Request for Proposal. Project Assessment & Development center. - AG Insurance - Voorstel tot samenwerking AG Insurance 17 september

Request for Proposal Project ‘Assessment & Development center’ -

AG Insurance -

Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 20131

Quintessence Consulting NV Prins Boudewijnlaan 41  2650 Edegem  Tel: 03/281 44 88  Fax: 03/281 35 57 Boulevard Général Wahis 3  1030 Bruxelles  Tel: 02/705 28 48  Fax: 02/705 28 50 Gaston Crommenlaan 4 bus 501  9050 Gent  Tel: 09/296 21 30  Fax: 09/296 22 00 [email protected]  www.quintessence.be

Inhoudstabel

1

VOORSTELLING QUINTESSENCE CONSULTING ....................................................................................... 6 1.1

WIE ZIJN WE? .............................................................................................................................................. 6

1.2

FEITEN & CIJFERS ......................................................................................................................................... 6

1.3

ACTIETERREINEN .......................................................................................................................................... 7

1.4

ENKELE BELANGRIJKE KLANTEN ........................................................................................................................ 7

1.5

FOCUS OP ASSESSMENT CENTERS ..................................................................................................................... 8

2

UITGANGSPUNTEN ............................................................................................................................ 10

3

ONZE METHODOLOGIE VOOR ASSESSMENT & DEVELOPMENT CENTERS .............................................. 12 3.1

ASSESSMENT CENTER METHODOLOGIE ............................................................................................................ 12

3.1.1

Functie- en contextanalyse en bepalen van de competenties ....................................................... 12

3.1.2

Verschillende technieken ............................................................................................................... 13

3.1.3

Twee assessoren per assessment .................................................................................................. 13

3.1.4

Dubbele, onafhankelijke meting van elke competentie ................................................................ 13

3.1.5

Opgeleidde assessoren .................................................................................................................. 13

3.1.6

Werken met een systematisch beoordelingssysteem .................................................................... 13

3.1.7

Beoordelen van elke simulatie....................................................................................................... 14

3.1.8

Eindevaluatie per deelnemer ......................................................................................................... 14

3.2

3.3

ASSESSMENT CENTER .................................................................................................................................. 14 3.2.1.1

Algemeen................................................................................................................................................... 14

3.2.1.2

Compententie-analyse .............................................................................................................................. 15

3.2.1.3

Waarderende aanpak ................................................................................................................................ 16

3.2.1.4

Contextrijk evalueren: samenstellen van het assessment center ............................................................. 16

3.2.1.5

Rapportering.............................................................................................................................................. 20

3.2.1.6

Feedback ................................................................................................................................................... 21

3.2.1.7

Organisatie van een assessment center bij Quintessence ......................................................................... 22

DEVELOPMENT OF ONTWIKKELINGSTRAJECT..................................................................................................... 25

3.3.1 3.3.1.1

3.3.2 3.3.2.1

Onze visie op ontwikkeling ............................................................................................................ 25 Onze Aanpak inzake ontwikkelingstrajecten ............................................................................................. 27

Voorstel ......................................................................................................................................... 29 Mijn reflectie: Reflectiegesprek met de deelnemer .................................................................................. 29

Leerstijlenvragenlijst (Kolb) ......................................................................................................................................... 29 Carrière anker vragenlijst (Schein) .............................................................................................................................. 29

4

3.3.2.2

Mijn resultaten: ......................................................................................................................................... 30

3.3.2.3

Mijn Inzichten: Terugkoppelings- en integratiegesprek ............................................................................ 31

3.3.2.4

Mijn Ontwikkelingsplan: POP sessie individueel........................................................................................ 32

VALIDITEIT ........................................................................................................................................ 34 Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 20132


4.1

VAN ASSESSMENT CENTERS .......................................................................................................................... 34

4.1.1

Predictieve validiteit ...................................................................................................................... 35

4.1.2

Interbeoordelaarsbetrouwbaarheid .............................................................................................. 35

4.1.3

Validiteit op zicht en billijkheid ...................................................................................................... 36

4.2

VAN DE PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST NEO-PIR ........................................................................................... 37

4.2.1

Beschrijving van de schaal en andere kenmerken ......................................................................... 37

4.2.2

Betrouwbaarheid........................................................................................................................... 37

4.2.3

Validiteit ........................................................................................................................................ 38

4.3

VAN DE LOOPBAANANKERS VAN SCHEIN EN LEERSTIJLEN VAN KOLB ...................................................................... 38 Vragenlijst carrière-ankers ......................................................................................................................................... 38 Vragenlijst Leerstijlen ................................................................................................................................................. 38

5

KWALITEITSBEWAKING ...................................................................................................................... 40 5.1

5.1.1

Voorstelling projectteam .............................................................................................................. 40

5.1.2

Proactieve kwaliteitsbewaking .................................................................................................... 41

5.1.3

Regelmatige en correcte uitvoering van de opdracht ................................................................. 42

5.2

6

VISIE OP SAMENWERKING ............................................................................................................................ 40

5.1.3.1

Opvolging................................................................................................................................................... 42

5.1.3.2

Consultants ................................................................................................................................................ 42

5.1.3.3

Organisatie ................................................................................................................................................ 43

VISIE OP KWALITEIT..................................................................................................................................... 45

5.2.1

Algemeen ...................................................................................................................................... 45

5.2.2

Kwaliteit van de mensen .............................................................................................................. 45

5.2.3

Kwaliteit van de dienstverlening.................................................................................................. 45

5.2.4

Kwaliteit van de tools ................................................................................................................... 46

5.2.5

Kwaliteit van het projectmanagement ........................................................................................ 46

5.2.6

Kwaliteitscertificaat ......................................................................... Error! Bookmark not defined.

PROGRAMMA ................................................................................................................................... 48 6.1

ASSESSMENT CENTER .................................................................................................................................. 48

6.2

DEVELOPMENT CENTER .................................................................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

7

SELECTIE CONSULTANTS .................................................................................................................... 51

8

CV’S CONSULTANTS ........................................................................................................................... 52

9

BIJKOMENDE ONDERSTEUNING BIJ INTERPRETATIE VAN RESULTATEN ................................................ 53

10 PROCESMATIGE ONDERSTEUNING AAN DE HAND VAN TOOLS ............................................................ 54 10.1

SCOPE³ .................................................................................................................................................... 54

10.1.1

Self-assessment tool ...................................................................................................................... 54

10.1.2

Vragenlijsten ................................................................................................................................. 55

10.1.3

Competenties ................................................................................................................................ 57 Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 20133


10.1.4

Taalmodules .................................................................................................................................. 57

10.1.5

Rapport.......................................................................................................................................... 57

10.1.6

Beheer ........................................................................................................................................... 58

10.2

10.1.6.1

Beheer door Quintessence .................................................................................................................... 58

10.1.6.2

Eigen beheer ......................................................................................................................................... 58

WEB IN-BASKET ......................................................................................................................................... 59

10.2.1

Wat houdt de Web In-basket in?................................................................................................... 60

10.2.1.1

Context .................................................................................................................................................. 60

10.2.1.2

Mailbox ................................................................................................................................................. 60

10.2.2

Welke uitdagingen biedt de test?.................................................................................................. 61

10.2.3

Competenties ................................................................................................................................ 63

10.2.4

Doelgroep ...................................................................................................................................... 63

10.2.5

Taalmodules .................................................................................................................................. 63

10.2.6

Verslag........................................................................................................................................... 63

10.2.7

Scoring ........................................................................................................................................... 64

10.2.8

Beheer ........................................................................................................................................... 64

10.2.8.1

Eigen beheer ......................................................................................................................................... 64

10.2.8.2

10.2.9


Procesverloop ................................................................................................................................ 65

10.2.9.1

Deelnemerszijde.................................................................................................................................... 65

10.2.9.2

Beheerderszijde .................................................................................................................................... 66

10.2.10

Procesondersteuning ................................................................................................................. 66

10.2.10.1

Opleiding administrators....................................................................................................................... 67

10.2.10.2

Communicatie aan de deelnemers ....................................................................................................... 67

10.2.11

Wetenschappelijke ondersteuning ............................................................................................ 67

10.2.11.1

Scoring................................................................................................................................................... 67

10.2.11.2

Normering ............................................................................................................................................. 68

10.2.11.3

Cultuur- en Genderneutraliteit ............................................................................................................. 68

10.2.12

Waarom kiezen voor de Web In-basket .................................................................................... 68

11 REFERENTIES ..................................................................................................................................... 70 12 ORGANISATIESTRUCTUUR ................................................................................................................. 72 13 OVERZICHT MAANDELIJKSE DIENSTVERLENING .................................................................................. 73 14 WAAROM WERKEN MET QUINTESSENCE? .......................................................................................... 73 15 UW INVESTERING .............................................................................................................................. 75 16 BIJLAGEN ........................................................................................................................................ 156 16.1

VOORBEELDVERSLAG SCOPE ....................................................................................................................... 156

16.2

VOORBEELDVERSLAG WEB IN-BASKET .......................................................................................................... 156 Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 20134




1

1.1

Voorstelling Quintessence Consulting

Wie zijn we? Quintessence

Consulting

is

een

consultingfirma

in

Human

Resources

Management en werd opgericht in 1988. Een team van 40 professionals staat volledig tot uw dienst op drie locaties, Antwerpen (Edegem), Brussel en Gent. Quintessence Consulting n.v. heeft de afgelopen 25 jaar een stevige reputatie opgebouwd. Als pionier en marktleider in assessment centers hebben we steeds gewerkt rond gedrag en gedragscompetenties. Momenteel is Quintessence Consulting

een

autoriteit

op

het

vlak

van

geïntegreerd

competentiemanagement, zowel op het strategisch (visie en missie), tactische als operationeel niveau. Quintessence Consulting beschikt tevens over een eigen R&D afdeling. Deze staat in voor de nieuwste ontwikkelingen op het vlak van tools en de uitbouw van wetenschappelijke methoden. We doen dit in voortdurende samenwerking met vooraanstaande universiteiten (AMS, KUL en VUB).

1.2

Feiten & cijfers Zoals reeds vermeld, bestaat Quintessence Consulting uit een team van 40 professionals. Elk gespecialiseerd in één of meerdere disciplines van geïntegreerd competentiemanagement. Quintessence Consulting werd opgericht in 1988 met kantoren in Antwerpen (Edegem), Brussel en Gent. Quintessence Consulting realiseert een jaarlijkse omzet tussen 4 en 4,5 miljoen EUR. Een derde van de activiteiten wordt voor de publieke sector gerealiseerd. Dit zowel op gemeentelijk, gewestelijk en federaal, als op Europees niveau.



1.3

Actieterreinen -

algemene ondersteuning en adviesverlening bij de implementatie van geïntegreerd prestatie- en competentiemanagement binnen organisaties. Van strategie tot operationele tools.

-

competentie analyse (opmaken van competentieprofielen, …)

-

competentie

beoordeling

(360°

beoordeling,

assessment

centers,

development centers, gedragsgericht interview, …) -

competentie ontwikkeling (Quintessence Learning Resources Center, individuele coaching, management ateliers, langlopende gecertificeerde programma’s in samenwerking met universiteiten, …)

-

de ontwikkeling van competentiemanagement ondersteunende tools en wetenschappelijk

onderzoek.

(Competentieanalyse

instrument,

360°

feedbacktool, database met gerichte ontwikkelingstips, online assessment …) Voor elk facet van competentiemanagement hebben we de nodige experts in huis.

1.4

Enkele belangrijke klanten Wij willen u een algemeen breed beeld geven van onze klantenportefeuille. Hieronder vindt u een niet-exhaustieve lijst met klanten uit verschillende sectoren. Privésector 

A. Schulman Plastics



ING



AG Real Estate



Janssen Pharmaceutica



AXA



Jetair



BNP Paribas Fortis



KBC



Brantano



KPMG



CEI-De Meyer



Leaseplan Belgium NV



Delta Lloyd Bank



Makro



Delta Lloyd Life



Mercedes Benz Belgium Luxemburg



Dexia Bank België



PriceWaterhouseCoopers



Electrabel



Siemens



Fost Plus



TNT Express Belux



Huntsman



Tractebel Engineering





Indaver



Umicore



IKEA



UTC

Publieke sector 

CEN Cenelec



OCMW Sint Niklaas



De Lijn



Provinciebestuur Antwerpen



bpost



Provinciebestuur Limburg



Eurocontrol



RVA



FANC



SCK- CEN



FOD Mobiliteit & Vervoer



SELOR



FOD Personeel & Organisatie



SmalS-MVM



Gemeentelijk Havenbedrijf



Stad Antwerpen

Antwerpen



VITO



Kind & Gezin



Vlaamse Gemeenschapscommissie



Ministerie van de Vlaamse



Vlaamse Overheid

Gemeenschap



Vlaams Parlement

Zorgsector 

AZ Groeninge



NVSM



AZ Sint-Jan, Brugge



Partena



CM



Regionaal ziekenhuis Sint-Maria



Emmaüsgroep



UZA



Gasthuiszusters Antwerpen



UZ Brussel



Mariaziekenhuis



Ziekenhuisnetwerk Antwerpen

Onderwijs

1.5



EHSAL Brussel



AMS Management school



GO! Gemeenschapsonderwijs



Vlerick Management school



Katholieke hogeschool Mechelen



Karel de Grote Hogeschool



Katholieke hogeschool Limburg



Universiteit Antwerpen

Focus op assessment centers



Quintessence Consulting heeft 20 jaar ervaring met de assessment centermethode. Bovendien houden we ons strikt aan de ethische code ontwikkeld voor assessment centers. Dit maakt dat u steeds kan rekenen op een onderbouwd en objectief advies. Door onze jarenlange expertise in combinatie met wetenschappelijk onderzoek bieden wij u een efficiënte en kostenbewuste aanpak met gegarandeerd rendement door : -

een beperkte tijdsinvestering van de deelnemer,

-

een objectieve beoordeling in een functierelevante context door ervaren en gecertificeerde assessoren,

-

een hoge voorspellende waarde van de competentiemeting dankzij een strikte methodologie,

-

een benchmark van uw deelnemer ten aanzien van kandidaten voor gelijkaardige functies bij andere organisaties. Zo weet u meteen of uw deelnemer bij de beste op de markt behoort,

-

een snelle rapportage telefonisch de dag na het assessment en schriftelijk twee dagen na het assessment, u verliest dus geen kostbare tijd.



2

Uitgangspunten

Naar aanleiding van de request for proposal voor AG Insurance geeft Quintessence graag meer informatie met betrekking tot de organisatie van assessment centers, development centers voor lager, midden en hoger management en het inzetten van online tools binnen het rekruterings- en ontwikkelingsproces van AG Insurance. In dit voorstel bespreken we zowel de aanpak op het vlak van assessment centers als development centers. De doelstelling van het assessment center is de vaardigheden en de attitudes, zoals gedefinieerd in het competentieprofiel, in kaart te brengen. Via de strikte opvolging van de assessment center methodiek rekent u op een vlotte en onderbouwde assessmentprocedure. De development centers volgen dezelfde methodiek, maar hebben een andere doelstelling: het in kaart brengen van potentieel van de deelnemer en zijn/haar mogelijkheden tot ontwikkeling. We bekijken development centers dan ook in een trajectvorm. In dit document geven we u meer informatie omtrent volgende topics: 1. Onze visie op assessment & development centers en onze methodologie. 2. De procesmatige ondersteuning die Quintessence kan bieden aan de hand van online tools. 3. De validiteit van onze assessment en development centers en onze tools. 4. De wijze waarop Quintessence de kwaliteit in de dienstverlening bewaakt. 5. Een voorbeeldprogramma voor een assessment en development center. 6. De wijze waarop Quintessence haar consultants toewijst met betrekking tot de verschillende doelgroepen. 7. Een overzicht van de consultants die Quintessence wil inzetten aan de hand van CV’s. 8. Mogelijke extra begeleiding die Quintessence kan bieden voor de recruiters van AG Insurance. 9. De online tools van Quintessence Consulting die kunnen ingeschakeld worden bij assessments of binnen het rekruteringsproces. 10. Relevante referenties met betrekking tot een gelijkaardige samenwerking die Quintessence heeft opgezet. 11. De organisatiestructuur van Quintessence. 12. Een overzicht van het gemiddeld aantal assessment & development centers per maand dat Quintessence realiseert. Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201310


Wij wijzen er graag op dat dit een eerste voorstel betreft en dat wij dit graag in samenspraak met u verder afstemmen om volledig tegemoet te komen aan de vraag van AG Insurance. Indien u vragen heeft bij dit voorstel, kan u altijd contact opnemen met Pieter Billen en helpen wij u graag verder.



3 Onze methodologie voor assessment & development centers

3.1

Assessment center methodologie Quintessence volgt zowel bij het realiseren van een assessment center als een development center strikt de assessment center methodologie. Quintessence Consulting hecht veel belang aan de methodologische codes inzake de organisatie van assessment en development centers. De doelstellingen van een assessment center en development center zijn verschillend, maar wanneer we de gedragscompetenties van een persoon evalueren houden we steeds vast aan onze methodologie. Dit strikt volgen van de assessment center methode heeft tot gevolg dat mensen op een eerlijke en betrouwbare manier worden geëvalueerd. Belangrijke elementen binnen deze methode zijn de volgende: 1. Een degelijke functie- en contextanalyse 2. De vertaling van jobvereisten in gewenste competenties 3. Aanwenden van

technieken die informatie verzamelen over die

gedragscategorieën 4. Gebruik van verschillende technieken, waaronder simulaties 5. Werken met minstens twee assessoren per deelnemer aan het assessment center 6. Dubbele en onafhankelijke meting van elke competentie 7. Gebruik van opgeleide assessoren 8. Werken met een systematische beoordelingsprocedure 9. Per simulatie een verslag 10. Besluit over een kandidaat in een evaluatiesessie 11. Richtlijnen en ethische overwegingen bij

het toepassen van de

assessment center methode In ons voorstel houden wij met bovenstaande elementen rekening. 3.1.1

Functie- en contextanalyse en bepalen van de competenties

Het is belangrijk om alvorens een assessment center of development center op te starten, dat Quintessence een goed beeld heeft van zowel de organisatie op zich als de competenties die nodig zijn om een bepaalde rol op te nemen. We bespreken daarom graag bij de start van de samenwerking de verschillende functies en het bijhorend competentieprofiel. Tevens wensen wij de cultuur van uw organisatie beter te leren kennen, zodat wij bij externe kandidaten ook de fit Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201312


met de cultuur van uw organisatie kunnen aftoetsen. Het afstemmen van de samenwerking bespreken we verder onder punt 5 ‘kwaliteitsbewaking’. 3.1.2

Verschillende technieken

De assessment programma’s zullen gebruik maken van verschillende technieken om competenties te beoordelen, waaronder simulaties, gedragsgericht interview en vragenlijsten. 3.1.3

Twee assessoren per assessment

Per assessment center zorgen wij voor twee assessoren. Op die manier zorgen wij voor een objectieve beoordeling. Al onze consultants hebben een uitgebreide assessorenopleiding genoten en werden elk hiervoor gecertificeerd. Tevens houden wij rekening met de senioriteit van de functie bij het kiezen van de meest geschikte consultant. 3.1.4

Dubbele, onafhankelijke meting van elke competentie

Bij de opmaak van het assessment center programma zal er ook telkens een competentiematrix opgemaakt worden. In deze matrix zal er telkens gezorgd worden dat elke competentie in twee afzonderlijke simulaties gemeten zal worden. 3.1.5

Opgeleide assessoren

Al onze consultants hebben een uitgebreide assessorenopleiding genoten en werden elk hiervoor gecertificeerd. Deze certificering gebeurt intern bij Quintessence. Tevens is Quintessence organisator van de opleiding ‘Certified Competence Assessor’, dit is een opleiding die georganiseerd wordt in samenwerking met Antwerp Management School en openstaat voor alle HR professionals. 3.1.6

Werken met een systematisch beoordelingssysteem

Voor de beoordeling van competenties volgen wij de richtlijnen betreffende observatie en beoordeling van een assessment center: de 4 O’s. Dit houdt in dat de assessor tijdens de simulatie observeert en opschrijft en dat daarna de omzetting gemaakt wordt naar competenties om uiteindelijk het oordeel per competentie te vormen. Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201313


3.1.7

Beoordelen van elke simulatie

Elke simulatie wordt apart beoordeeld. De twee assessoren beoordelen de gekozen competenties per simulatie, zorgen voor een verslaggeving per simulatie en deze worden later samengevoegd in een algemeen oordeel. 3.1.8 De

Eindevaluatie per deelnemer

eindevaluatie

per

deelnemer

is

gebaseerd

op

de

individuele

competentiescores per simulatie en een assessorenmeeting tussen de twee betrokken assessoren.

3.2

Assessment center Inzake assessment centers geeft Quintessence graag de aanpak voor het ondersteunen van interne assessments in de kantoren van AG Insurance, maar ook onze aanpak voor het organiseren van assessment centers bij Quintessence. 3.2.1

Algemeen

Een assessment center is een geheel van meetmomenten waarvan simulaties een essentieel onderdeel zijn. In vergelijking met andere instrumenten garandeert de assessment center methode de meest valide en betrouwbare resultaten. Het programma wordt samengesteld uit een aantal simulaties waarin de competenties gemeten worden. Aangezien niet enkel competenties belangrijk zijn voor het succesvol uitoefenen van een functie, vullen wij dit programma nog verder aan met een persoonlijkheidsvragenlijst of een andere geschikte vragenlijst en een gedragsgericht gestructureerd interview. Dit stelt ons in staat om niet alleen meer inzicht te verwerven in de competenties van de deelnemer, maar ook in diens motivatie en drijfveren. We besteden in dit gesprek eveneens aandacht aan de fit tussen de deelnemer en de cultuur van uw organisatie. Dit zijn allemaal randfactoren die een belangrijke impact hebben op een succesvolle aanwerving en die mee opgenomen worden in onze beoordeling van de geschiktheid van de deelnemer. Het programma is zodanig opgebouwd dat er voldoende interactie plaatsvindt tussen deelnemer en assessor en er tijd vrij gemaakt wordt om in te gaan op wat de deelnemer belangrijk vindt in een job en in zijn verdere loopbaan. Doorheen het programma streven we er naar om een meerwaarde te creëren voor de Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201314


deelnemer zelf. Het assessment center dient een leerervaring in te houden. Daarenboven draagt een positieve terugblik op het assessment center bij tot een positieve beleving van de gehele selectieprocedure van AG Insurance. Onze aanpak stelt ons in staat u een gefundeerd advies te geven ten aanzien van de verschillende deelnemers voor de desbetreffende functies in uw organisatie. 3.2.2

Compententie-analyse 3.2.2.1

Competentieprofiel

Om de potentieelbeoordeling van deelnemers aan een assessment center op een gerichte en grondige manier aan te pakken, is het noodzakelijk om over degelijke

voorinformatie

te

beschikken.

Met

name

informatie

over

de

competenties die gewenst of noodzakelijk zijn om met succes de betreffende functie uit te oefenen of op het betreffende functieniveau te functioneren, is cruciaal. Per functie wordt een individueel competentieprofiel opgesteld. Er zal gewerkt worden met de competenties van AG Insurance, rekening houdend met de verantwoordelijkheden en/of taken die samenhangen met het betreffende niveau of de functie. We houden ook rekening met een aantal cultuuraspecten binnen AG Insurance alsook met strategische input - afhankelijk van het niveau. 3.2.2.2

Cultuurbevraging

De geschiktheid van een deelnemer voor een functie is afhankelijk van de mate waarin de noodzakelijke competenties voor die functie aanwezig zijn. Om echter succesvol te kunnen functioneren in de organisatie is het tevens van belang dat de waarden en instelling van de deelnemer overeenkomt met de cultuur die er binnen de organisatie heerst. Een betere match, zal voor een snellere integratie zorgen en tot een betere performantie leiden. Om voldoende zicht te krijgen op de cultuur van uw organisatie, zal u een online vragenlijst voorgelegd krijgen, waarin gepeild wordt naar de cultuur die er binnen uw organisatie heerst. Bij de profielbespreking kan er eveneens mondeling nog verdere informatie verstrekt worden over de afdeling waarin de deelnemer terecht zou komen. Deze informatie wordt dan gebruikt tijdens de beoordeling van de deelnemer, wat tot een duidelijk advies leidt aangaande de geschiktheid van de deelnemer voor een welbepaalde functie binnen de specifieke context van uw organisatie. Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201315


Quintessence zal competentieprofiel

in samenspraak met AG Insurance en op basis van het een

programma

samenstellen,

waarin

verschillende

elementen aan bod komen. 3.2.3

Waarderende aanpak

Wij vinden het van groot belang dat kandidaten zich comfortabel voelen in hun omgeving en de organisatie van de dag, om een optimaal resultaat te bekomen. We hechten dan ook erg veel belang aan persoonlijk contact tussen de kandidaat en de consultant. Hiervoor zorgen wij door op het begin van de dag een onthaalmoment te voorzien en na elke oefening even na te bespreken waardoor de kandidaat de mogelijkheid krijgt even te ventileren. Ook de omgeving speelt een belangrijke rol. Dit kan worden bekomen door bijvoorbeeld te werken met individuele kantoren per kandidaat. In dit kantoor doet hij/zij zijn oefeningen en vult hij/zij zijn vragenlijsten in. We geven ook duidelijk aan dat het zijn kantoor is voor de dag en dat wij enkel binnenkomen op de afgesproken momenten. Ook de fictieve context zorgt voor een comfortabel gevoel. Idealiter situeren alle oefeningen zich binnen dezelfde fictieve organisatie hetgeen ertoe leidt dat deelnemers zich maar één keer moeten inleven en van daaruit aan de slag kunnen. Deze principes willen we graag blijven hanteren in samenwerking met AG Insurance. Op deze manier worden de assessment procedures van AG Insurance de referentie en state of the art tools. 3.2.4

Assessoren

Zoals eerder aangegeven bij de bespreking van de assessment center methode zet Quintessence Consulting telkens 2 assessoren in tijdens een assessment of development center. Hierbij is het mogelijk dat een consultant van Quintessence samenwerkt met een medewerker rekrutering van AG Insurance die optreedt als co-assessor. Daarnaast kan de medewerker rekrutering van AG Insurance een assessment center of het assessorenoverleg mee volgen indien dit uitgevoerd wordt in diens moedertaal.

3.2.5

Contextrijk evalueren: samenstellen van het assessment center

Quintessence garandeert u het gebruik van een zo specifiek mogelijke set van simulaties of kan indien gewenst gebruik maken van simulatiesets die nu reeds gebruikt worden door AG Insurance. Bij de samenstelling van deze set en het opstellen van het totaalprogramma is het belangrijk om een veelheid van ‘tests’ Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201316


en ‘proeven’ te gebruiken die zo dicht mogelijk het dagelijks functioneren op het betreffende niveau benaderen. We houden tegelijk rekening met de context, strategische en cultuurelementen binnen AG Insurance. Er zal in de Assessment (en ook de development) programma’s voor de verschillende doelgroepen inhoudelijk gedifferentieerd worden op een aantal vlakken: 1. De context en het organisatiedomein waarbinnen de simulaties zich zullen afspelen: Quintessence garandeert u het gebruik van een zo specifiek mogelijke set van simulaties die zo dicht mogelijk het dagelijks functioneren benaderen. Deze simulaties spelen zich af binnen een fictieve organisatie en binnen een functioneel domein dat kan variëren tussen productie, financiën, HR, sales, IT, logistiek… Binnen deze fictieve organisatie zijn simulaties ontwikkeld voor verschillende rollen en niveaus (vb. hoger management, projectmanagement, expert, leidinggevende, uitvoerend,...). Alle simulaties spelen zich binnen eenzelfde opzet af. 2. Het niveau en de rol in deze fictieve organisatie die deelnemers zullen opnemen 3. Het soort simulaties dat gebruikt wordt 4. Niveau van de competenties De combinatie van deze elementen garandeert u niet alleen een grondige en kwalitatieve beoordeling van het aanwezige potentieel, maar biedt ook de mogelijkheid

om

tot

een

gefundeerd

advies

te

komen

wat

betreft

ontwikkelingsnoden en –opportuniteiten bij de deelnemers. Bij de gedragssimulaties worden de deelnemers in verschillende functierelevante situaties geobserveerd en beoordeeld aan de hand van de competenties uit het competentieprofiel. Mogelijke simulaties zijn o.a.:

In-basket Tijdens deze oefening krijgen de deelnemers een

postbak

met

brieven,

rapporten,

memo’s, mails,… . Na de verwerkingstijd neemt een rolspeler de rol op zich van directe chef. In het gesprek gaan we door de interactie en het expliciet uitlokken van Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201317


gedrag in op informatieverwerkende en leidinggevende vaardigheden. De In-Basket wordt mondeling afgenomen. Analyse- en presentatieoefening Uw deelnemer wordt geconfronteerd met een ongestructureerde hoeveelheid aan gegevens. Na de verwerkingstijd stellen de deelnemers tijdens een presentatie

een

oplossing

en

concreet

implementatieplan voor. Deze simulatie is ideaal om competenties

te

meten

informatieverwerkende

rond en

interactieve, beheersmatige

vaardigheden. Analyseoefening/Managementcase De deelnemers maken een analyse van een specifieke problematiek. In deze case moeten zij zowel beroep doen op hun management- en leidinggevende inzichten als op hun beheersmatige vaardigheden. Deze oefening gebeurt schriftelijk en we pijlen op expliciete wijze naar de visie van uw deelnemer rond de problematiek en de wijze waarop hij deze op een concrete manier oplost. Gesprekssimulatie Tijdens de simulatie lokt een rolspeler verschillende leiderschapsstijlen uit bij de deelnemer. Deze oefening laat u toe zowel (bij)sturende als coachende vaardigheden

te

beoordelen.

Een

gesprekssimulatie kan ook een gesprek met

een

klant

of

een

interne

projectmedewerker zijn. Andere oefeningen kunnen op maat voorzien worden (bv. fact-finding, business game, groepsdiscussie,...). Naast de interactieve simulaties, vullen wij het programma aan met een persoonlijkheidsvragenlijst (zie ook punt 10.1 Scope³) en een gestructureerd gedragsgericht interview. Persoonlijkheidsvragenlijst



Wij hanteren de NEO-PI-R (BIG 5 vragenlijst) voor het analyseren van de persoonlijkheid. . Deze vragenlijst meet de 5 belangrijkste dimensies

van

volwassenen.

Per

persoonlijkheid dimensie

worden

bij 6

deelfacetten verder gespecifieerd. De vijf hoofddimensies en hun facetten zijn: 

Neuroticisme

(emotionele

stabiliteit):

angst,

ergernis,

depressie,

schaamte, impulsiviteit, kwetsbaarheid 

Extraversie: hartelijkheid, sociabiliteit, dominantie, energie, avonturisme, vrolijkheid



Openheid: fantasie, esthetiek, gevoelens, verandering, ideeën, waarden



Altruïsme: vertrouwen, oprechtheid, zorgzaamheid, inschikkelijkheid, bescheidenheid, medeleven



Consciëntieusheid:

doelmatigheid,

ordelijkheid,

betrouwbaarheid,

ambitie, zelfdiscipline, bedachtzaamheid. Afnametijd: 40/45 minuten Het is uiteraard mogelijk om bij de assessment en development centers gebruik te maken de vragenlijsten of testen die nu reeds gebruikt worden doorheen het selectie- en rekruteringsproces bij AG Insurances. De persoonlijkheidsvragenlijst of NEO-PIR kan dan vervangen worden door een andere vragenlijst (vb. leiderschapsstijlenvragenlijst of zie punt 10.1 Scope³).

Gestructureerd gedragsgericht interview Het interview laat toe om ook de motivatie van uw deelnemers in kaart te brengen. Uit ervaring weten we dat naast de component ‘competentie’ (kunnen) tevens de component ‘motivatie’ (willen) een noodzakelijke voorwaarde is om de betreffende functie op een positieve wijze in te vullen. We praten in het interview ook door over waarden die de deelnemer belangrijk

vindt en

factoren die

hij/zij

wil terugvinden in zijn/haar



werkomgeving. Dit om u ook een idee te geven van de fit met uw organisatie. 3.2.6

Rapportering

Binnen de 48 uur na het assessment center ontvangt u: 

een overzichtelijk rapport met een gefundeerd advies,



een tekstueel verslag waarin competentiegewijs het advies wordt verklaard



een grafische voorstelling (zowel op competentie- als op indicatorniveau) van

het

individuele

profiel

van

de

deelnemer

tegenover

het

vooropgestelde competentieprofiel. Het tarief voor de redactie van het verslag is inclusief in het tarief van het assessment center. Het is hierbij ook mogelijk gebruik te maken van een templaterapport zoals gebruikt bij AG Insurance. Er dient in samenspraak met AG Insurance verder bepaald te worden wat de verdere verwachtingen zijn inzake rapportage. Indien de rapporten uitgewerkt worden volgens de wijze van Quintessence Consulting worden deze ten laatste 2 dagen na het assessment center bezorgd aan rekrutering van AG Insurance. 3.2.7

Focused assessment

Een focused assessment biedt een verkort gestandaardiseerd programma dat een algemeen beeld schetst van het functioneren van een bepaalde deelnemer voor een bepaalde rol in de organisatie. Wij stellen voor dat AG Insurance een beroep

doet

op

de

focused

assessments

voor

functies

binnen

lager

management. De

beoordeling

gebeurt

op

basis

van

twee

gedragssimulaties,

een

persoonlijkheidsvragenlijst en een gedragsgericht interview. Uiteraard kan ook hier door AG Insurance er voor gekozen worden om een andere vragenlijst op te nemen in het programma. Het is belangrijk bij een verkort assessment center dat er voldoende informatie ter beschikking

is

voor

de

assessoren

omtrent

de

functie-eisen,

verantwoordelijkheden en vereiste norm voor de kritische competenties. Aangezien er minder informatie kan verzameld worden omtrent de verschillende competenties ondersteunt dit de assessoren bij het beoordelen.



3.2.8

Feedback

Indien een assessment of focused assessment center wordt georganiseerd bij AG Insurance kan er de dag zelf reeds feedback worden gegeven aan de medewerkers rekrutering. Indien zij de assessment centers doorheen de dag volgen, kunnen zij ook deelnemen aan het assessorenoverleg zoals beschreven in de assessment center methodologie. Indien AG Insurance op grond van de resultaten van een assessment center besluit een kandidaat aan te werven, kan er een persoonlijk feedbackgesprek voorzien worden. Tijdens een persoonlijk feedbackgesprek kan een consultant dieper in op de sterkte-zwakte analyse van de (toekomstige) medewerker. Naast het geven van feedback op zich peilen we naar de reacties van de deelnemer op de resultaten en naar de manier waarop de deelnemer zijn of haar eigen functioneren inschat. We kunnen ook reeds de basis leggen voor een succesvolle ontwikkeling van de gedetecteerde aandachts- en ontwikkelingspunten. Het is uiteraard ook mogelijk dat de Quintessence assessor feedback geeft omtrent de resultaten aan de medewerker rekrutering van AG Insurance, zodat deze de nodige feedback kan geven aan een kandidaat. Voor kandidaten die niet aangeworven worden kan er telefonisch feedback voorzien worden. Op deze manier kijken zij met een positief gevoel terug naar het selectieproces bij AG Insurance.



3.3

Organisatie van een assessment center bij Quintessence 3.3.1

Aanpak

De Organisatie van zowel de assessment als development centers bij AG Insurance

kunnen

georganiseerd

worden

door

Quintessence.

Dit

wordt

opgenomen door onze klantassisstente (zie ook punt 5 kwaliteitsbewaking). Indien een assessment center georganiseerd wordt in de kantoren van Quintessence staan we uiteraard in voor de volledige organisatie van het assessment center. Dit betekent dat wij de deelnemers uitnodigen en zij van ons een informatiebrochure krijgen

waarin

uitgelegd

wordt

wat

ze

kunnen

verwachten van het assessment center. Uniek is dat deelnemers als extra ondersteuning eveneens het boek ‘Hoera, ik neem deel aan een assessment center!’ van Lou Van Beirendonck krijgen toegestuurd. Dit boek geeft achtergrondinformatie over assessment centers in het algemeen en staat boordevol tips uit de praktijk. Dit boek kan ook gebruikt worden wanneer de assessment centers georganiseerd worden in de kantoren van AG Insurance.

Inplannen en uitnodigen van de deelnemer

‘Hoera, ik neem deel aan een assessment center!’



3.3.2

Locaties

In functie van de bereikbaarheid voor de deelnemer kiest u zelf of het assessment doorgaat in de kantoren van Quintessence in Antwerpen, Brussel of Gent.

Kantoor Antwerpen (Edegem)

Kantoor Brussel

Kantoor Gent

Al onze kantoren zijn bereikbaar met het openbaar vervoer en beschikken over voldoende parkeergelegenheid.



Bovendien zijn onze kantoren uitgerust met een 8-tal bureau’s voor deelnemers van een assessments. De privacy van een eigen bureau zorgt ervoor dat mensen op hun gemak zijn en zo ook het meest spontane gedrag vertonen. Quintessence voorziet uw deelnemers van warme en koude dranken tijdens hun assessment dag, alsook van een verzorgde broodjeslunch.



3.4

Development of ontwikkelingstraject 3.4.1 Onze visie op ontwikkeling Als believers in human competence vinden wij het belangrijk om te ontdekken waar mensen goed in zijn en hen verder te laten groeien. Wij zorgen ervoor dat medewerkers competenter worden en zo worden de organisaties waarvoor ze werken competitiever. Organisaties zijn steeds in beweging en voor de medewerkers binnen de organisatie wil dit zeggen dat ze om te kunnen inspelen op de veranderende verwachtingen van de organisatie het belangrijk is om zowel medewerkers en teams te laten groeien en ontwikkelen. In het kader van competentie- en talentontwikkeling van medewerkers hebben wij diverse ontwikkeltrajecten uitgewerkt waarbinnen het individu centraal staat. De focus wordt hierbij gelegd op het te ontwikkelen potentieel en op de bijhorende ontwikkelactiviteiten dan op het louter vast stellen van sterkten en zwakten. Ten aanzien van de ontwikkeling van medewerkers volgen we in al onze activiteiten de volgende principes:  Leren is een proces van bewustwording en van betekenisgeving door interactie met anderen.  Leren is gebaseerd op het opdoen van ervaring. Leertrajecten bieden maximaal kans tot het opdoen van ervaring, tot reflectie, tot relationeel bezig zijn, tot dialoog.  De primaire focus ligt op het inzetten van sterkten (talenten). Ontwikkelen is geen loutere correctie van wat fout is, maar leren is verder bouwen op wat er is (inzichten, vaardigheden, kennis,…). Leren is een constructief en waarderend proces.  Zwakkere punten worden idealiter geneutraliseerd (minstens tot op een aanvaardbaar niveau door ontwikkeling, door re-casting of door teamwerk en bypassen,…).

De persoonlijke ontwikkeling van een individu is sterk afhankelijk van de dimensies KUNNEN, WILLEN, ZIJN. We benaderen een ontwikkelingstraject als een proces Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201325


dat op deze dimensies geënt is en dat de aanzet vormt voor een efficiënte en een succesvolle loopbaanbegeleiding. Voor het welslagen van dit ontwikkelingstraject dienen twee belangrijke randvoorwaarden vervuld te zijn; het ‘bewust zijn’ en ‘bereid zijn’ van de deelnemers. Daarom besteden we gedurende het hele traject veel aandacht aan deze twee parameters. Concreet vertaalt dit zich in volgende elementen : 

het geïntegreerd gebruik van een set instrumenten en technieken. Dit laat ons toe verbanden te leggen en aspecten via diverse invalshoeken te bekijken, waardoor we een grondig inzicht verwerven in de persoonlijkheid, de waarden, de drijfveren en de competenties van de deelnemers.



het regelmatig aftoetsen en het bespreekbaar maken van de dimensies ‘KUNNEN’, ‘WILLEN’ en ‘ZIJN’ bij de deelnemers waardoor we individuele, op maat gemaakte ontwikkeltrajecten kunnen opmaken die gedragen worden door de deelnemers, de hiërarchie en HR.

Ons gedrag, uitgedrukt in termen van competenties of talenten, is het resultaat van de context waarin we werken, maar ook van onze dieperliggende interesses, onze aanleg, onze waarden. Om over deze zaken op een transparante manier te kunnen spreken, hebben we een dieptemodel ontwikkeld, dat we vertalen met het beeld van de Matroesjka’s.



3.4.2

Onze Aanpak inzake ontwikkelingstrajecten

De doelstelling van een ontwikkelingstraject is om de deelnemer een pad (op maat) aan te bieden waarop hij zijn bewustzijn (awareness) kan vergroten en voor een duidelijk engagement kiest met betrekking tot verdere ontwikkeling van zijn potentieel, ambities of interesses. Binnen dergelijk traject nodigen we de deelnemer uit om deel te nemen aan verschillende activiteiten waarmee hij nieuwe ervaringen kan op doen, zijn eigen waarnemingen kan aanscherpen, gestimuleerd wordt tot reflectie en analyse van zijn ervaringen en professionele feedback en leerkansen aangeboden krijgt. Dergelijk traject biedt een deelnemer de kans zijn sterktes te ontdekken en verder uit te bouwen en zijn valkuilen te herkennen en te neutraliseren. De begeleider van dergelijk traject neemt de rol op van Development Coach: hij/zij zal het leerproces bevorderen door in dialoog te gaan met de deelnemer en niet door te ‘onderwijzen’. Op die manier leggen we het leertraject in handen van de deelnemer (zelfsturing) en staat de coach of begeleider in voor het stimuleren en waarderen van elke stap die de deelnemer zet met als doel zo een optimale cyclus van ervaringsleren (Kolb) te bevorderen. We wensen het gehele traject op te zetten als een leermoment waarin dialoog tussen de deelnemer en de consultant centraal staat en er samen betekenis wordt gegeven aan de ervaring. Wanneer we een ontwikkelingstraject uittekenen voor een deelnemer vertrekken we steeds vanuit het GROW model (John Whitmore). Vertrekkende van dit model bouwen we een ontwikkelingstraject modulair op, waarin de onderdelen de volgende zijn:    

Mijn reflectie Mijn resultaten Mijn inzichten Mijn ontwikkelingsplan





3.4.3

Voorstel

3.4.3.1

Mijn reflectie: Reflectiegesprek met de deelnemer

Doelstelling De betrokkenheid van de deelnemer is een belangrijke voorwaarde voor een succesvol

ontwikkelingstraject.

Daarom

stellen

we

een

Portfoliomap

ter

beschikking van elke deelnemer bij aanvang van dit traject. Deze map volgt het modulair proces en omvat volgende elementen: 

Mijn reflectie:

Werkboek met reflectievragen



Mijn resultaten:

Verslag van Development Center



Mijn inzichten:

Hulpvragen en persoonlijke notities



Mijn Ontwikkelingsplan:

Leeg POP en Evolutips®

Elke deelnemer ontvangt ook een Certificaat ofwel ‘intentieverklaring’ met het oog op persoonlijke ontwikkeling. Werkwijze: Portfolio Aan de hand van een werkboek met reflectievragen zetten we de deelnemer aan tot nadenken over zijn sterktes, talenten en ontwikkelingspunten. Volgende elementen komen aan bod:   

Wie ben ik en wat kan ik? Mijn professioneel verleden, mijn drijfveren en talenten Wat wil ik? Mijn perspectief voor de toekomst Eigen bedenkingen/reflecties

Aanvullend voorzien we 2 vragenlijsten, meer bepaald een vragenlijst rond loopbaanankers (Schein) en een leerstijlenvragenlijst (Kolb). Leerstijlenvragenlijst (Kolb) Deze vragenlijst geeft de geprefereerde leerstijl van de deelnemer in kwestie weer. We gebruiken deze inzichten om hier gerichte ontwikkelingsinspanningen op af te stemmen. Carrière anker vragenlijst (Schein) Het loopbaan anker is datgene wat de deelnemer echt belangrijk vindt en dus in de verschillende stappen van zijn carrière niet wil opgeven. We brengen deze impliciete drijfveren in kaart d.m.v. een vragenlijst. Centraal in het reflectiegesprek staan volgende elementen: Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201329




Samen betekenis geven aan de actuele realiteit (wat kan ik)



Samen exploreren wat de gewenste toekomst zou zijn (wat wil ik)



Samen uitdiepen welke persoonsgebonden facetten je verder wil inzetten (wie ben ik)



Starten

vanuit

een

positieve

benadering,

i.p.v.

het

gap-denken

(probleemgerichte aanpak) 

Gemotiveerde en doordachte keuzes maken voor een leerproces waarin betrokkenheid en ervaringsleren centraal staan.

Tijdens het reflectiegesprek tussen de deelnemer en de development coach voorzien we tijd om deze reflecties te bespreken. Uiteraard is dit slechts de opstart van het leertraject en zullen de eigen analyses, leerpunten en inzichten doorheen het ganse traject de rode draad blijven. Eveneens zullen we tijdens het intakegesprek de verwachtingen en motivatie van het ontwikkelingstraject bespreken. Dit gesprek kan opgenomen worden door verantwoordelijken binnen uw organisatie.

3.4.3.2

Mijn resultaten:

Het bekomen van mijn resultaten, houdt in feite in het kiezen van een geschikt meetmoment. We kunnen hier kiezen voor volgende methodes: 1) Focused Development (1/2 dag): Op basis van een development van een halve dag, kunnen we het potentieel van de deelnemer voor een bepaalde rol inschatten op basis van sterkten en ontwikkelingspunten (zie ook Focused Assessment). Doorheen een focused development center gaan we tot 8 competenties nagaan. 2) Development Center (1 dag): Op basis van een development center van een hele dag, kunnen we een volledig beeld scheppen van de sterkten en ontwikkelpunten

van

de

deelnemer, toegespitst

op

hun

huidige

of

toekomstige functie. Het development center wordt ook gezien als een leermoment op zich waarin deze aanpak toch iets anders is dan een assessment center. De deelnemer krijgt namelijk ook tijdens de dag feedback en interactie neemt het overgrote deel van de dag in beslag. Doorheen het development center zelf nemen we ook de tijd om de eigen reflecties bespreekbaar te maken en gaan we na de verschillende simulaties in dialoog met de deelnemer om de eigen sterktes en ontwikkelingspunten



bespreekbaar te maken. Feedback krijgt op die manier reeds een plaats doorheen het development center. Rapportering: Na het development center of focused development ontvangt u: 

Een korte samenvatting van de observaties



een tekstueel verslag waarin clustergewijs de analyse van sterktes en zwaktes wordt verklaard ten opzichte van het competentieprofiel (AS IS vs TO BE)



een grafische voorstelling op competentieniveau van het individuele profiel van de deelnemer tegenover het vooropgestelde competentieprofiel.



een overzicht van het normen onderscheidend gedrag per competentie

U ontvangt 1 dag na het development center reeds telefonische feedback indien dit bij Quintessence zelf wordt georganiseerd. Het verslag wordt naar de organisatie opgestuurd ten laatste 2 dagen na afloop van het development center.

3.4.3.3

Mijn Inzichten: Terugkoppelings- en integratiegesprek

Doelstelling In een derde stap zal de focus liggen op het bespreken en herkennen van de mogelijkheden van de deelnemer. De resultaten van het meetmoment vormen hier een zinvol uitgangspunt om in overleg de opties te bespreken en betekenis te geven. Opnieuw zal de Development Coach hier in dialoog gaan met de deelnemer en op zoek gaan naar een pragmatische aanpak waarin deze zijn sterktes kan inzetten en zijn valkuilen kan neutraliseren. Tijdens dit gesprek gaan we ook dieper in op de voorkeuren van de deelnemer: “In welke richting zie je jezelf vooral evolueren en waarom? Welke sterke punten zie je ten aanzien van deze voorkeur, op welke vlakken dien je nog te groeien?,...” Werkwijze: Terugkoppelingsgesprek (1 uur) We geloven dat een ontwikkelingstraject voor elk individu verschillend kan zijn, we pleiten er dan ook voor dat ieder zijn eigen traject uitstippelt. Opnieuw leggen we de verantwoordelijkheid bij de deelnemer: hij tekent het pad zelf en maakt gemotiveerde keuzes, wat de kans op succes versterkt. In het terugkoppelingsgesprek met de deelnemer in kwestie komen volgende thema’s aan bod: Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201331




Terugkoppeling en bespreking van de observaties



Wat betekenen deze resultaten voor verdere groei in de organisatie?



Koppeling van het ontwikkelingstraject aan de leerstijl van de deelnemer: ’indien je deze competentie wil ontwikkelen, hoe doe je dat dan het beste in functie van de leerstijl?’



Koppeling met de resultaten van de persoonlijkheidsvragenlijst.



In functie van de resultaten van het Development Center en de inbreng van de deelnemer, bepaling van ontwikkelingsprioriteiten.

Na het terugkoppelingsgesprek vragen we de deelnemer om zelf een verslag te maken. Het uitschrijven van de eigen reflecties en conclusies inzake mogelijke leerdoelstellingen vormt de aanzet voor het verdere ontwikkelingsplan. Integratiegesprek (1uur ) Idealiter

vindt

er

aansluitend

op

het

terugkoppelinggesprek

ook

een

integratiegesprek plaats tussen de development coach, de deelnemer en zijn/haar leidinggevende. Tijdens dit gesprek wordt er samen betekenis gegeven aan

de

resultaten

van

het

development

center

en

worden

de

ontwikkelingsprioriteiten bepaald. Het is ook mogelijk om dit gesprek intern op te nemen.

3.4.3.4

Mijn Ontwikkelingsplan: POP sessie individueel

Doelstelling De laatste fase heeft tot doel een concreet ontwikkelingspad uit te tekenen samen met de deelnemer. We doen dit op basis van verworven inzicht, kennis en de ambities en drijfveren van de deelnemer om maximaal engagement en verantwoordelijkheid te verwerven. Werkwijze:

POP gesprek (2 uur)

Bij het opstellen van een Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP) begeleiden we de deelnemer in het verder concretiseren van zijn keuzeproces en helpen we om dit te vertalen naar een tastbaar actieplan. In dit proces bespreken en finaliseren we samen met de deelnemer:    

Wat de exacte ontwikkelingsdoelstelling is; Wat de motivering van de keuze is; Wat dit betekent in vertaling van de competentie naar concreet gedrag; Welke leerroute of leeractiviteiten er gekozen worden; Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201332


 

Welke vorm van ondersteuning er zal ingezet worden; Afspreken hoe en wanneer de resultaten zullen geëvalueerd worden.

Om het leereffect te maximaliseren en verder te bouwen op wat we eerder intrinsieke motivatie, zelfvertrouwen en zelfinzicht noemden, adviseren we deelnemers om in hun POP zowel aandacht te besteden aan de verdere ontplooiing van sterktes als het neutraliseren van tekorten. Dit gesprek kan ook georganiseerd worden in de vorm van een workshop waarin we werken met een groep van deelnemers. Ter ondersteuning van het ontwikkelingstraject stelt Quintessence bij het uitvoeren van een POP gesprek, Evolutips® 3 maanden ter beschikking van uw medewerkers. Dit is een e-HR-tool die hen begeleidt en ondersteunt bij het opmaken van een Persoonlijk OntwikkelingsPlan (POP). Evolutips® bevat per competentie

verscheidene

informatiebronnen

waaronder

‘on-the-job’

ontwikkelingstips, voorbeeldgedrag, informatie over de ontwikkelbaarheid van de gekozen competenties, literatuurtips rond competentie-ontwikkeling, etc… Een belangrijk voordeel van het gebruik van Evolutips® is dat uw medewerkers deze know-how met betrekking tot competentie-ontwikkeling op permanente basis, on-the-job of elders, ter beschikking hebben en dat zij tijdens hun dagelijkse functioneren kunnen grasduinen in de database om hun POP verder te stofferen. Er kan in samenspraak met AG Insurance bekeken worden welke stappen kunnen voorzien worden in een development traject.



4

4.1

Validiteit

Van assessment centers Quintessence Consulting is sinds 1988 de belangrijkste pionier geweest op het gebied van competentie assessment in België en heeft een aanzienlijke bijdrage geleverd aan de ontwikkeling van assessment technieken in Europa. Zowel assessment centers, development centers, HR tools, simulaties en andere varianten op de basismethodologie zijn met de grootste zorg en met aandacht voor de wetenschappelijke waarde ervan door eigen medewerkers en in samenwerking met universiteiten ontwikkeld. Quintessence

hanteert

een

aantal

duidelijke

afgelijnde

principes

en

voorwaarden voor de uitvoering van haar assessment centers. De founderdirector van Quintessence Consulting, Lou Van Beirendonck, is auteur van verschillende

artikels

en

boeken

rond

competenties

en

competentiemanagement. Quintessence Consulting is van bij het begin van het gebruik van assessment centers methodiek betrokken geweest bij het opstellen en bewaken van de richtlijnen waaraan assessment centers en development centers moeten voldoen om van een kwalitatief geheel te spreken. Onder voorzitterschap van Lou Van Beirendonck (Quintessence) en onder auspiciën van VOCAP werden dan ook de eerste richtlijnen opgesteld (1992). Deze richtlijnen gelden nog steeds als bindend voor de assessment center methodiek. Quintessence Consulting garandeert strikte toepassing van de assessment center methode. Dit verhoogt zowel de validiteit en betrouwbaarheid van de definitieve resultaten, als dat het u de zekerheid biedt dat we nauwgezet de ethische code en alle formele procedures van de beroepsfederaties VOCAP en Federgon hebben gevolgd. Vanuit

wetenschappelijk

meetinstrument

of

perspectief

-methode

wordt

uitgedrukt

in

de een

deugdelijkheid aantal

van

een

kwaliteitscriteria:

betrouwbaarheid en validiteit zijn de belangrijkste. Hun waarde voor een methode wordt uitgedrukt in een correlatiecoëfficiënt die kan variëren tussen -1 en +1.



4.1.1

Predictieve validiteit

Validiteit

is

een

wetenschappelijk

criterium

dat

de

waarde

van

een

meetinstrument uitdrukt. Over het algemeen kan worden gesteld dat een meetinstrument valide is als het meet wat het verondersteld wordt te meten. Er zijn verschillende soorten van validiteit, maar de meeste aandacht gaat uit naar de voorspellende waarde of predictieve validiteit, waarbij het gaat om de mate waarin een techniek juiste voorspellingen toelaat. Met betrekking tot assessment drukt de predictieve validiteitscoëfficiënt uit in welke mate de voorspellingen met betrekking tot het toekomstig werkgedrag juist zijn. Voor

een

vergelijking

van

de

predictieve

validiteitsscores

van

diverse

meetinstrumenten verwijzen we naar het overzicht in tabel van Paul van der Maesen de Sombreff.

Interview ongestructureerd :

validiteit van .20 tot .35

gestructureerd :


Medische keuring:

validiteit lager dan .20

Sollicitatiebrief of -formulier ongestructureerd :


gestructureerd :

validiteit meer dan .45

Assessment center, arbeidsproeven validiteit meer dan .45 Capaciteiten- of intelligentietest validiteit van meer dan .45 Biodata (biografische gegevens) validiteit van meer dan .45 Persoonlijkheidsvragenlijst


Gemiddeld schoolcijfer


Gecontroleerde referenties


Validiteit van selectie-instrumenten Bron : De testgids, Paul van der Maesen de Sombreff 4.1.2

Interbeoordelaarsbetrouwbaarheid Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201335


Met de interbeoordelaarsbetrouwbaarheid bedoelen we de mate waarin twee of meer assessoren eenzelfde score toekennen. We spreken van volledige overeenstemming tussen twee assessoren als ze eenzelfde score toekennen aan een

deelnemer.

Dit

classificatiesysteem

veronderstelt beschikken.

dat Voor

de

assessoren

de

over

berekening

eenzelfde van

de

interbeoordelaarsbetrouwbaarheid wordt klassiek de volgende formule gebruikt (Schrout & Fleiss, 1979) : Interbeoordelaarsbetrouwbaarheid =

variantie tussen deelnemers – variantie binnen deelnemers variantie binnen deelnemers - variantie tussen deelnemers

Deze formule geeft de mate aan waarin de scores toegekend door één beoordelaar overeenstemmen met de gemiddelde scores die door een ander werden toegekend. Met deze formule berekende Koen Claes (1997) voor een assessment center voor de Vlaamse Gemeenschap de volgende coëfficiënten : - gesprekssimulatie :

89,3%

- analyse en presentatie :

90,8%

- in-basket :

92,3%

- interview :

92,4%.

Dit zijn zeer hoge waarden. Er wordt gestreefd naar 90% en vanaf 70% spreken we van ‘bevredigende resultaten’. De waarden zeggen dat er een grote overeenstemming is in het antwoordpatroon, maar ze zeggen niet of het denkschema dat assessoren gebruiken hetzelfde of correct is.

4.1.3

Validiteit op zicht en billijkheid

De indruk over de degelijkheid van een assessmenttechniek mogen we niet uit het oog verliezen. Deze perceptie speelt, los van de wetenschappelijke waarde ervan, een belangrijke rol in de acceptatie van de resultaten die uit het assessment naar voren komen. In haar assessment center methode hecht Quintessence Consulting het grootste belang aan resultaat validiteit en betrouwbaarheid, en aan de face validity van het assessment. Hoge face validity betekent dat deelnemers wordt gevraagd om deel te nemen aan oefeningen gekenmerkt door dezelfde complexiteit en reikwijdte van de verantwoordelijkheid, zoals de functie in kwestie. Zowel voor de Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201336


overheidssector in het als de privésector heeft Quintessence diverse simulaties uitgewerkt, die kunnen gebruikt worden voor de assessments bij uw organisatie. De simulaties spelen zich allemaal af in dezelfde context, wat een heel gunstige invloed heeft op de validiteit van de resultaten, omdat er minder druk is uitgeoefend op de deelnemers om verschillende rollen op te nemen in de loop van dezelfde dag. De uiteindelijke keuze wordt bepaald op basis van de functie, de organisatie en de te beoordelen competenties. Het is echter ook belangrijk dat de deelnemer voldoende in dialoog kan treden met de assessor. Uit onderzoek is gebleken dat de hoeveelheid interactie een positief effect heeft.

4.2

Van de persoonlijkheidsvragenlijst NEO-PIR De Nederlandstalige NEO-PI-R persoonlijkheidsvragenlijst is een geautoriseerde vertaling van de in 1992 uitgekomen revisie van de NEO Personality Inventory van Costa & McCrae. De NEO-PI-R meet de vijf belangrijkste domeinen van de persoonlijkheid bij volwassenen en dertig onderliggende facetten. Met de 240 items van de NEO-PI-R is een veelomvattende beoordeling van de persoonlijkheid bij volwassenen mogelijk. 4.2.1

Beschrijving van de schaal en andere kenmerken

De NEO-PI-R bestaat uit de volgende vijf domeinen en dertig facetten : 

Neuroticisme: Angst, Ergernis, Depressie, Schaamte, Impulsiviteit en Kwetsbaarheid.



Extraversie: Hartelijkheid, Sociabiliteit, Dominantie, Energie, Avonturisme en Vrolijkheid.



Openheid voor: Fantasie, Esthetiek, Gevoelens, Veranderingen, Ideeën en Waarden.



Altruïsme: Vertrouwen, Oprechtheid, Zorgzaamheid, Inschikkelijkheid, Bescheidenheid en Medeleven.



Consciëntieusheid:

Doelmatigheid,

Ordelijkheid,

Betrouwbaarheid,

Ambitie, Zelfdiscipline en Bedachtzaamheid. 4.2.2

Betrouwbaarheid

De interne consistentie (Cronbach´s alpha) van de Nederlandse bewerking van de NEO-PI-R is goed. Voor de domeinschalen lopen de waarden van .86 tot en Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201337


met .92. Voor de facetschalen liggen veel waarden rond de .80 en een aantal varieert rond de .70. Omdat iedere facetschaal slechts acht items telt zijn deze waarden volgens verwachting lager dan bij de domeinschalen die uit 48 items bestaan. 4.2.3

Validiteit

Er zijn diversie studies verricht naar de begripsvaliditeit van de NEO-PI-R. Door factoranalyses werd de interne structuur van vijf domeinen bevestigd. Onderzoek naar de onderlinge relaties tussen de domeinschalen laten een bevredigend beeld zien inzake de onafhankelijkheid van de domeinschalen. In diverse studies zijn relaties tussen de NEO-PI-R-schalen en andere instrumenten onderzocht. Convergente en divergente validiteit werd aangetoond. Voor een compleet overzicht van deze studies verwijzen wij naar de handleiding.

4.3

Van de loopbaanankers van Schein en leerstijlen van Kolb De volgende twee vragenlijsten zijn niet gekoppeld aan de evaluatie van de competenties. Deze twee vragenlijsten zijn een hulpmiddel voor de deelnemer om meer inzicht te verwerven in diens drijfveren en de manier waarop hij/zij zich ontwikkelt. Vragenlijst carrière-ankers Carrièreankers zijn gebaseerd op de theorie van Edgar Schein. Iedere medewerkers heeft verschillende drijfveren, deze bepalen mee

of men

energie zal halen uit een bepaalde functie of organisatie. Met behulp van de carrièreankers kan elke medewerker er achter komen wat hem in zijn loopbaan motiveert. Aan de hand van de vragenlijst van Schein beogen we bij de deelnemer een sterker bewustzijn te creëren van het eigen anker (waarden die in het verleden belangrijk bleken bij loopbaankeuzes) en hoe daar verder kan worden mee omgegaan. Er wordt gekeken naar mogelijke implicaties van het eigen anker ten aanzien van het aangaan van een management-gerichte loopbaan.

Vragenlijst Leerstijlen De Leerstijlentest van ‘Kolb’ peilt naar de wijze waarop de deelnemer leert. Deze vragenlijst is gebaseerd op het model van Kolb dat 4 fasen onderscheidt in het leerpoces. Mensen verschillen echter in de wijze waarop ze leren. Kolb is verder

ingegaan

op

de

gedragingen

die

bepalen

wat

iemands



voorkeursmanier van leren is. De leerstijlen vragenlijst KOLB wordt ingezet om de voorkeursleerstijl van de deelnemer te leren kennen, en na te gaan wat dit betekent voor het opzetten van een leerproces en voor de keuze van leermiddelen. Het uitgangspunt is het optimaal benutten van de eigen spontane stijl, en aandacht ontwikkelen voor de tegenhanger daarvan. Om het ontwikkelingstraject van de deelnemer optimaal te ondersteunen willen we informatie aanreiken over: 1. wat zijn de kenmerken van een (voorkeurs) leerstijl? 2. welke leermiddelen zullen in het licht van deze stijl het meest aanspreken? 3. welke zijn de aandachtpunten met betrekking tot het vervolledigen van de leercircel en hoe kunnen we die aanpakken teneinde een optimaal leerproces te bekomen?

Deze vragenlijsten gebruiken we als ondersteuning om in dialoog te gaan met de deelnemer en een concreter zicht te krijgen op diens ambities (Schein) en leerstijl (Kolb). Het is pas in dialoog met de deelnemer dat de resultaten van deze vragenlijsten echt betekenis krijgen. Met deze vragenlijsten doen we geen uitspraak over wat is.



5

5.1

Kwaliteitsbewaking

Visie op samenwerking Het succes van een project en samenwerking wordt bepaald door de competenties

en

de

expertise

van

de

projectmedewerkers,

van

de

communicatie met en tussen alle stakeholders, en van de fit van de werkwijze met de eigen aard van de organisatie waarvoor het project wordt gerealiseerd. Dit impliceert dat elk succesvol project het resultaat is van co-constructie, van communicatie, van teamwerk. In alle projecten die Quintessence realiseert houden we permanent aandacht voor o.a. draagvlak, validatie van tussentijdse realisaties, communicatie naar alle stakeholders, kennisoverdracht en een constructieve besluitvorming. Wij definiëren als kritische factoren voor een goede samenwerking, dat er aandacht is voor: 

dialoog en kennisoverdracht binnen en tussen de projectgroepen;



afstemming (voortdurend aftoetsen of de verwachtingen en het doel van de opdracht gelijk zijn tussen de projectgroepen en er op tijd bijgesteld kan worden);



goedkeuring/validatie

(goedkeuring

en

validatie

van

verschillende

stappen in het project en een eenduidige besluitvorming). 5.1.1

Voorstelling projectteam

Om u optimaal te ondersteunen in het realiseren van uw project en een goede uitrol te garanderen stellen we daarom voor te werken met een vaste projectgroep binnen uw organisatie en een projectgroep van Quintessence Consulting. Projectmanager: draagt de verantwoordelijkheid voor het projectmanagement van de opdracht en fungeert als contactpersoon voor de opdrachtgever. Wij stellen als projectmanager Pieter Billen voor. Hij zal gedurende de samenwerking het aanspreekpunt zijn voor AG Insurance en frequent contact onderhouden met de projectverantwoordelijke van AG Insurance.



Co-projectmanager: is de back-up van de projectmanager. Deze persoon zal de continuïteit verzekeren bij afwezigheid van de projectmanager, maar zal tevens zorgen

voor

ondersteuning

bij

de

opdracht.

Projectmanager

en

co-

projectmanager vormen een tandem die beide AG Insurance als organisatie erg goed leren kennen en zij ondersteunen elkaar doorheen de coördinatie van het project. Op die manier is de continuïteit en een vlot verloop van het project steeds gegarandeerd. Projectmanager

Tools:

draagt

de

verantwoordelijkheid

voor

het

projectmanagement betreffende de tools en fungeert als contactpersoon voor de opdrachtgever. Wij stellen als projectmanager Sandra Schreyers, onze R&D manager, voor. Assessoren/Development coaches: Onze consultants hebben een universitair diploma en zijn erkend als Certified Competency Assessor. Daarnaast hebben onze consultants een eigen portfolio opgebouwd met werkervaring in één of meerdere specialisaties op het gebied van competentiebeoordeling en – ontwikkeling, competentiemanagement, coaching. We verwijzen naar de CV’s in dit document om een zicht te geven op de Quintessence consultants die kunnen ingezet worden doorheen de samenwerking met AG Insurance. Klantassistente: is verantwoordelijk voor alle randvoorwaarden die het project mogelijk

maken

(infrastructuur,

planning,

verwerking

van

rapporten,

contactname met kandidaten, planning van assessment en development centers, feedbackgesprekken, voorbereiden van facturatie per praktijk, …). Voor deze rol stellen wij Elke Arnoeyts voor. Zij vormt het aanspreekpunt voor alles wat betreft de praktische organisatie in de samenwerking met AG Insurance. 5.1.2 Proactieve kwaliteitsbewaking We werken pro-actief aan kwaliteitsbewaking door vooraf maatregelen te nemen opdat het eindproduct van hoogstaande kwaliteit zou zijn. Dit behelst onder meer het werken met heldere specificaties, het hanteren van kwalitatieve en wetenschappelijk onderbouwde standaarden, het bouwen op een rijke ervaring, het werken met gekwalificeerde teamleden en het voorzien van een gestructureerde aanpak van veranderingen in specificaties. We bespreken dit bij aanvang van het project in de kick-off meeting bij AG Insurance, zodat we vanuit een gedeelde visie een succesvolle start kunnen nemen. We zien dit als een zeer belangrijke stap in het proces. We willen hierbij Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201341


een duidelijk zicht krijgen op de SLA’s, maar ook organisatievisie, -waarden, cultuur

en

-structuur,

het

competentiemodel,

ontwikkelingsmanagement,

loopbaanmogelijkheden, etc. In een volgende stap organiseren we intern bij Quintessence Consulting een Kick-off meeting om alle afspraken en specificaties omtrent

aanpak,

waarden

en

competentiemodel

van

AG

Insurance,

organisatiecontext en -cultuur, kwaliteit en procedures te delen met de consultants die betrokken zullen worden in de samenwerking. Op deze manier kunnen zij zich diepgaand voorbereiden en een vlotte inwerking verzekeren. Naast de Kick-off meetings voorzien we tussentijdse opvolging in het kader van het opzetten van een succesvolle samenwerking en project. 5.1.3 Regelmatige en correcte uitvoering van de opdracht 5.1.3.1

Opvolging

Wij zien de samenwerking met onze klanten vooral als een partnership. Vertrekkende vanuit dat uitgangspunt zijn wij dan ook van mening dat remediëren, bijsturen en oplossen een betere service betekent, zowel naar u als opdrachtgever als naar de doelgroep, dan het overstappen tot financiële acties. Vooral het projectbeheer, de rol van de projectmanager en de coprojectmanager, dient de nodige garanties te bieden om adequate interventies en aanpassingen te doen opdat de SLA’s gerespecteerd worden. In de projectopvolging voorzien wij meerdere overleg- en opvolgmomenten. Er zijn enkele kritieke momenten waar de SLA’s formeel onderdeel zijn van de opvolgmeeting tussen de projectmanager van Quintessence Consulting en de projectverantwoordelijke bij AG Insurance. Op deze manier kunnen we proactief de kwaliteit van de dienstverlening blijven bewaken. Eventuele klachten of problemen gedurende de samenwerking kunnen door de projectverantwoordelijke bij AG Insurance steeds gesignaleerd worden. Op basis daarvan zal er meteen actie worden ondernomen. 5.1.3.2

Consultants

Indien AG Insurance op grond van een evaluatie aangeeft dat een consultant niet voldoet aan de vereiste kwalificaties wordt deze vervangen in de pool. Wanneer blijkt op grond van de evaluatie bij AG Insurance dat een assessment of development center niet volgens afspraak is verlopen, voorziet Quintessence een remediëring

om

de

tekortkoming,

de

fout

of

de

onvolkomenheid

compenseren. Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201342


te

Quintessence volgt ook zelf de kwaliteit van de assessment en development centers op door de kandidaten een evaluatieformulier te laten invullen op het einde van elk programma. Feedback met betrekking tot mogelijke verbeteringen die hieruit naar voor komt, zal besproken worden door de projectmanager van Quintessence met de projectverantwoordelijke bij AG Insurance zodat in samenspraak de aanpak en het proces kunnen worden bijgestuurd en geoptimaliseerd. 5.1.3.3

Organisatie

Zoals gewenst door AG Insurance staat Quintessence in voor de volledige organisatie van het assessment center. Dit betekent dat wij de kandidaten (telefonisch en schriftelijk) uitnodigen. Inzake operationele planning van de activiteiten van consultants hebben we ons als volgt georganiseerd: de klantassistente is het centrale punt in het planningsproces en staat in voor de capaciteitsplanning van consultants, locaties en andere logistieke aspecten. Zij neemt dit op in nauw overleg met de projectmanager van Quintessence Consulting. Voor het inplannen van de activiteiten werken wij met SuperOffice®, het CRM- en agenda-systeem dat binnen Quintessence gebruikt wordt. SuperOffice® biedt een overzicht over alle agenda’s van onze equipe (zowel vaste medewerkers als zelfstandige consultants). Via deze tool worden consultants aan specifieke opdrachten toegewezen en ingepland. Aangezien er voor de activiteiten voor AG Insurance met een vaste ploeg van consultants wordt gewerkt, worden enkel de agenda’s van de betrokken ploeg gefilterd om de opdrachten te plannen. Op basis van de planning die door AG Insurance wordt bezorgd, worden de nodige inplanningen voorzien en bijgestuurd. Deze reservaties dienen 1 week op voorhand definitief te worden bevestigd. Via bovenstaand proces wordt de consultant gekozen voor een specifieke opdracht. Op dat moment is het belangrijk om ook een efficiënte inplanning van het assessment of development center te garanderen. Hiervoor maken wij gebruik van een zelf ontwikkelde tool, de Plannings-tool. De planningstool is een tool die gebruikt wordt om een dagplanning te maken voor zowel de consultant als de kandidaat. Met deze tool kan er overzichtelijk de planning opgemaakt en verstuurd worden. Het is mogelijk om deze tool op maat van uw organisatie af te stellen, zodat ook u op deze manier efficiënte planningen kunt opstellen. In bijlage lichten wij deze tool graag verder toe.



Belangrijk om aan te geven, is dat ook onze facturatiegegevens uit dit systeem worden gehaald zodat wij een vlotte en correcte facturatie kunnen verzekeren. Voor het opstellen van een Service Level Agreement, onderschrijven wij opnieuw het belang van dialoog en voortdurend overleg bij het opzetten van een succesvolle samenwerking tussen AG Insurance en Quintessence. Wij zitten dan ook graat met u samen om deze afspraken vast te leggen en te specificeren in een SLA. Enkele afspraken die we kunnen hanteren zijn: -

Quintessence

Consulting

garandeert

dat

de

rapporten

voor

de

assessment en development centers telkens en ten laatste 2 dagen later worden doorgestuurd naar de contactpersoon bij AG insurance. -

Bij assessment of development center opdrachten worden deelnemers binnen 24u gecontacteerd om een afspraak in te plannen.

-

Bij concrete outsourcing assessment opdrachten verbindt Quintessence Constulting zich er toe om deze opdracht binnen een termijn van 14 dagen te organiseren.

-

Quintessence zal elk kwartaal de evaluaties voor de assessment en development centers met de projectverantwoordelijke van AG Insurance bespreken en in samenspraak de aanpak bijsturen waar nodig.



5.2

Visie op kwaliteit 5.2.1 Algemeen Voor Quintessence Consulting is kwaliteit veel meer dan het tijdig en binnen budget opleveren van datgene wat is overeengekomen. Kwaliteit is een multidimensioneel construct. 4 aspecten bepalen de totale kwaliteitsbeleving : 

Kwaliteit van de mensen



Kwaliteit van de dienstverlening



Kwaliteit van de tools



Kwaliteit van het projectmanagement

5.2.2 Kwaliteit van de mensen Onze consultants hebben een universitair diploma. Zij zijn allen erkend als Certified Competency Assessor. De meeste consultants vullen dit aan met een certificaat Certified Personal Coach, MBTI, AI procesbegeleider, NLP… Daarnaast hebben onze consultants een eigen portfolio opgebouwd met werkervaring

in

één

of

meerdere

specialisaties

op

het

gebied

van

competentiebeoordeling en –ontwikkeling, competentiemanagement, HR-tools, coaching en corporate governance. 5.2.3 Kwaliteit van de dienstverlening Kwaliteit is voor Quintessence een vanzelfsprekendheid die gebeiteld staat in onze missie, onze visie en onze strategie. Als believers in human competence vinden wij het belangrijk om te ontdekken waar mensen goed in zijn en hen verder te laten groeien. Quintessence Consulting hanteert een strikte methodologie met maatwerk op niveau van de klant. De wetenschappelijke onderbouw van onze werkwijze garandeert

een

betrouwbaar

resultaat.

Als

pionier

en

trendsetter

in

competentiemanagement draagt Quintessence Consulting dankzij haar eigen R&D-cel bij aan de wetenschappelijke onderbouw van het vakgebied. Onze methodologie wordt versterkt vanuit een samenwerking met universiteiten en universitaire instellingen.



Bij Quintessence Consulting hechten we namelijk veel belang aan de wetenschappelijke onderbouw van de adviezen die we formuleren en de interventies die we doen. De objectieve observatie en registratie van menselijk gedrag is de basis van ons werk. In ons streven naar een zo groot mogelijke objectiviteit, werken we voortdurend aan onze methoden en technieken. We zijn er echter van overtuigd dat een kwalitatieve interventie op niveau van de organisatie, een team en een individu, pas van topkwaliteit kan zijn, wanneer we onze professionele kwaliteit gebaseerd op objectiviteit, combineren met een bijzondere aandacht voor de relationele kwaliteit. In dat opzicht maakt een kwaliteitsvolle dialoog essentieel onderdeel uit van onze dienstverlening. 5.2.4 Kwaliteit van de tools Quintessence Consulting ontwikkelt in samenspraak met haar klanten al vele jaren HR-tools en –instrumenten die het competentiegedreven HR-beleid van uw organisatie ondersteunen. Of het nu gaat om beoordeling, analyse, monitoring, feedback of ontwikkeling, we hebben de juiste tool. Voortdurend innoveren in onze boodschap en daarbij staat de inhoudelijke kwaliteit, gebruiksgemak en flexibiliteit voorop. Alle Quintessence tools zijn wetenschappelijk onderbouwd en getest. We werken daarvoor

samen

met

vooraanstaande

universiteiten,

zoals

Antwerpen

Management School, Katholieke Universiteit Leuven en Vrije Universiteit Brussel. Uiteraard zijn onze tools ook aangepast aan de laatste inzichten.

5.2.5 Kwaliteit van het projectmanagement Het management en de uitvoering van projecten gebeurt conform de “best practices” en met procedures die als flexibele leidraad worden toegepast en niet als strak keurslijf. Bij Quintessence Consulting hanteren we preventieve en reactieve kwaliteitszorg tijdens de uitvoering van projecten. Preventief betekent dat we maatregelen vooraf nemen opdat het eindproduct van hoogstaande kwaliteit zou zijn. Dit behelst onder meer het werken met heldere specificaties, het hanteren van kwalitatieve en wetenschappelijk onderbouwde standaarden, het bouwen op een rijke ervaring, het werken met gekwalificeerde teamleden en het voorzien van een gestructureerde aanpak van veranderingen in specificaties. Ook het Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201346


voorzien van een kwaliteitsplan als onderdeel van het projectplan behoort hiertoe. We hebben daarnaast ook procedures om eventuele afwijkingen van de kwaliteitsstandaard op te sporen en te herstellen. Het gaat hier onder meer om het monitoren van tussentijdse resultaten, het opsporen van afwijkingen tegenover het kwaliteitsplan en het ondernemen van acties om de afwijkingen te herstellen. Het einddoel is alle onderdelen op elk moment zonder fouten te krijgen. 5.2.6 Kwaliteitscertificaten Quintessence

behaalde

in

2007

haar

Q*For

certificaat met zeer goede resultaten. ‘Uit de contacten met de klanten kan de auditor vaststellen dat zij zowel opleidingsactiviteiten

als

met betrekking tot met

betrekking

tot

consultingactiviteiten tevreden tot zeer tevreden zijn over de organisatie en dienstverlening van Quintessence Consulting. ‘Management Information, maart 2007’ In 2011 verwierf Quintessence opnieuw haar Q*for certificaat. De resultaten hiervan kunnen op eenvoudig verzoek worden opgeleverd.

Bovendien verwierf Quintessence in januari 2012 het bijkomend Federgon kwaliteitslabel,

het

Federgon

Certified

Membership.

Op

basis

van

tevredenheidsenquêtes, die Federgon afneemt zowel bij klanten als bij kandidaten, wordt continu gewaakt over de kwaliteit van onze dienstverlening.



6

6.1

Programma

Assessments 6.1.1 Assessment center Het assessment center programma zelf duurt ongeveer 1 dag. Onderstaand vindt u een voorbeeld van een mogelijk assessment programma: 08.30 – 09.00 : Onthaal door consultant 15.00 – 15.45 : Interview 09.00 – 09.45 : Voorbereiden in basket oefening 09.45 – 10.15 : Bespreking van de in basket oefening met directe chef (interactief) 10.15 – 10.45 : Voorbereiden gesprek met de medewerker 10.45 – 11.15 : Gesprek met de medewerker (interactief) 11.15 – 12.00 : Persoonlijkheidsvragenlijst (computer) 12.00 – 12.45 : Lunch 12.45 – 13.30 : Voorbereiden Analyse en presentatie oefening 13.30 – 14.00 : Analyse en Presentatie oefening (interactief) 14.00 – 14.30 : Leiderschapstijlenvragenlijst 14.30 – 15.00 : Zelfevaluatie 15.00 – 15.15: Debriefing 6.1.2 Focused assessment center 08.30 – 09.00 : Onthaal en introductie door consultant 09.00 – 09.45 : Voorbereiden in basket oefening 09.45 – 10.15 : Bespreking van de in basket oefening met directe chef 10.15 – 10.45 : Voorbereiden gesprek met de medewerker 10.45 – 11.15 : Gesprek met de medewerker 11.15 – 12.00 : Persoonlijkheidsvragenlijst, NEO-PIR 12.00 – 12.30 : Debriefing (interview)



6.2

Ontwikkelingstraject We wensen het gehele traject op te zetten als een leermoment waarin dialoog tussen de deelnemer en de consultant centraal staat en er samen betekenis wordt gegeven aan de ervaring. Dit vertaalt zich concreet in volgende stappen waaruit een developmenttraject is opgebouwd: - We voorzien een reflectie vooraf of op de dag zelf door de deelnemer op grond van een reflectiewerkboek. - het development center zelf met verschillende onderdelen naargelang de doelgroep. - een terugkoppelingsgesprek (feedback) waarin uit de verschillende observaties en reflecties een rode draad wordt gevonden, die aanleiding geeft tot keuzes in de verdere loopbaan of ontwikkeling. -

een

integratiegesprek

waarin

dit

wordt

afgetoetst

met

HR

en

het

lijnmanagement. - We koppelen hier graag de opmaak van een POP aan om deelnemers op weg te helpen in het concretiseren van de gemaakte keuzes. - nadien 3 maanden toegang tot Evolutips 6.2.1 Development center Het development center programma zelf duurt ongeveer 1 dag. Onderstaand vindt u een voorbeeld van een mogelijk development center programma: 08.30 – 09.00 : Onthaal en introductie door consultant 09.00 – 09.45 : Gedragsgericht interview 09.45 – 10.30 : Voorbereiden in basket oefening 10.30 – 11.00 : Bespreking van de in basket oefening met directe chef (interactief) 11.00 – 11.30 : feedbackmoment 11.30 – 12.00 : Voorbereiden gesprek met de medewerker 12.00 – 12.30 : Gesprek met de medewerker (interactief) 12.30 – 12.45 : Feedbackmoment 12.45 – 13.30 : Lunch 13.30 – 14.15 : Persoonlijkheidsvragenlijst, NEO-PIR (computer) 14.15 – 15.00 : Voorbereiden Analyse en presentatie oefening 15.00 – 15.30 : Analyse en Presentatie oefening (interactief) Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201349


15.30 – 16.00 : Zelfevaluatie 16.00 – 16.15 : Debriefing Het reflectiegesprek kan ook georganiseerd worden op de dag van het development

center

zelf.

persoonlijkheidsvragenlijst

Indien

samen

AG

met

Insurance de

overige

hiervoor

kiest

vragenlijsten

kan

de

voor

het

reflectiegesprek online worden afgenomen. Het development programma start met het reflectiegesprek, dat gecombineerd wordt met het gedragsgericht interview (1,5 uur). 6.2.2 Focused development center 08.30 – 09.00 : Onthaal en introductie door consultant 09.00 – 09.45 : Voorbereiden in basket oefening 09.45 – 10.15 : Bespreking van de in basket oefening met directe chef 10.15 – 10.45 : Feedbackmoment 10.45 – 11.15 : Voorbereiden gesprek met de medewerker 11.15 – 11.45 : Gesprek met de medewerker 11.45 – 12.30 : Persoonlijkheidsvragenlijst, NEO-PIR 12.30 – 13.00 : Debriefing (interview) Ook in het geval van een focused development center kan er voor gekozen worden om het reflectiegesprek op de dag zelf te laten plaatsvinden.



7

Selectie consultants

Zoals eerder aangegeven hecht Quintessence Consulting veel belang aan de methodologische regels inzake de organisatie van assessment centers. Dit strikt volgen van de assessment center methode heeft tot gevolg dat mensen op een eerlijke en betrouwbare manier worden geëvalueerd. Al onze consultants hebben hier uitgebreide ervaring in. Bij de start van de samenwerking wordt tijdens de kick-off meeting de pool van consultants

vastgelegd. We

bepalen

in

samenspraak

welke

consultants

opgenomen worden in de pool voor de assessment en de development centers en bepalen voor welke niveaus (lager, midden en hoger) zij kunnen worden ingezet. Alle consulants zijn gecertificeerd assessor en hebben bovendien ervaring met assessment en development centers voor uiteenlopende types van functies (IT, HR, sales, etc.). We baseren ons bij het toewijzen van consultants aan doelgroepen onder andere op: -

Functieniveau binnen AG Insurance

-

Niveau van de simulatieset gebruikt bij een assessment of development center voor een specifieke functie

-

Kennis en ervaring van de verschillende consultants

-

Wensen en verwachtigen van AG Insurance

De CV’s van onze consultants tonen aan dat Quintessence Consulting de nodige expertise en ervaring in huis heeft om de juiste consultants in te zetten op elk moment van het project en met betrekking tot de verschillende doelgroepen.



8

CV’s consultants

Als bijlage bezorgen wij u de cv’s van de consultants in het voorgestelde projectteam: -

Pieter Billen

-

Charlotte de Groot

-

Valerie Deweirdt

-

Laura Rypens

-

Annelies Baeyens

-

Veronique Marcelis

-

Marjan Verheyden

-

Annemie Van de Vondel

-

Nele De Munter

-

Elke Henderickx

-

Liesbeth Van Gulck

-

Kaltrina Lloncari

-

Alessandra Cool



9 Bijkomende ondersteuning bij interpretatie van resultaten

Quintessence Consulting heeft reeds vele jaren ervaring met het realiseren van assessment en development centers waarbij we werken op basis van het Quintessence competentiewoordenboek en de competentiewoordenboeken van onze klanten. Kwaliteit staat hier steeds bij voorop en hieronder verstaan wij ook het feit dat de resultaten van een assessment of development center vlot interpreteerbaar en te gebruiken zijn. Verdere begeleiding om met de feedback en rapporten aan de slag te gaan, is bijgevolg niet nodig. Uiteraard kan Quintessence Consulting het rekruteringsteam van AG Insurance verdere ondersteuning bieden aan de hand van diverse opleidingen met betrekking tot elke

stap

binnen

een

assessment

center

of

development

traject

(vb.

assessorenopleiding, feedback geven, gedragsgericht interviewen, etc.). De online tools die Quintessence in deze Request For Proposal voorstelt, leveren informatie op met betrekking tot verschillende Quintessence competenties. Deze informatie is voor het rekruteringsteam van AG Insurance zonder problemen eenduidig te interpreteren en er kan vlot en eenduidig een vertaalslag gemaakt worden naar de competenties van AG Insurance. Om het team meer vertrouwd te maken met de resultaten voor de verschillende vragenlijsten van het Scope³ verslag, stellen wij wel een workshop van een halve dag voor. Deze tool geeft een geïntegreerd beeld van iemands competenties, drijfveren én persoonlijkheid door middel van diverse vragenlijsten, vervat in 1 werkbaar online instrument. Tijdens de workshop zullen de verschillende facetten van het verslag uitgebreid besproken worden en zal er dieper ingegaan worden op de verschillende vragenlijsten en de interpretatie van deze vragenlijsten. Tevens zal er aandacht besteed worden aan het bespreken van een dergelijk verslag met de kandidaten in kwestie. Deze tool werkt met de Quintessence competenties. Tijdens deze workshop kan er dan ook dieper ingegaan worden op de linken tussen de competenties van AG Insurance en deze van Quintessence. Meer uitleg over Scope³ geven we in het volgende onderdeel van dit document. De automatisch gegenereerde rapporten van de Web In-Basket zijn meteen te interpreteren door de medewerkers rekrutering of zelfs de kandidaten. Meer uitleg over de Web In-Basket volgt ook in het volgende onderdeel van dit document.



10

Procesmatige ondersteuning aan de hand van tools

Quintessence Consulting beschikt over een eigen R&D afdeling. Deze staat in voor de nieuwste ontwikkelingen op het vlak van tools en de uitbouw van wetenschappelijke methoden. Hiervoor werken we samen met vooraanstaande universiteiten (AMS, KUL en VUB). Op deze manier blijven we onszelf in vraag stellen en onze producten en diensten optimaliseren naargelang zich nieuwe vragen of behoeften opdringen. Quintessence kan een aantal webbased tools ter beschikking stellen van AG Insurance ter ondersteuning van het selectie- en rekruteringsproces. We stellen in dit document onze tool ‘Scope³’ voor waarvan het rapport als basis kan gebruikt worden bij het HR- selectiegesprek. De Scope³ is een online instrument dat verschillende vragenlijsten omvat. Verder stellen we de ‘Web In-basket’ voor. Dit is een online instrument dat kan worden ingezet in het kader van (pre)selectie en laat u toe op een snelle en efficiënte wijze de competenties van uw kandidaten in kaart te brengen. Dit instrument kan op verschillende momenten van het selectieproces gebruikt worden en kan verder ook ingezet worden tijdens een assessment center. We kunnen samen met AG Insurance bekijken wanneer deze tools best worden ingezet doorheen het selectieproces.

10.1 Scope³ Scope³ is een intelligent systeem dat een geïntegreerd beeld geeft van iemands competenties, drijfveren én persoonlijkheid. Diverse vragenlijsten zijn vervat in 1 werkbaar online instrument met automatische rapportage. De tool biedt ontwikkelingstips op maat en kan hierdoor naadloos ingezet worden in zowel selectie als loopbaantrajecten. Bovendien kunnen in het systeem de resultaten van Scope³ aangevuld worden met gegevens uit een interview, waardoor u één geïntegreerd verslag heeft. 10.1.1 Self-assessment tool Deelnemers kunnen zelfstandig Scope³ invullen. Gebruikers ervaren het instrument door de diversiteit aan antwoordvormen als interessant en gebruiksvriendelijk. Het doorlopen van alle vragenlijsten duurt ongeveer 1,5 à 2 uur en kan tussentijds Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201354


worden onderbroken. Kandidaten kunnen zelf overal en op elk moment Scope³ invullen, op voorwaarde dat zij toegang hebben tot internet. 10.1.2 Vragenlijsten In de standaardversie van Scope³ bieden wij deelnemers 6 vragenlijsten aan. Men kan kiezen welke vragenlijsten de deelnemer dient in te vullen. Om informatie over competenties te krijgen is het echter noodzakelijk dat de eerste 4 vragenlijsten ingevuld worden. Het is echter ook mogelijk om slechts één vragenlijst te laten invullen. In het verslag verschijnt dan enkel informatie over deze vragenlijst. De twee laatste vragenlijsten zijn voornamelijk interessant om te gebruiken bij ontwikkelingsgerichte trajecten. Big Five persoonlijkheidsvragenlijst (NEO-PIR) De NEO-PIR brengt de volgende vijf persoonlijkheidskenmerken in kaart: emotionele stabiliteit, extraversie, openheid, altruïsme en consciëntieusheid. Van deze persoonlijkheidskenmerken is aangetoond dat deze bij ieder individu, ongeacht geslacht, leeftijd, cultuur, in meer of in mindere mate aanwezig zijn. Werkstijlen vragenlijst (WSV) Deze vragenlijst heeft betrekking op de verschillende werkstijlen die iemand hanteert. Hoe komt iemand tot resultaten en wat vindt men daarbij belangrijk. Met de WSV wordt gemeten hoe kandidaten de taken in hun functie zullen uitvoeren en hoe zij het uitvoeren zullen aanpakken. Mensen spannen zich in om bepaalde doelen te realiseren. Niet alles is voor iedereen even belangrijk en doelen zijn niet voor iedereen gelijk. Naast deze doelen, is ook de energie die men wil spenderen om die doelen te bereiken van belang. De WSV bestaat uit acht subschalen: Extrinsieke prestatiemotivatie, Intrinsieke prestatiemotivatie, Studiemotivatie,

Negatieve

faalangst,

Positieve

faalangst,

Doortastend,

Doelgericht, Risico Nemen. Beïnvloedingsstijlen (WIMAS) De beïnvloedingsstijlen-vragenlijst geeft een indicatie van de stijlen die iemand bij voorkeur hanteert wanneer men iemand probeert te overtuigen. Het gaat hierbij dus om voorkeursstijlen, wat niet uitsluit dat iemand verschillende stijlen weet te hanteren. De vragenlijst geeft indicaties aangaande voorkeuren omtrent de volgende 4 stijlen: Beïnvloedend, Rechtdoorzee, Assertiviteit, Anticiperend. Basic Needs



De Basic Needs vragenlijst meet iemands motivationeel werkgedrag; wat zijn iemands drijfveren en hoe komen die tot uitdrukking in iemands werk. Voorbeelden hiervan zijn de behoefte iets te bereiken (prestatie), de behoefte aan harmonieuze verhoudingen (erbij te horen, aardig gevonden te worden), de behoefte

om

macht

uit

te

oefenen

(macht)

en

de

behoefte

aan

onafhankelijkheid (autonomie). Leerstijlenvragenlijst Deze vragenlijst geeft de geprefereerde leerstijl van de deelnemer in kwestie weer. We gebruiken deze inzichten om hier gerichte ontwikkelingsinspanningen op af te stemmen. Carrière anker vragenlijst Het loopbaan anker is datgene wat de deelnemer echt belangrijk vindt en dus in de verschillende stappen van zijn carrière niet wil opgeven. We brengen deze impliciete drijfveren in kaart d.m.v. een vragenlijst. Optioneel: De vragenlijsten van Scope³ kunnen nog aangevuld worden met 2 bijkomende vragenlijsten indien gewenst. Dit is optioneel. Numerieke Inzicht test De kandidaat dient aan de hand van tabellen en grafieken opgaven te beantwoorden. Deze test meet in de eerste plaats begripsvaardigheid (inductief redeneren). Deze test bevat een tijdslimiet voor het invullen ervan. Abstract Redeneren Deze test doet een beroep op de abstracte redeneervaardigheid. Deze capaciteit is van belang voor het verwerven van overzicht of inzicht in complexe problemen die niet in taal kunnen worden uitgedrukt. Ook belangrijk voor het oplossen van praktische problemen en voor snelheid van begrip in diverse situaties. Het gaat bij deze test veel meer om het 'zien' van bepaalde patronen en verbanden. Deze test bevat een tijdslimiet wat het invullen betreft.



10.1.3 Competenties Scope³ biedt de mogelijkheid om informatie te verzamelen over 22 Quintessence competenties: Betrouwbaarheid

Flexibiliteit

Prestatiemotivatie

Veranderingsgerichtheid

Stressbestendigheid

Klantgerichtheid

Assertiviteit

Ondernemerschap

Overtuigingskracht

Organisatiesensitiviteit

Inlevingsvermogen

Zorgvuldigheid

Samenwerking

Plannen en organiseren

Oordeelsvorming

Resultaatgerichtheid

Creativiteit

Coachen en ontwikkelen

Initiatief

Richting geven

Beslissen

Delegeren

Deze 22 competenties zijn voorzien in de standaardversie van Scope³. U kan kiezen om alle competenties mee op te nemen in de rapportering, maar u kan er ook voor opteren om enkel de competenties van een bepaalde profiel mee op te nemen. Dit bepaalt u per deelnemer. 10.1.4 Taalmodules Scope³ is voor kandidaten beschikbaar in het Nederlands en Frans. Het beheerdersysteem is standaard beschikbaar in het Nederlands, maar kan ook in het Frans aangeboden worden. Het is ook mogelijk om het kandidatengedeelte te vertalen naar het Engels. De kostprijs hiervoor bedraagt 7.220 euro (exclusief BTW). 10.1.5 Rapport Scope³ beschikt over een zeer krachtige rapportgenerator, gebaseerd op een gedegen kennis over persoonlijke ontwikkeling, waarmee de verschillende vragenlijstresultaten worden geïntegreerd tot uitspraken over competenties en ontwikkelingstips. De rapportage bestaat uit: 

Tekstuele uitleg per competentie. Per competentie verschijnen er eveneens ontwikkeltips. Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201357




Resultaten van de afzonderlijke vragenlijsten (score en tekstueel)

Het rapport wordt in een standaard lay-out van Quintessence gegenereerd. Het systeem biedt ook de optie dat de deelnemer zelf zijn/haar verslag kan genereren. De resultaten van de Scope³ kunnen eventueel in een interview gericht getoetst worden en op basis daarvan kan de selectie gebeuren of kan er advies geformuleerd worden naar ontwikkeling. Scope³ biedt de mogelijkheid om de gegevens uit het interview te integreren in het rapport. In het interview kunnen de resultaten besproken worden en waar nodig

genuanceerd

en

bijgestuurd.

Dit

maakt

het

mogelijk

de

competentiescores en bevindingen uit het interview te combineren met de resultaten op basis van de vragenlijsten. Bij deze laatste werkwijze neemt Quintessence de administrator-rol niet op zich, maar kiest u er voor om volledig intern het proces te beheren. Op die manier heeft u dan ook toegang tot de nodige invoerschermen. Tijdens de voorbereidende workshop zullen wij u dan een gerichte opleiding geven hoe u hiermee aan de slag kan gaan. Wij raden wel aan dat de coaches, consultants, lijnmanagers of HR-personen die deze taak op zich nemen, geschoold worden in de technieken van gedragsgericht interviewen zodat zij deze rol degelijk kunnen opnemen. 10.1.6 Beheer 10.1.6.1 Beheer door Quintessence Quintessence Consulting staat in voor het beheer van de tool Scope³ en voorziet in de nodige administratieve ondersteuning. Concreet betekent dit dat Quintessence

Consulting

de

deelnemers

in

het

systeem

ingeeft,

de

uitnodigingsmails verstuurt, de verslagen genereert. 10.1.6.2 Eigen beheer Het is mogelijk om het beheer van Scope³ zelf te doen. Na de nodige aanpassingen om het systeem gebruiksklaar voor uw organisatie te maken, voorzien wij voor het gebruik van de tool een halve dag workshop. Tijdens deze IT workshop is het de bedoeling om de beheerders van uw organisatie vertrouwd te maken met het gebruik van deze nieuwe tool. We gaan dieper in op de specificaties en de verschillende mogelijkheden van de Scope³. Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201358


10.2 Web In-basket De ‘Postbak’ of ‘In-Basket’ is één van de meest gebruikte simulatietechnieken bij assessment en development centers. Deze techniek wordt ingezet om competenties te meten die verband houden met informatieverwerking en organisatie van het werk.

De Web In-Basket is dé HR tool om uw selectieproces te optimaliseren omdat het u snel en objectief inzicht geeft in de manier waarop de deelnemer omgaat met een situatie waarin op korte tijd diverse problemen moeten worden aangepakt. Het geautomatiseerde systeem garandeert de objectiviteit en bespaart u een hoop tijd, omdat het volledige proces digitaal verloopt, tot aan de rapportering toe. De deelnemer neemt plaats achter een PC (bij u op kantoor, op een externe locatie, thuis, …) en vervult een bepaalde rol in een realistische werksituatie. Hij verwerkt de gegeven informatie, zijnde diverse e-mails, uit zijn ‘postbak’. Gaandeweg krijgt de deelnemer nieuwe informatie die in het proces betrokken moet worden. De competentiebeoordeling is gekoppeld aan de volledigheid en de kwaliteit waarmee de deelnemer de mails en opdrachten in de postbak verwerkt. Dankzij de volledig automatische rapportering beschikt u direct over een uitgebreide en diepgaande beoordeling die naast competentiescores ook de prestaties op specifieke gedragsindicatoren vermeldt. De overzichtelijke voorstelling van het behaalde resultaat ondersteunt tevens het feedbackproces. Deelnemers kunnen de Web In-Basket online invullen. Gebruikers ervaren het instrument

door

de

diversiteit

aan

antwoordvormen

als

interessant

en

gebruiksvriendelijk. Het invullen van de Web In-Basket duurt ongeveer 1,5 à 2 uur.



Kandidaten kunnen zelf overal en op elk moment deelnemen aan de Web InBasket, op voorwaarde dat zij toegang hebben tot internet. 10.2.1 Wat houdt de Web In-basket in? Zoals we reeds aangaven verloopt het gehele proces ‘online’ en volledig automatisch. Deelnemers ontvangen een persoonlijk paswoord en login en kunnen meteen van start gaan. De Web In-Basket bestaat uit drie luiken. 

Het eerste luik is een oefenmodule die de deelnemer vertrouwd maakt met de manier waarop mails verwerkt moeten worden.



Het tweede luik omvat het doornemen van de contextinformatie.



Het derde luik tenslotte is de postbak zelf, waarin de deelnemer mails verwerkt in een vooraf bepaalde tijdspanne. 10.2.1.1 Context

De Web In-Basket speelt zich af in een fictieve context. De deelnemer krijgt de opdracht als project manager te starten binnen het bedrijf Offidi. In een eerste fase wordt er achtergrondinformatie aangeboden over de organisatie, die hem toelaten aan de slag te gaan. De informatie is van allerlei aard: een korte bedrijfsfilm die een look & feel geeft van het bedrijf, informatie over de waarden, normen, enz., alsook concrete informatie over de functie die men dient in te vullen. Vervolgens dient de deelnemer de mails uit de postbak te verwerken in overeenstemming met de instructies en informatie uit de contextinformatie. Van bij de opstart van de oefening doen we beroep op de informatieverwerkende vaardigheden van de deelnemer. Deze oefening vereist uiteraard geen specifieke technische kennis en ervaring, waardoor op een zuivere manier gedragscompetenties in kaart kunnen worden gebracht.

10.2.1.2 Mailbox De Web In-Basket bestaat uit een 24-tal mails, waarvoor aan de deelnemers wordt

gevraagd

verschillende

opties

te

selecteren.

De

mails

worden

aangeboden in een overzichtsscherm dat grote gelijkenissen vertoont met een standaard

mailprogramma.

Dit

overzichtsscherm

biedt

bovendien



de

mogelijkheid aan de deelnemer om in één oogopslag te zien welke mails hij reeds heeft behandeld en welke opties hij hiervoor heeft weerhouden. In de mailbox beschikt de deelnemer over vaste opties om mails te verwerken door eenvoudige bediening van de PC.

10.2.2 Welke uitdagingen biedt de test? Eenmaal de test van start gaat, is het aan de deelnemer om de mails snel en efficiënt te behandelen. Daarbij dient de deelnemer eerst kritisch de informatie te analyseren om vervolgens de juiste keuzes te maken. Door in drop-down menu’s acties, personen, e.d. te selecteren geeft de deelnemer een beeld van wat hij belangrijk vindt, alsook de manier waarop hij de zaken wenst aan te pakken. De actiemogelijkheden worden aangereikt als een vast kaderwerk, waarbinnen de deelnemer vrij keuzes kan maken. Bijvoorbeeld: 

Welke acties ga je ondernemen?



Wat ga je precies doen?



Wie ga je betrekken?



Hoe belangrijk is deze informatie?

De test gaat ook nog een stap verder. Naast het analyseren van de beschikbare informatie, bieden we hen ook de kans om hun agenda te beheren. Door meetings of overleg in te plannen krijgen we weer zich op de organisatorische vaardigheden. 

Wat wordt als prioritair beschouwd?



Wanneer worden problemen aangepakt



Hoe plant men acties in?



…



De variëteit aan mogelijkheden en informatie maakt dat deze online-oefening als een actieve en dynamische ervaring geëvalueerd wordt door deelnemers.

“Ik vond de oefening realistisch uitgewerkt. Het leek alsof je in een echte werkomgeving terechtkwam waarmee je geconfronteerd werd met realistische problemen die zich binnen deze job kunnen voordoen” “Web In-Basket biedt een realistisch scenario: een eerste werkdag wordt gesimuleerd compleet met mails en agenda. Het geeft een goed overzicht van hoe een eerste werkdag er kan uitzien. Veel informatie verwerken in korte tijd en aan de slag gaan met concrete opdrachten: uitdagingen genoeg dus!”.



10.2.3 Competenties Welke competenties kunnen via de Web In-Basket gemeten worden? In dit type oefeningen worden in de eerste plaats de informatieverwerkende en organisatorische vaardigheden aangesproken. Tien jaar expertise en een uitgebreide testing en validatie laten toe om vandaag met de Web In-Basket een set van 6 verschillende competenties in kaart te brengen. 1. Probleemanalyse: probleemherkenning, verbanden leggen, … 2. Beslissen: autonoom beslissen, tijdig beslissen,… 3. Klantgerichtheid: tijdig reageren op vragen, gepaste oplossingen bieden,… 4. Initiatief: problemen oplossen door informatie te delen, overleg te plegen, anderen betrekken,… 5. Delegeren: wat, aan wie en hoe delegeren 6. Plannen en organiseren: prioriteiten stellen, deadlines halen,… 10.2.4 Doelgroep De Web In-Basket kan gehanteerd worden voor expert functies zonder leidinggeven of lager management functies. 10.2.5 Taalmodules De Web In-Basket is voor kandidaten beschikbaar in het Nederlands, Frans en Engels. Het beheerdersysteem is beschikbaar in het Nederlands, Frans en Engels. 10.2.6 Verslag Direct nadat de Web In-Basket door de deelnemer werd afgerond, kan u het verslag van de deelnemer aanmaken. Het verslag, dat automatisch gegenereerd wordt door de Toolbox, wordt opgeleverd in een PDF-formaat. Het rapport omvat drie luiken: 1. Een algemene toelichting over de prestaties en resultaten van de deelnemer; 2. Competentiescores: een score die aangeeft in hoeverre de competenties ontwikkeld zijn, gekoppeld aan een interpretatie. De interpretatie geeft telkens aan of een competentie verder ontwikkeld dient te worden; 3. Indicatorscores: een gedetailleerd overzicht per gedragsindicator met symbolen dat uitdrukt in hoeverre het aspect van de competentie ontwikkeld is. Ook hier is een interpretatie voorzien die de ontwikkelpunten toelicht.



Verder zal het verslag volgende informatie bevatten: 

Vertrouwelijkheid, reikwijdte en geldigheidsduur



Situering van de beoordeling



Definitie van de beoordeelde competenties



Legende van de gehanteerde scoring 10.2.7 Scoring

De methodologie die wordt toegepast bij het meten van competenties via een Web In-Basket is gelijkaardig aan de manier waarop dit gebeurt bij interactieve In- Basket oefeningen. Dit houdt in dat de deelnemer situaties aangeboden krijgt waarop hij dient te reageren. Op deze manier kan hij tonen dat de competentie in kwestie aanwezig is, dit door de meest optimale oplossing te kiezen. Dit houdt in dat de scoring die we vooropstellen

in

een

Web

In-Basket

meerdere

antwoordmogelijkheden

waardeert. De scoring is met andere woorden geen alles of niets gegeven en een deelnemer kan dus op meerdere manieren tot een juiste aanpak of oplossing komen. Concreet betekent dit dat de manier waarop de deelnemer de mails van de postbak verwerkt, aangeeft hoe sterk een competentie ontwikkeld is. Hoe consistenter de deelnemer adequaat op situaties reageert, des te sterker de competentie bij hem ontwikkeld is. 10.2.8 Beheer 10.2.8.1 Eigen beheer Het systeem is ontwikkeld volgens het ‘Customer Self Service’ principe. Dit houdt in dat u het systeem volledig autonoom kan beheren. U werkt volledig autonoom en flexibel. Na de nodige aanpassingen om het systeem gebruiksklaar voor uw organisatie te maken, voorzien wij voor het gebruik van de tool een halve dag workshop. Tijdens deze workshop is het de bedoeling om de beheerders van uw organisatie vertrouwd te maken met het gebruik van deze nieuwe tool, zodat het administratieve proces vlekkeloos kan verlopen. 10.2.8.2 Beheer door Quintessence Quintessence Consulting staat in voor het beheer van de Web In-Basket en voorziet in de nodige administratieve ondersteuning. Concreet betekent dit dat Quintessence

Consulting

de

deelnemers

in

het

systeem

ingeeft,

uitnodigingsmails verstuurt en de verslagen genereert. Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201364


de

10.2.9 Procesverloop Het aanbieden van een Web In-Basket verloopt volledig digitaal, tot aan de rapportering toe. In wat volgt overlopen we kort de verschillende fases van het proces voor deelnemer en beheerder (administrator). Het systeem is ontwikkeld volgens het ‘Customer Self Service’ principe. Dit houdt in dat u het systeem volledig in eigen beheer heeft. 10.2.9.1 Deelnemerszijde Elke respondent krijgt toegang tot de Web In-Basket via een persoonlijke webruimte. Op deze webruimte vinden de respondenten de door hen in te vullen Web In- Basket. Verder vinden ze ‘Frequently Asked Questions’ en ‘Help’ bestanden. Het doel van deze persoonlijke webruimte (die beveiligd is met een paswoord en login-code) is dat uw medewerkers/respondenten op een zo eenvoudig en aangenaam mogelijke wijze toegang hebben tot de Web InBasket.

Indien u dit wenst, krijgen deelnemers op regelmatige tijdstippen een e-mail ter herinnering om de Web In-Basket in te vullen. Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201365


Alle resultaten worden verzameld in een centrale database op de Quintessence Tool Server. Daar worden ze verwerkt en omgezet in een geïntegreerd verslag. Na afloop kunnen zij per mail hun competentieverslag ontvangen. Het verslag bevat een beknopte handleiding die toelaat om de eigen resultaten zelfstandig te interpreteren. 10.2.9.2 Beheerderszijde We overlopen kort de verschillende mogelijkheden die u als beheerder ter uw beschikking heeft om dit proces op een efficiënte manier te beheren. 1. Aanmaak nieuw project: in een eerste fase zal u een project definiëren door een aantal keuzes te maken. Het de projectnaam, de startdatum, de deadline, de herinneringsdatum, het invoeren van deelnemers, ,..enz.) 2. Opstarten project: Met één klik start u het project simultaan voor alle deelnemers. Deelnemers ontvangen een e-mail met alle nodige informatie en kunnen van start gaan. Alle facetten van de administratie (versturen van mails, opvolging,…) gebeuren automatisch en ‘on line’. 3. Afsluiten

project:

Na

afloop

(afname)

verzamelt

het

systeem

automatische alle resultaten. Voor elke deelnemer wordt er (automatisch) een persoonlijk competentieverslag aangemaakt, dat beschikbaar is in een pdf formaat. 4. Optioneel: Indien u wenst kan u een integratiefile opvragen. Dit laat toe groepsanalyses te maken en selectiebeslissingen te formaliseren.

10.2.10 Procesondersteuning Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201366


Om een feilloze opstart te garanderen, adviseren we u graag inzake de voorbereiding en de communicatie van dit proces. 10.2.10.1 Opleiding administrators Tussenkomst van Quintessence voor het opstarten en/of opvolgen van de Web In-Basket wordt bijgevolg overbodig. Doordat de software zodanig ontwikkeld werd dat de belangrijkste processen automatisch beheerd worden, wordt u slechts geconfronteerd met een minimale administratie. Binnen uw organisatie leiden we een aantal administratieve krachten (administrators) op in het gebruik van de software. 10.2.10.2 Communicatie aan de deelnemers Onze ervaring leert dat de communicatie vooraf bepalend is voor het welslagen van elke selectieprocedure. Informatie over de procedure zelf (verschillende stappen), de wijze waarop de deelnemers feedback kunnen krijgen alsook een duidelijk aanspreekpunt binnen de organisatie zijn cruciaal om een vlotte procedure op te starten. Quintessence Consulting kan u bijstaan bij deze communicatie. 10.2.11 Wetenschappelijke ondersteuning Quintessence Consulting heeft reeds 10 jaar ervaring met het opstellen en evalueren van PC gestuurde competentiemetingen. Doorheen de jaren heeft uitgebreide testing ons toegelaten de methodologie te verfijnen en onze expertise in het ontwerpen van dergelijke tools te professionaliseren. Quintessence streeft er naar dat testen discriminatie–vrij zijn. Op die manier willen we gelijke slaagkansen verzekeren voor iedereen. Bovendien hanteren we het principe dat elke deelnemer optimaal de kans dient te krijgen om zijn/haar competenties te tonen. In dit kader willen wij ook kort toelichten op welke manier de Web In-Basket tegemoet komt aan deze voorwaarden. 10.2.11.1 Scoring Bij het opstellen van de meting, waken we erover dat elke deelnemer alle mogelijkheden krijgt om zijn competenties te tonen via de Web In-Basket. Dit impliceert dat er meerdere meetmomenten zijn per indicator en meerdere indicatoren per competentie. Een competentiescore wordt samengesteld uit de



gecumuleerde scores per indicator, die op zijn beurt wordt gemeten in verschillende mails. 10.2.11.2 Normering Om de gegevens op een goede manier te kunnen interpreteren, worden de ruwe competentiescores vergeleken met een normpopulatie. Het is deze genormeerde score die in het verslag verschijnt. De Web In-Basket werd genormeerd onder de Belgische bevolking. De Web In-Basket werd aan 443 personen voorgelegd. De competenties worden met deze populatie vergeleken. 10.2.11.3 Cultuur- en Genderneutraliteit Gender en taal De factoren gender en taal werden de voorbije 10 jaar uitvoerig getest door Quintessence. Er werden geen effecten van gender en taal vastgesteld. Cultuurneutraliteit In het kader van diversiteit wordt ook het aspect culturele diversiteit in acht genomen. We zien verschillende factoren die kunnen spelen op dit vlak. In de eerste plaats hebben wij bij de opmaak van de simulaties aandacht besteed aan het taalgebruik. Zo waken we erover geen afkortingen, gezegden of uitdrukkingen te gebruiken die specifiek voor België zijn. Aangezien de resultaten automatisch gegenereerd worden, zonder menselijke tussenkomst, biedt deze test ook garantie van objectiviteit.

10.2.12 Waarom kiezen voor de Web In-basket Een pasklaar antwoord voor een efficiënte selectie. 

In enkele kliks start u dit proces op: een proces dat u autonoom beheert en volledig geautomatiseerd is tot aan de rapportering toe.



Deze tool is uitermate geschikt voor de selectie of pre-selectie van uw kandidaten. Een grote groep deelnemers kan deze online test parallel van op verschillende locaties wereldwijd invullen. Deze tool is immers internetgestuurd.



Een helder en overzichtelijk verslag per deelnemer is meteen beschikbaar en kan online verstuurd worden naar de deelnemers.



Dit instrument werd uitgebreid getest en geëvalueerd. We delen graag met u enkele reacties: “Voor de aanvang van de echte test, werd een interactieve ‘proefsessie’ gehouden waarbij stap voor stap werd uitgelegd hoe het programma werkte. Dit zorgt ervoor dat ook personen die niets van computers afweten niet benadeeld zijn bij het uitvoeren van de test”. “De aanpak van deze test is uiterst origineel en creatief, een plezier om in te vullen”. “De test was zeer professioneel. Dit is het een aangename manier om zo’n test in te vullen. Je had even het gevoel dat je echt voor het bedrijf werkte en een belangrijk werk aan het verrichten was”.



11

Referenties

Klant: Naam project: Korte uitleg project:

KBC Realisatie van assessments centers & loopbaanonderzoeken Quintessence organiseert assessment centers in het kader van de aanwerving en doorgroei van medewerkers op verschillende niveaus (operationeel tot directie) bij KBC. Deze assessment centers worden georganiseerd in de kantoren van KBC of in de kantoren van Quintessence en verlopen volgens een programma dat werd opgemaakt door KBC zelf. Het competentiemodel en de verslagtool van KBC worden gebruikt, alsook verschillende door Quintessence Consulting ontwikkelde tools en simulatiesets. Voor de speciale programma's zoals de screenings op directieniveau wordt er samengewerkt met een assessor van KBC. Deze assessments resulteren in een schriftelijk verslag en een concreet aanwervings- of ontwikkelingsadvies. Wanneer het interne medewerkers betreft volgt er na een assessment center steeds een feedbackgesprek met de deelnemer, HR en lijnmanagement. Daarnaast wordt er ook advies gegeven over mogelijke functie-oriëntaties.

Periode:

2010 - 2012




KPMG Realisatie van development trajecten In het kader van een betere voorbereiding op de rol van manager doet KPMG beroep op Quintessence voor de organisatie van Management Development Centers. Deze worden opgezet als een ontwikkelingstraject voor potentiële toekomstige managers binnen KPMG. Jaarlijks wordt binnen de verschillende Lines of Services bekeken wie kan doorgroeien tot een functie van manager. In dat kader worden 1 à 2 jaar voordien Management Development Centers georganiseerd, zodat medewerkers zich nog verder kunnen ontwikkelen om deze stap te kunnen zetten. Het proces bestaat uit verschillende fasen en wordt ondersteund aan de hand van een ontwikkelingsportfolio map: deelnemers bereiden hun deelname voor aan de hand van een voorbereidingsbundel die aanzet tot een persoonlijke reflectie over carrière, ambities en talenten. De dag van het development center wordt opgezet met ruimte voor dialoog en reflectie. Nadien volgt een feedbackgesprek en beschrijft de deelnemer achteraf zelf welke inzichten hij heeft ontwikkeld en met welke ontwikkelingsopportuniteiten hij verder aan de slag wil. Deelnemers kunnen op basis daarvan zelf aan de slag met de voorbereiding van hun Persoonlijk OntwikkelingsPlan. Er wordt nog bijkomende ondersteuning voorzien in de vorm van 2u persoonlijke begeleiding voor het finaliseren van dit POP en een integratiegesprek met de manager van de deelnemer.

Periode:

2010 - 2012



12

Organisatiestructuur



13

Overzicht maandelijkse dienstverlening

14

Waarom werken met Quintessence?

Quintessence is sinds 1988 niet alleen pionier in assessment centers maar, bovendien ook marktleider in geïntegreerd competentiemanagement. Een samenwerking met Quintessence Consulting biedt u volgende voordelen: 

Geïntegreerde procesaanpak Wij bewaren steeds het overzicht en kunnen de consequenties op de verschillende processen goed inschatten. Dit zowel op het vlak van concepten als bij de eventuele uitwerking ervan.



Gedegen ervaring met dergelijke concepten Dit zowel voor organisaties binnen de publieke als de niet-publieke sector. Zo bieden wij u een ideale kruisbestuiving en kan u ook beroep doen op onze benchmarkgegevens.



Samenwerking met verschillende universiteiten Dit geeft u de garantie dat u bij de uitwerking van aspecten van competentiemanagement

beroep

kunt

doen

op

wetenschappelijke gegevens. 

Communicatie op basis van praktijkkennis Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201373


recent

Een goede communicatie naar de verschillende doelgroepen die betrokken zijn, is van cruciaal belang. Daarom dat wij hier ook voldoende aandacht aan besteden. 

Een Projectteam met expertise binnen grote organisaties. Onze aanpak garandeert dat u op de verschillende vragen in korte tijd een antwoord krijgt. De leden van het projectteam zijn stuk voor stuk specialisten in (onderdelen van) competentiemanagement.



Ruime expertise op het vlak van de implementatie van tools. Wij beschikken over een ruim aanbod aan standaardtools (vb. interviewer, Q-viewmaster, Web In-Basket, Perspective, CAI,…) en veel ervaring in de implementaties van tools op maat van de klant.



Pionier op het vlak van assessment centers Quintessence Consulting heeft een ruime 20 jaar ervaring in het organiseren van assessment centers. Hoge tevredenheidsscoring van onze deelnemers aan assessment programma’s.



15

Uw investering

Wij geven u een indicatief overzicht van de verschillende tarieven, gericht op uw vraag. Standaard assessment center uitgevoerd

Aantal

Euro (excl. BTW)

bij AG Insurance 1) Assessment center Dagtarief

-

consultant

voor

lager

€ 1616

Dagtarief consultant voor midden

€ 1800

management -

management Dagtarief

-

consultant

voor

hoger

€ 2000

management Inclusief: reistijd, inplannen kandidaat, uitnodigen kandidaat, assessmement bij AG

Insurance,

verslag,

telefonische

feedback of feedback aan medewerker rekrutering AG Insurance,… 2) Feedback (FB)

1 uur

Inclusief (Indien

dit

kan

plaatsvinden op de dag

van

een

assessment, bij AG Insurance) 1 uur

€ 275 (indien

dit

afzonderlijk van een assessment plaatsvindt, reistijd)



excl.

Standaard assessment uitgevoerd bij

Aantal

Euro (excl. BTW)

Quintessence 1)Assessment center: Lager management

€ 1616

Midden management

€ 1800

Hoger management

€ 2000

Inclusief:

Inplannen

uitnodigen

kandidaat,

kandidaat, assessment,

lunch, bureau, boek ‘Hoera, ik neem deel

aan

een

assessment

center’,

verslag, telefonische feedback,… 2) Feedback (FB) Telefonische FB aan uw bedrijf

Inclusief

Telefonische FB aan de deelnemer

Inclusief

Mondeling FB aan deelnemer

1 uur

€ 275

Mondeling FB aan deelnemer +

1 uur

€ 385

een korte verslaggeving van FB

Ontwikkeltraject

met

een

focused

development (1/2 dag):

€ – € (afhankelijk van het niveau

van

deelnemer

en

de het

gekozen traject) Ontwikkeltraject met een development

€ – € (afhankelijk van het

center (1 dag):

niveau

van

deelnemer

en

gekozen traject)



de het

Request for Proposal Project ‘Assessment & Development center’ -

AG Insurance -



Inhoudstabel

1

VOORSTELLING QUINTESSENCE CONSULTING ....................................................................................... 6 1.1

WIE ZIJN WE? .............................................................................................................................................. 6

1.2

FEITEN & CIJFERS ......................................................................................................................................... 6

1.3

ACTIETERREINEN .......................................................................................................................................... 7

1.4

ENKELE BELANGRIJKE KLANTEN ........................................................................................................................ 7

1.5

FOCUS OP ASSESSMENT CENTERS ..................................................................................................................... 8

2

UITGANGSPUNTEN ............................................................................................................................ 10

3

ONZE METHODOLOGIE VOOR ASSESSMENT & DEVELOPMENT CENTERS .............................................. 12 3.1

ASSESSMENT CENTER METHODOLOGIE ............................................................................................................ 12

3.1.1

Functie- en contextanalyse en bepalen van de competenties ....................................................... 12

3.1.2

Verschillende technieken ............................................................................................................... 13

3.1.3

Twee assessoren per assessment .................................................................................................. 13

3.1.4

Dubbele, onafhankelijke meting van elke competentie ................................................................ 13

3.1.5

Opgeleidde assessoren .................................................................................................................. 13

3.1.6

Werken met een systematisch beoordelingssysteem .................................................................... 13

3.1.7

Beoordelen van elke simulatie....................................................................................................... 14

3.1.8

Eindevaluatie per deelnemer ......................................................................................................... 14

3.2

3.3

ASSESSMENT CENTER .................................................................................................................................. 14 3.2.1.1

Algemeen................................................................................................................................................... 14

3.2.1.2

Compententie-analyse .............................................................................................................................. 15

3.2.1.3

Waarderende aanpak ................................................................................................................................ 16

3.2.1.4

Contextrijk evalueren: samenstellen van het assessment center ............................................................. 16

3.2.1.5

Rapportering.............................................................................................................................................. 20

3.2.1.6

Feedback ................................................................................................................................................... 21

3.2.1.7

Organisatie van een assessment center bij Quintessence ......................................................................... 22

DEVELOPMENT OF ONTWIKKELINGSTRAJECT..................................................................................................... 25

3.3.1 3.3.1.1

3.3.2 3.3.2.1

Onze visie op ontwikkeling ............................................................................................................ 25 Onze Aanpak inzake ontwikkelingstrajecten ............................................................................................. 27

Voorstel ......................................................................................................................................... 29 Mijn reflectie: Reflectiegesprek met de deelnemer .................................................................................. 29

Leerstijlenvragenlijst (Kolb) ......................................................................................................................................... 29 Carrière anker vragenlijst (Schein) .............................................................................................................................. 29

4

3.3.2.2

Mijn resultaten: ......................................................................................................................................... 30

3.3.2.3

Mijn Inzichten: Terugkoppelings- en integratiegesprek ............................................................................ 31

3.3.2.4

Mijn Ontwikkelingsplan: POP sessie individueel........................................................................................ 32

VALIDITEIT ........................................................................................................................................ 34 Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201378


4.1

VAN ASSESSMENT CENTERS .......................................................................................................................... 34

4.1.1

Predictieve validiteit ...................................................................................................................... 35

4.1.2

Interbeoordelaarsbetrouwbaarheid .............................................................................................. 35

4.1.3

Validiteit op zicht en billijkheid ...................................................................................................... 36

4.2

VAN DE PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST NEO-PIR ........................................................................................... 37

4.2.1

Beschrijving van de schaal en andere kenmerken ......................................................................... 37

4.2.2

Betrouwbaarheid........................................................................................................................... 37

4.2.3

Validiteit ........................................................................................................................................ 38

4.3

VAN DE LOOPBAANANKERS VAN SCHEIN EN LEERSTIJLEN VAN KOLB ...................................................................... 38 Vragenlijst carrière-ankers ......................................................................................................................................... 38 Vragenlijst Leerstijlen ................................................................................................................................................. 38

5

KWALITEITSBEWAKING ...................................................................................................................... 40 5.1

5.1.1

Voorstelling projectteam .............................................................................................................. 40

5.1.2

Proactieve kwaliteitsbewaking .................................................................................................... 41

5.1.3

Regelmatige en correcte uitvoering van de opdracht ................................................................. 42

5.2

6

VISIE OP SAMENWERKING ............................................................................................................................ 40

5.1.3.1

Opvolging................................................................................................................................................... 42

5.1.3.2

Consultants ................................................................................................................................................ 42

5.1.3.3

Organisatie ................................................................................................................................................ 43

VISIE OP KWALITEIT..................................................................................................................................... 45

5.2.1

Algemeen ...................................................................................................................................... 45

5.2.2

Kwaliteit van de mensen .............................................................................................................. 45

5.2.3

Kwaliteit van de dienstverlening.................................................................................................. 45

5.2.4

Kwaliteit van de tools ................................................................................................................... 46

5.2.5

Kwaliteit van het projectmanagement ........................................................................................ 46

5.2.6

Kwaliteitscertificaat ......................................................................... Error! Bookmark not defined.

PROGRAMMA ................................................................................................................................... 48 6.1

ASSESSMENT CENTER .................................................................................................................................. 48

6.2

DEVELOPMENT CENTER .................................................................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

7

SELECTIE CONSULTANTS .................................................................................................................... 51

8

CV’S CONSULTANTS ........................................................................................................................... 52

9

BIJKOMENDE ONDERSTEUNING BIJ INTERPRETATIE VAN RESULTATEN ................................................ 53

10 PROCESMATIGE ONDERSTEUNING AAN DE HAND VAN TOOLS ............................................................ 54 10.1

SCOPE³ .................................................................................................................................................... 54

10.1.1

Self-assessment tool ...................................................................................................................... 54

10.1.2

Vragenlijsten ................................................................................................................................. 55

10.1.3

Competenties ................................................................................................................................ 57 Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201379


10.1.4

Taalmodules .................................................................................................................................. 57

10.1.5

Rapport.......................................................................................................................................... 57

10.1.6

Beheer ........................................................................................................................................... 58

10.2

10.1.6.1


10.1.6.2

Eigen beheer ......................................................................................................................................... 58

WEB IN-BASKET ......................................................................................................................................... 59

10.2.1

Wat houdt de Web In-basket in?................................................................................................... 60

10.2.1.1

Context .................................................................................................................................................. 60

10.2.1.2

Mailbox ................................................................................................................................................. 60

10.2.2

Welke uitdagingen biedt de test?.................................................................................................. 61

10.2.3

Competenties ................................................................................................................................ 63

10.2.4

Doelgroep ...................................................................................................................................... 63

10.2.5

Taalmodules .................................................................................................................................. 63

10.2.6

Verslag........................................................................................................................................... 63

10.2.7

Scoring ........................................................................................................................................... 64

10.2.8

Beheer ........................................................................................................................................... 64

10.2.8.1

Eigen beheer ......................................................................................................................................... 64

10.2.8.2

10.2.9


Procesverloop ................................................................................................................................ 65

10.2.9.1

Deelnemerszijde.................................................................................................................................... 65

10.2.9.2

Beheerderszijde .................................................................................................................................... 66

10.2.10

Procesondersteuning ................................................................................................................. 66

10.2.10.1

Opleiding administrators....................................................................................................................... 67

10.2.10.2

Communicatie aan de deelnemers ....................................................................................................... 67

10.2.11

Wetenschappelijke ondersteuning ............................................................................................ 67

10.2.11.1

Scoring................................................................................................................................................... 67

10.2.11.2

Normering ............................................................................................................................................. 68

10.2.11.3

Cultuur- en Genderneutraliteit ............................................................................................................. 68

10.2.12

Waarom kiezen voor de Web In-basket .................................................................................... 68

11 REFERENTIES ..................................................................................................................................... 70 12 ORGANISATIESTRUCTUUR ................................................................................................................. 72 13 OVERZICHT MAANDELIJKSE DIENSTVERLENING .................................................................................. 73 14 WAAROM WERKEN MET QUINTESSENCE? .......................................................................................... 73 15 UW INVESTERING .............................................................................................................................. 75 16 BIJLAGEN ........................................................................................................................................ 156 16.1

VOORBEELDVERSLAG SCOPE ....................................................................................................................... 156

16.2

VOORBEELDVERSLAG WEB IN-BASKET .......................................................................................................... 156 Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201380




16

16.1

Voorstelling Quintessence Consulting

Wie zijn we?

Quintessence

Consulting

is

een

consultingfirma

in

Human

Resources

Management en werd opgericht in 1988. Een team van 40 professionals staat volledig tot uw dienst op drie locaties, Antwerpen (Edegem), Brussel en Gent. Quintessence Consulting n.v. heeft de afgelopen 25 jaar een stevige reputatie opgebouwd. Als pionier en marktleider in assessment centers hebben we steeds gewerkt rond gedrag en gedragscompetenties. Momenteel is Quintessence Consulting

een

autoriteit

op

het

vlak

van

geïntegreerd

competentiemanagement, zowel op het strategisch (visie en missie), tactische als operationeel niveau. Quintessence Consulting beschikt tevens over een eigen R&D afdeling. Deze staat in voor de nieuwste ontwikkelingen op het vlak van tools en de uitbouw van wetenschappelijke methoden. We doen dit in voortdurende samenwerking met vooraanstaande universiteiten (AMS, KUL en VUB).

16.2

Feiten & cijfers

Zoals reeds vermeld, bestaat Quintessence Consulting uit een team van 40 professionals. Elk gespecialiseerd in één of meerdere disciplines van geïntegreerd competentiemanagement. Quintessence Consulting werd opgericht in 1988 met kantoren in Antwerpen (Edegem), Brussel en Gent. Quintessence Consulting realiseert een jaarlijkse omzet tussen 4 en 4,5 miljoen EUR. Een derde van de activiteiten wordt voor de publieke sector gerealiseerd. Dit zowel op gemeentelijk, gewestelijk en federaal, als op Europees niveau.



16.3 -

Actieterreinen algemene ondersteuning en adviesverlening bij de implementatie van geïntegreerd prestatie- en competentiemanagement binnen organisaties. Van strategie tot operationele tools.

-

competentie analyse (opmaken van competentieprofielen, …)

-

competentie

beoordeling

(360°

beoordeling,

assessment

centers,

development centers, gedragsgericht interview, …) -

competentie ontwikkeling (Quintessence Learning Resources Center, individuele coaching, management ateliers, langlopende gecertificeerde programma’s in samenwerking met universiteiten, …)

-

de ontwikkeling van competentiemanagement ondersteunende tools en wetenschappelijk

onderzoek.

(Competentieanalyse

instrument,

360°

feedbacktool, database met gerichte ontwikkelingstips, online assessment …) Voor elk facet van competentiemanagement hebben we de nodige experts in huis.

16.4

Enkele belangrijke klanten

Wij willen u een algemeen breed beeld geven van onze klantenportefeuille. Hieronder vindt u een niet-exhaustieve lijst met klanten uit verschillende sectoren. Privésector 

A. Schulman Plastics



ING



AG Real Estate



Janssen Pharmaceutica



AXA



Jetair



BNP Paribas Fortis



KBC



Brantano



KPMG



CEI-De Meyer



Leaseplan Belgium NV



Delta Lloyd Bank



Makro



Delta Lloyd Life



Mercedes Benz Belgium Luxemburg



Dexia Bank België



PriceWaterhouseCoopers



Electrabel



Siemens



Fost Plus



TNT Express Belux



Huntsman



Tractebel Engineering





Indaver



Umicore



IKEA



UTC

Publieke sector 

CEN Cenelec



OCMW Sint Niklaas



De Lijn



Provinciebestuur Antwerpen



bpost



Provinciebestuur Limburg



Eurocontrol



RVA



FANC



SCK- CEN



FOD Mobiliteit & Vervoer



SELOR



FOD Personeel & Organisatie



SmalS-MVM



Gemeentelijk Havenbedrijf



Stad Antwerpen

Antwerpen



VITO



Kind & Gezin



Vlaamse Gemeenschapscommissie



Ministerie van de Vlaamse



Vlaamse Overheid

Gemeenschap



Vlaams Parlement

Zorgsector 

AZ Groeninge



NVSM



AZ Sint-Jan, Brugge



Partena



CM



Regionaal ziekenhuis Sint-Maria



Emmaüsgroep



UZA



Gasthuiszusters Antwerpen



UZ Brussel



Mariaziekenhuis



Ziekenhuisnetwerk Antwerpen

Onderwijs 

EHSAL Brussel



AMS Management school



GO! Gemeenschapsonderwijs



Vlerick Management school



Katholieke hogeschool Mechelen



Karel de Grote Hogeschool



Katholieke hogeschool Limburg



Universiteit Antwerpen



16.5

Focus op assessment centers

Quintessence Consulting heeft 20 jaar ervaring met de assessment centermethode. Bovendien houden we ons strikt aan de ethische code ontwikkeld voor assessment centers. Dit maakt dat u steeds kan rekenen op een onderbouwd en objectief advies. Door onze jarenlange expertise in combinatie met wetenschappelijk onderzoek bieden wij u een efficiënte en kostenbewuste aanpak met gegarandeerd rendement door : -

een beperkte tijdsinvestering van de deelnemer,

-

een objectieve beoordeling in een functierelevante context door ervaren en gecertificeerde assessoren,

-

een hoge voorspellende waarde van de competentiemeting dankzij een strikte methodologie,

-

een benchmark van uw deelnemer ten aanzien van kandidaten voor gelijkaardige functies bij andere organisaties. Zo weet u meteen of uw deelnemer bij de beste op de markt behoort,

-

een snelle rapportage telefonisch de dag na het assessment en schriftelijk twee dagen na het assessment, u verliest dus geen kostbare tijd.



17

Uitgangspunten

Naar aanleiding van de request for proposal voor AG Insurance geeft Quintessence graag meer informatie met betrekking tot de organisatie van assessment centers, development centers voor lager, midden en hoger management en het inzetten van online tools binnen het rekruterings- en ontwikkelingsproces van AG Insurance. In dit voorstel bespreken we zowel de aanpak op het vlak van assessment centers als development centers. De doelstelling van het assessment center is de vaardigheden en de attitudes, zoals gedefinieerd in het competentieprofiel, in kaart te brengen. Via de strikte opvolging van de assessment center methodiek rekent u op een vlotte en onderbouwde assessmentprocedure. De development centers volgen dezelfde methodiek, maar hebben een andere doelstelling: het in kaart brengen van potentieel van de deelnemer en zijn/haar mogelijkheden tot ontwikkeling. We bekijken development centers dan ook in een trajectvorm. In dit document geven we u meer informatie omtrent volgende topics: 13. Onze visie op assessment & development centers en onze methodologie. 14. De procesmatige ondersteuning die Quintessence kan bieden aan de hand van online tools. 15. De validiteit van onze assessment en development centers en onze tools. 16. De wijze waarop Quintessence de kwaliteit in de dienstverlening bewaakt. 17. Een voorbeeldprogramma voor een assessment en development center. 18. De wijze waarop Quintessence haar consultants toewijst met betrekking tot de verschillende doelgroepen. 19. Een overzicht van de consultants die Quintessence wil inzetten aan de hand van CV’s. 20. Mogelijke extra begeleiding die Quintessence kan bieden voor de recruiters van AG Insurance. 21. De online tools van Quintessence Consulting die kunnen ingeschakeld worden bij assessments of binnen het rekruteringsproces. 22. Relevante referenties met betrekking tot een gelijkaardige samenwerking die Quintessence heeft opgezet. 23. De organisatiestructuur van Quintessence. 24. Een overzicht van het gemiddeld aantal assessment & development centers per maand dat Quintessence realiseert. Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201386


Wij wijzen er graag op dat dit een eerste voorstel betreft en dat wij dit graag in samenspraak met u verder afstemmen om volledig tegemoet te komen aan de vraag van AG Insurance. Indien u vragen heeft bij dit voorstel, kan u altijd contact opnemen met Pieter Billen en helpen wij u graag verder.



18 Onze methodologie voor assessment & development centers

18.1

Assessment center methodologie

Quintessence volgt zowel bij het realiseren van een assessment center als een development center strikt de assessment center methodologie. Quintessence Consulting hecht veel belang aan de methodologische codes inzake de organisatie van assessment en development centers. De doelstellingen van een assessment center en development center zijn verschillend, maar wanneer we de gedragscompetenties van een persoon evalueren houden we steeds vast aan onze methodologie. Dit strikt volgen van de assessment center methode heeft tot gevolg dat mensen op een eerlijke en betrouwbare manier worden geëvalueerd. Belangrijke elementen binnen deze methode zijn de volgende: 12. Een degelijke functie- en contextanalyse 13. De vertaling van jobvereisten in gewenste competenties 14. Aanwenden van

technieken die informatie verzamelen over die

gedragscategorieën 15. Gebruik van verschillende technieken, waaronder simulaties 16. Werken met minstens twee assessoren per deelnemer aan het assessment center 17. Dubbele en onafhankelijke meting van elke competentie 18. Gebruik van opgeleide assessoren 19. Werken met een systematische beoordelingsprocedure 20. Per simulatie een verslag 21. Besluit over een kandidaat in een evaluatiesessie 22. Richtlijnen en ethische overwegingen bij

het toepassen van de

assessment center methode In ons voorstel houden wij met bovenstaande elementen rekening. 18.1.1 Functie- en contextanalyse en bepalen van de competenties Het is belangrijk om alvorens een assessment center of development center op te starten, dat Quintessence een goed beeld heeft van zowel de organisatie op zich als de competenties die nodig zijn om een bepaalde rol op te nemen. We bespreken daarom graag bij de start van de samenwerking de verschillende functies en het bijhorend competentieprofiel. Tevens wensen wij de cultuur van uw organisatie beter te leren kennen, zodat wij bij externe kandidaten ook de fit Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201388


met de cultuur van uw organisatie kunnen aftoetsen. Het afstemmen van de samenwerking bespreken we verder onder punt 5 ‘kwaliteitsbewaking’. 18.1.2 Verschillende technieken De assessment programma’s zullen gebruik maken van verschillende technieken om competenties te beoordelen, waaronder simulaties, gedragsgericht interview en vragenlijsten. 18.1.3 Twee assessoren per assessment Per assessment center zorgen wij voor twee assessoren. Op die manier zorgen wij voor een objectieve beoordeling. Al onze consultants hebben een uitgebreide assessorenopleiding genoten en werden elk hiervoor gecertificeerd. Tevens houden wij rekening met de senioriteit van de functie bij het kiezen van de meest geschikte consultant. 18.1.4 Dubbele, onafhankelijke meting van elke competentie Bij de opmaak van het assessment center programma zal er ook telkens een competentiematrix opgemaakt worden. In deze matrix zal er telkens gezorgd worden dat elke competentie in twee afzonderlijke simulaties gemeten zal worden. 18.1.5 Opgeleide assessoren Al onze consultants hebben een uitgebreide assessorenopleiding genoten en werden elk hiervoor gecertificeerd. Deze certificering gebeurt intern bij Quintessence. Tevens is Quintessence organisator van de opleiding ‘Certified Competence Assessor’, dit is een opleiding die georganiseerd wordt in samenwerking met Antwerp Management School en openstaat voor alle HR professionals. 18.1.6 Werken met een systematisch beoordelingssysteem Voor de beoordeling van competenties volgen wij de richtlijnen betreffende observatie en beoordeling van een assessment center: de 4 O’s. Dit houdt in dat de assessor tijdens de simulatie observeert en opschrijft en dat daarna de omzetting gemaakt wordt naar competenties om uiteindelijk het oordeel per competentie te vormen. Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201389


18.1.7 Beoordelen van elke simulatie Elke simulatie wordt apart beoordeeld. De twee assessoren beoordelen de gekozen competenties per simulatie, zorgen voor een verslaggeving per simulatie en deze worden later samengevoegd in een algemeen oordeel. 18.1.8 Eindevaluatie per deelnemer De

eindevaluatie

per

deelnemer

is

gebaseerd

op

de

individuele

competentiescores per simulatie en een assessorenmeeting tussen de twee betrokken assessoren.

18.2

Assessment center

Inzake assessment centers geeft Quintessence graag de aanpak voor het ondersteunen van interne assessments in de kantoren van AG Insurance, maar ook onze aanpak voor het organiseren van assessment centers bij Quintessence. 18.2.1 Algemeen Een assessment center is een geheel van meetmomenten waarvan simulaties een essentieel onderdeel zijn. In vergelijking met andere instrumenten garandeert de assessment center methode de meest valide en betrouwbare resultaten. Het programma wordt samengesteld uit een aantal simulaties waarin de competenties gemeten worden. Aangezien niet enkel competenties belangrijk zijn voor het succesvol uitoefenen van een functie, vullen wij dit programma nog verder aan met een persoonlijkheidsvragenlijst of een andere geschikte vragenlijst en een gedragsgericht gestructureerd interview. Dit stelt ons in staat om niet alleen meer inzicht te verwerven in de competenties van de deelnemer, maar ook in diens motivatie en drijfveren. We besteden in dit gesprek eveneens aandacht aan de fit tussen de deelnemer en de cultuur van uw organisatie. Dit zijn allemaal randfactoren die een belangrijke impact hebben op een succesvolle aanwerving en die mee opgenomen worden in onze beoordeling van de geschiktheid van de deelnemer. Het programma is zodanig opgebouwd dat er voldoende interactie plaatsvindt tussen deelnemer en assessor en er tijd vrij gemaakt wordt om in te gaan op wat de deelnemer belangrijk vindt in een job en in zijn verdere loopbaan. Doorheen het programma streven we er naar om een meerwaarde te creëren voor de Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201390


deelnemer zelf. Het assessment center dient een leerervaring in te houden. Daarenboven draagt een positieve terugblik op het assessment center bij tot een positieve beleving van de gehele selectieprocedure van AG Insurance. Onze aanpak stelt ons in staat u een gefundeerd advies te geven ten aanzien van de verschillende deelnemers voor de desbetreffende functies in uw organisatie. 18.2.2 Compententie-analyse 18.2.2.1 Competentieprofiel Om de potentieelbeoordeling van deelnemers aan een assessment center op een gerichte en grondige manier aan te pakken, is het noodzakelijk om over degelijke

voorinformatie

te

beschikken.

Met

name

informatie

over

de

competenties die gewenst of noodzakelijk zijn om met succes de betreffende functie uit te oefenen of op het betreffende functieniveau te functioneren, is cruciaal. Per functie wordt een individueel competentieprofiel opgesteld. Er zal gewerkt worden met de competenties van AG Insurance, rekening houdend met de verantwoordelijkheden en/of taken die samenhangen met het betreffende niveau of de functie. We houden ook rekening met een aantal cultuuraspecten binnen AG Insurance alsook met strategische input - afhankelijk van het niveau. 18.2.2.2 Cultuurbevraging De geschiktheid van een deelnemer voor een functie is afhankelijk van de mate waarin de noodzakelijke competenties voor die functie aanwezig zijn. Om echter succesvol te kunnen functioneren in de organisatie is het tevens van belang dat de waarden en instelling van de deelnemer overeenkomt met de cultuur die er binnen de organisatie heerst. Een betere match, zal voor een snellere integratie zorgen en tot een betere performantie leiden. Om voldoende zicht te krijgen op de cultuur van uw organisatie, zal u een online vragenlijst voorgelegd krijgen, waarin gepeild wordt naar de cultuur die er binnen uw organisatie heerst. Bij de profielbespreking kan er eveneens mondeling nog verdere informatie verstrekt worden over de afdeling waarin de deelnemer terecht zou komen. Deze informatie wordt dan gebruikt tijdens de beoordeling van de deelnemer, wat tot een duidelijk advies leidt aangaande de geschiktheid van de deelnemer voor een welbepaalde functie binnen de specifieke context van uw organisatie. Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201391


Quintessence zal competentieprofiel

in samenspraak met AG Insurance en op basis van het een

programma

samenstellen,

waarin

verschillende

elementen aan bod komen. 18.2.3 Waarderende aanpak Wij vinden het van groot belang dat kandidaten zich comfortabel voelen in hun omgeving en de organisatie van de dag, om een optimaal resultaat te bekomen. We hechten dan ook erg veel belang aan persoonlijk contact tussen de kandidaat en de consultant. Hiervoor zorgen wij door op het begin van de dag een onthaalmoment te voorzien en na elke oefening even na te bespreken waardoor de kandidaat de mogelijkheid krijgt even te ventileren. Ook de omgeving speelt een belangrijke rol. Dit kan worden bekomen door bijvoorbeeld te werken met individuele kantoren per kandidaat. In dit kantoor doet hij/zij zijn oefeningen en vult hij/zij zijn vragenlijsten in. We geven ook duidelijk aan dat het zijn kantoor is voor de dag en dat wij enkel binnenkomen op de afgesproken momenten. Ook de fictieve context zorgt voor een comfortabel gevoel. Idealiter situeren alle oefeningen zich binnen dezelfde fictieve organisatie hetgeen ertoe leidt dat deelnemers zich maar één keer moeten inleven en van daaruit aan de slag kunnen. Deze principes willen we graag blijven hanteren in samenwerking met AG Insurance. Op deze manier worden de assessment procedures van AG Insurance de referentie en state of the art tools. 18.2.4 Assessoren Zoals eerder aangegeven bij de bespreking van de assessment center methode zet Quintessence Consulting telkens 2 assessoren in tijdens een assessment of development center. Hierbij is het mogelijk dat een consultant van Quintessence samenwerkt met een medewerker rekrutering van AG Insurance die optreedt als co-assessor. Daarnaast kan de medewerker rekrutering van AG Insurance een assessment center of het assessorenoverleg mee volgen indien dit uitgevoerd wordt in diens moedertaal.

18.2.5 Contextrijk evalueren: samenstellen van het assessment center Quintessence garandeert u het gebruik van een zo specifiek mogelijke set van simulaties of kan indien gewenst gebruik maken van simulatiesets die nu reeds gebruikt worden door AG Insurance. Bij de samenstelling van deze set en het opstellen van het totaalprogramma is het belangrijk om een veelheid van ‘tests’ Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201392


en ‘proeven’ te gebruiken die zo dicht mogelijk het dagelijks functioneren op het betreffende niveau benaderen. We houden tegelijk rekening met de context, strategische en cultuurelementen binnen AG Insurance. Er zal in de Assessment (en ook de development) programma’s voor de verschillende doelgroepen inhoudelijk gedifferentieerd worden op een aantal vlakken: 5. De context en het organisatiedomein waarbinnen de simulaties zich zullen afspelen: Quintessence garandeert u het gebruik van een zo specifiek mogelijke set van simulaties die zo dicht mogelijk het dagelijks functioneren benaderen. Deze simulaties spelen zich af binnen een fictieve organisatie en binnen een functioneel domein dat kan variëren tussen productie, financiën, HR, sales, IT, logistiek… Binnen deze fictieve organisatie zijn simulaties ontwikkeld voor verschillende rollen en niveaus (vb. hoger management, projectmanagement, expert, leidinggevende, uitvoerend,...). Alle simulaties spelen zich binnen eenzelfde opzet af. 6. Het niveau en de rol in deze fictieve organisatie die deelnemers zullen opnemen 7. Het soort simulaties dat gebruikt wordt 8. Niveau van de competenties De combinatie van deze elementen garandeert u niet alleen een grondige en kwalitatieve beoordeling van het aanwezige potentieel, maar biedt ook de mogelijkheid

om

tot

een

gefundeerd

advies

te

komen

wat

betreft

ontwikkelingsnoden en –opportuniteiten bij de deelnemers. Bij de gedragssimulaties worden de deelnemers in verschillende functierelevante situaties geobserveerd en beoordeeld aan de hand van de competenties uit het competentieprofiel. Mogelijke simulaties zijn o.a.:

In-basket Tijdens deze oefening krijgen de deelnemers een

postbak

met

brieven,

rapporten,

memo’s, mails,… . Na de verwerkingstijd neemt een rolspeler de rol op zich van directe chef. In het gesprek gaan we door de interactie en het expliciet uitlokken van Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201393


gedrag in op informatieverwerkende en leidinggevende vaardigheden. De In-Basket wordt mondeling afgenomen. Analyse- en presentatieoefening Uw deelnemer wordt geconfronteerd met een ongestructureerde hoeveelheid aan gegevens. Na de verwerkingstijd stellen de deelnemers tijdens een presentatie

een

oplossing

en

concreet

implementatieplan voor. Deze simulatie is ideaal om competenties

te

meten

informatieverwerkende

rond en

interactieve, beheersmatige

vaardigheden. Analyseoefening/Managementcase De deelnemers maken een analyse van een specifieke problematiek. In deze case moeten zij zowel beroep doen op hun management- en leidinggevende inzichten als op hun beheersmatige vaardigheden. Deze oefening gebeurt schriftelijk en we pijlen op expliciete wijze naar de visie van uw deelnemer rond de problematiek en de wijze waarop hij deze op een concrete manier oplost. Gesprekssimulatie Tijdens de simulatie lokt een rolspeler verschillende leiderschapsstijlen uit bij de deelnemer. Deze oefening laat u toe zowel (bij)sturende als coachende vaardigheden

te

beoordelen.

Een

gesprekssimulatie kan ook een gesprek met

een

klant

of

een

interne

projectmedewerker zijn. Andere oefeningen kunnen op maat voorzien worden (bv. fact-finding, business game, groepsdiscussie,...). Naast de interactieve simulaties, vullen wij het programma aan met een persoonlijkheidsvragenlijst (zie ook punt 10.1 Scope³) en een gestructureerd gedragsgericht interview. Persoonlijkheidsvragenlijst



Wij hanteren de NEO-PI-R (BIG 5 vragenlijst) voor het analyseren van de persoonlijkheid. . Deze vragenlijst meet de 5 belangrijkste dimensies

van

volwassenen.

Per

persoonlijkheid dimensie

worden

bij 6

deelfacetten verder gespecifieerd. De vijf hoofddimensies en hun facetten zijn: 

Neuroticisme

(emotionele

stabiliteit):

angst,

ergernis,

depressie,

schaamte, impulsiviteit, kwetsbaarheid 

Extraversie: hartelijkheid, sociabiliteit, dominantie, energie, avonturisme, vrolijkheid



Openheid: fantasie, esthetiek, gevoelens, verandering, ideeën, waarden



Altruïsme: vertrouwen, oprechtheid, zorgzaamheid, inschikkelijkheid, bescheidenheid, medeleven



Consciëntieusheid:

doelmatigheid,

ordelijkheid,

betrouwbaarheid,

ambitie, zelfdiscipline, bedachtzaamheid. Afnametijd: 40/45 minuten Het is uiteraard mogelijk om bij de assessment en development centers gebruik te maken de vragenlijsten of testen die nu reeds gebruikt worden doorheen het selectie- en rekruteringsproces bij AG Insurances. De persoonlijkheidsvragenlijst of NEO-PIR kan dan vervangen worden door een andere vragenlijst (vb. leiderschapsstijlenvragenlijst of zie punt 10.1 Scope³).

Gestructureerd gedragsgericht interview Het interview laat toe om ook de motivatie van uw deelnemers in kaart te brengen. Uit ervaring weten we dat naast de component ‘competentie’ (kunnen) tevens de component ‘motivatie’ (willen) een noodzakelijke voorwaarde is om de betreffende functie op een positieve wijze in te vullen. We praten in het interview ook door over waarden die de deelnemer belangrijk

vindt en

factoren die

hij/zij

wil terugvinden in zijn/haar



werkomgeving. Dit om u ook een idee te geven van de fit met uw organisatie. 18.2.6 Rapportering Binnen de 48 uur na het assessment center ontvangt u: 

een overzichtelijk rapport met een gefundeerd advies,



een tekstueel verslag waarin competentiegewijs het advies wordt verklaard



een grafische voorstelling (zowel op competentie- als op indicatorniveau) van

het

individuele

profiel

van

de

deelnemer

tegenover

het

vooropgestelde competentieprofiel. Het tarief voor de redactie van het verslag is inclusief in het tarief van het assessment center. Het is hierbij ook mogelijk gebruik te maken van een templaterapport zoals gebruikt bij AG Insurance. Er dient in samenspraak met AG Insurance verder bepaald te worden wat de verdere verwachtingen zijn inzake rapportage. Indien de rapporten uitgewerkt worden volgens de wijze van Quintessence Consulting worden deze ten laatste 2 dagen na het assessment center bezorgd aan rekrutering van AG Insurance. 18.2.7 Focused assessment Een focused assessment biedt een verkort gestandaardiseerd programma dat een algemeen beeld schetst van het functioneren van een bepaalde deelnemer voor een bepaalde rol in de organisatie. Wij stellen voor dat AG Insurance een beroep

doet

op

de

focused

assessments

voor

functies

binnen

lager

management. De

beoordeling

gebeurt

op

basis

van

twee

gedragssimulaties,

een

persoonlijkheidsvragenlijst en een gedragsgericht interview. Uiteraard kan ook hier door AG Insurance er voor gekozen worden om een andere vragenlijst op te nemen in het programma. Het is belangrijk bij een verkort assessment center dat er voldoende informatie ter beschikking

is

voor

de

assessoren

omtrent

de

functie-eisen,

verantwoordelijkheden en vereiste norm voor de kritische competenties. Aangezien er minder informatie kan verzameld worden omtrent de verschillende competenties ondersteunt dit de assessoren bij het beoordelen. 18.2.8 Feedback Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201396


Indien een assessment of focused assessment center wordt georganiseerd bij AG Insurance kan er de dag zelf reeds feedback worden gegeven aan de medewerkers rekrutering. Indien zij de assessment centers doorheen de dag volgen, kunnen zij ook deelnemen aan het assessorenoverleg zoals beschreven in de assessment center methodologie. Indien AG Insurance op grond van de resultaten van een assessment center besluit een kandidaat aan te werven, kan er een persoonlijk feedbackgesprek voorzien worden. Tijdens een persoonlijk feedbackgesprek kan een consultant dieper in op de sterkte-zwakte analyse van de (toekomstige) medewerker. Naast het geven van feedback op zich peilen we naar de reacties van de deelnemer op de resultaten en naar de manier waarop de deelnemer zijn of haar eigen functioneren inschat. We kunnen ook reeds de basis leggen voor een succesvolle ontwikkeling van de gedetecteerde aandachts- en ontwikkelingspunten. Het is uiteraard ook mogelijk dat de Quintessence assessor feedback geeft omtrent de resultaten aan de medewerker rekrutering van AG Insurance, zodat deze de nodige feedback kan geven aan een kandidaat. Voor kandidaten die niet aangeworven worden kan er telefonisch feedback voorzien worden. Op deze manier kijken zij met een positief gevoel terug naar het selectieproces bij AG Insurance.

18.3

Organisatie van een assessment center bij Quintessence 18.3.1 Aanpak

De Organisatie van zowel de assessment als development centers bij AG Insurance

kunnen

georganiseerd

worden

door

Quintessence.

Dit

wordt

opgenomen door onze klantassisstente (zie ook punt 5 kwaliteitsbewaking). Indien een assessment center georganiseerd wordt in de kantoren van Quintessence staan we uiteraard in voor de volledige organisatie van het assessment center. Dit betekent dat wij de deelnemers uitnodigen en zij van ons Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 201397


een informatiebrochure krijgen

waarin

uitgelegd

wordt

wat

ze

kunnen

verwachten van het assessment center. Uniek is dat deelnemers als extra ondersteuning eveneens het boek ‘Hoera, ik neem deel aan een assessment center!’ van Lou Van Beirendonck krijgen toegestuurd. Dit boek geeft achtergrondinformatie over assessment centers in het algemeen en staat boordevol tips uit de praktijk. Dit boek kan ook gebruikt worden wanneer de assessment centers georganiseerd worden in de kantoren van AG Insurance.

Inplannen en uitnodigen van de deelnemer

‘Hoera, ik neem deel aan een assessment center!’



18.3.2 Locaties In functie van de bereikbaarheid voor de deelnemer kiest u zelf of het assessment doorgaat in de kantoren van Quintessence in Antwerpen, Brussel of Gent.

Kantoor Antwerpen (Edegem)

Kantoor Brussel

Kantoor Gent

Al onze kantoren zijn bereikbaar met het openbaar vervoer en beschikken over voldoende parkeergelegenheid.



Bovendien zijn onze kantoren uitgerust met een 8-tal bureau’s voor deelnemers van een assessments. De privacy van een eigen bureau zorgt ervoor dat mensen op hun gemak zijn en zo ook het meest spontane gedrag vertonen. Quintessence voorziet uw deelnemers van warme en koude dranken tijdens hun assessment dag, alsook van een verzorgde broodjeslunch.



18.4

Development of ontwikkelingstraject 18.4.1 Onze visie op ontwikkeling

Als believers in human competence vinden wij het belangrijk om te ontdekken waar mensen goed in zijn en hen verder te laten groeien. Wij zorgen ervoor dat medewerkers competenter worden en zo worden de organisaties waarvoor ze werken competitiever. Organisaties zijn steeds in beweging en voor de medewerkers binnen de organisatie wil dit zeggen dat ze om te kunnen inspelen op de veranderende verwachtingen van de organisatie het belangrijk is om zowel medewerkers en teams te laten groeien en ontwikkelen. In het kader van competentie- en talentontwikkeling van medewerkers hebben wij diverse ontwikkeltrajecten uitgewerkt waarbinnen het individu centraal staat. De focus wordt hierbij gelegd op het te ontwikkelen potentieel en op de bijhorende ontwikkelactiviteiten dan op het louter vast stellen van sterkten en zwakten. Ten aanzien van de ontwikkeling van medewerkers volgen we in al onze activiteiten de volgende principes:  Leren is een proces van bewustwording en van betekenisgeving door interactie met anderen.  Leren is gebaseerd op het opdoen van ervaring. Leertrajecten bieden maximaal kans tot het opdoen van ervaring, tot reflectie, tot relationeel bezig zijn, tot dialoog.  De primaire focus ligt op het inzetten van sterkten (talenten). Ontwikkelen is geen loutere correctie van wat fout is, maar leren is verder bouwen op wat er is (inzichten, vaardigheden, kennis,…). Leren is een constructief en waarderend proces.  Zwakkere punten worden idealiter geneutraliseerd (minstens tot op een aanvaardbaar niveau door ontwikkeling, door re-casting of door teamwerk en bypassen,…).

De persoonlijke ontwikkeling van een individu is sterk afhankelijk van de dimensies KUNNEN, WILLEN, ZIJN. We benaderen een ontwikkelingstraject als een proces Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 2013101


dat op deze dimensies geënt is en dat de aanzet vormt voor een efficiënte en een succesvolle loopbaanbegeleiding. Voor het welslagen van dit ontwikkelingstraject dienen twee belangrijke randvoorwaarden vervuld te zijn; het ‘bewust zijn’ en ‘bereid zijn’ van de deelnemers. Daarom besteden we gedurende het hele traject veel aandacht aan deze twee parameters. Concreet vertaalt dit zich in volgende elementen : 

het geïntegreerd gebruik van een set instrumenten en technieken. Dit laat ons toe verbanden te leggen en aspecten via diverse invalshoeken te bekijken, waardoor we een grondig inzicht verwerven in de persoonlijkheid, de waarden, de drijfveren en de competenties van de deelnemers.



het regelmatig aftoetsen en het bespreekbaar maken van de dimensies ‘KUNNEN’, ‘WILLEN’ en ‘ZIJN’ bij de deelnemers waardoor we individuele, op maat gemaakte ontwikkeltrajecten kunnen opmaken die gedragen worden door de deelnemers, de hiërarchie en HR.

Ons gedrag, uitgedrukt in termen van competenties of talenten, is het resultaat van de context waarin we werken, maar ook van onze dieperliggende interesses, onze aanleg, onze waarden. Om over deze zaken op een transparante manier te kunnen spreken, hebben we een dieptemodel ontwikkeld, dat we vertalen met het beeld van de Matroesjka’s.



18.4.2 Onze Aanpak inzake ontwikkelingstrajecten De doelstelling van een ontwikkelingstraject is om de deelnemer een pad (op maat) aan te bieden waarop hij zijn bewustzijn (awareness) kan vergroten en voor een duidelijk engagement kiest met betrekking tot verdere ontwikkeling van zijn potentieel, ambities of interesses. Binnen dergelijk traject nodigen we de deelnemer uit om deel te nemen aan verschillende activiteiten waarmee hij nieuwe ervaringen kan op doen, zijn eigen waarnemingen kan aanscherpen, gestimuleerd wordt tot reflectie en analyse van zijn ervaringen en professionele feedback en leerkansen aangeboden krijgt. Dergelijk traject biedt een deelnemer de kans zijn sterktes te ontdekken en verder uit te bouwen en zijn valkuilen te herkennen en te neutraliseren. De begeleider van dergelijk traject neemt de rol op van Development Coach: hij/zij zal het leerproces bevorderen door in dialoog te gaan met de deelnemer en niet door te ‘onderwijzen’. Op die manier leggen we het leertraject in handen van de deelnemer (zelfsturing) en staat de coach of begeleider in voor het stimuleren en waarderen van elke stap die de deelnemer zet met als doel zo een optimale cyclus van ervaringsleren (Kolb) te bevorderen. We wensen het gehele traject op te zetten als een leermoment waarin dialoog tussen de deelnemer en de consultant centraal staat en er samen betekenis wordt gegeven aan de ervaring. Wanneer we een ontwikkelingstraject uittekenen voor een deelnemer vertrekken we steeds vanuit het GROW model (John Whitmore). Vertrekkende van dit model bouwen we een ontwikkelingstraject modulair op, waarin de onderdelen de volgende zijn:    

Mijn reflectie Mijn resultaten Mijn inzichten Mijn ontwikkelingsplan





18.4.3 Voorstel 18.4.3.1 Mijn reflectie: Reflectiegesprek met de deelnemer Doelstelling De betrokkenheid van de deelnemer is een belangrijke voorwaarde voor een succesvol

ontwikkelingstraject.

Daarom

stellen

we

een

Portfoliomap

ter

beschikking van elke deelnemer bij aanvang van dit traject. Deze map volgt het modulair proces en omvat volgende elementen: 

Mijn reflectie:

Werkboek met reflectievragen



Mijn resultaten:

Verslag van Development Center



Mijn inzichten:

Hulpvragen en persoonlijke notities



Mijn Ontwikkelingsplan:

Leeg POP en Evolutips®

Elke deelnemer ontvangt ook een Certificaat ofwel ‘intentieverklaring’ met het oog op persoonlijke ontwikkeling. Werkwijze: Portfolio Aan de hand van een werkboek met reflectievragen zetten we de deelnemer aan tot nadenken over zijn sterktes, talenten en ontwikkelingspunten. Volgende elementen komen aan bod:   

Wie ben ik en wat kan ik? Mijn professioneel verleden, mijn drijfveren en talenten Wat wil ik? Mijn perspectief voor de toekomst Eigen bedenkingen/reflecties

Aanvullend voorzien we 2 vragenlijsten, meer bepaald een vragenlijst rond loopbaanankers (Schein) en een leerstijlenvragenlijst (Kolb). Leerstijlenvragenlijst (Kolb) Deze vragenlijst geeft de geprefereerde leerstijl van de deelnemer in kwestie weer. We gebruiken deze inzichten om hier gerichte ontwikkelingsinspanningen op af te stemmen. Carrière anker vragenlijst (Schein) Het loopbaan anker is datgene wat de deelnemer echt belangrijk vindt en dus in de verschillende stappen van zijn carrière niet wil opgeven. We brengen deze impliciete drijfveren in kaart d.m.v. een vragenlijst. Centraal in het reflectiegesprek staan volgende elementen: Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 2013105




Samen betekenis geven aan de actuele realiteit (wat kan ik)



Samen exploreren wat de gewenste toekomst zou zijn (wat wil ik)



Samen uitdiepen welke persoonsgebonden facetten je verder wil inzetten (wie ben ik)



Starten

vanuit

een

positieve

benadering,

i.p.v.

het

gap-denken

(probleemgerichte aanpak) 

Gemotiveerde en doordachte keuzes maken voor een leerproces waarin betrokkenheid en ervaringsleren centraal staan.

Tijdens het reflectiegesprek tussen de deelnemer en de development coach voorzien we tijd om deze reflecties te bespreken. Uiteraard is dit slechts de opstart van het leertraject en zullen de eigen analyses, leerpunten en inzichten doorheen het ganse traject de rode draad blijven. Eveneens zullen we tijdens het intakegesprek de verwachtingen en motivatie van het ontwikkelingstraject bespreken. Dit gesprek kan opgenomen worden door verantwoordelijken binnen uw organisatie.

18.4.3.2 Mijn resultaten: Het bekomen van mijn resultaten, houdt in feite in het kiezen van een geschikt meetmoment. We kunnen hier kiezen voor volgende methodes: 3) Focused Development (1/2 dag): Op basis van een development van een halve dag, kunnen we het potentieel van de deelnemer voor een bepaalde rol inschatten op basis van sterkten en ontwikkelingspunten (zie ook Focused Assessment). Doorheen een focused development center gaan we tot 8 competenties nagaan. 4) Development Center (1 dag): Op basis van een development center van een hele dag, kunnen we een volledig beeld scheppen van de sterkten en ontwikkelpunten

van

de

deelnemer, toegespitst

op

hun

huidige

of

toekomstige functie. Het development center wordt ook gezien als een leermoment op zich waarin deze aanpak toch iets anders is dan een assessment center. De deelnemer krijgt namelijk ook tijdens de dag feedback en interactie neemt het overgrote deel van de dag in beslag. Doorheen het development center zelf nemen we ook de tijd om de eigen reflecties bespreekbaar te maken en gaan we na de verschillende simulaties in dialoog met de deelnemer om de eigen sterktes en ontwikkelingspunten



bespreekbaar te maken. Feedback krijgt op die manier reeds een plaats doorheen het development center. Rapportering: Na het development center of focused development ontvangt u: 

Een korte samenvatting van de observaties



een tekstueel verslag waarin clustergewijs de analyse van sterktes en zwaktes wordt verklaard ten opzichte van het competentieprofiel (AS IS vs TO BE)



een grafische voorstelling op competentieniveau van het individuele profiel van de deelnemer tegenover het vooropgestelde competentieprofiel.



een overzicht van het normen onderscheidend gedrag per competentie

U ontvangt 1 dag na het development center reeds telefonische feedback indien dit bij Quintessence zelf wordt georganiseerd. Het verslag wordt naar de organisatie opgestuurd ten laatste 2 dagen na afloop van het development center.

18.4.3.3 Mijn Inzichten: Terugkoppelings- en integratiegesprek Doelstelling In een derde stap zal de focus liggen op het bespreken en herkennen van de mogelijkheden van de deelnemer. De resultaten van het meetmoment vormen hier een zinvol uitgangspunt om in overleg de opties te bespreken en betekenis te geven. Opnieuw zal de Development Coach hier in dialoog gaan met de deelnemer en op zoek gaan naar een pragmatische aanpak waarin deze zijn sterktes kan inzetten en zijn valkuilen kan neutraliseren. Tijdens dit gesprek gaan we ook dieper in op de voorkeuren van de deelnemer: “In welke richting zie je jezelf vooral evolueren en waarom? Welke sterke punten zie je ten aanzien van deze voorkeur, op welke vlakken dien je nog te groeien?,...” Werkwijze: Terugkoppelingsgesprek (1 uur) We geloven dat een ontwikkelingstraject voor elk individu verschillend kan zijn, we pleiten er dan ook voor dat ieder zijn eigen traject uitstippelt. Opnieuw leggen we de verantwoordelijkheid bij de deelnemer: hij tekent het pad zelf en maakt gemotiveerde keuzes, wat de kans op succes versterkt. In het terugkoppelingsgesprek met de deelnemer in kwestie komen volgende thema’s aan bod: Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 2013107




Terugkoppeling en bespreking van de observaties



Wat betekenen deze resultaten voor verdere groei in de organisatie?



Koppeling van het ontwikkelingstraject aan de leerstijl van de deelnemer: ’indien je deze competentie wil ontwikkelen, hoe doe je dat dan het beste in functie van de leerstijl?’



Koppeling met de resultaten van de persoonlijkheidsvragenlijst.



In functie van de resultaten van het Development Center en de inbreng van de deelnemer, bepaling van ontwikkelingsprioriteiten.

Na het terugkoppelingsgesprek vragen we de deelnemer om zelf een verslag te maken. Het uitschrijven van de eigen reflecties en conclusies inzake mogelijke leerdoelstellingen vormt de aanzet voor het verdere ontwikkelingsplan. Integratiegesprek (1uur ) Idealiter

vindt

er

aansluitend

op

het

terugkoppelinggesprek

ook

een

integratiegesprek plaats tussen de development coach, de deelnemer en zijn/haar leidinggevende. Tijdens dit gesprek wordt er samen betekenis gegeven aan

de

resultaten

van

het

development

center

en

worden

de

ontwikkelingsprioriteiten bepaald. Het is ook mogelijk om dit gesprek intern op te nemen.

18.4.3.4 Mijn Ontwikkelingsplan: POP sessie individueel Doelstelling De laatste fase heeft tot doel een concreet ontwikkelingspad uit te tekenen samen met de deelnemer. We doen dit op basis van verworven inzicht, kennis en de ambities en drijfveren van de deelnemer om maximaal engagement en verantwoordelijkheid te verwerven. Werkwijze:

POP gesprek (2 uur)

Bij het opstellen van een Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP) begeleiden we de deelnemer in het verder concretiseren van zijn keuzeproces en helpen we om dit te vertalen naar een tastbaar actieplan. In dit proces bespreken en finaliseren we samen met de deelnemer:    

Wat de exacte ontwikkelingsdoelstelling is; Wat de motivering van de keuze is; Wat dit betekent in vertaling van de competentie naar concreet gedrag; Welke leerroute of leeractiviteiten er gekozen worden; Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 2013108


 

Welke vorm van ondersteuning er zal ingezet worden; Afspreken hoe en wanneer de resultaten zullen geëvalueerd worden.

Om het leereffect te maximaliseren en verder te bouwen op wat we eerder intrinsieke motivatie, zelfvertrouwen en zelfinzicht noemden, adviseren we deelnemers om in hun POP zowel aandacht te besteden aan de verdere ontplooiing van sterktes als het neutraliseren van tekorten. Dit gesprek kan ook georganiseerd worden in de vorm van een workshop waarin we werken met een groep van deelnemers. Ter ondersteuning van het ontwikkelingstraject stelt Quintessence bij het uitvoeren van een POP gesprek, Evolutips® 3 maanden ter beschikking van uw medewerkers. Dit is een e-HR-tool die hen begeleidt en ondersteunt bij het opmaken van een Persoonlijk OntwikkelingsPlan (POP). Evolutips® bevat per competentie

verscheidene

informatiebronnen

waaronder

‘on-the-job’

ontwikkelingstips, voorbeeldgedrag, informatie over de ontwikkelbaarheid van de gekozen competenties, literatuurtips rond competentie-ontwikkeling, etc… Een belangrijk voordeel van het gebruik van Evolutips® is dat uw medewerkers deze know-how met betrekking tot competentie-ontwikkeling op permanente basis, on-the-job of elders, ter beschikking hebben en dat zij tijdens hun dagelijkse functioneren kunnen grasduinen in de database om hun POP verder te stofferen. Er kan in samenspraak met AG Insurance bekeken worden welke stappen kunnen voorzien worden in een development traject.



19

19.1

Validiteit

Van assessment centers

Quintessence Consulting is sinds 1988 de belangrijkste pionier geweest op het gebied van competentie assessment in België en heeft een aanzienlijke bijdrage geleverd aan de ontwikkeling van assessment technieken in Europa. Zowel assessment centers, development centers, HR tools, simulaties en andere varianten op de basismethodologie zijn met de grootste zorg en met aandacht voor de wetenschappelijke waarde ervan door eigen medewerkers en in samenwerking met universiteiten ontwikkeld. Quintessence

hanteert

een

aantal

duidelijke

afgelijnde

principes

en

voorwaarden voor de uitvoering van haar assessment centers. De founderdirector van Quintessence Consulting, Lou Van Beirendonck, is auteur van verschillende

artikels

en

boeken

rond

competenties

en

competentiemanagement. Quintessence Consulting is van bij het begin van het gebruik van assessment centers methodiek betrokken geweest bij het opstellen en bewaken van de richtlijnen waaraan assessment centers en development centers moeten voldoen om van een kwalitatief geheel te spreken. Onder voorzitterschap van Lou Van Beirendonck (Quintessence) en onder auspiciën van VOCAP werden dan ook de eerste richtlijnen opgesteld (1992). Deze richtlijnen gelden nog steeds als bindend voor de assessment center methodiek. Quintessence Consulting garandeert strikte toepassing van de assessment center methode. Dit verhoogt zowel de validiteit en betrouwbaarheid van de definitieve resultaten, als dat het u de zekerheid biedt dat we nauwgezet de ethische code en alle formele procedures van de beroepsfederaties VOCAP en Federgon hebben gevolgd. Vanuit

wetenschappelijk

meetinstrument

of

perspectief

-methode

wordt

uitgedrukt

in

de een

deugdelijkheid aantal

van

een

kwaliteitscriteria:

betrouwbaarheid en validiteit zijn de belangrijkste. Hun waarde voor een methode wordt uitgedrukt in een correlatiecoëfficiënt die kan variëren tussen -1 en +1.



19.1.1 Predictieve validiteit Validiteit

is

een

wetenschappelijk

criterium

dat

de

waarde

van

een

meetinstrument uitdrukt. Over het algemeen kan worden gesteld dat een meetinstrument valide is als het meet wat het verondersteld wordt te meten. Er zijn verschillende soorten van validiteit, maar de meeste aandacht gaat uit naar de voorspellende waarde of predictieve validiteit, waarbij het gaat om de mate waarin een techniek juiste voorspellingen toelaat. Met betrekking tot assessment drukt de predictieve validiteitscoëfficiënt uit in welke mate de voorspellingen met betrekking tot het toekomstig werkgedrag juist zijn. Voor

een

vergelijking

van

de

predictieve

validiteitsscores

van

diverse

meetinstrumenten verwijzen we naar het overzicht in tabel van Paul van der Maesen de Sombreff.

Interview ongestructureerd :


gestructureerd :


Medische keuring:


Sollicitatiebrief of -formulier ongestructureerd :


gestructureerd :

validiteit meer dan .45

Assessment center, arbeidsproeven validiteit meer dan .45 Capaciteiten- of intelligentietest validiteit van meer dan .45 Biodata (biografische gegevens) validiteit van meer dan .45 Persoonlijkheidsvragenlijst


Gemiddeld schoolcijfer


Gecontroleerde referenties


Validiteit van selectie-instrumenten Bron : De testgids, Paul van der Maesen de Sombreff 19.1.2 Interbeoordelaarsbetrouwbaarheid Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 2013111


Met de interbeoordelaarsbetrouwbaarheid bedoelen we de mate waarin twee of meer assessoren eenzelfde score toekennen. We spreken van volledige overeenstemming tussen twee assessoren als ze eenzelfde score toekennen aan een

deelnemer.

Dit

classificatiesysteem

veronderstelt beschikken.

dat Voor

de

assessoren

de

over

berekening

eenzelfde van

de

interbeoordelaarsbetrouwbaarheid wordt klassiek de volgende formule gebruikt (Schrout & Fleiss, 1979) : Interbeoordelaarsbetrouwbaarheid =

variantie tussen deelnemers – variantie binnen deelnemers variantie binnen deelnemers - variantie tussen deelnemers

Deze formule geeft de mate aan waarin de scores toegekend door één beoordelaar overeenstemmen met de gemiddelde scores die door een ander werden toegekend. Met deze formule berekende Koen Claes (1997) voor een assessment center voor de Vlaamse Gemeenschap de volgende coëfficiënten : - gesprekssimulatie :

89,3%

- analyse en presentatie :

90,8%

- in-basket :

92,3%

- interview :

92,4%.

Dit zijn zeer hoge waarden. Er wordt gestreefd naar 90% en vanaf 70% spreken we van ‘bevredigende resultaten’. De waarden zeggen dat er een grote overeenstemming is in het antwoordpatroon, maar ze zeggen niet of het denkschema dat assessoren gebruiken hetzelfde of correct is.

19.1.3 Validiteit op zicht en billijkheid De indruk over de degelijkheid van een assessmenttechniek mogen we niet uit het oog verliezen. Deze perceptie speelt, los van de wetenschappelijke waarde ervan, een belangrijke rol in de acceptatie van de resultaten die uit het assessment naar voren komen. In haar assessment center methode hecht Quintessence Consulting het grootste belang aan resultaat validiteit en betrouwbaarheid, en aan de face validity van het assessment. Hoge face validity betekent dat deelnemers wordt gevraagd om deel te nemen aan oefeningen gekenmerkt door dezelfde complexiteit en reikwijdte van de verantwoordelijkheid, zoals de functie in kwestie. Zowel voor de Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 2013112


overheidssector in het als de privésector heeft Quintessence diverse simulaties uitgewerkt, die kunnen gebruikt worden voor de assessments bij uw organisatie. De simulaties spelen zich allemaal af in dezelfde context, wat een heel gunstige invloed heeft op de validiteit van de resultaten, omdat er minder druk is uitgeoefend op de deelnemers om verschillende rollen op te nemen in de loop van dezelfde dag. De uiteindelijke keuze wordt bepaald op basis van de functie, de organisatie en de te beoordelen competenties. Het is echter ook belangrijk dat de deelnemer voldoende in dialoog kan treden met de assessor. Uit onderzoek is gebleken dat de hoeveelheid interactie een positief effect heeft.

19.2

Van de persoonlijkheidsvragenlijst NEO-PIR

De Nederlandstalige NEO-PI-R persoonlijkheidsvragenlijst is een geautoriseerde vertaling van de in 1992 uitgekomen revisie van de NEO Personality Inventory van Costa & McCrae. De NEO-PI-R meet de vijf belangrijkste domeinen van de persoonlijkheid bij volwassenen en dertig onderliggende facetten. Met de 240 items van de NEO-PI-R is een veelomvattende beoordeling van de persoonlijkheid bij volwassenen mogelijk. 19.2.1 Beschrijving van de schaal en andere kenmerken De NEO-PI-R bestaat uit de volgende vijf domeinen en dertig facetten : 

Neuroticisme: Angst, Ergernis, Depressie, Schaamte, Impulsiviteit en Kwetsbaarheid.



Extraversie: Hartelijkheid, Sociabiliteit, Dominantie, Energie, Avonturisme en Vrolijkheid.



Openheid voor: Fantasie, Esthetiek, Gevoelens, Veranderingen, Ideeën en Waarden.



Altruïsme: Vertrouwen, Oprechtheid, Zorgzaamheid, Inschikkelijkheid, Bescheidenheid en Medeleven.



Consciëntieusheid:

Doelmatigheid,

Ordelijkheid,

Betrouwbaarheid,

Ambitie, Zelfdiscipline en Bedachtzaamheid. 19.2.2 Betrouwbaarheid De interne consistentie (Cronbach´s alpha) van de Nederlandse bewerking van de NEO-PI-R is goed. Voor de domeinschalen lopen de waarden van .86 tot en Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 2013113


met .92. Voor de facetschalen liggen veel waarden rond de .80 en een aantal varieert rond de .70. Omdat iedere facetschaal slechts acht items telt zijn deze waarden volgens verwachting lager dan bij de domeinschalen die uit 48 items bestaan. 19.2.3 Validiteit Er zijn diversie studies verricht naar de begripsvaliditeit van de NEO-PI-R. Door factoranalyses werd de interne structuur van vijf domeinen bevestigd. Onderzoek naar de onderlinge relaties tussen de domeinschalen laten een bevredigend beeld zien inzake de onafhankelijkheid van de domeinschalen. In diverse studies zijn relaties tussen de NEO-PI-R-schalen en andere instrumenten onderzocht. Convergente en divergente validiteit werd aangetoond. Voor een compleet overzicht van deze studies verwijzen wij naar de handleiding.

19.3

Van de loopbaanankers van Schein en leerstijlen van Kolb

De volgende twee vragenlijsten zijn niet gekoppeld aan de evaluatie van de competenties. Deze twee vragenlijsten zijn een hulpmiddel voor de deelnemer om meer inzicht te verwerven in diens drijfveren en de manier waarop hij/zij zich ontwikkelt. Vragenlijst carrière-ankers Carrièreankers zijn gebaseerd op de theorie van Edgar Schein. Iedere medewerkers heeft verschillende drijfveren, deze bepalen mee

of men

energie zal halen uit een bepaalde functie of organisatie. Met behulp van de carrièreankers kan elke medewerker er achter komen wat hem in zijn loopbaan motiveert. Aan de hand van de vragenlijst van Schein beogen we bij de deelnemer een sterker bewustzijn te creëren van het eigen anker (waarden die in het verleden belangrijk bleken bij loopbaankeuzes) en hoe daar verder kan worden mee omgegaan. Er wordt gekeken naar mogelijke implicaties van het eigen anker ten aanzien van het aangaan van een management-gerichte loopbaan.

Vragenlijst Leerstijlen De Leerstijlentest van ‘Kolb’ peilt naar de wijze waarop de deelnemer leert. Deze vragenlijst is gebaseerd op het model van Kolb dat 4 fasen onderscheidt in het leerpoces. Mensen verschillen echter in de wijze waarop ze leren. Kolb is verder

ingegaan

op

de

gedragingen

die

bepalen

wat

iemands



voorkeursmanier van leren is. De leerstijlen vragenlijst KOLB wordt ingezet om de voorkeursleerstijl van de deelnemer te leren kennen, en na te gaan wat dit betekent voor het opzetten van een leerproces en voor de keuze van leermiddelen. Het uitgangspunt is het optimaal benutten van de eigen spontane stijl, en aandacht ontwikkelen voor de tegenhanger daarvan. Om het ontwikkelingstraject van de deelnemer optimaal te ondersteunen willen we informatie aanreiken over: 4. wat zijn de kenmerken van een (voorkeurs) leerstijl? 5. welke leermiddelen zullen in het licht van deze stijl het meest aanspreken? 6. welke zijn de aandachtpunten met betrekking tot het vervolledigen van de leercircel en hoe kunnen we die aanpakken teneinde een optimaal leerproces te bekomen?

Deze vragenlijsten gebruiken we als ondersteuning om in dialoog te gaan met de deelnemer en een concreter zicht te krijgen op diens ambities (Schein) en leerstijl (Kolb). Het is pas in dialoog met de deelnemer dat de resultaten van deze vragenlijsten echt betekenis krijgen. Met deze vragenlijsten doen we geen uitspraak over wat is.



20

20.1

Kwaliteitsbewaking

Visie op samenwerking

Het succes van een project en samenwerking wordt bepaald door de competenties

en

de

expertise

van

de

projectmedewerkers,

van

de

communicatie met en tussen alle stakeholders, en van de fit van de werkwijze met de eigen aard van de organisatie waarvoor het project wordt gerealiseerd. Dit impliceert dat elk succesvol project het resultaat is van co-constructie, van communicatie, van teamwerk. In alle projecten die Quintessence realiseert houden we permanent aandacht voor o.a. draagvlak, validatie van tussentijdse realisaties, communicatie naar alle stakeholders, kennisoverdracht en een constructieve besluitvorming. Wij definiëren als kritische factoren voor een goede samenwerking, dat er aandacht is voor: 

dialoog en kennisoverdracht binnen en tussen de projectgroepen;



afstemming (voortdurend aftoetsen of de verwachtingen en het doel van de opdracht gelijk zijn tussen de projectgroepen en er op tijd bijgesteld kan worden);



goedkeuring/validatie

(goedkeuring

en

validatie

van

verschillende

stappen in het project en een eenduidige besluitvorming). 20.1.1

Voorstelling projectteam

Om u optimaal te ondersteunen in het realiseren van uw project en een goede uitrol te garanderen stellen we daarom voor te werken met een vaste projectgroep binnen uw organisatie en een projectgroep van Quintessence Consulting. Projectmanager: draagt de verantwoordelijkheid voor het projectmanagement van de opdracht en fungeert als contactpersoon voor de opdrachtgever. Wij stellen als projectmanager Pieter Billen voor. Hij zal gedurende de samenwerking het aanspreekpunt zijn voor AG Insurance en frequent contact onderhouden met de projectverantwoordelijke van AG Insurance.



Co-projectmanager: is de back-up van de projectmanager. Deze persoon zal de continuïteit verzekeren bij afwezigheid van de projectmanager, maar zal tevens zorgen

voor

ondersteuning

bij

de

opdracht.

Projectmanager

en

co-

projectmanager vormen een tandem die beide AG Insurance als organisatie erg goed leren kennen en zij ondersteunen elkaar doorheen de coördinatie van het project. Op die manier is de continuïteit en een vlot verloop van het project steeds gegarandeerd. Projectmanager

Tools:

draagt

de

verantwoordelijkheid

voor

het

projectmanagement betreffende de tools en fungeert als contactpersoon voor de opdrachtgever. Wij stellen als projectmanager Sandra Schreyers, onze R&D manager, voor. Assessoren/Development coaches: Onze consultants hebben een universitair diploma en zijn erkend als Certified Competency Assessor. Daarnaast hebben onze consultants een eigen portfolio opgebouwd met werkervaring in één of meerdere specialisaties op het gebied van competentiebeoordeling en – ontwikkeling, competentiemanagement, coaching. We verwijzen naar de CV’s in dit document om een zicht te geven op de Quintessence consultants die kunnen ingezet worden doorheen de samenwerking met AG Insurance. Klantassistente: is verantwoordelijk voor alle randvoorwaarden die het project mogelijk

maken

(infrastructuur,

planning,

verwerking

van

rapporten,

contactname met kandidaten, planning van assessment en development centers, feedbackgesprekken, voorbereiden van facturatie per praktijk, …). Voor deze rol stellen wij Elke Arnoeyts voor. Zij vormt het aanspreekpunt voor alles wat betreft de praktische organisatie in de samenwerking met AG Insurance. 20.1.2 Proactieve kwaliteitsbewaking We werken pro-actief aan kwaliteitsbewaking door vooraf maatregelen te nemen opdat het eindproduct van hoogstaande kwaliteit zou zijn. Dit behelst onder meer het werken met heldere specificaties, het hanteren van kwalitatieve en wetenschappelijk onderbouwde standaarden, het bouwen op een rijke ervaring, het werken met gekwalificeerde teamleden en het voorzien van een gestructureerde aanpak van veranderingen in specificaties. We bespreken dit bij aanvang van het project in de kick-off meeting bij AG Insurance, zodat we vanuit een gedeelde visie een succesvolle start kunnen nemen. We zien dit als een zeer belangrijke stap in het proces. We willen hierbij Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 2013117


een duidelijk zicht krijgen op de SLA’s, maar ook organisatievisie, -waarden, cultuur

en

-structuur,

het

competentiemodel,

ontwikkelingsmanagement,

loopbaanmogelijkheden, etc. In een volgende stap organiseren we intern bij Quintessence Consulting een Kick-off meeting om alle afspraken en specificaties omtrent

aanpak,

waarden

en

competentiemodel

van

AG

Insurance,

organisatiecontext en -cultuur, kwaliteit en procedures te delen met de consultants die betrokken zullen worden in de samenwerking. Op deze manier kunnen zij zich diepgaand voorbereiden en een vlotte inwerking verzekeren. Naast de Kick-off meetings voorzien we tussentijdse opvolging in het kader van het opzetten van een succesvolle samenwerking en project. 20.1.3 Regelmatige en correcte uitvoering van de opdracht 20.1.3.1 Opvolging Wij zien de samenwerking met onze klanten vooral als een partnership. Vertrekkende vanuit dat uitgangspunt zijn wij dan ook van mening dat remediëren, bijsturen en oplossen een betere service betekent, zowel naar u als opdrachtgever als naar de doelgroep, dan het overstappen tot financiële acties. Vooral het projectbeheer, de rol van de projectmanager en de coprojectmanager, dient de nodige garanties te bieden om adequate interventies en aanpassingen te doen opdat de SLA’s gerespecteerd worden. In de projectopvolging voorzien wij meerdere overleg- en opvolgmomenten. Er zijn enkele kritieke momenten waar de SLA’s formeel onderdeel zijn van de opvolgmeeting tussen de projectmanager van Quintessence Consulting en de projectverantwoordelijke bij AG Insurance. Op deze manier kunnen we proactief de kwaliteit van de dienstverlening blijven bewaken. Eventuele klachten of problemen gedurende de samenwerking kunnen door de projectverantwoordelijke bij AG Insurance steeds gesignaleerd worden. Op basis daarvan zal er meteen actie worden ondernomen. 20.1.3.2 Consultants Indien AG Insurance op grond van een evaluatie aangeeft dat een consultant niet voldoet aan de vereiste kwalificaties wordt deze vervangen in de pool. Wanneer blijkt op grond van de evaluatie bij AG Insurance dat een assessment of development center niet volgens afspraak is verlopen, voorziet Quintessence een remediëring

om

de

tekortkoming,

de

fout

of

de

onvolkomenheid

compenseren. Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 2013118


te

Quintessence volgt ook zelf de kwaliteit van de assessment en development centers op door de kandidaten een evaluatieformulier te laten invullen op het einde van elk programma. Feedback met betrekking tot mogelijke verbeteringen die hieruit naar voor komt, zal besproken worden door de projectmanager van Quintessence met de projectverantwoordelijke bij AG Insurance zodat in samenspraak de aanpak en het proces kunnen worden bijgestuurd en geoptimaliseerd. 20.1.3.3 Organisatie Zoals gewenst door AG Insurance staat Quintessence in voor de volledige organisatie van het assessment center. Dit betekent dat wij de kandidaten (telefonisch en schriftelijk) uitnodigen. Inzake operationele planning van de activiteiten van consultants hebben we ons als volgt georganiseerd: de klantassistente is het centrale punt in het planningsproces en staat in voor de capaciteitsplanning van consultants, locaties en andere logistieke aspecten. Zij neemt dit op in nauw overleg met de projectmanager van Quintessence Consulting. Voor het inplannen van de activiteiten werken wij met SuperOffice®, het CRM- en agenda-systeem dat binnen Quintessence gebruikt wordt. SuperOffice® biedt een overzicht over alle agenda’s van onze equipe (zowel vaste medewerkers als zelfstandige consultants). Via deze tool worden consultants aan specifieke opdrachten toegewezen en ingepland. Aangezien er voor de activiteiten voor AG Insurance met een vaste ploeg van consultants wordt gewerkt, worden enkel de agenda’s van de betrokken ploeg gefilterd om de opdrachten te plannen. Op basis van de planning die door AG Insurance wordt bezorgd, worden de nodige inplanningen voorzien en bijgestuurd. Deze reservaties dienen 1 week op voorhand definitief te worden bevestigd. Via bovenstaand proces wordt de consultant gekozen voor een specifieke opdracht. Op dat moment is het belangrijk om ook een efficiënte inplanning van het assessment of development center te garanderen. Hiervoor maken wij gebruik van een zelf ontwikkelde tool, de Plannings-tool. De planningstool is een tool die gebruikt wordt om een dagplanning te maken voor zowel de consultant als de kandidaat. Met deze tool kan er overzichtelijk de planning opgemaakt en verstuurd worden. Het is mogelijk om deze tool op maat van uw organisatie af te stellen, zodat ook u op deze manier efficiënte planningen kunt opstellen. In bijlage lichten wij deze tool graag verder toe.



Belangrijk om aan te geven, is dat ook onze facturatiegegevens uit dit systeem worden gehaald zodat wij een vlotte en correcte facturatie kunnen verzekeren. Voor het opstellen van een Service Level Agreement, onderschrijven wij opnieuw het belang van dialoog en voortdurend overleg bij het opzetten van een succesvolle samenwerking tussen AG Insurance en Quintessence. Wij zitten dan ook graat met u samen om deze afspraken vast te leggen en te specificeren in een SLA. Enkele afspraken die we kunnen hanteren zijn: -

Quintessence

Consulting

garandeert

dat

de

rapporten

voor

de

assessment en development centers telkens en ten laatste 2 dagen later worden doorgestuurd naar de contactpersoon bij AG insurance. -

Bij assessment of development center opdrachten worden deelnemers binnen 24u gecontacteerd om een afspraak in te plannen.

-

Bij concrete outsourcing assessment opdrachten verbindt Quintessence Constulting zich er toe om deze opdracht binnen een termijn van 14 dagen te organiseren.

-

Quintessence zal elk kwartaal de evaluaties voor de assessment en development centers met de projectverantwoordelijke van AG Insurance bespreken en in samenspraak de aanpak bijsturen waar nodig.



20.2

Visie op kwaliteit

20.2.1 Algemeen Voor Quintessence Consulting is kwaliteit veel meer dan het tijdig en binnen budget opleveren van datgene wat is overeengekomen. Kwaliteit is een multidimensioneel construct. 4 aspecten bepalen de totale kwaliteitsbeleving : 

Kwaliteit van de mensen



Kwaliteit van de dienstverlening



Kwaliteit van de tools



Kwaliteit van het projectmanagement

20.2.2 Kwaliteit van de mensen Onze consultants hebben een universitair diploma. Zij zijn allen erkend als Certified Competency Assessor. De meeste consultants vullen dit aan met een certificaat Certified Personal Coach, MBTI, AI procesbegeleider, NLP… Daarnaast hebben onze consultants een eigen portfolio opgebouwd met werkervaring

in

één

of

meerdere

specialisaties

op

het

gebied

van

competentiebeoordeling en –ontwikkeling, competentiemanagement, HR-tools, coaching en corporate governance. 20.2.3 Kwaliteit van de dienstverlening Kwaliteit is voor Quintessence een vanzelfsprekendheid die gebeiteld staat in onze missie, onze visie en onze strategie. Als believers in human competence vinden wij het belangrijk om te ontdekken waar mensen goed in zijn en hen verder te laten groeien. Quintessence Consulting hanteert een strikte methodologie met maatwerk op niveau van de klant. De wetenschappelijke onderbouw van onze werkwijze garandeert

een

betrouwbaar

resultaat.

Als

pionier

en

trendsetter

in

competentiemanagement draagt Quintessence Consulting dankzij haar eigen R&D-cel bij aan de wetenschappelijke onderbouw van het vakgebied. Onze methodologie wordt versterkt vanuit een samenwerking met universiteiten en universitaire instellingen.



Bij Quintessence Consulting hechten we namelijk veel belang aan de wetenschappelijke onderbouw van de adviezen die we formuleren en de interventies die we doen. De objectieve observatie en registratie van menselijk gedrag is de basis van ons werk. In ons streven naar een zo groot mogelijke objectiviteit, werken we voortdurend aan onze methoden en technieken. We zijn er echter van overtuigd dat een kwalitatieve interventie op niveau van de organisatie, een team en een individu, pas van topkwaliteit kan zijn, wanneer we onze professionele kwaliteit gebaseerd op objectiviteit, combineren met een bijzondere aandacht voor de relationele kwaliteit. In dat opzicht maakt een kwaliteitsvolle dialoog essentieel onderdeel uit van onze dienstverlening. 20.2.4 Kwaliteit van de tools Quintessence Consulting ontwikkelt in samenspraak met haar klanten al vele jaren HR-tools en –instrumenten die het competentiegedreven HR-beleid van uw organisatie ondersteunen. Of het nu gaat om beoordeling, analyse, monitoring, feedback of ontwikkeling, we hebben de juiste tool. Voortdurend innoveren in onze boodschap en daarbij staat de inhoudelijke kwaliteit, gebruiksgemak en flexibiliteit voorop. Alle Quintessence tools zijn wetenschappelijk onderbouwd en getest. We werken daarvoor

samen

met

vooraanstaande

universiteiten,

zoals

Antwerpen

Management School, Katholieke Universiteit Leuven en Vrije Universiteit Brussel. Uiteraard zijn onze tools ook aangepast aan de laatste inzichten.

20.2.5 Kwaliteit van het projectmanagement Het management en de uitvoering van projecten gebeurt conform de “best practices” en met procedures die als flexibele leidraad worden toegepast en niet als strak keurslijf. Bij Quintessence Consulting hanteren we preventieve en reactieve kwaliteitszorg tijdens de uitvoering van projecten. Preventief betekent dat we maatregelen vooraf nemen opdat het eindproduct van hoogstaande kwaliteit zou zijn. Dit behelst onder meer het werken met heldere specificaties, het hanteren van kwalitatieve en wetenschappelijk onderbouwde standaarden, het bouwen op een rijke ervaring, het werken met gekwalificeerde teamleden en het voorzien van een gestructureerde aanpak van veranderingen in specificaties. Ook het Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 2013122


voorzien van een kwaliteitsplan als onderdeel van het projectplan behoort hiertoe. We hebben daarnaast ook procedures om eventuele afwijkingen van de kwaliteitsstandaard op te sporen en te herstellen. Het gaat hier onder meer om het monitoren van tussentijdse resultaten, het opsporen van afwijkingen tegenover het kwaliteitsplan en het ondernemen van acties om de afwijkingen te herstellen. Het einddoel is alle onderdelen op elk moment zonder fouten te krijgen. 20.2.6 Kwaliteitscertificaten Quintessence

behaalde

in

2007

haar

Q*For

certificaat met zeer goede resultaten. ‘Uit de contacten met de klanten kan de auditor vaststellen dat zij zowel opleidingsactiviteiten

als

met betrekking tot met

betrekking

tot

consultingactiviteiten tevreden tot zeer tevreden zijn over de organisatie en dienstverlening van Quintessence Consulting. ‘Management Information, maart 2007’ In 2011 verwierf Quintessence opnieuw haar Q*for certificaat. De resultaten hiervan kunnen op eenvoudig verzoek worden opgeleverd.

Bovendien verwierf Quintessence in januari 2012 het bijkomend Federgon kwaliteitslabel,

het

Federgon

Certified

Membership.

Op

basis

van

tevredenheidsenquêtes, die Federgon afneemt zowel bij klanten als bij kandidaten, wordt continu gewaakt over de kwaliteit van onze dienstverlening.



21

21.1

Programma

Assessments

21.1.1 Assessment center Het assessment center programma zelf duurt ongeveer 1 dag. Onderstaand vindt u een voorbeeld van een mogelijk assessment programma: 08.30 – 09.00 : Onthaal door consultant 15.00 – 15.45 : Interview 09.00 – 09.45 : Voorbereiden in basket oefening 09.45 – 10.15 : Bespreking van de in basket oefening met directe chef (interactief) 10.15 – 10.45 : Voorbereiden gesprek met de medewerker 10.45 – 11.15 : Gesprek met de medewerker (interactief) 11.15 – 12.00 : Persoonlijkheidsvragenlijst (computer) 12.00 – 12.45 : Lunch 12.45 – 13.30 : Voorbereiden Analyse en presentatie oefening 13.30 – 14.00 : Analyse en Presentatie oefening (interactief) 14.00 – 14.30 : Leiderschapstijlenvragenlijst 14.30 – 15.00 : Zelfevaluatie 15.00 – 15.15: Debriefing 21.1.2 Focused assessment center 08.30 – 09.00 : Onthaal en introductie door consultant 09.00 – 09.45 : Voorbereiden in basket oefening 09.45 – 10.15 : Bespreking van de in basket oefening met directe chef 10.15 – 10.45 : Voorbereiden gesprek met de medewerker 10.45 – 11.15 : Gesprek met de medewerker 11.15 – 12.00 : Persoonlijkheidsvragenlijst, NEO-PIR 12.00 – 12.30 : Debriefing (interview)



21.2

Ontwikkelingstraject

We wensen het gehele traject op te zetten als een leermoment waarin dialoog tussen de deelnemer en de consultant centraal staat en er samen betekenis wordt gegeven aan de ervaring. Dit vertaalt zich concreet in volgende stappen waaruit een developmenttraject is opgebouwd: - We voorzien een reflectie vooraf of op de dag zelf door de deelnemer op grond van een reflectiewerkboek. - het development center zelf met verschillende onderdelen naargelang de doelgroep. - een terugkoppelingsgesprek (feedback) waarin uit de verschillende observaties en reflecties een rode draad wordt gevonden, die aanleiding geeft tot keuzes in de verdere loopbaan of ontwikkeling. -

een

integratiegesprek

waarin

dit

wordt

afgetoetst

met

HR

en

het

lijnmanagement. - We koppelen hier graag de opmaak van een POP aan om deelnemers op weg te helpen in het concretiseren van de gemaakte keuzes. - nadien 3 maanden toegang tot Evolutips 21.2.1 Development center Het development center programma zelf duurt ongeveer 1 dag. Onderstaand vindt u een voorbeeld van een mogelijk development center programma: 08.30 – 09.00 : Onthaal en introductie door consultant 09.00 – 09.45 : Gedragsgericht interview 09.45 – 10.30 : Voorbereiden in basket oefening 10.30 – 11.00 : Bespreking van de in basket oefening met directe chef (interactief) 11.00 – 11.30 : feedbackmoment 11.30 – 12.00 : Voorbereiden gesprek met de medewerker 12.00 – 12.30 : Gesprek met de medewerker (interactief) 12.30 – 12.45 : Feedbackmoment 12.45 – 13.30 : Lunch 13.30 – 14.15 : Persoonlijkheidsvragenlijst, NEO-PIR (computer) 14.15 – 15.00 : Voorbereiden Analyse en presentatie oefening 15.00 – 15.30 : Analyse en Presentatie oefening (interactief) Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 2013125


15.30 – 16.00 : Zelfevaluatie 16.00 – 16.15 : Debriefing Het reflectiegesprek kan ook georganiseerd worden op de dag van het development

center

zelf.

persoonlijkheidsvragenlijst

Indien

samen

AG

met

Insurance de

overige

hiervoor

kiest

vragenlijsten

kan

de

voor

het

reflectiegesprek online worden afgenomen. Het development programma start met het reflectiegesprek, dat gecombineerd wordt met het gedragsgericht interview (1,5 uur). 21.2.2 Focused development center 08.30 – 09.00 : Onthaal en introductie door consultant 09.00 – 09.45 : Voorbereiden in basket oefening 09.45 – 10.15 : Bespreking van de in basket oefening met directe chef 10.15 – 10.45 : Feedbackmoment 10.45 – 11.15 : Voorbereiden gesprek met de medewerker 11.15 – 11.45 : Gesprek met de medewerker 11.45 – 12.30 : Persoonlijkheidsvragenlijst, NEO-PIR 12.30 – 13.00 : Debriefing (interview) Ook in het geval van een focused development center kan er voor gekozen worden om het reflectiegesprek op de dag zelf te laten plaatsvinden.



22

Selectie consultants

Zoals eerder aangegeven hecht Quintessence Consulting veel belang aan de methodologische regels inzake de organisatie van assessment centers. Dit strikt volgen van de assessment center methode heeft tot gevolg dat mensen op een eerlijke en betrouwbare manier worden geëvalueerd. Al onze consultants hebben hier uitgebreide ervaring in. Bij de start van de samenwerking wordt tijdens de kick-off meeting de pool van consultants

vastgelegd. We

bepalen

in

samenspraak

welke

consultants

opgenomen worden in de pool voor de assessment en de development centers en bepalen voor welke niveaus (lager, midden en hoger) zij kunnen worden ingezet. Alle consulants zijn gecertificeerd assessor en hebben bovendien ervaring met assessment en development centers voor uiteenlopende types van functies (IT, HR, sales, etc.). We baseren ons bij het toewijzen van consultants aan doelgroepen onder andere op: -

Functieniveau binnen AG Insurance

-

Niveau van de simulatieset gebruikt bij een assessment of development center voor een specifieke functie

-

Kennis en ervaring van de verschillende consultants

-

Wensen en verwachtigen van AG Insurance

De CV’s van onze consultants tonen aan dat Quintessence Consulting de nodige expertise en ervaring in huis heeft om de juiste consultants in te zetten op elk moment van het project en met betrekking tot de verschillende doelgroepen.



23

CV’s consultants

Als bijlage bezorgen wij u de cv’s van de consultants in het voorgestelde projectteam: -

Pieter Billen

-

Charlotte de Groot

-

Valerie Deweirdt

-

Laura Rypens

-

Annelies Baeyens

-

Veronique Marcelis

-

Marjan Verheyden

-

Annemie Van de Vondel

-

Nele De Munter

-

Elke Henderickx

-

Liesbeth Van Gulck

-

Kaltrina Lloncari

-

Alessandra Cool



24

Bijkomende ondersteuning bij interpretatie van resultaten

Quintessence Consulting heeft reeds vele jaren ervaring met het realiseren van assessment en development centers waarbij we werken op basis van het Quintessence competentiewoordenboek en de competentiewoordenboeken van onze klanten. Kwaliteit staat hier steeds bij voorop en hieronder verstaan wij ook het feit dat de resultaten van een assessment of development center vlot interpreteerbaar en te gebruiken zijn. Verdere begeleiding om met de feedback en rapporten aan de slag te gaan, is bijgevolg niet nodig. Uiteraard kan Quintessence Consulting het rekruteringsteam van AG Insurance verdere ondersteuning bieden aan de hand van diverse opleidingen met betrekking tot elke

stap

binnen

een

assessment

center

of

development

traject

(vb.

assessorenopleiding, feedback geven, gedragsgericht interviewen, etc.). De online tools die Quintessence in deze Request For Proposal voorstelt, leveren informatie op met betrekking tot verschillende Quintessence competenties. Deze informatie is voor het rekruteringsteam van AG Insurance zonder problemen eenduidig te interpreteren en er kan vlot en eenduidig een vertaalslag gemaakt worden naar de competenties van AG Insurance. Om het team meer vertrouwd te maken met de resultaten voor de verschillende vragenlijsten van het Scope³ verslag, stellen wij wel een workshop van een halve dag voor. Deze tool geeft een geïntegreerd beeld van iemands competenties, drijfveren én persoonlijkheid door middel van diverse vragenlijsten, vervat in 1 werkbaar online instrument. Tijdens de workshop zullen de verschillende facetten van het verslag uitgebreid besproken worden en zal er dieper ingegaan worden op de verschillende vragenlijsten en de interpretatie van deze vragenlijsten. Tevens zal er aandacht besteed worden aan het bespreken van een dergelijk verslag met de kandidaten in kwestie. Deze tool werkt met de Quintessence competenties. Tijdens deze workshop kan er dan ook dieper ingegaan worden op de linken tussen de competenties van AG Insurance en deze van Quintessence. Meer uitleg over Scope³ geven we in het volgende onderdeel van dit document. De automatisch gegenereerde rapporten van de Web In-Basket zijn meteen te interpreteren door de medewerkers rekrutering of zelfs de kandidaten. Meer uitleg over de Web In-Basket volgt ook in het volgende onderdeel van dit document.





25

Procesmatige ondersteuning aan de hand van tools

Quintessence Consulting beschikt over een eigen R&D afdeling. Deze staat in voor de nieuwste ontwikkelingen op het vlak van tools en de uitbouw van wetenschappelijke methoden. Hiervoor werken we samen met vooraanstaande universiteiten (AMS, KUL en VUB). Op deze manier blijven we onszelf in vraag stellen en onze producten en diensten optimaliseren naargelang zich nieuwe vragen of behoeften opdringen. Quintessence kan een aantal webbased tools ter beschikking stellen van AG Insurance ter ondersteuning van het selectie- en rekruteringsproces. We stellen in dit document onze tool ‘Scope³’ voor waarvan het rapport als basis kan gebruikt worden bij het HR- selectiegesprek. De Scope³ is een online instrument dat verschillende vragenlijsten omvat. Verder stellen we de ‘Web In-basket’ voor. Dit is een online instrument dat kan worden ingezet in het kader van (pre)selectie en laat u toe op een snelle en efficiënte wijze de competenties van uw kandidaten in kaart te brengen. Dit instrument kan op verschillende momenten van het selectieproces gebruikt worden en kan verder ook ingezet worden tijdens een assessment center. We kunnen samen met AG Insurance bekijken wanneer deze tools best worden ingezet doorheen het selectieproces.

25.1

Scope³

Scope³ is een intelligent systeem dat een geïntegreerd beeld geeft van iemands competenties, drijfveren én persoonlijkheid. Diverse vragenlijsten zijn vervat in 1 werkbaar online instrument met automatische rapportage. De tool biedt ontwikkelingstips op maat en kan hierdoor naadloos ingezet worden in zowel selectie als loopbaantrajecten. Bovendien kunnen in het systeem de resultaten van Scope³ aangevuld worden met gegevens uit een interview, waardoor u één geïntegreerd verslag heeft. 25.1.1 Self-assessment tool Deelnemers kunnen zelfstandig Scope³ invullen. Gebruikers ervaren het instrument door de diversiteit aan antwoordvormen als interessant en gebruiksvriendelijk. Het doorlopen van alle vragenlijsten duurt ongeveer 1,5 à 2 uur en kan tussentijds Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 2013131


worden onderbroken. Kandidaten kunnen zelf overal en op elk moment Scope³ invullen, op voorwaarde dat zij toegang hebben tot internet. 25.1.2 Vragenlijsten In de standaardversie van Scope³ bieden wij deelnemers 6 vragenlijsten aan. Men kan kiezen welke vragenlijsten de deelnemer dient in te vullen. Om informatie over competenties te krijgen is het echter noodzakelijk dat de eerste 4 vragenlijsten ingevuld worden. Het is echter ook mogelijk om slechts één vragenlijst te laten invullen. In het verslag verschijnt dan enkel informatie over deze vragenlijst. De twee laatste vragenlijsten zijn voornamelijk interessant om te gebruiken bij ontwikkelingsgerichte trajecten. Big Five persoonlijkheidsvragenlijst (NEO-PIR) De NEO-PIR brengt de volgende vijf persoonlijkheidskenmerken in kaart: emotionele stabiliteit, extraversie, openheid, altruïsme en consciëntieusheid. Van deze persoonlijkheidskenmerken is aangetoond dat deze bij ieder individu, ongeacht geslacht, leeftijd, cultuur, in meer of in mindere mate aanwezig zijn. Werkstijlen vragenlijst (WSV) Deze vragenlijst heeft betrekking op de verschillende werkstijlen die iemand hanteert. Hoe komt iemand tot resultaten en wat vindt men daarbij belangrijk. Met de WSV wordt gemeten hoe kandidaten de taken in hun functie zullen uitvoeren en hoe zij het uitvoeren zullen aanpakken. Mensen spannen zich in om bepaalde doelen te realiseren. Niet alles is voor iedereen even belangrijk en doelen zijn niet voor iedereen gelijk. Naast deze doelen, is ook de energie die men wil spenderen om die doelen te bereiken van belang. De WSV bestaat uit acht subschalen: Extrinsieke prestatiemotivatie, Intrinsieke prestatiemotivatie, Studiemotivatie,

Negatieve

faalangst,

Positieve

faalangst,

Doortastend,

Doelgericht, Risico Nemen. Beïnvloedingsstijlen (WIMAS) De beïnvloedingsstijlen-vragenlijst geeft een indicatie van de stijlen die iemand bij voorkeur hanteert wanneer men iemand probeert te overtuigen. Het gaat hierbij dus om voorkeursstijlen, wat niet uitsluit dat iemand verschillende stijlen weet te hanteren. De vragenlijst geeft indicaties aangaande voorkeuren omtrent de volgende 4 stijlen: Beïnvloedend, Rechtdoorzee, Assertiviteit, Anticiperend. Basic Needs



De Basic Needs vragenlijst meet iemands motivationeel werkgedrag; wat zijn iemands drijfveren en hoe komen die tot uitdrukking in iemands werk. Voorbeelden hiervan zijn de behoefte iets te bereiken (prestatie), de behoefte aan harmonieuze verhoudingen (erbij te horen, aardig gevonden te worden), de behoefte

om

macht

uit

te

oefenen

(macht)

en

de

behoefte

aan

onafhankelijkheid (autonomie). Leerstijlenvragenlijst Deze vragenlijst geeft de geprefereerde leerstijl van de deelnemer in kwestie weer. We gebruiken deze inzichten om hier gerichte ontwikkelingsinspanningen op af te stemmen. Carrière anker vragenlijst Het loopbaan anker is datgene wat de deelnemer echt belangrijk vindt en dus in de verschillende stappen van zijn carrière niet wil opgeven. We brengen deze impliciete drijfveren in kaart d.m.v. een vragenlijst. Optioneel: De vragenlijsten van Scope³ kunnen nog aangevuld worden met 2 bijkomende vragenlijsten indien gewenst. Dit is optioneel. Numerieke Inzicht test De kandidaat dient aan de hand van tabellen en grafieken opgaven te beantwoorden. Deze test meet in de eerste plaats begripsvaardigheid (inductief redeneren). Deze test bevat een tijdslimiet voor het invullen ervan. Abstract Redeneren Deze test doet een beroep op de abstracte redeneervaardigheid. Deze capaciteit is van belang voor het verwerven van overzicht of inzicht in complexe problemen die niet in taal kunnen worden uitgedrukt. Ook belangrijk voor het oplossen van praktische problemen en voor snelheid van begrip in diverse situaties. Het gaat bij deze test veel meer om het 'zien' van bepaalde patronen en verbanden. Deze test bevat een tijdslimiet wat het invullen betreft.



25.1.3 Competenties Scope³ biedt de mogelijkheid om informatie te verzamelen over 22 Quintessence competenties: Betrouwbaarheid

Flexibiliteit

Prestatiemotivatie

Veranderingsgerichtheid

Stressbestendigheid

Klantgerichtheid

Assertiviteit

Ondernemerschap

Overtuigingskracht

Organisatiesensitiviteit

Inlevingsvermogen

Zorgvuldigheid

Samenwerking

Plannen en organiseren

Oordeelsvorming

Resultaatgerichtheid

Creativiteit

Coachen en ontwikkelen

Initiatief

Richting geven

Beslissen

Delegeren

Deze 22 competenties zijn voorzien in de standaardversie van Scope³. U kan kiezen om alle competenties mee op te nemen in de rapportering, maar u kan er ook voor opteren om enkel de competenties van een bepaalde profiel mee op te nemen. Dit bepaalt u per deelnemer. 25.1.4 Taalmodules Scope³ is voor kandidaten beschikbaar in het Nederlands en Frans. Het beheerdersysteem is standaard beschikbaar in het Nederlands, maar kan ook in het Frans aangeboden worden. Het is ook mogelijk om het kandidatengedeelte te vertalen naar het Engels. De kostprijs hiervoor bedraagt 7.220 euro (exclusief BTW). 25.1.5 Rapport Scope³ beschikt over een zeer krachtige rapportgenerator, gebaseerd op een gedegen kennis over persoonlijke ontwikkeling, waarmee de verschillende vragenlijstresultaten worden geïntegreerd tot uitspraken over competenties en ontwikkelingstips. De rapportage bestaat uit: 

Tekstuele uitleg per competentie. Per competentie verschijnen er eveneens ontwikkeltips. Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 2013134




Resultaten van de afzonderlijke vragenlijsten (score en tekstueel)

Het rapport wordt in een standaard lay-out van Quintessence gegenereerd. Het systeem biedt ook de optie dat de deelnemer zelf zijn/haar verslag kan genereren. De resultaten van de Scope³ kunnen eventueel in een interview gericht getoetst worden en op basis daarvan kan de selectie gebeuren of kan er advies geformuleerd worden naar ontwikkeling. Scope³ biedt de mogelijkheid om de gegevens uit het interview te integreren in het rapport. In het interview kunnen de resultaten besproken worden en waar nodig

genuanceerd

en

bijgestuurd.

Dit

maakt

het

mogelijk

de

competentiescores en bevindingen uit het interview te combineren met de resultaten op basis van de vragenlijsten. Bij deze laatste werkwijze neemt Quintessence de administrator-rol niet op zich, maar kiest u er voor om volledig intern het proces te beheren. Op die manier heeft u dan ook toegang tot de nodige invoerschermen. Tijdens de voorbereidende workshop zullen wij u dan een gerichte opleiding geven hoe u hiermee aan de slag kan gaan. Wij raden wel aan dat de coaches, consultants, lijnmanagers of HR-personen die deze taak op zich nemen, geschoold worden in de technieken van gedragsgericht interviewen zodat zij deze rol degelijk kunnen opnemen. 25.1.6 Beheer 25.1.6.1 Beheer door Quintessence Quintessence Consulting staat in voor het beheer van de tool Scope³ en voorziet in de nodige administratieve ondersteuning. Concreet betekent dit dat Quintessence

Consulting

de

deelnemers

in

het

systeem

ingeeft,

de

uitnodigingsmails verstuurt, de verslagen genereert. 25.1.6.2 Eigen beheer Het is mogelijk om het beheer van Scope³ zelf te doen. Na de nodige aanpassingen om het systeem gebruiksklaar voor uw organisatie te maken, voorzien wij voor het gebruik van de tool een halve dag workshop. Tijdens deze IT workshop is het de bedoeling om de beheerders van uw organisatie vertrouwd te maken met het gebruik van deze nieuwe tool. We gaan dieper in op de specificaties en de verschillende mogelijkheden van de Scope³. Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 2013135


25.2

Web In-basket De ‘Postbak’ of ‘In-Basket’ is één van de meest gebruikte simulatietechnieken bij assessment en development centers. Deze techniek wordt ingezet om competenties te meten die verband houden met informatieverwerking en organisatie van het werk.

De Web In-Basket is dé HR tool om uw selectieproces te optimaliseren omdat het u snel en objectief inzicht geeft in de manier waarop de deelnemer omgaat met een situatie waarin op korte tijd diverse problemen moeten worden aangepakt. Het geautomatiseerde systeem garandeert de objectiviteit en bespaart u een hoop tijd, omdat het volledige proces digitaal verloopt, tot aan de rapportering toe. De deelnemer neemt plaats achter een PC (bij u op kantoor, op een externe locatie, thuis, …) en vervult een bepaalde rol in een realistische werksituatie. Hij verwerkt de gegeven informatie, zijnde diverse e-mails, uit zijn ‘postbak’. Gaandeweg krijgt de deelnemer nieuwe informatie die in het proces betrokken moet worden. De competentiebeoordeling is gekoppeld aan de volledigheid en de kwaliteit waarmee de deelnemer de mails en opdrachten in de postbak verwerkt. Dankzij de volledig automatische rapportering beschikt u direct over een uitgebreide en diepgaande beoordeling die naast competentiescores ook de prestaties op specifieke gedragsindicatoren vermeldt. De overzichtelijke voorstelling van het behaalde resultaat ondersteunt tevens het feedbackproces. Deelnemers kunnen de Web In-Basket online invullen. Gebruikers ervaren het instrument

door

de

diversiteit

aan

antwoordvormen

als

interessant

en

gebruiksvriendelijk. Het invullen van de Web In-Basket duurt ongeveer 1,5 à 2 uur.



Kandidaten kunnen zelf overal en op elk moment deelnemen aan de Web InBasket, op voorwaarde dat zij toegang hebben tot internet. 25.2.1 Wat houdt de Web In-basket in? Zoals we reeds aangaven verloopt het gehele proces ‘online’ en volledig automatisch. Deelnemers ontvangen een persoonlijk paswoord en login en kunnen meteen van start gaan. De Web In-Basket bestaat uit drie luiken. 

Het eerste luik is een oefenmodule die de deelnemer vertrouwd maakt met de manier waarop mails verwerkt moeten worden.



Het tweede luik omvat het doornemen van de contextinformatie.



Het derde luik tenslotte is de postbak zelf, waarin de deelnemer mails verwerkt in een vooraf bepaalde tijdspanne. 25.2.1.1 Context

De Web In-Basket speelt zich af in een fictieve context. De deelnemer krijgt de opdracht als project manager te starten binnen het bedrijf Offidi. In een eerste fase wordt er achtergrondinformatie aangeboden over de organisatie, die hem toelaten aan de slag te gaan. De informatie is van allerlei aard: een korte bedrijfsfilm die een look & feel geeft van het bedrijf, informatie over de waarden, normen, enz., alsook concrete informatie over de functie die men dient in te vullen. Vervolgens dient de deelnemer de mails uit de postbak te verwerken in overeenstemming met de instructies en informatie uit de contextinformatie. Van bij de opstart van de oefening doen we beroep op de informatieverwerkende vaardigheden van de deelnemer. Deze oefening vereist uiteraard geen specifieke technische kennis en ervaring, waardoor op een zuivere manier gedragscompetenties in kaart kunnen worden gebracht.

25.2.1.2 Mailbox De Web In-Basket bestaat uit een 24-tal mails, waarvoor aan de deelnemers wordt

gevraagd

verschillende

opties

te

selecteren.

De

mails

worden

aangeboden in een overzichtsscherm dat grote gelijkenissen vertoont met een standaard

mailprogramma.

Dit

overzichtsscherm

biedt

bovendien



de

mogelijkheid aan de deelnemer om in één oogopslag te zien welke mails hij reeds heeft behandeld en welke opties hij hiervoor heeft weerhouden. In de mailbox beschikt de deelnemer over vaste opties om mails te verwerken door eenvoudige bediening van de PC.

25.2.2 Welke uitdagingen biedt de test? Eenmaal de test van start gaat, is het aan de deelnemer om de mails snel en efficiënt te behandelen. Daarbij dient de deelnemer eerst kritisch de informatie te analyseren om vervolgens de juiste keuzes te maken. Door in drop-down menu’s acties, personen, e.d. te selecteren geeft de deelnemer een beeld van wat hij belangrijk vindt, alsook de manier waarop hij de zaken wenst aan te pakken. De actiemogelijkheden worden aangereikt als een vast kaderwerk, waarbinnen de deelnemer vrij keuzes kan maken. Bijvoorbeeld: 

Welke acties ga je ondernemen?



Wat ga je precies doen?



Wie ga je betrekken?



Hoe belangrijk is deze informatie?

De test gaat ook nog een stap verder. Naast het analyseren van de beschikbare informatie, bieden we hen ook de kans om hun agenda te beheren. Door meetings of overleg in te plannen krijgen we weer zich op de organisatorische vaardigheden. 

Wat wordt als prioritair beschouwd?



Wanneer worden problemen aangepakt



Hoe plant men acties in?



…



De variëteit aan mogelijkheden en informatie maakt dat deze online-oefening als een actieve en dynamische ervaring geëvalueerd wordt door deelnemers.

“Ik vond de oefening realistisch uitgewerkt. Het leek alsof je in een echte werkomgeving terechtkwam waarmee je geconfronteerd werd met realistische problemen die zich binnen deze job kunnen voordoen” “Web In-Basket biedt een realistisch scenario: een eerste werkdag wordt gesimuleerd compleet met mails en agenda. Het geeft een goed overzicht van hoe een eerste werkdag er kan uitzien. Veel informatie verwerken in korte tijd en aan de slag gaan met concrete opdrachten: uitdagingen genoeg dus!”.



25.2.3 Competenties Welke competenties kunnen via de Web In-Basket gemeten worden? In dit type oefeningen worden in de eerste plaats de informatieverwerkende en organisatorische vaardigheden aangesproken. Tien jaar expertise en een uitgebreide testing en validatie laten toe om vandaag met de Web In-Basket een set van 6 verschillende competenties in kaart te brengen. 7. Probleemanalyse: probleemherkenning, verbanden leggen, … 8. Beslissen: autonoom beslissen, tijdig beslissen,… 9. Klantgerichtheid: tijdig reageren op vragen, gepaste oplossingen bieden,… 10. Initiatief: problemen oplossen door informatie te delen, overleg te plegen, anderen betrekken,… 11. Delegeren: wat, aan wie en hoe delegeren 12. Plannen en organiseren: prioriteiten stellen, deadlines halen,… 25.2.4 Doelgroep De Web In-Basket kan gehanteerd worden voor expert functies zonder leidinggeven of lager management functies. 25.2.5 Taalmodules De Web In-Basket is voor kandidaten beschikbaar in het Nederlands, Frans en Engels. Het beheerdersysteem is beschikbaar in het Nederlands, Frans en Engels. 25.2.6 Verslag Direct nadat de Web In-Basket door de deelnemer werd afgerond, kan u het verslag van de deelnemer aanmaken. Het verslag, dat automatisch gegenereerd wordt door de Toolbox, wordt opgeleverd in een PDF-formaat. Het rapport omvat drie luiken: 4. Een algemene toelichting over de prestaties en resultaten van de deelnemer; 5. Competentiescores: een score die aangeeft in hoeverre de competenties ontwikkeld zijn, gekoppeld aan een interpretatie. De interpretatie geeft telkens aan of een competentie verder ontwikkeld dient te worden; 6. Indicatorscores: een gedetailleerd overzicht per gedragsindicator met symbolen dat uitdrukt in hoeverre het aspect van de competentie ontwikkeld is. Ook hier is een interpretatie voorzien die de ontwikkelpunten toelicht.



Verder zal het verslag volgende informatie bevatten: 

Vertrouwelijkheid, reikwijdte en geldigheidsduur



Situering van de beoordeling



Definitie van de beoordeelde competenties



Legende van de gehanteerde scoring 25.2.7 Scoring

De methodologie die wordt toegepast bij het meten van competenties via een Web In-Basket is gelijkaardig aan de manier waarop dit gebeurt bij interactieve In- Basket oefeningen. Dit houdt in dat de deelnemer situaties aangeboden krijgt waarop hij dient te reageren. Op deze manier kan hij tonen dat de competentie in kwestie aanwezig is, dit door de meest optimale oplossing te kiezen. Dit houdt in dat de scoring die we vooropstellen

in

een

Web

In-Basket

meerdere

antwoordmogelijkheden

waardeert. De scoring is met andere woorden geen alles of niets gegeven en een deelnemer kan dus op meerdere manieren tot een juiste aanpak of oplossing komen. Concreet betekent dit dat de manier waarop de deelnemer de mails van de postbak verwerkt, aangeeft hoe sterk een competentie ontwikkeld is. Hoe consistenter de deelnemer adequaat op situaties reageert, des te sterker de competentie bij hem ontwikkeld is. 25.2.8 Beheer 25.2.8.1 Eigen beheer Het systeem is ontwikkeld volgens het ‘Customer Self Service’ principe. Dit houdt in dat u het systeem volledig autonoom kan beheren. U werkt volledig autonoom en flexibel. Na de nodige aanpassingen om het systeem gebruiksklaar voor uw organisatie te maken, voorzien wij voor het gebruik van de tool een halve dag workshop. Tijdens deze workshop is het de bedoeling om de beheerders van uw organisatie vertrouwd te maken met het gebruik van deze nieuwe tool, zodat het administratieve proces vlekkeloos kan verlopen. 25.2.8.2 Beheer door Quintessence Quintessence Consulting staat in voor het beheer van de Web In-Basket en voorziet in de nodige administratieve ondersteuning. Concreet betekent dit dat Quintessence

Consulting

de

deelnemers

in

het

systeem

ingeeft,

uitnodigingsmails verstuurt en de verslagen genereert. Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 2013141


de

25.2.9 Procesverloop Het aanbieden van een Web In-Basket verloopt volledig digitaal, tot aan de rapportering toe. In wat volgt overlopen we kort de verschillende fases van het proces voor deelnemer en beheerder (administrator). Het systeem is ontwikkeld volgens het ‘Customer Self Service’ principe. Dit houdt in dat u het systeem volledig in eigen beheer heeft. 25.2.9.1 Deelnemerszijde Elke respondent krijgt toegang tot de Web In-Basket via een persoonlijke webruimte. Op deze webruimte vinden de respondenten de door hen in te vullen Web In- Basket. Verder vinden ze ‘Frequently Asked Questions’ en ‘Help’ bestanden. Het doel van deze persoonlijke webruimte (die beveiligd is met een paswoord en login-code) is dat uw medewerkers/respondenten op een zo eenvoudig en aangenaam mogelijke wijze toegang hebben tot de Web InBasket.

Indien u dit wenst, krijgen deelnemers op regelmatige tijdstippen een e-mail ter herinnering om de Web In-Basket in te vullen. Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 2013142


Alle resultaten worden verzameld in een centrale database op de Quintessence Tool Server. Daar worden ze verwerkt en omgezet in een geïntegreerd verslag. Na afloop kunnen zij per mail hun competentieverslag ontvangen. Het verslag bevat een beknopte handleiding die toelaat om de eigen resultaten zelfstandig te interpreteren. 25.2.9.2 Beheerderszijde We overlopen kort de verschillende mogelijkheden die u als beheerder ter uw beschikking heeft om dit proces op een efficiënte manier te beheren. 5. Aanmaak nieuw project: in een eerste fase zal u een project definiëren door een aantal keuzes te maken. Het de projectnaam, de startdatum, de deadline, de herinneringsdatum, het invoeren van deelnemers, ,..enz.) 6. Opstarten project: Met één klik start u het project simultaan voor alle deelnemers. Deelnemers ontvangen een e-mail met alle nodige informatie en kunnen van start gaan. Alle facetten van de administratie (versturen van mails, opvolging,…) gebeuren automatisch en ‘on line’. 7. Afsluiten

project:

Na

afloop

(afname)

verzamelt

het

systeem

automatische alle resultaten. Voor elke deelnemer wordt er (automatisch) een persoonlijk competentieverslag aangemaakt, dat beschikbaar is in een pdf formaat. 8. Optioneel: Indien u wenst kan u een integratiefile opvragen. Dit laat toe groepsanalyses te maken en selectiebeslissingen te formaliseren.

25.2.10 Procesondersteuning Voorstel tot samenwerking   AG Insurance  17 september 2013143


Om een feilloze opstart te garanderen, adviseren we u graag inzake de voorbereiding en de communicatie van dit proces. 25.2.10.1 Opleiding administrators Tussenkomst van Quintessence voor het opstarten en/of opvolgen van de Web In-Basket wordt bijgevolg overbodig. Doordat de software zodanig ontwikkeld werd dat de belangrijkste processen automatisch beheerd worden, wordt u slechts geconfronteerd met een minimale administratie. Binnen uw organisatie leiden we een aantal administratieve krachten (administrators) op in het gebruik van de software. 25.2.10.2 Communicatie aan de deelnemers Onze ervaring leert dat de communicatie vooraf bepalend is voor het welslagen van elke selectieprocedure. Informatie over de procedure zelf (verschillende stappen), de wijze waarop de deelnemers feedback kunnen krijgen alsook een duidelijk aanspreekpunt binnen de organisatie zijn cruciaal om een vlotte procedure op te starten. Quintessence Consulting kan u bijstaan bij deze communicatie. 25.2.11 Wetenschappelijke ondersteuning Quintessence Consulting heeft reeds 10 jaar ervaring met het opstellen en evalueren van PC gestuurde competentiemetingen. Doorheen de jaren heeft uitgebreide testing ons toegelaten de methodologie te verfijnen en onze expertise in het ontwerpen van dergelijke tools te professionaliseren. Quintessence streeft er naar dat testen discriminatie–vrij zijn. Op die manier willen we gelijke slaagkansen verzekeren voor iedereen. Bovendien hanteren we het principe dat elke deelnemer optimaal de kans dient te krijgen om zijn/haar competenties te tonen. In dit kader willen wij ook kort toelichten op welke manier de Web In-Basket tegemoet komt aan deze voorwaarden. 25.2.11.1 Scoring Bij het opstellen van de meting, waken we erover dat elke deelnemer alle mogelijkheden krijgt om zijn competenties te tonen via de Web In-Basket. Dit impliceert dat er meerdere meetmomenten zijn per indicator en meerdere indicatoren per competentie. Een competentiescore wordt samengesteld uit de



gecumuleerde scores per indicator, die op zijn beurt wordt gemeten in verschillende mails. 25.2.11.2 Normering Om de gegevens op een goede manier te kunnen interpreteren, worden de ruwe competentiescores vergeleken met een normpopulatie. Het is deze genormeerde score die in het verslag verschijnt. De Web In-Basket werd genormeerd onder de Belgische bevolking. De Web In-Basket werd aan 443 personen voorgelegd. De competenties worden met deze populatie vergeleken. 25.2.11.3 Cultuur- en Genderneutraliteit Gender en taal De factoren gender en taal werden de voorbije 10 jaar uitvoerig getest door Quintessence. Er werden geen effecten van gender en taal vastgesteld. Cultuurneutraliteit In het kader van diversiteit wordt ook het aspect culturele diversiteit in acht genomen. We zien verschillende factoren die kunnen spelen op dit vlak. In de eerste plaats hebben wij bij de opmaak van de simulaties aandacht besteed aan het taalgebruik. Zo waken we erover geen afkortingen, gezegden of uitdrukkingen te gebruiken die specifiek voor België zijn. Aangezien de resultaten automatisch gegenereerd worden, zonder menselijke tussenkomst, biedt deze test ook garantie van objectiviteit. 25.2.12 Waarom kiezen voor de Web In-basket Een pasklaar antwoord voor een efficiënte selectie. 

In enkele kliks start u dit proces op: een proces dat u autonoom beheert en volledig geautomatiseerd is tot aan de rapportering toe.



Deze tool is uitermate geschikt voor de selectie of pre-selectie van uw kandidaten. Een grote groep deelnemers kan deze online test parallel van op verschillende locaties wereldwijd invullen. Deze tool is immers internetgestuurd.



Een helder en overzichtelijk verslag per deelnemer is meteen beschikbaar en kan online verstuurd worden naar de deelnemers.

Dit instrument werd uitgebreid getest en geëvalueerd. We delen graag met u enkele reacties:



“Voor de aanvang van de echte test, werd een interactieve ‘proefsessie’ gehouden waarbij stap voor stap werd uitgelegd hoe het programma werkte. Dit zorgt ervoor dat ook personen die niets van computers afweten niet benadeeld zijn bij het uitvoeren van de test”. “De aanpak van deze test is uiterst origineel en creatief, een plezier om in te vullen”. “De test was zeer professioneel. Dit is het een aangename manier om zo’n test in te vullen. Je had even het gevoel dat je echt voor het bedrijf werkte en een belangrijk werk aan het verrichten was”.



26

Referenties


KBC Realisatie van assessments centers & loopbaanonderzoeken Quintessence organiseert assessment centers in het kader van de aanwerving en doorgroei van medewerkers op verschillende niveaus (operationeel tot directie) bij KBC. Deze assessment centers worden georganiseerd in de kantoren van KBC of in de kantoren van Quintessence en verlopen volgens een programma dat werd opgemaakt door KBC zelf. Het competentiemodel en de verslagtool van KBC worden gebruikt, alsook verschillende door Quintessence Consulting ontwikkelde tools en simulatiesets. Voor de speciale programma's zoals de screenings op directieniveau wordt er samengewerkt met een assessor van KBC. Deze assessments resulteren in een schriftelijk verslag en een concreet aanwervings- of ontwikkelingsadvies. Wanneer het interne medewerkers betreft volgt er na een assessment center steeds een feedbackgesprek met de deelnemer, HR en lijnmanagement. Daarnaast wordt er ook advies gegeven over mogelijke functie-oriëntaties.

Periode:

2010 - 2012




KPMG Realisatie van development trajecten In het kader van een betere voorbereiding op de rol van manager doet KPMG beroep op Quintessence voor de organisatie van Management Development Centers. Deze worden opgezet als een ontwikkelingstraject voor potentiële toekomstige managers binnen KPMG. Jaarlijks wordt binnen de verschillende Lines of Services bekeken wie kan doorgroeien tot een functie van manager. In dat kader worden 1 à 2 jaar voordien Management Development Centers georganiseerd, zodat medewerkers zich nog verder kunnen ontwikkelen om deze stap te kunnen zetten. Het proces bestaat uit verschillende fasen en wordt ondersteund aan de hand van een ontwikkelingsportfolio map: deelnemers bereiden hun deelname voor aan de hand van een voorbereidingsbundel die aanzet tot een persoonlijke reflectie over carrière, ambities en talenten. De dag van het development center wordt opgezet met ruimte voor dialoog en reflectie. Nadien volgt een feedbackgesprek en beschrijft de deelnemer achteraf zelf welke inzichten hij heeft ontwikkeld en met welke ontwikkelingsopportuniteiten hij verder aan de slag wil. Deelnemers kunnen op basis daarvan zelf aan de slag met de voorbereiding van hun Persoonlijk OntwikkelingsPlan. Er wordt nog bijkomende ondersteuning voorzien in de vorm van 2u persoonlijke begeleiding voor het finaliseren van dit POP en een integratiegesprek met de manager van de deelnemer.

Periode:

2010 - 2012



27

Organisatiestructuur



28

Overzicht maandelijkse dienstverlening



29

Waarom werken met Quintessence?

Quintessence is sinds 1988 niet alleen pionier in assessment centers maar, bovendien ook marktleider in geïntegreerd competentiemanagement. Een samenwerking met Quintessence Consulting biedt u volgende voordelen: 

Geïntegreerde procesaanpak Wij bewaren steeds het overzicht en kunnen de consequenties op de verschillende processen goed inschatten. Dit zowel op het vlak van concepten als bij de eventuele uitwerking ervan.



Gedegen ervaring met dergelijke concepten Dit zowel voor organisaties binnen de publieke als de niet-publieke sector. Zo bieden wij u een ideale kruisbestuiving en kan u ook beroep doen op onze benchmarkgegevens.



Samenwerking met verschillende universiteiten Dit geeft u de garantie dat u bij de uitwerking van aspecten van competentiemanagement

beroep

kunt

doen

op

recent

wetenschappelijke gegevens. 

Communicatie op basis van praktijkkennis Een goede communicatie naar de verschillende doelgroepen die betrokken zijn, is van cruciaal belang. Daarom dat wij hier ook voldoende aandacht aan besteden.



Een Projectteam met expertise binnen grote organisaties. Onze aanpak garandeert dat u op de verschillende vragen in korte tijd een antwoord krijgt. De leden van het projectteam zijn stuk voor stuk specialisten in (onderdelen van) competentiemanagement.



Ruime expertise op het vlak van de implementatie van tools. Wij beschikken over een ruim aanbod aan standaardtools (vb. interviewer, Q-viewmaster, Web In-Basket, Perspective, CAI,…) en veel ervaring in de implementaties van tools op maat van de klant.



Pionier op het vlak van assessment centers Quintessence Consulting heeft een ruime 20 jaar ervaring in het organiseren van assessment centers. Hoge tevredenheidsscoring van onze deelnemers aan assessment programma’s.



30

Uw investering

Wij geven u een overzicht van de verschillende tarieven, gericht op uw vraag. Standaard (focused) assessment

Aantal

Euro (excl. BTW)

uitgevoerd bij Quintessence Focused assessment center (halve dag): -

Lager management

Inclusief:

€ 1040

Inplannen

kandidaat,

uitnodigen kandidaat, assessment, lunch, bureau,

verslag,

telefonische

feedback,… Assessment center (hele dag): -

Lager management

€ 1616

-

Midden management

€ 1800

-

Hoger management

€ 2000

Inclusief:

Inplannen

uitnodigen

kandidaat,

kandidaat, assessment,

lunch, bureau, boek ‘Hoera, ik neem deel

aan

een

assessment

center’,

verslag, telefonische feedback,… Feedback (FB) Telefonische FB aan uw bedrijf

Inclusief

Telefonische FB aan de deelnemer

Inclusief

Mondeling FB aan deelnemer

1 uur

€ 275

Mondeling FB aan deelnemer +

1 uur

€ 385

een korte verslaggeving van FB



Volledig ontwikkelingstraject uitgevoerd

Aantal

Euro (excl. BTW)

bij Quintessence Ontwikkeltraject

met

een

focused

development (1/2 dag): -

Lager management

€ 2040

Inclusief: -

Reflectiegesprek afzonderlijk van Focused development center

-

Focused development center

-

Terugkoppelingsgesprek

-

Integratiegesprek

-

POP gesprek

Ontwikkeltraject met een development center (1 dag): -

Lager managment

€ 2696

-

Midden management

€ 2855

-

Hoger management

€ 3114

Inclusief: -

Reflectiegesprek afzonderlijk van development center

-

Development center

-

Terugkoppelingsgesprek

-

Integratiegesprek

-

POP gesprek



Scope Eigen beheer: Opmaak eigen beheersmodule Implementatie workshop* Beheer door Quintessence

Aantal

Degressieve afname kost Inclusief technische ondersteuning interventie bij problemen

en

Inclusief additionele vragenlijsten (numeriek inzicht en abstract redeneren)

1 1 Per 10 afnames 1 - 100 101 - 200 201 - 300 301 - … 1 - 100 101 - 200 201 - 300 301 - …

Prijs (excl. BTW) € 820 € 1155 € 100 per afname €175 per afname €150 per afname €125 per afname €100 per afname €225 per afname €200 per afname €175 per afname €150 per afname

*telefonisch

Web In-basket Eigen beheer: Implementatie Implementatie workshop* Beheer door Quintessence

Aantal 1

Degressieve afname kost Inclusief technische ondersteuning en interventie bij problemen

Per 10 afnames 1-50 51-100 101-200 > 200

Prijs (excl. BTW) € 410 € 100 per afname € 150 per afname € 120 per afname € 100 per afname € 95 per afname

*telefonisch Bijkomende consultingactiviteiten Voor eventuele bijkomende consultingactiviteiten voorzien we een budget van: 808 EUR per halve dag of 245 EUR per geïsoleerd uur voor een Consultant 900 EUR per halve dag of 270 EUR per geïsoleerd uur voor een Senior Consultant 1000 EUR per halve dag of 300 EUR per geïsoleerd uur voor een Management Consultant. Al onze voorwaarden zijn exclusief 21% BTW. Deze voorwaarden werden exclusief opgesteld voor AG Insurance.



Wij danken u alvast voor het vertrouwen dat u in Quintessence Consulting stelt. Pieter Billen, Senior Consultant



Bijlagen

30.1 30.2 30.3 30.4

Voorbeeldverslag Scope Voorbeeldverslag Web In-Basket CV’s consultants Referenties



Request for Proposal. Project Assessment & Development center. - AG Insurance - Voorstel tot samenwerking AG Insurance 17 september

Recommend Documents