Tugas Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen Dosen : Prof. Dr. Ir. Kudang Boro Seminar, MSc
PENERAPAN EDI – ELECTRONIC DATA INTERCHANGE UNTUK PENJUALAN MODERN MARKET DI PERUSAHAAN FMCG (KASUS PT. MONDELĒZ INTERNATIONAL – INDONESIA)
OLEH KELOMPOK : SOYA AHMAD MUKTI ALMANSUR
P056131942.46E
BATARA MANURUNG
P056132022.46E
IKA NOVI INDRIATI
P056132062.46E
INDANA SARAMITA RACHMAN
P056132072.46E
SALI SUBAKTI
P056132192.46E
TRI WULANDARI
P056132252.46E
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR NOVEMBER 2013
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat, berkat dan kasih karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan makalah dengan judul “Penerapan EDI – Electronic Data Interchange untuk Penjualan Modern Market di Perusahaan FMCG (Kasus PT. Mondelēz International – Indonesia)”. Makalah ini bertujuan untuk mengidentifikasi bagaimana peranan sistem informasi dalam bisnis dan penerapan SIM berbasis internetworking dalam melakukan proses bisnis. Penulis menyadari bahwa makalah ini masih banyak kekurangan, oleh sebab itu dimohon kritik dan saran dari pembaca untuk menyempurnakan makalah ini. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca.
Jakarta, November 2013
Penulis
i
DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR....................................................................................... i DAFTAR ISI.....................................................................................................
ii
DAFTAR TABEL.............................................................................................
iii
DAFTAR GAMBAR........................................................................................
iii
I.
PENDAHULUAN...................................................................................... 1 a. Latar Belakang......................................................................................
1
b. Tujuan Penulisan...................................................................................
3
II. TINJAUAN PUSTAKA............................................................................. 4 a. Definisi Perusahaan Fast Moving Consumer Good (FMCG)...............
4
b. Distribusi dan Penjualan Produk...........................................................
5
c. Sistem Informasi...................................................................................
7
1. Intranet............................................................................................
9
2. Ekstranet.......................................................................................... 10 3. Internet ...........................................................................................
10
III. PEMBAHASAN........................................................................................
12
a. Pasar Retail Modern dan Perkembangannya......................................... 12 b. Proses pemesanan produk di retail modern dan penerapan sistem EDI........................................................................................................
15
IV. PENUTUP.................................................................................................. 19 a. Kesimpulan............................................................................................ 19 b. Saran......................................................................................................
19
DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................
20
ii
DAFTAR TABEL Halaman Tabel1.
Daftar Supermarket dan Omset.................................................
14
Tabel 2.
Dafter Hypermarket dan Omset................................................. 14
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 1.
Gerai Retail Modern..............................................................
5
Gambar 2.
Alur proses supply chain.......................................................
7
Gambar 3.
Diagram Proses Pemesanan oleh Modern Retail................... 15
Gambar 4.
Proses Bisnis Pemesanan Costumer Retail Modern dengan menggunakan Internet...........................................................
16
Gambar 5.
Bisnis Proses E-Order dengan menggunakan Sistem EDI...
16
Gambar 6.
Proses Order dengan Website Alfamart................................
17
Gambar 7.
Proses Order dengan Website Indomarco.............................
17
Gambar 8.
Proses Order dengan Website Lotte Mart.............................
18
iii
Bab I PENDAHULUAN a. Latar Belakang Pada tahun 2010 industri hipermarket di Indonesia mengalami pertumbuhan yang sangat pesat. Asosiasi Pengusaha Ritel Indonesia (APRINDO) memperkirakan, total belanja ritel modern tahun ini bakal mencapai Rp 100 trilyun. Sebanyak Rp 65 triliun merupakan belanja makanan dan sisanya nonmakanan. Dari jumlah belanja makanan ini, hipermarket mengambil porsi 35 persen, minimarket 35 persen dan supermarket 30 persen. Makanan yang merupakan kebutuhan pokok manusia, mengharuskan kita mau tidak mau untuk berbelanja makanan dan minuman setiap harinya. Hal inilah yang menyebabkan mengapa mini market dan hypermarket pertumbuhannya sangat pesat (Kompas.Com). Pertumbuhan gerai ritel makanan di hypermarket rata rata 30% per tahun dan supermarket 7% per tahun dan convenience store/ mini market sekitar 15%. Pada tahun 2003, penjualan sektor ritel modern makanan dikuasai oleh supermarket 60%, hypermarket 20% dan sisanya 20% oleh convenience store/mini market. Permintaan produk kebutuhan sehari-hari (consumer goods) masih merupakan permintaan utama. Produk bahan makanan (groceries) mendominasi sekitar 67% komposisi penjualan barang perdagangan ritel. Sementara untuk produk non-pangan, penjualan pakaian dan sepatu memberikan kontribusi sebesar 30% barang perdagangan ritel, diikuti penjualan barang-barang elektronik sebesar 12%, dan penjualan produk kesehatan dan kecantikan sebesar 11%. Potensi pengembangan pasar ritel modern di Indonesia masih relatif besar terhadap jumlah populasi penduduk. Jumlah toko ritel modern per satu juta penduduk Indonesia saat ini sekitar 52, lebih rendah dibandingkan dengan negara-negara tetangga lainnya seperti Malaysia 156 toko, Thailand 124 toko, Singapura 281 toko, dan China 74 toko. Jumlah toko ritel modern di Indonesia hanya menempati porsi yang sangat kecil (0,7%) dibandingkan dengan jumlah toko tradisional per satu juta penduduk Indonesia yang mencapai 7.937 toko. Format minimarket mengalami pertumbuhan tertinggi, baik dilihat dari sisi jumlah gerai toko maupun pangsa perdagangan ritel penjualan produk Fast Moving Consumer Goods (FMCG). Jumlah minimarket di Indonesia pada tahun 2008 mencapai 10.607 toko dengan pertumbuhan rata-rata per tahun sebesar 17,3%, tertinggi dibandingkan format ritel modern lainnya, disusul hypermarket dengan pertumbuhan rata-rata per tahun sebesar 16,9%. Sementara itu, pangsa perdagangan ritel minimarket untuk penjualan produk FMCG meningkat cukup signifikan dibandingkan format lainnya, yaitu dari sebesar 5% di tahun 2003 menjadi 16% di tahun 2008. PT. Mondelēz International Indonesia, yang sebelumnya dikenal dengan nama Kraft Foods International, mengambil langkah inisiatif strategis untuk mengkaji dan menganalisa kegiatan bisnisnya secara keseluruhan, terkait dengan rencana perusahaan mengembangkan kompetensi inti dalam bisnis yaitu produksi (manufacturing), distribusi dan pemasaran produk-produknya. Sebagai salah satu FMCG yang memiliki brand/merek yang dikenal, seperti Oreo, Cadbury, 1
Tobleron, Biskuat dan beberapa produk Keju, maka pertumbuhan pasar retail modern atau disebut Modern Key Account (MKA) menjadi salah satu fokus inti dalam pemasaran dan distribusi. Perkembangan yang pesat dalam kelompok retail seperti minimarket, supermarket dan hypermarket ini kemudian dijadikan salah satu strategi perkembangan bisnis oleh PT. Mondelēz International Indonnesia dalam rangka memperluas jangkuan distribusi dan pemasaran, agar tetap bisa berkompetisi di bidang FMCG. Indonesia merupakan negara berpotensi besar dan memiliki pertumbuhan pasar yang paling menarik secara global diantara negara berkembang lainnya. Negara dengan jumlah penduduk terbesar keempat di dunia dengan segmen kelas menengah yang meningkat, ekonomi yang ditopang oleh basis konsumen yang kuat, daya beli yang terus meningkat dan menghasilkan pertumbuhan ekonomi tahunan yang kokoh. Sampai saat ini, ekonomi berbasis konsumen yang kuat ini telah mendorong pertumbuhan PDB negara dan diprediksikan akan terus tumbuh rata-rata 5,6% per tahun sampai dengan tahun 2014, sedangkan PDB perkapita diperkirakan akan tumbuh sebesar 11,3% sampai dengan tahun 2014 dan akan melampaui batas US$ 3.000 di tahun 2012. Pertumbuhan daerah-daerah di Indonesia juga berlangsung pesat akhirakhir ini, baik dari sektor ekonomi, pariwisata maupun pendidikan. Dimana setiap daerah berkembang dengan potensinya masing-masing. Pertumbuhan pariwisata dan meningkatnya populasi ekspartriat, menyebabkan peningkatan jumlah impor. Riteler besar seperti Carrefour Indonesia, Matahari Putra Prima Tbk, dan Hero Supermarket berhasil meningkatkan penjualan merek, melalui penjualan produkproduk private label, penawaran promosi yang menarik, dan ekspansi ke daerahdaerah dan pasar yang belum jenuh. Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan operasional perusahaan, dimana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang tergorganisasi. Dalam era persaingan global dan kompetisi yang semakin ketat saat ini, setiap perusahaan harus mampu melakukan terobosan-terobosan dan inovasi baru serta menggunakan seluruh sarana dan teknologi yang tersedia untuk dapat tetap hidup dan mempertahankan pelanggan yang dimiliki. Sistem informasi merupakan sarana dan tools yang sering dipilih oleh banyak perusahaan di dunia untuk membantu dalam mempertahankan pelanggan yang dimiliki dan sebagai alat untuk bersaing. Sistem informasi dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan strategi bisnis, proses bisnis, serta mendukung proses pengambilam keputusan yang efektif sehingga dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan. Bila informasi yang dibutuhkan kurang memadai, dalam kurun waktu tertentu organisasi/ perusahaan tersebut akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya yang dimiliki, sehingga dalam hal pengambilan keputusan-keputusan yang strategis akan sangat terganggu, yang pada akhirnya akan kalah dalam persaingan dengan perusahaan lain dalam bisnis yang sama. Pengembangan sistem informasi berbasis Internetworking di industri FMCG adalah suatu keharusan dalam bisnis suatu perusahaan, FMCG dituntut untuk bisa melakukan suatu proses order yang cepat, akurat, tidak terjadi out of stock (OOS), dan lebih dekat dengan setiap costumer dan consumer. Paper ini 2
akan mengulas bagaimana peranan sistem informasi berbasis internetworking yang ada di perusahaan PT. Mondelēz International Indonesia, dan pengembangan ke depan dalam proses peningkatan kinerja perusahaan berbasis internetworking. b. Tujuan Penulisan -
Penulisan materi ini ditujukan untuk membahas mengenai : Bagaimana peranan sistem informasi dalam bisnis Bagaimana SIM berbasis internetworking bisa melakukan business process improvement dalam perusahaan PT. Mondelēz International Indonesia
3
Bab II TINJAUAN PUSTAKA a. Definisi Perusahaan FMCG Perusahaan yang dikategorikan sebagai perusahaan Fast Moving Consumer Goods (FMCG), adalah perusahaan yang memiliki produk dengan perputaran omset yang cepat, dan biaya yang relatif rendah. Konsumen umumnya tidak berpikir lama dalam menentukan pilihan pembelian dibandingkan dengan yang mereka lakukan untuk produk lain. Maka dari itu, jenis produk ini sangat sering dibeli oleh konsumen. Produk FMCG memiliki masa simpan yang relatif singkat karena sifatnya yang cepat rusak. Keuntungan yang diperoleh pada produk FMCG relatif kecil, tapi mereka umumnya dijual dalam jumlah besar. Jadi, keuntungan menjual barang FMCG meningkat seiring dengan meningkatnya volume penjualan, bukan keuntungan yang besar per itemnya. Selain itu, produsen FMCG seringkali harus memiliki jaringan distribusi yang sangat luas (businessdictionary.com) Kategori produk FMCG umumnya mencakup berbagai macam produk konsumen yang sering dibeli termasuk peralatan mandi, sabun, kosmetik, pasta gigi, pisau cukur dan deterjen, serta non-durable seperti gelas, lampu, baterai, produk berbahan kertas dan barang-barang plastik. FMCG juga termasuk obatobatan, barang elektronik, produk makanan & minuman kemasan, meskipun ini sering dikategorikan secara terpisah. Beberapa perusahaan FMCG yang cukup dikenal di Indonesia adalah Nestle, Unilever, Procter & Gamble, Kraft Foods/ Mondelēz International, dll. Di Indonesia, kita mengenal Indofood, Kaldu Sari Nabati, Garuda Food, Orang Tua, Mayora, dan lainnya. Contoh merek FMCG adalah Coca-Cola, Kleenex, Pepsi, Believe, Oroa, Rinso, dll. (BusinessDictionary.com) FMCG merupakan salah satu sektor yang berkembang sangat cepat dan dari waktu ke waktu menunjukkan peningkatan pertumbuhan. Untuk kuartal I tahun 2010, misalnya, data Nielsen menunjukkan bahwa produk FMCG tumbuh sebesar 8% dibanding periode yang sama tahun 2009. Angka ini lebih tinggi dibandingkan pertumbuhan kuartal I 2009 yang hanya 5%. Produk FMCG dapat dikelompokkan dalam tiga kategori produk, yaitu perawatan pribadi (personal care), perlengkapan rumah tangga (household care), serta makanan dan minuman (food & beverages). Produk perawatan pribadi seperti pasta gigi, sampo, kosmetik, parfum, dan lain-lain. Perlengkapan rumah tangga seperti sabun cuci, pembasmi serangga, dan lain-lain. Food & beverages misalnya minuman ringan, teh, kopi, sayuran, dan sebagainya. Karakteristik FMCG dapat dilihat dari dua perspektif, yaitu perspektif konsumen dan perspektif pelaku pemasaran. Dari perspektif konsumen, karakteristik FMCG ditunjukkan dengan frekuensi pembelian produk yang tinggi, keterikatan yang rendah, dan harga yang murah. Dari perspektif produsen, karakteristiknya adalah volume penjualan yang tinggi, penggunaan saluran distribusi yang ekstensif, dan turnover persediaan yang tinggi. Karakteristik FMCG di atas seringkali mengakibatkan munculnya permasalahan di sisi produsen. Volume penjualan yang tinggi, misalnya, menuntut produsen untuk dapat menjaga kapasitas produksinya. Kapasitas produksi ini tidak 4
sekedar tersedianya kapasitas mesin dan tenaga kerja. Masalah ketersediaan kapasitas ini seringkali justru muncul dari sisi pasokan bahan mentah, baik dari aspek jenis dan jumlah pasokan, maupun kontinuitasnya. Pasokan bahan mentah yang perlu diperhatikan tidak hanya pada bahan utama saja. Keterlambatan proses produksi bisa terjadi karena ketidaktersediaan bahan pendukung. Bahkan, ketidaktersediaan material packaging, bisa mengakibatkan terganggunya proses produksi atau keterlambatan penyampaian produk ke retailer. Dari perspektif logistik, hal ini merupakan permasalahan aspek inbound logistics. Di sisi lain, produsen juga menghadapi permasalahan pada aspek outbound logistics. Permasalahan bisa terjadi pada proses pemenuhan permintaan atau pengiriman produk jadi kepada retailer. Hal ini dapat terjadi karena berbagai penyebab, seperti ketidaktersediaan jenis dan jumlah produk yang diminta, ataupun tidak tersedianya armada pengiriman (www.supplychainindonesia.com). FMCG menggunakan jalur distribusi dan pemasaran produk melalui jalur distribusi traditional (trade distributor – TD) dan menggunakan jalur modern trade (Modern Key Account - MKA).
Gambar 1. Gerai Retail Modern (http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009) b. Distribusi dan Penjualan Produk Menurut Nitisemito (1993, p.102), Saluran Distribusi adalah lembagalembaga distributor atau lembaga-lembaga penyalur yang mempunyai kegiatan untuk menyalurkan atau menyampaikan barang-barang atau jasa-jasa dari produsen ke konsumen. Menurut Warren J. Keegan (2003) Saluran Distribusi adalah saluran yang digunakan oleh produsen untuk menyalurkan barang tersebut dari produsen sampai ke konsumen atau pemakai industri. Menurut Assauri (1990 : 3) Saluran distribusi merupakan lembagalembaga yang memasarkan produk, yang berupa barang atau jasa dari produsen ke konsumen. Menurut Kotler (1991 : 279) Saluran distribusi adalah sekelompok perusahaan atau perseorangan yang memiliki hak pemilikan atas produk atau membantu memindahkan hak pemilikan produk atau jasa ketika akan dipindahkan dari produsen ke konsumen. 5
Faktor yang mendorong suatu perusahaan menggunakan distributor, adalah: Para produsen atau perusahaan kecil dengan sumber keuangan terbatas tidak mampu mengembangkan organisasi penjualan langsung. Para distributor nampaknya lebih efektif dalam penjualan partai besar karena skala operasi mereka dengan pengecer dan keahlian khususnya. Para pengusaha pabrik yang cukup model lebih senang menggunakan dana mereka untuk ekspansi daripada untuk melakukan kegiatan promosi. Pengecer yang menjual banyak sering lebih senang membeli macammacam barang dari seorang grosir daripada membeli langsung dari masing-masing pabriknya. Fungsi Saluran Distribusi Fungsi utama saluran distribusi adalah menyalurkan barang dari produsen ke konsumen, maka perusahaan dalam melaksanakan dan menentukan saluran distribusi harus melakukan pertimbangan yang baik. Adapun fungsi-fungsi saluran distribusi menurut Kotler (1997 : 531-532) adalah : Information, yaitu mengumpulkan informasi penting tentang konsumen dan pesaing untuk merencanakan dan membantu pertukaran. Promotion, yaitu pengembangan dan penyebaran komunikasi persuasif tentang produk yang ditawarkan. Negotiation, yaitu mencoba untuk menyepakati harga dan syarat-syarat lain, sehingga memungkinkan perpindahan hak pemilikan. Ordering, yaitu pihak distributor memesan barang kepada perusahaan. Payment, yaitu pembeli membayar tagihan kepada penjual melalui bank atau lembaga keuangan lainnya. Title, yaitu perpindahan kepemilikan barang dari suatu organisasi atau orang kepada organisasi/ orang lain. Physical Possesion, yaitu mengangkut dan menyimpan barang-barang dari bahan mentah hingga barang jadi dan akhirnya sampai ke konsumen akhir. Financing, yaitu meminta dan memanfaatkan dana untuk biaya-biaya dalam pekerjaan saluran distribusi. Risk Taking, yaitu menanggung resiko sehubungan dengan pelaksanaan pekerjaan saluran distribusi. Macam Saluran Distribusi Terdapat berbagai macam saluran distribusi barang konsumsi, diantaranya : 1. Produsen – Konsumen Bentuk saluran distribusi ini merupakan yang paling pendek dan sederhana karena tanpa menggunakan perantara. Produsen dapat menjual barang yang dihasilkannya melalui pos atau langsung mendatangi rumah konsumen (dari rumah ke rumah). Oleh karena itu saluran ini disebut saluran distribusi langsung. 6
2. Produsen – Pengecer – Konsumen Produsen hanya melayani penjualan dalam jumlah besar kepada pedagang besar saja, tidak menjual kepada pengecer. Pembelian oleh pengecer dilayani oleh pedagang besar, dan pembelian oleh konsumen dilayani pengecer saja. 3. Produsen – Pedagang Besar – Pengecer – Konsumen Saluran distribusi ini banyak digunakan oleh produsen, dan dinamakan saluran distribusi tradisional. Di sini, produsen hanya melayani penjualan dalam jumlah besar kepada pedagang besar saja, tidak menjual kepada pengecer. Pembelian oleh pengecer dilayani pedagang besar, dan pembelian oleh konsumen dilayani pengecer saja. 4. Produsen – Agen – Pengecer – Konsumen Di sini, produsen memilih agen sebagai penyalurnya. Ia menjalankan kegiatan perdagangan besar dalam saluran distribusi yang ada. Sasaran penjualannya terutama ditujukan kepada para pengecer besar. 5. Produsen – Agen – Pedagang Besar – Pengecer – Konsumen Dalam saluran distribusi, produsen sering menggunakan agen sebagai perantara untuk menyalurkan barangnya kepada pedagang besar yang kemudian menjualnya kepada toko-toko kecil. Agen yang terlihat dalam saluran distribusi ini terutama agen penjualan. (Swastha dan Irawan, 1997, p.295-297).
Gambar 2. Alur proses supply chain (Lambert, 2004) c. Sistem Informasi Sistem informasi memainkan peranan yang sangat penting dalam bisnis. Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis, pengambilan keputusan manajerial dan kerja sama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat posisi kompetitif bisnis dalam pasar yang cepat sekali berubah. Hal ini berlaku ketika teknologi informasi digunakan untuk mendukung tim pengembangan produk, proses 7
dukungan untuk pelanggan, transaksi e-commerce, atau dalam aktivitas bisnis lainnya. Teknologi dan sistem informasi berbasis internet dalam waktu singkat menjadi bahan yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis di lingkungan global yang dinamis saat ini. Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orangorang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban. Peran utama aplikasi sistem informasi dalam bisnis adalah untuk memberikan dukungan yang efektif atas strategi perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan kompetitif. Peran strategis SI ini melibatkan penggunaan TI untuk mengembangkan berbagai produk, layanan, dan kemampuan yang memberikan perusahaan keunggulan besar atas tekanan kompetitif dalam pasar global. Hal ini menciptakan sistem informasi strategis, SI yang mendukung atau membentuk posisi kompetitif dan strategi dari perusahaan bisnis. SI strategis dapat berupa SI apapun (TPS, SIM, DSS, dan lain-lain) yang menggunakan TI untuk membantu organisasi memperoleh keunggulan kompetitif, mengurangi kelemahan kompetitif, atau untuk memenuhi tujuan strategis perusahaan lainnya. Perusahaan dapat bertahan hidup dan berhasil dalam jangka panjang hanya jika perusahaan tersebut berhasil mengembangkan strategi untuk menghadapi lima tekanan kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam industrinya. Dalam model klasik Michael Porter mengenai strategi kompetitif, bisnis apapun yang ingin bertahan hidup dan berhasil harus mengembangkan dan mengimplementasikan berbagai strategi untuk secara efektif mengatasi : 1. Persaingan dari para pesaing dalam industrinya 2. Ancaman pemain baru dalam industri dan pasarnya 3. Ancaman yang dihadapi karena adanya produk pengganti yang dapat mengambil pangsa pasar 4. Daya tawar pelanggan 5. Daya tawar pemasok Dalam hal tersebut sistem informasi berperan sangat penting, Dilihat dari sisi perspektif managerial fungsi dari sistem informasi adalah : 1. Minimize Risks, terutama yang berkaitan dengan faktor-faktor keuangan. Umumnya resiko berasal dari adanya ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada di luar control perusahaan. Contohnya adalah kurs mata uang yang berfluktuasi, perilaku konsumen yang dinamis, jumlah permintaan produk yang tak menentu dan lain sebagainya. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan untuk mengurangi resiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola resiko (managing risk) yang dihadapi sehari hari. 2. Reduce Cost , tawaran lain yang ditawarkan oleh teknologi informasi adalah perbaikan, efisiensi dan optimalisasi proses-proses bisnis di 8
perusahaan. Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha mengurangi biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh pada profitabilitas perusahaan. Ada empat cara yang ditawarkan oleh teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya yang kerap dikeluarkan untuk kegiatan operasional sehari-hari yaitu: Eliminasi Proses, Simplifikasi Proses, Integrasi Proses dan Otomatisasi Proses. 3. Add Value, Tujuan akhir dari dari penciptaan value bukan sekedar untuk memuaskan pelanggan saja (customer satisfaction), tetapi lebih jauh untuk menciptakan loyalitas (customer loyalty) sehingga pelanggan tersebut bersedia untuk selalu menjadi konsumen perusahaan untuk jangka waktu yang panjang (customer bonding) 4. Create New Realities , Perkembangan teknologi informasi yang terakhir ditandai dengan pesatnya teknologi internet, telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacam e-commerce, e-procurement, e-customers, eloyalty, dan lain-lain pada dasarnya merupakan suatu cara memandang baru di dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi. 1. Intranet Intranet merupakan sebuah jaringan pribadi (private network) yang menggunakan protokol–protokol internet (TCP/ IP) untuk membagi informasi rahasia perusahaan atau organisasi dalam perusahaan tersebut kepada karyawannya. Intranet digunakan untuk membantu alat dan aplikasi, misalnya kolaborasi dalam kerja sama (untuk memfasilitasi bekerja dalam kelompok dan telekonferensi) atau direktori perusahaan yang sudah canggih, penjualan dan alat manajemen hubungan dengan pelanggan, manajemen proyek dll, untuk memajukan produktivitas. Intranet juga sebagai budaya perusahaan dalam perubahan platform. Sebagai contoh, sejumlah besar karyawan membahas isu-isu kunci dalam aplikasi forum intranet dapat menyebabkan ide-ide baru dalam manajemen, produktivitas, kualitas dan isu-isu perusahaan lainnya. Dalam intranet yang besar, lalu lintas situs web seringkali sama dengan lalu lintas situs web publik dan dapat dipahami dengan lebih baik dengan menggunakan software web metric untuk melacak aktivitas secara keseluruhan. Ketika bagian dari intranet diakses oleh pelanggan dan lainnya diluar bisnis, menjadi bagian dari sebuah extranet. Bisnis dapat mengirim pesan pribadi melalu jaringan publik, menggunakan enkripsi khusus/ deskripsi dan perlindungan keamanan lainnya untuk menghubungkan satu bagian dari intranet mereka yang lain. Pengguna intranet yang berpengalaman, editorial dan tim teknologi bekerja sama untuk menghasilkan website. Paling umum, intranet dikelola oleh departemen komunikasi, HR atau CIO organisasi besar atau kombinasinya. Kebutuhan intranet didorong oleh beberapa tekanan teknologi yaitu : 1. Intranet menjadi alat bantu untuk meningkatkan perkembangan dan pertumbuhan produk industri. 2. Intranet lebih meningkatkan tanggapan terhadap keluhan dan kebutuhan pelanggannya. 3. Intranet mampu menurunkan biaya atas kebutuhan informasi kolaborasi, work flow dan enterprise connectivity. 9
4. Intranet mendapat banyak keuntungan karena adanya suksesnya dukungan world wide web yang memungkinkan penggunaan yang luas karena digunakan masyarakat luas yang menggunakan internet. Caranya adalah dengan membuat website. Intranet menjadi tren saat ini karena kefleksibelan web nya yang mudah digunakan. 2. Extranet Extranet akan berfungsi ketika dibuka intranet dibuka untuk user eksternal diluar organisasi. Ini dapat dilakukan apakah dengan menghubungkan computerkomputer secara langsung atau jaringan (EDI). Apakah perusahaan ingin membagikan informasi ke eksternal dan kepada siapa mereka akan membagikan informasi tersebut tergantung dari asal informasi dan cara perusahaan untuk berbisnis dengan perusahaan lainnya. Jika perusahaan memutuskan untuk membuka intranet dengan menghubungkannya dengan internet tentu security sangat dibutuhkan untuk diimplementasikan. Keuntungan penggunaan extranet bagi perusahaan adalah : 1. Memungkinkan pertukaran volume data yang besar dengan menggunakan Electronic data interchange (EDI) 2. Kemudahan berbagi catalog eksklusif dengan mitra usaha 3. Bekerja sama dengan perusahaan lain pada upaya pembangunan bersama 4. Bersama sama mengembangkan dan menggunakan program pelatihan dengan perusahaan lain. 5. Memberikan atau mengakses layanan yang disediakan oleh perusahaan kepada sekelompok perusahaan lain, seperti aplikasi perbankan online yang dikelola oleh suatu perusahaan atas nama bank berafiliasi. 3. Internet Internet (kependekan dari interconnection-networking) adalah seluruh jaringan komputer yang saling terhubung menggunakan standar sistem global Transmission Control Protocol/ Internet Protocol Suite (TCP/IP) sebagai protokol pertukaran paket (packet switching communication protocol) untuk melayani miliaran pengguna di seluruh dunia. Rangkaian internet yang terbesar dinamakan Internet. Cara menghubungkan rangkaian dengan kaidah ini dinamakan internetworking (antarjaringan). Internet terdiri dari ribuan sambungan network computer dari seluruh dunia yang beroperasi pada standard protokol yang mana melewatkan semua data untuk ditransfer ke semua computer, ini disebut network of network. Perkembangan Internet mempengaruhi perkembangan ekonomi. Berbagai transaksi jual beli yang sebelumnya hanya bisa dilakukan dengan cara tatap muka (dan sebagian sangat kecil melalui pos atau telepon), kini sangat mudah dan sering dilakukan melalui Internet. Transaksi melalui Internet ini dikenal dengan nama e-commerce. Internet mempunyai peran yang besar dalam dunia bisnis, beberapa peranan internet dalam dunia bisnis adalah : 1. Menciptakan basis bagi klien atau pelanggan, untuk mendapatkan klien atau pelanggan baru dan menciptakan basis klien tidak selalu dapat diperoleh dengan mudah. Internet merupakan salah satu alternatif wadah yang tepat untuk dijadikan sebagai tempat untuk basis pertemuan jutaan orang di seluruh 10
2.
3.
4.
5.
6.
7.
dunia. Dengan demikian untuk mendapatkan pelanggan baru lebih mudah dengan adanya kelompok yang besar di internet tersebut. Analisa produk dan pasar, Internet dapat dijadikan tempat yang baik untuk melakukan riset pemasaran karena produsen atau perusahaan dapat langsung berhadapan dengan pelanggan. Analisa pasar akan membantu perusahaan untuk mendapatkan ide dalam pengembangan produk baru yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan pelanggan. Nasehat dan bantuan pakar di bidangnya, Banyak pakar yang ada di internet yang mempublikasikan karyanya untuk diketahui publik. Sering pula kita memperoleh nasehat dan bantuan secara gratis dari para pakarnya tentang masalah yang kita hadapi. Jika kita membandingkannya dengan mendapatkan nasihat dari konsultan, maka kita harus membayar dengan harga yang sangat mahal. Rekruitmen tenaga kerja dan penyedian lowongan kerja, Sekarang ini rekruitmen tenaga kerja melalui internet semakin digemari oleh perusahaanperusahaan. Di internet terdapat banyak sekali daftar lowongan kerja dan bahkan juga pelamar pun sering pula mempromosikan dirinya melalui internet. Sehingga dengan begitu antara yang membutuhkan tenaga kerja dan pencari pekerjaan dapat saling bertemu di internet. Akses informasi dan penyebaran informasi, Mempublikasikan berita melalui internet dapat tersebar luas melebihi media lainnya. Dalam hal akses informasi, melalui internet pun jauh lebih cepat jika dibandingkan dengan menggunakan fax atau pos. Kita semua dapat mengakses informasi dan menyebarkan informasi dari dan ke penjuru dunia dan juga dapat membuat hubungan secara interaktif dan langsung melalui komputer. Kontak secara interaktif tersebut akan menarik dengan adanya penggunaan chat dan video conferencing. Komunikasi yang cepat dan pengiriman dokumen dengan biaya murah, berbagai fasilitas yang ada di internet telah banyak membuktikan mampu mempercepat komunikasi dengan orang yang dituju. E-mail adalah salah satu contoh yang telah banyak dimanfaatkan oleh banyak orang untuk mengirim dan menerima dokumen. Chat atau video conferencing juga mempercepat komunikasi yang dilakukan di internet. Internet dapat juga digunakan untuk mentransfer dokumen secara online dalam waktu yang singkat. Riset peluang bisnis baru, Banyak yang memanfaatkan internet untuk mencari ide inovatif. Pengguna internet sering memperoleh ide baru tidak hanya disebabkan oleh kebiasaan penelitiannya, tetapi juga adanya suasana kooperatif di antara pemakai internet. Internet sering pula dijadikan forum komunikasi antara para ahli di bidangnya masing-masing.3
11
Bab III PEMBAHASAN a. Pasar Retail Modern dan Perkembangannya PT. Mondelēz International Indonesia adalah salah satu perusahaan FMCG, dikenal dengan nama Kraft Foods, kemudian berubah entitas menjadi Mondelēz International setelah terjadi penggabungan bisnis dari Kraft Foods, Nabisco, Danone Biscuit dan Cadbury. Sebagai salah satu perusahaan FMCG, PT. Mondelēz International Indonesia akan selalu berusaha berkompetisi dengan perusahaan-perusahaan sejenis atau umumya perusahaan FMCG, sehingga salah satu upayanya adalah menjalankan aktifitas bisnis dengan menggunakan sistem informasi manajemen sebagai sistem penunjang. Sistem informasi adalah alat bantu bisnis yang digunakan dalam proses-proses bisnis PT. Mondelēz International Indonesia, sejak dimulainya bisnis di Indonesia tahun 1995, dengan beberapa produk makanan yang dikenal dengan brand Oreo, Biskuat, Cheddar Cheese, Toblerone, dan lain-lain. Dalam perkembangan selanjutnya, di bidang produksi, distribusi dan pemasaran produk makanan, PT. Mondelez International Indonesia mengembangkan sistem informasi manajemen, terutama dalam menghadapi perkembangan pasar modern yang sangat pesat. Dalam 5 tahun terakhir, Pasar Modern merupakan penggerak utama perkembangan ritel modern di Indonesia. Pada 2004 – 2008, omset Pasar Modern bertumbuh 19,8%, tertinggi dibanding format ritel modern yang lain. Omset Department Store, Specialty Store dan format ritel modern lainnya masing-masing meningkat hanya 5,2%, 8,1%, dan 10,0% per tahun. Setelah diperkenalkan pertama kali di Indonesia pada era 1970-an, saat ini terdapat 3 jenis Pasar Modern yaitu: Minimarket, Supermarket dan Hypermarket. Perbedaan utama dari ketiganya terletak pada luas lahan usaha dan range jenis barang yang diperdagangkan. Minimarket memiliki laju pertumbuhan omset yang sangat baik. Pada 2004 – 2008 omset Minimarket meningkat sangat tinggi, rata-rata 38,1% per tahun. Omset Hypermarket juga meningkat cukup tinggi, yakni 21,5% per tahun. Sementara pada periode 2004 – 2008 tersebut, omset Supermarket meningkat hanya 6,2% per tahun. Hypermarket menguasai memiliki kemampuan menjadi Pasar Modern dengan pangsa omset terbesar. Pada 2008, omset Hypermarket adalah Rp23,1 triliun atau 41,7% dari total omset seluruh Pasar Modern di Indonesia, sementara Minimarket 32,1% dan Supermarket 26,2%. Kemampuan Hypermarket menjadi Pasar Modern dengan pengumpulan omset terbesar karena Hypermarket menawarkan pilihan barang yang lebih banyak dibanding Supermarket dan Mini market, sementara harga yang ditawarkan Hypermarket relatif sama – bahkan pada beberapa barang bisa lebih murah daripada Supermarket dan Minimarket. Penguasaan pangsa omset oleh Hypermarket telah terjadi sejak tahun 2005. Sebelumnya, yakni pada 2004, market share omset terbesar dipegang oleh Supermarket. Penurunan pangsa omset Supermarket yang 12
terjadi terus menerus – bahkan pada tahun 2008, menjadi yang yang terkecil – menunjukkan bahwa format Supermarket tidak terlalu favourable lagi. Sebab dalam hal kedekatan lokasi dengan konsumen, Supermarket kalah bersaing dengan Minimarket (yang umumnya berlokasi di perumahan penduduk), sementara untuk range pilihan barang, Supermarket tersaingi oleh Hypermarket (yang menawarkan pilihan barang yang jauh lebih banyak). Kinerja cemerlang Hypermarket juga ditunjukkan melalui pertumbuhan jumlah gerai. Pada 2004-2008 pertumbuhan gerai Hypermarket sangat tinggi, yakni 39,8% per tahun. Gerai Minimarket juga meningkat cukup tinggi , yakni 16,4% per tahun, sementara gerai Supermarket meningkat 10,9% per tahun. Jumlah gerai Hypermarket yang bertumbuh sangat tinggi tersebut menunjukkan bahwa format Hypermarket yang baru diperkenalkan ke masyarakat di Indonesia pada awal tahun 2000-an disambut baik oleh konsumen di tanah air. Berdasarkan sebaran geografisnya, gerai-gerai Pasar Modern tersebut terkonsentrasi di Pulau Jawa. Pada 2008, dari sekitar 11.866 gerai Pasar Modern, sekitar 83% diantaranya berlokasi di Pulau Jawa (Tabel 4). Propinsi DKI Jakarta, Jawa Barat dan Jawa Timur senantiasa menjadi daerah dengan jumlah gerai Pasar Modern terbanyak. Terkonsentrasinya gerai-gerai Pasar Modern di Pulau Jawa tidak lepas dari kondisi dimana konsentrasi penduduk dan pusat perekonomian Indonesia memang berada di pulau ini. Pada kelompok Minimarket, hanya terdapat 2 pemain besar yaitu Indomaret dan Alfamart. Indomaret merupakan pemain terbesar dengan pangsa omset sekitar 43,2% dari total omset Minimarket di Indonesia. Sementara Alfamart membuntuti dengan pengumpulan Indomaret juga mempunyai jaringan Minimarket dengan jumlah gerai terbanyak, dibuntuti Alfamart. Pada 2008, jumlah gerai jaringan Indomaret mencapai 3.116 unit atau 30,3% dari total jumlah gerai Minimarket yang ada di Indonesia, sementara jumlah gerai jaringan Alfamart mencapai 2.755 unit atau 26,8% dari total jumlah gerai Minimarket di Indonesia. Minimarket merupakan jenis pasar modern yang agresif memperbanyak jumlah gerai dan menerapkan sistem franchise dalam memperbanyak jumlah gerai. Dua jaringan terbesar Minimarket yakni Indomaret dan Alfamart juga menerapkan sistem ini. Tujuan peritel minimarket dalam memperbanyak jumlah gerai adalah untuk memperbesar skala usaha (sehingga bersaing dengan skala usaha Supermarket dan Hypermarket), yang pada akhirnya memperkuat posisi tawar ke pemasok. Sistem franchise merupakan metode dianggap lebih mudah dan murah karena tanpa mengeluarkan biaya investasi, peritel selaku pemberi waralaba bisa meningkatkan volume pembelian barang sebab pasokan barang ke gerai-gerai franchise tetap dilakukan oleh peritel pemberi waralaba. 13
Pada kelompok k S Supermarkett, terdapat 6 pemain uttama yakni Hero, H na, dan Y Yogya + Griya G Caarrefour, Superindo, Foodmart, Ramayan Suupermarket. Ke-6 jariingan ritel ini menguasai 76% % pangsa omset o Suupermarket di d Indonesiaa. Tabbel 1. Daftarr Supermark ket dan Om mset
Tabbel 2. Dafterr Hypermarkket dan Om mset
d 3 Pada kelompok Hypermarkket hanya terdapat 5 peritel dan diaantaranya menguasai m 888,5% pang gsa omset Hypermarkket di Indon nesia. Tigga pemain utama terssebut adalaah adalah Carrefour yyang meng guasai ham mpir 50% pangsa omset hyp permarket di Indoneesia, Hypeermart (M Matahari Pu utra Prima) dengan paangsa 22,1% %, dan Giaant (Hero Grup) G denngan 18,5% %. Hyperrmarket kinni menjadi primadona p bagi periteel pasar mo odern. Inii karena hyp permarket ddengan cepaat mampu memberi m koontribusi terrbesar baggi pendapattan peritel P Pasar Modeern. Giant, jaringan j hyp ypermarket milik Heero yang baaru beroperrasi pada 20 002, telah mampu m mem mberi kontrribusi penndapatan sebesar s 40% % pada 2005 2 bagi grupnya ddan pada 2008, kontribusi peendapatan telah menjjadi 78,3% %, mengunggguli kontrribusi penndapatan Su upermarket yang telah lebih dulu exist. e 14
b. Prroses pemessanan prod duk di retaiil modern dan d peneraapan sistem m EDI PT. Mondelēz M IInternationaal Indonesia mengem mbangkan sistem s infformasi manajemen m dengan ke k 5 peritel Moderrn ini, deengan meengembangk kan sistem E Electronic Data D Intercchange (ED DI), dalam raangka meengembangk kan kemitrraan dengaan pasar modern m yan ang berkem mbang dem mikian pesaat.
Gambar 3. Diagraam Proses Pemesanan P oleh o Moderrn Retail Pada umumnya u ppemesanan atau orderr barang diilakukan deengan meencatat pessanan dalam m kertas, kemudian daftar pem mesanan diikirim meelalui prosees scanningg atau facssimile, kem mudian diterrima oleh pihan perrusahaan, kemudian k piihak perusaahaan meny yiapkan adm ministrasi berupa dafftar order penjualan p (ssales order// SO), kemu udian SO inni dikirimkan ke baggian Logisttik/ Gudangg untuk dilak kukan prosees delivery order, kemudian dillakukan penyiapan baarang dan transportassi pengirim man barang,, dan settelah baran ng diterimaa, pihak peerusahaan menyiapkan m n invoice untuk u prooses penagihan kepadaa para pembeli. Gambar 3 menuunjukkan proses p alurr pemesanaan barang oleh moodern retailss, sebelum ppenerapan sistem s E-Orrder. Prosess pemesanann kemudian n dikemban ngkan dengaan menggun nakan penndekatan biisnis prosess, dimana pemesanan p dilakukan d ddengan web b site, kem mudian pihak perusahaaan mengun nduh data peemesanan ddan dilakukaan reentry dalam system s dari Gambar 4. Dapat dilihat bahwaa setiap costtumer meelakukan daapat melakuukan prosees pemesanaan melalui website attau eordder, tetapi proses p ini m masih menggunakan intervensi opperator dalam m hal inii adalah cosstumer serviice, sehingg ga proses peemesanan ddilakukan deengan e-oorder, tetap pi sales oorder dan delivery order dillakukan deengan meenggunakan n operator
15
Gam mbar 4. Prooses Bisnis Pemesanan P Costumer R Retail Modeern denngan mengg gunakan Intternet Dengaan perkem mbangan pottensi pasar yang cukuup luas di pasar rettail modern ini, kemuddian menun ntut tidak haanya pemennuhan orderr dari pihhak costum mer, akan teetapi kecep patan dan ketepatan k pproses kemudian meenjadi salah h satu kunnci keberhaasilan dalam m persainggan bisnis. PT. Moondelēz In nternational Indonesiaa kemudian n mengem mbangkan bisnis b proosesnya deengan meneerapkan ED DI proses didalam m model bisniisnya, dim mana dilaku ukan kerja sama 3 piihak, yaitu Perusahaann, Costumerr dan Pihhak ketiga sebagai s penyyedia B2B proses, p yaittu B2B comm merce. Dari Gambar G 5. D Dapat dilihaat proses ord der dilakukaan oleh costtumer senndiri, melallui Website masing-maasing dengaan proses e--order kemudian ordder ini di teruskan t deengan prosees sistem B2B, B kemud udian dilanjutkan denngan prosess sistem AS S2 Comm Seerver, kemu udian ditransslate order ini i ke sisstem perusah haan dan seecara otomaatis proses order o ini maasuk dalam sales ordder dalam SAP S (sistem m ERP perussahaan), dan n dilanjutkaan dengan proses p eksekusi pemeesanan, yaittu delivery order o dan proses p transpportasi.
Gambar 5. Bisniss Proses E-O Order dengaan menggunnakan Sistem m EDI 16
m an sistem E EDI ini sang gatlah Prosess pemesanann dengan menggunaka patan prosees dalam hiitungan < 5 menit, yaang sebelumnya efeektif, kecep harrus dilakuk kan dengan cara manuaal, scan dan n faksimili, kemudian di reentry di sistem m, dengan seetiap siklus order +/- 45 4 menit. Beberaapa contoh proses pem mesanan den ngan mengggunakan weebsite dann diteruskan n oleh EDI ((B2B sistem m), dari Alfaamart, Indoomarco dan Lotte Marrt.
Gamb bar 6. Prosees Order den ngan Websiite Alfamartt
Gamb bar 7. Prosess Order den ngan Websitte Indomarcco
17
Gamb bar 8. Prosess Order den ngan Websitte Lotte Mar art Pemesanan in ni kemudiann diterjemah hkan dalam bentuk iDoocs (Intermeediate Documentt), yang ak kan digunakkan untuk menterjemaahkan ordeer dari beb berapa costumer ke k dalam in nternal sistem m perusahaaan seperti SAP, S melaluui EDI sistem m.
18
BAB IV PENUTUP 4.1
Kesimpulan Bisnis proses seperti penerapan EDI sebagaimana yang dilakukan oleh perusahaan (FMCG) akan memiliki beberapa keuntungan sebagai berikut : Sistem informasi memainkan peranan yang sangat penting dalam bisnis, yaitu dapat membantu segala jenis bisnis meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis, pengambilan keputusan manajerial dan kerja sama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat posisi kompetitif bisnis dalam pasar yang cepat sekali berubah. Dilihat dari sisi perspektif managerial fungsi dari sistem informasi adalah : minimize risk, reduce cost, add value, Create New Realities Peranan internet dalam dunia bisnis adalah : menciptakan basis bagi klien atau pelanggan, analisa produk dan pasar, nasehat dan bantuan pakar di bidangnya, rekruitmen tenaga kerja dan penyedian lowongan kerja, akses informasi dan penyebaran informasi, komunikasi yang cepat dan pengiriman dokumen dengan biaya murah, riset peluang bisnis baru. 4.2
Saran Era globalisasi saat ini dimana teknologi dan sistem informasi yang begitu cepat berkembang, maka setiap perusahaan FMCG dituntut untuk mampu bersaing dengan perusahaan lain dengan cara proses pemesanan yang lebih cepat, tepat, dan fleksibel dalam memberikan respon atas jasa yang diinginkan oleh konsumen. EDI proses menjadi salah satu aktifitas transaksi antar produsen dan konsumen dengan proses yang simple, cepat dan akurat, diharapkan dimasa mendatang bisa diduplikasi proses ini untuk seluruh mata rantai bisnis PT. Mondelēz International Indonesia.
19
DAFTAR PUSTAKA
[Anonim]. Http://forum.rajawebhost.com/Thread-Manfaat-Internet-dalam-DuniaUsaha-dan-Bisnis. 26 Oktober 2013.
Christopher
Lambert.
Supply
Chain
Management:
Processes,
Partnerships,
Performance, Hartley Press, 2004.
Hamill J. (1997) “The internet and International Marketing” International Marketing Review, Vol. 14 Nr. 5 Page : 300-323.
James A. O’Brien. Introduction to Information Systems.
Penerbit : Salemba
Empat Ed. 12 2006.
Jurnal Ilmiah – supply chain management. (http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009).
Richardus
Eko
Indrajit,
Peranan
Startegis
Teknologi
https://www.google.com/#q=peranan+sistem+informasi.
26
Informasi November
2013.
Robert stambro and Erick Svartbo. Extranet use in Supply Chain Management, International Business and Economic Programme, Lulea Univesity of Technology, 2000.
Wikipedia. Extranet. http://en.wikipedia.org.26 Oktober 2013.
Wikipedia. Internet. http://en.wikipedia.org. 26 Oktober 2013.
20
