Standhoudersdossier. AGIV-trefdag november 2014 ICC Gent

AGIV-trefdag 2014

Standhoudersdossier

27 november 2014 – ICC Gent

Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen Koningin Maria Hendrikaplein 70 bus 110 – 9000 Gent 09 276 15 00 09 276 15 05 www.agiv.be / [email protected]

Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen

AGIV-trefdag 2014

Inhoud 1

2

Algemene informatie

2

1.1

Mogelijkheden voor standhouders

2

1.2

AGIV-nocturne

2

Standhoudersreglement

3

2.1

Algemeen

3

2.2

Inschrijvingen stands

3

2.3

Standinrichting

3

2.4

Locatie stands

3

2.5

Op- en afbouw

4

2.6

Folders

4

2.7

Nutsvoorzieningen

4

2.8

Catering

4

2.9

Internet

4

2.10 Onderhoud

4

2.11 Insert in de trefdagtas

5

2.12 Verzekering en aansprakelijkheid

5

2.13 Verbintenis

5

3

Contactpersonen AGIV-trefdag

6

4

Inschrijvingsformulier deelname AGIV-trefdag 2014

7

AGIV-Trefdag 2014 • Standhoudersdossier • 3/06/2014 9:58

1/7


1

Algemene informatie Het AGIV bouwt samen met haar partners de Vlaamse Geografische Data-Infrastructuur en realiseert met het oog op een betere digitale dienstverlening aan overheid, bedrijven en burgers, integreerbare oplossingen voor het efficiënt gebruik van geografische informatie. De AGIV-trefdag is het jaarlijks terugkerende event waarop het AGIV haar klanten, belanghebbenden en geïnteresseerden uitnodigt om elkaar te ontmoeten en ervaringen uit te wisselen. In 2013 mochten we 1.750 bezoekers verwelkomen. Met een uitgebreid aanbod van 28 infosessies, 8 workshops én een grote beursvloer, verwachten we dit aantal in 2014 minstens te evenaren. Het volledige programma zal vanaf september te vinden zijn op www.agiv.be

1.1

Mogelijkheden voor standhouders Naast het inhoudelijke gedeelte organiseren we ook een uitgebreide beursvloer waarop instellingen, bedrijven en overheden hun producten en diensten kunnen presenteren. Om aan de grote vraag te voldoen, werd in 2012 en 2013 extra ruimte voorzien voor stands op het gelijkvloers van het ICC, namelijk de Pedro De Gantezaal. Ook voor de editie van 2014 zullen we gebruik maken van deze extra ruimte. In dit gedeelte van de beursvloer wordt ook catering voorzien, zodat er voldoende circulatie van bezoekers in deze zaal zal zijn.. De prijs voor een stand voor bedrijven is 1.200 euro, voor niet-commerciële organisaties is dit 800 euro. Elke ingeschreven standhouder ontvangt ook 5 toegangstickets voor de AGIV-nocturne op 26 november (zie 1.2 hieronder). Net als vorig jaar kunnen geïnteresseerden ook een insert in de Trefdagtas laten steken. Dit kost 200 euro per item.

1.2

AGIV-nocturne Ook dit jaar organiseren we een AGIV-nocturne op de dag vóór de trefdag. Aan de vooravond van de trefdag kunnen genodigden genieten van een receptie op de beursvloer gevolgd door een keynote speaker met aansluitend een walking diner. Deze avond start om 17u en eindigt rond 22u. Elke standhouder krijgt maximaal 5 gratis toegangstickets voor deze exclusieve avond waarop klanten en/of partners kunnen uitgenodigd worden.

2/7

3/06/2014 9:58 • Standhoudersdossier • AGIV-trefdag 2014


2 2.1

Standhoudersreglement Algemeen Op initiatief van het Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen, hierna het AGIV genoemd, zal op 27 november 2014 de AGIV-trefdag in het Gentse ICC plaatsvinden. De AGIV-trefdag opent zijn deuren om 8u voor de deelnemers, standhouders kunnen vanaf 7.15u binnen.

2.2

Inschrijvingen stands Het is mogelijk om een standplaats te huren op de AGIV-trefdag. De toelating als standhouder is persoonlijk, niet overdraagbaar en onvervreemdbaar. De kostprijs van 1 standplaats bedraagt 1.200 euro voor bedrijven. Niet-commerciële organisaties betalen 800 euro voor een standplaats. Indien je een stand wenst op de AGIV-trefdag, dan kan je er één reserveren met het formulier dat je vindt op het einde van dit document of op onze website (https://www.agiv.be/opleidingen/trefdagen/agiv-trefdag-2014). Inschrijvingen moeten ten laatste gebeuren vóór 31 oktober 2014. Elke standhouder ontvangt eveneens maximaal 5 gratis kaarten voor de AGIV-nocturne op woensdag 26 november 2014.

2.3

Standinrichting Elke standhouder staat zelf in voor de inrichting van zijn stand. Er worden geen scheidingswanden voorzien, behalve voor stands 10, 11, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38 en 39 (zie standenplan). Per standplaats is inbegrepen in de prijs: •

12 m² (3x4) ruimte

•

elektriciteit met één contactdoos

•

1 tafel met tafellinnen

•

twee stoelen

•

draadloze internetaansluiting

•

1 parkeerplaats in de ondergrondse parkeergarage van het ICC (maximale hoogte van 1m80)

Ook dit jaar werkt het AGIV samen met bureau Alligna (www.alligna.be). Bij hen kan je eventueel extra meubilair huren. De nodige inloggegevens krijg je na bevestiging van je inschrijving. Optie voor vast internet Uit de evaluaties van de voorbije jaren is gebleken dat er nood is aan de mogelijkheid om een vaste internetaansluiting te voorzien. Ook dit jaar is het dus mogelijk om voor 65 euro een vaste internetaansluiting te voorzien aan je stand (één aansluiting per stand mogelijk). Die optie kan je eventueel aanvinken op het inschrijvingsformulier. 2.4

Locatie stands Er is plaats voor stands op het Arteveldeforum en in de Pedro De Gantezaal (beide gelijkvloers). Er zijn cateringstands in beide zalen. De infosessies vinden plaats op de eerste en tweede verdieping. Je vindt het standenplan met de standnummers op onze website. Gelieve op het inschrijvingsformulier uw 3 voorkeuren aan te duiden. Het standenplan wordt door ons dagelijks geactualiseerd zodat je steeds een goed zicht hebt op de beschikbare plaatsen. De stand is pas toegewezen wanneer je een bevestiging van het AGIV hebt ontvangen. Snel zijn is dus de boodschap!


3/7


2.5

Op- en afbouw Stands kunnen enkel opgezet worden op woensdag 26 november 2014 tussen 10h00 en 15h00! Alle stands moeten op 27 november afgebroken worden. Dat kan tussen 17h30 en 19h00. Laden en lossen Laden en lossen via de hoofdingang van het ICC is niet toegelaten Het laden en lossen kan (zie plan hieronder) via Toren 5 door de groene poort. Gelieve daar enkel te parkeren voor het uit- en inladen en daarna je wagen te verplaatsen. De ingang via Toren 5 ligt dichter bij het Arteveldeforum en de Pedro De Gantezaal, waardoor je minder ver moet lopen met al het standmateriaal.

2.6

Folders Elke standhouder moet binnen zijn eigen 12 m² blijven. Folders mogen enkel uitgedeeld worden aan de eigen stand. Het is verboden folders op tafels (buffet, onthaal, …) te leggen.

2.7

Nutsvoorzieningen Per stand van 12 vierkante meter wordt 1.800 Watt voorzien, met een contactdoos met 3 stopcontacten. Geen enkele schadevergoeding kan van het AGIV worden geëist in geval van stroompanne en/of onderbreking. Wateraansluiting op de stand is niet mogelijk.

2.8

Catering Als standhouder kan je gebruik maken van de algemene catering. Via het inschrijvingsformulier kan je aanduiden met hoeveel personen je de stand zal bemannen.

2.9

Internet Er is draadloos internet voorzien in het ICC. Dit is een onbeveiligd netwerk. Het is mogelijk dat je de veiligheidsinstellingen van je computer hiervoor moet aanpassen. Dit jaar is er ook de mogelijkheid om voor 65 euro een vaste aansluiting te voorzien.

2.10

Onderhoud De reiniging van de stands is voor allen van het grootste belang. Het onderhoudsteam van het ICC zorgt voor het schoonmaken van de stands. Na afloop van de trefdag zorgt iedere standhouder ervoor dat het vuilnis van zijn of haar stand wordt gedeponeerd in de vuilniszakken, ter beschikking gesteld door het ICC.

4/7



2.11

Insert in de trefdagtas Het is mogelijk om een insert (folder of gadget) toe te voegen aan de informatietas die alle deelnemers aan de AGIVtrefdag bij aankomst ontvangen. Een insert kost 200 euro (per item, folders max. grootte A4). Indien je ervoor kiest om een gadget toe te voegen, gelieve dan ter goedkeuring een foto van je gadget mee te sturen met je aanvraagformulier. De standhouder levert zijn insert in 1.700 exemplaren aan ten laatste op vrijdag 14 november 2014 op het onderstaande adres. Voor het vullen van de congrestassen werken we dit jaar opnieuw samen met de beschutte werkplaats Ryhove vzw. Gelieve de deadline dan ook strikt te respecteren. Al het materiaal dat later wordt geleverd, kan niet in de trefdagtas gestoken worden. Het leveringsadres: Ryhove Gent t.a.v. AGIV, Koningsdal 24, 9000 Gent Wil je een insert in de trefdagtas laten steken, dan kan je deze reserveren met het formulier dat je vindt op het einde van dit document. Dit formulier moet ons bereiken vóór 31 oktober 2014.

2.12

Verzekering en aansprakelijkheid Het ICC beschikt over een verzekering objectieve aansprakelijkheid ‘ontploffing en brand’. Het AGIV neemt een verzekering ‘Burgerlijke aansprakelijkheid’ gedurende de loop van het evenement. Het AGIV kan niet aansprakelijk worden gesteld als de AGIV-trefdag als gevolg van overmacht moet worden uitgesteld, afgelast of vroegtijdig afgesloten. Als overmacht wordt beschouwd oorlog, epidemie, opstand, staking, manifestatie, brand, ontploffing of om het even welke situatie die zich voordoet onafhankelijk van de wil van de organisatoren.

2.13

Verbintenis De standhouder verbindt zich formeel tot het naleven van alle clausules van het huidige reglement. Deze clausules moeten strikt worden uitgevoerd. Betwistingen met betrekking tot de interpretatie van de reglementaire bepalingen en de bijzondere richtlijnen van de organisatie van de AGIV-trefdag worden beslecht door het AGIV. De rechtbank van Gent is bevoegd voor eventuele geschillen.


5/7


3

Contactpersonen AGIV-trefdag Voor vragen over de AGIV-trefdag kan je steeds terecht bij Sofie Cattoor: [email protected] Tel: 09 276 15 48

Problemen op de trefdag zelf dienen zo snel mogelijk gemeld te worden. In de week voor de AGIV-trefdag zal daarvoor een gsm-nummer gecommuniceerd worden aan alle standhouders.

Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen (AGIV) Koningin Maria Hendrikaplein 70 bus 110 9000 Gent tel. 09 276 15 00 www.agiv.be

6/7



4

Inschrijvingsformulier deelname AGIV-trefdag 2014 Bezorg dit formulier aan het Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen (AGIV), ter attentie van Sofie Cattoor via [email protected] of fax 09 276 15 05 VOLLEDIGE NAAM VAN DE ORGANISATIE ………………………………………………………………………… CONTACTPERSOON …………………………………………………………………………………………………… FUNCTIE …………………………………………………………………………………………………………………… TELEFOON ………………………………………………………… FAX ……………………………………………… GSM ……………………………………………………………………………………………………………………….. E-MAIL .……………………………………………………………………………………………………………………. (FACTURATIE)ADRES: STRAAT + NR …………………………………………………………………………………………………………….. POSTCODE ……………………………… GEMEENTE ……………………………………………………………… Bevestigt hierbij (duid duidelijk aan wat je wel en niet wenst): •

1 standplaats te huren tijdens de AGIV-trefdag op 27 november 2014 in het ICC in Gent. ☐ 1.200 euro voor commerciële bedrijven ☐ 800 euro voor niet-commerciële instellingen Keuze 1: standnummer ……… Keuze 2: standnummer ……… Keuze 3: standnummer ……… Akkoord te gaan met het feit dat de toewijzing van de stands wordt bepaald aan de hand van datum en uur waarop het inschrijvingsformulier bij het AGIV binnenkomt. Wij komen met ….. personen om de stand te bemannen. Elke standhouder wordt vermeld op de website van de AGIV-trefdag met de link naar uw website. Gelieve hier de juiste URL te noteren: ………………………………………………………………………………………………………… Je stand is pas toegewezen wanneer je een bevestiging hebt ontvangen van het AGIV.

•

een vaste internetaansluiting te reserveren ☐ Vaste internetlijn aan 65 euro (er is maar één vaste lijn per stand mogelijk)

•

een insert (folder of gadget) in de trefdagtas te willen laten steken aan 200 euro per item. ☐ Folder (max. formaat A4) ☐ gadget: ……………………………………………………… (welk gadget-> naam en foto) Lever je insert ten laatste op vrijdag 14 november 2014 in 1.700 exemplaren aan Ryhove Gent t.a.v. het AGIV, Koningsdal 24, 9000 Gent.

•

dat ons bedrijf graag …… (maximaal 5) gratis kaarten wil ontvangen voor de AGIV-nocturne op 26 november.

•

akkoord te gaan met het standhoudersreglement opgesteld door het AGIV

Datum,

Handtekening en firmastempel,

…………………………

………………………………………………..


7/7

Standhoudersdossier. AGIV-trefdag november 2014 ICC Gent

Recommend Documents