Sistem Informasi Pengolahan Data Pegawai Pada PTUN Yogyakarta
Naskah Publikasi
diajukan oleh Novita Retnaning Winastuti 08.02.7095 Resmi Tri Nugroho
08.02.7111
Dwi Jayanti
08.02.7150
Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
Abstract The development of current computer technology has brought great progress in various fields in every goverment and private institutions. Advances in technology are very useful in the processing data and information, and can help to solve the data processing report can be completed in a short time, quickly and accurately. Government agencies with all their creativity to plan and create a control information related to agency activities. On the activities of data processing employees in the PTUN YOGYAKARTA has not been fully computerized, this resulted in less efficient data collection staff in presenting information. Based on the description above in making this research report the author tries to help the problems that exist in the PTUN YOGYAKARTA as writing of a research report titled “DATA PROCESSING INFORMATION SYSTEM OFFICER AT PENGADILAN TATA USAHA NEGARA YOGYAKARTA”
Keywords :Data processing, control information.
2
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Perkembangan teknologi komputer pada saat ini telah membawa kemajuan yang besar dalam berbagai bidang di setiap instansi pemerintah dan swasta, terutama bagi negara yang sedang berkembang.Karena kemajuan teknologi tersebut dapat mempengaruhi maju atau mundurnya organisasi atau instansi pemerintah. Kemajuan teknologi sangat berguna dalam proses pengolahan data dalam instansi pemerintahan seperti mutasi dan pelatihan. Peningkatan kebutuhan komputer ini perlu mendapat perhatian dan penanganan yang tepat sehingga hasil yang diperoleh sesuai dengan tujuan yang diinginkan.Untuk itu peran komputer sebagai alat pengolahan data yang mampu menghasilkan informasi yang cepat dan akurat. Komputer sebagai alat bantu yang mempunyai kemampuan didalam bidang pengolahan data dan informasi, serta dapat membantu untuk menyelesaikan laporan pengolahan data yang dapat diselesaikan dalam waktu yang singkat, cepat dan akurat.Semua ini dapat dilakukan dengan fasilitas yang disediakan oleh program aplikasi yang akan mempermudah dan memperlancar proses pengolahan data dalam jumlah besar setelah diolah akan menghasilkan beberapa informasi. Komputer dapat mengolah informasi yang ada dalam suatu instansi, untuk menghasilkan informasi baru yang dapat memberikan banyak manfaat, sehingga dapat mendorong perkembangan dan kemajuan instansi pemerintahan tersebut. Fungsi komputer adalah sebagai alat perekam data (database), pengolahan data, perhitungan, pelaporan data. Sehingga memberikan nilai tambah yang tinggi bagi perkembangan dan kemajuan sebuah instansi.Instansi pemerintahan dengan segala kreativitasnya harus merencanakan dan membuat suatu pengendalian informasi yang berhubungan dengan kegiatan instansi, pada kegiatan pengolahan data pegawai pada PTUN Yogyakarta.Pada pengolahan data belum sepenuhnya terkomputerisasi, hal ini mengakibatkan dalam pendataan pegawai kurang efisien dalam menyajikan informasi.Agar tidak terjadi kesalahan dalam pendataan data pegawai dalam hal ini penulis membuat suatu sistem informasi berbasis komputer yang berhubungan dengan kegiatan operasional kepegawaian. Pada sistem yang berjalan yang ada pada PTUN sistem kepegawaian belum sepenuhnya terkomputerisasi, adapun prosedur yang dilakukan adalah pada bagian kepegawaian menerima berkas data pegawai masih dalam bentuk formulir dan disalin kembali pada arsip kepegawaian dan dilanjutkan penyimpanan arsip pada lemari, hal ini mempersulit pencarian data pegawai jika sewaktu-waktu data tersebut dibutuhkan, maka penulis menyimpulkan lemahnya pengolahan data pada bagian kepegawaian dimana prosedur yang dilakukan belum sepenuhnya terkomputerisasi. Oleh karena itu, penulis merasa perlu untuk membuat suatu sistem informasi kepegawaian berbasis komputer yang dapat mengatasi kelemahan dan kekurangan dari sistem pengoalahan data
3
sebelumnya.Dimana dengan sistem pengoalahan data yang baru ini dapat dilakukan dengan cepat, meskipun jumlah data yang dimasukkan relatif banyak dan keakuratan perhitungan dan laporan dapat dicapai semaksimal mungkin sehingga kesalahan dalam memasukkan dan perhitungan data relatif tidak terjadi. Dengan sendirinya efisien waktu dalam pengerjaan dan penyelesaian suatu laporan akan lebih baik. Berdasarkan uraian latar belakang diatas dalam pembuatan laporan penelitian ini penulis mencoba membantu permasalahan yang ada pada PTUN Yogyakarta sebagai bahan penulisan laporan penelitian dengan judul “Sistem Informasi Pengolahan Data Pegawai pada Pengadilan Tata Usaha Negara Yogyakarta”.
1.2 Rumusan Masalah Penggunaan teknologi komputer dalam pengolahan data pada dasarnya bertujuan untuk membantu memudahkan pekerjaan manusia dalam pemrosesan data.Data yang ada pada bagian kepegawaian sangatlah kompleks dan rumit.Data – data tersebut dapat dibutuhkan sewaktu waktu.Pengolahan data sangat berperan dalam penyediaan informasi.Penelitian ini bertujuan untuk membantu instansi dalam penyediaan informasi karena sistem yang ada masih sangat sederhana dan kurang efisien dalam penggunaanya.Sehingga diharapkan sistem ini dapat lebih membantu dan dapat sebagai pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
1.3 Batasan Masalah Batasan masalah pada penyusunan tugas akhir ini adalah Pengolahan data pegawai.Hal ini disebabkan sistem yang digunakan pada bagian kepegawaian kurang menunjang pada instansi sehingga penulis mencoba memperbaiki sistem yang sudah ada agar pengguna informasi dapat mengetahui secara jelas informasi dan perkembangan yang ada. Untuk tahap pembuatan rancangan program aplikasi pengolahan data yang berkaitan dengan pengolahan data pegawai, pengolahan jabatan pegawai, pengolahan mutasi pegawai, pengolahan pangkat pegawai, pengolahan golongan pegawai, pengolahan terminasi pegawai, sehingga menghasilkan informasi berupa laporan data pegawai untuk digunakan dalam kegiatan manajemen instansi kantor pemerintahan.
1.4 Maksud Dan Tujuan Penelitian Kegiatan penelitian ini dilakukan sebagai salah satu syarat kelulusan program pendidikan pada jenjang Diploma 3 di sekolah tinggi manajemen informatika dan komputer “AMIKOM” Yogyakarta. Dimana pelaksanaan mengandung tujuan : 1. Sebagai syarat kelulusan bagi jenjang diploma 3 jurusan manajemen informatika sekolah tinggi manajemen informatika dan komputer “AMIKOM” Yogyakarta. 2. Penelitian ini dharapkan agar mahasiswa dapat mengaplikasikan ilmu yang didapat sewaktu dibangku kuliah pada dunia kerja nyata nantinya.
4
3. Agar mempermudah dalam pengolahan data pegawai yang meliputi jabatan, golongan, pangkat, terminasi, latar belakang pendidikan dan mutasi serta membangun Sistem Informasi Pengolahan Data Pegawai pada PTUN Yogyakarta.
1.5 Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis Setelah melakukan kegiatan ini diharapkan penulis memiliki pengetahuan dan pengalaman baru yang berkaitan dengan sistem informasi dan pemrograman. 2. Bagi PTUN Diharapkan hasil dari kegiatan ini sebagai referensi pihak instansi dalam upaya pengembangan sistem yang ada dengan memanfaatkan komputer sebagai salah satu metode pengolahan data secara akurat, tepat waktu dan relevan. 3. Bagi Akademik Diharapkan dapat dimanfaatkan sebagai bahan evaluasi pengembangan kurikulum akademik.
1.6 Metodologi Penelitian Adapun metodologi yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini adalah : 1. Metode Observasi Melakukan pengamatan secara langsung ditempat penelitian terhadap kegiatan yang sedang berlangsung terutama obyek yang sedang diteliti. 2. Metode Wawancara Mengadakan tanya jawab langsung kepada pihak-pihak yang terkait yang dapat memberikan informasi tentang objek penelitian. 3. Metode Kepustakaan Metode yang dilakukan dengan mengumpulkan data yang diperoleh dari buku, artikel, jurnal dan sumber informasi lain yang mendukung dan berhubungan dengan masalah yang dibahas dalam penyusunan tugas akhir ini. 4. Metode Kearsipan Metode penelitian yang dilakukan dengan menggunakan arsip yang diperoleh penulis dari instansi dalam bentuk dokumen.
1.7 Sistematika Penyusunan Laporan Penulisan laporan tugas akhir ini akan disusun secara sistematis kedalam 5 (lima) bab yang masing-masing bab akan dijelaskan sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN
5
Merupakan bagian pengantar dari pokok permasalahan yang dibahas dalam tugas akhir ini. Adapun hal-hal yang dibahas berisikan latar belakang, rumusan masalah,tujuan penelitian, manfaat penelitian, metodologi penelitian serta sistematika penyusunan laporan. BAB II DASAR TEORI Menguraikan tentang konsep dasar sistem, konsep dasar sistem informasi, karakteristik sistem, analisis sistem informasi, konsep dasar basis data, sistem perangkat yang lunak yang digunakan. BAB III TINJAUAN UMUM Bab ini menguraikan sekilas tentang obyek penelitian yang diambil dalam penyusunan tugas akhir. BAB IV PEMBAHASAN Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai sistem yang diusulkan berupa flowchart, sistem perencanaan yang meliputi rancangan database, rancangan input dan output data dan dijelaskan tentang manual program. BAB V PENUTUP Bab ini berisi uraian tentang kesimpulan dan pelaksanaan seluruh kegiatan dan berupa saran yang dapat digunakan untuk pengembangan selanjutnya.
6
DASAR TEORI
Pengenalan Sistem Secara Umum Seperti yang kita ketahui bahwa sistem selalu digunakan dalam berbagi banyak hal. Karena dengan sistem yang baik akan sangat membantu dalam mencapai sebuah tujuan. Pengertian sistem berkembang sesuai dengan konteks dimana pengertian tersebut digunakan. Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai sekumpulan dari unsur-unsur yang saling terhubung dan berinteraksi satu sama lainya. Sistem adalah sebuah tatanan yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses tertentu.
Konsep Dasar Sistem Sistem dapat diartikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri beberapa komponen atau elemen yang dihubungkan satu dengan yang lain untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering digunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, dimana suatu model matematika sering kali bisa dibuat. Berdasarkan dari definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem adalah komponen atau elemen yang saling berintegrasi satu dengan yang lain untuk mencapai maksud tujuan tertentu secara bersama-sama.
Karakteristik Sistem Sebuah sistem terdiri dari beberapa unsur-unsur yang membentuknya. Di bawah ini adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem yang lain : a. Komponen (Component) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, saling bekerja sama membentuk suatu komponen sistem atau bagian-bagian sistem atau sub sistem. Setiap sub sistem mempunyai sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses secara keseluruhan. b. Batasan (Boundary) Penggambaran dari elemen atau unsur mana yang termasuk didalam sistem dan mana yang diluar sistem. c.
Lingkungan (Environment) Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem.
d. Masukan (Input)
7
Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem. e. Keluaran (Output) Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. f.
Penghubung (Interface) Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi.
g. Penyimpanan (Storage) Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energy, bahan baku dan sebagainya. h. Pengolahan sistem (Process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan mengolah masukan (input) menjadi keluaran (output) i.
Sasaran (Goal) Suatu sistem yang berjalan pasti mempunyai sasaran atau tujuan(goal) yang ingin dicapai. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
Kesimpulan Dari uraian dan pembahasan keseluruhan meteri di bab-bab sebelumnya, serta dalam rangka menyelesaikan
laporan
tugas
akhir,
dapat
diambil
kesimpulan
pokok
mengenai
pengembangan sistem informasi pengolahan data pegawai pada Pengadilan Tata Usaha Negara Yogyakarta sebagai berikut : 1. Perancangan database pada Pengadilan Tata Usaha Negara Yogyakarta menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh admin. 2. Dengan adanya pelayanan informasi dengan menggunakan visual basic, diharapkan admin dapat mengetahui dengan mudah tentang sistem informasi pengolahan data pegawai pada Pengadilan Tata Usaha Negara Yogyakarta. 3. Dalam perancangan digunakan aplikasi basis data, sehingga dokumen yang dihasilkan merupakan dokumen dinamis. Sehingga informasi yang disajikan bersifat up-to-date dan sesuai dengan kebutuhan user. 4. Dengan adanya sistem informasi pengolahan data pegawai yang menggunakan visual basic, akan memudahkan admin dalam mengakses segala informasi tentang Pengadilan Tata Usaha Negara Yogyakarta. Saran
8
Mengingat adanya keterbatasan yang dihadapi, terutama masalah sumber informasi dari Pengadilan Tata Usaha Negara Yogyakarta sendiri yang sangat minim, dan hal ini berdampak pada rancangan laporan tugas akhir ini. Dan sebagai penutup dari laporan tugas akhir ada beberapa saran yang menjadi pokok pikiran dalam pengembangan database selanjutnya, diantaranya : 1. Database yang dibangun pada Pengadilan Tata Usaha Negara Yogyakarta masih terbatas dalam penyajian informasi. Untuk pengembangan lebih lanjut dapat disertakan aplikasi yang mempertimbangkan segi keamanan data informasi. 2. Dengan menggunakan sistem, diharapkan administrator dapat mengembangkan sistem informasi seperti yang diharapkan.
DAFTAR PUSTAKA *Andi Sunyoto.2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.Yogyakarta: Penerbit ANDI. *Kusrini, M.Kom.2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data.Yogyakarta: Penerbit ANDI. * M.Rudyanto Arief.2005. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000.Yogyakarta:2000. * Rahadian Hadi.2003. Membuat Laporan dengan Crystal Reports 8.5 dan Visual Basic 6.0 : Jakarta : PT Elex Media Komputindo.
9
