PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM PENGADAAN LANGSUNG UGM UNTUK USER PEJABAT PENGADAAN Proses Pengadaan Langsung Dimulai dari Halaman Depan, klik login
Login sebagai Pejabat Pengadaan dengan cara memasukkan Username dan Password pada bagian yang tersedia, kemudian klik login
Halaman menu utama Pejabat Pengadaan yang akan ditampilkan jika login berhasil adalah seperti gambar berikut:
Klik Edit Profile untuk mengganti atau melengkapi data profile serta pengganti password. Masukan data profile dan klik ganti untuk mengganti data profile. Klik tab Ganti Password untuk mengganti password
Masukan password lama, password baru beserta konfirmasinya, setelah semuanya benar klik Ganti Password. Klik Kembali untuk kembali ke halaman menu utama.
Klik menu Pejabat Pengadaan
Selanjutnya akan tampil daftar paket yang menjadi tugas bagi Pejabat Pengadaan tersebut. Klik bulatan hijau di sisi kanan untuk memproses masing-masing paket pengadaan langsung.
Selanjutnya akan muncul tampilan sebagai berikut. Klik Data Pengadaan Langsung untuk memulai proses pengadaan langsung.
Selanjutnya akan muncul tampilan sebagai berikut. Klik Syarat Kualifikasi untuk mengisikan persyaratan kualifikasi peserta pengadaan langsung.
Isikan syarat kualifikasi pada form yang tersedia, pilih syarat-syarat yang sesuai dengan pengadaan yang bersangkutan dengan cara mengklik check box, klik simpan untuk menyimpan data. Klik kembali untuk kembali ke sub menu Data Pengadaan Langsung. Pada penyesuaian simpel versi 1.6-NG sudah tidak mensyaratkan pajak 3 bulan terakhir, hanya NPWP dan SPT tahun terakhir.
Klik Jadwal Pengadaan Langsung
Isikan jadwal pengadaan langsung pada form yang telah tersedia. Klik simpan untuk menyimpan jadwal. Klik kembali untuk kembali ke sub menu Data Pengadaan Langsung.
Selanjutnya klik menu survey harga
Tombol Kirim Kembali HPS ke PPK untuk Revisi dapat digunakan jika pejabat pengadaan melakukan survey ulang dan HPS PPK terpaut jauh dari harga real di pasaran. Tombol ini juga dapat digunakan jika PPK salah menginput HPS dan meminta pejabat pengadaan untuk mengirim kembali HPS. Pada SIMPEL versi 1.6-NG juga secara otomatis menambahkan PPN 10% pada pengadaan selain pengadaan barang.
Klik tab Input Survey Harga Barang untuk melakukan input. Pejabat Pengadaan dapat menggunakan survey PPK dengan mengklik “Lihat Survey HPS PPK”. Isi form survey yang tersedia sesuai hasil survey Pejabat Pengadaan. Jika Pejabat Pengadaan menyetujui hasil survey cukup klik “Salin HPS PPK”. Unggah bukti survey ke form yang tersedia, lalu klik simpan. Akan ada pemberitahuan data berhasil di simpan dan form survey kembali kososng untuk mengisikan hasil survey berikutnya. Hasil survey yang telah tersimpan akan nampak di Tab Survey Harga Barang. Klik kembali untuk kembali ke sub menu Data Pengadaan Langsung. Klik kembali.
Klik kembali hingga tampilan menu seperti di bawah ini kemudian klik menu Data Kualifikasi Rekanan untuk memilih rekanan/penyedia.
Klik Tab Pilih Calon Penyedia, Isikan nama penyedia, maka sistem akan mengecek ada tidaknya data penyedia di dalam database sistem. Jika ada nama yang sesuai klik lalu klik detail
Detail data penyedia akan muncul jika sudah sesuai klik pilih
Jika data penyedia tidak ditemukan, Pejabat Pengadaan mengisikan data penyedia tersebut pada Tab Input Calon Penyedia Baru, kemudian klik simpan. Setelah itu memilih data yang sudah diinputkan di Tab Pilih Calon Penyedia.
Tab Daftar Mitra digunakan untuk melihat daftar penyedia yang sudah pernah melaksanakan pekerjaan langsung di lingkungan UGM.
Klik kembali hingga tampilan menu seperti di bawah ini kemudian klik menu Cetak Dokumen Pengadaan Langsung untuk mencetak undangan dan dokumen pengadaan langsung.
Isikan Nomor Undangan dan tanggal di form yang tersedia, klik simpan, selanjutnya tombol simpan hilang menjadi tombol cetak dan unggah. Pejabat Pengadaan dapat mencetak dokumen berupa file microsoft word dan mengunggah Undangan yang sudah ditandatangani sebagai back-up/arsip digital. Klik Tab Dokumen Pengadaan Langsung untuk mencetak dokumen tersebut.
Isikan Nomor Dokumen Pengadaan Langsung dan kelengkapan lainnya di form yang tersedia, klik simpan, selanjutnya tombol simpan hilang menjadi tombol cetak dan unggah. Pejabat Pengadaan dapat mencetak dokumen berupa file microsoft word dan mengunggah Dokumen Pengadaan yang sudah ditandatangani sebagai back-up/arsip digital. Klik kembali untuk kembali ke sub menu Data Pengadaan Langsung.
Selanjutnya Klik kembali untuk kembali ke menu Pejabat Pengadaan
Isikan data pembukaan penawaran dalam form yang telah tersedia. Jika daftar harga mempunyai jumlah item yang banyak, dapat menggunakan menu template dengan cara unduh file excel pada link tersedia. Isi file tersebut simpan, Browse file tersebut dan klik upload.
Selanjutnya akan muncul tombol unggah dokumen penawaran, unggah dokumen penawaran yang telah discan, dan lakukan evaluasi kualifikasi. Isikan sesuai data, klik simpan. Setelah disimpan muncul tombol cetak berita acara pembukaan penawaran dan unggah dokumen berita acara pembukaan penawaran yang sudah ditandatangani sebagai back-up/arsip digital.
Untuk jenis pekerjaan selain barang sistem secara otomatis menambahkan PPN 10% dan terdapat tombol Input material bahan yang nantinya akan dimunculkan pada tahap evaluasi teknis
Klik Tab Evaluasi Administrasi. Cek kelengkapan administrasi penawaran dan isikan pada form tersedia. Jika tidak memenuhi keterangan harus diisi. Klik simpan.
Klik Tab Evaluasi Teknis untuk melakukan evaluasi teknis, isi sesuai Dokumen Pengadaan Langsung dan data surat penawaran. Klik simpan.
Klik Tab Evaluasi Harga. Lihat prosentase perbandingan masing-masing harga satuan dengan harga satuan HPS, lakukan negosiasi dengan pertimbangan harga tidak timpang. Isikan hasil negosiasi pada kolom yang tersedia. Jika jumlah item barang banyak dapat menggunakan tombol salin Harga Satuan Penawar, lalu edit item yang dinegosiasi. Isikan Nomor dan Tanggal Berita Acara Negosiasi dan Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung. Klik simpan.
Pada jenis pengadaan selain barang akan muncul PPN 10% yang secara otomatis dihitung dan ditambahkan oleh sistem. Selain itu terdapat pembulatan harga nego yang harus diisikan oleg pejabat pengadaan.
Selanjutnya akan muncul notifikasi bahwa data telah berhasil disimpan. Di bagian bawah muncul tombol cetak berita acara dan unggah.
Klik Tab Evaluasi Akhir Barang, tetapkan penyedia sebagai pemenang dengan mengklik tombol penetapan pemenang.
Selanjutanya bagian bawah muncul tombol Cetak Surat Penetapan Pemenang, Unggah Surat Penetapan Pemenang, Cetak Pengumuman Pemenang dan Unggah Pengumuman Pemenang. Klik tombol cetak dokumen yang diinginkan, masukkan nomor dan tanggal surat. Tutup jendela yang muncul, klik kembali tombol cetak untuk mencetak dokumen tersebut. Setiap selesai menggunakan aplikasi ini, klik logout.
