PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM PENGADAAN LANGSUNG UGM UNTUK USER PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN (PPK) Menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Setelah ditugaskan oleh Pejabat pada unit kerja, agar pengadaan dapat berjalan PPK wajib menyusun HPS. Dimulai dari Halaman Depan, klik login
Login sebagai PPK dengan cara memasukkan Username dan Password pada bagian yang tersedia, kemudian klik login
Halaman menu utama PPK yang akan ditampilkan jika login berhasil adalah seperti gambar berikut:
Klik Edit Profile untuk mengganti atau melengkapi data profile serta pengganti password. Masukan data profile dan klik ganti untuk mengganti data profile. Klik tab Ganti Password untuk mengganti password
Masukan password lama, password baru beserta konfirmasinya, setelah semuanya benar klik Ganti Password. Klik Kembali untuk kembali ke halaman menu utama.
Klik menu Pejabat Pembuat Komitmen
Selanjutnya akan muncul dua tombol, klik daftar paket.
Selanjutnya akan muncul tampilan berupa daftar paket pekerjaan yang telah ditugaskan kepada PPK tersebut dari Unit Kerja (Dekan/yang ditugaskan). Klik Nama Paket Pekerjaan yang akan diinputkan rincian Harga Perkiraan Sendiri (HPS).
Untuk mengisi HPS klik tab Input HPS Barang, selanjutnya data unit kerja (pada menu dropdown), nama barang, spesifikasi, kuantitas, satuan dan harga satuan diinputkan dalam form yang telah tersedia, kemudian klik simpan. Jika proses berhasil akan terdapat pemberitahuan bahwa data telah berhasil disimpan dan form isian HPS kembali kosong. PPK dapat mengisikan data HPS berikutnya.
Jika jumlah item pada HPS terlalu banyak dan menyulitkan PPK untuk menginput satu per satu. PPK dapat menggunakan tab Unggah HPS. Klik kata disini yang berwarna merah untuk mengunduh template. Isi template sesuai HPS dan simpan. Klik Browse untuk mencari file template yang sudah diisi sesuai HPS. Klik Open, maka data sudah terisi pada tab Data HPS barang
Data HPS yang sudah diinputkan satu persatu atau diunggah menggunakan template berupa file microsoft excel dapat dilihat di Tab Data HPS Barang. Gambar pensil di sisi kanan digunakan untuk mengedit data, sedangkan gambar silang untuk menghapus data.
Untuk jenis pengadaan jasa konsultansi dan jasa lainnya PPK harus mengisi Output Pekerjaan. Sedangkan untuk jenis pekerjaan jasa konstruksi PPK harus melengkapi Input Bahan/Material dan Output Pekerjaan. Tab Jadwal akan terisi jika panitia telah mengisikan jadwal, jadwal ini dapat digunakan PPK untuk memantau pelaksanaan pengadaan dan penyelesaian pekerjaan.
Untuk mendokumentasikan survey harga, PPK dapat mengunggah file-file survey pada Tab Unggah Dokumen Survey. Klik browse untuk mencari file yang akan diunggah. Tanda tambah digunakan untuk menambah slot dokumen yang akan diunggah. Tombol upload digunakan untuk mengunggah. Dan tanda silang digunakan untuk menghapus.
Buka Tab Data HPS pada bagian bawah terlihat bahwa secara otomatis sistem menghitung PPN 10%. Isikan pembulatan HPS pada kolom tersedia dan klik simpan. Setelah PPK menyelesaikan seluruh isian maka pada Tab Data HPS akan muncul tombol “Kirim HPS ke Pejabat Pengadaan”, pastikan semua data benar dan klik tombol tersebut maka pengadaan dapat dilihat dan diproses oleh Pejabat Pengadaan. Setelah tombol “Kirim HPS ke Pejabat Pengadaan” data HPS tidak dapat diedit oleh PPK.
Kontrak Setelah proses pengadaan langsung selesai yang ditandai dengan penetapan pemenang. Tugas PPK adalah mencetak dan menandatangani Surat Perintah Kerja (SPK) dan Surat Pesanan (SP) untuk pengadaan barang atau Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) untuk pengadaan Jasa Klik menu Pejabat Pembuat Komitmen
Selanjutnya akan muncul dua tombol, klik Tombol Cetak Dokumen.
Klik gambar pinter di sisi kanan, akan muncul pop-up untuk mengisikan nomor dan tanggal SPK, SP/SPMK dan lampiran. Setelah klik simpan tutup pop-up, klik gambar printer kembali, akan muncul dokumen SPK atau SP/SPMK dalam bentuk microsoft word. Tombol panah hijau berfungsi sebagai tombol unggah dokumen yang telah ditandatangani. Pada dokumen SPK yang dibuat oleh sistem terdapat QR code untuk menandai bahwa dokumen SPK tersebut dicetak oleh simpel. Setelah PPK mencetak SPK, SP/SPMK dan Lampiran, tugas selanjutnya pada Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP).
