Reglement functioneringsgesprekken 1. Inleiding Een centrale taak van het management is personeelszorg. Het functioneringsgesprek is voor het management een hulpmiddel om gestalte te geven aan personeelszorg. Samen met het gesprek rond het Persoonlijk Ontwikkelings Plan (POP) en het beoordelingsgesprek wordt hiermee vorm en inhoud gegeven aan het integraal personeelsbeleid. Alle gesprekken in deze cyclus zijn mede in het belang van de medewerkers, omdat zij op deze wijze invloed kunnen uitoefenen op de kwaliteit van hun werk en de werkomstandigheden. 2. Wat is een functioneringsgesprek Functioneringsgesprekken spelen een belangrijke rol in de relatie tussen de leidinggevende en de personeelsleden, de relatie tussen de algemene directie en de leidinggevenden en tussen bestuur en algemene directie, doordat men elkaars functioneren bespreekt en tijdig problemen kan signaleren. Hoewel tijdens een functioneringsgesprek wel een oordeel uitgesproken kan worden over het functioneren van de deelnemende partijen, is een functioneringsgesprek geen beoordelingsgesprek. Aan het gesprek zijn geen directe rechtspositionele consequenties verbonden. Het functioneringsgesprek is gericht op het bespreken van de (kwaliteit van de) arbeidssituatie van betrokkenen, op eventuele problemen die zich voordoen en op het aanpakken van problemen. De gesprekken zijn ook een middel om verbindingen te leggen tussen schooldoelen en de belangen van de individuele personeelsleden en tussen het beleid van het bestuur en de uitvoering daarvan. Functioneringsgesprekken zijn alleen zinvol wanneer er sprake is van open communicatie tussen betrokkenen. Dat wil zeggen dat men elkaar kan en wil vertrouwen. Als er problemen zijn moeten deze in alle openheid ter sprake gebracht worden met de bedoeling samen naar oplossingen te zoeken. Functioneringsgesprekken vervangen het normale overleg en de vergaderingen niet, maar vormen hierop een noodzakelijke aanvulling. 3. Begripsbepaling Bevoegd gezag Het bestuur van schoolvereniging Rehoboth, de vereniging voor scholen met de Bijbel op Urk. Personeelslid/ werknemer Alle personen in vaste dan wel in tijdelijke dienst bij de vereniging. Gespreksfunctionaris De door het bevoegd gezag aangewezen functionaris, die het functioneringsgesprek voert met het personeelslid in de organisatie. Functioneringsgesprek Een gesprek tussen het personeelslid en de gespreksfunctionaris volgens het reglement functioneringsgesprekken over alle aspecten die van invloed zijn op het functioneren van het personeelslid in de organisatie en de invloed van de organisatie zelf hierop. Gespreksformulier functioneringsgesprekken Het formulier waarop de gespreksonderwerpen zijn vermeld en waarop tijdens het functioneringsgesprek gemaakte afspraken worden genoteerd. Het formulier met in ieder geval de afgesproken onderwerpen is als bijlage bij deze regeling opgenomen.
Bijlage bij gesprekkencyclus: regeling functioneringsgesprek
Pagina 1
Persoonlijk Ontwikkelings Plan (POP) In het POP vindt wederzijdse afstemming plaats tussen de wensen van de werknemer met betrekking tot zijn professionele ontwikkeling en de ontwikkelingsdoelen van de organisatie en worden afspraken gemaakt over zijn toekomstige inzetbaarheid, scholing en doorstroming naar andere interne of externe functies. De in het POP-gesprek gemaakte afspraken zijn één van de (vaste) gespreksonderwerpen tijdens een functioneringsgesprek. Bewaartermijn Verslagen van functioneringsgesprekken worden maximaal vier jaar bewaard en vervolgens vernietigd. 4. Deelnemers aan het functioneringsgesprek Een functioneringsgesprek vindt plaats tussen het betreffende personeelslid en een door het bestuur aan te wijzen gespreksfunctionaris. Uitgangspunt is dat de gespreksfunctionaris de direct leidinggevende van het personeelslid is. Een voorwaarde is in ieder geval dat de gespreksfunctionaris goed op de hoogte is van het functioneren van het personeelslid. - Voor onderwijs en onderwijsondersteunend personeel betekent dit dat het gesprek gevoerd wordt door de directeur. - Het functioneringsgesprek met de directeuren wordt gevoerd door de algemeen directeuren. - Het functioneringsgesprek met de algemeen directeuren wordt gevoerd door de voorzitter en één van de overige bestuursleden. Onder bijzondere omstandigheden en/of op verzoek van één van de deelnemende partijen kan een derde (MT-lid of hogere leidinggevende) bij het gesprek aanwezig zijn om de kwaliteit ervan te bewaken. 5. Doel van een functioneringsgesprek Een functioneringsgesprek is gericht op het optimaliseren van de kwaliteit van de organisatie en de prestaties en ontwikkeling van de werknemer daarin. 6. Kenmerken van een functioneringsgesprek Een belangrijke kenmerk van een functioneringsgesprek is de evaluatie van het werk, de toekomstgerichtheid, de gelijkwaardige inbreng van de gesprekspartners en het tweezijdig karakter van het gesprek. Tijdens het gesprek wordt gesignaleerd, gemotiveerd, geïnventariseerd, geconfronteerd/gespiegeld en feedback gegeven. Een incident kan geen aanleiding vormen voor het voeren van een functioneringsgesprek. Het functioneringsgesprek is toekomstgericht en de onderwerpen zijn (deels) gerelateerd aan de in het POP vastgelegde doelstellingen. 7. De frequentie van het functioneringsgesprek 7.1 Met medewerkers met een aanstelling in vaste dienst wordt tenminste één keer per jaar een functioneringsgesprek gevoerd. 7.2 Met medewerkers met een aanstelling in tijdelijke dienst worden in het eerste aanstellingsjaar tenminste twee functioneringsgesprekken gevoerd, waarbij het eerste gesprek na drie maande plaatsvindt. 7.3 Indien de leidinggevende dit wenselijk acht, dan wel op verzoek van de medewerker, kunnen meerdere functioneringsgesprekken per jaar worden gevoerd. 7.4 Tussen twee opeenvolgende functioneringsgesprekken dient tenminste een periode van drie maanden te liggen. 7.5 De formele gesprekspartner stelt jaarlijks een planning vast van de periode(n) waarbinnen de functioneringsgesprekken plaatsvinden (jaarplanning)
Bijlage bij gesprekkencyclus: regeling functioneringsgesprek
Pagina 2
Onderdeel van het functioneringsgesprek kan het voortgangsgesprek binnen de POP zijn. De cyclus bestaat uit twee jaar een functioneringsgesprek en het derde jaar een beoordelingsgesprek. 8. De procedure a. De datum en het tijdstip waarop het functioneringsgesprek plaatsvindt, wordt minimaal twee weken van tevoren met de medewerker vastgesteld. Ook wordt een datum en een tijdstip vastgesteld waarop het verslag wordt besproken. b. De functioneringsgesprekken worden gevoerd aan de hand van de op het functioneringsformulier vermelde onderwerpen. c. Uiterlijk één week voorafgaand aan het gesprek levert de medewerker, indien nodig, aanvullende gespreksonderwerpen aan bij de leidinggevende (of omgekeerd). d. Het gesprek wordt gevoerd door de leidinggevende en duurt maximaal 1,5 uur e. Wanneer blijkt dat meer tijd nodig is, wordt er direct een vervolgafspraak gemaakt. Deze vindt plaats binnen twee weken. f. Van het gesprek wordt binnen één week een verslag gemaakt. In het verslag worden onder meer de door de deelnemers te ondernemen acties vastgelegd. Tevens wordt vastgelegd welke informatie over het schoolspecifieke dan wel schooloverstijgende thema door de directeur wordt samengevat ter bespreking in een teamvergadering cq. directieoverleg (bij schooloverstijgende onderwerpen). g. Op het vooraf afgesproken moment wordt het verslag besproken en ondertekenen de gesprekpartners het verslag voor gezien en akkoord. h. Het ondertekende verslag wordt door de leidinggevende opgeborgen in het personeelsdossier/ bekwaamheidsdossier. De medewerker ontvangt een kopie van het verslag. De inhoud van het verslag is vertrouwelijk. i. Wanneer de leidinggevende en de medewerker geen overeenstemming bereiken over de inhoud van het verslag inclusief de gemaakte afspraken en conclusies, dan ondertekent de medewerker of leidinggevende voor gezien. De op- en aanmerkingen worden in een aparte bijlage bij het verslag gevoegd en opgeborgen in het personeelsdossier. j. De formele gesprekspartner deelt aan het einde van het functioneringsgesprek aan het personeelslid mee of en zo ja welke conclusies aan de algemeen directeur bekend worden gemaakt. Als het personeelslid zich onvoldoende herkent in de te melden conclusies, worden deze conclusies door de formele gesprekspartner schriftelijk aan de algemeen directeur gemeld. Het betrokken personeelslid ontvangt een afschrift van deze rapportage, dat als bijlage bij het verslagformulier wordt gevoegd. In dit geval dient het personeelslid zijn visie eveneens schriftelijk aan de algemeen directeur kenbaar te maken. 9. -
Inhoud van het ‘ tabje functioneringsgesprekken’ in het personeelsdossier. De verslagen van de functioneringsgesprekken (maximaal bewaartermijn 4 jaar). Informatie van de bedrijfsarts Alle andere gegevens waarvan in overleg met de betrokken medewerker is afgesproken dat die worden bewaard.
10. Welke informatiebronnen kan de leidinggevende gebruiken tijdens het functioneringsgesprek? - Eigen zienswijze leidinggevende - Reflectie van de medewerker - Informatie van derden (zoals ouders, collega’s, leerlingen) die tot de leidinggevende komt - Eigen observaties van de leidinggevende - Informatie naar aanleiding van klassenconsultaties - Afspraken naar aanleiding van een eerder functioneringsgesprek Bijlage bij gesprekkencyclus: regeling functioneringsgesprek
Pagina 3
-
Informatie uit et personeelsdossier Informatie over de door de medewerker gevolgde (na)scholing Informatie uit het taakformulier Informatie uit het POP-gesprek Het competentieprofiel
11. Onderwerpen die tijdens het functioneringsgesprek aan de orde kunnen komen. Voor alle personeelsleden - Afspraken uit het vorige functioneringsgesprek - Afspraken uit het POP-gesprek - Een schoolspecifiek thema/ actiepunt1 - Taaktoedeling en taakbelasting - Taakwensen en taakvervulling - Samenwerking met collega’s, ouders, leerlingen en de directie - Werkomstandigheden en werksfeer in de instelling - Doelen en afspraken voor de komende periode - Loopbaanontwikkeling; stand van zaken betreffende het persoonlijk ontwikkelingsplan (waaronder scholingsbehoeften en doelen voor de komende periode) in relatie tot de ontwikkeling van de organisatie en wensen ten aanzien van de loopbaan. - Functioneren van de leidinggevende in relatie tot de betrokken medewerker - Aanvullende gespreksonderwerpen Tijdens een functioneringsgesprek met een lid van het MT/de leidinggevende komen naast de voorgaand genoemde onderwerpen in ieder geval ook de volgende gespreksonderwerpen aan de orde: - Geven van leiding aan de bouw/ instelling - Het onderhouden van externe contacten (met de MR, ouders, enz.) - Samenwerking binnen het MT - Samenwerking met de algemene directie en/ of bestuur inclusief de wijze van voorbereiding en uitvoering van het beleid. - Mede voeren van personeelsbeleid en de in dit kader gemaakte afspraken - Uitvoeren van gemandateerde bevoegdheden (zoals genoemd in het managementstatuut) - Eigen zienswijze van de MT-leden/ (algemeen) directeur - Overige aspecten van de directietaken. 12. Bescherming persoonsgegevens a. Met inachtneming van de Wet Persoonsregistraties en de daarop gebaseerde op de scholen van toepassing zijnde regelingen (o.a. privacyreglement) behandelt de directie als gemandateerde vanuit het bevoegd gezag de persoonlijke gegevens van het personeelslid met zorg. b. Het personeelsdossier moet worden opgeborgen in een afsluitbare kast. c. Het personeelsdossier kan alleen worden ingezien door: - De betrokken medewerker - De directie van de school d. Gaat een personeelslid op een andere school bij hetzelfde bevoegd gezag dan wel bij een nieuw bestuur aan het werk, dan geldt voor de verslagen van de functioneringsgesprekken van de “oude”school de bewaartermijn van maximaal drie kalenderjaren. Na afloop van deze 1
Met schoolspecifiek thema wordt een thema bedoeld waarvan de school heeft afgesproken dat hieraan extra aandacht besteed wordt in het functioneringsgesprek in een bepaald (cursus)jaar. Stel de school heeft een nieuwe methode ingevoerd en neemt dat punt expliciet mee in het gesprek. Ook kan een bovenschools thema centraal staan.
Bijlage bij gesprekkencyclus: regeling functioneringsgesprek
Pagina 4
periode vernietigt de (algemene) directie van de oude school/ vereniging de complete inhoud van het personeelsdossier van de vertrokken medewerker. e. Bij problemen of disfunctioneren heeft ook de algemeen directeur, belast met personeel, inzage in het personeelsdossier. Dit niet buiten medeweten van de betrokken medewerker. 13. Niet voorziene gevallen In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist de algemene directie. 14. Slotbepaling a. Dit reglement kan worden aangehaald als ‘reglement functioneringsgesprekken’ en treedt, behoudens instemming van de personeelsgeleding van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad, in werking op 1 april 2011. b. Een exemplaar van dit reglement inclusief de daarbij behorende bijlagen wordt aan alle personeelsleden uitgereikt. c. De directies van de scholen dragen er zorg voor dat een exemplaar van dit reglement inclusief de bijlagen op een voor alle personeelsleden toegankelijke plaats in de school en de daarbij behorende locaties ter inzage ligt. Vastgesteld door het bevoegd gezag van schoolvereniging Rehoboth op …………………………
Handtekening voorzitter
handtekening secretaris.
Bijlage bij gesprekkencyclus: regeling functioneringsgesprek
Pagina 5
