Studijní materiál k e-learningovému kurzu Spisová služba, skartační řízení a archivace ve státní správě podle zákona č. 499/2004 Sb., (ve znění novely č. 167/2012 Sb.) a vyhláška č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby
RENTEL a. s.,
04/2014
Obsah 1 Úvod do archivační a spisové služby ...................................................................................... 4 1.1 Dějiny archivů a archivnictví – obecně .......................................................................... 4 1.1.1 Státní, stavovské a zemské archivy do roku 1918 ................................................... 4 1.1.2 Archivy v období 1918-1938 .................................................................................. 5 1.1.3 Archivy za okupace 1939-1945 ............................................................................... 6 1.1.4 Archivy od roku 1945 .............................................................................................. 7 1.1.5 Archivy dnes ............................................................................................................ 8 2. Archivní služba dle zákona č.499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě................... 9 2.1 Působnost zákona 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě .................................. 9 2.1.1 Předmět úpravy ........................................................................................................ 9 2.1.2 Vymezení pojmů.................................................................................................... 10 2.2.3 Archivnictví, výběr archiválií, skartace a společná ustanovení............................. 12 2.2.4 Ochrana archiválií, povinnosti a práva vlastníka................................................... 15 2.2 Soustava archivů, výkon veřejné správy na úseku archivnictví a spisové služby........ 16 2.2.1 Působnost ministerstva, národního a státního archivu........................................... 16 2.2.2 Další správní úřady na úseku archivnictví a výkonu spisové služby..................... 17 2.2.3 Akreditace archivů a povinnosti zřizovatelů archivů ............................................ 18 3 Spisová služba dle zákona č.499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě .................. 20 3.1 Spisová služba .............................................................................................................. 20 3.1.1 Příjem, evidence, rozdělování a oběh dokumentů ................................................. 21 3.1.2 Vyřizování a podepisování dokumentů ................................................................. 22 3.1.3 Odesílání dokumentů ............................................................................................. 22 3.1.4 Ukládání dokumentů.............................................................................................. 23 4. Spisová služba dle vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby .............................................................................................................................. 25 4.1 Organizace práce s dokumenty dle vyhlášky č. 259/2012 Sb. ..................................... 25 4.1.1 Vedení spisové služby v elektronické, či listinné formě ....................................... 25 4.1.2 Ukládání a označování dokumentů v organizaci ................................................... 26 4.1.3 Příruční registratury ............................................................................................... 28 4.1.4 Spisovny a akreditované archivy ........................................................................... 29 4.1.5 Skartační (uschovací) lhůty vybraných dokumentů............................................... 30 4.2 Vyřazování dokumentů................................................................................................. 30 4.2.1 Tvorba skartačních plánů....................................................................................... 31 4.2.2 Průběh skartačního řízení....................................................................................... 31 4.2.3 Ukládání vybraných archiválií............................................................................... 34 4.2.4 Uschovací lhůty jednotlivých dokumentů ............................................................. 35 4.3 Tvorba nebo aktualizace spisového řádu a spisového a skartačního plánu .................. 37 4.3.1 Tvorba spisového řádu organizace......................................................................... 37 4.3.2 Aktualizace spisového řádu organizace, vedení spisové služby v mimořádných situacích ................................................................................................ 40 4.3.3 Tvorba skartačního plánu organizace .................................................................... 41 4.4 Zásady vedení spisové služby u organizace ................................................................. 42 4.4.1 Příjem a evidence dokumentů................................................................................ 42 4.4.2 Rozdělování a oběh dokumentů............................................................................. 47 4.4.3 Vyhotovování a vyřizování dokumentů................................................................. 49 4.4.4 Podepisování, označování a odesílání dokumentů ................................................ 52 2
5
Spisová službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby podle Vyhlášky č. 259/2012 Sb. ..................................................................................... 58 5.1 Spisová služba v elektronické podobě (Vyhláška č. 259/2012 Sb.)............................. 58 5.1.1 Novinka ve spisové službě..................................................................................... 58 5.1.2 Povinná elektronická spisová služba pro většinu původců.................................... 61 5.1.3 Předepsané formátové soubory.............................................................................. 62 5.1.4 Podmínky pro umístění spisovny........................................................................... 63 5.1.5 Ukládání, vedení spisu, nahlížení a skartace dokumentů ...................................... 65 5.1.6 Elektronický podpis, časové razítko a autorizovaná konverze .............................. 68 6 Kontrola, přestupky a sankce vyplývající z archivního zákona...................................... 71 6.1 Kontrola archivní a spisové služby............................................................................... 71 6.1.1 Práva kontroly archivní a spisové služby .............................................................. 71 6.1.2 Přestupky v archivní a spisové službě ................................................................... 73 6.1.3 Sankce za přestupky............................................................................................... 74 7 Závěr ............................................................................................................................... 76 8 Literatura použitá a doporučená: .................................................................................... 78
1 Úvod do archivační a spisové služby 1.1 Dějiny archivů a archivnictví – obecně Archiv (z řeckého výrazu αρχείο(ν), archeío(n) původně označující vládní, nebo úřední budovu) je instituce určená k uchovávání, ochraňování, evidování a zpřístupňování historicky cenných písemných pramenů, vzniklých v rámci činnosti státních, městských a obecních orgánů či jiných právnických a fyzických osob – archiválií. Další možné užití termínu archiv je pak přímo pro budovu (depozitář), kde se dané archiválie shromažďují, případně pro sbírku archiválii tj. archivní fond. Archivy jsou dnes běžně regulovány státem, spadají obvykle pod ministerstvo vnitra (např. Česko), nebo kultury (např. Německo). Stát dále upravuje archivy archivním zákonem. Archivy se dělí na archivy veřejné a soukromé. Veřejné jsou zakládány státem a soukromé může založit jakákoliv právnická či fyzická osoba po splnění některých náležitostí. Věda a obor lidské činnosti zabývající se archivy se nazývá archivnictví, člověk, který pracuje, nebo spravuje archiv archivář. Síť archivů v České republice podléhá metodickému vedení Archivní správy Ministerstva vnitra České republiky. Nejdůležitějším archivem je Národní archiv, který uchovává fondy centrálních institucí České republiky, Československa a země České. Naopak největším archivem České republiky je Moravský zemský archiv v Brně uchovávající základní dokumenty moravské státnosti
1.1.1 Státní, stavovské a zemské archivy do roku 1918 Nejstarším českým státním archivem byl rodový archiv vládnoucích Přemyslovců. Byl součástí pokladu. Tento královský (knížecí) listinný archiv nelze zaměňovat bezprostředně s královskou kanceláří. Český kníže jako suverén ve své zemi nemohl obdržet od níže postavených nebo jemu podřízených osob nějaká práva, proto se v tomto nejstarším archivu nepředpokládají listiny domácího původu. Protože styky mezi papežskou kurií, římskými králi a českými knížaty existovaly již v 10. století, je možno hypoteticky předpokládat příjem písemností od nich a klást počátky státního archivu do této doby. Jeho existence v tak rané době však není doložena. Z neznámých příčin se nedochoval archiv ani z 11. a první poloviny 12. století, kdy jeho existence už je nepochybná. Nejstarší dochovaná listina je z roku 1158. První přímý doklad o uložení pokladu a tedy i archivu českých panovníků na Pražském hradě je teprve z druhé poloviny 13. století. Ve středověku dosáhl vrcholu svého vývoje státní archiv za vlády Karla IV., který také ustanovil prvního státního archiváře. Znění listiny je však zachováno pouze ve formulářové sbírce, bez data a beze jména. Archiv České koruny jako součást knížecího a později královského pokladu představuje první stupen archivně dějinného vývoje.Tento archiv nebyl původně uložen při české královské kanceláři, ale ještě ve 14. století byl umístěn společně s archivem metropolitní kapituly v kostele sv. Víta. Královská kancelář je bezpečně doložena ve 12. století. Pro archivní vývoj bylo toto místo nejdůležitější, neboť se z něho skutečně státní archiv vyvinul. Za vlády Vladislava Jagellonského se kancelář z úřadu královského stala zároveň úřadem zemským. V 4
důsledku přesídlení krále Ludvíka Jagellonského do Budína existovaly dva archivy české kanceláře, v Praze a v Budíně. Hlavní archiv budínský vzal za své po bitvě u Moháče. Pražská část zanikala postupně. Její zbytky zmizely po půl století vlády Habsburku na českém trůnu beze stopy ve Vídni. Obvyklé ukládání stavovských písemností spolu s královskými vedlo zemského místopísaře Jana Josefa Löwa z Erlsfeldu již v roce 1710 k podání návrhu císaři Josefu I. na vybudování společného archivu českého krále a země. Téhož roku byl pak pověřen vybudováním královského a zemského archivu. Reskript Karla VI. v roce 1712 uskutečňoval Löwovu myšlenku dvojího rovnocenného archivu, do něhož měly být soustředěny všechny listiny pojišťující práva českého krále, Českého království, jeho stavu a obyvatel. Löw brzy zemřel a jeho nástupce Maxmilián František Alsterle z Astfeldu práce přerušil, když byl jmenován radou české dvorské kanceláře ve Vídni. V díle nikdo nepokračoval. Čeští stavové se v roce 1838 domohli pravomoci nad pražskou částí korunního archivu a tehdejší ředitel stavovské spisovny dostal titul archiváře tzv. svatováclavského archivu. Jeho odchod do důchodu v roce 1862 se stal pro zemského historiografa Františka Palackého příležitostí, aby dal podnět k založení českého zemského archivu. Jako zemský archivář byl zemským výborem v roce 1862 ustanoven Antonín Gindely. Činnost archivu započala v roce 1863 převzetím prvních archiválií. Název instituce kolísal (Zemský archiv Království českého, Královský český zemský archiv, Český zemský archiv), po vzniku Československé republiky se prosadilo pojmenování Archiv země České.
1.1.2 Archivy v období 1918-1938 Velkým archivním úkolem po vzniku Československa byla archivní rozluka s Rakouskem. Když byla v květnu 1920 uzavřena archivní úmluva mezi Československem a Rakouskou republikou, ujal se řízení restitučních otázek již formálně ustavený Archiv ministerstva zahraničních věcí v Praze. V samostatné Republice československé došlo ke značnému rozmnožení celkového poctu archivu i jejich typu. Místodržitelství v Praze se po vzniku Československé republiky transformovalo v zemskou politickou správu. Ředitel Místodržitelského archivu Karel Köpl byl od listopadu 1918 poslán na nucenou dovolenou a správou archivu byl pověřen Ladislav Klicman. Dnem 18. ledna 1919 ministerstvo vnitra převzalo do své správy bývalý Místodržitelský archiv, do té doby jediný organizovaný státní archiv v českých zemích (působnost se vztahovala na Čechy), jenž byl přejmenován na Archiv ministerstva vnitra. Stalo se tak poté, co se L. Klicman postavil rozhodně proti myšlence Národního archivu. Pro přesvědčení, že má být zachováno sepjetí archivu s dosavadními správními orgány, našel porozumění u prvního ministra vnitra Antonína Švehly. Brzy se pak ustavily další resortní archivy. Archiv ministerstva vnitra však nezůstal pouhým resortním archivem. I když se nová reorganizace v novém státě neuskutečnila a název Státní archiv se nevžil, na základě rozšiřování skartačního dohledu se Archiv ministerstva vnitra v roce 1935 stal fakticky státním ústředním archivem jako archiv pro všechny československé ústřední úřady, které neměly archiv vlastní. Vedle Archivu ministerstva vnitra vzniklo v samostatném československém státě pět nových státních archivu, a to v resortech ministerstev zahraničních věcí, národní obrany, železnic, zemědělství a pošt a telegrafu. 5
Jako první vznikl na základě návrhu Adolfa Ludvíka Krejčíka v roce 1919 Československý státní archiv zemědělský v Praze, který si vzal na starost ohrožené archivy patrimoniální (velkostatku). Následovaly Archiv ministerstva zahraničních věcí, Československý archiv železniční (v roce 1923, pozdější Ústřední dopravní archiv) a Archiv ministerstva pošt a telegrafu. Archiv ministerstva národní obrany vznikal v průběhu roku 1919 z několika na sobě nezávislých pokusů o jeho organizaci. Při zemském archivu bylo založeno pracoviště nazvané Archiv národního osvobození. Pracovalo v Národním muzeu v Praze, kde byl do roku 1919 umístěn rovněž tzv. archivní referát Památníku odboje. Z těchto dvou částí a z Vojenského archivu a vojenského muzea CSR vznikl v roce 1929 Památník osvobození se dvěma archivními odděleními, tzv. politickým archivem a vojenským archivem (s archivem legií). Dále byly založeny v roce 1918 Archiv Národního shromáždění, v roce 1919 Ústřední archiv katastrálních map při ministerstvu financí (od roku 1930 Ústřední archiv pozemkového katastru), v roce 1920 Archiv Pražského hradu. Když Československo přijalo na své území mnohatisícovou skupinu ruských emigrantů, zformoval se v roce 1924 při ministerstvu zahraničních věcí Ruský zahraniční historický archiv. Staršími archivy byly Archiv země České v Praze a Moravský zemský archiv v Brně. V roce 1927 byl nove organizován Zemský archiv v Opavě. Ve své činnosti pokračovaly v Praze Archiv Muzea Království českého (nyní Národního muzea), Archiv Univerzitní knihovny, Archiv Univerzity Karlovy, který v roce 1918 přešel do přímé správy české univerzity (uzákoněno 1920), a Archiv hlavního města Prahy. V Knihovně Národního muzea se v roce 1924 vyprofiloval Literární archiv.
1.1.3 Archivy za okupace 1939-1945 Během okupace převzal řízení archivnictví zvláštní referát u Úřadu říšského protektora. V roce 1940 byli sice ustanoveni archivní inspektoři v sudetské župě, ale instituce archivních inspektorů pro Čechy a Moravu byly v listopadu 1941 zrušeny. Vlivem politické situace se součástí Archivu ministerstva vnitra v Praze staly Ruský zahraniční historický archiv, Ukrajinský archiv a Tiskový archiv ministerstva zahraničních věcí. Vedle těchto tří nových oddělení čtvrtým byla agenda výpisu k rodovým dokladům (závazná vzhledem k platnosti norimberských rasových zákonu) a pátým spisová komise. Od roku 1942 byl archiv pod přímou správou archivního referenta Úřadu říšského protektora Horsta Oskara Swienteka, zastupovaného v letech 1943-44 vedoucím zemského archivu Joachimem Prochnem. Český zemský archiv měl nacistickou okupační správu od roku 1941. Říšským archivním pověřencem pro Moravu byl Josef Dosoudil, který prováděl extradice archiválií z Moravského zemského archivu v Brně do Opavy, Katovic a Vídně. Nacistickou správu měl Archiv města Brna, který museli opustit čeští pracovníci. Název Československého státního archivu zemědělského v Praze byl za okupace a po vzniku Slovenského státu, podobně jako názvy jiných institucí, nuceně upraven na Státní archiv zemědělský. Nově budovanými typy archivu byly na našem území Říšské archivy Reichsarchive), v Liberci pro tzv. sudetskou župu a obdobný v Opavě z dřívějšího zemského archivu. V roce 1940 došlo k dílčímu soustředění zbytku registratur jednotlivých redakcí rozhlasu. Programový materiál byl shromaždován už od roku 1927. Českomoravským filmovým ústředím byl v roce 1943 založen Filmový archiv v Praze, jehož sbírky byly získány z Technického muzea a od soukromých sběratelů. Z podnětu německé archivní komise byl 6
soustavně mapován stav církevních archivů. Na této inventarizaci se od roku 1941 podíleli pracovníci Archivu země České (Zdeněk Kristen a Antonín Haas), Archivu ministerstva vnitra (Václav Husa a Ivo Holl) a Státního archivu zemědělského (Emanuel Janoušek a Václav Davídek). Ve snaze uchránit archivní bohatství před válečnými škodami ve městech byly mnohé archivní depozitáře přesouvány na venkov. Největší škodu utrpěl až požárem Staroměstské radnice při osvobozování v květnu 1945 Archiv hlavního města Prahy. Také při přesouvání pražského univerzitního archivu do Německa došlo k závažným ztrátám cenných archiválií.
1.1.4 Archivy od roku 1945 Již 5. května 1945 se ujal správy Archivu ministerstva vnitra v Praze Josef Borovička. Ruský zahraniční historický archiv, který za války neutrpěl škody, byl v červnu 1945 věnován československou vládou "Akademii věd SSSR k 220. výročí jejího založení". V důsledku zavedení krajského zřízení od roku 1949 měl být napříště Archiv ministerstva vnitra v Praze archivem ústředních institucí, a proto byl v roce 1950 změněn jeho název na Ústřední archiv ministerstva vnitra. Zrušení zemského zřízení v roce 1948 nutně ovlivnilo postavení zemských archivů, jinak v Praze, jinak v Brně a Opavě. Na základě vládního nařízení č. 29/1954 Sb. o archivnictví se Ústřední archiv ministerstva vnitra stal základem pro vznik Státního ústředního archivu (SÚA) v Praze k 1. říjnu 1954. Ještě před jeho ustavením předal část své dosavadní kompetence archivní správě ministerstva vnitra. Bývalý Archiv země České tvořil 4. oddělení Státního ústředního archivu, které bylo v roce 1959 sloučeno s 3. oddělením (původně oddělením feudalismu Ústředního archivu ministerstva vnitra). Od přečíslování a ustavení nových oddělení v roce 1969 je to 1. oddělení. Zemské archivy v Brně a Opavě se staly státními archivy krajského typu, na úrovni archivu dalších krajů, byť se specifickými fondy. Slovensko si po roce 1945 vybudovalo vlastní zemědělsko-lesnické archivnictví. Po zřízení oblastních (krajských) zemědělsko-lesnických archivu byl název pražského centrálního archivu v roce 1952 upraven na Ústřední zemědělsko-lesnický archiv (ÚZLA). Od začátku roku 1953 byl včleněn do Československé akademie zemědělských věd pod názvem Historické oddělení CSAZV-ÚZLA. Při přečíslování oddělení Státního ústředního archivu v roce 1959 zůstal základem 4. oddělení, a zcela zanikl na konci roku 1996 v důsledku reorganizace Státního ústředního archivu. 1. ledna 1949 byla postupně zakládána krajská archivní střediska, a to nejprve jako pobočné úschovny (depozitáře) Archivu ministerstva vnitra, jenž byl právě vzhledem ke vzniku poboček a krajských archivu v roce 1950 přejmenován na Ústřední archiv ministerstva vnitra v Praze. V roce 1949 byly do sítě krajských archivu včleněny také dosavadní Zemský archiv v Opavě a Moravský zemský archiv v Brně, včetně fondu zemského charakteru. Krajské archivy podle ustanovení Státní archivní komise v roce 1952 byly vrcholným orgánem archivní služby v kraji a vykonávaly zároveň vedoucí funkci, zejména pokud šlo o organizaci archivní služby v kraji a plánovité řízení a koordinaci archivních prací ve všech archivech na území kraje. Podle vládního nařízení č. 29/1954 Sb. o archivnictví se z krajských archivu vytvořily státní archivy, v každém ze 13 krajů v českých zemích. 7
V roce 1956 převzaly státní archivy do své správy také biskupské, kapitulní a jiné archivní fondy katolické církve. Farní archivy byly převzaty do archivů městských a okresních. Stalo se tak v souvislosti s politicky motivovanými opatřeními k potlačení vlivu církví, jež vedla k převzetí nejdůležitějších archivních komplexu v Praze a Kroměříži do sítě veřejných archivů. Archivy mužských řádů byly přejímány státními archivy již po likvidaci mužských klášterů v roce 1950. V souvislosti s územní reorganizací se od dubna 1960 snížil počet státních archivů ve zvětšených krajích v českých zemích na sedm. Archivní oddělení krajských správ ministerstva vnitra byla zrušena k 1. červenci 1966, kdy se jejich pracovníci spojili se státními archivy jako instruktážní skupina, podléhající řediteli státního archivu. Státní archivy tedy metodicky řídily okresní (městské) a podnikové archivy v kraji. Od počátku platnosti zákona č. 97/1974 Sb., tj. od počátku roku 1975, se název státních archivu změnil na státní oblastní archivy (SOA). Státní ústřední archiv, stejně jako další státní archivy, byl podle vládního nařízení č. 29/1954 Sb. vědeckovýzkumným ústavem ministerstva vnitra. Podle zákona ČNR č. 97/1974 Sb. je ústavem ministerstva vnitra, které jej přímo řídí a spravuje. V tomto ohledu novela č. 343/1992 Sb. nic nezměnila. Podle organizačního řádu z roku 1994 jsou Státní ústřední archiv a státní oblastní archivy součástí archivní správy.
1.1.5 Archivy dnes Současné archivnictví a archivy se řídí zákonem č. 499 ze dne 30. června 2004 o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů, a dvou prováděcích vyhlášek: Vyhlášky č. 645 ze dne 13. prosince 2004, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, a Vyhlášky č. 646 ze dne 13. prosince 2004 o podrobnostech výkonu spisové služby. Činnost archivní sítě České republiky řídí Odbor archivní správy ministerstva vnitra. Archivy tvořící archivní síť se člení na veřejné archivy a soukromé archivy. Do skupiny veřejných archivů patří Národní archiv, státní oblastní archivy, specializované archivy, bezpečnostní archivy a archivy územních samosprávných celků. Odbor archivní správy vykonává řídící a metodickou činnost zejména vůči Národnímu archivu, sedmi státním oblastním archivům, pěti archivům měst v Praze, Brně, Ostravě, Plzni a Ústí nad Labem a šestnácti specializovaným archivům, kterými jsou Archiv Kanceláře prezidenta republiky, Archiv Pražského hradu, Archiv Poslanecké sněmovny, Archiv senátu, Vojenský historický archiv, Archiv Národního muzea, Archiv Národního technického muzea, Literární archiv Památníku národního písemnictví, Archiv Akademie věd České republiky, Archiv Národní galerie, Ústav dějin Univerzity Karlovy - Archiv Univerzity Karlovy, Archiv Masarykovy univerzity v Brně, Archiv Českého vysokého učení technického v Praze, Archiv České televize, Archiv Českého rozhlasu a Archiv Vysokého učení technického v Brně.
8
2. Archivní služba dle zákona č.499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě 2.1 Působnost zákona 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě 2.1.1 Předmět úpravy Dne 30. června 2004 byl schválen zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. Při této příležitosti se zrušil zákon č. 97/1974 Sb., o archivnictví, ve znění pozdějších předpisů, a vybrané související vyhlášky jako je vyhláška č. 101/1974 Sb., o uznávání archiválií za kulturní památky…., vyhláška č. 102/1974 Sb., kterou se stanoví podrobnosti převodu vlastnictví k archiváliím, vyhláška č. 117/1974 Sb., kterou se stanoví kritéria pro posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartačního řízení, vyhláška č. 118/1974 Sb., o podnikových archivech a vyhláška č. 225/1988 Sb., o státních archivech a archivech národních výborů. Současně se zákonem č. 499/2004 Sb., od 1. ledna 2005 byly vydány dvě prováděcí vyhlášky a to vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Nedílnou součástí zákona o archivnictví a spisové službě jsou čtyři přílohy a to příloha č. 1, obsahující seznam dokumentů vzniklých z činnosti podnikatelů zapsaných v obchodním rejstříku, které jsou podnikatelé za podmínek stanovených tímto zákonem povinni uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií, příloha č. 2, která obsahuje dokumenty, které budou podle obsahu vždy vybrány za archiválie, příloha č. 3, která stanoví, které archiválie se zařazují do I. kategorie a příloha č. 4, která přináší přehled státních oblastních (zemských) archivů včetně jejich vnitřních organizačních jednotek. Zákon o archivnictví a spisové službě upravuje následující kategorie práce s dokumenty : a) výběr, evidenci a kategorizaci archiválií, b) ochranu archiválií, c) práva a povinnosti vlastníků archiválií, d) práva a povinnosti držitelů a správců archiválií e) využívání archiválií, f) zpracování osobních údajů pro účely archivnictví, g) soustavu archivů, h) práva a povinnosti zřizovatelů archivů i) spisovou službu, j) působnost Ministerstva vnitra a dalších správních úřadů na úseku archivnictví a výkonu spisové služby k) správní delikty.
9
2.1.2 Vymezení pojmů Některé pojmy zákon vymezil odlišným způsobem, jiné přinesl zcela nové. Mezi nejdůležitější patří vymezení archivu jako zařízení, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně. Původcem je každý, z jehož činnosti vznikl dokument, přičemž dokument je každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce. Archiválie je takový záznam, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií. Archiváliemi mohou být i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty, které s archivním fondem nebo sbírkou souvisejí. Za výběr archiválií se považuje posouzení hodnoty dokumentů a rozhodnutí o jejich vybrání za archiválie a následné zařazení do evidence archiválií. Archivní fond je soubor archiválií, který vznikl výběrem z dokumentů vytvořených činností určité fyzické nebo právnické osoby, organizační složky státu nebo územního samosprávného celku. Výkonem spisové služby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. Rozvoj e-govermentu a dopady zákona 300/2008 Sb. se promítají i do novely zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a vyhlášky č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby a s tím i některé „nové“ pojmy. Novela zavádí institut „neautorizované konverze“ - §69a odst. 4 a následující zákona o archivnictví : Převádění dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě a naopak a změnu formátu dokumentu v digitální podobě provádí určený původce postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu, čitelnost dokumentu a bezpečnost procesu převádění nebo změny formátu. Dokument v digitální podobě vzniklý převedením z dokumentu v analogové podobě nebo změnou formátu dokumentu v digitální podobě doplněný o datum převedení opatří určený původce uznávaným elektronickým podpisem osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo svojí elektronickou značkou a kvalifikovaným časovým razítkem. Dále se s „neautorizovanou konverzí“ setkáme v - §69a odst.3 zákona o archivnictví: Před převedením dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo změnou formátu dokumentu v digitální podobě ověří určený původce platnost uznávaného elektronického podpisu, elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka, je-li jimi dokument v digitální podobě opatřen. Údaje o výsledku ověření a datum převedení dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo datum změny formátu dokumentu v digitální podobě určený původce zaznamená a uchová je spolu s dokumentem vzniklým převedením nebo změnou formátu. 10
Fikce pravosti digitálního dokumentu - §69a odst. 5 zákona o archivnictví: Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se považuje za pravý, byl-li podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou elektronickou značkou osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentů a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. Ustanovení věty první se vztahuje i na dokumenty vzniklé z činnosti původců, kteří nejsou určenými původci. Listina - písemnost zachycená na papírovém nosiči, tedy papírový dokument nebo doklad. Elektronický dokument (datová zpráva) - elektronická data, která lze přenášet prostředky pro elektronickou komunikaci a uchovávat na záznamových médiích, používaných při zpracování a přenosu dat elektronickou formou (vznikne buď jako původní nebo převodem z listinné podoby). Elektronický podpis - údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojeném a které umožňují ověření totožnosti podepsané osoby ve vztahu k datové zprávě. Za elektronický podpis se v širším významu považuje i prosté nešifrované uvedení identifikačních údajů (např. jména, IČ) na konci textu v elektronické podobě, které zaručuje identifikaci (tedy jednoznačné určení) označené osoby. Zaručený elektronický podpis - údaje, které jsou připojeny k obsahu elektronického dokumentu a které jsou vytvořeny zvláštním postupem s využitím kryptografie - je jednoznačně spojen s podepisující osobou, umožňuje identifikaci podepisující osoby ve vztahu k datové zprávě, byl vytvořen a připojen k datové zprávě pomocí prostředků, které má podepisující osoba výhradně pod svojí kontrolou, je ke zprávě připojen takovým způsobem, že lze zjistit jakoukoliv následnou změnu zprávy. Komerční certifikát - ověření totožnosti uživatele při přihlašování do uzavřeného systému. Kvalifikovaný certifikát - má náležitosti uvedené zákonem o elektronickém podpisu a byl vydán poskytovatelem certifikačních služeb, splňujícím podmínky stanovené zákonem pro poskytovatele certifikačních služeb vydávajících kvalifikované certifikáty. Elektronická značka - je technicky (nikoliv právně) elektronický podpis, který byl vytvořen technickým zařízením - je jednoznačně spojena s označující osobou a umožňuje její identifikaci prostřednictvím kvalifikovaného systémového certifikátu, byla vytvořena a připojena k datové zprávě pomocí prostředku pro vytváření elektronických značek, které označující osoba může udržet pod svou výhradní kontrolou, je k datové zprávě, ke které se vztahuje, připojena takovým způsobem, že je možné zjistit jakoukoli následnou změnu dat. Kvalifikované časové razítko - je datová zpráva, kterou vydal kvalifikovaný poskytovatel certifikačních služeb a která důvěryhodným způsobem spojuje data v elektronické podobě s časovým okamžikem a zaručuje, že uvedená data v elektronické podobě existovala před daným časovým okamžikem (náležitosti časového razítka viz §12b zákona o elektronickém podpisu). 11
Elektronická veřejná listina je veřejná listina vydaná soudy ČR nebo jinými státními orgány v mezích jejich pravomoci, popř. listina, kterou zvláštní právní předpis prohlašuje za veřejnou a k její verifikaci je použit zaručený elektronický podpis na bázi kvalifikovaného certifikátu nebo elektronická značka na bázi kvalifikovaného systémového certifikátu (podrobněji o veřejných listinách viz Občanský řád soudní).
2.2.3 Archivnictví, výběr archiválií, skartace a společná ustanovení Zákon rozděluje původce archiválií do dvou základních skupin: 1. původci veřejnoprávní 2. původci soukromoprávní Mezi veřejnoprávní původce řadíme: a) organizační složky státu, b) státní příspěvkové organizace, c) státní podniky, d) územní samosprávné celky, e) organizační složky a právnické osoby založené nebo zřízené územními samosprávnými celky, pokud vykonávají veřejnou správu nebo zaměstnávají více než 25 zaměstnanců, f) školy a vysoké školy, g) právnické osoby zřízené zákonem, h) zdravotnická zařízení. Mezi soukromoprávní původce patří : a) podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku, b) politické strany, politická hnutí, občanská sdružení, odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, církve a náboženské společnosti, c) profesní komory a jejich členové, d) nadace a nadační fondy, obecně prospěšné společnosti, e) likvidátoři, správci konkursní podstaty. Všichni tito původci mají za povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií za podmínek stanovených zákonem. Výběr archiválií bude provádět příslušný archiv. Veřejnoprávní původci mají povinnost vykonávat spisovou službu dle zákona a prováděcí vyhlášky č. 259/2012 Sb. Soukromoprávní původci musí uchovávat dokumenty jmenované v příloze č.1 k zákonu, ale nemají povinnost výkonu spisové služby dle zákona. Systém „správy dokumentů“ si mohou zvolit libovolně. Výběr archiválií se provádí podle kritérií, kterými jsou : a) doba vzniku (podle tohoto kritéria se jako archiválie vybírají dokumenty vzniklé do roku 1850, významné dokumenty z oborů průmyslové a zemědělské výroby, finančnictví, pojišťovnictví apod. včetně patentů a vynálezů do roku 1900 a fotografické a zvukové záznamy vzniklé do roku 1920), b) obsah (viz příloha č. 2 zákona) 12
c) původ (podle významu, funkce nebo postavení původce), d) vnější znaky (výtvarná hodnota, jazyk, písmo, psací látka, způsob vyhotovení aj.) Výběr archiválií se provádí dvěma základními způsoby: 1. ve skartačním řízení 2. mimo skartační řízení 1. Výběr archiválií ve skartačním řízení Provádí se u původce, který má povinnost vykonávat spisovou službu nebo z dokumentů právního předchůdce, který tuto povinnost měl (veřejnoprávní původci). Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty nadále nepotřebné pro činnost původce a při kterém příslušný archiv provádí výběr archiválií. Původci /jejich právní nástupci, likvidátoři, správci konkursní podstaty/ jsou povinni umožnit příslušnému archivu dohled na provádění skartačního řízení a výběr archiválií ve skartačním řízení. Do skartačního řízení jsou zahrnovány dokumenty všech typů za celou organizaci: Dokumenty typu A – určeny k trvalému uložení (uchování) Dokumenty typu S – po uplynutí skartačních lhůt určeny ke zničení Dokumenty typu V – po uplynutí skartačních lhůt proveden výběr/zařazení do skupiny A/S Základní schéma: Uložení dokumentů v příručních spisovnách (registraturách)
A
V
S
Předání všech typů dokumentů formou protokolů – seznamů do centrální spisovny
Centrální spisovna shromažďuje všechny písemnosti původce V pravidelných intervalech (1 x ročně) se z dokumentů, kterým uplynuly skartační lhůty, provádí skartační řízení.
A - archiválie = trvalé uložení V - výběr = rozhodnutí o vyřazení do A či S S - skartace = fyzické zničení Kdy se skartační řízení provádí: - v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu, - vždy při zániku původce. Původce sestaví k provedení skartačního řízení komisi a zašle příslušnému archivu skartační návrh. Skartační návrh musí obsahovat: - označení původce dokumentů, - seznam dokumentů a dobu jejich vzniku, - návrh termínu provedení skartačního řízení. 13
Výsledkem skartačního řízení je protokol o provedeném skartačním řízení. Ten obsahuje: - soupis dokumentů, které byly vybrány za archiválie, - zařazení archiválie do příslušné kategorie, - určení, kde bude archiválie uložena, - soupis dokumentů, které lze skartovat. 2. Výběr archiválií mimo skartační řízení Provádí se u původce nebo vlastníka, který nemá povinnost vykonávat spisovou službu (soukromoprávní původce), z dokumentů nabídnutých České republice nebo jinému veřejnému archivu darem nebo ke koupi nebo nalezených. Provádí se na rozdíl od výběru ve skartačním řízení na žádost původce nebo vlastníka dokumentu. Po skončení výběru archiválií archiv vyhotoví protokol jako u výběru ve skartačním řízení. Jestliže se výběr provádí z moci úřední, určí archiv, kde bude archiválie uložena. Pokud se provede výběr na žádost vlastníka dokumentu, určí archiv uložení jen v případě, že s tím bude vlastník archiválie souhlasit. Proti protokolu je možné podat námitky a zahájit tak správní řízení. Na základě žádosti původce lze vydat trvalý skartační souhlas na stanovený druh dokumentů. U dokumentů obsahujících utajované skutečnosti lze výběr archiválií provést až po zrušení stupně utajení. Osoby provádějící výběr archiválií jsou oprávněny vstupovat s vědomím původce nebo vlastníka dokumentů do objektů, na pozemky a do jiných prostor, pokud nelze výběr archiválií provést jiným způsobem. Samozřejmá je povinnost zachování mlčenlivosti o všech skutečnostech. Archiválie se určenému archivu předávají na základě protokolu a o předání se sepíše úřední záznam. Archiválie vyžadují zvláštní režim péče a nakládání s nimi je omezeno řadou ustanovení zákona a vyhlášek. Evidence archiválií Bezprostředně po vyhotovení protokolu o výběru archiválií se tyto zařadí do příslušné evidence příslušného archivu. Veškeré archiválie evidované na území České republiky tvoří Národní archivní dědictví /NAD/. Druhy evidence NAD: - základní - druhotná - ústřední Základní jednotkou evidence je archivní fond, archivní sbírka nebo jednotlivina. Základní evidenci NAD vedou archivy, muzea, knihovny, galerie, památníky, pracoviště Akademie věd ČR a vysoké školy, v jejichž správě se archiválie nacházejí. Základní evidenci NAD mimo archivy vedou Národní archiv nebo státní oblastní archivy. Druhotnou evidenci NAD vedou Národní archiv nebo státní oblastní archivy. Ústřední evidenci vede ministerstvo. Každá evidence NAD je uchovávána v písemné formě nebo na technických nosičích. Základní evidence NAD musí být vždy i v písemné formě. Archiválie se může z evidence NAD vyřadit pouze: - přehodnocením významu 14
- zničením - vydáním do zahraničí podle zvláštního právního předpisu. Při vedení evidence podle tohoto zákona jsou ministerstvo, Národní archiv a státní oblastní archivy oprávněny zjišťovat, zpracovávat a uchovávat údaje o původcích, vlastnících a držitelích archiválií v rozsahu stanoveném zákonem. Kategorizace archiválií. Archiválie se při výběru zařazují do I. nebo II. kategorie. Archiválie I. kategorie jsou vyjmenovány v samostatné příloze zákona /č.3/. Archiválie rovněž může být prohlášena za archivní kulturní památku nebo za národní kulturní památku a to na základě žádosti. O archivní kulturní památce (AKP) rozhoduje ministerstvo, národní kulturní památku prohlašuje svým nařízením vláda. AKP – význam pro dějiny obecné, národní nebo regionální, vědy techniky nebo kultury. Archiválie ve vlastnictví ČR nebo právnických osob zřízených zákonem nelze převést na jinou osobu, do užívání právnické nebo fyzické osoby je možné je přenechat pouze se souhlasem ministerstva.
2.2.4 Ochrana archiválií, povinnosti a práva vlastníka Archiválie ve vlastnictví veřejnoprávních původců a ČR se vždy ukládají do veřejných archivů. Archiválie soukromoprávních původců mohou zůstat uloženy u původce (§ 22-33). Vlastník archiválie, která není uložena ve veřejném archivu, má právo na poskytnutí paušálního státního příspěvku za prohlášení dokumentu za archiválii (nárok musí uplatnit do 3 měsíců). Dále má vlastník nebo držitel archiválie nárok na úhradu nezbytných nákladů, které mu vznikly při zákonem uložené péči o archiválie (nárok musí uplatnit do 6 měsíců). Vlastník nebo držitel archiválie ji může odevzdat do úschovy na základě písemné smlouvy o úschově. Pokud není schopen zajistit řádnou ochranu a odbornou péči o archiválie, může požádat o odbornou pomoc nebo ji uložit na dobu určitou do Národního nebo státního oblastního archivu. Pominou-li důvody, vrátí se archiválie zpět vlastníkovi nebo držiteli. Při převodu vlastnictví archiválie je její vlastník povinen ji přednostně nabídnout ke koupi České republice (výjimky jsou uvedeny v zákoně o archivnictví). Povolení k vývozu archiválií z území České republiky může ministerstvo vydat jen na dobu určitou, a to pouze z důvodů jejich: - vystavování - konzervování - restaurování - vědeckého zkoumání. Důležité pro soukromoprávní původce: Archiválie evidované v NAD není možné trvale vyvézt, dočasně jen se souhlasem MV ČR. Pokud je archiválie prohlášena za AKP, musí vlastník nebo držitel do 90 dnů pořídit na vlastní náklady její bezpečnostní kopii.
15
Nahlížení do archiválií Do archiválií uložených v archivech lze nahlížet jen na základě žádosti a za dodržení podmínek stanovených zákonem a badatelským řádem archivu. Badatelský řád musí vydat každý archiv podle vzoru a trvale jej vyvěsit na úřední desce nebo na jiném veřejném místě. V archivech se nahlíží do kopií, do originálů jen tehdy, nejsou-li vyhotoveny kopie. Práva a zvláštní ujednání ve prospěch vlastníků archiválií musí zůstat při nahlížení nedotčena. Zákon stanoví, jaké údaje jsou archivy oprávněny zpracovávat od žadatelů o nahlížení. Prováděcím právním předpisem je vydán vzorový badatelský řád, vzor badatelského listu, žádosti o nahlížení a dokladu o předložených a navrácených archiváliích. Obecně jsou v archivech k nahlížení přístupné archiválie starší 30 let, není-li stanoveno jinak, avšak do archiválií vztahujících se k žijící fyzické osobě, jejichž obsahem jsou citlivé osobní údaje, lze nahlížet jen s předchozím souhlasem této osoby. V některých případech se může nahlížení do archiválií odepřít a to: - jestliže to neumožňuje jejich fyzický stav, - neumožňuje to jejich stav zpracování, - jestliže nedala souhlas fyzická osoba, jejíž citlivé osobní údaje jsou obsahem archiválií. Archiválie lze vystavovat jen v případě, pokud to dovolí jejich stav a budou zaručeny podmínky jejich ochrany. Každý je oprávněn požádat archiv, kde jsou archiválie uloženy, o pořízení výpisu, opisu nebo kopie archiválií. K tomuto účelu je stanoven ceník služeb.
2.2 Soustava archivů, výkon veřejné správy na úseku archivnictví a spisové služby 2.2.1 Působnost ministerstva, národního a státního archivu Soustava archivů a) Veřejné archivy Národní archiv (dříve Státní ústřední archiv) Státní oblastní archivy Specializované archivy Bezpečnostní archivy Archivy územních samosprávních celků b) Soukromé archivy - mohou zřizovat fyzické nebo právnické osoby. Nově se zavádí postavení archivů jako správních úřadů na úseku archivnictví a výkonu spisové služby. Toto postavení má ministerstvo, Národní archiv a státní oblastní archivy a některé další vyjmenované v zákoně, např. Kancelář prezidenta republiky.
16
2.2.2 Další správní úřady na úseku archivnictví a výkonu spisové služby Státní oblastní archivy Správní obvod státních oblastních archivů je vymezena územím krajů. Například pro Pardubický a Královéhradecký kraj je tímto archivem Státní oblastní archiv v Zámrsku. Mezi nejdůležitější úkoly státních oblastních archivů patří: - poskytování odborných informačních a poradenských služeb. - kontrola výkonu spisové služby u zákonem určených původců, - výběr archiválií ve skartačním řízení a mimo skartační řízení, - rozhodnutí o námitkách proti protokolu o výběru archiválií, - rozhodnutí o uložení ohrožených archiválií, - rozhodnutí o podání badatele, - ukládání sankcí za správní delikty, - vyjádření k žádostem o koncesi, - péče o archiválie. Specializované archivy si mohou zřídit: - organizační složky státu - státní příspěvkové organizace - státní podniky - vysoké školy, školy - právnické osoby zřízené zákonem. Podmínkou zřízení specializovaného archivu je udělení akreditace. Bezpečnostní archivy si mohou zřídit: - ministerstvo vnitra - ministerstvo obrany - ministerstvo zahraničních věcí - Národní bezpečnostní úřad - zpravodajské služby ČR. Archivy územních samosprávních celků si mohou zřídit územní samosprávné celky, pokud jim byla udělena akreditace. Soukromý archiv si může zřídit fyzická nebo právnická osoba, pokud jí byla udělena akreditace. Zřizovatel soukromého archivu, který byl akreditován, má nárok na poskytnutí jednorázového ročního státního příspěvku na provoz soukromého archivu. Žádost se předkládá ministerstvu do 6 měsíců od udělení akreditace. Úkoly a činnost jednotlivých typů archivů je podrobně uvedena v §§51 – 57 z.č. 499/2004 Sb. Vždy se však jedná o odborná archivní pracoviště, která mj.: - dohlíží na výkon spisové služby u svého zřizovatele - vedou příslušnou evidenci archiválií, - umožňují za podmínek stanovených v tomto zákoně nahlížet do uložených archiválií, - pečují o archiválie svého zřizovatele 17
- podílí se na sestavování celostátních tematických soupisů archiválií organizovaných ministerstvem, - provádí konzervaci a restaurování archiválií, inventuru archiválií vyhlášenou ministerstvem,vědeckou, výzkumnou a vydavatelskou činnost v oblasti archivnictví, pomocných věd historických, dějin správy, regionálních dějin, dějin měst a obcí, historické vlastivědy a příbuzných oborů, - zřizují specializovanou knihovnu apod.
2.2.3 Akreditace archivů a povinnosti zřizovatelů archivů Povinnost akreditace mají specializované archivy, archivy územních samosprávních celků a soukromé archivy. Zájemce o akreditaci musí požádat podle zákonem stanovených pravidel ministerstvo. Pokud byla akreditace udělena, musí zřizovatel archivu do 3 měsíců vydat badatelský řád. Pro udělení akreditace musí být splněny následující podmínky: o stavebně-technické o prostorové o bezpečnostní o materiální o finanční o personální Akreditace může být odejmuta buďto na žádost zřizovatele nebo pokud zřizovatel neplní povinnosti spojené s akreditací. V případě odnětí akreditace rozhodne ministerstvo, kde bude archiválie na náklady vlastníka uložena.
Bližší vymezení podmínek akreditace (§ 61): a) stavebně-technické (mimo oblast ohroženou záplavami, plynného a prašného znečištění, prostory bez vodovodních, teplovodních, parovodních a plynových potrubí a kanalizace, nad hladinou spodní vody, zajištěné větrání, stanovená teplota a relativní vlhkost vzduchu), b) prostorové (oddělení prostor s přístupem a bez přístupu veřejnosti, zřízení badatelny, plán uložení archiválií), c) bezpečnostní (zpracovaná bezpečnostní dokumentace, požární dokumentace a vybavení elektronickou požární signalizací, práškové hasicí přístroje, nepřetržitě střežené prostory s národními kulturními památkami), d) materiální (zařízení pro pořizování kopií, čtecí přístroje, regály pro uložení archiválií,vybavení badatelky), e) finanční (zajištění povinných minimálních nákladů na provoz archivu) f) personální (vedoucí pracovník v archivu s vysokoškolským vzděláním, dostatek zaměstnanců). Archivy jsou povinny zpracovávat výroční zprávy o své činnosti a předat je ministerstvu spolu s údaji o základní a druhotné evidenci archiválií, dále jsou povinny vypracovat do 3 měsíců od akreditace badatelský řád a hlásit změny týkající se podmínek udělené akreditace.
18
Shrnutí kapitoly: Veřejnoprávním původcům dokumentů zákon ukládá tyto základní povinnosti: - uchovávat dokumenty (umožnit z nich výběr) - pravidelně a v úplnosti provádět skartační řízení - ukládat archiválie do příslušného státního archivu - vést spisovou službu dle zákona a vyhlášky č. 259/2012 Sb. Soukromoprávní původci mají povinnost ukládat dokumenty z přílohy č. 1 k zákonu (a umožnit z nich výběr). Nemusí vést spisovou službu dle zákona, ale doporučuje se jim zvolit účelný systém řízení dokumentů, vydat vlastní spisovou normu a provádět skartační řízení (alespoň v omezené podobě). V případě, že si nechají archivem vybrat archiválie, mohou je bezplatně uložit v příslušném státním archivu. Pokud nechají archiválie uloženy u sebe tzv. mimo archiv musí zajistit péči stanovenou § 25 zákona, poskytovat informace potřebné pro vedení evidence a splňovat další ustanovení zákona.
19
3 Spisová služba dle zákona č.499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě Spisová služba je definována zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů, jak vyplývá z pozdějších změn takto: "zajištění odborné správy dokumentů doručených i dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování,odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení,a to včetně kontroly těchto činností". Spisovou službu vykonávají zákonem uvedení původci, kteří se rozdělují na veřejnoprávné a soukromoprávné původce. Spisovou službu mají za povinnost vykonávat pouze veřejnoprávní původci, kterými jsou: o organizační složky státu o ozbrojené síly o bezpečnostní sbory o státní příspěvkové organizace o státní podniky o vysoké školy o školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování (dále jen „školy“) o zdravotní pojišťovny o veřejné výzkumné instituce o právnické osoby zřízené zákonem Dále vykonávají spisovou službu také orgány samosprávných celků jako jsou obce a krajské úřady. Jednotlivé části výkonu spisové služby upravuje vyhláška č. 191/2009, o podrobnostech výkonu spisové služby. Chod spisové služby u jednotlivých původců se řídí vydaným spisovým řádem, který povinně vydává každý původce.
3.1 Spisová služba Veřejnoprávní původci vyjmenovaní v zákoně mají za povinnost vykonávat spisovou službu. Obce, které tuto povinnost nemají, vykonávají spisovou službu přiměřeně. Podle zákona jsou určení původci povinni vést podací deník a zapisovat do něj došlé dokumenty, opatřit je otiskem podacího razítka s číslem jednacím a evidovat i vzniklé dokumenty. Dokumenty se při vyřizování spojují do spisů. Před uložením do spisovny se dokumenty označují spisovými a skartačními znaky a skartačními lhůtami podle spisového a skartačního plánu. Vyřízené dokumenty se ukládají ve spisovně nebo ve správním archivu, pokud ho ministerstvo nebo správní úřad zřídí. Spisovou službu mohou vykonávat i původci, kterým to tento zákon neukládá.
Spisová služba původce se řídí zákonem č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, zákonem č. 190/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., vyhláškou č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby a vyhláškou č. 192/2009 20
Sb., kterou se mění vyhláška č. 645/2004, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě. Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce nebo původci doručených zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování dokumentů ve skartačním řízení na základě právních předpisů a to včetně kontroly těchto činností. Kontrolu dodržování zákona o archivnictví provádějí podle své územní působnosti archivní inspektoři. Zákon podává přehled správních deliktů fyzických osob nebo právnických osob a likvidátorů a upravuje postup v řízení o přestupcích.Sankce od 5 000 do 250 000 Kč lze uložit například za zničení dokumentů bez souhlasu archivu, nedodržení podmínek pro ukládání dokumentů, nepovolený vývoz archiválií mimo hranice ČR, za to, že nevykonává spisovou službu dle zákona apod. Zákonem se mění provozování volné ohlašovací živnosti „vedení spisovny“ na živnost koncesovanou. Nově také musí likvidátor předkládat k návrhu na výmaz společnosti z obchodního rejstříku potvrzení příslušného archivu o projednání zabezpečení archivu a dokumentů zanikající společnosti. Spisová služba se vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky. Povinnost vykonávat spisovou službu mají: a) veřejnoprávní původci, b) kraje, c) hlavní město Praha, d) obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem, e) městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti stavebního úřadu anebo matričního úřadu, (dále jen "určení původci"). Vedení zdravotnické dokumentace upravuje zvláštní právní předpis.
3.1.1 Příjem, evidence, rozdělování a oběh dokumentů - Určení původci jsou povinni zajistit řádný příjem dokumentů; za tím účelem jsou povinni vést podací deník, do něhož jsou v číselném a časovém pořadí zapisovány došlé dokumenty, popřípadě ústně učiněná podání. Všechny došlé dokumenty se v den, kdy byly doručeny, opatří otiskem podacího razítka s číslem jednacím. Určení původci jsou povinni evidovat i dokumenty u nich vzniklé. - Zaevidované dokumenty se předávají příslušné organizační součásti nebo osobě k tomu pověřené, o čemž se učiní záznam v podacím deníku. - Osoba, která převezme dokument zapsaný do evidence, jeho převzetí potvrdí.
21
3.1.2 Vyřizování a podepisování dokumentů - Při vyřizování dokumentů se všechny dokumenty týkající se téže věci spojí ve spis. Vyřízením spisu se rozumí zpracování konceptu, jeho aprobace, vyhotovení, podepsání a vypravení čistopisu rozhodnutí nebo jiné formy vyřízení. - Dokumenty určeného původce podepisuje jeho statutární orgán nebo jiná osoba oprávněná za něj jednat podle zvláštního právního předpisu anebo osoba, která k tomu byla statutárním orgánem pověřena. - Uzavřením spisu se rozumí kompletace všech dokumentů patřících do spisu a kontrola a doplnění údajů před uložením do spisovny. - Určení původci jsou povinni dokumenty označovat spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami podle spisového a skartačního plánu. - Určení původci vydají vnitřní předpis pro výkon spisové služby, který obsahuje základní pravidla pro manipulaci s dokumenty u určeného původce (dále jen "spisový a skartační řád") a jehož součástí je spisový a skartační plán. Spisový a skartační plán obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami.
3.1.3 Odesílání dokumentů Do vlastních rukou adresáta odesílají určení původci dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo doloženo, nebo je-li to stanoveno zvláštními právními předpisy. Písemný doklad stvrzující, že dokument byl doručen nebo že poštovní zásilka obsahující dokument byla dodána, včetně dne, kdy se tak stalo, se po vrácení určeným původcům připojí k příslušnému spisu. Fyzická osoba, podnikající fyzická osoba a právnická osoba může provádět odesílání dokumentů vůči orgánu veřejné moci, má-li zpřístupněnu svou datovou schránku a umožňujeli to povaha tohoto úkonu, prostřednictvím datové schránky. Elektronické dokumenty a spisy mají značný potenciál rozvoje. Především by mohly vést k zrychlení řízení. Dosavadní oběh listinných dokumentů je rigidní a pomalý, postup se spisem může být pouze sériový, předávání papírových dokumentů či spisů probíhá dávkově, potvrzuje se a probíhá zpravidla prostřednictvím podatelny. Oproti klasickému se v elektronickém systému dokument nemůže „ztratit“. Technická náročnost systému elektronických dokumentů, ať již se nazývá spisová služba, oběh dokumentů apod., se ovšem nachází na úrovni technicky několikanásobně náročnější, než byla dřívější „evidence“. Uznávaný elektronický podpis by se měl použít nejen u elektronické podoby správního rozhodnutí, kde jeho použití výslovně přikazuje správní řád, ale v zásadě u všech typů dokumentů, které dříve byly podepisovány holografně. Bez mechanismu elektronického podpisu nelze v elektronické podobě zjistit původce dokumentu, vymáhat odpovědnost za něj a pro třetí stranu mimo úřad nejsou hodnověrné. Oblastí, v níž již dochází k určité standardizaci, je však napojení elektronické spisové služby (ESS) na informační systém datových schránek (ISDS). MV ČR uzavřelo před koncem roku 22
2008 memorandum se společnostmi vývojářů o spolupráci, v jejímž rámci by se vytvořilo technické řešení předávání. Rozhraní má být definováno pomocí webových služeb a informační systémy subjektů mají být autentizovány systémovými certifikáty.
3.1.4 Ukládání dokumentů - Všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty určeného původce jsou po dobu trvání skartační lhůty uloženy na místě vyhrazeném k uložení dokumentů, k vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu určeného původce a k provádění skartačního řízení (dále jen "spisovna"). Dokumenty mohou být uloženy též ve spisovně sloužící k uložení dokumentů s dlouhodobými skartačními lhůtami (dále jen "správní archiv"), pokud ji určení původci zřídili. Dokumenty se ukládají zpravidla ihned po jejich vyřízení, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl vyřízený dokument déle; tato skutečnost se poznamenává do podacího deníku. - Pro nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně nebo ve správním archivu správního orgánu nebo soudu platí obecná ustanovení o nahlížení do spisů v řízení před správním orgánem nebo soudem; to neplatí, jestliže dokumenty před uložením ve spisovně nebo ve správním archivu byly veřejně přístupné. Nahlížení do dokumentů obsahujících utajované skutečnosti, poskytování jejich opisů, výpisů a kopií se řídí zvláštním právním předpisem. - V případě zániku určeného původce převezme spisovnu nebo správní archiv jeho právní nástupce, likvidátor, zřizovatel nebo ten, na něhož přechází působnost zaniklého určeného původce; je-li právních nástupců více a nedojde-li mezi nimi k dohodě, rozhodne o převzetí spisovny nebo správního archivu příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby dohlížející na provádění skartačního řízení. - Při umístění spisovny a správního archivu musí být splňovány stavebně-technické a bezpečnostní podmínky umožňující řádný výkon spisové služby (§ 61 odst. 2 a 4). Poznámka ke správním archivům: - Ministerstva a další ústřední správní úřady zřizují správní archiv. Jeho zřízení oznamují ministerstvu. - Správní archiv mohou zřídit i další určení původci; neprodleně to oznamují správnímu úřadu na úseku archivnictví a výkonu spisové služby příslušnému ke kontrole spisové služby a ministerstvu. V oznámení uvedou svůj název a sídlo, název, sídlo a identifikační číslo právnické osoby, která je jejich zřizovatelem nebo vůči nim plní funkci zřizovatele, anebo jméno, příjmení a místo trvalého pobytu fyzické osoby, která je jejich zřizovatelem. - Správní archiv, s výjimkou správních archivů zřízených zřizovateli uvedenými v § 50 a v § 51 odst. 1, a) dohlíží na výkon spisové služby u útvarů v řídící působnosti svého zřizovatele, u jím zřízených organizačních složek, příspěvkových organizací a jiných právnických osob, b) přebírá dokumenty od zrušených původců, u kterých dohlíží na výkon spisové služby, a plní úkoly těchto původců při výběru archiválií. - Ve spisových a skartačních plánech určení původci, kteří si zřídili správní archiv, vyznačí dvojí skartační lhůty, a to pro vyřazení dokumentů ze spisovny a pro vyřazení dokumentů ze správního archivu. Po uplynutí lhůty pro uložení dokumentů ve spisovně se dokumenty předají do správního archivu. 23
Shrnutí kapitoly: Veřejnoprávní původci vyjmenovaní v zákoně mají za povinnost vykonávat spisovou službu. Obce, které tuto povinnost nemají, vykonávají spisovou službu přiměřeně. Podle zákona jsou určení původci povinni vést podací deník a zapisovat do něj došlé dokumenty, opatřit je otiskem podacího razítka s číslem jednacím a evidovat i vzniklé dokumenty. Dokumenty se při vyřizování spojují do spisů. Před uložením do spisovny se dokumenty označují spisovými a skartačními znaky a skartačními lhůtami podle spisového a skartačního plánu. Vyřízené dokumenty se ukládají ve spisovně nebo ve správním archivu, pokud ho ministerstvo nebo správní úřad zřídí. Spisovou službu mohou vykonávat i původci, kterým to tento zákon neukládá.
Prováděcí právní předpis stanoví podrobnosti výkonu spisové služby, a to a) příjem dokumentů, b) evidenci dokumentů, c) rozdělování dokumentů, d) oběh dokumentů, e) vyřizování dokumentů, f) vyhotovování dokumentů, g) podepisování dokumentů a užívání razítek, h) odesílání dokumentů, i) ukládání dokumentů, j) zvláštnosti výkonu spisové služby za pomoci výpočetní techniky.
24
4. Spisová služba dle vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
Spisovou službou je nazýván soubor činností souvisejících s příjmem, evidencí, předáváním, rozdělováním, vyřizováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním dokumentů, které upravuje zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o archivnictví“), a vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (dále jen „vyhláška“). Za spisovou službu lze označit také soubor pravidel a opatření zajišťujících řádný chod administrativy a zároveň též práce, vykonávané podle těchto pravidel. Z pohledu Archivní služby lze za Spisovou službu považovat celkový oběh dokumentů a manipulaci s nimi až do uplynutí Skartačních lhůt a řádného provedení Skartačního řízení včetně Skartace dokumentů.
4.1 Organizace práce s dokumenty dle vyhlášky č. 259/2012 Sb. 4.1.1 Vedení spisové služby v elektronické, či listinné formě Základní pojmy Agendový informační systém – informační systém veřejné správy, který slouží k výkonu agendy; pro účely výkonu spisové služby jsou převážné většině samostatné evidence dokumentů vedených v elektronické podobě agendovými informačními systémy. Autenticita – vlastnost dokumentu charakterizující jeho originální původnost a hodnověrnost. Časové razítko – datová zpráva, kterou vydal kvalifikovaný poskytovatel certifikačních služeb a která důvěryhodným způsobem spojuje data v elektronické podobě s časovým okamžikem, a zaručuje, že uvedená data v elektronické podobě existovala před daným časovým okamžikem. Dokument - rozumí se každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě digitální nebo analogové, který byl úřadu doručen nebo vznikl z jeho činnosti. Dokument v digitální podobě - dokument tvořený jedním nebo více záznamy a metadaty, uchovávaný v libovolném datovém formátu na médiu pro uchovávání dokumentů v digitální podobě. Dokument v analogové podobě – informace zaznamenaná na papírovém nebo jiném hmotném nosiči. Elektronické vedení spisové služby Elektronický systém spisové služby – informační systém pro správu dokumentů. Elektronickým systémem spisové služby se rozumí systém pro odbornou správu dokumentů doručených úřadu nebo vzniklých z jeho činnosti od jejich doručení, resp. vzniku až po uložení a vyřazení včetně kontroly všech činností.
25
Listinné vedení spisové služby Typický subjekt je v tomto scénáři obec s malým úřadem s velmi jednoduchou organizační strukturou, který vykonává pouze základní rozsah agend v přenesené působnosti. Odesílá minimální počet dokumentů podle správního řádu, potřeba elektronického podpisu je proto relativně malá. Přijímá však velké množství dokumentů od kraje, ORP a správních úřadů. Má povinnost vést spisovou službu pouze v omezeném rozsahu, často ji vede v listinné podobě (bez využití aplikace pro vedení spisové služby). Základní evidenční pomůckou při vedení spisové služby v listinné podobě je podací deník. V § 63 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, se stanoví, že „Veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1písm. e), g), h), j) a l) a obce vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě". Z ustanovení jednoznačně vyplývá, že určení původci mají možnost vybrat si způsob formy vedení spisové služby. K tomu je nutné doplnit, že čistě elektronickou formu vedení spisové služby nepoužívá žádný určený původce; vždy se jedná o smíšenou formu vedení spisové služby (vybrané úkony se provádějí elektronickou formou, zbylé formou písemnou, resp. vždy budou existovat dokumenty v listinné podobě, které nelze převést do digitální podoby). Jelikož pak stále existují určení původci, kteří buďto nemají možnost vést spisovou službu elektronickou (smíšenou) formou, případně vedení spisové služby touto formou by pro ně bylo neúčelné nebo organizačně náročné, i novela výše uvedeného zákona jim dává možnost vést spisovou službu jen písemnou formou (§ 63 odst. 3: „Veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. a) až e) a i) až m), kraje a hlavní město Praha vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby; vyžaduje-li to zvláštní povaha jejich působnosti, mohou vykonávat spisovou službu v listinné podobě. Veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. g) a h) a obce vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě.“).
4.1.2 Ukládání a označování dokumentů v organizaci Ukládání dokumentů Dokumenty a spisy se ukládají podle spisového a skartačního plánu ve spisovně, nebo v elektronickém systému spisové služby. Postup při ukládání dokumentů stanoví spisový řád původce; pokud původce nevydává spisový řád, stanoví tento postup v jiném vnitřním předpise, upravujícím výkon spisové služby. Původce vydá spisový a skartační plán a ve spisovém řádu nebo jiném vnitřním předpisu, nevydává-li spisový řád, stanoví podrobnosti, jakým způsobem budou ukládány vyřízené dokumenty a uzavřené spisy ve spisovně nebo v elektronickém systému spisové služby za podmínek podle § 19 této vyhlášky. Je oprávněn spisový plán novelizovat (tedy například doplňovat o nové typy dokumentů), musí však současně stanovit, od jakého data bude novelizovaný spisový a skartační plán používán (nejlépe od prvního dne kalendářního roku, od něhož se vede evidence dokumentů, tedy např. od 1. ledna kalendářního roku následujícího po dni platnosti novelizace spisového plánu).
26
Původce musí zabezpečit, že uložené dokumenty a spisy budou po celou dobu uložení autentické. U dokumentů a spisů uložených ve spisovně se tento požadavek splní podrobným stanovením způsobu jejich správy (režim spisovny) včetně následného využívání. Modul zabezpečující v elektronickém systému spisové služby ukládání dokumentů a spisů se většinou označuje jako elektronická spisovna, která obdobně musí zabezpečit, že elektronické dokumenty a spisy v ní uložené jsou autentické po celou dobu uložení. Samostatně se ukládají doručené a odeslané datové zprávy a dokumenty převáděné konverzí prováděnou z moci úřední podle § 3 této vyhlášky. Dokument nebo spis v analogové podobě, anebo dokument nebo spis v digitální podobě se před uložením kontrolují, jsou-li úplné. Kontrola úplnosti je nezbytná především u ukládaných spisů v digitální podobě. Kontrola úplnosti spisu by však měla proběhnout ještě před jeho předáním do spisovny k uložení tou organizační součástí původce, z jejíž činnosti vznikl, resp. úplnost spisu by měla zkontrolovat ta fyzická osoba, která spis vyřídila a uzavřela nebo z jejíž činnosti vznikl. Způsob provádění kontroly úplnosti dokumentů a spisů před jejich předáním do spisovny stanoví spisový řád původce. Dokument v analogové podobě, popřípadě spis v analogové podobě, se považuje za úplný, obsahuje-li tyto základní údaje spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu a v případě spisu také všechny dokumenty uvedené v soupisu dokumentů nebo ve sběrném archu. Kontrola úplnosti dokumentů nebo spisů v analogové podobě se provádí výše popsaným způsobem. Dokument v digitální podobě, popřípadě spis v digitální podobě, se považuje za úplný, je-li opatřen metadaty stanovenými v národním standardu pro elektronické systémy spisové služby. Citované ustanovení definuje úplnost dokumentu, resp. spisu v digitální podobě, a to na základě existence metadat charakterizující jejich „životní cyklus“ tak, jak jsou stanovena národním standardem pro elektronické systémy spisové služby, a jejich připojení k příslušnému dokumentu. Kontrola úplnosti dokumentů nebo spisů v digitální podobě se provádí v ustanovení stanoveným způsobem. Dokument se opatřuje metadaty povinně v souvislosti s povinností vést spisovou službu v elektronických systémech spisové služby, které svými parametry odpovídají požadavkům národního standardu pro elektronické systémy spisové služby, nejpozději od 1. července 2012, může však jimi být opatřován již dříve, zabezpečí-li to stávající elektronický systém spisové služby původce. Od okamžiku, kdy je původce schopen opatřit dokument metadaty (nejpozději tedy od 1. července 2012), dokument nemusí současně převádět do analogové podoby. Pokud však dokument nebo spis v digitální podobě převede do analogové podoby, neboť není schopen opatřit ho požadovanými metadaty, učiní o tom záznam v evidenci dokumentů, v níž je dokument nebo spis evidován. Podle ustanovení § 22 této vyhlášky však musí převádět jen dokumenty se skartačními znaky „A“ a „V“; dokumenty se skartačním znakem „S“ se převedou jen tehdy, budou-li vybrány příslušným archivem ve smyslu § 3 odst. 3 zákona jako „A“. Metadaty se rozumí data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času, t. j. soubor informací o dokumentu, pořizovaný zčásti manuálně (účastníky spisové služby), zčásti elektronickým systémem spisové služby. 27
Vyhláška stanoví v souladu s principy vedení elektronické spisové služby v elektronických systémech spisové služby podmínky doplnění metadat k ukládaným dokumentům v digitální podobě, nikoliv však konkrétní technické úkony a proces jejich provádění. V tomto se vyhláška odkazuje na národní standard pro elektronické systémy spisové služby. Původce vede evidenci uložených dokumentů a spisů obsahující ze jména je jich názvy, spisové znaky, skartační znaky a skartační lhůty. Původci většinou evidují dokumenty a spisy ve spisovnách pomocí předávacích protokolů, jejichž prostřednictvím jsou spisovnám předávány. K evidenci uložených dokumentů ve spisovně je možno výhodně použít také archivní knihu (např. tiskopis SEVT – 02 498 0 „Archívní kniha“), obsahující rubriky pro vedení těchto údajů o uloženém dokumentu: pořadové číslo, datum uložení, název dokumentu nebo spisu, jeho spisový znak, rok vzniku, počet listů, datum ukončení uschovací lhůty (tedy lhůty, po jejímž uplynutí lze následující rok dokument zařadit do skartačního řízení), podrobnosti o vyřazení dokumentu a poznámky. Označování dokumentů Označování dokumentů ve spisové službě původce zajišťuje u dokumentů v digitální podobě elektronický systém spisové služby, u dokumentů v analogové podobě podatelna. Ustanovení obsahuje pravidla pro označování dokumentů s důrazem na užívání jednoznačného identifikátoru v prostředí elektronické spisové služby nebo listinné spisové služby. Jednoznačný identifikátor má v prostředí elektronické spisové služby funkci pro odlišení jednotlivých dokumentů, neboť k tomuto účelu nelze použít číslo jednací. Označováním dokumentů ve spisové službě se rozumí opatření dokumentů jednoznačným identifikátorem podle § 64 odstavce 1 a 2 zákona. V případě dokumentů v digitální podobě je zajišťuje automaticky elektronický systém spisové služby (označování nelze v tomto případě provádět zaměstnanci původce), v případě dokumentů v analogové podobě zajišťuje označování podatelna původce.
4.1.3 Příruční registratury Registraturou se rozumí místo pro ukládání "živých" tj. dosud nevyřízených dokumentů nebo spisů přidělených konkrétnímu zaměstnanci s vysokou četností používání. Registratura je místo zřízené na jednotlivých pracovištích, kam se ukládají dokumenty, které jsou pro práci daného pracoviště nezbytné. Zjednodušeně je to místo centralizovaného uložení vyřízených písemností pracoviště do doby uplynutí skartačních lhůt. Písemnosti jsou uloženy v souladu s původním uspořádáním, tj. podle organizačních útvarů a spisového plánu. V jednotlivých organizačních útvarech jsou tzv. příruční registratury, kde jsou písemnosti uloženy po dobu provozně nezbytnou a odkud se předávají do spisovny. Ve spisovně původce lze vypracovat ještě další pomůcky (registraturní) , které odpovídají systému uložení dokumentů po jejich vyřízení ( pomocné knihy, které se zařazují do skupiny spisového materiálu. V nejednom případě se materiál uložený ve spisovně jednoho původce skládá z několika časových vrstev, daných jak reorganizací instituce, tak zavedením nového spisového plánu. V takovém případě tvoří materiál z období platnosti jednoho registraturního pořádku 28
(registraturního období) uvnitř spisovny zvláštní část (registraturní neboli spisovenská manipulace)
4.1.4 Spisovny a akreditované archivy Dokumenty a spisy se ukládají podle spisového a skartačního plánu ve spisovně, nebo v elektronickém systému spisové služby. Postup při ukládání dokumentů stanoví spisový řád původce; pokud původce nevydává spisový řád, stanoví tento postup v jiném vnitřním předpise, upravujícím výkon spisové služby. Spisovna - zařízení úřadu, určené pro ukládání všech vyřízených dokumentů/spisů do doby uplynutí jejich skartačních lhůt. Úřad zřizuje centrální spisovnu, sloužící všem útvarům úřadu k ukládání dokumentů a spisů, k vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřeby zaměstnanců úřadu a k provádění skartačního řízení. Dále zřizuje útvarové spisovny, sloužící k ukládání dokumentů a spisů jednotlivých útvarů, a specializované spisovny, sloužící k ukládání dokumentů a spisů stanovených agend (např. účetní, technická, stavební aj.). Vztah mezi jednotlivými spisovnami podrobně uvede ve spisovém řádu úřadu. Při umístění spisovny je nutné splnit požadavky § 68 odst. 4 zákona č. 499/2004 Sb. Pro prostor spisovny musí být zpracována požární dokumentace a vybavena příslušnými hasicími přístroji, prostor nesmí ohrožovat povodně a nesmí jím vést potrubí jakéhokoliv typu nebo dešťová či splašková kanalizace, musí být zabezpečen proti vstupu nepovolaných osob a vybaven regály pro uložení dokumentů. Archivy všestranně pečují o archiválie, dbají na jejich bezpečné uložení, odborně je zpracovávají a zpřístupňují. K nahlížení v archivech jsou přístupné archiválie starší třiceti let, pokud není zveřejnění údajů chráněno zvláštními právními předpisy. Ke studiu se předkládají i archiválie vzniklé před 1. lednem 1990 z činnosti bývalé státní bezpečnosti, společenských organizací a politických stran sdružených v Národní frontě a archiválie, které byly jako dokumenty před převzetím do evidence archiválií veřejně přístupné. Příslušná akreditace se provádí dle § 58 zákona č. 499/2004 Sb. Akreditované archivy dělíme na: 1. Soukromé archivy (například): - Archiv ŽDB a. s. - Archiv Vítkovice, a. s. - Archiv společnosti Škoda Plzeň - Archiv OKD a. s. - Archiv Nová Huť - Ostraha - Archiv společnosti Sokolovská uhelná - Archiv Centra hasičského hnutí Přibyslav - Archiv společnosti Škoda Auto - Všeodborový archiv Českomoravské konfederace odborových svazů - Archiv České strany sociálně demokratické - Archiv Židovského muzea v Praze 29
2. Specializované archivy (například): - Archiv Univerzity Palackého v Olomouci - Archiv DIAMO - Archiv České národní banky - Archiv Univerzity Hradec Králové
4.1.5 Skartační (uschovací) lhůty vybraných dokumentů Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a úřední razítka vyřazená z evidence. Dokumenty vyřazují ve skartačním řízení všichni veřejnoprávní původci podle § 3 odst. 1 písm. a) až n) zákona a zdravotnická zařízení vedoucí zdravotnickou dokumentaci podle vyhlášky č. 385/2006 Sb., o zdravotnické dokumentaci, ve znění pozdějších předpisů, i když nejsou veřejnoprávními původci podle § 3 odst. 1 písm. a) až n) zákona. Původce je povinen zařadit do skartačního řízení všechny dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty, a úřední razítka vyřazená z evidence. Skartační lhůty nelze zkracovat. Pokud však původce zjistí, že vybrané dokumenty, jimž skartační lhůty uplynuly, potřebuje nadále pro výkon úřední činnosti, dohodne se s příslušným archivem ve smyslu § 3 odst. 3 zákona na jejich prodloužení. Záznam o prodloužení skartačních lhůt se provede v evidenci dokumentů a ve spisovně v evidenci dokumentů předaných do spisovny. Pokud se zjistí, že prodloužení skartační lhůty se netýká pouze jednoho konkrétního dokumentu, ale skupiny dokumentů stejného druhu, provede se změna skartační lhůty také ve spisovém a skartačním plánu původce (např. ze lhůty „S 5“ na lhůtu „S 10“). Dokumenty obsahující utajované informace, které byly označeny skartačním znakem „S“, se zařazují do skartačního řízení bez zrušení stupně utajení; pokud je pro účely posouzení dokumentů v rámci skartačního řízení nutné seznámit se s jejich obsahem, původce tyto dokumenty ze skartačního řízení vyřadí, změní u nich skartační lhůtu a zařadí je do skartačního řízení poté, kdy důvod pro utajení informace pominul a u těchto dokumentů tedy byl stupeň utajení zrušen. Dokumenty obsahující utajované informace, které byly označeny skartačním znakem „A“, u nichž nelze zrušit stupeň utajení, se po dobu trvání důvodů utajení do skartačního řízení nezařazují, pokud není k je jich výběru oprávněn příslušný bezpečnostní archiv podle § 53 zákona.Při vyřazování dokumentů s utajovanými informacemi se postupuje výše uvedeným způsobem. Připravuje se nový právní předpis, který stanoví podrobnosti pro vyřazování dokumentů s utajovanými informacemi.
4.2 Vyřazování dokumentů Vyřazování dokumentů je závěrečným procesem spisové služby. Jeho smyslem je výběr dokumentů s trvalou hodnotou, které budou nadále ukládány jako archiválie, a vyřazení dokumentů bez trvalé hodnoty, které budou po ztrátě provozní platnosti zničeny. Proces vyřazování dokumentů je od 1. ledna 2005 nově legislativně upraven.
30
4.2.1 Tvorba skartačních plánů Způsob přípravy a průběh skartačního řízení stanoví původce ve spisovém řádu; pokud původce nevydává spisový řád, stanoví způsob přípravy a průběh skartačního řízení v jiné m vnitřním předpise, upravujícím výkon spisové služby. Přípravy skartačního řízení se vždy účastní posuzovatel skartační operace, kterým je osoba odpovědná původci za provedení procesu výběru archiválií, popřípadě osoba pověřená vedením spisovny nebo správního archivu. Pokud se do skartačního řízení zařazují dokumenty obsahující utajované informace, u nichž nelze zrušit stupeň utajení, jeho přípravy a průběhu se účastní pouze fyzické osoby, které splňují podmínky přístupu k utajované informaci pro stupeň utajení, který mají dokumenty s nejvyšším stupněm utajení zařazené do skartačního řízení. Původce stanoví podrobnosti přípravy a průběhu skartačního řízení ve spisovém řádu nebo jiném vnitřním předpisu, nevydává-li spisový řád. K přípravě a organizaci skartačního řízení jmenuje skartační komisi. Do ní zařadí zaměstnance, kteří jsou dobře seznámeni se způsobem výkonu spisové služby původce a znají typy dokumentů, které z jeho činnosti vznikají. Členem komise je vždy zaměstnanec pověřený vedením spisovny nebo správního archivu, neboť má nejlepší přehled o všech dokumentech, jimž uplynuly skartační lhůty a připravuje je ke skartačnímu řízení. Současně musí zajistit, aby dokumenty byly předloženy ke skartačnímu řízení v požadované podobě, tzn. že dokumenty se skartačními znaky „A“ a „V“ musejí splňovat zejména požadavky § 20 této vyhlášky. Původce sestaví seznamy dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení. V seznamech dokumentů, uspořádaných podle spisových znaků, uvede odděleně dokumenty se skartačním znakem „A“ a dokumenty se skartačním znakem „S“. Dokumenty se skartačním znakem „V“ se posoudí a zařadí k dokumentům se skartačním znakem „A“, nebo k dokumentům se skartačním znakem „S“. Při přípravě skartačního řízení se nejprve vytřídí dokumenty se skartačními znaky „A“ a „S“ a zpracují se jejich samostatné seznamy. Do seznamu se uvede vždy pořadové číslo typu dokumentu, jeho spisový znak, název typu dokumentu, rok jeho vzniku, skartační lhůta a počet evidenčních jednotek dokumentů (krabic, balíků, svazků apod.). Z dokumentů se skartačním znakem „V“ se vyberou ty, které se navrhují k trvalému uložení v příslušném archivu, zpracuje se jejich seznam se stejnými náležitostmi a připojí se k seznamům dokumentů se skartačním znakem „A“. Poté se zpracuje seznam zbylých dokumentů bez trvalé hodnoty, které se navrhují ke zničení, a připojí se k seznamu dokumentů se skartačním znakem „S“. Úřední razítka zařazená do skartačního řízení se odepíší z evidence a jejich soupis se připojí ke skartačnímu návrhu.
4.2.2 Průběh skartačního řízení Původce předloží skartační návrh na vyřazení dokumentů, popřípadě razítek, včetně seznamu dokumentů příslušnému archivu. Předkládá-li původce skartační návrh v listinné podobě, připojí k němu seznamy dokumentů ve dvojím vyhotovení. Původce zašle příslušnému archivu ve smyslu § 3 odst. 2 zákona skartační návrh, do jehož přílohy zařadí samostatné seznamy dokumentů se skartačními znaky „A“ a „S“ včetně 31
rozdělení dokumentů se skartačním znakem „V“ a seznamem úředních razítek, byla-li zařazena do skartačního řízení. Ve skartačním návrhu uvede úřední název původce, zřizuje-li skartační komisi, pak její složení, a požádá o posouzení dokumentů, jimž uplynuly skartační lhůty a které nejsou nadále potřebné pro jeho činnost. Na základě předloženého skartačního návrhu provede pověřený zaměstnanec z příslušného archivu odbornou archivní prohlídku dokumentů, popřípadě úředních razítek, navrhovaných k vyřazení. Při odborné archivní prohlídce: a) posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem „A“ odpovídají požadavkům stanoveným zákonem k výběru za archiválie; pokud zjistí, že trvalou hodnotu nemají, přeřadí je k dokumentům navrženým ke zničení, b) posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem „S“ nemají trvalou hodnotu; pokud zjistí, že trvalou hodnotu mají, pře řadí je mezi dokumenty se skartačním znakem „A“, c) posoudí zařazení dokumentů se skartačním znakem „V“ mezi dokumenty určené k prohlášení za archiválie nebo mezi dokumenty určené ke zničení, d) posoudí, zda úřední razítka zařazená do skartačního řízení mají trvalou hodnotu, e) stanoví v součinnosti s původcem dobu a způsob předání archiválií k uložení do příslušného archivu. Příslušný archiv ve smyslu § 3 odst. 3 zákona postupuje po obdržení skartačního návrhu podle výše uvedeného způsobu. Po provedené archivní prohlídce sepíše zaměstnanec příslušného archivu protokol o provedeném skartačním řízení. V jeho příloze uvede seznam dokumentů, popřípadě úředních razítek, vybraných za archiválie a vydá souhlas se zničením dokumentů, popřípadě úředních razítek, označených skartačním znakem „S“. Pověřený zaměstnanec příslušného archivu ve smyslu § 3 odst. 3 zákona sepíše po provedení archivní prohlídky protokol o provedeném skartačním řízení podle § 10 odst. 2 zákona. V něm uvede vždy, zdali byly dokumenty navrženy ke skartačnímu řízení v souladu se zákonem a touto vyhláškou, a výsledek posouzení předložených dokumentů. V příloze protokolu uvede soupis dokumentů vybraných za archiválie, jejich zařazení do příslušné kategorie a soupis dokumentů, které lze zničit. V protokolu uvede také poučení o právu původce podat námitku proti výsledku posouzení dokumentů podle § 10 odst. 3 zákona do patnácti dnů ode dne doručení protokolu o skartačním řízení. Podáním námitky je zahájeno správní řízení. Pokud původce uplatnil námitky proti protokolu o provedeném skartačním řízení, rozhodne o nich do třiceti dnů od doručení příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby podle § 43 písm. b) a c) zákona. V rozhodnutí o vypořádání námitek uvede poučení, že původce má možnost podat do patnácti dnů od doručení rozhodnutí odvolání nebo rozklad. Pokud v první instanci rozhodl správní úřad uvedený v § 43 písm. b) zákona, rozhoduje o odvolání ve druhé instanci Ministerstvo vnitra. Pokud rozhodl v první instanci správní úřad uvedený v § 43 písm. c) zákona, provede rozklad orgán, který je k tomu příslušný. Pokud zjistí pověřený zaměstnanec archivu během provádění skartačního řízení další závady (především ničení dokumentů mimo skartační řízení, zjištěné ztráty dokumentů, závady ve vedení spisovny apod.), uvede je v samostatném záznamu s navržením opatření k odstranění zjištěných závad a nedostatků. Specializované archivy podle § 52 písm. i) zákona a archivy měst podle § 79 odst. 2 písm. f) zákona zašlou protokoly o provedeném skartačním řízení ke kontrole podle příslušnosti Národnímu archivu nebo příslušnému státnímu oblastnímu archivu. 32
Původce na základě souhlasu ke zničení dokumentů označených skartačním znakem „S“, popřípadě úředních razítek, zabezpečí je jich zničení. Zničením dokumentů, popřípadě úředních razítek, se rozumí je jich znehodnocení tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu. Po vydání souhlasu ke zničení dokumentů zabezpečí původce zničení dokumentů vyřazených ve skartačním řízení a určených ke zničení. Ke zničení dokumentů může přistoupit až po uplynutí patnáctidenní lhůty, určené k podání námitky proti obsahu protokolu o provedeném skartačním řízení, pokud se jí nevzdá. Zničení dokumentů provede tak, aby znemožnil rekonstrukci a identifikaci jejich obsahu a tím zabránil jejich možnému zneužití. Dokumenty uložené v úložištích doručených a odeslaných datových zpráv zřízených podle § 2 odst. 3 a § 3 odst. 1 vyhlášky č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách, a podle § 4 odst. 7 této vyhlášky se uchovávají v úložištích minimálně po tři následující kalendářní roky. Poté se dále neuchovávají. Jelikož se jedná o duplicitní dokumenty, které nepodléhají označování a evidenci, nevyřazují se ve skartačním řízení ani mimo skartační řízení. Doporučuje se ničit vždy současně dokumenty uložené během jednoho kalendářního roku. Razítka se ničí znehodnocením plochy se znakem nebo textem, případně se znakem a textem tak, aby nemohla být po zničení dále používána. Jako pomůcka pro stanovení skartačních lhůt je používán Typový skartační rejstřík pro posuzování dokumentů. Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ukládá původcům dokumentů v oblasti výkonu spisové služby a výběru archiválií povinnosti, jež se výrazně odlišují od povinností kladených jim předchozím zákonem. Změnil přístup k původcům, které rozdělil do dvou skupin, z nichž jedna je povinna vést spisovou službu a vyřazovat dokumenty ve skartačním řízení, kdežto druhá skupina má povinnost pouze nechat provést výběr archiválií z vymezeného okruhu druhů dokumentů. Část soukromoprávních původců je pak z této povinnosti zcela vyňata. Typový skartační rejstřík vznikl přepracováním „Typového skartačního rejstříku“ vydaného vydavatelstvím Montanex v roce 1996 a 2002 a jeho aktualizací na základě rozboru skartačních předpisů původců písemností, s přihlédnutím ke změnám v této oblasti, vyplynuvším především z legislativních úprav z období od roku 2002. Je určen, obdobně jako jeho starší vydání, pro zaměstnance spisové služby a podnikatele zapsané v obchodním rejstříku, charakterizované v paragrafech 2, 3, 4 a 7 zákona Federálního shromáždění České a Slovenské federativní republiky ze dne 5. prosince 1991 č. 513/1991 Sb. (obchodní zákoník). Orientačně ho lze použít rovněž pro posouzení dokumentů vznikajících z činnosti dalších fyzických a právnických osob. Jeho hlavním úkolem je usnadnit přípravu vyřazování (skartačního řízení) písemných, obrazových, zvukových elektronických nebo jiných záznamů (dále jen “dokumenty”). Proto je orientován především na druhy dokumentů vzniklé v období od roku 1990 do současnosti. Jelikož se však některé starší druhy dokumentů, dnes již nevyhotovované, stále ještě nacházejí ve spisovnách jejich původců nebo nástupců, byly v rejstříku ponechány, aby usnadnily manipulaci s nimi. Hesla v rejstříku jsou řazena abecedně. Tvoří je jednotlivé druhy dokumentů, případně odkazy na druhy obdobné. Tak např. pod heslem „Akcie, akcionáři, akciové společnosti“ jsou zařazeny jak jednotlivé druhy dokumentů vztahující se přímo k tomuto heslu, tak také odkazy na hesla „Představenstvo a dozorčí rada“ a „Valné hromady“, obsahující druhy dokumentů příbuzných. Naopak některá hesla úžeji vymezená odkazují na hesla všeobecnějšího 33
charakteru obsahující podrobnější výčet druhů dokumentů (např. heslo „Arbitráže“ odkazuje na heslo „Dlužníci“). V oblasti terminologie bylo ve většině případů ponecháno znění názvů druhů dokumentů podle jejich obecně používaných a zažitých pojmenování, případně znění použité v úředních dokumentech. Pouze u názvů původců dokumentů (podnik, závod, továrna apod.) bylo pro zjednodušení použito názvu organizace. Typový skartační rejstřík zpracoval kolektiv autorů z řad zaměstnanců státních archivů ČR a odboru archivní správy MV ČR.
4.2.3 Ukládání vybraných archiválií Výběr archiválií u soukromoprávních původců, zapsaných v obchodním rejstříku, bude prováděn z dokumentů uvedených v příloze č. 1 „zákona“. Jako archiválie budou zároveň vybrány vždy i ty dokumenty, které jsou uvedeny v příloze č. 2 „zákona“. Jako archiválie však mohou být vybrány rovněž další druhy dokumentů, které nejsou uvedeny v uvedených přílohách, ale při jejich posouzení se zjistí, že mají trvalou hodnotu. Podrobnosti provádění výběru archiválií mimo skartační řízení uvádí § 11 a § 12 „zákona“. § 11 „zákona“ stanoví v odst. 1 případy, kdy se takový výběr provede. Pro soukromoprávní původce je v tomto ohledu nejdůležitější ustanovení odst. 1 písm. a „zákona“, podle něhož se výběr provádí na žádost původce nebo vlastníka dokumentů. Znamená to, že původce nebo vlastník, splňující stanovená kritéria, je povinen nechat provést výběr archiválií, ale o termínu jeho provedení rozhodne sám, tj. o provedení výběru požádá v termínu, který si zvolí. Způsob výběru archiválií u soukromoprávních původců může být různý. Někteří původci nepovedou spisovou službu podle „zákona“ a vyhlášky, ale budou sledovat nakládání s dokumenty od jejich vzniku, resp. doručení až po uložení. Takoví původci mohou vyřazovat dokumenty ve skartačním řízení, neboť jim to umožňuje § 8 odst. 4 „zákona“. Tuto možnost samozřejmě využijí tehdy, je-li to pro ně účelné. Vždy se pro ni rozhodnou sami, nemůže jim být nařízena. O způsobu provádění vyřazování se dohodnou s územně a věcně příslušným archivem. Při užití tohoto práva se na ně však vztahují určité povinnosti. Pokud požádají příslušný archiv o provedení výběru archiválií z dokumentů a jejich vyřazení ve skartačním řízení, musí předně rozdělit dokumenty na ty, z nichž bude proveden výběr archiválií, a na dokumenty bez archivní hodnoty. K rozdělení dokumentů použijí podle svého charakteru přílohu č. 1 „zákona“, obsahující soupis dokumentů vzniklých z činnosti podnikatelů zapsaných v obchodním rejstříku, z nichž budou vybírány archiválie, a přílohu č. 2 „zákona“, obsahující soupis dokumentů vybíraných vždy jako archiválie. Jak již však bylo výše řečeno, lze do soupisu zařadit rovněž další druhy dokumentů, které nejsou v přílohách uvedeny, ale zjistí se, že mají trvalou hodnotu. Původce předá příslušnému archivu dokumenty, popřípadě úřední razítka, vybrané jako archiválie. O předání se sepíše úřední záznam o předání archiválií k trvalému uložení v archivu, který obsahuje zejména název, sídlo nebo jinou identifikační adresu původce, název příslušného archivu, počet a popis stavu předávaných archiválií, datum předání archiválií, 34
jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce fyzické osoby pověřené podpisem záznamu za původce a za příslušný archiv a je jí podpis. Při předání archiválií k uložení příslušnému archivu se postupuje výše uvedeným způsobem. Úřední záznam zaevidují původce a příslušný archiv v evidenci dokumentů, založí do příslušného spisu a uloží ve spisovně. Do skartačního řízení je zařadí po uplynutí skartačních lhůt. U archivních souborů fyzicky předaných vlastníkům, které archiv pouze eviduje, se zapisuje jméno či název fyzické nebo právnické osoby, místo trvalého pobytu fyzické osoby, případně sídlo právnické osoby, datum předání a místo uložení příslušného archivního souboru. U archivních souborů uložených v archivu na základě smlouvy o úschově se uvádí jméno, resp. název fyzické nebo právnické osoby, která fond předala, místo trvalého pobytu fyzické osoby, případně sídlo právnické osoby, datum předání do archivu, specifické podmínky smlouvy. U archivních souborů uložených na základě smlouvy o úschově mimo archiv se uvádí jméno, resp. název fyzické nebo právnické osoby, u které je archivní soubor uložen, místo trvalého pobytu fyzické osoby, případně sídlo právnické osoby, datum uzavření depozitní smlouvy, specifické podmínky smlouvy. Názvy archivních souborů vycházejí z posledního úředního nebo jinak běžně užívaného názvu svého původce, který nemusí být vždy jeho posledním názvem. Nepřihlíží se k tomu, zda písemnosti fondu jsou z období, kdy tento název nebyl ještě užíván. Starší nebo jiné názvy původce se uvádějí v evidenčním listu i s dobou, po kterou byl název užíván. Výjimku tvoří názvy fondů vycházející z výstižnějšího a obecnějšího označení původce, shrnujícího různé etapy jeho vývoje, často i větší množství méně užívaných názvů (viz čl. 22 - Řády a kongregace), a pomocný souhrnný název pro orgány městské a místní správy a samosprávy do roku 1945: Archiv města (obce) + nominativ místního jména [od roku 1945 do roku 1990 se však podle těchto zásad užívá název Městský (Místní) národní výbor + nominativ místního jména, po roce 1990 Městský (Obecní) úřad + nominativ místního jména]. Archivní fondy se stejně znějícími názvy se rozlišují římskými číslicemi, přičemž číslice I je obvykle přidělena staršímu z obou archivních souborů. Číslice se píší až za úplným názvem archivního fondu. Názvy archivních souborů se uvádějí v plném znění, povolené a zároveň povinně používané zkratky jsou uvedeny v čl. 19. Při tvorbě názvů archivních fondů se používají zkratková slova (např. Čedok, Svazarm aj.). Zkratkové názvy archivních fondů podniků se uvádějí pouze tehdy, jsou-li součástí úředního názvu, pod kterým je podnik zapsán ve firemním rejstříku.
4.2.4 Uschovací lhůty jednotlivých dokumentů Pro uložení archiválií vybraných z dokumentů vzniklých z činnosti soukromoprávních původců platí stejné zásady jako pro uložení archiválií vybraných ve skartačním řízení. 35
Znamená to, že v protokolu o provedeném výběru archiválií se podle § 12 odst. 3 „zákona“ určí archiv, v němž budou archiválie uloženy (platí jen tehdy, souhlasí-li vlastník archiválií s jejich uložením v archivu). Pokud s uložením svých archiválií v archivu nesouhlasí, ponechá si je vlastník u sebe a bude o ně pečovat sám (tzn., že archiválie budou uloženy „mimo archiv“). Pokud to však pro něho bude výhodné, může vlastník požádat o zřízení soukromého archivu (§ 56 a § 57 „zákona“). Spisové znaky a podznaky pro ukládání jednotlivých druhů dokumentů jsou navrženy podle systému, použitého v instrukci ministerstva vnitra České republiky ze dne 25. 5. 1992 čj. VSC/1-793/92, o spisové službě, publikované pod číslem 1 ve Věstníku vlády České republiky pro okresní úřady a orgány obcí z 25. 8. 1992, ročník 2, částka 1. Navazují rovněž na vzorový spisový a skartační plán pro obce s rozšířenou působností, vydaný jako příloha vzorového spisového a skartačního řádu pro obce s rozšířenou působností, vydaného odborem archivní správy pod. čj. AS-1709/1-2003 dne 10. listopadu 2003. Obdobný systém byl použit také při přípravě Metodického návod pro tvorbu spisového a skartačního plánu krajského úřadu, vydaného odborem archivní správy v roce 2004. Jednotlivé spisové znaky a podznaky jsou určeny pro skupiny dokumentů nebo jejich druhy. Jelikož navazují na dříve používaný systém, byly vypuštěny spisové znaky a podznaky pro ty druhy dokumentů, které již nevznikají z činnosti obcí. Číselné řady znaků a podznaků proto nejsou úplné. Uprázdněná místa se však nedoporučuje využívat pro jiné druhy dokumentů, neboť mohou být v případě potřeby obce zpětně využita. Do spisového a skartačního plánu byly dále doplněny nově vzniklé druhy dokumentů, které neobsahovala starší metodika. Jednotlivé skupiny spisových znaků o Znaky všeobecné o Organizace činnosti o Agenda kontroly, přezkumu hospodaření a interního auditu o Personální práce o Finance o Životní prostředí o Živnostenské podnikání o Správa majetku obce o Doprava a silniční hospodářství o Obchod a cestovní ruch o Územní plánování a stavební řád o Kultura o Záležitosti církví a náboženských společností o Školství a sport o Zdravotnictví o Sociální péče o Požární ochrana o Všeobecná vnitřní správa, ochrana veřejného pořádku Dokumenty typu A – určeny k trvalému uložení (uchování) Dokumenty typu S – po uplynutí skartačních lhůt určeny ke zničení Dokumenty typu V – po uplynutí skartačních lhůt proveden výběr/zařazení do skupiny A/S 36
Skartačním znakem „A“ (archiv) se označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení navržen k vybrání jako archiválie. Skartačním znakem „S“ (stoupa) se označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení. Skartačním znakem „V“ (výběr) se označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a navržen k vybrání za archiválii, nebo ke zničení. Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob posouzení dokumentu ve skartačním řízení. Skartačním znakem se rozumí označení dokumentu, podle něhož se dokument posuzuje ve skartačním řízení. Jelikož je podle nich organizováno skartační řízení, je nutno věnovat jejich přidělení jednotlivým druhům dokumentů velkou pozornost. Doporučuje se požádat při zpracování spisového a skartačního plánu o pomoc archiv podle své působnosti (tzv. „příslušný archiv“ podle § 3 odst. 3 zákon č. 499/2004 Sb.), který bude s původcem spolupracovat při skartačním řízení.
4.3 Tvorba nebo aktualizace spisového řádu a spisového a skartačního plánu 4.3.1 Tvorba spisového řádu organizace Původce vydá spisový a skartační plán, obsahující přehled hierarchicky uspořádaných typů nebo druhů dokumentů podle věcných nebo agendových hledisek, které vznikají z jeho činnosti nebo mu jsou doručovány. Pro spisový znak se dříve užíval termín ukládací znak. Spisový a skartační plán je vydáván většinou jako příloha spisového řádu nebo jiného vnitřního předpisu, nevydává-li původce spisový řád. Spisové znaky mají obvykle podobu číselných znaků uspořádaných do věcných skupin, mohou však být vytvořeny i jiným způsobem. Obce s rozšířenou působností jsou povinny podle § 63 a § 68 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, vykonávat spisovou službu. Součástí této povinnosti je také ukládání dokumentů ve spisovně podle § 2 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Jelikož vyhláška stanoví povinnost ukládat dokumenty ve spisovně, neobsahuje však podrobnosti k provedení této povinnosti, vydává odbor archivní správy MV Vzorový spisový a skartační plán pro obce s rozšířenou působností jako metodickou pomůcku pro zpracování vlastního systému pro ukládání dokumentů, vzniklých z činnosti obce. Každá obec je oprávněna ukládat dokumenty vzniklé z její činnosti ve spisovně způsobem, jakým si sama stanoví, může však použít navrhovaný způsob. Spisový a skartační plán obsahuje především spisové znaky a podznaky, kterými jsou označeny jednotlivé druhy dokumentů a členění podle činnosti. U každého spisového znaku či podznaku jsou uvedeny skartační znaky a skartační lhůty. V úvodní části spisového a skartačního plánu jsou uvedeny spisové znaky a podznaky dokumentů vznikajících z činností, které zajišťují všechny nebo několik útvarů úřadu, v dalších částech jsou uvedeny spisové znaky a podznaky pro ukládání dokumentů vzniklých z činnosti jednotlivých úseků úřadu. 37
Spisový řád musí být popisný, systematický a vnitřně jednoznačně členěný tak, aby v něm zaměstnanci obecního úřadu a obce, podílející se na výkonu spisové služby, nalezli jednoznačně definované zásady pro provádění jednotlivých operací. Spisový řád však nesmí být rozsáhlý, aby bylo možné nalézt pokud možno rychle potřebné informace. Rozbor a popis některých speciálních činností může obecní úřad (dále jen „úřad“) vydat samostatně a ve spisovém řádu na tuto úpravu odkázat (jsou to zejména metodické návody a pomůcky týkající se softwaru pro vedení spisové služby v elektronické podobě). Před přípravou spisového řádu úřad rozhodne o systému a způsobu vedení spisové služby. Jelikož má ve smyslu ustanovení § 63 odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb. možnost výběru, zda bude vykonávat spisovou službu buďto v elektronické podobě nebo v listinné podobě, vybere způsob vedení spisové služby. Způsob musí odpovídat požadavkům na zabezpečení činnosti zejména v oblasti přenesené působnosti, což v kombinaci s existencí datové schránky obce a povinně zřízené elektronické podatelny výběr v podstatě zužuje na vedení spisové služby v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby (s využitím § 63 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb.). Při výběru softwaru pro vedení spisové služby v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby se doporučuje, aby úřad požadoval od jeho výrobce prohlášení o shodě, tzn. prohlášení, že software odpovídá právně závazným požadavkům pro tyto systémy a národnímu standartu, resp. že jim bude nejpozději do 1. července 2012 odpovídat. Při posuzování a výběru softwaru je potřebné mít již celkovou představu zejména o způsobu označování a evidence dokumentů, o množství součástí (referátů, odborů nebo samostatně dislokovaných součástí obecního úřadu), o systému spisové služby v jednotlivých součástech a o oběhu dokumentů mezi nimi. Pokud zvolený software tyto služby nepokrývá nebo není ho možné doplnit, neměl by být vybrán. Další důležitou skutečností je provozování jiných agendových informačních systémů, neboť pro zjednodušení jejich provozování je významná možnost úpravu softwaru, resp. vytvoření rozhraní mezi systémy, umožňující sdílení dat, která poté nemusejí být vytvářena několikrát. V souvislosti s výše uvedeným úřad rozhodne, zdali systém spisové služby bude centrální (obecně řečeno „jeden podací deník pro celý úřad“), nebo decentralizovaný (centrální podatelna doručené dokumenty pouze označuje, jejich evidence probíhá až na jednotlivých součástech úřadu). S tím přímo souvisí rovněž stanovení způsobu označování a evidence dokumentů, přesněji rozhodnutí, zdali evidence dokumentů (tj. přidělování čísla jednacího dokumentům) bude organizována již na úrovni vstupu (centrální podatelny), bude probíhat na úrovni jednotlivých součástí úřadu nebo dokonce až na úrovni zaměstnanců, jimž byl dokument přidělen k vyřízení nebo vznikl z jejich činnosti (všechny způsoby jsou možné a jejich volba není v rozporu s příslušnými právními předpisy). Na toto rozhodnutí navazuje rovněž provádění vlastní evidence dokumentů, resp. počet míst a počet evidenčních pomůcek, tedy podacích deníků k evidenci. Je nutné si uvědomit, že rozhodnutí o způsobu evidence dokumentů má přímou vazbu na stanovení způsobu tvorby spisu (buďto spojováním-priorací, nebo pomocí sběrného archu), který poměrně úzce souvisí se způsobem evidence dokumentů (tak např. rozhodne-li se úřad pro tvorbu spisu pomocí sběrného archu, je výhodnější provádět evidenci dokumentů až na úrovni jednotlivých součástí úřadu či na úrovni jednotlivých zaměstnanců). Nesmí se zapomenout ani na 38
skutečnost, že ne pro každou agendu je vhodný týž způsob tvorby spisu, zvolený pro celý úřad. Uvedené právní předpisy ukládají úřadu vykonávat spisovou službu, resp. tajemníkovi úřadu vydat spisový řád, nevydává-li ho rada obce. Do preambule spisového řádu je vhodné včlenit také např. informaci, navazuje-li spisový řád např. na podpisový řád úřadu či jiné obdobné interní předpisy, zejména metodické návody a pomůcky týkající se softwaru pro vedení spisové služby v elektronické podobě. Preambuli je možné doplnit rovněž o další právní předpisy, související se zajištěním výkonu spisové služby, není to však podmínkou. Je ovšem důležité, aby úřad neopomněl, že výkon spisové služby ovlivňují také další právní předpisy. Jsou to zejména: o Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů. o Nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů. o Vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách. o Zákon č. 29/2000 Sb., o poštovních službách a o změně některých zákonů (zákon o poštovních službách), ve znění pozdějších předpisů. o Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů. o Vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů. o Vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek. o Zákon č. 500/2004, správní řád, ve znění pozdějších předpisů. o Oznámení Ministerstva vnitra, kterým se zveřejňuje národní standard pro elektronické systémy spisové služby. o Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů. o Zákon č. 183/2006 Sb., o územním plánování a stavebním řádu (stavební zákon), ve znění pozdějších předpisů o Vyhláška č. 207/2001 Sb., kterou se provádí zákon č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů. I o těchto předpisech je možné učinit ve spisovém řádu poznámku. Není to ovšem podmínka, neboť předpisy jsou závazné i bez jejich přímého uvedení ve spisovém řádu úřadu. Spisový řád je závazný interní právní akt (akt interního řízení) organizace, stanovící základní pravidla pro manipulaci s dokumenty od jejich doručení, resp. vzniku, až po vyřazení ve skartačním řízení. Všichni zaměstnanci organizace, kteří jsou pověřováni vyřizováním dokumentů, jsou povinni řídit se pokyny v něm uvedenými a za manipulaci s dokumenty, které vytvořili nebo převzali, jsou zodpovědní. Spisová služba je nedílnou součástí jejich pracovní činnosti. Do spisového řádu je vhodné doplnit některá konkrétní ustanovení o povinnostech, specifická pro zaměstnance, např. zdali z nedodržování spisového řádu nevyplývají sankce atp. 39
Výkonem spisové služby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti úřadu, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, označování, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, opatřování razítkem, odesílání, ukládání, zapůjčování a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. Základní oblasti, které by měl obsahovat Spisový řád: 1. Obecná ustanovení 2. Úvodní ustanovení 3. Základní pojmy 4. Příjem dokumentů 5. Příjem dokumentů v digitální podobě 6. Příjem dokumentů v analogové podobě. Záznam o věci sdělené ústně 7. Označování dokumentů 8. Autorizovaná konverze dokumentů 9. Jiný převod dokumentů. Neautorizovaná konverze dokumentů 10. Evidence dokumentů 11. Rozdělování a oběh dokumentů 12. Vyřizování dokumentů 13. Tvorba spisu, Označování spisu 14. Používání sběrného archu 15. Přidělování spisového znaku, skartačního znaku a skartační lhůty 16. Vyhotovování dokumentů 17. Podoba vyhotovovaných dokumentů 18. Podepisování dokumentů. Užívání razítek 19. Odesílání dokumentů 20. Ukládání dokumentů. Spisovny 21. Ukládání dokumentů s odlišným režimem 22. Předkládání dokumentů uložených ve spisovnách úřadu 23. Vyřazování dokumentů. Podrobnosti skartačního řízení 24. Spisová rozluka 25. Vedení spisové služby v mimořádných situacích 26. Řízení a kontrola. Metodická činnost. 27. Závěrečná ustanovení
4.3.2 Aktualizace spisového řádu organizace, vedení spisové služby v mimořádných situacích Aktualizace spisového řádu organizace Aktualizace spisového řádu v současné době spočívá v přeměně systému analogového na digitální, tedy vedení spisové služby a vlastních spisů a dokumentů a elektronické podobě. Při výběru softwaru pro vedení spisové služby v elektronické podobě v elektronických systémech 40
spisové služby se doporučuje, aby úřad požadoval od jeho výrobce prohlášení o shodě, tzn. prohlášení, že software odpovídá právně závazným požadavkům pro tyto systémy a národnímu standartu, resp. že jim bude nejpozději do 1. července 2012 odpovídat. Při posuzování a výběru softwaru je potřebné mít již celkovou představu zejména o způsobu označování a evidence dokumentů, o množství součástí (referátů, odborů nebo samostatně dislokovaných součástí obecního úřadu), o systému spisové služby v jednotlivých součástech a o oběhu dokumentů mezi nimi. Pokud zvolený software tyto služby nepokrývá nebo není ho možné doplnit, neměl by být vybrán. Další důležitou skutečností je provozování jiných agendových informačních systémů, neboť pro zjednodušení jejich provozování je významná možnost úpravu softwaru, resp. vytvoření rozhraní mezi systémy, umožňující sdílení dat, která poté nemusejí být vytvářena několikrát. Vedení spisové služby v mimořádných situacích V případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie, anebo v případě jiné mimořádné situace, v jejichž důsledku je původci znemožněno po omezené časové období užívání jím vykonávané spisové služby obvyklým způsobem (dále jen „mimořádná situace“), vede původce spisovou službu náhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku (dále jen „náhradní evidence“). Podrobnosti výkonu spisové služby v mimořádných situacích podle věty první, zejména označování a evidenci dokumentů, způsob jejich vyřizování, odesílání a ukládání, upraví původce ve spisovém řádu; pokud původce nevydává spisový řád, uvede tyto skutečnosti v jiném vnitřním předpise, upravujícím výkon spisové služby. Náhradní evidenci původce uzavře neprodleně po ukončení mimořádné situace. Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci : a) méně než 48 hodin, přeevidují se dokumenty z náhradní evidence do řádné evidence původce, b) déle než 48 hodin, dokumenty zůstávají pro účely výkonu spisové služby evidovány v náhradní evidenci a do řádné evidence se přeevidují pouze ty dokumenty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci. Dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci se ukládají ve spisovně společně s ostatními dokumenty původce.
4.3.3 Tvorba skartačního plánu organizace Skartační plán – hierarchické (alespoň trojúrovňové) uspořádání (schéma) pro ukládání vyřízených dokumentů a uzavřených spisů podle spisových znaků, doplněné o skartační znaky a skartační lhůty. Dokumenty a spisy jsou uloženy ve spisovnách po dobu stanovenou skartačními lhůtami, uvedenými ve spisovém a skartačním plánu. Skartační řízení je souhrn úkonů prováděných při plánovitém vyřazování dokumentů, které jsou po uplynutí skartačních lhůt pro činnost úřadu dále nepotřebné nebo jejich využívání není soustavné. Současně se posuzuje i jejich význam. Skartační řízení se řídí závaznými skartačními předpisy platnými v době vzniku dokumentu. Skartační řízení se provádí minimálně jednou ročně komplexně za celý úřad. Jeho předmětem jsou všechny dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a úřední razítka vyřazená z evidence z důvodu ztráty jejich platnosti nebo opotřebování. 41
Řádný průběh skartačního řízení zajišťuje tříčlenná skartační komise za odborného dohledu příslušného archivu. Organizace na základě souhlasu ke zničení dokumentů označených skartačním znakem „S“, popřípadě úředních razítek, zabezpečí po uplynutí lhůty pro podání námitek a v případě podání námitek po ukončení řízení o námitkách jejich zničení. Zničením se rozumí jejich znehodnocení tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu. Při převozu a ničení dokumentů musí být zajištěn dohled ze strany úřadu, který také nese veškeré náklady vynaložené na zničení dokumentů. Skartační návrh se seznamy dokumentů navržených k vyřazení, protokol o skartačním řízení a předávací protokol archiválií vybraných k trvalému uložení v příslušném archivu se ukládá v jednom vyhotovení společně s potvrzením likvidující organizace, jíž byly vyřazené dokumenty předány ke zničení. Organizace uvede ve výše uvedených ustanoveních podrobnosti obsahující konkrétní postup organizace, resp. jeho zaměstnanců, od podání skartačního návrhu až po předání dokumentů příslušnému archivu a zničení dokumentů nevybraných jako archiválie. Současně stanoví postup pro vyřazování dokumentů ze specializovaných spisoven úřadu, je-li v některých částech odlišný; postup vždy konzultuje s příslušným archivem.
4.4 Zásady vedení spisové služby u organizace 4.4.1 Příjem a evidence dokumentů Příjem dokumentů Veřejnoprávní původce přijímá doručené dokumenty v podatelně. V případě dokumentu předaného veřejnoprávnímu původci mimo podatelnu a dokumentu vytvořeného z podání nebo podnětu učiněného ústně, který se považuje za dokument doručený, veřejnoprávní původce zajistí jeho bezodkladné předání podatelně nebo jeho bezodkladné zaevidování příslušnou organizační součástí veřejnoprávního původce. Pro příjem doručených dokumentů, a to bez ohledu na způsob jejich doručení, je zřízena centrální podatelna organizace. Na všech útvarech organizace je možné zřídit tzv. útvarové podatelny, které přijímají dokumenty doručené přímo útvaru mimo centrální podatelnu úřadu. Doplní se umístění centrální podatelny. Je nutné přesně pojmenovat další podatelny úřadu, jsou-li zřízeny (např. útvarové podatelny atp.). Útvarová podatelna slouží pro příjem dokumentů doručených mimo centrální podatelnu, tzn. dokumentů doručených přímo provozovatelem poštovních služeb, osobně ať již zaměstnanci útvaru (např. ze služebních cest, z úředních jednání atp.) nebo jinými osobami (např. občany). Má-li organizace jinou strukturu pro příjem dokumentů, popíše ji obdobně. Dokumenty zaslané útvaru organizace faxem přejímá zaměstnanec pověřený obsluhou účastnické stanice. Po přijetí je předá příslušnému zaměstnanci, který zabezpečí jejich označení, případně evidenci. Jako „Způsob doručení“ se uvede, že se jedná o zprávu doručenou faxem. 42
Dokument doručený faxem se považuje za neověřenou kopii prvopisu, neboť lze určit pouze jeho odesílatele. Pokud je nutný převod doručeného faxu do analogové podoby, provede se podle § 5 odst. 3 písm. c) prostředky jiné konverze; výsledkem převodu je opět neověřená kopie. Jiný převod dokumentu doručeného faxem není vzhledem k jeho vlastnostem možný. Dokumenty doručované organizaci prostřednictvím držitele poštovní licence vyzvedává pověřený zaměstnanec organizace v pracovních dnech v poštovních přihrádkách označených čísly v budově pošty. Odpovědný zaměstnanec je povinen převzít i nevyplacenou nebo nedostatečně ofrankovanou zásilku. Doporučené zásilky jsou předávány proti podpisu u listovní přepážky. Pověřený zaměstnanec organizace zkontroluje, zda jsou všechny přebírané zásilky skutečně adresovány úřadu a zda adresy uvedené na doporučených zásilkách souhlasí s evidencí na předávací soupisce pošty, kterou poté svým podpisem a otiskem razítka úřadu potvrdí. Omylem předané zásilky vrátí neotevřené zpět, závady zjištěné na zásilkách ihned reklamuje. V případě porušení obalu na zásilce sepíše s poštou úřední záznam (zásilka je při tom komisionálně otevřena, aby bylo možné zkontrolovat, zda je úplná). Veškeré zásilky převzaté od držitele poštovní licence jsou poté předány centrální podatelně organizace. Ve spisovém řádu je vhodné doplnit konkrétním údajem držitele poštovní licence, doručujícího dokumenty organizace. Obdobně se postupuje tehdy, doručuje-li zaměstnanec držitele poštovní licence pověřený přepravou poštovních zásilek poštovní zásilky přímo na centrální podatelnu organizace. Organizace může uzavřít s držitelem poštovní licence dohodu o fyzickém doručování poštovních zásilek přímo centrální podatelně úřadu. Postup je v tomto případě shodný jako při osobním přebírání dokumentů u držitele poštovní licence. Dokumenty doručené organizace osobně fyzickými osobami přijímá centrální podatelna nebo určený zaměstnanec útvaru, jemuž byl dokument tímto způsobem doručen. Požádá-li doručitel dokumentu o potvrzení příjmu doručeného dokumentu na jeho stejnopisu či kopii, kterou s sebou přinesl, zaměstnanec přejímající dokument zkontroluje shodu doručeného dokumentu s jeho stejnopisem či kopií. Stejnopis nebo kopii poté označí otiskem podacího razítka organizace s uvedením data převzetí dokumentu, jeho rozsahu včetně příloh a podpisem. Fyzická osoba může doručit dokument osobně; zpravidla tak činí na centrální podatelně organizace, může ho však doručit také jiné součásti organizace. Je-li z dokumentu doručeného úřadu osobně mimo centrální podatelnu organizace zřejmé, že k jeho vyřízení je příslušný jiný útvar, převezme ho, označí a předá tomuto útvaru, nebo osobu doručující dokument odkáže na centrální podatelnu organizace. Vyžaduje-li osoba doručující dokument osobně mimo centrální podatelnu organizace potvrzení o doručení, musí být vždy odkázána na centrální podatelnu organizace. Za doručený dokument se považuje také dokument přijatý zaměstnancem organizace mimo sídlo organizace (např. při osobním jednání, na služební cestě atp.). Zaměstnanec, který dokument převzal, je povinen zabezpečit jeho neprodlené předání centrální podatelně nebo útvarové podatelně k jeho označení, případně evidenci v systému elektronické spisové služby. Časem doručení dokumentu je okamžik, kdy dokument je dostupný centrální podatelně nebo útvarové podatelně a je zaveden do systému elektronické spisové služby. Je-li dokument přijat mimo sídlo organizace, pak za okamžik jeho doručení se považuje okamžik, kdy byl dostupný centrální podatelně organizace nebo útvarové podatelně. Za okamžik doručení nemůže být 43
považována doba, kdy byl předán zaměstnanci mimo sídlo organizace. Zaměstnanec organizace také může pouze potvrdit převzetí dokumentu, nikoliv však dobu převzetí, neboť z ní mohou plynout časově omezené právní závazky pro organizaci (např. lhůta pro vyřízení). Osobu požadující sdělit věc ústně (osobně nebo telefonicky) přijímá vždy věcně příslušný zaměstnanec organizace, který o ní pořídí písemný záznam. Zaměstnanec, který pořídil záznam, je povinen zabezpečit jeho neprodlené předání centrální podatelně nebo útvarové podatelně k jeho označení, případně evidenci v systému elektronické spisové služby. Časem doručení dokumentu je okamžik, kdy dokument je dostupný centrální podatelně nebo útvarové podatelně a je zaveden do systému elektronické spisové služby. Jestliže osoba sdělující věc ústně požaduje potvrzení, vydá mu je centrální podatelna organizace nebo útvarová podatelna. Byl-li o věci sdělené ústně pořízen záznam, obsahuje jméno, případně jména, a příjmení osoby sdělující věc, stručný záznam o věci a datum a podpis zaměstnance organizace, který záznam pořídil. Je-li to možné, záznam podepíše také osoba sdělující věc. Požaduje-li vydání potvrzení o věci, vyhotoví se jí kopie a opatří textem „Tato kopie odpovídá záznamu učiněnému ústně, pořízenému dne...zaměstnancem organizace.....“, podpisem zaměstnance centrální podatelny organizace nebo útvarové podatelny a otiskem podacího razítka organizace. Balíky doručené na adresu organizace se na centrální podatelně otevírají; o dalším způsobu nakládání s nimi se rozhoduje podle jejich obsahu. Balíky doručené na adresy organizace se evidují ve zvláštní evidenci a předávají se proti podpisu adresátovi. Balíky doručené na jméno a příjmení zaměstnance organizace se předávají neotevřené adresátovi. Zaměstnanci centrální podatelny otevírají pouze balíky doručené na adresu organizace. Je-li z adresy uvedené na balíku doručenému centrální podatelně organizace zřejmé, že je určen některé součásti organizace, opatří se podacím razítkem organizace nebo alespoň datem převzetí, zaeviduje se v pomocné evidenci (např. v doručovací knize) a předá se neotevřený. Datem doručení balíku je datum, kdy byl doručen centrální podatelně. Je-li balík doručen na jméno a příjmení zaměstnance organizace, předá se mu. Pokud zaměstnanec po otevření balíku zjistí, že obsah nebo jeho část má úřední charakter, neprodleně ho předá k zavedení do systému spisové služby. Datem doručení je v tomto případě datum předání obsahu nebo jeho části k zavedení do systému spisové služby, tedy nikoliv datum doručení balíku organizace.
Evidence dokumentů Základní evidenční pomůckou spisové služby je analogový nebo elektronický systém spisové služby. O každém dokumentu se v něm vedou tyto údaje: - pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován, - datum doručení dokumentu nebo, jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti úřadu, datum jeho vytvoření (tímto datem se rozumí datum jeho zaevidování v evidenci dokumentů); u dokumentu v digitální podobě se jako datum doručení vyznačí datum, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně nebo kdy je dodán do datové schránky úřadu, - adresa odesílatele, u dokumentů vzniklých z vlastní činnosti úřadu se uvede slovo „Vlastní“, 44
- číslo jednací odesílatele nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, je-li jím dokument označen (pokud není uvedeno - označení SINE), - počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, - stručný a výstižný obsah dokumentu (předmět, věc), - jméno a příjmení osoby určené k vyřízení dokumentu (u velkých úřadů se uvede označení útvaru úřadu, osobu k vyřízení dokumentu určí až jeho vedoucí; i tato informace se posléze do evidence dokumentů doplní), - způsob vyřízení, adresa adresáta, datum odeslání, počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, u dokumentu v digitální podobě počet příloh, - údaj o uložení dokumentu a o jeho zařazení do skartačního řízení (spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu), - jednoznačný identifikátor dokumentu. Výše uvedený popis náležitostí evidence dokumentů je obecný; evidence dokumentů však musí obsahovat vždy minimálně výše uvedené údaje. Ve spisovém řádu musí být uveden vždy přesný popis všech údajů vedených o dokumentech v evidenci dokumentů. Stanoví-li organizace, že evidence nebude prováděna na úrovni centrální podatelny úřadu nebo útvaru úřadu, ale až na úrovni zaměstnance, musí tomu přizpůsobit pořadí článků tohoto návodu. Vede-li organizace další samostatné evidence dokumentů, zajistí, že budou mít náležitosti stanovené v § 8 odst. 4 vyhlášky č. 259/2012 Sb. Jsou to především: - pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v samostatné evidenci dokumentů, - datum doručení dokumentu nebo, jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti organizace, datum jeho vytvoření (tímto datem se rozumí datum jeho zaevidování v samostatné evidenci dokumentů); u dokumentu v digitální podobě se jako datum doručení vyznačí datum, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně nebo kdy je dodán do datové schránky úřadu, - adresa odesílatele, u dokumentů vzniklých z vlastní činnosti úřadu se uvede slovo „Vlastní“, - stručný a výstižný obsah dokumentu (předmět, věc), - údaj o uložení dokumentu a o jeho zařazení do skartačního řízení (spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu), - jednoznačný identifikátor dokumentu. Organizace dále stanoví, které samostatné evidence dokumentů budou vedeny v elektronické podobě (agendové informační systémy) a které v listinné podobě v podacích denících. Současně stanoví tvar čísla jednacího; v zásadě je shodný s tvarem čísla jednacího přidělovaného dokumentům evidovaným v elektronickém systému spisové služby, rozlišen je zkratkou označení útvaru úřadu nebo agendy. V samostatných evidencích dokumentů se evidují ZEJMÉNA: - dokumenty týkající se krizového řízení (zkratka „KŘ“). - dokumenty týkající se bezpečnostní rady a krizového štábu (zkratka „BR“). - dokumenty týkající se rozvoje a evropské integrace (zkratka „OREI“). 45
- dokumenty týkající se provádění kontroly podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (zkratka „K“). Výše uvedený výčet samostatných evidencí dokumentů je názorný. Organizace uvede soupis všech agend evidovaných v samostatných evidencích dokumentů včetně zkratek označení útvaru organizace nebo agendy, kterým se rozlišují od čísla jednacího dokumentů evidovaných v elektronickém systému spisové služby úřadu. Může přitom rozhodnout, že vybrané agendy budou evidovány v evidencích vedených v listinné podobě. Každá samostatná evidence dokumentů (ať již agendový informační systém nebo evidence v listinné podobě) úřadu začíná pořadovým číslem 1. Veškeré doručené dokumenty s výjimkou dokumentů evidovaných v samostatných evidencích dokumentů nebo nepodléhajících evidenci a dokumentů v digitální podobě obsahujících škodlivý kód jsou v den, kdy byly doručeny, zaměstnanci centrální podatelny organizace nebo zaměstnanci příslušného útvaru organizace neprodleně zaevidovány v informačním systému spisové služby. Pokud se dokumentu přiděluje číslo jednací na úrovni centrální podatelny, přidělí se; v případě dokumentu v analogové podobě se vepíše také do podacího razítka, označuje-li se dokument tímto prostředkem. Organizace musí rozhodnout o systému a způsobu vedení spisové služby, a to zejména o místu, kde(na jaké úrovni) je dokumentu přidělováno číslo jednací. Může to být na centrální podatelně,na útvarové podatelně, číslem jednacím však může dokument opatřit také zaměstnanec, jemuž byl dokument přidělen k vyřízení. Jak již bylo naznačeno výše, s úrovní přidělování čísla jednacího souvisí bezprostředně mj. tvorba spisu a místo, na němž jsou dokumentům přidělována čísla jednací. Zpravidla se postupuje tak, že pokud se spis tvoří spojováním dokumentů (tzv. priorace), čísla jednací jsou dokumentům přidělována na úrovni centrální podatelna. Pokud se spis tvoří pomocí sběrného archu, centrální podatelna dokumenty pouze označuje, neboť není schopna rozhodnout, do kterého spisu patří jaký dokument, a čísla jednací jsou dokumentům přidělována až na úrovni útvarová podatelna nebo zaměstnanec pověřený vyřízením dokumentu. Dokumenty se zapisují do elektronické evidence dokumentů nebo do samostatných evidencí dokumentů vzestupně v číselném a časovém pořadí, v němž byly úřadu doručeny nebo vznikly z jeho činnosti. Výjimkou jsou dokumenty převzaté mimo stálé pracoviště a dokumenty doručené na jméno a příjmení fyzické osoby a dokumenty v digitální podobě doručené přímo do e-mailové schránky zaměstnance; tyto dokumenty předá adresát k zaevidování jen tehdy, mají-li úřední charakter. Číselná řada v elektronickém systému spisové služby a v samostatných evidencích dokumentů začíná na začátku každého roku pořadovým číslem 1, je složena z celých čísel nepřetržitě po sobě jdoucích a končí dnem 31. prosince téhož roku. Ustanovení § 8 odst. 4 vyhlášky č. 259/2012 Sb. sice umožňuje stanovit počátek a konec časového období i v jiném intervalu, nicméně pro potřeby organizace je nejvýhodnější (a to zejména vzhledem k dalším činnostem probíhajícím během kalendářního roku, jako je např. účetnictví atp.) výše uvedený interval. 46
Dokument zaevidovaný v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatných evidencích dokumentů se označuje číslem jednacím. Číslo jednací dokumentu obsahuje vždy zkratku označení organizace, pořadové číslo zápisu dokumentu v evidenci dokumentů, lomené zkratkou označení útvaru organizace, pomlčkou a čtyřčíslím kalendářního roku, v němž byl dokument zaevidován. Každý dokument má vlastní, jedinečné číslo jednací. Dokumenty evidované v samostatných evidencích dokumentů jsou označovány čísly jednacími, jejichž tvar je většinou shodný s číslem jednacím přidělovaným dokumentům evidovaným v elektronickém systému spisové služby; pro rozlišení se vždy doplňuje zkratkou označení organizace a zkratkou označení agendy, pro kterou je vedena, atp. Výše uvedený postup je názorný. Organizace uvede příklad tvaru čísla jednacího dokumentu evidovaného v elektronickém systému spisové služby (např. AB-128/OVV-2010) a alespoň jeden příklad čísla jednacího evidovaného v samostatné evidenci dokumentů (např. AB/KŘ128/OVV-2010 pro evidenci dokumentů týkající se krizového řízení apod.). Elektronický systém spisové služby umožňuje automatické vyhledávání, takže rejstříky se k němu nezpracovávají. Pokud je však vedena samostatná evidence dokumentů v listinné podobě, doporučuje se k ní rejstříky vést. Rejstřík je evidenční pomůcka sloužící k vyhledávání dokumentů. Tvoří se zejména rejstřík osob, rejstřík zeměpisný a rejstřík věcný. Rejstřík osob (jmenný rejstřík) je abecedně uspořádaný podle příjmení a jména fyzických osob nebo názvu právnických osob, které jsou odesilateli dokumentů. Zeměpisný rejstřík je abecedně uspořádaný podle úředních nebo dalších názvů částí obcí, obcí, regionů, států atp. Věcný rejstřík umožňuje vyhledávat dokumenty např. podle spisového znaku či jiné věci, vystihující obsah dokumentu. Úřad popíše druhy rejstříků, které vede (závisí na způsobu zajištění výkonu spisové služby), a způsob jejich tvorby.
4.4.2 Rozdělování a oběh dokumentů Centrální podatelna předá označené dokumenty v digitální i analogové podobě po jejich rozdělení a označení útvaru příslušnému k jejich vyřízení. Dokumenty se předávají prostřednictvím elektronického systému spisové služby. Předávané dokumenty v analogové podobě se rozdělí podle jednotlivých útvarů a připraví do přihrádek příslušných útvarů umístěných v centrální podatelně. Přebírá je pověřený zaměstnanec útvaru. Přebírání dokumentů je možné časově vymezit. Dokumenty adresované zvláštním orgánům (např. výborům a komisím) se předávají útvarům organizace, které pro tyto orgány zabezpečují administrativu. Rozdělování dokumentů se provádí podle působnosti jednotlivých útvarů organizace, vymezené organizačním řádem. Pokud není z povahy dokumentu zřejmé, který útvar je příslušný k jeho vyřízení, rozhodne o příslušnosti k vyřízení vedoucí. Centrální podatelna označí podle výše uvedeného postupu doručené dokumenty a předá je příslušným útvarům k vyřízení. Pokud centrální podatelna organizace dokumenty také eviduje 47
(přiděluje jim čísla jednací), upraví se text podle skutečného postupu. Ve spisovém řádu se stanoví doba, kdy je možné převzít doručené dokumenty v analogové podobě a další doručené zásilky. Pokud je to nezbytné, stanoví se konkrétně odlišný způsob pro předávání vybraných typů dokumentů konkrétním útvarům organizace. Jsou-li některé útvary dislokovány např. v jiné budově, stanoví se způsob předávání dokumentů, a to včetně potvrzení o jejich předání. Ve spisovém řádu se stanoví rovněž postup přidělování doručených dokumentů a zejména postup v případě, že z povahy dokumentu není zřejmé, který útvar je příslušný k jeho vyřízení. Pokud centrální podatelna úřadu dokumenty označuje a eviduje (přiděluje jim čísla jednací) upraví podle toho příslušnou část spisového řádu úřadu. Neumožňuje-li to elektronický systém spisové služby, dokumenty v analogové podobě se předávají zejména pomocí doručovací knihy. Doručovací kniha je v záhlaví opatřena názvem „Doručovací kniha“ (případně konkrétním názvem doručovací knihy, je-li odlišný), dále názvem organizace („... úřad ...“), případně názvem nebo zkratkou názvu útvaru, pro který je vedena. Zápis v doručovací knize obsahuje vždy: - datum doručení dokumentu, - identifikaci odesílatele (jméno, příjmení, název organizace, adresa), - číslo jednací odesílatele, je-li uvedeno (není-li uvedeno – značka „SINE“), - číslo doporučené zásilky, je-li jí obálka dokumentu opatřena, - útvar určený k převzetí dokumentu, - datum a podpis pověřené osoby útvaru, která dokument převzala. Doručovací kniha nebo obdobná pomocná evidence (předávací protokoly atp.) se používá zejména tehdy, kdy elektronický systém spisové služby neumožňuje potvrzení předání dokumentů v analogové podobě současně s převzetím. Děje se tak např. při předávání dokumentů v analogové podobě z centrální podatelny útvarům organizace, v rámci jednoho útvaru organizace atp. Organizace vymezí ve spisovém řádu všechny náležitosti doručovací knihy a údaje, které se o předávaných dokumentech vedou. Obecně stačí, používá-li organizace tiskopis MV č. 9/100 Doručovací kniha. Užívá-li jiný způsob potvrzení převzetí dokumentů, např. pomocí softwaru či jiného druhu pomocné evidence, ve spisovém řádu ho rovněž dostatečně podrobně popíše. Pověřený zaměstnanec útvaru předá převzaté dokumenty vedoucímu útvaru nebo jinému určenému zaměstnanci útvaru k rozhodnutí o jeho přidělení k vyřízení. Vedoucí útvaru nebo jím určený zaměstnanec určí zpracovatele dokumentu a dokument mu buďto sám předá, nebo ho vrátí pověřenému zaměstnanci útvaru, který ho zpracovateli předá. Jméno a příjmení zpracovatele se poznamená v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů. Je-li předáván dokument v digitální podobě, který existuje současně v analogové podobě, předají se oba dokumenty. Postup rozdělování dokumentů na útvaru k vyřízení může stanovit spisový řád, nebo se ponechá v kompetenci vedoucího příslušného útvaru. Spisový řád však stanoví jednotný postup. Současně určí, kdo zodpovídá za vyplnění příslušných údajů v elektronickém systému spisové služby úřadu, případně v samostatných evidencích dokumentů, vede-li je organizace. Za vyplňování příslušných údajů ve fázi přidělování dokumentů k vyřízení v rámci útvaru úřadu většinou zodpovídá pověřený zaměstnanec útvaru, tzn. prostřednictvím elektronického systému spisové služby přebírá dokumenty v digitální podobě a potvrzuje jejich převzetí, od centrální podatelny úřadu přejímá dokumenty v analogové podobě, jejich příjem potvrdí v 48
doručovací knize, případně v elektronickém systému spisové služby, následně předává dokumenty k rozdělení určenému zaměstnanci útvaru a podle jeho pokynů dokumenty rozděluje a činí o tom záznam v elektronickém systému spisové služby, případně v samostatných evidencích dokumentů.
4.4.3 Vyhotovování a vyřizování dokumentů Vyhotovování dokumentů Dokumenty se vyhotovují podle požadavku normy ČSN 01 6910 „Úprava písemností zpracovaných textovými editory“, vydaná 1. dubna 2007. Určuje způsob psaní interpunkčních znamének, zkratek, značek a čísel, stanoví postupy při zvýrazňování a členění textů, zásady formálního uspořádání textového sloupce, obsahuje požadavky na psaní adres určených příjemcům v České republice i v zahraničí a podává návod pro úpravu dopisů, e-mailů a pro vypracování tabulek. Spisový řád stanoví např. tímto způsobem požadavky na grafickou úpravu dokumentů zpracovávaných textovými editory. V ideálním případě obsahuje šablony pro jednotlivé druhy dokumentů (např. úřední, zdvořilostní.), jejichž vzory popíše a uvede v příloze spisového řádu. Zaměstnanci organizace používají jednotný hlavičkový papír úřadu s předtištěnými údaji. Spisový řád organizace zajistí jednotnou úpravu dokumentů vzorem hlavičkového papíru, který se bude používat pro vyhotovované dokumenty v digitální i analogové podobě. Všechny úřední dokumenty se označují záhlavím s názvem a sídlem organizace, přičemž název a sídlo organizace (centrální adresa) se uvádí v prvním pádě. Všechny dokumenty vyhotovené orgánem obce v samostatné působnosti obce se v záhlaví označují slovy „Organizace AB“ s uvedením orgánu, který dokument vyhotovil. Vznikají-li úřední dokumenty z činnosti odborů organizace, uvede se pod záhlavím též název odboru, který dokument vyhotovil. Stanoví-li zvláštní zákon jiné označení odboru, uvede se toto označení. Vznikají-li úřední dokumenty z činnosti zvláštních orgánů organizace, uvede se v záhlaví dokumentu text „Organizace AB“ a pod ním název zvláštního orgánu, který dokument vyhotovil. Dokument na hlavičkovém papíru se záhlavím podle kapitoly 16 odst. 2 až 8 obsahuje kromě dalších náležitostí vždy číslo jednací odesílatele, popřípadě evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů doručeného dokumentu (pokud jej obsahuje), datum vyhotovení dokumentu (t. j. den jeho podpisu), vlastní číslo jednací, jméno a příjmení zaměstnance, který dokument vyřizuje, přesná a úplná adresa adresáta, počet příloh a počet listů příloh, pokud je dokument obsahuje, upozornění, že dokument byl zaslán další fyzické nebo právnické osobě na vědomí, jméno, příjmení a funkce zaměstnance schvalujícího obsah a stvrzujícího věcnou i formální správnost vyřízení a rozdělovník, odesílá-li se dokument více adresátům. 49
Vzhledem k množství povinných údajů, které dokument vzniklý z činnosti organizace, je vhodné uvést do přílohy vzor (šablonu) závazné podoby jednotlivých typů dokumentů (minimálně úřední a zdvořilostní). Každá příloha dokumentu musí být označena číslem jednacím, k němuž náleží (např. textem „K č. j. ....“). Vzhledem k povinnosti dodržovat nezaměnitelnost přílohy (příloh) dokumentu je potřebné popsat např. výše uvedeným způsobem označování příloh dokumentů. Dokumenty v analogové podobě, u nichž je to potřebné (např. smlouvy), se vyhotovují tak, aby nebylo možno oddělit nebo vyměnit jednotlivé listy. Dokument se proto v levém horním rohu sešije kancelářskou sponkou, hřbet dokumentu a kancelářská sponka se z obou stran přelepí samolepícím štítkem s vyobrazeným otiskem úředního razítka organizace a rozhraní štítku a dokumentu se opatří podpisem zaměstnance, který ho vyhotovil. Uvedené ustanovení je ve spisovém řádu potřebné konkretizovat, kterých typů dokumentů v analogové podobě se týká (např. majetkoprávních smluv, rozhodnutí apod.), případně ještě podrobněji popsat způsob jejich adjustace. Jelikož z platné právní úpravy byl vypuštěn požadavek na vyhotovování dokumentu na trvanlivém papíru, aby byla minimalizována možnost postupné degradace dokumentů v budoucnosti, neboť „kyselé papíry“ se již nevyrábějí, toto ustanovení ve spisovém řádu není nutné. Pokud je doručováno v digitální podobě rozhodnutí ve správním řízení, vyhotoví úřední osoba, odpovědná za listinné vyhotovení rozhodnutí, jeho elektronickou verzi s tím, že na místě otisku úředního razítka vyjádří tuto skutečnost slovy „otisk úředního razítka“. K dokumentu připojí osoba oprávněná jej podepsat zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb a kvalifikované časové razítko a je převeden do výstupního datového formátu podle požadavků § 23 vyhlášky č. 259/2012 Sb. Při vyhotovování dokumentu musí zaměstnanec útvaru, jemuž byl přidělen k vyřízení, rozhodnout o jeho finální podobě, t. j. bude-li vyhotoven v analogové nebo digitální podobě. Při rozhodování musí postupovat podle způsobu odesílání dokumentu a jeho charakteru. Organizace, která musí používat k odesílání dokumentů přednostně informační systém datových schránek, většina odesílaných dokumentů musí být vytvořena v digitální podobě. To samozřejmě neplatí zejména pro typy dokumentů, uvedené v § 24 odst. 5 zákona č. 300/2008 Sb., které nelze ani převádět prostředky autorizované konverze, dále pro další typy dokumentů, jejichž povaha to podle § 17 odst. 1 téhož zákona neumožňuje, a samozřejmě v případech, kdy organizace je nucena odesílat dokumenty v analogové podobě (např. protože adresát nemá zřízenu datovou schránku apod.). Je-li dokument vyhotovován a odesílán v digitální podobě, pak se ještě před odesláním musí 50
opatřit zaručeným elektronickým podpisem, časovým razítkem a převést do výstupního datového formátu podle § 23 vyhlášky č. 259/2012 Sb. Vyřizování dokumentů Vyřízením dokumentu se rozumí vyřízení věci elektronickou nebo listinnou formou nebo ústně. Vyřízení dokumentu je realizováno odesláním prvopisu, stejnopisu nebo kopie dokumentu, vyřízením věci ústně (telefonicky), vzetím věci na vědomí nebo postoupením věci jinému útvaru úřadu nebo orgánu veřejné moci, který je k vyřízení příslušný. Dokument vyřizuje zaměstnanec útvaru pověřený vedoucím útvaru, který je za něj zodpovědný. Dokument se vyřizuje zpracováním návrhu odpovědi a odesláním jeho prvopisu, stejnopisu nebo kopie. V elektronickém systému spisové služby nebo v další evidenci dokumentů se zaznamená způsob vyřízení dokumentu a identifikace subjektu, který je adresátem vyřízení dokumentu. Spisový řád organizace stanoví přesně postup při vyřizování dokumentů. Zaměstnanec útvaru pověřený vyřízením dokumentu zpracuje návrh odpovědi, které předá vedoucímu zaměstnanci ke schválení. Je-li dokument vyřízen vzetím na vědomí, vyřízením ústně při osobním kontaktu nebo telefonicky, učiní o tom zaměstnanec útvaru pověřený jeho vyřízením záznam v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů nebo zajistí poznamenání o způsobu vyřízení. Jde-li o dokument v analogové podobě, učiní o způsobu vyřízení záznam také na dokumentu nebo jeho obalu, případně k dokumentu připojí samostatný záznam, z něhož musí být zřejmé, kdy, s kým, jak a s jakým výsledkem byla věc projednána; záznam podepíše a označí datem vyřízení. Bere-li se obsah dokumentu pouze na vědomí bez odpovědi, v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů se poznamená „Na vědomí“, připojí se podpis a datum. Je-li dokument vyřízen jiným způsobem, než odesláním prvopisu, stejnopisu nebo kopie, musí být o způsobu vyřízení učiněn záznam v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů. Pokud se jedná o dokument v analogové podobě, jiný způsob vyřízení musí být poznamenán také buďto přímo na dokumentu, nebo na jeho obalu (obálce, referátníku; referátníkem je myšlen tiskopis s ustálenou rubrikací, který je připojován k dokumentu). Způsob vyřízení se poznamená v části evidence dokumentů, označené obvykle „Způsob vyřízení“. Je-li dokument vyřízen společně s jiným dokumentem, uvede se tato skutečnost v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů. Způsob vyřízení se poznamená opět v části evidence dokumentů, označené obvykle „Způsob vyřízení“. Má-li vyřízení dokumentu podobu analogového a digitálního dokumentu, eviduje se pod týmž číslem jednacím jako původní dokument nebo jako dva samostatné dokumenty ve spisu. Vyřízení doručeného dokumentu se připojí k doručenému dokumentu a spolu s ním uloží ve spisu. Pokud to neumožňuje používaný systém elektronické spisové služby, je možné zařadit 51
dokument a odpověď na něj do spisu a oba dokumenty rozlišit pořadovými čísly v čísle jednacím. Organizace popíše ve spisovém, řádu podrobně způsob připojení vyřizujícího dokumentu k doručenému dokumentu.
4.4.4 Podepisování, označování a odesílání dokumentů Podepisování dokumentů Oprávnění k podepisování dokumentů stanoví organizační řád organizace, podpisový řád organizace, případně jednotlivá zmocnění k podepisování dokumentů, vydaná organizací pro zaměstnance. Dokument by měl obsahovat vždy titul (má-li ho podepisující zaměstnanec), jméno a příjmení (nezkrácené), případně jména (nezkrácená), příjmení, případně titul za příjmením, funkci a podpis zaměstnance oprávněného dokument podepsat. Podpis se umisťuje pod označení ve vzoru pro vyhotovování dokumentů, v němž je vyznačeno místo pro umístění podpisu. Je-li dokument odesílán v digitální podobě, zaměstnanec oprávněný dokument podepsat k němu vždy připojí zaručený elektronický podpis. Před odesláním se opatří časovým razítkem. Je-li dokument vyhotovován a odesílán v analogové podobě, obsahuje podpis osoby oprávněné k jeho podpisu. Je-li vyhotovován a odesílán v digitální podobě, osoba oprávněná k jeho podpisu k němu připojí zaručený elektronický podpis. V zájmu usnadnění práce s dokumenty v digitální podobě podepsanými zaručeným elektronickým podpisem se doporučuje, aby tato skutečnost byla zmíněna v textu dokumentu, nejlépe v podpisové doložce, doplněné např. textem „Podepsáno elektronicky“. Je-li dokument podepsán dvěma zaměstnanci, pak vlevo se podepisuje zaměstnanec zařazený do vyšší funkce, vpravo pracovník v nižší funkci. Jestliže je na dokumentu více podpisů, umisťují se po dvojicích tři až čtyři řádky pod sebou. Jestliže jsou zaměstnanci zařazeni funkčně na stejné úrovni, následují podpisy za sebou v abecedním pořadí. Pokud dokument podepisují zástupci dvou organizace, vpravo je podpis zaměstnance organizace, který dokument vyhotovil. Na stejnopisu se podpis může nahradit textem „vlastní rukou“ nebo zkratkou „v. r.“ u příjmení oprávněné úřední osoby a textem „Za správnost vyhotovení:“ s uvedením jména, příjmení a podpisu zaměstnance odpovídajícího za vyhotovení stejnopisu. Otisk hranatého razítka se umisťuje nad vlastnoruční podpis tak, aby jej nepřekrýval. Otisk kulatého razítka včetně úředních razítek se umisťuje doprostřed pod textový sloupec (není-li místo pro razítko předtištěno). K zajištění ochrany před zneužitím vede pověřený zaměstnanec samostatnou evidenci všech úředních razítek a dále samostatnou evidenci ostatních používaných razítek. Evidence obsahuje vždy otisk úředního razítka nebo razítka s uvedením jména, popřípadě jmen, příjmení a funkce zaměstnance, který je převzal, je oprávněn s ním disponovat a povinen ho chránit před zneužitím, datum převzetí razítka, datum vrácení razítka, datum vyřazení razítka z evidence, podpis přebírajícího zaměstnance, případně údaj o datu ztráty razítka (zjištěném 52
nebo předpokládaném). Úřední razítka a razítka stejného typu se stejným textem se rozlišují pořadovými čísly, která musí být při otisku razítka čitelná. Označování dokumentů: Centrální podatelna organizace nebo útvarová podatelna opatří doručený dokument v analogové podobě, popřípadě jeho obálku, v den jeho doručení podacím razítkem, případně současně jednoznačným identifikátorem. Obdobně se postupuje u dokumentů předaných mimo budovu úřadu a v případě záznamů o věci učiněné ústně. V elektronickém systému spisové služby se o nich poznamená vždy datum doručení, adresa odesílatele, věc, rozsah a útvar, kterému je přidělen k vyřízení. Označování dokumentů ve spisové službě zajišťuje u dokumentů v analogové podobě centrální podatelna organizace nebo útvarové podatelny. Dokumenty v analogové podobě se opatřují podacím razítkem (případně současně jednoznačným identifikátorem) vždy ihned po jejich doručení. Dokument se opatří současně jednoznačným identifikátorem tehdy, vyžaduje-li to používaný software elektronického systému spisové služby. Centrální podatelna současně zkontroluje, zda u dokumentů v analogové podobě souhlasí odesílatelem uváděný počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh (je-li uveden) se skutečným stavem, a zapíše zjištěný počet listů a počet listů příloh dokumentu nebo počet svazků do elektronického systému spisové služby. Pokud se zjistí nesrovnalosti (např. dokument není úplný, nesouhlasí počet příloh), centrální podatelna oznámí odesílateli nesrovnalost a požádá o nápravu. Centrální podatelna je schopna kontrolovat, zda souhlasí počet a rozsah příloh uváděný v dokumentu jen u dokumentů v analogové podobě. U dokumentů v digitální podobě provádí kontrolu až útvar organizace, jemuž je dokument přidělen k vyřízení. Pokud zjistí nesrovnalosti, oznámí tuto skutečnost odesílateli tento útvar organizaci. Tvoří-li přílohu dokumentu v analogové podobě ceniny, tato skutečnost se poznamená na dokumentu a v elektronickém systému spisové služby se u údaje o druhu přílohy uvede nominální hodnota ceniny. Elektronický systém spisové služby musí být schopen umožnit doplnit údaj o ceninách připojených k dokumentu. Doručené dokumenty v analogové podobě musí být označeny podacím razítkem zejména tehdy, jsou li evidovány v samostatné evidenci dokumentů, vedené v listinné podobě a mimo elektronický systém spisové služby. Dokumenty v analogové podobě, které se evidují v samostatných evidencích dokumentů, se v centrální podatelně označí vždy podacím razítkem, případně současně také jednoznačným identifikátorem. Dokument musí být opatřen podacím razítkem proto, že samostatná evidence dokumentů není propojena s elektronickým systémem spisové služby. Jednoznačný identifikátor dokumentu slouží k potvrzení jeho doručení úřadu a k propojení evidenčních údajů o dokumentu se samostatnou evidencí dokumentů. Podací razítko dokumentu slouží k 53
jeho propojení se samostatnou evidencí dokumentů, v níž je evidován a v níž je o dokumentu záznam. Jelikož centrální podatelna organizace není ve většině případů sama schopna rozhodnout o následné evidenci doručených dokumentů v analogové podobě, musí označovat podacím razítkem všechny dokumenty v analogové podobě doručené centrální podatelně organizace. Centrální podatelna organizace vyplní v podacím razítku datum doručení, počet listů dokumentu, počet příloh a počet listů příloh/svazků dokumentu. Ostatní údaje se vyplní až po evidenci dokumentu v samostatné evidenci dokumentu. Po označení dokumentu v analogové podobě se rozhodne, zda bude dále předán v analogové podobě, nebo zda bude převeden do digitální podoby. Organizace může stanovit typy dokumentů, které budou převáděny vždy do digitální podoby. Ve spisovém řádu však musí vždy uvést, která součást organizace rozhoduje o typech dokumentů nebo o dokumentech, které budou převáděny; o převodu nemůže rozhodovat centrální podatelna nebo útvarové podatelny. Organizace musí současně určit způsob převodu dokumentu, a to podle způsobu dalšího nakládání s dokumentem. Bude-li dokument použit pro úřední účely mimo organizaci, musí být převeden prostředky autorizované konverze. Bude-li sloužit jen pro účely organizace, rozhodne se, zda bude použit postup podle § 69a odst. 3 až 7 zákona č. 499/2004 Sb., nebo zda se zhotoví prostá neověřená kopie. Odesílání dokumentů: Odesílání dokumentů mimo organizaci zajišťuje elektronická podatelna a výpravna organizace. Elektronickou podatelnou jsou odesílány dokumenty v digitální podobě prostřednictvím informačního systému datových schránek nebo na e-mailovou adresu odesílatele. Výpravna organizace zabezpečuje odesílání dokumentů v analogové podobě, a to jako obyčejné zásilky, doporučené zásilky, doporučené zásilky s dodejkou, doporučené zásilky s dodejkou do vlastních rukou, doporučené zásilky s dodejkou zmocněnci, balíky (obyčejné, cenné, cenné s dodejkou, cenné zmocněnci s dodejkou, obchodní) a cenná psaní doručovaná na území České republiky a do ciziny. Součástí odeslání dokumentu v digitální podobě je jeho označení platnou elektronickou značkou. Elektronická značka se dokument označuje za instituci většinou na úrovni elektronické podatelny a výpravny organizace. Její připojování musí zabezpečit elektronický systém spisové služby. O způsobu odesílání dokumentů rozhoduje zaměstnanec pověřený jeho vyřízením podle charakteru odesílaného dokumentu a podle adresáta (např. orgán veřejné moci, právnická osoba, jiný subjekt, který je držitelem datové schránky). Před rozhodnutím o konečné formě zpracování dokumentu je tedy nutné stanovit, kam a jakým způsobem má být odeslán. O způsobu odesílání dokumentů musí rozhodovat buďto zaměstnanec, pověřený jeho vyřízením, nebo jeho nadřízený. O způsobu nemohou rozhodovat zaměstnanci jiných součásti organizace, zejména podatelny a výpravny; naopak výpravna musí obdržet dokument s jasnými údaji, kam a jakým způsobem má být odeslán. Zaměstnanec pověřený vyřízením dokumentu rozhoduje o způsobu odeslání vždy s ohledem na jeho řádné doručení, zabraňující mj. případným námitkám adresáta, že doručení je neúčinné. 54
Při odesílání dokumentů musí zaměstnanec organizace vždy nejprve zjistit, nemá-li adresát zřízenou a zpřístupněnou datovou schránku. Umožňuje-li to povaha dokumentu a adresát je držitelem zpřístupněné datové schránky, dokument se odesílá vždy prostřednictvím datové schránky, přičemž odesílatelem ještě rozhodne, zda zvolí obecné doručení dokumentu do datové schránky nebo doručení datové zprávy do vlastních rukou. Úřad musí odesílat dokumenty prostřednictvím informačního systému datových schránek vždy, umožňuje-li to povaha dokumentu a má-li adresát zřízenu datovou schránku. Je-li doručení do datové schránky možné, nemůže být nahrazeno jinými způsoby doručení, a to ani tehdy, když o to odesílatel požádal. Doručování do datové schránky má přednost před úpravou zvláštních zákonů upravujících doručování. Připouštějí-li jiné právní předpisy doručování prostřednictvím datových schránek, pořadí způsobů doručování stanovené těmito právními předpisy zůstává nedotčeno. Není-li pořadí stanoveno, postupuje se podle zákona č. 300/2008 Sb. Odesílání dokumentů prostřednictvím informačního systému datových schránek se týká zejména elektronické komunikace s dalšími orgány veřejné moci ve smyslu zákona č. 300/2008 Sb., ovšem má-li fyzická osoba, podnikající fyzická osoba nebo právnická osoba zpřístupněnu svou datovou schránku, doručuje se dokument také této osobě prostřednictvím datové schránky, nedoručuje-li se jiným způsobem (např. veřejnou vyhláškou nebo na místě). Prostřednictvím informačního systému datových schránek se odesílají kromě běžných úředních dokumentů také ostatní dokumenty. Informační systém datových schránek je natolik zabezpečený systém elektronické komunikace, že zcela bezpečně lze jeho prostřednictvím doručovat také dokumenty obsahující osobní údaje, včetně údajů citlivých. Prostřednictvím informačního systému datových schránek se zásadně nezasílají dokumenty obsahující utajované informace (podléhající režimu zákona č. 412/2005 Sb.). Zaměstnanec organizace pověřený vyřízením dokumentu musí rozhodnout, jakým způsobem bude dokument odeslán adresátovi, který má zpřístupněnou datovou schránku. Ve většině případů se bude jednat o odeslání dokumentu do datové schránky, zřejmě jen výjimečně odeslání do datové schránky do vlastních rukou (podrobnosti uvádí § 8 zákona č. 300/2008 Sb.). U dokumentu odesílaného do datové schránky do vlastních rukou zajistí informační systém datových schránek, aby přístup k datové zprávě měl pouze adresát, nikoliv ostatní osoby oprávněné k přístupu do datové schránky (odpovídající příznak je součástí hlavičky datové zprávy a příjemci se zobrazí informace o tom, že je určena pouze do vlastních rukou adresáta). Odesílá-li se dokument adresátovi, který nemá zřízenu datovou schránku, ale má e-mailovou adresu určenou pro příjem dokumentů, charakter odesílaného dokumentu to umožňuje a adresát s tím souhlasil, odešle se na tuto e-mailovou adresu. Nepotvrdí-li adresát převzetí dokumentu odeslaného na e-mailovou adresu nejpozději následující pracovní den po odeslání zprávy, která se nevrátila jako nedoručitelná, doručí se dokument, jako by adresát o doručení na elektronickou adresu nepožádal. Pokud nebylo možno doručit dokument doručovaný na elektronickou adresu adresáta, protože se datová zpráva vrátila jako nedoručitelná, učiní úřad další pokus o jeho doručení. Bude-li další pokus o doručení neúspěšný, doručí dokument jiným způsobem. 55
Není-li možné převzetí dokumentu v analogové podobě adresátem na místě (při jednání nebo jiném úřední úkonu), nebude-li mít adresát dokumentu zřízenu a zpřístupněnu datovou schránku, nebo není-li možné dokument doručit prostřednictvím veřejné sítě internet, protože to neumožňuje povaha dokumentu, adresát nesvolí, aby mu byl dokument doručen e-mailem, nebo nemá-li zřízenu ani e-mailovou adresu, dokument se doručí v listinné podobě. Právnické osobě se dokument doručuje na adresu pro doručování, kterou sama sdělila, na adresu jejího sídla, nebo sídla její organizační složky, jíž se řízení týká; u zahraniční právnické osoby se doručuje na adresu sídla její organizační složky zřízené v ČR, týká-li se dokument činnosti této organizační složky. Fyzické osobě se dokument doručuje nejprve na adresu pro doručování, kterou sama sdělila (nemusí se jednat o adresu hlášeného pobytu na území České republiky, může jí být adresa jakékoli místa, které sdělila pro účely doručování, např. adresa skutečného bydlení, adresa rekreačního bydlení). Pokud tak neučinila, doručuje se jí na adresu uvedenou v informačním systému evidence obyvatel, na kterou jí mají být doručovány dokumenty (adresát si tuto adresu zvolí v případě, že nemůže přebírat zásilky v místě trvalého pobytu a zároveň nechce jen kvůli přebírání poštovních zásilek měnit adresu, na které se skutečně zdržuje). Pokud fyzická osoba neurčí adresu pro doručování, doručuje na jí na adresu trvalého pobytu (popřípadě jiného pobytu na území České republiky, jde-li o cizince) , ve věcech podnikání na adresu místa podnikání, nebo kamkoliv, kde bude zastižena (nezbytnou podmínkou ovšem je osobní převzetí doručovaného dokumentu, tedy zastižení, protože zde nelze aplikovat fikci náhradního doručení). Zaměstnanec připravující odeslání dokumentu musí zjišťovat, zda adresát má informačním systému evidence obyvatel zapsanou adresu pro doručování a pokud ano, využít jí pro doručování přednostně před adresou trvalého (jiného) pobytu. U fyzické osoby ve výkonu trestu odnětí svobody nebo ve vazbě je adresou pro doručování adresa věznice, v níž vykonává trest nebo vazbu. U fyzické osoby v zařízení pro výkon ochranného opatření zabezpečovací detence, ústavní nebo ochranné výchovy je adresou pro doručování adresa tohoto zařízení. Adresátům zdržujícím se v cizině nebo jejichž sídlo nebo pobyt, popřípadě jiná adresa pro doručování je v cizině, lze dokument doručit prostřednictvím provozovatele poštovních služeb nebo prostřednictvím příslušného orgánu státní správy pověřeného k doručování dokumentů do ciziny. Pokud se tímto způsobem nepodaří dokument doručit, ustanoví jim správní orgán opatrovníka. Dokumenty v analogové podobě se odesílají především jako obyčejné zásilky. Do vlastních rukou adresáta se odesílají dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo doloženo, nebo jeli to stanoveno zvláštními právními předpisy. Do vlastních rukou adresáta se doručují předvolání, rozhodnutí a jiné dokumenty, nařídí-li to oprávněná úřední osoba. Do vlastních rukou se doručují i dokumenty, u kterých hrozí, že by mohly být vydány jinému účastníkovi řízení, který má na věci jiný protichůdný zájem. Jestliže je dokument doručen jinému účastníkovi řízení, který má na věci protichůdný zájem, dokument se považuje za doručený jen v případě, že adresát dokumentu jeho převzetí od příjemce uzná nebo že je z jeho postupu v řízení zjevné, že mu byl doručen. Je-li pro řízení třeba, aby bylo doručení doloženo, musí být zajištěn písemný doklad, stvrzující, že dokument byl doručen nebo že poštovní zásilka obsahující dokument byla 56
dodána, včetně uvedení dne, kdy se tak stalo, který se po vrácení připojí k příslušnému dokumentu vloženému ve spisu. Nelze-li doručení prokázat, je nutno doručit opakovaně. Písemného dokladu o doručení nebo dodání však není zapotřebí, je-li z postupu účastníka řízení v řízení zjevné, že mu bylo doručeno. Dokumenty lze odesílat také faxem nebo předat osobně. Doručení faxem má pouze informační povahu bez právních účinků doručení, musí být provázeno následným standardním doručením dokumentu jinou formou, tyto účinky zajišťující, nebo adresát musí takové doručení potvrdit a doručení dokumentu faxem v dané věci není na závadu (první účinky takového dokumentu). Je-li dokument doručen adresátovi osobně, stvrdí adresát převzetí dokumentu podpisem, a to nejlépe na stejnopisu dokumentu.
Poznámka na závěr kapitoly: V předešlém textu jsem se zaobíral problematikou, která se dotýká „dokumentů“. Všechny tyto závěry jsou v souladu i se zpracováním spisů a použijí se obdobně. Co se skrývá pod pojmem spis? Spis je soubor dokumentů vzniklých při jednání o jedné věci, který má jeden spisový znak. Dokumenty tvořící spis však mohou mít různé spisové znaky, neboť do spisu mohou být vkládány dokumenty související, mající podle platného spisového a skartačního plánu různé spisové znaky a tedy i různé skartační znaky a skartační lhůty. Je-li vyřazován spis až po uplynutí jeho skartační lhůty, vyřazují se současně všechny dokumenty do něho vložené. Zejména z provozních důvodů (získání místa ve spisovně) je však možné vyřazovat dokumenty vložené do spisu podle jednotlivých skartačních lhůt (tzn. zejména dokumenty se skartačními znaky a skartačními lhůtami S 1 a S 2); tento postup se volí především u spisů s dlouhými skartačními lhůtami, obsahujících mj. dokumenty se skartačními lhůtami výrazně kratšími. Dokumenty v listinné podobě se vzájemně spojí fyzicky, dokumenty v digitální podobě se vzájemně spojí prostřednictvím metadat (metadaty se rozumí data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času). Pokud je spis tvořen pomocí sběrného archu, číslo jednací je většinou využito ke tvorbě spisové značky spisu a každý dokument je evidován pod týmž číslem jednacím, doplněným o pořadové číslo dokumentu, pod nímž je zapsán ve sběrném archu. Při tvorbě spisu s využitím tohoto způsobu se postupuje takto: První doručený dokument (tzv. iniciační dokument) je zaevidován v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů, v níž se o něm poznamená jen pořadové číslo, datum, adresa odesílatele (u dokumentů vzniklých z vlastní činnosti úřadu se uvede slovo „Vlastní“), číslo jednací odesílatele nebo označení ze samostatné evidence dokumentů, je-li jím dokument označen (pokud není uvedeno - označení SINE), počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh. V elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů se v části označené většinou „Věc“ uvede název věci, k níž je spis založen. Poté se založí sběrný arch spisu. První doručený dokument se zaeviduje jako první ve sběrném archu spisu včetně všech požadovaných údajů podle § 8 vyhlášky č. 259/2012 Sb. 57
Ostatní dokumenty doručené v téže věci se připisují podle pořadí, v němž jsou doručeny, do sběrného archu, do něhož jsou zapisovány také údaje podle požadavku § 8 vyhlášky č. 259/2012 Sb. Do elektronického systému spisové služby nebo do samostatné evidence dokumentů se již nezapisují! Jejich čísla jednací se rozlišují pomocí pořadového čísla ve sběrném archu. Příklad: pokud má první doručený dokument pořadové číslo zápisu v elektronickém systému spisové služby nebo v další evidenci dokumentů např. „150“, pak jeho číslo jednací bude mít tvar „XY-150-1/AB-2009“, druhý dokument bude mít číslo jednací „XY-150-2/AB-2009“ atd. Sběrný arch, který vždy tvoří přílohu spisu, musí obsahovat soupis všech čísel jednacích nebo evidenčních čísel dokumentů vložených do spisu.
5 Spisová službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby podle Vyhlášky č. 259/2012 Sb. 5.1 Spisová služba v elektronické podobě (Vyhláška č. 259/2012 Sb.) Elektronický systém spisové služby – informační systém pro správu dokumentů. Elektronickým systémem spisové služby se rozumí systém pro odbornou správu dokumentů doručených úřadu nebo vzniklých z jeho činnosti od jejich doručení, resp. vzniku až po uložení a vyřazení včetně kontroly všech činností. Základní pojmy Agendový informační systém – informační systém veřejné správy, který slouží k výkonu agendy; pro účely výkonu spisové služby jsou převážné většině samostatné evidence dokumentů vedených v elektronické podobě agendovými informačními systémy. Autenticita – vlastnost dokumentu charakterizující jeho originální původnost a hodnověrnost. Dokument - rozumí se každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě digitální nebo analogové, který byl úřadu doručen nebo vznikl z jeho činnosti. Dokument v digitální podobě - dokument tvořený jedním nebo více záznamy a metadaty, uchovávaný v libovolném datovém formátu na médiu pro uchovávání dokumentů v digitální podobě.
5.1.1 Novinka ve spisové službě Účinnost zákona upravujícího provoz datových schránek je od 1. července 2009. Zákon měl způsobit, že značná část úřady odesílaných dokumentů (pravděpodobně většina) měla být v elektronické podobě. Zákon sice v mnoha situacích umožňuje provádět úřadům z moci 58
úřední konverze, to je však řešení spíše nouzové, které práci spíše přidělá, zpomalí a zkomplikuje. Bez vnitřního elektronického zpracování dokumentů organizací lze situaci přirovnat ke stavu, kdy by např. zákon přikázal rozvést všude plynová potrubí pro dodávky plynu, ale zapomnělo se nechat vytvořit rozvody vnitřní uvnitř budov, přičemž plyn by se ovšem pustil – do stávajících kamen na uhlí. S účinností od 1. července 2009 jsou zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, (dále jen "zákon") v souvislosti s jeho novelizací provedenou zákonem č. 190/2009 Sb. vytvořeny právní podmínky pro vydání národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (dále jen "národní standard"), který stanovením základních požadavků na funkce těchto systémů vytváří sjednocující parametry pro výkon spisové služby vztahující se k dokumentům v digitální podobě. Národní standard je vydáván na základě zmocnění stanoveného v § 70 odst. 2 zákona a je určen především veřejnoprávním původcům uvedeným v § 3 odst. 1 písm. a) až e) a i) až m) zákona, krajům a hlavnímu městu Praze, kteří ve smyslu § 63 odst. 3 zákona vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby povinně, a pouze vyžaduje-li to zvláštní povaha jejich působnosti, mohou vykonávat spisovou službu v listinné podobě. Stejně tak je však národní standard určen veřejnoprávním původcům uvedeným v § 3 odst. 1 písm. g) a h) zákona, kterým je umožněno vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě. Vzhledem k tomu, že uvedeným subjektům, které dosud nevykonávaly spisovou službu v elektronické podobě a jsou zákonem stanoveny jako subjekty povinně užívající tuto formu spisové služby, je uloženo tuto povinnost naplnit nejpozději do 1. července 2012, je zřejmé, že národní standard byl určen jejich prostřednictvím také obchodním společnostem, které se zabývají vývojem a aplikací příslušných programových a technologických prostředků, zajišťujících podmínky výkonu spisové služby v elektronické podobě. Národní standard vychází z evropské specifikace "Modelové požadavky pro správu dokumentů v digitální podobě" (Model requirements for the management of electronic records - MoReq2), využívá však v něm obsaženého zmocnění k provedení transpozice jeho požadavků do příslušných národních prostředí a k doplnění jím stanovených požadavků podle požadavků právních řádů zemí jeho budoucích uživatelů., Dosavadní úprava spisové služby: Dosavadní zákonná úprava spisové služby umožňuje její elektronické vedení, nicméně výkon spisové služby představoval zatím něco jiného, než si lze intuitivně myslet. Zjednodušeně řečeno – dosavadní spisová služba je systém evidencí dokumentů, který slouží k přidělování jednacích čísel, sledování oběhu dokumentu, sledování vyřizování, vytváření spisů, zajišťování osobní odpovědnosti za každý dokument, postup životního cyklu atd. Dosavadní spisová služba však v zásadě neobsahuje dokumenty samé. Proto lze, zejména na obecních úřadech s menším provozem, vést spisovou službu i v ryze listinné podobě (zákonem zatím nepřesně označované jako písemná podoba).
59
Úřady sice mají povinnost přijímat a eventuálně i odesílat elektronické dokumenty, ty se však ukládají především v elektronické podatelně. Spisová služba i o těchto dokumentech vede pouze evidenci. Současná úprava sice výslovně nebránila tomu, aby úřad elektronické dokumenty dobrovolně využíval, ale praxe je jiná. Dokumenty samé jsou proto zatím téměř všechny v listinné podobě, slučování do spisu se děje pomocí tuhých desek, držících související dokumenty pohromadě fyzicky. Dokument zatoulaný mimo vlastní spis může být v zásadě nedohledatelný, ačkoliv sám je správně označen i zaznamenán ve spisové službě. Z evidence bude pouze zjistitelné, že dokument chybí. Úřady pochopitelně již dávno používá počítače pro pořizování dokumentů. Právně relevantní a používaná je však většinou až listinná podoba, opatřená holografním podpisem úředníka, popř. i otiskem úředního razítka. Podíl elektronických dokumentů (přenášených přes elektronické podatelny) na dosavadní agendě úřadů není veřejně znám, podle podílu úředníků, kteří vlastní kvalifikovaný certifikát pro elektronický podpis, ho však odhaduji v řádu nejvýše jednotek procent. Výjimku mohou tvořit právně méně závažné agendy, jako jsou různé žádosti o informace, kdy není vyžadován ani elektronický podpis a vyřizují se i běžným e-mailem. Na úrovni spisové služby jsou takové akty zaznamenávány často jako telefonní vyřízení věci nebo vůbec, tj. jakoby dokument ani neexistoval – není třeba ho uchovávat. Shrnuto – spisová služba, i elektronicky vedená, je valnou většinou zatím pouze systém indexů dokumentů v úřadu.
Vize elektronizace spisové služby: Spisová služba dle Vyhlášky č. 259/2012 Sb. s účinností od 1. 7. 2012 obsahuje i dokumenty samotné. Preferuje se výkon spisové služby v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby. Listinná podoba smí nadále použít pouze tehdy, vyžaduje-li to zvláštní povaha jejich působnosti. Elektronické dokumenty a spisy mají značný potenciál rozvoje. Především by mohly vést k zrychlení řízení. Dosavadní oběh listinných dokumentů je rigidní a pomalý, postup se spisem může být pouze sériový, předávání papírových dokumentů či spisů probíhá dávkově, potvrzuje se a probíhá zpravidla prostřednictvím podatelny. Technická náročnost systému elektronických dokumentů, ať již se nazývá spisová služba, oběh dokumentů apod., se ovšem nachází na úrovni technicky několikanásobně náročnější, než byla dřívější „evidence“. Uznávaný elektronický podpis by se měl použít nejen u elektronické podoby správního rozhodnutí, kde jeho použití výslovně přikazuje správní řád, ale v zásadě u všech typů dokumentů, které dříve byly podepisovány holografně. Bez mechanismu elektronického podpisu nelze v elektronické podobě zjistit původce dokumentu, vymáhat odpovědnost za něj a pro třetí stranu mimo úřad nejsou hodnověrné. 60
Elektronická nebo listinná spisová služba od 1. 7. 2012 Dotčený subjekt kraj hlavní město Praha
Povinnost
Ustanovení
výkon spisové služby v elektronické podobě
§ 63 odst. 3 zákona
v elektronických systémech spisové služby
č. 499/2004 Sb.
výkon spisové služby v elektronické podobě
§ 63 odst. 3 zákona
v elektronických systémech spisové služby
č. 499/2004 Sb.
obce s pověřeným obecním úřadem, obce se
výkon spisové služby v elektronické podobě
§ 63 odst. 3 zákona
stavebním úřadem, obce s matričním úřadem
v elektronických systémech spisové služby nebo
č. 499/2004 Sb.
ostatní obce
výkon spisové služby v elektronické podobě
§ 63 odst. 3 zákona
v elektronických systémech spisové služby nebo
č. 499/2004 Sb.
v listinné podobě - tj. možnost volby
v listinné podobě - tj. možnost volby
5.1.2 Povinná elektronická spisová služba pro většinu původců Vyhláška č. 194/2009 o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek: • přístupové údaje do datové schránky (uživatelské jméno a bezpečnostní heslo) • elektronické prostředky pro přihlášení do datové schránky (webovské rozhraní, spisová služba) • technické podmínky a bezpečnostní zásady pro přístup do datové schránky (vyšší zabezpečení - komerční certifikát na tokenu) • způsob tvorby identifikátoru datové schránky (není to žádný ze stávajících identifikátorů – IČ, DIČ, RČ, …) Komplexní právní úprava elektronizace komunikace Elektronická komunikace s veřejnou správou náleží do oblasti práva veřejného. Právní řád je však sjednocen zásadou jednotnosti. To znamená, že relevantní úprava určitého detailu činnosti s elektronickým dokumentem se může nacházet v zásadě kdekoliv (a i proto potřebujeme právníky). Nicméně lze lokalizovat právní předpisy, které zjevně obsahují valnou část úpravy. V první úrovni lze nalézt právní předpisy, které by bylo možno označit jako infrastrukturní, neboť na jejich základě jsou vytvářeny určité moduly funkcí, které využívají další právní předpisy. Kromě spisové služby vznikly všechny v důsledku potřeb tzv. e-governmentu. Pokrývají následující oblasti: • datové schránky, • autorizovaná konverze, • elektronický podpis, • elektronické podatelny, • výkon spisové služby.
61
Rozvoj e-govermentu a dopady zákona 300/2008 Sb. se promítají i do novely zákona č. 499/2004 Sb. – zákon o archivnictví a spisové službě a vyhlášky č. 259/2012 Sb. – o podrobnostech výkonu spisové služby Základní změny zákona: • změny v oblasti původců (povinnosti právnických osob) • upřesnění povinně uchovávaných dokumentů u podnikatelů • povinnost opatřit digitální dokumenty metadaty • úprava postavení kulturně vědeckých institucí (zejména výběr archiválií) • využívání archiválií obsahujících osobní údaje • úkoly Národního archivu v oblasti správy digitálních archiválií (digitální archiv) • oblast spisové služby, elektronická spisová služba – týká se jen tzv. veřejnoprávních původců Novinky ve spisové službě: • povinná elektronická spisová služba pro většinu původců • jednoznačný identifikátor jako prostředek označení • evidence dokumentů (nejen podací deník) • vyvěšování na úřední desce • možnost změn skartačních lhůt • podmínky pro umístění spisovny (mírnější než u archivů) • postup při spisové rozluce • povinnost opatřit doručený elektronický dokument vždy časovým razítkem • právní fikce pravosti elektronického dokumentu • datové formáty pro komunikaci a ukládání Vyhláška č. 259/2012 Sb. zavádí povinnou elektronickou spisovou službu pro Organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, státní příspěvkové organizace, státní podniky, vysoké školy, školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování, zdravotní pojišťovny, veřejné výzkumné instituce, právnické osoby zřízené zákonem, kraje a hlavní město Praha vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby; vyžaduje-li to zvláštní povaha jejich působnosti, mohou vykonávat spisovou službu v listinné podobě. Například obce mohou vykonávat spisovou službu i jen v listinné podobě (§63 odst. 1 zákona o archivnictví).
5.1.3 Předepsané formátové soubory Předepsané souborové formáty určuje vyhláška č.259/2012 Sb. o podrobnostech spisové služby. Dokument musí být do předepsaného formátu migrován. „výstupním datovým formátem“ dokumentů uvedených v § 23, odstavcích 1 až 8 se rozumí formáty stanovené v těchto odstavcích pro: 1. formát výstupu z informačního systému 2. formát dokumentu ukládaného v informačním systému 3. formát pro předávání do digitálního archivu 62
Předepsané souborové formáty: Formát PDF/A (ISO 19005) se použije jako výstupní datový formát statických textových dokumentů, statických obrazových dokumentů nebo statických kombinovaných textových a obrazových dokumentů. Formáty PNG (ISO/IEC 15948:2004) a TIFF (revize 6 -nekomprimovaný) se použije jako výstupní datový formát statických obrazových dokumentů. Formát WAV se použije jako výstupní datový formát zvukových dokumentů. Formát MPEG2 (ISO/IEC 13818) se použije jako výstupní datový formát audiovizuálních dokumentů. Pro výstup z informačního systému lze současně použít jiný datový formát (týká se např. komunikace prostřednictvím datových schránek).
5.1.4 Podmínky pro umístění spisovny Dokumenty se ukládají ve spisovnách po vyřízení, spisy se ukládají ve spisovnách po uzavření. Dokumenty a spisy v digitální podobě se ukládají v elektronických spisovnách organizace, dokumenty a spisy v analogové podobě v centrální spisovně organizace, v útvarových nebo specializovaných spisovnách organizace. Elektronická spisovna je technické zařízení, sloužící buďto k ukládání dokumentů a spisů v digitální podobě pro celou organizaci, nebo k ukládání dokumentů a spisů vzniklých z činnosti vybraných útvarů organizace. Organizace podrobně popíše ve spisovém řádu počet elektronických spisoven, a jmenuje útvar (útvary) organizace, pod jehož dohled spadají. Organizace uvede ve spisovém řádu konkrétně, jak probíhá předání dokumentů a spisů v digitální podobě do elektronických spisoven útvarů úřadu a z elektronických spisoven útvarů organizace do centrální elektronické spisovny včetně kontroly jejich úplnosti. Organizace musí zabezpečit, aby dokumenty vzniklé z její činnosti byly uloženy v datových formátech stanovených v § 23, odstavec 1 až 8 vyhlášky č. 259/2012 Sb. nejpozději před jejich odesláním nebo uložením ve spisovně. Současně musí zabezpečit, aby systém elektronické spisové služby dokázal převést ty dokumenty v digitální podobě, které mu byly doručeny v jiném datovém formátu, do datového formátu požadovaného uvedeným právním předpisem. V praxi to znamená vytvoření tzv. SIP balíčku pro uložení dokumentů nebo spisů v elektronické podobě, v němž budou všechny dokumenty v požadovaných datových formátech; ty dokumenty, které byly doručeny v datovém formátu jiném (např. dokumenty v textových formátech doručené prostřednictvím veřejné sítě internet), musí systém převést a uložit jednak v datovém formátu, v němž byly doručeny, jednak v datovém formátu stanoveném § 23, odstavec 1 až 8 vyhlášky č. 259/2012 Sb. Smíšené spisy, tj. spisy, jejich část je v digitální a část v analogové podobě, se ukládají tak, že dokumenty spisu v digitální podobě se ukládají v elektronické spisovně organizace nebo v centrální elektronické spisovně organizace a dokumenty spisu v analogové podobě se ukládají v útvarové, specializované nebo centrální spisovně organizace. Obě části spisu přitom musí obsahovat soupis všech dokumentů spisu a jejich jednoznačné označení, zdali jsou v digitální nebo analogové podobě. 63
Smíšený spis je nutné ukládat na dvou místech, tj. v elektronické spisovně a ve spisovně. Obě jeho části musejí obsahovat soupis všech dokumentů s označením, jsou-li uloženy v digitální nebo v analogové podobě. Dokumenty v digitální podobě lze označit např. tak, že před věc dokumentu se umístí značka E: atp. Toto označení je důležité pro kompletaci spisu po uplynutí jeho skartační lhůty, aby mohl být zařazen úplný do skartačního řízení. Organizace stanoví ve spisovém řádu umístění specializovaných spisoven, v nichž se ukládají dokumenty s odlišným režimem, a útvar úřadu odpovědný za její provoz. Současně stanoví způsob vyřazení těchto dokumentů, tj. zdali skartační řízení bude provádět spisovna nebo centrální spisovna organizace. Digitální dokumenty mají zpravidla stejnou platnost jako dokumenty tradiční. Z právního hlediska mohou digitální dokumenty sloužit jako plnohodnotné důkazy ke zjištění stavu věci. Životní cyklus počíná vznikem dokumentů a končí jejich zánikem. V průběhu životního cyklu může být dokument editován (upravován) a přenášen. Pro udržení kontroly nad životním cyklem digitálních dokumentů je nutné vykonávat organizovanou správu dokumentů. U původce se jí říká spisová služba, v archivech jde o péči o archiválie. Na rozdíl od spisové služby tradičních dokumentů se při spisové službě digitálních dokumentů definují rozsáhlé funkční požadavky na systémy pro správu dokumentů a technické požadavky na spravované digitální dokumenty. Digitální dokumenty a jejich správa totiž disponují větší variabilitou než dokumenty tradiční. Větší rozmanitost zvyšuje riziko nesprávné manipulace s digitálními dokumenty. Při nesprávné správě digitálních dokumentů může snadno dojít např. k těmto nechtěným operacím: – vytvoření dokumentů v nesprávném (obtížně čitelném) formátu – editace dokumentů – odstranění dokumentů – editace systémových metadat – neoprávněný zásah do transakačního protokolu – nevhodné uložení na hmotný nosič Špatná organizačně technická nastavení systémů spisové služby a nesprávná manipulace s digitálními dokumenty může zapříčinit nevratnou faktickou ztrátu digitálních dokumentů nebo jejich autenticity. Proto je žádoucí věnovat správě digitálních dokumentů náležitou pozornost a svázat ji přísnými pravidly. V případě digitálních dokumentů se nehovoří o archivaci, ale o dlouhodobém uchovávání. Už tento pojmový posun od archivace (trvalého uložení) k dlouhodobému uchovávání naznačuje, že otázka trvalého uchovávání digitálních dokumentů je určitým způsobem problematická. Podobně jako v případě spisové služby i u péče o dokumenty v paměťových institucích (archivy, knihovny apod.) může nesprávná manipulace s digitálními dokumenty zapříčinit: – ztrátu digitálních dokumentů – ztrátu jejich čitelnosti – ztrátu jejich autenticity – ztrátu jejich kontextu
64
Jinými slovy lze zapříčinit nevratné zničení digitálních dokumentů, tj. potenciálních historických pramenů, které mohly zaznamenat jedinečná svědectví o minulých událostech. Řešení se nachází v budování digitálních archivů a digitálních knihoven jako specializovaných technologických pracovišť pro dlouhodobé uchovávání digitálních dokumentů. V současnosti existuje několik národních digitálních archivů, např. v Austrálii (stát Victoria), Singapuru, USA, Dánsku, ve Velké Británii, Švýcarsku, Slovinsku, v Německu aj.
5.1.5 Ukládání, vedení spisu, nahlížení a skartace dokumentů Technologické zabezpečení dlouhodobého uchování digitálních dokumentů u paměťových institucí je klíčovou otázkou, která postrádá jednotné řešení. Metodicky je popsán obecný rámec činností, které jsou s chodem digitálních archivů (knihoven) spojeny, a rizikové oblasti procesu dlouhodobého uchovávání digitálních dokumentů. Hlavní oporu při budování digitálních archivů/knihoven poskytuje Open Archival Information Systém (OAIS), což je teoretický (referenční) model fungování digitálních archivů(knihoven). Koncept OAIS zahrnuje funkční model pracoviště pro uchovávání digitálních dokumentů a informační model pro digitální objekty. Vedle hrubého rámce požadavků, které formuluje referenční model OAIS se metodika pracoviště pro dlouhodobé uchovávání digitálních dokumentů opírá o další výsledky výzkumu v oblastech: – dlouhodobé čitelnosti formátů digitálních dokumentů – uchovávacích metod digitálních dokumentů – autenticity digitálních dokumentů – nezbytných metadat k digitálním dokumentům – správy digitálních dokumentů a jejich metadat Ukládání dokumentů a spisů v digitální podobě: Dokumenty a spisy v digitální podobě se ukládají v elektronických spisovnách úřadu (v elektronických spisovnách útvarů organizace a v centrální elektronické spisovně organizace) a předávají se do nich k uložení prostřednictvím elektronického systému spisové služby. Elektronická spisovna je technické zařízení, sloužící buďto k ukládání dokumentů a spisů v digitální podobě pro celou organizaci, nebo k ukládání dokumentů a spisů vzniklých z činnosti vybraných útvarů organizace. Organizace podrobně popíše ve spisovém řádu počet elektronických spisoven, a jmenuje útvar (útvary) organizace, pod jehož dohled spadají. Organizace uvede ve spisovém řádu konkrétně, jak probíhá předání dokumentů a spisů v digitální podobě do elektronických spisoven útvarů úřadu a z elektronických spisoven útvarů úřadu do centrální elektronické spisovny včetně kontroly jejich úplnosti. Dokumenty a spisy v digitální podobě se před uložením vždy zkontrolují, jsou-li úplné.
65
Kontrolu úplnosti provádí zaměstnanec úřadu, který dokument nebo spis vyřizoval a uzavřel, a poté rovněž zaměstnanec organizace, určený ke správě elektronické spisovny útvaru organizace nebo centrální elektronické spisovny úřadu. Dokumenty a spisy v digitální podobě musí být nejpozději před jejich vyřízením, resp. uzavřením v datových formátech požadovaných podle § 23, odstavec 1 až 8 vyhlášky č. 259/2012 Sb. Úřad musí zabezpečit, aby dokumenty vzniklé z jeho činnosti byly uloženy v datových formátech stanovených v § 23, odstavec 1 až 8 vyhlášky č. 259/2012 Sb. nejpozději před jejich odesláním nebo uložením ve spisovně. Současně musí zabezpečit, aby systém elektronické spisové služby dokázal převést ty dokumenty v digitální podobě, které mu byly doručeny v jiném datovém formátu, do datového formátu požadovaného uvedeným právním předpisem. V praxi to znamená vytvoření tzv. SIP balíčku pro uložení dokumentů nebo spisů v elektronické podobě, v němž budou všechny dokumenty v požadovaných datových formátech; ty dokumenty, které byly doručeny v datovém formátu jiném (např. dokumenty v textových formátech doručené prostřednictvím veřejné sítě internet), musí systém převést a uložit jednak v datovém formátu, v němž byly doručeny, jednak v datovém formátu stanoveném § 23, odstavec 1 až 8 vyhlášky č. 259/2012 Sb. Nahlížení do spisů: Pro nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně platí obecná ustanovení o nahlížení do spisů před správním orgánem (nahlížení do spisů vedených o úkonech ve správním řízení je upraveno v § 38 zákona č. 500/2004 Sb.); to neplatí, jestliže dokumenty před uložením ve spisovně byly veřejně přístupné. Nahlížení do dokumentů obsahujících utajované informace, poskytování jejich opisů, výpisů a kopií se řídí zákonem č. 412/2005 Sb. Nahlížení do dokumentů v digitální podobě oprávněným žadatelům (účastníkům řízení) je umožněno prostřednictvím elektronického systému spisové služby na badatelně, který zabezpečuje rovněž evidence přístupů (zapůjčování a nahlížení do dokumentů). Oprávněnému žadateli se zobrazí požadovaný dokument nebo spis. Pokud není možné předložit mu k nahlížení celý dokument nebo spis, je možné ho vytisknout (vytvořit neověřenou kopii), znečitelnit pasáže, s nimiž se žadatel nesmí seznámit, a poté ho předložit. Organizace stanoví konkrétní způsob nahlížení do dokumentů v digitální podobě včetně postupu zaměstnance organizace, pověřeného vedením elektronické spisu (úřední osoby) a odpovědného za předkládání dokumentů v digitální podobě k nahlížení (upraveno provozním řádem badatelny). Daňový subjekt je oprávněn nahlížet do svého daňového spisu, který je veden správcem daně, a to včetně svého osobního daňového účtu. Není však oprávněn nahlížet do úřední korespondence správce daně s jinými státními orgány, do rejstříků, zápisů a rozhodnutí sloužících výlučně pro potřeby správce daně. Pokud se však vyjádření (zpráva, informace) jiného státního orgánu stalo důkazem, právo daňového subjektu do takového důkazu nahlížet zůstává zachováno.
66
Daňová informační schránka: Správce daně, který je k tomu technicky vybaven, může poskytovat daňovému subjektu informace shromažďované ve spisu a na osobním daňovém účtu tohoto daňového subjektu rovněž prostřednictvím dálkového přístupu v rozsahu a členění, v jakém jsou tyto informace soustředěny v daňové informační schránce daňového subjektu (dále jen "schránka"), která je zřízena na základě žádosti daňového subjektu na technickém zařízení správce daně. Správce daně zveřejní způsobem podle § 56 odst. 2, zda je technicky vybaven pro zřízení schránky, včetně rozsahu a členění informací v této schránce soustřeďovaných. Žádost o zřízení nebo zrušení schránky podává daňový subjekt správci daně místně příslušnému podle § 13 odst. 1 pouze prostřednictvím datové zprávy opatřené uznávaným elektronickým podpisem. Správce daně zřídí nebo zruší schránku do 15 dnů od obdržení žádosti a vyrozumí o tom žadatele spolu s uvedením technických a provozních podmínek, které je nutné dodržovat při nahlížení do schránky. Správce daně z moci úřední zruší schránku, do které nebylo po dobu 3 let nahlíženo; o zrušení schránky daňový subjekt předem vhodným způsobem vyrozumí. Přístup k informacím soustředěným ve schránce je umožněn fyzické osobě, která je daňovým subjektem nebo která je oprávněna jménem daňového subjektu nebo za daňový subjekt jednat, na základě její přihlášky. Přihlášku lze podat správci daně, který schránku zřizuje, pouze prostřednictvím datové zprávy opatřené uznávaným elektronickým podpisem ve formátu a struktuře zveřejněné správcem daně. Správce daně do 15 dnů od obdržení přihlášky umožní přihlášené osobě přístup k informacím ve schránce prostřednictvím jejího uznávaného elektronického podpisu. O vyřízení přihlášky učiní správce daně úřední záznam do spisu daňového subjektu, jehož schránka byla předmětem přihlášky. Daňová informační schránka bude vytvořena jako samostatný soubor, do kterého lze nahlížet za stejných podmínek jako do elektronického spisu dle z.č. 500/2004 Sb., v platném znění. Skartace dokumentů: Skartační řízení je souhrn úkonů prováděných při plánovitém vyřazování dokumentů, které jsou po uplynutí skartačních lhůt pro činnost organizace dále nepotřebné nebo jejich využívání není soustavné. Současně se posuzuje i jejich význam. Skartační řízení se řídí závaznými skartačními předpisy platnými v době vzniku dokumentu. Skartační řízení se provádí minimálně jednou ročně komplexně za celou organizaci. Jeho předmětem jsou všechny dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a úřední razítka vyřazená z evidence z důvodu ztráty jejich platnosti nebo opotřebování. Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení Veřejnoprávní původce zařadí do skartačního řízení dokumenty a spisy, kterým uplynula skartační lhůta, nejde-li o převáděné dokumenty podle § 4 odst. 1 a dokumenty převáděné 67
autorizovanou konverzí dokumentů podle § 4 odst. 2. Veřejnoprávní původce do skartačního řízení zařadí také úřední razítka vyřazená z evidence. Veřejnoprávní původce zařadí do skartačního řízení dokumenty obsahující utajované informace19), které byly označeny skartačním znakem „S“, bez zrušení stupně utajení; pokud je pro účely posouzení dokumentů v rámci skartačního řízení nutné seznámit se s jejich obsahem a k jejich výběru není oprávněn příslušný bezpečnostní archiv, veřejnoprávní původce tyto dokumenty ze skartačního řízení vyřadí, změní u nich skartační lhůtu a zařadí je do skartačního řízení po zrušení stupně utajení a pominutí důvodu pro utajení informace. Veřejnoprávní původce nezařadí do skartačního řízení dokumenty obsahující utajované informace, které byly označeny skartačním znakem „A“, u nichž nelze zrušit stupeň utajení, po dobu trvání důvodů utajení, pokud není k jejich výběru oprávněn příslušný bezpečnostní archiv. Veřejnoprávní původce sestaví z evidence dokumentů vedené v listinné podobě seznam dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení. V seznamu dokumentů, které uspořádá podle spisových znaků, veřejnoprávní původce uvede odděleně dokumenty se skartačním znakem „A“ a dokumenty se skartačním znakem „S“. Dokumenty se skartačním znakem „V“ veřejnoprávní původce posoudí a zařadí k dokumentům se skartačním znakem „A“ nebo k dokumentům se skartačním znakem „S“. V seznamu veřejnoprávní původce dále uvede zejména charakteristiku obsahu dokumentů a spisů, období, z něhož pocházejí (rozsah let), skartační lhůtu a odkaz na označení jejich uložení při skartačním řízení. Veřejnoprávní původce sestaví z evidence dokumentů vedené v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby nebo ze samostatné evidence dokumentů vedené v elektronické podobě seznam dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení. Tento seznam je tvořen výstupem metadat podle schématu XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi elektronickým systémem
5.1.6 Elektronický podpis, časové razítko a autorizovaná konverze Elektronický podpis - údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojeném a které umožňují ověření totožnosti podepsané osoby ve vztahu k datové zprávě. Za elektronický podpis se v širším významu považuje i prosté nešifrované uvedení identifikačních údajů (např. jména, IČ) na konci textu v elektronické podobě, které zaručuje identifikaci (tedy jednoznačné určení) označené osoby. Zaručený elektronický podpis - údaje, které jsou připojeny k obsahu elektronického dokumentu a které jsou vytvořeny zvláštním postupem s využitím kryptografie - je jednoznačně spojen s podepisující osobou, umožňuje identifikaci podepisující osoby ve vztahu k datové zprávě, byl vytvořen a připojen k datové zprávě pomocí prostředků, které má podepisující osoba výhradně pod svojí kontrolou, je ke zprávě připojen takovým způsobem, že lze zjistit jakoukoliv následnou změnu zprávy.
68
Elektronická značka - je technicky (nikoliv právně) elektronický podpis, který byl vytvořen technickým zařízením - je jednoznačně spojena s označující osobou a umožňuje její identifikaci prostřednictvím kvalifikovaného systémového certifikátu, byla vytvořena a připojena k datové zprávě pomocí prostředku pro vytváření elektronických značek, které označující osoba může udržet pod svou výhradní kontrolou, je k datové zprávě, ke které se vztahuje, připojena takovým způsobem, že je možné zjistit jakoukoli následnou změnu dat. Komerční certifikát - ověření totožnosti uživatele při přihlašování do uzavřeného systému. Kvalifikovaný certifikát - má náležitosti uvedené zákonem o elektronickém podpisu a byl vydán poskytovatelem certifikačních služeb, splňujícím podmínky stanovené zákonem pro poskytovatele certifikačních služeb vydávajících kvalifikované certifikáty. Kvalifikované časové razítko - je datová zpráva, kterou vydal kvalifikovaný poskytovatel certifikačních služeb a která důvěryhodným způsobem spojuje data v elektronické podobě s časovým okamžikem a zaručuje, že uvedená data v elektronické podobě existovala před daným časovým okamžikem (náležitosti časového razítka viz §12b zákona o elektronickém podpisu). Elektronická veřejná listina je veřejná listina vydaná soudy ČR nebo jinými státními orgány v mezích jejich pravomoci, popř. listina, kterou zvláštní právní předpis prohlašuje za veřejnou a k její verifikaci je použit zaručený elektronický podpis na bázi kvalifikovaného certifikátu nebo elektronická značka na bázi kvalifikovaného systémového certifikátu (podrobněji o veřejných listinách viz Občanský řád soudní). Pokud přijde zpráva, která je elektronicky podepsána paní Marií Vomáčkovou, mohu se spolehnout na to, že zprávu podepsala skutečně paní Vomáčková, že od okamžiku podpisu zprávu nikdo nezměnil a také na to, že se paní Vomáčková, před tím než zprávu podepsala, seznámila s jejím obsahem. Pro zajištění těchto požadavků se v ČR využívá tzv. „zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb“, který je definován zákonem č. 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu. Tento podpis je v zákoně o elektronickém podpise označován též jako „uznávaný elektronický podpis“. Pro to, aby se někdo mohl elektronicky podepisovat, musí nejprve získat tzv. certifikát. Poté je třeba tento certifikát nainstalovat do počítače. Vlastníme-li nainstalovaný certifikát, můžeme elektronicky podepisovat v programech, které podporují používání elektronického podpisu – např. MS Outlook, MS Word nebo Adobe Acrobat. Podepsání dokumentu je většinou realizováno kliknutím na příslušnou ikonu, nebo vybráním příslušné volby v menu aplikace a zadáním PINu nebo hesla k certifikátu. Při ověřování podpisu se ověřuje následující: • Integrita dokumentu – dokument nebyl od okamžiku podpisu změněn (ověřuje • aplikace), • Vydavatel certifikátu – certifikát, na kterém je založen podpis vydala certifikační autorita, které důvěřujeme (tj. máme nainstalovány její kořenové certifikáty v systémovém úložišti kořenových certifikátů důvěryhodných certifikačních autorit), 69
• • •
Platnost kořenového certifikátu certifikační autority – ověřuje se interval platnosti a to, že certifikát nebyl zneplatněn, pokud je více nadřízených certifikátů, ověřují se takto všechny nadřízené certifikáty, Platnost certifikátu, na kterém je založen podpis – ověřuje se interval platnosti a to, že certifikát nebyl zneplatněn, Komu byl certifikát vydán (vždy ověřuje uživatel, nikdy aplikace).
Pokud máme nainstalovány příslušné kořenové certifikáty, dokáže většinu těchto úkonů automatizovaně zajistit aplikace.
Autorizovaná konverze: Autorizovanou konverzi dokumentů upravuje zákon 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů č. 300/2008 Sb. (účinný od 1. července 2009) zavedl pojem Autorizovaná konverze dokumentů (§22 - §26), kterým se rozumí úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru (dále jen „dokument obsažený v datové zprávě“), ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky, nebo úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě a ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky. Při konverzi dokumentů dochází k převedení dokumentu listinné podobě do elektronické (nebo naopak), ověření shody obsahu a připojení ověřovací doložky. Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se považuje za pravý, byl-li podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou elektronickou značkou osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentů a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. Ustanovení věty první se vztahuje i na dokumenty vzniklé z činnosti původců, kteří nejsou určenými původci razítkem. Konverzí se nepotvrzuje správnost a pravdivost údajů obsažených ve vstupu a jejich soulad s právními předpisy. Dokument, který provedením autorizované konverze dokumentů vznikl (výstup autorizované konverze dokumentů), není ověřenou kopií dokumentu, ze kterého byl pořízen, ale má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu, jehož převedením vznikl (vstup autorizované konverze dokumentů).
70
6 Kontrola, přestupky a sankce vyplývající z archivního zákona 6.1 Kontrola archivní a spisové služby 6.1.1 Práva kontroly archivní a spisové služby Kontrolu dodržování povinností na úseku archivnictví a výkonu spisové služby vykonávají podle zvláštního právního předpisu, nestanoví-li tento zákon jinak, a) Ministerstvo u 1. Národního archivu, 2. Archivu bezpečnostních složek 3. státních oblastních archivů, 4. ozbrojených sil, 5. bezpečnostních sborů, 6. specializovaných a bezpečnostních archivů zřízených ministerstvy, dalšími ústředními správními úřady, Kanceláří Poslanecké sněmovny, Kanceláří Senátu, Kanceláří prezidenta republiky, Českou národní bankou nebo zpravodajskými službami České republiky b) Národní archiv u 1. organizačních složek státu s celostátní působností a státních příspěvkových organizací zřízených těmito organizačními složkami státu a u jimi zřízených specializovaných archivů, s výjimkou organizačních složek státu a specializovaných archivů podle písmene a), 2. státních příspěvkových organizací zřízených zákonem a u jimi zřízených specializovaných archivů, 3. vědeckých výzkumných institucí, u kterých plní funkci zřizovatele Akademie věd České republiky nebo jiná organizační složka státu s celostátní působností, 4. právnických osob zřízených zákonem s celostátní působností a u jimi zřízených specializovaných archivů, 5. soukromých archivů, pokud je jejich zřizovatelem subjekt uvedený v § 46 odst. 1, a jejich zřizovatelů, 6. kulturně vědeckých institucí, pokud mají ve své péči archiválie, které vede v druhotné evidenci Národního kulturního dědictví Národní archiv, 7. vlastníků a držitelů archiválií uložených mimo archiv, které vede v základní evidenci Národní archiv, 8. u soukromoprávních původců, pokud jde o povinnost stanovenou v § 3 odst. 2.
71
c) Státní oblastní archivy podle své územní působnosti u 1. organizačních složek státu s územní působností vymezenou územím kraje, okresu nebo obce a státních příspěvkových organizací zřízených těmito organizačními složkami státu a u jimi zřízených specializovaných archivů, 2. státních podniků a u jimi zřízených specializovaných archivů, 3. územních samosprávných celků, u jimi zřízených archivů, u organizačních složek, příspěvkových organizací a jiných právnických osob zřízených nebo založených územními samosprávnými celky a u organizačních složek, příspěvkových organizací a jiných právnických osob, vůči kterým vykonává územní samosprávný celek funkci zřizovatele, 4. vysokých škol a u jimi zřízených specializovaných archivů, 5. škol a u jimi zřízených specializovaných archivů, 6. zdravotních pojišťoven, 7. veřejných výzkumných institucí s výjimkou veřejných výzkumných institucí, u kterých plní funkci zřizovatele Akademie věd České republiky nebo jiná organizační složka státu s celostátní působností, 8. právnických osob zřízených zákonem s územní působností vymezenou územím kraje, okresu nebo obce a u jimi zřízených specializovaných archivů, 9. kulturně vědeckých institucí, pokud mají ve své péči archiválie, které vede v druhotné evidenci Národního kulturního dědictví státní oblastní archiv, 10. soukromých archivů s výjimkou těch, u nichž provádí kontrolu Národní archiv, a jejich zřizovatelů, 11. vlastníků a držitelů archiválií uložených mimo archiv, které vede v základní evidenci státní oblastní archiv, 12. soukromoprávních původců, pokud jde o povinnost stanovenou v § 3 odst. 2, d) Archiv bezpečnostních složek u Ústavu pro studium totalitních režimů. Ministerstvo kontroluje bezpečnostní archivy pouze na základě výročních zpráv o činnosti. Kontrola je vykonávána archivními inspektory. Archivní inspektory z řad zaměstnanců ministerstva, Národního archivu nebo státního oblastního archivu pověřuje provedením kontroly příslušný ředitel útvaru ministerstva nebo archivu. Archivní inspektor na základě provedené kontroly je oprávněn rozhodnutím a) zakázat činnosti, které by mohly způsobit poškození nebo zničení dokumentů nebo archiválií, nebo b) uložit příslušná opatření k odstranění zjištěných nedostatků a k jejich nápravě. Proti rozhodnutí archivního inspektora se lze odvolat. Odvolání proti jeho rozhodnutí nemá odkladný účinek. O odvolání rozhoduje ten, kdo archivního inspektora výkonem kontroly pověřil. Archivní inspektoři se při kontrole prokazují oprávněním ke kontrolní činnosti, které vystavuje ten, kdo je výkonem kontroly pověřil.
72
6.1.2 Přestupky v archivní a spisové službě Fyzická osoba se dopustí přestupku tím, že a) neoznámí písemně předem ministerstvu zamýšlenou změnu umístění archiválie nebo převod vlastnictví anebo bez zbytečného odkladu neoznámí přechod vlastnictví k archiválii, která se stala předmětem zahájeného správního řízení o uznání za archivní kulturní památku, b) řádně nepečuje o archiválii, neudržuje ji v dobrém stavu, nechrání ji před poškozením, znehodnocením, zničením, ztrátou a odcizením, nebo ji užívá způsobem, který neodpovídá jejímu stavu, c) neoznámí neprodleně a předem Národnímu archivu nebo příslušnému státnímu oblastnímu archivu zamýšlený převod vlastnictví k archiválii nebo uzavření smlouvy o úschově archiválie, d) nenabídne archiválii přednostně ke koupi České republice, e) vyveze bez povolení ministerstva nebo v rozporu s ním archiválii z území České republiky, f) nedoveze archiválii zpět do České republiky ve stanovené lhůtě a nepoškozenou, g) vyveze archiválii, která je předmětem řízení o prohlášení za archivní kulturní památku nebo za národní kulturní památku, z území České republiky, h) vyveze bez souhlasu vlády nebo v rozporu s ním z území České republiky archiválii prohlášenou za národní kulturní památku, i) nepořídí bezpečnostní kopii archiválie, j) nezabezpečí archivní kulturní památku a národní kulturní památku proti přístupu nepovolaných osob, k) nezajistí neprodleně na základě povolení a způsobem stanoveným ministerstvem konzervaci a restaurování poškozené a ohrožené archivní kulturní památky a národní kulturní památky, l) zničí dokumenty bez souhlasu příslušného archivu, m) poruší povinnost zachovávat mlčenlivost, n) jako správce archiválií neposkytne ministerstvu nebo Národnímu archivu anebo státnímu oblastnímu archivu údaje nezbytné pro vedení základní a druhotné evidence archiválií. Likvidátor se dopustí přestupku tím, že neprovede řádné skartační řízení nebo neumožní výběr archiválií. Právnické osobě nebo podnikající fyzické osobě, která při výkonu podnikatelské činnosti nebo v přímé souvislosti s ní a) neuchovává dokumenty nebo neumožní oprávněné osobě provést výběr archiválií, b) neoznámí písemně předem ministerstvu zamýšlenou změnu umístění archiválie nebo převod vlastnictví anebo bez zbytečného odkladu neoznámí přechod vlastnictví k archiválii, která se stala předmětem zahájeného správního řízení o uznání za archivní kulturní památku, c) řádně nepečuje o archiválii, neudržuje ji v dobrém stavu, nechrání ji před poškozením, znehodnocením, zničením, ztrátou a odcizením, nebo ji užívá způsobem, který neodpovídá jejímu stavu,
73
d) neoznámí neprodleně a předem Národnímu archivu nebo příslušnému státnímu oblastnímu archivu zamýšlený převod vlastnictví k archiválii nebo uzavření smlouvy o úschově archiválie, e) nenabídne archiválii přednostně ke koupi České republice, f) vyveze bez povolení ministerstva nebo v rozporu s ním archiválii z území České republiky, g) nedoveze archiválii zpět do České republiky ve stanovené lhůtě a nepoškozenou, h) vyveze archiválii, která je předmětem řízení o prohlášení za archivní kulturní památku nebo za národní kulturní památku, z území České republiky, i) vyveze bez souhlasu vlády nebo v rozporu s ním z území České republiky archiválii prohlášenou za národní kulturní památku, j) nepořídí bezpečnostní kopii archiválie prohlášené za archivní kulturní památku nebo za národní kulturní památku, k) nezabezpečí archivní kulturní památku a národní kulturní památku proti přístupu nepovolaných osob, l) nezajistí neprodleně na základě povolení a způsobem stanoveným ministerstvem konzervaci a restaurování poškozené a ohrožené archivní kulturní památky a národní kulturní památky, m) zničí dokumenty bez souhlasu příslušného archivu, n) jako správce archiválií neposkytne ministerstvu nebo Národnímu archivu anebo státnímu oblastnímu archivu údaje nezbytné pro vedení základní a druhotné evidence archiválií, o) nevykonává spisovou službu, ačkoli jí to tento zákon ukládá, popřípadě nezajistí odbornou správu dokumentů vzešlých z její činnosti nebo z činnosti právních předchůdců této právnické osoby, p) nevydá skartační a spisový řád, ačkoli jí to tento zákon ukládá, q) nedodrží podmínky pro ukládání dokumentů, nebo r) jako právní nástupce neprovede řádné skartační řízení nebo neumožní výběr archiválií,
6.1.3 Sankce za přestupky V řízení o přestupcích se postupuje podle zvláštního právního předpisu. Právnická osoba za správní delikt odpovídá bez ohledu na zavinění. Právnická osoba za správní delikt neodpovídá, jestliže prokáže, že vynaložila veškeré úsilí, které bylo možno požadovat, aby porušení právní povinnosti zabránila. Při určení výměry pokuty právnické osobě se přihlédne k závažnosti správního deliktu, zejména ke způsobu jeho spáchání, jeho následkům a k okolnostem, za nichž byl spáchán. Odpovědnost právnické osoby za správní delikt zaniká, jestliže Národní archiv nebo státní oblastní archiv o něm nezahájil řízení do 2 let ode dne, kdy se o něm dozvěděl, nejpozději však do 5 let od dne, kdy ke správnímu deliktu došlo. Přestupky a správní delikty právnických osob podle tohoto zákona projednává v prvním stupni Národní archiv nebo státní oblastní archiv v rozsahu své působnosti. Příjem z pokut je příjmem státního rozpočtu. Pokuty vybírá a vymáhá místně příslušný územní finanční úřad. Při vybírání a vymáhání uložených pokut se postupuje podle zákona o správě daní a poplatků. 74
Sankce za přestupek pro fyzické osoby: Za přestupek podle odstavce 1 písm. a), c), d), e) a i) lze uložit pokutu do 5 000 Kč, za přestupek podle odstavce 1 písm. f), k) a n) lze uložit pokutu do 50 000 Kč, za přestupek podle odstavce 1 písm. b), g), j) a m) lze uložit pokutu do 100 000 Kč a za přestupek podle odstavce 1 písm. h) a l) lze uložit pokutu do 250 000 Kč. Za přestupek podle odstavce 2 lze uložit pokutu do 50 000 Kč. Sankce za přestupek pro právnické osoby: Za přestupek se uloží pokuta do 5 000 Kč, jde-li o správní delikt podle písmen a), b), d), e), f) a j), pokuta do 50 000 Kč, jde-li o správní delikt podle písmen g), l), n), o), p), q) a r), pokuta do 100 000 Kč, jde-li o správní delikt podle písmen c), h) a k), a pokuta do 250 000 Kč, jde-li o správní delikt podle písmen i) a m).
75
7 Závěr Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zakládá v § 3 odst. 1 a v § 63 odst. 1 a 2 povinnost vést spisovou službu, uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií z těchto dokumentů. Povinnost vykonávat spisovou službu je vztažena na tzv. veřejnoprávní původce, stanovené podle § 3 odst. 1 písm. a) až e) a i) až m) zákona, a dále jsou k nim přiřazeny kraje, hlavní město Praha, obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem a konečně městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti obce se stavebním úřadem nebo matričním úřadem. Vyjmenovaní původci dokumentů se nazývají podle § 63 odst. 1 zákona určenými původci. Veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. a ) až e ) a i) až m) vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby. Pokud neprováděli evidenci dokumentů nebo nevykonávali spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby, jsou povinni vést evidenci dokumentů v elektronické podobě nejpozději od 1. ledna 2010 a vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nejpozději od 1. července 2010. Takto vykonávaná spisová služba nemusí do 30. června 2012 splňovat požadavky zákona, a tedy ani požadavky národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. Povinnost vykonávat spisovou službu v omezeném rozsahu podle ustanovení § 63 odst. 2 zákona mají obce neuvedené v § 63 odst. 1 zákona a veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. g) a h) zákona. Obcím s výjimkou hlavního města Prahy a veřejnoprávním původcům uvedeným v § 3 odst. 1 písm. g) a h) zákona dává ustanovení § 63 odst. 3 věta druhá téhož zákona na výběr, zda povedou spisovou službu v listinné podobě či v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby. Ustanovení § 63 odst. 4 se na ně proto nepoužije. Pokud vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby, tyto systémy musí s účinností od 1. července 2012 splňovat požadavky zákona č. 499/2004 Sb. ve znění účinném od 1. července 2009. Školy a školská zařízení vykonávají spisovou službu povinně tehdy, jsou-li zapsány Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy do školského rejstříku, vedeného podle § 141 zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů, a to bez ohledu na jejich zřizovatele (povinnost se proto týká mj. soukromých a církevních škol, jsou-li registrovány). Mateřské školy, výchovná a ubytovací zařízení a zařízení školního stravování vykonávají spisovou službu jen tehdy, jsou-li přímou součástí veřejnoprávního původce povinného vést spisovou službu [např. školy nebo školského zařízení podle § 63 odst. 1 písm. j) zákona]. Zdravotní pojišťovny mají podle § 63 odst. 1 písm. a) povinnost vykonávat spisovou službu. 76
Zdravotnická zařízení vedou spisovou službu tehdy, jsou-li státními příspěvkovými organizacemi podle § 3 odst. 1 písm. d) zákona, organizačními složkami územních samosprávných celků podle § 3 odst. 1 písm. g) zákona, právnickými osobami zřízenými nebo založenými samosprávnými celky podle 2 § 3 odst. 1 písm. h) zákona, veřejnými výzkumnými institucemi podle § 3 odst. 1 písm. l) zákona nebo právnickými osobami zřízenými zákonem podle § 3 odst. 1 písm. m) zákona, přičemž zdravotnická zařízení podle písmen g) a h) vedou spisovou službu jen v rozsahu § 63 odst. 2 zákona a podle § 63 odst. 3 téhož zákona ji mohou vykonávat v listinné podobě. To je samozřejmě nezbavuje povinnosti vůči příslušným archivům vzhledem k povinnosti, dané jim vyhláškou č. 385/2006 Sb., o zdravotnické dokumentaci, ve znění pozdějších předpisů. Notáři nemají povinnost vést spisovou službu, podle § 3 odst. 1 písm. n) zákona jsou však povinni vyřazovat dokumenty ve skartačním řízení. V souvislosti s výše uvedeným je nutné upozornit na § 4 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, kterým jsou samostatně určeni adresáti této vyhlášky, a to s přihlédnutím k tomu, aby výkon spisové služby byl prováděn za stejných podmínek a jednotným způsobem bez ohledu na to, zda je spisová služba vykonávaná v plném nebo přesně vymezeném rozsahu, i bez ohledu na to, zda původci jsou v souvislosti s výkonem spisové služby zákonem uloženy rozdílné související povinnosti, lhůty nebo umožněna možnost volby způsobu vedení spisové služby.
77
8 Literatura použitá a doporučená: 1. Jaroslava Hoffmannová, Archivy a archiváři v českých zemích, in: J. Hoffmannová J. Pražáková, Biografický slovník archivářů českých zemí, Praha 2000 2. Dějiny ústředního archivu českého státu, Praha 1992 3. Rudolf Koss, Archiv koruny české I. Dějiny archivu, Praha 1939 4. Oznámení Ministerstva vnitra, kterým se zveřejňuje národní standard pro elektronické systémy spisové služby Č. j. MV-93214-3/AS-2010 5. Návod k provádění státní kontroly státními archivy Čj.: AS-1199/3-2006 6. Metodický návod č. 1/2009 odboru archivní správy a spisové služby MV k vedení evidence Národního archivního dědictví podle vyhlášky č. 645/2004 Sb., ve znění vyhlášky č. 192/2009 Sb., kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů 7. VYHLÁŠKA č. 259 ze dne 20. července 2012 o podrobnostech výkonu spisové služby 8. Metodický návod pro zpracování spisového řádu obce s rozšířenou působností, vedoucí spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby (Č. j. MV-52207-1/AS-2010) 9. ZÁKON č. 499 ze dne 30. června 2004 o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů v platném znění.
78
