Onderzoek administratieve lasten personeels- en veiligheidsregistraties bij verffabrikanten

Onderzoek administratieve lasten personeels- en veiligheidsregistraties bij verffabrikanten Actal

Definitief

Onderzoek administratieve lasten personeels- en veiligheidsregistraties bij verffabrikanten Actal

Definitief

Utrecht, 7 april 2003 drs. J.G. van der Tang E.A.E. Dickmann ir. R.J. Kruit

Doc: eindrapportage actal al verffabrikanten definitief 2.1

Inhoudsopgave

1

Samenvatting

3

2 2.1

Inleiding Achtergrond en doelstelling

6 6 7 8

2.2

Projectorganisatie en -afstemming

2.3

Clusteraanpak

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

Onderzoek Projectfasering Raamwerk Pre-onderzoek Nader onderzoek Analyse Consolidatie

9 9 10 12 13 14 14

4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.2 4.2.1 4.2.2 4.3 4.4 4.4.1 4.4.2

Onderzoeksresultaten Huidige administratieve lasten Omvang huidige administratieve lastendruk Overlap in informatiestromen Beleving van administratieve lasten Mogelijkheden voor lastenreductie Bespreking mogelijkheden voor lastenreductie Ordening en prioritering reductiemogelijkheden Doorkijk naar andere doelgroepen Conclusies en aanbevelingen Administratieve lasten Clusteraanpak

15 15 15 17 21 22 22 25 26 27 27 29

Bijlagen I II III IV

Deelnemers project Toeliching PeQunia-model PxQ-sheets administratieve verplichtingen Overzicht mogelijkheden voor lastenreductie

3

1

Samenvatting

Inleiding In 2002 en 2003 vraagt Actal nadrukkelijk de aandacht voor de clusteraanpak, waarmee hij beoogt overlappende gegevensuitvraag en verschillen in begrippen en informatiestromen van verschillende beleidsterreinen in beeld te brengen (te clusteren). Kenmerkend voor deze clusteraanpak is dat niet vanuit één specifiek ministerie wordt gekeken naar de administratieve verplichtingen uit één wet, maar dat vanuit een bepaald cluster en/of een bepaalde doelgroep wordt gekeken naar de administratieve verplichtingen vanuit de wet- en regelgeving van verschillende ministeries. Hierdoor ontstaat inzicht in situaties waarin sprake is van overlap of raakvlakken en biedt deze aanpak daarmee extra kansen voor lastenreductie, die vanuit één specifiek wetgevingsdomein niet naar voren komen. Actal heeft Cap Gemini Ernst & Young (CGE&Y) gevraagd onderzoek te doen naar de (overlap in) administratieve verplichtingen bij verffabrikanten op het terrein van personeels- en veiligheidsregistraties. De centrale doelstelling van het onderzoek administratieve lasten van personeels- en veiligheidsregistraties bij verffabrikanten kan als volgt worden samengevat: 1. Het inventariseren van de verplichte registraties en mogelijke inspecties bij verffabrikanten binnen het cluster “personeel en veiligheid” en het kwantificeren van de huidige administratieve lasten. 2. Het inventariseren van situaties waarin sprake is van overlap en waarbij op initiatief van de bedrijven en de branche reeds intern afstemming heeft plaatsgevonden. Hierbij zal een kwantitatieve inschatting worden gemaakt van de reeds behaalde reductie van administratieve lasten door interne afstemming. 3. Het inventariseren van situaties waarin sprake is van overlap en waarbij geen stroomlijning heeft plaatsgevonden. Hierbij zullen de knelpunten en verbeteringen worden geïdentificeerd en zal een kwantitatieve inschatting worden gemaakt van de nog te behalen reductie van administratieve lasten. 4. Het maken van een kwalitatieve doorkijk naar de toepasbaarheid van voorbeelden van gerealiseerde lastenreductie en de voorstellen voor de te realiseren lastenreductie voor andere doelgroepen. Onderzoek Ten eerste zijn de te hanteren definities en uitgangspunten voor het onderzoek bepaald en zijn de situaties in kaart gebracht, waarbij registraties en inspecties van toepassing kunnen zijn bij verffabrikanten. Dit overzicht vormde de basis voor het praktijkonderzoek bij verffabrikanten en inspecties. Op grond van de analyse van de interviews zijn de administratieve handelingen nader beschreven en is een inschatting gemaakt van de administratieve lasten van personeels- en veiligheidsregistraties bij verffabrikanten. Vervolgens is nader gekeken naar de overlap in administratieve verplichtingen en zijn de mogelijkheden voor administratieve lastenreductie geïdentificeerd. Ten slotte zijn de resultaten teruggekoppeld tijdens een workshop, waarbij de suggesties voor lastenreductie zijn besproken met het bedrijfsleven en de overheid.

4

Onderzoeksresultaten Administratieve lastendruk De administratieve lasten van personeels- en veiligheidsregistraties bij de 65 Nederlandse verffabrikanten bedragen circa PLOMRHQSHUMDDU+LHUYDQKHHIWFLUFDEHWUHNNLQJRSGHLQIRUPDWLHvoorziening over de gevaarseigenschappen en risico’s van gevaarlijke stoffen. De lasten voor verffabrikanten met weinig automatisering, de kleinere bedrijven, bedragen jaarlijks gemiddeld ,- per jaar en voor verffabrikanten met veel automatisering, de grotere bedrijven, gemiddeld SHUMDDU1DDVWGHPDWHYDQ automatisering en omvang van het bedrijf zijn het productenpakket, afzetmarkten en vervoersvormen van belang voor de omvang van de lasten van een verffabrikant. Het onderzoek levert inzicht in de hoogte en de verdeling van de administratieve lasten. Dit is van belang bij de aanpak ervan. Voorts blijkt uit het onderzoek dat over de in verhouding lage administratieve lasten van inspecties ( ,- per jaar, 1 á 2 % van de lasten) veel irritatie bestaat. De negatieve beleving van inspecties is onder meer het gevolg van het toegenomen aantal bezoeken de laatste jaren, de soms tegenstrijdige bevindingen en de discussies hierover met het bevoegd gezag. Naast inspecties worden met name de aanvullende nationale bepalingen op Europese regelgeving als ergerlijk en belastend ervaren, vooral in verband met de export. Gerealiseerde lastenreductie De overlappende administratieve verplichtingen, met betrekking tot de registratie van gevaarlijke stoffen en noodprocedures, zijn binnen bedrijven veelal zo ingericht dat dubbele handelingen worden voorkomen. Door geïntegreerde systemen worden gegevens één maal ingevoerd en voorziet de output in de gegevensuitvraag van verschillende departementen. De omvang van de hierdoor gerealiseerde vermindering van administratieve lasten is op basis van in het verleden uitgevoerde departementale nulmetingen niet eenduidig te kwantificeren, omdat de nulmetingen voor dit doel te weinig gedetailleerd en te divers zijn. Vanuit de Europese en Nederlandse brancheorganisaties van verffabrikanten wordt de vertaalslag gemaakt van de veranderingen in de Europese en nationale wetgeving naar de gevolgen voor de branche. Door de publicaties, gidsen en standaard veiligheidsinformatiebladen worden de administratieve lasten hierbij aanzienlijk gereduceerd. Geschat is dat de totale administratieve lasten zonder de inspanningen van de branche minimaal twee maal twee hoger zouden zijn. De kleinere verffabrikantten zouden in dat geval de vele wetswijzigingen onmogelijk bij kunnen houden. De verfbranchevereniging kan hiermee een voorbeeld vormen voor andere brancheverenigingen. Mogelijkheden voor lastenreductie Overlappende administratieve verplichtingen voor classificatie en etikettering van gevaarlijke stoffen en met betrekking tot verschillende inspecties leiden bij bedrijven tot dubbele handelingen. Ten aanzien van de mogelijkheden voor lastenreductie is uit het onderzoek naar voren gekomen dat op internationaal niveau de grootste kansen liggen. Door de harmonisatie van wetgeving op het gebied van de classificatie en etikettering van gevaarlijke stoffen kan een aanzienlijke besparing worden bereikt. De mate waarin de lastendruk van verffabrikanten zal worden verminderd is afhankelijk van de uitkomst van de huidige internationale onderhandelingen en de nationale implementatie. Door de branche is hierbij aangegeven dat nieuwe Europese wetgeving met betrekking tot risico’s van stoffen tot een toename van lasten zal leiden. Ondanks het feit dat de meeste administratieve lasten voortvloeien uit Europese wet- en regelgeving zijn uit het onderzoek verschillende voorstellen voor lastenreductie door de rijksoverheid naar voren gekomen. Daarnaast lijkt een aantal verbetervoorstellen voor de branche en individuele bedrijven haalbaar en wenselijk. De belangrijkste mogelijkheden voor lastenreductie zijn samengevat in de onderstaande tabel.

5

Samenvatting

Administratieve handelingen

verbetervoorstellen

Bedrijven weinig automatisering Gevaarlijke stoffen

Verminderen kosten door inzicht in lasten

Externe kosten: investering in geautomatiseerde systemen

Risico-inventarisatie en -evaluatie Proportioneel meten

Interne kosten: tijd begeleiden meting Externe kosten: blootstellingsmetingen

Inspecties Afstemmen inspecties

potentiële reductie

Bedrijven veel Bedrijven weinig automatisering automatisering

gem. lasten per jaar

Interne kosten: tijd voor opstellen en bijhouden van: Clusteren wijzigingen wet- en - Registratie gevaarlijke stoffen; - Etikettering; regelgeving - Vervoersdocumenten; Verhogen efficiency door - Veiligheidsinformatiebladen automatisering Harmoniseren wet- en regelgeving (GHS)

35.900

Bedrijven veel automatisering

gem. lasten per jaar

58.953

18.000 2.000

Aanname: 50% reductie bij volledige implementatie.

30.000 Aandachtspunt: lasten door nieuwe wetgeving.

Aanname: tijdsbesparing kennisname (1 á 2 weken).

4.000 Aandachtspunt: afstemming implementatie in EU.

Aanname: netto-besparing automatisering (1 week). n.v.t. Aandachtspunt: situatie en investeringskosten.

2.000 0

29.000

gem. lasten per jaar

5.025

925

n.v.t.

Aanname: 10% reductie bij inzicht in prijs / kwaliteit.

3.000 Aandachtspunt: medewerking bedrijven.

gem. lasten per meting

7.970

gem. lasten per jaar Interne kosten: tijd voor het begeleiden van inspecties

Uitgangspunten

Administratieve lasten huidige situatie

2.500

Aanname: afname meetfrequentie soms mogelijk.

5.000 Aandachtspunt: huidige contract arbodienst.

gem. lasten per inspectie

1.100

250

Aanname: afname overlap inspecties mogelijk.

250 Aandachtspunt: beleving lasten.

Doorkijk naar andere doelgroepen Bijna alle suggesties voor vermindering van administratieve lasten zijn voor meerdere doelgroepen toepasbaar dan enkel de verffabrikanten. De suggesties met betrekking tot gevaarlijke stoffen zijn ook relevant voor de chemische industrie, de tussenhandel, transporteurs en gebruikers van gevaarlijke stoffen. Daarnaast zijn de suggesties voor betere afstemming bij inspecties en efficiëntere werkwijzen binnen bedrijven van toepassing op een groot deel van het bedrijfsleven. Het besparingspotentieel van de bovengenoemde verbetervoorstellen is daarmee dus veel groter dan alleen voor de onderzochte branche. Clusteraanpak Door het benaderen van administratieve lasten vanuit een bepaalde branche, in plaats vanuit een specifiek wetgevingsdomein, wordt inzicht verkregen in de samenhang tussen de diverse verplichtingen die worden opgelegd door de verschillende overheidsinstanties. Deze aanpak brengt nieuwe dan wel aanvullende inzichten met zich mee ten opzichte van de benadering vanuit één ministerie: – Interdepartementale mogelijkheden voor lastenreductie vanuit de overheid; – Inzicht in mogelijkheden voor lastenreductie vanuit de branche; – Voorbeelden van lastenreductie vanuit de bedrijven zelf. Aanbevelingen De aanbevelingen die volgen uit het onderhavige onderzoek naar de administratieve lasten van personeelsen veiligheidsregistraties van verffabrikanten kunnen als volgt worden samengevat: – Het stimuleren van de ontwikkeling van een mondiaal geharmoniseerd systeem van de classificatie en etikettering van gevaarlijke stoffen. Hierbij is nader onderzoek gewenst naar de aard en omvang van de mogelijke lastenreductie die door internationale harmonisatie kan worden gerealiseerd; – Het afbakenen en afstemmen van de inspecties die vanuit de verschillende invalshoeken worden uitgevoerd met betrekking tot classificatie, gevaarsaanduiding en veiligheidsinformatiebladen; – Bij implementatie van internationale wet- en regelgeving wordt aanbevolen nationale uitzonderingen te beperken en de wijzigingen per periode te clusteren; – Het ondersteunen van met name de kleinere verffabrikanten bij het gebruik van automatisering als instrument om administratieve lasten te reduceren; – Het door middel van de clusteraanpak onderzoeken van administratieve lasten per branche om hiermee bewustwording te vergroten en aanvullende mogelijkheden voor lastenreductie te inventariseren. Daarnaast verdient het voor het bedrijfsleven aanbeveling de mogelijkheden te onderzoeken om lasten te reduceren door het delen van “best practices” en door het intern coördineren van verplichtingen met betrekking tot gevaarlijke stoffen.

6

2

2.1

Inleiding

Achtergrond en doelstelling

In november 1998 is door het kabinet de Commissie Administratieve Lasten (CAL) in het leven geroepen. Haar eindrapport heeft in november 1999 geleid tot grotere aandacht voor administratieve lasten en tot de instelling van een onafhankelijk orgaan voor de toetsing van administratieve lasten: het Adviescollege toetsing administratieve lasten (Actal). Actal streeft ernaar een cultuuromslag teweeg te brengen in het denken en doen van de wet- en regelgevers om reductie van administratieve lasten voor het Nederlandse bedrijfsleven te bevorderen. Hiertoe voert Actal een formele toets van de administratieve lasten van voorgenomen wet- en regelgeving uit en denkt mee met de wet- en regelgevers tijdens de voorbereiding van wet- en regelgeving. In 2002 en 2003 vraagt Actal nadrukkelijk de aandacht voor de clusteraanpak, waarmee hij beoogt overlappende gegevensuitvraag en verschillen in begrippen en informatiestromen van verschillende beleidsterreinen in beeld te brengen (te clusteren). Actal heeft in maart 2002 een inventarisatie laten uitvoeren naar mogelijke interdepartementale reductiemogelijkheden. Het verbetervoorstel “Personeelsen veiligheidsregistraties” is hierbij als kansrijk aangemerkt. Cap Gemini Ernst & Young (CGE&Y) heeft in opdracht van Actal onderzoek gedaan naar “administratieve lasten van personeels- en veiligheidsregistraties bij verffabrikanten”. Actal beoogt met dit onderzoek de departementen een voorbeeld te geven van de mogelijkheden die bestaan om door clusteraanpak de administratieve lastendruk te reduceren. De centrale doelstelling van het onderzoek administratieve lasten van personeels- en veiligheidsregistraties bij verffabrikanten kan als volgt worden samengevat: 1. Het inventariseren van de verplichte registraties en mogelijke inspecties bij verffabrikanten binnen het cluster “personeel en veiligheid” en het kwantificeren van de huidige administratieve lasten. 2. Het inventariseren van situaties waarin sprake is van overlap en waarbij op initiatief van de bedrijven en de branche reeds intern afstemming heeft plaatsgevonden. Hierbij zal een kwantitatieve inschatting worden gemaakt van de reeds behaalde reductie van administratieve lasten door interne afstemming. 3. Het inventariseren van situaties waarin sprake is van overlap en waarbij geen stroomlijning heeft plaatsgevonden. Hierbij zullen de knelpunten en verbeteringen worden geïdentificeerd en zal een kwantitatieve inschatting worden gemaakt van de nog te behalen reductie van administratieve lasten. 4. Het maken van een kwalitatieve doorkijk naar de toepasbaarheid van voorbeelden van gerealiseerde lastenreductie en de voorstellen voor de te realiseren lastenreductie voor andere doelgroepen.

7

2.2

Projectorganisatie en -afstemming

Het onderzoek is uitgevoerd door CGE&Y in nauw overleg met de projectgroep van Actal. De projectorganisatie is weergegeven in figuur 1.

Projectbewaking

Uitvoering en afstemming project

Projectleider Actal

Contractmanager

Projectgroep Actal

Projectleider CGE&Y Projectteam CGE&Y

Figuur 1. Projectorganisatie

In bijlage I zijn de leden van de projectgroep van Actal, het projectteam van CGE&Y en de contractmanager weergegeven. Uitvoering en afstemming project Het project is uitgevoerd door CGE&Y. Hierbij heeft regelmatig, tenminste bij aanvang en afronding van iedere projectfase, afstemming plaatsgevonden met de projectgroep van Actal. De projectgroep heeft toegezien op de uitvoering van het project conform het plan van aanpak en de daarbij horende begroting. Tevens heeft de projectgroep suggesties gedaan ten aanzien van de te onderzoeken situaties. Draagvlak Gezien het feit dat Actal met de resultaten van dit onderzoek beoogt, door middel van enige aansprekende voorbeelden, de verschillende departementen ervan te overtuigen dat als gevolg van de clusteraanpak de administratieve lastendruk kan worden gereduceerd, is het van belang dat draagvlak voor het onderzoek en de resultaten in een vroegtijdig stadium is gecreëerd. Dit heeft als volgt plaatsgevonden: − De branchevereniging Vereniging van Verf- en Drukinktfabrikanten (VVVF) is bij de beginfase van het project betrokken door een oriënterend gesprek over de relevante ontwikkelingen in de branche met betrekking tot wet- en regelgeving en administratieve lasten. Hierbij is ingegaan op de ontwikkelingen in de branche, de initiatieven die reeds zijn genomen om de administratieve lasten te verminderen en reductiemogelijkheden; − Het houden van interviews met representatieve bedrijven en inspecties; − Het houden van een interactieve workshop, een Advanced Development Session (ADS), met vertegenwoordigers van betrokken ministeries, inspecties en het bedrijfsleven.

8

2.3

Clusteraanpak

Verschillende departementen leggen via wet- en regelgeving informatieverplichtingen op aan bedrijven en particulieren. Ieder departement doet dit vanuit een eigen oogpunt. Zij trachten daarmee risico’s te beheersen en te minimaliseren. Voor dit onderzoek zijn in dit verband milieu-, arbeidsomstandigheden- en volksgezondheidsrisico’s van belang. Het wetgevingsproces is zodanig ingericht dat ieder departement verantwoordelijk is voor een afgebakend beleidsterrein en daarvoor wet- en regelgeving treft. Als gevolg van de afbakening van de wetgevingsdomeinen kan het voorkomen dat de verantwoordelijke departementen vanuit verschillende invalshoeken gelijksoortige verplichtingen opleggen aan het bedrijfsleven. De handhaving van wet- en regelgeving is op dezelfde wijze onderverdeeld tussen de verschillende wetgevingsdomeinen. Hierdoor kunnen gelijksoortige en zelfs overlappende informatiestromen ontstaan. De dubbele administratieve lasten worden daarmee bepaald door 1) administratieve verplichtingen uit de diverse wet- en regelgeving, die van toepassing is op 2) bedrijven uit bepaalde doelgroepen en 3) in bepaalde situaties. Bij de clusteraanpak wordt vanuit een specifieke branche nagegaan waar overlap plaatsvindt en welke handelingen elkaar overlappen. Dit is weergegeven in onderstaande figuur.

Wetgeving

Adm. verplichting

AL AL Situatie

Cluster

Bedrijf

Doelgroep

Figuur 2. Invalshoeken voor de reductie van administratieve lasten.

De nulmetingen die vanuit de verschillende ministeries zijn uitgevoerd zijn gericht op het in kaart brengen van de administratieve lasten die volgen uit de wetgeving van het betreffende ministerie. De lasten zijn bepaald na een analyse van de verschillende administratieve verplichtingen in de wet- en regelgeving en praktijkonderzoek binnen de doelgroepen waarop deze verplichtingen van toepassing zijn (in figuur 2 zichtbaar aan de rechterzijde). Kenmerkend voor de clusteraanpak1 is dat niet vanuit één specifiek ministerie wordt gekeken naar de administratieve verplichtingen uit één wet, maar dat vanuit een bepaald cluster en/of een bepaalde doelgroep wordt gekeken naar de administratieve verplichtingen vanuit de wet- en regelgeving van verschillende ministeries. Hierdoor ontstaat inzicht in situaties waarin sprake is van overlap of raakvlakken en biedt deze aanpak daarmee extra kansen voor lastenreductie, die vanuit één specifiek wetgevingsdomein niet naar voren komen. 1

De clusteraanpak is omschreven in het “Advies departementale actieprogramma’s vermindering administratieve lasten 2002” van Actal d.d. 1 juli 2002 (DAP-advies 2002).

9

3

Onderzoek

3.1

Projectfasering

Om de doelstellingen van het project in een beheersbare opzet te realiseren, is het project in vijf fasen verdeeld. Elke fase is afgerond met een concreet en toetsbaar resultaat. Deze tussenresultaten hebben voor Actal gediend als beslispunten om de projectwerkzaamheden tussentijds te evalueren en gericht aan te sturen. Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5

Opstellen raamwerk Uitvoeren pre-onderzoek Uitvoeren nader onderzoek Analyseren onderzoeksgegevens Consolideren onderzoeksresultaten

De onderzoeksmethodiek ten behoeve van het onderzoek administratieve lasten van personeels- en veiligheidsregistraties bij verffabrikanten, waarin verschillende informatiestromen worden vergeleken, is weergegeven in figuur 3. Hierin is tevens de relatie tussen de projectfasen schematisch weergegeven.

Raamwerk

Pre-onderzoek

Nader onderzoek

Definities en uitgangspunten

Analyse

Consolidatie Consolidatie

Kwantificering adm. lasten huidig Inventarisatie adm.handelingen

Reikwijdte onderzoek

Interviews

Kwalitatieve analyse overlap

Afstemmen resultaten

Analyse nulmetingen Inventarisatie situaties

Fase 1 Plan van aanpak

Figuur 3. Overzicht projectfasen

Kwantificering overlap / reductie

Fase 2 Interview verslagen

Fase 3 Tussenrapportage

Fase 4 Concept eindrapport

Fase 5 Eindrapport

10

3.2

Raamwerk

Definities en uitgangspunten Voor de uitvoering van het onderzoek naar mogelijke lastenreductie is aangesloten bij de definities en uitgangspunten, zoals die in de reeds uitgevoerde nulmetingen zijn gebruikt en zoals die zijn gehanteerd in de EZ-notitie “Meten en monitoren”. Kader 1. Uitgangspunten en definities − −

–

−

− −

− −

−

−

−

Administratieve lasten: de kosten om te voldoen aan informatieverplichtingen voortvloeiend uit wet- en regelgeving van de overheid. Het gaat om het verzamelen, bewerken, registreren, bewaren en ter beschikking stellen van informatie. Bedrijfsleven: het onderzoek beperkt zich tot het bedrijfsleven binnen Nederland, waarbij het bedrijfsleven als volgt wordt gedefinieerd: de sector bedrijven conform de definitie van de Nationale Rekeningen van het CBS, dat wil zeggen alle sectoren van de economie met uitzondering van 1) openbaar bestuur en overheidsdiensten 2) verplichte sociale verzekeringen en 3) onderwijs. Overheid: bij het bepalen van de administratieve lasten worden zowel de lasten veroorzaakt door de centrale overheid, als door decentrale overheden, zoals provincies, gemeenten en handhavings- en uitvoeringsinstanties meegerekend. Uiteraard voor zover deze administratieve lasten betrekking hebben op de te onderzoeken wetgeving. Inspecties: in het onderzoek worden de administratieve lasten veroorzaakt door inspecties meegerekend, voor zover die plaatsvinden in het kader van toezicht op de naleving van registratieverplichtingen. Onder toezicht wordt hierbij verstaan: het verzamelen van informatie over de vraag of een handeling of zaak voldoet aan de daaraan gestelde eisen, het zich daarna een oordeel vormen daarover en het eventueel naar aanleiding daarvan interveniëren. (Tweede Kamer, vergaderjaar 2001-2002, 26 956 en 27 575, nr.6, pag.2, zie ook afdeling 5.2 Toezicht op naleving van de Algemene wet bestuursrecht). Standaardkostenmodel: bij het berekenen van de administratieve lasten wordt de werkwijze gebaseerd op de methode die is ontwikkeld in het model administratieve lasten en door het Ministerie van Economische Zaken wordt voorgeschreven bij het uitvoeren van een (nul-)meting van administratieve lasten. Volledige naleving: de kosten van de administratieve lasten zullen worden geraamd op basis van de aanname van volledige naleving van de wetgeving. Dit ondanks het feit dat in de praktijk (een deel van) de wet- en regelgeving door een aantal bedrijven niet zal worden nageleefd. Indien van toepassing zal kwalitatief worden aangegeven dat, als gevolg van niet-volledige naleving, de administratieve lasten zoals deze worden ervaren door het bedrijfsleven lager zijn. Referentiejaar: bij de analyse van interviewresultaten en bestaande nulmetingen en standaardkostenmodellen wordt uitgegaan van het referentiejaar 2002 (1 januari). Indien een model gegevens uit voorgaande jaren bevat, worden de meest recente gegevens gebruikt, waarbij is aangegeven in welk jaar de cijfers zijn bepaald. Alleen de lasten, niet de baten: in het onderzoek worden alleen de administratieve lasten geraamd, mogelijke baten worden in de kwalitatieve analyse buiten beschouwing gelaten. Als gevolg van sommige administratieve handelingen wordt een groter inzicht in de kosten voor bedrijven verkregen, waardoor efficiencyverbeteringen tot stand kunnen komen. Gemengde functies: een aantal bedrijven houdt registraties bij op basis van meer redenen dan alleen de verplichtingen van de onderzochte wet- en regelgeving. In het onderzoek zullen de kosten van dergelijke verplichtingen met gemengde functies in eerste instantie worden toegerekend aan de onderzochte wet- en regelgeving. Hierbij zal echter kwalitatief worden aangegeven welk deel van de registratie ook aan andere doeleinden kan worden toegerekend. Interne afstemming: het zodanig organiseren van een bedrijf of bedrijfstak (en de uit te voeren werkzaamheden) dat eventuele dubbel voorgeschreven administratieve handelingen slechts eenmaal worden uitgevoerd. Vertrouwelijkheid van gegevens: voor bedrijven is het van groot belang dat de bedrijfsgegevens vertrouwelijk worden behandeld. Het anonimiseren van de gespreksverslagen is één van de wijzen waarop hierin wordt voorzien.

11

Reikwijdte van het onderzoek Het onderzoek richt zich op het cluster ”personeels- en veiligheidsregistraties”, onder andere omdat dit onderwerp in het onderzoek “Inventarisatie interdepartementale mogelijkheden voor reductie administratieve lasten” als kansrijk verbetervoorstel is aangemerkt. Tevens is tijdens eerdere administratieve lastenonderzoeken geconstateerd dat binnen dit cluster sprake is van wet- en regelgeving vanuit verschillende invalshoeken. Het onderzoek is gericht op de doelgroep verffabrikanten in Nederland. Er zijn circa 65 ondernemingen in Nederland die zich bezighouden met de productie van verf. Deze bedrijven zijn grotendeels verenigd in de branchevereniging van verf- en drukinktfabrikanten, de VVVF.2 De branche van verffabrikanten is om de volgende redenen geselecteerd voor dit onderzoek: − Verffabrikanten hebben te maken met wet- en regelgeving vanuit verschillende invalshoeken en daarmee verschillende ministeries. In het kader van veiligheid betreft dit met name milieu (VROM), arbeidsomstandigheden (SZW) en productveiligheid (VWS); − Er is al een reductie van administratieve lasten gerealiseerd doordat overlapsituaties met betrekking tot bepaalde registraties door veel bedrijven intern zijn afgestemd en vanuit de branche bedrijven actief worden ondersteund bij het nakomen van verplichtingen, zoals op het gebied van etikettering en veiligheidsinformatiebladen; − Ten slotte zijn er, mede vanuit de branche, nog mogelijkheden gezien om de administratieve lasten verder te reduceren. In het onderhavige onderzoek zijn onderwerpen die niet direct betrekking hebben op personeels- en veiligheidsregistraties, zoals bodem, geluid en de Wm- en Wvo-vergunning, niet meegenomen bij de kwantificering van de administratieve lasten. Indien een van deze onderwerpen gedurende het praktijkonderzoek nadrukkelijk naar voren is gekomen, is dit kwalitatief opgenomen in deze rapportage. Ook administratieve verplichtingen op het sociaal-fiscale vlak maken geen deel uit van het onderzoek. Inventarisatie van situaties Op basis van een eerste analyse van relevante wet- en regelgeving, de uitgevoerde nulmetingen en de kennis en expertise van CGE&Y is een overzicht opgesteld van situaties bij verffabrikanten, waarbij registraties en inspecties van toepassing (kunnen) zijn. Dit overzicht heeft gediend als uitgangspunt voor de gesprekken, waarbij echter ook is gevraagd naar overlap met registraties of inspecties die niet in het overzicht zijn opgenomen. Tijdens de interviews is voor deze situaties nagegaan op welke wijze (deel-)handelingen in de praktijk worden uitgevoerd en of hierbij sprake is van overlap. Wanneer sprake is van overlap, is bekeken of de handelingen eenmalig worden uitgevoerd (intern zijn afgestemd) of vaker worden uitgevoerd. Indien handelingen dubbel worden uitgevoerd, is gekeken naar de mogelijkheden om deze overlap te verminderen.

2

De VVVF heeft ruim 100 leden, onderscheiden naar 90 verfleden en 11 drukinktleden. De meeste verfleden houden zich bezig met de productie van verf (circa 65). De overige verfleden richten zich uitsluitend op handel en distributie.

12

Naast de handeling van het feitelijk registreren van personeels- en veiligheidsgegevens is, conform de definitie van administratieve lasten, ook ingegaan op lasten van het verzamelen, bewerken, registreren, bewaren en ter beschikking stellen van de informatie die geregistreerd dient te worden. Ook de administratieve lasten als gevolg van inspecties, die plaatsvinden in het kader van toezicht op de naleving van de registratieverplichtingen, vallen binnen de scope van het onderzoek. Vanuit de definitie worden de administratieve lasten voor inspecties voornamelijk bepaald door de tijd voor de voorbereiding en begeleiding tijdens een bezoek, inclusief eventuele discussies en bezwaar- en beroepsprocedures naar aanleiding van de bevindingen. Lasten als gevolg van het voldoen aan door inspecties geconstateerde tekortkomingen zijn niet meegerekend, omdat is uitgegaan van 100% naleving.

3.3

Pre-onderzoek

Selectie en categorisering Tijdens het pre-onderzoek is bij zeven verffabrikanten een interview afgenomen. De selectie van bedrijven is gemaakt in overleg met de brancheorganisatie, VVVF, en gebaseerd op de volgende criteria: − De omvang van het bedrijf. De interviews zijn verdeeld over de onderscheiden categorieën klein (<25 medewerkers), middelgroot (25-100 medewerkers) en groot (>100 medewerkers); − De activiteiten van het bedrijf. Er is rekening gehouden met de verschillende producten (protective coatings en decorative coatings) en het gebruik van bepaalde gevaarlijke stoffen die slechts door enkele bedrijven worden gebruikt. Ten aanzien van deze indeling (klein, middelgroot en groot) is gebleken, na de eerste analyse, dat dit niet de meest geschikte indeling is voor de extrapolatie van de administratieve lasten naar de totale branche. Het verschil tussen de bedrijven binnen de onderscheiden categorieën is in een aantal gevallen groter dan de verschillen tussen de categorieën onderling. Een aanvullend interview bij een kleinere verffabrikant en een nadere analyse van de verschillen heeft geleid tot een passender onderscheid, dat meer recht doet aan de aspecten die bepalend zijn voor de omvang van de administratieve lasten van verffabrikanten; namelijk de mate van automatisering. De mate van automatisering is van invloed op de samenstelling van de administratieve lasten, omdat hierbij relatief grotere investeringen worden gedaan in het opzetten en onderhouden van (geïntegreerde) systemen voor onder meer het bijhouden van gevaarlijke stoffen, het maken en beheren van veiligheidsinformatiebladen (VIB’s), etiketten en vervoersdocumenten. Bedrijven die deze zaken “handmatig” bijhouden hebben zeer beperkte externe kosten voor automatisering, maar besteden in verhouding meer tijd aan deze verplichtingen. Bij het maken van een verdeling naar bedrijven, is in overleg met de branche, op basis van bovengenoemd onderscheid een investeringsgrens van circa ,- gehanteerd. Verffabrikanten met meer dan 25 à 50 werknemers hebben veelal een dergelijke investering gedaan, kleinere bedrijven veelal niet. Het in het verdere onderzoek gehanteerde onderscheid is opgenomen in onderstaande tabel.

13

Categorie Weinig automatisering

Investering in automati- Aantal bedrijven sering Minder dan 40.000 euro Circa 35

Veel automatisering

Meer dan 40.000 euro

Circa 303

Omvang bedrijven Klein en middelgroot Middelgroot en groot

Uitvoering van het onderzoek De medewerking aan het onderzoek vanuit de branche en de bedrijven was erg goed. Bij het maken van de afspraken is gebleken dat het verminderen van administratieve lasten die vanuit verschillende oogpunten worden opgelegd (clusteraanpak) een aansprekend onderwerp is. De gesprekken zijn vaak met meerdere personen gevoerd, omdat de diverse handelingen binnen het bedrijf door verschillende medewerkers worden uitgevoerd. Daarnaast is er zowel door de bedrijven, als door de onderzoekers, na afloop van het gesprek aanvullende informatie verzameld om voor alle onderwerpen een inschatting te maken van de administratieve lasten. Doordat voor bepaalde administratieve verplichtingen na afloop van de bezoeken nog geen eenduidig beeld was ontstaan, is deze informatie geverifieerd door nog een vijftal aanvullende telefonische interviews te houden met verffabrikanten. Naast de bedrijven zijn ook inspecties geïnterviewd om inzicht te krijgen in het aantal controles, de gegevensvraag en de onderlinge afstemming tussen de inspecties. Hierbij is ook aandacht besteed aan de mogelijkheden die vanuit deze inspecties worden gezien om de informatiebehoefte te stroomlijnen.

3.4

Nader onderzoek

Bij het opstellen van de vragenlijst is een eerste overzicht opgesteld met onderwerpen en verplichtingen met betrekking tot personeels- en veiligheidsregistraties en inspecties. Lopende het onderzoek is deze verkenning van wet- en regelgeving op basis van de interviews nader uitgewerkt op het niveau van deelhandelingen. De omschrijving van de deelhandelingen is gebaseerd op: − De administratieve verplichtingen uit de wet- en regelgeving; − De wijze waarop hieraan in de praktijk invulling wordt gegeven. Ten behoeve van identificatie en de beschrijving van de handelingen is ook gebruikgemaakt van de reeds uitgevoerde nulmetingen van bijvoorbeeld de milieuwetgeving en de arbeidsomstandighedenwetgeving. Met de ervaring uit de interviews is kritisch gekeken naar de situaties waarin bepaalde administratieve verplichtingen elkaar overlappen en of dit in de nulmetingen leidt tot dubbeltellingen.

3

Tot deze categorie behoren twee bedrijven die bijzonder veel geautomatiseerd hebben en ook zeer groot zijn in termen van omzet en werknemers (meer dan 1000 werknemers, terwijl het derde grootste bedrijf circa 150 werknemers heeft). Deze twee bedrijven zijn daarom niet vergelijkbaar met de overige circa. 28 bedrijven met veel automatisering. De administratieve lasten van deze twee bedrijven zijn derhalve afzonderlijk meegenomen.

14

3.5

Analyse

In onderhavig onderzoek is de huidige administratieve lastendruk voor verffabrikanten bepaald aan de hand van de uitgevoerde interviews en met behulp van gegevens uit reeds eerder uitgevoerde nulmetingen. De huidige administratieve lasten zijn vastgelegd in bijlage III. Bij de kwantitatieve analyse van de lastenreductie is per situatie waarbij sprake is van overlap in administratieve handelingen, een inschatting gemaakt van de reductie in administratieve lasten. Deze inschatting is opgenomen in hoofdstuk 4 en gebaseerd op: − De administratieve lasten per handeling in de huidige situatie op basis van het onderhavige onderzoek; − De administratieve lasten zoals bepaald in de nulmetingen en standaardkostenmodellen; − De geconstateerde overlap in registraties en inspecties; − De kennis en ervaring van CGE&Y.

3.6

Consolidatie

In de consolidatiefase zijn de uiteindelijke onderzoeksresultaten in de totale context van het onderzoek beschouwd. Hiermee is het draagvlak voor de resultaten van het onderzoek vergroot. De consolidatie heeft plaatsgevonden met behulp van een ADS. Hiervoor zijn uitgenodigd de respondenten uit het onderzoek, beleidsmedewerkers van betrokken ministeries, inspecties en leden van de brancheorganisatie, VVVF, in het bijzonder de leden van de “beleidscommissie omgevingsvraagstukken”. Een overzicht van de deelnemers aan de ADS is opgenomen in bijlage I. Daarnaast zijn de resultaten van het onderzoek besproken met de milieusecretaris van de VVVF die verhinderd was tijdens de ADS. Tijdens de ADS zijn de verbetervoorstellen besproken en beoordeeld op haalbaarheid en wenselijkheid door vertegenwoordigers uit het bedrijfsleven en de overheid. De verbetervoorstellen zijn opgenomen in bijlage IV. In de ADS is tevens nagegaan welke suggesties voor stroomlijning kunnen worden toegepast op een bredere doelgroep. Op basis van de verkregen informatie zijn de verbetervoorstellen aangescherpt en is het eindrapport opgesteld tezamen met een samenvatting, waarin is aangegeven wat de haalbaarheid en het effect op de administratieve lastenreductie is van de verbetervoorstellen, zoals deze tijdens de ADS door de deelnemers zijn bediscussieerd.

15

4

Onderzoeksresultaten

4.1

Huidige administratieve lasten

4.1.1

Omvang huidige administratieve lastendruk

De totale administratieve lasten van personeels- en veiligheidsregistraties bij verffabrikanten bedragen circa PLOMRHQ,QWDEHOLVDDQJHJHYHQKRHGLWEHGUDJLVYHUGHHOGRYHUGHWZHHYHUVFKLOOHQGHFDWHJorieën bedrijven, waarbij voor de vergelijking de twee allergrootste bedrijven uit de branche separaat in het overzicht zijn opgenomen omdat deze niet representatief zijn voor andere verffabrikanten. Tabel 2 laat zien hoe de administratieve lasten zijn opgebouwd bij de verffabrikanten met weinig automatisering (kleinere bedrijven) en verffabrikanten met veel automatisering (grotere bedrijven). Hierbij zijn de lasten van de twee allergrootste verffabrikanten vanwege de anonimiteit niet nader gespecificeerd. Voor een verdere specificatie van de administratieve lasten is verwezen naar de PxQ-sheets in bijlage III.

Administratieve lasten van personeels- en veiligheidsregistraties P

Aantal bedrijven per categorie

Q

46.240 35 Verffabrikanten met weinig automatisering (kleinere bedrijven) 108.453 28 Verffabrikanten met veel automatisering (grotere bedrijven) 2 650.000 Verffabrikanten met veel automatisering (allergrootste bedrijven) Administratieve lasten van personeels- en veiligheidsregistraties bij verffabrikanten

Tabel 1. Totale administratieve lasten personeels- en veiligheidsregistraties verffabrikanten

Totaal

PxQ

1.618.400

3.036.693

1.300.000

5.955.093

16

Verffabrikanten met weinig automatisering (kleinere bedrijven)

Verffabrikanten met veel automatisering (grotere bedrijven)

Gevaarlijke stoffen

Subtotaal registratie gevaarlijke stoffen Subtotaal veiligheidsbladen en etikettering Subtotaal documenten en etikettering vervoer gevaarlijke stoffen Subtotaal veiligheidsadviseur

4.600 23.400 7.900 1.340

35.733 44.000 8.220 1.580

2.550

8.250

5.525

9.570

925

1.100

46.240

108.453

Personeelsregistraties

Subtotaal administratieve lasten personeelsregistraties Rapporten en plannen

Subtotaal administratieve lasten rapporten en plannen (RI&E en noodplan) Inspecties

Subtotaal administratieve lasten inspecties Administratieve lasten personeel- en veiligheidsregistraties/ bedrijf (P)

Tabel 2. Onderverdeling administratieve lasten personeels- en veiligheidsregistraties voor verffabrikanten, exclusief de lasten voor de twee allergrootste bedrijven.

Bij de tabellen 1 en 2 kan worden opgemerkt dat de administratieve lasten voor individuele bedrijven aanzienlijk kunnen afwijken van de gepresenteerde gemiddelden. Als oorzaken van deze spreiding kunnen, naast de omvang van de investering in automatisering, de grootte van de onderneming en afhankelijk van de situatie, de volgende oorzaken worden genoemd: − De mate waarin handmatig bijgehouden administraties, dan wel geautomatiseerde systemen, zijn geïntegreerd en voor diverse doeleinden worden gebruikt; − De verscheidenheid van gevaarlijke stoffen en het productenpakket als bepalende factor voor het aantal te onderhouden registraties, veiligheidsinformatiebladen, etiketten en dergelijke; − De verschillende vormen van vervoer, waarvan gebruik wordt gemaakt en het aantal landen waarnaar wordt geëxporteerd (verschillende codering en talen). Door per administratieve verplichting de gemiddelde lasten te bepalen is tot een gemiddelde inschatting van de administratieve lasten voor de twee categorieën gekomen. Figuur 4. Verdeling administratieve lasten over de verschillende onderwerpen

Verffabrikanten met weinig automatisering, de kleinere bedrijven

12%

2%

Verffabrikanten met veel automatisering, de grotere bedrijven 9%

10%

1%

veiligheidsbladen en etikettering

8% 33%

1%

6% 3%

registratie gevaarlijke stoffen

vervoersdocumenten en etikettering veiligheidsadviseur

8%

personeelsregistraties 17%

rapporten en plannen (RI&E en noodplan)

50%

inspecties 40%

17

In bovenstaande figuur is de onderverdeling gemaakt naar het relatieve aandeel dat de verschillende onderwerpen hebben in de totale administratieve lasten. Hierbij kan het volgende worden opgemerkt: − Voor verffabrikanten veroorzaken de veiligheidsinformatiebladen en etiketten de meeste administratieve lasten (40 á 50%); − De administratieve lasten van inspecties zijn in beide gevallen marginaal (1 á 2 %); − Voor de grotere verffabrikanten vormen de lasten voor registratie een groot aandeel, omdat hierin de kosten voor de aanschaf en het onderhoud van de systemen zijn opgenomen; − De lasten voor vervoer zijn voor de kleinere fabrikanten in verhouding erg hoog, omdat de vervoersdocumenten niet zijn gekoppeld aan een geautomatiseerd systeem.

4.1.2

Overlap in informatiestromen

Uit het onderzoek is, met behulp van de clusteraanpak, naar voren gekomen dat er bij verffabrikanten sprake is van overlappende informatieverplichtingen vanuit wet- en regelgeving. Hierbij zijn de volgende situaties te onderscheiden: – Overlappende informatiestromen waarbij in de praktijk handelingen eenmaal worden uitgevoerd, omdat reeds afstemming heeft plaatsgevonden a) bij bedrijven of b) als gevolg van inspanningen van de branchevereniging VVVF; – Overlappende informatiestromen waarbij bepaalde handelingen dubbel worden uitgevoerd in de praktijk. In deze paragraaf zijn de genoemde situaties toegelicht met concrete voorbeelden. Het beeld dat hieruit naar voren komt is dat reeds behaalde administratieve lastenreductie met name het resultaat is van inspanningen vanuit de branchevereniging. Overlappende informatiestromen zonder dubbele handelingen (afstemming bij bedrijven) In het algemeen kan worden geconstateerd dat overlappende verplichtingen in de uitvoering vaak niet leiden tot extra handelingen, zoals dubbele registraties. Bedrijven hebben de administratie of systemen zo ingericht (intern afgestemd) dat dit wordt voorkomen. Dit geldt bijvoorbeeld voor de volgende situaties, waarbij er vergelijkbare administratieve verplichtingen, vanuit diverse wet- en regelgeving voorkomen: Voorbeelden van overlappende informatiestroom waarbij geen dubbele handelingen plaatsvinden als gevolg van interne afstemming Wet- en regelgeving Administratieve verplichting Interne afstemming Veel verffabrikanten stellen Wet milieugevaarlijke Vanuit het Registratiebesluit Wms dient een eenmalig een overzicht op met alle stoffen (Wms) overzicht van gevaarlijke stoffen beschikbaar gevaarlijke stoffen, veelal in een gesteld te kunnen worden. Wet milieubeheer (Wm) Ten behoeve van het verkrijgen en behouden van geautomatiseerd systeem. de Wm-vergunning dient een overzicht van in de In dit overzicht wordt de informainrichting aanwezige gevaarlijke stoffen te worden tie die vanuit de verschillende invalshoeken wordt gevraagd opgesteld. bijgehouden. Hiermee voldoet het Arbeidsomstandighedenwet Ten behoeve van het opstellen van een risicobedrijf dus aan meerdere, deels 1998 inventarisatie en -evaluatie (RI&E) dient een overzicht gevaarlijke stoffen te worden opgesteld overlappende, administratieve ten behoeve van de periodieke beoordeling van de verplichtingen terwijl in de praktijk slechts één overzicht mate en aard van blootstelling aan gevaarlijke wordt bijgehouden. stoffen van werknemers.

18

Wet- en regelgeving Arbeidsomstandighedenwet 1998

Regeling veiligheidsadviseur

Administratieve verplichting In het kader van bedrijfshulpverlening dient een organisatie noodprocedures op te stellen en deze actueel te houden ter bescherming van werknemers. In het kader van een veilig vervoer van gevaarlijke stoffen dienen verladers noodprocedures op te stellen en deze te onderhouden.

Interne afstemming Verffabrikanten stellen één set van procedures op waarin de eisen vanuit de verschillende regelingen zijn opgenomen. Hiermee voldoet het bedrijf dus aan meerdere deels overlappende administratieve verplichtingen terwijl in de praktijk een plan wordt bijgehouden.

In de uitgevoerde nulmetingen van in het bovenstaande kader genoemde wet- en regelgeving is nagegaan of de administratieve lasten van de overlappende informatiestromen meerdere malen zijn meegerekend. De verwachting, mede gebaseerd op het gelijktijdig uitgevoerde onderzoek “vergelijking nulmetingen en standaardkostenmodellen”, was dat hierdoor inzicht zou worden verkregen in de mate waarin de interne afstemming van de registratieverplichtingen tot lastenreductie heeft geleid. Echter, op basis van de beschikbare gegevens uit deze nulmetingen is een dergelijke vergelijking, en daarmee de kwantificering van de behaalde reductie door interne afstemming, voor deze specifieke situaties niet mogelijk gebleken. Dit vanwege het feit dat de volgende administratieve lasten niet op een zodanig detailniveau zijn vastgelegd in een standaardkostenmodel dat vergelijking mogelijk is: – Het registreren van gevaarlijke stoffen, en de bijbehorende gevaarseigenschappen zijn opgenomen in de meting van het Registratiebesluit Wms4; – Het overzicht van de in de inrichting aanwezige stoffen is een integraal onderdeel van de Wmvergunningaanvraag en is niet afzonderlijk bepaald in de nulmeting van de Wet milieubeheer5; – Het overzicht van gevaarlijke stoffen is een onderdeel van de RI&E en is niet apart in kaart gebracht in de nulmeting van de Arbowet.6 Met betrekking tot het tweede voorbeeld, noodprocedures, is in het onderhavige onderzoek tijdens de interviews aangegeven dat de aanvullende administratieve lasten voor noodprocedures in het kader van de regeling veiligheidsadviseur vervoer gevaarlijke stoffen beperkt zijn, omdat kan worden aangesloten bij bestaande noodprocedures. In de nulmetingen van de Regeling veiligheidsadviseur vervoer gevaarlijke stoffen7 en de Arbowet- en regelgeving8 zijn de administratieve lasten van noodprocedures bepaald. Hierbij is echter niet op te maken of, en zo ja in welke mate, er bij de bepaalde administratieve lasten sprake is van overlap in de nulmetingen, omdat 1) de doelgroepen verschillend zijn en 2) niet is aan te geven in hoeverre bij het bepalen van de lasten van de noodprocedures in het kader van vervoer rekening is gehouden met eventuele aanwezige procedures vanuit Arbowetgeving.

4

Ministerie van VROM, Onderzoek administratieve lasten Wet milieugevaarlijke stoffen, Kernenergiewet en Hoofdstuk 10 Wet milieubeheer, CGE&Y. 5 Ministerie van VROM, Onderzoek administratieve lasten, november 1999, Ernst & Young Consulting. 6 Ministerie van SZW, Onderzoek administratieve lasten arbowet- en regelgeving, mei 2002, CGE&Y. 7 Ministerie van V&W, Onderzoek administratieve lasten ministerie van Verkeer en Waterstaat, Deelrapportage H: Wetgevingsdomein Gevaarlijke Stoffen, november 2001, CGE&Y. 8 Ministerie van SZW, Onderzoek administratieve lasten arbowet- en regelgeving, mei 2002, CGE&Y.

19

Overlappende informatiestromen met dubbele handelingen Er is uit het onderzoek een tweetal situaties naar voren gekomen waarin sprake is van overlap van dezelfde of vergelijkbare handelingen. Deze en andere mogelijkheden voor lastenreductie worden nader besproken in paragraaf 4.2. Voorbeelden van overlappende informatiestroom waarbij dubbele handelingen plaatsvinden als gevolg van overlap in wet- en regelgeving Wet- en regelgeving Administratieve verplichting Overlappende informatiestroom Door de verschillende systemen van Ter bescherming van het milieu, de werknemer en de • Wet milieugevaarclassificatie, codering en etikettering consument dient het product te zijn voorzien van een lijke stoffen dient voor dezelfde stoffen meerdere • Arbeidsomstandig- etiket waarop een gevaaraanduiding van de stof is gegevens te worden bepaald. aangegeven. Hierbij kan worden uitgegaan van een hedenbesluit In de praktijk leidt dit ertoe dat classificatie op grond van de Wms. • Warenwet 1) de gevaarklasse op verschillende wijze moet worden bepaald, Ten behoeve van een veilig transport dient de Internationale wet2) gevaarklassen separaat moeten gevaarklasse van de te vervoeren stof bepaald te en regelgeving met worden vermeld op het veiligheidsworden en te worden aangegeven op de vervoersdobetrekking tot het informatieblad, het vervoersdocucumenten en eventueel de lading. Door eerdere vervoer van internationale harmonisatie kan hierbij veelal worden ment en eventueel de lading. gevaarlijke stoffen over de weg (ADR), zee (IMO) of door de lucht (IATA). Wet- en regelgeving VROM-inspectie

Arbeidsinspectie (AI) Keuringsdienst van waren (KvW)

uitgegaan van een classificatie op grond van het ADR. Deze klasse indeling komt echter niet overeen met die van de Wms. Administratieve verplichting De VROM-inspectie controleert veiligheidsinformatiebladen en etikettering in het kader van naleving van de Wms. De Arbeidsinspectie beoordeelt de gevaarsaanduidingen en etikettering van gevaarlijke stoffen op de werkplek. De Keuringsdienst van Waren beoordeeld de gevaarsaanduiding en etikettering, mede op basis van veiligheidsinformatiebladen, ten behoeve van de consumentenveiligheid.

Overlappende informatiestroom Verffabrikanten hebben te maken met verschillende vormen van toezicht waarbij de toezichthouders onafhankelijk van elkaar controleren op 1) de bepaling van de gevaarsklasse, 2) vermelding van de gevaarsklasse op het veiligheidsinformatieblad en 3) etikettering. Ook kan het hierbij voorkomen dat de inspectie tegenstrijdige adviezen geven na de controle.

Afstemming vanuit de branche De hoogste administratieve lasten met betrekking tot personeels- en veiligheidsregistraties hebben betrekking op het opzetten en actueel houden van registraties van gevaarlijke stoffen en de veiligheidsinformatiebladen en etiketten. Om de gevolgen van de vele wijzigingen in internationale wet- en regelgeving voor de verffabrikanten inzichtelijk te maken, stelt de VVVF een gids samen waarin de voorschriften worden toegelicht en voorbeelden worden gegeven. Het betreft gidsen voor veiligheidsinformatiebladen (VIB-gids), classificatie en etikettering (Etiketteringsgids) en vervoer van gevaarlijke stoffen (ADRhandreiking) Deze handreikingen worden sinds jaren door de VVVF opgesteld in samenwerking met de Europese branchevereniging voor verffabrikanten; de CEPE. Op Europees niveau wordt de EU-regelgeving gevolgd door een team van toxicologen van verschillende grote Europese verffabrikanten. Zij beoordelen welke wijzigingen relevant zijn voor de verfbranche. Hierbij wordt de interpretatie gemaakt naar de concrete gevolgen voor bijvoorbeeld de classificatie, etikettering of veiligheidsinformatiebladen van verfproducten. Deze wijzigingen worden gepubliceerd en worden in Nederland door de VVVF vertaald en specifiek gemaakt voor de Nederlandse situatie.

20

Door deze werkwijze worden verffabrikanten heel gericht voorzien van de informatie die zij nodig hebben om aan de administratieve verplichtingen te voldoen met betrekking tot informatieverstrekking over gevaarlijke stoffen. Wanneer de bedrijven deze informatie zelf zouden moeten verzamelen en interpreteren zou dit tot zeer hoge kosten leiden voor het opzetten en actueel houden van veiligheidsinformatiebladen, etiketten en vervoersdocumenten. Verwacht wordt dat deze lasten voor de kleinere bedrijven dermate hoog zouden zijn, dat deze niet meer zouden kunnen worden opgebracht. De branchevereniging VVVF heeft ook een faciliterende rol bij het opstellen en verspreiden van formats en handreikingen. Bijvoorbeeld in het kader van het Arbo- en milieuzorgsysteem zijn voor de verfbranche geïntegreerde schema’s opgesteld, waarmee op een efficiënte manier aan de verschillende verplichtingen kan worden voldaan. Hierbij dient te worden opgemerkt dat er vanuit de wet- en regelgeving geen strikte vormvereisten worden opgelegd, waardoor deze geïntegreerde registratie ook mogelijk wordt gemaakt. Naast de gidsen en handreikingen ondersteunt de VVVF haar leden door het uitwisselen van kennis in commissies, voorlichtingsbijeenkomsten en publicaties. Daarnaast worden rekenprogramma’s aangeboden voor de classificatie van gevaarlijke stoffen of voor het bijhouden van de oplosmiddelenboekhouding. Met betrekking tot de verspreiding van veiligheidsinformatiebladen is de verffax opgericht. In kader 2 is de werking van dit systeem nader toegelicht. Kader 2. De Verffax Op grond van het Veiligheidsinformatiebladenbesluit zijn verffabrikanten verplicht professionele gebruikers bij hun producten (gevaarlijke stoffen) een veiligheidsinformatieblad (VIB) te verstrekken. Deze verplichting geldt voor de eerste maal dat het product wordt geleverd en wanneer om een VIB wordt gevraagd door een afnemer. Daarnaast dient een nieuwe versie van het VIB te worden verstrekt als het VIB binnen één jaar wordt gewijzigd. Om op efficiënte wijze aan deze informatieverplichting te voldoen is door de brancheverenigingen van verffabrikanten (VVVF) en verfhandelaren (VVVH) de verffax opgericht. De verffabrikanten en handelaren van bouwverven in Nederland hebben hiervoor gezamenlijk een systeem opgezet om alle VIB’s van hun producten op te slaan in een centrale computer. Deze computer stuurt periodiek een aantal VIB’s naar de gebruikers van deze producten. Hiermee krijgen circa 10.000 schilders regelmatig VIB’s en worden ze in staat gesteld om kosteloos een eventueel ontbrekende VIB op te vragen, die ze automatisch per fax krijgen doorgestuurd. De verffax registreert voor de verfleverancier naar welke gebruiker een VIB is toegestuurd en welke gebruiker welk product heeft opgevraagd. Per jaar ontvangt de fabrikant hiervan een overzicht om dit aan de Arbeidsinspectie te kunnen tonen. (Vanuit de VVVF wordt dit overzicht niet als zinvol ervaren, omdat het systeem zelf al voldoende informatie geeft over de verspreiding van VIB’s). Zie ook www.verffax.nl

Uit het onderzoek is geen betrouwbare kwantificering te maken van de reeds gerealiseerde lastenreductie, omdat al velen jaren op deze wijze wordt gewerkt. Door de branche is de verwachting uitgesproken dat de kosten voor kennisname van wet- en regelgeving en het doorvoeren van de wijzigingen, naar schatting een factor vijf hoger zouden kunnen zijn in het geval bedrijven deze informatie zelf zouden moeten verzamelen en interpreteren. Doordat de betreffende administratieve lasten een groot deel uitmaken van de totale lasten van verffabrikanten, kan worden ingeschat dat de totale administratieve lasten voor verffabrikanten zonder deze afstemming vanuit de branche minimaal twee maal hoger zouden zijn geweest. De kleinere verffabrikanten zouden in dat geval de vele wetswijzigingen onmogelijk bij kunnen houden. Hiermee vervult de verfbranche een voorbeeldfunctie voor andere branches die te maken hebben met complexe wet- en regelgeving.

21

Naast de inspanningen vanuit de branche, is er tijdens de interviews ook een aantal voorbeelden genoemd van samenwerking bij bedrijven in de keten, waarmee de administratieve lasten worden gereduceerd: – Een inzamelaar van afval die voor zijn afnemers (onder andere verffabrikanten) een jaaroverzicht opstelt van de afgegeven afvalstromen; – Een producent (verffabrikant) die voor zijn afnemers, zoals verfspuiterijen een jaaroverzicht aanlevert ten behoeve van de oplosmiddelen boekhouding; – Bedrijven die kennis en ervaring delen, bijvoorbeeld door de overdracht van eenvoudige rekenprogramma’s.

4.1.3

Beleving van administratieve lasten

Veiligheidsbladen, transportdocumenten en etikettering veroorzaken de hoogste administratieve lasten, maar worden door betrokkenen vaak niet (meer) als hoog ervaren. Deze wetgeving is reeds geruime tijd van kracht en heeft zich vertaald in vaste werkwijzen (en functies). Daarnaast wordt er vanuit de branche de vertaalslag gemaakt van de veranderingen in de Europese en nationale wetgeving naar de gevolgen voor de verffabrikanten, bijvoorbeeld door aanpassingen in (standaard) veiligheidsbladen en etikettering middels publicaties en gidsen. Doordat de meeste verffabrikanten naar één of meerdere landen exporteren, dient men op de veiligheidsinformatiebladen en etiketten rekening te houden met nationale wetgeving van het betreffende land. De implementatie van Europese regelgeving in de nationale wet- en regelgeving van de lidstaten gebeurt vaak niet op dezelfde datum, wat tot extra aanpassingen leidt. Daarnaast hebben lidstaten verschillende interpretaties van, of uitzonderingen op, Europese regels, wat tot verwarring, ergernis en extra lasten leidt. Voorbeelden van aanvullende eisen in Nederland zijn registratieverplichtingen met betrekking tot ethanol 9 en silicicum. De administratieve lasten van inspecties worden vaak als hoog ervaren, ondanks het feit dat de feitelijke 10 tijdsbelasting beperkt is . Dit wordt deels versterkt door de toegenomen frequentie de laatste jaren en de discussies die ontstaan naar aanleiding van bevindingen. Hierbij leiden de soms tegenstrijdige opmerkingen van verschillende inspecteurs tot ergernis bij bedrijven. Dit kan worden veroorzaakt doordat verschillende inspecteurs vanuit één inspectiedienst verschillende ervaring en deskundigheid hebben, maar ook doordat door verschillende inspectiediensten vanuit andere invalshoeken naar dezelfde zaken wordt gekeken.

9

In Nederland heeft de Gezondheidsraad ten opzichte van de Europese regelgeving aanvullende verplichtingen gesteld met betrekking tot silicicum (zand in zeer fijne vorm), omdat dit wordt gezien als een voor de reproductie toxische stof en ethanol (alcohol) dat wordt gezien als verdacht carcinogene stof. Met name de strikte interpretatie van de risico’s van het werken met alcohol wekt veel onbegrip, omdat bijvoorbeeld voor werknemers in de horeca dergelijke regels niet gelden. 10 Vanuit de definitie van administratieve lasten worden tot de administratieve lasten van inspecties wel meegerekend: de tijd voor het verzamelen van informatie voor een inspectie en het begeleiden van een inspectie. De tijd die voor of na een inspectie wordt besteedt aan het opheffen van tekortkomingen wordt niet meegerekend, omdat wordt uitgegaan van 100% naleving. Eventuele investeringen vallen buiten de definitie omdat deze geen betrekking hebben op “informatieverplichtingen in het kader van wet- en regelgeving van de overheid”.

22

4.2

Mogelijkheden voor lastenreductie

Op basis van de interviews en de analyse van de resultaten zijn twintig mogelijkheden naar voren gekomen die bijdragen aan een reductie van de administratieve lasten van personeels- en veiligheidsregistraties bij verffabrikanten. Deze mogelijkheden zijn afgestemd tijdens de ADS met vertegenwoordigers van het bedrijfsleven en de overheid (voor deelnemers zie bijlage I). De mogelijkheden voor lastenreductie zijn nader uitgewerkt in bijlage IV; deze uitwerkingen kunnen door de betreffende instanties gebruikt worden bij de opvolging van dit onderzoek in het kader van de clusteraanpak. In onderstaande tabel 3 zijn de verbetermogelijkheden samengevat en gekwantificeerd.

Samenvatting

Administratieve

verbetervoorstellen

handelingen

Aannamen en

Administratieve lasten Huidige situatie

aandachtspunten

Potentiële reductie

Bedrijven weinig Bedrijven veel edrijven weinig Bedrijven veel automatisering automatisering automatisering automatisering Gevaarlijke stoffen

gem. lasten per jaar

Harmoniseren wet- en Interne kosten: tijd voor regelgeving opstellen en bijhouden van: Clusteren wijzigingen wet- en - Registratie; - Etikettering; regelgeving - Vervoersdocumenten; Verhogen efficiency door - Veiligheidsinformatiebladen. automatisering Verminderen kosten door Externe kosten: investering in inzicht in lasten geautomatiseerde systemen. Risico-inventarisatie en -evaluatie Proportioneel meten

Interne kosten: tijd begeleiden meting.

Inspecties

35.900

gem. lasten per jaar

58.953

2.000 2.000 0

29.000

gem. lasten per jaar

5.025

Interne kosten: tijd voor het begeleiden van inspecties.

925

n.v.t.

Aanname: 50% reductie bij volledige implementatie. Aandachtspunt: lasten door nieuwe wetgeving. Aanname: tijdsbesparing kennisname (1 á 2 weken). 4.000 Aandachtspunt: afstemming implementatie in EU. Aanname: netto-besparing automatisering (1 week). n.v.t. Aandachtspunt: situatie en investeringskosten. Aanname: 10% reductie bij inzicht in prijs / kwaliteit. 3.000 Aandachtspunt: medewerking bedrijven.

30.000

gem. lasten per meting

7.970

gem. lasten per jaar

Afstemmen inspecties

18.000

2.500

5.000

Aanname: afname meetfrequentie soms mogelijk. Aandachtspunt: huidige contract arbodienst.

gem. lasten per inspectie

1.100

250

250

Aanname: afname overlap inspecties mogelijk. Aandachtspunt: beleving lasten.

Tabel 3. Samenvatting en kwantificering verbetervoorstellen administratieve lastenreductie

4.2.1

Bespreking mogelijkheden voor lastenreductie

Afstemmen wetgeving classificatie en etikettering gevaarlijke stoffen (voorstel 1 en 21) Op UN-niveau wordt momenteel gewerkt aan een mondiaal eenduidig systeem voor het classificeren en etiketteren van gevaarlijke stoffen; het Globally Harmonized System of Classification and Labelling (GHS). Door de branchevereniging VVVF is aangegeven dat door het GHS op termijn een lastenreductie van maximaal 50% mogelijk is voor classificatie en aanduiding van gevaarsaspecten op veiligheidsinformatiebladen, etiketten en vervoersdocumenten. De mate waarin dit gerealiseerd kan worden is afhankelijk van de internationale onderhandelingen de komende jaren. Daarnaast is hierbij gelijktijdig opgemerkt dat wordt verwacht dat deze reductie grotendeels teniet zal worden gedaan door nieuwe lasten in verband met het Europese stoffenbeleid en nationale aanvullingen op de regelgeving om bepaalde risico’s te beperken. Vanuit Nederland geredeneerd is het van belang dat bij belangenbehartiging in Europa en internationale gremia met betrekking tot dit onderwerp goed wordt afgestemd tussen de verschillende betrokken ministeries en eventueel de betrokken branches.

23

Clusteren van wijzigingen in wet- en regelgeving (voorstel 2) De wet- en regelgeving wijzigt frequent, waardoor bedrijven vaak de veiligheidsinformatiebladen en etiketten moeten controleren en aanpassen. Op het voorstel om de wijzigingen uit de verschillende invalshoeken te clusteren in één document en per dezelfde datum van kracht te laten worden is positief gereageerd door zowel het bedrijfsleven als de overheid. Door het halfjaarlijks actualiseren van nieuwe wetgeving wordt de tijd voor kennisname en aanpassing verminderd; naar verwachting zou de jaarlijkse tijdsbesparing één à twee weken kunnen betreffen. Kanttekening bij dit voorstel is dat het bij voorkeur op Europees niveau zou moeten gebeuren, om te voorkomen dat de implementatiedata te veel verschillen met die van andere lidstaten in verband met de export. Verhogen efficiency door automatisering (voorstel 14- 16) De lasten voor automatisering en intergratie van de complexe voorschriften op het gebied van productie, etikettering en vervoer van gevaarlijke stoffen zijn voor kleinere verffabrikanten vaak erg hoog. Deze bedrijven zouden vanuit de overheid kunnen worden ondersteund bij de aanschaf van betaalbare toegankelijke software en inhoudelijk vanuit een kenniscentrum bij het maken van complexe berekeningen. Vanuit de branche kunnen programma’s worden aangeboden die voorzien in specifieke behoeften, zoals de classificatie van halffabrikaten en eindproducten of de oplosmiddelenboekhouding. Zowel bij de initiatieven vanuit de overheid als vanuit de branche zou hierbij op termijn moeten worden aangesloten bij het geharmoniseerde systeem voor classificatie en labelling (GHS). Afhankelijk van de uitgangssituatie en de benodigde investering, zou de administratieve lastendruk kunnen verminderen doordat per saldo een tijdsbesparing van naar verwachting minimaal één week kan worden gerealiseerd. Kostenbesparing door inzicht in kosten en verbetering interne organisatie (voorstel 17-20) Vanuit het onderzoek bleken de externe kosten van verffabrikanten soms sterk te verschillen. Een beter inzicht in de prijs (bijvoorbeeld door benchmarking) en kwaliteit die daar tegenoverstaat (bijvoorbeeld door het delen van “best-practices”), zou de prijs- kwaliteitverhouding van de dienstverlening kunnen doen verbeteren. Hierdoor zouden de kosten voor externe dienstverlening en automatisering naar verwachting met 10% gereduceerd kunnen worden waarbij de bedrijven bereid dienen te zijn benodigde informatie te delen. Met betrekking tot de interne organisatie is geconstateerd dat deze niet overal optimaal is. Door bepaalde onderdelen van de administratie of automatisering beter te integreren lijkt nog efficiencywinst mogelijk. Dit geldt ook voor de functies die zich bezighouden met de taken als de registraties voor de productie, opslag en distributie van gevaarlijke stoffen. Proportioneel meten en handhaven (voorstel 3-5) Uit het onderhavige onderzoek is gebleken dat de frequentie waarmee blootstellingsmetingen in het kader van de RI&E worden uitgevoerd sterk verschilt per bedrijf. Hierbij is door de bedrijven aangegeven dat de (hoge) frequentie niet altijd in verhouding staat tot het doel, omdat de blootstelling bijvoorbeeld meerdere malen ruim onder de norm was. Vanuit de Arbowetgeving is geen frequentie voorgeschreven, maar moet er altijd een actuele risicobeoordeling aanwezig te zijn. Voor bedrijven die een hoge frequentie met de Arbodienst hebben afgesproken, betekent een verlaging hiervan een lastenreductie. Deze reductie wordt bepaald door de afname van het aantal metingen ( WRW SHUPHWLQJ).

24

Afstemmen handhaving en inspecties (voorstel 6-13) Met betrekking tot inspecties zijn verschillende voorstellen gedaan om de onderlinge afstemming te verbeteren: − Een heldere afbakening van taken tussen de verschillende inspecties; − Betere afstemming van projecten en te bezoeken bedrijven, indien mogelijk met geïntegreerde dan wel geclusterde inspecties waardoor de frequentie van inspecties verlaagd kan worden; − Verhogen deskundigheid van de inspecteurs door opleiding, voorlichting vanuit de branche, het maken van afspraken met de branche over interpretatieverschillen, het houden van themacontroles met een duidelijke focus en eventueel ondersteuning door een integrale helpdesk. Met name door geïntegreerde inspectie zou het aantal afzonderlijke inspecties kunnen worden verlaagd. De administratieve lasten worden gereduceerd een vermindering van de tijdsbesteding rondom het begeleiden van inspecties. Daarnaast kunnen deze voorstellen het draagvlak voor inspecties vergroten doordat tijd voor discussies wordt vermeden of bezoeken gezamenlijk plaatsvinden.

25

4.2.2

Ordening en prioritering reductiemogelijkheden

Aan het eind van de workshop zijn de besproken reductiemogelijkheden geprioriteerd. Hierbij is de mogelijke reductie van administratieve lasten (verticaal) afgezet tegen de wenselijkheid en haalbaarheid van het voorstel (horizontaal). In onderstaande matrix is het resultaat weergegeven. Gezien het internationale karakter van veel van de wet- en regelgeving wordt het meest verwacht van de inspanning op het vlak van het GHS en de inbreng in internationale gremia. Daarnaast is er draagvlak voor een aantal voorstellen met een gemiddelde lastenreductie, te weten het aanpassen van meetfrequenties aan het resultaat, kennisdelen over de “best practices” in de branche en een betere interne coördinatie van de verplichtingen met betrekking tot gevaarlijke stoffen. W enselijkheid & H aalbaarheid

Hoog Midden

M idden

Laag

1

21

19

2

4/5 14 15/16

20 17

Laag

Administratieve Lasten (PxQ)

H oog

3

18

7

11 6 8

Nr. 1 2 3 4/5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

12 10

13 9

Reductiemogelijkheid Gezamenlijk belangen behartigen in Europa en VN-commissies Clusteren wijzigingen in wet- en regelgeving Voorlichten bedrijven over arbowetgeving Verlagen meetfrequentie (blootstelling bij lage concentraties (Wvo) Afbakenen bevoegdheden tussen inspecties Bezoeken met geïntegreerde inspectieteams Oprichten nationale helpdesk (intergrale) veiligheid Doorzetten themacontroles Voorlichten inspecteurs vanuit branche Afspraken maken over interpretatie regelgeving met branche Afstemmen thema’s en doelgroepen tussen inspecties Afstemmen te bezoeken bedrijven tussen inspecties Stimuleren betaalbare software Ontwikkelen betaalbaar instrument voor classsificatie Oprichten loket voor complexe berekening classificaties Branche-benchmark externe dienstverlening Verspreiden formats arbo- en milieuzorg Voorlichten bedrijven over “best-practices” in automatisering Aanstellen één coördinerend persoon voor veiligheidsregistraties Stimuleren ontwikkeling van en voorlichting over GHS

26

4.3

Doorkijk naar andere doelgroepen

Het onderzoek biedt mogelijkheden tot het generaliseren en ‘doorkijken’ naar andere doelgroepen. Onderstaande generieke acties kunnen door ieder departement worden uitgevoerd en leiden mogelijk tot verdere identificatie van verbetermogelijkheden bij andere doelgroepen dan verffabrikanten. Enkele van deze acties zijn tamelijk algemeen geformuleerd en waren reeds bekend. Het uitgevoerde onderzoek laat echter zien dat het de moeite waard is dergelijke ‘triviale’ sporen nader te onderzoeken: dat is juist een belangrijke meerwaarde van de uitgevoerde clusteraanpak. Afstemmen wetgeving classificatie en etikettering gevaarlijke stoffen Het geharmoniseerde systeem voor classificatie en labelling van gevaarlijke stoffen heeft gevolgen voor alle bedrijven die gevaarlijke stoffen produceren, vervoeren, verhandelen of gebruiken als grondstof. Dit betekent dat de verdere ontwikkeling en implementatie van GHS ook grote voordelen kan hebben voor de chemische industrie, tussenhandel van gevaarlijke stoffen en transporteurs van gevaarlijke stoffen. Clusteren van wijzigingen in wet- en regelgeving Met name voor branches waarbij ook sprake is van frequent wijzigende (internationale) regelgeving kan een clustering van wijzigingen toegevoegde waarde hebben. Gezien het internationale karakter van de wetgeving met betrekking tot gevaarlijke stoffen, zou een clustering van branchespecifieke wetgeving voordelen kunnen hebben voor meerdere branches; met name bedrijven in de chemische industrie. Proportioneel meten en handhaven Overal waar periodiek wordt gemeten of gecontroleerd, zou de afweging gemaakt kunnen worden of de frequentie afhankelijk zou kunnen worden gemaakt van het resultaat. Per situatie zal hierbij een afweging tussen kosten, baten en risico’s moeten worden gemaakt. In principe zou in vrijwel elke branche kritisch gekeken kunnen worden naar de periodieke metingen en controles. Afstemmen handhaving en inspecties Zowel op nationaal als op lokaal niveau worden bedrijven in veel branches gecontroleerd door verschillende instanties. Per branche zou kunnen worden onderzocht welke aandachtspunten de verschillende inspecties hebben, welke overlap hierbij plaatsvindt en hoe dit beter zou kunnen worden afgebakend of afgestemd. Op nationaal niveau hebben alle bedrijven die in een inrichting produceren voor de consumentenmarkt, kans bezocht te worden door de inspecties van VROM, SZW en VWS. Op lokaal niveau hebben veel inrichtingen te maken met inspecties van het Wm bevoegd gezag, de brandweer en eventueel bouw- en woningtoezicht. Het afstemmen van handhaving en inspecties kan daarmee de administratieve lasten reduceren van ieder bedrijf in Nederland. Verhogen efficiency door automatisering, inzicht in kosten en organisatieverbetering De voorstellen die betrekking hebben op het verhogen van de efficiëntie door automatisering zijn algemeen van aard en van toepassing op elke doelgroep. De suggesties worden concreet wanneer per branche gekeken wordt waar de specifieke kansen liggen met betrekking tot automatisering, waar de kosten kunnen worden bespaard en op welke aspecten veel organisaties kunnen worden verbeterd.

27

4.4

Conclusies en aanbevelingen

4.4.1

Administratieve lasten

Omvang administratieve lasten De administratieve lasten van personeels- en veiligheidsregistraties bij verffabrikanten bedragen ongeveer PLOMRHQZDDUYDQFLUFDEHWUHNNLQJKHHIWRSGHLQIRUPDWLHvoorziening over de gevaarseigenschappen en risico’s van gevaarlijke stoffen. Het verdient aanbeveling de ontwikkelingen met betrekking tot de mondiale harmonisatie van de classificatie en etikettering van gevaarlijke stoffen nauwgezet te volgen en actief te stimuleren. Inzicht in de aard en omvang van de mogelijke lastenreductie door het GHS zou de ontwikkeling ervan kunnen bevorderen, waarbij ook aandacht dient te worden besteed aan voorgenomen regelgeving die de lasten zou kunnen doen toenemen. Overlappende administratieve verplichtingen De overlappende administratieve verplichtingen leiden in de uitvoering binnen bedrijven tot dubbele handelingen bij de classificatie en gevaarsaanduiding van gevaarlijke stoffen en inspecties. De overlappende verplichtingen met betrekking tot de registratie van gevaarlijke stoffen en noodprocedures zijn veelal zo ingericht dat dubbele handelingen worden voorkomen. De omvang van de hierdoor gerealiseerde vermindering van administratieve lasten is op basis van in het verleden uitgevoerde nulmetingen niet eenduidig te kwantificeren voor deze specifieke informatiestromen. Het verdient aanbeveling de aanwezige overlap bij de verschillende classificaties en gevaarsaanduidingen van gevaarlijke stoffen door internationale harmonisatie te stroomlijnen en de overlap bij inspecties op nationaal en regionaal niveau af te stemmen. Automatisering De administratieve lasten van bedrijven met weinig automatisering (kleinere bedrijven) zijn in verhouding hoger dan die van bedrijven met veel automatisering (grotere bedrijven). De gemiddelde administratieve lasten van verffabrikanten met weinig automatisering bedragen circa  ,- en van verffabrikanten met veel automatisering circa 1DDVWGHPDWHYDQDXWRPDWLVHULQJHQRPYDQJYDQKHWEHGULMI zijn het productenpakket, afzetmarkten en vervoersvormen van belang voor de omvang van de lasten van een verffabrikant. Door de hoge investeringskosten maakt minder dan de helft van de verffabrikanten gebruik van geautomatiseerde (geïntegreerde) systemen voor het beheer van registraties met betrekking tot gevaarlijke stoffen. Ondersteuning van met name de kleinere verffabrikanten vanuit de branche en de overheid is aan te bevelen.

28

Wet- en regelgeving Door een actieve informatievoorziening vanuit de Europese en de Nederlandse branchevereniging zijn de lasten voor kennisname van, en aanpassing aan, gewijzigde (Europese) regelgeving aanzienlijk beperkt. Dit bijvoorbeeld door publicaties en gidsen die informatie bevatten over aanpassingen in (standaard) veiligheidsbladen en etikettering. Door de complexiteit van de internationale regelgeving met betrekking tot gevaarlijke stoffen zou het voor verffabrikanten zeer kostbaar zijn deze ontwikkelingen afzonderlijk te volgen. Geschat is dat de totale administratieve lasten zonder de inspanningen van de branche minimaal twee maal hoger zouden zijn. Voor de kleinere verffabrikanten zou het in dat geval ondoenlijk zijn alle wijzigingen in de Europese regelgeving volledig bij te houden, waardoor niet aan alle verplichtingen zou kunnen worden voldaan. Aandachtspunt ten aanzien van wet- en regelgeving blijft de frequentie waarmee deze wijzigt. Aanbevolen wordt om de mogelijkheden van periodieke, bijvoorbeeld halfjaarlijkse, clusters van wijzigingen nader te onderzoeken. Mogelijkheden voor lastenreductie Met betrekking tot de reductie van de omvang van de administratieve lasten is uit het onderzoek naar voren gekomen dat op internationaal niveau grote kansen liggen. Gezien het internationale karakter van een groot deel van de wet- en regelgeving, wordt het meest verwacht van de inspanning op het vlak van het GHS en de inbreng in internationale gremia. De mate waarin hierbij lastendruk van verffabrikanten zal worden gerealiseerd is afhankelijk van de internationale onderhandelingen over de harmonisatie van de gevaarsindeling van gevaarlijke stoffen. Daarnaast zijn verschillende voorstellen voor lastenreductie door de overheid, branche en individuele bedrijven wenselijk en haalbaar gebleken. Voorstellen met betrekking tot proportioneel meten, binnen de branche kennisdelen over de “best practices” en het binnen bedrijven beter intern coördineren van verplichtingen met betrekking tot gevaarlijke stoffen worden wenselijk geacht. Beleving van administratieve lasten In verhouding lage administratieve lasten, van bijvoorbeeld de verschillende inspecties en aanvullende bepalingen op Europese regelgeving, worden dikwijls als ergerlijk ervaren. De negatieve beleving van inspecties is onder meer het gevolg van het toegenomen aantal bezoeken de laatste jaren, de soms tegenstrijdige bevindingen en de discussies hierover met het bevoegd gezag. Er zijn diverse voorstellen gedaan voor meer afbakening en afstemming van de verschillende inspecties. Daarnaast is aangegeven dat het gezien de export niet wenselijk is veel af te wijken van de implementatiewijze en -termijnen in de andere lidstaten. Ondanks het beperkt effect op de administratieve lasten voor verffabrikanten verdient het aanbeveling de mogelijkheden voor lastenreductie nader te onderzoeken, omdat de voordelen voor een veel bredere doelgroep van toepassing zijn.

29

4.4.2

Clusteraanpak

Voordelen clusteraanpak Door het benaderen van administratieve lasten vanuit een bepaalde branche, in plaats vanuit een specifiek wetgevingsdomein, wordt inzicht verkregen in de samenhang tussen de diverse verplichtingen die worden opgelegd door de verschillende overheidsinstanties. Op drie niveaus brengt de aanpak nieuwe dan wel aanvullende inzichten met zich mee ten opzichte van de benadering vanuit één ministerie: – Interdepartementale mogelijkheden voor lastenreductie vanuit de overheid; • Inzicht in overlap en raakvlakken van administratieve verplichtingen vanuit verscheidende invalshoeken, waardoor verbetermogelijkheden naar voren komen die in een onderzoek vanuit een ministerie onderbelicht dan wel onbekend blijven; – Inzicht in mogelijkheden voor lastenreductie vanuit de branche; • De brancheorganisatie heeft diepgaande kennis omtrent de relevante wet- en regelgeving en de interpretatie en uitvoering daarvan binnen de branche. Hierdoor is er veel inzicht in de haalbaarheid en wenselijkheid van de verbetersuggesties voor lastenreductie; • De brancheorganisatie kan zelf een actieve rol vervullen bij vermindering van administratieve lasten door 1) de wetgever te adviseren bij het opstellen van nieuwe wetgeving, 2) kennis omtrent efficiënte en effectieve de uitvoering van wet- en regelgeving over te dragen aan bedrijven; – Reductiemogelijkheden binnen bedrijven; • Inzicht in de jaarlijkse administratieve lasten voor een bedrijf binnen een bepaalde branche. In aanvulling op het meten van de administratieve lasten per wet, besluit of regeling leidt dit tot meer bewustwording van bedrijven over de administratieve lastendruk die zij ondervinden en stimuleert dit om ook intern de mogelijkheden voor lasten verlaging te onderzoeken; • Inzicht in de verhouding van de omvang en de beleving van de administratieve lasten die worden opgelegd vanuit verschillende wetgevingsdomeinen, zodat een integrale belangenafweging en prioritering van verbetersuggesties mogelijk wordt. Uit het onderzoek is gebleken dat het mogelijk is bij het volgen van een clusteraanpak gegevens uit eerder uitgevoerde nulmetingen te benutten voor het inventariseren van overlappende informatiestromen binnen een branche. Randvoorwaarde om de standaardkostenmodellen ook te gebruiken bij kwantificering van reeds behaalde dan wel mogelijke lastenreductie, is dat de te gebruiken standaardkostenmodellen vergelijkbaar zijn op het gebied van diepgang, detailniveau, uurtarief en doelgroepen. Het verdient aanbeveling de bestaande standaardkostenmodellen hierop, waar nodig, af te stemmen. De clusteraanpak heeft geleid tot identificatie van significante nieuwe besparingsmogelijkheden op het gebied van administratieve lasten. Het is nog niet altijd mogelijk deze te kwantificeren. Dat zou geen belemmering hoeven zijn voor nadere uitwerking of implementatie van verbetervoorstellen. Doelgroepen Bijna alle suggesties voor vermindering van administratieve lasten zijn voor meerdere doelgroepen toepasbaar dan enkel de verffabrikanten. Veel verbetervoorstellen hebben betrekking op stroomlijning van wetgeving voor gevaarlijke stoffen. Deze suggesties hebben ook betrekking op de producerende chemische industrie en daarnaast veelal op de tussenhandel, transporteurs en gebruikers van gevaarlijke stoffen. De suggesties voor afbakening en afstemming binnen inspecties zijn op nationaal en lokaal niveau van toepassing op bijna alle bedrijven. Dit geldt ook voor de mogelijkheden om binnen bedrijven diverse administratieve verplichtingen beter af te stemmen.

30

Het verdient aanbeveling per branche de administratieve verplichtingen en eventuele overlap daarbij in kaart te brengen. Door deze clusteraanpak ontstaan aanvullende inzichten in de omvang van administratieve lasten bij bedrijven in een bepaalde branche en mogelijkheden om deze lasten te reduceren.

31

Bijlagen bij:

Onderzoek administratieve lasten personeels- en veiligheidsregistraties bij verffabrikanten Actal

Definitief

Bijlagen I

Deelnemers project

II

Toeliching PeQunia-model

III

PxQ-sheets administratieve verplichtingen

IV

Overzicht mogelijkheden voor lastenreductie

I

Deelnemers project Projectorganisatie Begeleidingscommissie Actal

Dhr. drs. P.F.H. Bont Secretaris Actal

Postbus 16228 2500 BE Den Haag Telefoon: 070- 310 8667 E-mail: [email protected] Telefoon: 070- 310 8666 E-mail: p.b.lut@actal Telefoon: 070- 310 8666 E-mail: p.f.h.bont@actal

Medewerkers Cap Gemini Ernst & Young

Adres:

Dhr. drs. J.G. van der Tang Senior consultant Mevr. E.A.E. Dickmann Senior consultant Dhr. R.J. Kruit Managing consultant Dhr. drs. E.H.J. Kok MBA Vice president

telefoon: e-mail: telefoon: e-mail: telefoon: e-mail: telefoon: e-mail:

Mevr. mr. J.M. Wijckmans (projectleider) Dhr. P.B. Lut

(projectleider) (projectmedewerker) (projectmedewerker) (contractmanager)

Adres:

Postbus 2575 3500 GN Utrecht 030 - 689 8623 / 06-150 30 395 [email protected] 030 - 689 0817 [email protected] 030 - 689 86 21 [email protected] 030 - 689 8691 [email protected]

Deelnemers workshop (ADS) Organisatie

Naam

Functie

Verffabrikanten Doelfray & Macostan Coatings BV dhr. Groenendijk

KAM-coördinator

Hasco Lakfabrieken BV

dhr. Broeders

KAM-coördinator Lid Beleidscommissie omgevingsvraagstukken VVVF

Ministerie van EZ

dhr. Charite

Ministerie van EZ

dhr. De Neree

Ministerie van SZW

dhr. Besems

Beleidsmedewerker Projectdirectie administratieve lasten Stagiaire Projectdirectie administratieve lasten Beleidsmedewerker

Keuringsdienst van Waren

dhr. Dannen

Adjunct-inspecteur signalering bij de afdeling non-food chemie

VNO-NCW

dhr. Janssen

Beleidsmedewerker

Infomil

mevr. Van Berkel

Medewerker

dhr. Bont

Secretaris Actal

mevr. Wijckmans

Projectleider Actal

dhr. Akse

Beleidsmedewerker

dhr. Kok

Contractmanager CGE&Y

dhr. Van der Tang

Projectleider CGE&Y

mevr. Dickmann

Projectmedewerker

dhr. Kruit

Projectmedewerker

dhr. During

Accountmanager administratieve lasten en ICT

Overheid

Branches en advies

Actal

CGE&Y

II

Toeliching PeQunia-model Kader 1 Toelichting model voor kwantificering van administratieve lasten: PeQunia-model In het onderzoek administratieve lasten van personeels- en veiligheidsregistraties bij verffabrikanten wordt gebruik gemaakt van de methodiek die is ontwikkeld voor het meten van administratieve lasten, ten behoeve van de nulmetingen voor diverse ministeries. De administratieve lasten zijn hierbij bepaald op basis van de kosten van een administratieve handeling (P) en het aantal maal dat de handeling door bedrijven wordt uitgevoerd (Q). P: De kosten van een administratieve handeling Bij het bepalen van de kosten van een administratieve handeling wordt onderscheid gemaakt tussen interne kosten en externe kosten. Deze kosten worden mede bepaald door de wijze waarop de bedrijven invulling geven aan de wettelijke verplichting. Om een goed beeld te krijgen van de jaarlijkse administratieve lasten per bedrijf, worden de kosten van één administratieve handeling doorgerekend tot gemiddelde lasten per jaar. De omrekenfactor is de frequentie waarmee een administratieve handeling wordt uitgevoerd. Dit betekent bijvoorbeeld dat bij een maandelijkse registratie de kosten van één registratie met twaalf worden vermenigvuldigd en dat bij een investering in een automatisering die eens per tien jaar terugkomt, deze kosten door tien worden gedeeld. Q: Aantal maal dat administratieve handeling wordt uitgevoerd Voor het doorrekenen van de kosten per bedrijf naar de totale lasten voor het Nederlandse bedrijfsleven moet worden bepaald voor hoeveel bedrijven de desbetreffende administratieve verplichting geldt, ofwel het aantal bedrijven waarop de regelgeving van toepassing is. Het aantal bedrijven per categorie zal worden bepaald op basis van gegevens van de branche en de overheid. Indien bovenstaande methode niet leidt tot een adequate inschatting van het aantal maal dat een handeling voorkomt, bijvoorbeeld doordat een bepaalde administratieve verplichting bij een beperkt aantal bedrijven werkelijk lasten veroorzaakt, zal de Q worden bepaald op basis van het totaal aantal handelingen in het bedrijfsleven. Dit is relevant voor situatiegebonden lasten, zoals bijvoorbeeld een melding van een ongeval. PxQ: Berekening administratieve lasten In dit model wordt per categorie de administratieve lasten bepaald door: – de gemiddelde administratieve lasten per bedrijf te vermenigvuldigen met het aantal bedrijven in de desbetreffende categorie, en in gevallen waarin dit niet mogelijk is; – de gemiddelde administratieve lasten van één handeling te vermenigvuldigen met het totaal aantal keer dat de handeling is uitgevoerd door bedrijven in een bepaalde categorie. Op basis van de berekening van de administratieve lasten per categorie kan worden bepaald: – de gemiddelde administratieve last voor een bedrijf uit een bepaalde categorie, door de totale administratieve lasten voor een categorie te delen door het aantal bedrijven in de desbetreffende categorie. – de totale administratieve last voor de doelgroep verffabrikanten door de lasten van de verschillende categorieën te sommeren.

III

PxQ-sheets administratieve verplichtingen

In deze bijlage zijn twee PxQ-sheets opgenomen met de administratieve lasten van registraties en inspecties bij bedrijven met weinig automatisering (kleinere bedrijven) en bij bedrijven met veel automatisering (grotere bedrijven). Per verplichting is aangegeven uit welke wetgeving de administratieve verplichting volgt, welke handelingen worden uitgevoerd, hoeveel tijd en geld dit kost en wat derhalve de administratieve lasten zijn. De administratieve verplichtingen zijn gerangschikt naar de volgende thema’s: – Gevaarlijke stoffen; o registratie gevaarlijke stoffen; o veiligheidsbladen en etikettering; o documenten en etikettering vervoer gevaarlijke stoffen; o veiligheidsadviseur; – Rapporten en plannen; – Personeelsregistraties; – Inspecties. Per thema is aangegeven welke administratieve verplichtingen van toepassing zijn vanuit de verschillende wetgevingsdomeinen. Daarnaast is binnen deze thema’s met arcering aangegeven welke verplichtingen elkaar overlappen.

Wet- en regelgeving

Besluit risico’s en zware ongevallen (BRZO)

Arbobesluit

VROM Wet milieubeheer (vergunning)

SZW

SZW

Arbobesluit

organische stoffen Wms & Oplosmiddelenbesluit

9.16

9.15

11

21

4.2

Subtotaal registratie gevaarlijke stoffen

Wet verontreiniging oppervlakte water VROM Wet milieubeheer

V&W

SZW

9-4-03

B8

B7

A12

B5

B4

A12

A11

Art.

Registratie van gevaarlijke stoffen VROM Registratiebesluit Wms

Gevaarlijke stoffen

Dep.

A10 VROM Besluit vluchtige

A9

A8

A7

A6

A5

A4

A3

A2

A1

nr.

Bijhouden omzetlijst oplosmiddelen, ob.v. inkoopfacturen ""

Opstellen overzicht gevaarlijke stoffen t.b.v. van de vergunning aanvraag Bijhouden afvalstoffenformulieren

Niet van toepassing

Apart overzicht gevaarlijke stoffen per ruimte en berekeningen gebruik

Overige registraties obv vergunningvoorschriften m.b.t. personeel- of veiligheid

Geen aanvullende registraties, eventueel lasten voor monsternames bij Geen extra registraties m.b.t. personeel of veiligheid anders dan onder A7

Vrijstelling specifiek stoffen Niet van toepassing verbod Ontheffing specifiek stoffen Niet van toepassing verbod

Bijhouden oplosmiddelenboekhouding

Registratie VOS

Bij aanvraag opstellen lijst gevaarlijke (grond-)stoffen Registratie van gevaarlijke afvalstoffen

Registratie van gevaarlijke stoffen

Registratie gevaarlijke stoffen (RI&E)

Beschikbaar stellen van Bijhouden overzicht van gevaarlijke overzicht gevaarlijke stoffen stoffen met UN-nummers en ADRclassificatie

Administratieve handelingen

Administratieve

verplichting

1

1

12

1

12

0,20

1

40

20

40











Kosten / Freq. uren

Tijd (uren)

Freq.

extern uurtarief Externe kosten



Interne kosten

intern uurtarief:

Administratieve lasten personeels- en veiligheidsregistraties verffabrikanten

PxQ-sheets Bijlage III - eindrapportage def 2.1.xls















Totaal

Beleving lasten - hoog - gem. - laag

pagina 1 van 12

Lasten voor monsternames apart vermeld, buiten scope registraties personeel en veiligheid.

Sommige afvalinzamelaars verstrekken jaaroverzichten.

Soms apart overzicht met ADRclassifiatie, waardoor de lasten hoger zijn.

Toelichting

PxQ-klein

Warenwet

4.3

Art.

Subtotaal veiligheidsbladen en etikettering

VWS

9-4-03

C7

C6

Arbobesluit

SZW

C5

C4

VROM Besluit verpakking en aanduiding milieugevaarlijke stoffen en preparaten

C3

C2

Veiligheidsbladen en etikettering VROM Veiligheidsinformatiebladenbesluit

C1

Wet- en regelgeving

Dep.

nr.

Handmatig opstellen en aanpassen VIB’s n.a.v. nieuwe versies van de VIBgids (wijzigingen in wet- en regelgeving)

Bijhouden producten register

Etikettering van producten die op de werkplek zijn Verschillend geïnterpreteerd; bewaren hardcopy's etiketten of vanuit systeem

Etikettering van grondstoffen en werkvoorraden

Etikettering van gevaarlijke Actueel houden gevaarsaanduiding op stoffen etiketten

Opstellen en beheren van VIB’s

Administratieve handelingen

Administratieve

verplichting

8

20

40

8

1

1

1

50









Kosten / Freq. uren

Tijd (uren)

Freq.

extern uurtarief Externe kosten



Interne kosten

intern uurtarief:

Administratieve lasten personeels- en veiligheidsregistraties verffabrikanten

PxQ-sheets Bijlage III - eindrapportage def 2.1.xls













Totaal

hoog

Beleving lasten - hoog - gem. - laag

pagina 2 van 12

Afhankelijk van grondstoffen op de werkplek.

Bij nieuwe wetgeving soms aanvullende lasten i.v.m. extra etikettering i.v.m. oude voorraad.

Op de hoogte blijven van ontwikkelingen in wet- en regelgeving leidt tot relatief hoge lasten voor kleinere fabrikanten.

Toelichting

PxQ-klein

Wet- en regelgeving

Art.

Administratieve handelingen

Administratieve

verplichting

""

Niet van toepassing

Subtotaal documenten en etikettering vervoer gevaarlijke stoffen

9-4-03

D20

Wet vervoer gevaarlijke stoffen (Wvgs) ""

Vervoer is doorgaans uitbesteed

Ontheffing verbod vervoer - bepaalde gevaarlijke stof - bepaalde weggedeelten

""

Niet van toepassing

D19

Extra kosten vrachtbrief i.v.m gevaarlijke stoffen Etikettering van producten voor vervoer door de lucht

Extra kosten vrachtbrief Niet van toepassing i.v.m gevaarlijke stoffen Etikettering; stickers op colli "" en containers

Extra kosten vrachtbrief Meestal niet van toepassing i.v.m gevaarlijke stoffen Opstellen IMDG" transportblad (gevarenkaart) Etikettering van producten " voor vervoer over zee

Etikettering; stickers op colli "" en containers

Extra kosten vrachtbrief i.v.m gevaarlijke stoffen Opstellen gevarenkaart

Overige transportvormen, binnenvaart (ADNR) , zeevaart (IMDG), luchtvaart (IATA) en spoor (RID) niet vaak van toepassing voor de kleinere bedrijven

Wet vervoer gevaarlijke stoffen door de lucht (IATA)

Regeling vervoer over de spoorweg van gevaarlijke stoffen (RID)

Vervoer gevaarlijke stoffen over zee (IMDG)

Regeling vervoer over de binnenwateren van gevaarlijke stoffen (ADNR)

Documenten en etikettering vervoer gevaarlijke stoffen Regeling vervoer over land V&W Extra kosten vrachtbrief Per vracht vermelden UN-nummers en van gevaarlijke stoffen i.v.m gevaarlijke stoffen bijlage met hoeveelheden (ADR) Opstellen ADRStandaard bladen, opgesteld door transportblad (gevarenkaart) veiligheidsadviseur of gekocht bij EVO Etikettering; stickers op colli Veelal vrijstelling bij vervoer verf over de en containers weg; geen aanvullende lasten

Dep.

D4

D18

D17

D16

D15

D14

D13

D12

D11

D10

D9

D8

D7

D6

D5

D3

D2

D1

nr.

50

1,00

3

8 



Kosten / Freq. uren

Tijd (uren)

Freq.

extern uurtarief Externe kosten



Interne kosten

intern uurtarief:

Administratieve lasten personeels- en veiligheidsregistraties verffabrikanten

PxQ-sheets Bijlage III - eindrapportage def 2.1.xls









Totaal

Beleving lasten - hoog - gem. - laag

pagina 3 van 12

Kaarten soms bij vervoerder aanwezig, dus niet per vracht

Toelichting

PxQ-klein

Wet- en regelgeving

Art.

Veiligheidsrapport

Arbeidsveiligheidsrapport SZW Arbobesluit

9-4-03

G25

4.87

8

2.2b

Beschrijving bedrijf en proces

Opstellen intern noodplan Actueel houden noodplan

Eenmalig opstellen noodplan

Opstellen Veiligheidsrapport Niet van toepassing

Opstellen Arbeidsveiligheidsrapport

Bepalen gevaren van Opstelen en actueel houden RI&E blootstelling (RI&E) Nadere voorschriften RI&E VOS-metingen door arbodienst en m.b.t. blootstelling VOS interne medewerking en begeleiding Beoordelen blootstelling aan Zie G2 VOS Beoordelen blootstelling aan Geen aparte metingen of registratie, carcinoge stoffen onderdeel van de RI&E Beoordeling blootstelling Voor enkele bedrijven aanvullende aan lood jaarlijkse keuring op lokatie incl. bloedtest voor productiemedewerkers Niet van toepassing Overige personeels- en veiligheidsregistraties i.h.k.v. de RI&E

Subtotaal administratieve lasten rapporten en plannen

G22 SZW

G23

ongevallen

Noodplan Arbobesluit

SZW

G15 VROM/ Besluit risico’s en zware

G7

G6

G5

G4

4.13

G2

G3

4.2

G1

Registraties t.b.v. rapporten en plannen

Subtotaal veiligheidsadviseur

Gecombineerd met noodplan (G22), alleen aanvullende lasten Analyse en rapportage over Komt zelden voor ongevallen

Verzamelen informatie en opstellen rapportage Niet altijd aparte registratie

Administratieve handelingen

Administratieve

verplichting

Veiligheidsadviseur vervoer gevaarlijke stoffen Regeling V&W Opstellen intern jaarverslag veiligheidsadviseur vervoer voor directie gevaarlijke stoffen Registratie opleiding personeel Opzetten noodprocedures

Dep.

Risico Inventarisatie & Evaluatie SZW Arbobesluit 4.2

E4

E3

E2

E1

nr.

2

40

4

40

1

0,20

1

1

0,20

1

2 4

1

24



















1

0,33

Kosten / Freq. uren

Tijd (uren)

Freq.

extern uurtarief Externe kosten



Interne kosten

intern uurtarief:

Administratieve lasten personeels- en veiligheidsregistraties verffabrikanten

PxQ-sheets Bijlage III - eindrapportage def 2.1.xls

























Totaal

Beleving lasten - hoog - gem. - laag

pagina 4 van 12

Op één verffabikant van toepassing, lasten zijn apart meegenomen bij twee allergrootste bedrijven.

Niet van toepassing op doelgroep, gaat over in aanvullende RI&E.

ORRGJHEUXLNHQiFD MU

Aanvullende meting voor bedrijven die

Frequentie van het uitvoeren van de metingen verschilt sterk.

Toelichting

PxQ-klein

Wet- en regelgeving

Arbowet

F7

9-4-03

Arbobesluit

Arbeidstijdenwet

5.1

"’

Nationaliteit opgenomen in personeelsbestand; verwaarloosbare lasten Invullen formulier door nieuwe medewerkers Zelden van toepassing, beperkte lasten

Laten uitvoeren medische onderzoeken (PAGO’s) en bewaren resultaten

Regsitratie van Registratie ziek- en betermeldingen aan ziekteverzuim arbodienst Registraties van ongevallen Melding aan arbodienst, afhankelijk van aantal ongevallen en meldingen Registratie overwerk Alleen t.b.v. salarisadministratie

AB 4.91 Registratie resultaten arbeidskundig onderzoek Subtotaal administratieve lasten personeelsregistraties

F15 SZW

F14

F13 SZW

F12

F11 SZW

Wet Arbeid Gehandicapte Werknemers Arbowet AW 4.1

F10 SZW

AW 3.1c Registratie gehandicapten

Arbowet

F9

Wet Samen

""

F6

SZW

""

F5

F8

AW 3.1c Registratie buitenlandse / 5.1 werknemers

""

F4

Registratie jeugdige werknemers (<18) Registratie zwangere vrouwen Registratie ouderen

AW 8.5 AB 1.36 AW 8 AB 1.41 AW 3.1c

""

F3

Geen apart overzicht, anders dan voor productiemedewerkers per afdeling Veelal geen aparte registratie, maar overzicht met gevaarlijke stoffen per afdeling (zie A7) en overzicht van medewerkers per afdeling (zie F1) De verschillende doelgroepen worden onderscheiden bij het personeelsbeleid, speciale regelingen of voorschriften, maar hiervoor worden veelal geen aparte registraties bijgehouden, anders in het personeelssysteem.

Administratieve handelingen

Administratieve

verplichting

AB 4.15 Lijst werknemers die werk gevaarlijk werk doen AB 4.15 Lijst medewerkers die blootgsteld zijn aan carcinogene stoffen

Art.

""

Registratie van personeel SZW Arbobesluit

Personeels-registraties

Dep.

F2

F1

nr.

10

1

0,1

1

1

1 

1

4

250

1











1

Kosten / Freq. uren

Tijd (uren)

Freq.

extern uurtarief Externe kosten



Interne kosten

intern uurtarief:

Administratieve lasten personeels- en veiligheidsregistraties verffabrikanten

PxQ-sheets Bijlage III - eindrapportage def 2.1.xls

















Totaal

laag

Beleving lasten - hoog - gem. - laag

pagina 5 van 12

Personeelsregistraties vergen weinig aanvullende handelingen

Toelichting

PxQ-klein

IVW

VWS

SZW

Brandweer

Wvo- bevoegd gezag

Inspectie Verkeer & Waterstaat

Keuringsdienst van Waren

Arbeidsinspectie

VROM-inspectie

Art.

Aanvalsplan

Vaak niet van toepassing

Vrachtdocumenten ADR

Etiketten en VIB’s

Klachten/ themacontroles incl. etiketten en VIB’s

Etiketten en VIB’s

Wm vergunning

Aandachtspunten inspectie

Totaal administratieve lasten personeel- en veiligheidsregistraties

Begeleiden bezoek

Begeleiden monsternames

Begeleiden bezoek en bespreken resultaten

Begeleiden bezoek en bespreken resultaten

Begeleiden bezoek en bespreken resultaten

Voorbereiding en begeleiden bezoek en bespreken resultaten

Begeleiden bezoek en bespreken resultaten

Administratieve handelingen

Administratieve

verplichting

Subtotaal administratieve lasten inspecties

9-4-03

H14

Instantie

VROM Wm- bevoegd gezag

H13 BZK

H12

Wet- en regelgeving

Inspecties

Dep.

H11 V&W

H10

H9

H8

H7

H6

H5

H4

H3

H2

H1

nr.

2

2

5

8

6

8

5

1

intern

1

1

0,50

0,25

0,50

0,25

















extern

Kosten / Freq. uren

Tijd (uren)

Freq.

extern uurtarief Externe kosten



Interne kosten

intern uurtarief:

Administratieve lasten personeels- en veiligheidsregistraties verffabrikanten

PxQ-sheets Bijlage III - eindrapportage def 2.1.xls





Totaal



















hoog

Beleving lasten - hoog - gem. - laag

pagina 6 van 12

Controles door veel verschillende inspecties. Frequenties wisselen sterk per bedrijf.

Toelichting

PxQ-klein

Wet- en regelgeving

Art.

Besluit risico’s en zware ongevallen (BRZO)

VROM Wet milieubeheer (vergunning)

SZW

9.16

9.15

11

21

4.2

9-4-03

Subtotaal registratie gevaarlijke stoffen

VROM Wet milieubeheer

B8

Wet verontreiniging oppervlakte water

Arbobesluit

V&W

SZW

B7

B5

B4

A12

A11

organische stoffen Wms & Oplosmiddelenbesluit

A10 VROM Besluit vluchtige

A9

A8

A7

A6

A5

A4

Arbobesluit

Berekening VOS-emissie ob.v. facturen

Afhankelijk van mogelijkheden systeem; per lokatie aangeven welke stoffen Bijhouden afvalstoffenformulieren

opstellen publiekslijst met gevaarlijke stoffen en brandweerrapport.

Overige registraties obv vergunningvoorschriften m.b.t. personeel- of veiligheid

Geen aanvullende registraties, eventueel lasten voor monsternames bij bedrijven met Wvo-vergunning Geen extra registraties m.b.t. personeel of veiligheid anders dan onder A7

Vrijstelling specifiek stoffen Niet van toepassing verbod Ontheffing specifiek stoffen Niet van toepassing verbod

Bijhouden Voor verffabrikanten verplicht vanaf oplosmiddelenboekhouding 2007, beperkte voorbereidende acties

Registratie VOS

Bij aanvraag opstellen lijst gevaarlijke (grond-)stoffen Registratie van gevaarlijke afvalstoffen

Registratie van gevaarlijke stoffen

Registratie gevaarlijke stoffen (RI&E)

Opstellen rapport o.b.v. gegevens uit systeem

SZW

A3

Beschikbaar stellen van Opstellen rapport o.b.v. gegevens uit overzicht gevaarlijke stoffen systeem Deel van informatiesysteem dat wordt gebruikt voor beheer registraties gevaarlijke stoffen, etiketten en VIB’s

Administratieve handelingen

Administratieve

verplichting

Onderhouden informatiesysteem

Registratie van gevaarlijke stoffen VROM Registratiebesluit Wms

Gevaarlijke stoffen

Dep.

A2

A1

nr.

Administratieve lasten personeels- en veiligheidsregistraties verffabrikanten

PxQ-sheets Bijlage III - eindrapportage def 2.1.xls

16

2

40

8

1

50

0,20

0,33

1

0,20

1600

40

1

8

Tijd (uren)



















1,00

0,20

Kosten / Freq. uren

extern uurtarief

Freq.



Externe kosten

intern uurtarief: Interne kosten























Totaal

laag

Beleving lasten - hoog - gem. - laag

pagina 7 van 12

Lasten voor monsternames apart vermeld, buiten scope registraties personeel en veiligheid.

Er worden hoge lasten verwacht voor het opzetten én bijhouden van de oplosmiddelenbalans, vanwege het hoge aantal emissiepunten.

Alleen van toepassing op BRZObedrijven.

Grote relatie met bedrijfsvoering. Aanschafkosten voor speciaal programma of module voor registratie gevaarlijke stoffen etiketten, VIB’s of zijn meegerekend, andere aanpassingen in informatiesysteem zijn niet meegerekend.

Toelichting

PxQ-groot

Art.

Warenwet

Subtotaal veiligheidsbladen en etikettering

VWS

VROM Besluit verpakking en aanduiding milieugevaarlijke stoffen en preparaten SZW Arbobesluit 4.3

9-4-03

C7

C6

C4 C5

C3

C2

Veiligheidsbladen en etikettering VROM Veiligheidsinformatiebladenbesluit

C1

Wet- en regelgeving

Dep.

nr.

Vaak gekoppeld aan systeem, tijd voor aanpassen van VIB’s n.a.v.: - wijzigingen in wet- en regelgeving - nieuwe informatie van leveranciers - n.a.v. opmerkingen klanten

Bijhouden producten register

Etikettering van producten die op de werkplek zijn Bewaren etiketten en VIB’s zolang produkt in de handel is

Etikettering van grondstoffen en werkvoorraden

Etikettering van gevaarlijke Vaak gekoppeld aan systeem; actueel stoffen houden gevaarsaanduiding op etiketten

Opstellen en beheren van VIB’s

Administratieve handelingen

Administratieve

verplichting

Administratieve lasten personeels- en veiligheidsregistraties verffabrikanten

PxQ-sheets Bijlage III - eindrapportage def 2.1.xls

40

40

16

Tijd (uren)

1

1

50







Kosten / Freq. uren

extern uurtarief

Freq.



Externe kosten

intern uurtarief: Interne kosten











Totaal

laag

Beleving lasten - hoog - gem. - laag

pagina 8 van 12

Lasten inbegrepen in actueel houden VIB’s en etiketten in systeem.

Toelichting

PxQ-groot

Wet- en regelgeving

Art.

Administratieve handelingen

Administratieve

verplichting

""

niet van toepassing

Ontheffing verbod vervoer - bepaalde gevaarlijke stof - bepaalde weggedeelten

Subtotaal documenten en etikettering vervoer gevaarlijke stoffen

9-4-03

D20

""

Vervoer is doorgaans uitbesteed

Wet vervoer gevaarlijke stoffen (Wvgs)

Verwaarloosbare aanvullende lasten; totaal voor luchtvaartagent Doorgaans labelling ook uitbesteed aan luchtvaartagent

D19

Extra kosten vrachtbrief i.v.m gevaarlijke stoffen Etikettering van producten voor vervoer door de lucht

Extra kosten vrachtbrief Niet van toepassing i.v.m gevaarlijke stoffen Etikettering; stickers op colli "" en containers

Extra kosten vrachtbrief Indien zeetransport van toepassing; IMO i.v.m gevaarlijke stoffen classifiacatie en UN-nummers Opstellen IMDGOpstellen DGD / gevarenkaart deels transportblad (gevarenkaart) lasten voor vervoerder Etikettering van producten Aanvullende etikettering "marine voor vervoer over zee pollutant"

Etikettering; stickers op colli "" en containers

Extra kosten vrachtbrief i.v.m gevaarlijke stoffen Opstellen gevarenkaart

Overige transportvormen, binnenvaart (ADNR)en spoor (RID) niet zijn van toepassing

Wet vervoer gevaarlijke stoffen door de lucht (IATA)

Regeling vervoer over de spoorweg van gevaarlijke stoffen (RID)

Vervoer gevaarlijke stoffen over zee (IMDG)

Regeling vervoer over de binnenwateren van gevaarlijke stoffen (ADNR)

Documenten en etikettering vervoer gevaarlijke stoffen V&W Extra kosten vrachtbrief Beperkte aanvullende handelingen; Regeling vervoer over land i.v.m gevaarlijke stoffen toevoegen UN-nummers, vaak vanuit van gevaarlijke stoffen systeem bij vrachtbrief (ADR) Opstellen ADRVerkrijgbaar via EVO, beperkte lasten, transportblad (gevarenkaart) vaak bij vervoerder aanwezig Etikettering; stickers op colli Veelal ADR-vrijstelling bij vervoer verf en containers over de weg; geen aanvullende lasten

Dep.

D4

D18

D17

D16

D15

D14

D13

D12

D11

D10

D9

D8

D7

D6

D5

D4

D3

D2

D1

nr.

Administratieve lasten personeels- en veiligheidsregistraties verffabrikanten

PxQ-sheets Bijlage III - eindrapportage def 2.1.xls

Tijd (uren)

1

1

1

1

12,00

50

50

50











12,00

Kosten / Freq. uren

extern uurtarief

Freq.



Externe kosten

intern uurtarief: Interne kosten















Totaal

Beleving lasten - hoog - gem. - laag

pagina 9 van 12

Overleg met security; douane, jusititie leidt tot extra lasten.

Eventuele aparte aanduidingen voor Limited Quantities kunnen op de verpakking worden gedrukt zodat de extra lasten verwaarloosbaar zijn.

Bij volledige integratie in het systeem zijn de extra lasten beperkt.

Eventuele aparte aanduidingen voor Limited Quantities kunnen op de verpakking worden gedrukt zodat de extra lasten verwaarloosbaar zijn.

Bij volledige integratie in het systeem zijn de extra lasten verwaarloosbaar.

Toelichting

PxQ-groot

Wet- en regelgeving

Art.

Veiligheidsrapport

Arbeidsveiligheidsrapport SZW Arbobesluit

4.87

8

2.2b

Beschrijving bedrijf en proces

Opstellen intern noodplan Actueel houden noodplan

Eenmalig opstellen noodplan

Opstellen Veiligheidsrapport Beschrijving van o.a. - werking processen - gevaren en risico’s voor omgeving - gevaarlijke stoffen

Opstellen Arbeidsveiligheidsrapport

Bepalen gevaren van blootstelling (RI&E) Nadere voorschriften RI&E VOS-metingen door arbodienst en m.b.t. blootstelling VOS interne medewerking en begeleiding Beoordelen blootstelling aan zie G2 VOS Beoordelen blootstelling aan Eventuele extra metingen opgenomen in carcinoge stoffen gemiddelde onder G2 Beoordeling blootstelling Eventuele extra metingen opgenomen in aan lood gemiddelde onder G2 Niet van toepassing Overige personeels- en veiligheidsregistraties i.h.k.v. de RI&E

Subtotaal administratieve lasten rapporten en plannen

9-4-03

G23

ongevallen

Noodplan Arbobesluit

G22 SZW

G20

SZW

G15 VROM/ Besluit risico’s en zware

G7

G6

G5

G4

4.13

G2

G3

4.2

G1

Registraties t.b.v. rapporten en plannen

Subtotaal veiligheidsadviseur

gecombineerd met noodplan (G22), alleen aanvullende lasten Analyse en rapportage over ongevallen komen zelden voor ongevallen

verzamelen informatie en opstellen rapportage in samenwerking met personeelszaken

Administratieve handelingen

Administratieve

verplichting

Veiligheidsadviseur vervoer gevaarlijke stoffen V&W Opstellen intern jaarverslag Regeling voor directie veiligheidsadviseur vervoer Registratie opleiding gevaarlijke stoffen personeel Opzetten noodprocedures

Dep.

Risico Inventarisatie & Evaluatie SZW Arbobesluit 4.2

E5

E4

E3

E2

E1

nr.

Administratieve lasten personeels- en veiligheidsregistraties verffabrikanten

PxQ-sheets Bijlage III - eindrapportage def 2.1.xls

4

40

40

40

40

8

2

20

Tijd (uren)

1

1

0,20

0,33

0,33

0,20

0,20

1























0,20

0,33

0,33

Kosten / Freq. uren

extern uurtarief

Freq.



Externe kosten

intern uurtarief: Interne kosten





























Totaal

Beleving lasten - hoog - gem. - laag

pagina 10 van 12

RSVWHOOHQQRRGSODQWRW 

Kosten van inhuur extern bureau voor

Op één verffabikant van toepassing, lasten zijn apart meegenomen bij grootste bedrijven.

Niet van toepassing op doelgroep, gaat over in aanvullende RI&E.

Deze verplichting geldt aleen voor bedrijven die lood gebruiken.

Lasten worden verschillend ervaren (hoog, of in belang medewerkers). Sommige bedrijven hebben zelf meetapparatuur aangeschafd.

Toelichting

PxQ-groot

Wet- en regelgeving

Arbowet

Wet Samen

F7

F8

AB 4.91 Registratie resultaten arbeidskundig onderzoek

5.1

9-4-03

Zelden van toepassing

Laten uitvoeren medische onderzoeken (PAGO’s) en bewaren resultaten

Regsitratie van Registratie ziek- en betermeldingen aan ziekteverzuim arbodienst Registraties van ongevallen Melding aan arbodienst, afhankelijk van aantal ongevallen en meldingen Registratie overwerk Alleen t.b.v. salarisadministratie

Registratie gehandicapten

AW 3.1c Registratie gehandicapten

Subtotaal administratieve lasten personeelsregistraties

Arbobesluit

F14 F15 SZW

F16

Arbeidstijdenwet

F13 SZW

F12

F11 SZW

Registratie jeugdige werknemers (<18) Registratie zwangere vrouwen Registratie ouderen

AW 3.1c Registratie buitenlandse / 5.1 werknemers

Wet Arbeid Gehandicapte Werknemers Arbowet AW 4.1

""

F6

F10 SZW

""

F5

AW 8.5 AB 1.36 AW 8 AB 1.41 AW 3.1c

Arbowet

""

F4

Geen apart overzicht, anders dan voor productiemedewerkers per afdeling Veelal geen aparte registratie, maar overzicht met gevaarlijke stoffen per afdeling (zie A7) en overzicht van medewerkers per afdeling (zie F1) De verschillende doelgroepen worden onderscheiden bij het personeelsbeleid, speciale regelingen of voorschriften, maar hiervoor worden veelal geen aparte registraties bijgehouden, anders in het personeelssysteem. Nationaliteit opgenomen in personeelsbestand; zie Wet Samen Invullen formulier door nieuwe medewerkers Opstellen jaaroverzicht, berekenen percentages en rapporteren aan CWI Zelden van toepassing

Administratieve handelingen

Administratieve

verplichting

AB 4.15 Lijst werknemers die werk gevaarlijk werk doen AB 4.15 Lijst medewerkers die blootgsteld zijn aan carcinogene stoffen

Art.

F9

""

F3

SZW

""

Registratie van personeel SZW Arbobesluit

Personeels-registraties

Dep.

F2

F1

nr.

Administratieve lasten personeels- en veiligheidsregistraties verffabrikanten

PxQ-sheets Bijlage III - eindrapportage def 2.1.xls

1

40

8

1

1

250

1

4

0,25

10

8

0,25

Tijd (uren)















1

Kosten / Freq. uren

extern uurtarief

Freq.



Externe kosten

intern uurtarief: Interne kosten



















Totaal

laag

Beleving lasten - hoog - gem. - laag

pagina 11 van 12

Personeelsregistraties vergen weinig aanvullende handelingen

Toelichting

PxQ-groot

IVW

VWS

SZW

Brandweer

Wvo- bevoegd gezag

Inspectie Verkeer & Waterstaat

Keuringsdienst van Waren

Arbeidsinspectie

VROM-inspectie

Art.

aanvalsplan

niet altijd van toepassing

vrachtdocumenten ADR

etiketten en VIB’s

Klachten/ themacontroles incl. etiketten en VIB’s

etiketten en VIB’s

Wm vergunning

Aandachtspunten inspectie

Totaal administratieve lasten personeel- en veiligheidsregistraties

begeleiden bezoek

Begeleiden monsternames

Begeleiden bezoek en bespreken resultaten

begeleiden bezoek en bespreken resultaten

begeleiden bezoek en bespreken resultaten

voorbereiding en begeleiden bezoek en bespreken resultaten

begeleiden bezoek en bespreken resultaten

Administratieve handelingen

Administratieve

verplichting

Subtotaal administratieve lasten inspecties

9-4-03

H14

Instantie

VROM Wm- bevoegd gezag

H13 BZK

H12

Wet- en regelgeving

Inspecties

Dep.

H11 V&W

H10

H9

H8

H7

H6

H5

H4

H3

H2

H1

nr.

Administratieve lasten personeels- en veiligheidsregistraties verffabrikanten

PxQ-sheets Bijlage III - eindrapportage def 2.1.xls

Tijd (uren)

4

2

6

8

6

8

6

1

intern

1

1

0,50

0,25

0,50

0,25

















extern

Kosten / Freq. uren

extern uurtarief

Freq.



Externe kosten

intern uurtarief: Interne kosten























Totaal

hoog

Beleving lasten - hoog - gem. - laag

pagina 12 van 12

Controles door veel verschillende inspecties. Frequenties wisselen sterk per

Toelichting

PxQ-groot

IV

Overzicht mogelijkheden voor lastenreductie

In deze bijlage zijn de mogelijkheden voor lastenreductie weergegeven die tijdens het onderzoek zijn gesignaleerd en zijn ingebracht in de ADS. Per verbetersuggestie wordt het voorstel kort omschreven, gevolgd door: – Een indicatie van de mogelijke besparing; – De wenselijkheid van het voorstel, vanuit bedrijven en overheden; – De (politieke) haalbaarheid van het voorstel; – De termijn waarop de realisatie van het voorstel wenselijk en haalbaar is; – De partij die hierbij logischerwijs het initiatief kan nemen; – Eventuele overige opmerkingen die met betrekking tot het voorstel zijn gemaakt.

Afstemmen wetgeving classificatie en etikettering gevaarlijke stoffen Nr. 21 Stimuleren ontwikkeling van en voorlichting over GHS Verbetervoorstel Indicatie besparing

− Participeren in de ontwikkeling van − Door de branchevereniging VVVF is aangegeven mondiaal eenduidig systeem voor het dat door het GHS op termijn een lastenreductie classificeren en etiketteren van gevaarlijke van 50% mogelijk is voor classificatie en aanduistoffen: Globally Harmonized System of ding van gevaarsaspecten op veiligheidsinformaClassification and Labelling (GHS) van de tiebladen, etiketten en vervoersdocumenten m.b.t. UNECE. gevaarlijke stoffen. − Voor verffabrikanten betekent de afstem- − Hierbij is echter gelijktijdig opgemerkt dat wordt ming een structurele vereenvoudiging van verwacht dat deze reductie teniet zal worden gehet systeem en geen aparte classificatie daan door nieuwe lasten in verband met het Eurovoor het vervoer van gevaarlijke stoffen. pese stoffen beleid. Daarnaast verschilt de perceptie en beheersing van risico’s erg tussen landen en culturen, waardoor aanvullende lokale regelgeving zal blijven bestaan en mogelijk zal toenemen. − Wanneer de aanname wordt gedaan dat het GHS de tijd voor het bijhouden van de registratie van gevaarlijke stoffen, VIB’s, etiketten en vervoersdocumenten met 50% verminderd, betekent dit voor de grotere fabrikanten een reductie van ca. ,− Voor de kleinere fabrikanten, die relatief veel tijd besteden aan de documentatie voor vervoer, lijkt bij een vergelijkbare aanname een reductie van ,- mogelijk. Termijn

Initiatief

Middel: Loopt al; doelstelling is het systeem in 2008 in te voeren.

Momenteel zijn de ministeries van VWS en V&W vertegenwoordigd op de vergaderingen van deze VNcommissies.

Haalbaar

Wenselijk

Ja: 10 jaar na de VN-top over duurzame Ja ontwikkeling in Rio is in december 2002 het besluit genomen over de verdere ontwikkeling en invoering van het GHS. Opmerking:

− Momenteel wordt vanuit VN-commissies één classificatiesysteem ontwikkeld voor het werken met en vervoeren van gevaarlijke stoffen. − Binnen de “United Nations Economic Commission for Europe (UNECE), Transport Devision/ Dangerous Goods” heeft de “Committee of Experts on the Transport of Dangerous Goods (TDG) and on the Globally Harmonized System of Classification and Labelling (GHS)” in december 2002 een akkoord bereikt over de hoofdlijnen van het GHS. − Doelstelling is dit nieuwe systeem per 2008 in te voeren. − Zie voor meer informatie www.unece.org/trans/danger

Nr. 1 Gezamenlijk belangen behartigen in Europa en VN-commissies Verbetervoorstel Indicatie besparing

Afstemming van speerpunten tussen verschillende ministeries en de branche bij belangenbehartiging in Europa en internationale gremia.

Meer kans dat ideeën voor harmonisatie en lastenreductie gehoor krijgen.

Termijn

Initiatief

Middel

Overleg tussen branche en ministeries.

Haalbaar

Wenselijk

Ja: Maar hierbij is opgemerkt dat de invloed Ja van Nederland in Europa beperkt is. Opmerking:

Het gaat hierbij niet om het ter discussie stellen van de doelstelling van de regelgeving, maar om het voorkomen van overbodige administratieve lasten, door bijvoorbeeld het harmoniseren van registratieverplichtingen.

Clusteren van wijzigingen in wet- en regelgeving Nr. 2 Clusteren wijzigingen in wet- en regelgeving Verbetervoorstel Indicatie besparing

Clusteren van wijzigingen uit de verschillende Mogelijke besparing ,- tot  invalshoeken in één document en per dezelfde (een á twee weken per jaar). datum van kracht laten worden. Bijvoorbeeld door een halfjaarlijkse actualisatie van nieuwe wetgeving (momenteel wordt gemiddeld tien keer per jaar een wijziging in wet- en regelgeving gecommuniceerd vanuit de branche). Termijn

Initiatief

Middel: In Nederland op korte termijn Ministeries. mogelijkheden onderzoeken, EU middellange termijn. Haalbaar

Wenselijk

Ja: Mede afhankelijk van de mogelijkheden en Ja: Clustering van wijzigingen gewenst, bij voorkeur implementatietermijnen van EU-regelgeving. op EU niveau. Qua implementatie niet te veel afwijken van andere lidstaten in verband met etikettering exportproducten. Opmerking:

Clustering van nieuwe wetgeving heeft ook voor de overheid en handhavers voordelen met betrekking tot de kennisname en het voorkomen van discussies in de uitvoering.

Proportioneel meten en handhaven Nr. 3 Voorlichten bedrijven over arbowetgeving Verbetervoorstel Indicatie besparing

Duidelijke voorlichting over de minimaal Besparing is afhankelijk van de huidige meetfreverplichte frequentie blootstellingsmetingen op quentie in het contract met de arbodienst. In sommige grond van de Arbo-wetgeving aan bedrijven. situaties lijkt een verlaging van de frequentie mogelijk. De kosten van arbo-metingen variëren van ,- tot SHUPHWLQJ Termijn

Initiatief

Kort

Rol voor de branche met Arbo-diensten, of initiatief vanuit de overheid (voorlichting over wetgeving).

Haalbaar

Wenselijk

Ja

Ja

Opmerking:

− Vanuit de overheid wordt aangegeven dat de arbowetgeving duidelijk is ten aanzien van het bepalen van risico’s, maar wordt geconstateerd dat er ten aanzien van het uitvoeren van metingen in de praktijk blijkbaar verschillende interpretaties worden gehanteerd. − De Arbo-wetgeving vereist een juiste risico-beoordeling van de aard en mate van blootstelling in het kader van de RI&E. Wanneer de omstandigheden niet wijzigingen voldoet een bestaande risico-beoordeling. − Enerzijds bestaat de indruk dat Arbo-diensten meer metingen “verkopen” dan minimaal noodzakelijk, anderzijds zijn er bedrijven die er bewust voor kiezen vaker dan vereist metingen te laten uitvoeren ter bescherming van het personeel.

Nr. Afstemmen meetfrequentie aan de resultaten (proportioneel meten) 4&5 Verbetervoorstel Indicatie besparing

De meetfrequentie afhankelijk maken van de meetresultaten en andere factoren die de resultaten beïnvloeden (proportioneel handhaven).

Kosten van Arbo-metingen variëren van ,- tot SHUPHWLQJ

Termijn

Initiatief

Middel

Overheden en inspecties.

Haalbaar

Wenselijk

Ja: Gebeurt vaak al wel, maar soms afhankelijk van de relatie met het bevoegd gezag.

Ja

Opmerking:

− In het geval van blootstellingsmetingen zou bij het bepalen van de frequentie ook rekening gehouden kunnen worden met bijvoorbeeld een dalend gebruik van een bepaalde gevaarlijke stof of verbeterde ventilatievoorzieningen. − Met betrekking tot Wvo-monsternames is aangegeven dat de vervuiling in perspectief moet worden gezien ten opzichte van de totale lozing en rekening moet worden gehouden met de mate van naleving van voorschriften.

Afstemmen handhaving en inspecties Nr. 6 Afbakenen bevoegdheden tussen inspecties Verbetervoorstel Indicatie besparing

Duidelijke afbakening van bevoegdheden tussen inspecties, waarbij het primaat ligt bij één van de bevoegd gezagen.

Zeer beperkt; per situatie waarbij discussie wordt gemeden bespaart dit 1 tot 8 uur. Daarnaast worden daarbij eventuele kosten voor extern “second opinion”-onderzoek voorkomen (ca. 1.000,-).

Termijn

Initiatief

Middel

Inspecties.

Haalbaar

Wenselijk

Ja: Wanneer de wil aanwezig is bij de verschillende partijen.

Ja: Vanuit bedrijven geredeneerd wel. Invalshoeken, visies en belangen tussen inspecties verschillen.

Opmerking:

Nr. 7 Bezoeken met geïntegreerde inspectieteams Verbetervoorstel Indicatie besparing

Geïntegreerde inspectieteams, bijvoorbeeld: Vier uur door het vervallen van één afzonderlijke − op nationaal niveau; VROM-inspectie, inspectie. Daarnaast minder kans op discussie. Keuringsdienst van Waren, Arbeidsinspectie − op lokaal niveau; Wm-bevoegd gezag en de brandweer. Termijn

Initiatief

Middel

Inspecties.

Haalbaar

Wenselijk

Ja: Wanneer de wil aanwezig is bij de verschillende partijen kunnen geplande inspecties in het kader van projecten gezamenlijk worden gedaan. Controles naar aanleiding van calamiteiten of klachten lijken minder eenvoudig gezamenlijk uit te voeren.

Ja: Vanuit bedrijven geredeneerd wel. Invalshoeken, visies en belangen tussen inspecties verschillen.

Opmerking:

Nr. 8 Oprichten nationale helpdesk (integrale) veiligheid Verbetervoorstel Indicatie besparing

Verhogen deskundigheid en eenduidigheid bij Minder kans op discussie en ergernis. inspecteurs, door (integrale) opleiding en ondersteuning van nationale helpdesk (infoveiligheid). Termijn

Initiatief

Middel

Inspecties.

Haalbaar

Wenselijk

Ja: Infomil heeft helpdesk externe veiligheid, vanuit milieu-oogpunt.

Ja

Opmerking:

Bij het RIVM wordt een deskundigheidsforum opgezet voor overdracht van informatie in de keten. Nr. 9 Doorzetten themacontroles Verbetervoorstel

Doorzetten themacontroles. Hierbij is er een duidelijke focus op, en vaak meer kennis van, bepaalde onderwerpen bij de inspecteurs.

Indicatie besparing

Minder kans op discussie en ergernis.

Termijn

Initiatief

Kort

Inspecties.

Haalbaar

Wenselijk

Ja: De nationale inspectiediensten werken momenteel al voornamelijk met themacontroles in het kader van projecten.

Ja

Opmerking:

Nr. 10&11 Voorlichting en afstemming tussen inspecties en de branche Verbetervoorstel Indicatie besparing

– Vanuit de branche inspecteurs voorlichten Minder kans op discussie en ergernis. over de situatie, processen, afwegingen en aandachtspunten binnen de branche. – Het maken van afspraken met de branche over de interpretatie van situaties waarin de wetgeving niet volstaat of niet voldoende duidelijk is. Termijn

Initiatief

Kort

Branche en Inspecties.

Haalbaar

Wenselijk

Ja: Afhankelijk van de samenwerking met de Ja: Aangegeven wordt dat de verfbranche hierin nog branche. een meer open houding kan aannemen richting Door de Keuringsdienst van Waren is hierbij inspecties. aangegeven dat de attitude van de VVVF hierbij nog niet gericht is op samenwerking. Opmerking:

Bijv. met betrekking tot dossiervorming van VIB’s en etiketten.

Nr. 12&13 Afstemming tussen inspecties over thema’s, doelgroepen en bedrijven Verbetervoorstel Indicatie besparing

– Afstemmen van thema’s en doelgroepen Beperkt: minder kans op discussie en ergernis. van projecten tussen inspecties. – Afstemming van te bezoeken bedrijven tussen inspecties. Termijn

Initiatief

Kort/middel

Landelijke inspecties.

Haalbaar

Wenselijk

– Ja: Afstemming over projecten gebeurt Ja deels al, maar kan nog verder in praktijk gebracht. – Voor informatie over bedrijven kunnen de informatiesystemen worden gekoppeld of kan een nieuw gezamenlijk systeem worden opgezet. Opmerking:

– Aandachtpunt bij de afstemming van projecten zijn de verschillende planningstermijnen. – Vergelijk CRM-systemen bij bedrijven. Bijvoorbeeld informatie over wie, wanneer, waar is geweest, of heen gaat, en de bevindingen.

Verhogen efficiency door automatisering Nr. 14 Stimuleren betaalbare software Verbetervoorstel

Ondersteuning/stimulering van betaalbare toegankelijke software voor geïntegreerde informatiesysteem voor gevaarlijke stoffen.

Indicatie besparing

Afhankelijk van de uiteindelijke investering in automatisering en het werk dat daarmee wordt bespaard. Vooral voor kleinere fabrikanten lijkt echter een besparing mogelijk ten opzichte van de totale lasten van het “handmatig” bijhouden van de verschillende registraties m.b.t. gevaarlijke stoffen (ter vergelijking: ,- totaal voor productie en vervoer).

Termijn

Initiatief

Middel

Branche en bedrijven met de overheid.

Haalbaar Ja Opmerking:

Wenselijk Ja

− De indruk bestaat dat met name door de kleinere bedrijven de kosten voor automatisering van het beheer van met name VIB’s en etiketten te hoog wordt gevonden. Aangegeven is dat soms al wordt opzien tegen de uitgave van een bedrag van ongeveer ,- ook al zou een oplossing vanuit de branche worden aangedragen. − Op basis van de in dit project opgedane ervaringen en de berekende administratieve lasten voor de kleinere bedrijven zou de branche meer inzicht kunnen gegeven over de kosten van handmatige registraties. Er kan eventueel een business case worden opgesteld om kleinere bedrijven te interesseren voor deelname aan een project waarbij, al dan niet via een internetoplossing, eenvoudige software kan worden aangeschaft en/of ontwikkeld voor het beheren van etiketten en VIB’s. − De verwachting, ook van de kleinere verfproducenten, is dat de lasten in de toekomst zullen toenemen en dat de kleinere bedrijven dit niet meer kunnen opbrengen.

Nr. 15 Ontwikkeling betaalbaar instrument voor classificatie Verbetervoorstel Indicatie besparing

Ontwikkeling van eenvoudig programma voor Besparing van tijd voor het handmatig uitrekenen van classificatie van halffabrikaten en eindproclassificaties (niet apart bepaald) en discussie n.a.v. ducten in de verfbranche. inspecties over de kwaliteit van de berekening en de aanduiding op het VIB en etiket. Termijn

Initiatief

Kort: Door de VVVF is inmiddels een Branche. programma ontwikkeld, waarmee de kleinere verffabrikanten tegen lage kosten de classificatie kunnen bepalen o.b.v. CD-rom met een standaard stoffenlijst en een rekenprogramma. Haalbaar Ja Opmerking:

Wenselijk Ja

Nr. 16 Oprichten loket voor complexe berekening classificatie Verbetervoorstel Indicatie besparing

Een (overheids-)instelling voor complexe berekeBesparing van tijd voor het handmatig uitrekeningen of classificatie in situaties waarin wetgeving nen van classificaties (niet apart bepaald) en niet duidelijk genoeg is. discussie n.a.v. inspecties over de kwaliteit van de berekening. Termijn

Initiatief

Lang

Rijksoverheid en branche in internationale commissies.

Haalbaar

Wenselijk

Ja

Ja, op termijn: Niet op korte termijn in verband met de invoering van een nieuw systeem in 2008 (GHS), zie 21.

Opmerking:

− In de workshop is aan de Rijksoverheid gevraagd om op tijd te beginnen met de voorlichting over de invoering en consequenties van het GHS. − Tevens wordt aan de Rijksoverheid de suggestie gedaan om op tijd te starten met het verwijderen van uitzonderingen op deze regels op nationaal niveau. Als voorbeelden van nationale uitzonderingen worden silicium en ethanol genoemd. − De inschatting tijdens de workshop is dat een tussentijdse harmonisatie van de classificaties voor milieu, arbo en transport, niet meer aan de orde hoeft te komen.

Kostenbesparing door inzicht in kosten Nr. 17 Branche-benchmark externe dienstverlening Verbetervoorstel Indicatie besparing

Vergelijking kosten externe diensten (bran- lagere externe kosten door meer inzicht in de kosten che-benchmark) (tot circa 10%). Ter vergelijking de huidige lasten: Onderhoud software: 20% van aanschafkosten ,- tot  RI&E: Opstellen noodplan: tot ,- extern advies Termijn

Initiatief

Kort

Branche.

Haalbaar

Wenselijk

Ja

Ja

Opmerking:

Nr. 19 Voorlichten bedrijven over “best practice” in automatisering Verbetervoorstel Indicatie besparing

Voorlichting van leveranciers en bedrijven Vergelijk: externe kosten voor automatisering over mogelijkheden en ervaringen in de registraties gevaarlijke stoffen (incl. VIB’s, etiketten branche; inzicht in “best-practices” en vervoer) bij grotere verffabrikanten gemiddeld ,- voor de eerste aanschaf en ongeveer ,- voor het jaarlijks onderhoud. Betere onderbouwde keuze kan onnodige kosten en problemen besparen. Bij aanname 10% besparing kosten of vermeden extra lasten, gemiddelde besparing ca. ,- per jaar. Termijn

Initiatief

Kort

Branche.

Haalbaar Ja Opmerking:

Wenselijk Ja

− Vanuit de bedrijven is op de workshop aangegeven dat 30 à 40 leden actief zijn op het gebied van automatisering. − Inzicht in de best-practices, eventueel aangevuld met het voorstel voor de ontwikkeling van efficiënte oplossingen geïnitieerd vanuit de branche (zie voorstel bij 14) zou kansen bieden voor de overige bedrijven die nog aan het begin staan van investeringen in automatisering.

Efficiency winst door verbetering interne organisatie Nr. 18 Verspreiden formats arbo- en milieuzorg Verbetervoorstel Indicatie besparing

Het actualiseren en opnieuw onder de aandacht brengen van de formats van het branche-arbo- en milieuzorgsysteem.

Ter vergelijking: interne kosten voor registraties gevaarlijke stoffen bij kleinere verffabrikanten zijn gemiddeld ,-. Door het gebruik van de mogelijkheden voor een slimmere inrichting zouden sommige bedrijven nog een deel van deze kosten kunnen besparen.

Termijn

Initiatief

Kort

Branche.

Haalbaar Ja: Afhankelijk van huidige situatie per

Wenselijk Ja: Afhankelijk van huidige situatie per bedrijf.

bedrijf. Opmerking:

Relatie met voorstellen 3 en 17 m.b.t. het informeren.

Nr. 20 Aanstellen één coördinerend persoon voor veiligheidsregistraties Verbetervoorstel Indicatie besparing

Één centrale persoon voor (de coördinatie van) het beheer van de verschillende registraties voor de productie, opslag en distributie van gevaarlijke stoffen.

Een besparing van 5% op de intern besteedde tijd (ruim 80% van de administratieve lasten) betekent een kostenreductie van ,- voor kleinere fabrikanten en YRRUJURWHIDEULNDQWHQ

Termijn

Initiatief

Middel

Branche.

Haalbaar Ja: Afhankelijk van huidige situatie per

Wenselijk Ja: Afhankelijk van huidige situatie per bedrijf.

bedrijf. Opmerking:

Door middel van een publicatie zouden bedrijven gewezen kunnen worden op het nut om de coördinatie op de personeels- en veiligheidsregistraties centraal in te richten. De resultaten van dit project zouden als basis voor deze publicatie kunnen worden gebruikt.