PERENCANAAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK PERUSAHAAN AIR XYZ Melisa Winda Pertiwi, Husni Mubarok, Andi Nur Rachman Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Siliwangi Tasikmalaya Email:
[email protected] ABSTRAK Perencanaan teknologi informasi dalam suatu organisasi perusahaan serta pemanfaatannya sangat diperlukan untuk terus meningkatkan kinerja sumber daya dalam proses bisnis di berbagai bagian, seperti bagian umum, administrasi dan gudang, pengadaan dan sumber daya manusia. Perusahaan Air XYZ merupakan perusahaan yang mempunyai proses bisnis memberikan pelayanan prima dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan air mineral masyarakat daerah, namun kondisi saat ini proses pelayanan yang dilakukan di Perusahaan Air XYZ sebagi besar masih dilakukan secara manual sehingga mempengaruhi efektivitas dan efisiensi proses bisnis pelayanan. Oleh karena itu, dengan dilakukannya perancangan kerangka perencanaan teknologi informasi menggunakan metode analisis Anita Cassidy, telah di definisikan penyediaan hasil identifikasi berupa solusi SI/TI beserta rencana kegiatan yang dikembangkan ke dalam roadmap portofolio aplikasi masa depan. Aplikasi masa depan ini dapat dijadikan sebagai acuan pengembangan sistem informasi yang terintegrasi untuk mendukung kebutuhan SI/TI Perusahaan Air XYZ. Kata kunci : Anita Cassidy, Perencanaan Teknologi Informasi, Portofolio Aplikasi Masa Depan. ABSTRACT Information technology planning within a business organization as well as its utility is needed to continue to improve the performance of resources in business processes in various parts, such as the general, administrative and warehouse, procurement and human resources. Perusahaan Air XYZ is a company that has a business process with the goal of providing excellent service to meet the needs of existing communities mineral water, but the current state of the services performed in Perusahaan Air XYZ large part is still done manually thus affecting the effectiveness and efficiency of business process services. Therefore, the design does information technology planning framework Anita Cassidy analysis method, has been defined providing identification results in the form of a solution of IS/IT as well as an action plan that is developed into a portfolio roadmap of future applications. Applications of the future can be used as a reference development of integrated information systems to support the needs of the IS/IT Perusahaan Air XYZ. Keywords: Anita Cassidy, Future Application Portfolio, Information Technology Planning.
I.
PENDAHULUAN
Perusahaan Air XYZ merupakan salah satu badan usaha milik daerah yang bergerak dibidang pelayanan dan jasa air bersih, perusahaan tersebut dituntut untuk menjaga mutu pelayanan dan kualitas jasa kepada pengguna jasa perusahaan yang bertujuan agar citra perusahaan tetap terjaga, sehingga kepercayaan pengguna jasa tetap terjaga pula. Secara umumnya, perusahaan akan mengalami permasalahan dalam proses bisnisnya, maka untuk menyelesaikannya membutuhkan suatu teknologi informasi.Penelitian ini akan mengarahkan berupa suatu perencanaan teknologi informasi yang nantinya akan dijadikan acuan kepada stakeholder yang ditujukan. Sebagaimana dikatakan oleh Susandi (2001) bahwa perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan (mengarikulasikan) dengan jelas strategi – strategi, taktik – taktik dan operasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh. Perencanaan yang dilakukan menggunakan kerangka kerja Anita Cassidy dengan judul penelitian Perencanaan Teknologi Informasi untuk Perusahaan Air XYZ.
Batasan masalah dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Tempat studi kasus penelitian adalah Perusahaan Air XYZ. 2. Kerangka kerja yang digunakan adalah Anita Cassidy yang terdiri dari tahap Visi, Analisis, Arah dan Rekomendasi. 3. Analisis perencanaan teknologi informasi ditujukan pada sistem informasi saat ini sedang berjalan dan apa yang dibutuhkan dalam perusahaan. 4. Penelitian tugas akhir ini hanya berfokus pada fungsi bisnis pada beberapa bagian yaitu, Bagian Umum, Administrasi dan Gudang, Pengadaan dan Sumber Daya Manusia. Tujuan dari penelitian ini adalah melakukan perancangan kerangka perencanaan teknologi informasi di Perusahaan Air XYZ menggunakan metode Anita Cassidy, dengan target penelitian adalah roadmap portofolio aplikasi masa depan. Harapan hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai acuan dan pedoman pengembangan sistem informasi untuk mendukung kebutuhan Perusahaan Air XYZ dalam menjalankan proses bisnisnya. 1
II. LANDASAN TEORI 2.1. Model Framework Perencanaan Informasi
1. Teknologi
Gambar 1 Model Kerangka Kerja Perencanaan Teknologi Informasi (Anita Cassidy, 2008)
2.2. Tools Analisis 2.2.1. Analisis Rantai Nilai Analisis rantai nilai memberikan kerangka untuk mengidentifikasikan dan menginventarisasikan área – area fungsi bisnis. 2.2.2. SWOT SWOT digunakan untuk meringkas dan mengkonsolidasikan isu-isu utama yang didentifikasi ketika menganalisa organisasi dan lingungan bisnis. 2.2.3. PEST Faktor PEST berperan penting dalam menciptakan nilai keuntungan suatu strategi, bagaimana pun PEST biasanya diluar control korporasi dan secara normal pasti mempertimbangkan ancaman dan keuntungan. III. METODOLOGI 3.1. Metode Analisa Tahap 1 Visi
1.1 Analisis kondisi internal perusahaan
Analisis Kondisi Internal Perusahaan Analisis terhadap faktor – faktor yang mempengaruhi kinerja dan keberhasilan organisasi perusahaaan. 2. Analisis Kondisi Eksternal Perusahaan Analisis terhadap faktor – faktor eksternal organisasi dan mengkaji posisi orgasnisasi terhadap faktor – faktor eksternal. 3. Identifikasi SI/TI Identifikasi terhapa aplikasi yang digunakan saat proses bisnis berjalan di Perusahaan Air XYZ beserta sumber daya yang menggunakannya dan identifikasi perkembangan teknologi yang dibutuhkan. 4. Arahan SI/TI Arahan SI/TI berupa arsitektur sistem informasi dan basis data, arstitektur aplikasi, arsitektur inftrastruktur dan arsitektur organisasi. Daftar aplikasi yang dibutuhkan diidentifikasikan ke dalam Matrik Mc. Farlan. 5. Roadmap Aplikasi Portofolio Masa Depan Jadwal implementasi mengenai solusi SI/TI yang dibutuhkan berdasarkan analisis lingkungan internal dan eksternal Perusahaan Air XYZ. IV. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Tahap Visi 4.1.1. Analisis Kondisi Internal Tabel 1 Hasil Kuesioner Fokus Bahasan Kuesioner Penanganan Kebutuhan Sistem Informasi
1.1 Analisis kondisi eksternal perusahaan
Analisis SWOT
Fokus Bahasan Kuesioner Peralatan Perusahaan
Strategi bisnis dalam bentuk Matrik SWOT Tahap 2 Analisis
2.1 Identifikasi SI/TI yang ada di perusahaan saat ini
Identifikasi sumber daya manusia di perusahaan
Indentifikasi perkembangan teknologi
Daftar aplikasi potensial
Tahap 3 Arahan
Arahan SI/TI - Arsitektur informasi - Arsitektur aplikasi - Arsitektur Infrastruktur Teknologi - Arsitektur organisasi Matrik Mc. Farlan Aplikasi portopolio masa depan
Tahap 4 Rekomendasi
Roadmap aplikasi portopolio masa depan
Gambar 2 Metode Analisa Anita Cassidy
Pelatihan Proyek Aplikasi Keseluruhan Informasi
Sistem
Hasil Setiap individu yang mengerti mengenai kebutuhan sistem informasi terkait permasalahan yang ada dengan waktu ideal pemecahan permasalahannya adalah kurang dari 1 jam. Hasil Dibutuhkan waktu 1 – 3 jam untuk menyelesaikan tugas dari masing – masing bagian. Forum saat makan siang. Tersedia. Semua responden mengatakan belum puas dengan sistem informasi yang ada dikarenakan beberapa keterbatasan. Harapan untuk kedepannya, Perusahaan Air XYZ memiliki sistem informasi teringrasi satu sama lain supaya ada hubungan dari beberapa bagian untuk memudahkan komunikasi dalam setiap tanggungjawab/tugas dari masing – masing bagian.
Tabel 2 Analisis Value Chain Kebutuhan SI/TI Activity Chain Aktivitas Utama Perusahaan Air XYZ Rencana kerja Sistem informasi yang dapat Perusahaan Air XYZ. mengintegrasi seluruh rencana kerja Perusahaan Air XYZ Aktivitas Pendukung Perusahaan Air XYZ Pendukung Sistem informasi yang dapat Infrastruktur mengintegrasi pelayanan jasa pembayaran air.
2
Aktivitas Pendukung Perusahaan Air XYZ Manajemen Sumber Sistem informasi yang dapat Daya mengidenfitikasi semua staff perusahaan. Pengembangan Sistem informasi yang melakukan Teknologi perencanaan untuk perusahaan. Pengadaan Barang Sistem informasi yang dapat mengelompokan berbagai pengadaan barang. Aktivitas Utama Bagian Umum Perusahaan Air XYZ Pengaturan dan Sistem informasi yang dapat penyediaan keperluan mengkoordinir seluruh kepegawaian operasional perusahaan, gudang dan perusahaan secara kesekretariatan. umum dan menyeluruh, secara langsung mengkoordinir kepegawaian, gudang dan kesekkretariatan. Aktivitas Pendukung Bagian Umum Perusahaan Air XYZ Pendukung Sistem informasi yang dapat Infrastruktur mengelompokan pembukuan (administrasi), peralatan dan properti perusahaan. Manajemen Sumber Sistem informasi yang dapat Daya mendukung Bagian Umum Perusahaan. Pengembangan Sistem informasi yang dapat Teknologi memantau dan mengendalikan bawahan dari Bagian Umum. Pengadaan Barang Sistem informasi yang dapat mendokumentasikan setiap keperluan administrasi. Aktivitas Utama Bagian Pengadaan Perusahaan Air XYZ Membantu pekerjaan Sistem informasi yang terintegrasi dan Kepala Bagian Umum dapat memonitoring pekerjaan Kepala dalam pengadaan Bagian Umum sehingga jika ada barang maupun permasalahan dapat langsung pekerjaan. ditangani. Aktivitas Pendukung Bagian Pengadaan Perusahaan Air XYZ Pendukung Sarana dan Prasarana Perusahaan Infrastruktur Manajemen Sumber Staff Pendukung Bagian Pengadaan Daya Pengembangan Memberikan data yang dibutuhkan Teknologi bagian lain sesuai persetujuan Bagian Umum Pengadaan Barang Dokumentasi setiap keperluan peralatan baik administrasi maupun teknis. Aktivitas Utama Bagian Administrasi Umum dan Gudang Perusahaan Air XYZ Melaksanakan tugas Sistem informasi yang membantu yang diberikan dan mengintegrasi tugas Kepala Sub membantu Kepala Sub Bagian Administrasi Umum dan Bagian Administrasi Pengadaan. Umum dan Gudang dalam hal pemeliharaan dan administrasi gudang. Aktivitas Pendukung Bagian Administrasi Umum dan Gudang Perusahaan Air XYZ Pendukung Administrasi dan Pergudangan Infrastruktur Manajemen Sumber Staff Pendukung Bagian Administrasi Daya Umum dan Gudang
Aktivitas Pendukung Bagian Administrasi Umum dan Gudang Perusahaan Air XYZ Pengembangan Penerimaan dan pengeluaran barang. Teknologi Pengadaan Barang Dokumentasi setiap keperluan administrasi dan gudang. Aktivitas Utama Bagian Sumber Daya Manusia Perusahaan Air XYZ Membantu Kepala Sistem informasi yang mengintegrasi Bagian Umum dalam semua tugas pada Bagian Sumber melaksanakan program Daya Manusia. pengelolaan dan pengembangannya sumber daya manusia. Aktivitas Pendukung Bagian Sumber Daya Manusia Perusahaan Air XYZ Pendukung Sumber Daya Manusia Infrastruktur Manajemen Sumber Staff Pendukung Bagian SDM Daya Pengembangan Pemeliharaan data – data karyawan Teknologi Pengadaan Barang Pengelolaan dan pembinaan SDM
4.1.2. Analisa Kondisi Eksternal Tabel 3 Hasil Analisa PEST Faktor PEST Faktor Politik Kebijakan pemerintah dalam penetapan penyelenggaraan kegiatan perusahaan, maka organisasi dan tata kerja Perusahaan Air XYZ lebih berdaya guna dan berhasil guna, sesuai dengan peraturan daerah Kabupaten Ciamis Nomor 10 Tahun 2008 pasal 13 ayat b. Faktor Ekonomi Pertumbuhan tingkat kemiskinan mempengaruhi penurunan dalam pembayaran tagihan bulanan jasa air mineral. Faktor PEST Faktor Sosial Koordinasi perusahaan daerah dengan masyarakat belum optimal dalam suatu sistem terpadu, sehingga jika ada keluahan dari masyarakat, bagian Humas Perusahaan Air XYZ ini belum bisa menampung keluhannya. Faktor Teknologi Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi berbasiskan web based service.
Kebutuhan SI/TI Sistem informasi yang dapat mengatur semua kegiatan program kerja berikut tanggung jawab dari beberapa Kepala Bagian.
Sistem informasi yang dapat menampung semua keanggotaan pelanggan sekaligus dapat memantau secara otomatis apabila ada pelanggan yang tidak tepat waktu membayar tagihan ini. Kebutuhan SI/TI Sistem informasi yang dapat menghimbau masyarakat jika terjadi permasalahan misalnya: air yang disediakan kurang bersih (karena hujan) dll.
Website resmi khusus untuk Perusahaan Air XYZ
4.1.3. Analisa SWOT Tabel 4 Analisa SWOT Kekuatan (Strength) 1. Perusahaan Air XYZ memiliki sumber daya air memadai untuk daerah Cabang Ciamis. 2. Perusahaan Air XYZ merupakan perusahaan daerah Cabang Ciamis yang dibentuk PERDA. 3. Memiliki visi, misi dan sasaran yang jelas.
Kelemahan (Weakness) 1. Bidang Pemasaran/Pelayanan - Cakupan pelayanan kurang memadai - Kontinutias pemasukan air belum mencapai 24 jam per hari 2. Masih terbatasnya sarana dan prasarana untuk masing – masing bagian. 3. SDM yang masih terbatas untuk bidang ahlinya.
3
Tabel 4 Analisa SWOT Kekuatan (Strength) 4. Terkoordinasinya program kerja untuk setiap bagian di Perusahaan Air XYZ. Tersedianya anggaran dan dana. Peluang (Opportunity) 1. Berkembangnya kawasan perumahan di sekitar Ciamis sehingga membutuhkan jasa air mineral 2. Masih banyak masyarakat menggunakan DAS
Kelemahan (Weakness)
Ancaman (Threat) 1. Semakin naiknya harga BBM akan mengakibatkan perusahaan harus mengeluarkan biaya produksi dalam bentuk BBM dalam nilai yang lebih besar 2. Koordinasi perusahaan masih kurang terhadap masyarakat jika terdapat keluhan, misal : air tidak bersih akibat hujan
Tabel 5 Matrik SWOT Kekuatan (Strength ) Peluang (Opportu nity)
1.
2.
3.
Ancaman (Threat )
1.
2.
Kelemahan (Weakness) (SO) (WO) Meningkatkan sarana 1. Meningkatkan dan prasarana guna sumber daya yang optimalisasi untuk sesuai dengan kualitas pelayanan. struktural. Meningkatkan 2. Meningkatkan koordinasi antar pelayanan untuk bagian sesuai SDM masyarakat yang yang tersedia saat ini sudah maupun di perusahaan. yang belum Optimalisasi visi, misi menggunakan dan sasaran PAM. perusahaan. (ST) (WT) Tingkatkan program 1. Tingkatkan jasa kerja hingga pembagian air sosialisasi dengan mineral masyarakat lebih 2. Perekrutan untuk mudah. SDM yang ahli di Tingkatkan anggarana masing – masing dana guna untuk bidang. membantu proses sosialisasi PAM.
Tabel 6 Hasil Analisa Matrik SWOT Strategi Strategi SO 1. Memperluas SDM dan melakukan perekrutan sesuai ahli bidang masing – masing 2. Meningkatkan kualitas perusahaan dengan membuat suatu visi, misi dan tujuan yang lebih rinci
Kebutuhan SI/TI 1. Sistem informasi yang dapat mengidentifikasi berbagai bidang ahli yang ada di perusahaan. 2. Sistem informasi yang mampu menyajikan pelaporan yang berkaitan dengan peningkatan kualitas perusahaan. 1. Sistem informasi yang dapat mengelola sarana prasarana. 2. Sistem informasi yang mampu melakukan pengawasan terhadap mutu pelayanan masyarakat.
Strategi ST 1. Peningkatana kualitas sarana prasarana dan infraksturktur lainnya untuk menciptakan suatu hubungan yang lebih baik antara masyarakat dengan perusahaan. 2. Evaluasi setiap keluahan yang berasal dari masyarakat pelanggan PAM. Strategi WO 1. 1. Peningkatan efektivitas proses bisnis melalui jasa PAM di setiap rumah terutama Cabang Ciamis. 2. Peningkatan SDM (pegawai) 2. dengan lulusan yang sesuai bidang ahli.
Sistem informasi terintegrasi mulai dari efektivitas pembagian air sampai pelayanan pembayaran konsumen. Sistem informasi kepegawaian.
Strategi Strategi WT 1. Memperluas jaringan kerjasama dengan masyarakat supaya masyarakat dapat memantau pembagian/keadaan jenis air yang berlangsung. 2. Memanfaatkan potensi SDM secara optimal.
Kebutuhan SI/TI 1. Website Perusahaan Air XYZ 2. Sistem Informasi kepegawaian.
4.2. Tahap Analisis 4.2.1. Infrastruktur Teknologi a. Jaringan Internet b. Perangkat Keras 4.2.2. Organisasi Perusahaan Air XYZ menjalankan semua proses bisnisnya berdasarkan tugas pokok masing – masing bagian organisasi, namun belum memiliki bagian yang berhubungan dengan teknologi informasi. 4.2.3. Identifikasi Aplikasi Potensial Tabel 7 Solusi SI/TI dari Activity Chain Kebutuhan SI/TI Activity Chain Aktivitas Utama Perusahaan Air XYZ Rencana kerja Sistem informasi yang Perusahaan Air dapat mengintegrasi XYZ. seluruh rencana kerja Perusahaan Air XYZ
Solusi SI/TI Sistem informasi rencana kerja Perusahaan Air XYZ
Aktivitas Pendukung Perusahaan Air XYZ Pendukung Sistem informasi yang Sistem informasi Infrastruktur dapat mengintegrasi pembayaran jasa pelayanan jasa air. pembayaran air. Manajemen Sistem informasi yang Sistem informasi Sumber Daya dapat mengidenfitikasi kepegawaian. semua staff . Kebutuhan SI/TI Solusi SI/TI Activity Chain Aktivitas Pendukung Perusahaan Air XYZ Pengembangan Sistem informasi yang Sistem informasi Teknologi melakukan perencanaan. perencaan. Kebutuhan SI/TI Solusi SI/TI Activity Chain Aktivitas Pendukung Perusahaan Air XYZ Pengadaan Sistem informasi yang Sistem informasi Barang dapat mengelompokan pengadaan berbagai pengadaan barang. barang. Aktivitas Utama Bagian Umum Perusahaan Air XYZ Pengaturan dan Sistem informasi yang Sistem informasi penyediaan dapat mengkoordinir administrasi keperluan seluruh kepegawaian perusahaan. operasional perusahaan, gudang dan perusahaan kesekretariatan. secara umum dan menyeluruh, secara langsung mengkoordinir kepegawaian, gudang dan kesekkretariatan. Aktivitas Pendukung Bagian Umum Perusahaan Air XYZ Pendukung Sistem informasi yang Sistem informasi Infrastruktur dapat mengelompokan properti pembukuan perusahaan. (administrasi), peralatan dan properti perusahaan. Manajemen Sistem informasi yang Sistem informasi Sumber Daya dapat mendukung staff pendukung Bagian Umum Bagian Umum.
4
Tabel 7 Solusi SI/TI dari Activity Chain Aktivitas Pendukung Bagian Umum Perusahaan Air XYZ Pengembangan Sistem informasi yang Sistem informasi Teknologi dapat memantau dan kepegawain mengendalikan Bagian Umum. bawahan dari Bagian Umum. Pengadaan Sistem informasi yang Sistem informasi Barang dapat administrasi. mendokumentasikan setiap keperluan administrasi. Aktivitas Utama Bagian Pengadaan Perusahaan Air XYZ Membantu Sistem informasi yang Sistem Informasi pekerjaan Kepala terintegrasi dan dapat rencana kerja Bagian Umum memonitoring pekerjaan Kepala Bagian dalam pengadaan Kepala Bagian Umum Umum. barang maupun sehingga jika ada pekerjaan. permasalahan dapat langsung ditangani. Aktivitas Pendukung Bagian Pengadaan Perusahaan Air XYZ Pendukung Sarana dan Prasarana Sistem informasi Infrastruktur Perusahaan data sarana dan prasarana Manajemen Staff Pendukung Bagian Sistem informasi Sumber Daya Pengadaan data pengadaan barang Pengembangan Memberikan data yang Sistem informasi Teknologi dibutuhkan bagian lain data pengadaan sesuai persetujuan barang Bagian Umum Pengadaan Dokumentasi setiap Sistem informasi Barang keperluan peralatan baik data pengadaan administrasi maupun barang. teknis. Aktivitas Utama Bagian Administrasi Umum dan Gudang Perusahaan Air XYZ Melaksanakan Sistem informasi yang Sistem Informasi tugas yang membantu tugas pokok diberikan dan mengintegrasi tugas Bagian membantu Kepala Sub Bagian Administrasi Kepala Aktivitas Utama Bagian Administrasi Umum dan Gudang Perusahaan Air XYZ Sub Bagian Administrasi Umum dan Umum dan Administrasi Pengadaan. Pengadaan. Umum dan Gudang dalam hal pemeliharaan dan administrasi gudang. Aktivitas Pendukung Bagian Administrasi Umum dan Gudang Perusahaan Air XYZ Pendukung Administrasi dan Sistem informasi Infrastruktur Pergudangan data administrasi dan pergudangan Manajemen Staff Pendukung Bagian Sistem informasi Sumber Daya Administrasi Umum dan data administrasi Gudang dan pergudangan Pengembangan Penerimaan dan Sistem informasi Teknologi pengeluaran barang. data barang Pengadaan Dokumentasi setiap Sistem informasi Barang keperluan data administrasi administrasi/gudang. dan pergudangan Aktivitas Utama Bagian Sumber Daya Manusia Perusahaan Air XYZ Membantu Sistem informasi yang Sistem informasi Kepala Bagian mengintegrasi semua tugas pokok Umum dalam tugas pada Bagian Bagian Sumber melaksanakan Sumber Daya Manusia. Daya Manusia. program pengelolaan SDM
Aktivitas Pendukung Bagian Sumber Perusahaan Air XYZ Pendukung Sumber Daya Manusia Infrastruktur
data Manajemen Sumber Daya
Staff Pendukung Bagian SDM
Pengembangan Teknologi
Pemeliharaan data data karyawan
Pengadaan Barang
Pengelolaan pembinaan SDM
–
dan
Daya
Manusia
Sistem informasi data sumber daya manusia perusahaan Sistem informasi Staff Pendukung Bagian SDM Sistem informasi data – data karyawan Sistem informasi pengelolaan dan pembinaan SDM
Tabel 8 Solusi SI/TI dari PEST Faktor PEST Faktor Politik Kebijakan pemerintah dalam penetapan penyelenggaraan kegiatan perusahaan, sesuai dengan peraturan daerah Kabupaten Ciamis Nomor 10 Tahun 2008 pasal 13 ayat b. Faktor Ekonomi Pertumbuhan tingkat kemiskinan mempengaruhi penurunan dalam pembayaran tagihan bulanan jasa air mineral. Faktor Sosial Koordinasi perusahaan daerah dengan masyarakat belum optimal dalam suatu sistem terpadu, sehingga jika ada keluahan dari masyarakat, bagian Humas Perusahaan Air XYZ ini belum bisa menampung keluhannya. Faktor Teknologi Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi berbasiskan web based service.
Kebutuhan SI/TI Sistem informasi yang dapat mengatur semua kegiatan program kerja berikut tanggung jawab dari beberapa Kepala Bagian.
Solusi SI/TI Sistem informasi program kerja setiap bagian organisasi
Sistem informasi yang dapat menampung semua keanggotaan pelanggan sekaligus dapat memantau secara otomatis apabila ada pelanggan yang tidak tepat waktu membayar tagihan ini. Sistem informasi yang dapat menghimbau masyarakat jika terjadi permasalahan misalnya: air yang disediakan kurang bersih (karena hujan) dll.
Sistem informasi data pelanggan
Website resmi khusus untuk Perusahaan Air XYZ
Website Perusahaan Air XYZ
Website Perusahaan Air XYZ
Tabel 9 Solusi SI/TI dari Matrik SWOT Strategi
Kebutuhan SI/TI
(SO) 1. Meningkatkan sarana dan prasarana guna optimalisasi untuk kualitas pelayanan. 2. Meningkatkan koordinasi antar bagian sesuai SDM yang tersedia saat ini di perusahaan. 3. Optimalisasi visi, misi dan sasaran perusahaan.
1. Sistem informasi yang dapat mengoptimalisasi kualitas pelayanan. 2. Sistem informasi yang dapat mengkoordinasi SDM yang tersedia. 3. Sistem informasi yang dapat memperbaharui visi, misi dan sasaran perusahaan sesuai jangka waktu yang ditentukan perusahaan
Solusi SI/TI 1. Sistem informasi data sarana dan prasarana. 2. Sistem informasi ketersediaan SDM. 3. Sistem informasi rencana kerja perusahaan.
5
Tabel 9 Solusi SI/TI dari Matrik SWOT Strategi (ST) 1. Tingkatkan program kerja hingga sosialisasi dengan masyarakat lebih mudah. 2. Tingkatkan anggarana dana guna untuk membantu proses sosialisasi PAM. (WO) 1. Meningkatkan sumber daya yang sesuai dengan struktural. 2. Meningkatkan pelayanan untuk masyarakat yang sudah maupun yang belum menggunakan PAM. (WT) 1. Tingkatkan jasa pembagian air mineral 2. Perekrutan untuk SDM yang ahli di masing – masing bidang
Kebutuhan SI/TI 1. Sistem informasi yang dapat menghimbau kepada masyarakat mengenai pelayanan perusahaan. 2. Sistem informasi yang dapat mengatur anggaran dana perusahaan.
Solusi SI/TI 1. Website Perusahaan Air XYZ. 2. Sistem informasi bagian keuangan.
4.3.2. Arsitektur Aplikasi Aktivitas Utama PDAM Tirta Galuh Ciamis
SI Rencana Kerja
Bagian Umum
SI Administrrasi Perusahaan
Bagian Pengadaan
Website PDAM Tirta Galuh Ciamis
SI Rencana Kerja Kabag. Umum
Bagian Administrasi dan Gudang
SI Tugas Pokok Bagian Adm. dan Gudang SI Tugas Pokok Bagian SDM
Bagian SDM
Integrasi Perangkat Lunak Aktivitas Pendukung
1. Sistem informasi yang mengelola sumber daya perusahaan. 2. Sistem informasi yang dapat menghimbau masyarakat Cabang Ciamis dalam penggunaan jasa air PAM
1. Sistem informasi kepegawaia n. 2. Website Perusahaan Air XYZ
1. Sistem informasi yang dapat mengatur pembagian air mineral. 2. Sistem informasi yang dapat mengelompokan SDM yang tersedia sesuai bidang keahlian.
1. Sistem informasi jasa air mineral. 2. Sistem informasi kepegawaia n.
SI Pembayaran Jasa Air Pengelolaan Transaksi Pembayaran Jasa Air
SI Kepegawaian
SI Perencanaan
SI Pengadaan Barang
SI Properti Perusahaan
SI Pendukung Bagian Umum
SI Administrasi
Pengelolaan SDM
Perencanaan Teknologi Informasi
Pengelolaan Pengadaan Barang
Pengelolaan Properti Perusahaan
Pengelolaan Tugas dan Wewenang Bagian Umum
Pengelolaan Administrasi Perusahaan
SI Kepegawaian Bagian Umum
SI Sarana dan Prasarana
SI Pengadaan Barang
SI Administrasi dan Gudang
Pengelolaan SDM
Pengelolaan Sarana dan Prasarana
Pengelolaan Pengadaan Barang
Pengelolaan Administrasi dan Gudang
Gambar 4 Usulan Arsitektur Aplikasi
4.3.3. Arsitektur Infrastrutktur Teknologi
4.1. Tahap Arahan Tabel 10 Pengelompokan Aplikasi Potensial Stratejik Website Perusahaan Air XYZ SI Rencana Kerja Perusahaan Air XYZ Kunci Operasional SI SDM SI Pengadaan SI Administrasi Gudang
Prioritas I
Potensi Tinggi Media Akses Internet
I Gambar 5 Usulan Jaringan Internet Prioritas I II
dan
II
Pendukung SI Kepegawaian SI Saranan dan Prasarana SI Data Barang
4.3.4. Arsitektur Organisasi
4.3.1. Arsitektur Informasi dan Basis Data
Sarana dan Prasarana Database
Pengadaan Barang Database
Administrasi dan Pergudangan Database
Staff Pendukung SDM Database
Pengelolaan dan Pembinaan SDM Database
Pengadaan Barang
Perencanaan
Administrasi
Kepegawaian Bag. Umum
Pembayaran Jasa Air
Kepegawaian
Pendukung Bag. Umum
Properti Perusahaan
PDAM Tirta Galuh Ciamis Rencana Kerja PDAM Tirta Galuh Ciamis
Bagian Umum Administrasi Perusahaan
Sarana dan Prasarana Perusahaan Database
Sarana dan Prasarana Bag. Umum Database
Pengadaan Barang Perusahaan Database
Pengadaan Barang Bag. Umum Database
Administrasi Perusahaan Database
Administrasi Bag. Umum Database
Data SDM Perusahaan Database
Data SDM Bag, Umum Database
Pembinaan SDM Perusahaan Database
Pembinaan SDM Bag. Umum Database
Usulan Arsitektur Struktur Organisasi
Gambar 3 Usulan Arsitektur Basis Data
6
4.4. Tahap Rekomendasi
Gambar 6 Portofolio Aplikasi Masa Depan
Tabel 11 Roadmap Portofolio Aplikasi Masa Depan
V. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan a. Responden untuk kuesioner adalah bagian yang terlibat dalam proses bisnsi yang di analisis. Identifikasi kondisi internal dan eksternal menggunakan tools analisis yaitu Value Chain, SWOT, PEST yang dapat menghasilkan kebutuhan SI/TI sehingga dapat menyimpulkan solusi SI/TI. b. Rekomendasi arsitektur basis data merupakan turunan dari hasil analisa solusi SI/TI sehingga terciptanya basis data yang benar – benar sesuai dengan sistem informasi yang dibutuhkan. c. Rekomendasi organisasi merupakan solusi hasil wawancara dimana Perusahaan Air XYZ belum mempunyai satu bagian yang mengintegrasi mengenai SI/TI maka direkomendasikanlah bagian perencanaan yang melakukan pengembangan teknologi informasi. d. Portofolio aplikasi massa depan merupakan rekomendasi sistem informasi yang dibutuhkan bagi pengembangan, pengelolaan dan penggunaan sistem sesuai tugas pokok bagian – bagian organisasi yang di analisis. Jadwal implementasi
pembentukan sistem informasi telah diajukan berupa roadmap perencanaan teknologi informasi. 5.2. Saran a. Perencanaan teknologi informasi ini memberikan dampak yang lebih baik sehingga dapat langsung diintegrasikan melalui dukungan Direktur Perusahaan Air XYZ. b. Implementasi portofolio aplikasi masa depan harus mempertimbangkan kondisi internal dan eksternal sesuai kebijakn hukum dan kebutuhan informasinya. c. Strategi SI/TI harus dikelola dan dievaluasi untuk mengikuti kebutuhan fungsi bisnis yang diperlukan. d. Perencanaan teknologi informasi dapat dikembangkan supaya lebih berkesinambungan dengan bagian organisasi lainnya sehingga menciptakan suatu perencanaan teknologi informasi seluruh bagian Perusahaan Air XYZ. DAFTAR PUSTAKA Cassidy, Anita. 2008. Information Systems Strategic Planning. 2nd Ed. Taylor & Francis Group. Craig dan Grant, 2002, Manajemen Strategi (Alih Bahasa : Tjipto Wardoyo), Jakarta : Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia. Hollander; Denna and Cherrington. (2000). Accounting, Information Technology, and Business Solutions McGraw-Hill, New York. Indrajit, Richardus Eko. 2014. Teknologi Informasi dan Perguruan Tinggi : Paradigma, Konsep dan Strategi Implementasi. Graha Ilmu. Keputusan Direktur Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Galuh Ciamis, No. 01/2008. Organisasi dan Tata Kerja Perusahaan Daerah Air Minum Tirta Galuh Ciamis. Ciamis : Perusahaan Daerah Air Minum Tirta Galuh Ciamis. Kotler, Philip dan A.B Susanto. 2001. Manajemen Pemasaran di Indonesia, Jakarta : Salemba Empat. McLeod, Raymond Jr dan Schell, George (2004). Management Information System. 9th Edition. Pearson Education, Inc. New Jersey. Rosmalina, Model Rencana Strategis Sistem Informasi Di Universitas Bale Bandung (UNIBBA). Program Pasca Sarja Universitas Komputer Indonesia. Tozer, Edwin E. (1996). Strategic IS/IT Planning. Butterworth-Heinemann, USA. Turban, Efraim., McClean, Ephraim., Wetherbe. James (1999). Information Technology for Management Making Coinnections for Strategis Advantage. 2nd Edition, John Wiley &Sons.Inc. Ward, J. & Peppard, J. 2002. Strategic Planning for Information System 3th. England: John Wiley and Sons. 7
8
