Ontzorgen van de zorg
HEAD regiobijeenkomst 5 oktober 2011, Capelle aan den IJssel Kim Brand en Margriet Zondervan
Waar gaan we het over hebben? 1. Introductie 2. Rol van de overheid bij vermindering administratieve lasten 3. Overhead bij zorginstellingen toont grote verschillen 4. Instellingen hebben veel zelf in de hand 5. Overhead en de ervaren lasten nemen toe: tijd voor actie 6. De veranderopgave 7. Evean Thuiszorg: hoe hebben wij het aangepakt? 8. Wat kunt u als HEAD/business controller er aan doen?
Ontzorgen van de zorg
2
Introductie, wie zijn wij?
Ontzorgen van de zorg
3
Wat heeft de overheid gedaan om administratieve lasten te verminderen? 2002: Commissie ‘Terugdringing administratieve lasten zorgsector’ (commissie De Beer), oorzaken: • Onvoldoende aansluiting tussen het beleid en de praktijk; • Grote behoefte aan informatie door verschillende partijen in verhouding tot de ervaren relevantie vanuit zorginstellingen; • Sterke belangstelling voor verantwoording en controle, met name controles op rechtmatigheid in plaats van doelmatigheid.
Ontzorgen van de zorg
4
Wat heeft de overheid gedaan om administratieve lasten te verminderen?
2004: Nulmeting administratieve lasten, acties: • Dereguleren (merendeel van de maatregelen): • Schrappen regels van declaratieverkeer tussen financiers en zorginstellingen • Vereenvoudigen receptenverkeer • Schrappen informatieverplichtingen uit Ziekenfondswet • Vereenvoudigen van bouwvoorschriften
Ontzorgen van de zorg
5
Administratieve lasten: containerbegrip Beheerskosten • De uitvoeringskosten gemaakt door beleidsorganen (CIZ, gemeenten, zorgkantoren, zorgverzekeraars, enz.) Overhead personeel • Management, staf en facilitair personeel Tijdsbesteding professionals • Niet-zorg gerelateerde zaken Tijdsbesteding cliënten/patiënten Overhead in instellingen neemt toe; grote verschillen tussen instellingen Ontzorgen van de zorg
6
Instellingen hebben veel zelf in de hand • Gemiddeld wordt in de zorg 38% van de tijd niet besteed aan zorg • De tijdsbesteding van professionals verschilt tussen sectoren, van 31% in de thuiszorg en 46% in de ziekenhuiszorg.
Ontzorgen van de zorg
7
Overhead en de ervaren lasten nemen toen: tijd voor actie • Discrepantie tussen de indruk van een almaar sterk toenemende ervaren last door patiënten en professionals en de objectiveerbare administratieve handelingen. • Mogelijke oorzaken? - Gebrek aan goede informatie over administratieve lasten voor professionals - Professionals hebben weinig zeggenschap in de omvang en aard van de administratieve handelingen - Meer afleggen van verantwoording à Actie om de kloof te dichten!
Ontzorgen van de zorg
8
De veranderopgave...
Ontzorgen van de zorg
9
8 stappen voor succesvolle verandering (John P. Kotter)
Ontzorgen van de zorg
10
Orde van veranderingen 1e orde veranderingen; Aanpassen van wat bestaat • Bijvoorbeeld technische vernieuwing, veranderingen van routines, of verandering van systemen. • De problemen zijn bekend en de oplossingen in grote lijnen ook, er is bekend wat nodig is • Vaak met behulp van de ontwerpstrategie, top down, gestuurd, weinig ruimte voor inbreng, eindresultaat/doel is helder.
2e orde veranderingen Vernieuwen van het bestaande • Verandering van strategie, cultuur, structuur, mensen zijn hierin betrokken • Verandering in samenhang, gefaseerd • Fusie, reorganisatie, herinrichting van werkprocessen • Vaak met behulp van de ontwikkelstrategie, veel participatie, aandacht voor draagvlak. Ontzorgen van de zorg
11
Ontzorgen van de zorg
12
De organisatie als ijsberg Doelen Beleid Structuur Regels, procedures Werkverdeling
Percepties Gevoelens Sociale codes Macht Ongeschreven regels
Ontzorgen van de zorg
13
Aandachtspunten bij verandering • • • • • • •
Communicatie, communicatie en …..communicatie. Bottom-up en Top-down (evenwicht tussen beide). Laaghangend fruit (eenvoud siert) Keep it Stupid and Simple (elke medewerker moet meegaan). Opleiding en training (onderdeel van het veranderproces). Een eigen identiteit (eigen naam geven, trots zijn). Stapsgewijs.
Ontzorgen van de zorg
14
Slimme zorg door inzet social media Verschillen met de traditionele manier: Traditioneel Gezaghebbende rol Vanuit de organisatie Zenden
Social media Interactief Persoonlijk Via netwerk
Ontzorgen van de zorg
15
Slimme zorg door inzet social media Sociale media strategie • Wat willen we bereiken? (samen denken, doen, elkaar ontmoeten, kennis delen, in gesprek gaan) • Wie is of zijn mijn doelgroepen? • Waar bevinden de doelgroepen zich? Zoek ze op! • Hoe wil ik de doelgroepen bereiken? Doe de dingen die erbij passen • Organiseer Community Management en Webcare
Community management tips: • Trek je lange tenen in • Heb geduld, reageer niet meteen • Niet modereren, maar participeren • Wees zichtbaar • Zorg ervoor dat iedereen ruimte krijgt voor inbreng • Verwaarloos je vrienden niet (delegeer) Een community manager is geen politieagent, maar verbindt en stimuleert Ontzorgen van de zorg
16
Evean Thuiszorg: hoe hebben wij het aangepakt?
Ontzorgen van de zorg
17
Enkele kengetallen Evean Thuiszorg 3.500 klanten 550.000 zorguren
specialistisch verpleegkundigen ambulant nachtteam
32 wijkteams 1.000 medewerkers
Ontzorgen van de zorg
18
•
Aanleiding project Maatje Slanker: lage medewerkerstevredenheid
•
Alleen kostenreductie is NIET de oplossing voor spanningsveld tussen afnemende opbrengsten en toenemende kosten
Ontzorgen van de zorg
19
Andere strategie nodig Value Profit Chain Dit model laat zien dat gemotiveerde medewerkers leidt tot betere dienstverlening aan de klanten, en dat leidt tot betere financiële resultaten. Onderzoek toont aan dat het werkt.
Ontzorgen van de zorg
20
20
Ambitie Evean Thuiszorg
Ontzorgen van de zorg
21
21
Welke methodieken zoal mogelijk? •
Lean manufacturering, dit is een methode om bedrijfsprocessen gericht te verbeteren (bekend van Toyota). De methode richt zich op reduceren van verspillingen (klant centraal). Gericht op logistiek.
•
Six Sigma is een methode om processen te verbeteren gericht op productkwaliteit en klanttevredenheid (bekend van General Eelctric). Gericht op kwaliteitsverbetering.
Ontzorgen van de zorg
22
22
Voorbeelden van verspillingen 7 vormen van verspilling in de zorg: • Overproductie (teveel doen): teveel informatie in rapportages • Onnodig wachten op vervoer, kapsalon, taxi, maaltijd, enz. • Onnodige beweging: te lang zoeken naar dossiers, medicijnen, maaltijden • Onnodig transport van linnen, disposables, linnen • Over-processing: iemand helpen met steunkousen die het zelf nog kan • Voorraad (wachtrij): medicijnen, maaltijden, maar ook wachtende clienten • Defecten (MIC): fouten, (bijna) ongevallen met bijv. medicijnen
Ontzorgen van de zorg
23
Hoe heeft Evean het ingezet? Ø Evean heeft bewust gekozen voor een laagdrempelige keuze: medewerker centraal en bottom-up benadering! • • •
Aansluitend op de visie (value profit chain) Geen duur traject met veel externe adviseurs Met de voeten in de modder staan
Ontzorgen van de zorg
24
24
Aan medewerkers gevraagd om ideeën te mailen • • •
Wat zou je graag anders willen om fluitend naar je werk te gaan? Wat zou je graag willen veranderen om blije cliënten te krijgen? Welke verspillingen zou je graag kwijt willen?
Ontzorgen van de zorg
25
25
Enkele thema’s bij Evean Telefonische bereikbaarheid via wijkteams
Sleutels de wijkgebouwen uit om minder reistijd te hebben
Gebruik van laptops voor minder administratieve lasten op kantoor
Papierloze declaratie door planning als uitgangspunt te nemen Digitaal zorgdossier om papierstroom te verkleinen Ontzorgen van de zorg
26
Een demo uit de praktijk… FILMPJE LAPTOPS/COMBIFORMULIER (IN IK&EVEAN BIJEENKOMSTEN GETOOND)
Wat levert het op?
0,5 uur per intake, op jaarbasis ca. € 50k
Ontzorgen van de zorg
27
Ontzorgen van de zorg
28
Ervaringen en tips • Medewerkersparticipatie draagt bij aan succes van implementatie strategie • Medewerkers willen wel, maar willen ook gehoord en geholpen worden • De “regisseur” dient een vrije rol te hebben om van hoog tot laag en van links naar rechts de organisatie door te kunnen • Veel is al ergens anders bedacht, het gaat om het juist toepassen van de technieken/methoden en acceptatie daarvan door de medewerkers • ICT is vaak de sleutel om administratie te versimpelen Ontzorgen van de zorg
29
Wat kan uw rol als HEAD/business controller hierbij zijn?
Ontzorgen van de zorg
30
Zijn we in control?
Ontzorgen van de zorg
31
Wat zit er achter de cijfers?
Ontzorgen van de zorg
32
Blijven we in control?
Ontzorgen van de zorg
33
Hoe verdelen we onze tijd?
Ontzorgen van de zorg
34
Hoe krijgen we inzicht in de cijfers?
Ontzorgen van de zorg
35
Opmaken van de balans..
U kunt als HEAD/business controller de regisseur zijn in het bewaken van deze balans!
Ontzorgen van de zorg
36
Subsidiemogelijkheid Actie E Sociale innovatie, vitale bedrijven, biedt subsidie aan werkgevers die bedrijfsprocessen verbeteren en duurzame inzetbaarheid vergroten om effectiever te werken. Aanvraagcriteria Aan welke eisen moet uw project voldoen om voor subsidie in aanmerking te komen? Onderstaand de criteria op een rij. Uw project richt zich op tenminste één van de volgende thema’s: • Procesverbetering: het binnen de arbeidsorganisatie(s) verbeteren, herschikken en innoveren van bedrijfsprocessen. • Duurzame inzetbaarheid door het stimuleren van regionale en intersectorale arbeidsmobiliteit van werknemers, arbeidstijdenmanagement, het bevorderen van gezond, vitaal en veilig werken, of het bevorderen van zelfredzaamheid op de werkvloer. Uw project bestaat uit het inhuren van een adviseur. Deze adviseur stelt een diagnose of advies op en/of test of implementeert een plan van aanpak. U financiert 25% van de totale projectkosten. Uw project duurt maximaal negen maanden. De subsidie bedraagt standaard € 18.000. Ontzorgen van de zorg
37
Ten slotte.. Vragen?
Reacties?
Wat zijn uw ervaringen?
Info: Margriet Zondervan (
[email protected]) en Kim Brand (
[email protected])
Ontzorgen van de zorg
38
