Steun voor MEDIA Ontwikkeling Deze hand-out is opgesteld door MEDIA Desk Nederland en biedt u handvatten bij het maken van een aanvraag Steun voor MEDIA Ontwikkeling (individuele projecten). De aanvraag wordt in Brussel door anonieme experts beoordeeld. Wij kunnen u niet garanderen dat uw aanvraag gehonoreerd wordt. Onze kennis en expertise zal hopelijk wel leiden tot een succesvolle aanvraag. Wij raden u ten zeerste aan eerst een afspraak te maken bij ons op kantoor, zodat wij de volledige aanvraag met u door kunnen nemen, alvorens u de aanvraag opstuurt. Uiteraard kunt u ons altijd bellen of mailen indien u vragen heeft. Let op dat u niet in een te vroeg stadium van de ontwikkeling indient. Bij het MEDIA Programma valt vrijwel alles tot aan de eerste draaidag nog onder ontwikkeling. Het is van belang dat de experts die de aanvraag beoordelen een zo goed mogelijk en helder beeld van het project krijgen. Dien dus pas in als er tenminste een eerste versie van het script ligt. De project beoordeling weegt zwaar, wees u daar van bewust! Een aanvraag is als het ware een pitch op papier. Wees zorgvuldig en overtuigend en laat vooral geen informatie achterwege. De aanvraag bestaat uit de formulieren A-G en 1-5. De formulieren A-G hebben betrekking op de ‘eligibility’ (verkiesbaarheid) criteria, hetgeen betekent dat men beoordeeld of uw bedrijf en het project voldoen aan de vereisten om überhaupt opgenomen te worden in de selectie. De formulieren 1-5 hebben betrekking op de toekenningcriteria. Er wordt gekeken naar de presentatie en werkwijze van uw bedrijf en de kwaliteit van het project. Op bladzijde 2 van het aanvraagformulier vindt u een checklist, vink deze af en zorg dat u alle gevraagde documenten bijvoegt.
Form A-G Form A Acknowledgement of receipt of the project submitted Er wordt gevraagd om de contactgegevens, titel en aard van het project, voor welk platform het gemaakt wordt en het bedrag dat u aanvraagt. Het formulier dient ondertekend te worden door een afgevaardigde van het bedrijf die gevolmachtigd is om te tekenen. Form B Declaration on the applicant’s honour Hiermee verklaart u geautoriseerd te zijn om te tekenen en dat u akkoord gaat met de voorwaarden.
MEDIA Desk Nederland - T 020-305 30 40 – E
[email protected] - W www.mediadesknederland.eu
1
Form C Legal status of the applicant company Let goed op dat u overal YES invult anders is de aanvraag niet eligible. Voeg een recent uittreksel van de Kamer van Koophandel bij. Let erop dat hierin duidelijk staat omschreven dat het om een audiovisueel productiebedrijf gaat. Proof of VAT Dit is een BTW verklaring. Indien deze niet voorhanden is volstaat een belastingaangifte, zolang het BTW nummer vermeld staat in de officiële correspondentie. Indien u niet over een BTW nummer beschikt vult u ‘not applicable’ in (dit is het geval bij een Stichting). Form D Financial Status of the applicant company Hier wordt gevraagd om een bankverklaring. U kunt het bij de aanvraag gevoegde formulier laten tekenen door uw bank. Echter in veel gevallen beschikken banken zelf over een standaard bankverklaring. Met een bankverklaring toont u aan dat het bedrijf kredietwaardig is. De verklaring wordt opgevraagd bij de bank waar de bedrijfsrekening loopt. Bij sommige banken kan dit even duren. Indien de bankverklaring niet tijdig binnen is om met de aanvraag mee te sturen dient u een kopie van het rekeningafschrift mee te sturen. De bankverklaring kan dan worden nagestuurd. Vermeld dit wel altijd. Indien u meer dan € 25.000 aanvraagt, dient u de financiële jaarverslagen van de afgelopen 2 jaar bij te voegen (als u een non-profit organisatie bent volstaat 1 jaar) . Deze jaarverslagen dienen opgemaakt en getekend te zijn door een onafhankelijke accountant. Form E Experience of the applicant company Middels dit formulier moet u kunnen aantonen dat uw bedrijf een eerder werk heeft geproduceerd, dat in de vastgestelde periode is gedistribueerd of uitgezonden. Wanneer het productiebedrijf niet kan aantonen dat een eerder geproduceerd werk is gedistribueerd, dan mag het persoonlijke trackrecord van de producent in aanmerking worden genomen. De producent moet dan: of aandeelhouder zijn van het bedrijf; of directeur van het productiebedrijf zijn; of moet op de loonlijst van het bedrijf staan gedurende minimaal 12 maanden voorafgaande aan de aanvraag. Annex E1: Indien de datum van het distributiecontract of sales-agent overeenkomst/sales-report niet overeenkomt met de vereiste data gesteld binnen de oproep, dient men op zijn minst te kunnen aantonen dat het project in de vastgestelde periode is uitgezonden. Hier dient men tastbaar bewijs van mee te sturen. Enkel een datum van uitzending in de overeenkomst is niet voldoende. Voeg altijd een kopie bij van bijvoorbeeld de programmagids.
MEDIA Desk Nederland - T 020-305 30 40 – E
[email protected] - W www.mediadesknederland.eu
2
Annex E2: U moet kunnen aantonen dat u de hoofdproducent was van het eerder geproduceerde werk. Dit kan middels een getekend financieringsplan, coproductie overeenkomst of een officiële creditlist. Indien het persoonlijke trackrecord van de producent in aanmerking wordt genomen, dient u de positie van de producent in het bedrijf aan te kunnen tonen met een uittreksel van de Kamer van Koophandel. Alleen de volgende credits worden geaccepteerd: Producent; Delegate Producer; Executive Producer. Dit moet on screen, dus in de aftiteling, kunnen worden aangetoond. Annex E3: Voeg een DVD bij van het eerdere werk en/of bewijs van aflevering van de masterprint of kopie. Form F Ownership of Rights Hier moet u kunnen aantonen dat u als producent over de rechten van het project beschikt. Ook al bent u als producent tevens de auteur van het ingediende project, dan nog moet er een overeenkomst/verklaring mee gestuurd worden waarin de rechten worden overdragen aan het bedrijf (een unilateral declaration of the transfer of rights). In het geval van een adaptatie moet u zowel een (optie)overeenkomst met de auteur van het bestaande werk kunnen overleggen ALS een (optie)overeenkomst met de auteur van het script/treatment en de productiemaatschappij.
Formulieren 1-5 Form 1 Information concerning the applicant company Annexes: Omschrijf duidelijk waar het bedrijf voor staat. Wat is de identiteit van het bedrijf en waar wil wilt u met het bedrijf naar toe? (nationaal versus internationaal) Wat zijn de sterke punten, wat zijn de zwakke punten? Benader de zwakke punten vanuit een positieve manier en omschrijf hoe u dit denkt te ondervangen. Voeg een CV bij van de leden van het productieteam die zich bezighouden met de ontwikkeling. Benoem alleen relevante informatie. Zorg dat u in de lijst van meest recente projecten de volgende informatie hebt bijgevoegd: Titel, genre, productiejaar, productiebudget, evt. coproducenten (en hun nationaliteit), distributie territoria, selectie op festivals en evt. gewonnen prijzen. Form 2 Project Description Zorg altijd dat de landen die u noemt onder European countries intended for possible co-production terug te vinden zijn in de strategieën (ontwikkeling-, financiering-, en distributiestrategie). Annexes: Author’s note of intent Een motivatie van de auteur. Het treatment mag in het Nederlands, maar het wordt ten zeerste aangeraden om dit in het Engels te doen. MEDIA Desk Nederland - T 020-305 30 40 – E
[email protected] - W www.mediadesknederland.eu
3
Zorg voor een goede vertaling! Uiteraard mag er ook altijd een voorlopige versie van het script meegestuurd worden. Onder optional supporting documents wordt beeldmateriaal verstaan v an leden van het creatieve team om zodoende een beter beeld van het project te kunnen geven. Dit beeldmateriaal kan bestaan uit eerder werk, promo’s, of korte films. Let wel, dat de bijgevoegde informatie relevant is. Form 3 Description of the Development Strategy Zorg dat alle stappen en activiteiten gedurende de ontwikkelingsfase tot aan de eerste draaidag omschreven worden. Ook de stappen die reeds zijn ondernomen. Denk hierbij aan: scriptschrijven, script editing, research, keuze en samenstelling van het creatieve team, casting en planning draaischema. Maak hierbij gebruik van een tijdslijn en overzichtelijke kopjes. Annex: Onder note of intent of the producer wordt de motivatie van de producent bedoeld, met daarin de intentie om het project tot een goed einde te brengen. Form 4 Requested amount, Estimated Development Budget and Sources of Finance Budget Maak altijd gebruik van het budget format van MEDIA! Kosten waarvan het niet duidelijk is onder welk subkopje ze vallen kunnen veelal onder Other geplaatst worden. Zorg wel dat deze kosten altijd gespecificeerd zijn. Er wordt kritisch naar het budget gekeken, dus zorg dat alle stappen die gemaakt worden in de ontwikkelingsfase zijn opgenomen in het budget. De bijdrage van het MEDIA Programma is maximaal 50% (in uitzonderingsgevallen 60%) van de totale ontwikkelingskosten. Wees daarom reëel. Na afronding van de ontwikkeling vindt er een daadwerkelijke afrekening plaats, gebaseerd op het accountantsrapport. Indien de daadwerkelijke kosten lager uitvallen dan het oorspronkelijke ingediende budget dan blijft de maximale bijdrage van MEDIA 50% en wordt de bijdrage dus naar beneden bijgesteld. Cultural Diversity De bijdrage van 60% van de ontwikkelingskosten is voor projecten die Europese culturele diversiteit promoten en bevorderen. Deze extra 10% wordt echter in zeer uitzonderlijke gevallen toegekend en is zeker niet iets waar vanuit moet worden gegaan. Sources of Finance Geef altijd aan of het bedrag reeds ‘confirmed’ is of ‘to be confirmed’. Zorg dat je in beide gevallen bewijs kan meesturen van de toekenning of aanv raag van de financiële bijdrage ij bijvoorbeeld een nationaal of regionaal fonds.
Form 5 MEDIA Desk Nederland - T 020-305 30 40 – E
[email protected] - W www.mediadesknederland.eu
4
Description of the Financing and Distribution Strategy Financing strategy Geef een duidelijk omschrijving van de financieringsstrategie. Het gaat om de financieringsstrategie van de productiekosten. Wat zijn de voornaamste opties? Is er al financiering toegezegd? Waaruit bestaat de strategie om de financiering rond te krijgen? Op welke markten/festivals wordt er bijvoorbeeld naar aanvullende financiering gezocht? Welke landen en waarom juist deze, zijn interessant om mee te coproduceren? Welke contacten liggen er al? Distribution Strategy Omschrijf je distributiestrategie en het marketingpotentieel op nationaal en Europees niveau. Wat is de marketing potentie op zowel nationaal als internationaal niveau. Wat en wie is de doelgroep en hoe denkt u deze te benaderen? Welke landen en waarom juist deze zijn interessant voor de distributie van het project? Welke contacten liggen er al? Is er al een distributeur of salesagent bij het project betrokken? Annexes Voeg naast de reeds gesloten en ondertekende overeenkomsten, ook alle letters of intent of eventuele correspondentie toe, waaruit interesse in het project blijkt. NB. Het volgen van deze hand-out, opgesteld door MEDIA Desk Nederland, biedt geen garantie voor selectie, noch zijn wij op enige wijze aansprakelijk. © MEDIA Desk Nederland, augustus 2009.
MEDIA Desk Nederland - T 020-305 30 40 – E
[email protected] - W www.mediadesknederland.eu
5
