ShareWorX. Roadmap Dia 1

ShareWorX Roadmap 2015 - 2016

Dia 1

Agenda

Wat zijn de marktontwikkelingen? Wat is ons domein? Ontwikkel & Vrijgave agenda ShareWorX

Vragen?

Dia 2

Wat zijn marktontwikkelingen?

 Effecten Verhuurdersheffing

 Reorganisaties & goedkoper werken

 Uitkomst Parlementaire enquête

 Transparante informatie huishouding

 Sociaal Huurakkoord

 Wettelijke aanpassingen doorvoeren

 Nieuwe wet ‘datalekken’

 Controle op opslagsystemen

 Uitkomst enquête KWH webmonitor’14

 Vergaande digitalisering

Dia 3

Wat zijn marktontwikkelingen?

Reactie Square DMS Voortdurend voeling houden met onze klanten & markt          

Dia 4

Workshops i.s.m. onze klanten Contact met gebruikergroep (‘wij ontwikkelen voor jullie’ filosofie) Veelvuldig klantbezoek (Sales, Operations, Support, R&D bezoeken klanten) Faciliteren van forum t.b.v. informatieuitwisseling Volgen van wetgeving Opleiding eigen medewerkers (o.a. kennissessies) Releasebeleid op basis van analyse van wensen, vragen, foutmeldingen Voeling houden met ‘buitenwereld’ via Goldpartnership Microsoft Standaarden volgen (Nen2082, CORA, VERA) Voortdurende research en dus innovatief denken en doen

Wat is ons domein?

Dia 5

Wat is ons domein? Moderne DIV-er De moderne DIV-er is gesprekspartner voor de afdelingen. De DIV-er luistert naar zijn collega’s en vertaalt hun wensen in de inrichting en toepassing van het applicatielandschap. Uiteraard ook in overleg met ICT. We spreken dan over de driehoek: Organisatie – DIV – ICT. Samen zorg dragen voor een optimale invulling van de informatiebehoefte van de organisatie. Square DMS helpt DIV-& ICT-functionarissen hun weg te vinden in het digitale tijdperk. Voorbeelden hiervan zijn:  Diverse workshops (Zaakgericht werken, Landscape)  Opleiding tot Informatiemakelaar  Ontzorgen (technisch en functioneel beheer begeleiden en/of tijdelijk overnemen)

Dia 6

Wat is ons domein? Digitale postkamer De digitale postkamer is opgezet om documenten op een geautomatiseerde manier te verwerken. De investeringen die op dit vlak worden gedaan zorgen ervoor dat er minder handmatige handelingen nodig zijn om documenten te registeren. Voorbeelden hiervan zijn:    

Dia 7

Automatisch synchroniseren van data Spoolen van documenten Geïntegreerde facturenoplossing Drag&drop van e-mails

Wat is ons domein? Ontsluiting & Toegankelijkheid Kenniswerkers moeten op het juiste moment de juiste informatie tot hun beschikking hebben: snel en gemakkelijk. Voorbeelden hiervan zijn:      

Speciale zoekknoppen in ERP (hotkeys) Snel vinden via ‘Mijn-functies’ (Mijn open zaken, -projecten, -documenten, etc) Favoriete zoekopdrachten Via ‘Geschiedenis’ Snelzoeken & uitgebreid zoeken Via diverse ingangen (objecten) zoals: huurder, pand, project, zaak en taak

N.b. SharePoint zorgt voor look&feel grafische userinterface van SWX.

Dia 8

Wat is ons domein? Zaakgericht werken Zaakgericht werken is eigenlijk niet veel meer dan wat de term al zegt: Werken aan een zaak, een opdracht, een probleem. Wat is dan de definitie van een zaak? De meest gebruikte definitie van een zaak is: ‘een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden.’ Voorbeelden hiervan zijn:   

Dia 9

Zaken gegeneerd vanuit de primaire processen (o.a. verhuren eenheden, ontwikkelen leefomgeving, etc) Zaken gegeneerd vanuit de ondersteunde processen (o.a. leveren financiële diensten, leveren p&o diensten, etc) Zaken gegeneerd vanuit de sturende processen (o.a. ontwikkelen klantvisie, ontwikkelen inkoopbeleid, etc)

Ontwikkel & Vrijgave agenda SWX Moderne DIV-er Opleiding voortgangsplannen Opleiding bureaubladen

Digitale postkamer Spoolen naar zaken Webservices lezen&schrijven Webservices trigger services Webservices ESB Spooler services 2.0 Synchronisatie services 2.0

Dia 10

Zaakgericht werken SWX 5.0 SWX HRM 2.0 SWX Facturen Behandeling 2.0

Ontsluiting & Toegankelijkheid SWX Export Module PDF Conversie Standaard Bureaubladen Digitaal Vergaderen Oplossing SWX Externe Werkruimten SWX 5.1 GGM


Opleiding voortgangsplannen Voortgangsplannen is functionaliteit die standaard aanwezig is in SWX en wordt gekoppeld aan ZAKEN. Hiermee kan sturing en status worden gerealiseerd. De opleiding is gericht om de applicatiebeheerder hiermee te leren werken. Het betreft een hands on training.

Duur van de training: 1 dag

Huidige status Verwachte vrijgave Start beta of fcs R&D R&D traject Vrijgeven Augustus Klant? Dia 11

Vrijgave in SWX versie 4.3


Opleiding bureaubladen Wij leveren een aantal standaard bureaubladen op bij de implementatie van SWX. De organisatie kan er ook voor kiezen ‘eigen’ bureaubladen te ontwikkelen om functionaliteit snel aan te roepen. De opleiding is gericht om de applicatiebeheerder hiermee te leren werken. Het betreft een hands on training. Duur van de training: 1 dag

Huidige status Verwachte vrijgave Start beta of fcs R&D R&D traject Vrijgeven Augustus Klant? Dia 12


Ontwikkel & Vrijgave agenda SWX Digitale postkamer Spoolen naar zaken Webservices lezen&schrijven Webservices trigger services Webservices ESB Spooler services 2.0 Synchronisatie services 2.0

Spoolen naar zaken Omdat de unieke zaak in veel gevallen niet bekend of doorgegeven kan worden vanuit externe systemen wordt er nu alleen gespooled naar dossiers(huurders, vastgoed, project) in ShareWorX. De nieuwe (generieke) ‘spoolen naar zaken dropfolderconfiguratie’ geeft de mogelijkheid om met een slim zoekmechanisme te bepalen of er een nieuwe zaak aangemaakt moet worden of dat er documenten aan een bestaande zaak toegevoegd moeten worden. Neem als voorbeeld een (bevestiging)sociale overlast melding. Indien er nog geen sociale overlast zaak aanwezig is bij de betreffende veroorzaker wordt er een nieuwe zaak aangemaakt. Indien er wel een zaak aanwezig is, wordt het document aan de meest recente huuropzeggingszaak toegevoegd. Indien er wel een uniek zaaknummer aangeleverd kan worden door het externe systeem kan hiervoor een dropfolder configuratie worden ingezet die de documenten plaatst in de juiste zaak in ShareWorX. Deze configuratie wordt nu nog alleen toegepast voor factuurzaken.

Huidige status Verwachte vrijgave Start beta of fcs R&D R&D traject Ontwikkeling Na afronding bèta Klant bekend Dia 13

Vrijgave in SWX versie 4.3, 5.0


Webservices lezen&schrijven De ShareWorX ‘lezen&schrijven’ webservices maken het mogelijk om vanuit ERP-systemen, KCC systemen en Portalen gegevens te schrijven naar of op te halen uit ShareWorX. Een belangrijk uitgangspunt is dat de randvoorwaarden met betrekking tot gegevensbeveiliging en autorisatie – zoals deze zijn bepaald voor ShareWorX - ook gelden voor deze ShareWorX Web Interface (SWI). Ruim 20 functionele aanroepen zullen er beschikbaar komen. Voorbeelden hiervan zijn ‘maak een algemene zaak’ of ‘maak een contactpersoon’ of ‘haal een document op uit ShareWorX’. Gegevens ‘deleten’ is geen onderdeel van de oplossing.

Huidige status Verwachte vrijgave Start beta of fcs R&D R&D traject Ontwikkeling September Klant bekend Dia 14



Webservices trigger services Deze service maakt het mogelijk bij het ontstaan van een ‘gebeurtenis’ in ShareWorX gegevens of documenten automatisch aan te bieden aan het Portaal, KCC of ERP. Denk aan het activeren van een taak in een KCC of ERP op basis van een sociale overlast melding die per brief of email binnenkomt en geregistreerd is in ShareWorX. We zullen starten met deze ontwikkeling nadat de Webservices lezen&schrijven zijn vrijgegeven.

Huidige status Verwachte vrijgave Start beta of fcs R&D traject Plannen Dia 15



Webservices ESB (Enterprise Service Bus) Een ESB zorgt voor een transparante en efficiënte berichten uitwisseling tussen applicaties. In samenwerking met Condor Solutions onderzoeken we de mogelijkheden van een ESB in relatie tot de ShareWorX lezen&schrijven Webservices. Mogelijke onderdelen van een pilot die we gezamenlijk bij Wonen Zuid gaan uitvoeren zijn:  Creatie van zaken  Creatie/Update van contacten  Creatie van documenten

Huidige status Verwachte vrijgave Start beta of fcs R&D R&D traject Onderzoek na bèta Klant bekend Dia 16

Vrijgave in SWX versie na bèta


Spooler services 2.0 Er is reeds een nieuwe spooler service beschikbaar (4.3 en 5.0) die de stabiliteit van de dropfolder verwerking garandeert. Verdere verbeteringen die worden ontwikkeld, zijn:



Logging en signalering via een te realiseren dashboard in de webadmin. Hierdoor kunnen ook notificaties via Outlook gerealiseerd worden.



Beheer van de spooling configuratie (code-table documentindexering) in de webadmin.



Ontbrekende entiteiten (contacten, vastgoed, contracten) aanmaken met default waarden.

Huidige status Verwachte vrijgave Start beta of fcs R&D R&D traject Ontwikkeling December Klant? Dia 17



Synchronisatie services 2.0 Net zoals de spooler service hebben de belangrijkste verbeteringen betrekking op logging en signalering via een te realiseren dashboard in de webadmin. Hierdoor kunnen ook notificaties via Outlook worden gerealiseerd. Daarnaast worden de volgende verbeteringen gerealiseerd:   

Foutieve records overslaan Ontbrekende entiteiten (contacten, vastgoed, contracten) aanmaken met default waardes. Splitsen entiteit synchronisatie (Op dit moment wordt het huurderdossier in zijn geheel gesynchroniseerd (zaak + contact + vastgoed). Indien er nu een fout optreedt zal de gehele “batch” aan informatie niet in ShareWorX worden opgenomen)



Ontwikkel & Vrijgave agenda SWX Ontsluiting & Toegankelijkheid SWX Export Module SWX Export Module PDF Conversie Standaard Bureaubladen Digitaal Vergaderen Oplossing De SEM-module levert de brondata uit ShareWorX voor een datawarehouse(DWH). Op basis van deze brondata kunnen er rapportages gedefinieerd worden in een DWH. SWX Externe Werkruimten SWX 5.1 GGM In samenwerking met CNS loopt er nu een bèta-traject bij één van onze klanten. Informatie vragen in dit project waren o.a. :   

Aantal zaken Doorlooptijden Workload

Huidige status Verwachte vrijgave Start beta of fcs R&D R&D traject Vrijgeven Juli Klant bekend Dia 19


Ontwikkel & Vrijgave agenda SWX Ontsluiting & Toegankelijkheid SWX Export Module PDF Conversie Standaard Bureaubladen Digitaal Vergaderen Oplossing SWX Externe Werkruimten SWX 5.1 GGM

PDF Conversie Met de PDF conversie module kunnen bestanden automatisch worden omgezet naar PDF/A(-1b ISO 19005-1 level-B) formaat. PDF-conversie kan op 2 manieren gebruikt worden: 

Als een door de gebruiker handmatig te starten actie vanuit het bestandsmenu. Het bestand wordt dan geconverteerd naar een nieuwe versie bestaande uit een PDF-formaat.



Bij het ‘printen’ van een of meerdere documenten vanuit de documenten-tab van een zaak. Deze printactie stuurt géén documenten naar een printer, maar de documenten worden verzameld in één PDF-bestand. Vanuit het PDF-resultaat kan er geprint worden. Het PDFbestand kan ook als bijlage van een e-mail verzonden worden.

De automatische formaat conversie wordt op een server uitgevoerd. Voor de PDF-conversie wordt gebruik gemaakt van de PixEdit® Converter Server. De PDF-conversie kan op elke ShareWorX 4.3e.v.-omgeving worden toegepast.

Huidige status Verwachte vrijgave Start beta of fcs R&D R&D traject Vrijgeven Juli Klant? Dia 20

Vrijgave in SWX versie 4.3, 5.0


Standaard Bureaubladen Standaard bureaubladen als ‘landingsplek’ voor de incidentele gebruiker, te weten:  

Duidelijke iconen voor belangrijkste ingangen ShareWorX Start en overzicht vanuit één scherm (zaken, documenten , bestanden)




Digitaal Vergaderen Oplossing Belangrijke onderdelen van het vergader proces zijn het verzamelen van de documenten, het aanbieden van deze documenten, de verwerking van deze documenten en de uiteindelijke distributie en archivering hiervan. Met behulp van zaken, voortgangsplannen en optioneel ten behoeve van ontsluiting kan ook de eWorker app hiervoor worden ingezet. Deze oplossing kan Square DMS configureren. Maar gebruikers kunnen ook worden opgeleid om deze vergader-configuratie zelf uit te voeren. Afhankelijk van de wensen van de klant wordt een training hiervoor samengesteld. De eWorker app kan optioneel worden ‘toegevoegd’ aan deze oplossing.

Huidige status Verwachte vrijgave Start beta of fcs R&D R&D traject Vrijgegeven nvt Klant? Dia 22



SWX Externe Werkruimten Deze oplossing maakt het mogelijk in een SharePoint werkruimte vanuit ShareWorX-zaken en ShareWorX-projecten documenten te importeren en te exporteren. Op deze manier kunnen externe personen toegang krijgen tot een beveiligde SharePoint-werkruimte die gevuld kan worden met ShareWorX-documenten. Documenten die hier door externen worden geplaatst kunnen eenvoudig geïmporteerd worden naar een ShareWorX-zaak of –project.

Huidige status Verwachte vrijgave Start beta of fcs R&D R&D traject Onderzoek September Klant? Dia 23


Ontwikkel & Vrijgave agenda SWX Ontsluiting & Toegankelijkheid SWX Export Module PDF Conversie Standaard Bureaubladen Digitaal Vergaderen Oplossing SWX Externe Werkruimten SWX 5.1 gebruikersgemak

SWX 5.1 gebruikersgemak Het centrale thema voor ShareWorX 5.1 is gebruikersgemak:  Standaard bureaubladen als landingsplek voor de incidentele gebruiker • Duidelijke iconen voor belangrijkste ingangen in ShareWorX • Start en overzicht vanuit één scherm (zaken, documenten, bestanden)  Meer met minder …… (=Minder velden tonen) • Registratie schermen: standaard alleen de in te vullen velden tonen • Bruikbaarheid velden, volgorde bepaling van velden • Drag&drop naar de webinterface  Pinned-items (boodschappenlijstje), Tagging (zoekveld genereren)  Een 40-tal prio TFS items ontvangen onze ShareWorX gebruikers Geen infrastructurele wijzigingen, “geen” conversie impact.



Ontwikkel & Vrijgave agenda SWX Zaakgericht werken SWX 5.0 SWX HRM 2.0 SWX Facturen Behandeling 2.0

SWX 5.0 Deze release heeft de benaming ‘hoofdrelease’ gekregen vanwege het feit dat:  de technische architectuur flink is aangepast  de grafische user interface is vernieuwd  de beheermodule ook ontwikkeld is in een webbrowser  er nieuwe functionaliteit is toegevoegd  het SharePoint platform 2013 van toepassing is

Highlights (zie ook releasenotes)     

Behandel-/creatiemogelijkheden in Outlook Gebruikersinterface en nieuwe eigenschappen Nieuwe beheer-tool Verbeteringen WOCO-model Restyling online help

Huidige status Verwachte vrijgave Start beta of fcs R&D R&D traject Vrijgegeven Q1-2015 Klant bekend Dia 25



ShareWorX HRM module Vanaf 4.3 is het WoCo-model uitgebreid met Personeelsdossier, Personeelszaak, Personeelsdossier document, Personeelszaak document. Standaard zijn HRM documenten afgeschermd en alleen beschikbaar voor HRM medewerkers.

Aanvullende rechten inregelingen zijn ‘vaak’ klant specifiek en dus maatwerk configuratie. Op basis van uitgevoerde klant casu zijn er nu een ‘best practice’ configuraties beschikbaar waarbij de dynamische rechten worden bepaald op basis van de toegekende interne contacten(Ons team). Denk aan Personeelslid, manager HRM.

Huidige status Verwachte vrijgave Start beta of fcs R&D R&D traject Vrijgeven Augustus Klant bekend Dia 26



SWX Facturen Behandeling 2.0 SFB (ShareWorX Factuur behandeling) voorziet in een oplossing die factuur behandeling (paraferen) in ShareWorX mogelijk maakt indien de factuur behandeling niet kan plaatsvinden in de primaire applicatie. De SFB oplossing is nu actief bij een aantal klanten. Uit de workshops die we op 2 april jl. met deze klanten hebben gehad zijn de nodige wensen besproken en opgenomen in ons ontwikkelingspad. Enkele in behandeling genomen wensen zijn:  Viewer koppelen aan totaaloverzicht factuurzaak  Batchverwerking factuurzaken

Huidige status Verwachte vrijgave Start beta of fcs R&D R&D traject Ontwikkeling December Klant bekend Dia 27


Ontwikkel & Vrijgave agenda SWX

Moderne DIV-er Opleiding voortgangsplannen Opleiding bureaubladen Digitale postkamer Spoolen naar zaken Webservices lezen&schrijven Webservices trigger services Webservices ESB Spooler services 2.0 Synchronisatie services 2.0 Ontsluiting & Toegankelijkheid SWX Export Module PDF Conversie Standaard Bureaubladen Digitaal Vergaderen Oplossing SWX Externe Werkruimten SWX 5.1 ‘gebruikersgemak’ Zaakgericht werken SWX 5.0 SWX HRM 2.0 SWX Facturen Behandeling 2.0 Dia 28

*FCS = first customer shipment

Huidige status R&D

Verwachte vrijgave R&D

Vrijgeven Vrijgeven

Augustus Augustus

Ontwikkeling Ontwikkeling Plannen Onderzoek Ontwikkeling Ontwikkeling

Na beta September

Vrijgeven Vrijgeven Ontwikkeling Vrijgegeven Onderzoek Ontwikkeling

Juli Juli December

Vrijgave in Start Bèta of FCS* SWX versie 4.3** 4.3

Juni September Wonen Zuid

December December

5.0 4.3,5.0 5.1 4.3 5.0 5.1

September December

Vrijgegeven Q1 Vrijgeven Augustus Ontwikkeling December

4.3, 5.0 5.0 5.1 na bèta 5.1 5.1

Mei

/ **Versie 4.3 betekent 1.6.1 en niet 1.5.x

5.0 4.3 5.1


Research Naast het uitvoeren van het reguliere releasepad van ShareWorX ruimt Square DMS tijd in voor onderzoek naar o.a.  Cloud toepassingen  Verder ontwikkeling van eWorker  Contract management  Dispatch  Proces Engine  App ontwikkeling  Document Generator mogelijkheden  Rapportage In alle ontwikkelingen staat gebruikersgemak centraal! In overleg met kerngroep zullen de prioriteiten van bovenstaande research items worden bepaald. Dia 29


eWorX De laatste versie die nu in de markt staat, is versie 3.5. Deze versie is in Q4-2014 vrij gegeven. Uitgangspunten zijn steeds geweest dat eWorX-versies qua ontwikkeling en support gecontinueerd blijven zolang dit technisch mogelijk is. De ontwikkeling van 3.6 is nog niet op de agenda geplaatst vanwege het ontbreken van vraag en omdat klanten overstappen naar ShareWorX. Daarnaast voeren we een discussie met de kerngroep wanneer de ontwikkeling van eWorX definitief moet stoppen gelet op de impact om twee productlijnen te onderhouden. Zodra er een ‘stop’ komt op deze ontwikkeling, zal het onderhoud gewoon worden gecontinueerd op basis van ‘best effort’.

Dia 30


Overige activiteiten  Scope 5.1 en 5.2 vaststellen i.s.m. kerngroep  Scope SWX Facturen behandeling vaststellen i.s.m. bestaande klanten  Workshop SWX plannen t.b.v. afstemmen functionaliteit / gebruikersgemak i.s.m. klanten

Dia 31

ShareWorX. Roadmap Dia 1

Recommend Documents