PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 2013 TIM PROTOKOLER ITB

PETUNJUK PELAKSANAAN

WISUDA JULI 2013 © TIM PROTOKOLER ITB

TUGAS UMUM (Pra Wisuda)

1. PERSIAPAN UMUM  Pendataan petugas, Pembagian tugas, Pemahaman tugas.  Print label kursi wisudawan, Print tiket toilet.

2. GLADI WISUDAWAN (Kamis, 11 Juli 2013. Pukul 08.00 SEMUA PETUGAS)  Membagikan nama wisudawan JUMAT General Manager : Baskoro Lokahita - 089655734999 Manajer SB1 : Reyhan - 08112701117 Manajer SB2 : Adri Nora - 085710564110 Manajer SB Tengah : Nisa Aulia - 085724649209 Floor Manager : Sheyka - 081398340351

 Revisi nama untuk wisudawan  Membantu latihan salaman

3. GLADI PETUGAS (Kamis, 11 Juli 2013. Pukul 15.00 untuk petugas JUMAT) atau

SABTU General Manager : Yusuf Bachtiar - 085782488182 Manajer SB1 : Verry Anggara - 085756712525 Manajer SB2 : Nugroho Haryoputro - 081388301481 Manajer SB Tengah : Hanna - 085643387135 Floor Manager : Miskatyas (Miska) - 083821733000

(Jumat, 12 Juli 2013. Pukul 15.00 untuk petugas SABTU)  Briefing akhir  Simulasi dan latihan (bila perlu)  Meminta daftar petugas kepada unit

PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 2013

2

TUGAS UMUM WISUDA dan PASCA WISUDA WISUDA JUMAT Jumlah wisudawan: 750 orang Wisudawan S2 9 orang Wisudawan S3

WISUDA SABTU Jumlah wisudawan: 1021 orang Wisudawan S1

Kumpul Pagi Pukul 06.00

Kumpul Pagi Pukul 06.30

EVALUASI (Wajib) Ingatlah semua kejadian yang teman-teman hadapi saat bertugas, SMS ke Manajer masing-masing saat selesai acara sebagai evaluasi.


3

RUNDOWN JUMAT, 12 Juli 2013  07.55 Prosesi Rektor, Anggota Majlis Wali Amanat, Senat  08.50 Pengumuman wisudawan yang lulus Cum laude Akademik, Majelis Guru Besar serta pimpinan ITB  09.00 Pemberian ucapan selamat kepada seluruh memasuki ruang upacara diiringi MARS ITB wisudawan  07.58 SIDANG TERBUKA ITB  10.00 Kata perpisahan wakil wisudawan  08.00 Pembukaan Sidang  10.10 Lagu Perpisahan (tanpa announcement MC)  08.03 Lagu Kebangsaan INDONESIA RAYA  10.15 Pembacaan doa  08.08 Mengheningkan Cipta  10.25 Penutupan sidang  08.10 Pengambilan janji wisudawan  10.30 Prosesi Pimpinan,Majelis Wali Amanat, Senat  08.15 Pelantikan Sarjana – Magister – Doktor Baru Akademik, dan Majelis Guru Besar ITB meninggalkan ruang upacara.  08.20 Lagu Bagimu Negeri  10.40 Ramah tamah dan Foto bersama tiap Prodi dengan  08.25 Pidato Rektor ITB Kaprodi, Dekan dan Rektor  08.45 Hymne ITB PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 2013

4

RUNDOWN SABTU, 13 Juli 2013  08.55 Prosesi Rektor, Anggota Majlis Wali Amanat, Senat  09.50 Pengumuman wisudawan yang lulus Cum laude Akademik, Majelis Guru Besar serta pimpinan ITB  10.00 Pemberian ucapan selamat kepada seluruh memasuki ruang upacara diiringi MARS ITB wisudawan  08.58 SIDANG TERBUKA ITB  11.30 Kata perpisahan wakil wisudawan  09.00 Pembukaan Sidang  12.10 Lagu Perpisahan (tanpa announcement MC)  09.03 Lagu Kebangsaan INDONESIA RAYA  12.15 Pembacaan doa  09.08 Mengheningkan Cipta  12.25 Penutupan sidang  09.10 Pengambilan janji wisudawan  12.30 Prosesi Pimpinan,Majelis Wali Amanat, Senat  09.15 Pelantikan Sarjana – Magister – Doktor Baru Akademik, dan Majelis Guru Besar ITB meninggalkan ruang upacara.  09.20 Lagu Bagimu Negeri  12.40 Ramah tamah dan Foto bersama tiap Prodi dengan  09.25 Pidato Rektor ITB Kaprodi, Dekan dan Rektor  09.45 Hymne ITB PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 2013

5

JALUR KOMUNIKASI  Tim protokol dan menwa akan bekerja sebagai 1 tim dengan jalur komunikasi sebagai berikut:

GM

General Manager Baskoro

Manager SB1 Reyhan

Manager SB2 Olla

SB1 PJ Spot

SBT

1 2

3

1

Manager Tengah Nisa Aulia

2

FM 1

Floor Manager Sheyka

SB2 1

3

4

4

3

2

2 General Manager : Baskoro Lokahita - 089655734999 Manajer SB1 : Reyhan - 08112701117 Manajer SB2 : Adri Nora - 085710564110 Manajer SB Tengah : Nisa Aulia - 085724649209 Floor Manager : Sheyka - 081398340351 PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 2013

JUMAT 12 JULI 2013

6

JALUR KOMUNIKASI  Tim protokol dan menwa akan bekerja sebagai 1 tim dengan jalur komunikasi sebagai berikut:

GM

General Manager Yusuf Bachtiar Manager SB2 Nugroho Haryoputro

Manager SB1 Verry

SB1 PJ Spot

SBT

1 2

3

1

Manager Tengah Hanna

2

FM 1

Floor Manager Miska

SB2 1

3

4

4

3

2

2 General Manager : Yusuf Bachtiar - 085782488182 Manajer SB1 : Verry Anggara - 085756712525 Manajer SB2 : Nugroho Haryoputro - 081388301481 Manajer SB Tengah : Hanna - 085643387135 Floor Manager : Miskatyas (Miska) - 083821733000 PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 2013

JUMAT 12 JULI 2013

7

P3K

LSS

PSM

KPA

A2

B2 2

2 Orang Tua

LSS

DD

PSM

Guru Besar

KPA

Orang Tua

Rektor, Senat, Advisory Board

1

1

PINTU A1

VIP S2 (118)

PINTU WISUDAWAN SB 1

Orang Tua

S3 (20) S2 (135)

PINTU B1

VIP

2 VIP K

A4 4

3

1

3 S2 (161)

S2 (163)

Orang Tua

B4 2

4

3

PINTU A3

PINTU B3

PINTU UNDANGAN SB 1

LFM

PEMBAGIAN UMUM

PINTU WISUDAWAN SB 2

Foto Studio

PINTU UNDANGAN SB 2

VIP

1

PINTU UTAMA PINTU VIP & K

8

2

2 Orang Tua

LSS

DD

PSM

Guru Besar

KPA

Orang Tua


1

1

1

3 VIP S2 (118)

Orang Tua

S3 (20) S2 (135)

VIP

2

S2 (161)

S2 (163)

Orang Tua

VIP K

3

Jalur Masuk 06.30 – 07.30

4

2

4

3

1

9

ATURAN MASUK PINTU WISUDAWAN Pintu paling luar dibuka pukul 06.20, pintu dalam pukul 06.30*

FILTER WISUDAWAN 1) 2) 3) 4)

HANYA WISUDAWAN YANG DIPERBOLEHKAN MASUK WISUDAWAN HARUS DICEK KELENGKAPAN WISUDANYA (TOGA, MEDALI, DST) WISUDAWAN DILARANG MEMAKAI ATRIBUT LAIN SELAIN YANG DITENTUKAN APABILA MEMAKAI ATRIBUT KUMPULKAN KE LO, DAPAT DIGUNAKAN SETELAH SIDANG TERBUKA 5) JANGAN LUPA MEMBAWA KUPON TIKET BUKU WISUDAWAN *) Jam yang digunakan mengikuti acara hari Jumat


10

ATURAN MASUK PINTU A3/B3 PEMBATAS LINE

CEK UV (1 BUAH)

3

SELASAR LUAR

ROBEK TIKET DAN ARGUMEN

1

RAPIHKAN BARISAN

2 MENWA

2

1 5

FILTER 1: 1) TIKET, SEMUA YANG MASUK HARUS PUNYA UNDANGAN 2) UV, TIKET DAN TANDA KHUSUS

4

TAMAN

LOBBY SABUGA

2

SATPAM

PJ SPOT TAMAN PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 2013

1

11

ATURAN MASUK PINTU A3/B3 3 1 SELASAR LUAR

PERLU DIPERHATIKAN

2 MENWA

2

1 5

SATPAM

4

TAMAN

LOBBY SABUGA

2

1) HARUS ADA UNDANGAN (TIKET) 2) BAGIAN TIKET WISUDAWAN DIBAWA WISUDAWAN 3) PASTIKAN SUDAH MAKAN SEBELUM MASUK 4) PINTU DITUTUP PUKUL 07.45, TAPI DIUMUMKAN TUTUP PUKUL 07.30

PJ SPOT TAMAN PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 2013

1

12

ATURAN MASUK PINTU A4/B4 FILTER 2:

AUDITORIUM SABUGA

1) CEK TIKET 2) ROBEK TIKET

LOBBY SABUGA

MENWA


1

2

1 3

13

TIKET ORANG TUA ROBEK SAAT FILTER 2

ROBEK SAAT FILTER 1

PASTIKAN BAGIAN INI SUDAH DIBAWA WISUDAWAN


14

PINTU VIP / UNDANGAN PINTU MAIN ENTRANCE

FILTER 1 (PINTU DALAM) HANYA YANG MEMILIKI UNDANGAN YANG BISA MASUK. KURSI RODA MASUK LEWAT PINTU INI.

2

1 1 1


LOBBY SABUGA SELASAR SABUGA

2 2

FILTER 2 (PINTU DALAM) BERITAHU TEMPAT DUDUK AKAN DITUNJUKAN DI DALAM

15

Orang Tua

LSS

DD

Guru Besar

PSM

KPA


VIP

VIP S3 (9)

Orang Tua

Orang Tua FTMD

STEI

VIP K

Pembagian Tempat Duduk Wisuda S2 dan S3, JUMAT 12 Juli 2013

16

LSS

DD

Guru Besar

PSM

KPA


VIP

VIP

STEI

FTMD

Orang Tua Orang Tua

VIP K

Pembagian Tempat Duduk Wisuda S1, Sabtu 13 Juli 2013

17

Pembagian Tempat Duduk Denah VIP dan K

18

07.45 PINTU DITUTUP

*) PINTU DIUMUMKAN DITUTUP PUKUL 07.30 TAPI 07.45 BARU BENAR BENAR DITUTUP

PADA SAAT ITU: 1) WISUDAWAN TETAP PERSILAHKAN MASUK, MINTA UNTUK PERCEPAT GERAKAN 2) ORANG TUA TAHAN DI PINTU MASING MASING 3) VIP TETAP PERSILAHKAN MASUK MELALUI PINTU TENGAH SAMPAI 7.50 PUKUL 08.10 APABILA KONDISI DI DALAM MASIH MEMUNGKINKAN PINTU ORANG TUA AKAN DIBUKA UNTUK MEMASUKAN YANG MENUNGGU DI PINTU (PALING LAMA 5 MENIT), KEMUDIAN ORANG TUA TETAP TAHAN DI PINTU A1 HINGGA DAPAT MASUK BERGILIRAN (SAAT PIDATO REKTOR). SUDAH ADA INFO DI DALAM PENUH ATAU NGGA, JANGAN DIKASI TAU SEBELUMNYA KECUALI ADA PERINTAH


19

1

2

2

1 Orang ditahan

Orang ditahan

1

3 Siapkan Dokdok

2

3

4

4

3 Bikin Jajar

2

Setelah Pintu Ditutup

1

: Tutup, Buka 5 menit selama prosesi masuk : Pintu ditutup

20

FORMASI JAJAR KEHORMATAN AUDITORIUM SABUGA

07.55

KURSI VIP

LOBBY SABUGA

2

1

PROTOKOL TIDAK IKUT HORMAT

4

3

AUDITORIUM SABUGA BARIKADE LUAR

6

5

2

1 3 5

JUMLAH MENYESUAIKAN

LOBBY SABUGA

4 6

PEMBERI ABA ABA

21

1

2

2

Tahan

1 Tahan

1

3 2

4

3

08.00 Saat acara dimulai

3

2

4

1

22

: Pintu ditutup

TIDAK BOLEH KELUAR MASUK 07.55 Prosesi Masuk 08.00 Pembukaan Sidang …… 08.10 Pengambilan janji wisudawan 12.25 Penutupan Sidang …… 12.40 Selesai Prosesi Keluar * Waktu Tentatif PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 2013

23

2

1

2

4

1 3

Pintu Keluar

1

Tahan

3 2 2

1

08.00 – 09.00 Selama Acara

4

3

Berlaku Shift Sebagian jaga pintu toilet dan koridor Sebagian ambil konsumsi Harus ada yang menjaga pintu dan koridor 24

: Pintu ditutup

TOILET PRIA & WANITA

PINTU A

PINTU B

2

1

TOILET PRIA & WANITA

2

4

1 3

1

3 2

PINTU TENGAH

1

2

KHUSUS VIP

4 TOILET PRIA & WANITA

PINTU TOILET

3

ARAHKAN KE SELATAN

TOILET WANITA

25

: Pintu ditutup

09.00 – 12.00 Prosesi Salaman

26

Meja Ijazah

LSS

DD

Guru Besar

PSM

KPA


Keluar

VIP

VIP Orang Tua

Orang Tua

Masuk

VIP K

Prosesi Salaman ANTRIAN TENGAH KIRI

27

Meja Ijazah

LSS

DD

PSM

Guru Besar

KPA


VIP

VIP

Keluar

Orang Tua Masuk

Orang Tua

VIP K

Prosesi Salaman ANTRIAN TENGAH KANAN

28

Meja Ijazah

LSS

DD

PSM

Guru Besar

KPA

Rektor, Senat, Advisory Board Masuk

VIP

VIP Keluar

Orang Tua Orang Tua

VIP K

Prosesi Salaman ANTRIAN SAYAP KANAN

29

Meja Ijazah

LSS

DD

Guru Besar

PSM

KPA


Masuk

Keluar

VIP

VIP Orang Tua

Orang Tua

VIP K

Prosesi Salaman ANTRIAN SAYAP KIRI

30

PERLU DIPERHATIKAN 1) SEMUA PINTU (YANG TIDAK TERKUNCI) TETAP ADA YANG MENJAGA DARI AWAL HINGGA AKHIR 2) JANGAN ADA WISUDAWAN DAN ORANGTUA BERKELIARAN 3) JANGAN ADA WISUDAWAN, ORANG TUA / LO YANG KE STAND LFM


31

ACARA SELESAI 1) SAAT BERDOA SIAP MEMBUAT BARIKADE SEPERTI AWAL. 2) JANGAN ADA KELUAR MASUK RUANGAN LAGI 3) PINTU TETAP DIJAGA ACARA SELESAI = SETELAH REKTOR MASUK RUANG VIP: 1) PROTOKOL DAN MENWA DAPAT MENINGGALKAN TEMPAT TUGAS MENUJU RUANG PRASMANAN 2) SERAHKAN SEMUA PINTU KEPADA SATGAS DAN SATPAM (PINTU LOADING DOCK, MAIN ENTRANCE) 3) MELALUI PINTU BELAKANG (BELAKANG MEJA IJAZAH) AKAN MASUK LO HIMPUNAN (SEKITAR 60 ORANG) YANG MENGGUNAKAN NAMETAG PENGENAL. PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 2013

32

PERHATIAN UMUM 1) LO DIMINTA LEBIH MEMPERHATIKAN KEBUTUHAN ORANGTUA, SEHINGGA APABILA TERJADI SESUATU DAPAT MUDAH DIHUBUNGI 2) PREPARE FOR THE WORST :D


33

SERAGAM PETUGAS Protokoler

LAKI LAKI

Perempuan

1) 2) 3) 4)

1) 2) 3) 4)

JAS HITAM KEMEJA PUTIH CELANA PANJANG HITAN DASI HITAM

BLAZER HITAM KEMEJA PUTIH CELANA / ROK PANJANG HITAM (KERUDUNG ABU ABU)

JANGAN LUPA PIN PROTOKOLER! PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 2013

34

TIPS SUKSES BERTUGAS: 1) Pahami Acara: Aturan, Rundown, Tempat 2) Pahami Tugas: Pada saat ini saya harus kemana? 3) Pelajari masalah di tempat terkait 4) Komunikasi dan Koordinasi: Pastikan komunikasi berjalan baik 4) Jangan Lupa isi ABSEN!


35

1


2

3

36


37

ADA PERTANYAAN?

CONTACT PERSON YUSUF : 085782488182 BASKORO : 089655734999

DISCLAIMER: Beberapa foto yang digunakan dalam slide ini adalah foto dokumentasi sosial milik Liga Film Mahasiswa ITB, digunakan tanpa kepentingan komersial.

38 PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 2013

PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 2013 TIM PROTOKOLER ITB

Recommend Documents