RINGKASAN EKSEKUTIF (EXECUTIVE SUMMARY) Program sesuai RIP tahun 2011 yaitu program, peningkatan mutu perencanaan pembelajaran yang terdiri dari satu aktivitas yaitu penguatan implementasi KBK untuk mencapai standar lulusan dengan sub aktivitas penguatan kualitas dan relevansi KBK dan peningkatan kualitas implementasi KBK. Hingga 31 Juli 2011, program PHK PKPD UNIMUS yang telah dilaksanakan yaitu Peningkatan Mutu Perencanaan Pembelajaran dilakukan melalui aktifitas penguatan implementasi KBK untuk mencapai standar lulusan yaitu: (a) Peningkatan kualitas dan relevansi KBK, dan (b) Peningkatan kualitas implementasi KBK dalam blok. Capaian kemajuan fisik sampai dengan 31 Juli 2011 yaitu : workshop 58%; pengadaan peralatan lab biomedik dan pengadaan peralatan kelas-tutorial dalam taraf persiapan (40%); renovasi minor skill lab 0%; Pengadaan furnitur kelas - tutorial dalam taraf persiapan (20%); evaluasi kurikulum berbasis kompetensi dalam implementasi sistem blok berupa TA(technical assistence) dalam taraf persiapan (25%) ; hibah pengajaran taraf persiapan (45%); Pendidikan non gelar Domestik dalam bentuk pelatihan kedokteran keluarga, pelatihan ACLS dan pelatihan EKG telah dilaksanakan (100%);Pendidikan Bergelar Domestik dalam taraf persiapan (40%), namun yang akan memanfaatkan hanya satu orang (10%); monevin(50%) ; monev eksternal(50%). Keseluruhan program fisik dan pengadaan tersebut menyerap dana Rp. 90.000.000 (sembilan puluh juta rupiah) dari bank dunia serta Rp 49.013.700 (empat puluh sembilan juta tiga belas juta tujuh ratus rupiah) dari dana DRK. Indikator Kinerja Utama: Rata-rata IPK dan IP semester sudah ada peningkatan, meskipun belum sesuai target tahun 2011, perkiraan nilai akreditasi sudah memenuhi target, proses akreditasi FK UNIMUS dilaksanakan tahun 2011. Indikator Kinerja Kegiatan: Prosentase kurikulum baru sesuai KBK dan RPKPS sudah ada peningkatan, juga modul per blok terintegrasi ada peningkatan yang berarti walaupun belum sesuai harapan target 2011; Rata-rata nilai akhir skill laboratorium per blok dan rata-rata nilai tutorial mahasiswa ada peningkatan, meski belum memenuhi target 2011; Mahasiswa remidi sementara ini belum berubah. Dalam implementasi dan pengelolaan program, berbagai hambatan dan kendala yang muncul antara lain : CPCU kurang bisa memberikan informasi yang pasti mengenai pemberian NOL, pengelolaan kegiatan, khususnya standar pengelolaan keuangan. Hal ini menyebakan banyaknya perubahan jadwal dan alokasi keuangan pada berbagai kegiatan dan menyebabkan PIU merasa kurang yakin dengan keputusan pengelolaan yang diimplementasikan. Keterlambatan proses pencairan dana oleh Dikti menyebabkan beberapa program mengalami penundaan jadual. Kegiatan yang dilakukan dengan melibatkan pihak lain, misalnya mitra (UNDIP), sering kali tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan karena adanya penyesuaian jadual yang ditetapkan oleh mitra. Adanya perubahan jumlah dan pergantian nama peserta latih karena berbagai pertimbangan teknis dan persyaratan yang diajukan mitra.
Kendala-kendala di atas atasi melalui langkah-langkah : 1) meningkatkan intensitas komunikasi dengan CPCU tentang kepastian NOL maupun prosedur pengelolaan program kegiatan. Bentuk nyata langkah ini adalah dengan selalu mengkomunikasikan melalui telpon maupun email mengenai hal-hal yang masih belum jelas prosedur pengelolaanya. Penundaan kegiatan akibat terlambatnya pencairan dana dari Dikti menjadikan penjadualan ulang kegiatan. Waktu tunda kegiatan digunakan untuk mematangkan perencanaan kegiatan yang akan dilakukan. 2) Meningkatkan intensitas koordinasi dengan pihak mitra dalam sinkronisasi jadwal maupun pemanfaatan sumberdaya dari mitra serta perubahan jumlah dan pergantian nama peserta latih untuk memenuhi persyaratan yang diajukan mitra. Rencana implementasi aktivitas sampai dengan Desember 2011 adalah : pengadaan barang dan jasa, pekerjaan sipil, pengembangan staf, pengembangan program dan manajemen program dan monevin, membutuhkan biaya sebesar Rp. 2.236.417.682 yang bersumber dari World Bank sebesar Rp. 2.126.666.382 dan dari dana DRK sebesar Rp. 109.751.300.
BAB I PENDAHULUAN Penyusunan laporan tengah tahunan ini sebagai bagian dari upaya peningkatan kapasitas dan kualitas institusi dalam melaksanakan PHK-PKPD skema B. Program Peningkatan Kompetensi Lulusan untuk Mencapai Standar Kompetensi Dokter Indonesia ini bertujuan dicapainya kompetensi dokter lulusan FK UNIMUS sesuai dengan Standar Kompetensi Dokter Indonesia (SKDI). Rencana pelaksanaan program sesuai RIP tahun 2011, melalui satu sub program, peningkatan mutu perencanaan pembelajaran yang terdiri dari satu aktivitas yaitu penguatan implementasi KBK untuk mencapai standar lulusan dengan sub aktivitas penguatan kualitas dan relevansi KBK dan peningkatan kualitas implementasi KBK, Peningkatan Mutu perencanaan Pembelajaran Peningkatan Mutu perencanaan Pembelajaran pelaksanaannya direncanakan tahun 2011. Tujuan Peningkatan Mutu Perencanaan Pembelajaran dilakukan melalui aktifitas penguatan implementasi KBK untuk mencapai standar lulusan yaitu: (a) Peningkatan kualitas dan relevansi KBK, dan (b) Peningkatan kualitas implementasi KBK dalam blok. Penguatan implementasi KBK untuk mencapai standar lulusan melalui kegiatan: (1) Peningkatan kualitas dan relevansi KBK; (2) Peningkatan kualitas implementasi KBK dalam blok. Implementasi RIP 2011. Peningkatan kualitas dan relevansi KBK dengan tahapan yang dilakukan adalah : (1) evaluasi kurikulum yang sedang dilaksanakan, (2) pengembangan kurikulum, (3) implementasi kurikulum baru, dan evaluasi pelaksanaan kurikulum baru. Tahapan evaluasi kurikulum dan tahapan pengembangan kurikulum belum dapat dilaksanakan karena, belum adanya balasan surat penugasan tenaga TA (Technical Assistence) dari Rektor Undip. Sehingga lokakarya Kurikulum Berbasis Kompetensi menjadi tertunda. Tahapan implementasi kurikulum sebagian sudah dapat dilaksanakan diantaranya: (a) Pendidikan non gelar dalam bentuk pelatihan kedokteran keluarga, pelatihan ACLS dan pelatihan EKG; (b) Pendidikan bergelar dalam taraf persiapan, jumlah yang direncanakan empat orang, satu orang dalam proses wawancara dengan pihak penyelenggara pendidikan. Dua orang menggunakan sumber dana BPPS dan satu belum memenuhi syarat akademik. Pendidikan bergelar dilaksanakan mulai bulan September (c) Peningkatan kemampuan dosen dalam merancang instruksional berbentuk pelatihan PEKERTI dan AA dilaksanakan bulan Agustus 2011. (d) Peningkatan sarana penunjang pembelajaran masih dalam tahap persiapan dan proses penawaran khususnya peralatan laboratorium biomedik. (e) peningkatan ketersediaan sumber bahan ajar dari perpustakaan belum dialokasikan pada tahun
ini, namun sumber bahan ajar dari perpustakaan bias diharapkan dari product hibah pengajaran. Peningkatan kualitas implementasi KBK dalam blok dengan dua sub aktivitas: (1) Evaluasi implementasi system blok dan (2) Pengintegrasian materi dalam blok. Evaluasi implementasi system blok belum dapat dilaksanakan karena belum adanya balasan surat penugasan tenaga TA (Technical Assistence) dari Rektor Undip, sehingga tahapan selanjutnya berupa lokakarya penerapan metode blok menjadi tertunda. Pengintegrasian materi dalam blok dilakukan dengan tahapan (a) Pengembangan/penguatan kapasitas staf, (b) Peningkatan bahan ajar terintegrasi, (c) Lokakarya pengembangan sistem penilaian. Pengembangan/penguatan kapasitas staf melalui pelatihan tutorial dengan pengiriman calon peserta latih ke UNDIP, belum dapat terlaksana. Peningkatan bahan ajar terintegrasi telah dilaksanakan dalam bentuk lokakarya penyusunan bahan ajar, sedangkan dari 10 hibah pengajaran yang direncanakan, hanya 3 hibah pengajaran yang disetujui, dan ini dalam proses penyusunan proposal. Lokakarya pengembangan sistem penilaian telah dilaksanakan sedangkan pendokumentasian sistem penilaian dalam proses penyusunan. Dengan demikian, belum ada kesesuaian pelaksanaan program yang dirancang pada RIP dengan implementasi sampai dengan 31 Juli 2011.
BAB II IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM a. Organisasi pelaksana kegiatan Organisasi pelaksana kegiatan ini dibentuk berdasarkan SK Rektor UNIMUS nomor 195/UNIMUS/SK.KP/2010 tanggal 9 Agustus 2011. Adapun struktur organisasi pelaksana hibah PKPD UNIMUS dapat dilihat pada Gambar 1.
Rektor (Penanggung Jawab) Prof. Dr. Soesanto
WR Akademik Ir. Diyono Ihsan, SU
WR Administrasi & Keuangan Edy Wuryanto, S.Kp Direktur Keuangan Rosita Lihasari, S.Sos
Tim Monevin PT Ir. Nurrahman, M.Si
Bagian Pengadaan PT Ir. Abdurrohman Ari S
Bagian Keuangan PT Indah Maftuchah, SE.Akt
Dekan FK dr. Siti Moetmainnah, MARS, SpOG(K)
Direktur Eksekutif dr. Siti Amaliah, M.Kes
Koordinator Program Purnomo, ST, M.Eng
1. 2.
PiC dr. Swasty, SpM dr. Titin Setyowati, Sp.An
Koordinator Pengadaan M Ali Fatkhurrohman, SKM
Koordinator Administrasi & Keuangan Etik Maunatiq, SE,Akt
b. Mekanisme kerja antar pelaksana kegiatan Kegiatan sehari-hari proyek akan dikoordinir oleh Direktur Eksekutif yang bertanggung jawab langsung kepada Dekan. Direktur Eksekutif akan dibantu oleh beberapa koordinator yang bertanggung jawab dalam bagian pengelolaan program, bagian monitoring dan evaluasi, bagian pengadaan barang dan jasa, bagian keuangan serta dibantu beberapa staf pendukung. Direktur Eksekutif berkoordinasi dengan Dekan Fakultas dalam menjalankan dan memutuskan kebijakan akademik yang terkait dengan implementasi program. Agar proyek bisa berjalan dengan baik, diperlukan adanya kendali internal. Tim monitoring dan evaluasi internal yang dibentuk oleh Rektor berfungsi untuk memonitor jalannya proyek dan melaporkan perkembangan proyek kepada Direktur. Selain itu Tim Monev internal juga berkoordinasi secara berkala dengan tim Monev UP3 (Unit Pusat Pelaksana Proyek/CPIU-Central Project Implementation Unit). Penanggung jawab utama kegiatan PHK-PKPD di UNIMUS adalah Rektor. Dalam implementasinya, program-program akademik dikoordinasikan oleh Wakil/Pembantu Rektor Bidang Akademik, serta Wakil/Pembantu Rektor Bidang Sumberdaya/Keuangan sebagai Pejabat Pembuat Komitmen (untuk PTN/PT BHMN) atau Penanggung Jawab Keuangan (untuk PTS) pada tingkat UP2, berdasarkan Surat Keputusan Rektor. Dekan bertindak selaku ketua pelaksana program yang dibantu oleh Direktur Eksekutif serta Koordinator Bagian Program, Koordinator Administrasi dan Keuangan, Koordinator Pengadaan, dan Bendahara Pengeluaran Pembantu (PTN). Masing-masing PIC bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan aktifitas yang menjadi tanggung jawabnya. Dalam melaksanakan tugasnya, PIC dikoordinir oleh Koordinator Program dalam merencanakan, menjalankan dan melaporkan kegiatan, bertanggung jawab kepada Direktur eksekutif dan berkoordinasi dengan pengelola keuangan dan pengelola pengadaan barang dan jasa dalam hal penyediaan sumberdaya. Direktur eksekutif memegang kendali terhadap semua pelaksanaan kegiatan dan melakukan koordinasi dengan semua unit (unit keuangan dan unit pengadaan) dan para PIC. Direktur eksekutif bertanggung jawab langsung kepada Dekan selaku ketua pelaksana program, dan Dekan bertanggung jawab langsung terhadap Rektor selaku penanggungjawab program secara keseluruhan melalui Wakil/Pembantu Rektor Bidang Akademik. Monitoring dan evaluasi seluruh program dilakukan oleh tim monev internal dan tim monev internal ini selalu berkoordinasi dengan ketua pelaksana program. c. Pengembangan kapasitas pengelola program Pengembangan kapasitas pengelola program dilakukan oleh CPCU. Pengelola program yang ditingkatkan kapasitasnya oleh CPCU adalah :(1) Direktur eksekutif, yaitu peningkatan kemampuan dalam melakukan pengelolaan, koordinasi dengan pengelola yang lain serta pengendalian program kegiatan secara keseluruhan.(2) Koordinator program, yaitu peningkatan kemampuan dalam mengkoordinasikan pelaksanaan program kegiatan serta membantu direktur eksekutif dalam pengendalian kegiatan.(3) Koordinator Keuangan dan Administrasi, yaitu peningkatan kapasitas dalam mengatur pemanfaatan keuangan program, penyusunan administrasi keuangan serta pelaporan keuangan program
kegiatan.(4) Koordinator Pengadaan, yaitu peningkatan kapasitas dalam hal penyusunan dokumen pengadaan, proses pengadaan serta pelaporan hasil pengadaan. d. Sistem dan prosedur pengelolaan program Pelaksanaan program kegiatan secara keseluruhan dikoordinasikan oleh seorang koordinator program. Koordinator program ini berkoordinasi dengan PIC di tiap-tiap kegiatan. Dalam melaksanakan tugasnya, PIC membentuk satuan tugas atau panitia pelaksana yang melakukan tugas operasional kegiatan. Pengelolaan keuangan program PHK PKPD dibawah kendali direktur keuangan. Direktur keuangan ini dibantu oleh bagian keuangan universitas. Pengelolaan administrasi keuangan dilakukan oleh Koordinator Administrasi & Keuangan yang dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh seorang staf. Koordinator Administrasi & Keuangan berkoordinasi dengan Bagian keuangan Perguruan Tinggi dalam melakukan pengelolaan keuangan. Secara keseluruhan, pengelolaan keuangan program ini dalam koordinasi Direktur keuangan. Mekanisme pendanaan program kegiatan dilakukan sebagai berikut : PIC tiap kegiatan mengajukan kebutuhan dana kepada bagian Koordinator Administrasi & Keuangan. Koordinator Administrasi & Keuangan melakukan pengadministrasian terhadap usulan PIC dan mengkoordinasikannya dengan direktur eksekutif. Selanjutnya direktur eksekutif atas sepengetahuan Dekan Fakultas Kedokteran, selaku ketua pelaksana PHK PKPD, mengajukan permohonan dana kepada Rektor selaku pimpinan tertinggi universitas dan penanggungjawab program PHK PKPD. Rektor mendisposisikan usulan keuangan tersebut ke Wakil Rektor (WR 2) Dua dan selanjutnya WR 2 mendisposisikan ke Direktur keuangan program PHK PKPD. Setelah mempelajari usulan tersebut dan menyetujui, Direktur keuangan memerintahkan Bagian Keuangan Perguruan Tinggi untuk mencairkan pengajuan dana. Bagian Keuangan Perguruan Tinggi akan mencairkan ajuan dana tersebut setelah melakukan berbagai klarifikasi jika diperlukan. Pengadaan barang dan jasa dikelola oleh Bagian Pengadaan Perguruan Tinggi dan seorang Koordinator Pengadaan. Dalam hal pengadaan, Koordinator pengadaan berkoordinasi dengan Bagian Pengadaan Perguruan tinggi untuk membentuk panitia pengadaan. Panitia pengadaan ini dibentuk dengan SK Rektor. Panitia ini melakukan proses pengadaan sesuai dengan jenis barang yang akan diadakan berdasarkan arahan dan berkoordinasi dengan koordinator pengadaan. Pengelolaan keuangan sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor: 0l/PM.2/2009. Pengadaan barang dan jasa mengacu pada pedoman pengadaan barang dan jasa yang berlaku serta mengacu pada Project Management Manual (PMM), khususnya bab VIII. Barang-barang yang diadakan diadministrasikan dan dikelola sebagai barang milik negara sesuai dengan pedoman yang berlaku serta PMM, khususnya bab IX. e. Hambatan dan kendala serta kiat-kiat mengatasi permasalahan Dalam implementasi dan pengelolaan program, berbagai hambatan dan kendala yang muncul antara lain : (1) CPCU kurang bisa memberikan informasi
yang pasti mengenai pemberian NOL, pengelolaan kegiatan, khususnya standar pengelolaan keuangan. Hal ini menyebakan banyaknya perubahan jadwal dan alokasi keuangan pada berbagai kegiatan. Hal ini juga menyebabkan PIU merasa kurang yakin dengan keputusan pengelolaan yang diimplemetasikan. (2) Kelambatan proses pencairan dana oleh Dikti menyebabkan beberapa program mengalami penundaan jadual. (3) Kegiatan yang dilakukan dengan melibatkan pihak lain, misalnya mitra (UNDIP), sering kali tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan karena adanya penyesuaian jadual yang ditetapkan oleh mitra. Kendala-kendala di atas atasi melalui langkah-langkah : (1) Meningkatkan intensitas komunikasi dengan CPCU tentang kepastian NOL maupun prosedur pengelolaan program kegiatan. Bentuk nyata langkah ini adalah dengan selalu mengkomunikasikan melalui telpon maupun email mengenai halhal yang masih belum jelas prosedur pengelolaanya.(2) Penundaan kegiatan akibat terlambatnya pencairan dana dari Dikti menjadikan pengaturan ulang jadual kegiatan. Waktu tunda kegiatan digunakan untuk mematangkan perencanaan kegiatan yang akan dilakukan. (3) Meningkatkan intensitas koordinasi dengan pihak mitra dalam sinkronisasi jadwal maupun pemanfaatan sumberdaya dari mitra.
BAB III HASIL YANG DICAPAI Berdasarkan implementasi PHK-PKPD hingga 31 Juli 2011, maka capaian indikator kinerja sebagai berikut: Nilai Baseline dan Target dengan Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Tambahan No
Indikator
Baseline (2009)
Target 2011
Capaian Juli 2011
2,70
2,50
35 65 Belum
50 50 Belum
200
200
100 85 100
50 30 50
80 85 80 4
76 50 76 4,1
70 30
90 15
90 21
50
100
65
0
50
65
3,1
3,3
3,1
10
7
5
2,74
3
2,8
Indikator Kinerja Utama 1 2
Rata-rata IPK semester pada pelaksanaan KBK 2,49 Prosentase rerata IP semester < 2,5 59,2 > 2,5 40,8 3 Akreditasi program studi Belum Standar BAN PT Okt 2009 Perkiraan nilai akreditasi 180 Indikator Kinerja Kegiatan Penguatan implementasi KBK untuk mencapai standar lulusan 4 Ada kurikulum baru sesuai KBK (%) 0 5 Ada RPKPS (%) 28 6 Jumlah mahasiswa yang meminjam buku 24 perpustakaan/minggu 7 Rata-rata nilai akhir skill laboratorium per blok 75 8 Modul per blok terintegrasi (%) 28 9 Rata-rata nilai tutorial mahasiswa 75 10 Mahasiswa remidi (%) 4,1 11 12 13 14 15 16 17
Pengisian KRS tepat waktu (%) Ketepatan waktu pengumuman nilai Semester pasca ujian (hari) Pengguna internet untuk pembelajaran per hari (%) Banyaknya kunjungan pada system informasi setiap minggu (%) Kepuasan mahasiswa terhadap laboratorium (skala 1-4) Pelayanan perpustakaan tiap mahasiswa (menit) Kepuasan mahasiswa terhadap perpustakaan (skala 1-4)
Indikator Kinerja Utama. Indikator yang telah dicapai Rata-rata IPK semester pada pelaksanaan KBK sebesar 2,50 , prosentase rerata IP semester <
2,5 sebesar 50, dan prosentase rerata IP semester > 2,5 sebesar 50, meskipun ketiganya ada kenaikan capaian, namun belum sesuai harapan target 2011. Perkiraan nilai akreditasi sudah sesuai target,meskipun FK UNIMUS belum terakreditasi dengan Akreditasi program studi Standar BAN PT Okt 2009, karena direncanakan akreditasi tahun 2012. Indikator Kinerja Kegiatan. Prosentase kurikulum baru sesuai KBK , Prosentase RPKPS dan Modul per blok terintegrasi ada peningkatan, tetapi belum sesuai target 2011; Rata-rata nilai akhir skill laboratorium per blok dan Rata-rata nilai tutorial mahasiswa ada sedikit kenaikan, namun belum mencapai target; Mahasiswa remidi belum belum berubah. Status kemajuan fisik untuk setiap komponen biaya (Lampiran 3). Pengembangan program: Lokakarya Kurikulum Berbasis Kompetensi dan lokakarya penerapan metode blok dalam taraf persiapan ,masing-masing pencapaian fisik 15 %; lokakarya penyusunan bahan ajar dan Lokakarya pengembangan sistem penilaian,masing –masing telah selesai dikerjakan (100%). TA(Technical Assistence): evaluasi kurikulum berbasis kompetensi dalam implementasi sistem blok dalam taraf persiapan 25 %. Pengembangan staf dalam bentuk pendidikan bergelar dalam negeri ada 4 tujuan magister yaitu Magister Kedokteran Keluarga, Magister Biomedik, Magister Medical Education, masingmasing dalam taraf persiapan (10%), meskipun demikian dua orang diantara mereka akan memanfaatkan dana BPPS, dan satu orang belum memenuhi syarat akademik.Pengembangan staf dalam bentuk pendidikan nongelar berupa pelatihan kedokteran keluarga, ACLS dan EKG telah selesai dilaksanakan (100%). Pelatihan intruksional yaitu pelatihan PEKERT,AA dan tutorial akan dilaksanakan bulan Agustus dan September. Hibah Pengajaran penunjukan langsung:untuk modul blok 3 dengan judul Dasar-Dasar Pelayanan Primer dan Kedokteran;modul blok 8 dengan judul Bantuan Hidup Dasar serta modul blok 9 dengan judul Sistema indera, masing-masing dalam taraf persiapan 15%. Kemitran : Monevin dan Monev Eksternal, capaian masing-masing 50%. Renovasi minor ruang skill lab, baru taraf persiapan; Pengadaan peralatan lab biomedik, baru taraf persiapan; Pengadaan peralatan kelas-tutorial, baru taraf persiapan; Pengadaan furnitur kelas–tutorial, baru taraf persiapan; Status penyerapan keuangan untuk pelaksanaan aktivitas (Lampiran 4). Pengadaan Barang dan Jasa berupa. Peralatan laboratorium, Alat bantu ajar, Pengadaan Furniture, Pekerjaan Sipil belum ada penyerapan keuangan. Pengembangan Program berupa dua lokakarya (50%) sebesar Rp 24,430,000 (34%), Pengembangan staff berupa kegiatan pendidikan bergelar belum ada penyerapan ,sedangkan tiga pelatihan sebesar Rp59,090,900(19%). Insentif Staf berupa Hibah pengajaran belum ada penyerapan, Manajemen Program penyerapan sebesar Rp10,740,800 (15%) dan monevin belum ada penyerapan, komponen khusus berupa kemitraan dalam hal monev eksternal belum ada penyerapan keuangan. Analisis capaian kualitatif untuk masing-masing aktivitas seperti good practices, perubahan budaya kerja, budaya organisasi, pola pikir, Dalam implementasi dan pengelolaan program, berbagai hambatan dan kendala
yang muncul antara lain : (1) CPCU kurang bisa memberikan informasi yang pasti mengenai pemberian NOL, pengelolaan kegiatan, khususnya standar pengelolaan keuangan. Hal ini menyebakan banyaknya perubahan jadwal dan alokasi keuangan pada berbagai kegiatan. Hal ini juga menyebabkan PIU merasa kurang yakin dengan keputusan pengelolaan yang diimplemetasikan.(2) Kelambatan proses pencairan dana oleh Dikti menyebabkan beberapa program mengalami penundaan jadual.(3) Kegiatan yang dilakukan dengan melibatkan pihak lain, misalnya mitra (UNDIP), sering kali tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan karena adanya penyesuaian jadual yang ditetapkan oleh mitra.(4) Adanya perubahan jumlah dan pergantian nama peserta latih karena berbagai pertimbangan teknis dan persyaratan yang diajukan mitra. Kendala-kendala di atas atasi melalui langkah-langkah : (1) Meningkatkan intensitas komunikasi dengan CPCU tentang kepastian NOL maupun prosedur pengelolaan program kegiatan. Bentuk nyata langkah ini adalah dengan selalu mengkomunikasikan melalui telpon maupun email mengenai halhal yang masih belum jelas prosedur pengelolaanya.(2) Penundaan kegiatan akibat terlambatnya pencairan dana dari Dikti menjadikan pengaturan ulang jadual kegiatan. Waktu tunda kegiatan digunakan untuk mematangkan perencanaan kegiatan yang akan dilakukan.(3) Meningkatkan intensitas koordinasi dengan pihak mitra dalam sinkronisasi jadwal maupun pemanfaatan sumberdaya dari mitra. .(4) Menyesuaikan perubahan jumlah dan pergantian nama peserta latih untuk memenuhi persyaratan yang diajukan mitra.
BAB IV RENCANA SELANJUTNYA
Rencana program yang akan dilakukan hingga Desember 2011 adalah: pengadaan barang dan jasa, pekerjaan sipil, pengembangan staf, pengembangan program dan manajemen program dan monevin. Rencana pengeluaran anggaran dimaksudkan untuk membiayai program-program yang belum terealisasi tersebut. Secara lengkap rencana pengeluaran anggaran hingga Desember 2011 adalah sebagai berikut :
No
KOMPONEN BIAYA
ANGGARAN AGUSTUS-DESEMBER 2011 (Rp)*) PHK PT Total
1
2
3
1
Pengadaan Barang dan Jasa 1.1. Peralatan laboratorium 1.2. Alat bantu ajar 1.3. Tenaga Ahli. 1.4. Buku dan jurnal Pekerjaan Sipil Pengembangan staff 3.1. Sertifikasi 3.2. Training 3.3. Studi Lanjut S2
1.018.185.182 96.400.000 30.000.000 653.922.000 76.800.000 14.700.000
2 3
4 5
6
Pengembangan Program 2.1. Lokakarya Insentif Staf 4.1. Hibah pengajaran Manajemen Program dan Tim Monev TOTAL % Dana PT4
4
5
- 1.018.185.182 96.400.000 30.000.000 653.922.000 76.800.000 14.700.000
26.000.000 150.000.000 60.659.200 109.751.300
26.000.000 150.000.000 170.410.500
2.126.666.382 109.751.300 2.236.417.682
Secara lengkap implementasi program, pengadaan dan keuangan adalah sebagai berikut : 1. Pengadaan Barang dan Jasa, meliputi : a. peralatan laboratorium b. Alat bantu ajar c. Tenaga Ahli. 2. Pekerjaan Sipil 3. Pengembangan staff, meliputi :
a. Training/pelatihan tutorial b. Studi Lanjut S2 4. Pengembangan Program, yang meliputi : a. Lokakarya evaluasi kurikulum b. Lokakarya evaluasi implementasi blok 5. Hibah pengajaran
Rencana pencapaian target indikator kinerja antara hingga Desember 2011: No
Indikator
Baseline (2009)
Target 2011
2,49
2,70
59,2 40,8 Belum
35 65 Belum
180
200
Indikator Kinerja Utama 1 2
3
Rata-rata IPK semester pada pelaksanaan KBK Prosentase rerata IP semester < 2,5 > 2,5 Akreditasi program studi Standar BAN PT Okt 2009 Perkiraan nilai akreditasi Indikator Kinerja Kegiatan
Penguatan implementasi KBK untuk mencapai standar lulusan 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
Ada kurikulum baru sesuai KBK (%) Ada RPKPS (%) Jumlah mahasiswa yang meminjam buku perpustakaan/minggu Rata-rata nilai akhir skill laboratorium per blok Modul per blok terintegrasi (%) Rata-rata nilai tutorial mahasiswa Mahasiswa remidi (%) Pengisian KRS tepat waktu (%) Ketepatan waktu pengumuman nilai Semester pasca ujian (hari) Pengguna internet untuk pembelajaran per hari (%) Banyaknya kunjungan pada system informasi setiap minggu (%) Kepuasan mahasiswa terhadap laboratorium (skala 1-4) Pelayanan perpustakaan tiap mahasiswa (menit) Kepuasan mahasiswa terhadap perpustakaan (skala 1-4)
.
0 28 24
100 85 100
75 28 75 4,1
80 85 80 4
70 30
90 15
50
100
0
50
3,1
3,3
10 2,74
7 3
BAB V EVALUASI TERHADAP DESAIN DAN IMPLEMENTASI AKTIVITAS Selanjutnya, dengan mengacu pada dokumen RIP dari awal proyek sampai dengan hasil pelaksanaan aktivitas sampai tengah tahun 2011, maka perlu dilakukan analisis terkait kekuatan dan kelemahan dalam desain dan implementasi program, dikorelasikan dengan capaian indikator. Jika perlu dilakukan penyesuaian dan perubahan terhadap program tahun 2012 berdasarkan pengalaman implementasi pada tahun 2011, maka penyesuaian tersebut perlu diuraikan dan dilengkapi dengan alasan dari perubahan tersebut. Penyesuaian danperubahan tersebut dapat berupa penajaman dan perbaikan aktivitas, efisiensi sumberdaya, penyesuaian target indikator, dan lain-lain. Saransaran perubahan ini selanjutnya akan menjadi bahan acuan dalam penyusunan RIP 2012 yang harus diserahkan kepada CPCU Proyek HPEQ paling lambat minggu ke-3 bulan Agustus. Desain yang direncanakan sebenarnya sudah terstuktur dengan baik, namun dalam Implementasi Aktivitas ada beberapa kendala yang tidak dapat dihindari, dari factor internal dan eksternal. Faktor internal: sebagian dosen/pengajar sudah mengajukan dana BPPS. Adanya perubahan jumlah dan pergantian nama peserta latih karena berbagai pertimbangan. Faktor eksternal: Perubahan SOP pelaksanaan HPEQ; Pemberian NOL dari CPCU terlambat; Birokrasi penunjukan tenaga TA (Technical Asssistence); Ketidak tepatan tim pelatihan dari mitra dalam mengalokasikan waktu; Ketidaksiapan peserta lelang pengadaan barang memenuhi persyaratan lelang; Peserta lelang menghendaki adanya penjelasan awal; Adanya pelelangan sejenis yang bersamaan dari Perguruan Tinggi yang mendapatkan hibah; Kelambatan tanggapan CPCU untuk tindak lanjut proses lelang. Faktor yang menunjang keberhasilan adanya komitmen dari universitas, civitas akademika, dan koordinasi intensif dengan pihak mitra serta CPCU. Semua kegiatan yang dilakukan PIU selalu diinformasikan ke tim monev. Dengan demikian diharapkan implementasi aktivitas tahun 2011, tercapai sesuai target indikator kinerja.
