Capricorn Security Service bv
Sociaal jaarverslag 2011
Wij maken op onze eigen wijze veiligheid en leefbaarheid mogelijk voor iedereen in onze werkomgeving
Capricorn Security Service B.V. Bleiswijkseweg 47 2712 PB Zoetermeer
Telefoon: 079 3437340 E-mail:
[email protected]
Inhoud
Voorwoord Toekomst gericht ontwikkelen
Mens en Milieu Samenwerken aan nieuwe kansen
Pagina 3
Pagina 7
Human Resource Focus op ontwikkeling
Bijzondere projecten Werken aan de toekomst
Pagina 4
Pagina 8
Aanpak ziekteverzuim Balans tussen werken prive
Operationeel Flexibiliteit en inzetbaarheid
Pagina 5
Pagina 9
Communicatie Digitalisering
Medewerker tevredenheid Creëren van betrokkenheid
Pagina 6
Pagina 10
2
Voorwoord | Toekomst gericht denken en handelen
Investeren Om mensen ruimte te bieden voor een persoonlijke groei moet het met een bedrijf goed gaan. In 2011 was ons gezamenlijk doel om de operationele afdeling zo efficiënt mogelijk in te richten en te laten functioneren. Dit mede ingegeven door de economische situatie waarin wij met zijn allen verkeren. Capricorn heeft hierin een grote stap gezet In samenwerking met de teamleiders is een optimalisatie bereikt waardoor wij beter gebruik konden maken van de ons ter beschikking staande middelen. De samenwerking tussen de onderlinge teamleden was hier ook van groot belang. Investeren betekent ook kennis krijgen en op peil houden. De oplossingen die hierbij bedacht zijn om met beperkte kosten toch de nodige kennis upgrade te kunnen uitvoeren heeft ervoor gezorgd dat onze mensen op de hoogte blijven van de ontwikkelingen. Voor de verankering van onze dienstverlening is ook binnen bepaalde groepen gezocht naar optimalisering van de dienst en de uitvoering daarvan. Dit heeft er onder andere toe geleid dat de verdere samenvoeging van de twee mobiele surveillance groepen naar één locatie Zoetermeer is uitgevoerd.
Social Media Binnen Capricorn is sociaal media een middel wat niet gebruikt wordt. Twitter, Hyves en Facebook zijn voor Capricorn geen middelen waar wij dagelijks actief mee zijn. Onze website echter is een mogelijkheid tot communiceren waarvan Capricorn vindt dat dit een toegevoegde waarde heeft wat verder ontwikkeld moet worden. In 2011 is dan ook een begin gemaakt om onze website in een nieuw jasje te gaan steken. In de loop van 2012 zal dit project zijn afgerond. Opvallend is dat het info mail adres veel gebruikt wordt door kandidaat beveiligers die zich aanmelden om bij Capricorn in dienst te treden. Dit is een prettige ontwikkeling omdat hierdoor de kosten van werving beperkt blijven. Om mee te blijven gaan met de ontwikkeling is ook de start gemaakt om over te gaan tot digitalisering van een aantal informatie stromen. Zo zal begin 2012 de loonstrook en het rooster niet meer per post worden verstuurd maar via e-mail.
Vooruitkijken In 2012 zal de lijn van de ontwikkelingen worden voortgezet. Roosters zullen optimaal worden gevuld zodat leegloop tot een minimum beperkt zal blijven. Commercieel gezien zal er veel aandacht uitgaan naar de mobiele surveillance aangevuld met de mogelijkheden van techniek. Dit samen zal moeten leiden tot een vergroting van het order pakket op het gebied van de PAC meldkamer. Verdere optimalisering van de roosters zal de efficiency van de operatie moeten verhogen om zodoende betere resultaten te boeken. Dit is noodzakelijk om de ontwikkeling in de markt het hoofd te kunnen bieden. Verdere investering in kennis en ontwikkeling zal zowel op groepsniveau als op individueel niveau mogelijk worden. Samen zullen we moeten werken aan een Capricorn waar de klant niet omheen kan.
3
Human resource| Ook in moeilijke tijden investeren in mensen
Bezetting Het verloop in 2011 is gelijkwaardig gebleven aan 2010. Natuurlijk hebben we in 2011 te maken gehad met het vertrek van collega’s. In een aantal gevallen is er hierbij sprake geweest van een gedwongen situatie. In alle gevallen zijn beide partijen tot een gezamenlijke oplossing gekomen die voor de betrokkene weer nieuwe kansen hebben geboden. Door de optimalisering van de diensten en de roosters is het mogelijk gebleken dat de instroom onder het niveau van de uitstroom kon blijven. Kijkend naar de verdeling in leeftijdscategorieën dan Instroom zien we dat de groep tussen de 35 en 44 jaar sterk is 7 afgenomen. Daarentegen is de groep tussen de 25 en 34 jaar sterk toegenomen. Stabiliteit zien we terug in 5 de groepen boven de 44 jaar. Deze ontwikkeling kan 25 vervanging
uitbreiding
stage
Uitstroom 6
2
zeker toegejuicht worden omdat we hiermee een stabiele organisatie hebben gecreëerd. Het is van belang dat het evenwicht tussen de verschillende leeftijd categorieën nauwlettend wordt gevolgd.
15
33 Einde contract
Eigen verzoek
VUT / pensioen
Staande voet
Ontwikkeling Zoals al gezegd is het van belang om te blijven investeren in onze mensen. Het gegeven dat Capricorn een gezonde mix heeft van parttime– en fulltime contracten en een acceptabele verhouding tussen vaste en tijdelijke contracten maakt dat wij het aandurven om onze mensen te stimuleren om zich te ontwikkelen. Veelal wordt de behoefte van deze ontwikkeling kenbaar gemaakt in de functionering- en ontwikkelinggesprekken die jaarlijks door de teamleiders met hun mensen worden gehouden. Dat wij er nog niet in geslaagd zijn om te zorgen dat alle medewerkers tenminste 1 maal per jaar een functioneringsgesprek krijgen betekent niet dat wij het niet belangrijk vinden. De organisatie zal alles in het werk stellen om te zorgen dat ook die collega’s die dit gesprek nog niet gehad hebben er in de loop van 2012 wel één gaan krijgen. Van de 132 medewerkers die voor een FOG in aanmerking komen Dienstverband hebben er 79 collega’s het FOG ontvangen. 45 In 2011 zijn wij gestart met het maken van een inhaalslag op het gebied van de BHV certificering. Gebleken is dat er veel collega’s niet, of niet meer, in het bezit waren van een geldig diploma. Samen met het opleidingsinstituut hebben we een kader opgezet van waaruit wij op basis van prioriteitsstelling alle collega’s in de komende 3 jaar zullen gaan voorzien van een geldige certificering.
180 voltijd
Voor 2011 betekende dit het volgende: BHV nieuw
32
BHV herhaling
46
EHBO herhaling
4
Coördinator
4
Beveiliger 2
6
4
deeltijd
Aanpak ziekteverzuim| Zorg voor aandacht en ondersteuning
Verzuim Capricorn heeft in 2011 het ziekteverzuim goed onder controle gekregen. De samenwerking met de teamleiders was hierbij van cruciaal belang. Zij zijn als eerste aanspreekpunt de spilfunctie tussen medewerker en organisatie. Juist door de inspanning van de teamleider is gebleken dat medewerkers zich beter bewust zijn van het gevolg van verzuim. De frequentie van ziekmelding is in onderstaande tabel weergegeven.
Verzuim frequentie
2010
2011
0 ziekmeldingen
85 medewerkers
120 medewerkers
1 ziekmeldingen
42 medewerkers
51 medewerkers
2 ziekmeldingen
20 medewerkers
28 medewerkers
3 ziekmeldingen
17 medewerkers
22 medewerkers
4 ziekmeldingen
4 medewerkers
11 medewerkers
5 of meer ziekmeldingen
5 medewerkers
8 medewerkers
Het streven van Capricorn voor 2011 was om het verzuimcijfer op maximaal 5,4% te krijgen. Het is ons gezamenlijk gelukt om dit voor elkaar te krijgen. Het uiteindelijke cijfer is hier precies op uitgekomen.
7,00
6,00
5,00
4,00
3,00
2,00
1,00
0,00 per i ode 1
per i ode 2
per iode 3
per iode 4
per i ode 5
per i ode 6
per iode 7
per iode 8
per i ode 9
per iode 10
per iode 11
per i ode 12
per i ode 13
P e riode
In totaal heeft het ziekteverzuim een schommeling die past bij de seizoenen. Er mag dan ook gesteld worden dat het verzuim bij Capricorn niet in negatieve zin afwijkt van de landelijke cijfers. Dit neemt echter niet weg dat wij blijven streven naar een verdere verlaging van het ziekteverzuim. Om dit te realiseren zal er dan ook in 2012 aandacht gegeven worden aan het fenomeen “ziekteverzuim begeleiding”. Dit zal gebeuren door het geven van een training voor die medewerkers die hiermee te maken hebben of gaan krijgen. Onze arbodienst zal hierbij behulpzaam zijn zodat dit op professionele wijze zal plaats vinden.
5
Communicatie| Digitalisering ondersteunt ons proces
Track & Trace Dat communicatie belangrijk is dat blijkt steeds maar weer. Juist communicatie is in het vakgebied van de beveiliger een basis waar dagelijks mee gewerkt wordt. Op basis van goede communicatie zijn wij immers in staat om anderen ervan te overtuigen dat in voorkomende gevallen hun handelwijze ongewenst is. Zo zijn we binnen de mobiele surveillance in 2011 gestart met een Track & Trace systeem in combinatie met mobilofoons. Deze middelen zijn met name bedoeld om de veiligheid van onze mensen te vergroten doordat zij nu sneller met de meldkamer kunnen communiceren. In de loop van 2012 zal dit verder uitgebreid gaan worden zodat ook de auto’s die in Den Haag rijden van dit systeem gebruik kunnen gaan maken. Het Track & Trace systeem is ook bedoeld om onze AO (Alarmopvolging) klanten sneller te kunnen bedienen. Door dit systeem is de meldkamer in staat om bij een AO snel en adequaat de dichtstbijzijnde auto op te roepen in geval voor een alarm.
Capricorner Ook in 2011 hebben wij op reguliere basis de Capricorner laten verschijnen. Het bedrijfsblad heeft in 2011 een verandering ondergaan die misschien niet door iedereen is gezien. Het bedrijfsblad is in 2011 gedrukt op recycle papier om op deze wijze een bijdrage te leveren aan het milieu behoud. In het blad geven wij aandacht aan ontwikkelingen van mens en organisatie.
Werkoverleg Binnen verschillende teams is vorig jaar werkoverleg gevoerd op reguliere basis. Een aantal afdelingen hebben hier nog geen gebruik van kunnen maken. Oorzaak hiervoor was voornamelijk het niet hebben van een directe teamleider die voor dit overleg de voorbereidingen kon treffen zodat het ook een effectief werkoverleg zou zijn. Het werkoverleg wat heeft plaats gevonden is vooral gericht geweest op de activiteiten binnen het eigen team. De voorstellen die gedaan zijn, zijn ook uitgevoerd om te zorgen dat onze dienstverlening nog beter werd. Voor 2012 zal ook het werkoverleg verdere implementatie kennen zodat wij als organisatie maximaal geïnformeerd zullen zijn. Het zal daarnaast niet alleen gericht moeten zijn op het eigen team maar ook op organisatorische ontwikkeling.
Internet en e-mail. Dat internet en E-mail een steeds belangrijkere plaats in onze samenleving innemen dat is een ieder wel duidelijk. Echter gaat het al zover dat bedrijfsverenigingen van mening zijn dat als je niet met je tijd meegaat het er somber uitziet voor organisaties. Juist daarom en in het kader van MVO heeft Capricorn de stap gezet tot het digitaliseren van een aantal zaken. De effecten hiervan zullen begin 2012 voor alle medewerkers merkbaar zijn doordat de loonstrook en het rooster digitaal beschikbaar gesteld worden. Dat dit zich nog verder zal ontwikkelen dat is wel te verwachten. Het zal uiteindelijk leiden naar een manier van werken die juist voor de medewerkers een grotere service biedt
6
Mens en Milieu| Samenwerken aan nieuwe kansen
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) Zoals Capricorn heeft verwoord in haar toekomst visie willen wij het begrip MVO verder uitrollen binnen onze onderneming. Naast het gegeven dat een MVO beleid ook bij opdrachtgevers een belangrijk item is, zal Capricorn haar verantwoordelijkheid voor mens en milieu verder dienen te ontwikkelen.
Capricorn doet dit door samenwerking te zoeken met maatschappelijke projecten zoals het project wijkstewards. Hiermee bewerkstelligt Capricorn in samenwerking met de gemeente dat minder kansrijke mensen een tweede kans krijgen op een maatschappelijk bestaan.
Het nieuwe rijden Het milieu is voor Capricorn een onderdeel in haar beleid waar zij oog voor wil hebben. Zo hebben wij gezocht naar mogelijkheden om het gebruik van onze mobiele surveillance auto’s verantwoord te maken. Door de introductie van “Het nieuwe rijden” zal niet alleen het brandstof verbruik moeten gaan dalen maar zal ook de uitstoot van CO2 tot een minimum beperkt gaan worden. In 2012 zal dit nieuwe rijden haar intrede gaan doen en zullen medewerkers geïnstrueerd gaan worden.
Sponsoring. Capricorn sponsort diverse maatschappelijke organisaties. KIKA , Stichting Familieverblijf, Kinderopvang Flamingo en Opkikker zijn maatschappelijke organisaties die in 2011 op steun van Capricorn konden rekenen. Capricorn zal ook in 2012 deze ondersteuning voort zetten. In welke mate en op welke manier zal steeds worden afgestemd op de beschikbare middelen.
7
Bijzondere projecten| Werken aan de toekomst
Commerciële activiteiten Capricorn haar aandacht gegeven aan projecten zeer uiteenlopende aard. In een poging om de commerciële afdeling te versterken hebben wij moeten constateren dat de gekozen ondersteuning niet tot het gewenste effect heeft geleid. Op administratief vlak is de afdeling commercie wel positief uitgebreid. Dit heeft er toe geleid dat wij gestart zijn met de opschoning van ons klantenbestand en het inrichten van een CRM (Customer Relationship Management) systeem. Binnen dit systeem staan alle klanten geregistreerd met hun specifieke kenmerken. Dit systeem helpt ons om snel en adequaat te kunnen reageren op ontwikkelingen die zich bij de klant voordoen.
COR VAS Binnen deze groep is ook gewerkt aan een database systeem dat de medewerkers helpt om snel en zorgvuldig vragen en opmerkingen te registreren. Door het aanleggen van een database kunnen alle meldingen worden vastgelegd zodat ook achteraf op een correcte wijze gegevens teruggehaald kunnen worden als de klant vragen hierover zou hebben.
Formule 1 speedboot race op zee Vanuit de commerciële afdeling is hard gewerkt aan het project wat zou worden gehouden op de ree bij Den Helder. Vanuit de haven van Den Helder zouden zeespeedboten hun race gaan varen waarbij Capricorn een partner was om dit evenement te beveiligen in samenwerking met diverse andere partijen. Op het moment dat de benodigde vergunningen binnen waren, was het al zover in de tijd dat de organisatie het project helaas heeft moeten afblazen. Realiteit vraagt soms om rationele beslissingen. Gelukkig echter blijft de verkregen vergunning van kracht zodat wij voor 2012 alvast de eerste stap naar uitvoering hebben gezet en de kans van slagen dus veel groter zal worden.
Opdrachten portefeuille De inspanning die geleverd is door de mensen op de commerciële afdeling heeft ertoe geleid dat Capricorn ook in 2012 in omzet licht is gegroeid. Dat dit een bijzondere prestatie is in een tijd waarin het economisch gezien niet al te best gaat mag duidelijk zijn.
orderportefuille 10000000 8000000 6000000 4000000 2000000 0 2007
2008
2009 Omzet
8
2010
2011
Operationeel| Flexibiliteit en inzetbaarheid
Klant ontwikkelingen Het vak van beveiliger wordt steeds geavanceerder. Werd in het verleden gevraagd om standaard beveiliging, tegenwoordig gaat het steeds vaker om een hospitality service die meer neigt naar service manager dan naar strakke beveiliger. Dit maakt dan ook dat er veel flexibiliteit gevraagd wordt van onze mensen. Natuurlijk zijn er nog steeds objecten waar de nadruk ligt op het registreren van in- en uitgaande goederen en personenvervoer. Zo kennen wij een aantal grote projecten waar de nadruk ligt op registratie. Dit soort projecten die wij voor grote klanten uitvoeren leggen met name veel druk op het begrip veiligheid. Naast deze klanten zijn er echter steeds meer klanten die gericht zijn op service. Er wordt hier steeds vaker gesproken wordt over een gastheer of gastvrouw als het gaat om beveiliging. Capricorn is op vele projecten succesvol als het gaat om deze nieuwe manier van beveiliging.
Job satisfaction Klanttevredenheid is voor Capricorn een belangrijk begrip. Om dit in de praktijk waar te maken is het van belang dat de medewerker goed in zijn vel zit. Capricorn is van mening dat de medewerker alleen maar goed in zijn vel kan zitten als hij het werk wat hij doet ook leuk vindt. Door verschillende klanten zijn wij dan ook geprezen om het feit dat onze mensen zeer vakkundig zijn. Capricorn wil dan ook haar bestaande beleid hierin niet aanpassen maar continueren. Dat wil zeggen dat wij blijven luisteren naar mensen die signalen afgeven wanneer zij bijvoorbeeld van object willen ruilen.
Inzetbaarheid Door een optimalisering van de roosters is het mogelijk geweest om de leegloop in 2011 tot een minimum te beperken. Hiervoor was in veel gevallen een goede communicatie nodig zodat medewerkers ook konden begrijpen waarom bepaalde stappen werden gezet. Dat dit soms tot wat frictie leidde is iets wat niet geheel kon worden voorkomen. Wel is het goed te constateren dat bij alle collega’s het besef aanwezig is dat het in voorkomende gevallen geven en nemen is. Het bereikte resultaat, een efficiency van 78,93%, is zeer goed te noemen.
Verlof Het saldo aan beschikbare vrije dagen was in begin 2011 zeer hoog. Het gemiddeld aantal verlof uren was, buiten het verlofrecht van 2011, 130 uur per medewerker aan het begin van het jaar. Uiteindelijk is dit afgenomen naar 77,5 uur gemiddeld per medewerker. Het streven was om dit terug te dringen tot maximaal 40 uur per medewerker. Wij zullen in 2012 opnieuw aandacht geven aan het terugdringen van bovenmatig verlofrecht. Motivatie hiervoor is dat het verlof een middel is om even wat tijd voor jezelf te creëren.
9
Medewerker tevredenheid| Ontwikkeling vormt de toekomst
Medewerker beleving Het begrip medewerker tevredenheid is doorgaans een beladen term. Want wie bepaalt of de medewerker tevreden is en als het gevraagd wordt krijg je dan een sociaal gewenst antwoord of spreekt de persoon zich uit? Het komt zeker voor dat medewerkers terughoudend zijn in het zich uitlaten over de organisatie. Toch is het van groot belang dat iedereen in de organisatie de mogelijkheid heeft om zijn bevindingen te uiten. Om te komen tot een goed inzicht in de beleving van de medeweker is in overleg met de ondernemingsraad een aanzet gegeven tot een preventief medewerker onderzoek. Dit onderzoek wat gehouden zal worden door de Arbodienst is gericht op de beleving van de medewerker over zijn werk, werkomgeving, samenwerking en indien gewenst over zijn persoonlijke fysieke gesteldheid. Om de integriteit te waarborgen zal het onderzoek gehouden en geleid worden door de Arbodienst. De ARBO dienst zal door haar rapportagevorm voorkomen dat de uitkomst van het onderzoek niet herleid kan worden naar de deelnemende personen. Het doel van het onderzoek is om de medewerker gelegenheid te geven zich anoniem te uiten over de organisatie waarbij de organisatie input zal krijgen over hoe zaken lopen en waar aandacht gewenst dan wel vereist is.
Toekomstige ontwikkeling In een organisatie die zo gestaag groeit gebeurt veel op het gebied van ontwikkeling. Zo is er in 2011 een verdere invulling gegeven aan de functie van teamleider. Dit door te zorgen dat verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de dienst steeds lager in de organisatie komt te liggen. Belangrijke reden hiervoor is dat naarmate de verantwoordelijkheid lager ligt medewerkers beter in staat zijn om de dienst te optimaliseren. We zijn er in geslaagd om in 2011 een Manager Operation aan te trekken . De inzichten en de kennis van de betrokkene zullen ervoor zorg dragen dat teamleiders nog beter in staat zullen worden gesteld om aan hun functie zo goed mogelijk invulling te geven. Door de genomen actie zal ook vanuit het planbureau meer aandacht gegeven kunnen worden aan het afvlakken van de pieken in de roosters waardoor medewerkers een betere aansluiting zullen vinden in hun diensten. Dat daarmee ook een rustpatroon zal gaan ontstaan is een resultante van de inspanning. De kansen die zich zullen voordoen zullen in 2012 geen toevalligheid zijn maar zullen worden gecreëerd door zorgvuldig beleid te voeren. Dat het hier niet alleen om commerciële kansen gaat mag duidelijk zijn.
Medewerkers die zich positief ontwikkelen zullen binnen de organisatie de mogelijkheid krijgen om zich verder te ontwikkelen zodat zij naar de toekomst kijkend van toegevoegde waarde zullen zijn en blijven. Tenslotte. Capricorn is een bedrijf is wat in beweging is en zal blijven om zo voor haar klanten en medewerkers de toekomst met vertrouwen tegemoet te treden.
10
