Střední škola stavební Jihlava
Sada 2 – Microsoft Word 2007 15. Hromadná korespondence (1) Digitální učební materiál projektu: SŠS Jihlava – šablony registrační číslo projektu:CZ.1.09/1.5.00/34.0284 Šablona: III/2 - inovace a zkvalitnění výuky prostřednictvím ICT
Jaromír Železný © 2013
Projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky
Pojem - hromadná korespondence • hromadná korespondence příprava a tisk většího množství dokumentů, které se lišících se pouze ve stále stejných údajích • lišit se mohou například v adresátovi, jinak se jedná o stejný dopis (obecně se toto nazývá personalizovaným tiskem - dopis, který přijde přímo s vašimi údaji, vytisknutý jen pro vás, bez dolepování, přítisků apod. působí daleko lépe)
Pojem - hromadná korespondence • nemusí to být jenom dopisy (odtud pochází název), ale také: – evidenční listy – karty materiálu – obaly CD i se seznamem nahrávek – různé průkazky (např. karty studentů) – štítky – obálky – atd.
Pojem - hromadná korespondence • při hromadné korespondenci dochází k propojení dvou dokumentů, ze kterých vytváříme dokumenty další • první dokument – hlavní – obsahuje (neměnný) text výsledných dokumentů, tzn. mimo údajů, které jsou v každém z výsledných dokumentů jiné. Místo těchto údajů jsou v hlavním dokumentu vložena tzv. slučovací pole. • druhý dokumentu je zdrojem dat pro hlavní dokument a obsahuje data ve tvaru záznamů v seznamu • nejčastěji se jako zdroj dat používají tabulky ve Wordu, Excelu, nebo Accessu
Zdroj dat • v prvním řádku seznamu jsou vždy názvy jednotlivých slučovacích polí • v dalších řádcích jsou záznamy, které budeme vkládat do slučovacích polí při generování dokumentů
Hlavní dokument • vytvoříme koncept dopisu, pro názornost jsou části, které se budou měnit podle příjemce, napsány kurzívou
Vytvoření dokumentů hromadné korespondence • v nabídce Korespondence přejdeme na příkaz Spustit hromadnou korespondenci a vybereme (podle typu výsledného dokumentu)
Vytvoření dokumentů hromadné korespondence • dále klikneme na ikonu Vybrat příjemce a z nabídky vybereme Použít existující seznam • potom procházením jednotlivými složkami najdeme složku, ve které je sešit s daty uložen, klikneme na daný sešit a potom na tlačítko Otevřít
Vytvoření dokumentů hromadné korespondence • v dialogovém okně Vybrat tabulku vybereme list, na kterém jsou uložena data • přesvědčíme se, že je zaškrtnuto políčko První řádek dat obsahuje záhlaví sloupců a potom klikneme na tlačítko OK • nyní máme dokument hromadné korespondence
Vytvoření dokumentů hromadné korespondence • klikneme na ikonu Vložit slučovací pole a postupně vložíme do správných míst v dokumentu slučovací pole hromadné korespondence, které nám do dokumentu vloží správné údaje
Vytvoření dokumentů hromadné korespondence • pro oslovení budeme využívat podmínku podle pole Pohlaví ve zdroji dat (Vážený pan / Vážená paní) • z nabídky Pravidla vybereme volbu Pokud-pak-jinak a vyplníme vlastnosti podmíněného dotazu podle potřeb • pro správnost bychom měli vložit podmínky dvě – je rovno M a je rovno Ž, neboť v tomto případě všichni, kteří nemají „M“, budou osloveni „Vážená paní“
Vytvoření dokumentů hromadné korespondence • po zobrazení kódu polí v dokumentu klávesovou zkratkou ALT+F9 ze nám zobrazí všechna vložená pole, například, pokud bychom potřebovali editovat podmíněné výrazy
Zobrazení jednotlivých dokumentů • pro prohlížení jednotlivých dokumentů přepneme dokument do režimu Náhled výsledků
• pro procházení mezi jednotlivými dokumenty můžeme využít tlačítka pro posun na první, předchozí, následující nebo poslední záznam
Tisk hromadné korespondence • klikneme na ikonu Dokončit a sloučit a vybereme možnost Tisk dokumentů… • v dialogovém okně vybereme, zda chceme tisknout všechny záznamy, nebo aktuálně zobrazovaný záznam, nebo záznamy na určité pozici v seznamu (např. 5. – 8. záznam) a pokračujeme s tiskem obvyklým způsobem
Zdroje: Microsoft Office 2007 – licence SŠS Jihlava Literatura: Pírková K. – Microsoft Office Word 2007 Podrobná uživatelská příručka, Computer Press a.s., Brno 2007, ISBN 978-80-251-1571-8 Polák L. – Metodická příručka Microsoft Word 2007, Microsoft, Praha 2007. Materiál je určen k bezplatnému používání pro potřeby výuky a vzdělávání na všech typech škol a školských zařízení. Autorem materiálu a všech jeho částí, není-li uvedeno jinak, je : Jaromír Železný Pokud není uvedeno jinak, byly při tvorbě použity volně přístupné internetové zdroje. Autor souhlasí se sdílením vytvořených materiálů a jejich umístěním na www.ssstavji.cz.
