Nutné minimum pro práci s MS Project 2010 ve výuce předmětu PLC1 A. Přenos dat z MS Excel do MS Project 1) Doporučené úvodní nastavení MS Project (u nově vytvářených projektů) V programu Microsoft Project zkontrolujte či opravte základní nastavení programu na kartě Soubor, záložka na levé liště Možnosti (dále uváděno jako Soubor/Možnosti), nastavit pro Všechny nové projekty: - Zobrazení: - možnosti měny pro projekt Kč možno upravit např. na tis. Kč, zrušit desetinná místa aj. - Plán: - zobrazení jednotek přiřazení: Desetinné číslo množství zdroje v desetinném tvaru - nově tvořené úkoly Automaticky naplánované - Aut. naplánované úkoly na Datum zahájení projektu - dobu trvání/práce zadávat v: Dny/hodiny určení časové jednotky - výchozí typ úkolu: Pevná práce pevný objem práce (konstanta při výpočtu) - nově naplánované úkoly mají předpokládanou dobu trvání objeví se doba trvání 1 č. j. a otazník - výchozí nabíhání pevných nákladů Průběžně průběžné čerpání nákladů v čase - Ukládání: - je možno nastavit místo uložení a automatické ukládání projektu (snižuje se možnost vrácení zpět) - Upřesnit - možno nastavit, o kolik úrovní se lze vrátit zpět - nastavit možnosti zobrazení zkratek časových jednotek (nejlépe ty nejkratší) - Přizpůsobit pás karet - lze doplnit vlastní kartu a skupiny Průvodce Ganttovým diagramem - Centrum zabezpečení tlačítko Nastavení centra zabezpečení/Starší formáty/Povolit načítání starších nebo nevýchozích formátů 2) Přenos dat z MS Excel do MS Project Otevřete v MSP váš soubor v excelu (Soubor/Otevřít nebo CTRL+O) jako soubor typu Sešit aplikace Excel (příp. Sešit aplikace Excel 97-2003), objeví se okno ”Průvodce importem”, kde je možno vybírat z předdefinovaných přenosových tabulek (dále jen mapy) nebo vytvářet nové. Potvrďte “Nové mapování“ a pak na tlačítko „Další>“. Dále zvolte způsob importu souboru „Jako nový projekt“ a pak na tlačítko „Další>“. V dalším okně “Průvodce importem - Možnosti mapování“ ve volbě typu dat k importu, která budete přenášet, zaškrtněte ”Úkoly”. Ve spodní části okna v ”Možnosti aplikace Microsoft Excel” ponechte nebo zrušte zaškrtnutí u volby „Zahrnout do importu záhlaví“ podle toho, zda přenášíte data s hlavičkou (hlavičku by měl tvořit jen jeden řádek) nebo bez a pak na tlačítko „Další>“. Ve zpřístupněné záložce “Průvodce importem – Mapování úkolů“ (viz. obr. 1) v horní části zvolte název zdrojového listu otvíraného souboru. Ve střední části okna zvolte, ze kterých sloupců souboru MS Excel (Pole aplikace Excel Z:) a do jak definovaných sloupců souboru MS Project (Pole Na: aplikace Microsoft Project) budete data přenášet. Nastavte obě části tabulky podle potřeby. Tab. 1 Příklady převodu typu dat do typu pole v MSP (tučně jsou označeny názvy polí, které se v jednotlivých verzích liší) Sloupec v Excelu MS Project 2003 MS Project 2010 MS Project 2013 Číselné údaje (kódy, množství aj.) Číslo 1 - 10 Číslo 1 - 20 Číslo 1 - 20 Popis položky Název Název Název Jiné textové údaje (m.j. aj.) Text 1 - 10 Text 1 - 30 Text 1 - 30 Celková cena Pevné náklady Pevné náklady n. Pevné náklady nebo Náklady nebo Náklady Hodnota nákladů Celkové náklady (cena –zisk) Náklady 1 Náklady 1 Náklady 1 Ostatní nákladové složky Náklady 2 - 10 Náklady 2 - 10 Náklady 2 - 10 Celkový počet Nh Práce Hodnota práce Práce Máte-li vypočtenou dobu trvání Doba trvání Doba trvání Doba trvání Máte-li zadány zdroje činností ve tvaru: Názvy zdrojů Názvy zdrojů Názvy zdrojů zdroj[počet]; zdroj[počet] Ve spodní části okna můžete průběžně vizuálně kontrolovat, zda správně provádíte přiřazení charakteristik jednotlivým druhům dat (např. zda ve sloupci Název je skutečně název činnosti). Pokud jste provedli nesprávnou operaci, můžete ji opravit ještě dříve, než přenos bude uskutečněn. Po dokončení potvrďte ”OK”.
Objeví se okno ”Průvodce importem – konec definice mapování”. Potvrďte “Dokončit“ a tím jste převedli vaši databázi činností včetně zdrojů do programu MS Project. Vytvořená mapa se ukládá do konfiguračního souboru programu “Global.mpt“ do seznamu převodních tabulek (Mapy) a lze ji využít pro připojování dalších datových souborů ve stejné struktuře do aktuálního projektu nebo vytváření nových projektů. Pomocí “Soubor/ikona na ploše Organizátor“ můžete uložit mapu z “Global.mpt“ do aktuálního projektu a přenést toto nastavení na jiný počítač pro všechny další projekty, pokud vám to vaše přístupové právo dovolí.
Obr. 1 Mapování dat
B. Vytvoření plánu v MS Project 2003 Práce v tabulkách MS Project je podobná práci v MS Excel, ale řádek osnovy představuje úkol a obsahuje všechny informace o úkolu, i když nejsou právě zobrazeny. Proto při mazání obsahu buňky program učiní dotaz, zda chcete mazat úkol, nebo buňku, (na levém okraji řádku se objeví křížek – možnost volby). 1) Nastavení data zahájení projektu a údajů o stavbě: Nastavení data Karta Projekt/Informace o projektu (event. nastavení nutného termínu dokončení projektu) - na časové ose je možno zobrazit pouze počet dnů/týdnů – viz bod x Zadání údajů o stavbě: Soubor/Informace o projektu (pod obrázkem vpravo) – po kliknutí zvolit Upřesnit vlastnosti 2) Zadávání nových činností: Je možné přímo v levém okně harmonogramu. Doba trvání je automaticky nastavena na 1 den. Měřítko doby trvání (den, týden, …) lze nastavit na počátku zadávání v menu Soubor/Možnosti na listu Plán. Tabulky v levé části lze měnit podle potřeby v menu Zobrazení/Tabulky… (např. zadávání nákladů v tabulce Náklady, sl. Pevné náklady), nebo vytvářet a doplňovat: Zobrazení/Tabulky:…/Další tabulky…/ Nová… nebo Upravit… některé z vybraných. Pokud chcete mít ve vybrané tabulce zařazeny další sloupce, doplňte je podle bodu 3) návodu. 3) Vložení libovolného sloupce – vlevo od sloupce, který označíte klávesou Ins nebo pravé tlačítko myši Vložit sloupec nebo Formát/Vložit sloupec– vyberte ze seznamu příslušný název pole. Pokud chcete změnit pojmenování sloupce (definice pole zůstane stejná), klikněte pravým tlačítkem myši v hlavičce sloupce nebo kdekoliv v označeném sloupci a zvolte Nastavení pole. V tabulce můžete do Název pole doplnit požadovaný typ pole, do Nadpis doplnit název sloupce (např. Cena místo Náklady), do Zarovnání nadpisu/dat zvolte vhodný typ zarovnání (čísla doprava),
do Šířka můžete zadat počet znaků. Označený sloupec můžete skrýt pravým tlačítkem myši Skrýt sloupec nebo klávesou Del. Příslušné pole s informacemi o úkolech se tím neruší, pouze se nezobrazuje. 4) Vložení řádku (úkolu) – nad řádkem, ve kterém označíte kteroukoliv buňku klávesou Ins (vložíte prázdný řádek), nebo na kartě Úkol/ skupina Vložit/Úkol (po kliknutí na ikonu se vloží nový úkol s dobou trvání 1 den, po kliknutí na šipku si můžete vybrat vložit úkol nebo prázdný řádek nebo pravým tlačítkem myši Vložit úkol (vložíte úkol s dobou trvání 1 den). 5) Doplnění sumárních činností Chcete-li kvůli přehlednosti agregovat několik činností do jedné sumární, do daného seznamu činností doplňte název agregované činnosti do prázdného řádku nebo nového úkolu podle bodu 4 a agregaci proveďte podle následujícího návodu.. a) Označte řádky (činnosti), které budete agregovat (např. činnosti daného stavebního objektu). Tato skupina činností musí bezprostředně následovat po vytvořené sumární činnosti. b) Pokud činnosti, které chcete sloučit, nejsou ve skupině, lze je posunout tak, že označíte celý řádek, levým tlačítkem myši kliknete v krajním šedivém poli řádku (ID úkolu) a řádek se stiknutým tlačítkem posouváte dolů nebo nahoru dle potřeby. Posun je vidět jako pohybující se šedivá čára. c) Na kartě Úkol/skupina Plán klikněte na ikonu „šipka vpravo“ (Zvětšit odsazení úkolu), označené činnosti se zařadí jako subčinnosti (také klávesy Alt+Shift1Doprava). d) Chcete-li skrýt subčinnosti, vyberte některou z buněk skrývaných činnosti nebo sumární činnost a vyberte na kartě Zobrazení/Osnova „ – “ (Skrýt dílčí úkoly) e) Při rušení úkonů provedených podle bodů c) a d) volte ikony opačných znamének „šipka vlevo“ (Zmenšit odsazení) nebo „ + “ (Zobrazit dílčí úkoly) nebo „ + + “ (Všechny dílčí úkoly). Zobrazovat a skrývat subčinností lze též klepnutím myši na symbol osnovy „ + “ nebo „ - “ vlevo od názvu sumární činnosti. Doplnění sumární činnosti celé stavby lze provést na kartě Formát zakliknutím volby Souhrnný úkol projektu. 6) Zobrazení kritické cesty a rezerv v harmonogramu: Na kartě Formát zaklikněte Kritické úkoly a Časová rezerva. Přednastavení programu je takové, že se za kritickou činností zobrazí i zdroje a jejich počet (pro nekritické činnosti je zobrazení zdrojů možno doplnit volbou Formát/ Styly pruhů. Pokud chcete měnit i vzhled jednotlivých pruhů v harmonogramu, pak můžete použít Formát/Formát (šipka) a zvolit Pruh, chcete-li změnit 1 pruh, nebo Styly pruhů, chcete-li měnit vzhled celého hmg. Můžete též použit nástroj Průvodce Ganttovým diagramem, který ale není ve standardním nastavení na pásu karet. Lze ho vybrat v Soubor/Možnosti/Přizpůsobit pás karet nebo doplnit do Panel nástrojů Rychlý přístup. Jednotlivé doporučené kroky formátování při použití Průvodce Ganttovým diagramem: 1. Další 2. Vlastní Ganttův diagram 3. Ano (zobrazí se kritické úkoly) 4. – 8. „odklepněte“ (nebo změňte na kontrastnější barvy pro tisk) 9. “Celkovou časovou rezervu“ nebo „Směrný plán a časovou rezervu“ (pokud budete plán aktualizovat) 10.“Zdroje a data“ 11.Ano (zobrazí se vazby mezi úkoly) 12.Formátovat diagram 13.Ukončit průvodce Další doporučené úpravy formátu Přehled typů zobrazení na levé liště – na levém okraji obrazovky po stisknutí pravého tlačítka myši vyberte Panel zobrazení Úprava popisků v hlavičce časové osy – údaje zobrazované v hlavičce časové osy se mění se změnou podrobnosti (Zobrazení/Lupa nebo měřítko v pravém dolním rohu). Údaje v hlavičce někdy nejsou dost určité, ale lze je upravit podle potřeby. 2x poklepejte levým tlačítkem myši na hlavičku časové osy a v okně Časová osa můžete zobrazit 1-3 „Úrovně“ hlavičky, nastavit pro jednotlivé úrovně „Jednotky“ v nich a „Popisek“ (doporučena data místo písmen). Můžete změnit „Velikost“ (zhustit kalendář na cca 80%). Doplnění řádkování do harmonogramu – karta Formát/Mřížka/ vlevo vybrané Řádky Ganttova diagramu vpravo „Typ“ – plná čára, „Barva“ – Bílá, velmi tmavá 15 nebo 25%. Pro tisk na tiskárně s menší rozlišovací schopností lze zvolit tmavší odstín i na Řádcích a Sloupcích listu (tabulka v levé části hmg).
7) Zadání vazeb: Na kartě Zobrazení/skupina Rozdělení zobrazení/ zaškrtněte Podrobnosti – ve spodní části obrazovky se zobrazí pomocné okno pro zobrazení dalších informací o vybraném úkolu v hlavním okně. Přednastaven je Formulář úkolů, formuláře lze měnit (např. v rolovacím menu vedle volby Podrobnosti. Pomocné okno lze zobrazit nebo skrýt také na kartě Úkol/skupina Vlastnosti/Podrobnosti. Ve Formuláři úkolů pravým tlačítkem myši zobrazte nabídku a zvolte „Předchůdci a následníci“. To umožní k dané aktivní činnosti doplnit v pravé části okna vazby k následujícím činnostem (přičemž v levé části jsou informace o činnostech předcházejících). Ve sloupci ID zadejte číslo následníka, v TYP druh vazby (SS, FF, SF, (FS je nastaveno implicitně a není třeba ho zadávat) a v Prodleva případný záporný nebo kladný odstup ve dnech (zadat číslem) nebo v % předchůdce (zadat číslem+%), potvrďte OK nebo 2x Enter. K jedné činnosti lze zadat současně několik následníků nebo předchůdců) Výpočet probíhá průběžně. Pomocné okno lze zavřít v menu odškrtnutím volby Podrobnosti, nebo stažením horního okraje okna. Zobrazit lze také vytažením z pravého dolního rohu obrazovky pomocí myši. Pro každý typ zobrazení v hlavním okně je přednastaven jiný formulář v pomocném okně. Ten se dá měnit pravým tlačítkem myši nebo lze vybrat některé ze zobrazení z nabídky na postranní liště (Panel zobrazení).
Vazby lze zadávat také přímo v hmg tažením myší (na výchozí činnosti – předchůdci stisknete levé tlačítko myši a táhněte až k následníkovi, tlačítko uvolněte). Vytvoří se tak základní vazba konec-začátek bez prodlevy. Poklepáním na vazbu lze změnit její typ, doplnit prodlevu nebo vazbu odstranit. Pro velké riziko nechtěné změny dalších údajů se ale tato možnost nedoporučuje Vazby lze dále zadávat pomocí ikony řetězu (Propojit úkoly) na kartě Úkol, jsou-li označené 2 nebo více činností (Ctrl+myš). Předchůdcem je činnost dříve označená, tzn., záleží na pořadí označování spojovaných činností. Vazbu lze zrušit ikonou přetrženého řetězu (Rozpojit úkoly) 7a) Změna doby trvání, počtu zdrojů nebo pracnosti Tyto tři veličiny jsou navzájem provázány a při změně jednoho parametru se přepočítá ten, který není určen jako pevný/konstantní (zadáno jako Typ úkolu). Chcete-li při nastavení Pevná práce změnit dobu trvání činnosti, změňte počet zdrojů a doba trvání se úměrně přepočte (zůstane zachováno celkové množství odpracovaných hodin – Hodnota práce). Chcete-li změnit „natvrdo“ dobu trvání činnosti, aby se však nezměnily počty zdrojů, přepněte na Pevné jednotky, (přepočte se Práce - celková pracnost). Chcete-li změnit počty zdrojů, ale zachovat dobu trvání, přepněte na Pevná doba trvání (přepočte se Práce). Poslední dvě možnosti přicházejí v úvahu jedině, došlo-li k evidentní chybě při odhadu pracnosti. Upozornění: Verze MSP 2010 oproti předchozím verzím v tabulce Formulář úkolů neprovede změnu údaje o počtu zdrojů, pokud při Pevné práci změníte dobu trvání (v grafickém vyjádření i v tabulce Používání zdrojů je ale přepočet uveden správně). Je proto nutné při potřebě změny doby trvání v tomto případě měnit počty zdrojů, jak je uvedeno výše, doba trvání se přepočte správně a nedojde tak k možnému omylu. 8) Práce se zdroji: Ke každé činnosti na nejnižší úrovni hierarchie je třeba zadat typ a množství jednotek příslušných pracovních zdrojů. Zadávání lze provádět ve spodním pomocném okně při zobrazení Ganttova diagramu v hlavním okně. Pomocné okno lze zobrazit postupem uvedeným v bodě 7 nebo na kartě Zdroje kliknutím na ikonu Podrobnosti. a) Zadání seznamu zdrojů a jejich limitů Zobrazení Seznam zdrojů - ve sloupci Maximální počet jednotek zadejte objemy zdrojů dle kapacitních možností vaší firmy. (U subdodávek zadejte předpokládanou potřebu cizích zdrojů pro vaši stavbu nebo se zdroji vůbec nepracujte). Pozn.: Po vytažení pomocného okna ve spodní části obrazovky se ke zvolenému zdroji zobrazí další informace. b1) Zadávání zdrojů:v pomocném okně Ve Formuláři úkolů zobrazeném ve spodním okně (viz bod 7) zvolte pravým tlačítkem myši zobrazení
Zdroje a následníci. V levé části formuláře s názvem Název zdroje zadejte potřebný počet dělníků takto: do sloupce ID zadejte číselný kód zdroje nebo ve sloupci Název zdroje vyberte z nabízených, event. doplňte nový název zdroje, do sloupce Jednotky zadejte počet pracovníků příslušné profese, ostatní údaje se doplní automaticky. b2) Zadávání zdrojů v okně Přiřadit zdroje V zobrazení Ganttův diagram zvolte na kartě Zdroj ikonu Přiřadit zdroje (nebo Alt+F10). Objeví se okno Přiřadit zdroje se seznamem zdrojů seřazeným podle abecedy. Zdroje k činnosti, která je v harmonogramu vyznačena (kterákoliv buňka v řádku), se zadají výběrem ze seznamu zdrojů a zadáním množství. Tím se automaticky přiřadí, aniž by se muselo zadání potvrzovat. Bez zavírání okna lze v hmg vybrat další činnost a zadat další zdroje, takto lze postupovat, dokud nebudou zdroje zadány u všech činností na nejnižší úrovni. Při velkém počtu zdrojů lze využít i filtr, přístupný po rozkliknutí tlačítka Možnosti seznamu zdrojů (např. vytvoříte-li si skupinu subdodavatelů a vlastních pracovníků (na kartě Zdroje při zobrazení Seznamu zdrojů). c) Prohlížení potřeb jednotlivých zdrojů ve sloupcovém grafu Zobrazení Diagram zdrojů Listujte v seznamu zdrojů v levé části okna na spodní liště šipkou vlevo nebo vpravo. Červeně je v grafu označena nadlimitní potřeba zdroje. Proto je nutno u takto označeného zdroje provést jeho úpravu (např. vyrovnání). d) Prohlížení zdrojů v čase v tabulce Zobrazení Používání zdrojů - přehled všech zdrojů v hod. Červeně jsou zobrazeny přetížené zdroje. Zobrazované údaje v tabulce lze změnit pravým tlačítkem myši a volbou Styl podrobností. V zobrazeném okně lze v levé části vybrat vhodné údaje a zvolit Zobrazit (případně některé zobrazené údaje uvedené v pravé části Skrýt). Doporučeno vybrat k zobrazení Jednotky ve špičce (zobrazí max. počet pracovníků za danou čas. jednotku na časové ose – den, týden, měsíc). e) Vyhledání a vyhodnocení přetížených zdrojů (v grafu nebo v tabulce) V grafu – v hlavním okně Zobrazení Diagram zdrojů, ve spodním okně Zobrazení Ganttův diagram, zobrazí se histogram příslušného zdroje a k němu harmonogram činností, které tento zdroj používají. V tabulce – v hlavním okně Zobrazení Používání zdrojů), ve spodním okně Zobrazení Ganttův diagram, zobrazí se tabulkový přehled nasazení příslušného zdroje a k němu harmonogram činností, které tento zdroj používají. U každého přetíženého zdroje lze z hmg určit, je-li možno při souběhu několika činností některé v rámci rezervy posunout (při praktickém provedení posunu ale zanesete do hmg omezení – pevné termíny počátku posouvaných činností – a pravděpodobně ztratíte průběžnou kritickou cestu) a tím vyrovnat využití zdroje bez prodloužení termínu celého projektu. 9) Zobrazení nebo tisk celkového počtu zdrojů v sloupcovém grafu a) V hlavním okně obrazovky zobrazte Seznam zdrojů a ve spodní části zvolte graf Diagram zdrojů. b) Abyste zobrazili v grafu poměr všech pracovníků k vybrané profesi, postupujte takto - v aktivní spodní časti (tmavší postranní pruh) volte na kartě Formát/Styly pruhů/ve sloupci Vybrané zdroje 2 x vyplnit v „Zobrazit jako“ – pruhy (Přetížené a přidělené zdroje),chcete-li tisknout, ve „Vzorek“ zvolte šrafování šetřící tiskárnu. c) V tabulce zdrojů označte všechny profese, které budou zobrazeny sumárně. d) V grafu se zobrazí v 1. sloupci celkový počet vybraných zdrojů (údaj pod sloupcem) a ve druhém sloupci můžete jako v bodě 8c) vybírat důležitou profesi, kterou chcete zobrazit samostatně. Prohlédněte si všechny stránky, zvolte vhodnou tiskárnu a velikost dokumentu. Kopírovat obrázek Zkopírovat obrázek (např. grafu vybraného zdroje nebo skupiny zdrojů) je možné na kartě Úkol/skupina Schránka/Kopírovat/Kopírovat obrázek. Zobrazí se okno, ve kterém je možno zadat způsob zobrazení a časový rozsah. Při zvolení „Vykreslit obrázek“ Pro obrazovku a „Časová osa“ Od data zahájení projektu Do data ukončení projektu (nejlépe při nastavení časové osy v podrobnosti týdnů) můžete posléze obrázek zkopírovat (Ctrl+V) např. do dokumentu Vyhodnocení projektu ve Wordu. Stejným způsobem lze zkopírovat i další zobrazení, jako je harmonogram nebo síťový graf. 10) Vyrovnání zdrojů: Vyrovnání zdrojů lze provést v případě, že k přetížení zdroje dochází souběhem činností, které využívají daný zdroj. Pokud je na jedné činnosti nasazeno více zdrojů, než máte k dispozici ve firmě, pak musíte úpravu provést ručně (viz bod 7a). Na kartě Zdroj/skupina Vyrovnání/Možnosti vyrovnání nastavíte v okně Vyrovnání zdrojů: - „Přepočítávat vyrovnání“ Ručně, - „Přetížení hledat“ Den po dni (zjišťuje se přetížení za každý den), při volbě Týden po týdnu by se hledalo
přetížení v rámci 40 hod/týdně, - „Rozsah vyrovnání“ Vyrovnat celý projekt (lze i vybrat období), - „Řešení přetížení zdroje“ Chcete-li stanovit, v jakém pořadí bude program posouvat činnosti, stanovte úrovně priority jednotlivých činností (dle bodu 14) a vyberte v Pořadí vyrovnání: „Priorita, Standardní“. U úkolů s nejvyšší prioritou 1000 neprobíhá vyrovnání. Pokud nechcete posunout konečný termín projektu, zaškrtněte „Vyrovnat pouze v rámci časové rezervy“, pokud nechcete dopustit dělení činností, zrušte zaškrtnutí u „Vyrovnání může rozdělit zbývající práci“. Potvrzením OK neprovedete vyrovnání, ale nastavíte parametry pro další vyrovnání. Vyrovnání provedete po kliknutí na tlačítko „Vyrovnat vše“. Při dalším vyrovnání můžete použít ikonu Vyrovnat vše nebo Vyrovnat zdroj (výběr ze seznamu zdrojů). Vyrovnání bude provedeno podle vámi nastavených parametrů, jak je popsáno výše. Původní a vyrovnaný harmonogram je možno porovnat v zobrazení Vyrovnaný Ganttův diagram, které lze nalézt na kartě Zobrazení/spodní část tlačítka Ganttův diagram/ /vybrat Vyrovnaný Ganttův diagram nebo na postranní modré liště v poslední nabídce Další zobrazení vybrat dtto. V tomto zobrazení je ve sloupci „Vyrovnání – zpoždění“ patrné, které činnosti a o kolik dní byly posunuty, v grafické části jsou ke každému úkolu uvedeny 2 pruhy – horní ukazuje plán před vyrovnáním, spodní pruh plán po vyrovnání, čára za úkolem ukazuje rezervu, čára ve spodním pruhu před úkolem znázorňuje zpoždění. Následně si opět prohlédněte zdroje v grafu a ev. opravte vysoké nasazení zdroje na jedné činnosti. Pokud po vyrovnání zdrojů dojde k takovým změnám projektu, které nejsou přijatelné, vyrovnání zrušte: Zdroj/Vyrovnání/Zrušit vyrovnání ještě před uložením souboru. Po uložení již tato volba nemá zpětný účinek. 11) Změna pracovní doby: Pokud nelze dosáhnout termínu dokončení v pětidenním jednosměnném pracovním týdnu, je možné upravit pracovní dobu na provoz více směnný nebo s pracovními sobotami a nedělemi. a) Projekt/Změnit pracovní dobu – v horní části okna je možno vybrat přednastavené kalendáře pro celý projekt (24 hodin, noční směna), vybrat některý ze zdrojů, a upravit pro něj kalendář jinak, nebo vytvořit nový kalendář. b) Pokud chcete změnit kalendář pro celý projekt, je vhodné založit nový kalendář kliknutím na tlačítko „Vytvořit nový kalendář“, v okně zadejte vhodný název a vyberte „Vytvořit kopii kalendáře“ Standardní. Potvrďte OK. V horní části okna Změnit pracovní dobu je nyní vámi vytvořený nový kalendář. c) Stanovení významných nepracovních dnů (svátky apod.). V kalendáři ve střední části vyberte příslušný den a ve spodní části v záložce Výjimky vyplňte Název, Zahájení a Dokončení. Klikněte vpravo na tlačítko Podrobnosti a zvolte „Nepracovní čas“. Pokud chcete zajistit opakování jednoho svátečního dne v následujících letech, zvolte „Způsob opakování“ Ročně a ve spodní části upravte „Konec po ..výskytech“ na počet dalších let, po které chcete v projektu svátek opakovat. Pokud chcete zadat jako svátek několik dní, u kterých chcete změnit pracovní dobu (např. několikadenní volno o vánocích), zvolte „Způsob opakování“ Denně a ve spodní části upravte „Konec po ..výskytech“ na počet dnů, po které má volno trvat. V tomto případě je nutno zadání opakovat pro další roky zvlášť. Zkontrolujte data a potvrďte. Takto můžete opakovaně zadat několik takových výjimek. Můžete postupovat i obráceně a z nepracovních dní udělat pracovní. d) Stanovení týdenní pracovní doby. V záložce Pracovní týdny vyplňte Název, zadejte termíny Zahájení a Dokončení. Klikněte na tlačítko Podrobnosti, vyberte dny, u kterých chcete měnit pracovní dobu (pracovní soboty a neděle nebo prodloužení prac. doby pondělí-pátek), zvolte „Nastavit dny na tuto konkrétní pracovní dobu“ a doplňte pracovní dobu od – do1. Můžete pro projekt zadat i několik období s různou pracovní dobou2. e) Vámi vytvořený kalendář přidělíte projektu na kartě Projekt/Informace o projektu/Kalendář – výběrem vašeho kalendáře z rozbalovací nabídky. Aby se změny projevily v harmonogramu, je třeba, aby i zdroje byly založeny na vámi vytvořeném kalendáři. Změnu nastavení kalendáře zdrojů lze provést v Zobrazení Seznam zdrojů nebo na kartě Zdroj/Informace o zdroji. Kalendář lze přidělit celému projektu, vybranému zdroji nebo vybranému úkolu (Úkol/Informace o úkolu/záložka Upřesnit). 1
Pokud vyberete celý týden, nabídne se vám již přednastavený pracovní čas pro pracovní dny. Pokud vyberete jen sobotu a neděli, musíte pracovní čas doplnit sami. 2 např. 5 dní v týdnu hrubá stavba kvůli vlivu na okolí a 7 dní v týdnu dokončovací práce
12) Práce s náklady Celkové náklady (Hodnota nákladů) jsou součtem Pevných nákladů a nákladů na zdroje (mohou se zadat např. v Seznamu zdrojů). V poli Pevné náklady (také Náklady1 - 10) se náklady za souhrnné činnosti nesčítají (zůstává nula), protože je možno do těchto buněk doplnit náklady, které se vztahují k celé skupině. Tímto způsobem lze např. zadat cenu/náklady na zařízení staveniště do buňky Pevných nákladů/Nákladů1 souhrnné činnosti celého projektu. Tyto finance se v čase rovnoměrně rozprostřou po celou dobu trvání projektu. Prohlížení nebo tisk tabulky toku financí v čase Karta Projekt/Sestavy/Náklady…. Vybrat/ z nabídky vyberte Finanční tok/ Upravit…/ Text.. /Písmo: zvolte, ev. ztučněte a zvětšete na 10cpi /OK. Chcete-li měsíční podrobnost, změňte v záložce Definice týdny na měsíce, případně změňte název tabulky. 13) Setřídění činností a) Podle data zahájení Karta Zobrazení/Seřadit/Podle data zahájení b) Podle jiných parametrů: Karta Zobrazení/Seřadit/Seřadit podle... v okně Řazení vyberte z nabídky: např. Číslo1, Text1, Příznak1 (volba Ano, Ne) Vzestupně a potvrďte Seřadit (ev. vyberte ještě další hlediska a potvrďte) 14) Stanovení priority činností Karta Úkol/ Informace/Informace o úkolu/ Obecné: v řádku Priorita vyberte od nejvyšší 1000 po nejnižší. Přednastavena je u všech činností priorita 500. Prioritu je možno využít např. při vyrovnání zdrojů, kdy činnosti s vysokou prioritou nejsou posouvány, měněny jsou činnosti s nejnižší prioritou.
C. Sledování plnění projektu v MSP, filtry 1) Aktualizace SG: a) Uložení směrného plánu Karta Projekt/ Nastavit směrný plán zvolit Nastavit směrný plán/ v okně potvrdit Na celý projekt/ OK Pokud jste si již dříve zvolili zobrazení směrného plánu, plán se zobrazí v šedivém pruhu nad současným stavem projektu. Pokud ne, nezobrazí se nic. K zobrazení směrného plánu zvolte na kartě Formát/ Směrný plán. Obdobně můžete uložit až 10 variant Vašeho projektu, jestliže zvolíte Uložit pomocný plán a uložíte termíny začátků a konců postupně do termínů 1 až10. b) Zadání data stavu projektu Karta Projekt/ Informace o projektu - do řádku Datum stavu napište datum aktualizace „T“ (30.9.201X). c) Zanesení skutečného stavu projektu – k datu aktualizace „T“. Karta Zobrazení/ Tabulky/ vybrat tabulku Sledování nebo kliknout pravým tlačítkem myši na levou horní rohovou buňku tabulky (nad ID činností) a vybrat Sledování - do sloupce Dokončeno% doplňte % splnění činností k vámi zvolenému datu „T“ (100% - provedená činnost až 0% - nezahájená činnost), nebo - do sloupce Skutečná doba trvání napište skutečnou dobu provádění činnosti (pokud se změnila), nebo - ve sloupci Skutečné zahájení opravte datum zahájení, pokud činnost začala jinak než v plánu (dtto u Skutečné dokončení u již dokončených činností, bylo-li jiné než plán) Pomůcka pro zadávání: Na kartě Úkol/ skupina Plán je možno využít přednastavených hodnot plnění (0, 25, 50, 75 a 100%) pro hromadné zadání. Hromadně lze 100% plnění zadat u vybraných činností také v okně Informace o úkolu v záložce Obecné. Pro rozpracované činnosti, které nenavazují na činnosti zpožděné, lze zadat plnění tlačítkem Označit podle plánu. d) Přepočet ke zvolenému datu Projekt/ Aktualizovat Projekt/ v okně označte Znovu naplánovat nedokončenou práci jako zahájenou a do řádku doplňte dříve zvolené datum „T“ (v případě, že jste zadali Datum stavu projektu podle bodu c, objeví se v okně automaticky), Pro: Celý projekt / OK
2) Zobrazení ukazatelů stavu projektu V části hmg klikněte pravým tlačítkem myši/ v okně zvolte Ukazatele průběhu/ Záložka: Data a Intervaly na záložce Data a Intervaly je na Obr. 3 zobrazeno doporučené nastavení pro zobrazení čáry stavu projektu v případě, že jste zadali Datum stavu projektu podle bodu C-1c a chcete porovnat aktuální stav projektu se směrným plánem uloženým podle bodu C-1a.
Obr. 3 Zadání data a intervalu čáry průběhu projektu Záložka Styly čar umožňuje výběr typu zobrazení. Přednastavené zobrazení je pro vyjádření průběhu plně dostačující. 3) Výběr činností podle daného parametru Výběr činností podle různých přednastavených parametrů i tvorba nových filtrů pro výběr je na kartě Zobrazení/ ikona trychtýře Filtr a) Výběr podle období Projekt/ Použitý filtr/ Období, objeví se okno Zobrazit úkoly, které jsou zahájeny či dokončeny po: doplnit 30.9.201X, poté do nového okna A před: doplnit 1.1.201X+1 b) Výběr subdodávek Přednastavené filtry umožňují výběr podle vybraného zdroje. Pokud chcete vybrat určitou skupinu zdrojů, je vhodné vytvořit nový filtr: Projekt/ Použitý filtr/ Další filtry, zvolit Nový... Je více možností, jak takový filtr vytvořit. Jedna z nejjednodušších možností je (v případě, že všem úkolům, které provádí subdodavatelé, přiřadíte ve vloženém sloupci Číslo 1 označení 1) filtr na Obr. 4..
Obr. 4 Vytvoření filtru pro výběr úkolů podle parametru Číslo1 Totéž je možno provést vložením sloupce Text1 a označením S nebo sub apod., nebo Příznak1 a výběr Ano nebo Ne.
Pro výběr ostatních prací (prováděných vlastními pracovníky) je pak možno vytvořit filtr podobný, pouze s opačnou podmínkou (není rovno). Pro výběr subdodavatelů je nejjednodušší je po jejich označení vybrat pomocí automatického filtru v příslušných sloupcích c) Výběr druhu prací za období Do okna definice filtru musím kromě výběru prací zadat ještě podmínku času, např. podle Obr. 4.
Obr. 4 Vytvoření filtru pro výběr úkolů podle více parametrů
