PROSEDUR PENGOLAHAN ARSIP PADA PT PERUSAHAAN GAS NEGARA (PERSERO) TBK MEDAN
TUGAS AKHIR
Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
Oleh EVI YANTI MANIHURUK NIM 1105092093
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2014
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa dimana telah memberikan rahmatNya yang melimpah sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir tepat pada waktunya. Tugas akhir ini disusun sebagai satu syarat untuk menyelesaikan Pendidikan Diploma 3 Program Studi Administrasi Bisnis, Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan.
Tugas akhir ini ditulis
berdasarkan pengamatan penulis pada PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk Medan. Dalam penyelesaian dan penyusunan tugas akhir ini penulis telah banyak mendapatkan bimbingan, bantuan dan motivasi dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. M. Syahruddin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 3. Safaruddin, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 4. Vivianti Novita, S.E., M.Si., Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Polteknik Negeri Medan. 5. Parenta Ritonga, S.E., Dosen Pembimbing I 6. Ika Mary Pasaribu, S.E., M.Si., Dosen Pembimbing II 7. Nursiah, S.E., M.Si., Wali kelas AB-6E.
i
8. Seluruh Staff Pengajar dan Pegawai Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 9. Andi Firdaus Kepala Seksi Layanan Umum pada PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk Medan. 10. Winda Maulidina, S.Sos, dan Ilham Surya Ketaren, Amd, pembimbing yang telah memberikan informasi selama melaksanakan praktik kerja lapangan di PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk Medan. 11. Teman-teman AB-6E yang telah memberikan semangat dalam penulisan tugas akhir ini. Teristimewa penulis mengucapkan terima kasih kepada kedua orangtua tercinta Herdin Manihuruk dan Rohani br. Manurung dan juga saudara/i penulis yang tersayang yang tidak henti-hentinya memberikan semangat serta dukungan baik moril maupun materil. Penulis sadar bahwa tugas akhir ini masih memiliki kekurangan, untuk itu penulis berharap kritik dan saran yang membangun guna kesempurnaan tugas akhir ini.
Semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat
bagi kita semua.
Medan, Penulis
Juli 2014
Evi Yanti Manihuruk 1105092093
ii
ABSTRAK Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Oleh karena itu, arsip harus disimpan ditempat penyimpanan sesuai dengan prosedur penyimpanan arsip yang baik. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui prosedur pengolahan arsip pada PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk Medan. Metode yang digunakan dalam tugas akhir ini yaitu dengan menggunakan penelitian kepustakaan dan penelitian lapangan yang meliputi pengamatan dan wawancara. Jenis data yang diperoleh adalah data primer dan data sekunder. Teknik analisis data yang dilakukan dengan metode analisis deskriptif. Prosedur penyimpanan arsip pada PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk Medan sudah baik, terdiri dari pemeriksaan dan penyortiran, penentuan indeks, penentuan kode, dan menempatkan arsip. Peralatan yang digunakan dalam penyimpanan arsip yaitu komputer, filing cabinet, map, guide/sekat, dan box arsip. Azas penyimpanan arsip yang digunakan yaitu azas kombinasi. Sistem kearsipan dilakukan secara elektronis dimana menggunakan sistem subyek/perihal. Sistem kearsipan yang digunakan sudah baik karena arsip yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali. Kata Kunci: Arsip, Kearsipan
iii
ABSTRACT Archive is a collection of slips that are stored systematically because they have a utility that whenever necessary can be promptly found. For this season, the filing should be maintained according to standard procedure. The research aims to determine the archive processing procedures at PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk Medan. The method used in this thesis by using library research and field research that includes observations and interviews. The type of data is obtained primary data and secondary data. Data analysis techniques with methods of descriptive analysis. The record retention procedures in PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk Medan has been good, consisting of inspection and sorting, index determination, determination of code, and put the archive. Equipment used in the archival storage of computers, filing cabinets, folders, guide/bulkhead, and archival boxes. The principle used is archival storage combination principle. Archival system is done electronically using a system in which the subject. Archival system used is either because the files needed re easy to find again. Keywords: Archives, Archival
iv
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PERSETUJUAN KATA PENGANTAR ............................................................................................. i ABSTRAK ........................................................................................................... iii ABSTRACT ......................................................................................................... iv DAFTAR ISI .......................................................................................................... v DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ vii BAB 1 PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang Pemilihan Judul .................................................. 1
1.2
Rumusan Masalah ....................................................................... 2
1.3
Tujuan Penulisan Tugas Akhir ..................................................... 2
1.4
Manfaat Penulisan Tugas Akhir ................................................... 2
1.5
Sistematika Penulisan Tugas Akhir ............................................. 2
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1
Pengertian Arsip dan Kearsipan .................................................. 4 2.1.1 Pengertian Arsip ............................................................... 4 2.1.2 Pengertian Kearsipan........................................................ 5
2.2
Tujuan Kearsipan ........................................................................ 6
2.3
Fungsi Kearsipan ......................................................................... 6
2.4
Azas-azas Penyimpanan Arsip .................................................... 7
2.5
Peralatan Arsip .......................................................................... 10
2.6
Prosedur Penyimpanan Arsip .................................................... 13
v
2.7
Sistem Kearsipan ...................................................................... 18
BAB 3 METODE PENELITIAN 3.1
Cara Pengumpulan Data ........................................................... 31
3.2
Jenis Sumber Data .................................................................... 32
3.3
Teknik Analisis Data .................................................................. 32
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk ........... 34 4.1.1 Sejarah Berdirinya........................................................... 34 4.1.2 Struktur Organisasi ......................................................... 35 4.1.3 Visi, Misi dan Makna Logo .............................................. 36 4.2 Prosedur Pengolahan Arsip pada PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk Medan .......................................................................... 39 4.2.1 Peralatan Arsip ............................................................... 41 4.2.2 Azas Penyimpanan Arsip ................................................ 42 4.2.3 Sistem Kearsipan ............................................................ 42 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1
Simpulan.................................................................................... 46
5.2
Saran ........................................................................................ 47
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
vi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1
Sistem Kronologis
Gambar 2.2
Sisem Abjad
Gambar 2.3
Sistem Nomor
Gambar 2.4
Sistem Subjek (Perihal)
Gambar 2.5
Sistem Wilayah/Geografis
Gambar 4.1
Logo PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk
vii
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Setiap kegiatan perkantoran, baik itu kantor-kantor pemerintah maupun perusahaan swasta tidak terlepas dengan pekerjaan yang mempunyai hubungan erat dengan menyimpan warkat, dokumen dan arsip.
Arsip berguna sebagai
pusat ingatan untuk jangka waktu yang cukup lama, karena tidak mungkin perusahaan mengingat semua arsip yang disimpan dalam jumlah banyak dan terjadi pada waktu yang lalu apabila data-data tersebut diperlukan kembali oleh perusahaan. Kegiatan penyimpanan warkat dan arsip ini lebih dikenal dengan istilah kearsipan. Kearsipan mempunyai peranan penting dalam memperlancar administrasi dan operasional perusahaan. Untuk memperlancar operasional dan administrasi perusahaan dibutuhkan pemahaman dan pengalaman tentang kearsipan sehingga arsip dapat berfungsi dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebuah organisasi. Oleh sebab itu, petugas arsip sangat dibutuhkan untuk mengelola arsip dengan baik agar dapat menyajikan data informasi yang baik, lengkap dan akurat.
Penyusunan arsip yang teratur dan tertib akan sangat menunjang
kecepatan dan ketetapan penemuan arsip serta dapat membantu semua pihak dalam menyelesaikan tugas guna mencapai tujuan yang telah ditentukan Sehubungan dengan hal di atas, maka penulis tertarik untuk menganalisis “Prosedur Pengolahan Arsip pada PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk Medan”.
1
2
1.2 Rumusan Masalah Penulisan tugas akhir ini penulis akan membahas tentang bagaimana prosedur pengolahan arsip pada PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. 1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir Tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui prosedur pengolahan arsip pada PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. 1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir Manfaat yang diperoleh dari penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Untuk menambah ilmu pengetahuan dan wawasan bagi penulis dalam hal pengolahan arsip. 2. Sebagai referensi bagi mahasiswa Politeknik Negeri Medan khususnya Administrasi Niaga yang membahas judul yang sama. 3. Sebagai bahan masukan bagi PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk dalam hal “Prosedur Pengolahan Arsip”. 1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir Penulisan tugas akhir ini, materi yang dibahas dibagi ke dalam beberapa bab. Hal ini dimaksudkan agar penulisan tugas akhir lebih sistematis.
Adapun
sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menguraikan tentang latar belakang pemilihan judul, rumusan masalah, tujuan penulisan tugas akhir, manfaat penulisan tugas akhir, dan sistematika penulisan tugas akhir.
3
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini menguraikan tentang pengertian arsip dan kearsipan, tujuan kearsipan, fungsi kearsipan, azas-azas penyimpanan arsip, peralatan arsip, prosedur penyimpanan arsip, dan sistem kearsipan. BAB 3 METODE PENELITIAN Bab ini berisi tentang metode yang digunakan dalam mengumpulkan data yaitu cara pengumpulan data, jenis dan sumber data, dan teknik analisis data. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini menguraikan tentang gambaran umum
perusahaan, sejarah
berdirinya perusahaan, struktur organisasi, logo, visi dan misi perusahaan dan tinjauan tentang prosedur pengolahan arsip pada PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk sekaligus membandingkan dengan teori yang diacu. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini menguraikan tentang simpulan dari prosedur pengolahan arsip pada PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk serta saran-saran yang dapat diberikan pada pihak-pihak yang terangkum didalamnya.
