1.
Contoh Format SOP Simple Steps
SOP No: SOP.001/KJ/2010 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI PUSAT PENGKAJIAN, BIDANG PENGOLAHAN PENGKAJIAN DATA DAN INFORMASI
Tanggal Persetujuan:
Tanggal Revisi:
PELAYANAN DATA PENANGGUNG JAWAB Sekretaris Anggota DPR/ Kabagset Alat Kelengkapan Dewan/Kabag TU Pimpinan DPR/Kabag TU Pimpinan Setjen DPR
NO
KEGIATAN
KETERANGAN
1.
Penyampaian surat permintaan data yang telah ditandatangani oleh Anggota DPR/Pimpinan Alat Kelengkapan Dewan/Pimpinan DPR/Sekjen DPR kepada Kepala Bidang Pengkajian
2.
Penerimaan, pencatatan, dan penyampaian surat permintaan data kepada Kepala Bidang Pengkajian.
Pengadministrasi Umum Kepala Bidang Pengkajian
Dilaksanakan pada hari yang sama dengan penerimaan surat permintaan data
3.
Pembuatan disposisi kepada Koordinator Tim yang ruang lingkup tugasnya sesuai dengan data yang diminta.
Kepala Bidang Pengkajian
Dilaksanakan pada hari yang sama dengan penerimaan surat permintaan data
4.
Penyampaian surat permintaan data dan disposisi kepada peneliti yang bertanggung jawab menangani isu sesuai dengan data yang diminta.
Koordinator Tim
Dilaksanakan pada hari yang sama dengan penerimaan surat permintaan data
Jenis permintaan data: a. data mentah: kliping dan data statistik sederhana b. data terolah: pointers, kajian/analisa ilmiah Surat permintaan data dilengkapi dengan nomor kontak yang dapat dihubungi bila data telah selesai disiapkan Tembusan surat permintaan disampaikan kepada Kepala Pusat Pengkajian, Pengolahan Data, dan Informasi.
PENANGGUNG JAWAB Peneliti yang bertanggung jawab menangani isu dimaksud
NO
KEGIATAN
5.
Penyiapan data sesuai dengan surat permintaan yang telah diajukan
6.
Penyerahan data yang telah Pengadministrasi dipersiapkan oleh peneliti kepada Umum Kepala Pengadministrasi umum Bidang Pengkajian
7.
Pengadministrasi umum membuat memo yang ditanda tangani oleh Kepala Bidang Pengkajian yang menyatakan bahwa permintaan data telah selesai dikerjakan.
Pengadministrasi Umum Kepala Bidang Pengkajian
8.
Pemberian informasi dari Pengadministrasi umum kepada Sekretaris Anggota DPR/ Kabagset Alat Kelengkapan Dewan/Kabag TU Pimpinan DPR/Kabag TU Pimpinan Setjen DPR bahwa data yang diminta telah siap diambil
Peneliti Pengadministrasi Umum Kepala Bidang Pengkajian
9.
Pengambilan data yang telah disiapkan oleh Pengadministrasi umum
Sekretaris Anggota DPR/ Kabagset Alat Kelengkapan Dewan/Kabag TU Pimpinan DPR/Kabag TU Pimpinan Setjen DPR
KETERANGAN Jangka waktu penyiapan data sesuai dengan jenis data: a. data mentah: paling lama 3 hari kerja b. data terolah: pointers: paling lama 5 hari kerja Kajian/analisa ilmiah: paling lama 10 hari kerja Data yang diberikan berbentuk cetak/print out.
Pengadministrasi umum menyampaikan informasi bahwa dimungkinkan untuk melakukan pendalaman materi melalui diskusi dengan peneliti yang mengerjakan permintaan data.
Disetujui oleh :
Kepala Pusat Pengkajian, Pengolahan Data, dan Informasi
2.
Contoh Format SOP Hirarchical Steps SOP No: SOP.001/HM/2010 Tanggal Persetujuan: STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI BAGIAN BIRO HUMAS DAN HUMAS PEMBERITAAN
Tanggal Revisi:
PENYALURAN DELEGASI PENGADUAN MASYARAKAT NO
KEGIATAN
1.
Menerima surat permohonan delegasi masyarakat untuk menyampaikan aspirasinya ke DPR, serta mendisposisikan kepada Kepala Biro Humas dan Pemberitaan untuk menindaklanjutinya.
2
Mempelajari disposisi tersebut dan menugaskan kepada Kepala Bagian Humas untuk menerima dan mendistribusikan delegasi masyarakat yang akan datang ke DPR
3.
Menugaskan kasubag Penerimaan Delegasi Masyarakat (PDM) untuk mempersiapkan dan mengkoordinasikan dengan Bagian Pengamanan Dalam untuk pengamanan delegasi, dengan bagian Sekretariat Alat Kelengkapan Dewan yang menerima pendistribusian delegasi masyarakat dan memonitor persiapan serta penerimaan delegasi masyarakat.
4.
Menugaskan staf subag PDM untuk mempersiapkan penerimaan dan pendistribusian delegasi masyarakat
5.
Sebagai pelaksana: a. menerima pemberitahuan dari Bagian Pengamanan Dalam bahwa delegasi masyarakat sudah datang ke DPR b. melakukan mendataan ulang nama delegasi, substansi pengaduan dan Alat Kelengkapan DPR yang dituju. c. Meghubungi Sekretariat Alat Kelengkapan yang dituju, bahwa delegasi akan segera
DEPUTI PERSIDANGAN DAN KSAP
KEPALA BIRO HUMAS DAN PEMBERITAAN
KEPALA BAGIAN HUMAS
KASUBAG PDM
STAF SUBBAG PDM
KET.
NO
KEGIATAN
DEPUTI PERSIDANGAN DAN KSAP
KEPALA BIRO HUMAS DAN PEMBERITAAN
KEPALA BAGIAN HUMAS
distribusikan. d. Tetap berkoordinasi dengan Bagian Pengamanan Dalam saat melakukan distribusi delegasi masyarakat. e. Mencatat tindaklanjut aspirasi masyarakat yang dilakukan oleh Alat Kelengkapan DPR f. Melaporkan kepada Kasubag PDM bahwa delegasi masyarakat telah diterima, distribusikan dan di tindaklanjuti (diterima/ditolak) oleh Alat Kelengkapan DPR.
6.
Memeriksa hasil pencatatan tindaklanjut aspirasi masyarakat, memasukkan dalam database pengaduan masyarakat ke DPR, serta memberikan laporan tertulis kepada Kabag Humas tentang pelaksanaan penerimaan dan tindaklanjut aspirasi masyarakat.
7.
Mempelajari laporan dari Kasubag PDM dan memberikan usulanusulan evaluasi penerimaan delegasi masyarakat kepada Biro Humas dan Pemberitaan
8.
Mempelajari laporan dan evaluasi penerimaan delegasi masyarakat, bila dinilai penting dapat membuat konsep kebijakan penerimaan delegasi aspirasi masyarakat dan melaporkannya kepada Deputi Persidangan KSAP
9.
Menerima laporan dari Biro Humas dan Pemberitaan.
Disetujui oleh :
Kepala Biro Humas dan Pemberitaan
KASUBAG PDM
STAF SUBBAG PDM
KET.
3.
Contoh Format SOP Graphic
SOP No: SOP.001/PS/2010
SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI BAGIAN BIRO SEKRETARIAT PERSIDANGAN KOMISI/PANSUS
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Tanggal Persetujuan:
Tanggal Revisi:
PENYELENGGARAAN RAPAT DI KOMISI/PANSUS
Persiapan
a. Kepala Bagian alat kelengkapan DPR RI mempelajari dan memperhatikan Jadual Acara Rapat DPR RI yang telah diputuskan dalam Rapat Badan Musyawarah, dan memberikan arahan kepada para Kasubag dan pegawai untuk mempersiapkan diri masing-masing sesuai dengan penugasan. b. Kepala Bagian berkoordinasi dengan Bagian Pangamanan Dalam, Bagian Instalasi (AC, Listrik, Audio, dan Air), Bagian Pelayanan Kesehatan, Bagian Gedung dan Pertamanan serta Bidang Pengkajian dalam menjamin kelancaran keamanan, ketertiban dan kenyamanan jalannya rapat. c. Kasubag Rapat menyusun skenario jalannya rapat sesuai dengan rancangan jadwal dan arahan Pimpinan. d. Pengadministrasi Rapat Dewan membuat undangan baik melalui sms gateway maupun undangan tertulis dan daftar hadir rapat bagi pihak Pemerintah/undangan/peninjau rapat. Ketentuan lebih lanjut
Pelaksanaan
a. Pengadministrasi Rapat Dewan menyediakan daftar hadir rapat pada setiap rapat, baik rapat yang bersifat terbuka maupun tertutup, untuk ditandatangani oleh anggota yang hadir sebelum mengikuti rapat. Terhadap pihak pasangan kerja yang mengikuti rapat disediakan daftar hadir tersendiri b. Kasubag Rapat mengatur tempat duduk dengan mengelompokkan tempat duduk bagi Pimpinan rapat, Anggota peserta rapat, Sekretaris Rapat, Tenaga Ahli, Undangan, Pasangan kerja, Wartawan, dan Pengunjung. c. Sekretaris Rapat melaporkan perkembangan jumlah kehadiran Anggota yang telah menandatangani daftar hadir kepada Ketua Rapat sampai dengan memenuhi qourum agar Ketua Rapat segera memulai dan membuka rapat. d. Pengadministrasi Rapat Dewan menyiapkan dan menyampaikan formulir pengajuan pertanyaan kepada seluruh Anggota Alat Kelengkapan, kemudian mencatat calon penanya dan merekap sesuai urutan waktu kehadiran
Tindak Lanjut
a. Sekretaris Rapat atas nama Ketua Rapat menandatangani setiap daftar hadir pada akhir kegiatan rapat. b. Pengadministrasi umum menggandakan dan menyampaikan hasil laporan singkat rapat kepada para anggota. c. Kasubag TU menyimpan dan menyerahkan kepada PPID dan/atau unit kerja pengelola informasi, naskah dan soft copy hasil rapat berupa laporan singkat, catatan rapat dan risalah rapat. d. Kabag menindaklanjuti keputusan rapat
Persiapan
mengenai pemberitahuan surat undangan rapat sesuai dengan Pedoman Umum Tata Naskah Resmi dan Surat Dinas DPR RI dan Sekretariat Jenderal DPR RI e. Kasubag TU mempersiapkan bahan rapat dan membagikan kepada Anggota sebelum rapat dilakasanakan. Bahan rapat tersebut dapat berupa naskah, referensi atau masalah aktual yang berhubungan dengan peraturan perundangan terkait serta substansi dalam tema yang akan dibahas dalam rapat dimaksud, baik berasal dari lingkungan DPR/Pemerintah/undangan. f. Kepala Bagian mengadakan pengecekan mengenai siapa yang akan bertindak selaku Ketua Rapat dan/atau melakukan pengecekan dan konfirmasi kepada Pelapor/juru Bicara Fraksi bila diperlukan. g. Kasubag TU mengarahkan pengadministrasi umum untuk memesan makan kecil dan makan besar serta minuman secukupnya pada hari sebelum rapat dilaksanakan.
Pelaksanaan
e.
f.
g.
h.
i.
calon penanya dan dilaporkan kepada Ketua Rapat Alat Kelengkapan. Sekretaris Rapat dibantu Pencatat Rapat mengikuti dan mencatat pokok-pokok pembicaraan rapat, untuk keperluan pembuatan Laporan Singkat, Catatan Rapat dan kelancaran pelaksanaan tugasnya Operator alat rekam melakukan perekaman seluruh pembicaraan rapat alat kelengkapan DPR RI yang bersangkutan dengan menggunakan tape recorder sesuai tata cara perekaman jalannya rapat-rapat DPR RI. Sekretaris Rapat memberikan kesempatan dan bahan rapat kepada Wartawan dalam melaksanakan liputan pada Rapat Kasubag TU menugaskan pramu bakti untuk menghidangkan jamuan rapat. Unit Kerja di Sekretariat Jenderal DPR RI yang terkait (Petugas Pengamanan, Medis dan Paramedis, Instalasi) selalu siap sedia selama berlangsungnya rapat untuk memberikan pelayanan insidental yang sewaktu-waktu diperlukan (antara lain perbaikan sound system yang macet, AC dan listrik lift mati, peserta rapat mendadak sakit, dan sebagainya) Disetujui oleh:
Kepala Biro Persidangan
Tindak Lanjut
4.
Contoh Format SOP Flowchart
SOP No.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI BAGIAN PENGADUAN BIRO PENGAWASAN MASYARAKAT LEGISLATIF
Tanggal Persetujuan :
Tanggal Revisi:
SOP TATA CARA ANALISA DAN TELAAHAN SURAT PENGADUAN MASYARAKAT
Penerimaan Surat Masuk
Subbagian Adm. Pengawasan Legislatif
Menerima, mencatat, dan mengklasifikasi Surat Pengaduan Masyarakat sesuai disposisi Pimpinan DPR.
NO
Pengecekan Kelengkapan Berkas Surat Pengaduan Masyarakat YES
Subbagian Analisa dan Penganalisis Surat
Melakukan kajian/analisa terhadap surat aspirasi disertai pertimbangan hukum
KETERANGAN Subbagian Administrasi Pengawasan Legislatif / Bagian Pengaduan Masyarakat menerima dan mencatat surat pengaduan masyarakat sesuai disposisi Pimpinan Dewan/Sekjen. Meneliti, menyeleksi, dan mengklasifikasi Surat Pelapor berdasarkan koor dinator bidang kerja Pimpinan DPR RI. Pengecekan kelengkapan berkas surat pengaduan masyarakat untuk memudahkan telaahan analisa. NO surat yang tidak lengkap dimintakan kepada pelapor untuk melengkapi. YES surat yang lengkap diteruskan Kepada Subbag Analisa untuk dilakukan kajian sbb: a. Menyusun secara kronologis fakta hukum dari isi surat dan berkas pelapor. b. Menyusun pertanyaan hukum dan asumsi hukum berdasarkan isi surat dan berkas pelapor. c. Menyusun ketentuan peraturan perundangundangan yang terkait dengan uraian peristiwa hukum atau fakta hukum. d. Menyusun kajian atau analisa (legal opinion) dan rekomendasi berdasarkan berkas pelapor. e. Mendiskusikan poin a,b,c
DOKUMEN a. Himpunan peraturan perundang-undang an yang berlaku. b. Himpunan analisa surat pengaduan masyarakat. c. Peraturan DPR RI Nomor 1 tentang Tata Tertib, tanggal 29 September 2009. d. Keputusan Pimpinan DPR RI No.37/PIMP/I/2009-2010 tentang Penetapan Koordinator Bidang Kerja Pimpinan. e. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2005 Tentang Sekretariat Jenderal DPR RI. f. Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 400/SEKJEN/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal DPR RI. g. Keputusan Sekjen DPR RI Nomor 525B/SEKJEN/2005 tentang Rumusan dan Rincian Tugas Jabatan Struktural Organisasi Sekretariat Jenderal DPR RI. h. Keputusan Sekretaris Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Nomor: 514/SEKJEN/2006 tentang Rumusan dan Rincian Tugas Jabatan Non Struktural Organisasi Sekretariat Jenderal DPR RI.
dan d bersama-sama dipandu Kabag Pengaduan Masyarakat, jika memerlukan tambahan informasi dapat mengundang tenaga ahli/ pakar, serta melakukan koordinasi dengan instansi pemerintah terkait di pusat maupun di daerah. Setelah mendapatkan koreksian dan paraf Kabag Pengaduan Masyarakat, kemudian Kasubag Administrasi Pengawasan Legislatif menyampaikan hasil analisis kepada Biro Pengawasan Legislatif. Biro Pengawasan Legislatif meneruskan analisa surat aspirasi kepada Deputi Bidang Angggaran dan Pengawasan untuk mendapat persetujuan.
Kabag Pengaduan Masyarakat Melakukan koreksi atas materi dan penyempurnaan redaksi
Biro Pengawasan Legislatif Meneruskan analisa surat aspirasi kepada Deputi untuk mendapat persetujuan.
Deputi Bidang Anggaran dan Pengawasan Menyampaikan hasil analisis kepada Pimpinan DPR RI
Penyampaian Surat Pengaduan Masyarakat Sesuai Disposisi Pimpinan DPR
DATA
Deputi Bidang Anggaran dan Pengawasan menyampaikan hasil analisis kepada Pimpinan DPR RI untuk mendapatkan pertimbangan saran dan arahan serta paraf persetujuan. Penyampaian surat tindak lanjut pengaduan masyarakat atau Surat Dinas Keluar Resmi merupakan intisari pembahsan dari hasil analisa, saran, dan sesuai arahan rekomendasi disposisi Pimpinan Dewan/Sekjen DPR. Penyusunan konsep Surat Dinas Keluar Resmi sebagai Surat Tindak Lanjut Pengaduan Masyarakat diikuti dengan “SOP Tindak Lanjut surat pengaduan” Disetujui oleh:
Kepala Biro Pengawasan Legislatif
Memo Surat Pelapor & disposisi Pimpinan/Sekjen Lembar Analisa
Memo Surat Pelapor & Disposisi Pimpinan/Sekjen Lembar Analisa
Memo Surat Pelapor & Disposisi Pimpinan/Sekjen Lembar Analisa Memo Surat Pelapor & Disposisi Pimpinan/ Sekjen Lembar Analisa Pertimbangan saran dan arahan dan paraf persetujuan Pimpinan Dewan/Sekjen.
