PENERAPAN IT BALANCED SCORECARD DALAM PENYUSUNAN PETA STRATEGI DINAS PERTANIAN TANAMAN PANGAN (Studi Kasus : Dinas Pertanian Tanaman Pangan Kabupaten Tasikmalaya) Bayu Rijal Fadlilah Zein, Aradea, Husni Mubarok Teknik Informatika Universitas Siliwangi Tasikmalaya Email :
[email protected] ABSTRACT Planning strategies in the IT implementation and measurement performance of the IT Department agriculture food crops in Tasikmalaya Regency so far haven't gotten attention proportionately. Strategic planning document (Renstra) which is a Government Organization strategy implementation guidelines undertaken just to meet the targets that have been set up with limited orientation on activity. The application of the IT strategy for the achievement of the Organization's business objectives through a continuous improvement process is important in order to maintain the long-term viability of an organization. So, it takes a map strategy in the utilization of information technology in order to provide an optimal contribution to the sustainability of the organization. In this research, the application of the IT Balanced Scorecard approach was chosen for the preparation of the strategy map in the Department of agriculture food crops. The concept of the IT Balanced Scorecard the balanced scorecard concept adapted to special interests in evaluating the information technology function. The use of the IT Balanced Scorecard is one of the most effective ways to assist in the alignment of it and business. Expected results from the application of the IT Balanced Scorecard strategy maps in drafting in the Department of agriculture food plants can serve as guidelines in the implementation of the IT organization, in particular in the framework of the achievement of long-term goals. The result of the measurement of it performance can be known the extent to which IT was instrumental in creating the connectedness between it performance with the IT strategy, which should be able to support the business strategy, particularly in this case the Department of Agriculture's food crops. Keywords: IT Balanced Scorecard, Strategic Planning, Strategy Map ABSTRAK Perencanaan strategi dalam implementasi TI beserta pengukuran terhadap kinerja TI di Dinas Pertanian Tanaman Pangan Kabupaten Tasikmalaya sejauh ini belum mendapat perhatian secara proporsional. Dokumen Perencanaan Strategis (Renstra) yang merupakan pedoman implementasi strategi organisasi pemerintah dilaksanakan hanya untuk memenuhi target yang telah ditetapkan dengan orientasi sebatas pada kegiatan. Penerapan strategi TI untuk pencapaian tujuan bisnis organisasi melalui proses perbaikan yang berkelanjutan merupakan hal penting guna menjaga kelangsungan hidup jangka panjang sebuah organisasi. Sehingga, diperlukan sebuah peta strategi dalam pemanfaatan teknologi informasi agar memberikan kontribusi yang optimal terhadap keberlangsungan organisasi. Dalam penelitian ini, penerapan pendekatan IT Balanced Scorecard dipilih untuk kebutuhan penyusunan peta strategi di Dinas Pertanian Tanaman Pangan. Konsep IT Balanced Scorecard diadaptasi dari konsep balanced scorecard untuk kepentingan khusus dalam mengevaluasi fungsi teknologi informasi. Penggunaan IT Balanced Scorecard merupakan salah satu cara yang paling efektif untuk membantu penyelarasan TI dan bisnis. Diharapkan hasil dari penerapan IT Balanced Scorecard dalam penyusunan peta strategi di Dinas Pertanian Tanaman Pangan ini dapat dijadikan sebagai pedoman dalam implementasi TI pada organisasi tersebut, khususnya dalam rangka pencapaian tujuan jangka panjang. Hasil dari pengukuran terhadap kinerja TI dapat diketahui sejauh mana TI berperan dalam menciptakan keterhubungan antara kinerja TI dengan strategi TI, yang seharusnya mampu mendukung strategi bisnis, khususnya dalam hal ini di Dinas Pertanian Tanaman Pangan. Kata kunci: IT Balanced Scorecard, Perencanaan Strategis, Peta Strategi I.
Pendahuluan Pada era saat ini, Teknologi Informasi (TI) merupakan suatu hal yang biasanya dimiliki oleh suatu organisasi. Penggunaan TI pada organisasi pemerintah dewasa ini juga semakin meningkat, tidak hanya untuk proses operasional kegiatan sehari-hari, tetapi sudah pada proses membantu pengambilan keputusan. Namun, kenyataan yang kerap kali terjadi pada organisasi secara umum adalah bahwa implementasi TI
dilaksanakan tanpa melalui proses perencanaan yang jelas dan penilaian kinerja yang terukur sehingga pemilihan terhadap strategi TI seringkali menjadi tidak tepat. Hal ini, tidak terkecuali terjadi pula pada sebagian besar organisasi milik pemerintah, khususnya di Dinas Pertanian Tanaman Pangan Kabupaten Tasikmalaya. Perencanaan strategi dalam implementasi TI beserta pengukuran terhadap kinerja TI di Dinas
1
Pertanian Tanaman Pangan Kabupaten Tasikmalaya sejauh ini belum mendapat perhatian secara proporsional. Dokumen Perencanaan Strategis (Renstra) yang merupakan pedoman implementasi strategi organisasi pemerintah dilaksanakan hanya untuk memenuhi target yang telah ditetapkan dengan orientasi sebatas pada kegiatan. Sementara disisi lain pengukuran terhadap kinerja TI sangat perlu dilaksanakan guna mengetahui sejauh mana TI berperan dalam menciptakan keterhubungan antara kinerja TI dengan strategi TI, yang seharusnya mampu mendukung strategi bisnis, khususnya dalam hal ini di Dinas Pertanian Tanaman Pangan. Penerapan strategi TI untuk pencapaian tujuan bisnis organisasi melalui proses perbaikan yang berkelanjutan merupakan hal penting guna menjaga kelangsungan hidup jangka panjang sebuah organisasi. Karena organisasi dituntut untuk berkembang secara terencana dan terukur, diperlukan adanya peta strategi dalam rangka menghadapi masa depan yang tidak pasti. Upaya berupa langkah-langkah strategis menjadi kewajiban yang harus dilaksanakan untuk dapat mewujudkan tujuan organisasi. Sehingga, diperlukan sebuah peta strategi dalam pemanfaatan teknologi informasi agar memberikan kontribusi yang optimal terhadap keberlangsungan organisasi. Dalam penelitian ini, penerapan pendekatan IT Balanced Scorecard dipilih untuk kebutuhan penyusunan peta strategi di Dinas Pertanian Tanaman Pangan. Konsep IT Balanced Scorecard diadaptasi dari konsep balanced scorecard untuk kepentingan khusus dalam mengevaluasi fungsi teknologi informasi. Penggunaan IT Balanced Scorecard merupakan salah satu cara yang paling efektif untuk membantu penyelarasan TI dan bisnis. Tujuannya adalah membuat sebuah fasilitas bagi pelaporan manajemen, menumbuhkan konsensus diantara stakeholder kunci mengenai tujuan strategis TI, menunjukkan efektifitas dan nilai tambah dari TI dan mengkomunikasikan kinerja, serta resiko dan kemampuan TI. Dalam penelitian ini, diharapkan hasil dari penerapan IT Balanced Scorecard dalam penyusunan peta strategi di Dinas Pertanian Tanaman Pangan ini dapat dijadikan sebagai pedoman dalam implementasi TI pada organisasi tersebut, khususnya dalam rangka pencapaian tujuan jangka panjang. Hasil dari pengukuran terhadap kinerja TI dapat diketahui sejauh mana TI berperan dalam menciptakan keterhubungan antara kinerja TI dengan strategi TI, yang seharusnya mampu mendukung strategi bisnis, khususnya dalam hal ini di Dinas Pertanian Tanaman Pangan. Batasan masalah pada penelitian ini yaitu : 1. Studi kasus penelitian dilaksanakan di Dinas Petanian Tanaman Pangan sebagai organisasi pemerintah yang menangani sekaligus bertanggungjawab di bidang Pertanian dan Tanaman Pangan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tasikmalaya.
2. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah IT Balanced Scorecard yang digunakan untuk memetakan strategi bisnis Dinas Pertanian Tanaman Pangan, serta pengukuran kinerja Sistem dan Teknologi Informasi (STI) di Dinas Pertanian Tanaman Pangan. 3. Analisis KPI dijadikan sebagai acuan untuk mendapatkan proses-proses kritis yang membutuhkan sistem dan teknologi informasi. Tujuan pada penelitian ini akan dibangun suatu pedoman berupa usulan peta strategi Teknologi Informasi (TI), yang bersumber dari sasaran strategis bisnis Dinas Pertanian Tanaman Pangan, guna menyelaraskan peranan dan strategi Sistem Teknologi Informasi (STI) yang dimiliki dengan proses bisnis yang berjalan. Manfaat pada penelitian ini yaitu : 1. Rancangan IT Balanced Scorecard yang dibuat, dapat dijadikan sebagai dasar pengukuran kinerja TI untuk diterapkan pada organisasi pemerintah yang bergerak di bidang Pertanian dan Tanaman Pangan, khususnya Dinas Pertanian Tanaman Pangan Kabupaten Tasikmalaya. 2. Penggunaan IT Balanced Scorecard dalam pengukuran kinerja TI, akan menghasilkan peta strategi yang lebih baik, sehingga kinerja Dinas Pertanian Tanaman Pangan Kabupaten Tasikmalaya dapat diukur dan memberikan kemudahan untuk perencanaan strategi bisnis organisasi. 3. Penggunaan IT Balanced Scorecard dapat menyelaraskan peranan dan strategi STI yang dimiliki dengan proses bisnis yang berjalan, sehingga sesuai dengan strategi bisnis yang ada di Dinas Pertanian Tanaman Pangan Kabupaten Tasikmalaya. II. Landasan Teori A. Konsep Dasar IT Balanced Scorecard Konsep IT Balanced Scorecard diadaptasi dari konsep balanced scorecard untuk kepentingan khusus dalam mengevaluasi fungsi teknologi informasi. Menurut Kaplan dan Norton (1996), Balanced Scorecard merupakan sekumpulan ukuran yang dapat memberikan pandangan bisnis yang cepat dan menyeluruh kepada pihak manajemen, termasuk kedalamnya adalah ukuran finansial. Selain ukuran finansial, BSC juga dilengkapi dengan ukuran operasional, yaitu: kepuasan pelanggan, proses internal, dan aktivitas improvisasi dan inovasi organisasi. Ukuran operasional merupakan faktor pendorong bagi ukuran finansial. Empat perspektif dalam IT Balanced Scorecard yaitu; user orientation atau orientasi pengguna, corporate contribution atau kontribusi perusahaan, keunggulan operasional atau operational excellence, dan future orientation atau orientasi masa depan.
2
Gambar 1. Adaptasi IT Balanced Scorecard dari Balanced Scorecard (Van Grembergen dan Van Bruggen, 1997) B. IT Strategic Map Menurut Robbins dan Coulter (2002), IT Strategic Map adalah sebuah representasi visual dan alur logika (sebab akibat) dari strategi–strategi IT perusahaan, memperlihatkan dengan jelas tujuan (objectives) dari proses–proses internal penting yang bermanfaat bagi perusahaan, serta aset- aset tak berwujud (intangible assets) yang diperlukan untuk mendukung proses internal tersebut. Strategi–strategi perusahaan tidak dapat dengan mudah dilaksanakan karena tidak dijabarkan secara rinci apa yang harus dilakukan. III. Metode Penelitian Berikut ini merupakan langkah-langkah penelitian yang dilakukan : A. Tahap Persiapan Pada tahap persiapan ini, kegiatan penelitan adalah dengan melakukan kajian literatur mengenai perencanaan strategis, analisis SWOT, IT Balanced Scorecard dan implementasinya pada organisasi. Langkah selanjutnya adalah identifikasi masalah penelitian, penentuan tujuan penelitian dan pembatasan masalah penelitian.
D. Tahap Penentuan Strategi Pada tahap ini, kegiatan penelitian yang dilakukan adalah menentukan strategi yang cocok untuk Kantor Dinas Pertanian Tanaman Pangan Kabupaten Tasikmalaya yang didasarkan pada hasil dari analisis faktor internal dan analisis faktor eksternal juga analisis SWOT yang kemudian datanya digunakan untuk penentuan strategi organisasi dengan menggunakan matriks SWOT. E.
Tahap Pemodelan Pada tahap pemodelan ini, kegiatan penelitian yang dilakukan adalah penyusunan peta strategi yang diawali dengan penentuan strategi Kantor Dinas Pertanian Tanaman Pangan Kabupaten Tasikmalaya. Setelah strategi didapatkan, kemudian disesuaikan kedalam perspektif-perspektif IT Balanced Scorecard dan selanjutnya dijabarkan sasaran dan tolok ukur (KPI) dari masing-masing perspektif. IV. Hasil Dan Pembahasan A. Analisis Matriks SWOT Berikut ini merupakan matriks SWOT dari setiap strategi bisnis yang sudah diketahui Strength, Weakness, Opportunities dan Threat dari Kantor Dinas Pertanian Tanaman Pangan Kabupaten Tasikmalaya. Tabel 1. Matriks SWOT
B. Tahap Pengumpulan Data Kegiatan penelitian yang dilakukan pada tahap pengumpulan data ini yaitu dengan melakukan observasi langsung pada pimpinan dan staff Kantor Dinas Pertanian Tanaman Pangan Kabupaten Tasikmalaya serta dengan menggunakan lembar kuesioner untuk mengetahui perbandingan nilai kepentingan antara faktor internal dan eksternal Kantor Dinas Pertanian Tanaman Pangan Kabupaten Tasikmalaya. C. Tahap Analisis Data Analisis data merupakan proses mengorganisasikan dan mengurutkan data ke dalam pola, kategori dan satuan uraian dasar sehingga dapat ditemukan tema dan dapat dirumuskan hipotesis kerja seperti yang disarankan oleh data. Tahap analisis data yang dilakukan pada penelitian tugas akhir ini terdapat dua jenis analisis yaitu analisis sistem yang sedang berjalan dan analisis SWOT (Strengths, Weakness, Opportunity, Threats) di Kantor Dinas Pertanian Tanaman Pangan Kabupaten Tasikmalaya.
Setelah dibuat matriks SWOT dari setiap faktor internal dan faktor eksternal, selanjutnya dapat diambil strategi-strategi untuk pembuatan usulan peta strategis Dinas Pertanian Tanaman Pangan Kabupaten
3
Tasikmalaya. Berikut ini merupakan usulan-usulan untuk pembuatan peta strategis : Tabel 2. Usulan Peta Strategi
B. Perspektif IT Balanced Scorecard Usulan-usulan strategis yang sudah didefinisikan, selanjutnya dibagi kedalam beberapa perspektif IT Balanced Scorecard. Tabel 3. Perspektif IT Balanced Scorecard
Gambar 2. Usulan Peta Strategi D. Analisis Hubungan Sebab Akibat
C. Usulan Peta Strategi Usulan peta strategi dibuat dari perspektif IT Balanced Scorecard yang sudah dibuat sebelumnya.
Gambar 3. Hubungan Sebab Akibat
4
E. CSF dan KPI Peta Strategi Berikut ini merupakan pemetaan dari setiap perspektif yang ada dalam peta strategi kedalam CSF dan KPI : 1. Perspektif Orientasi Pengguna (User Orientation) Tabel 4. CSF dan KPI Perspektif Orientasi Pengguna
3. Perspektif Keunggulan Operasional Tabel 6. CSF dan KPI Perspektif Operasional
Keunggulan
4. Perspektif Orientasi Masa Depan Tabel 7. CSF dan KPI Perspektif Orientasi Masa Depan
2. Perspektif Kontribusi Perusahaan Tabel 5. CSF dan KPI Perspektif Perusahaan
Kontribusi
5
V. Kesimpulan dan Saran A. Kesimpulan Setelah dilakukan proses pengolahan data dan analisa terhadap hasil penelitian di Dinas Pertanian Tanaman Pangan Kabupaten Tasikmalaya, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa : 1. Setelah dilakukan analisis pada diagram matriks SWOT, maka posisi Dinas Pertanian Tanaman Pangan Kabupaten Tasikmalaya diketahui pada kuadran I. Pada kuadran I (SO Strategi), strategi umum yang dapat dilakukan adalah menggunakan kekuatan Dinas Pertanian Tanaman Pangan Kabupaten Tasikmalaya untuk mengambil setiap keunggulan pada kesempatan yang ada. 2. Telah dibuat usulan peta strategi TI dan rencana strategis yang bersumber dari sasaran strategis Dinas Pertanian Tanaman Pangan Kabupaten Tasikmalaya guna menyelaraskan peranan dan strategi teknologi informasi yang dimiliki dengan proses bisnis yang berjalan. 3. Peta strategi TI yang disusun telah dipetakan kedalam CSF dan KPI, untuk memastikan bahwa turunan visi dan misi Dinas Pertanian Tanaman Pangan Kabupaten Tasikmalaya dapat diterapkan menjadi kegiatan sehari-hari. B. Saran Berikut ini merupakan beberapa saran untuk pengembangan penelitian ini : 1. Usulan peta strategi yang sudah dibuat akan lebih baik lagi jika ditindaklanjuti dengan mengimplementasikan strategi tersebut menggunakan indikator-indikator yang diusulkan. 2. Mensosialisasikan perspektif IT balanced scorecard ke seluruh bagian organisasi di Dinas Pertanian Tanaman Pangan Kabupaten Tasikmalaya, dengan demikian dapat meningkatkan pemahaman setiap personil akan pentingnya strategi bisnis untuk keberlangsungan organisasi. 3. Dukungan penuh dari pimpinan Dinas Pertanian Tanaman Pangan Kabupaten Tasikmalaya dan provinsi, sangat diperlukan untuk keberhasilan implementasi program kerja ini.
Hinduan, N., Tanujaya, E.). Jakarta: Salemba Empat. Gasperz, V. 2002. Balanced Scorecard Dengan Six Sigma Untuk Organisasi Bisnis Dan Pemerintah. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. Kaplan, Robert S, dan Norton, David P. 1996. The Balanced Scorecard: Translating Strategy Into Action, Massachusetts: Harvard Bussiness School Publishing Corporation. Luis, Suwardi dan Biromo, Prima A. 2008. Step by Step in Cascading Balanced Scorecard to Functional Scorecard. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. Moeheriono. 2012. Perencanaan, Aplikasi dan Pengembangan Indikator Kinerja Utama (IKU) Bisnis dan Publik. Jakarta: Rajawali Pers. Mulyadi. 2007. Sistem Terpadu Pengelolaan Kinerja Personel Berbasis Balanced Scorecard. Yogyakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN. Niven, P. R. 2002. Balanced Scorecard Step-By-Step: Maximizing Performance And Maintaining Results. New York: John Wiley and Sons Inc. Pearce dan Robinson. 2007. Manajemen Strategi. Jakarta: Salemba Empat. Rangkuti, F. 2006. Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. Robbins, S. P. dan Coulter, M. 2002. Management Jilid 2. Jakarta: PT. INDEKS Kelompok Gramedia. Sugiyono. 2006. Metode Penelitian Bisnis. Bandung: CV. Alfabeta. Tunggal, A. W. 2001. Pengukuran Kinerja Dengan Balanced Scorecard. Jakarta: Penerbit Harvarindo. Tunggal, A. W. 2002. Memahami Konsep Balanced Scorecard. Jakarta: Penerbit Harvarindo. Tunggal, A. W. 2008. Memahami Internal Auditing. Jakarta: Penerbit Harvarindo. Van Grembergen W. dan Van Bruggen R. 1997. Measuring and Improving Corporate Information Technology Through The Balanced Scorecard, University of Antwerp. Walpole, R.E, dan Myers. 1995. Pengantar Statistika Edisi Ketiga. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
DAFTAR PUSTAKA Biro Komunikasi dan Layanan Informasi Kementerian Keuangan. 2010. Perkembangan Implementasi Balanced Scorecard Kementerian Keuangan. http://www.reform.depkeu.go.id/mainmenu.php?m odule=sejarah_iku, diakses pada tanggal 28 September 2013. David, Fred R. 2011. Strategic Management – Concepts And Cases, 13th Edition. USA: Prentice Hall. Garrison, R. H., Noreen, E. W. dan Brewer, P. C. 2007. Akuntansi Manajerial Buku 2 (Alih Bahasa
6
