Modul ke:
02
Strategi Organisasi, Struktur Proyek, Budaya Proyek Manajemen Proyek
Fakultas
Ekonomi & Bisnis Program Studi
Manajemen
Deva Prudensia Setiawan, S.T., M.M.
Isi Manajemen Proyek – Organisasional Konteks Strategi Organisasi Struktur Proyek Budaya Proyek
Pengantar Organisasional Konteks Di dalam organisasi apa pun, manajemen proyek yang berhasil adalah kontekstual, artinya organization itself matters. Strateginya, strukturnya, dan budayanya; masing-masing memainkan bagian integral, dan semuanya itu menciptakan lingkungan yang menyebabkan suatu proyek berhasil atau gagal.
Pengantar Organisasional Konteks Kebijaksanaan Organisasi, strukturnya, budayanya, dan sistem operasinya dapat bekerja untuk mendukung dan meningkatkan manajemen proyek atau bisa juga bekerja menghambat suatu proyek untuk bisa berjalan efektif.
Pengantar Organisasional Konteks Sebelum proyek dimulai, manajer proyek dan anggota tim harus tahu pasti dan jelas mengenai struktur organisasinya. Hubungan Pelaporan harus spesifik; aturan dan prosedur dalam menjalankan proyek harus sudah rampung; isu apapun terkait staffing tim proyek harus teridentifikasi.
Pengantar Organisasional Konteks Dalam kebanyakan organisasi, proyek dan praktek manajemen proyek bukanlah operasional yang normal. Biasanya ada diluar dari aktivitas formal ataupun aktivitas berorientasi proses yang terkait banyak departemen. Akibatnya, kebanyakan perusahaan secara struktur tidak memungkinkan penyelesaian proyek dengan lancar dan sukses dalam kaitannya dengan aktivitas perusahaan berikutnya.
Pengantar Organisasional Konteks Tantangan utamanya adalah menemukan bagaimana manajemen proyek paling baik dapat diterapkan, tidak peduli struktur perusahaan apa yang telah diadopsi.
Strategi Organisasi Manajemen Proyek Strategi Organisasi, Struktur Proyek, Budaya Proyek
Strategi Organisasi Proyek dan Strategi Organisasional Manajemen Stakeholder Mengidentifikasi stakeholder proyek Mengelola stakeholder
Strategi Organisasi Proyek dan Strategi Organisasional: Mengacu pada manajemen strategic
Membangun pernyataan visi dan misi Formulasi, implementasi, dan evaluasi Membuat keputusan cross-functional Mencapai tujuan
Strategi Organisasi Mission Objective
Strategy
Goals
Programs
Strategi Organisasi Manajemen Stateholder: Analisis stakeholder merupakan alat bantu (tools) yang berguna untuk menggambarkan beberapa konflik yang tampaknya tidak terhindarkan akan terjadi selama rencana disusun dan peluncuran proyek baru. Stakeholder proyek adalah semua individual atau kelompok yang memiliki kepentingan aktif dalam proyek dan secara potensial dapat mempengaruhi secara positif atau negatif pengembangan proyek.
Strategi Organisasi Identifikasi stakeholder proyek: Internal: manajemen puncak, akunting, manajer fungsional lainnya, anggota tim proyek Eksternal: konsumen, pesaing, pemasok, lingkungan Mengelola stakeholder: Menilai lingkungan Identifikasi sasaran dari para pelaku utama Menilai kapabilitas sendiri Mendefinisikan masalah Mengembangkan solusi Uji dan perbaiki solusi
Struktur Proyek Manajemen Proyek Strategi Organisasi, Struktur Proyek, Budaya Proyek
Struktur Proyek Struktur Organisasional Bentuk struktur organisasional
Organisasi Fungsional Organisasi Proyek Organisasi Matriks Berpindah ke Organisasi Proyek kelas berat
Kantor Manajemen Proyek
Struktur Proyek Struktur Organisasional: Struktur organisasional dirancang menunjukkan hubungan pelaporan formal, berikut jumlah tingkatan dalam hirarki dan rentang kendali dari manajer dan supervisor. Struktur organisasional mengidentifikasi pengelompokkan individual menjadi departemen dan departemen-departemen menjadi organisasi keseluruhan. Struktur organisasional mencakup rancangan sistem untuk menjamin komunikasi, koordinasi, dan integrasi yang efektif dalam upaya antar departemen.
Struktur Proyek Bentuk struktur organisasional: Beberapa jenis struktural yang umum antara lain: Organisasi Fungsional: perusahaan terstruktur dengan mengelompokkan orang yang melakukan aktivitas serupa dalam departemen-departemen. Organisasi Proyek: perusahaan terstruktur dengan mengelompokkan orang kedalam tim proyek untuk tugas sementara. Organisasi Matriks: perusahaan terstruktur dengan menciptakan dual hirarki dimana fungsi dan proyek mempunyai kepentingan yang sama.
Struktur Proyek Kantor Manajemen Proyek: Kantor Manajemen Proyek (Project Management Office – PMO) adalah unit terpusat dalam organisasi atau departemen yang mengamati atau memperbaiki manajemen proyek-proyek. Kantor Manajemen Proyek merupakan center of excellence dalam manajemen proyek, bisa berupa entitas organisasi yang terpisah atau pun subunit yang membantu manajer proyek mencapai sasaran proyek dengan menyediakan keahlian yang langsung pada tugas-tugas manajemen proyek yang vital, seperti penjadwalan, alokasi sumber daya, monitoring, dan kendali proyek.
Budaya Proyek Manajemen Proyek Strategi Organisasi, Struktur Proyek, Budaya Proyek
Budaya Proyek Salah satu karakteristik unik dari organisasi adalah bagaimana masing-masing berkembang sesuai cara pandangnya sendiri, kebijakan dan prosedur dalam operasionalnya, juga pola berpikir, sikap, dan norma-norma perilakunya. Setiap organisasi berkembang dengan cara sendiri dalam indoktrinasi pegawai-pegawainya, dan tanggapan terhadap peluang dan ancaman lingkungan, serta perilaku operasional yang mendukung atau menghambat.
Budaya Proyek Budaya dapat dilihat sebagai kumpulan atau pembelajaran yang dibagikan dalam sebuah kelompok, dan pengaruhnya bagaimana kecenderungan kelompok akan menanggapi pada situasi yang berbeda. Ini tercakup pula dalam budaya organisasional. “... solusi atas masalah eksternal dan internal yang bekerja secara konsisten bagi sebuah kelompok dan karena itu, diajarkan pada anggota kelompok yang baru sebagai cara yang benar dalam berpikir, menilai, dan merasakan terkait dengan masalahmasalah tersebut.”
Budaya Proyek Beberapa karakteristik budaya proyek ini:
Tidak tertulis Aturan perilaku Dipegang oleh beberapa subset organisasi Diajarkan pada semua anggota baru
Budaya Proyek Beberapa kekuatan yang mempengaruhi budaya proyek: Teknologi Lingkungan Lokasi geografis Sistem penggajian Aturan dan Prosedur Anggota organisasi utama Critical incidents
Budaya Proyek Apa implikasi budaya organisasional pada proses manajemen proyek? Interaksi departemen: bagaimana departemen diharapkan untuk berinteraksi dan mendukung satusama-lainnya untuk mencapai sasaran proyek. Komitmen pegawai pada sasaran: ketika ada sasaran lain yang menyibukkan mereka. Perencanaan proyek: bagaimana pekerjaan diperkirakan atau bagaimana sumber daya ditugaskan pada proyek. Evaluasi kinerja: mengevaluasi kinerja dan bagaimana hasil dari proyek.
Terima Kasih Deva P. Setiawan, S.T., M.M.
