PEMBUATAN APLIKASI PENGOLAHAN DATA SANTRI PADA PONDOK PESANTREN WAHID HASYIM YOGYAKARTA MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0 DAN MS SQL
Naskah Publikasi
Dajukan Oleh : Pramudya Nugraha
07.02.6952
Zainul Hakim
07.02.6980
Andri Dwi Bahari
07.02.7008
PROGRAM DIPLOMA III JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER “AMIKOM” YOGYAKARTA 2010
i
NASKAH PUBLIKASI PEMBUATAN APLIKASI PENGOLAHAN DATA SANTRI PADA PONDOK PESANTREN WAHID HASYIM YOGYAKARTA MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0 DAN MS SQL
Disusun oleh Pramudya Nugraha
07.02.6952
Zainul Hakim
07.02.6980
Dosen Pembimbing,
Kusnawi, S.Kom, M.Eng NIK. 190302112 Tanggal 20 Desember 2010
Ketua Jurusan Manajemen Informatika
Krisnawati, S.Si, MT NIK. 190302038
ii
PEMBUATAN APLIKASI PENGOLAHAN DATA SANTRI PADA PONDOK PESANTREN WAHID HASYIM YOGYAKARTA MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0 DAN MS SQL
APPLICATION OF DATA PROCESSING SANTRI ON BOARDING SCHOOL WAHID HASYIM USING VISUAL BASIC 6.0 AND MS SQL Pramudya Nugraha Zainul Hakim
Informatic Management STMIK AMIKOM Yogyakarta ABSTRACT Wahid Hasyim boarding school located on K.H. Wahid Hasyim street, Gaten Condong catur, Depok, Sleman, Yogyakarta. Geographically, Wahid Hasyim boarding school located in a strategic position, reached by public transport and close to centers of education and culture (UIN Sunan Kalijaga, UNY, UGM, UPN, YKPN, UII, AKPRINT, AMIKOM, etc). This application serves to student registration, student data collection, searching student data and the end result of the report relating to students who live in boarding school dormitory Wahid Hasyim. With this application means that we hope can help Wahid Hasyim Boarding Schools in the ease of collecting student data.
Keyword : Application, data collection.
iii
BAB I PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi yang semakin cepat ini, menawarkan berbagai jenis informasi yang semakin lengkap, tepat dan akurat.dalam rangka membantu peran suatu organisasi dalam mencapai tujuan. Perkembangan ini tentunya hanya dimiliki dan hanya dilakukan oleh teknologi komputer yang selama ini telah berjalan sesuai deret ukur. Tugas akhir merupakan syarat kelulusan bagi mahasiswa dalam menyelesaikan pendidikannya. Juga bermanfaat bagi mahasiswa untuk mendapatkan pengalaman dalam menerapkan seluruh ilmu yang di dapatkannya selama mengikuti proses pendidikan. Saat ini peran informasi berperan penting dalam menunjang berbagai kegiatan, Informasi yang baik dan aktual dapat memberikan suatu hasil kerja yang baik pula. Dalam menyediakan informasi yang aktual dan akurat, peran komputer sangat mutlak di perlukan. Komputer mempunyai kemampuan yang dapat menyediakan informasi yang berkualitas dengan di bangun sebuah DBMS ( Data Base Management System) yang dapat menampung, mengolah, serta menjadikan informasi seperti yang di inginkan pemakai. Instansi pondok pesantren Wahid Hasyim Yogyakarta
saat ini masih
menggunakan Ms.Excel sebagai pengolahan datanya sehingga dianggap belum memanfaatkan kinerja komputer secara optimal dan dengan metode penyimpanan data tersebut semakin hari semakin tidak memadai. Dengan menggunakan sistem informasi, segala permasalahan tersebut dapat teratasi sehingga kegiatan akan menjadi lebih lancar dan lebih baik. Oleh sebab itu dalam penulisan Tugas Akhir penulis mengambil judul “PEMBUATAN APLIKASI DATA SANTRI PADA PONDOK PESANTREN WAHID HASYIM YOGYAKARTA DENGAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0 DAN MS SQL”.
1
BAB II DASAR TEORI
2.1 Pendahuluan Suatu organisasi terdiri dari beberapa bagian organisasi. Bagian-bagian penyusun organisasi tersebut bersatu dan bekerjasama untuk menjalankan prosesproses yang harus dilakukan organisasi. Jalinan proses-proses tersebut akan mengolah data mentah sebagai input dan menghasilkan output berupa informasi yang diperlukan organisasi untuk dilaksanakan oleh bagian organisasi. 2.2 Konsep Dasar Sistem Terdapat dua pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu : 1. Pendekatan Prosedur Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama melakukan suatu kegiatan untuk mencapai sasaran. 2. Pendekatan Elemen-elemen Sistem merupakan elemen-elemen yang saling berinteraksi membentuk suatu sistem. 2.3 Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih bermanfaat bagi penerimanya. Informasi digunakan untuk mengambil keputusan saat ini dan saat yang akan datang. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari dataitem. Data adalah gambaran mengenai kejadian nyata. Data belum bisa digunakan untuk mengambil kesimpulan atau dimanfaatkan sebagai pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan organisasi. Agar data-data yang terkumpul bisa lebih bermanfaat maka data-data tersebut harus diproses lebih lanjut. 2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information system) atau bisa disebut juga dengan information processing systems.
2
Sitem informasi adalah suatu sistem yang ada dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi serta menyediakan laporanlaporan yang diperlukan. 2.5 Diagram Arus Data Diagram
Arus
mendokumentasikan
Data proses
(DAD) dalam
merupakan sistem.
alat DAD
yang sering
bisa
dipakai
digunakan
untuk untuk
menggambarkan sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik di mana data tersebut mengalir. DAD merupakan alat yang dijalankan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur.
2.6 Basis Data Basis data terdiri dari dua kata, yaitu basis dan data. Basis dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul, sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek.
2.7 Entity Relationship Diagram Merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan obyek-obyek dasar data yang mempunyai hubungan atau relasi. Entity Relationship Diagram digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan
antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan
simbol. 2.8 Perangkat Lunak Sistem 2.8.1
Microsoft Visual Basic Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemrograman berbasis
Microsoft Windows. Microsoft Visual Basic memudahkan pemrogram untuk berinteraksi langsung dengan elemen-elemen untuk setiap bentuk karena telah menggunakan metode Graphical User Interface (GUI). Visual
Basic
dibuat
sebagai
langkah
pengembangan
untuk
menyesuaikan BASIC (Beginner All-Purpose Symbolic Intruction Code) yang berbasis DOS yang tidak mempunyai kemampuan menggunakan metode GUI dalam basis windows. Visual Basic mempunyai kemampuan untuk berinteraksi dengan aplikasi windows seperti, My SQL, Microsoft Acces, dan sebagainya.
3
Dengan kemampuan yang hampir tidak terbatas, Visual Basic dapat digunakan untuk semua jenis pemrograman. Kita dapat membuat berbagai macam jenis aplikasi pemrograman. Visual basic juga menyediakan obyek-obyek yang sangat kuat dan mudah dipakai. 2.8.2
MS SQL MS SQL Server adalah salah satu produk Relation Database
Management System (RDBMS) yang populer saat ini. Fungsi utamanya adalah sebagai database server yang mengatur semua proses penyimpanan data dan transaksi suatu aplikasi. Popularitas MS SQL Server akhir-akhir ini mulai menanjak dan setara dengan pesaing terdekatnya yaitu Oracle. Sedangkan untuk menuliskan script SQL menggunakan Query Analyzer yang merupakan interface utama dalam melakukan pemrograman di SQL Server. Bahasa yang digunakan adalah Transact SQL (T-SQL). Anda dapat membuat perintah untuk mengambil data, sortir, manipulasi data serta melakukan perhitungan tertentu terhadap sekumpulan data dalam database. Script yang telah dibuat dapat disimpan sebagai View ataupun Stored Procedure, sesuai dengan kebutuhandalam pembuatan aplikasi. Di dalam Query Analyser juga tersedia tool lain, misalnya yang digunakan untuk menganalis performa sebuah query dan mencari alternatif agar query tersebut dapat lebih dioptimalkan. Apabila toolbar Estimated Execution Plan diaktifkan maka ditampilkan estimasi waktu dan urutan eksekusi sebuah perintah.
4
BAB III TINJAUAN UMUM
3.1 Sketsa Historis dan Geografis Bermula dari sebuah Majelis Ta'lim dusun Gaten yang diasuh oleh K.H Abdul Madjid, seorang mubaligh yang berasal dari desa Mlangi Yogyakarta pada tahun sekitar 1925-an. Majlis Ta'lim yang semula berjalan secara giliran di rumah-rumah penduduk itu kemudian semakin banyak jamaahnya dan akhirnya kegiatan rutinan itu dilaksanakan di Masjid Jami' Gaten. Sepeninggal K.H. Abdul Madjid yang telah meninggalkan kegiatan keagamaan Majlis Ta'lim dan telah berhasil membangun religiusitas masyarakat Gaten dan sekitarnya kemudian dilanjutkan oleh seorang tokoh agama sekaligus kepala dukuh masyarakat Gaten, yakni Kiai Syafi'i yang ditunjuk langsung dan dipercaya oleh masyarakat untuk menggantikannya. Pada masa Kiai Syafi'i ini jumlah Majlis Ta'lim semakin berkembang di beberapa daerah sekitarnya. Dan perkembangan itu semakin signifikan pada masa K.H. Abdul Hadi Syafi'i, putra sulung sekaligus pengganti Kiai Syafi'i. Dibawah kepemimpinan K.H. Abdul Hadi Syafi'i ini, kegiatan pengajian tersebut semakin mendapat dukungan yang luas dari para tokoh masyarakat, seperti Drs. Margono, H. Masyrif dan H. Kuat Hadikusnanto. Pada saat itu wilayah binaannya sudah mencapai sepuluh dukuh di sekitar kelurahan Condong Catur. Dan bersama tokoh-tokoh masyarkat itu, kemudian K.H. Abdul Hadi merintis sebuah Madrasah Diniyyah, sebuah lembaga pendidikan agama non formal untuk anak-anak, remaja dan pemuda kampung pada tahun 1965. Perkembangan selanjutnya adalah berdirinya Madrasah Ibtida'iyah pada tahun 1975 yang berada di bawah naungan Departemen Agama RI. Bersamaan dengan itu, sebuah sekolah formal PGA Wahid Hasyim yang sedang mengalami krisis dan ingin bergabung dengan madrasah yang sedang dikelola oleh K.H. Abdul Hadi, kemudian dibawah pengelolaannya yang dalam babak selanjutnya PGA itu diganti menjadi Madrasah Tsanawiyah (MTs) dan Madrasah Aliyah (MA) Wahid Hasyim, bersamaan dengan kebijakan pemerintahan untuk menghapuskan sistem sekolah PGA. Beriringan dengan perjalanan waktu, pesantren ini semakin banyak kedatangan santri dari luar kota, terutama para mahasiswa yang belajar di beberapa perguruan tinggi sekitar pesantren, seperti UIN, UGM, UII, UNY dll. Kemudian mulai dirintis pesantren dengan sistem pemondokan dan akhirnya berdirilah Pondok Pesantren Wahid Hasyim
5
Yogyakarta yang sudah memiliki beberapa lembaga pendidikan formal dan non formal tersebut diatas. Secara informal, pesantren ini berdiri pada tahun 1965, yakni bersamaan dengan berdirinya Madrasah Diniyah. Tetapi secara formal, sebagaimana mengacu pada Piagam Madrasah Diniyah No: E.8370 tahun 1976 yang dikeluarkan Kantor Wilayah Departemen Agama Propinsi DIY, Pesantren ini didirikan pada tahun 1976 oleh K.H. Abdul Hadi AsySyafi'i. Meskipun nama Wahid Hasyim nama pesantren ini diambilkan dari nama PGA, namun pemilihan nama tersebut untuk pesantren dilatarbelakangi oleh kekaguman dan penghormatan K.H. Abdul Hadi terhadap ketokohan, visi dan misi seorang tokoh nasional, sekaligus salah seorang dari para pendiri bangsa ini dan menteri agama RI yang pertama, yaitu K.H. Abdul Wahid Hasyim yang moderat, nasionalis, religius, pluralis dan inklusif. Karakter-karakter itulah yang kemudian juga dijadikan kerangka acuan dalam perumusan visi dan misi Pesantren Wahid Hasyim yang moderat dan berwawasan kebangsaan (nasionalis religius). 3.2 Visi dan Misi Pondok Pesantren Wahid Hasyim Visi pondok pesantren Wahid Hasyim adalah mencetak generasi muslim yang ahli dalam ilmu agama, memiliki integrasi moral yang tinggi, berwawasan kebangsaan dan peduli terhadap kepentingan agama, bangsa dan negara. Sedangkan misinya adalah menyelenggarakan kegiatan-kegiatan pendidikan baik formal atau non formal yang diorientasikan pada terwujudnya generasi
muslim
yang berkualitas secara intelektual maupun moral. 3.3 Program-Program Pesantren Dalam
usaha
mewujudkan
visinya,
pondok
pesantren
Wahid
Hasyim
menyelenggarakan beberapa kegiatan dalam bidang pendididkan baik formal maupun non formal, serta berbagai macam kegiatan-kegiatan pendukung lainnya. 3.4
Sarana dan Prasarana Pesantren 1. Tanah wakaf seluas 2.750 M 2 2. Dua unit gedung madarasah yang terdiri dari 13 kelas dan satu buah ruang kantor. 3. Satu unit gedung madrasah, dalam tahap pembangunan
6
4. Satu Masjid yang juga digunakan sebagai tempat pendidikan 5. Satu Mushola Putri 6. Delapan gedung asrama santri yang berkapasitas 850 orang 7. 15 unit komputer 8. Perpustakaan 9. Telepon 10. Tempat Latihan Wiraswasta Semua Organisasi kelembagaan pondok pesantren adalah di bawah naungan Yayasan Pondok Pesantren Wahid Hasyim berdasarkan akta notaris: W22.Dd.UM.07.01-28 YK-94, 12 Oktober 1994
7
BAB IV PERANCANGAN SISTEM
4.1 Perancangan Basis Data
Pembahasan tentang perancangan database sistem yang akan digunakan yaitu tentang normalisasi. 4.1.1 Konsep Normalisasi Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam desain logika sebuah database, teknik pengelompokan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk struktur relasi yang baik ( tanpa redundansi). 4.1.2 Keuntungan Normalisasi
1. Meminimalisasi pengulangan informasi. 2. Memudahkan identifikasi entitas/objek. 4.1.3 Langkah-langkah Normalisasi 1. Normalisasi bentuk pertama a. Mendefinisikan atribut kunci. b. Tidak ada grup berulang. c. Semua atribut bukan kunci tergantung pada atribut kunci. Bentuk normal pertama terpenuhi jika tidak memiliki atribut bernilai banyak atau lebih dari satu dengan domain yang sama.. 2. Normalisasi bentuk kedua a. Sudah memenuhi bentuk normal pertama. b. Sudah tidak ada ketergantungan parsial, dimana seluruh field hanya tergantung pada sebagian field kunci. Bentuk normal kedua terpenuhi jika semua atribut tidak termasuk dalam kunci primer secara utuh. Dengan demikian untuk membentuk normal kedua harus sudah ditentukan kunci-kunci fieldnya. Kunci field harus untuk dan mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya. Sebuah
8
tabel
dikatakan
tida
memenuhi
normalisasi
bentuk
kedua
jika
ketergantungan hanya bersifat parsial (hanya tergantung pada sebagian dari primary key). 4.1.4 Tabel-tabel Normalisasi yang akan digunakan
1. Tabel normalisasi bentuk pertama NIS
Nama_ibu
Kampus
Nama
Pek_ayah
Jurusan
Alamat
Pek_ibu
Tk
No_tlp
Agama_ayah
Thn_tk
Tmpt_lhr
Agama_ibu
Sd
Tgl_lhr
Alamat_ortu
Thn_sd
Riwayat_kes
No_tlp_ortu
Smp
Jen_kel
Ngaji
Thn_smp
Asrama
Bln_awal
Smu
Nama_ayah
Bln_akhir
Thn_smu
Kode
Jenjangsiswa
2. Tabel normalisasi bentuk kedua Santri
JenjangMhs
passadmin
NIS *
NIS**
Admin
Nama
Kampus
Password
Alamat
Jurusan
No_tlp
Tk
Tmpt_lhr
Thn_tk
Tgl_lhr
Sd
Riwayat_kes
Thn_sd
Jen_kel
Smp
Asrama
Thn_smp Smu Thn_smu 9
Alumni
Ortu
Kelas
NIS *
NIS**
NIS**
Nama
Nama_ayah
Jenjangsiswa
Alamat
Nama_ibu
No_tlp
Pek_ayah
Tmpt_lhr
Pek_ibu
Tgl_lhr
Agama_ayah
Tahun
Agama_ibu
Jen_kel
Alamat_ortu No_tlp_ortu
4.2 Relasi Antar Tabel
Gambar 4.1 Relasi Antar Tabel
10
4.3 Manual Program Untuk menjalankan pengolahan basis data yang telah dibuat, pemakai perlu memahami manual program yang akan dijelaskan dibawah ini. Manual program merupakan penuntun bagi pemakai tentang bagaimana cara mengoperasikan sistem sehingga nantinya akan dicapai apa yang akan diinginkan semua pihak.
11
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil kegiatan analisis sistem pengolahan data santri pada pondok pesantren Wahid Hasyim Yogyakarta dapat diketahui bahwa sampai saat ini masih dilakukan manual. Penulis dapat menyimpulkan beberapa hal sebagai berikut : 1. Dengan sistem pengolahan data santri yang terkomputerisasi , diharapkan dapat memperingan pekerjaan dan dapat diperoleh informasi yang tepat dan lebih efisien waktu. 2. Penggunaan sistem yang masih manual mempunyai keterbatasan dalam proses pencarian data, karena data tersebut masih disimpan dalam bentuk arsip. 3. Kesulitan dalam penulisan laporan karena data-data yang ada masih dalam bentuk arsip sehingga dalam pembuatan laporan harus melakukan pencarian dan pengumpulan data secara manual. 4. Dengan aplikasi ini diharapkan pelayanan terhadap santri dapat ditingkatkan.
5.2
Saran 1.
Diharapkan agar aplikasi ini dapat dimanfaatkan dan digunakan secara optimal untuk pendataan santri.
2.
Untuk kelancaran proses pengolahan data diperlukan pelatihan pada personil yang akan terlibat dalam pengoperasian sistem tersebut, karena kecepatan informasi sangat berpengaruh pada tingkat kerja pengurus maupun rencanarencana yang ada.
3.
Dalam penerapan sistem ini perlu diperhatikan adalah adanya perawatan hardware dan software yang baik.
4.
Penulis menyadari bahwa program yang dibuat belum sempurna apabila sistem yang diusulkan belum bisa memenuhi kebutuhan maka hendaknya instansi terkait bisa mengembangkannya.
12
DAFTAR PUSTAKA
Peter F. Drucker, Pengantar Manajemen (terjemahan), PT. Binaman Pressindo, Jakarta, 1982. Handoko, Hani. Manajemen Edisi 2, BPFE, Yogyakarta, 1984. Sunyoto, Andi. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta. 2007. Kusrini. Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic & Microsoft SQL Server. Yogyakarta. 2007.
