PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENDAPATAN DAN PIUTANG PADA CV. GLOBAL PERKASA Hanita Wiladi, Anderes Gui, Gen Norman Thomas Universitas Bina Nusantara, Jalan U no 18a Palmerah, 082211599007,
[email protected]
Abstrak TUJUA PENULISAN ini adalah untuk melakukan analisis terhadap siklus pendapatan yang sedang berjalan, dan juga untuk membantu dalam melakukan analisis terhadap kebutuhan informasi yang diperlukan untuk membantu kebutuhan perusahaan dalam mengatasi masalah yang terjadi di dalam siklus pendapatan, serta dengan merancang suatu sistem informasi akuntansi siklus pendapatan diharapkan dapat membantu dalam meningkatkan kinerja perusahaan. METODOLOGI PENELITIAN yang dilakukan adalah dengan pengumpulan data, melakukan studi kepustakaan serta studi lapangan yaitu dengan cara melakukan wawancara dan dokumentasi, sedangkan untuk metode analisis dan perancangan adalah dengan menggunakan analisis dan perancangan berbasis objek (Object Oriented Analysis and Design) berdasarkan teori Satzinger. Maka berdasarkan pembahasan SIMPULAN yang didapat adalah bahwa perusahaan perlu melakukan perbaikan pada sistem pengendalian intern dengan tujuan agar dapat lebih memahami akan keakuratan dari pencatatan baik itu mengenai tender, pendapatan perusahaan, penerimaan kas, piutang sampai dengan pembuatan laporan sangat berpengaruh dalam peningkatan kinerja kerja perusahaan, serta dapat tercapainya suatu hasil yang maksimal dengan dibangunnya sistem tersebut. (HW) This research has a purpose to conduct an analysis of the revenue cycle is running, and also to assist in the analysis of the needs of the necessary information to assist the needs of the company in overcoming the problem that occurred in the revenue cycle, as well as by designing an accounting information system expected revenue cycle can assist in improving the performance of the company. Methodology The research is done by collecting data, do library research and field study that is by doing interviews and documentation, while for the method of analysis and design is to use the analysis and design of object-based (Object Oriented Analysis and Design) is based on the theory Satzinger. So based on the discussions can be concluded that companies need to make improvements to the internal control system in order to better understand the accuracy of recording both the tender, the company's revenue, cash receipts, accounts receivable to preparing reports very influential in improving the performance of the company's work, and can achieve a maximum result with the construction of the system. (HW) Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Object Oriented Analysis and Design, Siklus Pendapatan.
PENDAHULUAN Perkembangan teknologi yang terjadi saat ini berdampak secara global dimana hampir seluruh dari perusaahaan baik yang bergerak di bidang perdagangan maupun jasa. Keduanya menerapkan teknologi informasi untuk kegiatan back office maupun pada kegiatan front office mereka. Dimana dengan penerapan teknologi informasi ini akan berdampak dalam meningkatkan kapasitas dalam pemrosesan transaksi tanpa perlu menambahkan sumber daya manusia kedalamnya. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan salah wujud dari pemanfaatan sistem informasi yang sangat berguna perusahaan dalam mengawasi dan mengendalikan kegiatan operasionalnnya. Dampak dari manfaat penggunaan SIA juga dapat dibuktikan pada
International Journal of Information Science and Technology yang bertopik Evaluation of The Effectiveness of Accounting Information Systems 6.2 (2008) 56-58, di dalam jurnal tersebut dijelaskan bahwa SIA memberikaan dampak pada saat seperti Proses pengambilan keputusan, Pengendalian internal kontrol, Kualitas dari laporan yang akan dihasilkan, Perkembangan dari kinerja perusahaan, dan Memfasilitasi proses transaksi keuangan Perusahaan dapat beroperasi dengan baik jika perusahaan mampu menghasilkan proses dan siklus pendapatan secara benar. Siklus ini dimulai dari proses penerbitan surat penawaran harga kepada pelanggan sampai dengan penerimaan kas, yang lalu pendapatan tersebut kemudian akan digunakan perusahaan untuk membiayai berbagai keperluan atau pengeluaran perusahaan. Selain itu perusahaan juga harus mampu menjaga keuangan perusahaan agar tidak terjadi masalah, contohnya terhambatnya atau tertahannya aliran kas yang masuk ke perusahan disebabkan dari kurangnya pengendalian dalam rangka penagihan piutang kepada pelanggan. Penghambatan terhadap pembayaran perusahaan akan sangat berpengaruh besar kepada persahaan. Menurut Hammer, D., and Franklin, D. (2008: 53-60) menyatakan bahwa “These new systems (Accounting and Information System of Revenue cycle) are intended to improve adherence to process standards, substantially cut billing errors, accelerate cash flow, and reduce cost-to-collect, among other benefits.” Berdasarkan pernyataan tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi dan akuntansi siklus pendapatan tersebut memiliki banyak fungsi dalam peningkatan suatu proses bisnis serta megurangi resiko dalam proses siklus pendapatan. CV.Global Perkasa adalah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan lantai Vinyl. CV.Global Perkasa melayani jasa pemasangan, pengadaan vinyl, serta jasa konsultasi kerusakan lantai. Berdasarkan dengan proses bisnis yang berjalan sekarang CV. Global Perkasa memilik beberapa kekurangan atau kelemahan yang terjadi seperti tidak adanya penomoran atau ID untuk setiap surat kontrak yang mengakibatkan sering terjadinya kekeliruan dalam pencatatan dan pengontrolan proyek yang akan dikerjakan, pencatatan kas masuk yang masih belum teratur dan sesuai dengan waktu yang tertera dalam bukti transfer atau pembayaran dan hal tersebut mempengaruhi dalam pembuatan laporan keuangan, serta proses perhitungan dan pencacatan piutang masih sering mengalami kesalahan maupun terlupa untuk dicatat karena masih dilakukan secara manual. Adanya sistem siklus pendapatan yang terkomputerisasi dan akurat juga perubahan dari sistem manual ke sistem terkomputerisasi akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja perusahaan. Pencatatan secara terkomputerisasi juga akan lebih akurat sehingga dapat menghasilkan laporan yang andal, yang akan dapat digunakan sebagai dasar pertimbangan dalam pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan. Adapun tujuan dari analisis dan perancangan sistem ini adalah :
1. Untuk menganalisis siklus pendapatan yang sedang berjalan pada CV. Global Perkasa 2. Merumuskan masalah-masalah yang sedang terjadi kepada sistem berjalan di CV. Global Perkasa
3. Mengidentifikasi dan menganalisis kebutuhan informasi yang dibutuhkan serta memperbaiki 4.
kelemahan yang ada dalam siklus pendapatan yang berjalan agar dapat meningkatkan kinerja CV. Global Perkasa Merancang sebuah Sistem Informasi Akuntasi (SIA) untuk siklus pendaptan berdasarkan usulanusulan tersebut, yang dimana sistem itu diharapkan dapat memperbaiki kelemahan atas sistem yang berjalan saat ini.
METODE PENELITIAN Metodologi penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi : 1. Pengumpulan data Dilakukan dengan cara melakukan survey ke perusahaan dan kepada pihak yang terlibat langsung di perusahaan untuk mengetahui sistem dan prosedur yang sedang berjalan, proses produksi yang sedang berjalan. Studi lapangan ini dapat dilakukan dengan cara:
a. Interview atau Wawancara Dilakuka dengan mengdakan tanya jawab secara langsung kepada Direktur dan manajemen perusahaan yang dalam hal ini adalah staff bagian penjualan untuk mengetahui prosedur proses pendapatan, masalah dan kelemahan apa yang terjadi pada sistem berjalan. b. Observation atau Pengamatan Dilakukan dengan mengamati, memperhatikan secara langsung di perusahaan khususnya pada bagian penjualaan mengenai sistem, prosedur dan transaksi pendapatan yang sedang berlangsung. c.
Analytical Procedures atau Prosedur Analitis Dilkukan dengan cara melakukan penelitian mengenai prosedur yang dijaankan perusahaan, terutama pada prosedur yang berhubungan dengan kegiatan pendapatan di perusahaan. Dalam melakukan penelitian, penulis mengamati proses bisnis yang sedang berjalan, menganalisis kekurangan dan kelemahan dari proses yang sedang berjalan, dan memberikan rekomendasi usulan prosedur dan solusi dari permasalahan yang ada.
2. Studi Kepustakaan Kegiatan yang dilakukan adalah mencari, mencatat, merangkum, mengumpulkan, dan mempelajari teori-teori dan informasi yang relevan dari berbagai buku, artikel-artikel di internet, jurnal, majalah, serta sumber-sumber lain baik media cetak maupun elektronik yang dapat dijadikan dasar dalam menganalisis masalah-masalah dan dalam melakukan perancangan sistem dan prosedur yang direkomendasikan. 3. Metode Analisis dan Perancangan Metode analisis dan perancangan yang akan digunakan adalah metode Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek atau Oriented Analysis and Design menurut pendekatan teori Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 53-54), yaitu : a. Inception Fase ini menjelaskan bagaimana menganalisis ruang lingkup dari project dengan menetapkan use case untuk setiap aktivitas. b. Elaboration Fase ini berfokus pada beberapa perulangan yang mengambil bagian dari sistem dan mendefinisikan persyaratan, mendesain solusi, dan mengimplementasi solusi tersebut. c. Construction Fase ini, system analyst membangun sistem baru dengan menggunakan perulangan tambahan yang termasuk mendesain, mengimplementasi, dan menguji sistem baru. d. Transition Selama fase transisi, satu atau lebih perulangan akhir akan melibatkan final user-acceptance dan melakukan pengujian sistem sesuai dengan kesiapaan saat akan dioperasikan. Setelah sistem beroperasi, akan tetap dilakukan maintenance untuk kebutuhan operasi sistem.
Metode Pencatatan Jurnal Metode pencatatan jurnal dalam pembahasan skripsi ini adalah menggunakan metode Perpetual.
1) Metode Perpetual Sistem pencatatan metode perpetual disebut juga metode buku adalah sistem dimana setiap persediaan yang masuk dan keluar dicatat di pembukuan. Hal terpenting dalam sistem perpetual pada perjurnalan adalah : a. Pembelian barang dagangan dicatat dengan mendebet rekening persediaan b. Harga pokok penjualan dihitung untuk tiap transaksi penjualan dan dicatat dengan mendebet rekening HPP pada persediaan. c. Persediaan merupakan rekening kontrol dan dilengkapi dengan buku pembantu persediaan yang berisi catatan untuk setiap jenis persediaan.
HASIL DAN BAHASAN Dalam penulisan karya tulis ini dapat ditemukan beberapa masalah dan resiko yang akan muncul dalam proses bisnis yang berjalan pada CV. Global Perkasa, yang diantaranya : Tabel 1 Analisis masalah dan kebutuhan informasi Tujuan
Masalah
Kebutuhan Informasi
1. Efisiensi dan
Penyimpanan data atau
Informasi pembuatan
efektivitas waktu
dokumen penting terkait
dokumen penting yang
didalam melakukan
dengan tender-tender
benar dan sesuai
penyimpanan data atau
yang sedang dikerjakan
dokumen penting terkait
belum tersusun rapih dan
tender-tender yang
benar, sehingga ada
sedang dikerjakan oleh
kemungkinan untuk data
perusahaan.
tersebut tertukar ataupun
dengan tendernya masing-masing.
hilang. Hal tersebut juga membuat staff administrasi sering mengalami kesulitan pada saat pencarian dokumen-dokumen tersebut 2. Meminimalkan kesalahan – kesalahan di
Sering terjadi human
Informasi pembuatan
dalam mencatat data,
error
menyimpan data dan
semua dokumen yang akurat dan teliti.
mencegah redudansi data. 3. Meminimalisasi
Mengalami kesulitan saat
Informasi pembuatan
kesalahan serta
ingin memantau jumlah
semua dokumen
memudahkan dalam
piutang tiap pelanggan
piutang yang akurat
pemantauan
dan sejumlah invoice
penghitungan,
yang akan jatuh tempo
pencatatan, sert
dikarenakan banyaknya
penagihan piutang
tender yang ditangani
perusahan.
perusahaan namun
dan cepat untuk efisiensi waktu pemantauan piutang perusahaan.
pencatatan piutang yang masih secara manual , serta masih adanya kesalahan dalam penghitungan piutang. 4.Memberikan
Pencatatan penerimaan
Informasi pembuatan
kemudahan dalam
kas masuk dari
laporan penerimaan
pencatatan bukti
pelunasan tagihan atau
kas masuk yang akurat
penerimaan kas sebagai
invoice oleh pelanggan
bukti pelunasan tagihan
belum berjalan baik
oleh pelanggan.
karena masih dilakukan
dan sesuai.
secar manual, dan adanya kemungkinan untuk perusahaan melakukan penagihan ganda kepada pelanggan. 5. Menghasilkan laporan
Pengumpulan data untuk
Informasi pengolahan
perhitungan keuangan
proses pengolahan
laporan yang akurat
yang akurat dan cepat
laporan memerlukan
dan cepat.
sesuai dengan periode
waktu yang lama
yang diinginkan.
pengumpulan data masih berjalan secara manual.
Berikut merupakan usulan pemecahan masalah atas permasalahan yang muncul dalam proses bisnis yang berjalan dalam CV.Global Perkasa, diantaranya : Kebutuhan Informasi
Fitur Aplikasi
Informasi pembuatan dokumen penting
-
Pembuatan User Interface generate
yang benar dann sesuai dengan tendernya
untuk masing-masing dokumen penting
masing-masing.
terkait tender yang secara otomatis akan diberikan ID sebagai identitas dari dokumen tersebut lalu selanjutnya jug dapat diimpan ke dalam database sehingga mengurangi resiko adanya data yang hilang dan memudahkan dalam pencarian dokumen tender. -
Sebuah aplikasi yang telah
terintregasi untuk pencatatan Tender dimana setiap tender yang baru diinput akan diberikan ID sebagai identitas dan memberian fitur untuk dapat mengambil data ID dokumen penting yang terkait dengan tender tersebut. Informasi pembuatan semua dokumen
-
Sebuah aplikasi yang telah
yang akurat dan teliti.
terhubung dan terintergrasi satu sama lain dan tersimpan rapih di dalam satu database.
Informasi pembuatan semua dokumen
-
Sebuah aplikasi yang akan secara
piutang yang akurat dan cepat untuk
otomatis menghitung dan mencatat
efisiensi waktu pemantauan piutang
jumlah penambahan dan pengurangan
perusahaan.
piutang perusahaan. Aplikasi ini juga dapat mencatat dan memunculkan invoice mana yang akan dan sudah lewat dari waktu jatuh tempo sehingga bagian keuangan dapat dengan mudah memantau keadaan piutang perusahaan.
Informasi pembuatan laporan penerimaan
- User Interface generate khusus untuk
kas masuk yang akurat dan sesuai.
laporan kas masuk sesuai dengan pengimputan dan dapat tersaji sesuai dengan periode yang diinginkan.
Informasi pembuatan laporan keuangan
- User Interface generate dan
yang akurat dan cepat. (Laporan
calculating guna pengolahan dan
Pendapatan, Laporan Invoice Jatuh
pembuatan laporan-laporan dan jurnal
Tempo, Laporan Uur piutang dan
yang dibutuhkan.
Laporan Piutang).
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan yang dapat disampaikan setelah dilakukan penelitian dan juga perancangan sistem informasi pada CV. Global Perkasa adalah sebagai berikut : 1. Dengan dirancangnya sistem informasi akuntansi berbasis computer ini dapat membantu CV. Global Perkasa, khususnya dalam hal penyimpanan data -data penting terkait tender menjadi lebih aman, memberikan waktu yang lebih singkat dalam mencari dan mendapatkan data , dan data yang dihasilkan pun akan lebih tepat dan akurat. 2. Sistem informasi akuntansi berbasis komputer ini dapat membantu CV. Global Perkasa khususnya dalam pengawasan terhadap proses penagihan dan proses penerimaan kas yaitu dengan memberikan laporan yang lebih cetap dan akurat tentang data nomer invoice yang akan segera jatuh tempo dan nomer invoice yang telah dibayarkan oleh pelanggan. 3. Sistem informasi akuntansi berbasis computer ini juga dapat membantu CV.Global Perkasa khususnya untuk mengurangi resiko terjadinya kesalahan terkait dengan Piutang perusahaan yaitu dengan memberikan hasil akumulasi yang lebih tepat dan akurat terkait dengan Piutang peerusahaan. 4. Komputerisasi sistem informasi akuntansi CV. Global Perkasa ini juga dapat digunakan dalam melakukan penyimpanan dan pengolahan data-data pada perusahaan, diantaranya adalah data Piutang, data Piutang Tak Tertagih, data Pelanggan, data Inventory serta data Penawaran dan Perjanjian Kontrak Kerja. Beberapa saran yang dapat disampaikan adalah sebagai berikut : 1. Dilakukan back-up secara berkala yang bertujuan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan jika terjadi masalah dikemudian hari 2. Sistem dapat dibuat menjadi basis web sehingga owner dapat memantau jalannya tender yang posisinya berada diluar kota maupun pulau secara cepat dimanapun dan kapanpun.
REFERENSI Satzinger, Jackson, Burd. (2012). System Analysis and Design in a Changing World (6th ed.). Canada: Course Technology, Cencage Learning.
RIWAYAT PENULIS Hanita Wiladi, lahir di kota Jakarta pada 5 Oktober 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Ekonomi dan Komputer pada 2015.
