Scriptie ATAS. Naar een Veilig en Risicobewust Dimence, regio Midden Overijssel

Scriptie ATAS Naar een Veilig en Risicobewust Dimence, regio Midden Overijssel

Auteur: Datum: Eindopdracht:

Ellen van der Haar (E: [email protected], T: 06-53897478) December 2010 Opleiding Aandachtsfunctionaris / Trainer Agressiehantering en Sociale Veiligheid ( ATAS )

Inhoudsopgave Voorwoord

Pagina 4

Hoofdstuk 1: Inleiding 1.1 Aanleiding 1.2 Belang 1.3 Doelstelling 1.4 Definitie 1.5 Opbouw van het verslag

Pagina 5 Pagina 5 Pagina 5 Pagina 6 Pagina 6 Pagina 6

Hoofdstuk 2: Probleemdefinitie en veranderingsdoel 2.1 Oriëntatiefase 2.2 Diagnosefase

Pagina 7 Pagina 7 / 8 Pagina 9

Hoofdstuk 3: Doelgroepanalyse 3.1 Organisatie 3.2 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Pagina 10 Pagina 10 Pagina 11

Hoofdstuk 4: Literatuurstudie 4.1 Veiligheidscultuur 4.2 Veilig Incidenten Melden 4.3 Sociale Veiligheid 4.4 Programma Risicomanagement Dimence 4.5 Veiligheidsbeleving

Pagina 12 Pagina 12 Pagina 12 / 13 Pagina 13 Pagina 13 / 14 Pagina 15

Hoofdstuk 5: Praktijkstudie 5.1 Risicoscan regio Midden Overijssel 5.2 Uitkomsten risicoscan 5.3 Vragenlijsten medewerkers en patiënten 5.4 Uitkomsten vragenlijst medewerkers 5.4 Uitkomsten vragenlijst patiënten

Pagina 16 Pagina 16 / 17 Pagina 18 / 19 Pagina 20 Pagina 20 / 21 Pagina 21

Hoofdstuk 6: Conclusies en aanbevelingen 6.1 Belang van een veiligheidscultuur 6.2 Conclusie 6.3 Aanbevelingen

Pagina 22 Pagina 22 Pagina 22 / 23 Pagina 23

Scriptie ATAS. Ellen van der Haar 2010

2

Hoofdstuk 7: Implementatieplan 7.1 Inleiding 7.2 Belemmerende factoren 7.3 Bevorderende factoren 7.4 Weging van belemmerende en bevorderende factoren 7.5 Doelen 7.6 Plan van aanpak

Pagina 24 Pagina 24 Pagina 24 Pagina 25 Pagina 25 Pagina 25 / 26 Pagina 26 / 27

Literatuurlijst

Pagina 28

Bijlagen • Bijlage 1: Fasering kapteijn • Bijlage 2: Organogram • Bijlage 3: Risicoscan • Bijlage 4: Vragenlijst medewerkers • Bijlage 5: Vragenlijst patiënten


3

Voorwoord Voor u ligt mijn afstudeerscriptie “Naar een veilig en risicobewust Dimence, regio Midden Overijssel”, waarin ik verslag doe van mijn afstudeeronderzoek en implementatieplan voor de opleiding Aandachtsfunctionaris / Trainer Agressiehantering & Sociale Veiligheid ( ATAS ) vanuit Connecting in opdracht van Dimence. Sinds mijn aanstelling als veiligheidsconsulent sedert juni jl. kwam ik in, een voor mij onbekende regio, te werken. Doordat Dimence veiligheid hoog op de agenda heeft staan, heb ik besloten een onderzoek te doen naar de aanwezigheid van een veiligheidscultuur binnen de regio Midden Overijssel. Hiervoor wil ik de directie, circuitmanagers, teamleiders, medewerkers en patiënten van Dimence, regio Midden Overijssel bedanken voor hun tijd, enthousiasme en bijdrage aan het onderzoek. Tevens wil ik Nico Oud graag bedanken voor het vormgeven van mijn scriptie en mentale ondersteuning. Ik wens u veel plezier bij het lezen van deze scriptie. Vriendelijke groeten Ellen van der Haar


4

Inleiding Vanuit de opleiding ATAS heb ik de opdracht gekregen om een onderzoek in te stellen naar en een scriptie te schrijven over een onderwerp passend binnen de context “agressiehantering”. Omdat ik graag zie dat de resultaten van mijn onderzoek bruikbaar zijn voor Dimence, regio Midden Overijssel en ik meer wil aanbieden dan informatie / kennisoverdracht, heb ik ervoor gekozen om een implementatieplan aan de voorliggende scriptie toe te voegen voor het creëren van een veiligheidscultuur binnen Dimence, regio Midden Overijssel. In dit implementatieplan zijn de resultaten van de in hoofdstuk 5 beschreven praktijkstudie verwerkt. 1.1 Aanleiding Er is op dit moment landelijk veel aandacht voor veiligheid in de zorg. Het minimaliseren van risico’s en het vergroten van de veiligheid van patiënten én medewerkers zijn belangrijke doelstellingen van zowel de Inspectie van Volksgezondheid (IGZ) en de arbeidsinspectie als GGZ Nederland als de koepelorganistaie van de zorgaanbieders in de GGZ. Veiligheid is ook van Dimence een belangrijke ambitie en is een van de drie speerpunten van de kaderbrief 2011. Om veiligheid zichtbaar, concreet en dynamisch te maken is het belangrijk vorm te geven aan een veiligheidsmanagementsysteem (VMS). Het VMS zorgt ervoor dat beleid ook daadwerkelijk leidt tot verbetering. In het in hoofdstuk 7 beschreven implementatieplan worden de onderdelen van het veiligheidsbeleid , inzicht krijgen en verbeteren, voor de regio Midden Overijssel samengebracht en uitgewerkt in concrete doelstellingen. De looptijd van dit plan is 3 jaar (2010-2013). (Bron: www.veiligezorgiederszorg.nl) 1.2 Belang Er zijn binnen en buiten Dimence veel initiatieven op het gebied van veiligheid genomen. Er is echter steeds meer behoefte aan samenhang en duidelijkheid. Waar gaat het precies om? Veiligheid is een containerbegrip. Het is dus van belang heldere kaders met elkaar te vinden waarin veiligheid vorm krijgt en duidelijkheid en samenhang worden gecreëerd in de verantwoordelijk- en bevoegdheden en communicatielijnen rond veiligheid. Aan de complexe zorgprocessen die plaatsvinden zijn voor patiënten risico’s verbonden. Om risico’s tot een acceptabel minimum te beperken is een continue proces van inventariseren, beoordelen, analyseren, reageren, monitoren en rapporteren noodzakelijk. Dit vraagt een dusdanige inrichting van de zorgprocessen dat menselijke fouten worden opgevangen of ontdekt voordat de patiënt of medewerkers er gevolgen van ondervindt en vraagt gerichte preventieve actie / beleid om (mogelijke) fouten in de toekomst te voorkomen.


5

Verwijderd: ¶

1.3 Doelstelling Door het geven van duidelijkheid over welke risico’s we wel en niet wensen te lopen kunnen medewerkers de weg gewezen worden in het nemen van risico’s, dit zodat zij in een veilige omgeving kunnen werken en de patiënten getoond worden, dat zij in veilige handen zijn. Dit vraagt om een risicobewuste organisatie, waarin sprake is van een duidelijke veiligheidscultuur. In het in hoofdstuk 7 beschreven implementatieplan worden deze aspecten voor de regio Midden Overijssel uitgewerkt. 1.4 Definities Veiligheid is; - Vrij zijn van risico’s (bron: van Dale) - De mate van afwezigheid van potentiële oorzaken van een gevaarlijke situatie of de aanwezigheid van beschikbare maatregelen tegen deze potentiële oorzaken (Bron: Wikipedia) - Een van onze primaire levensbehoeften en vraagt daarom continu om aandacht (Bron: Maslow) Risico is; - De kans op het optreden van een gebeurtenis die een positieve en / of negatieve impact zou kunnen hebben op het behalen van de organisatiedoelen. Risico = kans x impact. (Bron: ARBO) - Het effect van onzekerheid op doelstellingen (Bron: ISO Guide 7) - Zijn gebeurtenissen met een negatief effect die waardecreatie kunnen voorkomen of bestaande waarde kunnen uithollen (Bron: COSO) Binnen Dimence is gekozen voor de 1e definitie (ARBO) 1.5 Opbouw van het verslag In dit verslag zullen de volgende hoofdstukken naar voren komen; probleemdefinitie / veranderingsdoel, doelgroepanalyse, literatuurstudie, praktijkstudie, conclusie en aanbevelingen en het implementatieplan voor het creëren van een veiligheidscultuur binnen de regio Midden Overijssel.


6

Hoofdstuk 2. Probleemdefinitie en veranderingsdoel In dit hoofdstuk zal ik op basis van het fasenschema volgens Kapteyn (bijlage 1) in de oriëntatiefase en de diagnosefase de probleemdefinitie en het veranderingsdoel verder uitwerken. 2.1 Oriëntatiefase Omdat veiligheid ook binnen de geestelijke gezondheidszorg momenteel hoog op de agenda staat zijn er landelijk verschillende projecten, onderzoeken en plannen opgesteld om GGZinstellingen te ondersteunen in hun veiligheidsbeleid. In Dimence zijn in 2009 en 2010 in het kader van het programma “Veilig en risicobewust Dimence” al de nodige resultaten bereikt en zal in 2011 een verdere uitdieping van het veiligheidsbeleid plaatsvinden. Uit de veiligheidsvisitatiebezoeken (VVB’s) die in april 2010 in kader van deelname aan het programma “veilige zorg, ieders zorg”van GGZ Nederland hebben plaatsgevonden , blijkt dat de doelstelling niet altijd expliciet in plannen worden opgenomen dan wel zijn deze vaak niet SMART geformuleerd. Een aanbeveling vanuit de VVB is het opnemen van veiligheidsplannen met hierin de volgende risicodossiers: 1 Dwang & Drang 2 Veilig Werken 3 Medicatieveiligheid 4 Suicidepreventie 5 Psychiatrische en somatische comborbiliteit 6 Voedselveiligheid 7 Gebouwveiligheid 8 Informatiebeveiliging 9 Personeel 10 Financiën Voor het jaar 2011 is het risicomanagementplan (opgesteld door beleidsmedewerker in samenwerking met veiligheidsconsulent) als een bijlage van het jaarplan opgenomen. Vanaf 2012 zal het risicomanagementplan geïntegreerd worden in het jaarplan. Opvallend hierbij is dat de medewerkers van de directe zorg nauwelijks bekend zijn met het risicomanagementplan. Bovendien lijkt het onderwerp veiligheid weinig besproken wordt in de verschillende overlegvormen binnen Dimence. (Kaderbrief 2011, www.dimence.nl) Dimence heeft ervoor gekozen om 3 veiligheidsconsulenten aan te stellen, ieder voor een eigen regio (Hanzestreek, West Overijssel, Midden Overijssel en divisie Jeugd en Autisme). Bij de start van mijn aanstelling, in juni 2010, bleken ondanks het functieprofiel veel onduidelijkheden over de taken en doelstelling van de veiligheidsconsulent. Uit de gesprekken met o.a. de directie kwam tevens naar voren, dat de doelstellingen rond het veiligheidsbeleid Scriptie ATAS. Ellen van der Haar 2010

7

nog niet waren geformuleerd en nog geen nulmeting was gedaan naar de veiligheidscultuur binnen de regio Midden Overijssel. Vanuit de opleiding ATAS wordt een risicoscan geadviseerd voor het instellingsbreed meten van veiligheidsaspecten binnen een instelling. Na deze zorgvuldig bekeken te hebben, kwam ik tot de conclusie, dat deze scan een aantal essentiële onderdelen miste. De scan richt zich voornamelijk op basispunten die een instelling dient te hebben op het gebied van veiligheid maar zegt weinig over de veiligheidsbeleving van de werknemers en patiënten. Uitbreiding van de risicoscan met vragenlijsten voor veiligheidsbeleving van zowel patiënten als medewerkers zou een goede basis kunnen vormen voor de meting van de veiligheidscultuur van de instelling. Indien je een veiligheidscultuur wilt creëren, dien je alle facetten die van belang zijn mee te nemen als; directie, management, gebouw, patiënt, interactie etc. In de in hoofdstuk 4 beschreven praktijkstudie is door het afnemen van de risicoscans per team en het afnemen van de vragenlijst veiligheidsbeleving van medewerkers en patiënten een goede basis gelegd voor de onder 2.1 beschreven nulmeting op het gebied van veiligheidscultuur. Vanuit de teamleiders van de verschillende teams en medewerkers ontving ik veel positieve reacties op het afnemen van een risicoscan en de vragenlijsten voor de veiligheidsbeleving van patiënten en medewerkers. De doelstelling van een jaarlijks terugkerend onderzoek naar de veiligheidscultuur is aansluiting te vinden bij de wensen van de medewerkers en patiënten en de resultaten van het onderzoek kenbaar en bespreekbaar te maken binnen de verschillende lagen van de organisatie. De uitgevoerde risicoscans zijn voor de regio Midden Overijssel goed bruikbaar als nulmeting en kunnen daarom als basis dienen voor de continue monitoring van de verbeteringen op het terrein van de veiligheid. Voor een uitgebreide beschrijving van het onderzoek verwijs ik u naar hoofdstuk 4 de praktijkstudie.


8

2.2 Diagnosefase Na het doorlopen van de verschillende punten in de fasering van Kapteyn ben ik tot de volgende probleemdefinitie gekomen: Probleemdefinitie: Binnen regio Midden Overijssel is er op dit geen sprake van een veiligheidscultuur en tevens is er geen nulmeting gedaan die nodig is om een veiligheidscultuur te realiseren. Deze probleemdefinitie brengt mij tot het volgende veranderingsdoel: Veranderingsdoel Binnen een half jaar is er, door middel van een literatuur – en praktijkstudie, binnen de regio Midden Overijssel van Dimence een nulmeting wat de basis vormt voor het creeeren van een veiligheidscultuur. In het volgende hoofdstuk wil ik het onderzoeksgebied verder uitlichten door middel van een doelgroepanalyse.


9

Hoofdstuk 3. Doelgroepanalyse Deze scriptie richt zich vooral op de regio Midden Overijssel van Dimence. In deze regio ben ik werkzaam als veiligheidsconsulent en agressietrainer. Ik heb ervoor gekozen om de doelgroep kort te benoemen zodat het voor de lezer duidelijk binnen welke doelgroep de praktijkstudie is gedaan. In dit hoofdstuk zal ik het besturingselement van Dimence verder toelichten en een korte beschrijving geven van de gekozen doelgroep. 3.1 Organisatie Dimence is een stichting met een Raad van Toezicht en driehoofdige Raad van Bestuur. De taken en bevoegdheden van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur zijn beschreven in de statuten van de stichting. Daarnaast zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden verder uitgewerkt in het reglement. De Raad van bestuur stuurt het 2e echelon aan. Het tweede echelon bestaat uit divisie- en regiodirecties en managers van de hoofden van de ondersteunende diensten. De organisatie kent een geografische ordening naar regio. Dimence kent drie regio’s, te weten de regio Hanzestreek, de regio Midden Overijssel en de regio West Overijssel. Naast de ordening naar regio’s kent Dimence ook bovenregionale divisies, te weten de divisie Jeugd en Autisme en de divisie Maatschappelijke Dienstverlening. Intend en t centrum zijn twee aparte entiteiten. Het primaire proces van Dimence wordt ondersteund door een aantal ondersteunende diensten. Voor meer informatie zie organogram ( bijlage 2 ) 3.2 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Binnen Dimence is het formeel de Raad van Bestuur die – behoudens de statutaire bevoegdheden van de Raad van Toezicht- uiteindelijk beslist. De Raad van Bestuur vergadert en neemt besluiten in de vergadering van de Raad van Bestuur. Binnen Dimence kiezen we voor een heldere verantwoordelijkheidstoedeling. Dit doen we door verantwoordelijkheden in de beheerslijn en de behandellijn goed te beschrijven. Zie onderstaand schema.

Hiërarchische lijn

Behandellijn

Beheerslijn

Raad van Bestuur

Bestuurder-psychiater /

Bestuurder

Geneesheer directeur

Directie

Directeur zorg / 1e geneeskundige


Regiodirecteur Divisiedirecteur

10

Circuit

Manager behandelzaken

Team

Behandel-coördinator/

Manager

Teamleider

Teamleider zorg

De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van alle medewerkers zijn vastgelegd in functieomschrijvingen. ( www.dimence.nl ) Voor mijn scriptie heb ik de volgende lijn gevolgd: • Gesprekken directie regio Midden Overijssel • Gesprekken circuitmanagement • Gesprekken teamleiders en afname van de risicoscan • Introductie van mijzelf tijdens teamoverleg en nadien invullen van vragenlijsten voor medewerkers. • Gesprekken met patiënten en afname van vragenlijsten. Zo heb ik, mijns inziens, de lijn gevolgd van de organisatiestructuur die binnen Dimence geldt.


11

Hoofdstuk 4. Literatuurstudie In dit hoofdstuk zal ik aandacht besteden aan de literatuur die betrekking hebben op het onderwerp veiligheid. Er is in de literatuur veel te vinden over het onderwerp waardoor ik mij beperkt heb tot de volgend onderwerpen: veiligheidscultuur, VIM, Sociale Veiligheid risicomanagement en patiëntveiligheid. Al deze onderwerpen zijn noodzakelijk voor het creëren van een veiligheidscultuur binnen een instelling. 4.1 Veiligheidscultuur Veiligheidscultuur kan omschreven worden als een geïntegreerd patroon van individueel en organisatorisch gedrag, gebaseerd op gedeelde waarden en overtuigingen, waarbij voortdurende getracht wordt om de risico´s te beheersen, eventuele schade voor de patiënt en medewerkers in het zorgproces zoveel mogelijk te beperken en te leren van (on)veilig handelen. Een veiligheidscultuur is een belangrijke beïnvloedende factor voor het optreden van incidenten, het melden van incidenten en onbedoelde situaties en hoe ermee omgegaan wordt. In een cultuur waarin incidenten ¨blamefree¨gemeld kunnen worden, is het mogelijk ervan te leren (Institute of Medicin, 2000). In een veilige cultuur durven medewerkers de (bijna) fouten die ze hebben gemaakt te melden. Hierbij wordt gedacht aan: voorbeeldgedrag van directie en management, stimuleren van medewerkers om te melden, medewerkers te informeren over beleid rondom veiligheid en uitkomsten van meldingen. Het creëren van een veilige cultuur is een proces van het vergroten van het bewustzijn ten aanzien van risico`s die kunnen ontstaan naar aanleiding van het handelen en de keuzes die worden gemaakt ten aanzien van processen in de organisatie. Daarnaast wordt een fundament gelegd van gedeelde waarden en normen ten aanzien van veiligheid. Dit vormt een referentiekader op basis waarvan patiënten en medewerkers hun verantwoordelijkheid kunnen nemen en eigen gedrag en elkaars gedrag kunnen toetsen. (Veilige Zorg, ieders Zorg, GGZ Nederland) 4.2 Veilig Incidenten Melden (VIM) Sinds een aantal jaren staat met melden van incidenten in de gezondheidszorg, zowel op nationaal als internationaal niveau, sterk onder de aandacht ( Legemaate, ChristiaansDingelhoff, Doppegieter & de Roode, 2006 ). Door de meldingen komt informatie beschikbaar die een belangrijke rol kan spelen bij de verbetering van de kwaliteit en de veiligheid van zorg. In brede kring wordt er voor gestreden om de omschrijvingen voor de melden gebeurtenissen zo ruim mogelijk te maken. De gedachte hierachter is dat hoe groter het aantal meldingen is, hoe beter de mogelijkheden zijn om relevante informatie te achterhalen, met als gevolg een beter patiëntveiligheid (KNMG, 2007b). Hoewel het melden van incidenten geen wettelijke verplichting is, blijkt het tegenwoordig toch onderdeel te zijn van meerdere bepalingen. In individuele arbeidscontracten komt het bijvoorbeeld voor bij verschillende ziekenhuizen. Het blijkt echter dat slechts een summier deel van de onbedoelde gebeurtenissen worden gemeld ( De Bekker & van Wijmen, 2005 ). Hulpverleners en instellingen beseffen nog niet dat een zo open en compleet mogelijke melding en bespreking van fouten en incidenten tot kwaliteitswinst van de sector geldt ( Legemaate et al.., 2006). Scriptie ATAS. Ellen van der Haar 2010

12

Volgens het kwaliteitsinstituut voor de Gezondheidszorg CBO, universiteit Maastricht en Stichting Ondersteuning Klachtenopvang Gezondheidszorg (2004) zullen zorgaanbieders dan ook een klimaat moeten stimuleren waarin de wens bestaat om door gezamenlijke inspanningen van patiënt en zorgverlener goede zorg te verlenen en onnodig schade te voorkomen, waarin niet de angst voor schuld en straf de overhand heeft. 4.3 Sociale Veiligheid Onder de term sociale veiligheid wordt verstaan: de bescherming of het zich beschermd voelen tegen gevaar dat veroorzaakt wordt door of dreigt van de kant van het menselijk handelen. Bij sociale veiligheid gaat het om gevaar veroorzaakt door hoe mensen zich gedragen, ook in relatie tot elkaar. Daarbij spelen contextuele en interactionele aspecten een rol. Sociale veiligheid staat voor het ontbreken van ongewenste omgangsvormen of gedrag in een organisatie. Sociale veiligheid wordt onderscheiden in objectieve ( heeft betrekking op incidenten en voorvallen) en subjectieve ( persoonlijke gevoelens van veiligheid ) sociale veiligheid. Objectieve veiligheid kan goed gemeten worden bv. in het VIM. Hier kan gezien worden hoe vaak incidenten plaatsvinden en hoe vaak hier sprake is van incidenten veroorzaakt door menselijk handelen, bv. ongewenst gedrag of agressie. Subjectieve veiligheid is moeilijker te meten, maar heeft een niet te onderschatten effect op het al dan niet welbevinden( zich veilig voelen) van mensen. Overigens is er een relatie tussen subjectief veiligheidsbeleving en de mate waarin mensen incidenten meemaken.( meer incidenten geeft een onveiliger gevoel) Binnen Dimence is, rekening houden met bovenstaande, de volgende definitie van sociale veiligheid beschreven: Sociale onveiligheid is de bedreiging van de objectieve en subjectieve sociale veiligheid ten gevolge van ongewenst gedrag tussen (groepen) mensen, leidend tot incidenten zoals conflicten, agressie en/of materiële of immateriële schade. Het verbeteren van sociale veiligheid richt zich daarom op het positief beïnvloeden van het gedrag van zowel medewerkers als cliënten. (projectplan veilig werken)

Driekwart van alle medewerkers is werkzaam in de dienstverlening. Dit brengt met zich mee dat de sociale veiligheid van buitenaf kan worden aangetast door klanten, bezoekers, patiënten en passagiers. Maar van binnenuit kan de sociale veiligheid worden aangetast door collega’s en leidinggevenden. In beide gevallen is er sprake van een aantasting van de persoonlijke integriteit en het functioneren van de medewerker. Dit gaat gepaard met emoties. Worden deze emoties niet verwerkt, dan kunnen er klachten op korte termijn (lichamelijke reacties, emotionele – en gedragsmatige reacties ) zich voordoen. De mogelijkheid bestaat zelfs dat er een trauma ontstaat. Als dit trauma onvoldoende wordt verwerkt, bestaat de kans op Post Traumatisch Stresssyndroom, waarbij iemand letterlijk niemand meer wordt vertrouwd. Gelet op de ernst van de gevolgen waarmee sociale veiligheid gepaard kan gaan en het feit dat de WAO geen optie is en dient te zijn, is een adequaat beleid sociale veiligheid en een adequate opvang / nazorg noodzakelijk. (arbothemacier, Peter van Bekkum, Alex Gouw MW MWO, 2003 )


13

4.4 Programma Risicomanagement binnen Dimence In februari 2009 is het programma Risicomanagement ( RM ) binnen Dimence gestart. Wat verstaan we onder risico? Er zijn verschillende definities van risico’s in omloop. Binnen Dimence kiezen we voor onderstaande definitie. Een risico is de kans op het optreden van een gebeurtenis die een positieve impact en/of een negatieve impact zou kunnen hebben op het behalen van de organisatiedoelen ( risico = kans x impact. Wat verstaan we onder risicomanagement? Dimence heeft ervoor gekozen om de definitie van COSO 11 – ERM als leidraad te nemen voor het definiëren van het begrip risicomanagement. De reden hiervoor is dat in deze definitie een aantal van de fundamentele concepten van het risicomanagement van Dimence verweven zijn. Risicomanagement is een proces dat bewerkstelligd wordt door de Raad van Bestuur, de directie, het management en de medewerkers en wordt toegepast bij het formuleren van de doelstellingen. Risicomanagement vindt plaats binnen de gehele organisatie en wordt ingericht om potentiële gebeurtenissen die van invloed zouden kunnen zijn op de doelstellingen te inventariseren en om risico’s dusdanig te beheersen dat ze binnen de risico acceptatiegraad vallen. Risicomanagement heeft als doel een redelijke mate van zekerheid te bieden ten aanzien van het bereiken van de organisatiedoelstellingen. Risicomanagementfilosofie: Onder de risicomanagementfilosofie verstaan we de gedeelde set van overtuigingen en houdingen die bepalen hoe we binnen Dimence omgaan met risico’s in alles wat wij doen. De risicomanagementfilosofie geeft dus aan hoe wij binnen Dimence met risico’s om willen gaan. Dimence biedt geïntegreerde geestelijke gezondheidszorg en welzijn die met respect voor de patiënt, op een deskundige wijze, op maat en vraaggericht wordt aangeboden. Risico’s vormen een integraal onderdeel van onze activiteiten. Het is het beleid van Dimence om ervoor zorg te dragen dat risico’s die het behalen van doelstellingen kunnen bedreigen door iedereen goed begrepen wordt, zodat deze tijdig beheerst kunnen worden. Door het vroegtijdig signaleren van risico’s zijn wij in staat proactief te handelen en het systeem van beheersmaatregelen op adequate wijze aan te passen. De risico’s worden ( binnen de risico acceptatiegraad ) beheerst door verantwoordelijke mensen in de organisatie op elk niveau. Het risicomanagementmodel heeft als doel bij te dragen aan het ontwikkelen van het risicobewustzijn door de hele organisatie en biedt tegelijkertijd een houvast om op efficiënte wijze om te gaan met onzekerheden en de hieraan verbonden risico’s. Ons risicomanagementmodel zorgt ervoor dat we onze organisatiedoelen kunnen bereiken en wij aan onze verplichtingen voldoen ten opzichte van onze medewerkers, onze patiënten en de maatschappij. Door het geven van duidelijkheid over welke risico’s Dimence wel en niet wenst te lopen, willen wij onze medewerkers de weg wijzen in het nemen van risico;’s. Aan onze patiënten willen wij tonen dat zij bij ons in veilige handen zijn. De maatschappij laten wij zien dat we maatschappelijk verantwoord ondernemen.


14

Onder de vlag van het programma lopen diverse projecten die bijdragen aan “Een veilig en risicobewust Dimence”. Zo is het project Veilig Melden gericht op de implementatie van het Veiligheidsmamangementsysteem en het ontwikkelen van een “veilig melden cultuur”. Het project “Dwang & Drang”houdt zich bezig met het terugdringen van dwangtoepassingen bij de opname en behandeling van patiënten binnen Dimence. Het project “Veilig Werken”richt zich op het voorkomen en terugdringen van sociale veiligheid, waaronder agressie gericht naar hulpverleners en patiënten. Dit laatst genoemde project “Veilig Werken”kent drie doelstellingen: 1. Patiënten en bezoekers een veilige en gastvrije zorg verlenen, in een omgeving waarin ze niet alleen veilig zijn, maar zich ook veilig voelen. 2. Werknemers kunnen werken in een veilige werkomgeving, waar ze zich veilig voelen. 3. Een veiligheidscultuur realiseren die gekenmerkt wordt door risicobewustzijn en een proactieve houding ten aanzien van ( potentiële ) veiligheidsrisico’s bij medewerkers van Dimence. ( www.dimence.nl ) 4.5 Veiligheidsbeleving De betekenis van veiligheid kan ontleend worden aan het begrip “veiligheidsbehoeften”volgens Maslow. Dat omvat alle behoeften aangaande de persoonlijke veiligheid en orde, ten einde “zorgeloos”door het leven te kunnen gaan. Dit impliceert niet alleen de behoefte aan beveiliging tegen misdaad, maar ook beveiliging tegen epidemieën, ziektes, enzovoorts, alsook het streven naar stabiliteit ( het hebben van een vaste woonplaats, werkzekerheid ). De betekenis van “beleving”is de mate waarin een gevoel, in dit geval van veiligheid, wordt ervaren. In de zoektocht naar literatuur over veiligheidsbeleving valt op dat er verschillende benamingen worden gebruikt die op grote lijnen dezelfde “beleving”proberen te portretteren. In de Nederlandse documenten worden termen gebruikt als veiligheidsgevoel, veiligheidservaring en subjectieve veiligheid. In Engelstalige stukken wordt gesproken over “safety feelings”( veiligheidsgevoelens) en “experienced fear”( ervaren angst). Hoewel er sinds het eind van de jaren zestig veel internationaal criminologisch onderzoek is gedaan naar veiligheidsbeleving ontbreekt een inhoudelijke en eenduidige definitie van dit begrip. (Broers, van steden, Boutellier, 2008). Door het abstractieniveau en de persoonlijke invloeden als het gaat om een “beleving”van iemand, lijkt het buitengewoon moeilijk om alle aspecten die van invloed kunnen zijn op deze beleving te includeren in een onderzoek. Om een beleving in kaart te brengen kan er worden gekeken wat invloed heeft op die beleving, maar ook de “sterkte”van een beleving. In de Engelstalige literatuur rond het thema veiligheidsbeleving wordt vooral gesproken over “fear of crime”. Vrij vertaald gaat dit over angst voor slachtofferschap van criminaliteit. Daarbij beschouwt men in deze bronnen “fear of crime”als een belangrijke determinant van veiligheidsbeleving. In de Nederlandse literatuur over veiligheidsbeleving wordt er breder gekeken. Zo beschrijven Elchadrus, de Groof en Smits ( 2008) onveiligheidsgevoelens ( en onzekerheidsgevoelens ) vanuit twee paradigma’s: het rationele en het symbolische paradigma. Het rationele paradigma wordt gekenmerkt door een relationele reactie op criminaliteit en is dus rechtstreeks gekoppeld aan fear of crime. Het symbolische paradigma gaat ervan uit dat onveiligheidsgevoelens te maken hebben met andere oorzaken, die los staan van criminaliteit en slachtofferschap. Zo kunnen ook gevoelens van kwetsbaarheid en hulpeloosheid invloed hebben op onveiligheidsgevoelens. Boers et al. (2008)


15

Hoofdstuk 5. Praktijkstudie Na in het vorige hoofdstuk de literatuur rondom het belang van een veiligheidscultuur te hebben uitgewerkt zal ik me in dit hoofdstuk richten op de praktijk (studies). Als eerste wil ik aandacht besteden aan het afnemen van de risicoscan binnen de regio Midden Overijssel van Dimence. Tevens zal ik in dit hoofdstuk een uitwerking presenteren van de uitkomsten van de vragenlijsten veiligheidsbeleving van medewerkers en patiënten in regio Midden Overijssel van Dimence. 5.1 Risicoscans regio Midden Overijssel Voor de opleiding ATAS heb ik de opdracht gekregen om instellingsbreed een risicoscan af te nemen welke vaststelt of de instelling voldoet aan de eisen die de Arbowet stelt aan het agressiebeleid. Centraal in deze scan staan de 7 praktijkregels voor agressie en onveilighied die vanuit het arboconvenant zijn geformuleerd. Als de regels integraal worden toegepast, dan voldoet de instelling aan de eisen van de Arbowet ( welke in 2004 zijn gesteld ). De scan is bedoeld voor kleine en grote instelling. De scan kan gebruikt worden door verschillende disciplines binnen de instelleing. De scan is zo opgesteld dat hij door elke instelling gebruikt kan worden.

Hfdst. 2. Agressie risico bepalen

Informatie verzamelen

ja

Hfdst. 3. Documenten analyse

Hfdst. 4. Interviews / groepsgesprekken

nee

Hfdst.5. Rondgang gebouw en omgeving

Hfdst. 6. Quickscan invullen

Hfdst. 7. Actieplan opstellen

(www.arbozw.nl)


16

Voor het arboconvenant zijn de eisen van de Arbowet uitgewerkt in zeven praktijkregels voor agressie en onveiligheid. Hierbij is gelet op de stand der techniek van dat moment en de toetsingscriteria die de Arbeidsinspectie hanteert. Hieronder vindt u een korte beschrijving van de praktijkregels. Praktijkregel 1: Registratie van agressie Een veilige instelling heeft een eenvoudig meldings- en registratiesysteem voor agressie en onveiligheid, zorgt ervoor dat alle medewerkers de meldingsprocedure kennen en stimuleert medewerkers om incidenten te melden. Praktijkregel 2: Opvang en nazorg Een veilige instelling heeft de opvang van en de nazorg voor slachtoffers van een geweldsincident goed georganiseerd: de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd en de medewerkers die bij de opvang betrokken zijn, zijn goed op hun taak voorbereid. Praktijkregel 3: Teambespreking Een veilige instelling zorgt ervoor dat het team incidenten bespreekt en dat het daarna preventieve maatregelen neemt. Praktijkregel 4: Veilige werkprocessen Een veilige instelling maakt een analyse van haar werkprocessen. Daarbij stelt ze vast welke onderdelen van de dagelijkse werkzaamheden risicovol zijn. Vervolgens ontwikkelt ze een veilige werkmethodiek die de risico’s minimaliseert. Praktijkregel 5: Veilige werkomgeving Een veilige instelling analyseert de veiligheidsbeleving en de risico’s die samenhangen met de aard van het gebouw, technische, materiële en organisatorische voorzieningen, en neemt maatregelen om het veiligheidsniveau van het gebouw op gewenste hoogte te brengen. Praktijkregel 6: Competentieversterking Een veilige instelling biedt de medewerkers (bij) scholingsprogramma’s aan. Medewerkers leren agressiesignalen te herkennen en de-escalerend op te treden, ze kennen de agressierisico’s die bij het werk horen en weten deze te kunnen minimaliseren. Praktijkregel 7: Beleid ontwikkelen en verankeren Een veilige instelling ontwikkelt beleid, legt taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden vast, evalueert jaarlijks haar beleid en stelt dit waar nodig bij. ( www.arbozw.nl ) Ik heb er als veiligheidsconsulent voor de regio Midden Overijssel voor gekozen om binnen alle teams een scan af te nemen. Hiertoe heb ik in het afgelopen halfjaar 23 teams in het onderzoek

betrokken. Dit omdat ik een instellingsbrede scan te vaag en weinig zeggend vond. Je kan als instelling alles qua theorie en aanwezige zaken in orde hebben maar dit wil nog niet zeggen dat dit bekend is / gebruikt wordt binnen alle teams. Voor de scan verwijs ik u naar bijlage 3.


17

5.2 Uitkomsten Risicoscan per circuit Voor de uitkomsten van de risicoscan gebruik ik percentages welke in onderstaande tabellen worden weergegeven. De interpretatie van de score is als volgende: 80-100% = goed 70-80% = voldoende 50-70% = bijna voldoende Lager dan 50% = onvoldoende 5.2.1 Uitkomsten circuit LBZ Voor het circuit LBZ hebben de volgende teams deelgenomen aan het afnemen van de risicoscans: - PPB 1&2 - Psychose 1 - Psychose 2 - Bipolair - BW de Brugstee - BW Vriezeveenseweg - DAC / SPD’S - Secretariaat Praktijkpunt

PPB1 &2

Psych ose 1

Registreren Opvang en nazorg Teambespreking Veilige werkprocessen Veilige werkomgeving Competentieversterking Beleid

50% 18% 28% 33% 14% 20% 50%

70% 27% 85% 60% 16% 40% 75%

Psyc hose 2 80% 45% 85% 33% 50% 40% 75%

Bipolai r 90% 45% 71% 40% 83% 40% 75%

BW Brugste e 80% 80% 85% 93% 66% 100% 75%

Bw Vriezevee nsweg 80% 80% 90% 70% 20% 100% 80%

DAC/ SPD

Secr etari aat 100% 60% 36% 36% 100% 28% 66% 50% 60% 14% 60% 20% 62% 75%

5.2.2. Uitkomsten circuit Ouderen Voor het circuit Ouderen hebben de volgende teams deelgenomen aan het afnemen van de risicoscans: - Team Ouderen Almelo - Team Ouderen Hardenberg Praktijkpunt Registreren Opvang en nazorg Teambespreking Veilige werkprocessen

Team Almelo 90% 45% 71% 46%

Team Hardenberg 90% 36% 57% 33%

Veilige werkomgeving Competentieversterking Beleid

16% 40% 75%

33% 60% 75%


18

5.1.3 Uitkomsten Risicoscan circuit Perspectief Voor het circuit Perspectief hebben de volgende teams deelgenomen aan het afnemen van de risicoscans: - Team psycho diagnostiek - Team preventie Praktijkpunt Registreren Opvang en nazorg Teambespreking Veilige werkprocessen

Team Psycho diagnostiek 60% 27% 28% 26%

Team Preventie 90% 27% 57% 60%

Veilige werkomgeving Competentieversterking Beleid

33% 0% 62%

33% 20% 75%

5.1.4 Uitkomsten Risicoscan circuit Spoedeisend Voor het circuit Spoedeisend hebben de volgende teams deelgenomen aan het afnemen van de risicoscans: - PDC Hardenberg - Crisisdienst - Team opname gesloten - Team opname open 1 & 2 - Team PIT - Team deeltijd - Team secretariaat Praktijkpunt Registreren Opvang en nazorg Teambespreking Veilige werkprocessen Veilige werkomgeving Competentieversterking Beleid

PDC 80% 63% 85% 53% 0% 80% 75%

Crisisdienst 90% 63% 100% 73% 0% 80% 62%

Gesloten 70% 50% 28% 53% 0% 0% 75%

Open 90% 90% 71% 26% 0% 40% 75%

PIT 60% 45% 42% 53% 0% 60% 62%

Deeltijd 100% 72% 100% 60% 50% 40% 62%

Secr. 80% 54% 71% 64% 50% 80% 75%

5.1.5 Uitkomsten Risicoscan circuit Volwassenen Voor het circuit Volwassenen hebben de volgende teams deelgenomen aan het afnemen van de risicoscans: - Team Volwassenen 1 - Team Volwassenen 2 - Team Secretariaat Praktijkpunt Registreren Opvang en nazorg Teambespreking Veilige werkprocessen Veilige werkomgeving Competentieversterking Beleid

Volwassenen 1 100% 63% 85% 20% 100% 75% 75%

Volwassenen 2 80% 45% 57% 46% 50% 40% 62%


Secretariaat 100% 54% 85% 50% 100% 80% 75% 19

5.3 Vragenlijsten veiligheidsbelevingen medewerkers en patiënten Ik heb er tijdens het onderzoek voor gekozen om vragenlijsten toe te voegen die door medewerkers en patiënten ingevuld kunnen worden. Dit om een totaalplaatje te krijgen van de veiligheidsbeleving die heerst binnen de instelling Dimence, regio Midden Overijssel. Ik ben van mening dat naast het aanwezig zijn van de 7 praktijkregels het van belang is dat ook de veiligheidsbeleving te toetsen. Dit omdat de aanwezigheid van praktijkregels binnen de instelling niet veel zegt over de veiligheidsbeleving in het primaire proces. De vragenlijsten richten zich vooral op de veiligheidsbeleving en ervaringen van medewerkers met ernstige incidenten en de nasleep hiervan. Zie voor de vragenlijsten de bijlage 4 en 5. 5.4 Uitkomsten vragenlijsten veiligheidsbeleving medewerkers Voor mijn onderzoek heb ik in totaal 133 medewerkers een enquête gestuurd en hebben 55 medewerkers gereageerd. Vraag Voelt u zich veilig? Wordt er met regelmaat gesproken over veiligheid tijdens teamoverleg? Worden de thema’s als angst / onveiligheid besproken? Is de leidinggevende makkelijk bereikbaar? Vindt de leidinggevende veiligheid belangrijk? Wordt de assistentie bij incidenten door u als voldoende beleefd? Wordt de opvang na een incident door u als voldoende beleefd? Zijn er door u factoren te benoemen die nadelig effect hebben op gevoel van sociale veiligheid? Zijn er door u factoren te benoemen die een gunstig effect hebben op het gevoel van sociale veiligheid?

Ja 49 18

Nee 6 35

32 54 50 24 34 41

22 1 1 13 1 10

43

8

Open vragen: Welke factoren hebben volgens u een nadelig effect op het gevoel van sociale veiligheid? • Onduidelijkheid wie er aanwezig is in het gebouw • Beperkte baliebezetting • Onvoldoende zicht op wie en in – en uit het pand gaan. • Onervarenheid m.b.t. agressie en onveiligheid • Onbespreekbaarheid m.b.t. agressie en onveiligheid • Onlogische indeling van het pand en de werkkamers • Solistisch werken • Onduidelijkheden m.b.t. verwachtingen bij een incident • Onvoldoende veiligheid voor de ambulant werkenden. • Onbekendheid met de aanwezige procedures. • Onduidelijkheid over werking van alarmering • Afwezigheid van pieper en / of alarmsysteem • Geen gerichte scholing voor agressie / onveiligheid • Minder personele bezetting door bezuinigingen • Slechte verdeling van aanwezigheid van medewerkers in een pand


20

Wat heeft u nodig om zich veiliger te voelen? • Mogelijkheid tot alarmering voor de ambulant werkenden. • Veiligheid als vast agendapunt tijdens teamoverleggen. • Bewustwording creëren binnen teams op het gebied van agressie / onveiligheid. • Eenduidig beleid en aanpak t.a.v. agressie en onveiligheid • Instellingsbrede informatievoorzieningen. • Het volgen van ASV trainingen. • Afspraken over minimale bezetting in pand, team, afdeling. • Kritisch opname – en aannamebeleid. • Minihandboek m.b.t. agressie en onveiligheid per locatie / gebouw. • Meer communicatie m.b.t. het onderwerp tussen de verschillende lagen van de organisatie. • Gehoord en gezien worden door de instelling.

5.5 Uitkomsten vragenlijsten veiligheidsbeleving patiënten In totaal naar 14 patiënten een vragenlijst gestuurd waarvan ik er 11 retour heb gekregen. Vragen Werd u prettig ontvangen bij binnenkomst? Voelt u zich veilig op deze locatie? Bent u op de hoogte gebracht van de huisregels? Zijn er plekken in of rond het gebouw waar u zich onveilig ( er ) voelt? Is er aan u gevraagd of u zich veilig voelt op de afdeling / locatie? Voelt u zich weleens onveilig door het gedrag van medewerkers? Voelt u zich weleens onveilig door het gedrag van medepatiënten?

Ja 9 7 7 6 2 2 4

Nee 2 4 4 5 9 9 7

Op- en aanmerkingen vanuit de patiënten / patiënten: - Gezamenlijk doornemen van huisregels / gedragscodes zodat patiënten weten wat zij kunnen verwachten en welke verwachtingen medewerkers van hen hebben. - Meer privacy voor patiënten. Dit kwam met name naar voren vanuit de deeltijdgroep. Zij gaven aan veel moeite te hebben heel gebouw door te moeten en geconfronteerd te worden met patiënten waar het minder mee gaat. - Meer openheid over het onderwerp en de patiënten hierbij betrekken. - Er is vooral sprake van onveilig gevoel door gedrag van medepatiënten die niet lekker in hun vel zitten, verpleegkundigen patiënten dingen verbieden of ze iets opleggen.


21

Hoofdstuk 6. Conclusie en aanbevelingen In het vorige hoofdstuk heb ik aandacht besteed aan diverse praktijkstudies. Naar aanleiding van de literatuur – en praktijkstudie en mijn eigen mening wil ik in dit hoofdstuk conclusies en aanbevelingen naar voren laten komen. Als men een kritische blik wil werpen op de veiligheidscultuur binnen een instelling is het belangrijk om het totaalplaatje voor ogen te houden. De verschillende projecten die lopen binnen Dimence spelen hierbij een belangrijke rol. Echter wordt er in de praktijk, binnen het primaire werkproces, te weinig aandacht besteed aan het onderwerp. Door de onderzoeken die ik heb gedaan is gebleken dat er vanuit het primaire proces veel behoefte is aan betrokkenheid, openheid en communicatie op verschillende lagen in de organisatie. In het komende hoofdstuk zal ik aandacht besteden aan het belang van een veiligheidscultuur, conclusies van de onderzoeken die ik heb gedaan en aanbevelingen voor Dimence regio Midden Overijssel. 6.1 Belang van een veiligheidscultuur Mijn mening is dat het erg belangrijk is om een veiligheidscultuur te hebben binnen de instelling. Ik vind het belangrijk om hier aandacht aan te besteden voor de volgende redenen: • Vertrouwensrelatie tussen medewerkers en patiënten • Minder incidenten • Grotere veiligheidsbeleving van zowel medewerkers als patiënten • Lager dwang – en drangcijfers • Duidelijkheid en eenduidigheid m.b.t. het onderwerp agressie en onveiligheid • Minder ziekteverzuim • Collectief verantwoordelijkheidsgevoel. 6.2 Conclusie Bij Dimence staat “Veiligheid”hoog op de agenda en dit komt naar voren in de volgende zaken: - Project Dwang en Drang - Project veilig werken - Implementatie van risicomanagementplannen per regio - Aanstellen van een veiligheidsconsulent per regio - Veilig Incidenten Melden systeem - Etc. Hiermee valt te concluderen dat Dimence ver is in de ontwikkeling van het creëren van een veiligheidscultuur. Echter is door de onderzoeken die ik heb gedaan gebleken dat Dimence veel randvoorwaarden biedt maar het niet vanzelfsprekend is dat dit naar voren komt in het primaire werkproces. Uit mijn onderzoek kwamen de volgende zaken erg naar voren: 1. Weinig tot geen communicatie m.b.t. het onderwerp tussen de verschillende lagen van de organisatie. Het primaire werkproces en de patiënten worden te weinig betrokken bij het creëren van een veiligheidscultuur terwijl dit noodzakelijk is. 2. Onvoldoende uitleg, inzichtelijkheid en eenduidigheid t.a.v. veiligheidsbeleid. 3. Geen gemeenschappelijke verantwoordelijkheid t.a.v. de veiligheidscultuur. 4. Gevoel van onveiligheid door zowel medewerkers als patiënten


22

Hieronder volgt een uitgebreide toelichting op bovenstaande punten welke in mijn onderzoeken naar voren kwamen: 1. Uit onderzoek komt naar voren dat er regelmatig zaken op managementniveau worden besloten zonder hierbij de medewerkers en patiënten te betrekken van het primaire werkproces. Hierdoor hebben met name de medewerkers het gevoel dat zij extra taken moeten uitvoeren ( bijvoorbeeld het melden van incidenten, bijhouden dwang en drangcijfers ) zonder dat de doelstelling hiervan duidelijk is. Dit levert bij veel medewerkers onvrede op en zij geven aan graag betrokken te worden bij het instellingsbeleid. 2. Er zijn binnen Dimence veel randvoorwaarden voor het creëren van een veiligheidscultuur aanwezig ( VIM, diverse projecten, protocollen, etc. ) maar veel medewerkers zijn hiervan onvoldoende op de hoogte. Uit onderzoek kwam naar voren dat met name medewerkers van de ambulante teams niet op de hoogte zijn van de afspraken, alarmering, melding, opvang – en nazorg bij incidenten. Dit terwijl Dimence hier beleidsafspraken over heeft gemaakt. Men geeft aan dat hier mede door de drukte van dagelijkse werkzaamheden hier onvoldoende tijd / aandacht voor is binnen de teams. 3. Het ontbreken van de gemeenschappelijke verantwoordelijkheid komt in het onderzoek met name naar voren in dat er binnen Dimence veel teams zijn die op individueel niveau werken en eigen afspraken hebben die soms niet overeenkomen met afspraken op instellingsniveau. Ook komt hierbij naar voren dat er vaak de vinger gewezen wordt naar de gesloten klinische settingen ( met name dwang – en drangcijfers ) terwijl de patiënten vaak uit ambulante teams komen. 4. Door het ontbreken van basisbehoeften ( openheid, duidelijkheid en eenduidigheid ) t.a.v. het onderwerp binnen diverse teams bestaan er gevoelens van onveiligheid bij zowel de medewerkers als patiënten. Dit maakt dat zij zich op sommige momenten niet prettig voelen binnen de instelling waar zij werken, behandeld worden of verblijven. 6.3 Aanbevelingen Uit theorie – en praktijkstudie komt naar voren dat Dimence aan een tal van randvoorwaarden voldoet maar er zaken ontbreken voor het creëren van een veiligheidscultuur. Uit het onderzoek komt naar voren dat veiligheid een essentieel onderdeel is van “het zich veilig en welkom voelen”en een ieder bereid is hier aandacht, energie en tijd aan te besteden. Dit kan als volgt worden bewerkstelligt: 1. Veiligheidsconsulent als communicatiespil in Dimence laten gelden zodat de communicatie m.b.t. het onderwerp op alle lagen van de organisatie naar voren komt. 2. Collectief verantwoordelijkheidsgevoel creëren 3. Het betrekken van het primaire proces bij bijvoorbeeld het schrijven van het risicomanagementplan. 4. Meer betrokkenheid vanuit directie en management naar primaire werkproces. 5. Meer aandacht voor patiënten door uitgebreid onderzoek te doen m.b.t. veiligheidsbeleving en gevoel van gastvrijheid. 6. Intensiever contact met betrokken systemen ( collega instellingen, cliëntenraad, vertrouwenspersoon, klachtencommissie etc. ). Met als doelstelling om een veiligheidscultuur te creëren binnen Dimence, regio Midden Overijssel, voeg ik in het laatste hoofdstuk het implementatieplan toe, welke mijns inziens een handvat biedt voor het creëren van een veiligheidscultuur.


23

Hoofdstuk 7. Implementatieplan Implementeren kan worden omschreven als “een procesmatig en planmatige invoering van vernieuwingen en / of veranderingen van bewezen waarde met als doel dat deze een structurele plaats krijgen in het beroepsmatig handelen, in het functioneren van organisaties of in de structuur van de GGZ. ( Zon, 1997 ) 7.1 Inleiding Dit implementatieplan is geschreven als onderdeel van de afstudeeropdracht in het kader van de opleiding tot ATAS in opdracht van Connecting. De omschreven activiteit betreft het creëren van een veiligheidscultuur. Dit zal plaatsvinden binnen Dimence, regio Midden Overijssel. Aan de hand van het gestelde veranderingsdoel: “ Binnen een half jaar is er, door middel van een literatuur – en praktijkstudie, binnen de regio Midden Overijssel van Dimence een nulmeting gedaan wat de basis vormt voor het creëren van een veiligheidscultuur” zal ik een weergave geven van belemmerende en bevorderende factoren.

Vervolgens zal ik een weging uitwerken van deze belemmerende en bevorderende factoren. Aan de hand van de door mij opgestelde doelen zal ik een plan van aanpak beschrijven van de activiteiten die ondernomen dienen te worden om deze doelen te implementeren. Daarna volgt een overzicht van de projectorganisatie. 7.2 Belemmerende factoren -

Er is nog geen tijd ingedeeld voor uitleg en mogelijkheid tot stellen van vragen rondom het onderwerp veiligheid. Er is geen tijd ingedeeld voor het volgen van de ASV trainingen Medewerkers van de regio Midden Overijssel zijn niet enthousiast of zien het belang van veiligheid niet in. Medewerkers in de regio Midden Overijssel hebben moeite met het nabespreken van hun handelingen m.b.t. veiligheid en geven geen openheid over veiligheidsbeleving. Behandelaren, management en directie zijn niet enthousiast over het onderwerp en geven geen tijd en ruimte hiervoor. Er wordt binnen de teams van regio Midden Overijssel geen tijd geïnvesteerd in het creëren van een veiligheidscultuur Onduidelijkheid m.b.t. procedures, afspraken, richtlijnen en verwachtingen rondom agressie en onveiligheid. Jaarlijks worden er geen risicoscans afgenomen. Verantwoordelijkheden zijn niet duidelijk


24

7.3 Bevorderende factoren - Er is vanuit de directie, management en de teams behoefte voor het creëren van een veiligheidscultuur. - Er is bij patiënten behoefte aan het creëren van een veiligheidscultuur. - Er is sprake van een collectief verantwoordelijkheidsgevoel m.b.t. veiligheidscultuur in de regio Midden Overijssel bij zowel directie, management, teamleiders, medewerkers en patiënten - Kwaliteit van zorg wordt verbeterd door het hebben van een veiligheidscultuur - Veiligheidsbeleving en tevredenheid van zowel medewerkers als patiënten wordt verbeterd door het hebben van een veiligheidscultuur. - Binnen alle teams van de regio Midden Overijssel zijn de randvoorwaarden aanwezig die nodig zijn tot het creëren van een veiligheidscultuur. - Implementeren van actieplannen voor het creëren van een veiligheidscultuur binnen alle teams van de regio Midden Overijssel. - Terugdringen van incidenten, dwang – en drangcijfers door het hebben van een veiligheidscultuur. 7.4 Weging van belemmerende en bevorderende factoren De belemmerende en bevorderende factoren overzien kan de conclusie getrokken worden dat het implementatieplan “creëren van een veiligheidscultuur binnen Dimence, regio Midden Overijssel”kansrijk is mits voldaan wordt aan de volgende voorwaarden: - Ondersteuning vanuit directie, management, medewerkers en patiënten - Aanwezigheid van risicoscans en randvoorwaarden die nodig zijn om veiligheidscultuur te creëren. De belemmerende factoren zoals hierboven staan beschreven in 7.2 zijn mijns inziens allen positief beïnvloedbaar. Het enthousiasmeren van medewerkers, patiënten en het aanwezig zijn van randvoorwaarden die nodig zijn om veiligheidscultuur te creëren is realiseerbaar binnen Dimence, regio Midden Overijssel. Daarbij hebben de directie, management, teams en patiënten te kennen gegeven dat zij enthousiast zijn over de te implementeren veiligheidscultuur wat de samenwerking, motivatie, tijd en inzet positief zal beïnvloeden. 7.5 Doelen - De directie, management , teams en patiënten zijn beschikbaar en enthousiast om de veiligheidscultuur te implementeren. - Het implementatieplan en scriptie zijn geschreven. - Er is een nulmeting voor een veiligheidscultuur gedaan. - Er is onderzoek gedaan naar veiligheidsbeleving van patiënten en medewerkers. - De veiligheidsconsulent stelt samen met teamleider actieplan op voor het creëren van een veiligheidscultuur. - Alle medewerkers zijn op de hoogte van de aanwezige randvoorwaarden voor een te creëren veiligheidscultuur. - Er worden jaarlijks metingen gedaan voor aanwezigheid van veiligheidscultuur; afnemen risicoscan, halfjaarrapportages meldingen van incidenten, jaarlijks schrijven van risicoscanmanagementplan etc. - Veiligheidsconsulent is regelmatig bij MT overleg en teamoverleggen aanwezig. - Er is duidelijkheid, inzichtelijkheid en eenduidigheid voor de aanwezige randvoorwaarden voor het creëren van een veiligheidscultuur.


25

Om de invoeren van het implementatieplan succesvol te laten verlopen zijn de volgende punten van belang: • Gemotiveerde medewerkers en patiënten t.a.v. veiligheidscultuur • Goedkeuring en enthousiasme van het management, directie en teamleiders. • Het afnemen van de risicoscans en vragenlijsten veiligheidsbeleving binnen alle teams van de regio Midden Overijssel • Mogelijkheid tot informatievoorziening richting diverse lagen van de organisatie, patiënten en naasten. 7.6 Plan van aanpak Aan de hand van de invoering van doelen / aanbevelingen rondom het creëren van een veiligheidscultuur rekening houdend met de belemmerende en bevorderende factoren, geef ik hier weer voor welke projectaanpak ik kies om de veiligheidscultuur te implementeren. In onderstaand schema staan de doelen in een tijdlijn weergegeven. Maand / Jaar Januari 2011

Februari 2011 Maart 2011

April 2011

Mei 2011 Juni 2011 Juli / aug 2011 Oktober – december 2011 December 2011

December 2011 Januari 2012

Wat te doen? Afronden scriptie en implementatieplan Uitkomsten van risicoscan inzichtelijk maken in MT overleg Halfjaarrapportage DVC schrijven en bevindingen terugkoppelen aan teams Afspraken maken met teamleiders voor uitkomsten scan en opstellen actieplan Opstellen van uitgebreide vragenlijst veiligheidsbeleving patiënt Contact leggen met cliëntenraad voor intensief betrekken van patiënten Rapportage schrijven vanuit Argus en zorgen dat alle randzaken inzichtelijk zijn voor betrokken afdelingen

Door wie? Ellen van der Haar Ellen van der Haar, directie en management

Tussentijdse evaluatie met directie en circuitmanagement Tussentijds contact met teamleiders i.v.m. opgestelde actieplan Schrijven risicomanagementplan met beleidsmedewerkers Halfjaarrapportage DVC schrijven en bevindingen terugkoppelen aan teams Afnemen risicoscans en vragenlijst veiligheidsbeleving medewerkers Uitkomsten scan presenteren MT overleg

Ellen van der Haar, directie en management Ellen van der Haar, teamleiders

Schrijven halfjaarrapportage incidenten Uitkomsten scan bespreken teamleiders en opstellen actieplan


Ellen van der Haar en teamleiders Ellen van der Haar Ellen van der Haar en cliëntenraad Ellen van der Haar, collega veiligheidsconsulenten en BOPZ bureau

Ellen van der Haar, beleidsmedewerker Ellen van der Haar en DVC Ellen van der Haar en medewerkers Dimence Ellen van der Haar, directie en management Ellen van der Haar en DVC’s. Ellen van der Haar en teamleiders

26

Activiteiten veiligheidsconsulent gehele jaar: • Geven van ASV trainingen • Geven van intervisie / inlooptrainingen • Deelname project Veilig Werken en hierbij horende werkzaamheden • Aanwezigheid overlegmomenten DVC • Regelmatig werkbezoeken binnen de teams van Regio Midden Overijssel • Eens per 3 weken overleg met circuitmanager Spoed • Eens per kwartaal overleg met directie en circuitmanagement • Eens per maand overleg collega veiligheidsconsulenten • Deelname symposia, informatiedagen etc. Om kennis op niveau te houden en uit te dragen. 7.7 Projectorganisatie Naam project Projectteam Looptijd project Doelgroep Contactadressen

Creëren veiligheidscultuur Midden Overijssel Ellen van der Haar, directie, management, teamleider, medewerkers en patiënten 2011-2013 Regio Midden Overijssel Ellen van der Haar 0546-547500 0653897478


27

Literatuurlijst • • • • • • • • • • • • • • •

Elchadrus, m., De Groof, s., Smits, W. (2008) Rational fear or respresented malaise, a crucial test of two paradigms explaining fear of crime. Broers, J., Steden, R van., Boutellier, H. (2008). Het effect van positieve en negatieve factoren op de veiligheidsbeleving. Tijdschrift voor veiligheid 2008. Legemaate, J., Christiaans-Dingelhoff, I., Doppegieter, R.M.S. & de Roode, R.P. de, (2006) Melden van incidenten in de gezondheidszorg. KNMG (2007b). Omgaan met incidenten, fouten en klachten. Bekker, J.M.A.H.M.J> de & Wijnen, f.c.b. van (2005). Leren van incidenten: huidige meldplicht is toe aan een update. Brink, L. van den (2008). Adviesgroep project incident melden Dimence. Deventer, Dimence. Molendijk, J. Kievit, W.H. van Hartenve & A.J. mintjes- de groot. Praktijkboek patiëntveiligheid. Sterkenburg, P.J.G. van (1996). Van Dale handwoordenboek van hedendaags nederlands. Beleidsnotitie Risicomanagement binnen Dimence, december 2009. Handboek Risicomanagement Dimence, juli 2009 Handreiking Veilig Incidenten Melden, veilige zorg iederszorg, GGZ Nederland 20082011. Bekkum, P., Gouw, A, (2003) Arbotemacier MW MWO Handreiking Veiligheidscultuur, veilige zorg ieders zorg GGZ Nederland ( 2008-2011) Handreiking veiligheidsplan, veilige zorg ieders zorg, GGZ Nederland (2008-2011) Kapteyn, B., (1996), Probleemoplossing in organisaties.

Internet: • www.dimence.nl • www.veiligezorgiederszorg.nl • www.wikipedia.nl • www.arbo.nl • www.isoguide7.nl • www.arbozw.nl


28

Bijlage 1. Fasering van Kapteyn Samenvatting van het fasenschema 1

2

3

4

5

Oriëntatiefase • Eerste verkenning van de problematiek en het kader waarin die speelt. • Condities voor het werken aan oplossingen • Voornemens en afspraken met betrekking tot het vervolg • Resultaat: voorlopige probleembeschrijving en plan voor nadere diagnose Diagnosefase • Formulering van de probleemdefinitie • Beschrijving van de meest relevante kenmerken van de uitgangssituatie • Belangrijkste maatstaf in de beoordeling van de uitgangssituatie • Omschrijving van de beoogde situatie (veranderingsdoel) • Resultaat: probleemdefinitie en veranderingsdoel. Toetsbare specificaties van veranderingsdoel Planningsfase • Analyse van de beinvloedende factoren • Concretisering van de (tussen) doelen en mijlpalen • Planning en organisatie van de te verrichten taken • Resultaat: een plan van tussendoelen en acties Actiefase • Uitvoering van de activiteiten ter realisering van de tussendoelen en mijlpalen volgens planning • Indien nodig tussentijdse aanpassing van veranderingsdoel en planning Evaluatiefase • Toetsing van de bereikte resultaten • Formulering van nieuwe of resterende probleemstellingen


29

Bijlage 2: Organogram en werkgebied Dimence


30

Bijlage 3: Risicoscan Praktijkregel 1: Registratie van agressie Uitzondering op de regel?

Maatregel Alle agressieve incidenten worden geregistreerd.

Maatregel of goed alternatief aanwezig? Ja Deels Nee/beperkt

Medewerkers weten hoe en waar ze agressieve incidenten kunnen melden en registreren.

Ja Deels Nee/beperkt

Ernstige incidenten worden gemeld bij de Arbeidsinspectie.


De medewerkers maken gebruik van het SOAS registratieformulier.


De instelling heeft een coördinator aangewezen die de meldingen verzamelt, registreert en analyseert.


De coördinator maakt minimaal één keer per jaar een overzicht van alle meldingen. Daarvan maakt hij een analyse voor de directie.


De teamcoördinator/leidinggevenden en de getroffen medewerkers zijn betrokken bij de incidentenanalyse.


Het overzicht en de analyse worden met de OR/WVT besproken.



31

De analyse vormt de basis voor het evalueren en bijstellen van het beleid.


Op basis van de analyse stelt de instelling streefcijfers vast voor het aantal incidenten per jaar/per medewerker.


Praktijkregel 2: Opvang en nazorg Uitzondering Maatregel

Maatregel of goed alternatief aanwezig?

op de regel? Alarmeren De instelling beschikt over een alarmsysteem. Dit systeem zorgt ervoor dat medewerkers in geval van nood alarm kunnen slaan of persoonlijke assistentie kunnen inroepen.


Medewerkers weten hoe zij assistentie moeten inroepen bij (dreigende) agressie.


Ook ambulante medewerkers kunnen alarm slaan en assistentie inroepen.


Er zijn normtijden afgesproken voor de opkomsttijden van de assistentie.


Het functioneren en de opkomsttijden van assistentie en achterwachten worden regelmatig gecontroleerd.


Het alarmsysteem wordt regelmatig getest.



32

e

1 opvang De instructies en procedures zijn vastgelegd en voor iedereen in te zien.


Leidinggevenden en medewerkers weten wat ze moeten doen om zelf eerste opvang te verlenen na een incident.


Nazorg Medewerkers die een incident melden, krijgen automatisch nazorg aangeboden. Zij bepalen zelf of ze daar gebruik van maken.


Medewerkers weten hoe zij het bedrijfsopvangteam kunnen inschakelen.


De leden van het bedrijfsopvangteam zijn goed geïnstrueerd en hebben de juiste training gehad.


Praktijkregel 3: Teambespreking Uitzondering

Maatregel


op de regel?

Veiligheid staat regelmatig op de agenda van het teamoverleg.


Het team meldt en registreert alle incidenten.


Het team kent de risicovolle momenten en situaties in het werk en weet hoe het – indien nodig - moet handelen.



33

Het team stelt duidelijke grenzen aan het gedrag dat het nog acceptabel vindt.


Het team weet hoe het moet reageren op onacceptabel gedrag.


Binnen het team bestaat aandacht voor werkhouding en de relatie met veilig werken.


Het team heeft een veilige werksfeer. Individuele medewerkers kunnen uiting geven aan hun gevoelens van onveiligheid.


Praktijkregel 4: Veilige werkprocessen

Uitzondering

Huisregels en gedragscodes Maatregel

op de regel?


Het team beschikt over huisregels. Gedragscodes vormen een onderdeel van deze huisregels.


De gedragscodes zijn bekend bij alle medewerkers.


De gedragscodes zijn bekend bij alle cliënten.


Er is toezicht op de naleving van de gedragscodes.


Het team heeft afspraken gemaakt over sancties en/of andere maatregelen in geval van ongewenst gedrag.


Jaarlijks worden de gedragscodes met de cliëntenraad en de werknemersvertegenwoordiging geëvalueerd.



34

Risicovolle cliëntengroepen Risicovolle aspecten van cliëntengroepen zijn geïnventariseerd en met medewerkers besproken.


Bij de intake van nieuwe cliënten wordt de kans op het ontstaan van agressie of andere vormen van ongewenst gedrag vastgelegd.


Met veelplegers zijn individuele afspraken gemaakt om het aantal incidenten te verminderen.


Medewerkers worden geïnformeerd over cliënt-/ agressierisico’s, bijvoorbeeld via de agressiesignaalkaart.


Risicovolle taken Het team heeft een analyse gemaakt van het primaire werkproces en heeft vastgesteld welke taken en momenten risicovol zijn.


Het team heeft aangegeven hoe de agressierisico’s kunnen worden geminimaliseerd.


Bij de intake wordt vastgesteld of aan de eisen van veilig werken wordt voldaan. Zowel wat betreft de noodzakelijke begeleiding en ondersteuningsuren als de vereiste vaardigheden van de medewerkers en de eisen aan gebouw en omgeving.


Er zijn afspraken gemaakt over de manier waarop bepaalde risicovolle taken moeten worden uitgevoerd.


Er wordt voldoende aandacht besteed aan het risico van secundaire traumatisering.



35

Praktijkregel 5: Een veilige werkomgeving Uitzondering Maatregel op de regel? Is de omgeving van het gebouw in orde wat betreft de bereikbaarheid (per openbaar vervoer), parkeergelegenheid, afrastering, verlichting en onderhoud?


Is de toegang tot het gebouw in orde wat betreft overzicht over wie in- en uitgaan, controle op wie in- en uitgaan, metaaldetectie en richtingaanwijzers voor het publiek in het gebouw?

Ja

Is de indeling van het gebouw in orde wat betreft de scheiding tussen publiektoegankelijke en –gesloten ruimtes, overzichtelijkheid, verstopplekken, omvang van de ruimtes, vluchtwegen en cool-downruimtes voor agressieve cliënten?

Ja

Zijn de voorzieningen in het gebouw in orde wat betreft brandmelding, EHBO, ontruimingsalarm, noodverlichting, hang- en sluitwerk, beglazing, (cameratoezicht) en inbraakbeveiliging?

Ja

Zijn de wachtruimtes en spreekkamers in het gebouw in orde wat betreft comfort voor cliënten/bezoekers, privacy, rokersgedeelten, toezicht, vluchtwegen, gevaarlijke voorwerpen, alarmknoppen?

Ja

Is de beveiliging van ambulant werkende medewerkers in orde wat betreft risico-inschatting, alarm, achterwacht, assistentie, bewaking/begeleiding, werkafspraken en traceersysteem?

Ja

Is de slaapruimte van het personeel in orde wat betreft afsluitbaarheid, zicht op in- en uitgangen en alarm?

Ja

Deels Nee/beperkt

Deels Nee/beperkt

Deels Nee/beperkt

Deels Nee/beperkt

Deels Nee/beperkt

Deels Nee/beperkt


36

Praktijkregel 6: Competentieversterking Uitzondering Maatregel op de regel? Hebben de medewerkers informatie gekregen over de risico’s van agressie op het werk, zoals de risicofactoren van de cliënt, de risicofactoren van bepaalde taken en handelingen, de risicofactoren in de omgeving en de gezondheidsrisico’s?


Hebben de medewerkers informatie gekregen over de preventieve maatregelen, zoals gedragsregels, sancties, technische maatregelen, organisatorische maatregelen en veiligheid in de ambulante dienstverlening?

Ja

Hebben de medewerkers informatie gekregen over hoe ze moeten handelen bij een incident, zoals nabespreking met de agressor, opvang, klachtenregeling, melden, assistentie, bedrijfshulpverlening en aangifte?

Ja

Hebben medewerkers voldoende kennis, inzicht en vaardigheden op het vlak van oorzaken van agressie, vroege signalering van agressie, deëscalatie van agressie, reductie van eigen acute stressreacties, gevolgen van agressie, traumaverwerking, verbale en fysieke weerbaarheid?

Ja

Weten de medewerkers dat zij wettelijk verplicht zijn om de voorschriften, procedures en protocollen op het gebied van agressie na te leven?

Ja

Deels Nee/beperkt

Deels Nee/beperkt

Deels Nee/beperkt

Deels Nee/beperkt


37

Bijlage 4: Vragenlijst veiligheidsbeleving medewerkers Veiligheidsbeleving medewerkers Voelt u zich veilig? Wordt er met regelmaat gesproken over veiligheid tijdens teamoverleg? Worden de thema’s als onveiligheid, angst binnen het team besproken? Is de leidinggevende makkelijk bereikbaar? Vindt u leidinggevende veiligheid belangrijk? Wordt de assistentie bij incidenten door u als voldoende beleefd? Wordt de opvang na een incident door u als voldoende beleefd? Zijn er factoren te benoemen die nadeling effect hebben op de beleving van de sociale veiligheid van de medewerkers? Zijn er factoren te benoemen die een gunstig effect hebben op de beleving van de sociale veiligheid van medewerkers?

Ja

Nee

Toelichting

Open vragen: 1. Wat voor agressie van een patiënt / bezoeker maakt u hier doorgaans mee? En hoe vaak? 2. Wat is het ergste incident wat hier is voorgekomen en hoe lang is dit geleden? 3. Wat voor impact heeft deze agressie op u gehad? 4. Met welke patiëntengroep werkt u? Is er bij deze patiëntengroep sprake van een hoog agressierisico? 5. Welke maatregelen worden er genomen op het gebied van veiligheid en werken deze goed? 6. Welke maatregelen mist u en waarom?


38

Bijlage 5: Vragenlijst veiligheidsbeleving patiënten Veiligheidsbeleving volgens patiënt Werd u prettig ontvangen bij binnenkomst? Voelt u zich veilig op deze locatie? Bent u op de hoogte gebracht van de huisregels? Zijn er plekken in en rond het gebouw waar u zich onveilig (er) voelt? Is er aan u weleens gevraagd of u zich veilig voelt? Voelt u zich weleens onveilig door gedrag van het personeel? Voelt u zich weleens onveilig door gedrag van medepatiënten?

Ja

Nee

Toelichting


39


40

Scriptie ATAS. Naar een Veilig en Risicobewust Dimence, regio Midden Overijssel

Recommend Documents