SNEL TERUG NAAR SCHOOL IS VEEL BETER

SNEL TERUG NAAR SCHOOL IS VEEL BETER Handreiking voor een integrale aanpak schoolziekteverzuim in Holland Rijnland

Datum: mei 2012. Werkgroep ziekteverzuim: Annetthe Cools, Evelyn van der Ven en Rieke Bruijgom namens de GGD ZHN Annemarije van Overschot en Ronald Strous namens het RBL Holland Rijnland. 1

INHOUDSOPGAVE Inleiding

3

Aanpak ziekteverzuim

4

Aanpak ziekteverzuim in het kort

7

Stroomschema

9

Bijlagen Meldingsformulier ziekteverzuim

10

Voorbeeldbrief constatering schoolverzuim

12

2

INLEIDING Dit protocol beschrijft vroegtijdige signalering en interventie bij ziekteverzuim door scholen, het bijtijds betrekken van de jeugdarts of jeugdverpleegkundige en de rol van het Regionaal Bureau Leerplicht (RBL), als het gaat om controle op de medewerking van leerling en ouders aan het mogelijke herstel van de schoolgang. Ook wordt er gesproken over de rol van het ZAT. Ziektes, klachten en problemen kunnen aanleiding geven tot ziekteverzuim. Zolang uitval kortdurend is en er geen verschillende visie is over het verzuim tussen ouders/leerling, school en zorginstellingen, zijn er geen problemen. Als het verzuim echter langdurig is of frequent voorkomt en er twijfels zijn over de ernst van de klachten en de mogelijkheden tot herstel is het goed om voor die situaties duidelijkheid te hebben over de diverse taken en verantwoordelijkheid van een ieder. In tegenstelling tot wat velen denken bevordert verzuim zelden het herstel. Verzuim kan zelfs het herstel belemmeren. Op school wordt geen grote fysieke inspanning gevraagd en ziekten zijn lang niet altijd zo acuut of heftig dat frequent of langdurig verzuim noodzakelijk is. Steeds moet gekeken worden naar een goede balans tussen belasting en participatie. Ouders en leerling (vanaf 12 jaar) zijn in geval van frequent of langdurig ziekteverzuim vrij hun medewerking te verlenen aan een onderzoek door de jeugdgezondheidszorg (jgz) of aan een plan van aanpak gemaakt door school en eventueel het ZAT. De consequentie van nietmeewerken kan echter zijn dat het herstel van de schoolgang belemmerd wordt. In dat geval is er voldoende aanleiding voor het RBL om te handhaven. Bij twijfels over het ziekteverzuim kunnen scholen aan ouders vragen om stukken te overleggen van behandelaars waaruit blijkt dat de jongere niet / gedeeltelijk naar school kan. Als ouders deze stukken niet willen overleggen kan de JGZ ingeschakeld worden.

3

AANPAK ZIEKTEVERZUIM: Beschrijving van taken en verantwoordelijkheden van verschillende partijen als het gaat om het terugdringen van ziekteverzuim. Verantwoordelijkheid leerling en ouders: In de eerste plaats zijn daar de leerling en diens ouders; zij dragen hun eigen verantwoordelijkheid als het gaat om het welzijn van het kind, het werken aan herstel in geval van ziekte en het zo snel mogelijk weer hervatten van het onderwijs. Ouders zijn volgens de leerplichtwet verplicht ervoor te zorgen, dat hun kind als leerling op school staat ingeschreven en deze school na inschrijving geregeld bezoekt (artikel 2 LPW). Jongeren vanaf 12 jaar zijn ook zelf verantwoordelijk voor geregeld schoolbezoek. Ouders moeten binnen twee dagen na aanvang van het schoolziekteverzuim de schooldirecteur hiervan op de hoogte stellen (artikel 12 LPW). In praktijk volstaat in beginsel de verklaring van de ouders en/of de leerling. Ouders en jongeren dienen zelf bij te dragen aan hun herstel na ziekte. Soms kan een kind/jongere de schoolgang in zijn geheel weer opvatten; soms gedeeltelijk. In ieder geval wordt bij veelvuldig ziekteverzuim een ouder gevraagd aan te tonen dat hun zoon/dochter (gedeeltelijk) ziek is en onder behandeling van een arts/specialist staat. Een afsprakenkaartje van een arts kan in beginsel voldoende zijn, tenzij er vermoedens bestaan dat de ziekmeldingen onterecht zijn. Verantwoordelijkheid en de rol van de school: Scholen staan voor de taak passend onderwijs te bieden en problemen bij een leerling vroegtijdig te signaleren. Zij worden als eerste geconfronteerd met schoolziekteverzuim en dienen daarop te reageren. De eerste verantwoordelijkheid, die van ouders/leerling buiten beschouwing gelaten, ligt bij de school: de school moet actief aan de slag zodra de afwezigheid van de leerling wordt geconstateerd. Scholen kunnen preventieve maatregelen nemen om ziekteverzuim tegen te gaan. Enkele daarvan zijn: 1 goede overdracht tussen voorschoolse voorzieningen, basisonderwijs en v.o. 2 bijdragen aan veilig en prettig schoolklimaat 3 zoveel mogelijk werken met gesloten roosters 4 ouders en leerlingen voorlichten over de regels die school hanteert t.a.v. verzuim. Wanneer en hoe moeten ouders hun kind afmelden? Welke maatregelen treft school bij (ongeoorloofd) verzuim. 5 Een sluitend registratiesysteem opstellen en op grond daarvan snel en consequent handelen 6 Overzichten maken van de verzuimgegevens, zodat patronen in verzuimgedrag snel opgespoord en besproken kunnen worden. 7 Aanstellen van een verzuimcoördinator 8 Duidelijkheid over de rol van mentor, leerjaarcoördinator, leerlingbegeleider, (adj) directeur, vertrouwenspersoon, conciërge en verzuimcoördinator bij ziekte. 9 Transparant zijn over het ziekteverzuimbeleid richting ouders en jongeren. 10 Opnemen van de regels omtrent aanpak ziekteverzuim in de schoolgids Acties van school bij het constateren van ziekteverzuim: De school signaleert het ziekteverzuim. De school zoekt altijd contact met de leerling en ouders. Op die manier laat de school betrokkenheid merken en weet de leerling dat er aandacht is. In het gesprek van de school met ouders en leerling moet zijn gevraagd naar de reden van verzuim; wanneer de leerling weer terug op school verwacht kan worden; of de leerling onder behandeling is van huisarts of anderszins. In de schoolgids moet een paragraaf zijn opgenomen om de ouders te informeren hoe de school omgaat met de situatie als een leerling langdurig en/of regelmatig door ziekte het onderwijs in de school niet kan volgen. Leerlingen en de ouders moeten weten dat in geval van verzuim wegens ziekte de jeugdgezondheidszorg kan worden ingeschakeld, en bij twijfel 4

over de legitimiteit van het verzuim en/of het niet meewerken aan een bezoek aan de GGD of het maken van afspraken over de schoolgang de leerplichtambtenaar ingeschakeld wordt. De school doet van zijn bevindingen verslag in het dossier. Bij melding aan de GGD vermeldt de school op het meldingsformulier bijzonderheden ten aanzien van het gedrag op school, thuissituatie, schoolprestaties, contacten met leeftijdgenoten etc. Tevens geeft de school aan welke acties tot op heden zijn ondernomen en of de leerplichtambtenaar al betrokken is. Bij ziekteverzuim waar geen overeenstemming is over de legitimiteit wordt altijd eerst de jeugdgezondheidszorg ingeschakeld alvorens bij leerplicht een melding gedaan wordt. Indien noodzakelijk wordt de leerling ingebracht in het ZAT. Het ZAT komt met een conclusie en of advies en in het ZAT wordt de voortgang gevolgd. Mocht ouders en/of leerling zich niet aan de afspraken van de jgz, of de afspraken die gemaakt zijn met school over het ziekmelden, dan volgt melding bij RBL. Het RBL neemt binnen een week de melding in behandeling en koppelt de school terug over het resultaat van de interventies. Taken en rollen van de jeugdgezondheidszorg: De rol van de jeugdgezondheidszorg is na te gaan welke problemen hebben geleid tot het verzuim en in hoeverre de klachten de schoolgang nog wel mogelijk maken. De jeugdgezondheidszorg biedt preventieve zorg en signaleert vroegtijdig mogelijke gezondheidsproblemen. Gezien het preventieve karakter is het van belang in een vroegtijdig stadium te worden betrokken. Na melding neemt de medewerker contact op met de leerling en ouder. De school wordt geadviseerd met betrekking tot de mogelijkheden en beperkingen van het ziek zijn voor het volgen van de lessen en de aanpak van de begeleiding van de leerling. Het advies is dusdanig dat het school en eventueel leerplicht voldoende in handen geeft om te kunnen komen tot vervolgstappen. Indien nodig en gewenst wordt er contact opgenomen met de behandelend huisarts of specialist. Vervolgacties kunnen zijn: overleggen binnen het ZAT, begeleiding door de jeugdgezondheidszorg of door andere instanties, bemiddeling richting school, het advies geven de leerplichtambtenaar in te schakelen. Dit advies wordt door de school in het leerlingdossier opgenomen. De jeugdgezondheidszorg heeft eerst de leerling en ouders van het advies op de hoogte gebracht. Dit gebeurt via een kort verslag van het gesprek eventueel aangevuld met een reintegratieplan. Als de ouders en/of de leerling het advies van de jeugdgezondheidszorg opvolgen, is het aan de school de ontwikkelingen mbt de schoolgang te monitoren. Op grond van de Wet ondersteuning onderwijs zieke leerlingen is het mogelijk extra begeleiding in te zetten. Is de situatie dusdanig complex dat school, leerling en/of ouders extra ondersteuning of hulp nodig hebben dan bespreekt de school de leerling in het ZAT. Als ouders/leerling zich niet houdt aan de gemaakte afspraken, dan doet de school een melding van vermoedelijk ongeoorloofd schoolverzuim bij het RBL. De bewijslast van het geoorloofd zijn van het ziekteverzuim ligt dan bij de ouders. Dit is ook het geval als zij geen gehoor geven aan oproepen van de jeugdgezondheidszorg en/of school. Criteria voor het melden van ziekteverzuim bij de JGZ: De leerling wordt – met medeweten van de ouders – alleen door de school gemeld bij de jeugdgezondheidszorg: • wanneer er zorgen en vragen zijn rond de ziekte/klachten; • bij vermoeden van achterliggende problematiek • wanneer ouders, leerling en school een verschillende visie hebben over de ernst van de klachten en de mogelijkheid om ondanks deze klachten aan de lessen deel te nemen. Aanmelding vindt plaats na het gesprek met de ouders en als aan de volgende criteria voldaan is: • er is sprake van langdurig verzuim (meer dan twee weken) 5

• •

er is sprake van frequent verzuim: 4e maal in een periode van drie maanden bijzonder verzuim: bijv altijd bij dezelfde lessen. Let wel: de noodzaak tot het inschakelen van jeugdgezondheidszorg bij deze zaken moet wel noodzakelijk zijn gezien de beperkte capaciteit. Ziekmelding bij de gymlessen voor een bepaalde blessure kan ook opgevangen worden door de leerling te verplichten aanwezig te zijn op school om huiswerk te maken of bij de les langs de kant te zitten.

Bij aanmelding aan de jeugdgezondheidszorg wordt een verzuimstaat aangeleverd. Handhaving door het RBL Het RBL is verantwoordelijk voor het handhaven van de leerplichtwet. Enerzijds controleert het RBL of de leerlingen in Holland Rijnland ingeschreven staan op een school en anderzijds gaat de leerplichtambtenaar onderzoek plegen als blijkt dat een leerling de school niet geregeld bezoekt. Regelmatig komt het voor dat leerplichtambtenaren verzuimmeldingen krijgen waarin sprake is van veelvuldig ziekteverzuim. Voorwaarde om met deze meldingen aan de slag te gaan is dat een school conform afspraken gehandeld heeft. Afspraken zijn: 1 Voor leerlingen en ouders is het beleid van de school t.a.v. vermeend ziekteverzuim duidelijk; 2 De school heeft persoonlijk contact gehad met de leerling en diens ouders; 3 School heeft bij onenigheid over de legitimiteit van de ziekmelding de jgz bijtijds betrokken voor advies voor de individuele leerling. 4 Ouders en/of leerling houden zich niet aan gemaakte afspraken. 5 In complexe situaties is een plan van aanpak opgesteld door het ZAT 6 De melding aan RBL is beargumenteerd en omvat een door het ZAT of schoolverantwoordelijke afgegeven verklaring over het niet nakomen van de afspraken door leerling en/of ouders. Inzet RBL De leerplicht ambtenaar neemt na melding contact op met de leerling en diens ouders en nodigt hen uit voor een gesprek. In het gesprek wijst de leerplichtambtenaar op de mogelijk consequenties van het verzuim en stelt een van de volgende vervolgacties voor: •

de leerling en ouders kiezen er alsnog voor mee te werken aan de gemaakte afspraken • de leerling en ouders kiezen er alsnog voor een consult bij de jeugdgezondheidszorg • er wordt onafhankelijk advies ingewonnen. De diverse opties worden schriftelijk vastgelegd in een “waarschuwingsbrief”; het niet voldoen aan de voorwaarden kan leiden tot een proces-verbaal.

6

AANPAK ZIEKTEVERZUIM IN HET KORT Zorgelijk ziekteverzuim Wanneer is er sprake van zorgelijk ziekteverzuim? (Criteria Rig Mutschler april 2008) • er is sprake van langdurig verzuim (meer dan twee weken); • er is sprake van frequent verzuim: 4e maal in een periode van drie maanden; • bijzonder verzuim: bijv altijd bij dezelfde lessen. Let wel: de noodzaak tot het inschakelen van jeugdgezondheidszorg bij deze zaken moet wel noodzakelijk zijn gezien de beperkte capaciteit. Ziekmelding bij de gymlessen voor een bepaalde blessure kan ook opgevangen worden door de leerling te verplichten aanwezig te zijn op school om huiswerk te maken of bij de les langs de kant te zitten. Inzet school De school signaleert ziekteverzuim. Vanuit school wordt contact gezocht ouders als een leerling niet is ziek gemeld.(administratief niveau) Zodra er sprake is van zorgelijk verzuim (zie criteria) wordt op ‘mentorniveau’ contact gezocht met ouders en leerling. Vanuit zorg en betrokkenheid wordt het verzuim besproken. De mentor/teamleider weegt de situatie. De volgende indicatoren bepalen de vervolgstappen: - Het verzuim is verklaarbaar en er is geen achterliggende problematiek.  Ouders en school houden contact op betrekkingsniveau. - Ouders en school zijn het erover eens dat de leerling te makkelijk wordt ziek gemeld. Er worden bij voorkeur schriftelijke afspraken gemaakt. - De gezondheid van leerling is aanleiding om een arts te consulteren. De arts wordt gevraagd om een advies over het schoolbezoek. Indien nodig (immers niet alle artsen geven een advies) wordt de jeugdarts / sociaal verpleegkundige van de GGD om advies gevraagd. - Er zijn medische/psychische problemen, de leerling is in behandeling maar er blijft twijfel over de noodzaak van het ziekteverzuim.  Er wordt advies over het schoolbezoek aan de behandelnd arts gevraagd. Indien nodig wordt de jeudarts/sociaal verpleegkundige om advies gevraagd. - Problemen in de thuissituatie zijn een reden voor ziekteverzuim.  Er worden afspraken gemaakt dat het verzuim stopt en/of passende hulpverlening wordt geadviseerd. In dit geval is een brief met afspraken gewenst. - Als ouders niet meewerkend zijn of afspraken niet nakomen meldt de school dit bij DUO. Belangrijk is dat de verwijtbaarheid van leerling en/of ouders blijkt uit de verzuimmelding. In de schoolgids staat een paragraaf om de ouders te informeren hoe de school omgaat met de situatie als een leerling langdurig en/of regelmatig ziek wordt gemeld. Leerlingen en ouders zijn dan geïnformeerd als in geval van ziekteverzuim de jeugdgezondheidszorg wordt ingeschakeld, en bij twijfel over de legitimiteit van het verzuim de leerplichtambtenaar wordt ingeschakeld. Inzet GGD De rol van de jeugdgezondheidszorg is na te gaan welke problemen hebben geleid tot het verzuim en in hoeverre de klachten de schoolgang nog wel mogelijk maken. De jeugdgezondheidszorg biedt preventieve zorg en signaleert vroegtijdig mogelijke gezondheidsproblemen. Gezien het preventieve karakter is het van belang in een vroegtijdig stadium te worden betrokken. De medewerker van de GGD neemt daartoe contact op met de leerling en ouder. De school wordt geadviseerd met betrekking tot de mogelijkheden en beperkingen van het ziek zijn voor het volgen van de lessen en de aanpak van de begeleiding van de leerling. Het advies is dusdanig dat het school en eventueel de leerplichtambtenaar voldoende in handen geeft om te kunnen komen tot vervolgstappen. Indien nodig en gewenst wordt er contact opgenomen met de behandelend huisarts of specialist. Ouders en leerling worden van het advies op de hoogte gebracht. Dit gebeurt via een kort verslag, eventueel aangevuld met een re-integratieplan. De school ontvangt een kopie voor het leerlingendossier. 7

Inzet RBL Het RBL gaat bij een melding verder waar school (en GGD) zijn gebleven. Zorg voor de leerling over het ziekteverzuim staat centraal. In het kader van de leerplichtwet maakt de leerplichtambtenaar proces-verbaal op als het (ziekte)verzuim blijft en leerling en/of zijn ouders dit verzuim verweten kan worden. Onderstaande punten zijn belangrijk voor het bepalen van de verwijtbaarheid en de opbouw van het bewijs daarvoor. - voor leerlingen en ouders is het beleid van de school t.a.v. vermeend ziekteverzuim duidelijk; - de school had persoonlijk contact met de leerling en diens ouders; - ouders en/of leerling houden zich niet aan de gemaakte afspraken (schriftelijke afspraken zijn als bewijs overtuigender dan mondelinge afspraken); - de school heeft de jgz bijtijds betrokken voor advies tbv de individuele leerling; - in complexe situaties is een plan van aanpak opgesteld dat niet wordt nagekomen. De Officier van Justitie bepaalt of er voldoende bewijs is om tot strafvervolging over te gaan. Dat betekent in de meeste gevallen dat de zaak wordt voorgelegd aan de kantonrechter. Een kopie van het proces-verbaal gaat naar de Raad voor de Kinderbescherming.

8

ZIEKTEVERZUIM De ouders horen via de schoolgids geïnformeerd te worden over het schoolbeleid bij 1ste ● Ziekmelding Signaal _(telefonisch) contact met Vragen: ouders. 1. Wat mankeert uw zoon/dochter? 2. Wanneer komt hij/zij weer naar school? 2de ● Zorgelijk Criterium: Signaal ziekteverzuim. - Langer dan 2 weken ↓ - Voor de 4de keer in een kwartaal. Onderwerpen: A Gesprek school, ouders en ° Is er een advies van een betrokken leerling vanaf 12 jaar. → arts/behandelaar m.b.t. schoolbezoek →

● Ongeoorloofd ziekteverzuim melden bij leerplicht bij verzuim van 16 uur in 4 weken.

Afspraken:

Dossier:

→ Zo, ja: advies/re-integratieplan leidend, meer verzuim is ongeoorloofd verzuim. →Zo nee, school meldt via meldingsformulier bij GGD als de verwachting is dat het verzuim boven het criterium blijft en er behoefte is aan afstemming met een behandelaar. Het advies/reintegratieplan GGD is leidend. Meer verzuim is ongeoorloofd.

→ Schriftelijk vastleggen afspraken zie voorbeeldbrief. GGD roept z.s.m. maar uiterlijk binnen drie weken op. Gesprekken zijn binnen 6 weken afgerond.

° Eigen kracht →

→ Plan van aanpak school en ouders. Ziekteverzuim blijft binnen het criterium, meer ziekteverzuim is ongeoorloofd.

° Thuissituatie →

→ Thuissituatie reden voor schoolverzuim? advies: BJZ of ander hulpverlener. Gebruik maken van 1 gezin, 1 plan

° Medisch psychische problemen →

→ School meldt via meldingsformulier bij GGD als de verwachting is dat het verzuim boven het criterium blijft. Het advies/re-integratieplan GGD is leidend. Meer verzuim is ongeoorloofd.

B Ouders niet meewerkend. → 3de Signaal

ziekteverzuim.

Termijn idem.

zie meldingsformulier.

→ Schriftelijk vastleggen constateringen zie voorbeeldbrief. Verwijtbaarheid aantonen bij melding: - Ouder(s) en/of leerling zijn niet meewerkend. - Ouders en/of de leerling komen de afspraken niet na.

9

MELDINGSFORMULIER ZIEKTEVERZUIM

LOGO GGD

Gelieve dit formulier te sturen naar: GGD Zuid Holland Noord Bezoekadres: XXX Postadres: XXX T: XXX E: XXX

Ziekmeldingen De school dient er bij iedere ziekmelding (telefonisch)contact te hebben met de ouder(s)/verzorger(s) waarbij de volgende vragen worden gesteld: 1. Wat mankeert uw zoon/dochter? 2. Wanneer komt hij/zij weer naar school? Zorgelijk ziekteverzuim Er is sprake van zorgelijk ziekteverzuim als een leerling langer dan 2 weken ziek is of voor de 4de keer in een kwartaal ziek is. Door school worden ouders en leerlingen vanaf 12 jaar uitgenodigd voor een gesprek, waarbij de volgende vragen aan de orde komen: Is er een arts/specialist betrokken en wat is zijn/haar advies aangaande het schoolbezoek? Welke mogelijkheden zien de ouders/leerling om het schoolverzuim te verminderen? (binnen criteria blijven) Is de thuissituatie in negatieve zin van invloed op het schoolbezoek? BJZ of andere hulpverlenende instantie adviseren. - Zijn medisch/psychische problemen de reden van het schoolverzuim? 1.

Datum

melding:

     

2. Gegevens leerling: Naam:       Voornaam:       Geboortedatum       Klas/groep:       Adres:       Postcode:       Woonplaats:       BSN (onderwijsnr:)       Telefoon:       Gsm:       E-mail:      

3. Gegevens school: School:       Locatie:       Adres:       Postcode:       Plaats:       Contactpersoon       Telefoon:       E-mail:       telefoon:      

4. Verzuimperiode: Graag de exacte data (uren) of een verzuimuitdraai met verklaring van de gebruikte codes. Datum/uren/te laat afwezig zonder geldige reden: Reden verzuim:      

5. Graag een korte toelichting op de verzuimmelding.      

     

6. Wat heeft de school tot nu toe aan begeleiding geboden?       7. Is de leerling besproken in het ZAT?

Ja / Nee

      8. Is er contact geweest met een arts of specialist? Zo ja, graag (indien bekend) naam en telefoonnummer vermelden:       9. Naam en functie ondertekenaar:       10. Datum:      

Handtekening :      

11

HUISSTIJL VAN DE SCHOOL Aan de ouder(s)/verzorger(s) van <postcode> Datum: dd-mm-jj Onderwerp: ziekteverzuim

Geachte ouder(s)/verzorger(s), beste XXX, Uw zoon/dochter geboren op dd-mm-jj is dit schooljaar voor de keer ziek gemeld. Over dit bovengemiddelde ziekteverzuim maken wij ons als school zorgen. Om die reden hebben wij u uitgenodigd voor een gesprek. U heeft te kennen gegeven geen prijs te stellen op een dergelijk gesprek. Indien vaker wordt ziek gemeld, verzoeken wij u een verklaring van een arts/behandelaar te overleggen. Uit deze verklaring moet blijken dat uw zoon/dochter niet in staat is/was om naar school te gaan. Zonder een dergelijke verklaring zullen wij het ziekteverzuim als ongeoorloofd registreren. Ter informatie: ongeoorloofd schoolverzuim van 16 uur of meer in 4 weken dienen wij te melden bij leerplicht. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Als u nog vragen heeft kunt u contact met mij opnemen. Een kopie van deze brief stuur ik naar: - XXX, gezinsvoogd - XXX, jeugdreclasseerder - XXX Met vriendelijke groet,



12