STMIK KHARISMA Makassar
STANDARD OPERATING PROCEDURES
PELAKSANAAN WISUDA
SOP Akademik-09 Juni 2011
A. Tujuan 1. Sebagai pedoman bagi sivitas akademika STMIK KHARISMA Makassar dalam pelaksanaan Wisuda. 2. Terciptanya keteraturan, tata tertib, dan kejelasan mekanisme pelaksanaan wisuda pada STMIK KHARISMA Makassar. B. Ruang Lingkup Pendaftaran Wisuda Pelaksanaan Wisuda C. Persyaratan 1. Telah diyudisium 2. Terdaftar sebagai peserta wisuda D. Pihak Terkait 1. Ketua STMIK KHARISMA makassar 2. Mahasiswa 3. Panitia Wisuda a. Ketua Panitia 1) menyusun rencana dan melakukan rapat wisuda 2) memimpin kepanitiaan dan melakukan koordinasi dengan setiap seksi untuk pelaksanaan rapat wisuda 3) membuat laporan pertanggungjawaban pelaksanaan wisuda b. Sekretaris 1) membantu ketua dalam melakukan koordinasi pelaksanaan wisuda 2) menyiapkan absensi dan dokumen administrasi lainnya selama persiapan sampai pelaksanaan wisuda 3) membantu ketua dalam
menyusun
laporan pertanggungjawaban
pelaksana wisuda
Penjaminan Mutu STMIK KHARISMA Makassar
1
c. Bendahara 1) bertanggung jawab atas segala urusan keuangan yang berhubungan dengan kebutuhan pelaksanaan wisuda. 2) melakukan
pencatatan
keuangan
kepanitiaan
dan
pembiayaan
pelaksanaan wisuda. d. Seksi Acara 1) merencanakan dan menyiapkan lokasi/tempat wisuda 2) merancang denah ruangan yang akan digunakan untuk pelaksanaan wisuda 3) menyiapkan/menyusun dan menyajikan rangkaian acara/kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan wisuda, antara lain: - MC (Jumlah MC serta pelatih/pemandu MC) - Paduan suara (jumlah dan kelompok suara serta pelatih paduan suara dan pengiring lagu) - Kesan wisudawan - Pesan orang tua wisudawan - Pembaca Doa - Operator sound system dan slide presentasi - Pengarah/pemandu
peserta
wisuda
pada
saat
pemindahan
jambul/kucir toga - Pengarah/pemandu tamu yang datang - Petugas registrasi/pengisian buku tamu - Pedel - Pembawa bendera - Pembaca janji alumni - Pengiring - Yang akan menyerahkan cinderamata/penghargaan 4) mempertimbangkan/mengatur
jarak
waktu
dan
urutan
per-item
rangkaian acara pelaksanaan wisuda 5) merencanakan dan menentukan kostum/pakaian/busana, baik untuk peserta wisuda, senat, undangan, maupun panitia pelaksana yang bertugas pada saat wisuda berlangsung 6) menentukan jumlah undangan maupun yang akan diundang serta kapan waktu akhir penyerahan undangan.
Penjaminan Mutu STMIK KHARISMA Makassar
2
e. Seksi Perlengkapan dan Dokumentasi 1) menyiapkan fasilitas dan dukungan teknis yang dibutuhkan selama rangkaian pelaksanaan wisuda, antara lain: - Perlengkapan teknis Slide/layar, projektor. Sound system, mic + stan Mic, kursi peserta, meja + sofa tamu, undangan, tiang bendera + bendera (merah putih dan STMIK Kharisma), Tongkat pedel, tabung piagam, plakat wisudawan terbaik. Palu sidangm kamera/Handycam - Kelengkapan wisudawan Jubah, toga, kalung, penutup bahu (untuk senat dan peserta wisuda), CD alumni - Kearsipan wisuda Ijasah asli + foto copiannya, transkrip nilai asli + foto copiannya, map ijazah, stempel pengesahan, nomerator, stempel STMIK Kharisma + bantalan stempel 2) menjamin fasilitas yang dibutuhkan dapat bekerja dan digunakan dengan baik dalam pelaksanaan wisuda 3) melakukan dokumentasi visual/multimedia (foto/video) selama rangkaian pelaksanaan wisuda 4) menyusun dan menyunting hasil dokumentasi visual/multimedia dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari pertanggungjawaban pelaksanaan wisuda 5) menganggarkan biaya untuk keperluan konsumsi pada saat persiapan dan pelaksanaan wisuda 6) menganggarkan biaya perlengkapan teknis f. Seksi Konsumsi 1) menyiapkan dan menyajikan makanan, baik untuk masa persiapan maupun pada saat pelaksanaan wisuda 2) merencanakan dan menentukan menu yang disesuaikan dengan jumlah orang yang akan disajikan 3) menentukan seseorang yang bertugas mengontrol menu yang akan disajikan
Penjaminan Mutu STMIK KHARISMA Makassar
3
4) menganggarkan biaya untuk keperluan konsumsi pada saat persiapan dan pelaksanaan wisuda g. Seksi Humas 1) memberi informasi siapa yang akan dihadirkan pada saat pelaksanaan wisuda 2) mengedarkan dan menyerahkan undangan 3) membuat dan mendesain undangan 4) memberi informasi jumlah undangan yang telah diedarkan dan diserahkan 5) memberi informasi rencana tempat dan daya tampung wisuda 6) menganggarkan biaya transportasi pengedaran undangan h. Seksi Keamanan Memantau, mengamankan sittuasi dan kondisi lokasi wisuda pada saat pelaksanaan wisuda berlangsung. E. Dokumen yang Dibutuhkan 1. Blanko pendaftaran Wisuda 2. Slip pembayaran Wisuda F.
Prosedur 1. Mahasiswa mengambil blanko pendaftaran wisuda pada panitia wisuda 2. Mahasiswa mengisi blanko pendaftaran wisuda 3. Mahasiswa membayar ke bank dan mengambil slip pembayaran 4. Mahasiswa menyerahkan slip pembayaran dan blanko yang telah diisi kepada panitia wisuda 5. Panitia memberi bukti pembayaran wisuda (kuitansi) 6. Mahasiswa mengambil perlengkapan wisuda dengan memperlihat bukti pembayaran (kuitansi) 7. Panitia Wisuda menyiapkan acara Wisuda 8. Pelaksanaan Wisuda. 9. Ketua panitia membuat laporan pertanggungjawaban wisuda
Penjaminan Mutu STMIK KHARISMA Makassar
4
G. Alur Kerja/Flow chart SOP Pendaftaran Wisuda Mahasiswa
Panitia Wisuda
Bag. Keuangan
Start
Mengambil blanko pendaftaran wisuda
Menyerahkan blanko pendaftaran wisuda
Mengisi blanko pendaftaran wisuda
Blanko Pendaftaran Wisuda
Membayar ke Bank Menyerahkan slip pembayaran dan blanko yang diisi
Slip pembayaran dan blanko yang sudah diisi
Membuat bukti pembayaran (kwitansi)
Mengambil perlengkapan wisuda
Kwitansi pembayaran wisuda • Menyiapkan perlengkapan wisuda • Foto wisuda
Mengikuti acara wisuda
Menyiapkan acara wisuda
Selesai
Penjaminan Mutu STMIK KHARISMA Makassar
5
Penjaminan Mutu STMIK KHARISMA Makassar
6
