Budi Widarsa Surya Dosen Program Studi Sistem Informasi STMIK Sumedang

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KONTRAK BERBASIS OBJEK DI BAGIAN PERENCANAAN DAN ADMINISTRASI KONTRAK PT. PLN J&P (PERSERO) – UNIT PRODUKSI CITARUM Budi Widarsa Surya Dosen Program Studi Sistem Informasi STMIK Sumedang [email protected] Abstrak Fungsi teknologi informasi (TI) akan semakin terasa manakala TI menjadi suatu solusi, ataupun menjadi alat pembantu yang dapat meringankan beban kerja manusia, dikala otak dan pikiran yang mempunyai keterbatasan sudah tidak dapat lagi mengerjakan pekerjaan yang banyak, monoton, butuh kecepatan, maupun butuh kecermatan berhitung. Mesin seperti halnya computer, dianggap dapat menanggulangi keterbatasan-keterbatasan tersebut. Disinilah nilai tambahnya, yang mengakibatkan TI menjadi tren untuk mempermudah dan mempercepat suatu pekerjaan. Penelitian ini membahas tentang Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kontrak berbasis Objek di Bagian Perencanaan dan Administrasi Kontrak PT. PLN J&P (Persero) – Unit Produksi Citarum. Struktur penulisannya merupakan hasil modifikasi template Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (gl01) milik Institut Teknologi Bandung (ITB), diharapkan akan lebih memperjelas struktur penulisan penelitian ini. Sistem informasi administrasi kontrak, mencatat keterhubungan antar surat masuk dan surat keluar sehingga didapat keterhubungan atau kesinambungan pekerjaan dari awal sampai dengan akhir, yaitu yang diawali dengan surat penawaran kerja sampai dengan keluarnya surat perintah kerja. Surat lain yang tidak terdapat keterhubungan tidak akan diproses untuk lebih lanjut, jadi hanya sebatas pencatatan saja. Namun pada administrasi kontrak, selain mencatat keterhubungan antar surat, didapati pula perhitungan pendapatan suatu pekerjaan sehingga fungsi monitoring dan evaluasi dapat terealisasi. Perancangan sistem dilakukan dengan pendekatan objek, meskipun pada implementasi masih menggunakan bahasa yang belum berbasis objek murni. Dalam persuratan, arsip fisik tidak dapat dihilangkan atau harus tetap ada karena merupakan bukti otentik yang sah. Jadi fungsi digitalisasi hanya sebatas kemudahan, kecepatan, dan ketepatan atau kecermatan, dan kesemuanya tidak terlepas dari kecekatan user dalam mengarsipkan manual dan digital. 1. Pendahuluan 1.1 Tujuan Mempermudah sistem pengarsipan surat terutama administrasi kontrak di Bagian Perencanaan dan Administrasi Kontrak PT. PLN (Persero) Jasa & Produksi – Unit Produksi Citarum dengan menggunakan komputerisasi.

Jurnal Infoman’s > Jurnal Ilmu-ilmu Manajemen dan Informatika STMIK Sumedang

12

1.2 Lingkup Masalah Sistem Informasi Administrasi Kontrak (SIAK) adalah perangkat lunak yang digunakan untuk melakukan proses pencatatan surat masuk dan surat keluar yang pada intinya adalah ingin mendapatkan keterhubungan antar surat tersebut, khususnya yang ada korelasinya dengan Surat Perintah Kerja (SPK). Dimulai dari surat masuk yang berupa surat penawaran harga, dibalas dengan surat keluar yang berupa surat permintaan penawaran harga, dan diakhiri oleh Surat Perintah Kerja (SPK) jika didapat kesepakatan kontrak. Setiap surat yang masuk diagenda kembali oleh bagian arsip sehingga mendapatkan nomor agenda, setiap surat keluar mendapatkan nomor agenda yang sekaligus sebagai nomor surat keluar, yang nantinya jika ditindaklanjuti akan dijawab surat masuk kembali namun berupa SPK. Hasil akhir diharapkan mendapat laporan tentang rakapitulasi pendapatan. Surat-surat lainnya diluar permintaan/penawaran harga tetap diarsipkan namun korelasinya tidak diproses lebih lanjut. Adapun model proses persuratan administrasi kontrak dapat digambarkan seperti pada gambar 1.1 berikut ini:

Surat Masuk (Penawaran Harga)

Surat Keluar (Permintaan Penawaran Harga)

Surat Perintah Kerja (SPK)

Gambar 1.1. Model Proses Persuratan Administrasi Kontrak 1.3 Definisi, Akronim dan Singkatan 1) Diagram Use Case adalah suatu diagram yang memperlihatkan hubunganhubungan yang terjadi antara aktor-aktor dengan use case – use case dalam sistem. 2) SIAK kepanjangan dari Sistem Informasi Administrasi Kontrak 3) Asman kepanjangan dari Asisten Manajer. 4) SPK kepanjangan dari surat perintah kerja, adalah surat legal yang menyatakan kesepakatan kedua belah pihak tentang kontrak pekerjaan yang telah disepakati. 5) SKPL-SIAK.UC-xx adalah kode yang merepresentasikan Use Case Diagram pada SIAK, dengan SIAK merupakan kode perangkat lunak, SIAK.UC adalah Use Case dan xx adalah digit/nomor urutan Use Case. 6) SKPL-SIAK.SD-xx adalah kode yang merepresentasikan Sequence Diagram pada SIAK, dengan SIAK merupakan kode perangkat lunak, SIAK.SD adalah Sequence Diagram dan xx adalah digit/nomor urutan Sequence Diagram. 7) UML adalah Unified Modeling Language, merupakan bahasa (notasi) pemodelan perangkat lunak berorientasi obyek. 2. Deskripsi Keseluruhan 2.1 Perspektif produk Perangkat lunak yang dibuat (disebut dengan SIAK) merupakan sebuah perangkat lunak yang digunakan untuk melakukan proses pencatatan surat masuk dan surat


13

keluar yang bertujuan untuk merangkaikan suatu pekerjaan menjadi satu rangkaian kesatuan yang utuh. Pada akhirnya akan memudahkan kontrol terhadap suatu pekerjaan tertentu, yang nantinya akan memudahkan para pengambil keputusan untuk pengembangan lebih lanjut. SIAK terdiri dari sembilan bagian utama: 1. Level autentifikasi: berfungsi sebagai autentifikasi pengguna yang terlibat dalam sistem. 2. Pengisian form Surat Keluar: berfungsi sebagai pengisian komponenkomponen surat keluar, didalamnya sudah termasuk browse, hapus, input, edit, tampil data. Didalamnya terdapat proses pengkaitan Surat penawaran harga dengan surat permintaan penawaran harga, termasuk operasi-operasi data didalamnya 3. Pengisian form Surat Masuk: berfungsi sebagai pengisian komponenkomponen surat masuk, didalamnya sudah termasuk browse, hapus, input, edit dan tampil data. 4. Pengisian form Surat Masuk (SPK): berfungsi sebagai pengisian komponenkomponen surat masuk berupa SPK, didalamnya sudah termasuk browse, hapus, input, edit dan tampil data. Didalamnya ada pula proses pengkaitan antara surat permintaan penawaran harga dengan SPK, termasuk operasioperasi sederhana untuk mendukung proses pengkaitan itu. 5. Pengisian form Surat Permintaan Penawaran Harga: berfungsi sebagai pengisian komponen-komponen surat masuk, didalamnya sudah termasuk browse, hapus, input, edit dan tampil data. 6. Pengisian form User: berfungsi untuk mendaftarkan user-user yang berhak mengakses basis data/aplikasi. Hanya user sebagai admin yang dapat mengakses form ini. 7. Pengisian form Jenis Surat: berfungsi untuk mendaftarkan jenis surat. Hanya user sebagai admin yang dapat mengakses form ini. 8. Form Pencarian surat: berfungsi untuk mencari baik surat masuk maupun surat keluar. 9. Melihat laporan pengendalian pemasaran: berfungsi untuk melihat keterkaitan antara permintaan penawaran harga, penawaran harga dan SPK termasuk jumlah uangnya. Sehingga tiap pekerjaan yang telah keluar SPKnya dapat terkontrol dengan baik. SIAK dapat digambarkan dalam bentuk diagram blok seperti yang ditujukkan pada gambar 2.1. Aplikasi SIAK

ADO (Access Data Object)

DB Surat

Gambar 2.1. Gambaran Abstrak Proses Perangkat Lunak SIAK.


14

Arsitektur pada gambar 2.1. DBMS yang digunakan adalah MS Access 2003 dengan pertimbangan kemudahan, keringanan, dan ke-familiar-an user awam jika terjadi query mendadak, DB Engine yang dipakai sebagai antar muka adalah ADO (Access Data Object) dengan driver MS Jet v3.01 dengan pertimbangan kesamaan satu produk yaitu Microsoft sehingga diharapkan akan mengurangi bugs ditataran database engine. Development tool yang dipakai untuk membangun aplikasi SIAK adalah Borland Delphi 7, dikarenakan bahasa pemrograman pascal yang lebih terstruktur, mudah dimengerti dan lebih mudah dipelajari. Aplikasi ini adalah berupa aplikasi desktop. Meskipun demikian, aplikasi ini dapat digunakan untuk aplikasi Client Server, yang pada kenyataan nantinya sisi client hanya diperuntukan untuk para user guest sehingga hanya dapat mengakses form pencarian surat dan laporan saja. Aplikasi ini hanya dapat dijalankan pada sistem operasi MS Windows. 2.2 Fungsi Produk SIAK terdiri dari sembilan fungsi utama berdasrkan fungsi user: A. Administrator/Sekertaris Asman dan Supervisor 1. Level autentifikasi (SKPL.SIAK.UC-001): berfungsi sebagai autentifikasi pengguna yang terlibat dalam sistem. 2. Pengelolaan Surat Keluar (SKPL.SIAK.UC-002): berfungsi sebagai pengisian komponen-komponen surat keluar, didalamnya sudah termasuk browse, hapus, input, edit dan tampil data. Termasuk didalamnya disediakan tools untuk proses pengkaiatan antara surat penawaran harga dengan surat permintaan penawaran harga. 3. Pengelolaan Surat Masuk (SKPL.SIAK.UC-003): berfungsi sebagai pengisian komponen-komponen surat masuk, didalamnya sudah termasuk browse, hapus, input, edit dan tampil data. 4. Pengelolaan SPK (SKPL.SIAK.UC-004): berfungsi sebagai pengisian komponen-komponen surat masuk berupa SPK, didalamnya sudah termasuk browse, hapus, input, edit dan tampil data. 5. Pengelolaan Surat Permintaan Penawaran Harga (SKPL.SIAK.UC-005): berfungsi sebagai pengisian komponen-komponen surat masuk, didalamnya sudah termasuk browse, hapus, input, edit dan tampil data. Termasuk didalamnya disediakan tools untuk proses pengkaiatan antara surat permintaan penawaran harga dengan SPK. 6. Pengeloaan User (SKPL.SIAK.UC-006): berfungsi untuk mendaftarkan user-user yang berhak mengakses basis data/aplikasi. Hanya user sebagai admin yang dapat mengakses form ini. 7. Pengelolaan Jenis Surat (SKPL.SIAK.UC-007): berfungsi untuk mendaftarkan jenis surat. 8. Pencarian surat (SKPL.SIAK.UC-008): berfungsi untuk mencari baik surat masuk maupun surat keluar. 9. Melihat laporan pengendalian pemasaran (SKPL.SIAK.UC-009): berfungsi untuk melihat keterkaitan antara permintaan penawaran harga,


15

penawaran harga dan SPK. Sehingga tiap pekerjaan yang telah keluar SPKnya dapat terkontrol dengan baik. B. Asman 1. Level autentifikasi (SKPL.SIAK.UC-001): berfungsi sebagai autentifikasi pengguna yang terlibat dalam sistem. 2. Pencarian surat (SKPL.SIAK.UC-008): berfungsi untuk mencari baik surat masuk maupun surat keluar. 3. Melihat laporan pengendalian pemasaran (SKPL.SIAK.UC-009): berfungsi untuk melihat keterkaitan antara permintaan penawaran harga, penawaran harga dan SPK. Sehingga tiap pekerjaan yang telah keluar SPKnya dapat terkontrol dengan baik. 2.3 Karakteristik Pengguna Pengguna perangkat lunak SIAK adalah karyawan (sekertaris Asman), dan para pimpinan yang dihubungkan dengan hak akses dan level autentifikasi sesuai dengan kebutuhan dan aturan yang terdapat pada organisasi. 2.4 Batasan-batasan 1. Perangkat lunak dikembangkan secara terbatas berbasis Desktop. 2. Perangkat lunak ini dapat dijalankan pada jaringan terbatas. 3. Untuk surat masuk, nomor agenda yang merupakan penomoran intern perusahaan tidak diinputkan, jadi penomoran yang diolah adalah penomoran asli dari pihak pengirim surat. 4. Pada kenyataannya tidak semua SPK mempunyai surat penawaran harga maupun surat permintaan penawaran harga. Jadi tidak mesti selalu melalui proses persuratan pada umumnya. Namun SPK pasti melalui proses persuratan. 2.1 Asumsi dan Ketergantungan Asumsi yang digunakan SIAK adalah: 1. Surat masuk dapat berupa surat penawaran harga dan Surat Perintah Kerja (SPK), dan mempunyai kunci utama yang sama dan terurut secara ascending. 2. Surat permintaan penawaran harga adalah berupa surat keluar. 3. Program dibuat dalam bahasa pemrograman Borland Delphi dengan memanfaatkan teknologi ActiveX Data Object. 4. Keterhubungan yang terjadi antar surat yang dikehendaki adalah bahwa surat penawaran harga dibalas surat permintaan harga, jika sepakat maka dibuatkan kontrak melalui SPK. 3. Deskripsi Keseluruhan Kebutuhan Antar Muka Eksternal Antar Muka Pemakai SIAK dikembangkan dalam bentuk graphical user interface (GUI) dalam ukuran tampilan minimal lebih baik menggunakan resolusi 800 x 600 pixel. Perangkat lunak ini dilengkapi dengan menu untuk pengaksesan berbagai fungsi yang disediakan.


16

Interaksi antara pengguna dan perangkat lunak dilakukan dengan menggunakan keyboard dan mouse. Ada beberapa fungsi yang hanya bisa dilakukan dengan mouse dan ada yang bisa dilakukan baik dengan keyboard dan mouse (misalnya pengaksesan menu). Antar Muka Perangkat Keras Kebutuhan minimum perangkat keras yang dapat digunakan adalah: 1. PC IBM Compatible dengan memory 64 MB, processor Intel Pentium 2. Monitor VGA yang dapat menampilkan resolusi minimum 800 x 600 pixel. 3. Keyboard dan mouse untuk interaksi antara pengguna dengan sistem. Semua perangkat keras yang digunakan merupakan perangkat standar dalam sistem komputer. Antar Muka Perangkat Lunak Perangkat lunak yang diperlukan oleh SIAK adalah Sistem Operasi Windows. Kebutuhan Fungsional 3.2.1. Diagram Use Case

Gambar 3.1 Use Case Sistem untuk Sekertaris Asman dan Supervisor


17

Gambar 3.2 Use Case Sistem untuk Asman

3.2.2. Spesifikasi Rinci Use Case Berikut adalah beberapa contoh scenario proses ataupun spesifikasi rinci dari beberapa use case yang ada: 3.2.2.1.

Fungsi Autentifikasi (SKPL.SIAK.UC-001) Fungsi ini digunakan untuk pemberian otorisasi dan hak akses terhadap pengguna yang akan menggunakan sistem dengan memasukan username dan password yang telah terdaftar pada basis data sistem. Skenario yang dapat dibuat untuk fungsi level autentifikasi adalah:

Identifikasi Nomor Nama Tujuan

SKPL-SIAK.UC-001 Level Autentifikasi Memberikan hak akses pengguna terhadap sistem dengan melakukan validasi terhadap username dan password yang dimasukan oleh pengguna.

Deskripsi Tipe Primary, Essential Aktor Sekertaris Asman, Asman, Supervisor Skenario Utama Kondisi Awal Aksi Aktor Reaksi Sistem 1. Memasukan username, 2. SIAK akan menampilkan username dan password. password dan jabatan Untuk password ditampilkan dalam bentuk kode ‘*’ pada layar untuk jaminan keamanan. 3. Pengguna melakukan 4. SIAK melakukan validasi terhadap username dan konfirmasi persetujuan password yang telah dimasukan oleh pengguna terhadap username dan dengan melakukan pengecekan pada basis data. password yang telah dimasukan


18

Kondisi Akhir

Jika pada akhir interaksi username dan password yang dimasukan pengguna valid maka pengguna dapat melakukan simulasi terhadap SIAK sesuai dengan hak otoritas yang diberikan. Jika tidak valid salah satu diantaranya maka SIAK tidak akan melakukan apa-apa, atau tidak berpindah ke state lain. Jika tidak diisi salah satu diantaranya maka SIAK akan menampilkan pesan konfirmasi bahwa username atau password belum diisi dan dipersilahkan untuk mengulang lagi dengan memasukan username dan password

Deskripsi Data No_Urut

No_Urut

Surat Keluar

1

No_Urut

No_Urut

1

Menjawab

Surat Masuk

1

IS A No_Urut

1

Dijawab

SPK

Surat Masuk Biasa

Surat Penawaran Harga

No_Urut

Gambar 3.3 Diagram ER Kamus Data Surat Keluar = {No_Urut_SK, id_surat, Tanggal, No_Agenda, Wilayah, Perihal, keterangan, Nilai Penawaran, Nilai_Penawaran1} SPK = {No_Urut_SPK, No_Surat_Asal, Tgl_Surat_Asal, Asal_Surat, Perihal, Nilai_Penawaran, Tgl_Kontrak, Tgl_Akhir_Kontrak,Tgl_Selesai_Pekerjaan, Nilai, Progress, No_SPKI, Tgl_SPKI,Nilai_SPKI, Tgl_Selesai_SPKI, Modal_Kerja, Realisasi, CM, Tagihan, Tgl_Tagihan} Surat_Penawaran = {No_Urut_SP, id_surat, Tanggal, No_Agenda, Wilayah, Perihal, keterangan, No_Surat_Asal, Tgl_Asal_Msk} Surat_Masuk = {No_Urut_SM, id_surat, Tanggal, No_Agenda, Wilayah, Perihal, Keterangan, No_Surat_Asal, Tgl_Asal_Msk} Trans_kluar_SPK = {No_Urut_Keluar, No_Urut_SPK} Trans_msk_klr = {No_Urut_SK, No_Urut_SM}


19

Pembahasan Aplikasi Untuk dapat menjalankan aplikasi ini, user cukup hanya mengeklik dua kali pada file exe-nya dan form pertama yang muncul adalah merupakan form login, yang berfungsi untuk proses autentifikasi user, dimana user yang telah terdaftar dapat terus melakukan proses-proses selanjutnya. Berikut adalah tampilan formnya :

Gambar 4.1 Form Login Pada form login, user akan diminta untuk memasukan user name dan password, jika diterima, user akan masuk ke menu selanjutnya :

Gambar 4.2 Form menu pilihan


20

Disini user akan diberi pilihan dalam bentuk combobox, pilihannya bermacam tergantung keutuhan user, diantaranya ada surat masuk, surat keluar, SPK, Surat Permintaan Penawaran Harga. Berikut form-formnya untuk masing-masing pilihan menu :

Gambar 4.3 Form Surat Masuk Form surat masuk berfungsi sebagai formulir isian untuk mengolah data surat masuk, yang meliputi no surat asal, tanggal asal surat, asal surat, perihal, dan progress. Untuk no urut dibuat secara otomatis oleh sistem sehingga mempermudah user dalam menginput data. Sedangkan formulir isian untuk SPK adalah seperti dibawah ini, isiannya hampir sama namun lebih banyak dan karena harus ada keterkaitan dengan surat lain, di form ini diberi fasilitas untuk mengkaitkan antar surat.

Gambar 4.4 Form Surat Perintah Kerja (SPK) Di bawah ini ada dua buah form isian untuk mendata surat keluar dan surat penawaran harga, yang paling signifikan membedakan diantara dua form ini adalah fasilitas untuk mengkaitkan surat.


21

Gambar 4.5 Form Surat Keluar

Gambar 4.6 Form Surat Permintaan Penawaran Harga

Yang tidak kalah pentingnya dari form-form diatas adalah, form untuk pencetakan laporan seperti dibawah ini, dibagi menjadi tiga bagian menjadi laporan seluruh kegiatan, berdasarkan wilayah, dan berdasarkan tanggal. Gambar 4.8 menunjukan contoh laporan yang dibuat.


22

Gambar 4.7 Form Laporan Pengendalian Pemasaran

Gambar 4.8 Form Laporan Pengendalian Form terakhir yang tidak kalah pentingnya adalah form pencarian, form ini dibuat sesederhana mungkin jadi cukup mengetikan pencarian yang dimaksud pada isian wilayah atau perihal maka grid akan otomatis mensortir dan bahkan mengarah hampir ke yang spesifik untuk berbagai jenis surat. Form pencarian dan pelaporan inilah yang dapat dimasuki sampai level asman, karena asman sesekali memerlukan informasi surat dan pelaporan.


23

Gambar 4.9 Form Pencarian Kesimpulan Kesimpulan yang didapat dari rancang bangun sistem informasi administrasi kontrak ini adalah dengan adanya sistem ini lebih mempermudah sistem pengarsipan surat terutama administrasi kontrak di Bagian Perencanaan dan Administrasi Kontrak PT. PLN (Persero) Jasa & Produksi – Unit Produksi Citarum, sehingga proses pencarian arsip menjadi lebih cepat, pelaporan untuk kegiatan monitoring dan evaluasi lebih mudah tercapai untuk suatu pekerjaan tertentu dan user akan lebih dipermudah proses pengerjaannya. Referensi 1) Adi Nugroho, Rational Rose untuk Pemodelan Berorientasi Objek, Andi Offset, 2005 2) Budi Widarsa Surya, Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kontrak di Bagian Perencanaan dan Administrasi Kontrak PT. PLN J&P (Persero) – Unit Produksi Citarum, STMIK Sumedang (karya Imiah tidak terpublikasikan), 2008. 3) GL01, Template Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak, Jurusan Teknik Informatika-ITB. 4) Mike O’Docherty, Object Oriented Analysis and Design (Understanding System With UML 2.0), John Wiley & Sons, 2002 5) Roger S. Pressman, Software Engineering - A Practitioner's Approach Fifth Edition, McGraw- Hill, 2001


24

Budi Widarsa Surya Dosen Program Studi Sistem Informasi STMIK Sumedang

Recommend Documents