Opdracht voor diensten inzake implementatie en operationeel beheer van een omgeving voor elektronische post

___

Bijzonder bestek SEN-INFO/2014-001

Opdracht voor diensten inzake implementatie en operationeel beheer van een omgeving voor elektronische post

Aanvullende inlichtingen: Vragen over onderhavige opdracht kunnen per e-mail gesteld worden op het elektronisch adres dat onder A.2 vermeld wordt, ten laatste op vrijdag 9 mei 2014. Naargelang de ontvangst van de vragen, zullen die met de antwoorden op het adres http://downloads.senate.be/sen-info-2014-001/ worden gepubliceerd tot en met vrijdag 16 mei 2014. Enkel algemene vragen zullen telefonisch behandeld kunnen worden. Uiterste datum voor het indienen van de offertes: donderdag 22 mei 2014 om 11 uur

Pagina 1/34

A.

ALGEMENE VOORWAARDEN

A.1.

Regels die van toepassing zijn

De regels die op onderhavige opdracht van toepassing zijn, zijn: a) de wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; b) het koninklijk besluit van 15 juli 2001 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren; c) het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; d) het onderhavige bijzonder bestek SEN-INFO/2014-001. A.2.

Aanbestedende overheid

Senaat Leuvenseweg 7 1000 Brussel Tot aan het moment waarop de opdracht afgesloten wordt, zullen de inschrijvers uitsluitend kunnen corresponderen per e-mail, in het Frans of Nederlands, met de Senaat T.a.v. Dhr. Roger Devriendt Bestuursdirecteur Leuvenseweg 7 1000 Brussel E-mailadres:[email protected] Tel.: 02 501 72 43 A.3.

Aard van de opdracht

Het betreft een openbare opdracht voor diensten inzake elektronische post, beoogd in nr. 72412000 van de centrale productclassificatie (CPC) van de Verenigde Naties. A.4.

Duur van de opdracht

De opdracht zal uitgevoerd worden gedurende drie jaar te rekenen vanaf de dag na het afsluiten van de opdracht. Drie maanden voor het einde van het derde jaar, zal de aanbestedende overheid de verlenging van de opdracht met één jaar kunnen bekendmaken aan de opdrachtnemer. A.5.

Voorwerp van de opdracht

Met het oog op het vervangen van de omgeving voor de elektronische post van de Senaat, bestaat de opdracht uit de volgende voorwerpen: - implementatie (installatie, configuratie, parametrisatie, ...) op de servers van de Senaat van een omgeving voor elektronische post gebaseerd op het product Microsoft Exchange 2013; Pagina 2/34

- het operationeel beheer van die omgeving; - de ondersteuning aan de beheerders en de gebruikers; - de opleiding aan de beheerders. En als optie: het aanleveren van alle licenties die nodig zijn voor het uitvoeren van de opdracht. A.6.

Maatschappelijke zetel van de opdrachtnemer

De opdrachtnemer en al zijn onderaannemers zullen gedurende de volledige uitvoering van de opdracht hun maatschappelijke zetel hebben in de Europese Unie. A.7.

Procedure

Het betreft een onderhandelingsprocedure met bekendmaking beoogd in artikel 26, §2, 1°, d) van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, ook wel vereenvoudigde onderhandelingsprocedure. A.8.

Ondeelbaarheid van de opdracht

Een offerte voor een deel van de opdracht zal niet toelaatbaar zijn. A.9.

Prijsopgave in de offerte

Op straffe van nietigheid zullen alle prijzen in de offerte opgegeven worden in euro (maximaal vier cijfers na de komma). De belasting op de toegevoegde waarde zal formeel en afzonderlijk aangeduid worden. A.10. Taal van de offerte Op straffe van nietigheid zal elke offerte in het Frans of in het Nederlands opgesteld worden. De technische delen zullen echter in het Engels opgesteld mogen worden. A.11. Exemplaren van de offerte Het origineel exemplaar van de volledige offerte zal op papier ingediend worden. Er zullen twee kopieën bijgevoegd worden: - één op papier en; - één in de vorm van één of meerdere PDF-bestanden (in te dienen op een USBgeheugenstick of per e-mail te versturen naar het adres [email protected]). In het geval dat de inhoud van het origineel exemplaar en de inhoud van één of van de twee kopieën van elkaar afwijkt, zal de inhoud van het origineel exemplaar de overhand hebben. A.12.

Inhoud van de offerte

Op straffe van nietigheid zal elke offerte het volgende bevatten: § 1. Wat de algemene eisen betreft: - de voorgestelde methode voor het beheer van het project ('projectbeheer'); - de realisatietermijnen. § 2. Wat de niet functionele eisen betreft: Pagina 3/34

- een volledige beschrijving van de opbouw van de voorgestelde oplossing (cf. § C.7.4); - een beschrijving van het voorgestelde beheer voor de uitvoering van de opdracht (cf. § C.7.3). § 3. Wat de technische en functionele vereisten betreft: alle technische en functionele informatie die in deel C van onderhavig bijzonder bestek beoogd wordt. § 4. Alle prijzen beoogd in § A.14 (zie ook de meetstaat in bijlage). § 5. De volledige lijst en de codes van alle licenties die nodig zijn voor het uitvoeren van de opdracht (cf. § C.6.1.5.). A.13. Kwalitatieve selectie De inschrijver zal bovendien in de offerte zijn mogelijke hoedanigheid van geprivilegieerd partner van Microsoft aangeven, evenals het niveau van zijn partnerschap (Silver of Gold) en het aantal van zijn technici dat beschikt over een Microsoft certificering voor MCSE: Messaging voor Exchange 2013. A.14. Gunningscriteria Criterium 1: Prijs - de totale prijs voor de implementatie en de ingebruikstelling (cf. § C.6.1); - de jaarlijkse prijs voor het operationeel beheer, de bijstand en de ondersteuning (cf. § C.6.2); - de prijs voor de opleidingen (cf. § C.7.2); Criterium 2: Diensten - de kwaliteit van de implementatiediensten, onderverdeeld in: o de integratie in de infrastructuur van de Senaat (cf. § C.6.1.1); o de duur van de 'hands-on' opleiding (cf. § C.7.2); - de kwaliteit van de voorgestelde diensten voor operationeel beheer (cf. & C.6.2.2.1.); - de kwaliteit van de bijstands- en ondersteuningsdiensten, onderverdeeld in: o de beschikbaarheid van het 'call center' (cf. § C.7.1); o de communicatiemiddelen met de helpdesk (cf. § C.6.3.1); o de beschikbare hulpmiddelen voor de bijstand en ondersteuning (cf. § C.6.3.1); Criterium 3: Termijnen en SLA's - de realisatietermijnen en de termijnen voor het in productie brengen (cf. B.149); - de SLA's voor het operationeel beheer (cf. § C.6.2.4), onderverdeeld in: o de kwaliteit van de SLA's; o de beschikbaarheidgraad; o de clausules en beperkingen van het contract; o de boetes in het geval dat de 'SLA's' niet nageleefd worden: - de SLA's voor de bijstand en ondersteuning (cf. § C.6.3.2), onderverdeeld in: o de kwaliteit van de SLA's; o de beschikbaarheidgraad; o de clausules en beperkingen van het contract; o de straffen in het geval dat de 'SLA's' niet nageleefd worden. Criterium 4: vormvoorschriften, documentatie en rapporten Pagina 4/34

- de kwaliteit van de verstrekte documentatie en informatie, onderverdeeld in: o de licenties (cf. § C.6.1.5); o de 'as built' configuratie (cf. § C.6.1.6.1 en C.7.4); o de bijzondere configuraties (cf. § C.6.1.6.1); o de werktekening van gelijkaardige installaties (cf. § C.6.1.6.2); o de volledige beschrijving van de opbouw van de voorgestelde oplossing (cf. § C.7.4); o de gedetailleerde uitleg over de manier waarop de voorgestelde oplossing beantwoordt aan de gevraagde functies en eigenschappen (cf. § C.7.4); o de vermelding van enkele klanten (bij voorkeur uit de openbare sector) waarvoor er gelijkaardige opdrachten uitgevoerd werden (cf. § C.7.4); - de kwaliteit van de rapporten: o van bijeenkomsten (cf. § C.6.2.5); o operationeel (cf. § C.7.4.2); o van het beheer (cf. § C.6.2.5); - de vormvoorschriften en de methodologie, onderverdeeld in: o de kwaliteit van de beheersmethoden, hetzij:  het projectbeheer (cf. § A.12., § 1);  het operationeel beheer (cf. § C.6.2.4);  het beheer van de interventies (cf. § C.6.3.2); - de omvang van de kwaliteitscontrole (cf. § C.7.3.3). A.15. Indienen van de offertes Elke offerte zal verzegeld ingediend worden met de vermelding: Offerte SEN-INFO/2014-001 Ze zal ingediend worden: a) Hetzij per post (aangetekend of gewoon schrijven) De verzegelde omslag met de offerte wordt in een tweede gesloten omslag gestoken, geadresseerd aan: Senaat Bijzonder bestek SEN-INFO/2014-001 1009 Brussel b) Hetzij per koerier, op werkdagen tussen 10u en 12u en tussen 14u en 16u1. De verzegelde omslag met de offerte wordt in een tweede gesloten omslag gestoken, met de vermelding: Senaat Bijzonder bestek SEN-INFO/2014-001 Die tweede gesloten omslag zal, tegen ontvangstbevestiging, afgegeven worden aan de Senaat, Leuvenseweg 7, 1000 Brussel. 1

Ten laatste op XXX 2014 om XX uur

Pagina 5/34

A.16. Geldigheidsduur van de offertes De inschrijvers zullen gebonden blijven aan hun offerte gedurende een termijn van negentig kalenderdagen, deze periode gaat in de dag na de einddatum voor het indienen van de offertes.

Pagina 6/34

B.

BIJZONDERE VOORWAARDEN

De bepalingen van onderhavig deel B van het bijzonder bestek zijn een aanvulling of precisering, wat de onderhavige opdracht betreft, van de artikels 10 tot 73 en 145 tot 160 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. De nummering van de bepalingen hieronder volgt deze van dit koninklijk besluit. Als er geen vermelding is, dan zijn de relevante artikelen van dit koninklijk besluit van toepassing. B.11. Leidend ambtenaar De leiding en de controle over de uitvoering van onderhavige opdracht wordt toevertrouwd aan de Heer Roger Devriendt, Bestuursdirecteur, wiens gegevens u onder A.2. terug kunt vinden. Niettegenstaande artikel B.160, zal de opdrachtnemer al zijn correspondentie aan hem adresseren evenals al zijn vragen, die uitsluitend in het Frans of Nederlands opgesteld zullen zijn. B.12. Onderaannemers en derden De opdrachtnemer zal onderhavige opdracht niet overdragen. Hij zal de uitvoering ervan zelf begeleiden of hij zal daartoe een afgevaardigde aanstellen die goedgekeurd werd door de leidende ambtenaar. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de handelingen van zijn afgevaardigde. B.14. Prijsherziening Elk jaar in de maand die vooraf gaat aan de jaardag van het afsluiten van de opdracht, zal de opdrachtnemer de aanbestedende overheid op de hoogte kunnen brengen van een jaarlijkse prijsaanpassing van het operationeel beheer, de bijstand en de ondersteuning, volgens de volgende revisieformule: nieuwe prijs

B.61. Conventionele ontbinding Elke partij zal op elk moment de opdracht kunnen ontbinden op voorwaarde dat er een opzeggingstermijn nageleefd wordt. Als de ontbinding uitgaat van de aanbestedende overheid, dan zal de opzeggingstermijn drie maanden bedragen. Als de ontbinding uitgaat van de opdrachtnemer, dan zal de opzeggingstermijn negen maanden bedragen. B.62. Ontbinding omwille van verkeerde uitvoering Als de opdrachtnemer artikelen A.6 en B.149 van onderhavig bijzonder bestek schendt, dan zal de opdracht van rechtswege ontbonden worden. B.149. Prestatiemodaliteiten Pagina 7/34

Er mag geen enkel gehost gegeven gecommuniceerd worden aan een derde zonder voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de leidende ambtenaar. Op dezelfde manier mag er geen enkele wijziging in de functionaliteiten van de omgeving aangebracht worden zonder voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de leidende ambtenaar. De opdrachtnemer zal de termijnen voor het in productie nemen waartoe hij zich in zijn offerte verbonden heeft naleven, ten laatste binnen een termijn van twee maanden te rekenen vanaf de dag na het afsluiten van de opdracht. B.150. Controle van de diensten De opdrachtnemer zal aan zijn aanvraag tot technische oplevering van de omgeving voor elektronische post het volgende toevoegen: - de documentatie die beoogd wordt in onderhavig bijzonder bestek; - de lijst met de uitgevoerde testen om de omgeving te bekrachtigen (testen inzake toegankelijkheid, prestatie, versturen en ontvangen, ...) en: - de resultaten van deze tests in de vorm van operationele rapporten van de omgeving (cf. § C.7.4.2). De aanbestedende overheid zal over een termijn van zestig dagen beschikken om over te gaan tot de controles en testen die hij opportuun acht. In het geval van non-conformiteit zal de opdrachtnemer de correcties integreren. Nadat hij alle correcties uitgevoerd heeft, zal hij een nieuwe aanvraag tot technische oplevering kunnen indienen waaraan hij opnieuw overtuigende testrapporten zal toevoegen. B.160. Betalingen De opdrachtnemer zal elk kwartaal per post aan de Belgische Senaat Dienst Financiën 1009 Brussel een factuur voor zijn prestaties in twee exemplaren richten, opgesteld in het Frans of het Nederlands. Die zal binnen de dertig kalenderdagen na ontvangst betaald worden.

Pagina 8/34

C.

TECHNISCHE BEPALINGEN ET FUNCTIONELE VEREISTEN

C.1.

Terminologie

C.1.1. Informatica-infrastructuur Een informatica-infrastructuur duidt het geheel aan van de fysieke uitrustingen en de software die nodig is voor het functioneren van een informaticasysteem. C.1.2. Informaticaomgeving Een informaticaomgeving is verbonden met een informaticatoepassing en duidt op het geheel van middelen (hardware en software) waarop de programma's van de toepassing uitgevoerd worden. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen bijvoorbeeld testomgevingen, ontwikkelomgevingen en productieomgevingen. Er kunnen verschillende omgevingen naast elkaar bestaan binnen eenzelfde informatica-infrastructuur. C.1.3. Operationeel Beheer Het operationeel beheer wijst op het geheel van handelingen dat nodig is om de goede werking, de beschikbaarheid en de toegankelijkheid van een informaticaomgeving te garanderen. Het omvat de preventie, het opsporen en het herstellen van storingen, monitoring, het opnieuw opstarten van diensten, het parametriseren en bijstellen van prestaties, ... C.1.4. Exploitatie De exploitatie van een omgeving wijst op het geheel van handelingen dat mogelijk is voor het gebruik van de omgeving voor de doeleinden waarvoor ze voorzien is. Waaronder: - het aanmaken, wijzigen en verwijderen van een mailbox; - het aanmaken, wijzigen en verwijderen van een alias; - het beheer van de toelatingen; - het beheer van de algemene adressenlijst ('GAL'); - ... C.1.5. Ondersteuning De term ondersteuning integreert hier ook de notie 'bijstand' voor de gebruiker. Het duidt op algemene manier op het geheel van diensten geleverd aan de beheerders en aan de gebruikers als er zich een incident voordoet dat zorgt voor een onderbreking of verslechtering van de toegang van de gebruiker tot de mailomgeving. Waaronder onder andere: -

het resetten van vergeten wachtwoorden; het verhelpen van problemen met het formatteren van mails; het verhelpen van problemen met het ontvangen van bijlagen; het verhelpen van problemen met het versturen van mails; ... Pagina 9/34

C.1.6. Mailbox De mailbox (te vergelijken met een traditionele brievenbus) staat voor een afgebakende ruimte, in een mailsysteem, die toegekend wordt aan de gebruiker en waarin zijn e-mails terecht komen. Er worden ook andere functies toegekend aan de mailbox: gebruik van adressenboeken, elektronische agenda's, planning van taken, beheer van spam, ... C.1.7. E-mailadres Een e-mailadres staat voor een genormaliseerde identifier die het mogelijk maakt om een email te versturen via het internet. Een e-mailadres is vaak verbonden aan een mailbox. C.1.8. Alias Een alias is een e-mailadres waaraan een doorstuurfunctie toegekend is. In dat geval is de koppeling aan een mailbox niet nodig. C.1.9. LAN-netwerk Het LAN-netwerk is het privénetwerk van de Senaat. Het omvat servers en gebruikersposten van de administratie. De servers ervan zijn niet toegankelijk via het internet. Ze zijn echter wel toegankelijk via de DMZ-netwerken (zie infra) onder bepaalde voorwaarden en verplichtingen ingevoerd op het niveau van de firewall (van het type Checkpoint Firewall-1) van de Senaat. Elke server van het LAN-netwerk beschikt over een privé IP-adres binnen het bereik van 172.16.0.0/255.255.0.0. Er is geen NAT tijdens netwerkverbindingen tussen LANen DMZ-servers. C.1.10. DMZ-netwerk Het DMZ-netwerk is het netwerk van de Senaat dat de servers bevat die toegankelijk zijn via het internet. Elke server van dat netwerk heeft een openbaar IP-adres binnen het bereik van 193.190.217.0/255.255.255.224. De firewall van de Senaat bepaalt welke toegang er toegekend wordt aan de verschillende servers (TCP- of UDP-poort, IP-adres en IPSfiltering2). Alle gegevens die tussen de LAN- en DMZ-netwerken uitgewisseld worden, komen langs de firewall van de Senaat. C.2.

Inleiding

De Senaat wil zijn verouderde omgeving voor elektronische post vervangen door een oplossing die intern gehost wordt en waarvan het operationeel beheer gedeeltelijk uitbesteed zal worden. Dat maakt het mogelijk: - om te beschikken over nieuwe functionaliteiten die de huidige mailomgevingen aanbieden evenals de ondersteuning van mobiele toestellen en beveiligde toegang vanaf het internet; - om te beschikken over een meer stabiele oplossing en om een betere redundantie te bieden; - om de kwaliteit van het operationeel beheer te verbeteren; C.3. 2

Context

IPS: Intrusion Prevention System

Pagina 10/34

Onderhavig bestek beoogt de levering van de volgende diensten: - de implementatie (installatie, configuratie, parametrisatie, ...) van een omgeving voor elektronische post gebaseerd op het product Microsoft Exchange 2013 op de servers van de Senaat; - het operationeel beheer van die omgeving; - het ter beschikking stellen van een helpdesk die ondersteuning biedt aan de beheerders (advies, expertise) en die hulp biedt aan de gebruikers; De migratie van de huidige 'mail' gegevens naar de nieuwe mailomgeving zal ten laste vallen van de ICT-afdeling van de Senaat. C.4.

Huidige situatie

C.4.1. Opbouw De huidige opbouw van de mailinfrastructuur ziet er als volgt uit:

Pagina 11/34

C.4.2. Serveromgeving Momenteel worden er in de Senaat vier mailservers gebruikt: Pagina 12/34

- een Exchange 5.5 server in het LAN-netwerk voor de personeelsleden van de administratie van de Senaat: - een eerste Postfix server in het DMZ-netwerk voor de 'politieke gebruikers' (Senatoren, politiek medewerkers en leden van politieke groepen); - een tweede Postfix server in het DMZ-netwerk voor het versturen van SMS'en naar een externe leverancier; - een Zimbra server in het DMZ-netwerk voor het kabinet van de ondervoorzitter van de Senaat; Bij wijze van voorbeeld vindt u hieronder de technische eigenschappen van de 'Exchange 5.5' server: Item

Omschrijving Dual 3,06 GHz Intel Core 2 Duo E7600 2GB 1Gbps Raid Software onder Windows 2000 Server 2 x Samsung SATA 130GB 7200RPM

Processor Geheugen Netwerkkaart Redundantie Harde schijf

C.4.3. Omgeving client De gebruikers van de administratie van de Senaat maken verbinding met de Exchange 5.5 server via Outlook 2003 SP2 op Windows XP posten in een NT4 legalisatieomgeving. De andere gebruikers maken verbinding met de twee andere Postfix servers vanaf posten en mailclients die niet onderhouden en beheerd worden door de ICT-dienst van de Senaat. C.4.4. Gebruiksgegevens 3 Aantal pc's Aantal gebruikers Aantal mailboxen Aantal e-mailadressen (inclusief aliassen)

280 336 419 555

Grootte van de mailboxen (varieert in functie van de gebruiker)

Totale grootte van de db (priv.edb op de Exchange 5.5 server) Aantal gearchiveerde bestanden (.pst bestanden op de bestandsserver) Totale grootte van de gearchiveerde bestanden (.pst bestanden op de bestandsserver)

C.4.5. E-mailadressering De Senaat beheert verschillende domeinnamen: - *@senate.be - *@senat.be - *@senaat.be - *@belgoparl.be

3

Gegevens die van januari 2013 dateren

Pagina 13/34

73% < 200 MB 22% van 200 MB tot 1 GB 5% > 1 GB 85 GB 213 29 GB

Elke domeinnaam kan verschillende subdomeinen ontvangen, zoals: - *@polgroups.senate.be - *@democratie.senate.be - ... C.5.

Toekomstige situatie

De beoogde opbouw van de nieuwe mailinfrastructuur kan als volgt voorgesteld worden:

In vergelijking met de situatie die in § C.4.1 voorgesteld werd, zullen de volgende wijzigingen aangebracht worden: Pagina 14/34

- De drie mailservers zullen vervangen worden door een Exchange 2013 oplossing - de server voor het versturen van SMS'en zal daarentegen behouden worden; - de Senaat zal geen hostingservice voor de mailboxen meer aanbieden en ook geen toegang tot de mailomgeving voor politieke gebruikers. De Senatoren zullen nog over officiële e-mailadressen van de Senaat beschikken in de vorm van aliassen. De nieuwe omgeving zal in dat geval zorgen voor het extern doorsturen (SMTP relais) van de berichten naar die e-mailadressen. - de pc's zullen overgezet worden naar Windows 7 (evenals de legalisatieomgeving NT4 naar Active Directory 2012); - de mailclient van de pc's van de administratie zal overgezet worden naar Outlook 2010 SP2; - de webtoegang vanaf het internet wordt gemoderniseerd; - het gebruik van het ActiveSync protocol vanaf het internet voor tablet, smartphone, ... clients is nu mogelijk; - de toegang via POP3 en IMAP4 is beveiligd. C.6.

Functionele en technische vereisten

C.6.1. Implementatie C.6.1.1. VMWARE-omgeving van de Senaat De nieuwe Exchange 2013 (64 bits) omgeving zal op de 'Windows Server 2012 (64 bits)' van de Senaat geïnstalleerd moeten worden. Die servers bestaan uit virtuele machines die in de virtualisatie VMWARE-omgeving van de Senaat aangemaakt werden en die volledig gewijd zullen zijn aan de mailomgeving. De ICT-dienst van de Senaat verzorgt het operationeel beheer van de VMWARE-omgeving niet, enkel de exploitatie ervan. Het is de externe dienstverlener, aangeduid door een openbare opdracht, die hiervoor instaat. Vanaf nu zal elke wijziging aan de configuratie van de VMWARE-omgeving gebeuren in overleg met die dienstverlener. De virtuele machines daarentegen zullen geïnstalleerd en geconfigureerd worden door de ICT-dienst van de Senaat, in overleg met de opdrachtnemer. C.6.1.1.1.

Hardware

De 'host' machines van de VMWARE-omgeving zijn als volgt verdeeld over de netwerken van de Senaat (LAN en DMZ): - Drie 'host' machines in de LAN die in redundante cluster geconfigureerd is; - Twee 'host' machines in de DMZ in niet redundante cluster; - Eén 'host' machine voor het beheer van de volledige omgeving (niet gedetailleerd in het vervolg van het document). De technische eigenschappen van de drie 'host' VMWARE-machines in de LAN zijn de volgende: Servermodel Type processor

Servers van de LAN Dell PowerEdge T620 Intel Xeon E5-2620 2.00GHz, 15M Cache, 7.2GT/s QPI, Turbo, 6C, 95W, DDR3-1333MHz

Pagina 15/34

2 6 64 GB RDIMM, 1333 MHz, Low Volt, Dual Rank Broadcom 5719 1GB Network Adapter

Aantal processors Aantal kernen processor Grootte van het geheugen NIC-model

En voor de twee 'host' machines van de DMZ: Servermodel Type processor Aantal processors Aantal kernen processor Grootte van het geheugen NIC-model

Servers van de DMZ Dell PowerEdge R420 Intel Xeon E5-2420 1.90GHz, 7.2GT/s QPI, Turbo, 6 Cores, 95W 2 6 48 GB RDIMM, 1333 MHz, Low Volt, Dual Rank Broadcom 5719 DP 1Gb Network Adapter Broadcom 5720 DP 1Gb Network Interface Card

Met het oog de evaluatie en op basis van de hierboven vermelde informatie, zal de inschrijver in zijn offerte het detail geven over de manier waarop zijn Exchange oplossing zich zo goed mogelijk zal kunnen integreren in die werkelijke VMWARE-infrastructuur (aantal virtuele machines, eventueel aanvullend voorgestelde hardware, gebruikte CPU's, toegekend geheugen, ...). C.6.1.1.2.

Opslag

Dit zijn de opslageigenschappen van de 'host' machines: - voor de servers in de LAN: Servermodel Raid controller Type harde schijf Aantal harde schijven RAID niveau Grootte van de harde schijf

LAN Dell PowerEdge T620 PERC H710p Integrated RAID Controller, 1GB NV Cache SAS 29 RAID 6 300 GB 15K

- en die van de DMZ: Servermodel Raid controller Type harde schijf Aantal harde schijven RAID niveau Grootte van de harde schijf

DMZ Dell PowerEdge R420 PERC H710 Integrated RAID Controller, 512MB NV Cache SAS 4x SAS RAID 10 1,2 TB 10K

De harde schijven van de drie host machines in de LAN vormen een VSA Datastore Cluster die samengesteld wordt uit 3 VSA's van elk 3,9 TB (versie van de VSphere Storage Applicance: 5.1.3.0).

Pagina 16/34

De harde schijven van de twee host machines in de DMZ vormen 3 paar LUN's van respectievelijk 10 GB (LUN101), 1 TB (LUN201) en 1,3 TB (LUN202).

Met het oog op de evaluatie en op basis van de hierboven vermelde informatie, zal de inschrijver in zijn offerte een detail geven over de manier waarop zijn Exchange oplossing Pagina 17/34

zich zo goed mogelijk zal kunnen integreren in die opslagomgeving (toegekende ruimte, eventueel voorgestelde aanvullende hardware, ...). C.6.1.1.3.

Redundantie

De 'host' servers van de DMZ en van de LAN worden fysiek verdeeld over twee technische lokalen die onderling gekoppeld zijn op het niveau van het netwerk (5 Gbps). De redundantie wordt op een andere manier geïmplementeerd in functie van het soort netwerk: - op functioneel niveau in het DMZ-netwerk (vb. clustering op Linux niveau, met de nodes die verdeeld zijn over de verschillende 'host' servers). - op 'VMWARE'-niveau in het LAN-netwerk; De redundantiefunctionaliteiten van VMWARE (HA en DRS) werden als volgt geïmplementeerd binnen de Senaat: VMWARE HA VMWARE DRS VMWARE versie VMWARE licentie VMWARE HA VMWARE DRS VMWARE versie VMWARE licentie C.6.1.1.4.

In de 'LAN' cluster geactiveerd niet aanwezig ESXi 5.1.0 build 1065491 VMWare Essentiels Plus In de 'DMZ' cluster niet aanwezig niet aanwezig ESXi 5.1.0 build 1065491 VMWare Essentiels

Functionele opbouw

De inschrijver zal een offerte voorleggen die de volgende vereisten zal naleven: - redundantie op het niveau van database om een mogelijke aantasting van de gegevens te vermijden (bijvoorbeeld door het gebruik van een DAG in het LAN-netwerk); - functionele redundantie op het niveau van de DMZ (bijvoorbeeld door het gebruik van twee CAS-servers); De inschrijver zal ook rekening houden met de volgende elementen: - het gebruik door de Senaat van een DNS-server die in Round Robin geconfigureerd is, gekoppeld aan een script voor het updaten van de pool van IP-adressen voor de load balancing; - de beperking van het verkeer via de firewall van de Senaat wetende dat de uitwisselingen tussen de LAN- en DMZ-netwerken verplicht langs die firewall passeren. Het volgende schema toont een voorbeeld van de implementatie van de oplossing:

Pagina 18/34

In dit voorbeeld krijgen de twee Mailbox servers van de LAN de CAS-rol. De clients van de LAN worden door de CAS-servers gelegaliseerd terwijl de externe clients door de CASservers van de DMZ gelegaliseerd worden. Het legalisatieverkeer blijft dus binnen het LANnetwerk zonder langs de firewall te komen. Met het oog op de evaluatie van de offerte en op basis van deze informatie, zal de inschrijver een opbouw voorstellen die de opgelegde beperkingen zal naleven maar die mag afwijken van de opbouw die in het voorbeeld voorgesteld wordt.

Pagina 19/34

Hij zal in zijn offerte ook de manier moeten preciseren waarop hij die redundantie zal implementeren in de VMWARE-omgeving (verdeling over de hosts in de LAN, verdeling tussen VSA, verdeling over de technische lokalen, ...). Hier een voorbeeld:

C.6.1.1.5.

Back-up en herstel

De Senaat gebruikt reeds het product 'VEEAM Backup & Replication Entreprise Edition v.7.0' voor de back-up en het herstel van gebruikersbestanden in de VMWARE-omgeving. Pagina 20/34

Aangezien dat product het ook mogelijk maakt om een back-up te maken en te zorgen voor het herstel van de elementen van de Exchange databases, zal de inschrijver in zijn offerte geen oplossing moeten voorstellen voor back-up en herstel. De verschillende taken voor back-up en herstel zullen geconfigureerd en geïmplementeerd worden door de externe dienstverlener vermeld in § C.6.1.1, in samenspraak met de opdrachtnemer en onder de verantwoordelijkheid van de ICT-dienst van de Senaat. C.6.1.2. Opwaardering De Senaat wil zich baseren op een totale omvang van de 'Exchange' database van 200 GB en wil gebruiksquota vastleggen in functie van de werkelijke behoeften. De andere gegevens voor opwaardering werden beschreven in § C.4.3. In het licht van de huidige hervorming van de Senaat die een drastische daling van de parlementaire activiteiten en van de personeelsleden met zich zal mee brengen, kunnen de vermelde volumes gezien worden als een maximum. De ICT-dienst van de Senaat schat dat de VMWARE-omgeving over voldoende reservecapaciteit beschikt op het niveau van CPU, RAM, opslag en netwerkbandbreedte om de beoogde oplossing te kunnen hosten. C.6.1.3. Antimalware en antispam Om het gebruik van mail binnen de Senaat op een efficiënte manier te beschermen, werden er op vier niveaus beschermings- en filteroplossingen geïmplementeerd:

Pagina 21/34

Het exploitatiesysteem evenals de Exchange omgeving zullen beschermd worden door het antimalware product van de Senaat (momenteel Kaspersky Endpoint Security 10 en Kaspersky Security 8.0 MP2 for Microsof Exchange Server). De inschrijver moet geen antispam en antimalware oplossing voorzien in zijn oplossing. C.6.1.4. Bijzondere vereisten De voorgestelde oplossing moet aan de volgende vereisten beantwoorden: - het gebruik van 'Public Folders'; - de mogelijkheid om eventueel de Exchange omgeving te integreren met 'Microsoft Lync 2013'. In dat geval zal de inschrijver in twee aparte offertes voorzien. Pagina 22/34

Alle functionaliteiten die door de inschrijver in zijn offerte voorgesteld worden, zullen beschikbaar blijven tijdens de volledige duur van het contract. C.6.1.5. Licenties De inschrijver zal in zijn offerte informatie moeten geven over alle details van de licenties die nodig zijn voor het uitvoeren van onderhavige opdracht, inclusief de volgende elementen: - het aantal licenties; - hun exacte omschrijving (vb.: 'ExchgStdCAL 2013 SNGL MVL DvcCAL'); - hun type en versie (vb.: CAL, Standard of Enterprise, ...); - hun Microsoft volgnummer (vb.: '381-04354'). De licenties zullen betrekking hebben op de volgende elementen: - Het exploitatiesysteem Windows Server 2012; - het 'server' gedeelte van de software Exchange Server 2013; - het 'client' gedeelte van de software Exchange Server 2013 (CAL); De Senaat heeft de volgende licenties al in zijn bezit: - de CAL Windows Server 2012 licenties; - de Outlook 2010 licenties (inbegrepen in het Microsoft Office 2010 Standard package). De installatie- en gebruikstaal van de exploitatiesystemen en de Exchange software is Engels (VS). Met het oog op de beoordeling, zal de inschrijver als optie een prijs moeten voorstellen voor die licenties. De Senaat behoudt zich het recht voor om desnoods op een ander distributiekanaal (de FOR-CMS) beroep te doen om ze aan te schaffen. C.6.1.6.

Inbedrijfstelling

C.6.1.6.1.

Configuratie

De 'as built' configuratie zal integraal gedocumenteerd worden (op functioneel- en op implementatieniveau) eens de omgeving in bedrijf gesteld wordt en die documentatie zal in elektronische vorm (formaat OpenXML, ODF, HTML of PDF) overhandigd worden aan de aanbestedende overheid. Met het oog op de beoordeling van de offerte, zal de inschrijver in een 'as built' configuratievoorbeeld voorzien dat voor gelijkaardige installaties uitgevoerd werd. Met het oog op de beoordeling van de offerte, zal de inschrijver ook vermelden of er speciale configuraties - die afwijken van de standaardinstellingen - nodig zijn om toegang te krijgen tot de gebruikte omgeving vanaf: - Outlook 2010 SP2 en Mozilla Thunderbird mailclients (laatste versie); - ingebouwde mailclients (onder iOS, Android en Windows phone, laatste versies); - webbrowsers (Internet Explorer, Firefox en Google Chrome laatste versies);

Pagina 23/34

C.6.1.6.2.

Installatie

De opdrachtnemer zal, na de installatie, in een volledige beschrijving van de uitgevoerde installatie voorzien, inclusief de volgende elementen: - de installatieprocedures voor Exchange en de configuratie; - de wijzigingen aangebracht aan de Active Directory van de Senaat; - alle bijzondere configuraties vermeld in punt C.6.1.6.1. Met het oog op de beoordeling van de offerte zal hij ten minste één voorbeeld aanleveren van werktekeningen die uitgevoerd werden voor gelijkaardige installaties (Exchange 2010 of Exchange 2013 in een VMWARE-omgeving met virtuele VSA-opslag).

C.6.2. Operationeel Beheer Het operationeel beheer beoogt alle taken die nodig zijn voor een goede werking gedurende de volledige duur van het contract van de Exchange omgeving. In die zin vult ze de ondersteunings- en onderhoudsaspecten aan die in § C.6.3. gevraagd worden. C.6.2.1.

Verantwoordelijkheden

Elke interventie van de opdrachtnemer die invloed kan hebben op de werking of de responstijden van de Exchange omgeving, kan enkel gebeuren in overleg met de ICT-dienst van de Senaat. C.6.2.2.

Omschrijving

C.6.2.2.1.

Taken en verwachte activiteiten van de opdrachtnemer

De verwachte activiteiten op het niveau van operationeel beheer worden hieronder vermeld. Het gaat om alle handelingen met het oog op het garanderen van de goede werking van de omgeving, de integriteit van de gegevens, de preventie en het verhelpen van storingen, ...: - monitoring; - diagnostiek van problemen; - updaten van de software (patches en upgrade); - het correctief onderhoud (correcties van de 'bugs' die de goede werking van de oplossing kunnen aantasten); - de aanbevelingen en suggesties met betrekking tot de parametrisatie en de instellingen van de prestaties (CPU's, RAM, netwerkbandbreedte, schijfruimte) in overleg met de Senaat; - het importeren en exporteren van configuraties met het oog op herstel in het geval van een disaster/recovery scenario; - ... Met het oog op de beoordeling van de offerte, zal de inschrijver de lijst met taken en activiteiten aanreiken die hij wil garanderen in het kader van het operationeel beheer van de omgeving.

Pagina 24/34

C.6.2.2.2.

Taken en activiteiten ten laste van de ICT-dienst van de Senaat

De Senaat staat, via zijn ICT-dienst, in voor de exploitatie van de Exchange omgeving en neemt met name de volgende taken voor zijn rekening: - het beheer van de mailboxen en beheer van hun inhoud (berichten, contacten, agenda's en taken); - het beheer van de e-mailadressen en aliassen; - het beheer van de toelatingen; - het beheer van de public folders; - het beheer van de persoonlijke distributielijsten en van de 'GAL'; - het beheer van de quota; - de configuratie van de Outlook client; - het beheer van de gedetecteerde spam en malware; - de back-up en het herstel van de inhoud van mailboxen; - ... C.6.2.2.3.

Interventies

Elke interventie op welk niveau dan ook, zal samen met de ICT-dienst van de Senaat gecoördineerd worden, zodat de impact op de beschikbaarheid van de mailservice tot een minimum beperkt blijft. Omwille van dezelfde reden, zullen de voorziene interventies eerst uitgevoerd worden op testomgevingen die overeengekomen zullen worden. Elke interventie zal gedocumenteerd worden en beschikbaar zijn zoals beschreven in paragraaf §C.6.2.2.4. Elke interventie die wijzigingen aanbrengt aan de omgeving, de opbouw ervan of de configuratie ervan zal namens de opdrachtnemer een update van de 'as built' documentatie zoals beschreven in § C.6.1.6.1 en §C.7.2. met zich mee brengen. C.6.2.2.4.

Communicatie met de ICT-dienst van de Senaat

De opdrachtnemer zal ten minste tijdens de kantooruren telefonisch te bereiken zijn voor interventieaanvragen. Voor elk van die aanvragen, zal de opdrachtnemer overgaan tot het coderen van de aanvraag in het 'portaal' dat hieronder beschreven wordt. De opdrachtnemer zal eveneens in een 'portaal' voorzien dat toegankelijk is via een beveiligde web interface waarmee: - de communicatie van interventieaanvragen (registratie van de aanvrager, datum en uur en spoedniveau van de aanvraag); - de opvolging van de interventies (ondernomen acties, uitgevoerde aanvragen, ...); - het raadplegen van de historiek van de aanvragen, met detail (inclusief de interventierapporten die hoger vermeld worden); - het hosten van alle documentatie die relevant is voor de opdracht: o bestek; o licenties; o offertes en mogelijke bijlagen; o PV's van de vergaderingen; o elektronische facturen en historiek; o gegevens van de contactpersonen; o ... Pagina 25/34

Alle interventies op eigen initiatief van de opdrachtnemer zullen ook opgetekend worden in het 'portaal', zodanig dat de volledige historiek van het operationeel beheer daar opgetekend staat. Elke interventie zal gedocumenteerd worden door de opdrachtnemer. Het interventierapport zal het volgende vermelden: - naam van de technicus; - het type interventie; - de aard van de storing; - de vermoedelijke oorzaak van de storing; - de oplossing; - de oplossingstermijn. Op het einde van het contract zal er een extract van de volledige gegevens van het portaal (in een leesbaar tekstformaat) overhandigd worden aan de Senaat en dat ten laatste één week na het aflopen van het contract. De opdrachtnemer zal aan de leidende ambtenaar een rapport overhandigen over alle kritieke en grote onderbrekingen van de mailservice (cf. § C.6.2.4). Elke interventie die wijzigingen aanbrengt aan de omgeving, de opbouw ervan of de configuratie ervan zal namens de opdrachtnemer een update van de documentatie zoals beschreven in paragraaf §C.7.4. met zich mee brengen. C.6.2.3.

Toegang tot de infrastructuur van de Senaat

C.6.2.3.1.

Toegang tot de 'datacenters' van de Senaat

Tijdens de normale kantooruren van de Senaat (zie § C.7.1) zal er toegang tot de 'datacenters' van de Senaat verleend worden, in aanwezigheid van het personeel van de ICT-dienst van de Senaat. Toegang tijdens de sluitingsdagen of buiten de kantooruren zal mogelijk zijn in geval van nood, overmacht of om een onderbreking van de mailservices te vermijden. C.6.2.3.2.

Toegang van op afstand

De diensten voor operationeel beheer zullen van op afstand uitgevoerd moeten kunnen worden ('remote access'), de toegang tot de 'consoles' gebeurt dus bijvoorkeur via de 'VPN' omgeving van de Senaat (Checkpoint VPN via SSL Network Extender). Elke andere VPNoplossing die in de offerte voorgesteld wordt, zal gebeuren op kosten van de inschrijver, het in gebruik nemen en het beheer ervan gebeurt in samenwerking met de ICT-dienst van de Senaat. C.6.2.4. Diensten en 'SLA' Met het oog op de beoordeling van de offerte en voor de volgende graad van ernst van een storing, zal de inschrijver de oplossingstermijnen ('SLA's') aangeven die hij kan garanderen evenals de boetes waarin hij voorziet in het geval dat die termijnen niet nageleefd worden: Graad van ernst Kritiek

Omschrijving Ernstige storing of interventie die betrekking heeft op een aanzienlijk aantal gebruikers. Volledige onderbreking van de werking van de mailservice. Pagina 26/34

Belangrijk

Matig Gering

Storing of interventie die de werking van de mailservice aanzienlijk verstoort. De systemen zijn operationeel maar met belangrijke beperkingen wat de beschikbare functionaliteiten betreft. Storing of interventie die slechts een klein aantal gebruikers treft zonder de beperking van de functionaliteiten die essentieel zijn voor de mailservice. Storing of interventie zonder gevolgen voor de productiviteit. Er is een tijdelijke oplossing.

Hij zal, met het oog op de beoordeling van de offerte, ook het volgende vermelden: – de clausules en beperkingen van het contract; – het beschikbaarheidsniveau dat hij garandeert voor de Exchange omgeving (buiten updates, upgrades en andere voorziene downtimes die overeengekomen werden met de ICT-dienst van de Senaat); – de methodologieën, kwaliteitsnormen en 'goede praktijken' waarop de inschrijver zich baseert om het operationeel beheer te garanderen. C.6.2.5.

Rapporten en bijeenkomsten

De opdrachtnemer zal elk kwartaal een balans voorleggen over het functioneren en het beheer van de omgeving waarin bijvoorbeeld het volgende aangegeven wordt: – het niveau van het naleven van de 'SLA's'; – de onderbrekingsproblemen die zich in de afgelopen periode hebben voorgedaan; – de voorziene interventies voor de komende periode; – ... De inschrijver zal in zijn offerte het type van rapport beschrijven dat hij zal opmaken en hij zal, bij wijze van evaluatie, een voorbeeldrapport (proces-verbaal van bijeenkomst) aanleveren. Bovendien zullen zowel de opdrachtnemer als de Senaat een bijeenkomst kunnen aanvragen indien zij de volgende maximumtermijnen (Dmax) naleven in functie van de ernst van de besproken elementen: – kritiek: 2 dagen; – belangrijk: 3 dagen; – matig: 5 dagen; – gering: 10 dagen.

C.6.3. Bijstand en ondersteuning C.6.3.1. Helpdesk De opdrachtnemer zal moeten garanderen dat hij de verwerking en het beheer van de telefonische oproepen en aanvragen tot ondersteuning en bijstand op zich zal nemen. De helpdesk van de Senaat zal echter het eerste contactpunt zijn voor de ondersteunings- en bijstandsaanvragen van de gebruikers. Deze zullen enkel overgedragen worden aan de dienstverlener als dat absoluut noodzakelijk is. De helpdesk van de Senaat zal daarbij vermelden welke prioriteitsgraad hieraan toegekend moet worden. Pagina 27/34

Met het oog op de beoordeling, zal de inschrijver in zijn offerte de volgende elementen detailleren: - de hulpmiddelen die hij ter beschikking zal stellen van de Senaat en van de gebruikers voor het oplossen van de voorgevallen problemen (kennisdatabase, gebruikersforum, ...) ; - de hulpmiddelen voor het uitvoeren van de opvolging van de incidenten (webportals, ...) ; - de communicatiemiddelen met de helpdesk (telefoon, fax, e-mail, ...). De 'helpdesk' van de inschrijver zal tweetalig moeten zijn (Frans - Nederlands). De bijstand aan de gebruiker zal in het Frans of Nederlands moten gebeuren, in functie van de keuze van de gebruiker.

C.6.3.2. Interventie-aanvragen en SLA's Met het oog op de beoordeling, zal de inschrijver in zijn offerte, voor de volgende prioriteitsgraden, de oplossingstermijnen ('SLA's') aangeven die hij kan garanderen evenals de boetes waarin hij voorziet in het geval dat die termijnen niet nageleefd worden: Prioriteitsgraad Kritiek Hoog Normaal Zwak

Omschrijving Aanvraag die onmiddellijk behandeld moet worden Aanvraag die dezelfde dag nog behandeld moet worden Aanvraag die de volgende dag behandeld mag worden Aanvraag die in de komende dagen behandeld mag worden

Hij zal, met het oog op de beoordeling van de offerte, ook het volgende vermelden: - de clausules en beperkingen van het contract; - de methodologieën, kwaliteitsnormen en 'goede praktijken' waarop de inschrijver zich baseert om de interventieaanvragen te garanderen.

C.7.

Andere eisen

C.7.1. Uurroosters De gebruikelijke kantooruren van de Senaat zijn als volgt: - van 9u00 tot 18u30 op dagen met plenaire zitting ; - van 9u00 tot 17u00 tijdens de periode van parlementair verlof 4 ; - van 09u00 tot 17u30 op andere dagen. De Senaat kan echter aan zijn personeel vragen om aanvullende prestaties te leveren, in functie van de planning van de parlementaire activiteiten en dat buiten die kantooruren en zelfs op zaterdag. Met het oog op de beoordeling, zal de inschrijver in zijn offerte het volgende detailleren: – de uren waarop het 'call center' beschikbaar is; 4

Het parlementair verlof loopt van 21 juli tot de tweede dinsdag van oktober.

Pagina 28/34

– onder welke voorwaarden de Senaat een uitzonderlijke beschikbaarheid kan vragen (d.w.z. buiten de normale kantooruren) van zijn personeel in het geval van buitengewone parlementaire activiteit en waarbij de toegang tot de omgeving kritiek zal zijn. C.7.2. Opleidingen De inschrijver zal in zijn offerte twee specifieke opleidingen opnemen: –

een opleiding voor de informatici van de ICT-dienst (3 personen) voor de 'as built' omgeving die de volgende punten zal behandelen: o de opbouw en configuratie van de omgeving (beschrijving van de rollen, 'mail flow', ...); o de configuratie van de 'fail-overs' en 'disaster recovery'; o de diensten en 'SLA's' van het operationeel beheer; o het 'portaal' voor de interventies; o het administratief 'portaal' (bestek, offertes, rapporten, licenties, ...).

–

een 'hands-on' opleiding voor al het technisch personeel van de ICT-dienst (8 personen) die de volgende punten zal behandelen: o de functionaliteiten van de omgeving (OWA, Outlook Web Access, ...); o de fundamentele handelingen voor het beheer en de gebruikte hulpmiddelen; o het gebruik van het interventieportaal en van het administratief portaal;

Met het oog op de beoordeling, zal de inschrijver de geschatte duur van de tweede opleiding aangeven evenals de mogelijke vereiste voorkennis. Elke deelnemer zal een schriftelijke ondersteuning van die twee opleidingen ontvangen. Deze opleidingen zullen plaats vinden in de lokalen van de Senaat. De opleidingen zullen doorgaan enkele dagen (maximaal 1 week) vóór de uitvoering van de tests voor de technische oplevering van de oplossing. Elke wijziging die later aan de omgeving doorgevoerd wordt (vervanging van beheersinterfaces, ...) en die een merkbare invloed heeft op het gebruik zal onverwijld zorgen voor één of meerdere update sessies op de kosten van de opdrachtnemer. Wat de eindgebruikers betreft, zal er een meer algemene opleiding georganiseerd worden door de Senaat via een andere overheidsopdracht, onafhankelijk van onderhavige opdracht. Als hij dat wenst kan de inschrijver aan de ICT-dienst vragen om hem alle informatie daarover te bezorgen. C.7.3. Beheer van de uitvoering van de opdracht C.7.3.1. Agenda Binnen een termijn van veertien kalenderdagen volgend op het bericht van het gunnen van de opdracht, zal de opdrachtnemer aan de leidende ambtenaar een gedetailleerde agenda van de uitvoering van de opdracht bezorgen. Pagina 29/34

Voor elke fase die hij identificeert, zal de opdrachtnemer kort de perimeter en het voorwerp ervan beschrijven. De opdrachtnemer zal de nodige middelen bij de Senaat identificeren om de agenda na te leven, en al zijn werkhypothesen. Die agenda zal gebaseerd zijn op de evaluatie van de vooruitgang die gerealiseerd werd in de uitvoering van de opdracht tijdens elke vergadering, tijdens de uitvoeringsfase. De agenda zal het volgende beschrijven: - alle stappen die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht, tot aan de technische oplevering; - de datums van ingebruikname; - de verwachte interventies van de aanbestedende overheid. Die agenda zal ook rekening houden met de volgende elementen: - de maximale interventietermijnen van de aanbestedende overheid van een week voor elke systeem- of netwerkinterventie; - de parlementaire verloven en de periodes met intensieve parlementaire activiteit. C.7.3.2. Organisatie van de vergaderingen De opdrachtnemer zal, na akkoord, alle betrokken personen bijeenroepen. Die bijeenroeping zal het volgende vastleggen: - datum, uur en plaats van de vergadering; - de lijst met uitgenodigde personen; - de agenda. Voor elke vergadering zal de opdrachtnemer een verslag opstellen dat het volgende bevat: - de lijst met deelnemers (aanwezig, verontschuldigd, afwezig); - de agenda; - de genomen beslissingen; - de problemen die niet opgelost werden; - een tabel met de lopende of geplande acties; - een tabel met de acties die beëindigd werden sinds de vorige vergadering; - indien van toepassing, een tabel die het verbruik van niet forfaitaire middelen in de boeken opneemt; - de bestemmelingen van het verslag; - datum, uur en plaats van de volgende vergadering. Het verslag in het Frans of Nederlands zal ten laatste vijf werkdagen na de datum van de vergadering opgesteld worden. Het zal pas verspreid worden na goedkeuring door de vertegenwoordiger van de Senaat. C.7.3.3. Kwaliteitsgarantie en -controle In zijn agenda voor de uitvoering van de opdracht en zijn verslagen van de activiteiten, zal de opdrachtnemer het volgende aantonen: - de testactiviteiten; - het configuratiebeheer; - het beheer van de problemen of gebreken; Pagina 30/34

- het beheer van de documentatie; - het intern kwaliteitsbeheer; - de uitgevoerde prestatie in vergelijking met de geschatte prestatie voor elke fase van de opdracht. De opdrachtnemer zal overzichten opstellen van de belangrijkste verwachte documenten, namelijk: - het overzicht van de agenda; - het overzicht van de opbouwdocumenten; - het overzicht van de beheers- en gebruikershandleidingen. - het overzicht van de testplannen en van de testrapporten met analyse van de dekking van de tests. C.7.3.4.

Documenten

C.7.3.4.1.

Vorm van de documenten

De opdrachtnemer zal alle documenten op papier en in elektronische vorm in een standaardformaat overhandigen. Op papier, een document in A4-formaat en voor de elektronische vorm, een document in standaardformaat of dat gemakkelijk geopend kan worden (voorbeelden: ODF, RTF, CSV, DOCX, PDF). Als de uitvoering van de opdracht de ontwikkeling van systeem- of toepassingssoftware vereist, of scripts, dan zal de opdrachtnemer de broncode in elektronische vorm overhandigen (zie ook §C.7.3.5 infra). C.7.3.4.2.

Overeenkomsten over de projectdocumenten

Alle documenten van de opdracht zullen de volgende elementen bevatten: - de datum van opstellen; - het paginanummer en het totaal aantal pagina's op elke pagina; - de naam en paraaf van de auteur; - de namen van de bestemmelingen; - de datum van validatie en de naam van de persoon die belast is met de validatie. C.7.3.4.3.

Verwachte documenten

Tijdens de uitvoering van de opdracht zal de opdrachtnemer aan de leidende ambtenaar de volgende documenten overhandigen, in het Frans of Nederlands naargelang de keuze van de opdrachtnemer (behoudens andersluidend advies): - de agenda voor de uitvoering van de opdracht; - de verslagen van de vergaderingen; - de verslagen over de vordering; - alle documenten die vereist worden voor onderhavig bestek; - de mogelijke broncodes (in het Engels). C.7.3.5.

Mogelijke broncodes voor ontwikkeling

Elke nodige specifieke ontwikkeling die door de opdrachtnemer uitgevoerd wordt voor de uitvoering van deze opdracht zal de eigendom zijn van de Senaat.

Pagina 31/34

De opdrachtnemer zal alle elementen van de broncodes volledig documenteren. De stijl en het niveau van documentatie zal uniform zijn doorheen de code. De code zal het volgende omvatten: - alle installatieprocedures en alle configuratiebestanden die volgens de regels gedocumenteerd zijn en; - een referentiesysteem dat de regels omvat voor codering, waarbij de stijlovereenkomsten gedefinieerd worden die noodzakelijk zijn voor het verkrijgen van een eenduidige codeerstijl wat een betere leesbaarheid van de code garandeert. C.7.4. Documentatie en informatie Met het oog op de beoordeling, zal de inschrijver samen met zijn offerte in het volgende voorzien: - een volledige beschrijving van de opbouw van de oplossing die geïmplementeerd zal worden; - de functionele en technische documentatie van de voorgestelde oplossing ('as built' documentatie); - een gedetailleerde uitleg over de manier waarop de voorgestelde oplossing beantwoordt aan de gevraagde functies en eigenschappen; - een lijst met klanten (bij voorkeur uit de openbare sector) waarvoor er gelijkaardige opdrachten uitgevoerd werden; Alle documentatie evenals alle procedures die door de opdrachtnemer voor de Senaat opgesteld werden, moeten up-to-date gehouden worden door er alle nieuwe wijzigingen die aan de omgeving doorgevoerd worden in op te nemen. Ze zullen ook snel beschikbaar moeten zijn voor de Senaat (cf. § C.6.2.2.4). De inschrijver zal in zijn offerte de communicatietermijnen aanduiden die hij wil garanderen. C.7.4.1. Taal Alle documenten voor de gebruikers (procedures, handleidingen, ...) moeten opgesteld zijn in de twee landstalen (Frans - Nederlands). De technische documentatie voor de ICT-dienst van de Senaat moet opgesteld zijn in het Frans, Nederlands of Engels. C.7.4.2. Rapporten Met het oog op de beoordeling van de offerte, zal de inschrijver voorbeelden van rapporten bezorgen, die opgesteld werden bij een andere klant (bij voorkeur uit de openbare sector) in de vorm van documenten (PDF, OpenXML of andere) of screenshots (van de gebruikte interface), en meer in het bijzonder: - een analyserapport van de prestatie (§ C.6.2.2.1.); - een rapport van de onderbreking van de service (§ C.6.2.2.4.); - een verslag van het jaar 2013 voor de beschikbaarheid van de dienst (§ C.6.2.4. Diensten en 'SLA'); - een interventierapport (cf. §C 6.2.2.3.); - een beheersrapport (cf. §C 6.2.5.); Deze rapporten: - zullen de beschrijvingen bevatten van de mogelijke testen en hun resultaten; Pagina 32/34

- zullen relevante elementen aanbrengen over de dekking van de voorgestelde functionaliteiten.

Pagina 33/34

D.

BIJLAGE 1 : MEETSTAAT

Voorwerp

Meetstaat voor het bestek SEN-INFO/2014-001 Prijs BTW exclusief (€)

de totale prijs voor de implementatie en de ingebruikstelling (cf. § C.6.1) de jaarlijkse prijs voor het operationeel beheer, de bijstand en de ondersteuning (cf. § C.6.2) de prijs van de opleidingen (cf. § C.7.2) de prijs van de licenties (cf. § C 6.1.5.)

___________________________

Pagina 34/34

BTW (€)

Prijs BTW inclusief (€)