RANCANG BANGUN SISTEM ADMINISTRASI KESISWAAN MADRASAH ALIYAH DI PP. AMANATUL UMMAH SURABAYA Agung Laksono Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Kampus ITS Sukolilo, Surabaya 60111 Email :
[email protected],
[email protected] ABSTRAK Administrasi kesiswaan berperan penting dalam mendukung tertib administrasi lembaga pendidikan. Ketersediaan informasi yang akurat mampu mendukung pengambilan keputusan yang tepat dan cepat pada berbagai hal yang menyangkut siswa. Akurasi ini dapat ditingkatkan dengan membuat sistem yang dapat menstandarkan informasi dalam sistem administrasi kesiswaan yaitu dengan pembuatan Sistem Administrasi Kesiswaan/sisma. Sisma mengacu pada standar administrasi yang diterapkan pada Madrasah Bertaraf Internasional(MBI) Amanatul Ummah. Ruang lingkupnya meliputi Profi, profil orang tua, ekstrakurikuler, prestasi dan hobi siswa. Sisma dibangun menggunakan system development life cycle(SDLC) dengan metode pengembangan prototipe. Metode ini terdiri dari 4 fase, yaitu (1) Desain prototipe yang didalamnya melingkupi analisa kebutuhan dan desain sistem, (2) evaluasi prototipe (3)Implementasi dan, (4)Ujicoba. Hasil dari tugas akhir ini berupa deskripsi kebutuhan dan desain berbasis objek. Disamping itu dihasilkan juga Aplikasi sistem administrasi kesiswaan/SISMA yang telah diuji dengan menggunakan skenario ujicoba. Kata kunci :Sistem Administrasi, Desain Berbasis Objek Prototipe, SDLC ABSTRACT Students administration is the important component in the education institution. Avalibalility of accurate data administration can be able to support appropriate decision making and fast to respond issues concerning students. Accuracy can be improved by standarizing information in student administration system/sisma. Sisma refers to the administrative standards that apply to international standard Madrasah (MBI) Amanatul Ummah. Its scope includes students profile, parents of student, extracurricular, student achievements and hobbies. Sisma constructed by systems development life cycle (SDLC) with prototype method. This method consists of four phases, namely (1) Design a prototype that inside covers needs analysis and system design, (2) evaluation of the prototype (3) Implementation, (4) Test. The result of this paper is requiremet description and object oriented desain. Beside of it, this paper also provide the Application of Student Administration System/SISMA Keyword:Sistem Administrasi, Object Oriented desain, Prototype, SDLC
1
data dan informasi membutuhkan dana yang besar dan waktu yang lama.
PENDAHULUAN
Administrasi kesiswaan merupakan bagian yang penting dalam layanan pendidikan di pondok pesantren. Administrasi kesiswaan menangani informasi-informasi terkait dengan siswa, seperti rekam induk siswa, rekam hobi, rekam prestasi dan sebagainya. Namun administrasi kesiswaan ini sering dikesampingkan, sehingga ketika data-data tersebut dibutuhkan akan menjadi sulit disajikan. Berikut beberapa permasalahan yang menyangkut administrasi kesiswaan di Pondok Pesantren Amanatul Ummah Surabaya. 1. Geografis sekolah letaknya berjauhan yaitu di Surabaya dan Mojokerto, sehingga rekapitulasi
2. Sulitnya pihak manajemen sekolah untuk mengetahui kondisi terkini dari santri, terutama Kondisi Prestasi, ekstrekurikuler dan, personal siswa sendiri. 3. Informasi ekstrakurikuler tidak konsisten dengan informasi yang ada pada bagian tata usaha, sehingga menyulitkan bagian tata usaha untuk memperoleh informasi siswa yang memang mengikuti ekstrakurikuler dengan yang tidak mengikuti.
1
Rancang Bangun Sistem Administrasi Kesiswaan Madrasah Aliyah di PP Amanatul Ummah, Surabaya 4. Sulitnya memilah informasi-informasi penting dari data kesiswaan yang ada dalam dukungan pertimbangan pengambilang suatu keputusan.
Berdasarkan permasalah tersebut, maka solusi yang dapat dilakukan adalah dengan membuat aplikasi sistem administrasi kesiswaan/SISMA di Pondok Pesantren Amanatul Ummah Surabaya. Pembuatan SISMA dimaksudkan untuk menghasilkan rancangan dan aplikasi yang dapat membantu administrasi kesiswaan dalam menyajikan informasi yang up to date dan informatif. Sehingga dapat membantu pengambilan keputusan yang terbaik.
2
METODE DAN IMPLEMENTASI
2.1 Metode Pengembangan Prototype SISMA menggunakan System Development Life Cycle dalam proses pemgembangannya. SDLC memiliki siklus umum yang terdiri dari Analisa Kebutuhan, Desain, Implementasi dan testing. Sedangkan untuk metodologi pengembangan SISMA menggunakan metode protipe sebagai penerapannya. sistem prototype merupakan metode pengembangan sistem secara cepat, metodologi ini diadaptasi dari metodologi waterfall, namun lebih menekankan ke aspek pengembangan cepat dan pendek. Prototipe bukanlah aplikasi sesungguhnya, melainkan mendekati kondisi yang sebenarnya yang berisikan aspek yang esensial yang dibutuhkan untuk dilakukan ujicoba dengan sebuah cara tertentu.(tale,2001) Berikut akan digambarkan mengenai siklus perputaran dari metode pengembangan prototipe.
dengan customer Sommervile, 1995)
telah
tercapai.(Kotonya
2.1.1 Metode penelitian Metode penelitian ini dilakukan dengan beberapa tahapan. Yaitu: Penggalian data, Pada tahap ini dilakukan penggalian informasi untuk mendapatkan kebutuhankebutuhan apa saja yang diperlukan dalam sistem informasi tumbuh kembang. Penggalian informasi ini dilakukan dengan metode review dokumen, wawancara,dan studi literatur terkait dengan topik tugas akhir. Analisa Kebutuhan menggambarkan interaksi dari antarmuka dari class yang berhubungan dengan pengguna akhir sistem ataupun dengan dengan sistem lain. Keluaran dari langkah ini adalah dokumen Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak(SKPL). SKPL berisikan spesifikasi pengguna beserta karakteristiknya, lingkungan sistem beserta batasannya, asumsi dan ketergantungan, kebutuhan atarmuka, kebutuhan fungsional dan kebutuhan nonfungsional. Desain Sistem memetakan semua fungsi atau fitur yang dimiliki komponen main menjadi desain sistem yang direpresentasikan dalam bentuk UML dan desain database. Hasil dari desain main adalah berupa tabel-tabel dalam bentuk desain database. Impelentasi, pembuata apliasi sesuai dengan desain yang telah dibuat dilangkah sebelumnya. Ujicoba, di tahapan ini dilakukan pengujuan terhadap fungsional antarmuka aplikasi dan memastikan bahwa sudah sesuai dengan kebutuhankebutuhan yang telah di rumuskan pada SKPL pada analisa kebutuhan. Penyusunan Buku, Setiap langkah-langkah pengerjaan tugas akhir dari awal sampai akhir didokumentasikan dan ditulis dalam sebuah laporan yang sesuai dengan format tugas akhir sehingga menghasilkan buku tugas akhir. Berikut bagan metode penelitian ini: Penggalian data
Gambar 1 Siklus Prototipe (Kotonya & Sommervile, 1995) Siklus pengembangan protipe dimulai dengan melakukan inisialisasi kebutuhan dari pengguna, kemudia setelah itu dilakukan desain dan prototype. Hasil prototype dilakukan evaluasi oleh customer yang kemudian akan kembali ke desain dan requirement jika diperlukan perubahan. Prototipe baru akan diimplementasikan ketika persetujuan
&
Analisa Kebutuhan
Tidak
Desain
Lolos Evaluasi
ya Implementasi
UjiCoba
Institusi, Judul Makalah
KF211 KF212 KF301 KF302 KF303 KF304 KF305 KF306 KF307
2.1.2 prototipe 1 2.1.2.1 Analisis kebutuhan Dalam tahap analisis ini dilakukan review terhadap dokumen-dokumen administrasi kesiswaan beserta wawancara terhadap kepala sekolah dan Wakil kepala sekolah bidang kesiswaan. Tujuan dari tahap analis adalah untuk mengumpulkan informasi tentang entitas yang terlibat dalam sistem (viewpoint) dan kebutuhan fungsional dan non-fungsional sistem yang menggambarkan bagaimana sistem administrasi kesiswaan didefinisikan di viewpoint oriented requirements definition. Dalam tahap analisis ini diidentifikasi viewpoint yang terlibat dalam sistem yaitu seperti yang ditunjukan oleh gambar 2.
Semua Viewpoint
Memasukkan pengguna
Administrator
Melihat Laporan
Administrator
Tata Usaha
Waka Kesiswaan
KF401 KF402 KF403 KF404
refrensi asrama menambah refrensi asrama membuka profil siswa mengelola detail siswa mengelola orang tua siswa mengelola hobi siswa mengelola prestasi siswa Mengelola riwayat sakit mengelola anggota ekstrakurikuler mengelola laporan induk siswa mengelola laporan eskul siswa mengeola laporan prestasi siswa mengelola tingkat ekonomi siswa
2.1.2.2 Desain Sistem Dalam tahap desain ini, kebutuhan fungsional dan kebutuhan non-fungsional SISMA direpersentasikan dalam model-model yang terstruktur untuk memudahkan implementasi. Desain sistem SISMA didasarkan pada permodelan berbasis objek yaitu ICONIX. Berikut bagan kerja dari permodelan iconix tersebut.
Koordinator eskul
Gambar 3. Viewpoints system Adapun daftar kebutuhan fungsional dalam sistem administrasi kesiswaan diperlihatkan pada tabel berikut. Tabel 1 Daftar kebutuhan fungsional KF-id KF101 KF102 KF103 KF201 KF201 KF203 KF204 KF205 KF206 KF207 KF208 KF209 KF210
Gambar 4 Iconix Object Oriented Analisis dan Desain
Kebutuhan Login Logout Merubah password refrensi asal sekolah tambah refrensi asal sekolah refrensi rombongan belajar tambah refrensi rombongan belajar refrensi prestasi tambah refrensi prestasi refrensi hobi tambah refrensi hobi refrensi Ekstrakurikuler tambah refrensi esktrakurikuler
Berdasarkan pada pengembangan Iconix Object Oriented Analisis dan Desain, permodelan desain sistem dapat dilakukan dengan . melakukan analisis robustness, class diagram dan sequence diagram. Berikut penjelasan terperinci dari masing-masing diagram tersebut: 1. Analisis Robustness(Robustness Analysis) Analisis robustness merupakan jembatan penghubung antara usecase dan diagram sequence. Analisis robustness menerjemahkan deskripsi usecase(Usecase description) menjadi sebuah diagram UML. Berikut contoh dari diagram robustness. 2.
Diagram Class(Class Diagram)
Rancang Bangun Sistem Administrasi Kesiswaan Madrasah Aliyah di PP Amanatul Ummah, Surabaya Class diagram merupakan suatu kumpulan dari class, antarmuka dan kolaborasi hubungannya (Hiremath and Skibniewski 2004).Diagram Sequence (Sequence Diagram). Class diagram mendeskripsikan variable dan fungsi dari sistem. Umumnya diagram class digunakan pada permodelah berbasis objek. Sehingga sangat cocok diagram class digunakan dalam permodelan dari SISMA. Berikan contoh dari diagram class. 3.
Diagram sequence(Sequence Diagram) Sequence diagram dapat disebut juga dengan diagram intraksi. Sequence diagram memperlihatkan interaksi keseluruhan objek dan relasi-relasinya dengan suatu pesan didalamnya. Sequence diagram merupakan diagram interaksi yang menegaskan waktu pengorderan dari pesan. Berikut contoh diagram sequence.
2.1.3 Prototipe II Prototipe II dilakukan setelah dilakukan evaluasi dari protitipe I. Hasil dari evaluasi tersebut adalah sebagai berikut. 1. Aktor dari pengguna tunggal 2. Modul Asrama tidak perlu dibuat Evaluasi ini mengakibatkan perlu dilakukannya perubahan pada kebutuhan dan desain sistem. Perubahan pertama yang dilakukan adalah menggeneralisasi pengguna menjadi super administrator. Perubahan juga terjadi pada kebutuhan fungsionalitas. Berikut kebutuhan fungsionalitas sistem setelah dilakukan evaluasi. Tabel 2 Kebutuhan fungsionalitas setelah evaluasi prototipe I KF-id KF101 KF102 KF103 KF201 KF201 KF203 KF204 KF205 KF206 KF207 KF208 KF209 KF210 KF211 KF212 KF301
Kebutuhan Login Logout Merubah password Refrensi asal sekolah Tambah refrensi asal sekolah Refrensi rombongan belajar Tambah refrensi rombongan belajar Refrensi prestasi Tambah refrensi prestasi Refrensi hobi Tambah refrensi hobi Refrensi Ekstrakurikuler Tambah refrensi esktrakurikuler Refrensi asrama Menambah refrensi asrama Membuka profil siswa
KF302 KF303 KF304 KF305 KF306 KF307 KF401 KF402 KF403 KF404
Mengelola detail siswa Mengelola orang tua siswa Mengelola hobi siswa Mengelola prestasi siswa Mengelola anggota ekstrakurikuler Menambah biodata siswa Mengelola laporan induk siswa Mengelola laporan eskul siswa Mengeola laporan prestasi siswa Mengelola tingkat ekonomi siswa
4.
Desain database Desain database harus dirancang minimaldalam aturan 2NF. Struktur database harus dapat menyimpan informasi yang dibutuhkan untuk membentuk sebuah obyek pada class diagram.
5.
Desain antarmuka (interface) Desain antarmuka dibuat sebagai acuan sistem administrasi kesiswaan madrasah aliyah. Berikut adalah desain antarmuka dari SISMA.
Gambar 5 Antarmuka Halaman Utama Sisma 2.1.4 Implementasi dan Ujicoba
Implementasi dilakukan setelah kebutuhan dan desain di prototipe II terpenuhi. Berikut adalah tampilan profil kesiswaan dari aplikasi SISMA.
Gambar 6 Antarmuka Aplikasi SISMA Keandalan SISMA diuji dengan menggunakan testcase. Testcase bertujuan untuk
Institusi, Judul Makalah
menguji kesesuaian alur sistem dari sisma. Terdapat 7 buah skenario yang diujikan pada SISMA, yaitu: 1. Skenario ujicoba pengisian siswa baru 2. Skenario ujicoba pengisian atribut siswa 3. Skenario ujicoba pengisisan anggota ekstrakurikuler 4. Scenario penyajian laporan induk siswa 5. Skenario penyajian laporan prestasi siswa 6. Skenario penyajian laporan ekstrakurikuler siswa 7. Scenario penyajian laporan tingkat ekonomi siswa
3.
KESIMPULAN Rancang Bangun Sistem Administrasi Kesiswaan dirancang berdasarkan kebutuhan madrasah Aliyah PP Amanatul Ummah Surabaya. Pendefinisian kebutuhan telah berhasil didapatkan dari protipe I. Evaluasi pada protipe I berhasil dipenuhi dengan perubahan yang dilakukan di prototype II hingga mampu diimplementasikan menjadi sebuah aplikasi. Berdasarkan pada hasil pengujian yang dilakukan pada SISMA, maka dapat disimpulkan bahwa sisma telah sesuai dengan kebutuhan madrasah aliyah PP. Amanatul Ummah Surabaya.
4.
DAFTAR PUSTAKA
Bagir, M. (2006). Pengaruh Kesiapan Implementasi one school one lab(OSOL). Fasilkom UI, 2. Hiremath, H. R., & Skibniewski, M. J. (2004). Object-Oriented Modeling of construction process by unified modeling language. ELSEVIER, 450. Kotonya, G., & Sommervile, I. (1995). Requirement Engineering With Viewpoints. IEEE, 4. Li, X., Liu, Z., & He, J. (2001). Formal and Use-Case Driven Requirement Analysis in UML. UNU/IIST, 2. Nisafani, A. S. (2009). Restrukturisasi Komponen Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu(SIRST) pada bagian Rawat Inap dan Rawat Jalan. Tugas Akhir, 45-50. Pressman, R. S. (2000). Software Engineering. Berkshire: Alfred Waller. Rosenberg, D. (2001). Applying Use Case Driven Object Modelling with UML: An Annotated ecommerce Example. Addison Wesley. Rothenberg, J. (u.d.). Prototyping as Modeling: What is Being Modeled. 5. Stefanou, C. J. (2003). System Development Life Cycle. Technological Education Institution Of Thessaloniki, 1. Tale, G. (2001). Prototyping: Helping to Build the right software. Sciece Direct, 237-238. Tamres, L. (2009). Introduction Software Testing. Wibowo, H. B. (2010). Rancang Bangun Sistem Monitoring Perkuliahan Dengan Metode Pembelajaran Student Centered Learning(SCL). Skripsi Sistem Informasi, 40. Yasin, M. (2011). Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik . Skripsi JSI ITS.
5
