Offective > Beheer > Templates Om een offerte, opdrachtbevestiging of factuur te kunnen versturen dient u eenmalig uw lay-out, sjabloon (template) aan te maken. Klik op Beheer > Administratie instellingen
Klik vervolgens op het tabblad documenttemplates
U maakt nu een keuze voor activiteit u een template wilt maken. Afhankelijk van welke modules u afneemt heeft u de keuze uit: Offerte, Opdrachtbevestiging, Factuur en Aanmaning
Nadat u één van de voornoemde tabbladen hebt geselecteerd klikt u op ‘Nieuw’. Ook kunt u hier een bestaande template selecteren en bewerken, tevens kan een template hier worden verwijderd, gedupliceerd of een template kan als standaard template worden geselecteerd, u kunt ongelimiteerd templates aanmaken.
Klik op “Nieuw” het volgende scherm komt, geef een naam voor de template en selecteer de basistemplate. Deze template zal na voltooiing (in onderstaand voorbeeld) bij facturatie zichtbaar zijn, indien u het tabblad Offerte had geselecteerd zou deze template alleen bij het maken van een offerte (module verkoop) zichtbaar zijn etc.
Als basistemplate maakt u een keuze uit venster links of venster rechts (envelop). Klik hierna links onder op opslaan en volgende. De NAW (naam, adres, woonplaats) gegevens van uw relatie komen naar keuze links of rechts te staan. Direct ziet u een voorbeeld van het sjabloon in het scherm.
Het volgende scherm komt, waarbij het eerste tabblad waarschijnlijk al compleet is op basis van uw voorgaande keuzes, eventueel kunt u wijzigingen aanbrengen.
In tabblad 2 (Wijzig template) kunt u de lay-out en document indeling verder inrichten.
Met het “potloodje” kunt u de titel van het element wijzigen, tevens kunt u aangeven of de titel wel of niet getoond moet worden op het document. Ook hebben alle velden een standaard (Nederlandse) benaming, deze kunt u overschrijven.
Voorbeeld: In bovenstaand blok worden de factuur gegevens getoond, standaard staat op het document nu boven dit blok de titel met de naam: “Factuur gegevens”. In het geval van een factuur is dit correct, wilt u de template gebruiken voor een (opdracht)bevestiging of offerte zou hier “Opdrachtbevestiging” of “Offerte” kunnen worden gebruikt. Het opslaan van meerdere sjablonen is mogelijk.
Nadat u klikt op het hiervoor benoemde ‘potloodje’ komt onderstaand pop-up scherm en heeft u in het onderste gedeelte van dit scherm (waar dit van toepassing is) de mogelijkheid om veldnamen te wijzigen. Dit zijn de standaard en vaste veldnamen welke op een document worden getoond. Zowel bij Document gegevens, factuurregels en totalen heeft u de mogelijkheid de vaste teksten te wijzigen!
Door te klikken op de onderstaande button kunt u de gegevens selecteren welke in dit (grijze) blok getoond moeten worden
U kunt de keuze maken uit diverse mogelijkheden, het vakje wat u selecteert wordt in het blok volgens een vast format weergegeven. U kunt meerdere selecteren en per blok kan de inhoud en de mogelijkheden verschillen.
Let op: Op (factuur)regelniveau heeft u de mogelijkheid om te kiezen voor meerdere soorten weergaves van een factuur regel. Door te hooveren over het vraagteken ziet u wat wel en wat niet wordt weergegeven bij uw keuze op het document. Klik in het blok van de Factuurregels op de button om de inhoud van dit blok te wijzigen.
Het volgende scherm komt, in dit scherm kunt u de factuur regel selecteren welke bij u past.
Om te testen kunt u alle ‘vinkjes’ aanzetten.
Aan de template worden alle regels en mogelijkheden van factuurregels toegevoegd.
In tabblad 5 ‘Bekijk voorbeeld’ kunt u een voorbeeld bekijken van de mogelijkheden, waarna u in de template zoals hiervoor bedoeld definitief uw regelkeuze kan bepalen.
Als u gekozen heeft voor de button tekst element zal in het blok welke u aan het wijzigen bent een tekst regel verschijnen > zie onderstaand. Middels het “potloodje” kunt u een vaste tekst toevoegen aan de template, denk hierbij aan een banknummer, naam, adres en/of woonplaats gegevens.
Na het klikken zoals voorgaand omschreven komt onderstaand scherm, hier kunt u vaste tekst invoegen, eventueel een foto, alle soorten teksten, hyperlink etc. Zodra gereed klikt u links onder op opslaan.
Het volgende scherm komt, met nu de tekst zoals deze op de template aanwezig. Indien u gereed bent op het tweede tabblad (Wijzig template) klikt u links onder op Opslaan.
In het derde tabblad kunt u een achtergrond toevoegen, denk hierbij bijvoorbeeld aan een .pdf bestand waarop uw logo staat. Digitale facturen worden nu geprint met uw logo en/of NAW gegevens. Lees zorgvuldig de meldingen welke op het scherm worden weergegeven. Indien gereed klik op “opslaan” links onder in het scherm.
Opmerking: Bij het maken van een factuur of bevestiging kunt u alsnog kiezen om het document met of zonder achtergrond aan te maken.
In het vierde tabblad heeft u nog de mogelijkheid om door Offective gedefinieerde instellingen zoals de margins te wijzigen. Klik op opslaan links onder in het scherm indien uw instellingen correct zijn. Per template geeft u aan of bij de document gegevens (dus op uw print) wel of niet het BTW nummer van uw relatie vermeld dient te worden. Als voorbeeld: bij een Offerte zal dit meestal niet worden gedaan maar bij een factuur vaker wel. Per template kunt u aangeven of u pagina nummers getoond wilt hebben. Begin regels op een nieuwe pagina wordt vaker gebruikt bij het maken van een offerte of opdrachtbevestiging en de inleidende tekst (aanhef) uitgebreid is. Instellingen kunnen op elk moment (alsnog)worden aangepast. Indien gereed klik links onder “Opslaan”
In het vijfde tabblad kunt u een voorbeeld bekijken zoals deze in deze template door u zijn geconfigureerd.
Afhankelijk van uw “pc” weergave instellingen kan deze visueel anders worden weergegeven dan een geprinte versie. Alvorens nu te gaan wijzigen adviseren wij een “demo” factuur te maken en te printen.
