PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGADAAN LANGSUNG. (SIMPeL) Versi UNTUK PPK

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 3.0.0 – PPK

Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan

Pusat Layanan Pengadaan Secara Elektronik

PETUNJUK PENGGUNAAN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGADAAN LANGSUNG (SIMPeL) Versi 3.0.0 UNTUK PPK

Gd. Juanda II Lt.17 Jl. Wahidin I No.1 Jakarta 10710

Telp. (021)3512214, Fax. (021)3512219

Copyright© 2015 Pusat LPSE

1


1. Pendahuluan

Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung yang disingkat menjadi SIMPeL, antara lain dilatarbelakangi oleh adanya kesulitan dalam melakukan pemantauan dan reporting pelaksanaan pengadaan langsung, karena saat ini pengadaan langsung masih dilaksanakan secara manual dan belum dilakukan melalui sistem. Padahal saat ini sebagian besar pengadaan dilakukan melalui pengadaan langsung. Hal ini sejalan dengan peningkatan batasan pengadaan langsung, yaitu sesuai Perpres 70 tahun 2012, batasan nilai untuk pengadaan langsung yang semula sampai dengan 100 juta menjadi 200 juta untuk pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya, dan pengadaan jasa konsultansi sampai dengan 50 juta. Oleh karena itu, Pembangunan sistem ini, diharapkan dapat memfasilitasi hal tersebut melalui sentralisasi data pengadaan langsung.

Disamping hal di atas, sejalan dengan reformasi pengadaan dan reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Keuangan, pembangunan sistem ini juga diharapkan dapat meningkatkan transparansi dan akuntabilitas pengadaan langsung, melakukan manajemen database hasil pengadaan langsung yang baik, yaitu dari sisi pengkatagorisasian barang yang dapat dikembangkan untuk katalog dan analisa standar biaya, database penyedia untuk pengembangan vendor management pengadaan langsung, serta memudahkan aparat pengawas internal dalam melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengadaan langsung. Berdasarkan hal di atas, secara keseluruhan pembangunan sistem ini bertujuan untuk meningkatkan efektifitas, efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas pelaksanaan pengadaan langsung.

1.1 PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) Berdasarkan Perpres 70 tahun 2012, PPK adalah pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

Dalam Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung (SIMPeL), PPK mempunyai wewenang, sebagai berikut :

a. Merekam data paket dan HPS Pengadaan mengirimkannya ke Pejabat Pengadaan.

Langsung

dengan

SPK,

serta

b. Memantau pelaksanaan pengadaan langsung dengan SPK


2


2. Memulai Aplikasi

2.1 Akses ke dalam Aplikasi SIMPeL

PPK mendapatkan kode akses (user id dan password) dari Admin Satker atau Subadmin Satker (khusus pada Kantor Pusat), berdasarkan Surat Penunjukan sebagai PPK.

Untuk masuk ke dalam aplikasi SIMPeL, pada halaman utama ketik user id dan password, kemudian klik tombol

. Pada menu ini juga terdapat tombol “lupa

password” yang digunakan apabila PPK lupa password untuk login. Untuk menggunakan tombol “lupa password” ini, pengguna akan diminta untuk memasukkan alamat email yang terdaftar di sistem, kemudian sistem akan memverifikasi kebenaran alamat email tersebut dan mengirimkan link untuk masuk ke menu perubahan password. Selanjutnya pengguna diminta untuk memasukkan password yang baru.


3


3. Penjelasan Fitur dan Fungsi

Setelah berhasil login, akan tampil halaman yang berisi menu yang dapat digunakan oleh PPK untuk dapat menjalankan proses di aplikasi SIMPeL.

3.1 Menu Pengadaan Langsung dengan SPK Menu ini digunakan untuk melakukan proses pengadaan langsung dan memonitor pelaksanaan pengadaan langsung berdasarkan status pelaksanaan pengadaan, yaitu “draft“

yang berarti paket pengadaan langsung tersebut masih draft, belum dikirim ke pejabat pengadaan, “sent” yang berarti paket pengadaan langsung sudah dikirim ke pejabat pengadaan, “process” yang berarti paket pengadaan langsung sedang berjalan (dalam proses), dan “close” yang berarti paket pengadaan langsung tersebut telah selesai dilaksanakan dan telah diumumkan penyedianya.


4


3.2 Menu Ganti Password

Menu ini digunakan untuk mengubah password sesuai yang diinginkan untuk keperluan keamanan dan kemudahan mengingat.

3.3 Proses Pengadaan Langsung

3.3.1 Membuat Paket dan Mengirimkan ke Pejabat Pengadaan

Untuk membuat paket klik menu pengadaan langsung dengan SPK, selanjutnya akan muncul daftar seluruh paket pengadaan langsung, baik yang masih proses maupun yang sudah selesai. Untuk membuat paket baru klik tombol

, dan

kemudian muncul form pengisian data paket. Pengisian data paket ini terdiri dari 2 tahap, yaitu perekaman data paket dan detil/rincian barang/pekerjaan.

1. Input Data Paket

a. Klik tombol add new untuk membuat paket spk

Copyright © 2015 Pusat LPSE

5


b. Mengisi detail paket SPK sesuai dengan form pada aplikasi SIMPeL. Setelah lengkap klik tombol add.

Untuk file pendukung, unggah rincian barang/jasa yang dibutuhkan. Untuk survey harga ppk, unggah file/dokumen hasil dari pencarian sumber harga oleh PPK baik dari sumber internet, atau sumber lain yang dapat dipertanggung jawabkan. Untuk ppn, terdapat dua pilihan yaitu 10% dan tidak dikenakan pajak. Tidak dikenakan pajak diperuntukan untuk pengadaan yang diperuntukan kepada penyedia yang tidak dikenakan pajak. c. Setelah di klik tombol add maka akan tampil seperti tampilan dbawah ini. Jika setelah dicek kembali terdapat kesalahan, maka PPK dapat melakukan update data dengan melakukan klik tombol update.


6


d. Input detail dari paket pengadaan langsung. PPK melakukan klik pada tombol add detail. e. PPK mengisikan detail paket pengadaan. Setelah selesai klik tombol add. f.

Setelah detail dimasukan, tampilan akan seperti ini.

PPK mengirim paket kepada Pejabat Pengadaan dengan klik tombol klik


7


g. PPK memilih Pejabat Pengadaan (jika lebih dari satu) yang akan melakukan pekerjaan dan menuliskan pesan pengiriman. Setelah itu klik tombol tunjuk dan kirim.

h. PPK menyetujui pakta integritas. i. Status paket akan berubah menjadi Sent.


8


3.3.2 Memonitor pelaksanaan pengadaan langsung

Untuk memonitor pelaksanaan pengadaan langsung, PPK klik menu pengadaan

langsung PPK, kemudian akan muncul daftar pengadaan langsung. PPK dapat memilih paket pengadaan langsung mana yang akan dimonitor prosesnya dengan menglik detil paket atau

tombol . Selanjutnya PPK dapat melihat semua proses pengadaan langsung tersebut dengan mengklik setiap tombol tabulasi dan tombol menu yang terdapat pada paket

pengadaan langsung tersebut. Namun demikian, PPK tidak memiliki hak akses untuk melakukan perubahan terhadap proses pengadaan langsung tersebut baik yang masih berjalan maupun yang sudah selesai. List Paket

View data paket yang dipilih


9


Tab Detail Barang/Pekerjaan :

Tab Schedule

Tab Penyedia Terdiri dari data file upload, data pendukung yang berisi jangka waktu pelaksanaan dan masa berlaku penawaran


10


Data Pendukung

Data Penyedia


11


Evaluasi Administrasi :

Evaluasi Teknis :


12


Evaluasi Harga

Evaluasi Kualifikasi

Hasil Negosiasi Harga


13


4. Mencatat ringkasan SPK Setelah paket dibuatkan BA negosiasi oleh pejabat pengadaan, dan mencatat nomor dan tanggal BA negosiasi pada aplikasi SIMPeL, maka PPK dapat membuat SPK, dan mencatat ringkasan SPK pada aplikasi SIMPeL. Cara membuat Ringkasan SPK adalah sebagai berikut : a. Klik tombol add new untuk membuat paket spk

b. Tampilan seperti ini :


14


c. PPK melengkapi sesuai dengan SPK yang dibuat. PPK klik tombol add jika sudah selesai. d. Tampilan akan seperti ini

e. PPK memasukan cara pembayaran dan rencana pelaksanaan pembayaran.

PPK klik tombol add. f.

Tampilan akan seperti ini :


15


PPK mengisikan sistem pembayaran, prosentase pembayaran, jumlah uang yang dibayarkan, progress kegiatan, dan bulan pembayaran. Kemudian PPK melakukan klik tombol add. g. Selisih uang menjadi Rp 0. Paket dengan SPK selesai. h. PPK dapat membuat e‐SPK. Langkah pertama yang dilakukan oleh PPK adalah dengan melakukan klik tombol Setelah itu PPK mengisikan kolom pembayaran dan lain‐lain.

i.

PPK mencetak e‐SPK. PPK melakukan klik

untuk mencetak SPK.


16


3.4 Fitur Perbandingan Harga a. Klik tombol Perbandingan Harga

b. Tampilan akan seperti ini :

PP dapat mencari barang dengan suatu harga, di suatu tempat pada bulan/tahun berdasarkan jenis dan kategori barang tersebut.

5. Mengakhiri Aplikasi

Klik tab menu Logout untuk mengakhiri aplikasi

5. Penutup Petunjuk Penggunaan ini dibuat mengikuti versi aplikasi SIMPeL yang dirilis. Untuk update aplikasi SIMPeL terbaru, petunjuk penggunaannya akan diupload di halaman utama aplikasi SIMPeL. Apabila

mendapat

kesulitan

dalam

penggunaan

aplikasi

SIMPeL,

dapat

menghubungi alamat dan nomor telepon unit layanan helpdesk yang terdapat di website aplikasi SIMPeL.


17

Proses Pengadaan Langsung dengan SPK pada Aplikasi SIMPeL PPK

Pejabat Pengadaan

Penyedia

Login Mulai

Login

- Input Data Paket - Input Detil Paket dan HPS - Upload file pendukung spek teknis jika diperlukan (gambar, brosur, dll) - Upload file survey harga sbg. Data Dukung HPS

- Kirim Paket ke Pejabat Pengadaan - Buat pesan penugasan ke Pejabat Pengadaan - Persetujuan Pakta Integritas

Lihat Undangan di email -Terima Paket dari PPK - Review Paket

- Upload Survey Harga - Upload Dokumen Pengadaan - Input Syarat Pengadaan

Buat Jadwal Pengadaan

Undang Penyedia : - View kualifikasi penyedia dari referensi - Pilih penyedia yg akan diundang

-Kirim undangan ke Penyedia -Persetujuan Pakta Integritas

Login

Lihat Undangan di Aplikasi

- Konfirmasi Keikutsertaan - Persetujuan Pakta Integritas

Lengkapi data dukung penawaran : - Upload Surat Penawaran - Upload gambar/ file pendukung jika diperlukan

View BA Hasil Pengadaan

-Cek Penawaran yang masuk -Review Data Penyedia -Review Data Penawaran

-Input Harga Penawaran -Update Spek Teknis jika diperlukan

Selesai

Input hasil evaluasi (Administrasi, Teknis, Harga, Kualifikasi)

Kirim ke Pejabat Pengadaan

Undang Klarifikasi Teknis dan Negosiasi Harga

Klarifikasi Teknis dan Negosiasi Harga (di luar sistem/manual)

Input Hasil Negosiasi

- Input Tanggal dan Nomor BA Hasil Negosiasi - Kirim Ke PPK dan Umumkan

Lihat Undangan Klarifikasi Teknis dan Negosiasi Harga di Email

PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGADAAN LANGSUNG. (SIMPeL) Versi UNTUK PPK

Recommend Documents