Sportcentrum Groenendaal Heemstede gewaardeerd

Sportcentrum Groenendaal Heemstede gewaardeerd Rapportage van het onderzoek naar Uitbesteding van taken door de gemeente aan Optisport Onderzoek in opdracht van de Rekenkamercommissie van de gemeente Heemstede

. Heemstede, 30 november 2006 Onderzoekers: W.H.M. van Schooten Drs. R. Kamphues

Inhoudsopgave

2

1

Aanleiding van het onderzoek

3

1.1 Achtergrond en aanleiding 1.2 Opdrachtformulering en vraagstelling 1.3 Onderzoeksaanpak 1.4 Leeswijzer

3 3 4 5

2.

Beantwoording van de vragen Rekenkamercommissie

6

2.1 Verwezenlijking beoogde doelen 2.1.1 Beoogde doelen en beoogde effecten 2.1.2 Realisering van doelen en effecten A. Effectieve en efficiënte exploitatie sportaccommodaties B. Producten sluiten aan op wensen en behoeften doelgroepen C. Forse besparing op subsidies sportaccommodaties D. Exploitant draagt mede risico voor resultaten sportcentrum

6 6 8 8 14 16 17

2.2 Relatie gemeente met Optisport

18

2.3 Kwaliteit diensten van Optisport

19

2.4 Mate van (on)tevredenheid diverse partijen

19

2.5 Inzet gemeente qua rol en qua middelen

20

2.6 Aandachtspunten eventuele contractverlenging met Optisport

21

3.

Samenvatting en conclusies

22

4.

Aanbevelingen

26

Bijlagen: 1. Operationalisatie onderzoeksvragen 2. Lijst van geïnterviewden 3. Exploitatiecijfers Sportcentrum Groenendaal 1998 - 2005

2

1 1.1

Aanleiding van het onderzoek Achtergrond en aanleiding De tweede helft van de jaren negentig van de vorige eeuw heeft de gemeenteraad van Heemstede raadsbreed de intentie uitgesproken om te onderzoeken, welke gemeentelijke taken en voorzieningen door derden kunnen worden geëxploiteerd. In dit geval het op afstand zetten van bepaalde activiteiten. Een raadsbrede kerntakendiscussie binnen de gemeente Heemstede werd echter onder druk gezet door de forse ombuigingsoperaties van het rijk richting gemeenten. Dit had eveneens gevolgen voor de sportaccommodaties. Het college kreeg van de raad een taakstelling om tenminste 10% te bezuinigen op de exploitatie van sportaccommodaties. Bovendien moest er sprake zijn van een risico-delende, c.q. risicodragende factor. De toenmalige exploitant Sportfondsenbad Nederland NV/Sport & Recreatie Heemstede bv kon niet aan deze eisen voldoen. Met in achtneming van voornoemde randvoorwaarden is vanaf september 1996 onderzoek gedaan naar de gewenste beheersvorm voor de gemeentelijke sportaccommodaties. Na veel discussie in de raad en ook van de zijde van het management en van de medewerkers van Sport en Recreatie Heemstede bv heeft de gemeenteraad op 18 december 1997 besloten om per 1 januari 1998 de gemeentelijke onderhouds- en beheerstaken op het Sportcentrum Groenendaal uit te besteden aan Optisport Heemstede bv. Basis voor deze besluitvorming vormden het Bedrijfsplan1, de Huur- en exploitatieovereenkomst2 en het Reorganisatie- en sociaal plan Optisport Heemstede bv3 van 25 november 1997. De overeenkomst, die aanvankelijk voor een termijn van vijf jaar was gesteld, is in 2000 verlengd met vijf jaar. De vigerende overeenkomst expireert nu op 31 december 2007. De Rekenkamercommissie heeft uit haar groslijst de evaluatie van de uitbesteding van de gemeentelijke beheer- en onderhoudstaken van de sportaccommodaties gekozen om inzicht te krijgen in de doeltreffendheid en de doelmatigheid van het gemeentelijk beleid. Overigens vermeldt het Collegeprogramma, program 5 Cultuur en recreatie, dat er uiterlijk eind 2006 een startnotitie komt over de toekomst van het beheer van het Sportpark aan de Sportparklaan, inclusief de functie van het zwembad en de sporthal. De Rekenkamercommissie heeft ons bureau gevraagd het evaluatieonderzoek naar de uitbesteding van de beheers- en onderhoudstaken op het Sportcentrum Groenendaal uit te voeren.

1.2

Opdrachtformulering en vraagstelling De Rekenkamercommissie heeft bij de start van het evaluatieonderzoek de volgende opdracht geformuleerd. “Het onderzoek moet een oordeel geven over de effectiviteit (doeltreffendheid) en de efficiency (doelmatigheid) van het gemeentelijk beleid bij het uitbesteden van de beheers- en onderhoudstaken van sportaccommodaties aan Optisport en de financiële gevolgen daarvan. Daarnaast moet de evaluatie suggesties en aanbevelingen geven voor eventueel gewenste aanpassingen van het beleid, het beleidsinstrumentarium en, indien noodzakelijk, de uitvoeringsorganisatie”. Het 1. 2. 3.

onderzoek dient antwoord te geven op de volgende zes hoofdvragen: Zijn de doelen die de gemeente had met het uitbesteden van taken verwezenlijkt? Hoe ervaart de gemeente de relatie met Optisport? Hoe ervaren de sportverenigingen de kwaliteit van de diensten van Optisport zowel absoluut als in vergelijking tot de tijd waarin de gemeente of een andere instantie deze diensten leverde?

1

Bedrijfsplan Optisport Heemstede bv Exploitatie Sportcentrum Groenendaal c.a. te Heemstede 25 nov 1997. Huur- en exploitatie-overeenkomst Sportcentrum Groenendaal c.a. tussen gemeente Heemstede en Optisport Heemstede bv van 25 november 1997. 3 Reorganisatie- en sociaal plan Optisport Heemstede bv3 van 25 november 1997. 2

3

4. Zijn er indicaties te geven voor de mate van (on)tevredenheid bij betrokken partijen? 5. Heeft de inzet van de Gemeente qua rol en qua middelen geleid tot het bereiken van de geformuleerde doelstellingen, zo ja, in welke mate, zo nee wat zijn daarvan de oorzaken? 6. Welke punten verdienen speciale aandacht bij de eventuele verlenging van het contract? Daarnaast heeft de commissie subvragen geformuleerd m.b.t. doelstellingen en middelen: Welke doelen en maatschappelijke effecten worden met de uitbesteding van taken aan Optisport beoogd? Zijn deze doelstellingen helder en meetbaar verwoord in de relevante nota’s? Heeft er vooraf een afweging plaatsgevonden tussen de inzet van eigen personeel en de uitbesteding aan Optisport? Bevat het collegeprogramma 2006-2010 voldoende criteria voor een evaluatie van het gevoerde beleid? Zo nee, welke criteria dienen aan een volgend collegeprogramma te worden toegevoegd? Sluit het gevoerde beleid aan op de Nederlandse weten regelgeving? Welke factoren hebben een rol gespeeld bij het al dan niet bereiken van de beoogde doelstellingen en in welke mate? Welke (beoogde/niet-beoogde, voorziene/niet-voorziene) neveneffecten heeft de uitbesteding van taken aan Optisport gehad? Wat is het oordeel van de betrokken doelgroepen over het functioneren van Optisport? Hoe verhoudt de gemeentelijke inspanning zich tot het resultaat (zowel kwalitatief als kwantitatief)? En subvragen m.b.t. de uitvoering: Hoe zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden m.b.t. tot het beheer en onderhoud van de betrokken sportaccomodaties over de verschillende betrokken partijen verdeeld? Heeft deze verdeling geleid tot het bereiken van de beoogde doelen? Welke sturingsvraagstukken binnen het krachtenveld van de betrokken actoren kunnen hieruit worden afgeleid? Hoe staat het met de inbreng van derden, wat is het beleid dienaangaande en wat komt er van terecht? Heeft het door de gemeente ingezette beleid het imago van de gemeente verbeterd? 1.3 Onderzoeksaanpak Het onderzoek steunt op het verzamelen en bestuderen van relevante stukken én het houden van gesprekken met de bij dit dossier betrokken bestuurders, ambtenaren, sportverenigingen en vertegenwoordigers van Optisport Heemstede bv (Optisport). Documentenonderzoek Ten behoeve van het onderzoek is teruggegaan naar de voorgeschiedenis (Sport en Recreatie Heemstede bv) en zijn alle stukken bestudeerd, die geleid hebben tot de besluitvorming van de uitbesteding van taken aan Optisport in de gemeenteraad op 18 december 1997. Daarnaast de relevante documenten tot heden, zoals relevante verslagen van vergaderingen van raad(scommissies) en college, gemeentebegroting en jaarrekeningen vanaf 1997 betreffende hoofdstuk/ functie Sport, begrotingen en jaarrekeningen over de exploitatie Optisport, etc.. Interviews De onderzoekers hebben in overleg met de Rekenkamercommissie er voor gekozen om een zo volledig mogelijk beeld te krijgen van de meningen en gedachten van de bij dit dossier betrokken actoren. Daartoe is met 10 betrokkenen afzonderlijk gesproken en zijn er 6 groepsgesprekken met verenigingen/gebruikers van het Sportcentrum gehouden; de zgn. rondetafelgesprekken. Op deze manier zijn diverse zaken gecontroleerd en de bevindingen aangevuld met nieuwe feiten en kanttekeningen en belevingen en meningen van betrokkenen, die (informeel) hebben gespeeld doch niet zijn vastgelegd.

4

Het spreken met de drie bij het Sportcentrum Groenendaal betrokken groepen: a. raadsleden, collegeleden en ambtenaren; b. verenigingsbestuurders en gebruikers van het Sportcentrum en c. Optisport Heemstede bv (directie en vestigingsmanager) heeft ons een drie dimensionaal beeld gegeven van de exploitatie over de afgelopen jaren. Alle geïnterviewden zijn in de gelegenheid gesteld om in te stemmen met de (voorgelegde) gespreksverslagen. Een lijst van geïnterviewden is bijgevoegd (bijlage 2). Tussenrapportage Direct na de gehouden interviews, het laatste groepsgesprek vond plaats op 14 oktober, is de Rekenkamercommissie geïnformeerd over de eerste en voorlopige resultaten van het onderzoek. Naast deze presentatie hebben de onderzoekers hun waardering uitgesproken over de bijzonder plezierige manier waarop zij zijn ondersteund in hun onderzoek. Onze dank gaat uit naar de heer J. Duizer (senior beleidsmedewerker Welzijn), mevrouw H. van Hasselt (medewerkster Griffie) , mevrouw J. van Sloten (medewerkster bibliotheek) evenals de medewerkers van de facilitaire dienst. Verder bedanken we alle mensen die zo bereidwillig zijn geweest om op de meest ongebruikelijke tijden naar het gemeentehuis, het zwembad of de bibliotheek te komen om onze vragen te beantwoorden.

1.4

Leeswijzer

In hoofdstuk 2 worden de door de Rekenkamercommissie Heemstede gestelde onderzoeksvragen beantwoord en zijn aandachtspunten geformuleerd voor een eventuele verlenging van de overeenkomst met Optisport Heemstede bv. De onderzoekers hebben in overleg met de commissie er voor gekozen om bij elkaar passende vragen zoveel mogelijk geclusterd te beantwoorden. In hoofdstuk 3 zijn de conclusies van elke hoofdvraag van de Rekenkamercommissie weergegeven. In hoofdstuk 4 zijn de aanbevelingen vermeld. De bijlagen bevatten naast een operationalisatie van de onderzoeksvragen (bijlage 1) en de lijst van geïnterviewden (bijlage 2) ook de exploitatiecijfers van Sportcentrum Groenendaal over de periode 1998-2005 (bijlage 3).

5

2. Beantwoording van vragen Rekenkamercommissie In dit hoofdstuk worden de zes hoofdvragen van de Rekenkamercommissie beantwoord. Allereerst is nagegaan welke doelen en maatschappelijke effecten de gemeente heeft geformuleerd4 en of deze doelstellingen en effecten helder en meetbaar zijn verwoord5. 2.1 Verwezenlijking van beoogde doelen VRAAG 1 Zijn de doelen die de gemeente had met het uitbesteden van taken verwezenlijkt?

2.1.1 Beoogde doelen en beoogde effecten Beoogde doelen6 In onze zoektocht naar doelen hebben we in de Huur- en exploitatieovereenkomst en het raadsvoorstel van 18 december 1997, nr. 69 een tweetal, vooral financieel gerichte doelstellingen, aangetroffen. En wel een forse besparing realiseren op de subsidies voor sportaccommodaties en het mede dragen van risico door de exploitant voor de behaalde resultaten. In het Bedrijfsplan van Optisport, dat in nauw overleg met de gemeente tot stand is gekomen, wordt gesproken van het realiseren van een effectieve en efficiënte exploitatie Optisport en bezoekers van het Sportcentrum optimaal van dienst zijn en klantenbinding realiseren door marktgericht en klantvriendelijk handelen. De doelen hebben wij op basis van voornoemde documenten als volgt verwoord: A. een effectieve en efficiënte exploitatie van de sportaccommodaties realiseren; B. De aangeboden producten sluiten aan op de wensen en behoeften van de doelgroepen en hun verwachtingen (marktgericht en klantvriendelijk); C. Een forse besparing realiseren op de subsidies voor sportaccommodaties; D. De exploitant draagt mede risico voor de behaalde resultaten (risicodelend karakter). Deze vier doelen zijn bij de uitnodiging voor de gesprekken aan alle respondenten toegezonden. Immers, zonder deze belangrijke informatie zouden de gesprekken met betrokkenen een beperkt onderzoeksresultaat hebben opgeleverd. De respondenten hebben aangegeven zich te kunnen vinden in de formulering. Een respondent merkt op dat het op afstand zetten van gemeentelijke taken ook een (algemene) doelstelling is. Uit raadsverslagen maken wij op dat de overdracht van de onderhouds- en beheerstaken van de sportaccommodaties naar Optisport inderdaad past in het beeld om bepaalde activiteiten op afstand te zetten. Omdat de doelstelling van het op afstand zetten al ten tijde van de samenwerking met Sportfondsen/Sport en Recreatie Heemstede bv bestond en impliciet besloten ligt in de onderzoeksvragen, richten we ons op de genoemde vier doelen.

4

Norm rekenkamercommissie voor toetsing effectiviteit: er is een schriftelijk voornemen of plan, waaruit blijkt welke activiteiten worden uitgevoerd en welke resultaten en effecten gerealiseerd moeten worden. 5 Norm rekenkamercommissie voor toetsing van effecten: de beoogde effecten moeten meetbaar, tijdgebonden en consistent beschreven zijn. 6 Doelen en doelstellingen hebben (ongeveer) dezelfde betekenis.

6

Beoordeling van de beoogde doelen De doelen zijn vooral op hoofdlijnen geformuleerd. Ze bieden geen operationele uitwerking van de beoogde manier om het beoogde resultaat te bereiken. Met andere woorden de verwachtingen en bedoelingen voor de toekomstige jaren zijn niet helder en meetbaar geformuleerd om het gewenste doel te behalen. Het weinig specifiek en meetbaar formuleren van doelen is deels te verklaren door het feit dat negen jaar geleden nog maar weinig gemeenten beleidsdoelen concreet formuleerden. Beoogde effecten De volgende effecten hebben wij bij de onderscheiden doelen aangetroffen: Effecten doel 1: Effectieve en efficiënte exploitatie: nieuwe (kleinere) organisatie is efficiënter en flexibeler en hierdoor in staat om in een sterk competitieve en marktgerichte omgeving te exploiteren (Reorganisatie- en sociaalplan); streven naar een kwalitatief hoogwaardige accommodatie, zowel Sportcentrum als sportvelden (Bedrijfsplan); realiseren van synergetische voordelen met de geclusterde sportaccommodatie (Bedrijfsplan); realiseren van minimaal 260.000 bezoekers per jaar in het zwembad (Bedrijfsplan). Effecten doel 2: Marktgericht en klantvriendelijk: het hanteren van een efficiënt openstellings- en personeelsrooster (Bedrijfsplan); het voeren van een actief marketing- en promotiebeleid (idem); het initiëren van productontwikkeling naar gelang de behoefte van de bezoekers (idem); het zorg dragen voor gemotiveerd en klantgericht personeel (idem); het zorgdragen voor een kwalitatief hoogwaardig fysiek product, door het tijdig en adequaat uitvoeren van onderhouds- en schoonmaakwerkzaamheden (hygiëne) (idem). Effect doel 3: Forse besparing subsidies sportaccommodaties: een financieel voordeel voor de gemeente over de periode 1 januari 1998 tot en met 31 deccember 2002 van totaal circa ƒ 535.000 (€ 242.772) (raadsbesluit 18 dec.1997). Effecten doel 4: Risicodeling gemeente en Optisport bij behalen exploitatieresultaten: zowel positieve als negatieve exploitatieresultaten met een bandbreedte van ƒ 75.000 (€ 34.034) ten opzicht van de begroting komen voor rekening van Optisport (rbsl. 18 dec.’97); afwijkingen hierbuiten worden o.b.v. 50/50 gedeeld tussen Optisport en gemeente (idem). Beoordeling beoogde effecten In de meeste gevallen zijn de beoogde effecten onder doel 1 en 2 te abstract geformuleerd en komen ze overeen met algemene inspanningsverplichtingen, bijvoorbeeld “ het realiseren van …”, het zorgdragen voor…”, etc.. De realisering van minimaal 260.000 bezoekers per jaar in het zwembad (beoogd effect doel 1) is vooral gebaseerd op eerdere bezoekersaantallen en ontbreken concrete activiteiten die daartoe moeten leiden. Het beoogd effect bij doel 3 is een goed voorbeeld waarbij het doel specifiek en tijdgebonden is geformuleerd: een beoogde besparing van € 242.772 in een periode van 1998 tot en met 2002 en ook de wijze waarop dit doel moet worden bereikt: het terugbrengen van de personeelsformatie van 26 naar 23 fte’s. . De beoogde effecten bij doel 4 is eveneens concreet, doch hier missen we de activiteiten die nodig zijn om aan de positieve kant van de balans te blijven.

7

2.1.2 Realisering van doelen en effecten Voor de overzichtelijkheid zijn bij de beantwoording van de vier doelen telkens het beoogde doel en de effecten (cursief) kort samengevat. Voor de eerste doelstelling is dat: A. Effectieve en efficiënte exploitatie sportaccommodaties Beoogd doel: een effectieve en efficiënte exploitatie van de sportaccommodaties realiseren Beoogde effecten: een nieuwe (kleinere) organisatie, een kwalitatief hoogwaardige accommodatie, synergetische voordelen en minimaal 260.000 zwembadbezoekers per jaar.

Het ontbreken van concreet geformuleerde doelen en effecten enerzijds en het ontbreken van relevante schriftelijke informatie anderzijds maakt een beoordeling of doel en effecten wel of niet zijn gehaald erg lastig. Weliswaar heeft Optisport jaarlijks een begroting en een financieel verslag ingediend, echter informatie over organisatie, kwaliteit van de dienstverlening, inhoudelijke activiteiten of over het behalen van de beoogde doelstellingen ontbreekt. De informatie en de communicatie over het Sportcentrum Groenendaal is van zowel de gemeente als van Optisport naar onze mening onvoldoende geweest. Zo is er over de uitbesteding van onderhouds- en beheerstaken van het Sportcentrum aan Optisport, welke binnenkort het 10e jaar ingaat, geen (tussentijdse) evaluatie7 gehouden. Ook zijn er met uitzondering van verslagen over de begroting en jaarrekening van Optisport geen gespreksverslagen over de gemaakte afspraken, e.d. te vinden. Optisport laat desgevraagd weten dat er wel een beperkt aantal evaluatiemomenten is geweest met de toenmalige portefeuillehouder de heer Van ’t Hoff. Hiernaar gevraagd, laat de directeur van Optisport weten: “Gezien het feit dat wij moeten gaan spitten in ons archief, dat op dit moment verhuisd wordt, zijn de evaluatieverslagen op korte termijn uitermate lastig te traceren, dus moeten we het hierbij maar laten”. Een meerderheid van de respondenten, in dit geval raadsleden, collegeleden, gemeenteambtenaren en scholen, geeft aan dat voor hun gevoel de exploitatie van het Sportcentrum redelijk goed loopt. “We horen geen negatieve reacties van gebruikers/verenigingen op het Sportcentrum”, aldus gemeentelijke vertegenwoordigers. Een effectievere en efficiëntere exploitatie valt volgens gebruikers van het zwembad af te leiden aan de flexibelere houding ten aanzien van de zwemurenplanning (opschuiven) en bij het uitlopen van tijden het verkrijgen van compensatie in tijd of financieel. Zij zien de laatste jaren een lichte verbetering vanwege meer vraaggericht werken. Verenigingen die gebruik maken van de sporthal vinden de exploitatie redelijk effectief en efficiënt al komen ze regelmatig in de knel als gevolg van commerciële activiteiten. Bijna alle verenigingen maken opmerkingen over de communicatie, variërend van het niet tijdig beantwoorden van brief, telefonische bereikbaarheid van (aangewezen) medewerkers, het niet nakomen van afspraken, niet of onjuist onderhoud, enz.. Bestuurders van verenigingen die de sportvelden bespelen, vinden dat de start bij de uitbesteding van de taken aan Optisport goed was, maar de exploitatie daarna steeds minder is geworden. Zij wijten dit aan de wisselende personele bezetting door ziekte en slecht onderhoud. Optisport zegt tevreden te zijn over de marktpositie van het Sportcentrum: “in het algemeen heeft het Sportcentrum een goed aanbod, een goede naam en wordt er redelijk gepresteerd”. 7 Definitie volgens Rekenkamercommissie van evaluatie: beoordeling op een van tevoren afgesproken tijdstip, schriftelijk vastgelegd en waarbij aandacht is voor minimaal de aspecten: exploitatieresultaten/prestaties, gemaakte afspraken, samenwerking, knelpunten, klantgerichtheid, communicatie/informatie.

8

Als oorzaak voor het ten dele behalen van de doelstellingen zegt Optisport dat de aandacht van het management voor een groot deel aan de weten regelgeving is besteed. Het vorig jaar heeft Optisport daarom een toekomstvisie8 voor het Sportcentrum gemaakt, waarin 3 varianten denkbaar zijn: 1. handhaving van de huidige situatie; 2. optimalisering van de accommodatie; 3. nieuwbouw van het Sportcentrum. Optisport zal deze toekomstvisie binnenkort aan de gemeente aanbieden. De kwalificatie van “er heerst politieke rust rondom het Sportcentrum” als een van de effecten van de uitbesteding van de gemeentelijke taken kan verschillend worden geïnterpreteerd . Enerzijds wordt de gemeenteraad niet meer jaarlijks met tegenvallers van het Sportcentrum geconfronteerd en anderzijds beseffen raadsleden dat er over het Sportcentrum eigenlijk weinig tot niets bekend is; alleen begroting en jaarrekening worden in de raad vastgesteld. Er heerst een serene stilte! Wij vinden de positieve reacties opvallend, omdat de beoogde doelen (effectieve en efficiënte exploitatie) weinig concreet en niet smart zijn geformuleerd en bovendien het aan kennis ontbreekt voor wat betreft de activiteiten, bezoekersaantallen en financiële gegevens van/op het Sportcentrum. De uitzondering op de regel is het werkelijk aantal bezoekers in het zwembad dat wij in de jaarrekeningen aantroffen met grove schattingen voor scholen en verenigingen. Bezoekersaantallen Optisport Heemstede bv Zwembad 1998 1999 2000 2001 2002 2003 Recreatief, incl. banen 85.432 60.870* 71.254 75.837 75.068 71.398 Doelgroepen 29.174 27.215 31.065 32.918 32.490 32.388 Instructie 43.665 32.487 27.523 27.753 29.997 32.136 Verenigingen/groepen 53.000 55.000 55.000 55.000 55.000 55.000 Scholen 23.400 25.000 25.000 25.000 26.250 25.000 Zonnebanken 2.996 2.761 3.693 4.082 3.410 2.834 237.577 203.333 213.535 220.590 222.215 218.756

2004 2005 57.568 onbekend 30.069 cijfers nog niet 29.713 ontvangen van 57.500 Optisport 26.500 2.390 203.740

* minder bezoekers als gevolg van renovatie gedurende twee maanden Een ruimere openstelling van het zwembad van 7.00 tot 23.00 uur gedurende 7 dagen in de week, Optisport noemt dit een succesfactor, heeft de structurele daling niet tot staan gebracht. Ten opzichte van de beoogde doelstelling van 260.000 bezoekers is sprake van een terugloop in 2004 van het bezoekersaantal met 21,6 %. De meer specifiekere reacties en opmerkingen van respondenten nuanceren het algemene beeld van een goedlopende exploitatie. De verschillende reacties als antwoord op de (sub)vragen van de rekenkamercommissie zijn in de navolgende “kopjes” gevat. Reorganisatie- en sociaalplan In oktober 1995 heeft de raad in het kader van een kerntakendiscussie het college opdracht gegeven te onderzoeken om het nadelig saldo van het sportcomplex met minimaal 10% terug te brengen. Vervolgens is in 1996 een drietal op dit gebied gespecialiseerde bedrijven uitgenodigd om een aanbieding te doen voor de overname van het beheer en de exploitatie van de sportaccommodaties. Daarnaast heeft ook de raad van beheer van Sport & Recreatie Heemstede bv een aanbieding gedaan op basis van contractmanagement. De gemeenteraad heeft eind 1997 Optisport uiteindelijk uitverkozen omdat zij de beste aanbieding gedaan en er bij de andere partijen geen sprake was van risicodeling en/of bezuinigingsvoorstellen. Een afweging tussen de inzet van eigen personeel en de uitbesteding heeft in dit besluitvormingsproces niet plaatsgevonden. 8

“Toekomstperspectief Sportcentrum Groenendaal” maart 2005.

9

Optisport heeft eind november 1997 in samenspraak met de gemeente voor de toenmalige organisatie Sport & Recreatie Heemstede bv een reorganisatieplan opgesteld. Het plan gaat daarbij uit van een nieuwe (kleinere) organisatie, die in staat is om in een sterk competitieve en marktgerichte omgeving efficiënter en flexibeler te exploiteren. De geraamde besparing van Optisport van € 59.178 (ƒ 130.410) op jaarbasis dient bijna volledig te worden gerealiseerd door het terugbrengen van het aantal formatieplaatsen. Het Reorganisatie- en sociaalplan 1997 spreekt over personele consequenties voor drie fte’s. functiecategorie Management Secr./kassa/receptie Technische dienst Zwemzaal Sportvelden Beheer Sporthal Horeca Totaal

Formatie (1997) 2.0 3.0 4.0 8.0 2.5 0.5 6.0 26.0

Geraamde formatie Optisport 1.0 3.0 3.0 8.0 2.5 0.5 5.0 23.0

Verder heeft Optisport op zich genomen om het huidige personeel over te nemen, inclusief het gemeentelijk personeel dat werkzaamheden in de accommodaties verricht. Niet alle medewerkers zijn ingevolge het Sociaalplan bij Optisport Heemstede bv in dienst getreden. Op 1 januari 2006 staan nog 4 medewerkers met een gemeentelijke status op de gemeentebegroting. Optisport tekent hierbij aan dat om reden van een goede bedrijfsvoering twee verschillende rechtsposities (pensioen, salarisinschaling of persoonlijke ontwikkeling) voor de medewerkers op het Sportcentrum, niet efficiënt is. De beperkte ruimte voor Optisport om binnen dit kader optimaal te kunnen werken noemt respondent zorgelijk. Wanneer een gemeentelijke medewerker, gedurende langer dan 30 dagen per kalenderjaar, geen werkzaamheden in de accommodaties verricht vanwege ziekteverzuim, worden de kosten samenhangende met de vervanging door de gemeente vergoed. In dit laatste geval is over de jaren 1998 tot en met 2005 aan compensatievergoedingen wegens ziekte en/of vertrek van ambtelijk personeel aan Optisport betaald: 1999 een bedrag van € 20.594,64 2000 een bedrag van € 13.613,41 Vanaf 2001 jaarlijks een bedrag van € 20.420,11 structureel in verband met vertrek medewerker.

Collegeprogramma Het collegeprogramma 2006-2010 bevat geen criteria voor een evaluatie van het gevoerde beleid. Zowel raadsleden als leden van het college zien graag dat in een volgend collegeprogramma wel rekening wordt gehouden met tussentijdse evaluaties, waarin de doelstelling(en) en effecten helder en smart worden geformuleerd en aspecten zijn opgenomen als: ambtelijke procesbewaking en de bestuurlijke aansturing. Voorts kan volgens respondenten worden gedacht aan het peilen van de tevredenheid bij de gebruikers (klanttevredenheidonderzoek), benchmarking om te zien hoe Optisport het in Heemstede doet en het inspelen op nieuwe ontwikkelingen, innovaties en de toekomst van het 20jarig Sportcentrum.

10

Nederlandse weten regelgeving Volgens Optisport wordt op het Sportcentrum volledig voldaan aan de weten regelgeving, bijvoorbeeld de Wet Hygiëne en veiligheid Badinrichtingen en zwemgelegenheden. Ook is er onlangs een nieuw Legionella beheerplan geschreven en heeft de brandweer een nieuwe gebruiksvergunning afgegeven. Optisport wijst hierbij op een dilemma. Enerzijds is er de staat van de accommodaties in het kader van de weten regelgeving, waarbij de ouderdom de nodige problemen oplevert en anderzijds is het de vraag of het Sportcentrum nog wel voldoet aan de eisen van deze tijd (sportief, gebouwen). Gebruikers van de sporthal menen dat bij commerciële evenementen niet altijd voldaan wordt aan de maximumnormstelling van het aantal mensen in de sporthal, terwijl gebruikers van het zwembad wijzen op het ontbreken van een Risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E). RI&E is een methode om gevaren voor de veiligheid en de gezondheid van de medewerkers in een organisatie in kaart te brengen en is een hulpmiddel om arbeidsomstandigheden te verbeteren en onveilige situaties te voorkómen. Informatie en/of richtlijnen over eventuele risico’s en de veiligheid in het zwembad zijn volgens respondenten, die vaak als sleutelhouder fungeren, nog steeds niet ontvangen. Tevens vragen de verenigingsbestuurders zich af hoe het staat met het verplichte Bedrijfsnoodplan. Naar de mening van respondenten voldoet de opslagruimte niet aan de wettelijke eisen, waar het gaat om perslucht en zuurstof. Bestuurders van verenigingen die de sportvelden bespelen, wijzen op onduidelijke afspraken met Optisport over het openen en sluiten van hekken voor brandweer en politie. Verbetering gemeentelijk imago Op de vraag of het door de gemeente ingezette beleid het imago van de gemeente heeft verbeterd, heeft bijna niemand een antwoord kunnen formuleren. Een gemeentelijke vertegenwoordiger geeft aan dat vóór de uitbesteding van de exploitatie aan Optisport er veel onduidelijkheden waren met betrekking tot de gemeentelijke bemoeienis in de raad van beheer van Sport & recreatie. De helderheid van een van de gemeente gescheiden exploitatie van het Sportcentrum, het verder op afstand zetten, heeft meer rust gegeven. Een andere gemeentelijke vertegenwoordiger vindt dat de beeldvorming over de gemeente vanaf 1998 sterk is verbeterd, omdat de gemeente sindsdien niet meer met onverwachte tegenvallers en kredietaanvragen voor het zwembad is geconfronteerd. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Optisport exploiteert de accommodaties en de inventaris op het Sportcentrum Groenendaal op basis van de Huur- en exploitatieovereenkomst van 25 november 1997. De belangrijkste taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn, dat binnen de begroting en de voorwaarden van deze overeenkomst Optisport bevoegd is de exploitatie geheel naar eigen inzicht in te richten. De gemeente verhuurt de accommodaties en de inventaris aan Optisport Heemstede BV voor een bedrag van ƒ 100 per jaar. Optisport is verantwoordelijk voor het onderhoud van de accommodaties en de inventaris. In dit verband dient Optisport een onderhoudsplan op te stellen van het noodzakelijk onderhoud in een periode van tien jaren vanaf de ingangsdatum. Het positieve saldo van het Onderhoudsfonds van Sport & Recreatie Heemstede BV per 31 december 1997 van ƒ 108.114 is ter beschikking gesteld aan Optisport en als zodanig gereserveerd voor toekomstig onderhoud. Voor zover de werkelijke onderhoudsuitgaven afwijken van de in het onderhoudsplan opgenomen raming, worden de verschillen via een Onderhoudsfonds geëgaliseerd. Jaarlijks wordt door Optisport aan de gemeente gerapporteerd over welke onderhoudswerkzaamheden zijn uitgevoerd en hoe deze zich verhouden tot het opgestelde onderhoudsplan. Optisport is verder bevoegd de accommodaties of delen daarvan onder te verhuren of op een andere wijze in gebruik te geven aan derden.

11

Toestemming van de gemeente is slechts vereist indien de onderverhuur of ingebruikname geen onderdeel is van de normale exploitatie. Binnen de exploitatievrijheid van Optisport zijn uitzonderingen gemaakt voor nieuw in te voeren huur- en toegangstarieven alsmede meer dan trendmatige verhoging van bestaande tarieven en dat plaatselijke (sport) verenigingen door Optisport als eerste in de gelegenheid worden gesteld om de accommodaties te huren, voor zover dit niet ten koste gaat van een goede bezettingsgraad. Indien Optisport hiervan wil afwijken dan legt zij dit schriftelijk en gemotiveerd ter goedkeuring aan de gemeente voor. Jaarlijks, voor 1 juni, stelt Optisport aan de gemeente een exploitatiebegroting voor het daaropvolgende boekjaar ter beschikking. De begroting bevat een rapportage over de exploitatie, de activiteiten en de financiële gang van zaken met betrekking tot de accommodaties voor het volgende boekjaar. Optisport brengt tevens per kwartaal en jaarlijks aan de gemeente verslag uit over de exploitatie, de activiteiten en de financiële gang van zaken met betrekking tot de accommodaties. De gemeente betaalt jaarlijks een subsidie in het exploitatietekort, dat voor 1998 bepaald is op ƒ 117.000 en jaarlijks met het prijsindexcijfer voor de gezinsconsumptie worden verhoogd. Ten aanzien van het gemeentelijk beleid is Optisport gehouden medewerking te verlenen aan de uitvoering van mogelijke beslissingen over het al dan niet continueren van het schoolzwemmen, het eventueel invoeren van extra tariefsverhogingen voor sportvelden, de voorgenomen herinrichting van het sportveldencomplex en de uitwerking van de in voorbereiding zijnde Integrale Nota Welzijnsbeleid. De gemeente compenseert Optisport indien en voor zover de uitvoering van voornoemde beslissingen nadelige gevolgen heeft voor de exploitatie van de accommodaties. Deze formele opsomming van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de gemeente en Optisport blijkt in de praktijk toch iets anders te lopen. Zo wordt er geen informatie verstrekt over inhoudelijke activiteiten op het Sportcentrum en zijn er de laatste jaren geen (financiële) kwartaalrapportages meer van Optisport ontvangen. Verder zijn er onduidelijkheden geconstateerd ten aanzien van de taakverdeling tussen de gemeente en Optisport waar het gaan om (nieuwe) wensen van sportverenigingen en gebruikers van het Sportcentrum Groenendaal. Afhankelijk van de financiële omvang van een nieuwe investering stapt men naar Optisport óf naar de gemeente: “via de raad krijgen we het sneller gedaan”. Volgens raadsleden is hier sprake van een sturingsvraagstuk. Overigens hebben vertegenwoordigers van de scholen die gebruik maken van het zwembad hun bezorgdheid geuit over de verschuiving van gemeentelijke verantwoordelijkheden naar Optisport. Ze vrezen dat de gemeente nu onbelemmerd bijvoorbeeld het schoolzwemmen kan wegbezuinigen. Onderhoud en Onderhoudsplanning Volgens de directie van Optisport kan het Sportcentrum Groenendaal zichzelf met de destijds vastgestelde dotaties in het onderhoudsfonds (ƒ 410.000 per jaar –red-) voor het zwembad en de sporthal ternauwernood bedruipen. De voorziening is te beperkt om de accommodaties op een aanvaardbaar kwalitatief peil te houden en ontbreekt het aan een onderhoudsplanning voor het buitenterrein. Het onderhoudsfonds zal op 31 december 2008 tot “nul” zijn gereduceerd. In 1999 heeft de gemeente op basis van het onderhoudsplan van Architectenbureau Ir. Lau een renovatiesubsidie verstrekt € 282.591 (ƒ 622.750). Van de besteding van deze uitgaven is geen schriftelijke verantwoording c.q. controlebescheiden aangetroffen. Desgevraagd is ons meegedeeld dat de accoordering van voornoemd bedrag heeft plaatsgevonden via de vaststelling van het financieel verslag 1999 van Optisport zonder bestedingsoverzicht.

12

Wij hebben geen inzicht kunnen krijgen in de verantwoording van de besteding van het renovatieen onderhoudskrediet. Volgens de jaarrekening 1999 van Optisport is in dat jaar hiervoor een bedrag van bijna ƒ 900.000 uitgegeven. Wij constateren dat in de verantwoordingssystematiek van Optisport de renovatieen onderhoudskosten in een keer ten laste zijn/worden gebracht van het Onderhoudsfonds. Zonder verantwoording van Optisport én controle van de gemeente kan niet worden bepaald of bepaalde uitgaven niet beter als vervangingsinvesteringen hadden kunnen worden aangemerkt en hierop op had moeten worden afgeschreven9. Het Sportcentrum Groenendaal moet er dus als “going concern” rekening mee houden dat het onderhoudsfonds op 31 december 2007 op “nul” staan. Mondeling is meegedeeld dat in de meerjarenbegroting van de gemeente hiervoor vanaf 2008 onderhoudsbedragen zijn geraamd. Verder is er bij de verschillende verenigingen en gebruikers onduidelijkheid over wat de onderhoudsplanning van Optisport is en wie, waar verantwoordelijk voor is. Vertegenwoordigers van de gemeente zijn voorstanders van een periodieke rapportage over de onderhoudstoestand van het Sportcentrum. Zelfwerkzaamheid Op het Sportcentrum Groenendaal verrichten de verenigingen zelf (klein) onderhoud. De mate van deze zelfwerkzaamheid is volgens Optisport historisch bepaald, waarbij structuren en afspraken gedurende 30 jaar zijn gegroeid. In een aantal gevallen is in de huurover-eenkomst het onderhoud geregeld, bijvoorbeeld dat het onderhoud van de Stichting Tennispark Groenendaal en HBC Tennis voor eigen rekening van de beide huurders komt. Het groot onderhoud van de velden doet Optisport zelf, terwijl de zelfwerkzaamheid van de verenigingen bestaat uit onder meer het aanbrengen van belijningen op het gras door de verenigingen, ophangen doelnetten, het schoonhouden van de velden en de omliggende terreinen. Inmiddels zeggen enkele verenigingen genoodzaakt te zijn om zelf de struiken te snoeien, dat normaliter werk voor Optisport is. Bij trainingen en het gebruik van de sporthal en het zwembad houden verenigingen zelf toezicht. Nagenoeg alle verenigingen uiten hun ongenoegen over de onduidelijkheid ten aanzien van wat Optisport in hun ogen aan werkzaamheden zou moeten doen en wat de verenigingen voor hun rekening moeten nemen. Ze wijzen daarbij verder op de muur van het “beperkte budget”, het ontbreken van een onderhoudsplanning en de prikkel om de rotzooi van anderen op te ruimen. Het ontbreekt aan helderheid wie wat moet doen. De verenigingen die de sportvelden bespelen zijn bereid om met een financiële prikkel hun zelfwerkzaamheid op het Sportcentrum te vergroten. Volgens onze informatie zijn alle clubgebouwen op het Sportcentrum eigendom van de verenigingen en zijn de onderhoudswerkzaamheden e.d. voor hun eigen rekening. Informatie en communicatie Op basis van ons documentenonderzoek stellen wij vast dat Optisport ten aanzien van de informatievoorziening vooral financiële informatie heeft verstrekt. Feitelijke informatie over de exploitatie, de activiteiten en de financiële gang van zaken met betrekking tot de accommodaties ontbreken in zowel de begroting als in de jaarrekening en kwartaalrapportages. Opmerkelijk is dat de kwartaalrapportages met alleen financiële informatie de laatste jaren niet meer van Optisport zijn ontvangen. Het gemis aan relevante informatie over activiteiten en toelichtingen op exploitatie-uitgaven maken een objectieve beoordeling over de doeltreffendheid en doelmatigheid daarom zeer lastig. Nu moet vooral op de informatie uit de gevoerde gesprekken worden afgegaan.

9

Vervangingsinvesteringen: investeringen met economisch nut zijn alle investeringen, die bijdragen aan de mogelijkheid middelen te verwerven (bijv. in de tarieven te verwerken).

13

De gemeenteraad ontbeert sinds 1998 inhoudelijke informatie over het Sportcentrum. Het college is bij de informatievoorziening aan de raad er van uitgegaan dat de raad alleen op afwijkingen wordt geïnformeerd “geen bericht, goed bericht”. Optisport heeft tot nog toe inhoudelijk alleen de aantallen bezoekers van het zwembad in hun begrotingen en jaarrekeningen vermeld, terwijl de informatiebron van kwartaalrapportages over het Sportcentrum Groenendaal de laatste jaren geheel is opgedroogd. Zoals eerder opgemerkt zijn de communicatielijnen voor zowel de raad als voor de verenigingen en gebruikers van het Sportcentrum onduidelijk. Ondanks het feit dat wij niet willen treden in de interne bedrijfsvoering van Optisport zijn wij wel geconfronteerd met opmerkingen daarover. Vertegenwoordigers uit de gemeenteraad wijzen op de klachten van Alliance en HBC Tennis en spreken van een sturingsprobleem. Over de communicatie tussen de verenigingen en gebruikers met Optisport zijn veel opmerkingen gemaakt en problemen gesignaleerd. Toch vindt er jaarlijks een zogenaamd rondetafeloverleg plaats met alle gebruikers van het Sportcentrum. Uit de opmerkingen van nagenoeg alle verenigingen en gebruikers maken we op dat de overleggroep te groot is en gemaakte afspraken niet altijd worden nagekomen. Omdat de juiste mensen op het Sportcentrum niet altijd bereikbaar zijn, is er een informeel communicatiecircuit ontstaan. Scholen en verenigingen weten inmiddels hoe de hazen lopen, maar efficiënt is dat volgens respondenten niet. De meeste verenigingen ontbreekt aan inzicht wat, wanneer op het Sportcentrum wordt onderhouden. Ze noemen de terugkerende discussies over het onderhoud een bron van ergernis, dat voor zowel Optisport als de verenigingen veel tijd kost. Uit de gesprekken met de verenigingen en gebruikers van het Sportcentrum Groenendaal zijn de reacties over Optisport en misverstanden over het onderhoud, de zelfwerkzaamheid, taken en verantwoordelijkheden en bevoegdheden, etc. terug te voeren op de beperkte informatie en communicatie van Optisport naar de verenigingen.

B. Producten sluiten aan op wensen en behoeften doelgroepen Beoogd doel: de aangeboden producten sluiten aan op de wensen en behoeften van de doelgroepen en hun verwachtingen (marktgericht en klantvriendelijk) Beoogde effecten: efficiënt openstelling- en personeelsrooster, actief marketing- en promotiebeleid, initiëren van productontwikkeling naar behoefte van bezoekers, gemotiveerd en klantgericht personeel, kwalitatief hoogwaardig fysiek product door tijdig en adequaat onderhoud c.a.

Feitelijk geldt ook bij deze doelstelling dat concreet (smart) geformuleerde doelen en effecten bijna in alle gevallen ontbreken en geen schriftelijke informatie voorhanden is om een beoordeling te maken of doel en effecten wel of niet zijn gehaald. De directie van Optisport vindt dat het Sportcentrum Groenendaal in het algemeen een goed aanbod en een goede naam heeft en er redelijk wordt gepresteerd. Hoewel dit niet kan worden onderbouwd met bijvoorbeeld een klanttevredenheidsonderzoek, sluit dit beeld goed aan op de mening van het merendeel van onze geïnterviewden. Optisport merkt op dat de huurovereenkomst en de daarin genoemde randvoorwaarden voor de exploitatie op een aantal punten “te strak in het jasje”, wat merkbaar is aan de kwaliteit van het Sportcentrum.

14

Het marketing- en promotiebeleid dat Optisport voert en of dat aan productontwikkeling voor Sportcentrum Groenendaal wordt gedaan valt buiten ons gezichtveld. Ten aanzien van de promotietoezeggingen in het Bedrijfsplan 1997 hebben wij in de dossiers niets teruggevonden. Zelf constateren wij dat er bij de kassa en/of in het restaurant bijvoorbeeld geen informatiemateriaal aanwezig is over Optisport-activiteiten op het Sportcentrum. In de gesprekken zijn wel enkele nieuwe activiteiten genoemd, zoals Moeder en kind zwemmen en de poging om basketball in Heemstede te initiëren. Desondanks vinden vooral raadsleden dat er te weinig uit de (sport)accommodaties wordt gehaald. Met de statuur van Optisport had men verwacht dat activiteiten zouden worden ontplooid voor nieuwe doelgroepen, zoals ouderen(beweging), scholen met onderlinge competities, trimclubs, fitness en dergelijke. Overigens zet Optisport zich in den lande nadrukkelijk in voor de combinatie sport en Health (fitnesscentra) en is de organisatie Optisport van 8 accommodaties in 1998 naar op dit moment ruim 70 accommodaties gegroeid. Tijdig en adequaat onderhoud Het onderhoud(sniveau) van de verschillende accommodaties wordt wisselend beoordeeld. Optisport vindt dat het onderhoud op het Sportcentrum momenteel marktconform wordt uitgevoerd. Ze hebben een helder beeld van de marktsituatie en ruime mogelijkheden op het gebied van het (technisch) onderhoud. De scholen die gebruik maken van het zwembad vinden het onderhoud goed verzorgd. “Hoezen om de schoenen, keurig!”. Daarentegen geven andere gebruikers/verenigingen van het zwembad aan dat het onderhoud is achtergebleven, v.w.b. de tegels, douches en startblokken. In het licht van een prudent gebruik van de sportvelden kunnen wij de opmerking van de scholen over hun overeenkomst met Optisport moeilijk plaatsen: “de scholen mogen de velden zo vaak als ze willen gebruiken”. De sporthalgebruikers daarentegen noemen het onderhoud matig tot slecht. Een vereniging heeft vorig jaar zelfs de huur tijdelijk stopgezet vanwege de vele gebreken. De algemene onderhouds- staat van materialen en elektronische apparatuur loopt in vergelijking met andere sportzalen achter. De verenigingen krijgen te horen dat het onderhoudsbudget beperkt is. De toestand van de velden op Sportcentrum Groenendaal betitelen de respondenten als heel slecht: kale plekken en grote gaten op de velden. Deels het gevolg van de droge zomermaand juli en deels door de grootschalige Haarlemcup. Daarnaast is er voor het onderhoud naar hun mening te weinig mankracht; het onderhoud dat steeds door 5 medewerkers werd uitgevoerd, moeten nu gebeuren door 3 medewerkers. Verder merken zij op dat er met het onderhoud niet planmatig wordt omgegaan en het jaarlijks groot onderhoud niet met de verenigingen wordt besproken. De hekwerken rondom het Sportcentrum zijn in slechte staat. Verenigingen geven aan dat Optisport steeds schermt met: “De gemeente geeft ons te weinig geld”. Enkele verenigingsbestuurders vinden dat de norm moet zijn dat Optisport het Sportcentrum beheert als “een goed huisvader”. De onderhoudssituatie voor de Stichting Tennispark Groenendaal (Stichting TPG) en HBC Tennis ligt ten opzichte van de andere gebruikers van het Sportcentrum geheel anders. Voor de Stichting TPG, als enige niet op het Sportpark gevestigd maar in het Wandelbos Groenendaal speelt, is er geen onderhoudsrelatie met Optisport omdat alles in eigen beheer wordt gedaan. Volgens HBC Tennis is in het contract met Optisport geregeld dat de vereniging zelf het klein onderhoud verricht (eerder afgekocht) en het groot onderhoud aan Optisport is toebedeeld. (Volgens de huurovereenkomst art.4 geschiedt het totale onderhoud aan het gehuurde, zowel groot- als klein onderhoud, inclusief alle kosten, door en voor rekening van de verenging.-red-).

15

C. Forse besparing op subsidies sportaccommodaties Beoogd doel: een forse besparing realiseren op de subsidies voor sportaccommodaties Beoogde effecten: financieel voordeel voor de gemeente over de periode 1 januari 1998 tot en met 31 december 2002 van totaal circa ƒ 535.000 (€ 242.772)

Het raadsbesluit van 18 december 1997 spreekt over een in de begroting gerealiseerde besparing van ƒ 130.410 op jaarbasis, die met name gerealiseerd wordt door het verlagen van de post personeelskosten. Ten opzichte van de huidige situatie (1997/1998) wordt het aantal formatieplaatsen teruggebracht van 26 naar 23. Omdat volgens dit zelfde besluit eerst een eenmalige bijdrage in de reorganisatiekosten ter grootte van ƒ 117.000 aan Optisport dient te worden betaald, komt de besparing voor 1998 op ca ƒ 13.000 (ƒ 130.410 minus 117.000). Voorts is besloten om de onderzoekskosten ad ƒ 58.750 voor de overdracht van de onderhouds- en beheertaken naar Optisport ten laste te brengen van de gemeenterekening 1997. Voor de zuiverheid hadden deze kosten naar onze mening evenals de reorganisatiekosten in mindering gebracht te worden van het geraamde financieel voordeel. De exploitatie en daarmee de financiële resultaten worden jaarlijks beïnvloed door endogene factoren, zoals het weer en de interesses van de bezoekers aan het Sportcentrum Groenendaal. Daarnaast spelen Optisport en de gemeente een eigen rol. Optisport heeft de mogelijkheid van het ontwikkelen van (nieuwe) activiteiten, een klantvriendelijke benadering van de bezoekers, etc.. De gemeente heeft ook duidelijk invloed op de exploitatiecijfers als gevolg van het tarievenbeleid voor het Sportcentrum, de besluitvorming met betrekking tot een vooruit ontvangen subsidie, de nota “Welzijn, Wel Doen!” en de diverse huuraanpassingen voor gemeentelijke investeringen ten behoeve van verenigingen en gebruikers. Daarnaast heeft de gemeente Optisport gecompenseerd voor ziekte van medewerkers, die in gemeentelijke dienst zijn; over de jaren 1998 tot en met 2005 gemiddeld € 20.000 per jaar. Het is ondoenlijk gebleken om in het kader van dit onderzoek al deze aanpassingen in beeld te brengen, te corrigeren en de gemeentelijke subsidie aan Optisport met die punten te corrigeren c.q. te herberekenen. Mede daarom geven wij de werkelijk verstrekte subsidies aan Optiesport weer, d.w.z. inclusief de gevolgen van de verschillende besluitvorming(strajecten), e.d. in uw gemeenteraad. In euro’s

1998

1999*

Subsidies 53.092

121.309

2000 71.578

2001

2002

2003

67.613

66.323

61.866

2004

2005**

70.892

71.932 12.750 * Inclusief vooruitbetaald subsidie van € 72.604 (ƒ 160.000) in de renovatiekosten van het Sportcentrum Groenendaal (raadsbesluit 24 juni 1999). De bedragen over 2000-2007 zijn/ worden jaarlijks verlaagd met de terugbetaling van dit subsidie van € 9.076 (ƒ 20.000). ** Aanvullend subsidie van € 12.750 t.b.v. aanbrengen ontruimingsinstallatie. Nadrukkelijk wijzen wij u er op dat de bovenvermelde subsidiebedragen nog moeten worden verhoogd met de salarislasten van 4 medewerkers, die op de pay-roll staan van de gemeente. Het gaat hier om de loonkosten van medewerkers met een ambtelijke status van in totaal € 166.000 per jaar. Het exacte financieel voordeel voor de gemeente over de periode 1 januari 1998 tot en met 31 december 2002 is zoals gezegd, lastig te bepalen. Als het in 1999 eenmalig verstrekte renovatiesubsidie voor het Sportcentrum ad. € 282.591 (ƒ 622.750) buiten beschouwing wordt gelaten en de afspraken over ziektecompensatie en de medewerkers in ambtelijke dienst bekend zijn, is er grosso modo sprake van een redelijk resultaat.

16

D. Exploitant draagt mede risico voor resultaten Sportcentrum Beoogd doel: de exploitant draagt mede risico voor de behaalde resultaten (risico-delend karakter Beoogde effecten: zowel positieve als negatieve exploitatieresultaten met een band-breedte van ƒ 75.000 (€ 34.034) ten opzicht van de begroting voor rekening van Optisport, afwijkingen hierbuiten o.b.v. 50/50 gedeeld tussen Optisport en gemeente

In de Huur- en exploitatieovereenkomst, vastgesteld bij raadsbesluit van 18 december 1997, is geregeld op welke wijze en in welke mate de exploitant risico draagt voor het jaarlijkse exploitatieresultaat. Er is bij het dragen van risico uitgegaan van een bandbreedte van ƒ 75.000 (€ 34.034). Zowel positieve als negatieve afwijkingen ten opzichte van de goedgekeurde exploitatiebegroting komen binnen deze bandbreedte voor rekening van de exploitant. Afwijkingen buiten de bandbreedte worden, op basis van 50 : 50, gedeeld tussen Optisport en de gemeente. Een overzicht van de exploitatiecijfers van het Sportcentrum Groenendaal (Optisport) over de jaren 1998 tot en met 2005 hebben wij opgenomen in bijlage 3. Voor de achterliggende jaren zijn de volgende exploitatieresultaten en afwijkingen buiten de bandbreedte van € 34.034 verantwoord (alles in euro’s): Exploitatie 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005* resultaten Positief 22.051 45.531 7.170 20.540 47.244 0 Negatief 2.488 Afwijking bandbreedte 50 : 50 Gemeente 0 + 5.749 0 0 0 + 6.605 0 Optisport 0 + 5.749 0 0 0 + 6.605 0 *De exploitatiejaarrekening 2005 van het Sportcentrum Groenendaal is volgens Optisport nog niet beschikbaar omdat de jaarrekening ter goedkeuring ligt bij de accountant. De bovenvermelde cijfers tonen een redelijk gelijkmatig beeld van de risico’s en voordelen van de exploitatie van het Sportcentrum Groenendaal. Over de totstandkoming van de exploitatieresultaten, met name de verantwoordingssystematiek van de renovatie en onderhoudsinvesteringen hebben wij reeds kanttekeningen geplaatst. Bij het bestuderen van de jaarrekeningen van Optisport over de jaren 1998 tot en met 2002 stoten we in de jaarrekening 1998 op de verwerking van de post Reorganisatiekosten (buiten-gewone lasten). Nader onderzoek is gewenst over de volgende verantwoordingen: 1. De reorganisatiekosten ad. ƒ 70.739 die in de Winst- en verliesrekening Optisport Heemstede bv in mindering zijn gebracht van het exploitatieresultaat 1998. 2. Het afdragen van Vennootschapsbelasting over voornoemde buitengewone lasten (reorganisatiekosten). Het gaat hier om een bedrag van ƒ 24.759. 3. De gemeentelijke bijdrage in de reorganisatiekosten ad. ƒ 117.000 die niet in de verlies- en winstrekening als opbrengsten zijn verantwoord. Uit navraag blijkt dat de bijdrage in de reorganisatiekosten ad. ƒ 117.000, inclusief btw, niet aan Optisport Heemstede bv is uitbetaald, maar aan Drijver en Partners. Optisport is op 2 oktober jl. naar een reactie gevraagd, doch heeft nog niet gereageerd. Er is van de besteding van de reorganisatiekosten geen schriftelijke verantwoording geweest, noch heeft er een controle op de besteding van deze kosten plaatsgevonden.

17

2.2 Relatie gemeente met Optisport Hoofdvraag 2 Hoe ervaart de gemeente de relatie met Optisport?

Tijdens de interviews hebben wij het begrip “relatie” nader toegelicht en aspecten genoemd als informatie, communicatie, onderlinge verstandhouding, samenwerking, etc.. De vraag over de relatie hebben wij niet alleen aan raads- en collegeleden en ambtenaren gesteld, maar verruimd naar de gebruikers van het sportcentrum en ook de directie van Optisport gevraagd hoe zij over de relatie met de gemeente en de sportverenigingen denkt. Deze driezijdige benadering levert het volgende beeld op: De gemeenteraad is volgens de raadsleden de laatste jaren nauwelijks betrokken geweest bij de exploitatie van het Sportcentrum; er bestaat weinig zicht op de exploitatie door Optisport. De communicatielijnen zijn onduidelijk, hetgeen blijkt uit het regelmatig passeren van Optisport bij wensen en vragen van sportverenigingen. Een collegelid vindt de relatie met Optisport goed, maar in sommige gevallen is er wel behoefte aan een slagvaardiger Optisport; bijvoorbeeld bij het beantwoorden van brieven en in relatie tot de klantvriendelijkheid. Van gemeentezijde wordt verder opgemerkt dat contacten met Optisport beperkt blijven tot schriftelijke informatie-uitwisseling over de jaarlijkse begroting en rekening en als er vragen, klachten, e.d. van gebruikers van het Sportcentrum zijn. Thans is het overleg tussen de gemeente en Optisport verwaterd, omdat Optisport op dit moment veel zaken onderhanden heeft en het bedrijf de laatste jaren sterk gegroeid is. Meerdere respondenten zijn voorstander van periodiek overleg van ten minste 2 maal per jaar over prestaties op grond van doelstellingen, onderhoudsaspecten, financiën, etc.. Genoemd wordt een overlegstructuur á la Meerlanden. De verenigingen en gebruikers van het Sportcentrum Groenendaal zijn minder te spreken over hun relatie met Optisport. In de gesprekken onder de gebruikers van het Sportcentrum vallen vooral op de opmerkingen over de communicatie: de onderhoudsaangelegenheden, de lange tijd die Optisport nodig heeft om tot besluiten te komen en de late beantwoording van brieven en het niet of niet tijdig terugbellen. Uitzonderlijke mag de relatie en de situatie worden genoemd tussen enerzijds de Stichting Tennispark Groenendaal (Stg. TPG) en HBC Tennis en anderzijds Optisport Heemstede bv. De Stg. TPG zegt geen/nauwelijks contact het Optisport te hebben omdat ze zelf voor het onderhoud op het sportpark in het Wandelbos Groenendaal zorg draagt. Relaas wordt gedaan van brief-wisselingen over het aflopen van het huurcontract van de Stichting, die begint in augustus 2004 en nog steeds niet is beëindigd. Naast het feit dat volgens de bestuurders brieven veel te laat worden beantwoord en later een aantal gesprekken is gevoerd, heeft de briefwisseling nog altijd niet geleid tot overeenstemming over een nieuw huurcontract. “Op dit moment heeft de stichting geen contract en is er geen huur over 2005 betaald, terwijl een volgens hen ten onrechte verzonden factuur over 2005 is teruggestuurd aan Optisport en daarover niets meer is vernomen. Over 2006 is geen rekening meer van Optisport ontvangen”, aldus een bestuurder. De vertegenwoordigers van HBC Tennis merken op dat de contacten en de relatie met Optisport zeer beperkt zijn. Er worden meer zaken op ambtelijk niveau met de gemeente gedaan dan met Optisport. Ook bij HBC Tennis speelt een zeer late beantwoording van de eerste brief van maart 2003 over het huurcontract een belangrijke rol. De stand van zaken is dat er geen contract tussen HBC Tennis en Optisport is.

18

Gevraagd naar de oorzaken geven de vertegenwoordigers van zowel de Stg. TPG als HBC Tennis aan dat het ontbreken van duidelijke bevoegdheden en competenties bij het management van Optisport (op het sportpark zelf). De vestigingsmanager moet steeds te rade gaan bij zijn Regiomanager of bij de directie van Optisport. Optisport zegt dat er tussen hen en de gemeente een goede samenwerking en nauwe contacten bestaan. Zij maakt gewag van twee knelpunten: -er is behoefte aan ruimte voor de hockeyvereniging Alliance; -en HBC Tennis vindt de huurprijs voor de accommodatie te hoog. 2.3 Kwaliteit diensten van Optisport Hoofdvraag 3 Hoe ervaren de sportverenigingen de kwaliteit van de diensten van Optisport zowel absoluut als in vergelijking tot de tijd waarin de gemeente of een andere instantie deze diensten leverde? De verenigingen en gebruikers van het Sportcentrum Groenendaal zijn redelijk tevreden over de kwaliteit van de diensten van Optisport en waarderen dit gemiddeld met een “zes”. Zie ook onder paragraaf 2.4. Een uitzondering vormen de tennisliefhebbers, die de diensten van Optisport niet/nauwelijks waarderen. Omdat slechts een respondent de uitbesteding van de onderhouds- en beheerstaken aan Optisport heeft meegemaakt, is een goede vergelijking tussen 1998 en 2006 niet mogelijk en dus buiten deze beschouwing gelaten. 2.4 Mate van (o)tevredenheid diverse partijen Zijn er indicaties te geven voor de mate van (on)tevredenheid bij diverse betrokken partijen? Ondanks het feit dat men van gemeentezijde redelijk tevreden is, blijft de behoefte aan informatie van Optisport een belangrijk punt. De gemeente is namelijk druk bezig met het smart formuleren van doelstellingen en effecten in de verschillende beleidsprogramma’s, waarbij concrete, meetbare en tijdgebonden informatie over de doelen, activiteiten en resultaten worden opgenomen voor de informatievoorziening aan de gemeenteraad. Bij de vraagstelling voor gebruikers van het Sportcentrum Groenendaal is voor de waardering van de kwaliteit van de diensten van Optisport uitgegaan van een schaal variërend tussen 0 tot 10. Blijkens de peiling waarderen de verenigingen en gebruikers de kwaliteit van de dienstverlening gemiddeld met een “6” met uitschieters 0/1 naar beneden en een 8 naar boven. Dit cijfer “6” komt exact overeen met de waardering die Optisport van de sportverenigingen en gebruikers van het sportcentrum verwachtte. De vraagstelling over de mate van (on)tevredenheid “in brede zin” omvat niet alleen de kwaliteit van de diensten, maar ook het oordeel over de relatie met Optisport (informatie/communicatie, onderlinge verstandhouding, samenwerking, etc.) en het functioneren van Optisport (ontwikkeling van beleid en activiteiten, het managen, planning, budgettering, etc.). Respondenten zijn gevraagd om de (on)tevredenheid uit te drukken in termen als: zeer tevreden, tevreden, goed, matig tevreden en zeer ontevreden.

19

De gemeentelijke vertegenwoordigers zijn over het algemeen tevreden en nuanceren hun oordeel met kanttekeningen over de informatie en slagvaardigheid bij het communiceren met gebruikers op het Sportcentrum. De directie van Optisport zegt “matig tevreden” te zijn. De verenigingen balanceren volgens onderstaand overzicht tussen “matig tevreden” en “tevreden”. De grootste ontevredenheid zit bij de tennisliefhebbers; huurcontracten zijn verlopen dan wel niet getekend en de huurpenningen over 2005 en 2006 zijn nog niet aan Optisport betaald. Indicaties van tevredenheid hebben wij overigens gemerkt in onze diverse bezoeken aan en gesprekken op het Sportcentrum: ouders met kinderen op de arm, geduldige mensen voor de kassa en veel plezier in Sporthal, zwembad, het restaurant en op de sportvelden. Waardering Kwaliteit diensten Optisport Zwembadverenigingen Sportparkverenigingen

Scholen zwembad Sporthalverenigingen Tennisverenigingen

6 6 7 tot 2003 daarna 5 5 4 7 laatste 2 jaar minder 7 7.5 7 laatste 2 jaar 8 7 7 1 0

Mate van (on) tevredenheid in brede zin tevreden matig tevreden matig tevreden formeel ontevreden informeel goed matig tevreden tevreden tevreden goed tevreden matig tevreden matig tevreden zeer ontevreden zeer ontevreden

Een Opiniepeiling onder burgers van Heemstede over de prioriteiten in het beleid van de gemeente 2003 (zie website), nu drie jaar geleden, willen wij u niet onthouden. De waardering (van de kwaliteit) en het oordeel over het belang van de sportvoorzieningen is in 2003 weergegeven: Kwaliteit sportvoorziening Belang van de voorziening Sportvelden/tennisbanen 7.7 Sportvelden/tennisbanen 8.0 Sporthal Groenendaal 7.5 Sporthal Groenendaal 8.0 Zwembad Groenendaal 7.3 Zwembad Groenendaal 8.3

2.5 Inzet gemeente qua rol en qua middelen Hoofdvraag 5 Heeft de inzet van de Gemeente qua rol en qua middelen geleid tot het bereiken van de geformuleerde doelstellingen, zo ja, in welke mate, zo nee wat zijn daarvan de oorzaken? Gedurende de contractperiode 1998 tot op heden heeft de gemeente Heemstede zich vooral gericht op de beoordeling van de financiële stukken van Optisport, zoals begrotingen en jaarrekeningen. Uit de dossiers maken wij bijvoorbeeld op dat huurverhogingen als gevolg van besluitvorming voortvloeiende uit de nota “Welzijn, wel doen” uiterst zorgvuldig zijn doorvertaald naar de jaarlijkse afrekeningen met Optisport. Een daadwerkelijke toetsing van de in 1997 geformuleerde doelen en afspraken hebben evenwel niet plaatsgevonden, noch zijn er evaluatiegesprekken geweest.

20

Volgens verschillende geïnterviewden zijn er meer mogelijkheden om de sportvelden en de sportaccommodaties op het Sportcentrum te benutten dan thans het geval is, bijvoorbeeld: ouderenbeweging, onderlinge schoolcompetities, trimclubs, fitness e.d De inzet van gemeentelijke middelen in de vorm van een jaarlijks exploitatiesubsidie, het jaarlijks voor rekening van de gemeente houden van de salarislasten van 4 medewerkers, de verstrekking van een reorganisatiekrediet en een renovatiekrediet waren aanvankelijk (1998/1999) voor zowel de gemeente als Optisport voldoende om het Sportcentrum Groenendaal op een doeltreffende en doelmatige wijze te exploiteren. De directie van Optisport zegt nu dat de randvoorwaarden op een aantal punten “ te strak in het jasje” zitten, wat merkbaar is aan de kwaliteit van het Sportcentrum. Ook milieueisen vragen extra financiële inspanningen, die niet waren voorzien. Met de destijds vastgestelde dotaties in het onderhoudsfonds kunnen het zwembad en de sporthal zichzelf ternauwernood bedruipen. Als belangrijkste oorzaken van het ten dele behalen van de doelstellingen noemen wij het ontbreken van gestructureerd overleg, (tussentijdse) evaluatiemomenten en een beperkte informatievoorziening van Optisport. Als gevolg van het ontbreken van deze essentiële informatie en communicatiemomenten is geen (bij)sturing gegeven om de beoogde doelstellingen en effecten te behalen.

2.6 Aandachtspunten eventuele contractverlenging met Optisport Hoofdvraag 6 Welke punten verdienen speciale aandacht bij de eventuele verlenging van het contract? Aandachtspunten bij eventuele verlenging van het contract met Optisport die zijn genoemd. De gemeente formuleert zelf de informatiebehoefte voor het behalen van doelstellingen en effecten met de uitbesteding van de onderhouds- en beheerstaken. Het opnemen van een activiteitenplan in begroting en het geven van een toelichting op uitvoering in kwartaalrapportages en de jaarrekening van Optisport. Naast meerjarig onderhoudsplan tevens elk jaar een onderhoudsplan op stellen en toelichting op uitvoering in kwartaalrapportages en jaarrekening. Gemeente en verenigingen/gebruikers van het Sportcentrum worden tijdig over de onderhoudsplannen van Optisport geïnformeerd. Gemeente en Optisport hebben periodiek overleg (2 x per jaar) en een twee jaarlijkse evaluatie van beoogde doelen, etc.. Een beschrijving maken van het dienstenpakket van Optisport. Wenselijkheid van het beschrijven van de onderhoudswerkzaamheden door verenigingen/ gebruikers én Optisport. Jaarlijks overleg over en beschrijven van de onderhoudwerkzaamheden van gemeente én Optisport rond het Sportcentrum organiseren. De positie van de medewerkers met een ambtelijke status binnen de commerciële exploitatie SC Groenendaal bezien. Inclusief de gemeentelijke vergoeding bij ziekte van gemeentelijke medewerkers. De hoogte van de subsidie aan Optisport herijken.

21

3. Samenvatting en conclusies Algemeen De beoogde doelen en effecten, die de gemeente zich ten aanzien van de uitbesteding van de onderhouds en beheerstaken van de sportaccommodaties bij aanvang van de overeenkomst met Optisport heeft gesteld, zijn slechts ten dele gerealiseerd. De belangrijkste oorzaken daarvan zijn gelegen in het te abstract formuleren van de doelstellingen, het ontbreken van gestructureerd periodiek overleg en de afwezigheid van tussentijdse evaluaties. Daarnaast zijn de gemaakte afspraken tussen gemeente en Optisport over de informatievoorziening over exploitatie van het Sportcentrum Groenendaal onvoldoende scherp geformuleerd en niet (volledig) nageleefd. Het gemis aan informatie en overleg heeft de mogelijkheid voor het college en de gemeenteraad om (bij) te sturen en zo de beoogde doelen volledig te verwezenlijken, ernstig beperkt. Anderzijds constateren wij dat de raad zelf ook heeft nagelaten om meer informatie te verkrijgen. 3.1 Zijn de doelen van de gemeente verwezenlijkt? Het raadsbesluit van december 1997 en het Bedrijfsplan van Optisport van november 1997 dat in nauw overleg met de gemeente is opgesteld, bevatten vier doelstellingen: A. Een effectieve en efficiënte exploitatie van de sportaccommodaties realiseren; B. De aangeboden producten sluiten aan op de wensen en behoeften van de doelgroepen en hun verwachtingen (marktgericht en klantvriendelijk); C. Een forse besparing realiseren op de subsidies voor sportaccommodaties; D. De exploitant draagt mede risico voor de behaalde resultaten (risicodelend karakter) De doelen A en B zijn vooral op hoofdlijnen geformuleerd. De verwachtingen en bedoelingen voor de afgelopen jaren zijn niet helder en meetbaar geformuleerd om het gewenste doel te behalen. In de meeste gevallen zijn de beoogde effecten zo abstract geformuleerd dat ze overeen komen met algemene inspanningsverplichtingen, bijvoorbeeld “ het realiseren van…”, het zorgdragen voor…”. De realisering van financiële doelstellingen C en D zijn goede voorbeelden, waarbij de effecten specifiek (bedragen, activiteiten, bandbreedte) en tijdgebonden (vijf jaar) zijn geformuleerd. A. Een effectieve en efficiënte exploitatie van de sportaccommodaties realiseren Vertegenwoordigers van de gemeente (raadsleden, collegeleden en ambtenaren) geven aan het gevoel te hebben dat de exploitatie van het Sportcentrum redelijk loopt. Anderen zeggen onvoldoende informatie te hebben om een oordeel daarover te kunnen geven. Ook Optisport is tevreden over de marktpositie, het aanbod, goede naam en redelijke prestaties. De meeste verenigingen en gebruikers plaatsen kanttekeningen bij de doelmatigheid van de exploitatie van het Sportcentrum. De standpunten van de geïnterviewden zijn opvallend omdat inhoudelijke informatie over de exploitatie van het Sportcentrum ontbreekt. Op dit moment (15 november 2006) ontbreken zelfs de exploitatiegegevens Optisport over 2005. Wij concluderen dat de exploitatie van het Sportcentrum doeltreffender had kunnen worden ingevuld. Optisport hanteert wel overeenkomstig de bedoelingen in het Bedrijfsplan een efficiënt openstellings- en personeelsrooster en is ook een beperkt aantal nieuwe activiteiten, zoals “Moeder en kind” geïnitieerd, maar speelt onvoldoende in op gemeentelijk en landelijk (sport)beleid.

22

Verder missen wij de drive bij Optisport om evenals bij hun laatst verworven accommodaties elders in het land, nieuwe activiteiten te ontplooien (al dan niet in samenspraak met gemeente) Uit het door ons opgestelde overzicht van bezoekersaantallen voor het zwembad -het enige concreet geformuleerde effect van deze doelstelling i.c. 260.000 bezoekers- blijkt ten opzichte van 2004 een daling van het aantal bezoekers met ruim 21%. Bijzondere aandacht vragen wij voor de opmerkingen van verenigingen en gebruikers over de ongestructureerde en vluchtige manier van communiceren op het Sportcentrum. De brede discussies over onderhoud en zelfwerkzaamheid van verenigingen springen hierbij het meest in het oog. Er valt hier een forse tijdbesparing (efficiencyslag) te behalen voor zowel Optisport als voor de verenigingen en gebruikers van het Sportcentrum. B. De aangeboden producten sluiten aan op de wensen en behoeften van de doelgroepen en hun verwachtingen (marktgericht en klantvriendelijk) Feitelijk geldt ook bij deze doelstelling dat concreet (smart) geformuleerde doelen en effecten bijna in alle gevallen ontbreken en te weinig informatie aanwezig is om een beoordeling te maken of doelen en effecten zijn gerealiseerd. De directie van Optisport vindt dat het aanbod van activiteiten op het Sportcentrum Groenendaal in het algemeen goed is. Hoewel dit niet kan worden onderbouwd met bijvoorbeeld een klanttevredenheidsonderzoek, sluit dit beeld goed aan op de mening van het merendeel van onze geïnterviewden. In onze Tevredenheidpeiling onder de verenigingen en gebruikers van het Sportcentrum waarderen zij de diensten van Optisport met gemiddeld een “zes”. Opvallend is dat de verenigingen en gebruikers veel opmerkingen hebben over de onderhoudstoestand van sporthal, sportvelden en zwembad. In gesprekken met vertegenwoordigers van de gemeente en verenigingen/gebruikers is verdere aangevoerd dat naar hun mening onvoldoende gebruik wordt gemaakt van het Sportcentrum, b.v. ouderenbeweging, onderlinge schoolcompetities, trimclubs, fitness e.d.. Wij zijn van mening dat de in het Bedrijfsplan van Optisport de geformuleerde bedoelingen voor zover wij daar zicht op hebben, deels zijn gerealiseerd. Met name een efficiënt openingstellings- en personeelsrooster en een aantal nieuwe activiteiten. De verenigingen hebben zich in het algemeen redelijk tevreden over de diensten van Optisport uitgelaten. De gemaakte opmerkingen van diverse zijden over nieuwe doelgroepen en activiteiten betekenen naar onze mening dat er nog onvervulde wensen en behoeften zijn. De marketing P van Promotie en ook de expertise van Optisport en de daaruit synergetische voordelen zijn bij ons onderzoek buiten het gezichtsveld gebleven. Wij concluderen op basis van de beperkte Tevredenheidpeiling dat de doelstelling deels is behaald, een redelijke waardering van de diensten van Optisport, maar een adequaat onderhoud(splanning) volgens het Bedrijfsplan Optisport is niet gerealiseerd. De bestuurders van de verenigingen en de gebruikers van het Sportcentrum hebben ten aanzien van het onderhoud e.d. op het Sportcentrum wellicht deels “stoomafgeblazen”. Desalniettemin vragen de opgetekende bevindingen om serieuze aandacht. C. Een forse besparing realiseren op de subsidies voor sportaccommodaties De vele aanpassingen als gevolg van het tarievenbeleid voor het Sportcentrum, de besluitvorming met betrekking tot een renteloze lening, de nota “Welzijn, Wel Doen!”, diverse huuraanpassingen voor gemeentelijke investeringen ten behoeve van verenigingen en gebruikers en de compensatie voor ziekte van medewerkers, maken het niet mogelijk om de juiste financiële besparing over de jaren 1998-2003 te berekenen.

23

Wanneer de renovatiesubsidie voor het Sportcentrum en dergelijke buiten beschouwing wordt gelaten en de afspraken over ziektecompensatie en de medewerkers in ambtelijke dienst bekend zijn, is er grosso modo sprake van een redelijk resultaat. De verantwoording van de reorganisatiekosten in de jaarrekening 1998 van Optisport dient nader te worden bezien. Het gaat dan om het verschil van € 20.992,32 (ƒ 46.261) tussen de gemeentelijke bijdrage van ƒ 117.000 en de werkelijke reorganisatiekosten van ƒ 70.739. Tevens moet worden nagegaan waar de gemeentelijke bijdrage van ƒ 117.000 is verantwoord en welke implicaties dit heeft voor de verdeling van het (positieve) exploitatieresultaat over het jaar 1998. D. De exploitant draagt mede risico voor de behaalde resultaten (risicodelend karakter) De bovenvermelde cijfers tonen een redelijk gelijkmatig beeld van de risico’s en voordelen van de exploitatie van het Sportcentrum Groenendaal. De doelstelling van het mede risico delen voor het exploitatieresultaat is hiermee gehaald. Over de totstandkoming van de exploitatieresultaten, met name de verantwoordingssystematiek van de renovatie en onderhoudsinvesteringen waarbij deze telkens in een keer ten laste van het onderhoudsfonds worden gebracht, vinden wij weinig toekomst gericht.

3.2 De relatie gemeente – Optisport Het begrip “relatie” hebben wij nader gedefinieerd als informatie, communicatie, onderlinge verstandhouding, samenwerking, etc.. De gemeenteraad is volgens de raadsleden de laatste jaren nauwelijks betrokken geweest bij de exploitatie van het Sportcentrum; er bestaat weinig zicht op de exploitatie door Optisport. Een collegelid noemt de relatie met Optisport goed, al is er in sommige gevallen wel behoefte aan een slagvaardiger Optisport. De contacten met Optisport blijven beperkt tot schriftelijke informatie-uitwisseling over de jaarlijkse begroting en rekening en als er vragen, klachten, e.d. van gebruikers van het Sportcentrum zijn. Volgens Optisport is er sprake van een goede samenwerking en nauwe contacten. De verenigingen en gebruikers van het Sportcentrum Groenendaal zijn minder te spreken over hun relatie met Optisport. Een peiling onder de verenigingen wijst daarbij vooral op het aspect informatie en communicatie. Uitzonderlijke mag de verstandhouding worden genoemd tussen enerzijds de Stichting Tennispark Groenendaal en HBC Tennis en anderzijds Optisport Heemstede bv. Zowel de Stichting Tennispark Groenendaal als HBC Tennis zeggen momenteel geen huurovereenkomst met Optisport te hebben, terwijl de Stichting Tennispark Groenendaal geen huur over 2005 heeft betaald en zelfs over 2006 geen rekening heeft ontvangen. 3.3 Kwaliteit diensten van Optisport De verenigingen en gebruikers van het Sportcentrum Groenendaal zijn redelijk (cijfer 6) tevreden over de kwaliteit van de diensten van Optisport. Een uitzondering vormen de tennisliefhebbers, die de diensten van Optisport niet/nauwelijks waarderen. Omdat slechts een respondent de uitbesteding van de onderhouds- en beheerstaken aan Optisport heeft meegemaakt, is een goede vergelijking tussen 1998 en 2006 niet mogelijk en dus buiten deze beschouwing gelaten.

24

3.4 Mate van (on)tevredenheid diverse partijen De mate van (on)tevredenheid omvat de kwaliteit van de diensten en ook het oordeel over de relatie met Optisport (informatie/communicatie, onderlinge verstandhouding, samenwerking, etc.) en het functioneren van Optisport (ontwikkeling van beleid en activiteiten, het managen, planning, budgettering, etc.). Respondenten zijn gevraagd om hun (on)tevredenheid uit te drukken in termen als: zeer tevreden, tevreden, goed, matig tevreden, ontevreden en zeer ontevreden. De gemeentelijke vertegenwoordigers zijn over het algemeen tevreden en nuanceren hun oordeel met kanttekeningen over de informatie en slagvaardigheid bij het communiceren met gebruikers op het Sportcentrum. De directie van Optisport zegt “matig tevreden” te zijn. De verenigingen balanceren volgens onderstaand overzicht tussen “matig en tevreden”.

3.5 Inzet gemeente qua rol en qua middelen Gedurende de contractperiode van nu bijna negen jaar is er naar ons oordeel weinig aandacht geweest voor de geformuleerde doelen en afspraken. De focus lag vooral op de beoordeling van de financiële stukken van Optisport, zoals begrotingen en jaarrekeningen. De gemeente had ons inziens het Sportcomplex, inclusief de exploitatie, (intensiever) kunnen betrekken bij het gemeentelijk beleid op het terrein van bijvoorbeeld de Breedte Sport, de Brede school, Buurt onderwijs en scholing, Buitenschoolse opvang en het GALM-project. De inzet van gemeentelijke middelen in de vorm van een jaarlijks exploitatiesubsidie, het jaarlijks voor rekening van de gemeente houden van de salarislasten van 4 medewerkers, de verstrekking van een reorganisatiekrediet en een renovatiekrediet waren aanvankelijk (1998/1999) voor zowel de gemeente als Optisport voldoende om het Sportcentrum Groenendaal op een doeltreffende en doelmatige wijze te exploiteren. De directie van Optisport zegt nu dat de randvoorwaarden op een aantal punten “te strak in het jasje” zitten, de milieueisen extra financiële inspanningen vergen en met de destijds vastgestelde dotaties in het onderhoudsfonds het zwembad en de sporthal zichzelf ternauwernood kunnen bedruipen. Uit de opmerkingen van de directie van Optisport maken wij op dat de toon voor de komende onderhandelingen hiermee is gezet. Wij concluderen dat ook hier het ontbreken van gestructureerd overleg, (tussentijdse) evaluatiemomenten en beperkte informatievoorziening van Optisport zijn werk doet. Het opnemen van onderhoudsbedragen in de meerjarenbegroting van de gemeente vanaf 2008 zonder dat een gedegen evaluatie is gehouden, bevestigt voornoemde werkwijze en daarmee een onduidelijke inzet van gemeentelijke middelen.

25

4. Aanbevelingen In dit hoofdstuk staan de aanbevelingen centraal. De aanbevelingen vloeien voort uit de onderzoeksvragen van de rekenkamercommissie, de bevindingen en de conclusies in dit rapport. 4.1 De gemeente Heemstede dient bij een eventuele contractverlenging niet alleen naar de financiële doelstellingen te kijken, maar ook naar het bereiken van de beoogde inhoudelijke doelstellingen. Het is wenselijk om de gemeentelijke doelen zo veel mogelijk specifiek, meetbaar en tijdgebonden te formuleren, inclusief de concrete effecten voor de inwoners respectievelijk de verenigingen en gebruikers op het Sportcentrum. 4.2 Nauwere samenwerking tussen de gemeente en Optisport waar het gaat om het ontwikkelen van activiteiten, al dan niet in navolging van (landelijke) trends, biedt mogelijkheden om het Sportcentrum doeltreffender en doelmatiger te benutten. Leg bijvoorbeeld een relatie met het gemeentelijke beleid op het gebied van de Breedte Sport, Buurt Onderwijs en Scholing, Buitenschoolse opvang en het GALM-project. Bespreek met Optisport de landelijke trends, zoals Fitness- en Health clubs en de daarmee samenhangende synergievoordelen. 4.3 De toezichthoudende rol van de gemeente Heemstede scherper invullen, vooral om toe te zien of beoogde doelen worden verwezenlijkt en afspraken worden nagekomen. Om tijdig te kunnen (bij)sturen, houdt de gemeente elke twee jaar een gestructureerd evaluatieonderzoek en is er twee maal per jaar een overleg tussen de gemeente en Optisport. Een adequate informatievoorziening van Optisport naar de gemeente en vervolgens naar de gemeenteraad achten wij van groot belang. 4.4 Het verdient aanbeveling om heldere afspraken te maken over hoe om te gaan met verzoeken en wensen van verenigingen en gebruikers van het Sportcentrum. Op grond van doelmatigheidsoverwegingen gaat onze voorkeur uit naar een strikte verwijzing van verenigingen en gebruikers naar Optisport. Immers zij zijn verantwoordelijk voor de exploitatie van het Sportcentrum en bezitten de grootste expertise op sportgebied. 4.5 Optisport wijzen op de door de verenigingen en gebruikers van het Sportcentrum geuite kritiek op de informatievoorziening en communicatie. Zij zijn bijvoorbeeld gebaat bij het kennis kunnen nemen van de jaarlijkse (groot) onderhoudsplanning. Tijdrovende discussies over vooral het (klein) onderhoud zouden wellicht kunnen worden vermeden, wanneer Optisport met de verenigingen en gebruikers verdere afspraken maken over een eventuele uitbreiding van de zelfwerkzaamheid en de werkzaamheden en de verantwoordelijkheden met betrekking tot de zelfwerkzaamheid schriftelijk vastleggen. 4.6 Het verdient aanbeveling Optisport om een toelichting te vragen over het niet behalen van de doelstelling van gemiddeld 260.000 zwembadbezoekers. Volgens de laatste informatie van Optisport, de jaarrekening 2004, ligt het bezoekersaantal in 2004 met 203.740 ruim 21% onder de beoogde doelstelling. 4.7 Optiesport aanspreken op het niet nakomen van de afspraken in de Huur- en exploitatieovereenkomst over het verstrekken van informatie over activiteiten op Sportcentrum in zowel de begroting, jaarrekening als de kwartaalrapportages evenals het niet en niet tijdig inzenden van voornoemde bescheiden.

26

4.8 Optisport om opheldering vragen over de gerezen situatie ten aanzien van huurcontracten en huurpenningen van twee bespelers van het Sportcentrum, c.a.. 4.9

Vanaf het jaar 2000 heeft Optisport alle renovatieen onderhoudsinvesteringen in een keer ten laste van de onderhoudsvoorziening gebracht. Mede met het oog op de stand van de voorziening verdient het aanbeveling om de verantwoordingssystematiek met betrekking tot renovatiekosten en vervangingsinvesteringen nader te bespreken.

4.10 Optisport vragen naar de verantwoording van de reorganisatiekosten in 1998 en met name het verschil tussen de geraamde en de werkelijke uitgaven van € 20.992 alsmede de verantwoording van de bijdrage van de gemeente in de reorganisatie van € 53.092 buiten de exploitatierekening 1998. Afhankelijk van de reactie dient het gemeentelijk aandeel in het positieve exploitatieresultaat te worden herberekend. 4.11 De onder paragraaf 2.6 genoemde Aandachtspunten voor een eventuele contractverlenging in acht nemen.

27

Bijlage 1 Operationalisatie onderzoeksvragen Rekenkamercommissie Heemstede De Rekenkamercommissie onderzoekt de effectiviteit (en doelmatigheid) van het gemeentelijke beleid van de uitbesteding van de beheers- en onderhoudstaken van de gemeentelijke sportaccommodaties aan Optisport Heemstede BV en de financiële gevolgen daarvan. Daarnaast moet de evaluatie suggesties en aanbevelingen geven voor eventueel gewenste aanpassingen van het beleid, het beleidsinstrumentarium en, indien noodzakelijk, de uitvoeringsorganisatie. De verschillende subvragen zijn gegroepeerd onder de zes hoofdvragen van de Rekenkamercommissie. Hoofdvraag 1: Zijn de doelen die de gemeente had met het uitbesteden van taken verwezenlijkt? Subvragen onderzoek: Verdieping vraagstelling: Beleid • Welke doelen en maatschappelijke effecten worden met de uitbesteding van taken aan Optisport beoogd? Zijn deze doelstellingen helder en meetbaar verwoord in de relevante nota’s? • Welke factoren hebben een rol gespeeld bij het al dan niet bereiken van de beoogde doelstellingen en in welke mate? • Welke (beoogde/niet-beoogde, voorziene/ niet-voorziene) neveneffecten heeft de uitbesteding van taken aan Optisport gehad? • Heeft er vooraf een afweging plaatsgevonden tussen de inzet van eigen personeel en de uitbesteding aan Optisport? • Bevat het collegeprogramma 2006 - 2010 voldoende criteria voor een evaluatie van het gevoerde beleid? Zo nee, welke criteria dienen aan een volgend collegeprogramma te worden toegevoegd? • Sluit het gevoerde beleid aan op de Nederlandse weten regelgeving? • Heeft het door de gemeente ingezette beleid het imago van de gemeente verbeterd? Uitvoering • Hoe zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot het beheer en onderhoud van de betrokken sportaccommodaties over de verschillende betrokken partijen verdeeld? • Heeft deze verdeling geleid tot het bereiken van de beoogde doelen? • Welke sturingsvraagstukken binnen het krachtenveld van de betrokken actoren kunnen hieruit worden afgeleid? • Hoe staat het met de inbreng van derden, wat is het beleid dienaangaande en wat komt er van terecht?

In het vooronderzoek zijn vier doel(stelling)en gevonden, te weten: 1. een effectieve en efficiënte exploitatie van de sportaccommodaties realiseren; 2. de aangeboden producten sluiten aan op de wensen en behoeften van de doelgroepen en hun verwachtingen (marktgericht en klantvriendelijk); 3. een forse besparing realiseren op de subsidies voor sportaccommodaties; 4. de exploitant draagt mede risico voor de behaalde resultaten (risico-delend karakter). Bovenstaande doelstellingen en verschillende onderzoeksvragen zijn voorgelegd aan: • de gemeenteraadsleden, collegeleden en ambtenaren, • verenigingsbestuurders en gebruikers van het Sportcentrum en • Optisport (directie en vestigingsmanager). Op deze wijze is, waar van toepassing, steeds een drie dimensionale beantwoording van de vragen verkregen.

28

Hoofdvraag 2 Hoe ervaart de gemeente de relatie met Optisport? Verdieping vraagstelling: De relatie met Optisport heeft betrekking op de informatie, communicatie, onderlinge verstandhouding, samenwerking, etc. Hoofdvraag 3 Hoe ervaren de sportverenigingen de kwaliteit van de diensten van Optisport zowel absoluut als in vergelijking tot de tijd waarin de gemeente of een andere instantie deze diensten leverde? Subvragen onderzoek • Wat is het oordeel van de betrokken doelgroepen over het functioneren van Optisport?

Oordeel van sportverenigingen over de kwaliteit dienstverlening door Optisport op dit moment ten opzichte van 1997. Naast onderbouwing een cijfer te geven op schaal 1-10.

Hoofdvraag 4 Zijn er indicaties te geven voor de mate van (on)tevredenheid bij diverse betrokken partijen? Oordelen van gemeente en sportverenigingen over het functioneren van Optisport in brede zin, d.w.z. de dienstverlening (zie hiervoor), de ontwikkeling van beleid en activiteiten, het managen, planning, budgettering, etc.. De indicaties onder te verdelen in: zeer tevreden, tevreden, goed, matig tevreden, ontevreden Hoofdvraag 5 • Heeft de inzet van de Gemeente qua rol en qua middelen geleid tot het bereiken van de geformuleerde doelstellingen, zo ja, in welke mate, zo nee wat zijn daarvan de oorzaken? Subvragen onderzoek: • Hoe verhoudt de gemeentelijke inspanning zich tot het resultaat (zowel kwalitatief als kwantitatief)? Hoofdvraag 6 Welke punten verdienen speciale aandacht bij de eventuele verlenging van het contract?

29

Bijlage 2

Lijst van geïnterviewden Mevrouw C.I.M. Otsen, wethouder van Cultuur en recreatie, Maatschappelijke zorg, c.a. gemeente Heemstede Mevrouw mr. C.D.M. Kuiper-Kuijpers, wethouder Financiën, c.a. gemeente Heemstede De heer R.H.B. Prins, raadslid Nieuw Heemstede Mevrouw E.G.M. van de Weijer-Lambers, raadslid CDA gemeente Heemstede Mevrouw A. Brummer-Van der Drift, raadslid VVD gemeente Heemstede De heer K.J. Busbroek, directeur Samenleving gemeente Heemstede De heer drs. R. Lubberts, hoofd Financiën gemeente Heemstede De heer J. Duizer, senior beleidsmedewerker Welzijn gemeente Heemstede De heer B. de Vos, vestigingsmanager Sportcentrum Groenendaal Heemstede De heer J.E. Veer, Optisport Heemstede BV Gebruikers Sporthal Sportcentrum Groenendaal: rondetafelgesprek: -HBC (badminton) -GSV Heemstede (badminton/volleybal) -KNVB (zaalvoetbal) -Basketballvereniging HOC -Balletstudio Jolein Gebruikers Zwembad: rondetafelgesprek: -Heemsteedse Reddingsbrigade -Heemsteedse Zwem- en Poloclub -Duikteam Holland Gebruikers Sportpark(en): rondetafelgesprek met: -Tennispark Groenendaal (in ’t bos) -Tennispark Sportcentrum Groenendaal

Gebruikers Sporthal Sportcentrum Groenendaal: rondetafelgesprek: -HBM (Haamstede basisschool?) -College Hageveld (VWO) -Nicolaas Beetschool

Gebruikers Zwembad: Rondetafelgesprek met scholen: -De Evenaar -Crayenester school -Beatrixschool -Jacobaschool Gebruikers Sportpark: rondetafelgesprek met: -MHC Alliance (hockey) -Voetbalvereniging RCH -VEW (voetbal zaterdag) -HFC Heemstede (voetbal zondag) -RCH Pinquins (soft en handbal) -KC Kennemerland (keynologenvereniging)

Diverse geplande gesprekken met recreatieve gebruikers van het zwembad hebben helaas niet kunnen plaatsvinden.

30

31

32

Sportcentrum Groenendaal Heemstede gewaardeerd

Recommend Documents