatelé, učitelé odborného výcviku) mohou rovněž informace jen prohlížet. Všichni uživatelé mohou tisknout různé sestavy podle potřeby. S použitím elektronického systému bylo nutné řešit také zálohování dat celého systému. Při běžné každodenní činnosti je automaticky 1krát týdně prováděno zálohování systému a ukládáno na samostatný externí disk uložený mimo server. Tyto zálohy spolu s ostatními zálohami (ekonomky, účetní, dokumentace
56
sekretariátu, ředitele a zástupce) správce systému minimálně 1krát měsíčně vypaluje na CD nosiče a ukládá odděleně od ostatních nosičů.
57
8 ZKUŠENOSTI SE SYSTÉMEM SAS VE ŠKOLE 8.1 Zkušenosti učitelů Naše škola používá systém SAS více než deset let. S celým systémem mají naši učitelé již dobré zkušenosti. Vedle písemné třídní knihy vedeme již dva roky i její elektronickou podobu. Třídní knihu přepisují do elektronické podoby třídní učitelé a při zápisu se vyskytují některé problémy např. v nečitelných zápisech některých učitelů, v nepřesnostech počtu odučených hodin, v nezapsání absence žáků na jejich hodinách. Potom se musí třídní učitelé znovu informovat na průběh hodiny. Učitelé nejsou spokojeni s počtem počítačů na učebnách zapojených do učitelské sítě, aby mohli zapisovat údaje o vyučovací hodině a o průběžné klasifikaci žáků. Řešení tohoto problému je ovšem vázáno na nedostatek finančních prostředků.
8.2 Zkušenosti žáků a jejich zákonných zástupců Systém SAS není v naší škole zpřístupněn žákům školy ani jejich zákonným zástupcům. Do systému mohou nahlížet zatím jen za přítomnosti učitelů např. při rodičovských schůzkách nebo při individuální návštěvě. O internetovou aplikaci ale z jejich strany není takový zájem, aby byla nainstalována a zprovozněna.
58
9 ZÁVĚR Ve své práci jsem se zabýval především systémem agend pro školy - SAS. Ukázal jsem veškeré možnosti tohoto systému i přesto, že se neustále vyvíjí na základě požadavků uživatelů v souladu s novými zákonnými úpravami. V současné době se připravuje jedna změna na základě státních maturit – stažení informací ze souboru *.xml o výsledcích maturitních zkoušek, který dodal školám CERMAT a další změna podle požadavků správců systému na školách – vynucení ukončení činnosti uživatelů z důvodu nutných operací se systémem. Stanovený úkol jsem splnil. Jsem přesvědčen, že zavedení elektronického zpracování dokumentace usnadní školám mnoho práce. Je samozřejmě nutné zvážit všechna hlediska a možnosti, které daná škola má. Po prostudování příslušných zákonů týkajících se vedení stanovené dokumentace jsem došel k závěru, že některé dokumenty (matrika, třídní kniha, průběžná klasifikace) lze vést elektronicky i když nejsou počítače připojené do sítě s informačním systémem ve všech učebnách. Použití elektronických systémů usnadní práci, umožní získat řadu různých výstupů. V případě internetové aplikace umožní sledování docházky a klasifikace rodiči a zákonnými zástupci. S tím je ale spojen také úkol školy zajistit pro učitele možnost zápisu absence přímo při výuce. Pozdní zápis absence má mizivý efekt proti tomu, když si mohou rodiče kdykoliv zjistit přítomnost svého dítěte ve škole. Naše škola zatím internetovou aplikaci nemá zavedenou, protože ze strany zákonných zástupců je velmi malý zájem. Při rodičovských sdruženích se o tuto možnost zajímali pouze zákonní zástupci tří žáků, proto ředitel školy zatím o internetové aplikaci neuvažuje. Větší zájem je ale ze strany pedagogů, kteří by chtěli z domova doplnit např. průběžné hodnocení z opravených písemných prací atd. Ale tento systém neumožňuje právě provádění změn v datech. Umožňuje pouze prohlížení povolených informací. Vzhledem k vyvíjející se situaci ve školství a celé naší společnosti bude ale nezbytné mít na školách možnost pro zákonné zástupce sledovat docházku
59
svých svěřenců a jejich hodnocení učiteli. Do této oblasti bude nutné investovat požadované finanční prostředky. Některé informace veřejnosti, žákům a jejich zákonným zástupcům sděluje škola na svých webových stránkách (www.isshnevkovice.cz), na nich jsou uveřejňovány zejména skutečnosti týkající se školního roku jako je rozdělení tříd a třídní učitelé, přidělení učeben, řády školy (školní, dílenský, domova mládeže), rozvrhy hodin pro jednotlivé třídy, školní vzdělávací programy oborů, organizace školního roku s vyznačením prázdnin a svátků a další informace.
60
10 SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY 1. Zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (Školský zákon). 2. Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů. 3. Vyhláška č. 364/2005 Sb., o vedení dokumentace škol a školských zařízení a školní matriky a o předávání údajů z dokumentace škol a školských zařízení a ze školní matriky (Vyhláška o dokumentaci škol a školských zařízení). 4. Vyhláška č. 389/2006 , kterou se mění vyhláška č. 364/2005 Sb., o vedení dokumentace škol a školských zařízení a školní matriky a o předávání údajů z dokumentace škol a školských zařízení a ze školní matriky (Vyhláška o dokumentaci škol a školských zařízení). 5. Systém agend pro školy [online]. Brno: MP-Soft a.s., [cit. 15. července 2011]. Dostupné na: http://www.mp-soft.cz. 6. Systém agend pro školy, příručka Klasifikace žáků, MP-Soft a.s., Brno 7. VORÁČEK R., Slovník počítačových pojmů a zkratek. 1. vyd. Žďár nad Sázavou: Voráček & SPŠ Žďár nad Sázavou, 1995. 193 s. ISBN 80-900058-8-8 8. KEGLER L., Informační systémy. 1. vyd. Uherské Hradiště: Agentura NP, v.o.s., 1995. 122 s. ISBN 8024604698. 9. Webové stránky MŠMT. [online]. Praha: MŠMT [cit. 19. července 2011]. Dostupné na: http://www.msmt.cz.
