Sociaal Jaarverslag 2011

Sociaal Jaarverslag 2011

Datum 22 juni 2012 Kleine synode AZ 12-10 d.d. 29 juni 2012

Colofon Het sociaal jaarverslag 2011 is een uitgave van de dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk in Nederland Dienstenorganisatie Protestantse Kerk in Nederland Stafafdeling HRM Postbus 8504 3503 RM Utrecht [email protected] www.pkn.nl

Sociaal Jaarverslag 2011 - 22 juni 2012

Pagina 2 van 14

Inhoudsopgave Woord vooraf ........................................................................................................................................... 4 1. Realisatie en vooruitblik....................................................................................................................... 5 Kwaliteits- of Performance Management Cyclus ................................................................................. 5 Management Development en Talent Development (MD en TD) ....................................................... 6 Vrijwilligersbeleid ................................................................................................................................. 6 Functieboek ......................................................................................................................................... 6 Personeelsinformatiesysteem (AFAS) ................................................................................................. 7 Organisatieveranderingen.................................................................................................................... 7 Traineeship .......................................................................................................................................... 7 Samenwerking met ICCO .................................................................................................................... 8 Hand aan de Ploeg .............................................................................................................................. 8 Duurzaamheid ...................................................................................................................................... 8 2. Vrijwilligers ........................................................................................................................................... 8 3. Scholing en Training 2011 ................................................................................................................... 9 Nieuw in 2011 ...................................................................................................................................... 9 4. Ziekteverzuim en preventie ................................................................................................................. 9 Ziekteverzuim ....................................................................................................................................... 9 Vertrouwenspersoon .......................................................................................................................... 10 Arbo.................................................................................................................................................... 10 5. Ondernemingsraad ............................................................................................................................ 10 6. Activiteiten van en voor medewerkers ............................................................................................... 11 7. Vooruitblik 2012 ................................................................................................................................. 11 Bijlage Tabellen & grafieken .................................................................................................................. 12 Tabel 1: Leeftijdsopbouw per 31/12/11 .............................................................................................. 12 Tabel 2: Medewerkers per afdeling/programma per 31/12/11........................................................... 12 Tabel 3: Verloop 2009 - 2011 ............................................................................................................ 12 Tabel 4: Ziekteverzuim 2008 - 2011 .................................................................................................. 12 Grafiek 1: Bezetting in FTE's ............................................................................................................. 13 Grafiek 2: Duur dienstverband ........................................................................................................... 13 Grafiek 3: Aantal vrijwilligers .............................................................................................................. 14


Pagina 3 van 14

Woord vooraf De Dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk in Nederland heeft als missie om de kerk, de gemeenten en allen die daarbinnen werken te ondersteunen: • in hun betrokkenheid op God, op elkaar en op de wereld • in het getuigenis van Jezus Christus • in de dienst van gerechtigheid en barmhartigheid Hierbij aansluitend is de missie van de afdeling HRM om ervoor te zorgen dat: • de juiste mensen • met de juiste combinatie van houding, kennis en vaardigheden • op de voor hen en de organisatie best passende werkplek • een optimale bijdrage kunnen leveren aan het werk binnen de (landelijke) kerk en de gemeenten zoals hierboven beschreven • en dat zij daarvoor passend worden beloond Ook in het afgelopen verslagjaar hebben de medewerkers van de afdeling HRM deze missies scherp op hun netvlies gehouden. Voortdurend hebben zij zich, bij te maken keuzes, afgevraagd welk doel moet worden gediend en hoe zij en hun collega’s binnen de Dienstenorganisatie daaraan zouden kunnen bijdragen. Voor elke medewerker binnen de Dienstenorganisatie werd de bijdrage concreet gemaakt in de performance management cyclus. Deze cyclus beoogt het maken van afspraken over taken, verantwoordelijkheden en competenties, én het hoe, wat en waarom van deze afspraken. Zo wist elke medewerker wat hem of haar te doen stond. Dit heeft geresulteerd in het uitvoeren van tal van activiteiten en bezigheden, waarover ik u in de volgende hoofdstukken met trots rapporteer. Paula van den Bosch


Pagina 4 van 14

1. Realisatie en vooruitblik In het sociaal jaarverslag 2010 werden verschillende beleidsvoornemens voor 2011 aangegeven. Daarnaast hebben in 2011 ook andere onderwerpen op de agenda gestaan. Hieronder volgt een opsomming van de belangrijkste onderwerpen en gerealiseerde doelen, en wordt aangegeven wat in de komende tijd aandacht zal krijgen. Kwaliteits- of Performance Management Cyclus In deze cyclus wordt, zoals ook al beschreven in het voorwoord, per medewerker het verband gelegd tussen de organisatiedoelstellingen en het eigen werk. In een definitie is performance management: ‘Een integraal proces van effectief sturen op het realiseren van bedrijfsstrategie en resultaten via de prestaties van individuele medewerkers, waarbij de dialoog tussen leidinggevende en medewerker de kern vormt.’ Het is belangrijk dat dit goed en duidelijk gebeurt. Anders kan het zijn dat wat de medewerkers doen, niet datgene is wat er moet gebeuren om die organisatieresultaten te behalen waar directie, bestuur en synode om vragen. Wanneer de doelstellingen, de organisatiecultuur en motivatie van medewerkers niet met elkaar overeenstemmen, lijden de resultaten hieronder. In onderstaande figuur is de performance management weergegeven.

Strategie

Structuur, cultuur en organisatiedoelen Afdelingsdoelen, functies, rollen

WAT: Individuele doelstellingen

Belonen, promotie: consequenties

Plannenresultaten en doelstellingen

Managementvaardigheden, De dialoog

HOE: Functie-eisen en competenties

Coachen, trainen, ontwikkelen: voortgang

Beoordelen

In 2011 is vanuit het team P&O van HRM veel aandacht besteed aan het implementeren van deze cyclus in de organisatie. Leidinggevenden kregen allemaal een training in het voeren van de contractgesprekken, de gesprekken aan het begin van het jaar waarin met de medewerker de resultaat- en ontwikkelafspraken worden gemaakt. Tijdens deze training werd aan leidinggevenden geleerd hoe zij op performance kunnen sturen. Vragen die aan de orde kwamen, waren: Kiezen we voor lange of kortetermijndoelstellingen? Welke doelen moeten worden behaald en wanneer?


Pagina 5 van 14

Op welke wijze moeten managers en medewerkers te werk gaan om dit te bereiken? Hoe maken we onze afspraken concreet? Aan het einde van 2011 is met alle medewerkers minimaal 1 cyclusgesprek gevoerd. Medewerkers en leidinggevenden ervaren het doorlopen van de cyclus over het algemeen als erg prettig. Door het vastleggen en bewaken van de afspraken is er meer houvast en duidelijkheid en daardoor zekerheid. Wel werd het maken van afspraken over benodigde competenties en het sturen op de ontwikkeling daarvan, als lastig ervaren. Het team P&O van HRM is daarom in het najaar aan de slag gegaan met het ontwikkelen van een competentieboek. Hierin worden zowel organisatie- als functiecompetenties op verschillenden niveaus beschreven. Per functie worden benodigde competenties aangewezen inclusief het bij de functie passende benodigde niveau. Zo wordt het voor medewerkers en leidinggevenden helder welke competenties er van hen worden verwacht en kan worden bezien of er nog een verdere ontwikkeling in nodig is. In het volgende verslagjaar zal dit competentieboek worden vastgesteld en ingevoerd worden in de performance management cyclus. Management Development en Talent Development (MD en TD) HRM heeft er in 2011 voor gekozen de ontwikkeling van de plannen MD en TD beleid een jaar op te schorten. Aan het einde van 2012 loopt namelijk het meerjaren beleidsplan van de Dienstenorganisatie ten einde. Vanaf eind 2011 en gedurende het hele jaar 2012 zal bestuur, directie en management van de Dienstenorganisatie nadenken over te maken keuzes voor een nieuw meerjarenbeleidsplan. Deze keuzes kunnen consequenties hebben voor zowel de structuur als de 1 cultuur van de Dienstenorganisatie, en daarmee ook voor het personeelsbeleid, het aantal fte en de personeelsplanning. Het leek daarom niet zo zinvol in 2011 veel tijd en energie te investeren in een MD en TD beleidsplan, dat mogelijk door het nieuwe meerjarenbeleidsplan van de Dienstenorganisatie een jaar later al weer achterhaald zou zijn en bijgesteld zou moeten worden. Ook ziet HRM MD en TD beleid als onderdeel van een totaal integraal strategisch personeelsbeleid. In plaats van veel verschillende losse HRM instrumenten te implementeren en op onderdelen beleid te ontwikkelen, is het effectiever om voor de Dienstenorganisatie in zijn geheel, integraal strategisch personeels / HR beleid te ontwikkelen. In dit beleid zullen alle onderdelen die bij de instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers aan de orde zijn, aan bod moeten komen, en met elkaar in verband moeten zijn. 2 Eind 2011 zijn de teams P&O en PCTE van HRM van start gegaan om te komen tot strategisch personeelsbeleid. In het volgend verslagjaar zal dit beleid, rekening houdend met het dan inmiddels bekende meerjarenbeleidsplan van de Dienstenorganisatie, worden vastgesteld. Vrijwilligersbeleid Per 1 september is de vacature die een tijdlang bestond voor de Vrijwilligerscoördinator, ingevuld. Voor 0,45 fte kwam een nieuwe collega binnen het team P&O beschikbaar om zich te buigen over het vrijwilligersbeleid zowel binnen de Dienstenorganisatie als ook voor de plaatselijke gemeentes. In hoofdstuk 2 wordt u verder geïnformeerd over dit onderwerp. Functieboek In 2009 is de huidige versie van het functieboek vastgelegd. Dit functieboek is ontstaan na de ‘transformatie’ waarbij werd gekozen voor het inrichten van de organisatie op basis van bedrijfsplannen en het benoemen van resultaten en competenties per rol / functie. Van 2009 tot en met 2011 hebben zich verschillende veranderingen voorgedaan. Functies zijn komen te vervallen, aangepast en nieuw toegevoegd. Het was daarom nodig de huidige versie van het functieboek te actualiseren. Echter, ook voor dit onderwerp heeft HRM, net zoals bij het MD en TD beleid, ervoor gekozen om in 2011 niet het complete functieboek te evalueren en te vervangen door een nieuwe versie. Ook bij het functieboek leek het wijsheid te wachten tot het nieuwe meerjarenbeleidsplan zou zijn vastgesteld, en de eventuele aanpassingen in organisatiestructuur en functies bekend zouden zijn. 1

Fulltime equivalent, oftewel het aantal medewerkers omgerekend naar aantal voltijd arbeidsplaatsen. Protestants Centrum voor Toerusting en Educatie, belast met zowel opleidingen voor het kader als voor de medewerkers van de Dienstenorganisatie 2


Pagina 6 van 14

Om de nieuwe functies die in de jaren na 2009 waren ontstaan, wel een plek te geven, heeft het team P&O deze wel beschreven en laten waarderen. In 2011 heeft het Team P&O daartoe aan de programma’s en de afdelingen om een update gevraagd en met verschillende programmamanagers, stafhoofden en leidinggevenden gesproken. Na afronding van deze inventarisatie heeft het Team P&O de nieuwe functies ingeschaald in het huidige functieboek en deze inschaling door een extern adviseur (die in 2009 ook verantwoordelijk was voor de inschaling) laten toetsen. Vanaf 2013 zal de evaluatie van het totale functieboek alsnog aan de orde komen, en zal ook gekozen worden voor een generieke manier van beschrijven van de functies, wat ten goede komt aan de houdbaarheidsdatum van het functieboek. Personeelsinformatiesysteem (AFAS) Vanaf 2011 gaat de verlofregistratie digitaal in het personeelsinformatiesysteem. Met de ESS en MSS 3 functies van het systeem worden verlofdagen aangevraagd en door de leidinggevenden goed- of afgekeurd. Ook van de loonstrook ontvangen medewerkers geen papieren versie meer. Deze zijn door de medewerker op te vragen in het systeem. In het komende verslagjaar zal gewerkt worden aan het verder digitaliseren van de HRM processen. Te denken valt aan het opbouwen van volledige digitale personeelsdossiers, het digitaliseren van de formulierenstromen van de performance managementcyclus, etc. Organisatieveranderingen Er vond een transitie plaats binnen het programma Kerk in Ontwikkeling (KIO). De reden dat voor de wijzigingen is gekozen heeft o.a. te maken met knelpunten die voortvloeien uit de complexiteit van de functie van gemeenteadviseur, een hoge werkdruk en spanningsvelden in de breedte aan thema’s en de variatie in werkzaamheden. Hoewel is gebleken dat deze ervaring niet voor alle gemeenteadviseurs in gelijke mate geldt, gaf dit aanleiding tot het zoeken naar oplossingen voor de knelpunten. Er werd in gesprekken met de gemeenteadviseurs vastgesteld dat de complexiteit een gegeven is, maar dat deze wel op een betere manier georganiseerd kan worden, waardoor de kennis en kunde van de gemeenteadviseurs beter tot hun recht kunnen komen. Kern van de verandering is de vorming van acht subteams van een aantal gemeenteadviseurs en één senior-gemeenteadviseur. In de huidige regionale teams wordt soms al samengewerkt door de gemeenteadviseurs maar uiteindelijk blijft de verantwoordelijkheid voor het werk in de regio bij iedere gemeenteadviseur apart. In de nieuw te vormen subteams is het de bedoeling dat gewerkt wordt vanuit een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de dienstverlening in een bepaalde regio. Doelstelling is dat in elk team de noodzakelijke competenties in de gemeenteadviseurs optimaal aanwezig zijn en dat mensen, meer dan nu het geval is, ingezet kunnen worden op hun sterke kanten. De senior-gemeenteadviseur speelt in dit alles een belangrijke rol als voortrekker en stimulator op het terrein van het ondernemerschap, als coach en spelverdeler. De dynamiek die in een subteam ontstaat, leidt tot meer kwaliteit, daadkracht en efficiëntie. Het overleg gaat veel meer over de directe werkuitvoering en minder over de organisatie. Twee teamleiders zullen de managementtaken gaan invullen. De functie van locatiehoofden wordt daarom afgebouwd. Traineeship In 2011 is een traineeship ontwikkeld, gericht op het binnenhalen van jonge, veelbelovende medewerkers binnen de organisatie. Binnen de dienstenorganisatie is het traineeship gericht op het leren kennen van de vijf programmalijnen en de stafafdelingen, waardoor aan het eind van een succesvol traineeship de trainee voor een aantal programma’s en afdelingen projecten heeft uitgevoerd en tevens deze organisatieonderdelen van binnen uit heeft leren kennen. Naast de projectresultaten is de opgedane brede kennis van de organisatie één van de meerwaarde die een trainee meeneemt in een reguliere functie. e In 2011 heeft 1 trainee twee verschillende projecten gedaan. Per 2012 start de 2 trainee.

3

Employee Self Service en Management Self Service


Pagina 7 van 14

Samenwerking met ICCO De gezamenlijke communicatieafdeling voor de dienstenorganisatie, Kerk in Actie en ICCO is in 2010 gerealiseerd. In 2011 is deze gezamenlijke afdeling geëvalueerd. Kritische geluiden werden gehoord ten aanzien van de bereikte synergie, het instandhouden van de eigenheid van de eigen merken, en het functioneren van het management. Het management van de afdeling Communicatie en Fondsenwerving heeft hiertoe een Plan van Aanpak opgesteld, en dat met de betrokken medewerkers afgestemd. In het najaar van 2011 is met de uitwerking van dit Plan van Aanpak begonnen. In 2011 is veel gesproken over een verdergaande samenwerking met ICCO voor wat betreft de ondersteunende afdelingen (F&C, ICT en HRM) in een Shared Service Center. Er zijn in dat jaar echter geen concrete besluiten hierover genomen. Hand aan de Ploeg Door medewerkers van de dienstenorganisatie is in 2011 veel werk verricht voor het project Hand aan de ploeg: de implementatie van de voorstellen van de commissie Veerman. Hierin wordt samen opgetrokken met de Beleidscommissie Predikanten en Kerkelijk Werkers (BCP). In 2011 werd het besluit door de synode genomen om de ‘HBO-theoloog’ onder voorwaarden toe te laten tot het ambt. Ook werd in 2011 onderzoek gedaan naar een juniorfase in het predikantschap en werd het besluitvoorstel voor de synodevergadering van april 2012 voorbereid. Daarnaast werden o.a. de regelingen voor de Permanente Educatie verder uitgewerkt. In 2012 zullen op de november synode vergadering de laatste besluitvoorstellen aan de orde komen, en zal het project Hand aan de Ploeg daarmee worden afgerond. Duurzaamheid Tijdens de kleine synodevergadering van juni 2011 is een motie aangenomen, waardoor duurzaamheid meer aandacht zou krijgen binnen de Dienstenorganisatie. HRM heeft na de zomer van 2011 laten onderzoeken door een gesubsidieerde adviseur van het ministerie, hoe de mobiliteit (oa. het woon-werk verkeer) duurzamer zou kunnen. Uit de resultaten bleek dat afgezien van het vliegverkeer, de Dienstenorganisatie al een zeer duurzaam mobiliteitsbeleid heeft.

2. Vrijwilligers Per 1 september is een lang openstaande vacature van vrijwilligerscoördinator, eindelijk ingevuld. Voor 0.45 fte is een nieuwe collega aan de slag gegaan om het bestaande vrijwilligersbeleid te inventariseren en te evalueren. Op basis hiervan heeft zij inmiddels een nieuw vrijwilligersbeleid ontwikkeld, dat aan het Management Team en aan de Ondernemingsraad is voorgelegd. Beleidswijzigingen en praktische wijziging in de uitvoering zijn de volgende: 1. Goede registratie van vrijwilligers in het PersoneelsInformatiesysteem 2. Opstellen van een beknopte regeling voor de vrijwilligers zelf 3. Bewustwording binnen de organisatie / MT door het onderwerp vrijwilligers op te nemen in de BSC (Balanced Score Card), de jaarplannen, werving- en selectieprocedures, etc. 4. Updaten van intranetpagina over vrijwilligers 5. Prominentere plaats zoeken voor vrijwilligers in het ontwerp voor de nieuwe internetsite van de PKN 6. Wervingsplan uitbreiden naar Social Media en vacaturesites 7. Evaluatie / jaargesprekken met de vrijwilligers 8. Exitgesprekken bij vertrek vrijwilliger 9. Meedelen in de reguliere attenties (kerstpakket, personeelsvereniging, etc) Ondertussen heeft de dienstenorganisatie in 2011 natuurlijk ook dankbaar gebruik gemaakt van de reeds aanwezige vrijwilligers. Deze vrijwilligers hebben zitting in een aantal structurele werkgroepen die vanuit een paar bijeenkomsten per jaar taken uitvoeren ten behoeve van afdelingen en programmalijnen. Er zijn redacties, klankbordgroepen, begeleidingsgroepen, denktanks etc.. Het gaat om ongeveer 300 personen.


Pagina 8 van 14

Daarnaast zijn er tijdelijke groepen waarin ook tientallen mensen werkzaam zijn en worden er vrijwilligers op meer ad hoc-basis ingezet bij bijvoorbeeld evenementen of voor vertaalwerk. Bij de ontwikkeling en de uitrol van de Landelijke Ledenregistratie was een groot aantal vrijwilligers betrokken in de diverse stadia en in diverse rollen. Te denken valt onder meer aan docenten, de adviescommissie, testers enzovoorts. Zonder hen had het nooit een succes kunnen worden. Verder zijn er mensen die in de dienstenorganisatie zelf als vrijwilliger werkzaam zijn. Ze werken op basis van een overeenkomst van maximaal één jaar, maar velen zijn al meerdere jaren actief als vrijwilliger. De meesten zijn wekelijks een afgesproken aantal uren aan het werk. Daarbij is heel wat variatie te zien. De werktijden variëren van twee tot twintig uur per week, en het soort werk van handen spandiensten verrichten tot en met zelfstandig projecten uitvoeren. Op alle afdelingen zijn vrijwilligers te vinden, maar er zijn wel grote onderlinge verschillen te zien: de afdeling Facilitaire Zaken spant de kroon, met ruim twintig vrijwilligers (vooral werkzaam bij de archieven en op Hydepark) maar er zijn ook afdelingen die het met minder vrijwilligers doen. Eind 2011 waren er 88 vrijwilligers werkzaam binnen de Dienstenorganisatie die samen goed zijn voor gemiddeld circa 800 uur werk per week.

3. Scholing en Training 2011 De organisatie van het centrale aanbod van cursussen voor de medewerkers van de dienstenorganisatie is bij het Toerustingscentrum ondergebracht, de eigenlijke scholingsactiviteiten worden vanuit het centrale opleidingsbudget van de afdeling HRM gefinancierd. In 2011 werden in totaal 24 cursussen aangeboden (vorig jaar 23), waaraan 306 collega’s deelnamen (vorig jaar 233). Aan de Zomerschool namen nog eens 170 mensen deel. Totaal aantal deelnemers voor de interne opleidingsactiviteiten komt daarmee op 476. De cursussen varieerden van een algemene Introductiebijeenkomst voor nieuwe medewerkers tot inhoudelijke, werkgerichte trainingen en tot scholing op bepaalde competenties. Nieuw in 2011  Secretaressedag – balans werk/privé  DISC ® gedrags-stijlen, Dominantie, Invloed, Stabiliteit en Consensus  Opstap en Opfris functioneringsgesprekken  Instructie Kerk en Communicatie  Office 2012 Transitie  Appreciative Inquiry Specifiek voor leidinggevenden waren dit jaar de Opstap en Opfriscursus functioneringsgesprekken waarin het proces en het houden van deze gesprekken met medewerkers getraind en /of opgefrist werd. De training Leidinggeven in Spiegelbeeld in het najaar had te weinig belangstellenden en is niet doorgegaan. Voor het seizoen 201-2012 staat de cyclus functioneringsgesprekken opnieuw in de aandacht en wordt ook nagedacht over het thema coachend leidinggeven.

4. Ziekteverzuim en preventie Ziekteverzuim Het ziekteverzuim is in 2011 gedaald naar 4,1%. In 2010 was dit 5,67%. Een aantal langdurig zieken is hersteld of niet meer in dienst. Er zijn helaas ook weer nieuwe langdurig zieken bijgekomen. In de ruime meerderheid van de gevallen is er sprake van duidelijk medisch aanwijsbare lichamelijk klachten zoals ernstige ziektes, hartproblemen, gecompliceerde botbreuken e.d. Het verzuim is niet te splitsen in wel/niet werk gerelateerd, maar er zijn geen aanwijzingen dat werk gerelateerd verzuim stijgende is. In 2011 zijn 3 mensen in de WIA ingestroomd. Deze dienstverbanden zijn beëindigd door middel van een vaststellingsovereenkomst. Een aantal andere langdurig zieken is uitgestroomd in verband met bereiken van de 65-jarige leeftijd of afloop van een tijdelijke aanstelling.


Pagina 9 van 14

Vertrouwenspersoon De klachtencommissie heeft in 2011 geen klachten ontvangen. Er zijn in 2011 drie medewerkers geweest die contact hebben opgenomen met een vertrouwenspersoon. De redenen van dit contact hadden te maken met het effect van organisatieveranderingen op medewerkers en het gevoel niet serieus genomen te worden. Deze medewerkers hebben een aantal gesprekken gehad met een coachend karakter. Otto Sondorp is in 2011 gestopt met zijn taak als vertrouwenspersoon en één vertrouwenspersoon blijkt voldoende. De aanstelling van Ans Brandsma is verlengd. Arbo  Er is een apart arbo-jaarverslag 2011 opgesteld en er is een jaarplan gemaakt voor 2012.  De arbo-commissie heeft in 2011 driemaal vergaderd. Vaste agendapunten zijn het Arbojaarplan, activiteiten met betrekking tot leefstijl en nieuws uit de regio. Om een gezonde leefstijl bij de medewerkers te bevorderen zijn er op intranet het afgelopen jaar wat berichten gepubliceerd: over gezond eten, de wereld niet-rokendag en de nationale traploopweek. 

In het afgelopen jaar zijn diverse werkplekonderzoeken verricht. Het ging hierbij om beeldschermwerkplekken in combinatie met klachten aan het bewegingsapparaat of om een preventief onderzoek. Naar aanleiding van deze onderzoeken zijn adviezen geformuleerd om de klachten te verminderden of te voorkomen. Nieuwe medewerkers en medewerkers die gaan telewerken krijgen de brochure ‘Werkplekinrichting’ om zelf voor de juiste basisinstellingen te zorgen. Als medewerkers er zelf niet uitkomen of extra advies willen kunnen ze hiervoor contact opnemen met de Arbocoördinator.



De bedrijfshulpverlening heeft in 2011 twee ontruimingsoefeningen uitgevoerd. Beide keren was in 7 à 8 minuten het hele gebouw ontruimd. De ontruimingen zijn geëvalueerd en er is actie ondernomen op de aandachtspunten. De bhv’ers en ehbo’ers hebben in 2011 een herhalingstraining gehad.

5. Ondernemingsraad De ondernemingsraad had ook in 2011 weer een volle agenda. De raad adviseerde positief over de transitie binnen het programma Kerk in Ontwikkeling en over een onderzoek naar de optimalisering van het proces van product-idee tot aan bezorging bij de klant. De ondernemingsraad stemde in met het reglement voor cameratoezicht in en rond het Landelijk Dienstencentrum, met een wijziging van de telewerkregeling en met de invoering van een Verklaring omtrent Gedrag en een gedragscode voor medewerkers in het jeugdwerk. Maar er kwamen nog meer onderwerpen op tafel. De samenwerking tussen ICCO en Kerk in Actie was een belangrijk gesprekspunt, evenals de voortgang van de gezamenlijke afdeling Communicatie en Fondsenwerving. Ook het onroerend goed en de eindrapportage van het LRP-project kwamen aan de orde. Op HRM-gebied gaf de ondernemingsraad een reactie op de wijzigingen in de wervings- en selectieprocedure. De raad besprak het gedifferentieerd personeelsbeleid en stemde in met het Arbojaarplan. Andere onderwerpen waren het traineeship, het publicatiebeleid van interne vacatures en het meenemen van verlofuren. Zoals ieder jaar boog de raad zich over de jaarrekeningen van het vorige en de begrotingen voor het volgende jaar. De ondernemingsraadleden spraken regelmatig met medewerkers binnen de dienstenorganisatie en polsten de stemming. In juni vond het jaarlijkse gesprek plaats tussen het bestuur van de dienstenorganisatie en de ondernemingsraad. Het ging onder andere over de toekomst van de dienstenorganisatie op de langere termijn.


Pagina 10 van 14

6. Activiteiten van en voor medewerkers De Personeelsvereniging Harten Drie organiseerde ook in 2011 weer allerlei activiteiten. Doel daarvan is dat medewerkers elkaar ook informeel ontmoeten. Dat lukte in elk geval heel goed bij het dagje uit naar Arnhem. De deelnemers hadden vooraf zelf gekozen wat ze wilden doen. Dat viel nog niet mee met al die keuzes: een wandeling door het oude centrum, door Park Sonsbeek en een Jugendstilwijk of langs de historische kelders met uitleg over de handelsgeschiedenis van Arnhem. En dat was alleen nog maar het ochtendprogramma. Voor de middag was het kiezen tussen de dierentuin of het Openluchtmuseum. De inwendige mens werd natuurlijk niet overgeslagen: er was voor lunchpakketjes gezorgd zodat er gepicknickt kon worden, en bij terugkomst in Utrecht stond er een diner klaar in het restaurant van het dienstencentrum. Naast het dagje uit organiseerde de personeelsvereniging ook een aantal Happy Hours: borreluurtjes in het guesthouse. Er was een bbq, georganiseerd met de personeelsvereniging van ICCO. En natuurlijk kwam Sinterklaas langs voor de kleintjes en was er met Kerst een kerstkrans voor de leden. De geplande schaatsclinic die helaas niet door kon gaan wordt in 2012 opnieuw aangeboden. Het bestuur van de personeelsvereniging zoekt naar nieuwe wegen om aantrekkelijke activiteiten te organiseren voor de medewerkers van de dienstenorganisatie. Nieuwe mensen en nieuwe ideeën zijn daarbij erg welkom! Met Pasen en Kerst werden er in de kapel bijzondere vieringen georganiseerd. Dit is naast de dagopeningen die wekelijks meerdere malen in de kapel plaatsvinden. Daarnaast is er voor het begin van de kerstvakantie een uitgebreide kerstlunch georganiseerd door Facilitaire Zaken, waar bijna alle aanwezige medewerkers gebruik van hebben gemaakt.

7. Vooruitblik 2012 2012 wordt het jaar van het ontwikkelen van een nieuw meerjarenbeleidsplan en de consequenties die de daarin gemaakte keuzes hebben voor de organisatie. Het huidige plan loopt eind 2012 af. Aan het einde van 2011, na het aanvaarden van de nieuwe visienota ‘De hartslag van het leven’ door de Generale Synode, is het proces van beleidsontwikkeling al in gang gezet. In het voorjaar van 2012 zullen de contouren bekend worden, en zal HRM in het spoor van het nieuwe beleidsplan ook hard werken aan het ontwikkelen van nieuw strategisch personeelsbeleid. Dit personeelsbeleid zal leidend moeten zijn in de ontwikkeling van de organisatie naar de positie waar we in 2016 willen staan, in dienstverlening, resultaten, structuur en cultuur.. We leven in een veranderende maatschappij, we hebben te maken met een krimpende kerk. In de komende beleidsplanperiode zal de Dienstenorganisatie ook met die veranderingen en krimp te maken krijgen. In 2012 bereiden we ons daarop voor. Naast deze beleidsveranderingen en -ontwikkelingen, zal er als altijd ook aandacht worden besteed aan het verder professionaliseren en verbeteren van de organisatie. In het eerste hoofdstuk van dit jaarverslag zijn enkele onderwerpen daartoe, al benoemd.


Pagina 11 van 14

Bijlage Tabellen & grafieken Tabel 1: Leeftijdsopbouw per 31/12/11

tot 20 jaar 20-24 25-29 30-34 35-39 40-44 45-49 50-54 55-59 60+ Totaal

Man 0 6 14 17 13 18 27 37 42 41 215

Vrouw 1 5 23 29 12 30 27 37 41 24 229

Medewerkers 1 11 37 46 25 48 54 74 83 65 444

Tabel 2: Medewerkers per afdeling/programma per 31/12/11 Stafafdeling en programma Directie Expertisecentrum Institutionele Ondersteuning (incl. RACV) Financiën en Control HRM (incl. PCTE) Facilitaire Zaken Communicatie en Fondsenwerving Kerk in Actie Kerk in Ontwikkeling MW&K JOP + JOP lokaal + GVO LRP (incl. SMRA) Transformatie Totaal

Medewerkers 3 4 36 24 34 55 45 50 72 9 91 20 1 444

Tabel 3: Verloop 2009 - 2011 2009 58 44

In dienst Uit dienst

2010 60 63

2011 89 58

Tabel 4: Ziekteverzuim 2008 - 2011

Ziekteverzuim

2008 4,43


2009 4,44

2010 5,67

2011 4,1

Pagina 12 van 14

Grafiek 1: Bezetting in FTE's

Grafiek 2: Duur dienstverband


Pagina 13 van 14

Grafiek 3: Aantal vrijwilligers


Pagina 14 van 14

Sociaal Jaarverslag 2011

Recommend Documents