KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA BAHAGIAN AUDIT SEKOLAH
LAMPIRAN 1 PERMOHONAN PENCERAHAN MENGENAI PEKELILING DAN PERATURAN BIL.
SOALAN
JAWAPAN
1.
PENURUNAN KUASA MENANDATANGANI RESIT PEJABAT
KEPADA BAHAGIAN / PERSON IN CHARGE
Peraturan: Jadual Arahan Kerja Pegawai Pengawal Bagi Pengurusan Kewangan Dan Perakaunan Di Sekolah Yang Tidak Bertaraf Pusat Tanggungjawab (PTJ) Berkuatkuasa Mulai 3 September 2016 dan Jadual Arahan Kerja Pegawai Pengawal Bagi Pengurusan Kewangan Dan Perakaunan Di Sekolah Yang Bertaraf Pusat Tanggungjawab (PTJ) Berkuatkuasa Mulai 3 September 2016 BAHAGIAN AKAUN (2) Tugas b. Resit (RP.01) ii. Penandatangan
(3) Pegawai
(4) Arahan RP01
Pengetua GB
Situasi: -
Sekolah menganjurkan Pertandingan Belapan pada hari Sabtu. Setiap sekolah yang bertanding dikehendaki membayar yuran penyertaan RM5.00 seorang murid semasa hari pertandingan diadakan. 1
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA BAHAGIAN AUDIT SEKOLAH
BIL.
SOALAN -
JAWAPAN
Guru Besar tidak dapat hadir pada hari tersebut kerana Cuti Kecemasan/Cuti Sakit.
Soalan: i. Bolehkan Guru Penolong Kanan (Pentadbiran) atau Guru Penolong Kanan (HEM) (salah seorang) diberikan kuasa untuk menandatangani Resit Pejabat pada hari pertandingan berlangsung? ii.
2.
KEPADA BAHAGIAN / PERSON IN CHARGE
Jawapan: i & ii. Merujuk kepada Para 4.3.2, Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (TPPKWS) menjelaskan bahawa :
“Pengurus Sekolah hendaklah memberi kebenaran khusus secara bertulis kepada pegawai-pegawai Jika boleh, siapakah pihak yang boleh yang membuat pungutan bagi pihaknya...” menurunkan kuasa kepada Guru Penolong Kanan (GPK) tersebut memandangkan dalam Jadual Arahan Kerja Pengawal Pengawal tiada menyatakan mengenai penurunan kuasa kepada GPK?
PEROLEHAN HARTA WANG SUWA
MODAL
MENGGUNAKAN
Peraturan: i. TPPKWS Perenggan 11.8 menyatakan: Pengurus Sekolah dibenarkan menggunakan peruntukan daripada KWK, KWS atau KWA untuk membuat perolehan harta modal dengan mematuhi pekeliling yang sedang berkuat kuasa. Bagi perolehan
2
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA BAHAGIAN AUDIT SEKOLAH
BIL.
SOALAN
JAWAPAN
KEPADA BAHAGIAN / PERSON IN CHARGE
yang menggunakan peruntukan KWS, sekolah perlu mendapatkan kelulusan KPTJ sebelum perolehan dilakukan. ii.
Pekeliling Perbendaharaan AM2.1 – Harta Modal Bernilai RM2,000 seunit.
BAHAGIAN AKAUN
3
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA BAHAGIAN AUDIT SEKOLAH
BIL.
SOALAN Soalan:
3.
JAWAPAN
KEPADA BAHAGIAN / PERSON IN CHARGE
Jawapan:
i.
Adakah pembelian aset bernilai rendah bawah RM2,000 seunit menggunakan duit SUWA tidak perlu lagi mendapat kelulusan KPTJ?
i.
Merujuk kepada Pekeliling Perbendaharaan Am 2.2, harta modal bernilai RM2,000 perlu mendapat kelulusan Pegawai Pengawal.
ii.
Adakah TPPKWS menerima pakai peraturan pekeliling semasa dari segi harga perolehan yang terkini – RM2,000?
iii.
Atau adakah perolehan harta modal melebihi RM2,000 atau bawah RM2,000 jika menggunakan duit SUWA masih perlu mohon ii dan iii. Pengurus Sekolah dibenarkan kelulusan KPTJ? menggunakan peruntukan daripada Kumpulan Wang Kerajaan, Kumpulan Wang SUWA atau Kumpulan Wang Asrama untuk membuat perolehan harta modal dengan mematuhi pekeliling yang sedang berkuatkuasa.
Walau bagaimapun, Para 11.8, TPPKWS menjelaskan bagi perolehan menggunakan Kumpulan Wang SUWA, Sekolah perlu mendapatkan kelulusan Ketua PTJ terlebih dahulu.
BAYARAN MAJALAH SEKOLAH i)
Jika sekolah kutip bayaran majalah sekolah tetapi i) Kutipan bayaran majalah sekolah adalah bagi sehingga bulan Disember majalah tidak dapat tujuan memberi majalah kepada pelajar. Sekiranya dicetak, adakah duit bayaran majalah yang telah majalah sekolah memang tidak dapat dicetak dan dikutip perlu dipulangkan semula kepada pelajar? diedarkan, maka sekolah perlu memulangkan wang yang telah dikutip kepada pelajar. Pulangan balik kutipan perlu merujuk kepada para 5.6, TPPKWS.
BAHAGIAN AKAUN
4
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA BAHAGIAN AUDIT SEKOLAH
BIL. 4.
SOALAN
JAWAPAN
BAYARAN SEWAAN KEPADA PEMBEKAL Adakah sekolah perlu mohon kelulusan dari Pendaftar Kuasa memetrai kontrak perlu mengikut Jadual untuk membuat perjanjian sewaan seperti sewaan Arahan Kerja Pegawai Pengawal yang sedang penapis air, mesin fotostat, printer dan lain-lain. berkuatkuasa.
5.
KEPADA BAHAGIAN / PERSON IN CHARGE
BAHAGIAN AKAUN
SEWAAN VENDING MACHINE DI SEKOLAH Situasi: Pihak sekolah telah membuat perjanjian dengan sebuah syarikat untuk meletakkan vending machine di sekolah berkenaan. Kontrak tersebut dimeterai untuk tempoh 3 tahun dan bayaran sewaan kepada pihak sekolah adalah seperti berikut: i. RM250 sebulan – masuk akaun kelab guru. ii. RM20 sebulan – masuk akaun SUWA sebagai bayaran elektrik.
BAHAGIAN AKAUN
Soalan: i. Adakah hasil sewaan tersebut dibenarkan masuk Merujuk kepada Surat Kelulusan Kementerian ke akaun kelab guru?
Kewangan KK/BP12/441/239(3) bertarikh 30 April 2001 membenarkan semua sekolah mengutip hasil termasuk sewaan dan diakaunkan ke dalam Kumpulan Wang SUWA berasaskan garis panduan
5
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA BAHAGIAN AUDIT SEKOLAH
BIL.
SOALAN
JAWAPAN
KEPADA BAHAGIAN / PERSON IN CHARGE
perakaunan dan kewangan sekolah. Ini bermakna hasil sewaan tersebut tidak dibenarkan diakaunkan dalam akaun kelab guru.
6.
ii.
Adakah Pengurus Sekolah dibenarkan ii. Kuasa memetrai kontrak perlu mengikut Jadual memeterai kontrak tersebut tanpa merujuk atau Arahan Kerja Pegawai Pengawal yang sedang mendapatkan kelulusan PPD atau JPN terlebih berkuatkuasa.. dahulu?
iii.
Mohon pandangan dengan penggunaan elektrik iii. Tidak berkenaan. Sila rujuk kepada jawapan 5.i di sekolah berkenaan. di atas.
KELULUSAN MENGUTIP YURAN PENYERTAAN Peraturan: i. Surat Pekeliling Pentadbiran BPSG Bil 2/92 – semua jenis bayaran termasuk yuran sekolah yang dikenakan kepada murid perlu terlebih dahulu mendapat kelulusan daripada Pendaftar Negeri. - Hanya Pendaftar sahaja yang berkuasa memberi kelulusan itu. Kuasa itu tidak diperturunkan kepada mana-mana pegawai lain.
BAHAGIAN AKAUN
6
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA BAHAGIAN AUDIT SEKOLAH
BIL.
SOALAN
JAWAPAN
KEPADA BAHAGIAN / PERSON IN CHARGE
ii. Seksyen 5(6) Akta Pendidikan 1996 (Akta 550) bahawa Pendaftar atau Penolong Pendaftar boleh menjalankan semua kuasa dan fungsi yang diberikan kepada Ketua Pendaftar oleh atau di bawah Akta ini, tertakluk kepada apa-apa sekatan yang boleh dikenakan oleh Ketua Pendaftar. Situasi: PPD telah mengeluarkan surat melantik Sekolah ABC sebagai tuan rumah Kejohanan Bola Tampar Peringkat Daerah. Semua sekolah yang bertanding diwajibkan membayar yuran penyertaan kepada sekolah ABC. Soalan: i.
ii.
Adakah Sekolah ABC perlu memohon i. Perlu. Perkara ini termaktub dalam para 3.4.3, kebenaran untuk mengutip yuran penyertaan TPPKWS di bawah wang yang dikutip khas tersebut daripada Pendaftar Negeri? untuk sesuatu tujuan. Ini merangkumi lain-lain kutipan yang diluluskan oleh Pendaftar. Atau adakah memadai dengan surat lantikan ii. Surat lantikan daripada PPD tersebut tidak daripada PPD tersebut, ianya juga dianggap bermaksud surat kebenaran bagi Sekolah ABC sebagai surat kebenaran bagi Sekolah ABC mengutip yuran penyertaan. mengutip yuran penyertaan?
7
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA BAHAGIAN AUDIT SEKOLAH
BIL.
SOALAN iii.
7.
JAWAPAN
KEPADA BAHAGIAN / PERSON IN CHARGE
Bolehkah Pendaftar Negeri (Pengarah JPN) iii. Tiada penurunan kuasa yang diberikan oleh menurunkan kuasa kepada Timbalan Pendaftar Negeri (Pengarah JPN) kepada pengarah JPN dan Pegawai Pendidikan Timbalan pengarah JPN dan Pegawai Daerah atau Ketua Sektor sebagai Penolong Pendidikan Daerah atau Ketua Sektor sebagai Pendaftar? Penolong Pendaftar termaktub di dalam TPPKWS ini.
KELULUSAN KPTJ Peraturan: TPPKWS Perenggan 3.4.3 (c) – Perbelanjaan selain daripada perkara (a) dan (b) diwajibkan mendapat kelulusan daripada Ketua PTJ. Soalan: i. Siapakah Ketua PTJ? [JPN – Pengarah JPN] [Bhg. – Pengarah Bhg.]
Jawapan : i. Dalam definisi Ketua PTJ, Pengarah Bahagian dan Pengarah Pendidikan Negeri adalah termasuk di dalam senarai Ketua PTJ.
ii.
ii. Tiada penurunan kuasa boleh diberikan oleh Ketua PTJ kepada pegawai lain (Timbalan Pengarah JPN atau Ketua Sektor) termaktub di
Bolehkah Ketua PTJ tersebut menurunkan kuasa secara bertulis kepada pegawai lain (Timbalan Pengarah JPN atau Ketua Sektor)?
BAHAGIAN AKAUN
dalam TPPKWS ini.
8
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA BAHAGIAN AUDIT SEKOLAH
BIL.
SOALAN
8.
PENURUNAN WARAN PENGURUSAN SUKAN MSSM ATAS NAMA GURU PENYELARAS
JAWAPAN
KEPADA BAHAGIAN / PERSON IN CHARGE
Soalan: Isu berkenaan wang pengurusan sukan MSSM yang dimasukkan dalam akaun sekolah (wang tumpang) dan surat daripada Unit Sukan JPN di mana wang telah diturunkan/dimasukkan atas nama guru penyelaras dan melantik guru tersebut untuk menguruskan wang dan pembayaran bagi program sukan yang telah dirancangkan. Pihak sekolah telah mengeluarkan wang tersebut atas nama guru penyelaras tersebut seperti di surat JPN untuk mengurus, menjalankan program dan membuat pembayaran bagi program tersebut. Tiada nota minta, pesanan sekolah dan bil/invois pembekal. Adakah sekolah dibenarkan mengeluarkan wang atas nama guru penyelaras dan proses perolehan tidak mengikut tatacara kewangan sekolah.
Merujuk kepada para 5.7, TPPKWS sekolah dibenarkan mengeluarkan wang untuk dibahagibahagikan bagi aktiviti/program yang telah diluluskan. Walau bagaimanapun, sekiranya perbelanjaan melibatkan proses perolehan seperti perkhidmatan katering atau sewaan peralatan, maka tatacara kewangan yang berkuatkuasa perlu dipatuhi.
BAHAGIAN AKAUN
9
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA BAHAGIAN AUDIT SEKOLAH
BIL.
SOALAN
9.
PEROLEHAN MELALUI MAJLIS GURU BESAR DAN PENGETUA(MGB)
JAWAPAN
KEPADA BAHAGIAN / PERSON IN CHARGE
Peraturan: 1PP dan TPPKWS ada menetapkan setiap perolehan yang dibuat oleh sekolah perlu dibuat kajian pasaran.
Situasi: Pihak MGB ada mengeluarkan arahan kepada pihak sekolah supaya semua perolehan kertas A4 dan dokumen-dokumen berkaitan seperti buku rekod mengajar, buku rekod kehadiran murid dan sebagainya dibuat melalui Koperasi MGB.
BAHAGIAN AKAUN
Soalan: i. Bolehkah arahan tersebut dikeluarkan dan pihak Merujuk kepada para 1.3, 11.1 dan 11.4.2, TPPKWS sekolah tidak membuat kajian pasaran bagi tujuan Pengurus Sekolah hendaklah mematuhi peraturanperolehan tersebut. peraturan perolehan yang berkuatkuasa. 10.
GARIS PANDUAN (GP) BKAP 1MALAYSIA KEPADA MURID DI SEKOLAH KERAJAAN DAN SEKOLAH BANTUAN KERAJAAN - Kelulusan Pembentangan Bajet Tahun 2017 , 23 Okt 2016 . Peraturan: Perenggan 10.1
BAHAGIAN AKAUN
10
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA BAHAGIAN AUDIT SEKOLAH
BIL.
SOALAN
JAWAPAN
KEPADA BAHAGIAN / PERSON IN CHARGE
Kekurangan Peruntukan – pihak sekolah diminta mendahulukan peruntukan sedia ada sekolah seperti wang Kumpulan Sumbangan Wang Awam (SUWA) dan lain peruntukan sekiranya peruntukan asal tidak mencukupi. Situasi: GP tidak memperjelaskan tatacara perakaunan bagi penggunaan peruntukan sedia ada sekolah dan sumber lain yang digunakan sebagai pendahuluan BKAP. Soalan: i.
Jika sekolah dahulukan dari peruntukan sedia ada sekolah seperti wang sumbangan SUWA atau lain-lain peruntukan di KWK / KWA, perlukah dipindah peruntukan tersebut ke KWK - Subsidiari BKAP terlebih dahulu sebelum dibuat bayaran kepada pelajar?
i.
Sekolah perlu memindah peruntukan dari SUWA atau lain-lain peruntukan di KWK / KWA ke KWK - Subsidiari BKAP terlebih dahulu sebelum bayaran dibuat.
ii.
Sekiranya peruntukan sedia ada di sekolah seperti SUWA / lain-lain peruntukan KWK/KWA tidak dapat menampung perbelanjaan tersebut, pihak sekolah telah mendapatkan pendahuluan daripada PIBG atau lain-lain sumber. Adakah wang tersebut boleh diakaunkan terus ke dalam
ii. Pendahuluan daripada PIBG atau lain-lain sumber perlu diakaunkan di KWS- SUWA/ Sumbangan terlebih dahulu dan kemudian dipindah ke KWK- Subsidiari BKAP untuk dibuat bayaran
11
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA BAHAGIAN AUDIT SEKOLAH
BIL.
SOALAN
JAWAPAN
KEPADA BAHAGIAN / PERSON IN CHARGE
akaun KWK –Subsidiari BKAP atau perlu diakaunkan di KWS- SUWA/ Sumbangan terlebih dahulu dan kemudian dipindah ke KWKSubsidiari BKAP untuk dibuat bayaran kepada pelajar ? iii.
Pendahuluan daripada peruntukan sedia ada iii. sekolah dan juga daripada pihak PIBG atau sumber lain untuk menampung kekurangan peruntukan BKAP, yang belum dibayar balik sehingga berakhir tahun kewangan 2017, perlukah ditimbulkan Akaun Belum Terima dan Akaun Belum Bayar mengikut keadaan sewajarnya.
Berdasarkan garis panduan Bantuan Khas Awal Persekolahan 1 Malaysia, sekolah hendaklah mengemukakan permohonan peruntukan tambahan BKAP 1M kepada Bahagian Kewangan KPM melalui JPN/PPD pada atau sebelum 15 Mac tahun semasa. Bagi permohonan kes tercicir, permohonan perlu dikemukakan kepada Bahagian Kewangan KPM selewatnya pada/sebelum 31 Mei 2017. Permohonan yang diterima selepas tarikh tersebut tidak akan dipertimbangkan. Berdasarkan garis panduan di atas, Akaun Belum Terima (Bahagian Kewangan, KPM) dan Akaun Belum Bayar (PIBG dan lain-lain sumber) perlu diwujudkan. Walau bagaimanapun, bagi Akaun Belum Terima akan gugur selepas 31 Mei 2017 sekiranya tiada tindakan permohonan tambahan peruntukan dibuat.
12
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA BAHAGIAN AUDIT SEKOLAH
BIL.
SOALAN
11.
TIKET PENERBANGAN UNTUK PELAJAR BAGI AKTIVITI KOKUM/SUKAN DALAM & LUAR NEGARA
JAWAPAN
KEPADA BAHAGIAN / PERSON IN CHARGE
Peraturan: SPK BIL.2 TAHUN 2011 Kadar Kelayakan Makan dan Penginapan Murid/Atlet/Pelajar Di KPM Yang Terlibat Dalam Pelaksanaan Aktiviti Kurikulum, Kokurikulum Dan Sukan Dalam Atau Luar Negara Perenggan 9 – Permohonan kelulusan perolehan tiket penerbangan untuk murid /atlet/pelajar ke lokasi pelaksanaan aktiviti kurikulum, kokurikulum dan sukan di dalam atau luar negara hendaklah dikemukakan ke Bahagian Kewangan, KPM untuk kelulusan 14 hari sebelum tarikh pelaksanaan aktiviti-aktiviti tersebut.
BAHAGIAN AKAUN
Perenggan 10 – Pembelian tiket penerbangan perlu menggunakan Waran Perjalanan Udara (WPUA) dan kelas penerbangan yang ditetapkan untuk murid/atlet/pelajar adalah kelas ekonomi sahaja. Perenggan 11 – Pembayaran tiket penerbangan untuk perjalanan murid/atlet/pelajar hendaklah dibuat secara pukal di bawah OS 42000 (Pemberian Dalam Negeri)
13
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA BAHAGIAN AUDIT SEKOLAH
BIL.
SOALAN Soalan: Adakah pembelian tiket penerbangan untuk pelajar menggunakan peruntukan KWS (Sewa Kantin) tertakluk kepada peraturan ini, sama ada perlu kelulusan atau tidak dibenarkan dan hanya dibenarkan seperti di perenggan 10 dan 11.
JAWAPAN
KEPADA BAHAGIAN / PERSON IN CHARGE
Pembelian tiket penerbangan untuk pelajar menggunakan peruntukan KWS (Sewa Kantin) tidak perlu kelulusan seperti mana para 3.4.3, TPPKWS. Walau bagaimanapun, dasar penjimatan yang terkandung dalam Langkah-Langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan Tahun 2016 adalah terpakai bagi pembelian tiket tersebut.
14
