PERANCANGAN TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK PERENCANAAN DAN ORGANISASI TI DENGAN MENGGUNAKAN COBIT STUDI KASUS DI RUMAH SAKIT XYZ SURABAYA

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012

PERANCANGAN TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK PERENCANAAN DAN ORGANISASI TI DENGAN MENGGUNAKAN COBIT STUDI KASUS DI RUMAH SAKIT XYZ SURABAYA DESIGN IT GOVERNANCE FOR PLANNING AND ORGANIZING INFORMATION TECHNOLOGY BY USING COBIT CASE STUDY IN XYZ HOSPITAL SURABAYA Fanino Maynardo1,*), Joko Lianto Buliali 2) dan Aris Tjahyanto3) 1) Information Technology Management , Institute of Technology Sepuluh November, Cokroaminoto 12A , Surabaya,60264, Indonesia e-mail: [email protected] 2) Department, University 3) Department, University * Corresponding author [email protected]

ABSTRAK Semakin pesatnya perkembangan teknologi informasi di bidang pengelolaan rumah sakit dan dan kompleksnya sistem pengelolaan rumah sakit maka diperlukan kematangan perencanaan dan organisasi dalam mengelola sistem informasi rumah sakit. Dalam rumah sakit begitu banyak bisnis proses yang perlu didukung oleh teknologi informasi sehingga diperlukan kematangan dalam perencanaan dan organisasi TI. Sedangkan keberhasilan pengelolaan TI sangatlah bergantung kepada keselarasan antara tujuan pengelolaan TI dengan tujuan organisasi. Pengelolaan TI dalam organisasi dilakukan dengan memastikan bahwa penggunaan Teknologi Informasi dapat mendukung tujuan bisnis organisasi, menggunakan sumber daya secara optimal dan mengelola resiko secara tepat. Sesuai dengan permasalahan diatas, maka penelitian ini bertujuan agar perencanaan dan organisasi TI dapat selaras dengan strategi bisnis rumah sakit dengan melakukan analisis terhadap kondisi tata kelola teknologi informasi untuk perencanaan dan organisasi TI di RS.XYZ Surabaya. Dari hasil analisis tersebut maka dapat dibuat sebuah rencana aksi serta untuk melakukan perbaikan. Kata Kunci : Perancangan Tata Kelola IT, COBIT, Perencanaan dan Organisasi TI ABSTRACT The more rapid development of information technology in the field of hospital management and the complexity of hospital management system will require planning and organizational maturity in managing hospital information system. The development of information technology today looks so grown rapidly and has spread to various sectors including in the health sector. Although in the world of health (and medical) is a field that is information-intensive, but relatively low adoption of information technology. Although the hospital was known as the organization of labor-intensive, capitalintensive, but the technology investment is still a small part of overall investment in the hospital. ISBN : 978-602-97491-4-4 1


In accordance with the above problems, this research aims for the governance of information technology for IT planning and organization can be aligned with business strategy hospital to conduct an analysis of the governance of information technology for planning and IT organizations in XYZ Hospital at Surabaya. Keywords: Design IT Governance, COBIT, IT Planing and Organization

PENDAHULUAN Perkembangan teknologi informasi saat ini terlihat begitu berkembang dengan pesat dan telah merambah ke berbagai sektor termasuk di bidang kesehatan. Walaupun dalam dunia kesehatan (dan medis) merupakan bidang yang bersifat information-intensive, namun adopsi teknologi informasi relatif tertinggal. Meskipun rumah sakit dikenal sebagai organisasi yang padat modal-padat karya, namun investasi teknologi masih merupakan bagian kecil dari investasi keseluruhan rumah sakit. Para manajer memberi perhatian yang semakin besar pada manajemen informasi selama beberapa tahun terakhir ini karena dua alasan utama. Pertama, kegiatan bisnis telah menjadi semakin rumit. Kedua, komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik. Dalam menerapkan Teknologi Informasi pada suatu organisasi memerlukan sumber daya yang besar pada finansial. Namun resiko terjadinya kegagalan bisa dibilang cukup besar. Perkembangan teknologi yang cukup cepat dan sering berubah, teknologi bisnis menjadi semakin rumit, batas waktu untuk bertindak semakin singkat, dan terdapat pula kendalakendala sosial yang mempengaruhi perkembangan teknologi. Di rumah sakit XYZ yang telah memiliki lebih dari 30 unit/bagian dengan berbagai macam pelayanan kepada pasien yang saling terkait, dan setiap unit/bagian membutuhkan begitu banyak bisnis proses yang perlu didukung oleh teknologi informasi dan setiap bisnis proses memiliki keterkaitan baik antar bisnis proses maupun antar unit/bagian. Setiap bisnis proses yang ada memiliki keunikan tersendiri sehingga dalam mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh internal manajemen TI di rumah sakit ini. Beberapa proyek TI yang telah dibuat ternyata setelah proyek itu selesai, namun proyek tersebut tidak dapat digunakan karena proyek tersebut tidak dapat diterapkan dikarenakan kurangnya dukungan dari pihak manajemen, belum siapnya stakeholder, dan manajemen menganggap bahwa proyek tersebut belum merupakan prioritas dalam mendukung tujuan rumah sakit. Dengan kondisi ini maka diperlukan kematangan dan keselarasan dalam perencanaan dan organisasi TI. Jika dalam perencanaan dan organisasi TI tidak selaras dengan tujuan bisnis rumah sakit XYZ maka kemungkinan banyak sumber daya TI baik berupa manusia maupun finansial digunakan untuk tujuan yang tidak jelas arahnya. Sehingga tujuan TI menjadi tidak menguntungkan rumah sakit XYZ tapi justru merugikan rumah sakit XYZ. Karena keberhasilan pengelolaan TI sangatlah bergantung kepada keselarasan antara tujuan pengelolaan TI dengan tujuan organisasi di rumah sakit XYZ dan pengelolaan TI dalam organisasi rumah sakit XYZ dilakukan dengan memastikan bahwa penggunaan Teknologi Informasi dapat mendukung tujuan bisnis organisasi, menggunakan sumber daya secara optimal dan mengelola resiko secara tepat yaitu dengan cara menyelaraskan antara tujuan bisnis rumah sakit XYZ dengan tujuan bisnis TI rumah sakit XYZ maka tujuan penelitian dibuat adalah untuk menyelaraskan antara tujuan bisnis TI dengan tujuan bisnis rumah sakit.

ISBN : 978-602-97491-4-4 2


M u la i

T in ja u a n K e p u s t a k a a n

T e la a h D o k u m e n B is n is

S tu d i L ite r a tu r

P e m ilih a n P r o s e s T e r k a it d e n g a n P e re n c a n a a n d a n O r g a n is a s i

P e n g u m p u la n D a ta

W a w a n c ara

S u r v e y K u is io n e r

P e n g o la h a n d a n A n a lis a D a t a

A n a lis a T in g k a t K e m a ta n g a n y a n g D ih a r a p k a n ( to - b e )

A n a lis a T in g k a t K e m a ta n g a n S a a t In i ( a s - is )

A n a lis a K e n s e n ja n g a n (G a p )

S tr a te g i P e r b a ik a n

K e s im p u la n

S e le s a i

Gambar 1. Model Penelitian

METODE Penelitian ini bersifat sistematis dan logis sehingga dapat dijadikan pedoman yang jelas dan mudah untuk menyelesaikan permasalahan. Urutan langkah-langkah penelitian penyelesaian masalah dapat dilihat pada gambar 1 Setelah melakukan perencanaan tahapan langkah-langkah penyelesaian masalah, penulis melakukan tinjauan kepustakaan yang berkaitan dengan permasalahan yang akan diteliti. Kemudian dilanjutkan dengan melakukan pemilihan proses pada COBIT yang terkait dengan perencanaan dan organisasi TI. Pemilihan proses dilakukan untuk memfokuskan penelitian yang akan dilakukan. Pemilihan proses mengacu pada proses perencanaan dan organisasi TI di COBIT serta proses yang terkait dengan pengendalian atas proses tersebut. Berdasarkan acuan pemilihan tersebut, maka penelitian ini difokuskan pada mendefinisikan strategi perencanaan TI (PO1), mendefinisikan proses TI, organisasi, dan hubungannya (PO4), manajemen proyek (PO10), monitor dan evaluasi performa TI (ME1), serta menyediakan tata kelola TI (ME4). Setelah memperoleh pemahaman mengenai RS.XYZ Surabaya dan konsep-konsep mengenai tata kelola teknologi informasi, penulis membuat desain pertanyaan untuk survey kuisioner yang akan digunakan untuk proses pengumpulan data bagi penelitian. Proses pengumpulan data yang dilakukan adalah melakukan wawancara dan kuesioner. Responden wawancara dan kuisioner yang dipilih oleh penulis adalah responden yang mewakili tabel RACI pada proses pengolahan data (IT Governance Institute, 2007).

ISBN : 978-602-97491-4-4 3


Berikut merupakan pemilihan responden untuk wawancara dan survey kuesioner berdasarkan COBIT RACI Chart: Tabel 1. Mapping RACI Chart No.

Fungsional Struktural COBIT

1 2

Chief Executive Officer Chief Financial Officer

CEO CFO

3

Business Executive

BE

4

Chief Information CIO Officer Business Process Owner BPO

5

Fungsional Struktural RS Direktur Utama Direktur Umum, Administrasi Keuangan Direktur Medis, Direktur Pelayanan, Direktur SDM Manager Administrasi -

-

DUT DUM DRK

MA

Manager Instalasi Rawat jalan MI Manager Instalasi Farmasi Manager Instalasi Rawat Inap Manager Instalasi Bedah Sentral Manager Instalasi Penunjang Medis Manager Bidang Logistik Manager Bidang SDM Manager Bidang Pengembangan SDM

Pada tahap pengumpulan data ini, Penulis melakukan wawancara terhadap manajemen dan pihak pengguna teknologi informasi di RS.XYZ Surabaya. Wawancara yang dilakukan oleh penulis adalah focuses interview, yakni responden (dalam hal ini pihak manajemen dan pengguna teknologi informasi) diwawancara dalam waktu yang pendek. Wawancara dilakukan dengan suasana yang tidak terlalu formal dengan beberapa pertanyaan yang berkaitan dengan tata kelola teknologi informasi kepada beberapa jajaran manajemen dan pengguna teknologi informasi di RS.XYZ Surabaya. Wawancara tersebut dilakukan dengan tujuan mendapatkan informasi dan meyakinkan responden berkaitan dengan jawaban kuisioner yang akan dipilihnya. Saat melakukan wawancara, penulis menjelaskan control objectives dan detail control objectives dari proses yang telah dianalisis kepada responden serta melakukan pemeriksaan ulang terhadap pilihan jawaban responden dengan bukti yang ada sehingga diperoleh keyakinan terhadap jawaban tersebut. Hasil wawancara yang dilakukan penulis akan mendukung data survey kuesioner yang diperoleh oleh penulis. Selain melakukan wawancara, untuk mendapatkan gambaran yang lebih detail mengenai pengelolaan teknologi informasi untuk proses perencanaan dan organisasi TI di RS.XYZ Surabaya pada tahap pengumpulan dan pelaksanaan survey kuesioner dilakukan oleh penulis pada saat bersamaan dengan pelaksanaan wawancara. Pada tahapan survey kuesioner ini penulis mendesain kuesioner mengenai pernyataanpernyataan yang terkait dengan pengelolaan teknologi informasi untuk perencanaan dan organisasi. Survey kuesioner dilakukan dengan membagikan lembaran kuesionar yang telah didesain tersebut kepada beberapa jajaran manajemen serta pengguna teknologi informasi di RS.XYZ Surabaya. Desain survey kuesioner atas pertanyaan dan pilihan jawaban untuk ISBN : 978-602-97491-4-4 4


masing atribut maturity model yang akan dinilai. Data hasil survey kuesioner yang dilakukan oleh penulis akan diolah dan dianalisis lebih lanjut pada tahap pengolahan data sehingga akan diperoleh suatu hasil mengenai kondisi tata kelola teknologi informasi untuk perencanaan dan organisasi TI di RS.XYZ Surabaya. Setelah memperoleh kecukupan data yang diperlukan dalam penelitian ini, maka dilakukan pengolahan data dan dilakukan analisis terhadap hasil pengolahan tersebut. Dalam melakukan pengolahan data, maka hanya akan mengolah data responden dengan bobot pilihan yang berada pada range data (di antara batas bawah data dan batas atas data). Batas bawah data pada penelitian adalah data 1,5 dari kuartil bawah (Q1) dan batas atas data pada penelitian adalah 1,5 dan kuartal atas (Q3) (IT Governance Institute, 2008). ܳ1=1(ܰ+1)4

(1) Setelah tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi untuk saat ini (as-is) dan tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi yang diharapkan (to-be) diperoleh, penulis akan melakukan analisis kesenjangan terhadap tingkat kematangan tersebut. Analisis kesenjangan tata kelola teknologi informasi ini bertujuan untuk memberikan kemudahan perbaikan tata kelola teknologi informasi melalui informasi atribut maturity model proses mana saja yang memiliki kesenjangan dan membutuhkan perbaikan tata kelola teknologi informasi dari manajemen RS.XYZ Surabaya. Analisis kesenjangan akan membuat proses perbaikan tata kelola teknologi informasi lebih terarah dan focus kepada atribut maturity model yang memiliki kesenjangan. Pada langkah analisis kesenjangan tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi ini, penulis melakukan analisis kesenjangan dengan cara membandingkan secara umum tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi yang diharapkan (to-be) dengan tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi saat ini (as-is). Dari hasil perbandingan tingkat kematangan yang telah dianalisis maka diperoleh proses-proses mana yang tidak sesuai dengan tingkat kematangan yang diinginkan. Untuk dapat melakukan perbaikan terhadap proses yang tidak sesuai tersebut, maka perlu dilakukan analisis kesenjangan atribut maturity model. Analisis kesenjangan atribut maturity model dilakukan dengan cara melakukan analisis terhadap proses-proses yang memiliki kesenjangan tingkat kematangan. Pada strategi perbaikan melakukan analisis strategi perbaikan tata kelola teknologi informasi untuk perencanaan dan organisasi TI di RS.XYZ Surabaya. Strategi perbaikan yang dibuat berdasarkan hasil analisis kesenjangan (gap) tata kelola teknologi informasi yang diperoleh. Pada tahap ini akan memilah proses dan atribut maturity model yang memiliki kesenjangan tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi. Pemilahan proses dan atribut maturity model ini bertujuan memberi arahan kepada manajemen perihal strategi perbaikan tata kelola teknologi informasi agar sesuai dengan tingkat kematangan yang diinginkan. HASIL DAN PEMBAHASAN Karena luasnya cakupan domain yang akan di rancang, maka dalam tesis ini dilakukan pemilihan prioritas IT proses pada COBIT yang akan dibuat tata kelola. Namun sebelum menentukan prioritas maka perlu dilakukan analisa antara hubungan setiap proses TI yang telah ditentukan pada IT Goals ada pada COBIT dengan perancangan tata kelola TI untuk perencanaan dan organisasi TI di RS.XYZ.

ISBN : 978-602-97491-4-4 5


Untuk memperkuat keputusan yang telah diambil pihak manajemen maka dilakukan pemilihan prioritas proses TI menggunakan AHP (Analitical Hierarcy Process). Hasil Langkah pertama dalam menggunakan AHP perlu definisi awal sebagai berikut: Objektif : Memilih prioritas proses TI Kriteria :Biaya yang dikeluarkan, Kemampuan SDM, Dampak Penerapan, Dukungan Stake Holder. Alternatif : PO1, PO4, PO10, ME1, ME4 Penentuan prioritas proses TI secara individual pada masing-masing criteria memberikan hasil yang berbeda-beda. Proses TI dengan prioritas tertinggi pada kriteria Biaya yang Dikeluarkan dan Dampak Penerapan adalah PO1 (Mendefinisikan strategi TI). Pada kriteria Kemampuan dan Ketersediaan SDM, prioritas tertinggi dicapai ME1 (Memonitor dan mengevaluasi performa TI), pada kriteria Dukungan Stakeholder prioritas tertinggi dicapai adalah ME4 (Menyediakan tata kelola TI). Penentuan tingkat prioritas proses TI dengan mengkombinasikan seluruh kriteria menghasilkan urutan prioritas proses TI tertinggi PO1 dengan besaran prioritas 0,387; disusul PO4 dengan besaran 0,212; dilanjutkan ME4 dengan besaran 0,210; kemudian ME1 dengan besaran 0,116 dan terakhir adalah PO10 dengan besaran 0,075. (Lihat Gambar 3)

Gambar 2 Tingkat Prioritas Proses TI Pengembangan objek pertanyaan dan pilihan jawaban kuisioner, yang bertujuan untuk mengetahui tingkat kematangan, dilakukan dengan melakukan tahapan-tahapan sebagai berikut: 1.Mendeskripsikan pernyataan tingkat kematangan proses PO1. 2.Dari pernyataan kematangan tersebut selanjutnya dilakukan pengembangan sehingga didapatkan definisi pernyataan kematangan yang merepresentasikan semua atribut pada semua tingkat kematangan. 3.Pernyataan kematangan yang sudah meliputi seluruh atribut tersebut selanjutnya disusun ke dalam Matriks Atribut Kematangan. 4.Mentranslasikan Matriks Atribut Kematangan ke dalam bentuk pertanyaan dan pilihan jawaban pada kuisioner dengan memformulasikan ke dalam bahasa yang mudah dipahami. Setelah jawaban dari para responden dikumpulkan, selanjutnya dilakukan rekapitulasi terhadap jawaban tersebut. Sebelum dilakukan uji reliabilitas dan validitas data, terlebih dahulu dilakukan indentifikasi data outlier. Identifikasi ini bertujuan untuk memastikan apakah terdapat data outlier, yaitu data yang memiliki karakteristik unik yang terlihat sangat

ISBN : 978-602-97491-4-4 6


berbeda jauh dari observasi-observasi lainnya dan muncul dalam bentuk nilai ekstrim untuk sebuah variable tunggal. Deteksi terhadap univariate outlier dilakukan dengan menentukan batas bawah pengamatan/Lowest Observation (LO) dan batas atas pengamatan/Highest Observation (HO) Sebelum menentukan batas atas (HO) dan bawah (LO), terlebih dulu harus didapatkan nilai Q3 (Quartile Ketiga) dan Q1 (Quartile Pertama) jawaban responden. Selanjutnya dicari nilai IQR (Inter Quartile Range) yang merupakan selisih antara Q3 dengan Q1. Batas bawah observasi (LO) adalah 1.5 IQR lebih rendah dari Q1 sedangkan batas atas observasi (Highest Observation/HO) adalah 1.5 IQR lebih tinggi dari Q3. Jawaban-jawaban yang berada di luar batas observasi tidak akan diikutkan dalam penghitungan. Penentuan tingkat prioritas proses TI dengan mengkombinasikan seluruh kriteria menghasilkan urutan prioritas proses TI tertinggi PO1 dengan besaran prioritas 0,387; disusul PO4 dengan besaran 0,212; dilanjutkan ME4 dengan besaran 0,210; kemudian ME1 dengan besaran 0,116 dan terakhir adalah PO10 dengan besaran 0,075. Proses TI yang memiliki bobot paling tinggi yaitu PO1 (Pendefinisian Strategi TI) selanjutnya ditetapkan sebagai Proses TI yang hendak diukur tingkat kedewasaannya dalam tahap berikutnya. Setelah dilakukan penentuan prioritas proses TI dan telah didapatkan Proses TI yang memiliki bobot tinggi yaitu PO1. Maka selanjutnya dilakukan proses analisa tingkat kematangan untuk proses TI PO1 (Pendefinisian Strategi TI). Pengembangan objek pertanyaan dan pilihan jawaban kuisioner, yang bertujuan untuk mengetahui tingkat kematangan, dilakukan dengan melakukan tahapan-tahapan sebagai berikut: 1.Mendeskripsikan pernyataan tingkat kematangan proses PO1 2.Dari pernyataan kematangan tersebut selanjutnya dilakukan pengembangan sehingga didapatkan definisi pernyataan kematangan yang merepresentasikan semua atribut pada semua tingkat kematangan. 3.Pernyataan kematangan yang sudah meliputi seluruh atribut tersebut selanjutnya disusun ke dalam Matriks Atribut Kematangan. 4.Mentranslasikan Matriks Atribut Kematangan ke dalam bentuk pertanyaan dan pilihan jawaban pada kuisioner dengan memformulasikan ke dalam bahasa yang mudah dipahami. Setelah jawaban dari para responden dikumpulkan, selanjutnya dilakukan rekapitulasi terhadap jawaban tersebut. Sebelum dilakukan uji reliabilitas dan validitas data, terlebih dahulu dilakukan indentifikasi data outlier. Identifikasi ini bertujuan untuk memastikan apakah terdapat data outlier, yaitu data yang memiliki karakteristik unik yang terlihat sangat berbeda jauh dari observasi-observasi lainnya dan muncul dalam bentuk nilai ekstrim untuk sebuah variable tunggal. Deteksi terhadap univariate outlier dilakukan dengan menentukan batas bawah pengamatan/Lowest Observation (LO) dan batas atas pengamatan/Highest Observation (HO) Sebelum menentukan batas atas (HO) dan bawah (LO), terlebih dulu harus didapatkan nilai Q3 (Quartile Ketiga) dan Q1 (Quartile Pertama) jawaban responden. Selanjutnya dicari nilai IQR (Inter Quartile Range) yang merupakan selisih antara Q3 dengan Q1. Batas bawah observasi (LO) adalah 1.5 IQR lebih rendah dari Q1 sedangkan batas atas observasi (Highest Observation/HO) adalah 1.5 IQR lebih tinggi dari Q3. Jawaban-jawaban yang berada di luar batas observasi tidak akan diikutkan dalam penghitungan.

ISBN : 978-602-97491-4-4 7


Boxplot of AC-IS, PSP-IS, TA-IS, SE-IS, RA-IS, GSM-IS 4.0

3.5

Data

3.0

2.5

2.0

1.5

1.0 AC-IS

PSP-IS

TA-IS

SE-IS

RA-IS

GSM-IS

Gambar 3. Atribut kematangan PO1 pada kondisi As-is Dari tampilan boxplot di atas menunjukkan bahwa tidak ada data yang simetris. Meskipun demikian untuk keenam atribut tersebut tidak mengindikasikan adanya data outlier. Boxplot of AC-TB, PSP-TB, TA-TB, SE-TB, RA-TB, GSM-TB 5.0

Data

4.5

4.0

3.5

3.0 AC-TB

PSP-TB

TA-TB

SE-TB

RA-TB

GSM-TB

Gambar 4. Boxplot Atribut kematangan PO1 pada kondisi to-be Tampilan boxplot tersebut mengindikasikan tidak ada variable yang memiliki data simetris. Selain itu ada 3 (tiga) buah data outlier yang pada variable TA-TB dengan nilai data sebesar 4 dan 2. Responden yang memberikan jawaban dengan klasifikasi data outlier pada atribut TA-TB selanjutnya tidak diikut sertakan dalam uji reliabilitas dan validitas data. Sebelum menganalisa kuesioner “maturity level”, maka dilakukan uji dulu untuk reliabilitas dan validitas sehingga data yang akan dianalisa nanti dapat memberikan keyakinan bahwa data yang dikumpulkan dapat mencerminkan kondisi yang sesungguhnya. Tabel 2. Hasil Perhitungan Nilai Cronbach’s Alpha No Status Alpha Reliabilitas 1

As-is

0,7888

Reliabel

2

To-be

0,7569

Reliabel

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa data yang dianalisa dapat memberikan keyakinan atas konsistensi dalam mengukur gejala yang sama. Sedangkan uji validitas dilakukan untuk mendapatkan keyakinan bahwa alat pengumpul data yang digunakan benar-benar mencerminkan indikator variabel yang diteliti. Uji validitas dilakukan dengan menggunakan metode Korelasi Pearson, yaitu dengan mengkorelasikan skor butir pada kuisioner dengan skor totalnya. Untuk semua jawaban pada setiap atribut dihitung nilai r (korelasi dengan skor total) dan dibandingkan dengan nilai r ISBN : 978-602-97491-4-4 8


pada tabel Pearson Product—momen Correlation Coefficient untuk jumlah responden yang sesuai. Jika nilai r-hitung lebih besar dari pada r-tabel, maka item dikatakan valid. Taraf signifikansi yang digunakan adalah 5%.

No 1

2 3 4

5 6

Tabel 3. Hasil Penghitungan Korelasi Pearson r-tabel Atribut Status r-hitung Validitas (N=14 dan N=17) AC As is 0,598 0,389 Valid To be 0,880 0,426 Valid PSP As is 0,798 0,389 Valid To be 0,568 0,426 Valid TA As is 0,708 0,389 Valid To be N/A 0,426 Valid SE As is 0,731 0,389 Valid To be 0,683 0,426 Valid RA As is 0,753 0,389 Valid To be 0,501 0,426 Valid GSM As is 0,629 0,389 Valid To be 0,926 0,426 Valid

Tingkat kematangan saat ini dan yang diharapkan untuk proses PO1 di atas dapat direpresentasikan dalam grafik web sebagai berikut:

Gambar 5. Representasi Tingkat Kematangan Pada Proses PO1 Perancangan model Tata Kelola Perencanaan dan Organisasi TI berangkat dari kebutuhan bisnis terkait TI yang dijabarkan dari Visi dan Misi organisasi RS.XYZ, Teknologi Informasi yang dimiliki oleh RS.XYZ harus dapat mendukung dan sejalan dengan rencana strategis RS. XYZ sehingga secara responsif selalu dapat mengikuti perubahanperubahan perkembangan aturan bisnis maupun aturan kerjasama dengan stakeholder.

ISBN : 978-602-97491-4-4 9


Analisa tingkat kematangan As-is

Analisa tingkat kematangan To-be

Analisa Gap tingkat kematangan untuk setiap tingkat

Merumuskan strategi perbaikan

Gambar 6 Diagram Untuk Langkah Merumuskan Strategi Perbaikan Beberapa tindakan yang perlu dilakukan agar nilai kematangan pada semua atribut dapat mencapai tingkat kematangan 3 (defined) adalah sebagai berikut: No. Atribut 1

AC

Tindakan Perbaikan • •

•

2

PSP

•

3

TA

•

•

4

SE

•

•

5

RA

•

6

GSM

•

Mendefinisikan kebijakan perencanaan strategis TI. Menyelenggarakan pertemuan/rapat manajemen rumah sakit untuku membahas tentang kebijakan perencanaan strategis TI. Mengkomunikasikan kebijakan perencanaan strategis TI keseluruhan kepala unit/bagian. Mendokumentasikan kebijakan,standarisasi atau prosedur perencanaan strategis TI yang telah didefinisikan. Mendefinisikan alat bantu (mis: SWOT) yang berkaitan dengan perencanaan strategis TI. Mendokumentasikan alat bantu yang berkaitan dengan perencanaan strategis TI. Mendefinisikan ketrampilan semua staf yang berkaitan dengan perencanaan strategis TI. Mengadakan pelatihan dalam rangka mencapai tingkat standar keahlian yang dicanangkan. Standar keahlian diharapkan sudah sampai pada level mampu untuk menghasilkan solusi TI. Mendefinisikan peran dan pertanggungjawaban terkait perencanaan strategis TI diterapkan kepada semua staf. Mendefinisikan tujuan perencanaan strategis TI.

Beberapa tindakan yang perlu dilakukan agar nilai kematangan pada semua atribut dapat mencapai tingkat kematangan 4 (managed and measureable)adalah sebagai berikut: No. Atribut Tindakan Perbaikan 1

2

AC

PSP

• •

• • •

Membuat standar pengelolaan Perencanaan strategis TI. Melakukan evaluasi rutin pada pengelolaan perencanaan strategi TI oleh pihak manajemen. Membuat perencanaan jangka pendek dan jangka panjang. Melakukan koordinasi Strategi TI dan bisnis dengan baik. Menjadikan Kebijakan, standarisasi atau prosedur sebagai alat pengawasan untuk mengukur efektifitas dari pencapaian terhadap perencanaan strategis TI jangka pendek dan jangka panjang.

ISBN : 978-602-97491-4-4 10


3

TA

•

•

4

SE

•

•

5

RA

•

•

6

GSM

•

• •

Memperhatikan, mengawasi, dan mengontrol dengan ketat alat bantu berkaitan dengan perencanaan strategis TI yang telah menjadi standar pengolahan oleh pihak manajemen. Mengukur efektifitas dari pencapaian terhadap perencanaan strategis TI jangka pendek dan jangka panjang melalui alat bantu perencanaan strategis TI. Mengawasi secara ketat keterampilan dalam menerapkan perencanaan strategis TI yang telah distandarkan oleh pihak manajemen. Menyelenggarakan pelatihan ketrampilan baik untuk menjaga tingkat keahlian ataupun untuk meningkatkan keahlian secara periodik oleh pihak manajemen Mengawasi secara ketat peran dan pertanggungjawaban yang berkaitan dengan perencanaan strategis TI telah distandarkan oleh pihak manajemen. Meminta pelaporan pertanggung jawaban secara periodik dari semua pihak. Memperhatikan, mengawasi dan mengkontrol penetapan tujuan perencanaan strategis TI telah menjadi standar pengelolaan oleh pihak manajemen. Memiliki perencanaan jangka pendek dan jangka panjang. Mengkoordinasi strategi TI dan bisnis dengan baik.

Beberapa tindakan yang perlu dilakukan agar nilai kematangan pada semua atribut dapat mencapai tingkat kematangan 5 (Optimized) adalah sebagai berikut: No. Atribut 1

AC

Tindakan Perbaikan •

•

2

PSP

•

•

3

TA

•

4

RA

•

•

5

GSM

•

Memikirkan, mengkomunikasikan dan mempertimbangkan perencanaan strategis TI secara periodik dan berkelanjutan. Membuat perencanaan strategis bisnis sudah memiliki sasaran yang jelas, yakni mendukung tujuan bisnis serta menghasilkan nilai bisnis yang tak terlihat melalui investasi TI. Melakukan penyusunan kebijakan, standarisasi atau prosedur yang berkaitan dengan perencanaan strategis TI secara periodik dan berkelanjutan. Membuat aturan-aturan yang telah ditetapkan dan menjadi standar yang baku dalam berhubungan dengan berbagai aktifitas yang bersifat eksternal. Memperbaharui secara periodik dan berkelanjutan alat bantu yang berkaitan dengan perencanaan strategis TI agar berfungsi secara otomatis, baik untuk membantu kebutuhan internal maupun yang berhubungan dengan berbagai aktifitas yang bersifat eksternal. Memperbaharui secara periodik dan berkelanjutan peran dan pertanggungjawaban yang berkaitan dengan perencanaan strategis TI telah dirancang . Mendatangkan pihak external untuk menilai peran dan pertanggungjawaban yang ada. Mempertimbangkan secara periodik penetapan tujuan perencanaan strategis TI yang telah dikomunikasikan dan dipertimbangkan dengan melibatkan semua pihak, bahkan

ISBN : 978-602-97491-4-4 11


•

pihak eksternal. Membuat tujuan perencanaan strategis bisnis dengan sasaran yang jelas, yakni mendukung tujuan bisnis rumah sakit serta menghasilkan nilai bisnis yang tak terlihat melalui investasi TI.

KESIMPULAN DAN SARAN Dari hasil penelitian di atas, dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Pada pemilihan proses TI dengan menggunakan analisa AHP, para pihak manajemen RS.XYZ memprioritaskan proses TI PO1 (Define Strategic IT Plan) dari lima pilihan proses TI (PO1, PO4, PO10, ME1, dan ME4). 2. Semua atribut proses TI yang terkait dengan Mendefinisikan Perencanaan Startegi TI saat ini berada pada tingkat kedewasaan 2 (Repeatable but Intuitive). Hal ini berarti bahwa sudah terjadi proses yang berulang, namun masih bergantung pada pengetahuan individu, sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan cukup besar. 3. Sebagian besar atribut proses diharapkan dapat berada pada tingkat kematangan 5 (Optimized).Hal ini berarti manajemen menginginkan proses yang telah disempurnakan ke tingkat yang lebih baik, serta menginginkan perbaikan secara terus menerus. TI digunakan secara terintegrasi untuk mengotomatisasi alur kerja, meningkatkan kualitas dan efektifitas, serta strategi TI lebih cepat beradaptasi dengan strategi bisnis. 4. Khusus untuk atribut Skill and Expertise pada proses PO1 diharapkan hanya sampai berada pada tingkat kedewasaan 4 (Managed and Measurable). Hal ini berarti manajemen mengawasi dan mengukur kemampuan keahlian dalam pengelolaan untuk mendefinisikan perencanaan strategi TI. 5. Dari penelitian ini mengacu kepada nilai-nilai kematangan yang telah diperoleh maka rekomendasi tindakan untuk menyelaraskan strategi bisnis TI dengan strategi bisnis rumah sakit dikelompokkan ke dalam 3 (tiga) bagian, yaitu: a. Pencapaian tingkat kematangan 3 (defined) b. Pencapaian tingkat kematangan 4 (manage and measurable) c. Pencapaian tingkat kematangan 5 (optimized) Saran : 1. Perlu adanya kedisiplinan dalam melakukan rencana aksi yang sesuai dengan jadwal agar hasil yang diharapkan dapat segera selaras dengan kebutuhan bisnis. 2. Studi lebih lanjut dapat dilakukan untuk mengkaji proses PO4 Define the IT Processes, PO10 Manage Projects, ME1 Monitor and Evaluate IT Peh rformance, ME4 Provide IT Governance yang terkait dengan perencanaan dan organisasi TI yang saat ini belum dilakukan karena keterbatasan sumber daya. 3. Agar hasil tata kelola dapat lebih maksimal, pihak manajemen diharapkan dapat memadukan hasil penelitian serupa pada proses TI yang lain.

DAFTAR PUSTAKA Cassidy, Anita, “A Practical Guide to Information System Strategic 2nd Edition” , Auerbach Publications

ISBN : 978-602-97491-4-4 12


De Haes, Steven and Van Grembergen (2008), “Implementing Information Technology Governance”, University of Antwerp Management School, Belgium. Djatmiko, Bambang (2007), “Audit Sistem Informasi Untuk Menilai Proses Penyampaian Dan Dukungan (Delivery and Support) Dalam Pelayanan Informasi Dengan Menggunakan Framework COBIT Studi Kasus : PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. R & D Center”, Tesis Master, Institut Teknologi Bandung, Bandung DPR-RI dan Presiden RI (2009), “Undang-Undang Republik Indonesia no 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit”, UU-RI IT Goveranance Institute (2007a), “COBIT 4.1 Framework, Control Objectives, Management Guidelines, Maturity Models”, IT Governance Institute. IT Governance Institute (2007b), “IT Governance Implementation Guide”, IT Governance Institute. IT Governance Institute (2008), “COBIT Mapping: Mapping of ITIL v3 With COBIT 4.1”, IT Governance Institute. itSMF International, The IT Service Management Forum (2005), “ITSM Library, IT Governance based on COBIT 4.1 A Management Guide”, Van Haren Publishing. Julianto Hadi, Untung (2011) “Perancangan Model Tata Kelola Pengorganisasian Kecepatan dan Fleksibilitas Layanan Teknologi Informasi Pada Rumah Sakit Jiwa Menur Surabaya”, Tesis Master, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) ,Surabaya. Sarno, Riyanarto (2009), “Strategi Sukses Bisnis dengan Teknologi Informasi Berbasis Balanced Scorecard dan COBIT”, ITS Press, Surabaya. Schiesser, Rich (2010), “IT System Management 2nd Edition”, Prentice Hall Selig, Dr Gad J, PMP COP (2008), “Best Practice, Implementing IT Governance, A Practical Guide to Global Best Practices in IT Management”, Van Haren Publishing.

ISBN : 978-602-97491-4-4 13

PERANCANGAN TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK PERENCANAAN DAN ORGANISASI TI DENGAN MENGGUNAKAN COBIT STUDI KASUS DI RUMAH SAKIT XYZ SURABAYA

Recommend Documents