Sturen op ZZP s ZZP-Kostprijzen

Sturen op ZZP’s ZZP-Kostprijzen Nora de Jeu 14 februari 2012

Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma

Agenda • • • • • • • •

Kennismaking Theorie kostprijzen ZZP en kostprijzen Eenvoudige kostprijzen Voorbereiding aan de slag Pauze Aan de slag Afsluiting

Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma, www.aef.nl

2

Kennismaking • Nora de Jeu • •

AEF

Adviseur bij een organisatieadviesbureau in Utrecht Ervaring in de langdurige zorg: – Bedrijfsvoering (kostprijsmodel/kostprijzen, formatieberekeningen, …) – Strategie (stuurinformatie, organisatieinrichting, concurrentieanalyse) – Werkprocessen

•

Maar ook: Gemeenten, onderwijsinstellingen,

•

Afgestudeerd als natuurkundige

woningcorporaties, …

[email protected], 06-286 32 019


3

Kennismaking • • • •

Wie ben je? Uit welke sector kom je? Wat is je functie? Wat zijn je belangrijkste leervragen?


4

Agenda • • • • • • • •



5

Kostprijzen? • Wat zijn kostprijzen? De totale kosten die gemaakt worden voor het produceren van een product (= directe + indirecte kosten).

• Waar gebruik je kostprijzen voor? – – – –

Organisatieperspectief Managementperspectief Medewerkerperspectief Cliëntperspectief


6

Kostprijzen • Ondersteuning van de besluitvorming – Welke producten zijn kostendekkend? – Waarom zijn producten niet kostendekkend?

• Ondersteuning begroting en monitoring – Interne budgetverdeling – Wat zijn de oorzaken van kostenstijgingen/-dalingen?

• Ondersteuning bij bepaling van de verkoopprijs – Hulp bij productie- en prijsafspraken met de zorgverzekeraars – Hulp bij prijsafspraken met cliënten die zelf hun zorg inkopen

• Ondersteuning (intern) gesprek met/verantwoording aan de cliënt – Krijgt de client waar voor zijn ZZP? – Waarop heeft hij wel/geen recht?


7

Veel ‘bijvangst’!! Het maken van kostprijzen vraagt om: •

Gezamenlijke uitgangspunten (wat leveren we wel/niet? wat is ons product? hoe gaan we om met overhead? welke normen hanteren we? …? )

•

Gedetailleerde uitwerking uitgangspunten (kwantificeren keuzes, uren, materieel, personele inzet, …)

•

Inzicht in de (huidige) opbouw van financiën (direct/indirect, specifieke posten, personeel, …)

•

Inzicht in verschillen tussen locaties/afdelingen

•

Mogelijkheden voor scenarioberekeningen

Kostprijzen helpen in control te komen en te blijven Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma, www.aef.nl

8

Huidig vs. toekomstig Kostprijzen huidige situatie

Kostprijzen toekomstige situatie (bv. Arrangementen)

- Aansluiten bij huidige werkwijze - Verschaft inzicht in huidige kostenstructuur - Dwingt betrokkenen kritisch naar huidige werkwijze te kijken - Mogelijkheid ‘rond te rekenen’

- Opbouwen nieuwe situatie, bv. scenario’s - Plan voor toekomstige kostenstructuur - Geeft inzicht in veranderingen t.o.v. de oude situatie - Niet mogelijk ‘rond te rekenen’

- Stap 1, levert basisinformatie op

- Stap 2, versnelt innovatie rondom ZZP

Zonder inzicht in de huidige situatie zijn toekomstige kostprijzen nauwelijks te bepalen! Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma, www.aef.nl

9

Methode; indirecte kosten 1. Opslagcalculatiemethode – Indirecte kosten zijn een percentage van (een gedeelte van) de directe kosten.

2. Kostenplaatsenmethode – Indirecte kosten worden in fasen (van hulpkostenplaats naar hoofdkostenplaats) aan het product toegerekend.

3. Activity-based costing – Indirecte kosten worden per (deel)activiteit bepaald. De tarieven voor de (deel)activiteiten worden toegerekend aan het product. – Nauwkeurig maar arbeidsintensief. Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma, www.aef.nl

10

Het bepalen van kostprijzen Detailniveau vaststellen I Strategische

Methode bepalen

vragen bepalen Product(en) vaststellen

Gegevens verzamelen

Resultaten berekenen

Resultaten verifiëren

Algemene info (bv. Nza) Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma, www.aef.nl

Kostprijzen 11

Valkuilen •

Kostprijzen worden een puur technische exercitie zonder relatie met de werkvloer

•

Kostprijzen leveren (te) veel informatie

•

Verzuipen in de details

•

De resultaten wijzigen telkens

•

Gebruikers ‘snappen’ nut, noodzaak en/of methode niet

•

Naar resultaten toerekenen

•

…


12

Agenda • • • • • • • •



13

Wat is ZZP? Oude systematiek

ZZP systematiek

Variabele component Bedrag per gerealiseerde verpleeg- of verzorgingsdag Variabele component Vaste component Vast bedrag op jaarbasis: - Per bed/plaats - Onroerend zaakbelasting - Energiekosten - … Kapitaallasten Afschrijvingskosten, huur, rentekosten

Per gerealiseerde ZZP-dag een bedrag afhankelijk van kenmerken cliënt.

Variabele kapitaallasten Afschrijvingskosten, huur, rentekosten => NHC


14

Veranderingen instellingen 1. Vraaggericht werken: de cliënt heeft wensen en rechten! Er zijn verschillende mogelijkheden om hieraan te voldoen 2. Inkomsten zijn afhankelijk van de keuze van de cliënt: voor welke zorgaanbieder kiest de cliënt? 3. Profiel: duidelijkheid over wat de zorginstelling wil zijn in vergelijking met andere zorginstellingen in de regio (concurrentie!) 4. Zaakjes op orde: efficiënt en kostenbewust. De cliënt krijgt waar voor zijn geld. Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma, www.aef.nl

15

Sturingsvragen Toegenomen (financieel) risico: • Hoe groot is het risico voor ons? • Hoe kunnen we het risico beperken? • Wat is winstgevend/dekkend, wat niet? • Past onze werkwijze (nog)? • Past onze strategie (nog)? Marktwerking: • Onderhandelingen over prijs • Aanvullende producten Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma, www.aef.nl

16

Van strategie naar details Wat kunnen wij de klant bieden? Kosten Instelling

ZZP-inkomsten Behandeling Verblijf

Overige Kosten Kostprijzen

Dagbesteding LoonKosten Woonzorg


17

Casus Wat is hier aan de hand? Hoe zou het gesprek in het MT kunnen lopen? •

Locatie X heeft een negatieve realisatie. Uit de begroting blijkt dat de kosten op de gesloten afdeling weglekken. Het locatiehoofd speelt daarom met het idee de afdeling op te heffen. De centrale unit Behandeling heeft het gevoel juist geld over te houden op deze cliënten.

•

De locatie Y heeft een gemengde cliëntenpopulatie. De realisatie loopt goed, er zijn zwarte cijfers. Uit de kostprijzen blijkt echter dat cliënten met ZZP 2 fors minder kosten dan de tarieven. De cliënten met ZZP 4 zijn daarentegen duurder.

•

In het MT is al geruime tijd discussie over de centrale afdeling welzijn. Hoe moet welzijn eruit gaan zien voor de lagere ZZP’s? In de plannen wil de manager vasthouden aan de huidige inzet. ‘Welzijn voorkomt zorg’. De zorgmanager bevestigt dit uitgangspunt in theorie. Uit kostprijsberekeningen van de huidige situatie blijkt dat de totale kosten voor de lagere ZZP’s hoger zijn dan het tarief.

Wat is de rol van de kostprijzen bij deze gesprekken? Is er een verdere informatievraag? Hoe had het gesprek gelopen zonder kostprijzen? Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma, www.aef.nl

18

Agenda • • • • • • • •



19

Problemen met de begroting Alle regiodirecteuren hebben hun begroting ingediend Er is een tekort. Iedereen heeft het gevoel dat de locaties van elkaar kunnen leren en dat er dan bespaard kan worden. Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma, www.aef.nl

20

Best practices Locatie 1: 100 cliënten Inkomsten zorg-component: €2.170.000 Kosten zorgpersoneel: €1.478.000

Locatie 3: 112 cliënten Inkomsten zorg-component: €2.450.000 Kosten zorgpersoneel: €1.550.000

Locatie 2: 75 cliënten Inkomsten zorg-component: €1.670.000 Kosten zorgpersoneel: €1.178.000

Locatie 4: 91 cliënten Inkomsten zorg-component: €1.550.000 Kosten zorgpersoneel: €930.000

Wat is de best practice? Wat is het besparingspotentieel? Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma, www.aef.nl

21

Agenda • • • • • • • •



22

Het bepalen van kostprijzen Detailniveau vaststellen I Strategische

Methode bepalen

vragen bepalen Product(en) vaststellen

Gegevens verzamelen

Resultaten berekenen

Resultaten verifiëren

Algemene info (bv. Nza) Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma, www.aef.nl

Kostprijzen 23

Strategische vraag We gaan voor deze workshop uit van: Hoe verhouden onze kosten zich tot de tarieven? Maar: In de praktijk andere vragen mogelijk. Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma, www.aef.nl

24

Details en de grote lijn • Afweging meerkosten en meerwaarde • Ook tussenproducten bevatten veel waardevolle informatie. • Op hoofdlijnen waar het kan, inzoomen waar het nodig is • Pick your battles Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma, www.aef.nl

25

Product bepalen • Als je niet weet wat je product is, kun je ook geen prijs bepalen • Aansluiten bij (informatie)behoeften organisatie (bv.: organisatiebreed of per locatie/afdeling, extra aandacht voor voeding of juist voor …)

• Kun je in stappen berekenen? (versimpelen proces) Input van bestuur/MT en zorgexperts (bv. Locatiemanagers, productenboek) Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma, www.aef.nl

26

Producten in stappen I Start

Stap 1

Stap 2

Totale ZZP-kosten => Gemiddelde Kostprijs per cliënt

Kosten Zorg => Gem. kostprijs zorg

Kosten DB=> Gem. kostprijs DB

Kosten VB => Gem. kostprijs VB

KP zorg ZZP 1

KP DB ZZP 1

…

KP zorg ZZP 2

KP DB ZZP 2

KP zorg ZZP 3

…

Kosten BH => Gem. kostprijs BH

Overige Diensten

… Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma, www.aef.nl

27

Producten in stappen II Inzicht in

Benodigde inzet

Start

- Totale winst/verliesgevendheid - Vergelijking locaties/afdelingen

Zeer laag

Stap 1 ZZPcomponenten

- Wat hoort wel/niet in de ZZP’s - Gemiddelde kosten per component - Verhouding tussen componenten - Benchmarking locaties/afdelingen - Indirecte kosten - …

Relatief laag

- Gedetailleerde kostprijzen per ZZP

Relatief hoog

Stap 2 Individuele ZZP’s

Met beperkte belasting voor de zorguitvoer te bepalen! Fundamentele keuzes over dienstverlening. Basis voor Stap 2

Gedetailleerde informatie over dienstverlening nodig voor berekening. Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma, www.aef.nl

28

Methode; Vergelijkbaarheid Als uitgangspunt = Vergelijking met tarieven Dan aansluiten bij NZa-methodiek • Opslagcalculatiemethode (loon + % overige kosten) • Waar mogelijk onderverdeling indirecte kosten aanhouden • Waar mogelijk onderverdeling dienstverlening/producten aanhouden.

Pas op: Laat ‘technische’ keuzes NZa niet de eigen besluitvorming en organisatie-inrichting beïnvloeden. Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma, www.aef.nl

29

Methode; bruikbaarheid Maar ook: • Wat doen we als we geen eigen gegevens hebben? (bv. directe/indirecte uren, geleverde uren zorg, …) • Waar willen we mee vergelijken? (bv. NZa uitgangspunten, andere benchmarks, …) • Zijn er specifieke eisen? (bv. optimaliseren bijvangst, voorbereiden vervolgvragen) • Wat is een toekomstbestendige methode (onderhoudbaar)?

Goede voorbereiding beperkt belasting organisatie. Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma, www.aef.nl

30

Gegevens verzamelen • Welk detail- en zekerheidsniveau is gewenst? • Wie heeft de informatie? • Hoe vragen we uit? • Wat is de planning? Want: • Gericht uitvragen beperkt belasting • Gericht uitvragen verbetert kwaliteit Input vanuit systemen en zorgexperts (bv. locatiemanager, EVV, …)


31

Berekenen, verifiëren, rapporteren • Toepassen modelstructuur • Zijn de resultaten verklaarbaar/herkenbaar? • Moet de input worden aangepast? – Aanpassen methode – Nieuwe/aangepaste gegevensuitvraag – (Soms) aanpassen product

• Wat is de meest geschikte rapportagevorm? – Kostprijzen – ‘Bijvangst’ (opslagpercentages, deelresultaten, productmix, …)

• Wat zijn vervolgvragen? Inbedding gegevens in P&C-cyclus Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma, www.aef.nl

32

Blijvend effectief inzetten • Gezamenlijke ontwikkeling • Zorg voor meerwaarde voor de eindgebruikers • Inbedding resultaten in reguliere P&C-cyclus – Begroting en monitoring – Sturing

• Onderhoudbaar systeem • ‘Test’ nieuwe ideëen/onderdelen/uitkomsten • Zorg voor sponsors/ambassadeurs (projectgroep) Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma, www.aef.nl

33

Agenda • • • • • • • •



34

Agenda • • • • • • • •



35

Aannames Zorglocatie Daaiendaal. • • • • •

112 intramurale cliënten 35 aanleunwoningen ZZP-omzet: 6,7 miljoen euro Extramurale omzet: 0,8 miljoen euro Totale kosten: 7,6 miljoen euro

Bestuur

P&O, P&C, Beleid Vastgoed

Andere locaties

Daaiendaal

Behandeling

Wat is de gemiddelde kostprijs per ZZP-cliënt per dag? Wat is het gemiddelde tarief per ZZP-cliënt per dag? Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma, www.aef.nl

36

Technisch Stappenplan Stap 1; Kostprijzen ZZP-componenten

Stap 2; Kostprijzen per ZZP

1. Verzamelen financiële gegevens (begroting/realisatie) 2. Grove verdeling van de kosten over de producten (componenten), in kaart brengen: • Niet-ZZP activiteiten én bijbehorende kosten • Grensgevallen en vraagpunten • Indirecte kosten en overhead 3. Afstemmen en besluiten over inhoud producten (strategisch!) 4. Afstemmen en besluiten toerekening indirecte/overheadkosten (strategisch !) 5. Definitieve verdeling en toerekening maken (rondrekenen) 6. Verifiëren en presenteren resultaten

1. Per product (component) methode van verdeling over ZZP’s bepalen 2. Per product benodigde data en methode van uitvragen bepalen 3. Per product data uitvragen 4. Per product definitieve verdeling en toerekening maken 5. Rondrekenen (hebben we alle kosten? hebben we alle uren?) 6. Verifiëren en presenteren resultaten


37

Stap 1.2: Kosten verdeeld Centrale overhead Locatie overhead Overig Zorg

Overig DB

Overig VB

Direct loon Zorg

Direct loon DB

Direct loon VB

Overhead BH Overig BH

Niet-ZZP

Direct loon BH

Verdeel de kostenposten op de volgende blz. over de verschillende kostensoorten. Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma, www.aef.nl

38

Kosten verdeeld II 411100 411115 411130 411200 411419 411620 412110 412200 412520 413500 413610 413610 413620 413640 414120 416300 418110 422400

Bestuurder Locatiedirecteur Zorgbemiddelaar Controller Coordinator vrijwilligerswerk Coördinator flexpool Facilitair manager Kok Medewerker receptie Medewerker welzijn EVV-er intramuraal EVV-er extramuraal Verzorgende Assist verzorging en voeding 3e jaarsleerling verpleegk. Onregelmatigheidstoeslag PNIL algemeen Sociale lasten

423100 423510 431110 431181 441110 441210 451130 454100 454210 455120 462100 463200 464200 467100 471100 471300 473300 828200 829000

Personeelsadvertenties Reiskosten Aardappelen Thee Schoonmaakapp. en benodigdheden Afvalverwijdering Kopieerkosten Belastingen Verzekeringen Omroepbijdragen, buma Geneesmiddelen/dialyse Pastoraal werk Verplaatsingshulpmiddelen Ontspanningsactiviteiten Onderhoud terrein Beveiligingsinstallaties Elektriciteit Verhuur ruimten aan externen Overige opbrengsten


39

Resultaat • Wat valt op? • Wat zijn vraagpunten? • Wie kan/moet de vraagpunten beantwoorden? • Wat is het vervolg? Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma, www.aef.nl

40

Stap 1.4: indirect en overhead • •

Loonkosten zijn belangrijkste kosten = basis voor toerekening Overige kosten => Opslagpercentage op loonkosten

•

Maak clustertjes van vergelijkbare overige kosten.

•

Bekijk per cluster op welke loonkosten een opslag moet komen.

•

Bouw de berekening stapsgewijs op en check achteraf of je ALLE kosten toegerekend hebt.

Wat zijn de clusters uit de berekening van de NZa? (p. 51 e.v.): – – – – – – – –

Sociale lasten Opslag leidinggevenden Algemene salarislasten Algemene materiele lasten Terrein- en gebouwgebonden lasten Overhead staf Zorggebonden materiële lasten art. 15 Bza Overige zorggebonden materiële lasten


41

Stap 1.4: indirect en overhead • • • • •

Loonkosten Zorg (incl SL): Loonkosten Dagbesteding (incl. SL): Loonkosten Verblijf (incl. SL): Materiële kosten Verblijf: Kosten locatieoverhead:

500.000 120.000 200.000 175.000 50.000

Wat is het opslagpercentage locatieoverhead? Wat zijn de totale Verblijfskosten? Loonkosten + opslagen indirecte kosten + materiële kosten = totale kosten Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma, www.aef.nl

42

Stap 1.5: Voorbeeld Zorg Loon Zorg SL (vakantietoeslag, eindejaarsuitkering) Basis loon zorg ORT Zorg Bruto loonkosten SL (werkgeverslasten) Netto loonkosten Algemene materiële lasten Locatieoverhead Stafkosten Terrein- en gebouwgebonden Leidinggevenden zorg Overige zorggebonden materiële lasten Subtotaal Zorg

3.692.683 13,7% 4.197.552 13,8% 4.776.814 21,0% 5.779.945 9,0% 2,9% 17,0% 7,7% 4,2% 1,6% 8.231.411

Verblijfsdagen Gemiddelde zorgkosten per verblijfsdag Gemiddeld tarief zorg per verblijfsdag Resultaat zorg per verblijfsdag

81.017 101,60 101,29 -0,31

42,4%

Op iedere euro zorg komt 42,4 cent overige kosten Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma, www.aef.nl

43

Technisch Stappenplan Stap 1; Kostprijzen ZZP-componenten

Stap 2; Kostprijzen per ZZP

1. Verzamelen financiële gegevens (begroting/realisatie) 2. Grove verdeling van de kosten over de producten (componenten), in kaart brengen: • Niet-ZZP activiteiten én bijbehorende kosten • Grensgevallen en vraagpunten • Indirecte kosten en overhead 3. Afstemmen en besluiten over inhoud producten (strategisch!) 4. Afstemmen en besluiten toerekening indirecte/overheadkosten (strategisch !) 5. Definitieve verdeling en toerekening maken (rondrekenen) 6. Verifiëren en presenteren resultaten

1. Per product (component) methode van verdeling over ZZP’s bepalen 2. Per product benodigde data en methode van uitvragen bepalen 3. Per product data uitvragen 4. Per product definitieve verdeling en toerekening maken 5. Rondrekenen (hebben we alle kosten? hebben we alle uren?) 6. Verifiëren en presenteren resultaten


44

Stap 2.1: kostprijzen per ZZP Per product (component) methode van verdeling over ZZP’s bepalen, veel gebruikt: • Zorg/dagbesteding: uren zorg per ZZP als basis,

Overige kosten (materieel, indirect, overhead) via opslag op loon verdelen

• Verblijf: verblijfskosten zijn voor iedere cliënt gelijk. Resultaat verblijf stap 1 / aantal cliënten = Kostprijs

• Behandeling: uren zorg per ZZP als basis,

materiële kosten per persoon verdeeld, overige kosten via opslag op loon.

Let op: Past deze verdeling bij jullie eigen werkwijze?? Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma, www.aef.nl

45

Stap 2.2 & 2.3: Gegevens uitvragen Hoe kom je aan uren per ZZP? Mogelijkheden • Hanteer verhoudingsgetallen (NZa-tarieven, zorgprofessionals, …) Voordeel: direct inzicht in kostprijzen, minder werk Nadeel: geen direct inzicht in uren inzet

• Hanteer concrete uren per ZZP (zorgarrangementen, registratiesystemen, …) Voordeel: Direct volledig inzicht, makkelijk toekomstscenario’s te bepalen Nadeel: Gedetailleerde gegevens nodig en je moet rondrekenen

Bouw de berekening stapsgewijs op. Meerkosten vs. Meerwaarde!! Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma, www.aef.nl

46

Stap 2.4: berekening Bijvoorbeeld: verhouding Nza uren als basis Totale kosten zorg: 8.253.000 euro op zorg Wat is de kostprijs per ZZP? ZZP 5 ZZP 6 ZZP 7

Aantal

Tarief (euro)

137,1

98,19

68,5

103,01

16,4

120,04

Verhouding

Kostprijs ??


47

Stap 2.5: Rondrekenen • Zijn alle kosten toegerekend? • Zijn alle directe fte’s toegerekend?


48

Agenda • • • • • • • •



49

Terugkoppeling • Hebben we dingen gemist? • Opmerkingen/aanvullingen? • Tips voor de volgende keer?


50

Nog vragen? • Werken met ZZP’s – www.werkenmetzzps.nl. • Nora de Jeu – [email protected], 030-236 3030 / 06-286 32 019


51

Sturen op ZZP s ZZP-Kostprijzen

Recommend Documents