PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERENCANAAN KEBUTUHAN BAHAN BAKU (STUDI KASUS: PT. SURYA RENGO CONTAINERS SEMARANG)
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERENCANAAN KEBUTUHAN BAHAN BAKU (STUDI KASUS : PT. SURYA RENGO CONTAINERS SEMARANG) Anggarini1, Arief Hidayat2, Noor Miyono3 1,2,3
1
Program Studi Sistem Informasi STMIK ProVisi Semarang
[email protected],
[email protected],
[email protected]
Abstract Raw material requirement planning is generally needed by a company to support the production process. Currently, PT. Surya Rengo Containers Semarang, engaged in the manufacture of cardboard box or carton packaging, runs system that conduct raw material requirement planning based on the last month’s usage. Whereas in fact, raw material required doesn’t match the amount of usage in the next month. Lack or excess in the supply of raw materials may delay production process. Excess in raw materials can lead to full storage, where if the raw materials are experiencing a slow movement, may influence the age of the raw material. The raw material requirements planning system’s design aims to help the process of managing raw material needs and improve the accuracy of the reporting requirements to the raw materials management. Fast, precise and accurate information is needed in a computerized planning raw material requirements system. Systems development method uses System Development Life Cycle (SDLC), with one step that is omitted in the development of this system, namely the maintenance phase / maintenance system. The results of this study is to provide convenience to the staff PPIC (Production Planning and Inventory Control), in calculating and plotting the purchase of raw materials to be used for the production process within a month. The developed system is expected to create quality improvement in managing and controlling raw material requirements planning. Keywords : information system, raw material requirement planning, PPIC (Production Planning and Inventory Control).
1.
Pendahuluan
Perusahaan manufakatur dalam proses produksinya menggunakan bahan baku yang akan diolah menjadi suatu produk. Kekurangan atau kelebihan dalam menyediakan bahan baku dapat menjadi salah satu penyebab terjadinya penundaan dalam memproduksi suatu produk, sebaliknya kelebihan bahan baku dapat menyebabkan gudang menjadi penuh, apalagi jika bahan baku tersebut mengalami pergerakan yang lambat, maka berpengaruh juga pada usia bahan baku. Perencanaan kebutuhan bahan baku pada PT. Surya Rengo Containers Semarang dikelola dan dikontrol sepenuhnya oleh departemen Production Planning and Inventory Control (PPIC). Sistem yang diterapkan pada perusahaan saat ini masih menggunakan sistem manual, yaitu merencanakan kebutuhan bahan baku berdasarkan pemakaian pada bulan lalu yang sebenarnya merencanakan kebutuhan bahan baku dengan sistem yang sudah diterapkan tersebut lebih cepat, dibandingkan dengan menghitung order yang masuk. Perencanaan kebutuhan di atas berpengaruh pada akurasi dalam menentukan perencanaan kebutuhan bahan baku untuk satu bulan mendatang. Sistem yang sedang berjalan tersebut dirasakan kurang tepat, karena belum tentu kebutuhan bahan baku yang akan datang
sama dengan kebutuhan bulan lalu atau pemakaian sebelumnya, akibatnya terjadi ketidaksesuaian antara pembelian bahan baku dengan pemakaiannya, seperti yang ditunjukkan pada gambar 1.
Gambar 1. Data Pembelian dan Pemakaian Bahan Baku Th. 2011 (Sumber : Data PPIC PT. SRC-Semarang) Berdasarkan gambar 1., ketidaksesuain antara pembelian bahan baku dengan pemakaiannya telah dialami PT. Surya Rengo Containers Semarang pada bulan Oktober tahun 2011, dimana perusahaan melakukan pembelian bahan baku sebanyak 2.279 ton, namun pemakaian mencapai 3.663 ton. Bulan Nopember tahun 2011 terjadi sebaliknya, pembelian yang direncanakan sejumlah 3.681 ton,
11
Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN:2087-0868, Volume 4 Nomor 2 Agustus 2013 ternyata mengalami penurunan order yang mana pemakaian hanya 3.063 ton. Pembelian yang lebih banyak ini berpengaruh pada usia bahan baku dan kapasitas gudang raw material, jika bahan baku tersebut lama tidak terpakai maka berdampak pada cashflow-nya. PT. Surya Rengo Containers Semarang khususnya departemen PPIC yang bertanggung jawab sepenuhnya dalam merencanakan kebutuhuan bahan baku dirasa perlu merubah sistem yang telah diterapkan dengan sistem yang baru. Berdasarkan latar belakang tersebut, rumusan masalah yang ada yaitu bagaimana merancang sistem informasi perencanaan kebutuhan bahan baku pada PT. Surya Rengo Containers – Semarang yang diharapkan dapat membantu proses perencanaan kebutuhan bahan baku serta meningkatkan akurasi pelaporan kebutuhan bahan baku kepada pimpinan perusahaan. 2.
4.
5.
Landasan Teori
2.1. Bahan Baku Bahan baku diperlukan oleh perusahaan manufaktur untuk diolah menjadi barang jadi (finished goods), setelah melalui beberapa tahapan dalam proses produksinya. Assauri, (1999: 171) menjelaskan bahwa bahan baku adalah semua bahan yang dipergunakan dalam perusahaan pabrik, kecuali terhadap bahan-bahan yang secara fisik akan digabungkan dengan produk yang dihasilkan oleh perusahaan pabrik tersebut. Jadi bahan baku merupakan bahan yang dipergunakan dalam perusahaan untuk menjadi bagian dari produk tertentu. Persediaan bahan baku menurut Assauri (1999: 171) adalah persediaan dari barang-barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi, barang dapat diperoleh dari sumber-sumber alam ataupun dibeli dari supplier atau perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi perusahaan pabrik yang menggunakannya. Adapun faktor – faktor yang mempengaruhi penyelenggaraan persediaan bahan baku suatu perusahaan. Faktor-faktor tersebut adalah: 1. Perkiraan pemakaian bahan baku. Perusahaan mengadakan pembeliaan bahan baku, terlebih dahulu manajemen perusahaan mengadakan penyusunan perkiraan pemakaian bahan baku untuk keperluan proses produksi dalam perusahaan. Dengan memperkirakan pemakaian bahan baku, maka manajemen perusahaan akan hitung berdasarkan perkalian harga satuan baku untuk pelaksanaan proses produksi baik dalam hal jenis maupun jumlah bahan baku. 2. Harga bahan baku. Harga bahan baku yang akan dipergunakan di dalam perusahaan akan menjadi faktor penentu besarnya dana yang harus disediakan oleh perusahaan dalam menyelenggarakan persediaan bahan baku.
12
3.
6.
7.
8.
9.
Tingginya harga bahan baku yang dipergunakan oleh perusahaan, maka semakin besar pula dana untuk pengadaan bahan baku. Biaya-biaya persediaan. Perusahaan akan menanggung biaya - biaya persediaan dalam menyeleng-garakan persediaan bahan baku. Biaya-biaya tersebut meliputi biaya penyimpanan dan biaya pemesanan. Kebijakan pembelanjaan. Kebijakan pembelanjaan dalam perusahaan akan mempengaruhi kebijaksanaan pembelian dalam perusahaan, dalam hal ini termasuk penyelenggaraan persediaan bahan baku. Seberapa besar dana yang dapat dipergunakan untuk investasi dalam persediaan bahan baku akan dipengaruhi oleh kebijaksanaan pembelanjaan yang dilaksanakan perusahaan. Pemakaian bahan. Pemakaian bahan baku dari perusahaan dalam tahun-tahun sebelumnya untuk keperluan produksi akan dapat dipergunakan sebagai salah satu dasar pertimbangan dalam penyelenggaraan bahan baku. Hubungan antara perkiraan pemakaian bahan baku dengan pemakaian bahan baku sesungguhnya harus dianalisis secara baik, sehingga akan membantu penyelenggaraan persediaan bahan baku dalam perusahaan. Waktu tunggu (lead time). Waktu tunggu merupakan tenggang waktu antara saat pemesanan bahan baku dengan datangnya bahan baku yang dipesan tersebut. Waktu tunggu akan berhubungan langsung dengan penggunaan bahan baku pada saat pemesanan bahan baku sampai dengan datangnya bahan baku. Apabila pemesanan bahan baku yang akan dipergunakan tidak memperhitungkan waktu tunggu, maka kemungkinan akan terjadi kekurangan bahan baku yang akan menghambat proses produksi. Model pembeliaan bahan (method). Model pembeliaan bahan yang dipergunakan oleh perusahaan akan menentukan besar kecilnya persediaan bahan baku yang diselenggarakan perusahaan. Model pembeliaan bahan yang berbeda akan dapat menghasilkan jumlah pembelian optimal yang berbeda pula. Persediaan pengaman (safety stock) Tersediaanya persediaan pengaman, maka proses produksi di dalam perusahaan akan dapat berjalan dengan lancar tanpa adanya gangguan kehabisan bahan baku. Persediaan pengaman akan diselenggarakan dalam suatu jumlah tertentu yang tetap dalam suatu periode yang telah ditentukan sebelumnya. Pembelian kembali (re order point). Perusahaan akan mengadakan pembelian kembali terhadap bahan baku secara berkala dalam menjalankan operasi perusahaan. Pembelian kembali ini akan mempertim-bangkan panjangnya waktu tunggu yang diperlukan, sehingga akan mendatangkan bahan baku tepat pada waktunya.
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERENCANAAN KEBUTUHAN BAHAN BAKU (STUDI KASUS: PT. SURYA RENGO CONTAINERS SEMARANG) 2.2. Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku Persediaan bahan baku, persediaan barang setengah jadi dan persediaan barang jadi sangat berperan terhadap kelancaran operasi perusahaan. Khususnya peranaan persediaan bahan baku terhadap operasi produksi. Prawirosentono (2007: 84) menjelaskan perencanaan dan pengendalian bahan adalah suatu kegiatan memperkirakan kebutuhan persediaan bahan, baik secara kuantitatif maupun secara kualitatif, agar perusahaan dapat beroperasi seperti direncanakan. Artinya, jumlah dan mutu bahan harus tersedia (available) sesuai dengan kebutuhan sehingga proses produksi terjamin kelancarannya. Jumlah kebutuhan bahan baku yang diperlukan perusahaan pada suatu periode tersebut maka manajemen perusahaan tentunya akan menggunakan data yang cukup relevan untuk mengadakan perencanaan kebutuhan bahan baku dalam suatu perusahaan. Persediaan bahan baku yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan umumnya akan dipergunakan untuk menunjang pelaksanaan proses produksi, maka besarnya persediaan bahan baku tersebut akan disesuaikan dengan kebutuhan bahan baku tersebut untuk pelaksanaan proses produksi yang ada didalam perusahaan. Jadi untuk menentukan berapa banyak bahan baku yang akan dibeli oleh suatu perusahaan pada suatu periode akan banyak tergantung kepada berapa besarnya kebutuhan perusahaan tersebut akan masing-masing jenis bahan baku untuk keperluan proses produksi yang dilaksanakan dalam perusahaan yang bersangkutan (Prawirosentono,2007: 87). 2.3. Metode System Development Life Cycle (SDLC) Metodologi pengembangan sistem informasi berarti suatu metode yang digunakan untuk melakukan pengembangan sistem informasi berbasis komputer. Metode yang paling umum digunakan adalah dengan siklus hidup pengembangan sistem (System Development Life Cycle - SDLC). SDLC merupakan metodologi klasik yang digunakan untuk mengembangkan, memelihara dan menggunakan sistem informasi. Metode ini menggunakan pendekatan sistem yang disebut pendekatan air terjun (waterfall approach), yang menggunakan beberapa tahapan dalam mengembangkan sistem (Supriyanto, 2007: 271). Adapun tahapan dalam SDLC (System Development Life Cycle) sebagai berikut : 1. Tahap Perencanaan Sistem (System Planning). Tahap perencanaan adalah tahap awal pengembangan sistem yang mendefinisikan perkiraan kebutuhan-kebutuhan sumber daya seperti perangkat fisik, manusia, metode (teknik dan operasi), dan anggaran yang sifatnya masih umum (belum detail/rinci) 2. Tahap Analisis Sistem (System Analysis). Tahap analisis sistem adalah tahap penelitian atas sistem
yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. 3. Tahap Perancangan/Desain Sistem (System Design). Tahap desain sistem adalah tahap setelah analisis sistem yang menentukan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Desain sistem dibedakan menjadi dua macam, yaitu desain sistem umum dan desain sistem terinci. 4. Tahap Penerapan/Implementasi Sistem (System Implementation). Tahap implementasi atau penerapan adalah tahap dimana desain sistem dibentuk menjadi suatu kode (program) yang siap untuk dioperasikan. 5. Tahap Pemeliharaan/Perawatan Sistem. Tahap pemeliharaan/perawatan sistem merupakan tahap yang dilakukan setelah tahap implementasi yang meliputi penggunaan sistem, audit sistem, penjagaan sistem, perbaikan sistem dan peningkatan sistem. 2.4. Penelitian Terdahulu Penelitian sejenis pernah dilakukan oleh Winata (2008), Winata melakukan penelitian mengenai sistem informasi persediaan bahan baku di PT. SIM, dalam penelitian ini diterapkan metode peramalan, hasil peramalan dilakukan berdasarkan data pada masa lalu. Penelitian mengenai persediaan bahan baku juga pernah dilakukan oleh Firdaus (2008), di dalam penelitiannya Firdaus menganalisa perencanaan persediaan bahan baku dengan menggunakan teknik trend garis lurus, teknik Economic Order Quantity (EOP), teknik Re Order Point (ROP) dan Savety Stock. Penelitian ini menghasilkan informasi kebutuhan bahan baku untuk 4 tahun kedepan. Perbedaan dengan penelitian yang dilakukan oleh penulis terletak pada metode yang digunakan dalam merencanakan kebutuhan bahan baku. Peneliti lebih memfokuskan melakukan perencanaan kebutuhan berdasarkan order yang telah diterima, sehingga hasil perencanaan bahan baku mendekati keakuratan. 3.
Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah System Development Life Cycle (SDLC), tetapi terdapat satu tahapan yang tidak diikutsertakan di dalam pengembangan sistem ini, yaitu tahap pemeliharaan/perawatan sistem. Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam perancangan sistem informasi perencanaan kebutuhan bahan baku adalah: 1. Kegiatan tahap perencanaan sistem adalah mengidentifikasi permasalahan yang terjadi pada Department PPIC, seperti : kesulitan menghitung jumlah kebutuhan bahan baku yang akan dipergunakan untuk jangka waktu satu bulan dan kesulitan memperoleh informasi yang akurat
13
Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN:2087-0868, Volume 4 Nomor 2 Agustus 2013 mengenai jumlah kebutuhan bahan baku yang akan dibeli untuk jangka waktu satu bulan. 2. Tahap analisa diawali dengan kegiatan mendefinisikan kebutuhan data dan informasi yang dibutuhkan untuk merancang sistem informasi perencanaan kebutuhan bahan baku. Data yang yang dibutuhkan dalam penelitian ini adalah data jenis barang, merupakan data yang mengidentifikasi masing-masing barang. Data jenis kertas, merupakan data yang mengidentifikasi masing-masing bahan baku kertas. Data pesanan barang (Confirmation of Oder/CO), yaitu data mengenai customer yang memesan suatu barang. Data pesanan bahan baku (Purchase Order-Paper / PO-Kertas), yaitu mengenai pembelian bahan baku kertas ke supplier. Informasi yang dijadikan acuan dalam sistem informasi perencanaan bahan baku adalah laporan outstanding (sisa order) CO, laporan outstanding (sisa order) PO, dan laporan kebutuhan bahan baku kertas. Berdasarkan hasil analisa sistem lama, terdapat kelemahankelamahan yang terjadi, yaitu kesulitan dalam merencanakan kebutuhan bahan baku yang akurat, hasil perencanaan kebutuhan tidak sama dengan data pemakaian bulan sebelumnya, dan terjadi ketidaksesuaian dalam pembelian bahan baku dengan pemakaiannya, pembelian bahan baku bisa mengalami kekurangan atau kelebihan dari perencanaan kebutuhan. 3. Tahap perancangan sistem, kegiatan yang dilakukan yaitu membuat pemodelan proses, pemodelan data, dan membuat desain tampilan antar muka (interface). a. Pemodelan Proses. Pemodelan proses sistem informasi perencanaan kebutuhan bahan baku secara garis besar dibagi menjadi tahap bisnis use case yang menerangkan secara garis besar aktor yang terlibat dalam sistem, sedangkan sistem use case merupakan gambaran lebih detil tentang apa yang dilakukan oleh aktor di dalam sistem informasi perencanaan kebutuhan bahan baku.
berinteraksi dengan sistem seperti yang ditunjukkan pada gambar 2. Diagram use case pada gambar 3 menjelaskan bahwa staf PPIC harus melakukan login terlebih dahulu untuk dapat melakukan transaksi CO dan PO seperti, mencari data, menambah data, memperbarui data dan menghapus data, sedangkan diagram use case pada gambar 4 menjelaskan bahwa proses pembuatan laporan dilakukan oleh staff PPIC. Staff PPIC harus melakukan login terlebih dahulu untuk melakukan semua proses bisnis, yaitu membuat laporan data outstanding PO, laporan data outstanding CO, dan laporan kebutuhan bahan baku.
Gambar 3. Use Case Diagram Transaksi CO/PO
Gambar 4. Use Case Diagram Pembuatan Laporan
Gambar 2. Bisnis Use Case Sistem Baru Sistem informasi perencanaan kebutuhan bahan baku yang akan dikembangkan hanya mempunyai satu aktor, karena sistem akan berbasis dekstop. Pada usulan sistem baru ini aktor memerlukan login ketika akan
14
b. Pemodelan Data. Pemodelan data pada sistem informasi perencanaan kebutuhan bahan baku meliputi penggambaran entity relationship diagram, merancang tabel-tabel yang dibutuhkan pada database, dan membuat relasi antar tabel. Entity Relationship yang dibuat memiliki keterkaitan antara data yang satu dengan data yang lainnya. Tabel-tabel yang telah dirancang kemudian direalisasikan antara tabel satu dengan yang lain untuk mendukung kelancaran pengolahan data.
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERENCANAAN KEBUTUHAN BAHAN BAKU (STUDI KASUS: PT. SURYA RENGO CONTAINERS SEMARANG) Gambar 5 merupakan hubungan antar tabel yang saling berelasi.
menambah data, menyimpan data, mengedit data dan menghapus data. Masukan data akan di simpan di dalam tabel PO. Desain rancangan input data PO ditunjukkan pada gambar 7.
Keterangan: 1. Edit1-7 untuk memasukkan data sesuai label yang ditentukan. 2.
3.
DbGrid untuk menampilkan data PO ke dalam bentuk tabel. Button1-9 berisi tombol untuk mengelola data PO.
Gambar 7. Rancangan Antar muka Input Data PO d. Implementasi sistem, Perangkat keras yang diperlukan untuk mengembangkan Sistem Informasi Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku adalah sebuah komputer dengan spesifikasi Processor Intel Pentium DualCore 2.8Ghz, memory 1Gb, hardisk 80Gb. Perangkat lunak yang digunakan adalah, Microsoft Acces 2007, Rational Rose 2002, Delphi 2010. Metode Pengujian yang digunakan adalah pengujian kotak hitam (black box testing) yaitu dengan cara memberi input dari pengguna kepada sistem yang sudah berjalan dan mengamati hasil output dari sistem.
Gambar 5. Relasi Antar Tabel c. Rancangan antarmuka, rancangan antarmuka aplikasi digunakan untuk memberikan gambaran mengenai sistem informasi kebutuhan bahan baku yang dirancang. Rancangan antar muka Input data CO (Confirmation of Oder) berfungsi untuk memasukan data CO. Pada rancangan antar muka input data CO, user dapat melakukan pencarian data, menambah data, menyimpan data, mengedit data dan menghapus data. Masukan data akan di simpan di dalam tabel CO. Rancangan input data CO ditunjukkan pada gambar 6.
4.
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil Form transaksi CO (Confirmation Order) digunakan untuk melihat dan memasukan data CO yang diterima dari bagian marketing. Hasil input akan disimpan pada tabel CO. Data pada tabel CO nantinya dapat diakses untuk keperluan halaman kebutuhan kertas. Operasi – operasi dalam form transaksi CO ini adalah tambah, simpan, batal, edit, dan hapus data CO. Setiap kali user memasukan atau menambah data CO baru, maka dengan menekan tombol “buat kebutuhan kertas” maka sistem akan secara otomatis dapat menghitung jumlah kebutuhan kertas yang akan digunakan untuk membuat order tersebut, seperti yang ditunjukkan pada gambar 8.
Gambar 6. Rancangan Antar muka Input Data CO Rancangan antar muka Input data PO (Purchase Order) berfungsi untuk memasukan data PO. Pada rancangan antar muka input data PO, user dapat melakukan pencarian data,
15
Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN:2087-0868, Volume 4 Nomor 2 Agustus 2013
Gambar 8. Form Transaksi CO Hasil dari kebutuhan kertas tersebut akan tersimpan secara otomatis ke dalam tabel kebutuhan. Form transaksi CO ditunjukkan pada gambar 9.
Gambar 10. Form Transaksi PO Detail digunakan untuk memasukan data setiap jenis kertas, karena setiap PO memiliki lebih dari satu jenis kertas, seperti pada gambar 11.
Gambar 9. Form Kebutuhan Kertas
Gambar 11. Form PO Detail
Form transaksi PO (Purchase Order) digunakan untuk melihat dan memasukan data data PO yang diterima dari central purchasing. Hasil input akan disimpan pada tabel PO. Data pada tabel PO nantinya dapat diakses untuk keperluan halaman Realisasi PO. Operasi – operasi dalam form transaksi PO ini adalah tambah, simpan, batal, dan edit data PO. PO Form transaksi PO ditunjukkan pada gambar 10.
Form realisasi PO digunakan melihat dan memasukkan data pengiriman kertas sesuai PO yang diterima dari central purchasing. Hasil input akan disimpan pada tabel realisasi PO. Operasi – operasi dalam form transaksi PO ini adalah cari data, tambah data, simpan data, edit data dan hapus data. Form realisasi PO ditunjukkan pada gambar 12.
Gambar 12. Form Realisasi PO Laporan outstanding CO berfungsi untuk menampilkan data outstanding CO atau sisa order CO, baik melalui monitor maupun hasil cetak
16
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERENCANAAN KEBUTUHAN BAHAN BAKU (STUDI KASUS: PT. SURYA RENGO CONTAINERS SEMARANG) printer. Laporan outstanding CO dapat diakses berdasarkan nomor CO atau setiap periode berdasarkan tanggal CO, seperti gambar 13.
4.2 Pengujian Sistem Pengujian untuk masing-masing use case menggunakan data yang sudah dipersiapkan sebelumnya dan membandingkan hasilnya dengan kriteria hasil pengujian. Beberapa hasil pengujian berdasarkan fungsi yang terdapat pada masingmasing use case dapat dilihat pada tabel 1. Tabel 1. Hasil Pengujian Id kas us uji UC‐ 1
Fungs i Siste m Login
UC‐ 2
Meng e‐lola maste r data
Fungsi Detail Sistem Login
Gambar 13. Hasil Laporan Outstanding CO Laporan outstanding PO berfungsi untuk menampilkan data outstanding PO atau sisa order PO, baik melalui monitor maupun hasil cetak printer. Laporan outstanding PO dapat diakses berdasarkan nomor PO atau setiap periode berdasarkan tanggal PO, seperti gambar 14.
Menam‐ bah data
Mengu‐ bah data Mengha pus data Mencari data UC‐ 3
Meng e‐lola tran‐ saksi (PO/C O)
Gambar 15. Hasil Laporan Kebutuhan Kertas
Mengu‐ bah data Mengha pus data
Gambar 14. Hasil Laporan Outstanding PO Laporan kebutuhan berfungsi untuk menampilkan data kebutuhan kertas, baik melalui monitor maupun hasil cetak printer. Laporan kebutuhan diperoleh dari data stok kertas yang dijumlahkan dengan data jumlah sisa order PO, kemudian dikurangi dengan data kebutuhan kertas berdasarkan CO. Hasil laporan kebutuhan ditunjukkan pada gambar 15.
Menam‐ bah data
Mencari data UC‐ 4
Mem‐ buat lapo‐ ran
Membu‐ at laporan Outstand ing data CO
Membu‐ at laporan Outstand ing data
Hasil yang diharapk an User dapat login ke sistem dan masuk ke menu utama Data dapat ditambah kan Data dapat diubah Data dapat dihapus Sistem dapat menemu kan data Data dapat ditambah kan Data dapat diubah Data dapat dihapus Sistem dapat menemu kan data Laporan dapat ditampil‐ kan dan dicetak sesuai dengan nomor CO maupun secara periode yang ditentu‐ kan Laporan dapat ditampil‐ kan dan dicetak
Hasil Pengujia n User dapat login ke sistem dan masuk ke menu utama Data dapat ditambah kan Data dapat diubah Data dapat dihapus Sistem dapat menemu kan data Data dapat ditambah kan Data dapat diubah Data dapat dihapus Sistem dapat menemu kan data Laporan dapat ditampil‐ kan dan dicetak
Laporan dapat ditampil‐ kan dan dicetak
Kesimpu lan Berhasil
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Berhasil
17
Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN:2087-0868, Volume 4 Nomor 2 Agustus 2013 Id kas us uji
Fungs i Siste m
Fungsi Detail Sistem PO
Membu‐ at laporan kebutuh‐ an
Hasil yang diharapk an sesuai dengan nomor PO maupun secara periode yang ditentu‐ kan Laporan dapat ditampil‐ kan dan dicetak sesuai dengan periode yang ditentu‐ kan
Hasil Pengujia n
Laporan dapat ditampil‐ kan dan dicetak
2. Kesimpu lan
Berhasil
Berdasarkan pelaksanaan pengujian, output dari sistem yang dirancang telah sesuai dengan yang diharapkan sehingga dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem informasi perencanaan kebutuhan bahan baku ini berhasil. 4.3 Pembahasan Berdasarkan simulasi sistem informasi perencanaan kebutuhan bahan baku selanjutnya dilakukan pembahasan terhadap sistem berjalan. Pembahasan dilakukan dengan melihat hubungan sistem dengan kebutuhan user terhadap informasi yang ingin didapatkan. Berdasarkan hasil penilaian pada simulasi sistem, pembahasan meliputi : 1. Kemudahan user dalam menghitung kebutuhan bahan baku. Berdasarkan gambar 8 (form transaksi CO) dan gambar 9 (form kebutuhan kertas) proses perhitungan kebutuhan bahan baku menjadi lebih mudah. Proses perhitungan kebutuhan bahan baku tidak lagi harus dilakukan dengan berdasarkan pemakaian sebelumnya seperti yang dilakukan pada sistem lama, dimana angka kebutuhan yang diperoleh tidak akurat, dikarenakan tidak mengacu pada order yang diterima. Berbeda dengan sistem lama, sistem informasi perencanaan kebutuhan bahan baku dapat memudahkan user dalam melakukan perhitungan kebutuhan bahan baku berdasarkan jumlah order (Confirmation of Order) yang telah dimasukan ke dalam sistem, hanya dengan sekali menekan tombol “buat kebutuhan kertas” pada gambar 8, user dapat mengetahui jumlah kebutuhan kertas untuk setiap nomor CO. Berdasarkan hasil dan simulasi di atas maka terbukti adanya kemudahan user dalam menghitung kebutuhan bahan baku untuk setiap order yang diterima.
18
3.
5.
Sistem informasi perencanaan kebutuhan bahan baku mempermudah user memperoleh data outstanding order. Sistem yang lama, outstanding order tidak terkontrol dengan baik, seperti untuk memperoleh data outstanding PO kertas, user harus meminta data tersebut ke bagian gudang, kemudian menyalin datanya menggunakan flashdisk, sedangkan untuk memperoleh data outstanding order CO, user harus meminta data tersebut ke bagian marketing, dan menyalinnya pula dengan menggunakan flashdisk, hal ini sangat tidak efisien. Sistem informasi perencanaan kebutuhan bahan baku yang dirancang dapat membantu mempermudah user dalam memperoleh data outstanding order PO atau outstanding order CO. User yang ingin memperoleh data dapat melihat atau mencetak informasi melalui sistem informasi kebutuhan bahan baku, seperti yang ditunjukkan pada gambar 13 (hasil laporan outstanding CO) dan 14 (hasil laporan outstanding PO). Hasil simulasi di atas membuktikan bahwa user dapat memperoleh data dengan cepat dan mudah, sehingga segala transaksi CO maupun PO dapat dikontrol kapan saja, mengingat data CO dan PO bisa berubah setiap harinya. Sistem informasi meningkatkan akurasi dalam menganalisa kebutuhan bahan baku. Berdasarkan gambar 15 (hasil laporan kebutuhan bahan baku) proses analisa kebutuhan bahan baku menjadi lebih mudah dan data yang diperoleh lebih akurat. Laporan kebutuhan yang disajikan oleh sistem dapat membantu user dalam mengolah perencanaan kebutuhan bahan baku, yang dapat membantu dalam merencanakan pembelian bahan baku untuk satu bulan. User juga dapat dengan mudah memperoleh data kebutuhan bahan baku ketika akan melaporkan kepada atasan. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan Kesimpulan yang didapat penulis dalam penelitian ini adalah : 1. Sistem informasi perencanaan kebutuhan bahan baku mempermudah staff PPIC (user) dalam menyusun kebutuhan bahan baku berdasarkan pada order yang diterima. 2. Sistem informasi perencanaan kebutuhan bahan baku mempermudah staff PPIC (user) dalam mengontrol dan memperoleh data outstanding order (Confirmation of Order/CO) ataupun (Purchase Order/PO). 3. Sistem informasi perencanaan kebutuhan bahan baku membantu staff PPIC (user) dalam memperoleh keakuratan data kebutuhan bahan baku. Hasil rancangan sistem juga memudahkan
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERENCANAAN KEBUTUHAN BAHAN BAKU (STUDI KASUS: PT. SURYA RENGO CONTAINERS SEMARANG) ser dalam merencanakan pembelian bahan baku dalam jangka waktu satu bulan. 5.2 Saran Berdasarkan hasil, pembahasan, dan kesimpulan yang telah diuraikan, maka saran dalam penelitian sebagai berikut : 1. Sistem masih perlu dikembangkan lagi agar fungsi-fungsi yang belum ada pada sistem bisa ditambahkan seperti data pemakaian bahan baku setiap kali ada pemakaian. 2. Jika memungkinkan sistem informasi perencanaan kebutuhan bahan baku dapat dikembangkan berbasis client/server, sehingga tiap bagian yang terkait dalam perencanaan kebutuhan bahan baku hingga penerimaan bahan baku dapat mudah memperoleh informasi.
Daftar Pustaka : Assauri, Sofyan. 1999. Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi revisi. Jakarta: LPFE UI Jakarta. Firdaus, Ahmad. 2008. Analisis Perencanaan Persediaan Bahan Baku (Studi Kasus PD. Gunung Mas Jambi): Jurnal Ilmiah Universitas Batanghari Jambi volume: 8 nomor: 2. Jambi. http://isjd.pdii.lipi.go.id/admin/ jurnal/8208712.pdf [17 Februari 2012] Prawirosentono, Suyadi. 2007. Manajemen Operasi (Operation Management) Analisis dan Studi Kasus. Jakarta : Bumi Aksara. Supriyanto, Aji. 2007. Pengantar Informasi. Jakarta: Salemba Infotek.
Teknologi
Winata, Widiawaty dan Abbas. 2008. Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku dengan Continuous Review System: Jurnal Piranti Warta volume: 11 nomor 2. Jakarta. http://isjd.pdii.lipi.go.id/admin/jurnal/11208180195. pdf [17 Februari 2012]
19
