STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Syiah Kuala 2014 i

KATA PENGANTAR

Alhamdullilah, segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayahnya kepada kita semua. Hadirnya buku “Standar Operasional Prosedur (SOP)” merupakan upaya terus berbenah yang dilakukan oleh Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam untuk menjadi yang terbaik dan terdepan, selalu meningkatkan kualiatas manajemen Fakultas MIPA dengan harapan akan terciptanya sistem kerja yang efektif dan terbentuknya lulusan FMIPA yang berkualitas. Buku ini mendeskripsikan tata aturan yang terbingkai dalam standar operasional prosedur atas segala aktivitas di Fakultas MIPA. Akhirnya kepada semua pihak yang telah bekerja keras untuk mewujudkan buku “Standar Operasional Prosedur (SOP)” kami mengucapkan terimakasih. Semoga Allah SWT membalas hasil karya ini dengan penghargaan yang lebih baik.

Darussalam, April 2014

ii

iii

iv

v

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI .................................................................................................................................................................... vi I.

SOP SUBBAG PENDIDIKAN FMIPA .................................................................................................................... 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 1.13 1.14

II.

ALIH PROGRAM STUDI ...................................................................................................................................1 LEGALISIR IJAZAH DAN TRANSKRIP AKADEMIK ..............................................................................................4 PEMBATALAN MATA KULIAH .........................................................................................................................7 PENGAJUAN CUTI AKADEMIK .......................................................................................................................10 PENGAJUAN PINDAH DARI UNSYIAH ............................................................................................................13 PEMBUATAN SK DOSEN WALI ......................................................................................................................15 PEMBUATAN TRANSKRIP AKADEMIK SEMENTARA ......................................................................................17 UNDANGAN SIDANG TA/PA .........................................................................................................................20 PENGISIAN KARTU RENCANA STUDI.............................................................................................................23 PENGUSULAN IJAZAH SARJANA/DIPLOMA ...................................................................................................26 PENYERAHAN HASIL PENILAIAN ...................................................................................................................28 PERUBAHAN KRS ..........................................................................................................................................30 WISUDA........................................................................................................................................................34 YUDISIUM.....................................................................................................................................................37

SOP UMUM DAN PERLENGKAPAN ...................................................................................................................... 40 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS YANG DIKELOLA PADA SUBBAG UMUM DAN PERLENGKAPAN..........40 PEMAKAIAN RUANGAN UNTUK KEPERLUAN KHUSUS .................................................................................44 PENERIMAAN DAN PENDISTRIBUSIAN BARANG INVENTARIS ......................................................................48 PENERIMAAN DAN DISPOSISI SURAT MASUK ..............................................................................................51 PEMBUATAN SURAT KELUAR UMUM...........................................................................................................53 PERMINTAAN ATK/BARANG HABIS PAKAI DAN/ATAU BAHAN PRAKTIKUM ................................................55

III. SOP SUBBAG KEMAHASISWAAN FMIPA ............................................................................................................. 58 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12

PEMBUATAN SURAT PERNYATAAN MASIH KULIAH .....................................................................................58 PEMBUATAN SURAT KETERANGAN AKTIF KULIAH UNTUK ADMINISTRASI KARTU PERPUSTAKAAN ............61 PEMBUATAN SURAT KETERANGAN AKTIF KULIAH UNTUK ADMINISTRASI ASKES .......................................64 PEMBUATAN SURAT KETERANGAN AKTIF KULIAH UNTUK ADMINISTRASI BEASISWA KABUPATEN/ KOTA .67 MEMPROSES SURAT-SURAT LAINNYA YANG BERHUBUNGAN DENGAN KEMAHASISWAAN ........................70 MEMPERSIAPKAN PENGUMUMAN DAN PEMBERITAHUAN TENTANG INFO-INFO YANG BERHUBUNGAN DENGAN KEMAHASISWAAN.........................................................................................................................73 MEMPERSIAPKAN PROSES ADMINISTRASI DAN SELEKSI PENGUSULAN CALON PENERIMA BEASISWA .......76 MEMPERSIAPKAN PROSES ADMINISTRASI DAN SELEKSI MAHASISWA BERPRESTASI ..................................80 MEMPERSIAPKAN PROSES ADMINISTRASI DAN SELEKSI MTQ .....................................................................84 MEMPERSIAPKAN PROSES ADMINISTRASI DAN SELEKSI OLIMPIADE NASIONAL MIPA DAN OLIMPIADE SAINS NASIONAL ..........................................................................................................................................88 MEMPERSIAPKAN PROSES ADMINISTRASI DAN SELEKSI PIMNAS DAN SELEKSI PROPOSAL KEWIRAUSAHAAN MAHASISWA...................................................................................................................92 MENERBITKAN SURAT KEPUTUSAN (SK) KELEMBAGAAN MAHASISWA .......................................................95 vi

I.

SOP SUBBAG PENDIDIKAN FMIPA

1.1

ALIH PROGRAM STUDI

Kode: Area : FMIPA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : ALIH PROGRAM Tanggal dikeluarkan: No. Revisi :

Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses administrasi alih program bagi mahasiswa yang akan melanjutkan studi di FMIPA. Definisi Alih program adalah salah satu jalur bagi calon mahasiswa untuk melanjutkan studinya di FMIPA Unsyiah. Proses alih program dapat dilaksanakan setelah calon mahasiswa mengajukan permohonan dan disetujui oleh rektor setelah meminta pertimbangan Dekan. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses alih program. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses alih program. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010. NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN SOP TGL. REVISI TGL. EFEKTIF DISAHKAN OLEH

: 01/H11.1.28/KU-SOP/2013 : 20 Mei 2013 : : : Dekan Fakultas MIPA

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

DASAR HUKUM : 1. PERMENPAN No. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Satandar Prosedur Administrasi Pemerintahan 2. Undang-undang RI No.20 Tahun 2003 3. Undang-undang RI No.14 Tahun 2005 4. PP RI No.60 Tahun 1999 5. PP RI No.19 Tahun 2005 6. KepMendiknas No.045/U/2002 7. KepMendiknas No.184/U/2001 8. KepMendiknas No.232/U/2000 9. KepMendiknas No.25 Tahun 2007 10. SK Dirjen PT No.34/DIKTI/2002

NAMA SOP : ALIH PROGRAM STUDI KUALIFIKASI PELAKSANA : 1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d 3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi 4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL.

1

KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA : 1. SOP Universitas dan SOP Jurusan/Program Studi

PERINGATAN :

PERALATAN/PERLENGKAPAN : 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference 3. Komputer/printer/scanner 4. Jaringan internet PENCATATAN DAN PENDATAAN : - Dijadikan pedoman pelaksaan TUPOKSI - Sebagai laporan manual

2

PROSEDUR PELAKSANAAN PEKERJAAN

Pelaksana No

KET MHS

1.

Mutu Buku

Kegiatan JUR

FAK

BAA

Mahasiswa mengajukan permohonan alih program kepada Rektor

Kelengkapan

WAKTU

 Surat permohonan alih program

≤1 Hari

Output

 Ijazah dan transkrip akademik dilegalisir  Berkas lain sesuai ketentuan fakultas

2.

Rektor meminta pertimbangan Dekan terkait

Permohonan alih program dan kelengkapannya

≤1 Hari

3.

Dekan meminta pertimbangan kajur/kaprodi terkait Kajur/kaprodi melakukan interview/test/matrikulasi terhadap mahasiswa

Berkas pengajuan alih program

≤1 Hari

 Berkas pengajuan alih program

≤1 Hari

4.

5.

Kajur/kaprodi tujuan memberikan pertimbangan

6.

Dekan memberikan persetujuan alih program

7.

Rektor mengeluarkan keputusan alih program

8

Mahasiswa melakukan registrasi administrasi

9

BAA memproses status administrasi dan akademik mahasiswa

 Instrumen test

No

Yes Pertimbangan kajur/kaprodi

≤1 Hari

Surat persetujuan alih program

≤1 Hari

Surat keputusan

≤1 Hari

Mengikuti SOP registrasi mahasiswa (013/H11/PPSOP/2010)

≤1 Hari

≤1 Hari

3

Surat keterna gn hasil intervie w

Surat izin alih progra m SK Alih Progra m SLIP SPP

1.2

LEGALISIR IJAZAH DAN TRANSKRIP AKADEMIK

Kode: Area: FMIPA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : LEGALISIR IJAZAH DAN TRANSKRIP AKADEMIK Tanggal dikeluarkan: No. Revisi :

Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses administrasi legalisir ijazah dan transkrip akademik. Definisi Legalisir ijazah dan transkrip akademik dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan, di mana lulusan harus menunjukkan ijazah dan transkrip asli ke subbag akademik. Ruang Lingkup SOP ini meliputi : 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses legalisir ijazah dan transkrip akademik. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses legalisir ijazah dan transkrip akademik. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.

NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN SOP TGL. REVISI TGL. EFEKTIF DISAHKAN OLEH




Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP DASAR HUKUM : 11. PERMENPAN No. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Satandar Prosedur Administrasi Pemerintahan 12. Undang-undang RI No.20 Tahun 2003 13. Undang-undang RI No.14 Tahun 2005 14. PP RI No.60 Tahun 1999 15. PP RI No.19 Tahun 2005 16. KepMendiknas No.045/U/2002 17. KepMendiknas No.184/U/2001 18. KepMendiknas No.232/U/2000 19. KepMendiknas No.25 Tahun 2007 20. SK Dirjen PT No.34/DIKTI/2002

: LEGALISIR IJAZAH DAN TRANSKRIP AKADEMIK

KUALIFIKASI PELAKSANA : 1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d 3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi 4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL.

4

KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA : 1. SOP Universitas

PERINGATAN : Saat legalisir harus membawa Ijazah dan Transkrip Asli


5


Pelaksana No

KET

Lulusan

1.

Lulusan mencopy ijazah dan transkrip akademik sesuai kebutuhan

2.

Lulusan menyerahkan fotocopy ijazah dan transkrip akademik kepada Subbag Pendidikan fakultas asal dengan menunjukkan bukti asli

3.

4.

5.

Mutu Buku

Kegiatan

Subbag Pendidikan fakultas memeriksa keaslian dokumen dan jika diperlukan memeriksa silang dengan data yang ada Dekan atau PD1 mensahkan salinan ijazah dan transkrip akademik Subbag Pendidikan fakultas menyerahkan kembali ijazah dan transkrip akademik yang telah disahkan.

Fakultas

PD I

Dekan

Kelengkapan

WAKTU

Ijazah dan transkrip akademik asli

≤ 1 Hari

 Ijazah dan transkrip akademik asli

≤ 1 Hari

Output

 Ijazah dan transkrip akademik fotocopy  Ijazah dan transkrip akademik asli

No

No

No

Yes

Yes

Yes Yes

6

≤ 1 Hari

Slip Bukti legalisir

• Data arsip

Fotocopy ijazah dan transkrip akademik

≤ 1 Hari

Fotocopy ijazah dan transkrip akademik yang telah disahkan

≤ 1 Hari

Ijazah dan Transkri p yang telah dilkegal isir

1.3

PEMBATALAN MATA KULIAH

Kode: Area : FMIPA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : PEMBATALAN MATA KULIAH Tanggal dikeluarkan: No. Revisi :

Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses pembatalan mata kuliah. Definisi Pembatalan mata kuliah dilakukan mahasiswa pada waktu tertentu sesuai dengan kalender akademik. Mahasiswa membawa KHS dan hasil cetak KRS on line yang telah ditandatangani oleh dosen wali ke subbag akademik. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses pembatalan mata kuliah. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pembatalan mata kuliah. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010. NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN SOP TGL. REVISI TGL. EFEKTIF DISAHKAN OLEH




Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

DASAR HUKUM : 21. PERMENPAN No. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Satandar Prosedur Administrasi Pemerintahan 22. Undang-undang RI No.20 Tahun 2003 23. Undang-undang RI No.14 Tahun 2005 24. PP RI No.60 Tahun 1999 25. PP RI No.19 Tahun 2005 26. KepMendiknas No.045/U/2002 27. KepMendiknas No.184/U/2001 28. KepMendiknas No.232/U/2000 29. KepMendiknas No.25 Tahun 2007 30. SK Dirjen PT No.34/DIKTI/2002

NAMA SOP : PEMBATALAN MATA KULIAH KUALIFIKASI PELAKSANA : 1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d 3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi 4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL.

7

KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA : 1. SOP KRS dan PKRS

PERINGATAN : Saat PMK wajib membawa lembaran KRS/PKRS/PMK yang telah ditandatangani Dosen Wali dari mahasiswa yang bersangkutan


8


Pelaksana No

Mutu Buku

Kegiatan

KET MHS

WALI

JUR

FAK

Kelengkapan

WAKTU

Hasil cetak KRS online yang telah ditandatangani dosen wali ketika masa pengisian KRS atau mata perubahan KRS (1 asli+copy rangkap 4)

≤ 1 Hari

1.

Mahasiswa menjumpai dosen wali dengan membawa KHS dan hasil cetak KRS online yang telah ditandatangani dosen wali ketika pengisian KRS

2.

Mahasiswa & dosen wali mendiskusikan rencana pembatalan mata kuliah

Hasil cetak KRS online yang telah ditandatangani dosen wali ketika masa pengisian KRS atau masa perubahan KRS (1 asli+copy rangap 4)

3.

Mahasiswa melakukan pembatalan MK langsung pada seluruh lembar hasil cetak KRS online dan dosen wali menandatanganinya didepan mahasiswa ybs., setelah memeriksa kelengkapan seluruh dokumen

 Hasil cetak KRS online yang telah ditandatangani dosen wali ketika masa pengisian KRS (1 asli+copy rangap 4)  Surat kuasa jika pembatalan MK diwakilkan  Syarat-syarat lain sesuai ketentuan jurusan/prodi/fakalt as Hasil cetak KRS online yang telah diubah dan ditandatangani

4.

5.

6.

7.

No

Yes

Dosen wali menyerahkan selembar hasil cetak KRS online yang memuat pembatalan MK dan ditandatangani kepada jurusan/prodi, mengambil selembar sebagai arsip dan menyerahkan sisanya ke mahasiswa Mahasiswa menyerahkan selembar hasil cetak KRS online yang memuat pembatalan MK dan ditandatangani kepada Subbag Pendidikan fakultas Subbag Pendidikan fakultas melakukan pembatalan MK di KRS online sesuai dengan hasil cetak KRS online yang diserahkan oleh mahasiswa Subbag Pendidikan fakultas mengarsip hasil cetak KRS online yang memuat pembatalan MK

Hasil cetak KRS online yang telah diubah dan ditandatangani



9

Output

≤ 1 Hari

≤ 1 Hari

≤ 1 Hari

≤ 1 Hari

≤ 1 Hari

≤ 1 Hari

Form KRS/KP RS/PMK

Form KRS/KP RS/PMK

Form KRS/KP RS/PMK

Form KRS/KP RS/PMK

Form KRS/KP RS/PMK

1.4

PENGAJUAN CUTI AKADEMIK

Kode: Area : FMIPA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : PENGAJUAN CUTI AKADEMIK Tanggal dikeluarkan: No. Revisi :

Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses pengajuan cuti akademik. Definisi Cuti akademik dapat diajukan oleh mahasiswa pada waktu tertentu sesuai dengan kalender akademik. Cuti akademik dapat diajukan selama maksimum dua semester, dan harus sepengetahuan orang tua/wali, dosen wali dan ketua jurusan. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses pengajuan cuti akademik. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengajuan cuti akademik. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.





Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

DASAR HUKUM : 31. PERMENPAN No. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Standar Prosedur Administrasi Pemerintahan 32. Undang-undang RI No.20 Tahun 2003 33. Undang-undang RI No.14 Tahun 2005 34. PP RI No.60 Tahun 1999 35. PP RI No.19 Tahun 2005 36. KepMendiknas No.045/U/2002 37. KepMendiknas No.184/U/2001 38. KepMendiknas No.232/U/2000 39. KepMendiknas No.25 Tahun 2007 40. SK Dirjen PT No.34/DIKTI/2002

NAMA SOP : PENGAJUAN CUTI AKADEMIK KUALIFIKASI PELAKSANA : 1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d 3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi 4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL.

10


PERINGATAN : Pengajuan cuti akademik harus sepengatahuan Ketua Jurusan, Dosen Wali dan Orang Tua/Wali


11


Pelaksana No

Kegiatan

KET

MHS

1.

2.

Mutu Buku

Dosen Wali

JUR

FAK

BAA

Keleng-kapan

WAKTU

Output

≤ 1 Hari

Mahasiswa berkonsultasi dengan dosen wali tentang rencana cuti akademik Mahasiswa mengambil dokumen cuti di website FMIPA (www.fmipa.unsyiah.ac.id)

Dokumen cuti:

≤ 1 Hari

Form Cuti

≤ 1 Hari

Berkas Cuti

≤ 1 Hari

Surat Permoh onan ke Dekan

 Form surat izin orang tua  Form rekomendasi dosen wali  Form rekomendasi Kajur/Kaprodi  Form surat bebas lab  Form surat bebas pustaka

3.

4.

Mahasiswa mengisi dokumen cuti, mendapatkan persetujuan dosen wali, Kajur/Kaprodi dan orang tua/wali, serta melengkapi seluruh persyaratan administrasi lainnya Mahasiswa mengajukan permohonan cuti kepada Dekan

Dokumen cuti

 Surat permohonan cuti  Dokumen cuti lengkap

No

 Fotocopy KTM

Yes

 Fotocopy KHS terakhir  Fotocopy KTP orang tua/wali

5.

6.

7.

PD I mendisposisikan berkas permohonan tersebut ke Subbag Pendidikan Subbag Pendidikan fakultas memasukkan data cuti ke sistem Puksi online Subbag Pendidikan Fakultas mencetak dan mendistribusikan izin cuti akademik

12

Surat izin cuti

≤ 1 Hari

Surat izin cuti

≤ 1 Hari

Surat izin cuti

≤ 1 Hari

Surat Rekome nasi

Surat Rekome nasi

1.5

PENGAJUAN PINDAH DARI UNSYIAH

Kode: Area: FMIPA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : PENGAJUAN PINDAH DARI UNSYIAH Tanggal dikeluarkan: No. Revisi :

Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses pengajuan pindah dari unsyiah. Definisi Pindah dari Unsyiah dapat diajukan oleh mahasiswa pada waktu tertentu sesuai dengan kalender akademik. Pengajuan pindah harus sepengetahuan orang tua/wali, dosen wali dan ketua jurusan. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses pengajuan pindah dari Unsyiah. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengajuan pindah dari Unsyiah. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010. NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN SOP TGL. REVISI TGL. EFEKTIF DISAHKAN OLEH




Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

DASAR HUKUM : 41. PERMENPAN No. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Standar Prosedur Administrasi Pemerintahan 42. Undang-undang RI No.20 Tahun 2003 43. Undang-undang RI No.14 Tahun 2005 44. PP RI No.60 Tahun 1999 45. PP RI No.19 Tahun 2005 46. KepMendiknas No.045/U/2002 47. KepMendiknas No.184/U/2001 48. KepMendiknas No.232/U/2000 49. KepMendiknas No.25 Tahun 2007 50. SK Dirjen PT No.34/DIKTI/2002 KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA : 1. SOP Universitas

PERINGATAN : Pengajuan cuti akademik harus sepengatahuan Ketua Jurusan, Dosen Wali dan Orang Tua/Wali

NAMA SOP : PENGAJUAN PINDAH DARI UNSYIAH KUALIFIKASI PELAKSANA : 1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d 3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi 4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL.


13


Pelaksana No

KET MHS

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Mutu Buku

Kegiatan WALI

JUR

FAK

BAA

Dekan menyampaikan persetujuan pindah kepada Rektor Rektor mengeluarkan surat pindah beserta dokumen pendukung

Keleng-kapan

Output

No

No

Dokumen pindah:  Form surat izin orang tua  Form surat rekom dosen wali  Form surat rekom Kajur/kaprodi  Form surat bebas lab

≤1 Hari

Dokumen pindah

≤1 Hari

Berkas Pindah

 Surat permohonan bermaterai  Dokumen pindah lengkap  KTM asli  Fotocopy KTP orang tua/wali  Transkrip nilai

≤1 Hari

Surat Permho nan Pindah

Yes

Yes

Yes

Surat Rekom Pindah

Izin pindah

No  Surat pindah  Fotocopy sertifikat akreditasi prodi  Transkrip Akademik

7.

WAKTU ≤1 Hari

Mahasiswa berkonsultasi dengan dosen wali tentang rencana pindah Mahasiswa mengambil dokumen pindah di situs FMIPA www.fmipa.unsyiah.ac.id/dok umen

Mahasiswa mengisi dokumen pindah, mendapatkan persetujuan dosen wali, Kajur/kaprodi dan orang tua, serta melengkapi seluruh persyaratan administrasi lainnya Mahasiswa mengajukan permohonan pindah kepada Dekan

PUKSI

BAA memproses status administrasi mahasiswa

Surat keputusan pindah

14

≤1 Hari

SK Pindah

1.6

PEMBUATAN SK DOSEN WALI

Kode: Area : FMIPA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : PEMBUATAN SK DOSEN WALI Tanggal dikeluarkan: No. Revisi :

Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses pembuatan SK dosen Wali. Definisi Surat keputusan dosen wali akan diterbitkan oleh Dekan menerima usulan ketua jurusan tentang nama dosen wali dengan mahasiswa perwaliannya. SK dosen wali akan dikeluarkan setiap tahun ajaran baru. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses pembuatan SK dosen wali. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pembuatan SK dosen wali. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010. NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN SOP TGL. REVISI TGL. EFEKTIF DISAHKAN OLEH




Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

DASAR HUKUM : 1. PERMENPAN No. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Standar Prosedur Administrasi Pemerintahan 2. Undang-undang RI No.20 Tahun 2003 3. Undang-undang RI No.14 Tahun 2005 4. PP RI No.60 Tahun 1999 5. PP RI No.19 Tahun 2005 6. KepMendiknas No.045/U/2002 7. KepMendiknas No.184/U/2001 8. KepMendiknas No.232/U/2000 9. KepMendiknas No.25 Tahun 2007 10. SK Dirjen PT No.34/DIKTI/2002 KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA : 1. SOP Jurusan dan Universitas

PERINGATAN : Pengiriman data Dosen Wali dari Jurusan berbentuk Hard dan Softcopy

NAMA SOP : PEMBUATAN SK DOSEN WALI KUALIFIKASI PELAKSANA : 1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d 3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi 4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL.


15


No

Pelaksana

Kegiatan JUR

1. 2.

FAK

DEKAN

Pengiriman Surat Pemutkahiran Data Dosen Wali Penyiapan Pemutakhiran Data Dosen Wali oleh Jurusan/Prodi

4.

Pengiriman Hasil Pemutakhiran Data Dosen Wali ke Subbag Pendidikan Pembuatan SK Dosen Wali

5.

Pengesahan SK Dosen Wali

6.

Penginputan Data Dosen Wali Online

Kelengkapan

WAKTU

KET

Output

≤1 Hari

Dokumen Berkas Dosen wali

No 3.

Mutu Buku

≤3 Hari

≤1 Hari

Yes SK Dosen Wali

≤2 Hari

≤1 Hari

www.siakad. unsyiah.ac.id

16

≤1 Hari

Berkas Dosen Wali Berkas Dosen Wali SK Dosen Wali Arsip

1.7

PEMBUATAN TRANSKRIP AKADEMIK SEMENTARA

Kode : Area : FMIPA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : PEMBUATAN TRANSKRIP AKADEMIK SEMENTARA Tanggal dikeluarkan : No. Revisi :

Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses pembuatan transkrip akademik sementara. Definisi Transkrip akademik sementara akan diterbitkan oleh Dekan bila ada permintaan dari lulusan yang bersangkutan. Transkrip akademik ini bersifat sementara untuk keperluan tertentu, berlaku sampai keluarnya transkrip asli. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses pembuatan transkrip sementara. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pembuatan transkrip sementara. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010. NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN SOP TGL. REVISI TGL. EFEKTIF DISAHKAN OLEH




Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP DASAR HUKUM : 11. PERMENPAN No. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Standar Prosedur Administrasi Pemerintahan 12. Undang-undang RI No.20 Tahun 2003 13. Undang-undang RI No.14 Tahun 2005 14. PP RI No.60 Tahun 1999 15. PP RI No.19 Tahun 2005 16. KepMendiknas No.045/U/2002 17. KepMendiknas No.184/U/2001 18. KepMendiknas No.232/U/2000 19. KepMendiknas No.25 Tahun 2007 20. SK Dirjen PT No.34/DIKTI/2002

: PEMBUATAN TRANSKRIP AKADEMIK SEMENTARA

KUALIFIKASI PELAKSANA : 1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d 3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi 4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL.

17

KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA : 1. SOP Jurusan

PERINGATAN : Pembuatan transkrip akademik sementara harus sepengetahuan Dosen Wali dari mahasiswa yang bersangkutan


18


Pelaksana No

KET MHS

1.

2.

3.

Mutu Buku

Kegiatan Mahasiswa mengakses data KHS di Puksi online menggunakan login account masing-masing Mahasiswa mencetak Transkrip Akademik Sementara sebanyak ≥2 lembar Dosen wali menandatangani salah satu lembar Transkrip Akademik Sementara

WALI

JUR

FAK

PD 1

KELENGKAPAN

WAKTU

Output

≤ 1 Hari

Tarnskrip Online

≥2 lembar Transkrip Akademik Sementara

No ≤ 1 Hari

Trankrip Akademik

≤ 1 Hari

Trankrip Akademik

≤ 1 Hari

Trankrip Akademik

≥1 lembar Transkrip Akademik Sementara yang ditandatangani Kajur/PDI

≤ 1 Hari

Trankrip Akademik

Transkrip Transkrip Akademik Sementara yang sah

≤ 1 Hari

• 1 lembar Transkrip Akademik Sementara yang ditandatangani dosen wali

• ≥1 lembar Transkrip

Yes

Akademik Sementara yang belum ditandatangani

4.

Mahasiswa membawa seluruh lembar transkrip sementara ke Jurusan/Subbag Pendidikan fakultas untuk divalidasi

5.

Subbag Pendidikan fakultas memvalidasi Transkrip Akademik Sementara yang diserahkan mahasiswa

No

Yes 6.

Kajur/PD I mensahkan Transkrip Akademik Sementara

7.

Subbag Pendidikan fakultas menyerahkan kembali Transkrip Akademik Sementara yang telah disahkan kepada mahasiswa

19

Trankrip Akademik /Arsip

1.8

UNDANGAN SIDANG TA/PA

Kode : Area : FMIPA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Pembuatan Undangan Sidang TA/PA Tanggal dikeluarkan : No. Revisi :

Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses pembuatan undangan sidang TA/PA. Definisi Undangan sidang TA/PA akan diterbitkan oleh Dekan melalui Pembantu Dekan Bidang Akademik setelah menerima usulan dari ketua jurusan. Dalam undangan tertera jadwal dan tim pembimbing dan penguji. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses pembuatan undangan sidang TA/PA. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pembuatan undangan sidang TA/PA. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010. NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN SOP TGL. REVISI TGL. EFEKTIF DISAHKAN OLEH




Dr. Hizir NIP. 196805311993031003


NAMA SOP : UNDANGAN SIDANG TA/PA KUALIFIKASI PELAKSANA : 1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d 3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi 4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL.

20


PERINGATAN : Bahan adminitrasi kelengkapan sidang TA/PA dikumpulkan dipengajaran 2 Hari sebelum sidang TA/PA


21


Pelaksana No

KET

MHS 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Mutu Buku

Kegiatan Mahasiswa mendownload dan menyiapkan berkas sidang Tugas Akhir/Proyek Akhir (www.fmipa.unsyiah.ac.id/ dokumen) Jurusan menetapkan Usulan Tim Penguji Sidang Tugas Akhir/Proyek Akhir Mahasiswa Penyerahan dan pengecekan kelengkapan berkas sidang Tugas Akhir/Proyek Akhir ke Subbag.Pendidikan Penyiapan berita acara, undangan sidang Tugas Akhir/Proyek Akhir

DOSEN

JUR

FAK

PD I

Kelengkapan

WAKTU

Dokumen Berkas Sidang

≤1 Hari

 Pengusulan tim penguji TA/PA

≤1 Hari

 Leg.Ijazah  Pas photo  TOEFL

Output

≤2 Hari

Yes No  Pengusulan tim penguji TA/PA

No

Pengesahan penetapan tim penguji Tugas Akhir/Proyek Akhir Mahasiswa mendistribusikan surat undangan sidang Tugas Akhir/Proyek Akhir Pelaksanaan ujian sidang Tugas Akhir/Proyek Akhir

≤1 Hari

Berkas sidang

≤1 Hari

Surat tim penguji

Yes  Surat Penetapan Tim Penguji TA/PA

≤1 Hari

≤1 Hari

22

Disposisi

Arsip

1.9

PENGISIAN KARTU RENCANA STUDI

Kode: Area : FMIPA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Pengisian Kartu Rencana Studi Tanggal dikeluarkan: No. Revisi :

Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses pengisian kartu rencana studi. Definisi Pengisian kartu rencana stdi dilakukan mahasiswa pada waktu yang sudah ditentukan sesuai kalender akademik, di bawah bimbingan dosen wali. Pada kartu tersebut tertera mata kuliah dan jumlah SKSnya, dosen pengasuh serta jadwal perkuliahan. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses pengisian kartu rencana studi. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengisian kartu rencana studi. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010. NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN SOP TGL. REVISI TGL. EFEKTIF DISAHKAN OLEH




Dr. Hizir NIP. 196805311993031003


NAMA SOP : PENGISIAN KARTU RENCANA STUDI KUALIFIKASI PELAKSANA : 1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d 3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi 4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL.

23


PERINGATAN :

PERALATAN/PERLENGKAPAN : 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference 3. Komputer/printer/scanner 4. Jaringan internet PENCATATAN DAN PENDATAAN : - Dijaidakan pedoman pelaksaan TUPOKSI - Sebagai laporan manual

24


Pelaksana No

Mutu Buku

Kegiatan

KET FAK

JUR

WALI

MHS

Kelengkapan

WAKTU

1.

Subbag Pendidikan fakultas mendistribusikan KHS semester sebelumnya ke jurusan

KHS rangkap 4

≤2 Hari

2.

Kajur/kaprodi menandatangani KHS semester sebelumnya dan mendistribusikan kepada dosen wali

KHS

≤1 Hari

3.

Mahasiswa mengambil KHS di dosen wali pada masa yang telah ditentukan

KHS

≤1 Hari

4.

Mahasiswa & dosen wali mendiskusikan mata kuliah yang akan diambil berdasarkan (1) hasil yang diperoleh oleh mahasiswa di semester-semester sebelumnya, (2) Jadwal kuliah dan (3) Kurikulum Program Sarjana atau Diploma

5.

Mahasiswa mengisi KRS online dan mencetak hasil KRS online rangkap 4 (www.siakad.unsyiah.ac.id/KRSO nline)

6.

Dosen wali menandatangani seluruh hasil cetak KRS online setelah memeriksa kelengkapan seluruh dokumen

 Jadwal kuliah  KHS  Buku Panduan Kurikulum Program Sarjana/Diploma

No

Yes

Output

≤1 Hari

Hasil cetak KRS online rangkap 4

≤1 Hari

Form KRS

• Hasil cetak KRS

≤1 Hari

Form KRS

online rangkap 4

• Bukti pembayaran SPP

• Surat kuasa jika pengisian KRS diwakilkan

• Syarat-syarat lain sesuai ketentuan jurusan/prodi/ fakultas

7.

Dosen wali menyerahkan selembar hasil cetak KRS online dan KHS yang sudah ditandatangani kepada mahasiswa, mengambil satu lembar sebagai arsip, dan menyerahkan sisanya ke jurusan/prodi

Hasil cetak KRS online yang sudah ditandatangani

≤1 Hari

Form KRS

8

Jurusan/prodi mengarsip dan menyerahkan ke Subbag Pendidikan fakultas secara kolektif, masing-masing selembar hasil cetak KRS online dan KHS yang sudah ditandatangani


≤1 Hari

Form KRS

9

Subbag Pendidikan fakultas mengarsip KHS dan hasil cetak KRS online


≤3 Hari

25

Arsip

1.10 PENGUSULAN IJAZAH SARJANA/DIPLOMA

Kode : Area : FMIPA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Pengusulan Ijazah Sarjana/Diploma Tanggal dikeluarkan: No. Revisi :

Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses pengusulan ijazah sarjana/diploma. Definisi Pengusulan ijazah dilakukan Dekan kepada Rektor dengan melampirkan data calon wisudawan pada periode tersebut. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses pengusulan ijazah sarjana/diploma. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengajuan ijazah sarjana/diploma. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010. NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN SOP TGL. REVISI TGL. EFEKTIF DISAHKAN OLEH




Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

DASAR HUKUM : 41. PERMENPAN No. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Standar Prosedur Administrasi Pemerintahan 42. Undang-undang RI No.20 Tahun 2003 43. Undang-undang RI No.14 Tahun 2005 44. PP RI No.60 Tahun 1999 45. PP RI No.19 Tahun 2005 46. KepMendiknas No.045/U/2002 47. KepMendiknas No.184/U/2001 48. KepMendiknas No.232/U/2000 49. KepMendiknas No.25 Tahun 2007 50. SK Dirjen PT No.34/DIKTI/2002 KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA : 1. SOP jurusan dan Universitas

PERINGATAN :

NAMA SOP : PENGUSULAN IJAZAH SARJANA/DIPLOMA KUALIFIKASI PELAKSANA : 1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d 3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi 4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL.


26


Pelaksana No

Kegiatan

KET MHS

1.

Penyerahan Hasil Berkas Sidang

2.

Rekapitulasi Hasil Sidang dan Perhitungan IPK, Predikat kelulusan mahasisawa Penyiapan berkas usulan ijazah wisudawan

3.

4.

5.

6.

Mutu Buku

Penginputan Usul Ijazah online www.siakad.unsyiah.ac.id/wis uda Pengesahan berkas usulan ijazah

JUR

FAK

BAA

Kelengkapan


WAKTU

≤1 Hari

≤1 Hari

No Yes

 Leg. Ijazah SMU  Pas photo 4x5:3 lbr dan 3x4:1 lbr Data Rekapitulasi usulan ijazah

 Surat pengantar usulan ijazah  Berkas wisuda  Surat pengantar usulan ijazah  Berkas wisuda

Penyerahan berkas usulan ijazah wisudawan ke BAA

27

Output

Rekap Usulan Ijazah

≤2 Hari

≤1 Hari

≤1 Hari

Usulan Ijazah

≤1 Hari

Disposi si/Arsip

1.11 PENYERAHAN HASIL PENILAIAN

Kode : Area : FMIPA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Penyerahan Hasil Penilaian Tanggal dikeluarkan: No. Revisi :

Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses penyerahan hasil penilaian sidang. Definisi Penyerahan hasil penilaian dilakukan Ketua Jurusan kepada Dekan melalui subbag akademik. Nilai tersebut kemudian diinput sebagai bukti untuk registrasi wisuda. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses penyerahan hasil penilaian. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses penyerahan hasil penilaian. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010. NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN SOP TGL. REVISI TGL. EFEKTIF DISAHKAN OLEH




Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

DASAR HUKUM : 51. PERMENPAN No. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Standar Prosedur Administrasi Pemerintahan 52. Undang-undang RI No.20 Tahun 2003 53. Undang-undang RI No.14 Tahun 2005 54. PP RI No.60 Tahun 1999 55. PP RI No.19 Tahun 2005 56. KepMendiknas No.045/U/2002 57. KepMendiknas No.184/U/2001 58. KepMendiknas No.232/U/2000 59. KepMendiknas No.25 Tahun 2007 60. SK Dirjen PT No.34/DIKTI/2002 KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA : 1. SOP Jurusan dan Puksi

PERINGATAN :

NAMA SOP : PENYERAHAN HASIL PENILAIAN KUALIFIKASI PELAKSANA : 1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d 3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi 4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL.


28


Pelaksana No

KET

DOSEN

MHS

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Mutu Buku

Kegiatan Subbag Pendidikan fakultas mencetak dan mendistribusikan DPNA sebelum semester berakhir Dosen pengasuh mata kuliah meminta peserta mata kuliah menandatangani DPNA sebagai bukti keikutsertaan ujian akhir Dosen pengasuh mata kuliah mengumumkan nilai kepada mahasiswa, agar mahasiswa dapat menyampaikan keberatan selama 2 hari Dosen pengasuh mata kuliah mengisikan nilai-nilai mahasiswa pada DPNA Dosen pengasuh mata kuliah menyerahkan DPNA ke Subbag Pendidikan fakultas 5 hari setelah ujian berlangsung disertai Absen Kuliah Subbag Pendidikan fakultas memasukkan nilai pada DPNA ke sistem Puksi online Subbag Pendidikan fakultas mencetak KHS

JUR

FAK

Yes

PUKSI

Kelengkapan

WAKTU

DPNA

≤2 Hari

DPNA

≤2 Hari

Hasil penilaian sementara

≤2 Hari

DPNA

≤1 Hari

DPNA

≤5 Hari

DPNA

≤1 Hari

KHS

≤2 Hari

Output

No

No

DPNA terisi

Yes

29

Arsip

Arsip

1.12 PERUBAHAN KRS

Kode : Area : FMIPA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Perubahan KRS Tanggal dikeluarkan : No. Revisi :

Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses perubahan KRS. Definisi Perubahan KRS dilakukan pada waktu yang ditentukan sesuai dengan kalender akademik. Perubahan KRS adalah pergantian dan/atau penambahan dan/atau pembatalan mata kuliah yang sebelumnya pernah diisikan pada Kartu Rencana Studi. Ruang Lingkup SOP ini meliputi : 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses perubahan KRS. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses perubahan KRS. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.





Dr. Hizir NIP. 196805311993031003


NAMA SOP : PERUBAHAN KRS KUALIFIKASI PELAKSANA : 1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d 3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi 4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL.

30

KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA : 1. SOP Perngisian KRS

PERINGATAN : Pengisian PKRS dilakukan hanya dalam waktu 2 hari


31


Pelaksana No

KET MHS

1.

Mutu Buku

Kegiatan WALI

JUR

FAK

 KHS

Mahasiswa menjumpai dosen wali dengan membawa KHS dan hasil cetak KRS online yang telah ditandatangani dosen wali ketika pengisian KRS

2.

Mahasiswa & dosen wali mendiskusikan dan mengubah KRS berdasarkan (1) hasil yang diperoleh oleh mahasiswa di semester-semester sebelumnya, (2) Jadwal kuliah, (3) Buku Panduan Program Sarjana/ Diploma, (4) Alasan perubahan yang diberikan oleh mahasiswa

3.

Mahasiswa melakukan perubahan langsung pada seluruh lembar hasil cetak KRS online dan dosen wali menandatanganinya di depan mahasiswa ybs., setelah memeriksa kelengkapan seluruh dokumen

Kelengkapan

 Hasil cetak KRS online yang telah ditandatangani dosen wali ketika masa pengisian KRS (1 asli + copy rangkap 4)  Jadwal kuliah  KHS  Hasil cetak KRS online yang telah ditandatangani dosen wali ketika masa pengisian KRS (1 asli + copy rangkap 4)  Buku Panduan Kurikulum Program Sarjana/Diploma

• Hasil cetak KRS online yang telah ditandatangani dosen wali ketika masa pengisian KRS (1 asli + copy rangkap 4)

No

Yes

WAKTU

≤1 Hari

≤1 Hari

≤1 Hari

Output Form KPRS

Form KPRS

Form KPRS

• Surat kuasa jika perubahan KRS diwakilkan

• Syarat-syarat lain sesuai ketentuan jurusan/prodi/fakul tas

4.

5.

6.

Dosen wali menyerahkan selembar hasil cetak KRS online yang telah diubah dan ditandatangani kepada jurusan/prodi, mengambil selembar sebagai arsip dan menyerahkan sisanya ke mahasiswa

Hasil cetak KRS online yang telah diubah dan ditandatangani (

≤1 Hari


≤1 Hari


≤1 Hari

Form KPRS

No

Mahasiswa menyerahkan selembar hasil cetak KRS online yang telah diubah dan ditandatangani kepada Subbag Pendidikan fakultas

Yes

Subbag Pendidikan fakultas melakukan perubahan KRS online sesuai dengan hasil cetak KRS online yang telah diubah yang diserahkan oleh mahasiswa (www.siakad.unsyiah.ac.id)

32

Form KPRS

Form KPRS

7.


Subbag Pendidikan fakultas mengarsip hasil cetak KRS online yang telah diubah

33

≤1 Hari

Arsip

1.13 WISUDA

Kode : Area : FMIPA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Wisuda Tanggal dikeluarkan: No. Revisi :

Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang tata laksana wisuda. Definisi Wisuda dapat diikuti oleh seluruh mahasiswa yang telah menyelesaikan studi pada jurusan tertentu dengan ketentuansyarat tertentu (lihat buku kurikulum FMIPA). Upacara yudisium dilaksanakan pada waktuwaktu tertentu sesuai kalender akademik. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses wisuda 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses wisuda. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.





Dr. Hizir NIP. 196805311993031003


NAMA SOP : WISUDA KUALIFIKASI PELAKSANA : 1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d 3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi 4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL.

34


PERINGATAN :


35


Pelaksana No

KET MHS

1.

Mutu Buku

Kegiatan FAK

BAA

BANK

Mahasiswa mendaftar di Subbag Pendidikan fakultas

Kelengkapan

WAKTU

 Form biodata lulusan, 3 eks.

≤1 Hari

Output

 Fotocopy ijazah SLTA yang dilegalisir, 3 eks.

2.

3.

4. 5. 6.

7.

8 9

Subbag Pendidikan fakultas memeriksa persyaratan mahasiswa untuk dapat diwisuda Subbag Pendidikan fakultas mengirimkan nama-nama calon peserta wisuda ke BAA Fakultas memproses transkrip akademik BAA memproses ijazah

 Bukti pelaksanan ujian skripsi

≤1 Hari

 Tanskrip nilai

Yes

≤1 Hari

Laporan Wisuda

≤2 Hari

Trankrip Akademik

Form biodata alumni

≤5 Hari

 Daftar usul ijazah

No

 Biodata lulusan

Mahasiswa membayar biaya wisuda di bank yang ditunjuk Mahasiswa mendaftar, membayar deposit toga dan biaya alumni di panitia wisuda Mahasiswa mengikuti gladi resik

≤1 Hari

 Slip pembayaran wisuda

≤1 Hari

 Biodata alumni

≤1 Hari

Upacara Wisuda

 Ijazah  Transkrip nilai

36

≤1 Hari

Ijazah

1.14 YUDISIUM DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Yudisium Kode : Area : FMIPA

Tanggal dikeluarkan: No. Revisi :

Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang cara mengikuti yudisium. Definisi Yudisium dapat diikuti oleh seluruh mahasiswa yang telah menyelesaikan studi pada jurusan tertentu dengan ketentuansyarat tertentu (liat panduan akademik). Upacara yudisium dilaksanakan pada waktu-waktu tertentu sesuai kalender akademik. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses yudisium. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses yudisium. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.





Dr. Hizir NIP. 196805311993031003


NAMA SOP : YUDISIUM KUALIFIKASI PELAKSANA : 1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d 3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi 4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL.

37


PERINGATAN :


38


No

Kegiatan

1.

Penerimaan Berkas Hasil Sidang TA/PA dari Jur/Prodi

2.

Rekapitulasi Hasil Sidang TA/PA

3.

Bagian Pendidikan menyiapkan berkas peserta yusidium sarjana/diploma

Pelaksana MHS

JUR

FAK


5.

Mahasiswa mendaftar dan mengambil undangan peserta yudisium di Subbag Pendidikan Mahasiswa mengikuti gladi resik

6.

Pelaksanaan Yudisium

WAKTU

Output

≤1 Hari

≤1 Hari

No

Yes

4.

Mutu Buku Kelengkapan

 Undangan Yudium  Laporan Kajur/Kaprodi  Biodata Peserta Yudisium  Laporan Dekan  Tata Tertib Yudisium Surat Keputusan Panitia Yudisium

≤2 Hari

≤1 Hari

≤1 Hari

≤1 Hari

39

Laporan Data Yudisium

KET

II.

SOP UMUM DAN PERLENGKAPAN

2.1

PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS YANG DIKELOLA PADA SUBBAG UMUM DAN PERLENGKAPAN

Kode : Area : FMIPA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Peminjaman Barang inventaris Tanggal dikeluarkan : No. Revisi :

Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang cara peminjaman barang inventaris. Definisi Barang inventaris adalah barang milik Negara yang berada dan dikelola oleh fakultas MIPA. Barangbarang tersebut terdata di bawah pengawasan pada Subbag Umum dan Perlengkapan FMIPA. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses peminjaman barang inventaris milik Negara. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses peminjaman barang inventaris milik Negara. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.


: 15/UN11.1.28/LK-SOP/2013 : 12 Juli 2013 : : : Dekan Fakultas MIPA



Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP

: PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS YANG DIKELOLA PADA SUBBAG UMUM DAN PERLENGKAPAN

DASAR HUKUM 91. PERMENPAN No. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Standar Prosedur Administrasi Pemerintahan 92. PP No. 6 Tahun 2006 Tentang Pengelolaan Barang Milik Negara Daerah 93. PP No. 38 Tahun 2008 Tentang Perubahan Atas PP No. 6 Tahun 2006 94. Permenkeu No. 96.PMK.06 Tahun 2007 Tentang Tata Cara Pelaksanaan Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan dan Pemindahtanganan Barang Milik Negara

KUALIFIKASI PELAKSANA 1. PENDIDIKAN MINIMAL SMA SEDERAJAT 2. PANGKAT MINIMAL II/a 3. MEMILIKI KEMAMPUAN PEMERIKSAAN BARANG INVENTARIS 4. MEMILIKI LOYALITAS TERHADAP ORGANISASI

40

KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA 1. SOP P. DEKAN II 2. SOP KABAG TATA USAHA 3. SOP KASUBBAG UMUM DAN PERLENGKAPAN 4. SOP PROGRAM STUDI/JURUSAN

PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference 3. Komputer/printer/scanner 4. Jaringan internet

PERINGATAN Apabila pengembalian terlambat dilakukan, maka peminjam didenda sesuai aturan.

PENCATATAN DAN PENDATAAN -Dijadikan pedoman pelaksaan TUPOKSI -Sebagai laporan manual

41

PROSEDUR PELAKSANAAN PEKERJAAN Pelaksana

No

Kegiatan Peminjam

1.

2.

3. 4.

5.

6.

7.

8.

9.

Staf Umum

Kabag. Tata Usaha

Peminjam membuat surat permohonan peminjaman barang inventaris yang diketahui oleh pejabat berwenang yang ditujukan kepada P. Dekan II. Surat permohonan disampaikan melalui subbagian umum dan perlengkapan Surat permohonan tersebut diagendakan oleh staf umum dan didisposisikan kepada Kabag. Tata Usaha. Kabag. Tata Usaha meneruskan disposisi kepada P. Dekan II P. Dekan II memberikan tanggapan dan mendisposisikan kembali kepada Kabag. Tata Usaha untuk ditindaklanjuti. Kabag. Tata Usaha meneruskan disposisi kepada Kasubbag. Umum dan Perlengkapan untuk menindaklanjuti sesuai tanggapan dari P. Dekan II Apabila tanggapan Kasubbag umum dan perlengkapan menyetujui peminjaman tersebut, maka staf perlengkapan memeriksa ketersediaan barang yang akan dipinjamkan. Namun jika tidak disetujui atau barang tidak tersedia, maka staf perlengkapan menyampaikan hal tersebut kepada peminjam. Apabila barang tersebut tersedia, maka staf perlengkapan menyerahkan barang kepada peminjam dengan membuat tanda terima pada buku peminjaman. Khusus bagi mahasiswa wajib meninggalkan KTM sebagai jaminan peminjaman. Setelah batas waktu peminjaman berakhir, maka barang tersebut segera dikembalikan kepada staf perlengkapan dan staf perlengkapan memeriksa kondisi barang tersebut. Apabila kondisi barang dalam keadaan baik, maka barang tersebut diterima oleh staf perlengkapan dan peminjam menandatangani tanda pengembalian di buku peminjaman. Khusus bagi mahasiswa akan dikembalikan KTMnya. Namun apabila kondisi

P. Dekan II

Mutu Buku Ka.subbag Umum dan Perlengka pan

Ket Staf Perlen gkapan

Keleng -kapan

Surat Permo honan Peminj aman

Waktu

Output

5 menit

Surat Permohonan Peminjaman

10 menit

Agenda surat masuk

30 menit 30 menit

Disposisi

30 menit

Disposisi

2 Jam

Pemeriksaan ketersediaan barang

10 menit

Penyerahan barang yang dipinjam

10 menit

Pemeriksaan dan Pengembalia n barang yang dipinjam Penerimaan barang yang dipinjam

Yes

No

KTM

No

Yes 10 menit

42

Disposisi

10.

barang tidak baik, maka staf perlengkapan meminta peminjam untuk memperbaikinya atau menggantinya. Staf Perlengkapan menyimpan barang inventaris yang telah dikembalikan.

10 menit

43

Penyimpana n barang

2.2

PEMAKAIAN RUANGAN UNTUK KEPERLUAN KHUSUS DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Pemakaian Ruang Untuk Keperluan Khusus

Kode : Area : FMIPA

Tanggal dikeluarkan : No. Revisi :

Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang cara pemakaian ruang untuk keperluan khusus. Definisi Seluruh ruangan yang berada fakultas MIPA terdata di bawah pengawasan pada Subbag Umum dan Perlengkapan FMIPA. Untuk pemakaian khusus harus dijadwalkan terlebih dahulu untuk menghindari dengan keperluan yang lain. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses pemakaian ruang untuk keperluan khusus. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pemakaian ruang untuk keperluan khusus. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.





Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP DASAR HUKUM 1. PERMENPAN No. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Standar Prosedur Administrasi Pemerintahan 2. PP No. 6 Tahun 2006 Tentang Pengelolaan Barang Milik Negara Daerah 3. PP No. 38 Tahun 2008 Tentang Perubahan Atas PP No. 6 Tahun 2006 4. Permenkeu No. 96.PMK.06 Tahun 2007 Tentang Tata Cara Pelaksanaan Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan dan Pemindahtanganan Barang Milik Negara

: PEMAKAIAN RUANGAN UNTUK KEPERLUAN KHUSUS


44



PERINGATAN


45


Mutu Buku Ket

No

Kegiatan Pemakai

1.

2.

Staf Umum

Kabag. Tata Usaha

P. Dekan II

Ka.subbag Umum dan Perlengka pan

Staf Perlen gkapan

Pemakai ruangan membuat surat permohonan pemakaian ruangan yang diketahui oleh pejabat berwenang yang ditujukan kepada P. Dekan II. Surat permohonan disampaikan melalui subbagian umum dan perlengkapan Surat permohonan tersebut diagendakan oleh staf umum dan didisposisikan kepada Kabag. Tata Usaha.

Keleng-kapan

Waktu

Output

Surat Permohonan Pemakaian Ruangan

5 menit

Surat Permohonan Pemakaian Ruangan

10 menit

Agenda surat masuk

3.

Kabag. Tata Usaha meneruskan disposisi kepada P. Dekan II

30 menit

Disposisi

4.

P. Dekan II memberikan tanggapan dan mendisposisikan kembali kepada Kabag. Tata Usaha untuk ditindaklanjuti. Kabag. Tata Usaha meneruskan disposisi kepada Kasubbag. Umum dan Perlengkapan untuk menindaklanjuti sesuai tanggapan dari P. Dekan II Apabila tanggapan Kasubbag umum dan perlengkapan menyetujui pemakaian ruang tersebut, maka staf perlengkapan memeriksa ketersediaan ruang yang akan dipakai. Namun jika tidak disetujui atau ruang tidak tersedia, maka staf perlengkapan menyampaikan hal tersebut kepada pemakai. Apabila ruangan tersebut tersedia, maka staf perlengkapan menyerahkan kunci ruangan kepada pemakai dengan membuat tanda terima pada buku peminjaman. Khusus bagi mahasiswa wajib meninggalkan KTM sebagai jaminan peminjaman. Pemakai bertanggung jawab menjaga kebersihan ruangan dan keamanan fasilitas, barang dan alat di dalam ruangan tersebut.

30 menit

Disposisi

30 menit

Disposisi

1 jam

Pemeriksaan Ruangan

10 menit

Penyerahan kunci ruangan

10 menit

Pemeriksaan ruangan

5.

6.

7.

8.

No

Yes

KTM

Setelah waktu pemakaian habis, maka kunci ruangan segera dikembalikan kepada staf perlengkapan dan staf perlengkapan memeriksa kondisi ruangan beserta fasilitas, barang dan alat di dalam ruangan tersebut.

No Yes

46

9.

10.

Apabila kondisi ruangan berserta fasilitas, barang dan alat dalam keadaan baik, maka kunci ruangan diterima oleh staf perlengkapan dan peminjam menandatangani tanda pengembalian di buku peminjaman. Khusus bagi mahasiswa akan dikembalikan KTMnya. Namun apabila kondisi ruangan atau fasilitas, barang dan alat tidak baik, maka staf perlengkapan meminta pemakai untuk memperbaikinya atau menggantinya. Staf Perlengkapan menyimpan kunci ruangan yang telah dikembalikan.

47

10 menit

Penerimaan kunci ruangan

10 menit

Penyimpanan kunci ruangan

2.3

PENERIMAAN DAN PENDISTRIBUSIAN BARANG INVENTARIS

Kode : Area : FMIPA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Penerimaan dan Pendistribusian Barang Inventaris Tanggal dikeluarkan : No. Revisi :

Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang cara penerimaan dan pendistribusian barang inventaris. Definisi Barang inventaris adalah barang milik Negara yang berada dan dikelola oleh fakultas MIPA. Barangbarang tersebut terdata di bawah pengawasan pada Subbag Umum dan Perlengkapan FMIPA. Barang-barang tersebut setelah dietrima dari pihak universitas harus didistribusikan ke jurusan-jurusan sesuai usulan, dan semua tercatat dalam borang berta acara serah terima. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses penerimaan dan pendistribusian barang inventaris. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses penerimaan dan pendistribusian barang inventaris. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.





Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP DASAR HUKUM 1. PERMENPAN No. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Standar Prosedur Administrasi Pemerintahan 2. PP No. 6 Tahun 2006 Tentang Pengelolaan Barang Milik Negara Daerah 3. PP No. 38 Tahun 2008 Tentang Perubahan Atas PP No. 6 Tahun 2006 4. Permenkeu No. 96.PMK.06 Tahun 2007 Tentang Tata Cara Pelaksanaan Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan dan Pemindahtanganan Barang Milik Negara

: PENERIMAAN DAN PENDISTRIBUSIAN BARANG INVENTARIS


48



PERINGATAN -


49


No

1.

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Kegiatan

Pengantar Barang menyerahkan barang melalui Kasubbag Umum dan Perlengkapan. Kasubbag. Umum dan Perlengkapan menyampaikan penerimaan barang tersebut kepada P. Dekan II P. Dekan II meminta Kasubbag. Umum dan Perlengkapan untuk memeriksa kondisi dan kelengkapan barang tersebut. Kasubbag. Umum dan Perlengkapan meminta staf perlengkapan untuk memeriksa kondisi dan kelengkapan barang yang diterima sesuai dokumen kontrak dan tanda terima barang. Kasubbag dapat meminta bantuan unit pengguna dalam melakukan pemeriksaannya. Staf Perlengkapan memeriksa kondisi dan kelengkapan barang yang diterima sesuai dokumen kontrak dan tanda terima barang dan menyampaikan hasil pemeriksaannya kepada Kasubbag Umum dan Perlengkapan Apabila kondisi dan kelengkapan barang baik dan sesuai dokumen kontrak dan tanda terima barang, Kasubbag Umum dan Perlengkapan menerima barang tersebut. Apabila kondisi dan kelengkapan barang tidak baik dan tidak sesuai dokumen kontrak atau tanda terima, Kasubbag. Umum dan Perlengkapan menolak menerima barang tersebut. Kasubbag Umum dan Perlengkapan meminta staf perlengkapan untuk menginventaris barang tersebut Staf Perlengkapan melakukan pendataan inventaris dan penomoran barang tersebut kemudian menyampaikan hasilnya kepada Kasubbag umum dan perlengkapan Kasubbag. Umum dan Perlengkapan menyerahkan barang yang telah diberi nomor inventaris ke unit pengguna. Pengguna menerima barang dan menandatangi berita acara serah terima barang yang dibuat oleh Kasubbag Umum dan Perlengkapan.

Pengantar Barang

Ka.subbag Umum dan Perlengkap an

P. Dekan II

Mutu Buku

Staf Perlen gkapan

Pengguna

Kelengkapan

Ket. Waktu

Output

20 menit 30 menit 30 menit

30 menit

Dokumen kontrak Tanda terima barang

2 jam

20 menit

No

Yes

10 menit 1 hari

1 hari

Berita acara serah terima barang

30 menit

10 menit

Kasubbag. Umum dan Perlengkapan mengarsipkan berita acara yang telah ditandatangan.

50

Berita acara yang ditanda tangani

2.4

PENERIMAAN DAN DISPOSISI SURAT MASUK

Kode : Area : FMIPA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Penerimaan dan Disposisi Surat Masuk Tanggal dikeluarkan : No. Revisi :

Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang penerimaan dan disposisi surat masuk Definisi Penerimaan dan disposisi surat masuk dilakukan oleh bagian tata usaha fakultas MIPA. Surat yang masuk adalah semua bentuk surat yang dialamatkan kepada seluruh civitas akademik fakultas MIPA. Surat dengan penanganan khusus akan dideposisikan ke bagian yang yang bertugas untuk mengerjakan atau yang mengemban tupoksi tersebut. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses penerimaan dan disposisi surat. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses penerimaan dan disposisi surat. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.





Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP

: PENERIMAAN DAN DISPOSISI SURAT MASUK

DASAR HUKUM 1. PERMENPAN No. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Standar Prosedur Administrasi Pemerintahan 2. PERMENDIKBUD No. 6 Tahun 2013 tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Kemendikbud KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA 1. SOP P. DEKAN II 2. SOP KABAG TATA USAHA 3. SOP KASUBBAG UMUM DAN PERLENGKAPAN 4. SOP PROGRAM STUDI/JURUSAN

KUALIFIKASI PELAKSANA 1. PENDIDIKAN MINIMAL SMA SEDERAJAT 2. PANGKAT MINIMAL II/a 3. MEMILIKI KEMAMPUAN MENGGUNAKAN KOMPUTER 4. MEMILIKI LOYALITAS TERHADAP ORGANISASI PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference 3. Komputer/printer/scanner 4. Jaringan internet

PERINGATAN -


51

PROSEDUR PELAKSANAAN PEKERJAAN Pelaksana No

1.

2.

3.

4

5

6

7

Kegiatan

Staf umum menerima surat masuk dan menginput ke sistem buku agenda serta mencatat nomor agenda pada lembar disposisi. Surat tersebut kemudian discan, diinput dan diupload ke Paperless Office. Lembar disposisi disatukan dengan surat masuk tersebut dan kemudian diarsip. Melalui Paperless Office surat tersebut disampaikan kepada Kabag. Tata Usaha Kabag. Tata Usaha mendisposisikan surat tersebut kepada pejabat terkait. Apabila pejabat terkait adalah Dekan/Pembantu Dekan, maka Kabag mendisposisikan kepada Dekan/Pembantu Dekan. Apabila pejabat terkait adalah kasubbag, maka Kabag. Tata Usaha meminta Kasubbag untuk menindaklanjuti. Dekan/Pembantu Dekan memberikan tanggapan atau komentar dan meminta Kabag. Tata Usaha menindaklanjutinya. Kabag. Tata Usaha meneruskan disposisi kepada kasubbag terkait untuk ditindaklanjuti sesuai tanggapan atau komentar Dekan/Pembantu Dekan. Kasubbag memberikan tanggapan atau komentar dan menginstruksikan kepada staf terkait untuk diproses atau hanya sebagai informasi.

Staf Umum

Kabag. Tata Usaha

Dekan/Pembantu Dekan

Mutu Buku

Ka.subbag

Staf

Keleng -kapan Surat masuk

Ket. Waktu

Output

3 jam

Hasil scan surat masuk Lembar Disposisi

30 menit

Disposisi

30 menit

Disposisi

30 menit

Disposisi

30 menit

Disposisi

No

Yes

20 menit

Memproses sesuai instruksi kasubbag dan melaporkan penyelesaiannya dengan memberikan komentar/tangapan pada Paperless Office

30 menit

52

Komentar/ tanggapan

2.5

PEMBUATAN SURAT KELUAR UMUM

Kode : Area : FMIPA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Pembuatan Surat Keluar Tanggal dikeluarkan : No. Revisi :

Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang pembuatan surat keluar. Definisi Pembuatani surat keluar dilakukan oleh bagian tata usaha fakultas MIPA. Surat keluar adalah semua bentuk surat atas pemintaan khusus dari seluruh civitas akademik fakultas MIPA. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses pembuatan surat keluar. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pembuatan surat keluar. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.





Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

DASAR HUKUM 1. PERMENPAN No. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Standar Prosedur Administrasi Pemerintahan 2. PERMENDIKBUD No. 6 Tahun 2013 tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Kemendikbud KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA 1. SOP P. DEKAN II 2. SOP KABAG TATA USAHA 3. SOP KASUBBAG UMUM DAN PERLENGKAPAN 4. SOP PROGRAM STUDI/JURUSAN

NAMA SOP : PEMBUATAN SURAT KELUAR UMUM KUALIFIKASI PELAKSANA 1. PENDIDIKAN MINIMAL SMA SEDERAJAT 2. PANGKAT MINIMAL II/a 3. MEMILIKI KEMAMPUAN MENGGUNAKAN KOMPUTER 4. MEMILIKI LOYALITAS TERHADAP ORGANISASI PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference 3. Komputer/printer/scanner 4. Jaringan internet

PERINGATAN Apabila pengembalian terlambat dilakukan, maka peminjam didenda sesuai aturan.


53

PROSEDUR PELAKSANAAN PEKERJAAN No

Kegiatan

1.

Staf umum menerima instruksi dari Kasubbag Umum dan Perlengkapan secara lisan atau tulisan melalui memo/disposisi surat masuk untuk membuat surat keluar umum. Staf umum mencatat agenda surat yang akan dibuat tersebut untuk mendapat nomor surat keluar. Staf umum membuat surat tersebut dan diserahkan kepada Kasubbag Umum dan Perlengkapan untuk diparaf/ditanda tangan. Surat yang telah benar/sesuai akan diparaf/ditanda tangan oleh Kasubbag Umum dan Perlengkapan. Apabila ada koreksi dari Kasubbag Umum dan Perlengkapan, surat tersebut diserahkan kembali kepada staf umum untuk diperbaiki.

2.

3.

4.

Staf Umum

Pelaksana Ka.subbag Kabag. Umum dan Tata Perlengkapan Usaha

Mutu Buku Dekan/ P. Dekan

Kelengkapan

Waktu

Ket. Output

10 menit

Agenda surat

30 menit

Nomor surat keluar

Nomor surat keluar

1 jam

Surat keluar

30 menit

Surat keluar

No Yes

5.

Staf umum memperbaiki surat keluar tersebut sesuai koreksi dari Kasubbag. Umum dan Perlengkapan. Kemudian diserahkan kembali kepada Kasubbag. Umum dan Perlengkapan

1 jam

Surat keluar yang diperbaiki

6.

Apabila surat tersebut ditanda tangan oleh Kabag. Tata Usaha/Dekan/P. Dekan, maka surat tersebut diserahkan kepada Kabag. Tata Usaha untuk ditanda tangan/diparaf. Surat yang telah ditantangan Kasubbag Umum dan Perlengkapan diserahkan kepada Staf Umum. Apabila surat tersebut ditanda tangan oleh Dekan/Pembantu Dekan, maka Kabag. Tata Usaha memaaraf dan kemudian diserahkan kepada Dekan/Pembantu Dekan untuk ditanda tangan. Surat yang telah ditandatangan Kabag Tata Usaha diserahkan kepada Staf Umum. Surat yang telah ditandatangan oleh Dekan/P. Dekan diserahkan kepada Staf Umum.

30 menit

Surat keluar yang diparaf

1 jam

Surat keluar yang ditanda tangani

30 menit

Surat keluar yang telah ditanda tangan Surat keluar dan fotokopinya yang terstempel

7.

8.

9.

Yes No

No Yes

1 jam

Surat keluar tersebut difotokopi sebanyak yang diperlukan dan distempel. Kemudian diberi amplop, dicatat di buku ekpedisi dan dikirimkan ke tujuan. Untuk arsip dicatat ke sistem agenda lokasi arsipnya dan disimpan.

54

2.6

PERMINTAAN ATK/BARANG HABIS PAKAI DAN/ATAU BAHAN PRAKTIKUM

Kode : Area : FMIPA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Permintaan ATK/Barang Habis Pakai dan/atau Bahan Praktikum Tanggal dikeluarkan : No. Revisi :

Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang permintaan ATK/barang habis pakai dan/atau bahan praktikum. Definisi ATK/bahan habis pakai dan/atau bahan praktikum adalah semua bahan baik bahan perkantoran maupun bahan praktikum yang diusulkan oleh semua jurusan/prodi melalui SP4, untuk pemakaian satu tahun. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses pengadaan ATK/bahan habis pakai atau bahn praktikum. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengadaan ATK/bahan habis pakai atau bahn praktikum. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.





Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP

: PERMINTAAN ATK/BARANG HABIS PAKAI DAN/ATAU BAHAN PRAKTIKUM

DASAR HUKUM 1. PERMENPAN No. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Standar Prosedur Administrasi Pemerintahan 2. PP No. 6 Tahun 2006 Tentang Pengelolaan Barang Milik Negara Daerah 3. PP No. 38 Tahun 2008 Tentang Perubahan Atas PP No. 6 Tahun 2006 4. Permenkeu No. 96.PMK.06 Tahun 2007 Tentang Tata Cara Pelaksanaan Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan dan Pemindahtanganan Barang Milik Negara

KUALIFIKASI PELAKSANA 1. PENDIDIKAN MINIMAL SMA SEDERAJAT 2. PANGKAT MINIMAL II/a 3. MEMILIKI KEMAMPUAN PEMERIKSAAN BARANG 4. MEMILIKI LOYALITAS TERHADAP ORGANISASI

55



PERINGATAN


56

PROSEDUR PELAKSANAAN PEKERJAAN Pelaksana No

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Kegiatan

Unit Kerja

Staf Umum

Kabag. Tata Usaha

P. Dekan II

Mutu Buku

Tim SP-4

Unit kerja membuat surat permohonan permintaan kebutuhan ATK/Bahan Habis Pakai dan/atau Bahan Praktikum yang ditujukan kepada P. Dekan II Surat permohonan tersebut diagendakan oleh staf umum dan didisposisikan kepada Kabag. Tata Usaha. Kabag. Tata Usaha meneruskan disposisi kepada P. Dekan II

PPK

Ka.subbag Umum dan Perlengkapan

Kelengkapan Surat permohonan permintaan kebutuhan

P. Dekan II memberikan tanggapan dan mendisposisikan kepada Tim SP-4 untuk ditindaklanjuti. Tim SP-4 membuat usulan pengadaan ATK/Bahan Habis Pakai dan/atau Bahan Praktikum kepada PPK PPK membuat pengadaan ATK/Bahan Habis Pakai dan/atau Bahan Praktikum

Waktu

Output

20 menit

Surat permohonan permintaan kebutuhan

10 menit

Agenda surat masuk

30 menit

Disposisi

30 menit

Disposisi

1 minggu

Usulan pengadaan

1 bulan

ATK/Bahan Habis Pakai dan/atau Bahan Praktikum hasil pengadaan diserahkan kepada Kasubbag. Umum dan Perlengkapan Kasubbag. Umum dan Perlengkapan mendistribusikan ATK/Bahan Habis Pakai dan/atau Bahan Praktikum tersebut ke unit kerja

1 hari

2 hari

57

Barang kebutuhan

Ket.

III.

SOP SUBBAG KEMAHASISWAAN FMIPA

3.1

PEMBUATAN SURAT PERNYATAAN MASIH KULIAH DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Pembuatan Surat Pernyataan Masih Kuliah

Kode: Area : FMIPA


Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan bahwa mahasiswa masoh kuliah. Definisi Surat pernyataan masih kuliah menyatakan bahwa seorang mahasiswa aktif kuliah pada semester berjalan, yang ditujukkan oleh bukti registrasi ulang dan slip pembayaran SPP. Surat pernyataan ini dapat digunakan untuk keperluan yang lain, seperti beasiswa, gaji orang tua dsb. Ruang Lingkup SOP ini meliputi : 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam pengurusan surat pernyataan masih kuliah. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam pengurusan surat pernyataan masih kuliah. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010. NOMOR SOP

: 20/H11.1.28/KU-SOP/2013

TGL. PEMBUATAN SOP TGL. REVISI TGL. EFEKTIF DISAHKAN OLEH

: 20 Oktober 2013 : : : Dekan Fakultas MIPA



Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP DASAR HUKUM :

KUALIFIKASI PELAKSANA :

1. Surat Edaran Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor: SE-I 38/DJA/1.0/7/80 2. Surat Edaran Kepala Badan Admnistrasi Kepagawaian Negara Nomor: SE-117/ 80 3. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2001: Sistem Pendidikan Nasional 4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 1999: Pendidikan Tinggi 5. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 045/U/2002: Kurikulum Inti Perguruan Tinggi 6. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2013

1. 2. 3. 4.

58

: PEMBUATAN SURAT PERNYATAAN MASIH KULIAH

Pendidikan Minimal SMA Pangkat minimal Gol. II/a Memiliki Loyalitas terhadap organisasi Memiliki Kemampuan MS. Word dan MS. Excel

KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA :

PERALATAN/PERLENGKAPAN :

1. SOP Kasubbag Kemahasiswaan 2. SOP KTU 3. Pembantu Dekan III

1. Komputer 2. Printer/scanner 2. Jaringan intranet

PERINGATAN :

PENCATATAN DAN PENDATAAN :

Bila Persyaratan tidak terpenuhi maka surat tidak dapat diproses lebih lanjut

- Dijadikan pedoman pelaksaan TUPOKSI - Sebagai laporan manual

59


Mutu

Pelaksana No

1.

Kegiatan

Staff/ Petugas

Ka.Subbag

3.

4.

6.

7.

PD 3

no

Ka.Subbag Kemahassiswaan memverifikasi dan memaraf surat yang telah print (dicetak) Ka.Bag TU Memeriksa dan Memaraf Surat PD 3 menandatangani surat Mengambil surat yang telah ditanda tangani dan membubuhkan stempel fakultas Menyerahkan kepada mahasiswa yang bersangkutan dan mengarsipkan

PNS/ CPNS

Kelengkapan - Jaringan Intranet - Fotocopi Slip SPP - Fotocopy SK terakhir orang tua mahasiswa - Fotocopy Keterangan Tunjangan keluarga

Pengambilan Nomor dan Pengetikan Surat

yes

2.

Ka.Bag TU

yes

yes

WAKTU

Maks. 1 hari

Output

KET.

Surat Perny. Masih Kuliah

Lembaran Surat hasil Print Out

Disposisi


Disposisi


Disposisi

Arsip

Keterangan : Simbol yang digunakan dalam SOP AP hanya terdiri dari 5 (lima) simbol, yaitu: 4 (empat) simbol dasar flowcharts (Basic Symbol of Flowcharts) dan 1 (satu) simbol penghubung ganti halaman (Off-Page Conector). Kelima simbol yang dipergunakan tersebut adalah sebagai berikut: 1. Simbol Kapsul/Terminator 2. Simbol Kotak/Process

untuk mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir; untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi;

3. Simbol Belah Ketupat/Decision

untuk mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan;

4. Simbol Anak Panah/Panah/Arrow

untuk mendeskrpsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan);

5. Simbol Segilima/Off-Page Connector

untuk mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman.

60

3.2

PEMBUATAN SURAT KETERANGAN AKTIF KULIAH UNTUK ADMINISTRASI KARTU PERPUSTAKAAN

Kode: Area : FMIPA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Pembuatan Surat Aktif Kuliah Untuk Administrasi Kartu Perpustakaan Tanggal dikeluarkan: No. Revisi :

Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan bahwa mahasiswa masih akif kuliah dan berhak mendapatkan fasilitas perpustakaan. Definisi Surat pernyataan masih kuliah menyatakan bahwa seorang mahasiswa aktif kuliah pada semester berjalan, yang ditujukkan oleh bukti registrasi ulang dan slip pembayaran SPP. Surat pernyataan ini dapat digunakan untuk mendapatkan fasilitas perpustakaan. Ruang Lingkup SOP ini meliputi : 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam pengurusan surat pernyataan aktif kuliah untuk administrasi kartu perpustakaan. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam pengurusan surat pernyataan masih aktif kuliah untuk administrasi kartu perpustakaan Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.

NOMOR SOP

: 21/H11.1.28/KU-SOP/2013





Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP

DASAR HUKUM : 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2001: Sistem Pendidikan Nasional 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 1999: Pendidikan Tinggi 3. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 045/U/2002: Kurikulum Inti Perguruan Tinggi 4. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2013

: PEMBUATAN SURAT KETERANGAN AKTIF KULIAH UNTUK ADMINISTRASI KARTU PERPUSTAKAAN

KUALIFIKASI PELAKSANA : 1. 2. 3. 4.

61






PERINGATAN :




62


Mutu

Pelaksana No

1.

Kegiatan

Staff/ Petugas

Ka.Subbag

3.

4.

6.

7.

PD 3

PNS/ CPNS

Kelengkapan

- Jaringan Intranet - Fotocopi Slip SPP


WAKTU

Maks. 1 hari

no

yes 2.

Ka.Bag TU

Ka.Subbag Kemahassiswaan memverifikasi dan memaraf surat yang telah print (dicetak) Ka.Bag TU Memeriksa dan Memaraf Surat

yes

PD 3 menandatangani surat

yes

Output Surat Keterangan Aktif Kuliah untuk Administrasi Perpustakaan


Disposisi


Disposisi


Disposisi

Mengambil surat yang telah ditanda tangani dan membubuhkan stempel fakultas Menyerahkan kepada mahasiswa yang bersangkutan dan mengarsipkan

KET.

Arsip









63

3.3

PEMBUATAN SURAT KETERANGAN AKTIF KULIAH UNTUK ADMINISTRASI ASKES DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Pembuatan Surat Aktif Kuliah Untuk Administrasi ASKES

Kode: Area : FMIPA


Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan bahwa mahasiswa masih akif kuliah dan berhak mendapatkan fasilitas kesehatan dalam askes. Definisi Surat pernyataan masih kuliah menyatakan bahwa seorang mahasiswa aktif kuliah pada semester berjalan, yang ditujukkan oleh bukti registrasi ulang dan slip pembayaran SPP. Surat pernyataan ini dapat digunakan untuk mendapatkan fasilitas askes dari instansi orang tua bekerja. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam pengurusan surat pernyataan aktif kuliah untuk administrasi askes. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam pengurusan surat pernyataan masih aktif kuliah untuk administrasi askes. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.

NOMOR SOP

: 22/H11.1.28/KU-SOP/2013





Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP

DASAR HUKUM :


1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2001: Sistem Pendidikan Nasional 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 1999: Pendidikan Tinggi 3. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 045/U/2002: Kurikulum Inti Perguruan Tinggi 4. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2013

1. 2. 3. 4.

64

: PEMBUATAN SURAT KETERANGAN AKTIF KULIAH UNTUK ADMINISTRASI ASKES






PERINGATAN :




65


Mutu

Pelaksana No

1.

Kegiatan

Staff/ Petugas

Ka.Subbag

Ka.Bag TU

no

2.

3.

4.

6.

7.

PNS/ CPNS

Kelengkapan - Jaringan Intranet - Fotocopi Slip SPP



PD 3

WAKTU

Maks. 1 hari

Output

KET.

Surat Keterangan Aktif Kuliah untuk Administrasi ASKES

yes

yes


yes


Disposisi


Disposisi


Disposisi


Arsip









66

3.4

PEMBUATAN SURAT KETERANGAN AKTIF KULIAH UNTUK ADMINISTRASI BEASISWA KABUPATEN/ KOTA

Kode: Area : FMIPA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Pembuatan Surat Aktif Kuliah Untuk Administrasi Beasiswa Kabupaten/kota Tanggal dikeluarkan: No. Revisi :

Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan bahwa mahasiswa masih akif kuliah untuk administrasi beasiswa kabupaten/kota. Definisi Surat pernyataan masih kuliah menyatakan bahwa seorang mahasiswa aktif kuliah pada semester berjalan, yang ditujukkan oleh bukti registrasi ulang dan slip pembayaran SPP. Surat pernyataan ini dapat digunakan untuk mendapatkan beasiswa kabupaten/kota. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam pengurusan surat pernyataan aktif kuliah untuk administrasi beasiswa kabupaten/kota. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam pengurusan surat pernyataan masih aktif kuliah untuk administrasi beasiswa kabupaten/kota. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.

NOMOR SOP

: 23/H11.1.28/KU-SOP/2013





Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP

DASAR HUKUM :


1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2001: Sistem Pendidikan Nasional 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 1999: Pendidikan Tinggi 3. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 045/U/2002: Kurikulum Inti Perguruan Tinggi 4. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2013

1. 2. 3. 4.

67

: PEMBUATAN SURAT KETERANGAN AKTIF KULIAH UNTUK ADMINISTRASI BEASISWA KABUPATEN / KOTA






PERINGATAN :




68


Mutu

Pelaksana No

1.

Kegiatan

Staff/ Petugas

Ka.Subbag

Ka.Bag TU

no

2.

3.

4.

6.

7.

yes

yes


PNS/ CPNS

Kelengkapan - Jaringan Intranet - Fotocopi Slip SPP - Mengisi form biodata



PD 3

yes

WAKTU

Maks. 1 hari

Output Surat Keterangan Aktif Kuliah untuk Administrasi Beasiswa Kab./Kota


Disposisi


Disposisi


Disposisi


KET.

Arsip









69

3.5

MEMPROSES SURAT-SURAT LAINNYA YANG BERHUBUNGAN DENGAN KEMAHASISWAAN

Kode: Area : FMIPA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Pembuatan Surat Yang Berhubungan Dengan Kemahasiswaan Tanggal dikeluarkan: No. Revisi :

Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan bagaimana pengurusan surat-surat yang berhubungan dengan kemahasiswaan. Definisi Pengurusan surat-surat yang berhubungan dengan kemahasiswaan dapat dilakukan dengan cara membawa surat ketetangan dari ketua jurusan asal mahasiswa tersebut. Ruang Lingkup SOP ini meliputi : 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam pengurusan surat-surat yang berhubungan dengan kemahasiswaan 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam pengurusan surat-surat yang berhubungan dengan kemahasiswaan Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.

NOMOR SOP

: 24/H11.1.28/KU-SOP/2013





Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP

: MEMPROSES SURAT-SURAT

LAINNYA YANG BERHUBUNGAN DENGAN KEMAHASISWAAN DASAR HUKUM : 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2001: Sistem Pendidikan Nasional 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 1999: Pendidikan Tinggi 3. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 045/U/2002: Kurikulum Inti Perguruan Tinggi 4. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2013


70






PERINGATAN :




71


Mutu

Pelaksana No

1.

Kegiatan

Staff/ Petugas

Ka.Subbag

Ka.Bag TU

PD 3

no

2.

3.

4.

6.

7.

yes

yes


Kelengkapan - Jaringan Intranet - Fotocopi Slip SPP - Mengisi form biodata



PNS/ CPNS

yes

WAKTU

Maks. 1 hari

Output Memproses surat-surat lainnya yang berhubungan dengan kemahasiswaan


Disposisi


Disposisi


Disposisi


KET.

Arsip









72

3.6

MEMPERSIAPKAN PENGUMUMAN DAN PEMBERITAHUAN TENTANG INFO-INFO YANG BERHUBUNGAN DENGAN KEMAHASISWAAN DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Pengumuman dan Pemberitahuan Tentang Info-info Yang Berhubungan Dengan Kemahasiswaan

Kode: Area : FMIPA


Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang info-info yang berhubungan dengan kemahasiswaan. Definisi Pengumuman dan pemberitahuan tentang info-info yang berhubungan dengan kemahasiswaan dapat dilakukan dengan cara melapor secara tertulis kepada subbag kemahasiswaan. Ruang Lingkup SOP ini meliputi : 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam pengumuman dan pemberitahuan tentang info-info yang berhubungan dengan kemahasiswaan. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam pengumuman dan pemberitahuan tentang info-info yang berhubungan dengan kemahasiswaan. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.

NOMOR SOP

: 25/H11.1.28/KU-SOP/2013





Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP

DASAR HUKUM : 1. 2. 3. 4.

Undang-undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2001: Sistem Pendidikan Nasional Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 1999: Pendidikan Tinggi Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 045/U/2002: Kurikulum Inti Perguruan Tinggi Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2013

: MEMPERSIAPKAN PENGUMUMAN DAN PEMBERITAHUAN TENTANG INFO-INFO YANG BERHUBUNGAN DENGAN KEMAHASISWAAN


73






PERINGATAN :




74


Mutu

Pelaksana No

1.

Kegiatan

Staff/ Petugas

Ka.Subbag

2.

Ka.Subbag Kemahassiswaan memverifikasi dan memaraf pengumuman yang telah print (dicetak)

3.

Ka.Bag TU Memeriksa dan Memaraf

4.

PD 3 menandatangani pengumuman

7.

PD 3

Pengambilan Nomor dan Pengetikan Pengumuman

PNS/ CPNS

Kelengkapan

- Jaringan Intranet

yes

6.

Ka.Bag TU

WAKTU

Maks. 1 hari

no

yes

yes

Output Mempersiapkan pengumuman dan pemberitahuan tentang info-info yang berhubungan dengan kemahasiswaan

Lembaran pengumuman hasil Print Out

Disposisi


Disposisi


Disposisi

Mengambil surat yang telah ditanda tangani dan membubuhkan stempel fakultas Menempelkan pengumunan /Mengirimkan informasi ke Jurusan/Prodi

KET.

Arsip









75

3.7

MEMPERSIAPKAN PROSES ADMINISTRASI DAN SELEKSI PENGUSULAN CALON PENERIMA BEASISWA

Kode: Area : FMIPA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Proses Administrasi dan Seleksi Pengusulan Calon Penerima Beasiswa Tanggal dikeluarkan: No. Revisi :

Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses administrasi dan seleksi pengusulan calon penerima beasiswa. Definisi Proses administrasi dan seleksi pengusulan calon penerima beasiswa dapat dilakukan setelah semua ketua jurusan di lingkungan FMIPA melaporkan secara tertulis calon-calon penerima beasiswa kepada subbag kemahasiswaan. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses administrasi dan seleksi pengusulan calon penerima beasiswa. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses administrasi dan seleksi pengusulan calon penerima beasiswa. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.

NOMOR SOP

: 26/H11.1.28/KU-SOP/2013





Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP

: MEMPERSIAPKAN PROSES ADMINISTRASI DAN SELEKSI PENGUSULAN CALON PENERIMA BEASISWA




76






PERINGATAN :




77


Mutu

Pelaksana No

Kegiatan

Staff/ Petugas

Ka.Subbag

Pengambilan Nomor dan Pengetikan Pengumuman beasiswa

1.

2.


3.


4.


Ka.Bag TU

PD 3

PNS/ CPNS

Kelengkapan

- Jaringan Intranet

WAKTU

Maks. 1 hari

no

7.

KET.

Administrasi dan seleksi pengusulan calon penerima beasiswa

yes

yes

yes


Disposisi


Disposisi


Disposisi


6.

Output

Arsip

Keterangan : Simbol yang digunakan dalam SOP AP hanya terdiri dari 5 (lima) simbol, yaitu: 4 (empat) simbol dasar flowcharts (Basic Symbol of Flowcharts) dan 1 (satu) simbol penghubung ganti halaman (Off-Page Conector). Kelima simbol yang dipergunakan tersebut adalah sebagai berikut: 1.

Simbol Kapsul/Terminator

untuk mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir;

2.

Simbol Kotak/Process

3.

Simbol Belah Ketupat/Decision


4.

Simbol Anak Panah/Panah/Arrow


5.

Simbol Segilima/Off-Page Connector

untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi;


78


Mutu

Pelaksana No

Kegiatan

Staff/ Petugas

Tim Seleksi

Penerimaan berkas pengusulan dari Jurusan/Prodi berserta daftar usulan calon penerima beasiswa

1.

Tim seleksi memverifikasi kelengkapan berkas pengajuan beasiswa setiap mahasiswa PD 3 menandatangani berkas pengajuan Finalisasi daftar usulan calon penerima beasiswa Membubuhkan stempel fakultas dan legalisasi berkas pengajuan Penetapan calon penerima beasiswa pada website Unsyiah Pengiriman Berkas Usulan beasiswa ke Biro Administrasi Kemahasiswaa Unsyiah

2.

3.

4.

6.

7.

8.

PD 3

Ka.subbag

PNS/ CPNS

Kelengkapan

Berkas pengajuan Beasiswa

WAKTU

Maks. 1 hari

no yes

yes yes

Output

KET.

Administrasi dan seleksi pengusulan calon penerima beasiswa


Disposisi


Disposisi

Daftar pengajuan Beasiswa

Disposisi


Disposisi

Jaringan Internet

Arsip

Keterangan : Simbol yang digunakan dalam SOP AP hanya terdiri dari 5 (lima) simbol, yaitu: 4 (empat) simbol dasar flowcharts (Basic Symbol of Flowcharts) dan 1 (satu) simbol penghubung ganti halaman (Off-Page Conector). Kelima simbol yang dipergunakan tersebut adalah sebagai berikut: 1. Simbol Kapsul/Terminator


2.



3.



4.



5.



79

3.8

MEMPERSIAPKAN PROSES ADMINISTRASI DAN SELEKSI MAHASISWA BERPRESTASI DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Proses Administrasi dan Seleksi Mahasiswa Berprestasi

Kode : Area : FMIPA


Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses administrasi dan seleksi mahasiswa berprestasi. Definisi Proses administrasi dan seleksi mahasiswa berprestasi dapat dilakukan setelah semua ketua jurusan di lingkungan FMIPA melaporkan secara tertulis calon-calon mahasiswa berprestasi kepada subbag kemahasiswaan. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses administrasi dan seleksi mahasiswa berprestasi. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses administrasi dan seleksi mahasiswa berprestasi. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.

NOMOR SOP

: 27/H11.1.28/KU-SOP/2013





Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP

: MEMPERSIAPKAN PROSES ADMINISTRASI DAN SELEKSI MAHASISWA BERPRESTASI




80






PERINGATAN :




81


Mutu

Pelaksana No

1.

Kegiatan

2.

3.


4.


7.

Ka.Subbag

Pengambilan Nomor dan Pengetikan surat Pengumuman Ka.Subbag Kemahassiswaan memverifikasi dan memaraf pengumuman yang telah print (dicetak)

6.

Staff/ Petugas

Ka.Bag TU

PD 3

PNS/ CPNS

Kelengkapan

WAKTU

- Jaringan Intranet

Maks. 1 hari

no yes

yes

yes

Output administrasi dan seleksi mahasiswa berprestasi


Disposisi


Disposisi


Disposisi


KET.

Arsip




2.


3.



4.



5.




82


Mutu

Pelaksana No

Kegiatan

1.

Penerimaan berkas pengusulan dari Jurusan/Prodi berserta daftar usulan calon mahasiswa berprestasi

2.

Tim seleksi melaksanakan proses seleksi

3.

PD 3 menetapkan pemenang dan mengesahkan hasil seleksi

4.

Finalisasi daftar pemenang mahasiswa berprestasi

6.

Pengiriman duta untuk seleksi tingkat universitas ke Biro Administrasi Kemahasiswaa Unsyiah

Staff/ Petugas

Tim Seleksi

PD 3

Ka.subbag

yes

PNS/ CPNS

Kelengkapan

WAKTU

Berkas pengajuan

Maks. 1 hari

Check list

yes

Output

KET.

Administrasi dan seleksi mahasiswa berprestasi

Disposisi

Disposisi

yes

Disposisi

Disposisi

7.

Arsip




2.


3.



4.



5.




83

3.9

MEMPERSIAPKAN PROSES ADMINISTRASI DAN SELEKSI MTQ

Kode: Area: FMIPA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Proses Administrasi dan Seleksi MTQ Mahasiswa Tanggal dikeluarkan: No. Revisi :

Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses administrasi dan seleksi mahasiswa dalam MTQ. Definisi Proses administrasi dan seleksi mahasiswa dalam MTQ dapat dilakukan setelah semua ketua jurusan di lingkungan FMIPA melaporkan secara tertulis calon-calon qari/qaryah kepada subbag kemahasiswaan. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses administrasi dan seleksi mahasiswa dalam MTQ. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses administrasi dan seleksi mahasiswa dalam MTQ. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.

NOMOR SOP

: 28/H11.1.28/KU-SOP/2013





Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP DASAR HUKUM : 1. 2. 3.

Undang-undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2001: Sistem Pendidikan Nasional Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 1999: Pendidikan Tinggi Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 045/U/2002: Kurikulum Inti Perguruan Tinggi

: MEMPERSIAPKAN PROSES ADMINISTRASI DAN SELEKSI MTQ







84

PERINGATAN :




85


Mutu

Pelaksana No

Kegiatan

1.

Pengambilan Nomor dan Pengetikan Surat Pengumuman

2.


3.


4.


Staff/ Petugas

Ka.Subbag

Ka.Bag TU

PD 3

PNS/ CPNS

Kelengkapan

WAKTU

-

Maks. 1 hari

Jaringan Intranet

no

6.

7.

Output

KET.

administrasi dan seleksi mahasiswa berprestasi

yes

yes

yes


Disposisi


Disposisi


Disposisi

Mengambil surat yang telah ditanda tangani dan membubuhkan stempel fakultas Menempelkan pengumunan /Mengirimkan pengumuman ke Jurusan/Prodi

Arsip




2.


3.



4.



5.




86


Mutu

Pelaksana No

Kegiatan

1.

Penerimaan berkas pengusulan dari Jurusan/Prodi berserta daftar usulan calon mahasiswa berprestasi

2.

Tim seleksi melaksanakan proses seleksi

3.

PD 3 menetapkan pemenang dan mengesahkan hasil seleksi

4.

Finalisasi daftar pemenang MTQ

6.

Pengiriman duta untuk seleksi tingkat universitas ke Biro Administrasi Kemahasiswaa Unsyiah

Staff/ Petugas

Tim Seleksi

PD 3

Ka.subbag

PNS/ CPNS

Kelengkapan

Berkas pengajuan

yes

WAKTU

Maks. 7 hari

Check list

yes

Output

KET.

Administrasi dan seleksi MTQ

Disposisi

Disposisi

Disposisi

yes

Disposisi

7.

Arsip




2.


3.



4.



5.




87

3.10 MEMPERSIAPKAN PROSES ADMINISTRASI DAN SELEKSI OLIMPIADE NASIONAL MIPA DAN OLIMPIADE SAINS NASIONAL

Kode: Area : FMIPA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Proses Administrasi dan Seleksi Olimpiade Nasional MIPA dan Olimpiade Sains MIPA Tanggal dikeluarkan: No. Revisi :

Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses administrasi dan seleksi mahasiswa dalam Olimpiade Nasional MIPA dan Olimpiade Sains MIPA. Definisi Proses administrasi dan seleksi mahasiswa dalam Olimpiade Nasional MIPA dan Olimpiade Sains MIPA dapat dilakukan secara terbuka setelah mahsiswa yang bersangkutan mendaftar pada subbag kemahasiswaan. Ruang Lingkup SOP ini meliputi : 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses administrasi dan seleksi mahasiswa dalam Olimpiade Nasional MIPA dan Olimpiade Sains MIPA. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses administrasi dan seleksi mahasiswa dalam Olimpiade Nasional MIPA dan Olimpiade Sains MIPA. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.

NOMOR SOP

: 29/H11.1.28/KU-SOP/2013





Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP

DASAR HUKUM : 1. 2. 3.

Undang-undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2001: Sistem Pendidikan Nasional Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 1999: Pendidikan Tinggi Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 045/U/2002: Kurikulum Inti Perguruan Tinggi

: MEMPERSIAPKAN PROSES ADMINISTRASI DAN SELEKSI OLIMPIADE NASIONAL MIPA DAN OLIMPIADE SAINS NASIONAL


88






PERINGATAN :




89


Mutu

Pelaksana No

1.

Kegiatan

Staff/ Petugas

Ka.Subbag


Ka.Bag TU

PD 3

PNS/ CPNS

Kelengkapan

- Jaringan Intranet

no

WAKTU

Maks. 1 hari

yes

2.


3.


4.


6.

7.

yes

yes

Output Mempersiapkan proses administrasi dan seleksi Olimpiade Nasional MIPA dan Olimpiade Sains Nasional


Disposisi


Disposisi


Disposisi

Mengambil surat yang telah ditanda tangani dan membubuhkan stempel fakultas Menempelkan pengumunan /Mengirimkan pengumuman ke Jurusan/Prodi

KET.

Arsip




2.


3.



4.



5.




90


Mutu

Pelaksana No

1.

2.

3.

Kegiatan

Staff/ Petugas

Tim Seleksi

PD 3

Ka.subbag

Penerimaan pendaftaran peserta

Tim seleksi melaksanakan proses seleksi / ujian PD 3 menetapkan pemenang dan mengesahkan hasil seleksi / ujian

4.

Finalisasi daftar pemenang

6.

Pengiriman duta ke Biro Administrasi Kemahasiswaa Unsyiah untuk proses seleksi di tingkat nasional

PNS/ CPNS

Kelengkapan

Berkas pengajuan

yes

WAKTU

Maks. 14 hari

Check list

Output

KET.

Mempersiapkan proses administrasi dan seleksi Olimpiade Nasional MIPA dan Olimpiade Sains Nasional

Disposisi

yes Disposisi

yes

Disposisi

Disposisi

7.

Arsip




2.


3.



4.



5.




91

3.11 MEMPERSIAPKAN PROSES ADMINISTRASI DAN SELEKSI PIMNAS DAN SELEKSI PROPOSAL KEWIRAUSAHAAN MAHASISWA

Kode: Area : FMIPA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Proses Administrasi dan Seleksi PIMNAS dan Seleksi Proposal PKM Tanggal dikeluarkan: No. Revisi :

Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses administrasi dan seleksi PIMNAS dan seleksi proposal PKM. Definisi Proses administrasi dan seleksi mahasiswa dalam PIMNAS dan seleksi proposal PKM dapat dilakukan secara terbuka setelah mahsiswa yang bersangkutan mendaftar dan menyerahkan proposal yang sudah ditandatangani oleh pembimbing kepada subbag kemahasiswaan. Ruang Lingkup SOP ini meliputi : 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses administrasi dan seleksi mahasiswa dalam dalam PIMNAS dan PKM. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses administrasi dan seleksi mahasiswa dalam dalam PIMNAS dan PKM. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.

NOMOR SOP

: 30/H11.1.28/KU-SOP/2013





Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP

DASAR HUKUM : 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2001: Sistem Pendidikan Nasional 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 1999: Pendidikan Tinggi 3. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 045/U/2002: Kurikulum Inti Perguruan Tinggi

:

MEMPERSIAPKAN PROSES ADMINISTRASI DAN SELEKSI PIMNAS DAN SELEKSI PROPOSAL KEWIRAUSAHAAN MAHASISWA


92






PERINGATAN :




93


Pelaksana No

Kegiatan

Staff/ Petugas

Ka.Subbag


1.

2.

3.


4.


Ka.Bag TU

PD 3

PNS/ CPNS

Kelengkapan

- Jaringan Intranet

no

yes Ka.Subbag Kemahasiswaan memverifikasi dan memaraf pengumuman yang telah print (dicetak)

Mutu

yes

yes

WAKTU

Maks. 1 hari

7.

8.

KET.

Mempersiapkan proses administrasi dan seleksi PIMNAS dan seleksi proposal kewirausahaan mahasiswa


Disposisi


Disposisi


Disposisi

Mengambil surat yang telah ditanda tangani dan membubuhkan stempel fakultas Menempelkan pengumunan /Mengirimkan pengumuman ke Jurusan/Prodi Mahasiswa menyerahkan langsung proposal kegiatan ke Biro Administrasi Kemahasiswaan Unsyiah

6.

Output

Arsip

Arsip




2.


3.



4.



5.




94

3.12 MENERBITKAN SURAT KEPUTUSAN (SK) KELEMBAGAAN MAHASISWA

Kode: Area : FMIPA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Surat Keputusan Kelembagaan Mahasiswa Tanggal dikeluarkan: No. Revisi :

Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses administrasi pembuatan surat keputusan (SK) kelembagaan mahasiswa. Definisi Proses administrasi pembuatan surat keputusan (SK) kelembagaan mahasiswa dapat dilakukan setelah subbag kemahasiswaan menerima usulan susunan kepengurusan himpunan dari ketua jurusan tempat himpunan tersebut bernaung. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses administrasi pembuatan surat keputusan (SK) kelembagaan mahasiswa. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses administrasi pembuatan surat keputusan (SK) kelembagaan mahasiswa. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.

NOMOR SOP

: 31/H11.1.28/KU-SOP/2013





Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP DASAR HUKUM : 1. 2. 3. 4.


: MENERBITKAN SURAT KEPUTUSAN (SK) KELEMBAGAAN MAHASISWA


95






PERINGATAN :




96


Pelaksana No

Kegiatan

Staff/ Petugas

Ka.Subbag

Mutu

Ka.Bag TU

PD 3

PNS/ CPNS

Kelengkapan

WAKTU

- Jaringan Intranet - Draft hasil 1.

rapat pleno dewan pimpinan mahasiswa /mahasiswa jurusan / UKM

Pengambilan Nomor SK dan Pengetikan SK

no

2.

3.

4.

6.

7.


Maks. 3 hari

Output

KET.

Menerbitkan surat keputusan (SK) Kelembagaan mahasiswa

yes

yes


yes


Disposisi


Disposisi


Disposisi


Arsip









97

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

Recommend Documents