Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
KATA PENGANTAR Petunjuk operasional ini membahas langkah demi langkah yang harus dilakukan PPK di dalam aplikasi. Pembuatan petunjuk operasional ini untuk membantu PPK menggunakan aplikasi SPSE Versi 3.5. Diharapkan dengan adanya petunjuk operasional ini, PPK lebih mudah dalam menggunakan aplikasi dan dapat langsung melengkapi data‐data yang masih kurang ke dalam aplikasi SPSE. Walaupun dalam menyusun petunjuk operasional ini penulis telah berusaha menyampaikan materi secara lengkap dan terstruktur, tentunya setiap karya tidak ada yang benar‐benar sempurna sehingga mungkin petunjuk operasional ini kurang dapat memenuhi kebutuhan para pengguna aplikasi atau mungkin para pengguna aplikasi masih mengalami kesulitan atau masalah setelah membaca petunjuk operasional ini. Penulis membuka kesempatan lebar‐lebar bagi para pengguna aplikasi untuk melakukan konsultansi mengenai berbagai kesulitan yang dihadapi, khususnya mengenai apa yang telah dijelaskan dalam petunjuk operasional ini melalui telepon/fax di 021‐7822803 ataupun email di
[email protected]. Semoga petunjuk operasional ini cukup membantu memudahkan pekerjaan Anda dalam menggunakan aplikasi SPSE. Jakarta, Januari 2014 Penulis i
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ……………………………………………………………………………………………………………….
i
DAFTAR ISI ……………………………………………………………………………………………………………………………
ii
PENDAHULUAN …………………………………………………………………………………………………………………….
1
I.
Hierarki Pembuatan Kode Akses Ke SPSE ………………………………………………………………….
1
II. Alur Pembuatan Kode Akses Ke SPSE ……………………………………………………………………….
2
III. Menu Aplikasi Untuk PPK …………………………………………………………………………………………
3
III.1 Menu Login ……………………………………………………………………………………………………….
3
III.2 Unggah SPPBJ ……………………………………………………………………………………………………
4
Permasalahan! ………………………………………………………………………………………………….
6
III.3 Unggah Kontrak …………………………………………………………………………………………………
8
Permasalahan! ………………………………………………………………………………………………….
10
III.4 Menu Log Akses …………………………………………………………………………………………………
10
III.5 Menu Ganti Password ……………………………………………………………………………………….
11
III.6 Menu Logout …………………………………………………………………………………………………….
13
ii
Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk PPK PENDAHULUAN Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 18 Tahun 2012 Tentang E‐Tendering mengatur mengenai keterlibatan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) terkait dengan proses pengadaan secara elektronik menggunakan aplikasi SPSE. PPK menyerahkan rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang berisikan paket, spesifikasi teknis, Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dan rancangan umum kontrak kepada Kelompok Kerja Unit Layanan Pengadaan (Pokja ULP). Selain itu PPK wajib untuk membuat kode akses (user ID dan password) pada aplikasi SPSE yang nantinya akan digunakan PPK untuk mengupload dokumen Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) dan setelah dokumen kontrak sudah ditandatangani oleh kedua belah pihak (PPK dan pemenang penyedia barang/jasa) diakhir proses pengadaan barang/jasa secara elektronik. I.
Hierarki Pembuatan Kode Akses ke SPSE Pembuatan kode akses untuk aplikasi SPSE berjenjang. Untuk pembuatan kode akses panitia pengadaan barang/jasa dan PPK diproses oleh Admin Agency. Admin PPE (Pusat Pelayanan Elektronik) (PUSDATIN)
Admin Agency
Verifikator
Auditor
Helpdesk
(Itjen, BPK, dll)
(PUSDATIN)
(Biro Keuangan (PUSDATIN)
dan Perlengkapan)
Panitia
PPK
Rekanan /
(Pokja ULP
(PPK Instansi)
Penyedia Instansi)
Pengadaan Barang / Jasa
Gbr 1.1 Hierarki Pembuatan Kode Akses PPK
1
Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk PPK II.
Alur Pembuatan Kode Akses ke SPSE Berikut merupakan alur pembuatan kode akses ke SPSE :
Gbr 2.1 Alur Pembuatan Kode Akses ke SPSE
Proses pembuatan kode akses (user ID dan password) PPK dibuatkan bersamaan dengan pembuatan paket baru yang diajukan oleh Pokja ULP dengan melengkapi formulir dan melampirkan SK PPK serta surat permintaan pembuatan kode akses yang ditujukan kepada Ketua LPSE Kementerian Pertanian.
Gbr 2.2 Formulir Pembuatan Kode Akses PPK
2
Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk PPK III.
Menu Aplikasi Untuk PPK III.1
Menu Login Untuk mengunggah SPBJ dan kontrak, PPK harus login terlebih dahulu ke dalam aplikasi .
SPSE (http://lpse.pertanian.go.id) dengan mengklik
1. Klik tombol Login Non Penyedia 2. Isi User ID dan password
3. Klik tombol Login
Gbr 3.1.1 Menu Login
Masukkan user ID dan password yang sudah diberikan kemudian klik tombol Setelah login, secara default, PPK akan berada pada menu
.
. Pada menu ini, PPK
mempunyai fasilitas pencarian yang terdapat di pojok atas bagian kanan dan dapat melihat informasi Kode Lelang, Nama Lelang, Tahap Lelang, SPPBJ dan kontrak. Fasilitas untuk PPK dalam melakukan perubahan hanya terbatas pada menu SPPBJ dan kontrak.
3
Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk PPK
Gbr 3.1.2 Menu Home
Keterangan gambar: 1. Pencarian : digunakan untuk mencari pengadaan yang ada dalam akun PPK dengan cara mengetikkan nama pengadaan yang dicari dan klik tombol
.
2. Kode Lelang : keterangan kode dari lelang. 3. Nama Lelang : nama pengadaan yang akan diunggah SPPBJ dan kontrak. 4. Tahap : jadwal pengadaan. 5. SPPBJ : digunakan untuk mengunggah SPPBJ. 6. Kontrak : digunakan untuk mengunggah dokumen kontrak. III.2
Unggah SPPBJ Untuk mengunggah SPPBJ, PPK harus mengklik tombol
pada menu
untuk masuk ke dalam Formulir Penunjukan Penyedia barang/Jasa (SPPBJ). Informasi yang harus disiapkan oleh PPK adalah nomor SPPBJ, tanggal pembuatan SPPBJ serta dokumen SPPBJ itu sendiri. Bila data tesebut sudah lengkap, PPK tinggal memasukkan data yang ada kemudian mengklik tombol
. Ketika tombol
sudah diklik, dokumen SPPBJ akan muncul dibagian Daftar Penunjukan Penyedia Barang Jasa. 4
Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk PPK
1.Isi Nomor SPPBJ 2. Isi tanggal pembuatan SPPBJ
3. Klik 4. Klik tombol Pilih File untuk unggah
tombol pada nama
dokumen. Dokumen yang berhasil
pemenang
dilampirkan, akan muncul ukuran file (file size).
5. Klik tombol Kirim
Gbr 3.2.1 Formulir Penunjukan Penyedia Barang Jasa (SPPBJ)
Keterangan gambar: 1. Kode Lelang : adalah kode lelang yang akan dimasukkan SPPBJ oleh PPK dan sudah otomatis terisi. 2. Nama Paket : adalah nama pengadaan yang akan dimasukkan SPPBJ oleh PPK dan sudah otomatis terisi. 3. Nomor : adalah nomor SPPBJ yang harus diisi oleh PPK.
5
Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk PPK 4. Tanggal Buat : adalah tanggal SPPBBJ dibuat yang harus diisi oleh PPK dengan cara mengklik
kemudian pilih tanggal yang sesuai.
5. SPPBJ ditujukan kepada : adalah informasi nama rekanan dan alamat email pemenang. Informasi ini sudah otomatis terisi bila ketua panitia pengadaan barang/jasa sudah memproses tahapan menetapkan pemenang dan mengumumkan pemenang. 6. Dokumen SPPBJ : adalah dokumen SPPBJ dengan tipe file PDF. Dokumen diunggah dengan cara mengklik tombol
dan pilih file SPPBJ yang akan
diinputkan. Permasalahan! 1. Tanya : Bagaimana bila tombol
tidak muncul?
Jawab : Bila tombol
tidak muncul, tahapan belum sampai tahapan Penunjukan SPPBJ.
Tombol akan secara otomatis bila sudah sampai pada tahapan Penunjukan SPPBJ. 2. Tanya : Bagaimana bila nama pemenang tidak muncul? Jawab : PPK dapat meminta ketua panitia untuk memproses terlebih dahulu tahapan penetapan pemenang dan pengumuman pemenang. 3. Tanya : Bagaimana bila ukuran file tidak muncul ketika tombol
sudah
diklik? Jawab : 1. Cek nama file. Nama file yang terlalu panjang akan mengakibatkan dokumen tidak dapat diunggah. 2. Coba dengan browser lain. Aplikasi paling compatible dengan browser Google Chrome. 6
Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk PPK 4. Tanya : Bagaimana bila SPPBJ ada dokumen revisi? Jawab : PPK dapat mengunggah SPPBJ revisi dengan cara yang sama dengan cara unggah dokumen SPPBJ. Dokumen SPPBJ yang sudah diunggah tidak dapat dihapus. Semua dokumen yang sudah diunggah akan disimpan pada Daftar Penunjukan Penyedia Barang Jasa. Pada Daftar Penunjukan Penyedia Barang Jasa terdapat informasi Nomor SPPBJ, Dokumen (nama file SPPBJ), tanggal kirim SPPBJ ke dalam aplikasi dan status SPPBJ. 5. Tanya : Bagaimana bila tombol
tidak muncul?
Jawab : PPK dapat meminta ketua panitia untuk memproses terlebih dahulu tahapan penetapan pemenang dan pengumuman pemenang. 6. Tanya : Apakah tipe file selain PDF bisa diupload untuk SPPBJ? Jawab : Tidak. Tipe file yang dapat diterima oleh aplikasi hanya tipe file PDF. Aplikasi akan secara otomatis memberikan notifikasi saat pengguna mengunggah file dengan tipe file selain PDF.
Gbr 3.2.2 Notifikasi Tipe File Yang Diterima Aplikasi
7
Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk PPK III.3
Unggah Kontrak Selain mengunggah SPPBJ, PPK juga menginputkan kontrak ke dalam aplikasi. Untuk menginput kontrak, PPK mengklik tombol
pada menu
.
1. Inputkan data
2. Klik tombol
3. Isikan informasi singkat terkait proses pengadaan yang berjalan
4. Klik tombol Pilih File untuk unggah file kontrak dengan tipe file PDF.
5. Klik tombol Simpan
Gbr 3.3.1 Halaman Menu Unggah Kontrak
8
Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk PPK Keterangan gambar: Form Informasi Paket 1. Kode Lelang : informasi mengenai kode pengadaan. 2. Nama Paket : informasi nama pengadaan. 3. Lokasi : informasi lokasi pengadaan akan dilaksanakan. 4. Anggaran : informasi tahun anggaran dan sumber dana anggaran pelaksanaan pengadaan. 5. Satuan Kerja : informasi penyelenggara pengadaan barang/jasa. 6. Pagu : informasi dana pagu pengadaan. 7. HPS : informasi HPS pengadaan. Form Informasi Kontrak 1. Nomor Kontrak : diisi dengan nomor kontrak yang sudah dibuat oleh PPK. 2. Nomor Rekening : diisi dengan nomor rekening milik penyedia barang/jasa yang memenangkan pengadaan barang/jasa. 3. Nilai Kontrak : diisi dengan nilai kontrak yang sudah disepakati. 4. Tanggal Kontrak : diisi dengan tanggal kontrak dengan mengklik tombol
dan
pilih tanggal yang sesuai. 5. Masa Berlaku Kontrak : diisi dengan tanggal masa berlaku kontrak dengan cara mengklik tombol
.
6. Nama Perusahaan : nama perusahaan secara otomatis akan muncul. PPK hanya cukup menekan tombol
yang ada pada nama perusahaan.
7. Informasi Lainnya : diisi informasi singkat mengenai proses pengadaan secara elektronik. 8. Dokumen : dokumen kontrak harus dalam tipe file PDF. Dokumen kontrak yang diunggah
minimal
dokumen
kontrak
tanpa
lampiran
dan
jaminan
penawaran/jaminan pelaksanaan. 9
Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk PPK Permasalahan! 1. Tanya : Bagaimana bila dokumen kontrak yang diunggah salah? Apakah bisa diubah? Jawab : Dokumen kontrak dapat diubah dengan menghapus dokumen lama kontrak terlebih dahulu. Cara mengupload dokumen kontrak baru : a. Tekan tombol b. Klik tombol
untuk menghapus dokumen kontrak lama. pada kotak pesan penghapusan dokumen kontrak yang
muncul setelah pengguna mengklik tombol
.
Gbr 3.3.2 Kotak Pesan Notifikasi Pengahapusan Dokumen Kontrak
c. Setelah kontrak berhasil dihapus, proses penginputan dokumen kontrak dapat dilakukan kembali. III.4
Menu Log Akses Menu
merupakan catatan akses terakhir yang dilakukan oleh pengguna.
Pada menu ini terdapat keterangan waktu pengguna login dan logout aplikasi serta keterangan lokasi tempat aplikasi diakses dalam bentuk alamat IP.
10
Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk PPK
Gbr 3.4.1 Menu Log Akses
Menu log akses ini tidak dapat diubah oleh pengguna dan secara otomatis dilakukan oleh sistem. Sebaiknya menu ini diakses secara rutin, jika pengguna merasa tidak pernah login seperti yang tercatat pada menu log akses, kemungkinan ada orang lain yang menggunakan password pengguna sehingga disarankan agar pengguna segera mengganti password awal.
III.5
Menu Ganti Password Bila pengguna ingin mengubah password awal yang diberikan oleh Admin Agency, penguna dapat menggunakan menu
. Pengguna harus menginputkan
password lama, password baru dan mengetikkan ulang password baru kemudian klik tombol
.
11
Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk PPK
Gbr 3.5.1 Halaman Menu Ganti Password
Keterangan : 1. Password Lama
: ketikkan password awal yang diberikan oleh Admin Agency.
2. Password Baru
: ketikkan password baru yang diinginkan oleh pengguna
dengan panjang password minimal 6 karakter. 3. Ulangi Password
: ketikkan ulang password baru yang diinginkan oleh pengguna.
Tips membuat password yang aman: 1. Panjang password minimal 12 karakter dengan kombinasi huruf dengan angka, misal p455w0rd 4dm1n. 2. Jangan gunakan informasi pribadi seperti nama anak, nama pasangan, tahun lahir, dll untuk password Anda. 3. Ubah password secara berkala, misal password diubah setiap 6 bulan sekali. 4. Jangan samakan password dengan user ID Anda. 12
Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk PPK III.6
Menu Logout Menu
digunakan bila pengguna sudah selesai melakukan proses yang
dilakukannya. Sebaiknya menu
tetap dipergunakan meskipun komputer
yang digunakan komputer pribadi untuk melindungi keamanan data. (LW)
13
