BAB 2 ORGANISASI PROYEK KONSTRUKSI

BAB 2 ORGANISASI PROYEK KONSTRUKSI

2.1

Pendahuluan

1. Tujuan Instruksional a) Memahami dan mengerti tentang organisasi b) Mengerti tujuan pengelolaan proyek serta menguasai karakteristik proyekproyek konstruksi, unsur-unsur yang terlibat 2. Materi Kuliah (Pokok Bahasan) a) Pengertian organisasi b) Bentuk/tipe organisasi c) Organisasi proyek d) Organisasi lapangan

2.2

Pengertian Organisasi

Ketika dua orang atau lebih dalam suatu kelompok kerja yang tidak terlalu besar yang menangani suatu pekerjaan secara bersama-sama mereka ini dapat jadi mecapai hasil yang baik sesuai dengan yang direncanakan. Tetapi bila keterlibatan orang-orang yang bekerja semakin banyak, misalnya di dalam suatu perusahaan dengan bidang kerja masing-masing yang berbeda maka sudah barang tentu diperlukan suatu ornganisasi kerja yang dapat mengatur kegiatan yang satu dengan yang lainnya secara terpadu. Dengan organisasi kerja yang baik diharapkan akan memberikan hasil efisiensi yang tinggi dan tepat waktu. Oleh karena itu pemberian organisasi di dalam pekerjaan Teknik Sipil merupakan suatu keharusan. Beberapa pendapat mengenai definisi organisasi (Sugeng DJ, 1991), antara lain dapat dikemukakan sebagai berikut ini: 1. Money, YD : Organisasi ialah bentuk setiap kerja sama manusia untuk pencapaian tujuan bersama. 2. Mc. Farland : Organisasi ialah suatu kelompok manusia tertentu yang mengembangkan usahanya untuk pencapaian suatu tujuan. Pengelolaan dan Pengendalian Proyek – PDTS – SV - UGM

2-1

3. Dimock : Organisasi ialah perpaduan secara sistematis dari bagian-bagian yang saling berkaitan untuk membentuk suatu kesatuan yang bulat melalui wewenang koordinasi dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan. Dari uraian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah kumpulan sekelompok orang yang bekerja dengan bidang keahlian masing-masing secara bersamasama untuk mencapai tujuan yang sama agar mendapatkan nilai efisiensi kerja dan tepat waktu. Ada beberapa keuntungan dari organisasi yaitu: a. sebagai pembagi tugas antara masing-masing yang terlibat dalam kegiatan, b. koordinasi masing-masing unit kegiatan dapat berjalan dengan lancar, c. penempatan tenaga ahli sesuai dengan spesialisasi, d. pengawasan pimpinan terhadap bawahan dapat dilakukan dengan mudah.

2.3

Bentuk/Tipe Organisasi

Pada saat masing-masing bagian pekerjaan dilaksanakan adalah penting untuk menggambarkan tujuan organisasi secara sederhana yang dapat menunjukkan hubungan kegiatan antara personil satu dengan yang lainnya. Ada tiga tipe/bentuk organisasi yang umum ditemui yaitu sebagai berikut ini: 1. Organisasi Garis (“Line Organization”) Organisasi garis yaitu setiap pekerjaan di bawah pengawasan dan perintah langsung pimpinan. Pimpinan mempunyai kewenangan yang penuh untuk menjalankan roda kegiatan organisasi. Organisasi garis ini paling umum ditemui dalam pekerjaan konstruksi yang tidak terlalu besar.

Gambar 2.1 Struktur organisasi garis

2. Organisasi Garis dan Staf (“Line and Staff Organization”)

Pengelolaan dan Pengendalian Proyek – PDTS – SV - UGM

2-2

Organisasi garis ini digunakan dalam proyek yang lebih luas. Disini fungsi control sebagian sudah ada pelimpahan kewenangan pada staf yang berada di bawah pimpinan. Setiap bagian/pekerja mempunyai tugas dan tanggung jawab sendiri-sendiri. Sudah ada hubungan antara pekerja bagian bawah dengan pimpinan. Sebagai contoh struktur tipe ini dapat dilihat pada Gambar 2.2 di bawah ini

Gambar 2.2 Struktur organisasi garis dan staff

3. Organisasi Staf/Fungsional Organisasi ini melibatkan lebih banyak bagian-bagian/divisi-divisi dimana masingmasing bagian/divisi sudah mempunyai kewenangan sendiri-sendiri. Kewenangan ini diberi pada pimpinan tingkat di atasnya. Untuk aktivitas-aktivitas khusus, kewenangan pimpinan tingkat atasnya dapat berlangsung melalui saluran-saluran lain sesuai dengan struktur formal yang telah ditetapkan. Didalam gambar dapat dilihat bahwa untuk aktivitas-aktivitas tertentu yang berhubungan dengan tugas Direktur 1, disamping dia telah mempunyai unit-unit sebagai pembantu langsung, tetapi direktur 1 beserta pembantunya dapat saja berhubungan dengan unit-unit di bawah direktur 2.

Gambar 2.3 Struktur organisasi staff fungsional

4. Organisasi Matriks


2-3

Organisasi matriks dimaksudkan untuk menjembatani hubungan menyeluruh antara kegiatan perkembangan dan kegiatan proyek/lapangan. Struktur ini menggambarkan mekanisme arus kerja, wewenang, tanggung jawab, koordinasi dan komunikasi dapat terlaksana secara tegak lurus, mendatar dan menyilang. Dengan demikian berbagai disiplin dalam perusahaan dapat dipadukan untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan. Organisasi ini juga diharapkan dapat memberikan tanggapan yang tepat terhadap kebutuhan proyek.

Gambar 2.4 Struktur organisasi matriks

2.4

Organisasi Proyek

Organisasi proyek yang menggambarkan hubungan antara orang-orang/badan usaha yang terlibat dalam pelaksanaan pekerjaan bangunan di lapangan. Ada dua bentuk organisasi yang digunakan saat ini pada proyek konstruksi yaitu: organisasi proyek konvensional dan organisasi proyek manajemen konstruksi.

2.4.1

Organisasi Proyek Konvensional

Organisasi proyek konvensional yaitu organisasi yang sudah lazim berlaku pada pelaksanaan proyek di lapangan. Dalam bentuk yang sederhana ada empat unsur yang terlibat yaitu: 1. Pemberi tugas/pemilik proyek,


2-4

2. Perencana, 3. Pengawas, 4. Kontraktor. Dalam bentuk bagan dapat dilihat di bawah ini

Gambar 2.5 Struktur organisasi proyek konvensional

Hubungan antara masing-masing unsur pelaksana proyek yaitu sebagai berikut: a. Pemilik dengan perencana Terikat dengan suatu kontrak kerja. Pemilik berkewajiban membayar hasi kerja perencanaan, dan perencana berkewajiban membuat perencanaan lengkap sehingga pekerjaan dapat dilaksanakan di lapangan. b. Pemilik dan pengawas Terikat dengan suatu kontrak kerja. Pemilik berkewajiban membayar hasil kerja pengamasan yang biasanya hasi kerja pengawas berupa “man-month” tenaga. Pengawas berpegang pada standart spesifikasi sehingga kualitas pekerjaan dapat terjamin dan mempunyai kewajiban memberi laporan baik kualitas maupun kuantitas. c. Pemilik dan Pelaksana Terikat dengan suatu kontrak kerja. Pemilik berkewajiban membayar hasil pekerjaan pelaksana berupa pekerjaan fisik di lapangan. Pelaksana berkewajiban menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan rencana waktu dan sesuai persyaratan kualitas maupun kuantitas. d. Perencana, Pengawas dan Pelaksana Pengelolaan dan Pengendalian Proyek – PDTS – SV - UGM

2-5

Tidak ada ikatan kontrak kerja. Masing-masing unsur berdiri sendiri-sendiri sesuai dengan bidang kerja dan tanggung jawab. Bila diperlukan pengawas dapat mengadakan konsultasi dengan perencana. Pengawas secara berkala mengadakan koordinasi dengan pelaksana guna kelancaran pekerjaan. Pihak pelaksana tidak mempunyai hubungan langsung dengan perencana.

2.4.2

Organisasi Proyek Manajemen Konstruksi

Semakin berkembang dan kompleknya tugas-tugas yang terdapat pada pekerjaan konstruksi, dewasa ini dirasakan struktur organisasi yang konvensional tidak lagi mampu mengkoordinasikan seluruh tugas-tugas yang ada. Untuk proyek-proyek yang besar yang harus dilaksanakan oleh beberapa kontraktor maka pemilik proyek dapat memberikan kepercayaan penuh pada suatu badan yang disebut Manajemen Konstruksi (MK) yang bertindak dan atas nama pemilik sebagai manajer. Struktur organisasi yang menggambarkan manajemen konstruksi ini dapat dilihat seperti dibawah ini.

Gambar 2.6 Struktur organisasi manajemen konstruksi

Manajemen Konstruksi bertanggung jawab kepada pemilik proyek untuk mengkoordinasi seluruh kegiatan yang terpadu yang dimulai dari tahap awal/perencanaan sampai pada penyelesaian akhir proyek. Pada struktur di atas ada empat unsur yang terlibat dalam pelaksanaan pembangunan yaitu: Pemilik Proyek, Tim Manajemen Konstruksi, Perencana dan Kontraktor. Pada struktur organisasi ini peran “Tim Manajemen Konstruksi” dapat diuraikan sebagai berikut: 1) Bekerja sama dengan pemilik dan perencana sejak awal desain sampai pada penyelesaian konstruksi.


2-6

2) Bertindak sebagai pimpinan konstruksi dalam segala hal yang berkaitan dengan hal konstruksi. 3) Memberikan rekanan mengenai penyempurnaan desain, teknologi, konstruksi, penjadwalan serta segi ekonomi. 4) Mengusulkan anggaran biaya, jadwal dan persyaratan kualitas pada tahap pelaksanaan. 5) Mengadakan koordinasi semua pekerjaan kontraktor-kontraktor, baik berupa pembayaran perubahan tuntutan, tagihan serta pengawasan. 6) Memberikan informasi mengenai keadaan proyek kepada pemilik. Dalam praktek ada dua kemungkinan langkah yang akan ditempuh oleh pemilik proyek dalam pengadaan jasa perencana dan MK. I. Pemilik mengadakan kontrak terlebih dahulu dengan MK, kemudian baru kontrak dengan perencana. II. Pemilik mengadakan kontrak lebih dahulu dengan perencana, setelah perencana selesai baru mengadakan kontrak dengan MK. Kedua langkah tersebut punya keuntungan dan kerugian. Struktur seperti gambar di atas masih mempunyai kelemahan yaitu: meskipun perusahaan MK dapat dikatakan sebagai pimpinan dari tim pelaksana proyek, tetapi secara hukum MK tidak mempunyai kewenangan yang melebihi beberapa kontraktor. Apabila terjadi perselisihan atau gangguan dalam proses antar unsur pelaksana yang terlibat boleh jadi akan timbul kemacetan. Penyelesaian jalan keluarnya dapat dibuat struktur seperti gambar di bawah ini.

Gambar 2.7 Organisasi MK dengan kontraktor utama


2-7

Pada struktur ini “Kontraktor Utama” secara penuh bertanggung jawab terhadap selesainya pekerjaan sub kontraktor, tetapi sub kontraktor bukan merupakan bagian dari struktur organisasi. Tetapi struktur ini jarang digunakan karena secara prinsip mempunya dua kekurangan yaitu: 1. ada pengeluaran/pembiayaan yang ganda untuk kontraktor utama dan pajak sub kontraktor. 2. keberadaan tugas MK dan kontraktor utama kemungkinan dapat saling tumpang tindik atau saling lempar tanggung jawab.

2.5

Organisasi Lapangan

Organisasi lapangan yaitu suatu kumpulan tim organisasi yang bertugas khusus untuk menjamin kelancaran kegaiatan lapangan, yang fungsi pokoknya yaitu: pengawasan, pelaksanaan dan administrasi. Bentuk organisasi ini disesuaikan dengan jenis konstruksi pekerjaan yang akan dilaksanakan. Oleh karena itu ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan bentuk struktur organisasi yang akan digunakan antara lain: 1. perbedaan ragam kerja, 2. kekhususan bidang kerja, 3. kondisi tenaga kerja, 4. persoalan-persoalan yang mungkin dihadapi. Untuk organisasi yang menggunakan jasa, MK biasanya MK inilah yang menentukan dan menetapkan suatu organisasi lapangan yang sesuai sehingga hubungan antara pemilik, perencana dan kontraktor dapat berjalan lebih efektif, dan umumnya bentuk organisasi yang sesuai di lapangan yaitu: “Organisasi fungsional dan staff”. Unsur-unsur yang terlibat selama pelaksanaan pekerjaan berlangsung dalam skala proyek yang cukup besar yaitu: a. perencanaan konstruksi b. pengawas lapangan c. perencana biaya d. kontrol biaya dan schedule e. administrasi kontrak f. pengawas kualitas dan kontrol g. administrasi program keselamatan kerja Pengelolaan dan Pengendalian Proyek – PDTS – SV - UGM

2-8

h. perencanaan tenaga kerja i. perencanaan peralatan j. publik relation (humas) k. pelayanan masa pemeriksaan Bentuk organisasi yang lengkap seperti ini dapat dilihat pada bagan struktur di bawah ini.

Gambar 2.8 Struktur organisasi lapangan

2.5.1

Organisasi Tradisional

Ciri-ciri bentuk organisasi semacam ini adalah: 1. Konsultan perencana terpisah 2. Kontraktor utama tunggal 3. Banyak melibatkan subkontraktor atau dikerjakan sendiri oleh kontraktor utama 4. Jenis-jenis kontrak biasanya diterapkan: harga tetap (fixed cost), harga satuan (unit price), maksimum bergaransi, kontrak biaya tambah-upah tetap.


2-9

Gambar 2.9 Bentuk organisasi tradisional

2.5.2

Organisasi Swakelola (PembangunanPemilik)

Ciri-ciri bentuk organisasi proyek swakelola adalah: 1. Pemilik proyek bertanggung jawab atas perencanaan dan pelaksanaan proyek (bertindak sebagai konsultan perencana dan kontraktor) 2. Pekerjaan dapat dilaksanakan dengan kemampuan sendiri secara fakultatif atau dilaksanakan oleh kontraktor/subkontraktor. 3. Jenis kontrak yang diterapkan: harga tetap, harga satuan, kontrak yang dinegosiasikan.

Gambar 2.10 Bentuk organisasi swakelola


2-10

2.5.3

Organisasi Proyek Putar Kunci (TurnKey Project)

Gambar 2.11 Bentuk organisasi putar kunci

Ciri-ciri bentuk organisasi proyek putar kunci di mana konsultan-kontraktor berfungsi sebagai perencana dan pelaksanaan adalah: 1. Satu perusahaan yang bertanggung jawab baik untuk perencanaan maupun pelaksanaan konstruksi. 2. Melibatkan kontraktor spesialis. 3. Jenis kontrak yang diterapkan: harga tetap, harga maksimum bergaransi, kontrak konstruksi desain dengan biaya tambah upah tetap. Organisasi proyek memisahkan kegiatan perencanaan dengan kegiatan pengawasan pelaksanaan proyek. Ciri-ciri bentuk organisasi putar kunci dimana konsultan-kontraktor berfungsi sebagai perencana dan pengawas adalah: a. Pihak yang bertanggung jawab terhadap kegiatan perencanaan berbeda dengan pihak yang bertanggung jawab terhadap pengawasan. b. Jenis kontrak yang diterapkan: harga tetap, harga maksimum bergaransi, kontrak konstruksi desain dengan biaya tambah upah tetap.


2-11

2.5.4

Organisasi yang Memisahkan Perencanaan – Pengawasan

Gambar 2.12 Bentuk organisasi memisahkan perencanaan dengan pengawasan

2.5.5

Organisasi Proyek Menggunakan Konsultan Manajemen

Ciri-ciri bentuk organisasi proyek yang menggunakan konsultan manajemen sebagai manajer konstruksi adalah manajer konstruksi umumnya tidak bertindak sebagai wakil dari pemilik.

Gambar 2.13 Bentuk organisasi menggunakan konsultan manajemen

Bentuk organisasi Adapun bentuk/tipe organisasi dapat dikelompokkan menjadi lima, yaitu: 1) Organisasi garis


2-12

2) Organisasi garis dan staf 3) Organisasi Fungsional 4) Organisasi matrik 5) Organisasi panitia 1. Organisasi Garis

Gambar 2.14 Bentuk struktur organisasi garis

Karakteristik organisasi garis (line organization) adalah: a. Bentuk organisasi tertua dan paling sederhana b. Jumlah karyawan sedikit; pemilik merupakan pimpinan tertinggi c. Pemberian wewenang dan tanggung jawab bergerak vertikal dari atas ke bawah Keunggulan dan kekurangan bentuk organisasi ini adalah: Keunggulan: a. Bentuk organisasi sederhana, mudah dipahami dan dilaksanakan. b. Pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang cukup jelas. c. Pengambilan keputusan dapat dilakukan secara cepat karena Kekurangan: a. Bentuk organisasi tidak fleksibel b. Kemungkinan pimpinan bertindak otokratis cukup besar c. Ketergantungan pada seseorang cukup besar; jika salah satu “hilang’, akan terjadi kekacauan.


2-13

2. Organisasi Garis dan Staf

Gambar 2.15 Bentuk struktur organisasi garis dan staf

Dalam organisasi garis dan staf (line and staf organization) ini, terdapat dua kelompok orang yang berpengaruh dalam menjalankan organisasi, yaitu: a. Orang yang menjalankan tugas pokok untuk pencapaian tujuan. b. Orang menjalankan tugas berdasarkan keahlian yang dimiliki, berfungsi memberikan saran kepada unit operasional. Keunggulan: a) Pembagian tugasnya jelas (antara orang yang menjalankan tugas pokok dan memberi saran) b) Pengambilan keputusan lebih matang. c) Dikembangkan dengan spesialisasi keahlian. d) Adanya staf ahli yang memungkinkan pencapaian pekerjaan lebih baik. Kekurangan: a) Saran dari staf mungkin sulit dilaksanakan karena kurang adanya tanggung jawab pekerjaan. b) Jika pejabat garis mengabaikan gagasan dari staf maka gagasan menjadi tidak berguna. c) Bagi pelaksana opersional, perbedaan antara perintah dengan saran tidak selalu jelas.


2-14

3. Organisasi Fungsional

Gambar 2.16 Bentuk struktur organisasi fungsional

Organisasi fungsional (functional organization) mendasarkan pembagian tugas serta kegiatan pada spesialisasi yang dimiliki pejabatnya. Dalam organisasi ini, seorang bawahan dapat menerima beberapa instruksi dari beberapa pejabat serta harus mempertanggungjawabkannya pada masingmasing pejabat yang bersangkutan. Keunggulan: a) Adanya spesialiasi yang menyebabkan tugas dilaksanakan dengan baik. b) Koordinasi antara orang-orang dalam satu fungsi mudah dijalankan. Kekurangan: a) Ditinjau dari sudut karyawan, banyaknya atasan akan membingungkan b) Terjadi saling mementingkan fungsi masing-masing sehingga menyebabkan koordinasi menyeluruh sulit dijalankan. c) Mutasi pekerjaan sulit dikerjakan telah terspesialisasi.


2-15

4. Organisasi Matrik

Gambar 2.17 Bentuk struktur organisasi matrik

Bentuk organisasi matrik (matrix organization) ini masih terbagi ke dalam beberapa bentuk organisasi, yaitu organisasi matrik lemah (weak matrix), organisasi matrik seimbang (balance matrix), organisasi matrix kuat (strong matrix) dan kemudian organisasi proyek. Organisasi matrik merupakan bentukan baru dari organisasi fungsional. Bentukan organisasi baru yang beranggotakan staf dari setiap fungsi yang ada disebut organisasi matrik lemah. Bentukan baru ini nantinya akan menjadi sebuah tim proyek yang ditugaskan untuk mengelola proyek konstruksi di lapangan. Kelemahan bentuk organisasi ini adalah tim yang dibentuk semuanya memiliki kualifikasi staf bukan manajer sehingga kemampuan manajerialnya sangat terbatas (Gambar 2.18). Organisasi matrik seimbang terjadi manakala salah satu anggota dari bentuk organisasi matrik lemah diangkat menjadi seorang manajer yang bertugas sebagai pemimpin tim, selalu pejabat yang berfungsi menjalankan delapan fungsi grup atau tim, selalu pejabat yang berfungsi menjalankan delapan fungsi manajemen, yaitu menetapkan tujuan, perencanaan, pengorganisasian, pengisian staf, pengarahan, pengawasan, pengendalian dan koordinasi (Gambar 2.19). Namun, mengangkat salah satu staf menjadi kepala proyek tanpa disertai pertimbangan kemampuan yang seharusnya dimiliki oleh kepala proyek dapat membuat organisasi tidak bekerja sebagaimana yang diharapkan. Untuk merespon hal tersebut maka dikembangkan organisasi matrik yang kuat (Gambar 2.20), dimana kepala proyek diambil dari seseorang yang memang mempunyai kualifikasi sebagai


2-16

kepala proyek. Organisasi bentukan baru ini disebut organisasi proyek yang sering kita jumpai di berbagai jenis proyek konstruksi (Gambar 2.21).

Gambar 2.18 Bentuk struktur organisasi matrik lemah

Gambar 2.19 Bentuk struktur organisasi matrik seimbang


2-17

Gambar 2.20 Bentuk struktur organisasi matrik kuat

Gambar 2.21 Bentuk struktur organisasi proyek

5. Organisasi Panitia Pada umumnya, organisasi panitia (commite organization) dibentuk dalam waktu terbatas dan bertujuan melaksanakan tugas kegiatan tertentu. Ciri-ciri organisasi panitia: a. Jangka waktu pelaksanaan tugas/kegiatan terbatas, volume kegiatan tertentu. b. Kepemimpinan dan tanggung jawab dilaksanakan bersama. c. Semua anggota dan pimpinan mempunyai tanggung jawab, wewenang dan hak yang sama. d. Para anggota dikelompokkan menurut bidang tugas kegiatan tertentu dan dilaksanakan dalam bentuk satuan tugas. Pengelolaan dan Pengendalian Proyek – PDTS – SV - UGM

2-18

Keunggulan: a) Keputusan dapat diambil secara cepat. b) Pembinaan kerja sama antaraanggota mudah dilaksanakan. Kekurangan: a) Jalur perintah sering membingungkan b) Sulit menentukan penanggung jawab apabila terjadi hambatan. c) Kemampuan anggota kurang dapat berkembang.

Gambar 2.22 Organisasi panitia

2.6

Rangkuman

Dua bentuk organisasi pada proyek konstruksi yaitu: organisasi proyek konvensional dan organisasi proyek manajemen konstruksi. Organisasi proyek konvensional mencakup empat unsur yang terlibat yaitu: pemberi tugas/pemilik proyek, perencana, pengawas, dan kontraktor. Dalam struktur organisasi manajemen konstruksi terdapat empat unsur yang terlibat dalam pelaksanaan pembangunan yaitu: Pemilik Proyek, Tim Manajemen Konstruksi, Perencana dan Kontraktor. Bentuk/tipe organisasi dapat dikelompokkan menjadi lima, yaitu: a. Organisasi garis b. Organisasi garis dan staf c. Organisasi Fungsional Pengelolaan dan Pengendalian Proyek – PDTS – SV - UGM

2-19

d. Organisasi matrik e. Organisasi panitia

2.7

Soal Latihan

1. Apa pengertian organisasi menurut Money, Y.D, Mc. Farland, dan Dimock ? 2. Sebutkan jenis/tipe organisasi dengan dibuat skematiknya ? 3. Apa beda organisasi proyek konvensional dan CM ? 4. Apa yang anda ketahui tentang swakelola proyek, turn key project ? 5. Bagaimana organisasi proyek lapangan oleh kontraktor ?


2-20

BAB 2 ORGANISASI PROYEK KONSTRUKSI

Recommend Documents