Perancangan Tata Kelola Teknologi Informasi untuk Perencanaan dan Organisasi TI Menggunakaan COBIT Studi Kasus di Rumah Sakit XYZ Surabaya Oleh : Fanino Maynardo (NRP: 9109.205.505)
PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN TEKNOLOGI BIDANG KEAHLIAN MANAJEMEN TEKNOLOGI INFORMASI PROGRAM PASCA SARJANA INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER SURABAYA
Dalam rumah sakit begitu banyak bisnis proses yang perlu didukung oleh teknologi informasi sehingga diperlukan kematangan dalam perencanaan dan organisasi TI. Sedangkan keberhasilan pengelolaan TI sangatlah bergantung kepada keselarasan antara tujuan pengelolaan TI dengan tujuan organisasi.
1. Bagaimana kondisi tata kelola teknologi informasi untuk proses perencanaan dan organisasi TI di RS. XYZ Surabaya saat ini, serta kondisi tata kelola teknologi informasi untuk proses perencanaan dan organisasi seperti apa yang diharapkan oleh RS. XYZ Surabaya. 2. Bagaimana menyusun tata kelola proses TI yang terkait dengan perencanaan dan organisasi TI? 3. Bagaimana strategi perbaikannya agar bisa mengatasi gap tingkat kedewasaan sehingga layanan TI dapat tersedia sesuai dengan kebutuhan bisnis?
Sesuai dengan permasalahan diatas, maka penelitian ini bertujuan agar strategi tata kelola TI dapat selaras dengan strategi bisnis rumah sakit dengan melakukan analisis terhadap kondisi tata kelola teknologi informasi sehingga diperoleh ……
• Identifikasi kondisi tata kelola teknologi informasi saat ini (as-is) dan kondisi tata kelola teknologi informasi yang diharapkan (to-be) untuk dijadikan acuan perbaikan oleh RS. XYZ Surabaya dalam memperbaiki perencanaan dan organisasi TI • Membuat strategi tata kelola teknologi informasi berupa rencana aksi, jadwal, maupun KPI.
1. Dapat mempercepat tercapainya tujuan bisnis rumah sakit karena memiliki tata kelola teknologi informasi yang memiliki tujuan TI yang mendukung tujuan bisnis RS. XYZ. XYZ. 2. Dapat memberikan gambaran bagi RS. XYZ Surabaya akan kebutuhan untuk melakukan langkahlangkah-langkah apa saja dalam memperbaiki tata kelola teknologi informasi khususnya pada perencanaan dan organisasi TI
3. Dapat mengarahkan strategi TI ke arah yang sejalan dengan strategi rumah sakit.YZ. 4. Dapat mengukur apakah sistem organisasi dan perencanaan TI sudah mendukung kebutuhan proses bisnis di RS.XYZ Surabaya
a. Dengan mempertimbangkan luasnya domain yang terdapat pada kerangka kerja COBIT, maka dilakukan pemilihan proses dengan menggunakan AHP untuk membatasi jumlah domain yang akan diteliti. b. Agar lebih fokus, dalam penelitian ini tidak membahas tentang strategi TI dalam bidang medis.
c. Pengelolaan sumber daya manusia tidak dibahas dalam penelitian ini mengingat saat penelitian ini dibuat pihak Manajemen Sumber Daya Manusia masih sedang dalam pengembangan.
1. Tinjauan kepustakaan 2. Pemilihan Proses Terkait dengan Perencanaan dan Organisasi TI 3. Pengumpulan a. Wawancara b. Survey kuesioner 4. Pengolahan dan Analisa data 5. Strategi Perbaikan 6. Kesimpulan
Alur Diagram Tahapan Penelitian (I)
Alur Diagram Tahapan Penelitian
LINKING IT GOALS TO IT PROCESS Tujuan Penelitian “… strategi tata kelola TI dapat selaras dengan strategi bisnis rumah sakit dengan melakukan analisis terhadap kondisi tata kelola teknologi informasi “
P01 Define a Strategic IT plan P04 Define the IT Processes, Organization and relationships P10 Manage Project ME1 Monitor and evaluate IT Performance ME4 Provide IT governance
Objektif
: Memilih prioritas proses TI
Kriteria
: ◦ ◦ ◦ ◦
Alternatif
Biaya yang dikeluarkan Kemampuan SDM Dampak Penerapan Dukungan Stake Holder
: PO1, PO4, PO10, ME1, ME4
Biaya yang dikeluarkan ◦ Kriteria ini dipilih karena adanya keterbatasan dana untuk mengimplementasikan salah satu proses TI yang relevan. Proses TI yang lain akan dikembangkan lebih lanjut dengan penentuan alokasi dana yang telah direncanakan untuk tahun berikutnya.
Kemampuan SDM ◦ Kriteria SDM ditetapkan sebagai salah satu kriteria mengingat keterbatasan jumlah SDM yang dimiliki oleh pihak RS.XYZ saat ini, serta kemampuan di bidang TI yang terbatas. Maka diperlukan proses TI yang tidak banyak melibatkan SDM.
Dampak Penerapan ◦ Kriteria ini menjadi pertimbangan bagi manajemen untuk menilai apabila nantinya diterapkan, proses TI mana yang memberikan dampak paling signifikan terhadap perbaikan permasalahan pengelolaan TI di rumah sakit.
Dukungan Stakeholder ◦ Stakeholder (pemangku kepentingan) yang dimaksud adalah dukungan Manajemen RS.XYZ. Dukungan tersebut berupa persetujuan atas penerapan proses TI yang dipilih beserta dana yang dikucurkan. Logika yang terkandung dalam kriteria ini adalah proses TI yang nantinya dipilih untuk ditetapkan, tidak mengalami kesulitan dalam proses penganggaran keuangannya akibat tidak disetujui/ditolak oleh pihak manajemen RS.XYZ.
Memilih Prioritas Proses TI
Biaya yang dikeluarkan
Kemampuan
Dampak
Dukungan
SDM
penerapan
Stakeholder
PO1
PO1
PO1
PO1
PO4
PO2
PO2
PO2
PO10
PO10
PO10
PO10
ME1
ME1
ME1
ME1
ME4
ME4
ME4
ME4
0 Non-existent when ◦ IT strategic planning is not performed. There is no management awareness that IT strategic planning is needed to support business goals.
1 Initial/Ad Hoc when ◦ The need for IT strategic planning is known by IT management. IT planning is performed on an as-needed basis in response to a specific business requirement. IT strategic planning is occasionally discussed at IT management meetings. The alignment of business requirements, applications and technology takes place reactively rather than by an organisationwide strategy. The strategic risk position is identified informally on a project-by-project basis.
2 Repeatable but Intuitive when ◦ IT strategic planning is shared with business management on an as-needed basis. Updating of the IT plans occurs in response torequests by management. Strategic decisions are driven on a project-by-project basis without consistency with an overall organisation strategy. The risks and user benefits of major strategic decisions are recognised in an intuitive way. ◦ Etc……………
Nonexistent: Tidak ada kesadaran pihak manajemen akan Non -existent pentingnya perencanaan tersebut untuk mendukung Tujuan Bisnis Initial/Ad Hoc: Hoc Kebutuhan perencanaan strategis TI telah dikenal oleh manajemen TI Repeatable but Intuitive: Intuitive Perencanaan strategis TI dikomunikasikan kepada pihak manajemen sebagai kebutuhan dasar. Defined: Perencanaan startegis diperbincangkan dalam pertemuan manajemen bisnis. Managed and Measurable: Saat perencanaan strategis TI dijadikan sebagai standar pengelolaan dan pelanggaran akan diperhatikan oleh pihak manajemen. Optimised: Perencanaan strategi TI terdokumentasi dan diterapkan dalam proses, dipertimbangkan secara berkelanjutan secara dalam penyusunan Tujuan Bisnis serta menghasilkan nilai bisnis yang tak terlihat melalui investasi TI.
RACI Rules
Organisation Rules
Jumlah
CEO (Chief Executive Officer)
Direktur Utama
1
CFO (Chief Financial Officer)
Direktur Umum, Administrasi Keuangan
1
Business Executive
Direktur Medis,
3
Direktur Pelayanan, Direktur SDM CIO (Chief Information Officer)
Manajer Bidang Administrasi
1
Business Process Owner
- Manajer Instalasi Rawat jalan
11
- Manajer Instalasi Rawat Inap - Manajer Instalasi Penunjang Medis
- Manajer Instalasi Farmasi - Manajer Instalasi Bedah Sentral - Manajer Bidang Akuntansi & Keuangan - Manajer Bidang Logistik - Manajer Bidang Penunjang Umum - Manajer Bidang Hospital Relation - Manajer Bidang SDM - Manajer Bidang Pengembangan SDM TOTAL
17
Boxplot of AC-IS, PSP-IS, TA-IS, SE-IS, RA-IS, GSM-IS 4.0
3.5
Data
3.0
2.5
2.0
1.5
1.0 AC-IS
PSP-IS
TA-IS
SE-IS
RA-IS
GSM-IS
Boxplot of AC-TB, PSP-TB, TA-TB, SE-TB, RA-TB, GSM-TB 5.0
Data
4.5
4.0
3.5
3.0 AC-TB
PSP-TB
TA-TB
SE-TB
RA-TB
GSM-TB
No Status Alpha
Reliabilitas
1
As-is
0,7888
Reliabel
2
To-be 0,7569
Reliabel
r-tabel No
Atribut
Status
r-hitung
(N=14 dan
Validitas
N=17) 1
2
3
4
5
6
AC
PSP
TA
SE
RA
GSM
As is
0,598
0,389
Valid
To be
0,880
0,426
Valid
As is
0,798
0,389
Valid
To be
0,568
0,426
Valid
As is
0,708
0,389
Valid
To be
N/A
0,426
Valid
As is
0,731
0,389
Valid
To be
0,683
0,426
Valid
As is
0,753
0,389
Valid
To be
0,501
0,426
Valid
As is
0,629
0,389
Valid
To be
0,926
0,426
Valid
No
Atribut
Nilai
Tingkat
Kematangan
Kematangan
As is
To be
As is
To be
1
AC
2.06
4.71
2
5
2
PSP
2
4.64
2
5
3
TA
2.12
5
2
5
4
SE
2.06
4.36
2
4
5
RA
2.35
4.71
2
5
6
GSM
2.24
4.64
2
5
2.14
4.68
2
5
Rata-rata
AC 5 4
GSM
3
PSP
2 1 As is 0
To be
RA
TA
SE
Diagram Untuk Langkah Merumuskan Strategi Perbaikan
Analisa tingkat kematangan
Analisa tingkat kematangan
As-is
To-be
Analisa Gap tingkat kematangan untuk setiap tingkat
Merumus kan strategi perbaikan
1. 2. 3.
Pencapaian tingkat kematangan 3 Pencapaian tingkat kematangan 4 Pencapaian tingkat kematangan 5
No. Atribut 1
AC
Tindakan Perbaikan Mendefinisikan kebijakan perencanaan strategis TI. Menyelenggarakan
pertemuan/rapat manajemen rumah sakit untuku membahas tentang
kebijakan perencanaan strategis TI. Mengkomunikasikan kebijakan perencanaan strategis TI keseluruhan kepala unit/bagian.
2
PSP
Mendokumentasikan kebijakan,standarisasi atau prosedur perencanaan strategis TI yang telah didefinisikan.
3
TA
Mendefinisikan alat bantu (mis: SWOT) yang berkaitan dengan perencanaan strategis TI. Mendokumentasikan alat bantu yang berkaitan dengan perencanaan strategis TI.
4
SE
Mendefinisikan ketrampilan semua staf yang berkaitan dengan perencanaan strategis TI. Mengadakan pelatihan dalam rangka mencapai tingkat standar keahlian yang dicanangkan. Standar keahlian diharapkan sudah sampai pada level mampu untuk menghasilkan solusi TI.
5
RA
Mendefinisikan peran dan pertanggungjawaban terkait perencanaan strategis TI diterapkan kepada semua staf.
6
GSM
Mendefinisikan tujuan perencanaan strategis TI.
No.
Atribut
1
AC
Tindakan Perbaikan Membuat standar pengelolaan Perencanaan strategis TI. Melakukan evaluasi rutin pada pengelolaan perencanaan strategi TI oleh pihak manajemen. Membuat perencanaan jangka pendek dan jangka panjang. Melakukan koordinasi Strategi TI dan bisnis dengan baik.
2
PSP
Menjadikan Kebijakan, standarisasi atau prosedur sebagai alat pengawasan untuk mengukur efektifitas dari pencapaian terhadap perencanaan strategis TI jangka pendek dan jangka panjang.
3
TA
Memperhatikan, mengawasi, dan mengontrol dengan ketat alat bantu berkaitan dengan perencanaan strategis TI yang telah menjadi standar pengolahan oleh pihak manajemen. Mengukur efektifitas dari pencapaian terhadap perencanaan strategis TI jangka pendek dan jangka panjang melalui alat bantu perencanaan strategis TI.
4
SE
Mengawasi secara ketat keterampilan dalam menerapkan
perencanaan strategis TI yang telah
distandarkan oleh pihak manajemen. Menyelenggarakan pelatihan ketrampilan baik untuk menjaga tingkat keahlian ataupun untuk meningkatkan keahlian secara periodik oleh pihak manajemen
5
RA
Mengawasi secara ketat peran dan pertanggungjawaban yang berkaitan dengan perencanaan strategis TI telah distandarkan oleh pihak manajemen. Meminta pelaporan pertanggung jawaban secara periodik dari semua pihak.
6
GSM
Memperhatikan, mengawasi dan mengkontrol penetapan tujuan perencanaan strategis TI telah menjadi standar pengelolaan oleh pihak manajemen. Memiliki perencanaan jangka pendek dan jangka panjang. Mengkoordinasi strategi TI dan bisnis dengan baik.
No.
Atribut Tindakan Perbaikan
1
AC
Memikirkan, mengkomunikasikan dan mempertimbangkan perencanaan strategis TI
secara
periodik dan berkelanjutan. Membuat perencanaan strategis bisnis sudah memiliki sasaran yang jelas, yakni mendukung tujuan bisnis serta menghasilkan nilai bisnis yang tak terlihat melalui investasi TI. 2
PSP
Melakukan penyusunan kebijakan, standarisasi atau prosedur yang berkaitan dengan perencanaan strategis TI secara periodik dan berkelanjutan. Membuat aturan-aturan yang telah ditetapkan dan menjadi standar yang baku dalam berhubungan dengan berbagai aktifitas yang bersifat eksternal.
3
TA
Memperbaharui secara periodik dan berkelanjutan alat bantu yang berkaitan dengan perencanaan strategis TI agar berfungsi secara otomatis, baik untuk membantu kebutuhan internal maupun yang berhubungan dengan berbagai aktifitas yang bersifat eksternal.
4
RA
Memperbaharui secara periodik dan berkelanjutan peran dan pertanggungjawaban yang berkaitan dengan perencanaan strategis TI telah dirancang . Mendatangkan pihak external untuk menilai peran dan pertanggungjawaban yang ada.
5
GSM
Mempertimbangkan secara periodik penetapan tujuan perencanaan strategis TI yang telah dikomunikasikan dan dipertimbangkan dengan melibatkan semua pihak, bahkan pihak eksternal. Membuat tujuan perencanaan strategis bisnis dengan sasaran yang jelas, yakni mendukung tujuan bisnis rumah sakit serta menghasilkan nilai bisnis yang tak terlihat melalui investasi TI.
Sehingga dalam hal ini untuk mencapai tujuan bisnis yaitu memiliki Teknologi Informasi yang mendukung serta sejalan dengan rencana strategis RS.XYZ maka perlu diterjemahkan ke dalam IT Goal yaitu: 1.Menanggapi kebutuhan bisnis sejalan dengan strategi bisnis 2.Menanggapi kebutuhan pemerintah agar sejalan dengan arahan direksi. 3.Memberikan kepuasan bisnis dari proyek dan portofolio aplikasi yang diterima saat ini.
Pencapaian IT Goal di atas dapat dinilai/diukur dengan indikator pengukuran berupa IT Metric, yaitu : 1. Tingkat persetujuan pemilik bisnis terhadap rencana strategis/taktis TI 2. Tingkat kesesuaian antara kebutuhan bisnis dan kebutuhan tata kelola. 3. Tingkat kepuasan bisnis dengan kondisi saat ini (jumlah, ruang lingkup, dll) dari proyek dan portofolio aplikasi.
Untuk dapat mencapai IT Goal, perlu didefinisikan proses-proses apa saja yang harus dilakukan berupa Process Goal, yaitu : 1. Menentukan bagaimana persyaratan bisnis tersebut diterjemahkan dalam penawaran pelayanan. 2. Menentukan strategi untuk memberikan penawaran layanan. 3. Membuat rencana taktis TI yang mendukung rencana bisnis taktis. 4. Memberikan kontribusi investasi bisnis dalam pengelolaan portofolio pelaksanaan TI. 5. Menetapkan kejelasan mengenai dampak bisnis dari resiko pada tujuan dan sumber daya TI. 6. Memberikan transparasi dan pemahaman tentang biaya TI, manfaat TI, strategi TI, kebijakan TI dan tingkat layanan TI.
Pencapaian Process Goal di atas dapat dinilai/diukur dengan indikator pengukuran berupa Process Metric, yaitu : 1. Presentase jumlah persyaratan bisnis yang dapat diterjemahkan dalam penawaran layanan. 2. Presentase dari tujuan TI dalam strategi TI yang mendukung strategi bisnis. 3. Persentase dari inisiatif TI dalam rencana taktis TI yang mendukung rencana bisnis taktis. 4. Presentase dari proyek TI dalam portofolio proyek TI yang dapat langsung ditelusuri kembali ke rencana taktis TI. 5. Presentase pemilik bisnis yang sudah mengerti dampak bisnis dari resiko. 6. Presentase pemilik bisnis yang sudah mengerti transparansi dan pemahaman tentang biaya TI, manfaat TI, strategi TI, kebijakan TI dan tingkat layanan TI.
Untuk dapat mencapai Process Goal di atas, perlu di didefinisikan aktifitas-aktifitas apa saja yang harus dilakukan berupa Activity Goal, yaitu : 1. Melakukan pertemuan untuk mengumpulkan persyaratan bisnis apa saja yang dibutuhkan. 2. Melakukan pertemuan untuk menterjemahkan persyaratan bisnis ke dalam penawaran layanan. 3. Melakukan pertemuan yang melibatkan pemilik bisnis dan manajemen senior dalam menyelaraskan perencanaan strategis TI dengan kebutuhan bisnis saat ini dan masa depan. 4. Melakukan audit rutin keselarasan rencana bisnis strategi/taktis dengan rencana strategis/taktis TI 5. Membuat protofolio proyek TI yang mendukung rencana taktis TI.
6. Melakukan sosialisasi agar pemilik bisnis memahami kemampuan TI saat ini 7. Melakukan pendataan resiko-resiko yang mungkin terjadi pada penerapan TI. 8. Menyediakan skema prioritas untuk tujuan bisnis yang menkuantifikasi kebutuhan bisnis. 9. Membuat daftar biaya TI, manfaat TI, strategi TI, kebijakan TI dan tingkat layanan TI untuk setiap protofolio TI yang dibuat. 10.Melakukan sosialisasi kepada pemilik bisnis tentang daftar biaya TI, manfaat TI, strategi TI, kebijakan TI dan tingkat layanan TI untuk setiap protofolio TI yang dibuat.
Pencapaian Activity Goal di atas dapat dinilai/diukur dengan indikator pengukuran berupa Activity Metric, yaitu : 1. Persentase pertemuan untuk mengumpulkan persyaratan bisnis dimana perwakilan bisnis telah secara aktif berpartisipasi 2. Persentase pertemuan untuk menterjemahkan persyaratan bisnis ke dalam penawaran layanan dimana perwakilan bisnis telah secara aktif berpartisipasi 3. Persentase pertemuan rencana strategis / taktis TI dimana perwakilan bisnis telah secara aktif berpartisipasi 4. Presentase jumlah perencanaan strategis TI yang sudah diterjemahkan ke dalam rencana taktis TI 5. Jumlah Keterlambatan antara update dari rencana bisnis strategis / taktis dengan update rencana strategis TI / taktis.
6. Presentase rencana taktis TI yang sudah memiliki protofolio proyek TI. 7. Persentase antara rencana taktis TI yang sesuai dengan struktur yang telah ditetapkan / isi dari rencana tersebut. 8. Presentase pemilik bisnis yang paham kemampuan TI saat ini. 9. Persentase pertemuan untuk melakukan pendataan resiko-resiko yang mungkin terjadi dimana perwakilan bisnis telah secara aktif berpartisipasi 10.Persentase inisiatif / proyek TI yang diperjuangkan oleh pemilik bisnis. 11.Presentase portofolio yang telah memiliki informasi tentang biaya, manfaat, strategi, kebijakan dan tingkat layanan 12.Presentase pemilik bisnis yang belum di sosialisasi
Agar tujuan-tujuan yang telah disebutkan di atas dapat segera tercapai secara efektif, maka diperlukan sebuah Rencana Aksi. Rencana aksi tersebut dikelompokkan dalam 3 bagian : 1. Menanggapi kebutuhan bisnis sejalan dengan strategi bisnis 2. Menanggapi kebutuhan tata kelola agar sejalan dengan arahan direksi. 3. Memberikan kepuasan bisnis dari proyek dan portofolio aplikasi yang diterima saat ini.
a. b. c.
d. e.
Mengadakan pertemuan untuk mengumpulkan persyaratan bisnis apa saja yang dibutuhkan. Mengadakan pertemuan untuk menterjemahkan persyaratan bisnis ke dalam penawaran layanan Mengadakan pertemuan yang melibatkan pemilik bisnis dan manajemen senior dalam menyelaraskan perencanaan strategis TI dengan kebutuhan bisnis saat ini dan masa depan. Menerjemahkan perencanaan strategis TI ke dalam rencana taktis. Melakukan audit rutin keselarasan rencana bisnis strategis/taktis dengan rencana strategis / taktis TI
Membuat portofolio proyek TI yang mendukung rencana taktis TI.
1.
2.
3.
4.
5.
Melakukan sosialisasi agar pemilik bisnis memahami kemampuan TI saat ini Melakukan pendataan resiko-resiko yang mungkin terjadi pada penerapan TI Menyediakan untuk skema prioritas untuk tujuan bisnis yang mengkuantifikasi kebutuhan bisnis Membuat daftar biaya TI, manfaat TI, strategi TI, kebijakan TI dan tingkat layanan TI untuk setiap portofolio TI yang dibuat. Melakukan sosialisasi kepada pemilik bisnis tentang biaya TI, manfaat TI, strategi TI, kebijakan TI dan tingkat layanan TI untuk setiap portofolio TI yang dibuat.
2012 No
2014
Aksi I
1
2013
Mengumpulkan persyaratan bisnis
II
I
II
I
√
√
√
√
√
√
II
Menterjemahkan persyaratan bisnis 2
ke dalam penawaran layanan Menyelaraskan perencanaan strategis 3
TI dengan kebutuhan bisnis saat ini dan masa depan Menerjemahkan perencanaan
4
√
strategis TI ke dalam rencana taktis
√
5
Melakukan audit rutin
6
Membuat portofolio proyek TI
√
√
√
√
Melakukan sosialisasi agar pemilik bisnis 7
√
√
memahami kemampuan TI saat ini 8
Melakukan pendataan resiko-resiko
√
√
9
Menyediakan untuk skema prioritas
√
√
Membuat daftar biaya TI, manfaat TI, 10
strategi TI, kebijakan TI dan tingkat
√
√
√
√
layanan TI Melakukan sosialisasi kepada pemilik bisnis tentang biaya TI, manfaat TI, 11
√
strategi TI, kebijakan TI dan tingkat layanan TI
√
2012 No
2013
2014
Aksi I
II
I
II
I
II
Presentase perwakilan bisnis yang hadir 1
dalam pertemuan / total pemilik bisnis yang
100%
100%
100%
100%
100%
100%
ada x 100% Persentase pertemuan untuk menterjemahkan persyaratan bisnis ke dalam penawaran 2
layanan dimana perwakilan bisnis telah secara aktif berpartisipasi Persentase pertemuan rencana strategis /
3
taktis TI dimana perwakilan bisnis telah secara aktif berpartisipasi Presentase jumlah perencanaan strategis TI
4
yang sudah diterjemahkan ke dalam rencana taktis TI
80%
100%
Jumlah Keterlambatan antara update dari 5
rencana bisnis strategis / taktis dengan update
0
0
rencana strategis TI / taktis. Presentase rencana taktis TI yang sudah 6
90%
100%
memiliki protofolio proyek TI Presentase pemilik bisnis yang paham 7
80%
90%
100%
100%
80%
90%
kemampuan TI saat ini Persentase pertemuan untuk melakukan pendataan resiko-resiko yang mungkin terjadi 8
dimana perwakilan bisnis telah secara aktif berpartisipasi Persentase inisiatif / proyek TI yang 9
diperjuangkan oleh pemilik bisnis. Presentase portofolio yang telah memiliki 10
informasi tentang biaya, manfaat, strategi,
75%
80%
85%
90%
kebijakan dan tingkat layanan Presentase pemilik bisnis yang belum di 11
5%
sosialisasi
0%
1. Pada pemilihan proses TI dengan menggunakan analisa AHP, para pihak manajemen RS.XYZ memprioritaskan proses TI PO1 (Define Strategic IT Plan) dari lima pilihan proses TI (PO1, PO4, PO10, ME1, dan ME4). 2. Semua atribut proses TI yang terkait dengan Mendefinisikan Perencanaan Startegi TI saat ini berada pada tingkat kedewasaan 2 (Repeatable but Intuitive). Hal ini berarti bahwa sudah terjadi proses yang berulang, namun masih bergantung pada pengetahuan individu, sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan cukup besar. 3. Sebagian besar atribut proses diharapkan dapat berada pada tingkat kematangan 5 (Optimized).Hal ini berarti manajemen menginginkan proses yang telah disempurnakan ke tingkat yang lebih baik, serta menginginkan perbaikan secara terus menerus. TI digunakan secara terintegrasi untuk mengotomatisasi alur kerja, meningkatkan kualitas dan efektifitas, serta strategi TI lebih cepat beradaptasi dengan strategi bisnis.
4. Khusus untuk atribut Skill and Expertise pada proses PO1 diharapkan hanya sampai berada pada tingkat kedewasaan 4 (Managed and Measurable). Hal ini berarti manajemen mengawasi dan mengukur kemampuan keahlian dalam pengelolaan untuk mendefinisikan perencanaan strategi TI. 5. Dari analisa tingkat kematangan ini maka didapatkan 11 rencana aksi yang telah disepakati dan dijadwal bersama pihak manajemen RS.XYZ. Rencana aksi ini dilaksanakan mulai tahun 2012 sampai dengan 2014.
1. Perlu adanya kedisiplinan dalam melakukan rencana aksi yang sesuai dengan jadwal agar hasil yang diharapkan dapat segera selaras dengan kebutuhan bisnis. 2. Studi lebih lanjut dapat dilakukan untuk mengkaji proses PO4 Define the IT Processes, PO10 Manage Projects, ME1 Monitor and Evaluate IT Peh rformance, ME4 Provide IT Governance yang terkait dengan perencanaan dan organisasi TI yang saat ini belum dilakukan karena keterbatasan sumber daya. 3. Agar hasil tata kelola dapat lebih maksimal, pihak manajemen diharapkan dapat memadukan hasil penelitian serupa pada proses TI yang lain.
LINKING BUSINESS GOALS TO IT GOALS
P01 Define a Strategic IT plan IT strategic planning is required to manage and direct all IT resources in line with the business strategy and priorities. The IT function and business stakeholders are responsible for ensuring that optimal value is realised from project and service portfolios. The strategic plan improves key stakeholders’ understanding of IT opportunities and limitations, assesses current performance, identifies capacity and human resource requirements, and clarifies the level of investment required. The business strategy and priorities are to be reflected in portfolios and executed by the IT tactical plan(s), which specifies concise objectives, action plans and tasks that are understood and accepted by both business and IT.
• Awareness and communication • Policies, plans and procedures • Tools and automation • Skills and expertise • Responsibility and accountability • Goal setting and measurement
P01 Define a Strategic IT plan PO1.1 IT Value Management PO1.2 Business-IT Alignment PO1.3 Assessment of Current Capability and Performance PO1.4 IT Strategic Plan PO1.5 IT Tactical Plans PO1.6 IT Portfolio Management
RACI Chart for P01 (Define a Strategic IT Plan)
