Studijní materiál k e-learningovému kurzu

1

Studijní materiál k e-learningovému kurzu

Úprava dokumentů zpracovaných textovými procesory – ČSN 01 6910

RENTEL, a. s.

květen 2015

2

Osnova kurzu 1 Seznámení s normou ČSN 016910 1.1 Předmět normy 1.2 Normativní odkazy 1.3 Termíny a definice 2 Přehled pravidel psaní textu 2.1 Členící znaménka Tečka Čárka Otazník a vykřičník Dvojtečka Středník Tři tečky Spojovník Pomlčka Závorky Uvozovky 2.2 Zkratky 2.3 Značky Značky jednotek Značky měn Matematické značky Procento, promile Rozměry a tolerance Měřítko, poměr, skóre Průměr Exponenty, indexy Úhlový a teplotní stupeň Paragraf Ampersand (&) Značka # Značky pro „narozen“ a „zemřel“ 2.4 Čísla a číslice Zlomky Peněžní částky Sestavy čísel Kalendářní data Časové údaje

3

Telefonní a faxová čísla Spojení čísel se slovy a písmeny Římské číslice 3 Úprava písemností 3.1 Zvýrazňování textu 3.2 Členění textu a označování jejich částí Odstavce Výčty Číselné označování částí textu Abecedně-číselné označování textu Nadpisy 3.3 Úprava dokumentu Formáty papíru Okraje písemností Odstavcová zarážka Řádkování Druh písma Mezery (shrnutí pravidel) Pevná spojení Dělení slov Poznámky pod čarou Číslování stránek 3.4 Poštovní adresy Umístění poštovních adres na obálkách Umístění poštovních adres v dopisech Obsah poštovní adresy odesílatele Obsah poštovní adresy adresáta Úprava poštovních adres 3.5 Úprava obchodních a úředních dopisů 3.6 Úřední dopisy Dopisní papíry s předtištěnými odvolacími údaji Dopisní papíry bez předtištěných odvolacích údajů 3.7 Osobní dopisy 3.8 Dopisy fyzických osob právnickým osobám 3.9 Dopisy do zahraničí 3.10 E-mail 3.11 Tabulky

4

1 Seznámení s normou ČSN 01 6910 Česká technická norma 01 6910 – Úprava písemností zpracovaných textovými editory nahrazuje ČSN 01 6910 z listopadu 2002. Původní norma Úprava písemností psaných strojem byla určena pro obchodní a úřední korespondenci zpracovanou na psacích strojích. Poprvé vyšla v roce 1949, její poslední revize byla provedena v roce 1985. Při revizi v roce 1997 byl pozměněn název normy na Úpravu písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovými editory. Současná revize ruší zmínku o psacích strojích z názvu a zaměřuje obsah normy na vytváření obchodních a úředních písemností pomocí textových editorů. ČSN 01 6910 revize srpen 2014 Úprava dokumentů zpracovaných textovými procesory – revize upravuje název normy, mění řadu definic a termínů a doporučuje jednotnou úpravu dokumentů. Norma by nyní měla být přijatelná pro mnohem širší okruh uživatelů, kteří se s ní dříve nemohli ztotožnit, když v některých případech neodpovídala jazykovým zásadám nebo typografickým zvyklostem. Cílem revize bylo uvést ustanovení normy do souladu se zvyklostmi úpravy textů. Požadavky na řešení prvků normy se různí, proto text normy dovoluje více variant řešení.

Seznam témat 1.1 Předmět normy 1.2 Normativní odkazy 1.3 Termíny a definice 1.4 Kontrolní otázky

5

1.1 Předmět normy ČSN 01 6910 stanoví pravidla pro úpravu textů zpracovaných textovými editory a zásady formálního uspořádání obchodních a úředních písemností. Při úpravě zvláštních písemností (právních, bibliografických apod.) je třeba se řídit dalšími příslušnými směrnicemi nebo normami. Pravopisná stránka se řídí Pravidly českého pravopisu.

6

1.2 Normativní odkazy ČSN ISO 2145:1997 (01 0184) Dokumentace – Číslování oddílů a pododdílů psaných dokumentů ČSN ISO 3166-1:1999 (97 1002) Kódy pro názvy zemí a jejich částí. Část 1: Kódy zemí ČSN ISO 4217 (97 1003) Kódy pro měny a fondy ČSN ISO 690:2011 (01 0197) Informace a dokumentace – Pravidla pro bibliografické odkazy a citace informačních zdrojů ČSN ISO 8601:2005 (97 9738) Datové prvky a formáty výměny – Výměna informací – Zobrazení data a času ČSN ISO 80000-1:2011 (01 1300) Veličiny a jednotky – Část 1:Obecně ČSN ISO 80000-2:2012 (01 1300) Veličiny a jednotky – Část 2: Matematické značky a značky užívané v přírodních vědách a technice ČSN 88 0410:2004 Korekturní znaménka pro sazbu – Pravidla užívání

Související normy ČSN 50 6406.2001 – Obálky a velké tašky ČSN 88 4674:200 – Dopisnice a pohlednice

Související právní předpisy Vyhláška č. 359/2011 Sb., o základním registru územní identifikace, adres a nemovitostí Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník Zákon č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích) Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů

7

1.3 Termíny a definice Textový sloupec •

plocha papíru popsaná nebo potištěná písmem.

Záhlaví, zápatí •

prostor nad/pod textovým sloupcem, kam lze při práci s textovým editorem vložit text, obrázky, čísla stránek apod.

Hlavička písemnosti •

horní část písemnosti, v níž je uveden název instituce a další zpřesňující údaje o instituci, která písemnost vyhotovila.

Pata stránky •

dolní část textového sloupce.

[Obr. Struktura stránky dokumentu] Písmo, rodina písma souhrn řezů označovaných společným základním názvem, písmo obvykle obsahuje řezy – základní, tučný, kurzivní, například Arial, Times New Roman, Calibri. Bod jednotka používaná k měření velikosti písma, 1bod je přibližně 0,35 mm. Patkové písmo (serifové písmo) písmo, které má patky (serify), patka je vodorovné nebo svislé zakončení tahu písmena, například Times New Roman, Cambria, Garamond. Bezpatkové písmo písmo, které nemá patky (serify), například Arial, Calibri, Tahoma, Verdana. Verzálky veská písmena abecedy.

8

Minusky malá písmena abecedy. Ligatura (slitek) spojení dvou nebo více písmen v jeden znak, například flétnisté – ligatury písma Times New Roman nahrazují znaky fl. Styl pojmenovaná množina nastavení určující formátování, kterou lze v dokumentu použít opakovaně, styly pomáhají sjednotit vzhled dokumentu.

Odstavcová zarážka •

prázdné místo na začátku první řádky textu v odstavci (odsazení první řádky odstavce).

[Obr. Ukázka odsazení prvního řádku odstavce]

Řádkování •

poměr vzdálenosti mezi základnami dvou za sebou následujících řádků v odstavci

[Obr. Ukázky typů řádkování]

9

Pevná mezera •

mezera o konstantní šířce; vkládá se při práci s textovým editorem do pevných spojení, aby se zabránilo jejich rozdělení při automatickém lámání řádků.

[Obr. Ukázka použití pevné mezery] Povinný spojovník spojovník vyžadovaný pravopisem slova nebo víceslovného výrazu, například Praha-západ, labsko-oderský, tedy ve složených výrazech. Nerozdělitelný spojovník spojovník, před nímž ani za nímž nesmí textový editor provést zalomení řádku, označuje se někdy jako pevný spojovník, který spojuje složený výraz v jeden, aby byl celý umístěn na jednom řádku. Podmíněný spojovník neboli volitelné rozdělení, určuje výjimku z běžného dělení.

Adresové pole •

prostor vyhrazený na formulářích pro umístění poštovní adresy.

Adresové pásmo •

obdélníkové pásmo v adresovém poli určující maximální plochu, do které lze napsat poštovní adresu.

Zarovnání do bloku •

levý i pravý okraj textu je zarovnaný.

Zarovnání na praporek • • •

jeden okraj textu je zarovnán, ale druhý je ponechán volně levý praporek – levý okraj textu je zarovnán, pravý je volný pravý praporek – pravý okraj textu je zarovnán, levý je volný.

10

[Obr. Ukázky zarovnání řádků odstavce]

11

2 Přehled gramatických pravidel Základní příručkou jsou Pravidla českého pravopisu, kde kromě slovníkové části najdete i podrobné poučení o interpunkci, psaní velkých písmen, dělení slov apod. V dodatcích akademického vydání jsou i doporučená pravidla přepisu z cizích jazyků do češtiny, slovních zeměpisných, křestních a antických jmen. Další příručkou je Slovník spisovné češtiny, který obsahuje základní slovní zásobu s výkladem významu, příklady užití a označením gramatických kategorií. Jsou zde uvedeny i obtížnější tvary jednotlivých slov. Češtinářský rádce Tato publikace je doplněním k Pravidlům a Slovníku spisovné češtiny, obsahuje praktické příklady a problematické jevy. Stránka ÚJČ Na Internetu najdete na adrese www.ujc.cas.cz stránky Ústavu pro jazyk český, kde je k dispozici i e-mailová jazyková poradna. Případně na adrese www.cj.cz najdete pravidla českého pravopisu.

Seznam témat 2.1 Členící znaménka Tečka Čárka Otazník a vykřičník Dvojtečka Středník Tři tečky Spojovník Pomlčka Závorky Uvozovky 2.2 Zkratky 2.3 Značky Značky jednotek Značky měn Matematické značky Procento, promile Rozměry a tolerance Měřítko, poměr Průměr Exponenty, indexy Úhlový a teplotní stupeň Paragraf Ampersand (&) Značka #

12

Značky pro „narozen“ a „zemřel“ 2.4 Čísla a číslice Zlomky Peněžní částky Sestavy čísel Kalendářní data Časové údaje Telefonní a faxová čísla Spojení čísel se slovy a písmeny Římské číslice 2.5 Kontrolní otázky

13

2.1 Členící znaménka Interpunkci začal používat benátský nakladatel a tiskař Aldus Pius Manutius (1450– 1515). Zavedl čárky, středníky a dvojtečky. Vykřičník vznikl z latinského zvolání Iyo – jako zkratky Io psané pod sebou. Stejně tak otazník vznikl jako zkratka latinského slova Questio – jako spojení písmen Qu psaných pod sebou. Všechna interpunkční znaménka (kromě pomlčky a výpustky) se připojují k předcházejícímu slovu, zkratce, značce nebo číslu bez mezery. Za každé interpunkční znaménko náleží mezera. Výjimkou jsou zápisy, v nichž se interpunkční znaménka považují za součást ucelené značky (např. tečka ve webových a e-mailových adresách). Pokud se vedle sebe sejdou dvě interpunkční znaménka, nedělá se mezi nimi mezera. Kaktus, spol. s r. o., Ústí n. Orl., Východočeský kraj

Tečka Psaní tečky obvykle nečiní problém. Připomeňme jen, že ji nepíšeme za nadpisy a titulky. O pravidlech psaní tečky před/za závorkou či uvozovkami se lze rozhodnout logickou úvahou. Tečku píšeme na konec věty bez mezery k poslednímu písmenu. První věta končí tečkou. Za ní je mezera a další věta. Tento výraz je „zajímavý“. „Věta v uvozovkách“. Bude to tak (nebo jinak). Bude to přesně tak. (Ale může to být i jinak.) Tečka se také píše za některými zkratkami a označuje řadové číslovky. lat. = latinský 80. léta = osmdesátá léta, v češtině nikoli 80-tá nebo 5tý Na konci věty se dělá pouze jedna tečka, i když věta končí zkratkou nebo výrazem, za kterým už tečka je. V obchodě měli nože, vidličky, talíře apod. Korekturu provedl KoreText, s. r. o.

Výjimky V cizojazyčné sazbě se často za tečkou mezera nedělá. Také v češtině je nutné dodržovat kodifikovaná jména a názvy, proto se výjimečně za tečkou nedělá mezera. Stejně tak počítačové názvy vyžadují zvláštní pravopis. 19.30 hodin (bez mezer) 3.5 inch (v angličtině místo naší desetinné čárky – bez mezer) skupina J.A.R. (kodifikovaný název – bez mezer) obrazek.jpg (názvy počítačových souborů – bez mezer) www.kaktus.cz (internetové adresy – bez mezer) InDesign 1.5 (označení verzí programů – bez mezer)

14

Kapitola 7.3.3 (členění textu – bez mezer, za posledním číslem se tečka většinou nepíše, ale je možné ji použít)

Čárka Čárku také píšeme bez mezery za poslední písmeno slova nebo za poslední interpunkční znaménko. Pravidla pro psaní čárky naleznete v Pravidlech pravopisu. Na otázku, zda čárku napsat či nenapsat, není jednoduchá odpověď – vždy záleží na konkrétní větě, její větné stavbě, na tom, jaký významový odstín chceme vyjádřit, a v neposlední řadě i na rozhodnutí pisatele textu. Případy, ve kterých se často chybuje, souvisejí s oddělováním vedlejších vět. Byli jsme na návštěvě u známých, kteří mají velký dům, a obdivovali jsme jejich krbová kamna. Tady se často zapomíná na druhou čárku, jistě pod vlivem školní poučky, že před a se čárka nepíše. Není to tak docela pravda, co je do věty vloženo (zde věta vedlejší), je třeba oddělit čárkou. Ovšem v případě dvou vět vedlejších v téže funkci a na téže úrovni se čárka před „a“ nepíše. Dále je třeba oddělovat i oslovení, kde platí pravidlo vždy z obou stran. Budeš, Karle, tak laskav, a přineseš čaj? A co čárka před „nebo“ – školní poučka praví – čárka se píše, jde-li o vylučovací poměr. Bitva na Bílé hoře se konala v roce 1620, nebo 1621, teď nevím. Ovšem: Pojedu na chalupu vlakem nebo autobusem. Pozor na psaní zkratek a. s. (akciová společnost) a s. r. o. (společnost s ručením omezeným). Tyto zkratky jsou ve větě přístavkem, proto se z obou stran od textu oddělují čárkami. Samozřejmě, že za tečkami je mezera (s výjimkou případu, kdy za poslední tečkou následuje čárka). Společnost KAKTUS, s. r. o., se transformovala na Společnost KAKTUS, a. s.

Otazník a vykřičník Otazník i vykřičník píšeme přímo k předchozímu písmenu. Otazník se také používá jako výraz pochybnosti nad určitým slovem. V tomto případě se dává do závorek bez mezer. Podobně se používá vykřičník jako upozorňující výraz. Co to vidím? „To je pravda!“ Byly tam tři (!) děti.

Dvojtečka Také dvojtečku píšeme přímo k předcházejícímu písmenu. Používá se ve smyslu uvození další části věty. Dále se dvojtečka používá pro uvození výčtu (seznamu). Dvojtečka s mezerami se používá v případě matematického znaménka dělení nebo chemického poměru dělení. 10 : 2 = 5 zisk rozdělíme v poměru 5 : 3

15

Naopak dvojtečku bez mezer používáme ve smyslu skóre zápasu nebo vyjádření času.

Středník Středník píšeme přímo k předcházejícímu písmenu, za ním následuje vždy malé písmeno. Naznačuje těsnější spojení dvou vět.

Tři tečky Tři tečky (výpustka) se používají, když chceme naznačit pomlku ve větě nebo vynechání určité části textu, např. v nedokončeném výčtu nebo ve zkráceném citátu. Vžívá se pro ně označení „trojtečka“. Pro tři tečky lze použít zvláštní znak (výpustku levý ALT+0133) nebo napsat tři jednotlivé tečky. „Trojtečku“ píšeme k příslušnému výrazu bez mezery. S mezerou jen pokud označuje neúplný výčet. Od následujícího textu ji oddělujeme mezerou. Na konci věty „trojtečka“ plní i funkci koncové tečky. Pokud by za „trojtečkou“ mělo být interpunkční znaménko, píše se bez mezery. Jestli nepřestaneš křičet, tak… …tady začíná citát a končí… Člověk má pět smyslů: zrak, sluch, … Doplňte: jedna, dva, …, čtyři.

Spojovník Spojovník se používá pro spojování složených výrazů, dále označuje dělení slov. Vždy jej píšeme bez mezer, přímo k příslušným výrazům. Pokud dojde k rozdělení složeného výrazu v místě spojovníku, opakuje se tento na dalším řádku. Textové editory umožňují vložení „pevného spojovníku“, který zamezí případnému rozdělení složeného výrazu. TIP » V textovém editoru Word lze „pevný spojovník“ vložit pomocí klávesové zkratky CTRL+SHIFT+Spojovník. Na počítačové klávesnici se spojovník vyskytuje (klávesa před klávesou Pravý Shift), a většina uživatelů se chybně domnívá, že se jedná o pomlčku. Spojovník se píše i v místních jménech a názvech správních oblastí. Také se píše v některých cizích rodných jménech a příjmeních. Praha-západ česko-francouzský Frýdek-Místek

Pomlčka Pomlčka má vzhledem ke spojovníku dvojnásobnou délku. Naznačuje přestávku v řeči a výrazně od sebe odděluje části textu. Dále se používá k uvození přímé řeči, jako opakovací znaménko, místo nuly nebo neznámé hodnoty v tabulkách, k vyjádření celých peněžních nebo finančních jednotek nebo ve zvláštních případech, kdy nahrazuje předložku nebo spojku.

16

Řádek nemá začínat pomlčkou, nejde-li o pomlčku použitou jako znak odrážky ve výčtech, pomlčku použitou pro opakování hesla v rejstříku nebo pro naznačení přímé řeči na novém řádku. Pokud se do pomlček vkládá slovo, větný úsek nebo věta, oddělují se pomlčky z obou stran mezerami. Pomlčky se od vsunutého textu nesmí oddělit, proto se za počáteční pomlčku a před koncovou vkládá pevná mezera. Internet byl původně vytvořen – nejprve pro armádu – a teprve později se začal používat ve vědeckých a vzdělávacích institucích. Pomlčka ve významu „a“ nebo „proti (versus)“se píše bez mezer. Pokud je jeden z výrazů víceslovný, je dovoleno psát pomlčku s mezerami. Způsob zápisu musí být v celém dokumentu jednotný. zápas Sparta–Slávia zápas Karlovy Vary – Plzeň Pomlčka označující vzdálenost se také ohraničuje mezerami. dálnice Praha – Brno trať Ostrava – Frýdek-Místek Pomlčka ve významu „až, až do“ se píše bez mezer. Pokud by mohla být zaměněna za znaménko mínus nebo pokud spojuje delší víceslovné výrazy, použije se raději slovní vyjádření. školní rok 2007–08 dovolená 13.–20. března strana 100–115 60 W–100 W (lépe 60 W až 100 W) V textu může pomlčka vyjadřovat zaokrouhlenou peněžní částku. Kč 2.500,– Dlouhá pomlčka má dvojnásobnou délku vzhledem ke klasické pomlčce. V češtině se používá zřídka, někdy se uplatňuje v beletrii. Vyskytuje se v americké angličtině, ve Velké Británii sporadicky. V německé normě se doporučuje používat ji pouze jako odrážku. TIP » Pomlčku vložíte klávesovou zkratkou levý ALT+0150, dlouhou pomlčku klávesovou zkratkou levý ALT+0151.

Závorky Do závorek se dávají výrazy, které jsou do textu volně vloženy, popřípadě které nejsou součástí vlastního projevu. Závorky mohou mít různou podobu, nejběžnější jsou „kulaté“. Píšeme je vždy těsně k výrazům nebo k větám, které se do nich dávají. Pokud je v závorce celá věta, koncová závorka se umístí za interpunkční znaménko, které ukončuje větu. Typografie v praxi (přednáška s diskusí). (Věta v závorkách.) U zákonů se tradičně uvádějí čísla zákonů v kulatých závorkách. (1) Text prvního bodu „Hranaté“ závorky se používají v matematice. V textu se uplatní jako závorky vnořené.

17

Do hranatých závorek se obvykle dává výslovnost. laser [lejzr] V odborných publikacích s číslovaným seznamem použité literatury, se citáty z této literatury mohou v textu označit číslem citované publikace uvedeným v hranatých závorkách. Slovní zásoba se neustále mění, protože jazyk jako nástroj dorozumění se přetváří zároveň s vývojem společnosti. [5] Lomítko (rovná závorka) se používá jako dělící znaménko mezi údaji. Před/za lomítkem není mezera. Výrazy členěné lomítky se na konci řádků pokud možno nedělí. Pokud mezi výrazy oddělenými lomítkem dojde k zalomení řádku, doporučuje se ponechat lomítko na konci řádku, na následujícím řádku se pak nemusí opakovat, opakování lomítka se nedoporučuje. 60 km/h faktura č. 113/08 školní rok 2007/08 Pokud lomítko vyjadřuje alternativu, rovněž se mezerami neodděluje. Vážená paní/vážený pane,… Údaje uvedené v záhlaví/v zápatí… Pokud jsou lomítkem odděleny výrazy víceslovné, doporučuje norma psát mezeru před a za lomítko. Lomítko je dovoleno užívat také ke grafickému oddělení výrazů. V takovém případě se z obou stran lomítka píše mezera bez ohledu na to, zda lomítko odděluje jednoslovné nebo víceslovné výrazy.

Uvozovky Do uvozovek se dává přímá řeč, doslovné citáty v textu, přesné názvy knih, filmů, …, výrazy z cizího prostředí, nespisovné výrazy, výrazy používané ironicky, výklady významů slov. Uvozovky píšeme těsně k příslušnému výrazu. Pokud je v uvozovkách celá věta, koncová uvozovka se umístí za interpunkční znaménko, které ukončuje větu. V češtině je možné používat tři varianty uvozovek: „klasické“, ‚jednoduché‘, . Klasickým českým uvozovkám se také říká 99 66. Ředitelka mateřské školy říká: „Dětem nechybějí věci, ale vztahy.“ Správná hračka podporuje přirozenou touhu všech dětí „přicházet věcem na kloub“. Jako vnořené uvozovky se používají jednoduché (poloviční) uvozovky nebo boční. Miloš Ondráček napsal: „Rytcův projev při tvorbě známky musí ‚souznít‘ se záměrem výtvarníkovým.” Příklad použití bočních uvozovek. Zrušení zápisu v programu Excel lze provést klávesou <ESC>.

18

Odsuvník (apostrof) Odsuvník nahrazuje vynechané písmeno. Ve spisovných projevech naznačuje vypuštění hlásky, zejména na konci slova. Dále se používá v cizích slovech nebo pro vynechání prvních dvou číslic letopočtu. Také apostrof se píše k výrazu bez mezer. Sáh’ si do kapsy. Upad’ do bezvědomí. Paul’s dog. TIP » Odsuvník vložíte klávesovou zkratkou levý ALT+0146.

19

2.2 Zkratky Zkratkami si původně pomáhali písaři, když se jim koncové slovo nevešlo na řádek, zkrátili jej vynecháním koncové slabiky a tuto skutečnost naznačili nad poslední písmeno. Později se zkratky začaly používat běžněji. Způsob psaní zkratek stanoví Pravidla českého pravopisu a Akademická příručka českého jazyka. Psaní některých zkratek může být stanoveno zákonem nebo jiným předpisem. Zkratka musí být psaná v dokumentu jednotným způsobem a její význam musí být jednoznačný. Zkratky nahrazují slova či slovní spojení, která se v textech často vyskytují. Za slovem zkráceným se píše tečka, po níž pak následuje mezera nebo interpunkční znaménko (např. čárka, dvojtečka, otazník, vykřičník), nikdy však druhá tečka. Zkratka je první písmeno nebo charakteristická skupina písmen kráceného slova. Uvnitř zkratek dvou nebo více slov píšeme za každou tečku mezeru: a. s. = akciová společnost s. r. o. nebo spol. s r. o. = společnost s ručením omezeným k. s. = komanditní společnost v. o. s. = veřejná obchodní společnost o. p. s. = obecně prospěšná společnost v. v. i. = veřejná výzkumná instituce př. n. l. = před naším letopočtem j. č. = jednotné číslo k. o. = knokaut m. m. = minulého měsíce m. r. = minulého roku n. m. = nad mořem o. k. = ujednáno, vše v pořádku (nebo O. K.) P. F. = novoroční blahopřání (nebo p. f.) P. S. = postskriptum t. č. = toho času t. r. = toho roku t. m. = toho měsíce v. r. = vlastní rukou v. z. = v zastoupení. Za zkratkami, které se tvoří počátkem slova, se píše tečka: mj. = mimo jiné p. = pan, pánové popř. = popřípadě pozn. = poznámka rkp. = rukopis sec. = sekunda s. = sestra, strana

20

Sb. = Sbírka zákonů a nařízení st. = století, stupeň, senior str. = strana tj. = to jest tř. = třída tzn. = to znamená tzv. = tak zvaný zkr. = zkratka zn. = značka zvl. = zvláště Některé ustálené zkratky jsou tvořeny vypuštěním samohlásek a případně i některých souhlásek z kráceného slova: kpt. = kapitán mld. = miliarda mil. = milion Pokud se slovo krátí začátkem a koncem, tečka se za zkratkou zpravidla nedělá: fa = firma, tradiční pádové zkratky fy, fu, fou fce = funkce ca, cca = circa pí = paní Některé zkratky dvou nebo více slov se píšou dohromady (někdy je možný i dvojí způsob psaní): čj. (nebo č. j.) = číslo jednací čp. (nebo č. p.) = číslo popisné tj. = to je ap. (nebo apod.) = a podobně atp. = a tak podobně atpod. = a tomu podobný Za zkratku bývá mylně považováno také slovo viz, které je však rozkazem od slovesa „vidět“, a proto za ním tečku nepíšeme.

Iniciálové zkratky Iniciálové zkratky jsou zkratky víceslovných názvů tvořené počátečními písmeny jednotlivých slov. Píší se vždy velkými písmeny, bez tečky. OSN = Organizace spojených národů ČSAD UNICEF ČR

Zkratky akademických titulů, vojenských a vědeckých hodností Zkratky akademických titulů, vojenských a vědeckých hodností uvedené před jménem se neoddělují čárkou, mezerou ano. Ale zkratky vědeckých hodností uvedené za jménem se čárkou oddělují.

21

Mgr. Jan Novák Ing. arch. Jan Horák Akad. arch. Jan Kosák ALE MUDr. Jan Novák, DrSc., České Budějovice

Zkratky právního označení podnikatelských subjektů Zkratka právní formy společnosti uvedená před jejím názvem se čárkou neodděluje. a. s. KAJAK a. s. Kormorán Ale pokud je zkratka právní formy společnosti uvedena za názvem, čárkou se odděluje. V textu se zkratka právní formy odděluje z obou stran. Konvalinka, a. s. RENA, spol. s r. o., Pelhřimov Je dovoleno, aby označení podnikatelského subjektu odpovídalo zápisu v obchodním rejstříku.

22

2.3 Značky Značky jsou zkratky s ustáleným grafickým obrazem, dále písmena z cizích abeced a nepísmenné grafické znaky. Značky se liší od zkratek v tom, že se staly samy o sobě označením pojmu, bez vazby na jeho slovní vyjádření (§ – paragraf, $ – dolar). Za značkami se nepíše tečka a je u nich přesně stanoveno, zda lze použít velké či malé písmeno. Psaní značek stanoví ČSN ISO 8000-1 a 8000-2. Mezi značky patří označení měr, měn, fyzikálních veličin a jednotek, matematických a hudebních pojmů a chemických prvků. Mezi číslicí a značkou se píše pevná mezera, protože musí být napsány na stejném řádku. Pokud mezeru nenapíšeme, jedná se o přídavné jméno. 70km (je sedmdesátikilometrová rychlost), ale 70 km (je sedmdesát kilometrů). V textu se značky, pokud nejsou použity s číslem, vždy vypisují slovně.

Značky jednotek Značky měrných jednotek většinou nepíšeme s tečkou. h (nebo hod.) = hodina min (nebo min.) = minuta s (nebo sec. i sec) = sekunda A = ampér ccm = centimetr kubický dB = decibel eV = elektronvolt ha = hektar hPa = hektopascal k = předpona kilo (1 000) K = kelvin, předpona kilo (1 024) kb = kilobit KB = kilobajt kg = kilogram kHz = kilohertz kVA = kilovoltampér l = litr lx = lux m = metr q = metrický cent r = poloměr V = volt W = Watt

23

Značky měn Značky měn se v sestavách píšou za peněžní částku. V textech je lze uvádět za i před peněžní částku (viz následující kapitola Čísla a číslice). cena cca 100 Kč sleva Kč 120,– V bankovnictví se měnové jednotky vyjadřují třípísmennými kódy podle ČSN ISO 4217. CZK, EUR, USD

Matematické značky Jedná se především o znaménka matematických operací – sčítání, odčítání, dělení a násobení. Od čísel se tyto značky oddělují mezerami. Značka „minus“ je stejně dlouhá a stejně vysoko jako vodorovná čárka ve značce „plus“. V textech administrativní povahy je dovoleno znak minus nahrazovat pomlčkou; používání této náhrady se však nedoporučuje v rovnicích. Značky pro násobení jsou položeny do stejné výšky jako značky minus a rovnítko. Opět Norma ČSN 01 6910 připouští značku pro násobení nahradit v korespondenci „malým x“ nebo interpunkční tečkou. TIP » Na české klávesnici lze napsat správnou značku pro násobení takto – pravý ALT+klávesa kulatá závorka. Pro operaci dělení lze použít lomítko nebo dvojtečku (oba znaky jsou přípustné). 10 + 5 = 15 10 – 5 = 5 10 : 2 = 5 nebo 10 / 2 = 5 10 × 2 = 20 ALE 10 x 2 = 20 Pokud značky plus a minus vyjadřují hodnotu čísla, předsazují se bez mezery. +25 °C, –7 °C

Procento, promile Znak procento i promile, podobně jako stupeň, oddělujeme od čísla mezerou. Pokud se jedná o přídavné jméno, tak bez mezery. Číslo a znak musí stát na stejném řádku. 12 % = dvanáct procent 12% = dvanáctiprocentní Znak promile lze vyjádřit značkou nebo desetinným číslem. TIP » Znak zapíšete pomocí klávesové zkratky – levý ALT+0137. 0,002 alkoholu = 2 ‰ alkoholu

Rozměry a tolerance Při psaní rozměrů a tolerancí se ke každému číslu připojuje značka nebo se čísla uvedou v závorce. 20 mm × 25 mm × 35 mm nebo (20 × 25 × 30) mm 10 °C ± 20 °C nebo (10 ± 20) °C

24

TIP » Znaménko „plusminus ±“ vložíte klávesovou zkratkou levý ALT+0177.

Měřítko, poměr, skóre Při psaní měřítek a poměrů se čísla od dvojtečky oddělují mezerami. Mezery musí být stejně široké a pevné, tedy musí stát na stejném řádku. mapa v měřítku 1 : 50 000 ředit v poměru 2 : 1

Skóre Při psaní skóre se čísla od dvojtečky neoddělují mezerami, čísla a dvojtečka musí stát na stejném řádku. zápas skončil 2:3 pro domácí

Průměr Mezi značkou pro průměr a číslem se píše mezera. (V následujícím příkladu je za číslem značka pro palec, která se připojí bez mezery.) hadice o ø 1/2" TIP » Oba znaky (průměr, palec) vložíte v editoru Word pomocí nabídky Vložit, příkaz Symbol s nastaveným písmem normální text. (V nové verzi editoru je příkaz Symbol na kartě Vložení.)

Exponenty, indexy Exponenty a indexy se připojují k číslici nebo k písmenu bez mezery. TIP » V programu Word existují příkazy pro zápis horního indexu a dolního indexu v nabídce Formát->Písmo. (V nové verzi editoru na kartě Domů ve skupině Písmo.) V textovém editoru není většinou možné napsat zároveň index i exponent. V tomto případě se píše nejprve index, poté exponent. 13 m2 H2SO4

Úhlový a teplotní stupeň Na rozdíl od teplotního stupně, se úhlový stupeň používá pro vyjádření přesných údajů směru, zeměpisných souřadnic apod. Mezi číslem a následující značkou se nedělá mezera. úhel 90° spád 15°

Teplotní stupeň Odděluje se od čísla mezerou, pouze ve významu přídavného jména bez mezery. 10 °C = deset stupňů Celsia 10° mráz = desetistupňový mráz

25

Paragraf Vyskytuje se ve spojení s číslem, od něhož se odděluje mezerou. Na začátku věty se nahrazuje slovem. Nikdy se nepíše zdvojeně, ani v případě, kdy se jedná o odkaz na více paragrafových odstavců. Podle § 13, odst. 2 Paragraf 14 byl vypuštěn.

Ampersand (&) Původně se jedná o slitek písmen „et“. Dnes se používá výhradně jako náhrada spojky „a“, proto by neměl být na konci řádku. Je vlastně samostatným slovem, odděluje se mezerou z obou stran. TIP » Pro jeho vložení z české klávesnice můžete použít pravý ALT+písmeno C. Karel & synové Thomas Brown & Co

Značka # Tato „mřížka“ se používá v anglických textech ve významu „číslo“. Odděluje se od následujícího čísla pevnou mezerou. TIP »Tento znak vložíte z české klávesnice – pravý ALT+písmeno X. Článek z časopisu Internet # 13. Pokrývky # 215 již nevyrábíme.

Značky pro „narozen“ a „zemřel“ Hvězdička Znaménko pro „narozen“, stojí před číslicí, od které se odděluje pevnou mezerou. Hvězdička se také používá pro odvolávky (poznámky) v textu. Píše se přímo za výraz, kterého se poznámka týká. Pokud se poznámka týká konkrétního výrazu, píšeme ji ještě před čárku nebo tečku, pokud se poznámka vztahuje k celé větě, patří až za interpunkci. Hvězdičku lze použít, pokud poznámek není mnoho. Vhodnější je použít číslované poznámky, které jsou v podobě horního indexu. Bylo to 4. července*. (* Den nezávislosti Spojených států.) Bylo to 4. července.* (* Pro nezasvěcené, tehdy jsem se narodil.) Jan Novák, * 13.3.1933 V počítačové literatuře se setkáme s tzv. hvězdičkovou konvencí: *.*, *.doc, *.jpg. Hvězdička se běžně používá i místo znaménka krát, což je z typografického hlediska nepřípustné.

Křížek Znaménko pro „zemřel“. Používá se podobně jako hvězdička, odděluje od číslice pevnou mezerou. TIP »

26

Příslušný znak vložíte pomocí klávesové zkratky levý ALT+0134. Jan Novák, * 13.3.1933, † 13.3.2033

27

2.4 Čísla a číslice Čísla jsou pro nás velice důležitým dorozumívacím prostředkem, proto je jejich přesný zápis důležitý. Většinou používáme čísla arabská, výjimečné římská. Desetinná čísla v češtině zásadně oddělujeme desetinnou čárkou. V beletrii se nižší číselné údaje (s výjimkou data) vyjadřují slovně. Dříve se používalo v typografii pravidlo – do dvanácti psát slovy, až od 13 nahoru číslicemi. Nicméně v ekonomických, matematických nebo jiných textech je číselné vyjádření praktičtější. Číslem by neměla věta začínat.

Členění čísel Vícemístná čísla (s výjimkou letopočtů a čísel popisných) se oddělují po třech číslicích v obou směrech od desetinné čárky mezerou. Desetinné části čísel se oddělují desetinnou čárkou. Před desetinnou čárkou ani za ní se nepíše mezera. Pokud se desetinná čísla píší za sebou, doporučuje se oddělovat je středníkem. Číslo nelze rozdělit do dvou řádků.

Zlomky V běžném textu se zlomky zapisují jako desetinná čísla nebo pomocí šikmé zlomkové čáry, v textových editorech se používá běžné „lomítko“.

Desetinné zlomky Desetinné zlomky se od jednotek oddělují desetinnou čárkou. Před a za desetinnou čárkou se nedělá mezera. Pokud píšeme několik desetinných zlomků za sebou, oddělíme je středníkem. 112,6; 0,10; 0,125

Obyčejné zlomky Zlomky se šikmou zlomkovou čárou se píšou bez mezery. Ve smíšeném čísle se zlomek od celého čísla odděluje mezerou. 1/3 = 0,3 1/2 = 0,25 Pro „větší efekt“ je možné v běžném textu používat také slitkové zlomky. Většina písem má základní zlomky ½ ¼ ¾. Textový editor Word dokonce tyto základní zlomky vytváří automaticky, ale lze tuto možnost po vytvoření odvolat příkazem Zpět. Pamatujte, že není možné v jednom textu kombinovat oba zápisy: 1/2 a ½ .

Peněžní částky Značky peněžních jednotek se skládají buď z běžných znaků (Kč), nebo mají vlastní symboly (€, $). V obchodním styku se používá pro označení měny mezinárodní třípísmenný kód (CZK, USD, EUR). Při psaní peněžních částek je dovoleno zaokrouhlená čísla a přibližné částky uvádět bez desetinných míst stejně jako čísla celá, značka měny nebo vypsaný název měny se obvykle uvádí za částkou. V peněžních částkách je dovoleno členit skupiny tří číslic místo mezery tečkou; způsob členění musí být však v celém dokumentu jednotný.

28

cena 3 350 Kč nebo 3.350 Kč cena Kč 50,– nebo 50 Kč Používání pomlčky k zápisu peněžních částek bez desetinných míst se nedoporučuje. Pokud se vypisuje peněžní částka slovy, každé slovo se píše zvlášť. Jen ve výjimečných případech, např. na složenkách, je dovoleno psát všechna slova peněžní částky dohromady, značka měny se píše vždy zvlášť.

Sestavy čísel V sestavách se čísla píšou pod sebe podle řádu. Vychází se od desetinné čárky, za ní se uvádí stejný počet míst. Pokud u čísla nejsou uvedeny desetinné hodnoty, doplní se nulami. Sloupce se pod posledním řádkem podtrhávají. Podtržení začíná pod/nad prvním místem sloupce a končí pod posledním místem. Početní znaky +, – před čísly se podtrhávají spolu s čísly. Součty lze podtrhnout dvojitou čarou (případně zvýraznit tučným řezem). +5 000,50 Kč –2 000,00 Kč +3 000,00 Kč

Kalendářní data Jednotné psaní dat stanoví ČSN ISO 8601. Při vyplňování údajů pro počítačové zpracování se datum píše bez mezer jako značka. Měsíc se vyjadřuje číslem, den a měsíc se vždy píše dvoumístně. Letopočty po roce 2000 se uvádějí čtyřmístně. Při sestupném uspořádání se údaje oddělují spojovníkem, při vzestupném uspořádání tečkou, která je součástí značky, nejedná se o interpunkční tečku. 2007-03-01 01.03.2007 01.03.98 V souvislém textu, v dopisech, na peněžních dokladech, v právních písemnostech apod. se měsíc vypisuje slovem, 1. až 9. den v měsíci se uvádí jednomístně, celé datum se píše vzestupně. 1. 7. 2007 1. července 2014 V českém prostředí se v souvislém textu připouští i číselné vyjádření měsíce. V tom případě musí být za tečkami pevné mezery. Dělení data do dvou řádků je zakázáno mezi dnem a měsícem. Pokud je měsíc vypsaný slovem, lze připustit jeho rozdělení (24. pro-since 2007). V záhlaví dopisů (nebo zápatí) se nepíše čárka za místem odeslání. V Poličce 1. července 2014 Zápis data s lomítkem není zakázaný, ale je méně vhodný, podobně jako zkracování letopočtů apostrofem.

29

Časové údaje Při zápisu časových údajů se rozlišuje čas jako denní doby a čas jako doba trvání. Čas jako denní doba – hodiny 0–9 píšeme jednomístně, minuty dvojmístně a oddělujeme tečkou. Místo tečky je dovoleno používat dvojtečku, pak je též dovoleno psát hodiny 0–9 dvojmístně. Vždy v celém dokumentu jednotně. Hodiny, minuty a sekundy lze krátit značkami h, min, s nebo zkratkami hod., h., min. 12.00 nebo 12:00; 9.30 nebo 9:30 nebo také 09:30 7:30 h (nebo 7h 30 min) (nebo 7 hod. 30 min. – přípustné, ale zbytečné) Čas jako doba trvání – hodiny, minuty, sekundy se oddělují dvojtečkami, první složka údaje se píše jednomístně, další vždy dvoumístně. Jednotka času se nemusí uvádět, jsou-li hodiny, minuty a sekundy uvedeny současně. Jinak se píše jednotka první uvedené složky. Desetiny a sekundy se oddělují desetinnou čárkou. 10 km uběhl v čase 1:01:23,6 ALE 1 km uběhl za 6:08 min

Spojený údaj data a času Pro zpracování na počítačích lze napsat datum a čas ucelenou značkou ve formátech stanovených ČSN ISO 8610 takto: 20140707T152515 (základní formát) 20014–07–07T15:25:15 (rozšířený formát)

Telefonní a faxová čísla Telefonní a faxová čísla se člení po trojicích; pětimístná čísla se obvykle člení zleva na trojici a dvojici číslic, popřípadě se nečlení; čtyřmístná čísla se nečlení, popřípadě se člení do dvojic. Vzor označení pevné telefonní linky – 222 333 444 Vzor označení mobilní linky – 721 721 721 V mezinárodním provozu je to +420 222 333 444

Čísla bankovních účtů Číslo bankovního účtu se v České republice skládá ze tří částí. První část (předčíslí) má nejvýše šest číslic. Druhá základní část má nejvýše 10 číslic. Třetí část – kód banky má vždy čtyři číslice. Předčíslí se odděluje od základní části spojovníkem. Kód banky se odděluje lomítkem. Mezinárodní číslo bankovního účtu IBAN se člení zleva do skupin po čtyřech znacích, jednotlivé skupiny se oddělují mezerou. Při elektronické výměně dat se IBAN píše jako souvislý řetěz bez mezer. 22-7777777777/0800 IBAN CZ76 0300 0000 0000 7632 7632

30

Spojení čísel se slovy a písmeny Číselné údaje je nevhodné kombinovat se slovy. Lze to tolerovat ve výročních zprávách, kde například výraz 5 tisíc nemusí být stejný jako 5 000 (i když má stejnou hodnotu), a u velkých čísel – 10 mil. místo 10 000 000. Nevhodné: 5 tisíc, 10 tis. Správně: pět tisíc, 5 000 Pokud čísla vypisujeme slovně a spojujeme je se slovem či písmenem v jednu značku, nepíšeme mezeru. 5krát, 14denní, 10násobek, odd. IIa, formát A4

Římské číslice Římskými číslicemi označujeme měsíce, století, kapitoly, řadová čísla panovníků apod. Původně se u římských čísel nepoužívalo „odečítání“, až teprve ve středověku se zápis ustavil na současné podobě. V běžném textu se používají pro jejich zápis velká písmeny, matematici mají v oblibě malá písmena. Ve významu řadové číslovky se píšou s tečkou (na konci věty se za ní další tečka nepíše). Římské číslice se neoddělují po řádech mezerami. V sestavách se římské číslice řadí od levé svislice nebo se zarovnávají podle interpunkční tečky či posledního znaku číslice. Následující text se píše od nové svislice. Textový editor Word shodně s typografií vyrovnává čísla při pořadové sazbě podle pravého okraje nejširšího čísla. První ukázka – římská čísla jsou zarovnána vpravo I. kapitola první II. kapitola druhá III. kapitola třetí IV. kapitola čtvrtá Druhá ukázka – čísla jsou zarovnána vlevo I. kapitola první II. kapitola druhá III. kapitola třetí IV. kapitola čtvrtá Římské číslice se píšou písmeny velké abecedy; menší číslo se před větším odečítá (XL = 40), menší číslo za větším se přičítá (CX = 110): I=1 V=5 X = 10 L = 50 C = 100 D = 500 M = 1000

31

Cvičení V dokumentu CVK2.doc najdete ukázky možných zápisů. Z každé dvojice vyberte správnou variantu zápisu. Pro kontrolu je k dispozici Výsledek_CVK2.doc. Cvičební Word dokument: CVK2.doc. Vzorový Word dokument: Výsledek_CVK2.doc.

32

3 Úprava písemností Seznam lekcí 3.1 Zvýrazňování textu 3.2 Členění textu a označování jejich částí Odstavce Výčty Číselné označování částí textu Abecedně-číselné označování textu Nadpisy 3.3 Úprava dokumentu Formáty papíru Okraje písemností Odstavcová zarážka Řádkování Druh písma Mezery (shrnutí pravidel) Dělení slov Pevná spojení Poznámky pod čarou Číslování stránek 3.4 Poštovní adresy Umístění poštovních adres na obálkách Umístění poštovních adres v dopisech Obsah poštovní adresy odesílatele Obsah poštovní adresy adresáta Úprava poštovních adres 3.5 Úprava obchodních a úředních dopisů 3.6 Úřední dopisy Dopisní papíry s předtištěnými odvolacími údaji Dopisní papíry bez předtištěných odvolacích údajů 3.7 Osobní dopisy 3.8 Dopisy fyzických osob právnickým osobám 3.9 Dopisy do zahraničí 3.10 E-mail 3.11 Tabulky 3.12 Kontrolní otázky

33

3.1 Zvýrazňování textu Důležité části textu lze zvýraznit takto: • umístěním na samostatný řádek, • změnou řezu písma (tučný či kurzivní řez), • podtržením (nedoporučuje se, nejde-li o hypertextové odkazy), • změnou velikosti písma, barvy písma • změnou druhu písma, • velkými písmeny, • vložením do uvozovek, • proložením nebo.li prostrkáváním (nedoporučuje se).

[Obr. Ukázky zvýraznění] Různé způsoby zvýraznění je možné kombinovat. Interpunkční znaménka se vyznačují pouze v případě, že jsou součástí vyznačeného slova nebo výrazu. V textu s výčtem možností je naprosto nepřijatelné označení celého textu a provedení zvýraznění (viz ukázka). V komoře jsou hrábě, motyky, lopata a další zahradní nářadí. Ukázka nevhodného zvýraznění, podle logické stavby věty nemají být čárky zvýrazněny. Zvláště u tučného řezu vypadají čárky značně nepřirozeně. Je nutné jednotlivé části výčtu označit a změnit zvlášť. Takto je to správně: V komoře jsou hrábě, motyky, lopata a další zahradní nářadí. Je vhodné zachovávat střídmost při zvýrazňování. Příliš mnoho způsobů čtenáře mate a také unaví. Více než tři druhy vyznačování patří snad jen do slovníků a podobných složitěji strukturovaných materiálů.

34

Umístění na samostatný řádek Zvýrazněný text lze umístit na samostatný řádek, který může být zarovnán vlevo, na střed nebo k tabulační zarážce. Od předcházejícího a následujícího textu se oddělí mezerou mezi odstavci.

Změna řezu písma (tučný či kurzivní řez) a podtržení V obchodní a úřední korespondenci se používá zejména zvýrazňování tučným řezem. Na internetových stránkách jsou podtržením zvýrazněny hypertextové odkazy. Kurziva se nejčastěji používá v beletrii, ale také v novinách nebo časopisech. Podtržení začíná pod prvním znakem a končí pod posledním znakem daného textu, včetně případného interpunkčního znaménka. Víceslovný text nebo celá věta se podtrhávají souvisle. Pokud je před interpunkčním znaménkem uveden hypertextový odkaz, končí podtržení pod posledním znakem odkazu, interpunkční znaménko není podtrženo. Pohled typografie na podtržení – podtrhávání se používalo na psacích strojích a tam by také mělo zůstat. Podtrhávání přeškrtává dolní dotahy písmen, takže jeho účinek je z typografického pohledu značně nevhodný. Nicméně lze podtržení v některých případech tolerovat i proto, že textové editory podtržení obsahují a neznají jinou možnost (např. odstavcová linka v sazbových programech). TIP » Jak nejrychleji změnit řez písma a podtržení v editoru Word – pomocí klávesových zkratek: CTRL+B tučný řez CTRL+I řez kurzivní CTRL+U podtržení.

Změna velikosti a druhu písma Textové editory nabízejí velké množství druhů písma v různých velikostech. V jednom dokumentu by se nemělo použít více než dva druhy písma, jedno pro nadpisy a druhé pro tělo dokumentu.

Psaní velkými písmeny, vložení do uvozovek Textové editory nabízí možnost převodu vybraného textu na velká písmena. TIP » V editoru Word v nabídce Formát, příkaz Velká písmena nebo klávesová zkratka SHIFT+F3. (V nové verzi editoru na kartě Domů ve skupině písmo.) Nebo lze text přímo napsat s podporou klávesy SHIFT, nebo klávesou CAPS LOCK zapnout režim psaní velkých písmen. Klávesa CAPS LOCK funguje jako přepínač. Za vhodný způsob vyznačování se v typografii považují také kapitálky. Kapitálky působí slavnostně, používají se pro vyznačování jmen nebo názvů. TIP » V textovém editoru Word můžete napsaný a vybraný text převést na kapitálky pomocí klávesové zkratky CTRL+SHIFT+K.

35

Znak pro uvozovky najdeme na klávesnici, textové editory automaticky převádějí „rovné“ uvozovky na „oblé“, tedy typografické – 99 dole před slovem a 66 nahoře za slovem.

Proložení Podle Normy ČSN 01 6910 se v proloženém textu prokládá i písmeno „ch“ a připojená interpunkční znaménka. Neprokládají se čísla a iniciálové zkratky a text kurzivní. Mezi dvěma proloženými slovy nebo mezi proloženým a neproloženým jsou zvětšené mezery. Vyznačování proložením je akceptovatelné, ale jeho použití je nutné „odůvodnit“, protože narušuje vzhled textu a vytváří v něm světlá místa. Většina uživatelů prokládá slova ručně – vložením mezery mezi písmenka. TIP » Textový editor Word obsahuje funkci Proložení znaků – najdete ji v nabídce Formát>Písmo->karta Proložení znaků->Mezery, kde nastavíte velikost mezery mezi znaky v bodech. (V nové verzi editoru na kartě Domů ve skupině Písmo->Spouštěč dialogů.) Porovnejte v ukázce výsledek proložení – první je provedeno ručně, v druhé ukázce byla nastavena Mezera proložení 2 body. Toto je ukázka p r o l o ž e n í uvnitř věty. Toto je ukázka p r o l o ž e n í uvnitř věty.

36

3.2 Členění textu a označování jejich částí V době, kdy byly knihy opisovány, bylo základním prvkem písmeno. S nástupem Gutenbergova vynálezu knihtisku byl sazeč od písmen oddělen. Písmena vytvořil rytec v písmolijně a sazeč je v dané podobě pouze použil. Základem kovové sazby byla měrná soustava, typografické pravítko, výpočty a skládání liter. Od dob textových editorů je základem počítačové sazby odstavec. Obecně delší texty získávají na přehlednosti členěním na oddíly, pododdíly a odstavce. K zajištění jednotného vzhledu dokumentu se používají odstavcové styly. Věty – věta nemá začínat zkratkou, za níž se píše tečka, ani číslicí, není-li součástí názvu.

Odstavce Odstavec je část textu mezi dvěma znaky konce odstavce. Uživatelé zvyklí na psací stroje používali v prvních textových editorech pro přechod na nový řádek klávesu ENTER. Tento postup nelze akceptovat ani v jednodušších editorech, například T602. Přesto se v praxi setkáváme s podobnými materiály, kde je množství nadbytečných konců odstavců. Ty je pak nutné ručně odstranit, aby bylo možné s textem rozumně dále pracovat a upravovat.

Norma ČSN 01 6910 praví: • • • • • • • • •

Po sobě následující odstavce stejné úrovně textu se člení mezerou mezi odstavci nebo odstavcovou zarážkou. K vyznačení odstavců se nemá použít mezera mezi odstavci a odstavcová zarážka současně. Při jednoduchém řádkování se mezi odstavci obvykle uplatňuje mezera o výšce jednoho řádku, mezera mezi odstavci nemá být větší než výška řádku základního textu. Při dvojitém řádkování se nové odstavce vyznačují odstavcovými zarážkami, meziodstavcové mezery se neužívají Odstavec pod nadpisem nemusí mít odstavcovou zarážku. Poslední řádek odstavce má být delší než velikost odstavcové zarážky. DULEŽITÉ Odstavcová zarážka je vlastnost formátování odstavce (tedy odsazení prvního řádku odstavce), není to ani tabulátor ani mezery. Pokračuje-li odstavec na další straně, na konci i na začátku následující strany musí být nejméně dva řádky odstavce – v editoru Word je zapnutá funkce Kontrola osamocených řádků, která toto hlídá (na kartě Odstavec->Tok textu).

Výčty Začátek a konec výčtu se od předcházejícího a následujícího textu odděluje mezerou o výšce jednoho řádku okolního textu. Výčet se umisťuje od levé svislice (zleva), od zarážky (tabulační) nebo na střed řádku. Jednotlivé body se označují číslicemi, písmeny abecedy, pomlčkami nebo jinými odrážkami.

37

Ve výčtu pomlčka plní funkci odrážky. Lze použít i jiné grafické prvky: puntík, čtvereček, hvězdičku aj. Mezi odrážkou a dalším textem musí být konstantní mezera. Pokud body výčtu začínají malým písmenem, ukončují se čárkou, za poslední položkou je tečka. Pokud jsou body výčtu odlišeny grafickou odrážkou, interpunkční znaménka na konci řádku se nemusí psát. Pokud položky výčtu obsahu celé věty – začínají velkým písmenem a ukončují se tečkou. Psaní s malým písmenem na začátku položky je rovněž dovoleno, pak se ukončují čárkou nebo středníkem a za poslední položkou je tečka. Houby jedlé: 1. hříbek, 2. holubinka mramorová, 3. křemeňák. Houby jedlé: ● hříbek ● holubinka mramorová ● křemeňák Jestliže výčet obsahuje více řádků, oddělují se prázdným řádkem (resp. zvětšením meziodstavcové mezery).

Číselné označování částí textu Způsob označování částí textu stanoví ČSN ISO 2145. Delší texty se podle obsahu dělí na oddíly a pododdíly. Toto označení zahrnuje všechny druhy částí textu, a to hlavní kapitoly, podkapitoly, oddíly, pododdíly a odstavce. Úprava se řídí těmito zásadami: • Části textu se označují údaji složenými z arabských číslic, které se člení tečkami; uvnitř údaje se za tečkou mezera nedělá. • Číslování na každém stupni začíná jedničkou; čísla se vyslovují jako číslovky základní; na konci číselného výrazu se tečka nedělá. • Mezi číslem a textem se dělají nejméně dvě mezery. • Text se v přehledu nebo obsahu píše od jednotné svislice se zřetelem k nejdelšímu číselnému označení. TIP » V textovém editoru Word najdeme funkci Odrážky a číslování, která obsahuje jak jednoduché číselné seznamy, tak i víceúrovňové číslování. Po zapnutí číslování je každý následující odstavec uvozen vyšším číslem. Mezi číslo a následující text program Word vkládá tabulátor. 1 ... 2 2.1 2.1.1 2.1.2 ...

Kapitola 1 Kapitola 2 Podkapitola 2.1 Oddíl 2.1.1 Oddíl 2.1.2

38

3 Kapitola 3 Odkazy na čísla oddílů a pododdílů v textu: v odstavci 2.1 viz Kapitola 2 odstavec v 2.1.2

Abecedně-číselné označování textu Při využití velkých a malých písmen, římských a arabských číslic se používá tato posloupnost: • velká písmena, římské číslice, arabské číslice, malá písmena, nebo • římské číslice, velká písmena, arabské číslice, malá písmena. Lze použít pouze arabské číslice, pouze malá písmena a další výčet označit odrážkami. Je však třeba uvedenou posloupnost dodržet a řídit se těmito zásadami: • za velká písmena, za římské a arabské číslice náleží tečka, • za malá písmena se připojují kulaté závorky, • za tečkou a za závorkou se vynechává jedna mezera, • k označení se nepoužívá „ch“, • lze použít též označení aa), ab), ac), …, • číslice se čtou jako číslovky řadové, • v obsahu nebo přehledu se text řadí od jednotné levé svislice se zřetelem k nejdelšímu označení, nebo se úrovně odsazují. A. Drogistické zboží ... B. Průmyslové zboží I. Potřeby pro domácnost 1. Nábytek 2. Elektrické spotřebiče a) Lednice b) Mrazáky ...

Nadpisy Nadpisy se v běžných textech oddělují dvěma prázdnými řádky od předcházejícího textu. Od následujícího se oddělují pouze řádkem jedním. Lze též pouze zvětšit řádkové rozteče, nad nadpis však náleží mezera větší než pod nadpis. Kromě této ruční možnosti oddělování nadpisů od okolního textu, nám textové editory nabízejí elegantnější možnost – definovat meziodstavcovou mezeru před odstavec typu nadpis a za tento odstavec. TIP » V editoru Word najdete meziodstavcové mezery v nabídce Formát, příkaz Odstavec a číselné kolonky Mezery před a Mezery za (hodnoty jsou zadávány v bodech; 1b = 0,353 mm). (V nové verzi editoru na Kartě Domů ve skupině Odstavec.)

39

Nadpisy lze zvýraznit např. tučným řezem, velikostí písma, druhem písma. Pokud máte v oblibě podtržení, podtrhává se pouze text nadpisu, nikoli jeho číselné nebo abecední označení. Pro nadpisy na stejné úrovni použijte vždy shodné zvýraznění. Číselně nebo abecedně označené nadpisy začínají od stejné svislice jako texty oddílů. Další řádky víceřádkových nadpisů začínají od nové svislice. Neoznačené nadpisy (číselně ani abecedně) lze umístit na střed. Důležité Za nadpis se nepíše tečka, ani kdyby obsahoval více vět. Nadpis musí být svázán s následujícím odstavcem, k němuž náleží. Strana nesmí končit odstavcem.

Dílčí nadpisy Neoznačené dílčí nadpisy (číselně ani abecedně) se mohou psát na začátek odstavce, zvýraznit a ukončit tečkou. Text pak následuje bezprostředně za nadpisem. Přehled kurzů Textový editor Word. V kurzu se naučíte správně psát a upravovat text. Dále se seznámíte s formátováním písma a s formátováním odstavce, … Tabulkový program Excel. V kurzu se naučíte vytvářet tabulky, upravovat jejich vzhled, zapisovat vzorečky a funkce, používat číselné formáty buněk, …

40

3.3 Úprava dokumentů Formáty papíru Pro obchodní a úřední písemnosti se používá papír formátu A4 (210 mm × 297 mm). Pravý a levý okraj nemá být menší než 20 mm. Pokud je dokument určen k tisku a svázání, má se předpokládaná vazba zohlednit příslušným zvětšením pravého okraje, aby nebylo znesnadněno čtení textu.

Přehled formátů papíru Základní řada A – vychází z formátu 1m2, jehož delší strana je postupně půlena. Počet dělení udává arabská číslice připojená k označení formátu. Doplňková řada B – vychází z formátu, kde kratší strana má délku 1 metr. Doplňková řada C – ta spojuje obě řady. Výrobní arch – je arch papíru ve formátu dodávaném výrobcem. Tiskový arch – je arch ve formátu, ve kterém je po oříznutí potiskován. Knižní arch – je potištěný arch papíru složený do stránek. A B C A0 841 × 1 189 B0 1 000 × 1 414 C0 917 × 1 279 A1 594 × 841 B1 707 × 1 000 C1 648 × 917 A2 420 × 594 B2 500 × 707 C2 548 × 648 A3 297 × 420 B3 353 × 500 C3 324 × 458 A4 210 × 297 B4 250 × 353 C4 229 × 324 A5 148 × 210 B5 176 × 250 C5 162 × 229 A6 105 × 148 B6 125 × 176 C6 114 × 162 A7 74 × 105 B7 88 × 125 C7 81 × 114 A8 52 × 74 B8 62 × 88 C8 57 × 81 A9 37 × 52 B9 44 × 52 C9 40 × 57 A10 26 × 37 B10 31 × 44 C10 28 × 40

Okraje písemností Od dob textových editorů je základem počítačové sazby odstavec. Odstavec je část textu mezi dvěma znaky konce odstavce.

Zarovnaný text Většina textových editorů obsahuje čtyři základní druhy zarovnání – do bloku, doleva, doprava a na střed. Zarovnání do bloku je nejčastěji používaná úprava, zejména u novin, knih a časopisů, která vyžaduje při stejné délce rukopisu méně volného prostoru než text nezarovnaný. Používá se zpravidla s odsazením a s dělením slov. Při zarovnání do bloku ovšem textové editory upravují velikost mezery mezi slovy tak, aby došlo k zarovnání textu z obou stran. Pokud není zapnuto dělení slov, může dojít k nepěknému rozředění textu zvětšenými mezerami mezi slovy.

41

Nezarovnaný text Při zarovnání textu doleva (na levý praporek), tento problém zvětšených mezer odpadá, text je kompaktnější, i když není jeho pravý okraj zarovnán. Hlavní výhodou nezarovnaného textu je stejná vzdálenost mezi slovy a tím vyvážené zabarvení textu. Je vhodný zejména pro úzké sloupce textu, v odborných časopisech, vědeckých pracích a používá se i v časopisech a jiných kratších materiálech. Zarovnání textu vpravo (na pravý praporek) má naopak pravý okraj zarovnaný, ale levý zůstává volný. Pro běžný text se toto zarovnání příliš nehodí, používá se např. u popisků obrázků.

[Obr. Ukázky zarovnání odstavce]

Odstavcová zarážka První řádek odstavce je posunut vpravo, takže čtenář snadno pozná začátek odstavce. Nejčastěji se používá odsazení prvního řádku o jeden až dva čtverčíky ne více, pak jsou problémy s východovými řádky, které musí být delší než odsazení následujícího odstavce. Východový řádek je neúplný řádek na konci odstavce: • Musí být delší než odstavcová zarážka. • Musí být kratší alespoň o jeden-dva čtverčíky než plný řádek. Poznámka » Čtverčík Čtverčík je rozměr čtverce daného velikostí kuželky v bodech. Tedy pro kuželku 36 bodů je čtverčík 36×36 bodů. Do formátu čtverčíku vychází verzálka M, proto se pro označení používá „em“. Tedy pokud je velikost písma například 12 bodů, rozměr čtverčíku je právě 12 bodů. Kuželka

42

Termín pocházející z kovové sazby. Písmová kuželka je tvořena kovovým hranolem, který se nazývá noha písma a je ukončen rovnou plochou nazývanou „maso“ nebo ramenní plocha. V ramenní ploše je hlava písma – reliéfně vystouplý obraz písmového znaku. Tento reliéf je tisková plocha kuželky. Obraz písmového znaku je zrcadlově převrácený, po nanesení tiskové barvy dojde k přímému otisku. Do masa vybíhají verzálkové akcenty a dolní dotahy a ještě zbývá trochu volného místa. Stupeň písma v bodech vždy udává rozměr kuželky. Je to tedy vlastně odstup jednotlivých řádků. Velikost písmového znaku na kuželce je světlá výška písma, která je u každého písma jiná, ale vždy menší než kuželka.

Odstavcová zarážka nejsou mezery! TIP » V textových editorech najdeme možnost nastavit odsazení zleva, odsazení zprava a odsazení prvního řádku.

Řádkování Úprava mezer mezi řádky má výrazný vliv na čitelnost textu. V sazbových programech se hovoří o prokladu, což je vzdálenost účaří dvou po sobě jdoucích řádků. Základní proklad se doporučuje 2 body, u menšího písma je vhodné použít proklad větší. Textové editory nabízejí řádkování 1, 1,5, 2 i více. V textovém editoru Word je nastaveno jako výchozí řádkování 1. Řádkování textové editory definují jako velikost mezery od dolního okraje jednoho řádku textu k dolnímu okraji dalšího řádku.

[Obr. Ukázky řádkování]

Druh písma Písma mohou být proporční (tj. šířka roztečí znaků se řídí šířkou znaků) nebo neproporční (s konstantní roztečí znaků). Další rozdělení písma: • Serifové (patkové) písmo – Times New Roman, Garamond, …

43

• Bezserifové písmo – Arial, Tahoma, Verdana, … • Psané písmo – Brush Script, Mistral, … • Technické písmo – Eurostile Extended, … • Zdobené písmo – Vivaldi,… • Písmo psacího stroje – Courier. Typ písma – konkrétní název písma. Rodina písma – skupina řezů odvozených z jednoho typu písma. Používání řezů z jedné rodiny zajišťuje jednotný vzhled písemnosti. Základní písmo – je to písmo stojaté (obyčejné, normální). Vyznačovací řez – liší se kresbou od základního písma, ale je z něj odvozen a používá se k zvýraznění důležitých slov. Je to kurzíva, polotučné, tučné, velmi tučné, tučná kurzíva a kapitálky. Kurzíva – používá se pro vyznačování, ale v delším textu působí rušivě pro svou horší čitelnost. První tiskovou kurzívu vytvořil italský tiskař a vydavatel Aldus Manutius v 15. století. TIP » V obchodní korespondenci se často používá písmo Arial nebo Times New Roman (to je výchozí písmo editoru Word).(V nové verzi editoru je výchozí písmo Calibri.) Dopisy a jiné obchodní a úřední písemnosti se mají psát stojatým písmem o velikosti alespoň 10 bodů. Kurzívou se nesmějí psát adresy a čísla, nedoporučuje se psát kurzívou celé dopisy. Kurzíva je vhodná pro zvýraznění kratších textových úseků.

Mezery (shrnutí pravidel) Za vypsaným slovem, zkratkou, značkou, číslem nebo interpunkčním znaménkem následuje mezera. Mezera se nedělá: • za tečkou – v e-mailových a internetových adresách, v peněžních částkách, při číselném označování částí textu (2.1.1), při zápisu času (12.30 h), ve dvoumístném zápisu dat (05.04.2014); • za čárkou – v desetinných číslech (12,56 m); • před/za dvojtečkou – při psaní časových údajů (11:30 h), při vyjádření skóre (1:2), • před/za spojovníkem (Brno-venkov, česko-francouzský); • před/za pomlčkou – ve významu „až, až do“ (str. 5–12, pondělí–pátek); • před/za pomlčkou – ve významu „versus“ (Sparta–Slávia), v případě víceslovných výrazů lze psát mezery před i za pomlčku; • před/za lomítkem; pokud však lomítko odděluje víceslovné výrazy, doporučuje se před i za lomítko mezery psát; • před třemi tečkami; • za počáteční závorkou a koncovou závorkou; • za počáteční uvozovkou a koncovou uvozovkou; • následuje-li více interpunkčních znamének za sebou; • za znaménky +, –, vyznačují-li hodnotu čísla;

44

• • •

při psaní indexů a exponentů – H2O, 20 m2; při psaní složených slov – číslice a slovo – 5km – 5kilometrový – pětikilometrový.

Dělení slov Správného vyplnění řádků při zarovnaném textu do bloku dosáhneme pouze při použití dělení slov. Způsob dělení se řídí pravopisnými pravidly a typografickými. Můžeme dělit maximálně třikrát pod sebou. Toto pravidlo nemusíme dodržet při úzké sazbě do 30 písmen (zde dokonce je možné i ponechání jednoznakových předložek a spojek na konci řádků – je menší chyba než špatný rozpal slov nebo dokonce roztažení slova na řádek). Zásada – první část slova má alespoň dva znaky a na další řádek přechází alespoň 2 znaky. Složené výrazy se spojovníkem – nutno spojovník opakovat i na novém řádku. Nesmí se dělit – titul a jméno, zkrácené jméno a příjmení, číslovky se zkratkami jednotek (pokud je to nezbytné, musí se jednotka vypsat celým slovem) a datum psaný číslicemi. Datum lze rozdělit pouze tak, že den a měsíc oddělíme od letopočtu Víceslabičná slova dělíme podle slabik s ohledem na stavbu slova podle schématu: předpona-základ-slabičná přípona. Pokud je uprostřed slova skupina souhlásek, dělíme tak, že jednu souhlásku necháváme na prvním řádku a ostatní převedeme na řádek následující (např. ses-tra). Dělení slov nelze použít v e-mailových zprávách. TIP » V editoru Word zapnete dělení v nabídce Nástroje->Jazyk->Dělení slov. (V nové verzi editoru na kartě Rozložení stránky->Dělení slov.)

Pevná spojení

[Obr. Ukázka použití pevné mezery] Při automatickém zalamování řádků se mohou oddělit některá slovní spojení, která mají být napsána pohromadě na řádku. Například titul a jméno, titul a příjmení, zkratka jména a příjmení, den a měsíc, jednoznaková předložka a následující výraz, číslo a značka, vícemístné číslo, zkratka dvou či více slov aj. Do těchto spojení je nutné vložit pevnou mezeru. TIP » V textovém editoru Word lze pevnou mezeru vložit pomocí klávesové zkratky CTRL+SHIFT+Mezerník.

45

Poznámky pod čarou

[Obr. Ukázka poznámky pod čarou] Ve vícestránkových dokumentech se poznámky pod čarou číslují v celém textu průběžně arabskými číslicemi v podobě horních indexů. TIP » Textový editor Word umožňuje automatické číslování poznámek pod čarou. Příkaz najdete v nabídce Vložit->Odkaz->Poznámka pod čarou. (V nové verzi editoru na kartě Reference.) Poznámky pod čarou jsou umístěny v dolní části stránky, Vysvětlivky jsou pak na konci celého dokumentu.

Číslování stránek

[Obr. Ukázka číslování stránek] Stránky se, kromě první nebo úvodních stránek, průběžně číslují arabskými číslicemi v oblasti záhlaví nebo zápatí. Číslování může být umístěno na střed nebo na vnějších či vnitřních okrajích textového sloupce. TIP » V editoru Word v nabídce Zobrazit->Záhlaví a zápatí je automatické číslování stránek. (V nové verzi editoru na kartě Vložení.)

Číslování tabulek a obrázků Textový editor Word obsahuje funkci automatického číslování tabulek, obrázků a rovnic. TIP » Příkaz najdete v nabídce Vložit->Odkaz->Titulek. (V nové verzi editoru na kartě Reference.)

46

3.4 Poštovní adresy Umístění poštovních adres na obálkách Poštovní adresy odesílatele a adresáta musí být napsány podélně na adresní straně obálky, nikoli na straně obálky, kde jsou chlopně. Oblast pro poštovní adresu odesilatele má vymezený prostor v levém horním rohu adresní strany obálky. Na poštovní zásilce, jejíž podání stvrzuje podnik, musí být poštovní adresa odesilatele uvedena. Pole pro adresu adresáta je na okénkových obálkách přes celou obálku odleva doprava, na obálkách bez okénka má své místo v pravé dolní čtvrtině obálky. Adresové pásmo pro vepsání poštovní adresy má své místo v pravé polovině adresového pole, pouze u okénkových obálek se připouští umístění i v levé polovině. V adresním okénku obálky smí být viditelná pouze poštovní adresa adresáta. Oblast pro záznamy pošt je v levé horní části obálky pod poštovní adresou odesílatele. Umísťují se sem poznámky nebo nálepky týkající se zvolené pošty.

Rozmístění oblastí na třetinové obálce DL s okénkem

[Obr. Třetinová obálka DL s okénkem]

Umístění poštovních adres v dopisech Poštovní adresa odesilatele se obvykle uvádí v hlavičce dopisního papíru nebo při dolním okraji strany dopisního papíru. Adresové pole je prostor vyhrazený pro umístění poštovní adresy adresáta. Vejde se do něj devět řádků při jednoduchém řádkování a velikosti písma 12 bodů. Je vymezeno čtyřmi orientačními body.

47

V dopisech, které se vkládají do okénkových obálek, musí nejvýše položený řádek a dva nejníže položené řádky zůstat prázdné, aby se zajistilo, že při posunu dokumentu se v okénku neobjeví nežádoucí text (v adresním okénku obálky smí být viditelná pouze poštovní adresa adresáta). Adresové pásmo je oblast uvnitř adresového pole, kam píšeme adresu adresáta. Je vymezena třemi orientačními růžky. Do této oblasti můžete napsat šest řádků při jednoduchém řádkování. Orientační body a růžky zajišťují správné umístění adresy v adresovém poli. V textovém editoru Word lze tyto značky označit jako skrytý text, který může být viditelný, ale netiskne se. Na dopisních papírech s předtiskem může být adresové pole vpravo nebo vlevo (záleží také na typu okénkových obálek, které se používají).

Ukázka dopisního papíru s předtiskem

[Obr. Ukázka dopisního papíru s předtiskem] Důležité » Na dopisních papírech bez předtisku se poštovní adresa příjemce píše vlevo se stejným zarovnáním jako text (tedy pokud se nevkládají do okénkových obálek). Rozměry oblastí pro zápis adresy adresáta v dopise: • Adresové pole – výška = 40 mm, délka = 100 mm • Adresové pásmo – výška = 26 mm, délka = 76 mm

Obsah poštovní adresy odesílatele Poštovní adresa odesílatele obsahuje jednoznačné označení odesílatele dopisu: • U fyzických osob – (titul), jméno a příjmení. • U podnikatelských subjektů – obchodní firmu přesně podle zápisu v obchodním rejstříku nebo jiné evidenci, název nebo oficiálně užívanou zkratku úřadu či organizace. Dále se v poštovní adrese uvádí adresa sídla firmy včetně označení případné poštovní přihrádky. Pokud je poštovní přihrádka zřízena na jiné adresní poště, než která přísluší k sídlu odesilatele, uvádí se pouze PSČ adresní pošty, na které je poštovní přihrádka

48

zřízena. Název ulice, číslo domu, číslo bytu, název obce apod. se v tomto případě uvádí slovy: „se sídlem v“, „bytem v“ a nesmí v něm být uvedeno PSČ (viz následující příklad). FirmaXXX Praha, a. s. se sídlem Sokolovská 333, Praha 9, poštovní přihrádka 03, 130 00 Praha 3 Na poštovní zásilce může být uvedena spisová značka či jiná poznámka odesílatele týkající se jejího obsahu.

Obsah poštovní adresy adresáta Dopisy právnickým osobám obsahují: • • • •

obchodní firmu, název nebo oficiálně užívanou zkratku úřadu, organizace; slovo „firma“, pokud by označení právnické osoby mohlo být považováno za označení fyzické osoby; obor podnikání, je-li to účelné; podle potřeby označení organizační složky (divize, oddělení, aj.) nebo jméno pracovníka.

Dopisy fyzickým osobám obsahují: • • • •

oslovení (Vážený pan, Vážená paní,); titul (hodnost), jméno a příjmení adresáta; funkce adresáta, je-li to vhodné; podle potřeby zpřesňující údaje (u p. J. Nováka).

Místní údaje: • • • • •

zkratka „ul.“ se v adrese nepíše, uvádí se číslo popisné nebo evidenční a číslo orientační, přitom orientační číslo se uvádí za číslo popisné a odděluje se od něj lomítkem; případná poštovní přihrádka se značí slovy „poštovní přihrádka“ s číslem, dále PSČ a název adresní pošty; fyzickým osobám je možné adresovat poštovní zásilku „poste restante“; název obce, která nemá vlastní adresní poštu, se píše na předposlední řádek; název okresu se neuvádí.

PSČ a název adresní pošty: • • •

poslední řádek poštovní adresy musí obsahovat PSČ a název adresní pošty; PSČ se nepředsazuje, píše se do stejného řádku jako název adresní pošty (nikoli pod název adresní pošty); PSČ se člení na trojčíslí a dvojčíslí jednou mezerou.

Úprava poštovních adres Úprava poštovní adresy odesilatele není normou stanovena. Může být řešena graficky, tištěna barevně, na obálce může být pořízena jen otiskem razítka. V oblasti pro adresu odesílatele lze umístit logo, propagační údaje. Na obálce může být uvedeno i jednací číslo.

49

Jediným požadavkem je, nepřekročit vymezenou oblast.

Pro úpravu poštovní adresy adresáta platí: • • • • • •

•

• • •

začíná velkým písmenem, na konci řádků se nepíšou žádná interpunkční znaménka (kromě tečky za zkratkou); je-li na jednom řádku více údajů, oddělí se čárkou; všechny řádky mají jednotné zarovnání vlevo, používá se jednoduché řádkování v celé adrese (žádné prázdné řádky); PSČ se nepředsazuje název adresní pošty musí být napsán v jednom řádku;, v případě potřeby je nutné krátit; poštovní adresy se píšou nezdobným písmem, jeho výška musí být min. 2,5 mm; v adrese se nic nezvýrazňuje podtržením, tučným řezem ani proložením; pouze název firmy může být napsán velkými písmeny, pokud je takto uveden v obchodním rejstříku; v celé adrese má být použito jedno písmo; poštovní adresa musí být napsána tak, aby nemohlo dojít k jejímu vymazání či ztrátě čitelnosti; musí být použita konstantní barva, nepřípustná je červená nebo luminiscenční; adresa nesmí být napsána obyčejnou tužkou, průklepem ani průpisem; je-li adresa psána rukou, označení adresáta má být napsáno hůlkovým písmem, celá adresa musí být napsaná čitelně a bez přepisování; poznámky typu „Doporučeně“ se píšou s velkým počátečním písmenem, bez zvýraznění, bez interpunkčního znaménka na konci; tyto poznámky se na obálku umisťují vlevo pod poštovní adresu odesilatele; v dopisech se nadepisují nad adresové pole nejméně 10 mm nad jeho horní okraj se stejným zarovnáním.

50

[Obr. Ukázky poštovních adres]

51

3.5 Úprava obchodních a úředních dopisů Hlavička dopisu V hlavičce dopisu se uvádí úplná poštovní adresa odesílatele. Může zde být uveden také údaj o zápisu podnikatelského subjektu v obchodním rejstříku nebo jiné evidenci. Někdy je zde vytištěno identifikační číslo a údaje o spojení. Tyto doplňující údaje se častěji umisťují do zápatí stránky.

Poštovní adresa adresáta Dále následuje poštovní adresa adresáta, o jejím obsahu a umístění pojednávala předchozí kapitola.

Odvolací údaje Obchodní a úřední dopisy mohou obsahovat tyto odvolací údaje: • Vaše značka • Váš dopis značky • Ze dne • Naše značka • Vyřizuje • Telefon, Linka, Mobil, Fax, E-mail, Internet • Datum. Každý odvolací údaj začíná velkým písmenem, ale může být celý psán velkými písmeny. Doporučuje se použít menší písmo.

Sloupcové odvolací údaje Sloupcové odvolací údaje se uvádějí vlevo nebo vpravo od adresového pole s jednotným zarovnáním. Člení se do tří skupin, které se oddělují svislou mezerou. První skupina – zde je pořadí údajů pevné, v obchodním dopisu obsahuje: • Váš dopis značky • Ze dne • Naše značka. • V úředním dopisu se uvádí číslo jednací, spisová značka a je dovoleno uvést i počet stran a příloh. Druhá skupina – začíná jménem pracovníka, který dopis vyřizuje, dále může a nemusí obsahovat údaje o spojení s tímto pracovníkem: • Vyřizuje • Telefon, Linka, Mobil, Fax, E-mail, Internet. Třetí skupina – obsahuje datum. Váš dopis zn.: Ze dne: Naše zn.:

52

Vyřizuje: Tel.: Mobil: E-mail: Datum:

Řádkové odvolací údaje Odvolací údaje mohou být umístěny do řádku pod adresové pole. Obsah odvolacího údaje se začíná psát pod prvním písmenem názvu odvolacího údaje a nesmí přesáhnout pod další údaj. Je-li údaj delší, píše se do dvou, výjimečně tří řádků. . VÁŠ DOPIS ZNAČKY NAŠE ZNAČKA VYŘIZUJE xxxxxxxx xxxxxx xxxxx Poznámka » Na dopisních papírech bez předtištěných odvolacích údajů se v prvním řádku pod záhlavím zpravidla uvádí pouze spisová značka, podle potřeby pak i další údaje – kdo dopis vyřizuje a spojení.

Datum V odvolacích údajích se datum píše jako značka (vzestupně dvoumístně bez mezer), nebo vzestupně jednomístně s mezerami, nebo sestupně se spojovníkem, dovoleno je i číselně-slovní vyjádření. 01.03.2003 1. 3. 2014 2014-04-13 V souvislém textu se doporučuje vyjádřit měsíc slovem. 10. března 2007 byl spis odeslán

Věc Věc (předmět) – heslovité vyjádření obsahu dopisu. Píše se pod dolní hranici adresového pole nebo pod poslední odvolací údaj po vynechání mezery odpovídající nejméně dvěma řádkům základního textu. Začíná velkým písmenem a neukončuje se tečkou. Zvýrazní se zpravidla tučným řezem. Heslovité vyjádření obsahu úředního dokumentu (např. oznámení, rozhodnutí, usnesení) je dovoleno zarovnat na střed.

Oslovení Opět se vynechají dva prázdné řádky a následuje oslovení. Oslovení je vždy zarovnáno zleva a končí čárkou, vlastní text pak začíná malým písmenem. Mezi oslovením a textem se vynechává jeden řádek. Muži se oslovují 5. pádem, ženy se oslovují přechýleným tvarem jejich titulu.

53

Úřad, firma, podnik se oslovují např. takto – Vážené paní a pánové, Vážené dámy, vážení pánové, Vážení, Vážení obchodní partneři, Vážení zákazníci, Vážení obchodní přátelé, Vážení klienti Oslovení mužů – Vážený pane ministře, poslanče, předsedo, řediteli, Nováku apod. Oslovení žen – Vážená paní doktorko, docentko, poslankyně, předsedkyně, náměstkyně apod.

Text dopisu V obchodních a úředních dopisech se používá základní řádkování jednoduché. Z důvodu přehlednosti materiálu lze použít řádkování 1 ½. Text se člení do odstavců mezerou mezi odstavci. Při členění odstavců zarážkami je v korespondenci dovoleno používat mezeru i odstavcovou zarážku současně. Údaje, které je potřeba zdůraznit, lze napsat na samostatný řádek nebo zvýraznit. Tvary osobních a přivlastňovacích zájmen Vy, Vám, Váš se v korespondenci píší jako vyjádření úcty a zdvořilosti s velkým písmenem.

Okraje: • • •

oba okraje jsou zarovnané – text je zarovnán do bloku; nebo je zarovnán pouze levý okraj, pravý okraj je nezarovnán (při této úpravě nemají být velké rozdíly v délce řádků). .

Pozdrav Pozdrav se považuje za samostatný odstavec. Je zarovnán shodně s předcházejícím odstavce. Od posledního řádku textu se odděluje jedním prázdným řádkem. Závěrečný pozdrav může být součástí poslední věty nebo souvětí. Těšíme se na Vaši zprávu a jsme s pozdravem

Razítko Hranaté razítko se otiskne nad vlastnoruční podpis tak, aby jej nepřekrývalo. Kulaté razítko se otiskne doprostřed pod textový sloupec.

Podpis Podpis může být umístěn vlevo nebo vpravo (míněno zarovnání). Podpis obsahuje: • titul, jméno nezkráceně, příjmení neproloženě; • funkci. Vždy se uvádí napřed jméno a pak příjmení. Pro vlastnoruční podpis se nad vytištěným vynechává počet řádků dle potřeby. Je-li podpis zarovnán vlevo, pak i funkce musí být vlevo zarovnaná. Je-li podpis zarovnán vpravo, pak se funkce píše na střed pod jméno a příjmení.

54

Jsou-li v materiálu dva podpisy – vlevo se podepíše pracovník funkčně vyšší, vpravo pak pracovník funkčně nižší. Pokud je podpisů více, umisťují se po dvojicích tři až čtyři řádky pod sebou. Jestliže jsou pracovníci funkčně na stejné úrovni, následují podpisy za sebou v abecedním pořadí. Pokud materiál podepisují dvě organizace – vpravo je podpis té, která dopis vyhotovila. Na rozmnožených písemnostech nebo, je-li dopis zasílán prostřednictvím datových schránek se podpis odpovědného pracovníka vytiskne s poznámkou v. r (vlastní rukou). (Ing. Jan Novák v. r.). Zkratka v z. (= v zastoupení) se uvádí před jménem a příjmením zastupujícího (v z. Ing. Jan Novák).

[Obr. Ukázky podpisů]

Parafování Neodesílané kopie se parafují, pokud dopis koncipoval někdo jiný než ten, kdo jej podepíše. Dopisy se předkládají k parafování také podnikovým právníkům, překladatelům apod. Parafa se umisťuje na levém dolním okraji stránky.

Přílohy Pod posledním řádkem textu se vynechají jeden až tři řádky a následuje upozornění na přiložené přílohy. Vždy se zarovnáním vlevo. Přílohy se mohou: • uvést počtem (pokud jsou vyjmenovány v textu); zvýrazní se tučným řezem; • vyjmenovat; každá příloha se pak zvýrazní tučným řezem; • vyjmenovat pod zvýrazněným nadpisem Přílohy; jednotlivé přílohy pak již nezvýrazňujeme; za nadpisem Přílohy není žádné interpunkční znaménko.

Rozdělovník Upozornění, že kopie dopisu byla zaslána někomu jinému na vědomí. Následuje za podpisem nebo přílohami po vynechání jednoho řádku. Zarovnává se z leva. Nadpis „Na vědomí“, „Rozdělovník“ nebo „Kopie“ se zvýrazní tučným řezem, není zakončen žádným interpunkčním znaménkem. Výčet adresátů se píše pod tento nadpis.

55

Při nedostatku místa lze rozdělovník umístit v pravé dolní čtvrtině.

Doplňující údaje Jsou to informace jako např. bankovní spojení, IČ, DIČ, údaj o sídle organizace, údaj o zápisu v obchodním rejstříku, číslo telefonní ústředny, číslo faxu, e-mailová adresa, internetová adresa aj. Povinnost uvádět některé údaje může být stanovena zákonem. Poznámka » Obchodní zákoník z 1. ledna 2001 v § 13a stanoví, že každý podnikatelský subjekt je povinen na všech objednávkách, obchodních dopisech a fakturách uvádět kromě jména nebo názvu firmy a evidenčního čísla také údaj o sídle nebo místu podnikání; osoby zapsané v obchodním rejstříku nebo jiné evidenci též údaj o tomto zápisu, včetně spisové značky.

Schéma obchodního nebo úředního dopisu

[Obr. Schéma obchodního nebo úředního dopisu]

Několikastránkové dopisy Při psaní delších dopisů je nutné pamatovat na dostatek místa pro závěr dopisu (vlastnoruční podpis nesmí být překryt razítkem). Dopisy se číslují arabskými číslicemi od své první strany a doporučuje se, aby každá strana obsahovala číslo i celkový počet stran (např. 1/3 nebo 1 / 3). Pokud má dopis pouze jednu stranu, doporučuje se ji nečíslovat. První strana vícestránkového dopisu nemusí číslo strany zobrazovat..

56

Stránka nesmí končit nadpisem, text nekončí rozděleným slovem, z odstavce musí na stránce zůstat nejméně dva řádky (osamocená první řádka odstavce je nepřípustná). Podobně na následující stránce nesmí být poslední řádka odstavce osamoceně. TIP » Tyto problémy dělení odstavců na stránky automaticky ošetřuje textový editor Word – kontrola osamocených řádků. Pokračovací listy mohou mít v záhlaví předtištěný název odesílající instituce. Pod tuto hlavičku se uvede spisová značka a číslo stránky. Někdy se následující stránky pouze číslují. Dopisy zasílané prostřednictvím datových schránek Úprava dopisů posílaných prostřednictvím datových schránek se neliší od úpravy obchodních a úředních dopisů, dopis se však nerazítkuje ani vlastnoručně nepodepisuje. Používá se zkratka v. r. za jménem a příjmením. U úředních dokumentů „otisk úředního razítka“ uvedený v závorce nad jménem a příjmením.

57

3.6 Úřední dopisy Dopisní papíry s předtištěnými odvolacími údaji Úpravy obchodních a úředních dopisů s předtištěnými údaji jsou rovnocenné.

Schéma obchodního/úředního dopisu s předtiskem sloupcových odvolacích údajů vlevo a s vytištěnými orientačními značkami pro umístění adresy

[Obr. Schéma obchodního/úředního dopisu s předtiskem sloupcových odvolacích údajů vlevo a s vytištěnými orientačními značkami pro umístění adresy] Ukázkový Word dokument: DopisA1.doc

58

Ukázka obchodního/úředního dopisu s předtiskem sloupcových odvolacích údajů vpravo a s vytištěnými orientačními značkami pro umístění adresy

[Obr. 14 Ukázka obchodního/úředního dopisu s předtiskem sloupcových odvolacích údajů vpravo a s vytištěnými orientačními značkami pro umístění adresy] Ukázkový Word dokument: DopisA2.doc

Ukázka obchodního/úředního dopisu s předtiskem řádkových odvolacích údajů a s vytištěnými orientačními značkami pro umístění adresy

[Obr. 15 Ukázka obchodního/úředního dopisu s předtiskem řádkových odvolacích údajů a s vytištěnými orientačními značkami pro umístění adresy] Ukázkový Word dokument: DopisA3.doc

Dopisní papíry bez předtištěných odvolacích údajů Při psaní obchodních a úředních dopisů na dopisní papíry bez předtištěných odvolacích údajů lze umístit adresu vpravo nebo vlevo bez ohledu na to, zda jsou doplňující údaje uvedeny v záhlaví nebo v zápatí. Záleží pouze na tom, zda bude dopis vkládán do okénkové obálky.

59

V obchodní i úřední korespondenci má přednost bloková úprava levého okraje. Výjimkou jsou dopisy osobní a písemnosti zvláštního charakteru. Při použití blokové úpravy levého okraje se podpis umisťuje od levé svislice, připouští se umístění vpravo. Počet vynechaných řádků nad/pod adresou, nad/pod datem se může řídit též délkou dopisu, tak aby textový sloupec byl umístěn přibližně na vertikálním středu stránky. Ukázkový Word dokument: DopisA4.doc

60

3.7 Osobní dopisy Nejedná se o soukromé dopisy, ale dopisy výjimečného charakteru. Používají se např. při jmenování do funkce, pro blahopřání, kondolence, pozvání a jiné společenské příležitosti. Nehodí se pro dopisy do ciziny ani pro vyřizování běžných záležitostí. Na dopisním papíru je předtištěn název organizace a funkce pisatele dopisu. Jeho jméno a příjmení se vytiskne souměrně nad nebo pod předtisk. Místo a datum odeslání se uvádějí v řádkovém tvaru, vzestupně, měsíc se vypisuje slovem, celé datum se zarovná k pravému okraji. Pod datum lze v případě potřeby uvést spisovou značku odesílatele. Dopis začíná oslovením, které je zarovnané zleva. Mezi oslovením a textem se vynechává mezera o výšce jednoho řádku. Odstavce se doporučuje členit mezerou mezi odstavci, je dovoleno použít zároveň i odstavcovou zarážku. Mezi posledním řádkem textu dopisu a pozdravem se vynechává mezera o výšce jednoho řádku.. Pod textem dopisu se odesílatel vlastnoručně podepíše. Pod jeho podpis se jméno, příjmení a funkce již neuvádí. Adresa adresáta se uvádí v dolní třetině listu pod textem dopisu zarovnaná zleva. U vícestránkových dopisů se adresa uvádí na poslední listu vlevo dole. Ukázkový Word dokument: DopisA5.doc

61

3.8 Dopisy fyzických osob právnickým osobám Jedná se o dopisy typu žádosti a stížnosti, urgence, objednávky, reklamace, které fyzické osoby zasílají podnikatelským subjektům. Všechny tyto dopisy se upravují stejným způsobem na čisté listy formátu A4. Dopis začíná vlevo nahoře úplnou adresou odesílatele včetně PSČ, lze připojit i telefon, mobil či e-mailovou adresu. Dále následuje (opět zleva) adresa adresáta podle zásad uvedených v tématu 3.4 této kapitoly. Datum se zarovná doprava nebo doleva, píše se v řádkovém tvaru, vzestupně, měsíc se vypisuje slovem. Může a nemusí následovat „Věc“, pak oslovení, text dopisu a pozdrav (platí stejná ustanovení jako pro obchodní a úřední dopisy). Podpis je vždy vlastnoruční, pod podpis se jméno a příjmení již nepředtiskuje. Ukázkový Word dokument: DopisA6.doc

62

3.9 Dopisy do zahraničí Při psaní dopisů do zahraničí se používají hlavičkové papíry a zjednodušená úprava odvolacích údajů, nebo dopisní papíry s odvolacími údaji přeloženými do příslušného jazyka. Adresy na dopisech do zahraničí se píší v souladu s požadavky poskytovatelů poštovních služeb, země určení se píše v některém z mezinárodně uznávaných jazyků velkými písmeny na posledním řádku adresy. Tato norma nestanovuje způsob psaní zahraničních adres. Doporučené vzory adres do vybraných zemí jsou uvedeny na webových stránkách České pošty.

V datu se doporučuje vypisovat měsíc slovně.

63

3.10 E-mail Elektronická pošta se stává součástí běžného života. V e-mailové adrese se vyskytuje znak „zavináč“ nebo také „at“, což je v angličtině předložka „v“. Tedy adresa [email protected] znamená, že uživatel „ Liška Bystrouška“ má schránku „v“ nebo na serveru „seznam.cz“. Názvy adres nesmí obsahovat české znaky a mezery, ale používají se velká písmena (jen pro odlišení, jinak plní stejnou funkci jako malá písmena). Mezi další novinky spojené s psaním elektronické pošty patří tzv. emetikony, symboly složené z jednoduchých typografických znaků, které vytvářejí o 90°otočené obličeje, např.: :-) veselí, smích nebo sarkasmus :-( hněv :-o překvapení, údiv :-I hmm… Norma ČSN 01 6910 se vztahuje jen na e-maily ve formě obchodních dopisů. Součástí hlavičky je e-mailová adresa odesílatele i adresáta, kopie, skrytá kopie a předmět (věc). Sdělení začíná oslovením, úprava textu je shodná s obchodními a úředními dopisy. Nepoužívá se automatické dělení slov ani zarovnání do bloku a doporučuje se oddělovat odstavce mezerou mezi odstavci místo odstavcové zarážky. Zpráva končí pozdravem, za ním se píše jméno a funkce odesílatele. V zakončení zprávy se uvádí název a adresa odesílající organizace a kontaktní údaje. V e-mailu je dovoleno nahrazovat pomlčku spojovníkem, uvozovky znakem pro palec, popřípadě používat další nezbytná zjednodušení. Obsahem bývá kratší sdělení, dotazy, upomínky apod. Materiály závažnějšího a delšího obsahu se zasílají v příloze. Pro elektronickou výměnu dat je důležitá průkaznost identity partnera a zabezpečení informací. Důležitá sdělení mají být chráněna elektronickým podpisem. Přiložené dokumenty mohou dovolovat tři druhy operací: • libovolné úpravy v souboru bez zvýraznění provedených korektur; • provedené úpravy jsou v souboru vyznačeny; • soubor je pouze ke čtení, úpravy nelze provádět.

64

3.11 Tabulky Tabulka se většinou píše ve stejném písmu jako okolní text, ale o stupeň menšího. Úpravu (zarovnání) tabulky je vhodné volit podle okolního textu a charakteru tabulky. Tabulku lze zarovnat doleva, na střed nebo doprava. Lze také nastavit obtékání tabulky textem. Nad a pod tabulkou se vynechává alespoň jeden řádek. Tabulka, která je přímým pokračováním textu, nemusí mít nadpis. Porovnatelné číselné údaje je lepší zarovnat na desetinnou čárku, ostatní na praporek nebo na střed. Zarovnání do bloku se nedoporučuje, i když je možné. Linky tabulky jsou spíše pomůckou pro čtenáře. Někdy stačí oddělit pouze hlavičku tabulky a další linku udělat na konci tabulky. Přednostně se tabulka umisťuje na jednu stránku. Pokud tabulka pokračuje přes více stránek, uvádí se hlavička na každé stránce.

[Obr. Ukázka tabulky]

Nadpis tabulky Píše se zpravidla doprostřed nad tabulku, může se zvýraznit tučným řezem, začíná velkým písmenem a nekončí tečkou. Neuvádí se v něm slovo „tabulka“ ani „přehled“. Dlouhý název nemá přesahovat šířku tabulky, musí se rozdělit do více řádků. Mezi nadpisem a tabulkou se vynechá mezera minimálně 4 bodů.

Hlavička tabulky Názvy sloupců označující jejich obsah. Text se píše zásadně vodorovně, pouze u úzkých sloupců lze psát svisle.

Sloupce Šířka sloupců se přizpůsobí nejdelšímu údaji. První sloupec zpravidla obsahuje názvy řádků. Textový obsah buněk se zarovnává zleva, začíná se velkým písmenem, text se nedělí, pokud je dlouhý, píše se do dvou i více řádků. Číselné údaje se zpravidla umisťují na střed sloupce, píšou se pod sebe vždy podle řádu (což nejlépe zajistí zarovnání zprava). Ve všech buňkách v tabulce má být vzdálenost mezi obsahem a ohraničujícími linkami vlevo i vpravo alespoň 1 mm.

65

Řádky Jednotlivé řádky se zpravidla neoddělují vodorovným ohraničením, stačí linka pod záhlavím, linka nad součtem a pod součtem. Vodorovné linky mezi řádky se používají ve složitějších tabulkách s velkým počtem sloupců. Tabulka vždy končí linkou.

Měrné jednotky Pokud jsou v tabulce číselné údaje ve stejné měrné jednotce, napíše se její značka nebo název do závorek doprostřed pod nadpis tabulky, nezvýrazněně. V případě různých jednotek se jejich značky píšou do závorek pod nadpisy sloupců, případně vedle nadpisů.

Značky v tabulce Používají se proto, aby byla v tabulce všechna pole vyplněna a aby se zabránilo vpisování číselných hodnot. Nejčastější značka: • – (pomlčka) – případ se nevyskytuje; • 0 (nula) – číselná hodnota je malá, nelze ji vyjádřit; • × – údaj byl nelogický; • . (tečka) – údaj není k dispozici nebo není věrohodný.

Poznámky Obecné poznámky se uvádějí pod tabulkou zleva zarovnané. Poznámka je ve formě věty, tedy zakončena tečkou. Její text nemá přesáhnout šířku tabulky. Zvláštní poznámka – obsahuje vysvětlující text k údajům v tabulce. U příslušného údaje se uvede číslo poznámky s kulatou závorkou, číselná označení se umísťují pořadově shora dolů a zleva doprava. Očíslované poznámky se pak píšou pod tabulku pod poznámku obecnou.

Cvičení V dokumentu CVK3.doc najdete ukázku úředního dopisu bez předtištěných odvolacích údajů. Pokuste se odhalit v textu dopisu osm chyb. Pro kontrolu je k dispozici dokument Výsledek_CVK3.doc s vyznačenými chybami včetně komentářů. Cvičební Word dokument: CVK3.doc. Vzorový Word dokument: Výsledek_CVK3.doc.