PENGEMBANGAN MODUL FIXED ASSET UNTUK SISTEM APLIKASI TAOWI ERP PADA PT. XYZ Keke Karisma Budhayane Perumahan Resinda Blok D2 No. 18, 089601225925,
[email protected]
Sugiarto Hartono, S.Kom., MMSI Universitas Bina Nusantara, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27
Stefanus Ariyanto, S.E., M.Ak. CPSAK Universitas Bina Nusantara, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27
Abstract
This paper aims to analyze the user requirement of PT. XYZ and cover the weaknesses of module fixed asset in Taowi ERP, so it can be use to improve the performance of the company. System development methodology used is based on the method of analysis and design of object-oriented. Analyses were also performed using a reference library, interviews, and the collection of information through physical evidence. The result of this paper is addition of new features and functionality in Taowi ERP for fixed asset module which can be used by PT. XYZ. The conclusions of this paper is with the addition of new features and functionality in Taowi ERP especially in fixed asset module, the company will be able to resolve its weaknesses, especially in the process of recording assets, asset tracking processes, and obtain information more easily so that it can support manajament parties in making decisions. Keywords: fixed asset module, assets, development, Taowi ERP Abstrak
Penulisan ini bertujuan untuk menganalisis kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh PT. XYZ serta menambahkan kekurangan yang pada modul fixed asset didalam Taowi ERP, sehingga dapat dipergunakan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Metodologi pengembangan sistem yang digunakan yaitu metode analisis dan desain berbasiskan objectoriented. Analisis juga dilakukan menggunakan referensi pustaka, wawancara, dan pengumpulan informasi melalui bukti-bukti fisik. Hasil yang dicapai dari penulisan ini berupa penambahan fitur dan fungsi baru pada Taowi ERP untuk modul fixed asset yang dapat digunakan oleh PT. XYZ. Simpulan dari penulisan ini adalah dengan adanya penambahan fitur dan fungsi baru didalam Taowi ERP khususnya pada modul fixed asset, maka perusahaan dapat menyelesaikan kelemahannya terutama dalam proses pencatatan aset, proses pelacakan aset, serta dapat mengolah dan memperoleh informasi dengan lebih mudah sehingga dapat mendukung pihak manajemen dalam mengambil keputusan. Kata kunci: modul fixed asset, asset, pengembangan, Taowi ERP
PENDAHULUAN Teknologi adalah salah satu faktor utama pendorong perkembangan cara dan praktek bisnis. Setiap perkembangan teknologi membuka ruang untuk menciptakan proses yang lebih efisien dan efektif. Teknologi sistem informasi dan IT terutama telah merevolusi cara organisasi beroperasi di seluruh dunia. Dunia semakin terkoneksi, informasi bergerak semakin cepat, dan setiap organisasi harus bergerak semakin cepat untuk mengikuti derap laju perkembangan bisnis. Pentingnya peran teknologi dalam proses bisnis suatu organisasi juga diungkapkan oleh Zamasi (2011) yang menyatakan “Currently technology greatly affects in the organization, social and personal. Technology is thing that widely used and implemented to support business process.” Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem informasi yang mengintegrasikan informasi dari seluruh bagian perusahaan dan mengatur alirannya di dalam perusahaan sehingga setiap individu dan bagian dalam perusahaan dapat bergerak secara sinkron sebagai satu entitas. Sejak pertama kali dikembangkan pada dekade 1970-an hingga dekade 2010-an, ERP telah diadopsi oleh semua organisasi besar di seluruh dunia. Inovasi open source di ERP telah memungkinkan adanya solusi yang terjangkau oleh organisasi - organisasi menengah, sehingga sekarang ini ERP telah menjadi sebuah keharusan agar tidak tertinggal dalam persaingan bisnis. PT. XYZ adalah perusahaan yang bergerak di industri manufaktur produk industrial sealing and insulation. Beberapa contoh produk mereka adalah: gasket, mechanical seal, gland packing, fabric expansion joint, flexible hose, dan heat insulation. Sifat bisnis mereka adalah Business to Business dengan target pelanggan dari industri petrokimia, Engineering Procurement Contractor (EPC), pulp and paper, tekstil, pabrik pupuk, dan lain - lain. Bermula dari perusahaan trading gland packing, PT. XYZ telah berkembang pesat hingga memiliki beberapa fasilitas manufaktur untuk berbagai produk. Seiring perkembangan bisnis perusahaan, kompleksitas administrasi bisnis PT. XYZ semakin meningkat. Untuk mempertahankan daya saing perusahaan, PT. XYZ memutuskan untuk menerapkan Taowi ERP dengan bantuan dari PT. Toba Cahaya Semesta (TCS). Modul - modul yang diimplementasikan di PT. XYZ adalah modul Procurement, Sales, Material Management, Finance, Fixed Assets, dan Financial Reporting. Penelitian ini didasarkan pada proses implementasi Taowi ERP di PT. XYZ yang mengkhususkan pada modul Fixed Assets, karena pentingnya aset tetap / fixed asset juga diungkapkan oleh (Domeika, 2013) yang menyatakan “accounting of enterprise fixed asset encompassing 5.1 % in the structure of accounting information is of importance when making economic management decisions”. Kutipan tersebut memiliki arti akuntansi aset tetap perusahaan mencakup 5,1% dari struktur informasi akuntansi yang penting sehingga harus dipertimbangkan dalam pembuatan keputusan manajemen ekonomi. Dan mengingat pentingnya aset tetap bagi suatu organisasi / perusahaan maka diperlukan manajemen aset tetap. Serta terkait dengan pengertian manajemen aset tetap, Menurut Wang dan Evans (2013) mendefinisikan manajemen aset tetap sebagai “fixed assets management remains an important competitive differentiator for asset-intensive industries such as transport, construction, telecommunication and power & utility. It is of critical importance to organizations in such sectors to maintain accurate and timely records in order to deliver efficient services to customers” Kutipan tersebut memiliki arti manajemen aset tetap tetap menjadi pembeda kompetitif yang penting untuk industri aset-intensif seperti transportasi, konstruksi, telekomunikasi dan listrik & utilitas. Hal ini sangat penting bagi organisasi di sektor-sektor tersebut untuk memelihara catatan yang akurat dan tepat waktu dalam rangka untuk memberikan pelayanan yang efisien kepada pelanggan. Dan proses implementasi yang akan dilakukan adalah menggunakan metodologi Waterfall, dimulai dari proses User Requirement, As-Is Documentation, Gap Analysis, To-Be Design, Conference Room Pilot I, Development, Conference Room Pilot II, User Acceptance Test, Data Migration, hingga Go-Live. Fokus penelitian ini adalah pada proses User Requirement sampai pada To-Be Design, sehingga tulisan ini berjudul “Pengembangan Modul Fixed Assets untuk Sistem Aplikasi Taowi ERP pada PT. XYZ”.
METODE PENELITIAN Metodologi yang akan dipakai dalam penulisan tugas akhir ini adalah : 1.
Studi Kepustakaan Studi kepustakaan dilakukan dengan cara mengumpulkan data - data dan informasi dari buku, artikel atau jurnal di Internet ataupun media cetak lainnya serta teori - teori dari para ahli yang relevan dengan permasalahan yang ditemukan di lapangan.
2.
Studi Lapangan Metode yang digunakan dalam studi lapangan terdiri atas 2 (dua) cara, yaitu : •
Wawancara Wawancara dilakukan pada bulan Maret - Mei 2015 dengan pembicaraan dua arah dengan pihak Accounting dan Finance dari PT. XYZ dengan menggunakan 5W + 1H (What, Where, When, Why, Who dan How) untuk mengetahui bagaimana proses bisnis fixed aset yang sedang berjalan di PT. XYZ,
metode pencatatan akuntansi yang
digunakana untuk mencatat fixed asset serta form yang berkaitan dengan fixed asset untuk membantu proses penyelesaian penelitian. Wawancara ini dilakukan dengan mencatat poin - poin penting dalam proses wawancara, serta meminta dokumen dokumen yang terkait dengan informasi perusahaan dan mendokumentasikan dalam bentuk foto sebagai bukti visual. •
Studi Dokumentasi Proses pada metode ini dilakukan dengan mempelajari dan menelusuri secara langsung bukti, prosedur dan dokumen - dokumen yang dimiliki perusahaan terkait dengan modul fixed asset, contoh: Standard Operating Procedure (SOP), Daftar Asset, dan Daftar Akun (Chart of Account).
3.
Metode Analisis Menggunakan metode analisis dengan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) oleh Satzinger.
4.
Metode Pengembangan Metode pengembangan mengacu pada metode project managament waterfall method yang digunakan oleh PT. Toba Cahaya Semesta (TCS) yang didukung dengan pembuatan berbagai UML diagram, seperti : •
Domain Class Diagram
•
First Cut Design Class Diagram
•
Updated Class Diagram
•
Entity Relationship Diagram ( ERD )
•
Event Table
•
Usecase Diagram
•
Usecase Description
•
Statechart Diagram
•
System Sequence Diagram
•
Multilayer Design System Sequence Diagram
• 5.
User Interface dan Storyboard
Metode Pencatatan Jurnal Fixed Asset dan Standar Akuntansi Didalam tugas akhir ini mengacu pada metode pencatatan jurnal berdasarkan pada PSAK ( Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan ) 16 yang membahas dan mengatur tentang asset tetap / fixed asset.
HASIL DAN BAHASAN Adapun hasil Fit / Gap Analysis pada PT. XYZ dengan Taowi ERP, yaitu : No A
B
C
Company Requirement
Rank
Degree of Fit
Evaluation
Recommendation
Technology Database Terpusat: Data disimpan di dalam database terpusat sehingga menghindari masalah redundansi data Security
H
F
Taowi ERP menyimpan semua data dalam satu database terpusat
N/A
Hak Akses: Ada pembatasan akses untuk melihat, merubah, dan menghapus data
H
F
Audit Trail: Adanya pencatatan untuk setiap perubahan yang dilakukan terhadap data asset
H
F
Description
Taowi ERP memiliki modul untuk membatasi akses untuk melihat, merubah dan menghapus data Taowi ERP memiliki opsi untuk mengaktifkan audit trail untuk table-table yang dianggap penting.
N/A
N/A
Asset Structure
C.1
Fixed Asset Account
Default
C.2
Informasi Asset lengkap dalam satu window
Pengaturan akun-akun default modul fixed assets
untuk
Informasi mengenai asset (kode, nama, usia pakai, lokasi, dll) dan transaksi asset dapat dilihat dalam satu window
H
G
Saat ini Taowi ERP memiliki tidak memiliki modul untuk mengatur akun-akun default yang digunakan oleh modul fixed assets. Hal ini sering kali menyebabkan ada asset yang terlupakan dalam setup accountingnya.
H
F
Window Asset dalam Taowi ERP terdiri dari beberapa tab yang berisi seluruh informasi yang dibutuhkan mengenai asset tertentu.
Membuat tab tambahan pada window Accounting Schema berisi setup default account untuk akun-akun fixed assets. Setup ini akan secara otomatis diwarisi oleh setiap Asset Group baru. Setiap asset baru akan mewarisi konfigurasi dari Asset Groupnya. Hal ini memastikan bahwa setiap asset akan memiliki setup account.
N/A
Company Requirement
Description
C.3
Mendukung metode depresiasi asset yang sesuai peraturan
Metode depresiasi yang bisa digunakan harus mencakup semua metode yang sesuai dengan peraturan perpajakan yang berlaku di Indonesia
D
Asset Transaction
No
D.1
D.2
Asset Addition
Asset Entry
Depreciation
Pencatatan new asset yang secara terkomputerisasi akan secara langsung tercatat pada asset perusahaan dan terhubung dengan asset group dengan mendukung sumber addition dari pembelian, project, dan sumber lainnya. Selain itu, juga dapat melakukan secondary addition untuk melakukan kapitalisasi biaya pemeliharaaan asset menjadi nilai asset
Melakukan jurnal posting secara otomatis ke dalam general ledger sesuai dengan waktu period posting dan perhitungan beban depresiasi yang akurat.
Rank
M
H
M
Degree of Fit
Evaluation
Recommendation
P
Taowi ERP saat ini hanya mendukung metode Straight Line. Hal ini tidak terlalu menjadi masalah karena saat ini perusahaan hanya menggunakan metode depresiasi straight line. Namun di kemudian hari mungkin terjadi perubahan kebijakan metode depresiasi.
Mengembangkan fitur untuk metode depresiasi Double Declining Balance yang termasuk dalam metode yang diakui dalam peraturan perpajakan Indonesia.
P
Saat ini Taowi ERP hanya dapat melakukan satu sumber addition yaitu berdasarkan pembelian, dan belum mendukung secondary addition
F
Perusahaan saat ini melakukan posting depresiasi dengan pencatatan tersendiri tanpa adanya auto posting beban depresiasi.
-
-
Pengembangan untuk melakukan asset addition dengan sumber dari Project Pengembangan untuk melakukan secondary asset addition.
Pencatatan depresiasi pada sistem yang terintegrasi memudahkan perusahaan dalam memantau aset yang ada, sehingga meminimalisir adanya kesalahn human eror. Fungsi ini telah disediakan oleh Taowi ERP yang ditentukan saat melakukan insert asset addition, sehingga dapat dilakukan auto posting pada beban depresiasi.
No
D.3
D.4
Company Requirement
Asset Disposal
Asset Transfer
Description
Pencatatan disposal pada asset dengan menggunakan berbagai metode disposal yang ada.
Proses perpindahan aset dalam perusahaan dengan cara perpindahan nilai akun aset.
Rank
M
H
Degree of Fit
Evaluation
F
Saat ini perusahaan melakukan asset disposal hanya pada asset yang melebihi batas umur penggunaan. Taowi ERP saat ini hanya dapat melakukan asset disposal pada aset yang masa umur kegunaannya telah habis.
G
Saat ini perusahaan belum memiliki prosedur untuk asset transfer dan terdapat pertimbangan adanya kemungkinan terjadinya perpindahan aset pada perusahaan. Taowi ERP saat ini belum memiliki fungsi untuk melakukan perpindahan aset antar akun kelompok aset.
Recommendation Perlunya penambahan skenario asset disposal pada perusahaan yang memungkinkan terjadi skenario disposal lainnya pada aset perusahaan. Penambahan metode asset disposal pada Taowi ERP dimana perusahaan dapat memilih berbagai metode asset disposal lainnya. Sebaiknya perusahaan dapat memantau perpindahan aset yang terjadi dimana dengan ada sistem yang terintegrasi memudahkan perusahaan untuk memantau perpindahan aset yang terjadi dalam perusahaan. Fungsi ini hendaknya disediakan oleh Taowi ERP dimana perusahaan dapat melakukan asset transfer dengan cara melakukan perpindahan nilai akun antar aset.
Berikut ini adalah hasil rancangan use case diagram untuk PT. XYZ :
Entry / Update Account Element (CoA) Setup Default FA Account Set Depreciation Method
Finance
Project Manager Entry New Asset Group
Entry New Asset
Create New Asset from Project
Accounting Manager
Create New Asset from Invoice
Accounting Staff
Asset Depreciation Process
Asset Additional General Affair Asset Disposal Procurement
Gambar 1 Use Case Diagram Bagian 1
Asset Sales
Print Asset Report
Accounting Staff
Print Asset Depreciation Report Accounting Manager Print Asset Addition Report Print Asset Disposal Report General Affair Asset Transfer
Gambar 2 Use Case Diagram Bagian 2
SIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan PT. XYZ merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak dibidang produk insulating, gland packing, mechanical seals, metal hoses, dan fabric expansion joint. Berdasarkan hasil analisa yang sudah dilakukan dengan metode PIECES dan metode Fit / Gap Analysis terhadap
sistem aplikasi Taowi ERP pada modul fixed asset pada PT. XYZ, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1.
2.
3.
Berdasarkan analisis PIECES yang telah dilakukan pada modul fixed asset terkait dengan kebutuhan PT. XYZ dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: a. Dengan menggunakan analisa PIECES ditemukan adanya dua jenis analisa yang harus dilakukan yakni analisis terhadap proses bisnis as – is dan analisis terhadap modul fixed asset pada Taowi ERP sebelum dikembangkan. b. Berdasarkan analisa PIECES yang telah dilakukan pada proses bisnis as – is dan modul fixed asset pada Taowi ERP sebelum dikembangkan ditemukan masalah apa saja yang dihadapi oleh perusahaan dan bagaimana solusi yang tepat untuk menjawab permasalahan tersebut agar dapat memenuhi kebutuhan perusahaan, serta ditemukan perlu adanya penambahan fitur yang kurang didalam Taowi ERP. Berdasarkan Fit / Gap Analysis yang telah dilakukan didalam modul fixed asset yang sedang berjalan dan analisis terhadap kebutuhan sistem pada Taowi ERP dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : a. Fit / gap analysis dilakukan untuk mengetahui kebutuhan apa saja yang diperlukan oleh perusahaan, menentukan tingkat fit antara kebutuhan perusahaan dan sistemnya, evaluasi serta rekomendasi terkait proses pengembangan sistem agar dapat menjadi jauh lebih baik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.. b. Dengan adanya peringkat kebutuhan / rank requirement dan degree of fit (Fit, Partial, dan Gap) pada analisa fit / gap, hal tersebut mempermudah tim proyek agar dapat fokus pada area yang paling penting selama proses implementasi dan pengembangan dilakukan. Kebutuhan sistem yang didapat dari PIECES dan Fit / Gap Analysis diterjemahkan menjadi rancangan sistem baru dengan melakukan : a. Pembuatan to-be design sebagai usulan rancangan prosedur yang akan dilakukan pada modul Fixed Asset. b. Pembuatan UML Diagram menghasilkan identifikasi domain-domain bisnis yang termasuk dalam ruang lingkup pengembangan, yaitu : i. Domain Class Diagram ii. First Cut Class Diagram iii. Updated Class Diagram iv. Entity Relationship Diagram (ERD) v. Activity Diagram vi. Event Table vii. Use Case viii. Use Case Description ix. Statechart Diagram x. System Sequence Diagram xi. Multilayer Sequence Diagram xii. User Interface dan Story Board c. Pembuatan Security and Control untuk mengidentifikasi hak akses setiap user pada sistem d. Pembuatan Functional Specification Design (FSD) sebagai bentuk dokumentasi yang dibuat oleh functional staff dalam menggambarkan table yang berhubungan, MockUp User Interface, dan process logic dalam mengembangkan aplikasi yang dilakukan oleh technical staff untuk memenuhi user requirement perusahaan.
B. Saran Adapun saran – saran yang dapat diberikan kepada PT. XYZ terkait dengan modul fixed asset adalah : 1. Perlu dilakukannya penelitian dan pengkajian lebih lanjut terhadap modul fixed asset untuk lebih memaksimalkan penggunaan sistem Taowi ERP. 2. Melakukan identifikasi akses kontrol dan pemisahan tugas yang jelas pada PT. XYZ yang berhubungan dengan fungsi didalam modul fixed asset, agar kegiatan didalam modul fixed asset yang akan dilakukan baik secara sistem maupun prosedur dapat berjalan dengan maksimal untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
REFERENSI Bagranoff, Nancy A., Mark G. Smikin, Carolyn Strand Norman (2010). Core Concepts of Accounting Information Systems. 11th Edition. John Wiley and Sons, USA. Domeika. (2013). Asian Journal of Finance & Accounting : The Relationship between Organization Strategy, Fixed-Assets Investment and Earnings Quality. Vol. 5, diakses 4 Februari 2015 dari http://www.macrothink.org/journal/index.php/ajfa/article/view/3802 Hall, James A. (2011). Accounting Information Systems. (7th edition). South-Western: Cengage Learning. Hardcastle, E. (2011). Business Information Systems. Bookboon.com. Jeffery L. Whitten., Lonnie D. Bentley, & Kevin C. Dittman. (2004). System Analysis and Design Methods. (6th edition). Mc Graw Hill, Indonesia. O’Brien, J., & Marakas, G. (2010). Introduction to Information Systems. New York: McGrawHill. Osterwalder, Alexander & Yves Pigneur. (2009). Business Model Generation. Amsterdam, The Netherlands : Modderman Drukwerk. Pol, P. & Paturkar, M. (2011). Building Tomorrow Enterprise : Method of Fit Gap Analysis. India : Infosys Technologies Limited. Richard B. Dull, Ulric J. Gelinas, Patrick R. Wheeler. (2012). Accounting Information Systems : Foundations in Enterprise Risk Management. (9th edition). Canada: South – Western Satzinger, J. W., Jackson, R.B. and Burd, S.D. (2005). Object – Oriented Analysis & Design with the Unified Process. (1st edition). Boston: Course Technology Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2010). System Analysis And Design in A Changing World. Boston, MA: Course Technology. Wang, Yingli and Evans, Leighton. (2013). Journal Advanced Management Science : Data Integrity Issue in Asset-Intensive Industry. Vol. 1, diakses 15 Januari 2015 dari http://eresources.perpusnas.go.id/index.php Weygandt, J. J., Kimmel, P. D., & Kieso, D. E. (2011). Financial Accouting (IFRS edition). The United State of America: John Willey and Sons, Inc. Zamasi, Christian Harkat. (2011). Technology Options to Support the Implementation of Knowledge Management. Communication and Information Technology, Vol. 5, No. 2, diakses pada tanggal 18 Juni 2015 dari http://msi.binus.ac.id/commit/
RIWAYAT PENULIS Keke Karisma Buddhayane lahir di kota Karawang pada tanggal 19 Desember 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi dan Akuntansi pada tahun 2015.
