PEMERINTAH KABUPATEN GRESIK PERATURAN DAERAH KABUPATEN GRESIK NOMOR
7 TAHUN 2006 TENTANG
KEARSIPAN
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
BUPATI GRESIK
Menimbang
: a. bahwa arsip/dokumen sebagai bahan dan bukti nyata, benar dan lengkap mengenai kegiatan administrasi pemerintah dan pembangunan serta merupakan warisan budaya bangsa dan bukti-bukti
pertanggungjawaban
kebangsaan
kepada
generasi yang akan datang, perlu diselamatkan ; b. bahwa wewenang dan tanggungjawab pemeliharaan dan pengawasan kearsipan serta pemberdayaannya dalam kehidupan berbangsa dan bernegara sepenuhnya menjadi tanggungjawab Pemerintah ; c. bahwa dalam rangka melaksanakan sebagaimana huruf a dan b diatas, maka perlu diatur dengan Peraturan daerah;
Mengingat
: 1. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuanketentuan
Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Republik Indonesia Negara Nomor 2964); 2. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1997 Nomor 19, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3674);
2 3. Undang-undang
Nomor
10
Tahun
2004
tentang
Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2004 Nomor 53,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor
4389) ; 4. Undang-Undang
Nomor
32
Tahun
2004
tentang
Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 1254, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437), sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 3 Tahun 2005 tentang Perubahan atas UndangUndang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 38, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4493), yang telah ditetapkan menjadi Undang-Undang dengan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2005 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 108, Tambahan Lembaran Negara Republik Nomor 4548); 5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia
Nomor
34
Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Nomor 3151); 6. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Tahun
1999
Nomor
87
tentang Tata Cara Penyerahan dan
Pemusnahan Dokumen Perusahaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun1999 Nomor 194, Tambahan Lembaran Negara Republik Nomor 3912); 7. Peraturan Pemerintah Nomor 88 tahun 1999 tentang Tata cara penyerahan dokumen perusahaan kedalam microfilm atau media lainnya dengan legalisasi (Lembaran Negara Republik Indonesia
tahun 1999 Nomor 195, Tambahan
Lembaran Negera Republik Indonesia Nomor 3913) ; 8. Peraturan Pemerintah Nomor 79 tahun 2005 tentang Pedoman Pembinaan dan Pengawasan
Penyelenggaraan
Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 165, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4593);
3 9. Peraturan Daerah Kabupaten Gresik
Nomor
27
Tahun
2000 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kabupaten
Gresik (Lembaran Daerah tahun 2000
Nomor 18 Seri C).
Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN GRESIK dan BUPATI GRESIK
MEMUTUSKAN:
Menetapkan
: PERATURAN DAERAH KABUPATEN GRESIK TENTANG KEARSIPAN
BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan : 1. Daerah adalah Kabupaten Gresik; 2. Pemerintah Daerah adalah Bupati dan Perangkat Daerah sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah; 3. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disebut DPRD, adalah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Gresik; 4. Bupati adalah Bupati Gresik; 5. Kantor Arsip dan Perpustakaan Umum adalah Kantor Arsip dan Perpustakaan Umum Kabupaten Gresik; 6. Lembaga Swasta/Umum adalah Lembaga dan Badan / Dinas / Kantor / Satuan Organisasi Pemerintah, Organisasi bukan Pemerintah yang bersifat non profit di Kabupaten Gresik; 7. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh semua Satuan Organisasi Pemerintah, Organisasi bukan Pemerintah non profit maupun perorangan di Kabupaten Gresik dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
4 tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan nasional; 8. Arsip Dinamis Adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi; 9. Arsip Aktif Adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus
menerus
diperlukan
dan
dipergunakan
dalam
penyelenggaraan administrasi; 10. Arsip
Inaktif
Adalah
arsip
dinamis
yang
frekwensi
penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun; 11. Arsip Statis Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. 12. Retensi Arsip adalah penentuan jangka waktu simpanan suatu
arsip
atas
dasar
nilai
guna
yang
terkandung
didalamnya ; 13. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip ; 14. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara menindahkan arsip inaktif dari unit pengelola ke unit kearsipan, memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna dan menyerahkan arsip statis kelembaga kearsipan daerah.
BAB II TUJUAN DAN FUNGSI Pasal 2 Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban
Daerah
tentang
perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.
5 Pasal 3 (1) Setiap instansi wajib menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan
tugas
pokok
dan
fungsinya
masing-masing
berdasarkan Peraturan Daerah ini; (2) Setiap
aparatur
wajib
memahami,
melaksanakan
dan
mentaati peraturan kearsipan yang berlaku sebagai suatu kewajiban yang melekat pada pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya dalam menjalankan pemerintahan; (3) Setiap orang, instansi, badan swasta, organisasi dan atau suatu perkumpulan wajib mentaati Peraturan kearsipan yang berlaku, dan berbagai bentuk pelayanan lainnya dari pemerintah daerah; (4) Setiap instansi, badan swasta, masyarakat yang memiliki arsip dimana informasinya bernilai pertanggungjawaban nasional
tentang
penyelenggaraan
pemerintah
dan
kehidupan kelembagaan, serta yang bernilai sejarah, wajib menyerahkan arsip tersebut kepada Kantor Arsip Daerah.
Pasal 4 (1) Arsip berfungsi sebagai sumber informasi yang dipergunakan baik secara langsung atau tidak langsung dalam penyusunan perencanaan, pengembangan
pelaksanaan,
penelitian,
penyelenggaraan
evaluasi
pemerintah
dan serta
penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara; (2) Arsip berdasarkan fungsi dan nilai gunanya dikelompokkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis; (3) Yang dimaksud arsip sebagaimana ayat (2) dibedakan menjadi: a. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelengggaraan administrasi daerah; b. Arsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaaraan kehidupan kemasyarakatan pada umumnya maupun untuk daerah.
penyelengggaraan
sehari-hari
administrasi
6 BAB III TUGAS PENYELENGGARAAN KEARSIPAN Pasal 5 (1) Arsip aktif dikelola dan diamankan oleh unit pengelola pada instansi sesuai tugas pokok dan fungsinya; (2) Arsip dinamis yang sudah tergolong arsip inaktif dipilah dan dinilai oleh instansi masing-masing sesuai nilai gunanya dan dipindahkan ke Kantor Arsip Daerah; (3) Arsip yang sudah tergolong sebagai arsip statis dilakukan pemilahan dan penilaian berdasarkan nilai guna arsip yang terkandung
didalamnya
oleh
Kantor
Arsip
Daerah
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan selanjutnya dikonsultasikan ke Badan Arsip Nasional untuk penyimpanan dan Pengelolaan selanjutnya; (4) Arsip
Daerah
bertanggungjawab
sepenuhnya
terhadap
naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembagalembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan; (5) Arsip daerah berkewajiban untuk mengamankan arsip yang dibuat dan diterima dari badan-badan swasta dan/ atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal
pelaksanaan
maupun
kehidupan
pertanggungjawaban
kelompok
kebangsaan
nasional,
yang
dalam sebagai
rangka bukti
penguasaannya
dilakukan berdasarkan perundingan atau ganti rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya; (6) Pengelolaan
arsip
inaktif
pada
satuan
organisasai
Pemerintah Kabupaten Gresik merupakan bagian tugas dari arsip daerah.
Pasal 6 Dalam melaksanakan Penguasaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (4) dan ayat (5), Pemerintah Kabupaten Gresik menerbitkan :
7 a. Arsip-arsip Dinamis ; b. Pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan serta penggunaan arsip statis.
BAB IV KEWAJIBAN ARSIP DAERAH
Pasal 7 Arsip
Daerah
wajib
menyimpan,
menyelamatkan arsip dari satuan
memelihara
dan
organisasi Pemerintah,
Organisasi bukan pemerintah non profit, swasta maupun perorangan.
BAB V PENYUSUNAN ARSIP Pasal 8 Penyusutan Arsip adalah pengurangan arsip dengan kegiatan sebagai berikut : a. Pemindahan dan/atau penyerahan arsip inaktif, arsip statis dari Satuan Organisasi Pemerintah, Organisasi bukan Pemerintah non profit,
Arsip Swasta (Private Records /
Archives) maupun Arsip Perorangan kepada Arsip Daerah dengan disertai pelimpahan wewenang dan tanggungjawab dalam
hal
pengelolaan,
penyimpanan,
pemeliharaan,
pengamanan, pendayagunaan arsip, serta menjaga keutuhan dan kelengkapannya; b. Pemusnahan Arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku.
Pasal 9 Satuan Kerja Perangkat Daerah, Organisasi bukan Pemerintah non
profit
di
Kabupaten
Gresik,
masing-masing
menyelenggarakan pemindahan arsip inaktif ke arsip daerah, sesuai dengan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap.
8 Pasal 10 (1)
Satuan Kerja Perangkat Daerah dan
Organisasi bukan
Pemerintah non profit di Kabupaten Gresik dapat melakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana tercantum dalam jadwal retensi arsip masing-masing ; (2) Pemusnahan arsip yang mempunyai jangka retensi 10 (sepuluh) tahun atau lebih dilakukan oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah dan organisasi bukan pemerintah non profit di Kabupaten Gresik setelah mendapat persetujuan Panitia penilai arsip yang dibentuk oleh Bupati dengan terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari pimpinan Badan Pengawas Daerah sepanjang menyangkut arsip keuangan dan arsip kepegawaian; (3) Pimpinan Satuan Kerja Perangkat Daerah dan Organisasi bukan
Pemerintah
non
profit
di
Kabupaten
Gresik
menetapkan keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) setelah mendapat persetujuan dari Arsip Daerah; (4) Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya dan disaksikan oleh 2 (dua) pejabat yang membidangi hukum dan/atau perundang-undangan dan/atau bidang pengawas Daerah. (5) Untuk melaksanakan pemusnahan dibuat Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dari arsip-arsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Arsip.
BAB VI PENYERAHAN ARSIP Pasal 11 Arsip
yang
mempunyai
nilai
kegunaan
sebagai
bahan
pertanggungjawaban nasional tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk
penyelenggaraan
administrasi
sehari-hari
setelah
melampaui jangka waktu penyimpanannya, ditetapkan sebagai berikut :
9 a. Bagi arsip yang disimpan oleh Satuan Kerja Perangkat Daerah dan Organisasi bukan Pemerintah non profit di Kabupaten Gresik harus diserahkan kepada Arsip Daerah; b. Bagi arsip yang disimpan oleh Arsip Daerah
diserahkan
kepada Arsip Nasional Daerah.
Pasal 12 Penyerahan arsip sebagaimana dimaksud pada Pasal 11 dilakukan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 10 (sepuluh) tahun dengan membuat Berita Acara Penyerahan Arsip yang disertai Daftar Pertelaan Arsip (DPA).
BAB VII SANKSI PIDANA Pasal 13 (1) Pelanggaran terhadap ketentuan dalam Peraturan Daerah ini dapat diancam dengan pidana kurungan paling lama 3 (tiga) bulan atau denda paling banyak Rp. 5.000.000,00 (Lima juta Rupiah); (2) Tindak pidana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) adalah pelanggaran. BAB VIII PENYIDIKAN Pasal 14 (1) Selain
oleh
Pejabat
Penyidik
sebagaimana dimaksud Pasal 13,
Umum,
penyidikan
dapat juga dilakukan
oleh Pejabat Pegawai Negeri Sipil dilingkungan Pemerintah Daerah, yang pengangkatannya ditetapkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. (2) Dalam
melaksanakan
tugas
penyidikan,
Penyidik
sebagaimana dimaksud ayat (1) berwenang : a. Menerima,
mencari,
mengumpulkan
dan
menepati
keterangan atau laporan berkenaan dengan tindak lanjut pidana dibidang tarip daerah ;
10 b. Meneliti, mengenai
mencari
dan
orang
atau
mengumpulkan
keterangan
badan
kebenaran
tentang
perbuatan yang dilakukan sehubungan dengan tindak pidana tarip daerah ; c. Meminta keterangan dan bahan bukti dari orang atau badan sehubungan dengan tindak pidana dibidang tarip daerah ; d. Memeriksa buku-buku, catatan-catatan, dan dokumendokumen lain berkenaan dengan tindak pidana dibidang tarip daerah ; e. Melakukan penggeledahan untuk mendapat bahan bukti pembukuan, pencatatan, dari dokumen-dokumen, serta melakukan penyitaan terhadap bahan bukti tersebut ; f. Meminta bantuan tenaga ahli dalam rangka pelaksanaan tugas penyidikan pidana dibidang tarip daerah ; g. Memotret seseorang yang berkaitan dengan tindak pidana tarip daerah ; h. Memanggil orang untuk didengar keterangannya dan diperiksa sebagai tersangka atau saksi ; i.
Menghentikan penyidikan ;
j.
Melakukan tindakan lain yang perlu untuk kelancaran penyidikan tindak pidana dibidang tarip daerah menurut hukum yang dapat dipertanggungjawabkan .
(3) Penyidik sebagaimana dimaksud ayat (1) memberitahukan dimulainya
penyidikan
dan
menyampaikan
hasil
penyidikannya kepada Penuntut Umum, sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Undang-undang Nomor 8 tahun 1981 tentang Kitab Undang-undang Hukum Acara Pidana.
BAB IX KETENTUAN LAIN-LAIN Pasal 15
(1) Satuan Kerja Perangkat Daerah dan Organisasi bukan Pemerintah non profit di Kabupaten Gresik yang mengetahui adanya dan atau mengetahui akan dimusnahkannya arsip badan-badan swasta dan atau perorangan sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf b Undang-undang Nomor 7
11 Tahun 1971 serta arsip tersebut dianggap bernilai guna bagi bidang
tugasnya
masing-masing
atau
bagi
kehidupan
kebangsaan pada umumnya wajib ikut menyelamatkannya dan
melaporkan kepada Arsip .
(2) Berdasarkan adanya laporan dan atau karena mengetahui sendiri, Arsip Daerah mengambil tindakan pengamanan dan penyelamatan
arsip-arsip
sesuai
peraturan
perundang-
undangan yang berlaku.
Pasal 16 Teknis Penyusutan dan jadwal retensi arsip ditetapkan dengan peraturan Bupati.
BAB X KETENTUAN PENUTUP Pasal 17 Peraturan Daerah ini mulai berlaku sejak tanggal diundangkan. Agar
setiap
orang
mengetahuinya,
memerintahkan
pengundangan Peraturan Daerah ini dengan penempatannya dalam Lembaran Daerah Kabupaten Gresik.
Disahkan di
: Gresik
Pada Tanggal : 7 Agustus 2006 BUPATI GRESIK TTD Drs. KH. ROBBACH MA’SUM, MM Diundangkan di Gresik Pada tanggal 7 Agustus 2006 SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN GRESIK TTD Drs. HUSNUL KHULUQ, MM Pembina Tk. I NIP. 131 901 822 LEMBARAN DAERAH KABUPATEN GRESIK TAHUN 2006 NOMOR 7
12 PENJELASAN ATAS PERATURAN DAERAH KABUPATEN GRESIK NOMOR 7 TAHUN 2006 TENTANG KEARSIPAN
I.
PENJELASAN UMUM Arsip mempunyai nilai arti penting karena merupakan bahan bukti resmi mengenai
penyelenggaraan
administrasi
pemerintahan
dan
kehidupan
kebangsaan, sehingga dalam rangka usaha menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban nasional serta untuk meningkatkan dayaguna dan tepat guna administrasi aparatur Negara, telah ditetapkan Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Seirama dengan dinamika kehidupan kebangsaan bangsa Indonesia, ruang lingkup kegiatan administrasi pemerintahan dan pembangunan meningkat terus, akibatnya volume arsip berkembang dengan cepat sehingga dapat menimbulkan berbagai masalah berkenaan dengan penyediaan anggaran, tenaga, ruangan dan perlengkapan serta pengelolaannya. Dalam organisasi kearsipan terdapatlah perbedaan asas sebagaimana ditentukan dalam pasal 2 Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, yaitu Arsip Dinamis dan Arsip Statis (abadi). Dimana Arsip Dinamis secara fungsional masih aktual dan berlaku, organisasi dari pada arsip dinamis ini berada dalam lembaga/badan yang bersangkutan (principle of proverance). Sedangkan Arsip Statis (abadi) dibentuk organisasi kearsipan yang berintikan Arsip Daerah (penyelamatan, pengolahan dan penyediaan bukti pertanggungjawaban Pemerintah maupun Bangsa) dan segala sesuatu yang berkaitan dengan organisasi kearsipan akan diatur lebih lanjut dengan peraturan sendiri, sebagaimana dimaksud dalam pasal 8 undangundang Nomor 7 tahun 1971. Berbagai perubahan dalam penyelenggaraan pemerintahan di daerah sebagai akibat dari pelaksanaan Undang-undang Nomor 32 tahun 2004 dan Undang-undang Nomor 33 Tahun 2004 tersebut, memiliki keterkaitan erat dengan tugas yang diemban oleh Arsip Daerah (Kantor Arsip dan Perpustakaan Umum Kabupaten Gresik). Menanggapi terjadinya berbagai perubahan dalam kehidupan
kenegaraan
yang
terjadi
begitu
cepat,
Kantor
Arsip
dan
Perpustakaan Umum Kabupaten Gresik dituntut berbuat sesegera mungkin untuk dapat mengabadikan berbagai momentum yang sangat strategis dalam
13 perubahan tersebut, agar dapat memenuhi amanat Undang-undang Nomor 7 tahun 1971. Sebagai upaya penyelamatan dan pelestarian arsip/dokumen yang merupakan bukti pertanggung-jawaban nasional kepada generasi yang akan datang mengenai kehidupan kebangsaan dan penyelenggaraan pemerintahan. Salah satu asas dalam kearsipan, bahwa penyelamatan dan pelestarian arsip tentang fakta dan fenomena tidaklah hanya sebatas ketersediaan informasi, namun lebih dari itu informasi dimaksud harus utuh dan tidak dapat dipisahkan dari lembaga penciptanya (principle of provenance) serta terjamin otensitas dan kredibilitasnya, disamping itu, manfaat lain dapat dipergunakan keperluan ilmiah. Sehubungan dengan itu pengaturan pelaksanaannya perlu dibuat Peraturan Daerah agar tercapai hasil yang optimal, efektif dan efisien.
II. PENJELASAN PASAL DEMI PASAL Pasal 1
Angka 1 s/d 6
Angka 7
:
:
Cukup jelas
a. Yang dimaksud dengan Arsip adalah naskah yang dibuat dan diterima dalam bentuk corak apapun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah maupun kehidupan kebangsaan dan merupakan suatu yang hidup, tumbuh dan terus berubah
seirama
dengan
tata
kehidupan
masyarakat maupun dengan tata pemerintahan; b. Yang dimaksud dengan Naskah adalah sesuatu yang mengandung informasi dalam bentuk corak apapun baik yang tertulis, dapat dilihat maupun dapat didengar; c. Yang dimaksud dengan berkelompok adalah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain, dihimpun dalam satu berkas; d. Yang
dimaksud
dengan
organisasi
bukan
Pemerintah Non Profit adalah organisasi bukan milik
Pemerintah
yang
pendiriannya
semata-mata mencari keuntungan.
tidak
14 Angka 8 s/d 14
:
Cukup jelas
:
Cukup jelas
Ayat (1) s/d (3) :
Cukup jelas
Ayat (4)
Yang
Pasal 2 Pasal 3
:
dimaksud
dengan
“
Bernilai
pertanggungjawaban Nasional “ adalah informasi yang terekam dalam arsip dan tercipta secara sistematik mempunyai arti penting, bukan hanya bagi kelangsungan dan penyempurnaan sistem administrasi,
tetapi
juga
sebagai
pertanggungjawaban
organisasi
yang
dalam
dipergunakan
bukti
(accountability)
rangka
kegiatan
pemerintahan dan pembangunan serta kehidupan kebangsaan,
misalnya
Pertanggungjawaban
organisasi (akuntabilitas), Perlindungan hukum bagi organisasi, individu dan pemerintah, memori dan identitas organisasi, memori dan identitas bangsa, arsip yang bernilai guna tinggi bagi organisasi (arsip unik) Pasal 4 s/d 7
:
Cukup jelas
:
1) Pemindahan arsip in-aktif dilakukan secara
Pasal 8 Huruf a
internal yaitu dari unit kerja ke unit tata usaha dilingkungan
lembaga/badan/SKPD
yang
bersangkutan berdasarkan hasil penilaian arsip, kemudian
disimpan
kembali
ileh
lembaga/badan/SKPD yang bersangkutan. 2) Penyerahan
arsip
in-aktif
maupun
statis
dilakukan atas dasar penilaian arsip oleh unit tata usaha dilingkungan lembaga/badan/SKPD yang bersangkutan ke arsip daerah Huruf b
Pasal 9
:
Cukup jelas
:
Yang dimaksud dengan “Jadwal Retensi Arsip” adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu
15 penyimpanan arsip/dokumen yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip/dokumen.
Pasal 10
Ayat (1) s/d (4)
:
Cukup jelas
Ayat (5)
:
Yang dimaksud dengan “Daftar Pertelaan Arsip” adalah suatu daftar yang berisi rincian informasi berkas yang tersusun secara kronologis dan digunakan
untuk
kepentingan
penyusutan
arsip/dokumen. Pasal 11 s/d 17
:
Cukup jelas.
TAMBAHAN LEMBARAN DAERAH KABUPATEN GRESIK NOMOR 7
