• Kompleksitas Teknologi Informasi dalam perusahaan Æ Ketergantungan perusahaan terhadap Teknologi Informasi • Salah satu informasi yang berpengaruh terhadap kualitas sebuah lembaga pendidikan Æ informasi yang terdapat dalam audit internal • Laporan hasil audit digunakan sebagai acuan
Tujuan : • “Menghasilkan suatu aplikasi untuk membantu ITS dalam melakukan internal audit baik dari segi auditor maupun teraudit.” Manfaat : • Memberikan kemudahan bagi ITS untuk melakukan penjadwalan dalam melakukan internal audit. • Memberikan kemudahan bagi ITS untuk mengumpulkan dan me-manage data-data yang digunakan untuk menunjang proses internal audit.
Audit Internal • Bagian yang independen dalam sebuah perusahaan yang memeriksa dan mengevaluasi perusahan itu sendiri • Mengarah kepada pengendalian mutu sebuah perusahaan • Seringkali dilaksanakan untuk menentukan tingkat kesesuaian aktivitas perusahaan terhadap standart sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2000.
Model Spiral • Keuntungan – – – – – –
Meningkatkan model prototyping Meminimalkan spesifikasi yang rumit Fokus pada resiko Memungkinkan pengerjaan ulang Fokus lebih awal untuk mengeliminasi proses yang tidak jelas Mengakomodasi maintenance
• Kekurangan : – User dapat merasa tidak nyaman – Membutuhkan skill risk-assessment yang sangat baik
•
Case Tools – Sebuah produk berbasis komputer bertujuan mendukung satu atau lebih aktivitas kerekayasaan software dalam proses pengembangan software – Melibatkan software dan manusia Tujuan Case Tools •Meningkatkan kecepatan •Meningkatkan akurasi •Dokumentasi yang lebih baik •Penggunaan oleh user awam
• Tahap 1 Metode Spiral
• • • • •
Analisis Kebutuhan Interview Kebiasaan User Pengamatan proses yang ada Analisa Resiko Analisa Kebutuhan Auditor Analisa Kebutuhan Teraudit
Pembuatan dan Validasi Pembuatan rancangan Pembuatan Interface Pembuatan ketentuan validasi
• • •
• • • •
Evaluasi Evaluasi user terhadap interface Evaluasi resiko yang ada Evaluasi kesesuaian kebutuhan Evaluasi Perbaikan proses yang masih diperlukan
Perencanaan •Perencanaan perbaikan dari evaluasi tahap 1
• Tahap 2
Analisis Analisa kebutuhan user dari hasil evaluasi tahap 1 Analisa ketepatan penggunaan dari yang diusulkan pada evaluasi tahap 1 Analisa resiko Analisa kelayakan dari tahap 1
• • • •
• •
• •
Pembuatan dan Validasi Perbaikan dari hasil evaluasi tahap 1 Penambahan dari hasil evaluasi tahap 1 dan fase analisis
Evaluasi Evaluasi user terhadap pengembangan case tools tahap 2 Evaluasi user terhadap perbaikan yang diharapkan dari tahap 1
• Tahap 3
Perencanaan Perencanaan perbaikan dari evaluasi tahap 2
•
Analisis Analisa kebutuhan user dari hasil evaluasi tahap 2 Analisa ketepatan penggunaan dari yang diusulkan pada evaluasi tahap 2 Analisa resiko Analisa kelayakan dari tahap 2
• • • •
Pembuatan dan Validasi Perbaikan dari hasil evaluasi tahap 2 Penambahan dari hasil evaluasi tahap 2 dan fase analisis
• •
• •
Evaluasi Evaluasi user terhadap pengembangan case tools tahap 3 Evaluasi user terhadap perbaikan yang diharapkan dari tahap 2
• Tahap 4
Perencanaan Hasil Akhir Perencanaan perbaikan dari evaluasi tahap 3
•
Analisis Analisa kebutuhan user dari hasil evaluasi tahap 3 Analisa ketepatan penggunaan dari yang diusulkan pada evaluasi tahap 3 Analisa resiko Analisa kelayakan dari tahap 3
• • • •
Pembuatan dan Validasi Perbaikan dari hasil evaluasi tahap 3 Penambahan dari hasil evaluasi tahap 3 dan fase analisis
• •
• •
Evaluasi Evaluasi user terhadap pengembangan case tools secara keseluruhan. Evaluasi user terhadap perbaikan yang diharapkan dari tahap3
No.
Kegiatan
1 Pemilihan teori yang relevan 2 Pengumpulan data terkait 3 Analisis Kebutuhan 4 Pembuatan dan Validasi case tools 5 Evaluasi case tools 6 Perencanaan tahap 2 7 Analisis tahap 2 8 Pembuatan dan Validasi tahap 2 9 Evaluasi tahap 2 10 Perencanaan tahap 3 11 Analisis tahap 3 12 Pembuatan dan validasi tahap 3 13 Evaluasi tahap 3 14 Perencanaan tahap 4 15 Analisis tahap 4 16 Pembuatan dan validasi tahap 4 17 Evaluasi tahap 4 18 Implementasi Sistem 19 Analisa Efektifitas Sistem 20 Penulisan Laporan
Tahap Spiral
Maret
April
Mei
Juni
Juli
Agustus
September
Oktober
Nopember Desember Januari
123451234512341234512341234512341234512341234123 ● ● ● ● ● ● ●
Tahap 1
● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
Tahap 2
Tahap 3
Tahap 4
● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
Audit Internal ITS • Berdiri sejak tahun 2005 • Fungsi utama Æ membuat penilaian dari kinerja seluruh unit, biro, lembaga, maupun fakultas / jurusan / prodi di ITS
• Struktur Organisasi Tim Audit Internal ITS Ketua Sekretaris TU
KSAO Akademik
KSAO Umum dan Keuangan
Auditor Fungsional
KSAO Kemahasiswaan dan Kerjasama
Fungsi tim audit internal ITS • Membantu Rektor dalam melakukan pengawasan internal ITS • Memberikan rekomendasi perbaikan kinerja untuk mencapai sasaran institut secara ekonomis, efisien, dan efektif. • Membantu efektivitas penerapan pola tata kelola di ITS. • Mencegah dan mendeteksi indikasi terjadinya Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN) yang menimbulkan kerugian institut, bekerja sama dengan unit kerja terkait.
Proses Audit Internal
Tim Auditor
Unit
Top Management Unit
START
Pembuatan Borang
Borang
Pengisian Borang
Borang + Jawaban
Borang + Jawaban
Penilaian Borang
Sistem Saat ini
Kunjungan Tim
Penyesuaian hasil kunjungan dan jawaban
LHS (Hasil Audit dan Temuan)
LHS (Hasil Audit dan Temuan)
Tanggapan LHS
Tanggapan LHS
Klarifikasi Tanggapan
Laporan Hasil Akhir (LHA) Audit
Laporan Hasil Akhir (LHA) Audit
Laporan Hasil Akhir (LHA) Audit
Kendala tim audit internal ITS • Tim audit ITS merupakan pengajar atau dosen pada jurusan-jurusan di ITS • Masih menggunakan proses manual (Komputer Æ pembuatan borang)
Borang Audit ITS: • Terdapat 14 borang (9 borangUPT, 4 borang biro dan LPPM serta 1 borang Fakultas ) • Poin Borang – Pengujian dan penilaian kesesuaian program kerja dan realisasi – Pengujian dan penilaian kecukupan sistem manajemen – Pengujian dan penilaian prosedur pengadaan dan pengelolahan barang / jasa – Pengujian dan penilaian pengelolaan keuangan
Identifikasi Kebutuhan Progam : •
Sistem yang menyimpan semua data user, unit, serta borang
•
Sistem yang dapat mengingatkan tim audit ITS untuk jadwal-jadwal yang telah dibuat dan memudahkan auditor untuk mematuhi jadwal yang telah ada.
•
Sistem pengintegrasian file borang yang dapat memudahkan tim auditor dalam melakukan perubahan pada borang yang telah dibuat.
•
Sistem pendistribusian borang yang lebih efisien
•
Sistem yang memudahkan auditor untuk mengumpulkan seluruh hasil audit dari borang, jawaban, pengarahan jawaban, LHS, maupun LHA.
•
Sistem yang dapat memudahkan auditor untuk melihat penjadwalan yang harus dilakukan.
•
Sistem yang dapat memberikan kemudahan bagi auditor untuk melakukan controlling pada jadwal yang telah dibuat.
Unit
MasterProses
Laporan Hasil Sementara
Borang dan Kelengkapannya
Template LHA Data User Data Unit 1 Borang dan Kelengkapannya
Context Diagram
Skor Pertanyaan Auditor
Jadwal Audit Sistem Audit Internal Hasil jawaban Unit
Laporan Hasil Sementara Tanggapan Laporan Hasil Akhir Pengingat Jadwal
Laporan Tanggal Pelaksaan
Laporan Hasil Audit
Pimpinan Audit atau ITS
MasterProses
Auditor
3
Jadwal Audit
Hasil jawaban audit Skor Pertanyaan Data Unit
LHS
Proses Penjadwalan Tanggapan
Borang dan Kelengakapannya
LHA
Unit
Data User
+
MUnitUsaha Borang dan kelengkapannya 2
Jadwal
Unit2
Template LHA
Unit
DataMasterProses
1
Jadwal
LHA Proses Pembuatan dan Penilaian User
LHA
User2
Proses Administrasi
Laporan Hasil Sementara
Master dan Detail Borang Aktif MProses
MUser
+
+
Master dan Detail Borang
JadwalUmum
Jadwal
LHA data unit data borang
Template LHA MBorang TTLHA
Unit
4
User
TUnitBorang Template LHA
Master dan Detail Borang Aktif
borang per unit Proses Pembuatan Laporan user per unit
JadwalUmum
TUnitUser
+ Laporan Tanggal Pelaksanaan Laporan Hasil Audit
Pimpinan Audit atau ITS
JadwalUmum
Tabel yang dibutuhkan : • • • • •
Tabel User Tabel Unit Usaha Tabel Borang Tabel Unit Borang Tabel User Unit
• • • • •
Tabel Jadwal Tabel Proses Tabel Jadwal Umum Tabel Template LHA Tabel LHA
• Conseptual Diagram Jadw al
MUnitUs aha idmunitus aha namaunit lokas i penanggungjaw ab notelp email s tatus
punya
TUnitBorang
Punya Punya
TUnitUs er dar itahun
Punya
TLHA IDLHA TanggalMas uk namaLHA LHA lastuser lastupdate
f ormjaw aban f ormpenilaian tanggaljaw ab tanggalnilai LHS tanggalLHS Tanggapan tanggaltanggapan IDLHA tanggalLHA tahun
Punya
Punya
MBor ang MUs er idmuser usern psw d email dept admin lastlogin s tatus
Punya
TTLHA IDTTLHA Nama FileTemplate keterangan lastuser lastupdate
kodebor ang namaborang keterangan f or mbor ang f or mkriteria f or mpanduan lastuser s tatus lastacc ess
ID KeteranganJadw al TanggalAw al TanggalAkhir TahunA nggaran lastuser s tatus
Punya
MProses IDProses Urutan Nama keterangan
Punya
Jadw alUmum ID2 Keter anganJadw al2 TanggalAw al2 TanggalAkhir2 TahunA nggaran2 lastuser2 s tatus2
Form Borang Unit
Form Master Borang
Form Lihat Jadwal
Form Penjadwalan
•
Internal audit pada ITS dilakukan dengan melalui beberapa tahap yang harus dilakukan. Proses internal audit dilakukan pada setiap unit, biro, maupun fakultas yang terdapat pada ITS dengan menggunakan borang-borang yang berbeda sesuai dengan kebutuhan dari unit, biro, maupun fakultas.
•
Proses internal audit ITS menghasilkan LHA (Laporan Hasil Akhir) yang berisi nilai-nilai yang telah dihasilkan melalui proses audit internal.
•
Proses audit internal mengacu pada borang yang telah dibuat dan juga form panduan yang akan dikirimkan ke setiap unit, biro, maupun fakultas. Banyak file yang akan berkaitan dengan sebuah proses audit internal.
• Proses audit membutuhkan file borang, penduan borang, kriteria penilaian, jawaban, LHS, tanggapan, serta LHA. • Untuk memudahkan penggunaan sebuah aplikasi, maka dibutuhkan desain aplikasi yang user friendly. Dengan menggunakan beberapa gambar / icon dinilai dapat memudahkan user dalam mengoperasikan aplikasi. • Case tools akan membantu proses penjadwalan sehingga tidak dibutuhkan lagi penjadwalan dengan sistem manual.
•
Penyediaan case tools pada bagian teraudit Æ dapat terjadi komunikasi secara langsung antara program auditor dan teraudit sehingga penjadwalan dalam hal memberikan jawaban dapat lebih terjamin pelaksanaannya.
•
Case tools dapat dikembangkan dengan adanya fasilitas pembuatan borang yang lebih fleksibel langsung menggunakan program sehingga memudahkan auditor dalam melakukan pembuatan borang
•
Case tools dapat dikembangkan dengan mengintegrasikan WAP untuk memfasilitasi auditor yang mobile
• DFD Level 2 Proses Administrasi
BACK
•
DFD Level 2 Proses Pembuatan dan Penilaian Borang
BACK
• DFD Level 2 Pembuatan Laporan
BACK
• DFD Level 2 Penjadwalan
BACK
MUNITUSAHA IDMUNITUSA HA NAMAUNIT LOKASI PENA NGGUNGJAWA B NOTELP EMA IL STA TUS
JADWA L int v arc har(25) v arc har(50) v arc har(50) v arc har(25) v arc har(50) int
IDMUNITUSAHA = IDMUNITUSAHA IDMUNITUSAHA = IDMUNITUSAHA
TUNITBORA NG IDMUNITUSA HA KODEBORA NG FORMJA WA BA N FORMPENILA IA N TANGGA LJA WA B TANGGA LNILA I LHS TANGGA PA N TLH_IDLHA TANGGA LLHS TANGGA LTA NGGA PAN IDLHA2 TANGGA LLHA TAHUN
IDMUNITUSAHA = IDMUNITUSAHA
TUNITUSER IDMUNITUSA HA IDMUSER DARITA HUN
int int v arc har(5)
int v arc har(10) v arbinary (255) v arbinary (255) datetime datetime v arbinary (255) v arbinary (255) int datetime datetime v arc har(15) datetime v arc har(5)
ID IDMUNITUSA HA IDPROSES KETERA NGA NJA DWAL TANGGA LA WA L TANGGA LA KHIR TAHUNA NGGA RAN LASTUSER STA TUS
int int int v arc har(255) datetime datetime v arc har(5) v arc har(20) int
IDPROSES = IDPROSES
MPROSES IDPROSES URUTAN NAMA KETERA NGA N
int int v arc har(255) v arc har(255)
IDMUSER = IDMUSER
MUSER IDMUSER int USERN v arc har(20) PSWD v arc har(15) EMA IL v arc har(50) DEPT v arc har(50) A DMIN int LASTLOGIN datetime STA TUS int
IDPROSES = IDPROSES
IDLHA = TLH_IDLHA
KODEBORANG = KODEBORANG
JADWA LUMUM
MBORA NG TLHA IDLHA IDTLHA TANGGA LMASUK LHA LASTUSER LASTUPDA TE NAMALHA
int int datetime v arbinary (255) v arc har(20) datetime v arc har(150)
IDTLHA = IDTLHA
TTLHA IDTLHA NAMA FILETEMPLA TE KETERA NGA N LASTUSER LASTUPDA TE
int v arc har(255) v arbinary (255) v arc har(255) v arc har(20) datetime
KODEBORA NG NAMABORA NG KETERA NGA N FORMBORA NG FORMKRITERIA FORMPA NDUAN LASTUSER STA TUS LASTACCESS
v arc har(10) v arc har(50) v arc har(255) v arbinary (255) v arbinary (255) v arbinary (255) v arc har(20) int datetime
ID2 IDPROSES KETERA NGA NJA DWAL2 TANGGA LA WA L2 TANGGA LA KHIR2 TAHUNA NGGA RAN2 LASTUSER2 STA TUS2
int int v arc har(255) datetime datetime v arc har(5) v arc har(20) int
