Pengantar Kearsipan dan Lembaga Kearsipan

Modul 1

Pengantar Kearsipan dan Lembaga Kearsipan Widarno, SH Drs. Amieka Syarif F.R. Wulandari, M.Si.

PE N D AH U LU A N

U

ntuk memudahkan proses belajar mandiri disarankan mahasiswa dapat mengunjungi Lembaga Kearsipan Pusat, yaitu Arsip Nasional Republik Indonesia dan Lembaga Kearsipan Daerah seperti Badan Arsip Daerah Provinsi atau Kantor Arsip Daerah Kabupaten/Kota. Dengan kunjungan, minimal di satu Lembaga Kearsipan Pusat atau Lembaga Kearsipan Daerah, baik secara langsung atau melalui situs internet yang tersedia, mahasiswa akan mengenal dan memahami langsung dan dapat memberikan penilaian awal serta laporan mengenai kondisi, tugas dan fungsi kelembagaan kearsipan setidaknya yang ada di wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia. Modul 1 adalah modul yang membahas pengantar organisasi dan lembaga kearsipan. Modul ini akan memberikan gambaran kepada mahasiswa tentang pengertian dan prinsip-prinsip organisasi, pembagian tugas, pelimpahan wewenang dan tanggung jawab, serta struktur organisasi. Di samping itu, mahasiswa juga akan mempelajari pengertian, tujuan, fungsi, jenis, dan lingkup lembaga kearsipan. Hal ini dapat memberikan kemudahan para mahasiswa dalam memperoleh pemahaman dasar tentang organisasi pada umumnya dan khususnya lembaga kearsipan. Penguasaan tentang pengantar organisasi dan lembaga kearsipan juga akan memudahkan mahasiswa untuk memahami modul-modul selanjutnya. Penguasaan tentang hal ini merupakan kunci bagi mahasiswa untuk memperoleh gambaran dasar bagaimana organisasi dan lembaga kearsipan diperlukan dalam pemerintahan dan kehidupan berbangsa di Indonesia. Secara umum, setelah mempelajari modul ini diharapkan Anda dapat memahami dan menjelaskan dasar- dasar organisasi, keberadaan dan substansi organisasi dan lembaga kearsipan internasional maupun di Indonesia.

1.2

1. 2. 3.

Organisasi Tata Laksana dan Lembaga Kearsipan

Secara khusus, dengan menyelesaikan modul ini diharapkan Anda dapat: menjelaskan dan mengomunikasikan pengertian, dasar-dasar atau prinsipprinsip organisasi, pembagian tugas, dan pelimpahan kewenangan; menjelaskan dan mengomunikasikan pengertian struktur organisasi dan jenis-jenis struktur organisasi; menjelaskan dan mengomunikasikan pengertian, tujuan, fungsi, jenis, dan ruang lingkup lembaga kearsipan.

1.3

ASIP4209/MODUL 1

Kegiatan Belajar 1

Pengertian dan Prinsip Organisasi

P

ada dasarnya, manusia dengan segala keterbatasan kemampuan fisik maupun intelektual tidak dapat memenuhi semua kebutuhan hidupnya dengan diri sendiri. Asumsi ini sangat mudah dipahami, sebagai contoh yang sangat sederhana bahwa seorang mahasiswa pada saat dalam perjalanan melewati jalan tertentu terhalang dan harus memindahkan batu besar seberat kurang lebih 100 kilo gram yang di luar batas kemampuan fisiknya. Dia meyakinkan kemampuannya sendiri dengan mencoba mengangkat batu tersebut dan tetap tidak berhasil dan setelah meminta bantuan orang lain baru bisa memindahkan batu tersebut serta dapat melanjutkan perjalanannya. Semakin komplek kebutuhan seseorang, semakin tinggi ketergantungan seseorang tersebut kepada pihak lain. Oleh karena itu, kecenderungan seseorang, sendiri maupun dengan orang lain, apabila ada kebutuhan atau tujuan yang sama maka akan melakukan usaha atau aktivitas secara bersama-sama guna mencapai tujuan tersebut. Saudara mahasiswa, juga pernah atau bahkan sampai sekarang memiliki pengalaman yang serupa dalam upaya memenuhi kebutuhan pribadi. Upaya bersama dengan orang lain untuk mencapai tujuan itu berkaitan erat dengan istilah organisasi. Kata "organisasi" sudah sangat familier dalam keseharian dan sering didengar melalui obrolan ringan, siaran radio, siaran televisi, dan acara lainnya. Meskipun demikian dalam kegiatan belajar ini mahasiswa akan mempelajari secara teori tentang organisasi dari beberapa sumber referensi mengenai pengertian dan prinsip-prinsip organisasi yang akan lebih memfokuskan antara lain pada perumusan tujuan, pembagian tugas, pelimpahan wewenang, dan rentang pengendalian. A. PENGERTIAN ORGANISASI Secara leksikal bahwa istilah 'organisasi' berasal dari kata 'organon' dalam bahasa Yunani berarti alat. Menurut James L. Gibson pengertian organisasi adalah (Winardi, 2003, hal 13) yang memungkinkan masyarakat mencapai hasilhasil tertentu,/yang tidak mungkin dilaksanakan oleh individu-individu yang bertindak secara sending contoh pada Gambar 1.1.

1.4


Gambar 1.1.

Menurut L.F. Urwick, pengertian organisasi lebih dari hanya alat untuk menciptakan barang-barang dan menyelenggarakan jasa-jasa (Winardi, 2003: 13). Sementara Herbert G. Hicks merumuskan organisasi berdasarkan beberapa ciri umum semua organisasi, yaitu bahwa: 1. organisasi beranggotakan lebih dari satu orang; 2. ada interaksi di dalam organisasi; 3. struktur tertentu mengatur interaksi tersebut; 4. individu-individu dalam organisasi juga memiliki sasaran pribadi. Sehingga Hicks kemudian mengatakan bahwa organisasi adalah sebuah proses terstruktur yang di dalamnya terdapat orang-orang yang berinteraksi untuk mencapai sasaran-sasaran. Deskripsi dari beberapa pengertian organisasi dapat diterangkan di bawah ini (Winardi, 2003: 306-307). 1. Entitas-entitas rasional yang mengupayakan pencapaian tujuan-tujuan (rational entities in pursuit of goals). Organisasi-organisasi dibentuk orang untuk mencapai sejumlah tujuan, dan perilaku para anggota organisasi dapat diterangkan sehubungan dengan upaya rasional untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. 2.

Koalisi-koalisi kelompok-kelompok yang berkuasa (coalities of powerful constituencies). Organisasi-organisasi terdiri dari kelompok-kelompok, yang masingmasing berupaya untuk memenuhi kepentingan diri mereka sendiri.

ASIP4209/MODUL 1

1.5

Kelompok-kelompok tersebut menggunakan kekuasaan dan kekuatan untuk mempengaruhi distribusi sumber-sumber daya di dalam organisasi yang bersangkutan. 3.

Sistem-sistem terbuka (open systems). Organisasi-organisasi merupakan sistem-sistem/transformasi masukankeluaran (input-output transformation systems) yang tergantung pada lingkungan mereka untuk kelangsungan hidup mereka.

4.

Sistem-sistem yang menghasilkan makna (meaning-producing system). Organisasi-organisasi merupakan] entitas'entitas yang "diciptakan secara artifisial. Tujuan-tujuan dan makna mereka secara simbolik diciptakan dan diupayakan oleh pihak manajemen.

5.

Sistem-sistem yang menunjukkan ikatan-ikatan longgar (loosly coupled systems). Organisasi-organisasi terdiri dari unit-unit yang relatif independen, yang kadang-kadang mengupayakan pencapaian tujuan-tujuan yang tidak sama atau bahkan yang berkonflik.

6.

Sistem-sistem politik (political systems). Organisasi-organisasi terdiri dari kelompok-kelompok internal, yang berupaya mencapai kekuasaan atas (mengendalikan) proses keputusan dalam rangka upaya memperkuat posisi-posisi mereka.

7.

Alat-alat untuk mendominasi (instruments of dominations). Organisasi-organisasi menempatkan para anggotanya di dalam "kotakkotak" pekerjaan yang membatasi tindakan mereka dan yang menggariskan individu-individu dengan siapa mereka dapat berinteraksi, mereka mendapatkan seorang pemimpin (bos) yang memiliki otoritas atas mereka.

8.

Unit-unit yang memproses informasi (informations-processing units). Organisasi-organisasi menafsirkan lingkungan mereka, melaksanakan pengoordinasian aktivitas-aktivitas dan menunjang pengambilan keputusan dengan jelas memproses informasi, serta horizontal dan vertikal melalui suatu hierarki struktural.

1.6

9.


Penjara-penjara psikologis (physic prisons). Organisasi-organisasi membatasi kegiatan-kegiatan para anggotanya dengan jalan menciptakan deskripsi pekerjaan, departemen-departemen, divisi-divisi dan standar-standar tentang perilaku yang dikehendaki, dan yang tidak dikehendaki. Apabila hal tersebut diterima oleh para anggota organisasi yang bersangkutan maka terciptalah kendala-kendala/artifisial (artiflsial barriers) yang membatasi pilihan-pilihan mereka.

10. Kontrak-kontrak sosial (Social contracts). Organisasi-organisasi terdiri dari sejumlah persetujuan-persetujuan yang tidak tertulis berdasarkan apa para anggota organisasi menunjukkan perilaku tertentu untuk mana mereka memperoleh sejumlah imbalan. Organisasi juga bukanlah sekedar kumpulan orang dan bukan pula sekedar pembagian kerja ataupun sekedar sistem kerja sama dan juga sistem sosial. Lebih daripada itu, organisasi adalah sistem yang saling pengaruh antarorang dalam kelompok yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. (Sutarto, 1993: 38-40). Cobalah mahasiswa simak dari pengertian tersebut. Apakah Anda juga dapat memahami secara jelas bahwa terdapat beberapa faktor yang dapat menimbulkan organisasi, yaitu adanya beberapa orang-orang yang bekerja sama dan memiliki tujuan tertentu. Beberapa faktor tersebut tidak dapat saling lepas berdiri sendiri melainkan saling kait merupakan suatu kesatuan. Namun demikian, dapat disimpulkan secara sederhana bahwa apabila orang-orang berkumpul menjadi satu, dan kemudian mereka secara formal mencapai persetujuan untuk mengombinasi upaya mereka untuk mencapai tujuan bersama maka hasilnya sebuah organisasi. B. PRINSIP ORGANISASI 'Prinsip' secara leksikal diartikan asas atau kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir, bertindak, dan sebagainya (Depdiknas: 896). Dengan demikian, prinsip organisasi adalah asas yang digunakan sebagai dasar dalam menyelenggarakan suatu organisasi. Prinsip organisasi juga dapat diartikan sebagai dasar yang digunakan sebagai acuan dalam membentuk dan melaksanakan kegiatan organisasi. Ada berbagai pendapat tentang prinsip organisasi ini, namun dalam kegiatan belajar ini akan membahas beberapa

ASIP4209/MODUL 1

1.7

prinsip, antara lain perumusan tujuan organisasi, pembagian tugas pekerjaan, pendelegasian kekuasaan (kewenangan), dan rentang kendali. 1.

Perumusan Tujuan Organisasi Perumusan tujuan organisasi sangat penting karena merupakan landasan dan arah setiap kegiatan organisasi. Tujuan merupakan landasan menentukan kebijaksanaan organisasi, dalam membentuk struktur yang akan dipakai, tata kerja serta aktivitas-aktivitas yang harus dilaksanakan. Perumusan tujuan harus jelas, artinya bahwa tujuan ini harus dipahami dan diterima oleh semua pihak yang bersangkutan. Tujuan tersebut akan dipahami mulai dari pucuk pimpinan hingga pejabat terendah dalam melaksanakan tugas masing-masing. Memahami berarti mengetahui tujuan itu sepenuhnya beserta faedah pencapaian tujuan tersebut bagi semua pihak. Hal ini merupakan salah satu faktor yang memperkuat motivasi dalam melaksanakan tugas masing-masing. Tujuan organisasi mempunyai syarat-syarat sebagai berikut. a. Specific, mempunyai ciri-ciri jelas mengenai batas-batas tujuan yang akan dicapai. b. Realistic, tujuan harus memungkinkan dapat dicapai,(wajar untuk dicapai) diukur oleh kemampuan dan kelemahan perusahaan, yang diukur dengan analisa SWOT: Strength (kekuatan). Weakness (kelemahan), Opportunity (peluang), Threat (kendala). c. Moderate risk, untuk mencapai suatu tujuan, terkandung risiko yang tidak terlalu berat (wajar). d. Challenging, menantang. e. Measurable, tujuan harus dapat diukur, misalnya volume produk ditingkatkan 25% dari produk tahun lalu. f. Time phased, yaitu kurun waktu yang jelas, dengan penjadwalan kerja yang cermat. 2.

Pembagian Tugas Pekerjaan Asas kedua ialah pembagian pekerjaan yang dilakukan dari tingkat pimpinan sampai tingkat terendah. Tugas-tugas pekerjaan dikelompokkan menjadi sejumlah kelompok yang masing-masing mempunyai bidang pekerjaan tertentu, misalnya kelompok bidang produksi barang, kelompok bidang penjualan, kelompok bidang pembelian bahan mentah, kelompok bidang keuangan, kelompok bidang personalia, dan sebagainya. Dengan pembagian dan penugasan kelompok tersebut, kelancaran pekerjaan akan lebih terjamin. Ada

1.8


beberapa dasar yang dapat digunakan sebagai pedoman dalam mengelompokkan fungsi dan aktivitas tersebut: a. menurut kesamaan fungsi yaitu menggabungkan semua pekerjaan yang bertalian erat (misalnya produksi) dalam satu unit; b. menurut macam benda yang diproduksi, membentuk kesatuan-kesatuan kerja berdasarkan macam benda yang dihasilkan, misalnya, unit sedan, truk, bis, dan seterusnya pada pabrik mobil. 3.

Pendelegasian Kekuasaan (Pendelegasian Wewenang) Pendelegasian kekuasaan adalah pelimpahan kekuasaan kepada bawahan untuk menjalankan tugas yang dibebankan, mengingat yang bersangkutan terikat dengan tanggung jawab mengenai tugas tersebut. Pendelegasian sangat penting mengingat keterbatasan kemampuan dan waktu yang ada pada pimpinan. Pendelegasian merupakan asas yang harus dilaksanakan dalam setiap organisasi untuk menjaga kelancaran jalannya organisasi tersebut. Asas pendelegasian wewenang berkaitan erat dengan prinsip rantai komando. Dalam pendelegasian wewenang, ada tiga unsur pendelegasian, yaitu berikut ini. 1. Authority atau wewenang, ialah hak dan kekuatan untuk melakukan perintah-perintah menggunakan sumber daya dalam pencapaian tujuan. Artinya, wewenang (authority) yang merujuk pada hak inheren dalam posisi manajerial yang menjelaskan apa yang harus dikerjakan dan apa yang hasil diharapkan dari pekerjaan yang dilakukan masing-masing individu; 2. Responsibility atau tanggung jawab ialah sejumlah hasil yang harus dicapai. Artinya, tanggung jawab (responsibility) merupakan obligasi atau kewajiban atau harapan pimpinan akan terlaksananya tugas tertentu para bawahan. 3. Accountability atau pertanggung jawaban, adalah hak dan kekuatan untuk memberikan jawaban atas hasil yang harus dicapai oleh pemberian delegasi. Hal ini juga sering dikenal sebagai kesatuan komando (unity of command) yang menunjuk pada prinsip-prinsip manajemen yang mengharuskan tiaptiap orang harus melapor kepada hanya satu pimpinan yang telah ditunjuk. Hambatan-hambatan dalam pendelegasian kekuasaan Menurut Lewis A. Allen, hambatan-hambatan dalam pendelegasian kekuasaan (delegation of authority) ada dua, yaitu:

ASIP4209/MODUL 1

1.9

1) Hambatan organisatoris, faktor-faktor yang tidak memungkinkan pendelegasian karena keadaan organisasi tidak mendukung, misalnya keadaan keuangan, kualitas sumber daya manusia dalam organisasi yang belum mendukung dan sebagainya. 2) Hambatan psikologis, hambatan yang tidak memungkinkan pendelegasian karena rasa khawatir pimpinan untuk mendelegasikan karena ketidakpercayaan atau karena ketakutan untuk disaingi. 4.

Rentang Pengawasan/Pengendalian Rentang pengawasan (span of control) adalah jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin secara efektif oleh seseorang. Mengenai jumlah bawahan yang dapat dipimpin secara efektif belum ada keseragaman pedoman. Rentang kendali adalah jumlah pekerja yang dapat dikelola secara efektif dan efisien oleh seorang manajer. (Robbins dan Coulter,2002:260 dalam Wulandari). Rentang kendali berperan penting dalam struktur organisasi formal sebab menentukan jumlah tingkatan dan jajaran pimpinan manajemen dalam organisasi tersebut. Walaupun demikian, Mary Cushing Niles dalam bukunya "The Essence of Management", (1958:193) mengemukakan ada empat faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan luasnya rentang pengawasan yaitu sebagai berikut. a. Hal-hal yang berhubungan dengan rencana organisasi, semakin jelas rencana suatu organisasi dan tegas batas-batas pertanggung jawaban dalam organisasi tersebut, semakin banyak/besar jumlah orang yang dapat dikendalikan. b. Jalinan hubungan antara orang-orang dan pekerjaan-pekerjaan yang harus dikendalikan. Semakin banyak hubungan antara pekerjaan yang satu dengan yang lain antara orang-orang yang bersangkutan, semakin kecil jumlah yang dapat dikendalikan secara efektif. c. Kemampuan orang-orang dalam organisasi yang bersangkutan. Makin tangkas dan pandai seorang pimpinan semakin banyak orang yang dapat dikendalikannya. Di lain pihak, semakin tinggi kemampuan dan inisiatif bawahan, semakin banyak bawahan yang dapat dikendalikan pimpinan. d. Corak pekerjaan. Semakin sederhana dan seragam corak suatu pekerjaan, semakin banyak bawahan yang dapat dikendalikan. Bagi suatu organisasi yang sudah kokoh, pejabat-pejabatnya dapat menjalankan rentang pengawasan yang lebih luas dari pada organisasi yang

1.10


masih baru. Pada umumnya, jumlah bawahan dapat berkisar antara 4 dan 8 orang pada tingkat atas organisasi, sedang pada tingkat yang lebih rendah berkisar antara 8 dan 15 atau mungkin lebih. Faktor lain yang perlu diperhatikan ialah faktor jarak dan faktor waktu. Bila orang-orang yang harus dikendalikan tersebar di berbagai tempat, rentangan pengawasan harus dipersempit. Demikian pula bila suatu pelaksanaan pekerjaan membutuhkan waktu yang lama. Tingkat-tingkat pengawasan Suatu organisasi yang telah berkembang, strukturnya akan tersusun atau tingkat demi tingkat. Suatu asas yang perlu diperhatikan ialah bahwa tingkattingkat pengawasan itu hendaknya berjumlah sesedikit mungkin dengan saluran perintah yang sependek-pendeknya (Peter Drucker: 1954, 203-234). 5.

Kesatuan Perintah dan Tanggung Jawab atau Rantai Komando Kesatuan perintah dan tanggung jawab atau rantai komando, merupakan: "…the continous line of authority that extend from upper organizational levels to the lowest levels and clarifies who reports to whom. It helps employees answer questions such as "Who do I go to if I have a problem?" or "To whom am I responsible?". (Robbins dan Coulter,2002:260 dalam Wulandari). Artinya, rantai komando adalah jalur kewenangan yang berkesinambungan dari tingkat pimpinan atasan sampai ke tingkat pimpinan bawahan yang menjelaskan siapa melapor kepada siapa. Sehingga mengarahkan para bawahan untuk menjawab pertanyaan seperti ”siapa yang akan menjadi tempat rujukan saya jika menghadapi masalah?” atau ”kepada siapa saya harus melaporkan pertanggungjawaban pekerjaan saya?”. Harus dijaga jangan sampai seorang bawahan bertanggung jawab lebih dari seorang atasan. Hal ini sangat penting untuk menghindarkan adanya kesimpangsiuran perintah, yang akan membingungkan bawahan serta menghambat efisiensi dan efektivitas kerja.

LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Buatlah ilustrasi sederhana tentang organisasi!

ASIP4209/MODUL 1

1.11

2) Sebutkan beberapa faktor yang tidak dapat berdiri sendiri, saling terkait dalam organisasi! 3) Apa yang dimaksud dengan realistic dalam persyaratan yang diperlukan dalam merumuskan tujuan organisasi? 4) Apa yang saudara ketahui tentang asas pembagian tugas pekerjaan? 5) Mengapa perlu dilakukan pendelegasian wewenang dalam organisasi? Sebutkan unsur-unsur dalam pendelegasian wewenang! Petunjuk Jawaban Latihan 1) Seorang mahasiswa pada saat dalam perjalanan melewati jalan tertentu terhalang dan harus memindahkan batu besar seberat kurang lebih 100 kilo gram yang di luar batas kemampuan fisiknya. Dia meyakinkan kemampuannya sendiri dengan mencoba mengangkat batu tersebut dan tetap tidak berhasil, setelah meminta bantuan orang lain baru bisa memindahkan batu tersebut serta dapat melanjutkan perjalanannya. 2) Adanya beberapa orang yang bekerja sama dan memiliki tujuan tertentu. Beberapa faktor tersebut tidak dapat saling lepas berdiri sendiri melainkan saling kait merupakan suatu kesatuan. 3) Bahwa tujuan harus memungkinkan dapat dicapai, (wajar untuk dicapai) diukur oleh kemampuan dan kelemahan perusahaan, yang diukur dengan analisa SWOT: Strength (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunity (peluang), dan Threat (kendala). 4) Pembagian tugas pekerjaan dilakukan dari tingkat pimpinan sampai tingkat terendah. Tugas-tugas pekerjaan dikelompokkan menjadi sejumlah kelompok yang masing-masing mempunyai bidang pekerjaan tertentu, misalnya kelompok bidang produksi barang, kelompok bidang penjualan, kelompok bidang pembelian bahan mentah, kelompok bidang keuangan, kelompok bidang personalia, dan sebagainya. 5) Pendelegasian sangat penting mengingat keterbatasan kemampuan dan waktu yang ada pada pimpinan. Pendelegasian merupakan asas yang harus dilaksanakan dalam setiap organisasi untuk menjaga kelancaran jalannya organisasi tersebut. Ada tiga unsur pendelegasian, yaitu: a) Authority atau wewenang, ialah hak dan kekuatan untuk melakukan perintah-perintah menggunakan sumber daya dalam pencapaian tujuan.

1.12


b) Responsibility atau tanggung jawab ialah sejumlah hasil yang harus dicapai. c) Accountability atau pertanggung jawaban, adalah hak dan kekuatan untuk memberikan jawaban atas hasil yang harus dicapai oleh pemberian delegasi. R A NG KU M AN Dari beberapa pengertian tentang organisasi bahwa organisasi digambarkan merupakan entitas-entitas rasional yang mengupayakan pencapaian tujuan-tujuan (rational entities in pursuit of goals). Organisasiorganisasi dibentuk orang untuk mencapai sejumlah tujuan, dan perilaku para anggota organisasi dapat diterangkan sehubungan dengan upaya rasional untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut, bukanlah sekedar kumpulan orang dan bukan pula sekedar pembagian kerja ataupun sekedar sistem kerja sama dan juga sistem sosial. Lebih daripada itu, organisasi adalah sistem yang saling pengaruh antarorang dalam kelompok yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Pendelegasian sangat penting mengingat keterbatasan kemampuan dan waktu yang ada pada pimpinan. Pendelegasian merupakan asas yang harus dilaksanakan dalam setiap organisasi untuk menjaga kelancaran jalannya organisasi tersebut. Ada tiga unsur pendelegasian, yaitu Authority atau wewenang, ialah hak dan kekuatan untuk melakukan perintah-perintah menggunakan sumber daya dalam pencapaian tujuan; Responsibility atau tanggung jawab ialah sejumlah hasil yang harus dicapai; dan Accountability atau pertanggung jawaban, adalah hak dan kekuatan untuk memberikan jawaban atas hasil yang harus dicapai oleh pemberian delegasi. Rentang pengawasan (span of control) adalah jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin secara efektif oleh seseorang. Ada empat faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan luasnya rentang pengawasan, yaitu sebagai berikut. Pertama, hal-hal yang berhubungan dengan rencana organisasi, semakin jelas rencana suatu organisasi dan tegas batas-batas pertanggung jawaban dalam organisasi tersebut, semakin banyak/besar jumlah orang yang dapat dikendalikan. Kedua, jalinan hubungan antara orang-orang dan pekerjaan-pekerjaan yang harus dikendalikan. Ketiga, kemampuan orang-orang dalam organisasi yang bersangkutan. Keempat, corak pekerjaan, semakin sederhana dan seragam corak suatu pekerjaan, semakin banyak bawahan yang dapat dikendalikan.

ASIP4209/MODUL 1

1.13

TE S F OR M AT IF 1 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Secara leksikal bahwa istilah 'organisasi' berasal dari kata 'organon' dalam bahasa Yunani berarti .... A. alat B. almanak C. asrama D. perkakas 2) Entitas-entitas yang memungkinkan masyarakat mencapai hasil-hasil tertentu, yang tidak mungkin dilaksanakan oleh individu-individu yang bertindak secara sendiri, adalah pengertian organisasi menurut .... A. Peter Drucker B. James L. Gibson c.s C. Sutarto D. Lewis A. Allen 3) Sementara Herbert G. Hicks merumuskan organisasi berdasarkan beberapa ciri umum semua organisasi, yang salah satunya adalah .... A. orang B. benda C. obyek D. organisasi beranggotakan lebih dari satu orang 4) Hak dan kekuatan untuk melakukan perintah-perintah menggunakan sumberdaya dalam pencapaian tujuan adalah .... A. authority B. responsibility C. accountability D. accesibility 5) Sedangkan hak dan kekuatan untuk memberikan jawaban atas hasil yang harus dicapai oleh pemberian delegasi adalah .... A. responsibility B. authority C. accountability D. responsible

1.14


6) Tujuan organisasi mempunyai syarat-syarat sebagai berikut, kecuali .... A. specific B. moderate risk C. timeless D. time phased 7) Contoh pengelompokan tugas pekerjaan berdasarkan fungsi adalah .... A. pabrik mobil B. toko sepatu C. unit motor D. produksi 8) Faktor-faktor yang tidak memungkinkan pendelegasian karena keadaan organisasi tidak mendukung disebut hambatan .... A. finansial B. personalia C. psikis D. organisatoris 9) Menurut Mary Cushing Niles bahwa kemampuan orang-orang dalam organisasi yang bersangkutan merupakan salah satu faktor yang harus diperhatikan dalam asas .... A. perumusan tujuan B. pembagian tugas pekerjaan C. pendelegasian kewenangan D. rentang kendali 10) Menurut Lewis A. Allen, salah satu contoh hambatan psikologis dalam pendelegasian kekuasaan (Delegation of Authority) adalah .... A. kepercayaan B. ketakutan untuk disaingi C. kualitas sumber daya manusia D. keyakinan Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini! Hitunglah jawaban yang benar! Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1!

1.15

ASIP4209/MODUL 1

Tingkat penguasaan =

Jumlah Jawaban yang Benar Jumlah Soal

× 100%

Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yang belum dikuasai.

1.16


Kegiatan Belajar 2

Struktur Organisasi

O

rganisasi sebagaimana dibahas dalam kegiatan belajar sebelumnya merupakan usaha kerja sama lebih dari satu atau sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Pemahaman batasan tersebut masih dalam cakupan yang sangat luas dan sulit pula dipahami secara konkret. Untuk memahami suatu organisasi lebih konkret umumnya dapat melihat pada gambaran yang tertuang dalam struktur organisasi tersebut. Kata 'struktur' dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005:1092) adalah cara sesuatu disusun atau dibangun. Struktur organisasi tentu menggambarkan bagaimana suatu organisasi itu dibentuk atau disusun sehingga terlihat dengan jelas nama jabatan, fungsi atau nama-nama orang yang tersusun secara hierarkis. Saudara mahasiswa dapat menyegarkan kembali ingatan tentang organisasi sekolah waktu Anda masih berada di SLTA atau SLTP. Mungkin saudara masih dapat menggambarkan kembali susunan organisasi dari paling atas sampai paling bawah dalam organisasi sekolah tersebut. Pemahaman tentang struktur organisasi dengan baik sangat memudahkan setiap orang merancang dan memilih bentuk organisasi apa yang paling sesuai dengan kebutuhan dalam membentuk atau mengenali suatu organisasi. Kegiatan Belajar 2 dalam modul ini akan membahas pengertian struktur dan bentuk struktur organisasi seperti bentuk lini atau jalur, lini dan staf, fungsional, dan lainnya. A. PENGERTIAN STRUKTUR ORGANISASI Beberapa pendapat para ahli tentang definisi struktur organisasi adalah sebagai berikut. 1. Blau (1974) mengemukakan bahwa struktur organisasi adalah "Distribusi orang-orang dengan posisi sosial tertentu dan peranan serta hubungannya satu sama lain melalui berbagai saluran". Definisi yang sederhana ini menuntut penjabaran lebih lanjut mengenai dua hal penting, yaitu bahwa dalam organisasi orang-orang dilimpahi berbagai tugas pekerjaan, dan bahwa organisasi mengandung hierarki yang berarti dalam organisasi posisi yang diduduki orang-orang memiliki hukum dan aturan untuk setiap tingkatan yang mengatur setiap orang dalam jabatannya.

ASIP4209/MODUL 1

2

3.

1.17

Pendapat Ranson, Hinings, dan Grenwood (1980) yang memandang struktur organisasi sebagai alat pengendali yang kompleks dan secara berkesinambungan menghasilkan dan dihasilkan kembali melalui berbagai interaksi. Pendekatan ini memandang struktur organisasi sebagai sesuatu yang tidak tetap setiap saat. Struktur membentuk interaksi dan dibentuk oleh interaksi yang berkembang di dalam organisasi yang tidak menghasilkan konformitas (keterikatan) total melainkan membendung perilaku yang tidak beraturan. Oleh Meyer, Rowan, dan Kemen (1977), mereka memandang struktur organisasi sebagai suatu mitos yang dihasilkan oleh tuntutan masyarakatnya, misalnya keanggotaan organisasi.

Dari ketiga pendapat tersebut dapat disimpulkan secara sederhana bahwa struktur organisasi adalah susunan kedudukan atau fungsi orang-orang yang diatur secara berjenjang dan masing-masing tingkatan memiliki hukum dan aturan yang mengatur setiap orang dalam jabatannya. B. JENIS-JENIS STRUKTUR ORGANISASI Jenis-jenis struktur organisasi ada berbagai macam, tetapi dalam Modul 1 ini akan dijelaskan 3 macam struktur yang sudah umum diterapkan pada organisasi, antara lain: 1. struktur lini; 2. struktur lini dan staf; 3. struktur fungsional. 1.

Struktur Lini Struktur organisasi dalam bentuk lini adalah organisasi yang wewenang dari pucuk pimpinannya dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi di bawahnya dalam semua bidang pekerjaan, baik pekerjaan pokok maupun pekerjaan bantuan. Tiap-tiap kepala satuan memegang kekuasaan dan tanggung jawab sepenuhnya mengenai segala sesuatu yang termasuk dalam kesatuannya. Dalam organisasi bentuk ini kekuasaan berlangsung lurus dan vertikal. Struktur organisasinya bersifat sederhana/yang di dalam salurannya perintah dan tanggung jawab dirumuskan dengan tegas batas-batasnya. Struktur organisasi lini ini pada umumnya digunakan oleh organisasi militer yang hanya memiliki

1.18


satu garis komando. Contoh struktur organisasi lini dapat dilihat pada Gambar 1.2.

Gambar 1.2. Struktur Organisasi Lini

Kebaikan-kebaikannya menurut G. R. Terry (1964:389) dalam bukunya The Principles of Management, antara lain: a. keputusan dapat diambil dengan cepat; b. penyampaian informasi dapat dilaksanakan dengan cepat; c. memungkinkan terbentuknya manajer yang terlatih; d. hubungan kekuasaan antara bagian dalam organisasi jelas dapat dipahami.

a. b. c. d. e.

2.

Sedangkan keburukannya, antara lain: penumpukan pekerjaan di tangan seseorang; tidak memungkinkan spesialisasi; memungkinkan penyelesaian suatu masalah membutuhkan proses yang lama; anggota manajer sulit diganti; kurang waktu untuk memperhatikan planning (perencanaan) dan pengembangan serta controlling (pengawasan) yang bersifat menyeluruh.

Struktur Lini dan Staf Untuk mengatasi kelemahan dan kekurangan pada bentuk organisasi ini, maka biasanya para manajer mengangkat sejumlah ahli yang disebut staf. Dengan penambahan staf pada organisasi lini maka lahirlah bentuk organisasi yang ke-2 yaitu bentuk organisasi lini dan staf. Anggota staf adalah anggota

ASIP4209/MODUL 1

1.19

organisasi yang bertugas memberi bahan-bahan pertimbangan kepada pemimpin dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pengelolaan organisasi (staf ahli), misalnya ahli hukum, ahli pemasaran, ahli politik, dan sebagainya. Di dalam organisasi bentuk lini dan staf terdapat dua macam anggota organisasi, yaitu anggota lini dan anggota staf di mana: a. anggota staf ialah anggota yang memiliki hak untuk memberikan bahanbahan pertimbangan atau nasihat kepada pimpinan. Anggota staf tidak memiliki bawahan pada jalur ini; b. anggota lini ialah anggota organisasi yang memiliki hak perintah kepada bawahan-bawahannya di dalam jalur lini. Beberapa masalah dari bentuk organisasi ini khususnya berupa pandangan dari pihak lini dan staf satu sama lain. Anggota lini memiliki pandanganpandangan sebagai berikut terhadap anggota staf: a. seringkali ada tendensi bahwa anggota staf bertindak sebagai anggota lini dengan kekuasaannya untuk memerintah; b. anggota staf sering berbangga diri seolah-olah keberhasilan perusahaan sepenuhnya berkat keahlian yang dimilikinya; c. seringkali hal-hal yang diusulkan staf tidak bersifat praktis, tidak sesuai dengan keadaan perusahaan.

a.

b.

c.

Dari sudut anggota staf sendiri melihat adanya kesulitan-kesulitan, yaitu: para manajer sering kali cenderung menolak gagasan baru bahkan lebih bersifat konservatif, tanpa mengemukakan alasan-alasan yang bersifat rasional; para manajer seringkali menganggap para staf orang bodoh, sehingga para manajer menyelenggarakan kebijaksanaan-kebijaksanaan tanpa mengikutsertakan anggota staf dalam mengambil keputusan; anggota staf tidak punya kekuasaan untuk memaksakan pendapat, walaupun pendapat mereka mungkin lebih baik daripada pendapat para anggota lini.

1.20


Gambar 1. 3. Struktur Organisasi Lini dan Staf

3.

Struktur Fungsional Pada bentuk ini, kekuasaan dilimpahkan melalui para ahli dalam fungsi. Dalam menjalankan tugasnya, setiap kepala satuan bertanggung jawab kepada seorang ahli, sepanjang fungsi tersebut merupakan bidang keahlian tenaga ahli tersebut. Tiap-tiap ahli mempunyai kekuasaan di bidangnya terhadap setiap pejabat kesatuan manapun. Lalu lintas kekuasaan di dalam organisasi bentuk ini tidak langsung dan vertikal melainkan bersifat menyilang. Seorang pejabat bisa memberi perintah kepada beberapa orang ahli yang masing-masing hanya mengetahui satu fungsi saja. Kelebihan bentuk ini adalah pejabat menjadi lebih cakap dalam bidang pekerjaannya, sedangkan kelemahannya koordinasi menjadi lebih sukar dilaksanakan karena saluran perintah yang menyilang menyebabkan setiap pegawai/bawahan bertanggung jawab pada lebih dari satu orang atasan. Pada bentuk ini kekuasaan dilimpahkan melalui para ahli dalam satu fungsi, dalam menjalankan tugasnya.

ASIP4209/MODUL 1

1.21

Gambar 1.4. Struktur Organisasi Fungsional

Dari beberapa bentuk organisasi di atas tidak dapat ditentukan mana yang terbaik dari bentuk-bentuk tersebut. Untuk menentukan organisasi yang terbaik sangat ditentukan oleh kondisi organisasi sendiri sebab masing-masing mempunyai kebaikan dan keburukan. Bentuk yang sebaik-baiknya yang dipakai oleh suatu organisasi akan dipengaruhi oleh tujuan dengan mempertimbangkan luasnya organisasi, kemampuan organisasi, dan keadaan lingkungan sekelilingnya. Bentuk organisasi-organisasi berdasarkan lalu lintas kekuasaan lebih dikenal dengan struktur organisasi yang pertumbuhannya akan sejalan dengan pertumbuhan dari organisasi yang bersangkutan. Pertumbuhan struktur organisasi dapat berupa: a. pertumbuhan secara vertikal, yaitu penambahan tangga-tangga jabatan dalam organisasi; b. pertumbuhan secara horizontal, yaitu penambahan divisi-divisi kerja; c. pertumbuhan dari pembenahan fungsi dan pembagian kerja. LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Jelaskan pendapat Ranson, Hinings dan Grenwood tentang pengertian struktur organisasi! 2) Jelaskan yang dimaksud dengan struktur organisasi lini! 3) Sebutkan kelebihan dalam struktur organisasi lini! 4) Jelaskah yang dimaksud struktur organisasi lini dan staf! 5) Sebutkan kelebihan dalam struktur organisasi fungsional!

1.22


Petunjuk Jawaban Latihan 1) Struktur organisasi sebagai alat pengendali yang kompleks dan secara berkesinambungan menghasilkan dan dihasilkan kembali melalui berbagai interaksi. Pendekatan ini memandang struktur organisasi sebagai sesuatu yang tidak tetap setiap saat. Struktur membentuk interaksi dan dibentuk oleh interaksi yang berkembang di dalam organisasi yang tidak menghasilkan konformitas (keterikatan) total melainkan membendung perilaku yang tidak beraturan. 2) Struktur organisasi dalam bentuk lini adalah organisasi yang wewenang dari pucuk pimpinannya dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi di bawahnya dalam semua bidang pekerjaan, baik pekerjaan pokok maupun pekerjaan bantuan. Tiap-tiap kepala satuan memegang kekuasaan dan tanggung jawab sepenuhnya mengenai segala sesuatu yang termasuk dalam kesatuannya. 3) Kelebihan struktur organisasi lini adalah: a. keputusan dapat diambil dengan cepat; b. penyampaian informasi dapat dilaksanakan dengan cepat; c. memungkinkan terbentuknya manajer yang terlatih; d.

hubungan kekuasaan antara bagian dalam organisasi jelas dapat dipahami.

4) Untuk mengatasi kelemahan dan kekurangan pada bentuk organisasi lini, maka biasanya para manajer mengangkat sejumlah ahli yang disebut staf. Dengan penambahan staf pada organisasi lini, maka lahirlah bentuk organisasi yang ke-2 yaitu bentuk organisasi lini dan staf. Anggota staf adalah anggota organisasi yang bertugas memberi bahan-bahan pertimbangan kepada pemimpin dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pengelolaan organisasi (staf ahli), misalnya ahli hukum, ahli pemasaran, ahli politik, dan sebagainya. 5) Pada struktur organisasi fungsional, kekuasaan dilimpahkan melalui para ahli dalam suatu fungsi. Dalam menjalankan tugasnya setiap kepala satuan bertanggung jawab kepada seorang ahli, sepanjang fungsi tersebut merupakan bidang keahlian tenaga ahli tersebut. Tiap-tiap ahli mempunyai kekuasaan di bidangnya terhadap setiap pejabat kesatuan manapun. Lalu lintas kekuasaan di dalam organisasi bentuk ini tidak langsung dan vertikal melainkan bersifat menyilang.

ASIP4209/MODUL 1

1.23

R A NG KU M AN Struktur organisasi adalah susunan kedudukan atau fungsi orang-orang yang diatur secara berjenjang dan masing-masing tingkatan memiliki hukum dan aturan yang mengatur setiap orang dalam jabatannya. Struktur organisasi dalam bentuk lini adalah organisasi yang wewenang dari pucuk pimpinannya dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi di bawahnya dalam semua bidang pekerjaan, baik pekerjaan pokok maupun pekerjaan bantuan. Untuk mengatasi kelemahan dan kekurangan pada bentuk organisasi ini maka biasanya para manajer mengangkat sejumlah ahli yang disebut staf. Dengan penambahan staf pada organisasi lini maka lahirlah bentuk organisasi yang ke-2, yaitu bentuk organisasi lini dan staf. Di samping itu, bentuk organisasi lain adalah organisasi fungsional. Dalam menjalankan tugasnya, setiap kepala satuan bertanggung jawab kepada seorang ahli, sepanjang fungsi tersebut merupakan bidang keahlian tenaga ahli tersebut. Tiap-tiap ahli mempunyai kekuasaan di bidangnya terhadap setiap pejabat di kesatuan manapun. Lalu lintas kekuasaan di dalam organisasi bentuk ini tidak langsung dan vertikal melainkan bersifat menyilang. TE S F OR M AT IF 2 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Distribusi orang-orang dengan posisi sosial tertentu dan peranan serta hubungannya satu sama lain melalui berbagai saluran, adalah pengertian struktur organisasi menurut .... A. Blau B. Hinings C. Ranson D. Grenwood 2) Organisasi yang wewenang dari pucuk pimpinannya dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi di bawahnya dalam semua bidang pekerjaan, baik pekerjaan pokok maupun pekerjaan bantuan, adalah organisasi bentuk ... A. struktur B. struktur lini C. struktur lini dan staf D. fungsional

1.24


3) Pada umumnya, struktur organisasi lini digunakan oleh organisasi .... A. departemen pada umumnya B. non departemen C. perusahaan D. militer 4) Salah satu kebaikan struktur lini menurut G. R. Terry (1964:389) dalam bukunya The Principles of management, adalah .... A. penumpukan pekerjaan di tangan seseorang, B. tidak memungkinkan spesialisasi C. keputusan dapat diambil dengan cepat D. memungkinkan penyelesaian suatu masalah membutuhkan proses yang lama 5) Sedangkan salah satu kelemahan struktur lini menurut G. R. Terry (1964:389) dalam bukunya The Principles of management, adalah .... A. anggota manajer sulit diganti B. penyampaian informasi cepat C. manajer terlatih D. hubungan kekuasaan antar bagian mudah dipahami 6) Anggota yang memiliki hak untuk memberikan bahan-bahan pertimbangan atau nasihat kepada pimpinan dalam organisasi disebut .... A. lini B. fungsional C. staf D. lini dan staf 7) Beberapa masalah dari bentuk organisasi lini dan staf, khususnya berupa pandangan dari pihak lini dan staf satu sama lain. Anggota ini memiliki pandangan-pandangan sebagai berikut terhadap anggota staf, kecuali .... A. seringkali ada tendensi bahwa anggota staf bertindak sebagai anggota lini dengan kekuasaannya untuk memerintah B. anggota staf sering berbangga diri seolah-olah keberhasilan perusahaan sepenuhnya berkat keahlian yang dimilikinya C. seringkali hal-hal yang diusulkan staf tidak bersifat praktis, tidak sesuai dengan keadaan perusahaan D. penumpukan pekerjaan di tangan seseorang

1.25

ASIP4209/MODUL 1

8) Kekuasaan dilimpahkan melalui para ahli dalam suatu fungsi. Bentuk organisasi ini adalah .... A. lini B. staf C. lini dan staf D. fungsional Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 2.

Tingkat penguasaan =

Jumlah Jawaban yang Benar Jumlah Soal

× 100%

Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan modul selanjutnya. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 2, terutama bagian yang belum dikuasai.

1.26


Kunci Jawaban Tes Formatif Tes Formatif 1 1) A 2) C 3) A 4) B 5) C 6) C 7) D 8) D 9) D 10) D

Tes Formatif 2 1) A 2) B 3) D 4) C 5) A 6) C 7) D 8) D

1.27

ASIP4209/MODUL 1

Daftar Pustaka Allen, Louis A. (1958). Management and Organization. New York: Mc Graw Hill Book Company. Arsip Nasional RI. (2001). Manajemen Arsip Dinamis. Edisi 2. Jakarta: ANRI. Departemen Pendidikan Nasional. (2005). Kamus Besar Bahasa Indonesia. Ed. 3. Jakarta: Balai Pustaka. Djatmiko, Yayat Hayati. (2002). Perilaku Organisasi, Bandung: Alfabet. Gibson, Ivancevich & Donnelly. (1994). Organisasi: Perilaku, Struktur, dan Proses. Jilid I. Edisi Kelima. Jakarta. Erlangga. Hicks, Herbert G. (1972). The Management of Organization. Mc Graw Hill Coy. International Council on Archives. (1988). Dictionary of Archival Terminology. 2nd Edition. New York: K.G. Saur Munchen. Johnson, Mina M. (1882). Records Management. 3rd Edition. Ohio. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis. Lembaga Administrasi Negara RI. (1991). Sistem Administrasi Negara Republik Indonesia. Jilid I. Jakarta: Haji Masagung. Lembaga Administrasi Negara HI. (1991). Sistem Administrasi Negara Republik Indonesia. Jilid II. Jakarta: Haji Masagung. Penn, Ira A. (1992). Records Management Handbook. England: Gower Publishing Co, Ltd. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.

1.28


Ricks, Betty R. 91992). Information and Image Management: A Records System Approach. 3rd Edition. Ohio: South-Western Publishing Co. Robek, Mary F. (1987). Information Edition. California: Mission Hill.

and Records Management.

3rd

Sutarto. (1993). Dasar-dasar Organisasi. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. Terry, George R. (1960). The Principles of Management. Illinois: Richard D. Irwin, Inc.. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. Wallace, Patricia E. (1992). Records Management: Integrated Information Systems. 3rd Edition. New Jersey: Prentice Hall, Inc. Winardi, J. (2003). Teori Organisasi dan Pengorganisasian. Jakarta: Raja Grafindo Persada. Wursanto, Ig. (2002). Dasar-dasar Ilmu Organisasi. Yogyakarta: Andi.

Pengantar Kearsipan dan Lembaga Kearsipan

Recommend Documents